第一篇：建立電子學(xué)籍檔案 改進(jìn)技校學(xué)籍管理

建立電子學(xué)籍檔案 改進(jìn)技校學(xué)籍管理

學(xué)籍指學(xué)生錄取后，按規(guī)定的時(shí)間報(bào)到注冊(cè)并經(jīng)過入學(xué)資格復(fù)核后取得的合法資格，學(xué)籍信息庫(kù)是廣州白云工商技師學(xué)院信息分析的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源。技校學(xué)籍管理是一個(gè)多方面、多層次、多角度的動(dòng)態(tài)過程，它包括學(xué)生入學(xué)資格審核、報(bào)到注冊(cè)、課程操行成績(jī)考核、學(xué)籍異動(dòng)處理、畢業(yè)資格審查、學(xué)歷證書辦理等，關(guān)系到學(xué)生學(xué)習(xí)資格、學(xué)習(xí)狀態(tài)及學(xué)習(xí)成果的認(rèn)定，是廣州白云工商技師學(xué)院學(xué)生管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

一、學(xué)籍管理工作的發(fā)展

傳統(tǒng)的學(xué)籍管理工作依靠手工填寫紙質(zhì)文檔。龐大的學(xué)生學(xué)籍資料收集、整理及分類分析會(huì)使學(xué)籍管理工作者難以招架，學(xué)籍管理人員很難保證在資料整理和統(tǒng)計(jì)分析中萬無一失。隨著教學(xué)班級(jí)和學(xué)生人數(shù)不斷擴(kuò)大，學(xué)校設(shè)置的專業(yè)門類、課程科目隨社會(huì)的需求逐年調(diào)整，傳統(tǒng)的學(xué)籍管理手段已不能適應(yīng)日益發(fā)展的學(xué)校教育的需要。落后的學(xué)籍管理手段成為推動(dòng)教學(xué)管理改革、提高教學(xué)管理效率的一大障礙。

近年來，技工學(xué)校學(xué)籍管理工作領(lǐng)域進(jìn)行了改革，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：

第一，實(shí)行學(xué)籍電子注冊(cè)。學(xué)籍電子注冊(cè)是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)注冊(cè)管理的方法，實(shí)行國(guó)家、省、市、學(xué)校四級(jí)管理，是傳統(tǒng)學(xué)籍管理工作在新形勢(shì)下的發(fā)展。2007年11月15-16日，原勞動(dòng)保障部培訓(xùn)就業(yè)司組織召開了技工院校電子注冊(cè)與統(tǒng)計(jì)軟件使用研討會(huì)，提出“勞動(dòng)保障部門對(duì)其管理的技工學(xué)校實(shí)行電子注冊(cè)”的要求，并統(tǒng)籌做好技工學(xué)校學(xué)生電子注冊(cè)工作，組織開發(fā)了《全國(guó)技工院校電子注冊(cè)和統(tǒng)計(jì)信息管理系統(tǒng)軟件》，并投入使用。統(tǒng)一使用技校管理軟件對(duì)于規(guī)范全國(guó)技工院校學(xué)籍管理、及時(shí)掌握技工院校數(shù)據(jù)信息具有重要的作用，確保了全國(guó)技校相應(yīng)數(shù)據(jù)能夠全面、及時(shí)、準(zhǔn)確地匯總。

第二，實(shí)行學(xué)籍和學(xué)歷統(tǒng)一管理。2008年起，廣州市人力資源與社會(huì)保障局要求各市屬技校的學(xué)籍管理部門利用廣州市學(xué)籍學(xué)歷管理系統(tǒng)對(duì)當(dāng)年錄取的新生進(jìn)行網(wǎng)上數(shù)據(jù)核準(zhǔn)工作，各市屬技工院校必須登錄廣州市學(xué)籍學(xué)歷管理系統(tǒng)，將核對(duì)無誤的學(xué)籍信息上傳，經(jīng)市職業(yè)技術(shù)教研室、市人力資源與社會(huì)保障局兩級(jí)審核通過后，才算完成新生的學(xué)籍注冊(cè)。學(xué)籍學(xué)歷管理系統(tǒng)對(duì)規(guī)范技校的學(xué)籍管理起到了監(jiān)督檢查的作用。只有學(xué)籍管理工作做到準(zhǔn)確無誤，才能確保學(xué)歷證書的準(zhǔn)確性，從而減少學(xué)歷證書辦理過程的重復(fù)勞動(dòng)以及在重復(fù)勞動(dòng)中可能出現(xiàn)的紕漏，以維護(hù)學(xué)歷證書的權(quán)威性。

