第一篇：淺談文件歸檔工作心得與對(duì)檔案管理規(guī)范化的思考

淺談文件歸檔工作心得與對(duì)檔案管理規(guī)范化的思考

公司發(fā)展模式中，檔案信息是一種無形資產(chǎn)，是企業(yè)的寶貴財(cái)富。它是企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的原始記錄和歷史憑證，是企業(yè)發(fā)展中一項(xiàng)長(zhǎng)期基礎(chǔ)性的工作，在維真面貌方面，它曾被譽(yù)為“證史有功”的勞模大將。因此，管理好公司各項(xiàng)檔案，使之流傳后世，是成為一流企業(yè)的重要保障。

日常工作中，對(duì)數(shù)量龐大的公司檔案, 很少能有機(jī)會(huì)系統(tǒng)翻閱，然而，作為一名檔案工作者，不僅要全面了解、掌握公司的業(yè)務(wù)；而且還應(yīng)熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，只有這樣，才能系統(tǒng)的分析、編研檔案目錄、立卷，才能在工作中不失時(shí)機(jī)的“宣傳”、“推銷”檔案，疏而不漏。

今年四月初，接到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示，于五月底前完成公司文件歸檔工作。行政人事部領(lǐng)導(dǎo)在資源條件方面也給予了充分支持，使檔案的鑒定、分類、整理工作分步驟有序進(jìn)行。通過本次文件資料整理，鑒別，可以全面系統(tǒng)地了解公司檔案內(nèi)容，文件歸檔過程中，發(fā)現(xiàn)更多資料從未接觸過，深深體會(huì)到檔案工作規(guī)范管理的責(zé)任重大，利在千秋。現(xiàn)就歸檔工作中，檔案整理、立卷、存放等工作體會(huì)總結(jié)一下：

一、前期工作與成果初介：

歸檔編目工作前期，從行政人事部王總監(jiān)處了解到，基于工作方便查找，王總監(jiān)先前已將常用文件以公司為單位歸檔、組盒。從那開始，我便在王總監(jiān)辦公室內(nèi)呆了一個(gè)星期，從案卷開始每頁逐一細(xì)看，進(jìn)行拆卷、合并、抄寫卷內(nèi)文件、補(bǔ)充歸檔說明、換盒、復(fù)印等。通過對(duì)公司檔案進(jìn)行分類整理，裝訂、排序、編目等歸檔程序。直至五月底，已按要求完成了利能康泰公司、百訊醫(yī)藥公司、元泰藥業(yè)公司、歐化醫(yī)藥公司、華西器械公司、智勝偉業(yè)公司等文件歸檔，并以每個(gè)公司作為主干點(diǎn)進(jìn)行支分。支分范圍包括：公司重大決議類、計(jì)劃與總結(jié)性文件、批示性文件、憑證性文件、證件性文書資料、匯報(bào)性文書資料、收發(fā)文件類、人事資料類、聲像制品資料、題贈(zèng)性資料、GMP、GSP文件、產(chǎn)品開發(fā)資料、刻錄光盤等。

二、歸檔細(xì)則與存放：

本次歸檔按兩個(gè)步驟執(zhí)行：公司全部檔案以集中管理與分散管理相結(jié)合形式，以集中管理為主，由行政人事部集中統(tǒng)一管理公司對(duì)外文件與對(duì)內(nèi)發(fā)文。財(cái)務(wù)部門和營(yíng)銷中心是極為特殊的部門，凡涉及各部門工作中形成的具有參考價(jià)值的資料，如有關(guān)的文件、報(bào)表、合同管理等，這類檔案以分散保存的形式保管。另外，一些涉及到公司業(yè)務(wù)擴(kuò)展，專項(xiàng)研究，公關(guān)會(huì)議等形成的重要文件均先報(bào)行政人事部總監(jiān)審批，方可歸檔。

為使檔案信息資源不被流失，公司專門設(shè)立了檔案室，供有20余節(jié)檔案柜存放資料，為檔案室配置了空調(diào)、除濕等設(shè)備，兩個(gè)外窗配掛擋光窗簾，室內(nèi)無存放任何與檔案無關(guān)的雜物，有保潔工人定期進(jìn)行打掃，保持室內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生。