二、技校學(xué)籍管理存在的問題

隨著國(guó)家對(duì)技工院校的政策支持和鼓勵(lì)，技校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，自2005年以來，各技工院校學(xué)生人數(shù)急速增加給學(xué)籍管理工作帶來了極大的壓力，傳統(tǒng)的學(xué)籍管理手段遇到了很多新的問題和挑戰(zhàn)，工作量增加、工作難度變大，管理過程及結(jié)果的正確性、公正性、合理性、實(shí)效性很難保證。現(xiàn)階段技校學(xué)籍管理急需解決以下幾個(gè)問題。

（一）學(xué)籍管理工作不規(guī)范

大部分技校學(xué)籍管理工作依靠學(xué)籍管理人員個(gè)人處理，缺乏指導(dǎo)和培訓(xùn)。學(xué)籍管理制度不完善，加上技校學(xué)生流動(dòng)性大，且各校對(duì)學(xué)籍管理人員的工作待遇及激勵(lì)措施不得力，影響了工作積極性和主觀能動(dòng)性，導(dǎo)致異動(dòng)處理不夠嚴(yán)謹(jǐn)、統(tǒng)計(jì)信息不夠及時(shí)等。此外，對(duì)班主任、輔導(dǎo)員的指導(dǎo)和監(jiān)督力度不夠，導(dǎo)致新生入學(xué)時(shí)學(xué)生信息收集不及時(shí)、不全面。

（二）學(xué)籍管理手段落后

沒有應(yīng)用與上級(jí)主管部門電子注冊(cè)數(shù)據(jù)兼容的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)。學(xué)籍管理人員的工作量大，重復(fù)

性勞動(dòng)繁多，如果校內(nèi)沒有較完善的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，就無法實(shí)現(xiàn)各班、系與學(xué)校的無縫對(duì)接，也更談不上與上級(jí)主管部門的兩級(jí)管理。工作過于集中在學(xué)籍管理人員一身，造成準(zhǔn)確度不能得到很好的保證。

（三）學(xué)籍檔案材料信息量少

紙質(zhì)學(xué)籍檔案的整理不規(guī)范，傳遞不方便，管理較為混亂，檔案材料記載和整理工作滯后或沒有完整記錄，不能真實(shí)地反映學(xué)生的綜合素質(zhì)。紙質(zhì)檔案記錄的信息需人工核對(duì)，增加了工作量，且容易產(chǎn)生錯(cuò)誤和遺漏。

三、以學(xué)籍學(xué)歷管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)建立學(xué)生動(dòng)態(tài)電子學(xué)籍檔案

解決上述問題的辦法是技工學(xué)校以國(guó)家人力資源與社會(huì)保障部電子注冊(cè)所要求的內(nèi)容為導(dǎo)向，以上級(jí)部門學(xué)籍學(xué)歷管理系統(tǒng)為藍(lán)本，結(jié)合學(xué)校自身情況開發(fā)校園信息平臺(tái)，其中必須包含“學(xué)籍管理信息系統(tǒng)”子模塊。該系統(tǒng)模塊應(yīng)滿足以下幾個(gè)條件：第一，必須達(dá)到和全國(guó)技工院校電子注冊(cè)與統(tǒng)計(jì)信息管理系統(tǒng)、市學(xué)籍學(xué)歷管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)兼容，減少數(shù)據(jù)整理的工作量。第二，可以實(shí)現(xiàn)學(xué)生上網(wǎng)查詢與修改功能，建立動(dòng)態(tài)的學(xué)生電子學(xué)籍檔案。第三，應(yīng)具備班、系、校三級(jí)管理功能，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，分散工作強(qiáng)度，達(dá)到分工明確、集散合理、強(qiáng)化數(shù)據(jù)精確度。

（一）電子學(xué)籍檔案的功能

動(dòng)態(tài)電子學(xué)籍檔案是把學(xué)生的個(gè)人信息輸入學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，每人一條記錄，每個(gè)輸入的字段都可以作為檢索查詢的入口，通過查詢能直接在網(wǎng)絡(luò)上調(diào)閱學(xué)生的個(gè)人信息及在校表現(xiàn)情況，從而能核實(shí)、確認(rèn)在校學(xué)生情況或畢業(yè)證書的真?zhèn)?，便于統(tǒng)計(jì)各類學(xué)籍信息，保證學(xué)籍異動(dòng)處理的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，提高學(xué)籍管理的工作效率。