三、文件分類整理與歸檔：

公司日常辦公檔案，如國(guó)家機(jī)關(guān)、省、廳級(jí)下發(fā)的收文、公司內(nèi)部發(fā)文和簽報(bào)分別由行政人事部曹曉嬌統(tǒng)統(tǒng)一收集，按年度為單位分成收文與發(fā)文二大類目立卷裝訂保存，并根據(jù)文件內(nèi)容用鉛筆在文件右上角進(jìn)行編目、排序。如：編目號(hào)：0701，則順序號(hào)：①，要求一份文件必須有相對(duì)應(yīng)的順序號(hào)，如對(duì)編目號(hào)進(jìn)行調(diào)整時(shí)，順序號(hào)也要依次調(diào)整，逐一進(jìn)行歸檔。歸檔文件一般來說應(yīng)歸原件，若無原件，則必須在復(fù)印件上蓋公司紅章后歸檔，在文件歸檔中，一般以件為單位，在這情形下，我們以正本與副本為一件、正本與附件為一件、原件與復(fù)印件為一件并入歸檔。

四、立卷方法：

一、按公司組卷

利能生物科技公司看似一個(gè)整體，下屬子公司做為支干進(jìn)行分類歸檔。公司檔案柜以上、下格形式布局，每個(gè)子公司用一節(jié)（上、下）檔柜來擺放，現(xiàn)以百訊醫(yī)藥公司作為實(shí)例說明。

百訊公司的資料可以按以下分類點(diǎn)進(jìn)行劃分：按組卷單位—年度—問題進(jìn)行分類：文件形成時(shí)間為歸檔確切時(shí)間，年份相同的裝入同一個(gè)檔案盒中，如遇到年度分類與文件內(nèi)容不相符合時(shí)，則按內(nèi)容針對(duì)時(shí)間來進(jìn)行歸檔。

如“百訊公司1999年度房屋租賃合同”：

組卷單位：百訊醫(yī)藥公司；

年份：1999年；

問題：房屋租賃合同屬于憑證性文件類。

格式以此類推。

二、立卷排列

歸檔文件的排列，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容、文件落款時(shí)間、文件機(jī)密程度等相對(duì)進(jìn)行。應(yīng)按時(shí)間高低來放置，也就是檔案盒內(nèi)時(shí)間最后一份文件時(shí)間是最早的。盒內(nèi)第一份文件時(shí)間是最晚的，也是最新的。

對(duì)具有存檔價(jià)值，但末及時(shí)歸檔的文件，應(yīng)排列在同一時(shí)期相應(yīng)類別歸檔文件的最后，并在歸檔文件目錄原題后用括號(hào)注明文件內(nèi)容、來意。

三、件入盒裝訂方式

以“件”作為文件歸檔的裝訂方式，公司證照、合同協(xié)議、國(guó)家有關(guān)部門下發(fā)的通知、文件等，應(yīng)遵從以下裝訂方法，正本在前，副本在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后等。

子公司文件入盒分類有：

證件類：證照類等；憑證類：合同、協(xié)議等；批示性：上級(jí)單位對(duì)下級(jí)單位的批文等；匯報(bào)類：下級(jí)單位對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的申報(bào)、請(qǐng)示等；收發(fā)文類：包括包括國(guó)家、省市機(jī)關(guān)單位的發(fā)文、公司內(nèi)部公司內(nèi)部出的通知、條例等；

人事資料類：?jiǎn)T工的人事檔案等；聲像制品類：參加各類會(huì)議拍攝的照片，公司大型活動(dòng)拍攝的錄象等；題贈(zèng)類：公司獲得的獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)等。

歸檔文件應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容分類和排列順序逐件編號(hào)，在文件盒內(nèi)放置相對(duì)應(yīng)的檔盒目錄，以便查找。檔案盒側(cè)邊有條項(xiàng)目欄，目的是明確檔案盒中文件類型，它包括檔案號(hào)、案卷題名；檔案盒正面檔案館號(hào)、全宗名、保管期限、編制單位、成檔日期、文件等級(jí)等。

要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作合理化的實(shí)施開展，這也是檔案管理工作順利進(jìn)行的保證。

第二篇：加強(qiáng)電子文件歸檔工作的思考

本文作者：閔濤 好范文原創(chuàng)投稿

加強(qiáng)電子文件歸檔工作的思考

閔濤

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生。電子文件以其操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小、信息容量大等特點(diǎn)，具有傳統(tǒng)文件無法比擬的優(yōu)勢(shì)。在電子文件大量產(chǎn)生的同時(shí)，如何保障電子文肪有效利用，已經(jīng)成為人們所關(guān)注的重要問題。

一、慎選電子文件歸檔方法與移交途徑

電子文件歸檔管理是近年來隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展而推行的一種全新的歸檔管理模式。為了保障電子文件得到及時(shí)歸檔與有效利用，檔案部門必須在科學(xué)推動(dòng)電子文件歸檔的工作中，密切結(jié)合本單位辦公造化與信息管理工作的實(shí)際，將電子文件歸檔納入本單位的歸檔制度體系建設(shè)之中。