動(dòng)態(tài)電子學(xué)籍檔案應(yīng)具備以下功能：

1、查詢?cè)谛；拘畔?、學(xué)生課程成績(jī)及操行成績(jī)，以便為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和老師提供所需的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。

2、畢業(yè)生畢業(yè)資格審查及畢業(yè)證書查詢，以便于對(duì)學(xué)生畢業(yè)資格的審核及對(duì)學(xué)生畢業(yè)證書真假的檢驗(yàn)。

3、對(duì)學(xué)籍異動(dòng)及學(xué)生獎(jiǎng)懲情況的查詢。通過學(xué)籍管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的更新維護(hù)，保證對(duì)學(xué)生在校期間檔案信息的準(zhǔn)確、完整，并在學(xué)生畢業(yè)后將每個(gè)學(xué)生的電子學(xué)籍檔案輸出轉(zhuǎn)交給檔案室保管。

（二）電子學(xué)籍檔案的內(nèi)容

電子學(xué)籍檔案應(yīng)盡可能完整的反映學(xué)生在校期間的真實(shí)情況，記錄學(xué)生的思想、學(xué)習(xí)、體質(zhì)、紀(jì)律等方面的情況和變化過程。學(xué)生學(xué)籍檔案內(nèi)容有：新生入學(xué)登記表、學(xué)生學(xué)籍表、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、在校學(xué)生花名冊(cè)、學(xué)生異動(dòng)情況（插班、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等）、學(xué)生獎(jiǎng)懲情況（獎(jiǎng)學(xué)金、三好學(xué)生、優(yōu)秀干部、先進(jìn)班級(jí)、違紀(jì)處分等）。這些信息都應(yīng)錄入或?qū)氲綄W(xué)生電子學(xué)籍檔案，也是學(xué)籍管理信息系統(tǒng)的基本組成部分，是電子注冊(cè)工作的依據(jù)。

三、建立、完善學(xué)生動(dòng)態(tài)電子學(xué)籍檔案

根據(jù)學(xué)籍檔案的內(nèi)容和所要實(shí)現(xiàn)的功能，以學(xué)籍學(xué)歷管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)設(shè)計(jì)學(xué)生動(dòng)態(tài)學(xué)籍檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的基本結(jié)構(gòu)。學(xué)生基本信息庫(kù)必須在新生入學(xué)之日起開始建立，它主要內(nèi)容包括姓名、性別、身份證號(hào)碼、電子相片、系、專業(yè)、班級(jí)、政治面貌、家庭地址、戶口性質(zhì)、家庭成員情況、主要學(xué)習(xí)經(jīng)歷、聯(lián)系方式、在校期間獎(jiǎng)懲情況、學(xué)籍異動(dòng)情況等?？赏ㄟ^以下的四個(gè)步驟完成學(xué)生基本信息庫(kù)的建立：

1、直接利用第二代身份證閱讀器讀取新生的電子信息，這樣可以免去對(duì)學(xué)生個(gè)人信息的錄入工作，大大減少學(xué)籍管理人員的工作量。此外，可以從招生部門調(diào)取新生的其他信息，進(jìn)一步完善學(xué)生基本信息庫(kù)。

2、入學(xué)后組織學(xué)生在校園網(wǎng)上的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)平臺(tái)上填寫或修改本人的學(xué)籍表信息，并導(dǎo)入個(gè)人電子相片，確認(rèn)無誤后提交。這樣使電子檔案更加完整，完成入學(xué)初的學(xué)生電子檔案建設(shè)。將電子學(xué)籍表輸出打印建立紙質(zhì)學(xué)籍冊(cè)。

3、學(xué)生在校期間的學(xué)籍、成績(jī)管理。運(yùn)用學(xué)籍管理系統(tǒng)及時(shí)處理學(xué)籍異動(dòng)，同時(shí)更新學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生的電子學(xué)籍檔案，由班主任負(fù)責(zé)將學(xué)生平時(shí)的操行評(píng)定及各類獎(jiǎng)懲情況填入學(xué)生的電子學(xué)籍檔案。學(xué)籍管理系統(tǒng)與教務(wù)部門的學(xué)生成績(jī)管理系統(tǒng)兼容，使學(xué)生在校期間的課程成績(jī)與電子學(xué)籍檔案相連接。

4、學(xué)生通過畢業(yè)資格審核后，經(jīng)有關(guān)責(zé)任人確認(rèn)無誤，將學(xué)生的電子學(xué)籍檔案導(dǎo)出、打印形成文本檔案，與學(xué)生電子學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)刻錄光盤一同交給學(xué)校的檔案管理部門。

總而言之，建立和完善動(dòng)態(tài)的學(xué)生電子學(xué)籍檔案是技工學(xué)校發(fā)展的要求，也是技校學(xué)籍管理工作現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。技校學(xué)籍管理工作是一項(xiàng)具體、細(xì)致、對(duì)學(xué)生影響深遠(yuǎn)的工作，還要在實(shí)踐中不斷吸取教訓(xùn)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步探索可持續(xù)改進(jìn)的好方法。

第二篇：學(xué)籍檔案

一個(gè)人的人事檔案從高中開始建立，如果沒有上高中，而是上了中專的話，檔案就由中專開始建立，這部分檔案才是你的人事檔案，其他材料（包括你上的成考大專的檔案材料）都是人事檔案的補(bǔ)充。所以可以肯定的是，你的人事檔案已經(jīng)丟失，將來招工、參加工作的手續(xù)都會(huì)受影響。你應(yīng)當(dāng)回原中專學(xué)校，說明情況后，由學(xué)校出具你的在校的學(xué)籍證明等材料（包括入學(xué)，考核、畢業(yè)、成績(jī)、獎(jiǎng)懲等）。等于重建了人事檔案，然后將這部分材料也轉(zhuǎn)到街道辦事處，與大專檔案材料合并，這樣檔案材料才完整。

好辦。到原畢業(yè)學(xué)校補(bǔ)三表（畢業(yè)生鑒定表、學(xué)籍成績(jī)表、實(shí)習(xí)鑒定表）即可。最好找到你中專階段的班主任，如果中間換了班主任，以你離校時(shí)的班主任為準(zhǔn)，如果班主任調(diào)離學(xué)校，可以找學(xué)生科或?qū)W工處補(bǔ)辦。

答：技校、中專及以上學(xué)歷的擬招調(diào)人員都需審查學(xué)籍檔案。學(xué)籍檔案遺失的，必須提交由畢業(yè)學(xué)校開具證明并附加蓋學(xué)校公章的學(xué)籍檔案復(fù)印件。

第三篇：學(xué)籍檔案

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學(xué)籍檔案：操行平定

第一學(xué)期： 該生自入校以來，思想積極要求進(jìn)步，學(xué)習(xí)認(rèn)真，努力刻苦。團(tuán)結(jié)同學(xué)。尊敬師長(zhǎng)，關(guān)心集體，遵守學(xué)校的規(guī)章制度，積極參加校內(nèi)外公益活動(dòng)，在各項(xiàng)活動(dòng)中表現(xiàn)優(yōu)異。

第二學(xué)期： 該生在學(xué)校期間，努力學(xué)習(xí)基礎(chǔ)課程和專業(yè)知識(shí)。并把所學(xué)知識(shí)應(yīng)用到實(shí)訓(xùn)課當(dāng)中，遇到疑難問題虛心向老師請(qǐng)教，熱愛所學(xué)專業(yè)，在第二課堂中認(rèn)真鉆研，成績(jī)優(yōu)秀。

第三學(xué)期： 該生通過在學(xué)校1.5年的學(xué)習(xí)生活，在思想、學(xué)習(xí)、工作上都取得了很大的進(jìn)步，在操行和品德上獲得了學(xué)校的認(rèn)可，在離校實(shí)習(xí)期間，能做到學(xué)以致用，理論和實(shí)踐相結(jié)合，獲得了實(shí)習(xí)單位的好評(píng)。