1、建立電子文件網(wǎng)絡(luò)歸檔專用系統(tǒng)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立電子文件歸檔專用子系統(tǒng)，將所有上網(wǎng)與未上網(wǎng)的、具有保存價(jià)值的電子文件通過專用系統(tǒng)傳遞給檔案部門。同時(shí)，檔案部門要與辦公造化與信息管理部門通力合作，選擇具有通用性的文本、圖像與視頻電子文件格式，實(shí)行統(tǒng)一管理。

2、由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)電子文件歸檔管理業(yè)務(wù)。由于計(jì)算機(jī)與信息管理部門具有一定的技術(shù)優(yōu)勢(shì)和方便條件，可將電子文件歸檔任務(wù)交由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)。由計(jì)算機(jī)與信息管理部門具體實(shí)行規(guī)劃、統(tǒng)籌電子文件歸檔管理活動(dòng)，開發(fā)集中統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，使之成為電子文件的“集散地”與“匯集點(diǎn)”。

必須強(qiáng)調(diào)的是：無論采取何種電子文件歸檔途徑，都必須關(guān)注電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性與安全性；同時(shí)，檔案部門都必須積極參與其中，承擔(dān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督職能，保障電子文件的有效管理與科學(xué)利用。

二、建立電子文件歸檔管理的質(zhì)量體系

1、保障電子文件的真實(shí)性。無論電子文件的歸檔格式與其生成、發(fā)送或者接收的格式相同與否，都必須能夠準(zhǔn)確地表現(xiàn)原來生成、發(fā)送或者接收的內(nèi)容；保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過程中的各類憑證信息真實(shí)、可靠；對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實(shí)行有效監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性；能夠識(shí)別電子文件的發(fā)送、接收人員與時(shí)間。

2、保障電子文件的完整性。確保應(yīng)歸檔的電子文件全部歸檔。同時(shí)存在電子文件及相應(yīng)的紙質(zhì)或者其他載體形式的文件時(shí)，電子文件與紙質(zhì)或者其他載體形式的文件應(yīng)一并歸檔，并切實(shí)保證其在內(nèi)容、格式以及相關(guān)說明與描述上的完全一致。

3、保障電子文件的有效性。必須有效地表現(xiàn)電子文件中所記載的內(nèi)容，并保證其可以隨時(shí)調(diào)用；保證存儲(chǔ)歸檔電子文件的載體長(zhǎng)期有效，并確保能夠隨著軟、硬件的升級(jí)換代而及時(shí)進(jìn)行有關(guān)電子文件的遷移作業(yè)。

4、保障電子文件的安全性。一般應(yīng)于次年的6月底之前，將上一形成的電子文件經(jīng)鑒定后向本單位檔案部門進(jìn)行歸檔移交；有條件的單位，負(fù)責(zé)電子文件形成的計(jì)算機(jī)與信息管理等業(yè)務(wù)部門則應(yīng)當(dāng)于電子文件形成后的3個(gè)月內(nèi)，將其向本單位檔案部門進(jìn)行在線移交。

檔案部門必須將計(jì)算機(jī)與信息管理等業(yè)務(wù)部門移交的、具有保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行脫機(jī)保存，脫機(jī)保存的載體要按照優(yōu)先順序依次排列為只讀光盤，一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許使用軟磁盤、優(yōu)盤等移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備作為電子文件長(zhǎng)期保存的載體。

對(duì)于采取技術(shù)手段對(duì)內(nèi)容進(jìn)行“加密”處理的電子文件，應(yīng)當(dāng)在解密后進(jìn)行脫機(jī)保存。在存儲(chǔ)電子文件的載體或者裝具上應(yīng)當(dāng)注明反映其內(nèi)容的檢索標(biāo)識(shí)。在存儲(chǔ)涉及國(guó)家秘密的電子文件載體或者裝具上，還應(yīng)當(dāng)具體注明相應(yīng)的密級(jí)與保密期限，并嚴(yán)格按照國(guó)家保密法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行管理。

三、建立“三位一體”的電子文件管理運(yùn)行模式

電子文件與紙質(zhì)文件相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。因此，應(yīng)當(dāng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門“三位一體”的電子文件管理運(yùn)行模式，各部門各司其職、各揚(yáng)所長(zhǎng)。電子文件形成部門熟悉業(yè)務(wù)，了解電子文件歷史聯(lián)系，對(duì)于鑒定電子文件的價(jià)值富有“話語權(quán)”，是電子文件歸檔管理工作的主要責(zé)任者；檔案部門既掌握電子文件歸檔的原則、方法，又了解全局情況，歌謠 效地發(fā)揮統(tǒng)籌全局、把好關(guān)口的作用；而計(jì)算機(jī)與信息管理部門一方面作為電子文件的形成者，另一方面又作為設(shè)計(jì)與維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，雙重功能集于一身，是電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的組織者與實(shí)施者。這種“三位一體”的電子文件管理運(yùn)行模式，可以有效保證電子文件歸檔管理工作的質(zhì)量。