畢業(yè)生登記表：自我鑒定

自從進(jìn)入伊春林業(yè)學(xué)校學(xué)習(xí)以來，取的了很大的進(jìn)步。首先，在思想上積極要求進(jìn)步，能積極響應(yīng)學(xué)校的號(hào)召，嚴(yán)格遵守學(xué)校制定的各項(xiàng)規(guī)章制度，積極參加學(xué)校組織的校內(nèi)外公益的活動(dòng)，熱愛所學(xué)專業(yè)，又牢固的專業(yè)思想。其次，在學(xué)校期間，努力學(xué)習(xí)基礎(chǔ)課程和專業(yè)知識(shí)，上課認(rèn)真聽講，課下努力鉆研，能熱心幫助學(xué)習(xí)中有困難的同學(xué)，學(xué)習(xí)成績(jī)優(yōu)秀，學(xué)習(xí)中能夠做到理論和實(shí)踐相結(jié)合，把所學(xué)的理論知識(shí)運(yùn)用到實(shí)踐當(dāng)中，做到學(xué)以致用。取得了較好的實(shí)踐效果。再次，尊重老師和同學(xué)，關(guān)心班集體。團(tuán)結(jié)同學(xué)，熱愛勞動(dòng)，深受授課老師的認(rèn)可和班級(jí)同學(xué)的一致好評(píng)。

畢業(yè)鑒定：

該生自入校以來，能夠遵守學(xué)校規(guī)定的各項(xiàng)規(guī)章制度，學(xué)習(xí)認(rèn)真努力刻苦，為人謙虛，勤奮好學(xué)，尊重老師和同學(xué)，關(guān)心班集體。團(tuán)結(jié)同學(xué)，熱愛勞動(dòng)，熱愛所學(xué)專業(yè)，能積極幫助老師完成班級(jí)組織的各項(xiàng)工作，有較強(qiáng)的組織能力，是一名合格的畢業(yè)生。

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學(xué)籍檔案：操行平定

第一學(xué)期： 該生自入校以來，思想積極要求進(jìn)步，學(xué)習(xí)認(rèn)真，努力刻苦。團(tuán)結(jié)同學(xué)。尊敬師長(zhǎng)，關(guān)心集體，遵守學(xué)校的規(guī)章制度，積極參加校內(nèi)外公益活動(dòng)，在各項(xiàng)活動(dòng)中表現(xiàn)優(yōu)異。

第二學(xué)期： 該生在學(xué)校期間，努力學(xué)習(xí)基礎(chǔ)課程和專業(yè)知識(shí)。并把所學(xué)知識(shí)應(yīng)用到實(shí)訓(xùn)課當(dāng)中，遇到疑難問題虛心向老師請(qǐng)教，熱愛所學(xué)專業(yè)，在第二課堂中認(rèn)真鉆研，成績(jī)優(yōu)秀。

第三學(xué)期： 該生通過在學(xué)校1.5年的學(xué)習(xí)生活，在思想、學(xué)習(xí)、工作上都取得了很大的進(jìn)步，在操行和品德上獲得了學(xué)校的認(rèn)可，在離校實(shí)習(xí)期間，能做到學(xué)以致用，理論和實(shí)踐相結(jié)合，獲得了實(shí)習(xí)單位的好評(píng)。2012、12、30

畢業(yè)生登記表：自我鑒定

自從進(jìn)入伊春林業(yè)學(xué)校學(xué)習(xí)以來，取的了很大的進(jìn)步。首先，在思想上積極要求進(jìn)步，能積極響應(yīng)學(xué)校的號(hào)召，嚴(yán)格遵守學(xué)校制度的各項(xiàng)規(guī)章制度，積極參加學(xué)校組織的校內(nèi)外公益的活動(dòng)，熱愛所學(xué)專業(yè)，又牢固的專業(yè)思想。其次，在學(xué)校期間，努力學(xué)習(xí)基礎(chǔ)課程和專業(yè)知識(shí)，上課認(rèn)真聽講，課下能力鉆研，能熱心幫助學(xué)習(xí)中有困難的同學(xué)，學(xué)習(xí)成績(jī)優(yōu)秀，學(xué)習(xí)中能夠做到理論和實(shí)踐相結(jié)合，把所學(xué)的理論知識(shí)運(yùn)用到實(shí)踐當(dāng)中，做到學(xué)以致用。取得了較好的實(shí)踐效果。再次，尊重老師和同學(xué)，關(guān)心班集體。團(tuán)結(jié)同學(xué)，熱愛勞動(dòng)，深受授課老師的認(rèn)可和班級(jí)同學(xué)的一致好評(píng)。