四、提高電子文件歸檔管理人員的素質(zhì)

從某種意義上說，電子文件歸檔管理問題是檔案管理工作中的一個(gè)新課題，需要掌握新的知識(shí)理論與技術(shù)手段。而現(xiàn)有的檔案工作人員檔案信息化知識(shí)匱乏，年齡偏大，知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，尚不能很好地勝任電子文件歸檔管理工作的需要。因此，必須通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與

技術(shù)培訓(xùn)等活動(dòng)，盡快提高檔案工作人員對(duì)電子文件管理基本知識(shí)、實(shí)踐技能的掌握與應(yīng)用能力，使其盡早擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔管理工作的重任。檔案管理人員首先要掌握豐富的檔案專業(yè)知識(shí)，如歸檔文件整理方法、電子文件歸檔方法等知識(shí)，用豐富的檔案專業(yè)知識(shí)指導(dǎo)和失去電子文件歸檔工作。其次，要掌握檔案信息化、數(shù)字化知識(shí)及電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，并要具有較強(qiáng)的寫作、閱讀、制圖能力，從而提高電子檔案的管理水平。

第三篇：電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

2007-01-15 09:28范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動(dòng)中，具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件的收集、積累、歸檔及電子檔案管理的一般方法。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位等辦公自動(dòng)化過程中產(chǎn)生的電子文件及電子檔案的管理。其他種類的電子文件的管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。2 引用標(biāo)準(zhǔn)（略）定義

本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。

3.1 電子文件 Electronic Records

能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)上傳送的數(shù)字代碼序列。

3.2 電子檔案 Electronic Archives

具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)

3.3 邏輯歸檔 Logical Filing

指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。

3.4 物理歸檔 Physical Filing

指把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)中的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程?？倓t

4.1 電子文件形成單位指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理,保證管理工作的連續(xù)性。

4.2 電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的收集、積累、保管和整理工作, 檔案部門要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。

4.3 電子文件的管理由檔案部門負(fù)責(zé),電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。

4.4 檔案部門應(yīng)明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等歸檔要求,以保證電子檔案的質(zhì)量。

4.5 為保證電子檔案的可利用性,從電子文件形成時(shí)就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施,確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。

4.6 歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí),則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

4.7 具有長(zhǎng)期或永久保存價(jià)值的文本或圖形電子文件,如沒有紙質(zhì)等拷貝件的必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。進(jìn)行歸檔時(shí),必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微品一并歸檔。電子文件的收集與積累

5.1 收集范圍

電子文件的收集范圍為有可能作為檔案保存的文件，除按國(guó)家關(guān)于文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行外，還應(yīng)包括相關(guān)的支持軟件和數(shù)據(jù)等。

5.2 收集積累要求

5.2.1 記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保

留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)的,如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。

5.2.2 保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，應(yīng)在彼此間建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

5.2.3 在“無紙化”辦公或事務(wù)處理系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上,并對(duì)有長(zhǎng)期或永久保存價(jià)值的電子文件制成紙質(zhì)文件或縮微品保留。

5.2.4 用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、屬性和文字處理平臺(tái)。

5.2.5 用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法,收集時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

5.2.6 用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)應(yīng)注意其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。

5.2.7 用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。

5.2.8 用音頻設(shè)備獲得的文件,應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。

5.2.9 由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)應(yīng)保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。

5.2.10 通用軟件產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件；如不能轉(zhuǎn)換，則收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。

5.2.11 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

5.3 收集、積累方法

5.3.1 及時(shí)接照要求制作電子文件備份。

5.3.2 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。見附錄A

5.3.3 電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。

5.3.4 電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與電子文件一同保存,并附有紙張打印件。

5.3.5 電子文件性質(zhì)代碼:R—草稿性電子文件;U—非正式電子文件;O—正式電子文件。

5.3.6 電子文件類別代碼：T—文本文件;I—圖像文件:G一圖形文件;V一影像文件;A一聲音文件;M一多媒體文件；P—計(jì)算機(jī)程序；D—數(shù)據(jù)文件。6 電子文件的整理