畢業(yè)鑒定：

該生自入校以來，能夠遵守學(xué)校規(guī)定的各項(xiàng)規(guī)章制度，學(xué)習(xí)認(rèn)真努力刻苦，為人謙虛，勤奮好學(xué)，尊重老師和同學(xué)，關(guān)心班集體。團(tuán)結(jié)同學(xué)，熱愛勞動(dòng)，熱愛所學(xué)專業(yè)，能積極幫助老師完成班級(jí)組織的各項(xiàng)工作，有較強(qiáng)的組織能力，是一名合格的畢業(yè)生。

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第四篇：教育局讓做電子學(xué)籍檔案

教育局讓做電子學(xué)籍檔案，學(xué)校的一年級(jí)，七年級(jí)，九年級(jí)學(xué)號(hào)統(tǒng)一按教育局規(guī)定編制，學(xué)號(hào)由十九位數(shù)字組成，654301（地域代碼）**（學(xué)校代碼）（語種代碼）（學(xué)段代碼）（入學(xué)年限代碼）（族別代碼）（性別代碼）（序列號(hào)）

學(xué)校代碼：北屯鎮(zhèn)中學(xué)15；語種代碼：漢語1維語2哈語3蒙語4雙語5；學(xué)段代碼：小學(xué)21初中31；入學(xué)年限：兩位數(shù)，由當(dāng)年入學(xué)年限為準(zhǔn)，如2012年9月入學(xué)，后兩位數(shù)字為12，以此類推；族別代碼：漢1維2哈3蒙4回5其他6；性別代碼：男1女2；序列號(hào)：四位數(shù)，第一、二位數(shù)字為班級(jí)代碼，一班為01、二班02…… 文件要求是20日必須上報(bào)，你不能這樣說吧，你要說18日，逾期不報(bào)者進(jìn)行通報(bào)

而且，要求班主任必須用軟件錄入，因?yàn)閷?dǎo)不出來EXCEL表

各學(xué)校首先要向?qū)W生說明本次建立電子學(xué)籍的重要性，確保學(xué)生電子學(xué)籍信息真實(shí)，學(xué)生姓名必須和自己戶籍上名字一致，學(xué)生電子照片1寸免冠藍(lán)底背景

如果考試時(shí)信息與錄入不一致，則不能參加畢業(yè)考試

第五篇：淺談中學(xué)電子學(xué)籍檔案的管理

淺談中學(xué)電子學(xué)籍檔案的管理

中學(xué)生的學(xué)籍檔案是學(xué)校檔案信息的重要內(nèi)容。隨著吉林省中小學(xué)和幼兒園學(xué)生電子學(xué)籍系統(tǒng)管理的實(shí)施，怎樣認(rèn)真認(rèn)識(shí)和思考中學(xué)生電子學(xué)籍檔案的規(guī)范化管理，使學(xué)校檔案管理工作更好地為學(xué)生服務(wù)，已成為學(xué)校檔案室的重要工作內(nèi)容之一。

一、中學(xué)電子學(xué)籍檔案管理的意義

學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)繁雜而又事務(wù)性很強(qiáng)的工作，隨著許多中學(xué)辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大、學(xué)生人數(shù)的逐年增加，有關(guān)學(xué)生的各種信息也成倍增長(zhǎng)，原來基于小型數(shù)據(jù)庫(kù)的、半手工操作的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)已難以適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的要求。面對(duì)龐大的信息量，有必要開發(fā)學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)來提高學(xué)生管理工作的效率。因此，運(yùn)用先進(jìn)的信息傳播技術(shù)建立一套完整的、規(guī)范的學(xué)生學(xué)籍信息資料，利用計(jì)算機(jī)管理學(xué)籍檔案，以便快捷地錄入、統(tǒng)計(jì)、查詢、檢索學(xué)生的各類信息，及時(shí)了解學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，使各級(jí)管理達(dá)到資源共享，協(xié)同管理，實(shí)現(xiàn)管理信息化、規(guī)范化和科學(xué)化就顯得尤為重要。

檔案不是歷來就有的一種社會(huì)現(xiàn)象，它是隨著社會(huì)的發(fā)展、文字的發(fā)明和運(yùn)用而產(chǎn)生的。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息的儲(chǔ)