6.1 電子文件的整理,應(yīng)按、機(jī)構(gòu)、問題、保管期限、密級(jí)等因素相對(duì)集中。

6.2 電子文件應(yīng)填寫電子文件登記表，參照《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機(jī)讀目錄。

6.3 歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫登記表首頁，以份為單位填寫續(xù)頁，見附錄B。電子文件的歸檔

應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件信息向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體上。

7.1 歸檔范圍

電子文件的歸檔范圍,參照國(guó)家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的支持軟件和相關(guān)數(shù)據(jù)。

7.2 歸檔時(shí)間

邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。

7.3 檢測(cè)

在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí),應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)。其內(nèi)容包括:硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。

7.4 歸檔前的鑒定

電子文件的歸檔鑒定工作,參照國(guó)家關(guān)于文件鑒定的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,鑒定結(jié)果,在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)識(shí)。

7.4.1 有效性和完整性鑒定

歸檔前應(yīng)由文件形成單位對(duì)電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核,并由負(fù)責(zé)人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性和完整性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。

7.4.2 保管期限的劃分

電子文件保管期限的劃分,參照國(guó)家關(guān)于文件保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

7.5 歸檔要求

7.5.1 電子文件的邏輯歸檔，按照歸檔鑒定標(biāo)識(shí)進(jìn)行，將管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上移交檔案部門。其歸檔工作，除存儲(chǔ)格式和位置不變外，其它均應(yīng)參照國(guó)家文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

7.5.2 把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中,拷貝至耐久性的載體上,一式三套，一套封存保存,一套供查閱使用。第三套異地保存。對(duì)于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作。

7.5.3 本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體,按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、硬磁盤、可擦寫光盤等。禁用軟磁盤作歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。

7.5.4 存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫檔號(hào)、題名、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁寫操作的狀態(tài)。

7.5.5 將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔,并附歸檔電子文件登記表。

7.5.6 需要長(zhǎng)期保存的電子文件；應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一類型載體上,如果采用專用軟件,應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

7.5.7 原電子文件載體在完成電子文件歸檔后,在其形成部門保留時(shí)間至少1年。

7.5.8 在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件，應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。電子檔案的移交與保管

電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案館等檔案保管部門，作為電子檔案進(jìn)行集中保管。

8.1 檢驗(yàn)

8.1.1 檔案保管部門應(yīng)配備滿足對(duì)電子文件進(jìn)行讀取處理的設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100%。

8.1.2 檢驗(yàn)項(xiàng)目

8.1.2.1 載體有無劃痕，是否清潔。

8.1.2.2 有無病毒。

8.1.2.3 核實(shí)電子檔案的完整性、有效性和審核手續(xù)。

8.1.2.4 核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全。

8.1.3 將檢驗(yàn)結(jié)果填入電子檔案接收檢驗(yàn)登記表，見附錄C。檢驗(yàn)不合格的，應(yīng)退回形成單位，重新制作。

8.2 移交手續(xù)

驗(yàn)收合格后，檔案保管部門應(yīng)填寫電子檔案接收檢驗(yàn)登記表，見附錄C，并簽字蓋章。登記表一式2份，一份交電子文件形成單位，一份自存。

8.3 保管要求

電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件。

8.3.1 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。

8.3.2 環(huán)境溫度選定范圍：17℃-20℃；相對(duì)濕度選定范圍：35℃-45℃。

8.3.3 存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離。

8.4 有效性保證

8.4.1 每滿1年，對(duì)電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門與電子文件讀取處理有關(guān)的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于3年。

8.4.2 對(duì)磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。

8.4.3 磁性載體上的電子檔案，每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。

8.4.4 定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填入 電子檔案管理登記表，見附錄D。

8.5 利用

8.5.1 電子檔案的封存載體不得外借。未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不得擅自復(fù)制電子文件。

8.5.2 利用時(shí)使用拷貝件。

8.5.3 利用時(shí)要遵守保密規(guī)定。對(duì)具有保密要求的電子檔案，采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí)，必須符合國(guó)家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。

8.5.4 利用者對(duì)電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。

8.6 電子檔案的鑒定銷毀

8.6.1 電子檔案的銷毀鑒定，參照國(guó)家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

8.6.2 電子檔案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實(shí)施。

8.6.3 非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時(shí)，如存儲(chǔ)在不可擦除的載體上，須連同存儲(chǔ)載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。

8.7 統(tǒng)計(jì)

檔案保管部門應(yīng)及時(shí)按對(duì)電子檔案的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

第四篇：思考心得與體會(huì)