存進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，已由“有紙檔案”向“無紙檔案”發(fā)展。“無紙檔案”通過對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)以及光盤技術(shù)等組合成綜合性系統(tǒng)設(shè)備的應(yīng)用，把各種文件以磁盤、光盤的形式呈現(xiàn)，并且通過配套的顯示器顯現(xiàn)其內(nèi)容，從而顯著改變工作環(huán)境，極大地提高工作效率與工作質(zhì)量。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟，傳統(tǒng)的學(xué)籍管理模式跟不上時(shí)代的步伐，在這種背景下推進(jìn)中學(xué)學(xué)籍管理的信息化勢(shì)在必行。實(shí)行學(xué)籍電子管理，不僅能避免頭緒多、操作難、手續(xù)復(fù)雜等諸多問題，更重要的是能排除人為因素，及時(shí)、客觀、準(zhǔn)確地為教育質(zhì)量評(píng)價(jià)提供科學(xué)的數(shù)據(jù)。

二、學(xué)生電子檔案形成過程的問題

在大多數(shù)高中生不了解學(xué)生檔案的組成內(nèi)容和學(xué)生檔案的重要性。在我國(guó)目前的人事制度里，現(xiàn)行的檔案管理制度在比較長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)還不會(huì)取消，學(xué)生檔案今后將會(huì)涉及很多方面的問題，諸如高校招生，社會(huì)保險(xiǎn)等國(guó)家推行的福利政策。我們檔案管理人員和任課教師、班主任老師都有責(zé)任利用學(xué)校集會(huì)，校園廣播、校園網(wǎng)、宣傳窗等對(duì)高中學(xué)生進(jìn)行檔案意識(shí)的教育，教育每個(gè)學(xué)生日常行為習(xí)慣養(yǎng)成，提醒每個(gè)學(xué)生慎待自己的檔案。提醒每個(gè)學(xué)生在個(gè)人電子學(xué)籍檔案形成過程中應(yīng)注意的問題，我們還應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，樹立人本管理，擴(kuò)大學(xué)生檔案的利用范圍來顯示它的價(jià)值，而檔案價(jià)值發(fā)揮越大，人們對(duì)檔案也就必然會(huì)越加重視。

學(xué)生電子檔案在形成過程中，許多表式的基本內(nèi)容要求由學(xué)生本人填寫或提供的，然而以往每個(gè)學(xué)生檔案中，都會(huì)有材料不全或材料填寫不規(guī)范的問題存在，給高校招生、軍隊(duì)征兵、社會(huì)招工等帶來不利影響，每個(gè)學(xué)生應(yīng)注意以下幾個(gè)問題：

（一）表式填寫應(yīng)規(guī)范，姓名是最重要的一項(xiàng)內(nèi)容，應(yīng)前后一致，特別是音同字不同的，其身份證、電子學(xué)籍表、畢業(yè)證書，高校錄取名冊(cè)的名字應(yīng)該完全一致。

（二）所有表式欄中的前后日期應(yīng)保持一致，如有矛盾都會(huì)留下后患。

（三）注意電子學(xué)籍系統(tǒng)信息管理與信息安全，高中學(xué)生高一年級(jí)和高二年級(jí)的成長(zhǎng)記錄和綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)，學(xué)校應(yīng)在7月31日前完成檢查，核實(shí)和報(bào)送工作；高三年級(jí)學(xué)生成長(zhǎng)記錄和綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)信息，應(yīng)在5月30日前完成檢查、核實(shí)和報(bào)送工作。學(xué)生應(yīng)特別注意不要錯(cuò)過查詢時(shí)間。

三、中學(xué)電子學(xué)籍檔案管理的措施

目前，仍有許多中學(xué)學(xué)籍電子檔案管理仍然采用傳統(tǒng)手工操作或者沒有取消手工操作方式，沒有上升到“電子”的高度。學(xué)籍管理的常規(guī)性工作如新生名冊(cè)打印、教學(xué)計(jì)劃管理、畢業(yè)名冊(cè)打印等各類有關(guān)

學(xué)籍檔案的管理，雖一部分使用了計(jì)算機(jī)，但僅采用單機(jī)操作，計(jì)算機(jī)的價(jià)值只是打印的工具而已。為此，完善中學(xué)學(xué)籍電子檔案管理的措施應(yīng)做好如下工作：