1、我見過很多夫妻關(guān)系出了問題的。我總結(jié)了一下，大致可以分這么幾類：唯我獨(dú)尊、一意孤行；撲風(fēng)捉影、妄加指責(zé)；勢(shì)不兩立、巔峰對(duì)決；；橫眉冷對(duì)、一言不發(fā)。我發(fā)現(xiàn)不管是哪個(gè)類型都有個(gè)共同的地方：夫妻雙方不再取悅對(duì)方，男的忘記了風(fēng)度、女的忘記了可愛。

2、在家庭中，夫妻雙方都是主角,沒有主次沒有高矮沒有尊卑之分。任何一方都不能把自己扮演成“總司令”、“總裁”、“否決大師”、“老板”、“經(jīng)理”、“火藥桶(煙花或爆竹)”、“萬事通”。否則后果不堪設(shè)想。解釋一下：

A、“總司令”接近“總裁”：意指那些唯我獨(dú)尊、說一不

二、經(jīng)常發(fā)號(hào)司令的人，絕對(duì)的大男子主義者、非常強(qiáng)勢(shì)的女強(qiáng)人就是如此。

B、“否決大師”：總是行使否決權(quán)，你說這樣，他（她）說不好；你說那樣，他（她）也說不行。

C、“老板”：老是板著臉并且生怕對(duì)方?jīng)]發(fā)現(xiàn)他（她）是板著臉在家的人。

D、“經(jīng)理”：經(jīng)常不講道理的人。

E、“火藥桶(煙花或爆竹)”：脾氣特別大的人。別人一不留心說個(gè)什么事情或者做個(gè)什么事情，他（她）看不順眼聽不順耳，立馬就大發(fā)脾氣。他（她）的情緒好像火藥桶、煙花或爆竹，一點(diǎn)就爆，一觸即發(fā)。F、“萬事通”：他（她）無所不知、無所不曉。凡是只有他（她）說的，沒有對(duì)方說的。

3、夫妻真正的交流與溝通是不能預(yù)設(shè)方向的。如果交流與溝通預(yù)設(shè)了路徑或方向,那么交流與溝通一定會(huì)淪為誘導(dǎo)、觀察、試探、檢驗(yàn)、已有謎底的猜謎活動(dòng)。對(duì)方如果按自己預(yù)設(shè)的路徑或方向在走,則“交流與溝通”成功,皆大歡喜。否則則不歡而散。試想,這與老師按標(biāo)準(zhǔn)答案閱卷有什么兩樣呢?真正的交流與溝通是不能預(yù)設(shè)標(biāo)準(zhǔn)答案的。

4、戀愛時(shí)的愛情接受“測(cè)試”是理性?；橐隼锏膼矍槿绻偸敲媾R“測(cè)試”那是無畏的消耗。因?yàn)椤皽y(cè)試”等于不信任?；橐隼餂]有信任是極其可怕的,比如撲風(fēng)捉影、非黑即白等等。

5、組建家庭靠的是愛情,維持家庭靠的是責(zé)任。

6、很多夫妻埋怨婚后愛情淡化、僵化、退化,感嘆道:特別留戀戀愛階段那種濃情蜜意。試想那種濃情蜜意是如何釀造出來的?我想：其一相互感覺良好，大家都會(huì)注意個(gè)人形象和修養(yǎng)（試想：婚后還是這樣不？還是完全變了？）。其二，在言行舉止各個(gè)方面會(huì)彼此照顧對(duì)方感受，生怕么傷害到對(duì)方，生怕引起對(duì)方的誤解（試想：婚后還是這樣不？還是完全變了？）。其三，交往的心態(tài)度好，經(jīng)常能夠換位思考、設(shè)身處地地替對(duì)方考慮（試想：婚后還是這樣不？還是完全變了？）。其四，交往的方式：手牽手齊步走/拔河爭(zhēng)權(quán)奪勢(shì)互不相讓（試想：婚后還是這樣不？還是完全變了？)。

7、夫妻吵架基本上是每個(gè)家庭的相同之處。每對(duì)夫妻的不同之處在于吵架以后和好的速度不一樣及和好的方式不相同。

8、如果把夫妻生活看成是數(shù)學(xué)運(yùn)算,很顯然,你想要得到數(shù)值大的結(jié)果,那么你得多做加法、乘法, 少做減法、除法。

9、都說夫妻溝通很重要，的確如此。我想提醒：道理的充足不需要借助脾氣和聲音的大小來證明.心平氣和地溝通真的很重要。溝通不是較勁，無所謂的事情一定要用無所謂的態(tài)度來對(duì)待!很多時(shí)候無需去較勁。

10、內(nèi)心平靜的時(shí)候說話,說的是事情本身。內(nèi)心不平靜的時(shí)候說話,說的不再是事情本身,而是對(duì)事情的情緒。用情緒說話是很易犯的一個(gè)錯(cuò)誤。用情緒說話那將無法溝通。

11、通常說婚姻是愛情的墳?zāi)埂Ｄ敲?，如果不結(jié)婚,愛情將死無葬身之地?；橥馇榕援?dāng)事人：如果提出要選擇和新歡男性結(jié)婚，那么就會(huì)被認(rèn)為太不可愛了，這是她們很難想得明白的地方。

12、在家庭里面，你的態(tài)度很重要。你內(nèi)心是一團(tuán)火,你才能釋放出光和熱;你內(nèi)心如果是一塊冰,融化的時(shí)候也還是零度。

13、邏輯學(xué)告訴我們：否定之否定等于肯定。但是在夫妻中間，你一個(gè)否定再加一個(gè)的否定，絕對(duì)不會(huì)等于肯定的。還有，錯(cuò)誤加錯(cuò)誤不等于正確。所以，我們不要期望錯(cuò)誤的方式能夠解決已經(jīng)發(fā)生的錯(cuò)誤事情。

14、夫妻交流的大忌：情緒化推理。情緒化推理，即：先有情緒+判斷(偏見/誤會(huì)),而后去尋找證據(jù)。你越認(rèn)為對(duì)方已經(jīng)不愛自己了，你一定會(huì)找到更多的相應(yīng)的證據(jù)。仿若:自己丟了東西,憑直覺認(rèn)定是某某偷的可能性大。接下來越是仔細(xì)觀察越認(rèn)為那人真就是賊。為什么? 情緒化推理嘛。其中更有趣的是: 否定別人比否定自己要容易很多,要痛快得多。所以，大家往往會(huì)過于相信自己的直覺。如果不千方百計(jì)地尋求蛛絲馬跡試圖來佐證自己的直覺,那意味著自己的直覺有誤。這樣不等于否定自己嘛。有勇氣否定自己的人還真不多。要知道:邏輯推理則完全不一樣,須講究有據(jù)有理、由證推理、先因后果。

15、大家往往還理氣直壯地把情緒的來源歸咎于他人或環(huán)境,自己儼然一個(gè)受害者。夫妻也會(huì)理氣直壯地認(rèn)為自己的情緒來源于對(duì)方。殊不知,是生氣的人自己決定自己要生氣了。說到底,情緒是自己的一個(gè)決定。試想一下，在很多令人生氣或者憤怒的場(chǎng)景中，你是否感覺到自己腦海里面有這樣一個(gè)自我對(duì)話的過程：怎么能夠這樣子呢！我實(shí)在看不下去了！我要提高我的嗓子！我要發(fā)火！我要充分表達(dá)我的不滿！你有這樣的經(jīng)歷嗎？我想凡是發(fā)過脾氣的人都有這個(gè)體驗(yàn)。想想看：我要??我要??我要??，這些不就是正在做“決定”嗎？所以說：是生氣的人自己決定自己要生氣了。因此，你的情緒不好，是你自己的決定，不過總是怪罪于別人。自己的情緒要由自己來決定，由自己來選擇。既然如此，當(dāng)然要選擇有利于自己的情緒狀態(tài)啦。很多人很多時(shí)候用這個(gè)“情緒的自主決定權(quán)”為自己選擇了負(fù)面情緒,還怪罪于別人，其實(shí)是一種名副其實(shí)的自虐自殘。“世上本無事,庸人自擾之”,這些人往往犯這方面的錯(cuò)誤。就好像房間燈的開關(guān)在自己屋里一樣,自己情緒的開關(guān)在自己腦子里面。這個(gè)開關(guān)究竟是開還是關(guān)該由自己來決定,選擇好還是壞的情緒得由自己來選擇，別讓外界的人或事奪走了自己情緒的決定權(quán)。在夫妻中間，理氣直壯地認(rèn)為自己的情緒來源于對(duì)方是絕對(duì)不明智的。

第五篇：淺談如何做好文件整理歸檔工作

淺談如何做好文件整理歸檔工作

內(nèi)勤工作是一項(xiàng)綜合協(xié)調(diào)、綜合服務(wù)的工作，具有協(xié)調(diào)上下、聯(lián)系內(nèi)外的紐帶作用。平日要完成文件收發(fā)、整理、裝訂、歸檔等工作，還要完成內(nèi)勤職務(wù)內(nèi)的事務(wù)管理，文件處理，填寫報(bào)表，材料打印，會(huì)議紀(jì)要等日常工作及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作?，F(xiàn)結(jié)合自己工作實(shí)際情況，談?wù)勅绾巫龊梦募須w檔工作。