（一）強(qiáng)化中學(xué)電子學(xué)籍檔案管理的重要性

中學(xué)生學(xué)籍檔案反映每個(gè)學(xué)生在中學(xué)期間學(xué)習(xí)、生活的主要依據(jù)，也是高校錄取、培養(yǎng)學(xué)生的第一參考材料，同時(shí)也是國(guó)家和社會(huì)的重要的人事檔案形成的基礎(chǔ)。中學(xué)學(xué)籍管理是中學(xué)教育和中學(xué)管理的重要組成部分，是中學(xué)有效控制學(xué)生輟學(xué)的重要措施，因此對(duì)此項(xiàng)工作中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)要給予高度重視。中學(xué)學(xué)籍管理工作政策性很強(qiáng)，牽涉到學(xué)生的切身利益，學(xué)校應(yīng)選派責(zé)任心強(qiáng)，業(yè)務(wù)好的教師擔(dān)任，具體負(fù)責(zé)學(xué)籍管理和傳送電子學(xué)籍的人員應(yīng)相對(duì)固定，以保證電子學(xué)籍管理工作的準(zhǔn)確無誤。

（二）做好中學(xué)學(xué)籍電子化管理工作

規(guī)范和加強(qiáng)學(xué)籍電子檔案管理，對(duì)中學(xué)顯得尤為重要，根據(jù)學(xué)籍檔案管理具有長(zhǎng)期性、復(fù)雜性的特點(diǎn)，中學(xué)必須實(shí)行管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。從招生到畢業(yè)，在這一過程的不同階段、環(huán)節(jié)，學(xué)籍電子檔案管理人員一定要本著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度認(rèn)真對(duì)待，嚴(yán)格按照制度辦事，堅(jiān)持原則，管理到位，做到制度面前人人平等，認(rèn)真做好學(xué)籍電子檔案管理工作。

（三）做好中學(xué)電子學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

中學(xué)學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要求管理人員有極強(qiáng)的計(jì)劃性、準(zhǔn)確性和原則性。但是許多地方中學(xué)普遍忽視了學(xué)籍管理隊(duì)伍的建設(shè)，學(xué)籍管理人員綜合素質(zhì)偏低，專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)不合理，并且隨著學(xué)分制的實(shí)施，加強(qiáng)和完善學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)顯得十分必要。中學(xué)必須緊緊圍繞當(dāng)前時(shí)代發(fā)展新要求，將科學(xué)、先進(jìn)、高效的管理理念引進(jìn)到學(xué)籍電子檔案管理領(lǐng)域。中學(xué)必須加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理隊(duì)伍的培訓(xùn)和教育，使他們充分認(rèn)識(shí)和理解學(xué)籍電子檔案管理工作的性質(zhì)和重要性，自覺地認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)新知識(shí)，提高工作能力。

（四）做好中學(xué)電子學(xué)籍檔案管理的具體工作環(huán)節(jié)

電子學(xué)籍檔案管理工作主要包括四項(xiàng)內(nèi)容：歸檔管理、檔案申請(qǐng)、檔案借閱、檔案歸還。歸檔管理：檔案管理員根據(jù)文檔類別可創(chuàng)建、刪除、添加、重命名文檔文件。檔案申請(qǐng)：由借閱人提出申請(qǐng)，提交的申請(qǐng)信息經(jīng)辦公室同意后用戶方有權(quán)限在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)借閱。檔案借閱：用戶需要察看某檔案詳細(xì)內(nèi)容或借閱檔案時(shí)，可以進(jìn)行“借閱”操作，進(jìn)入檔案借閱流程。檔案歸還：用戶可以自己歸還檔案也可以到期后由系統(tǒng)自動(dòng)取消該用戶瀏覽此公文檔案的權(quán)限。普通用戶和檔案管理員的權(quán)限不同，普通用戶只可以借閱已封卷的檔案文件。而檔案管理員擁有檔案管理模塊的全部權(quán)限。如圖1所示。

圖1 檔案借閱流程業(yè)務(wù)流程圖

電子化學(xué)籍管理是一個(gè)新鮮的事物，對(duì)于負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的老師們來說，在今后的工作還會(huì)遇到這樣或那樣的操作問題，我們應(yīng)把握機(jī)遇，勇于迎接挑戰(zhàn)，本著務(wù)實(shí)的原則，不斷創(chuàng)新方法，積累經(jīng)驗(yàn)，摸索規(guī)律，在中學(xué)電子學(xué)籍檔案管理方面進(jìn)行積極探索和實(shí)踐。