一、文件的整理歸檔工作是至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)

文件的整理歸檔工作一般按進(jìn)行，但不一定要等到每年年終整理歸檔工作開始時(shí)才著手收集，可以實(shí)行季度整理歸檔。如果重視文件資料的平時(shí)積累，及時(shí)收集日常工作中形成的、辦理完畢的文件材料，做到隨辦隨歸、妥善管理，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能使年終的整理歸檔工作變得十分輕松。

（1）、嚴(yán)格登記

收發(fā)文件的登記是文件來往的必經(jīng)關(guān)口。通過登記，對(duì)區(qū)委區(qū)政府、建設(shè)局及其他單位下發(fā)文件等逐件登記，做到有據(jù)可查。把好這一關(guān)，是保證文件齊全完整的一項(xiàng)重要措施。登記時(shí)，主要對(duì)文件下發(fā)單位、文件名稱、時(shí)間及文件名稱、文件要求進(jìn)行詳細(xì)登記。

（2）及時(shí)收集

及時(shí)收集是確保歸檔文件齊全完整的關(guān)鍵。首先要明確登記程序，明確來文單位、發(fā)文者、收文者、收文時(shí)間、處理結(jié)果等明細(xì)；其次對(duì)辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，可以采取辦完一件收集一件的方法；也可采取定期清理的辦法，按月或按季度進(jìn)行收集。

（3）、認(rèn)真檢查

對(duì)收集起來的各種文件材料，必須逐件進(jìn)行認(rèn)真檢查：一是要檢查文件的有效性。檢查文件是否辦理完畢，包括每份文件是否已完成公文處理的每個(gè)程序，是否是生效文件。二是要檢查文件資料的完整性。檢查原文件材料及其處理結(jié)果資料是否完整；三是要檢查同一事由的文件是否收集在一起，文件種類、類型是否齊全完整，每份文件的正本、附件等是否齊全完整。

（4）隨辦隨歸

這里的“辦”是指辦理完畢，“歸”是指整理后歸入檔案盒。收集來的文件材料經(jīng)過檢查后，一是可以按照整理歸檔工作的具體要求，或進(jìn)行完整的整理歸檔工作，或進(jìn)行裝訂、蓋章、編頁碼等整理歸檔的前期基礎(chǔ)性工作，使收集起來的零散文件系統(tǒng)化、有序化，暫時(shí)歸入臨時(shí)檔案盒或文件夾中。二是可以根據(jù)日常工作需要，準(zhǔn)備好不同檔案盒，將日常工作形成的文件資料，如：上報(bào)文件，下發(fā)文件、會(huì)議資料、信息簡(jiǎn)報(bào)等，分類存放保管。這樣既便于平時(shí)的查閱利用，也為年終整理歸檔工作打下基礎(chǔ)。

（5）、妥善保管

管理的對(duì)象既包括辦理完畢后經(jīng)過整理的歸檔文件材料，也包括沒有辦理完畢和不需要辦理的閱文和備案材料。這些文件材料應(yīng)配備專用的文件柜和文件盒。進(jìn)行分類標(biāo)

識(shí)，以便于文件的歸類和日常提供利用。妥善管理應(yīng)做到分門別類、有目可查、保管安全。

（6）、立卷歸檔 分類是關(guān)鍵

組卷時(shí)，同一類的文件材料可以合并組卷，并放置在一起，不同類的文件不能合并組卷，并分開存放。在實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)遇到這樣的問題，就是有些文件找不到相對(duì)應(yīng)的“位子”，無法對(duì)其進(jìn)行組卷，這就需要對(duì)其進(jìn)行認(rèn)真分析，把相對(duì)較散的文件組成一卷，歸為散卷。立卷完畢后，進(jìn)行裝訂、裝盒、入柜保管。

二、電子文件的立卷歸檔

(1)要對(duì)收集到的電子文件進(jìn)行分類編目。按照門類劃分的要求,結(jié)合單位實(shí)際和電子文件內(nèi)容制定分類,按照分類的規(guī)定對(duì)電子文件進(jìn)行劃分,并給每份電子文件一個(gè)固定的號(hào)碼,從而使全部電子文件成為一個(gè)有機(jī)的整體。

(2)要將分類編目完畢的電子文件固定排列入柜保存。將應(yīng)歸檔并經(jīng)過整理的電子文件存入磁盤或光盤,對(duì)應(yīng)歸檔電子文件進(jìn)行壓縮，然后將確定要?dú)w檔的電子文件進(jìn)行一次備份操作,這樣可以大大提高安全性和可行性。

胡

琦玲

二〇一四年三月十二日