第一篇：檔案管理學(xué)概念

檔案管理學(xué)概念

1、檔案：是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的，文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。

2、檔案的時(shí)效律：在不同的條件下檔案會(huì)發(fā)生失值、降值、增值等 不同的變化。有些檔案的價(jià)值是有一定時(shí)限的特點(diǎn)：它們只在某一段 時(shí)間內(nèi)有著查考作用，而隨著時(shí)間的推移，這些檔案的作用則逐漸減 少，以至消失。這些稱為檔案作用的時(shí)效律。

3、社會(huì)檔案意識(shí)：個(gè)人對(duì)檔案的具體認(rèn)識(shí)以及社會(huì)上對(duì)檔案帶有普 遍性的認(rèn)識(shí)程度，這種社會(huì)性的觀念在檔案學(xué)上稱為“社會(huì)檔案意 識(shí)”。

4、檔案機(jī)構(gòu)：檔案保管與管理檔案工作的機(jī)構(gòu)。按照《檔案法》等 法律法規(guī)的規(guī)定，根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)集中管理的原則，對(duì)國(guó)家的全 部檔案和全國(guó)檔案工作必須設(shè)置全國(guó)規(guī)模的檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。各級(jí) 機(jī)關(guān)的檔案，由機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)立檔案室集中管理，各機(jī)關(guān)形成的需要長(zhǎng)遠(yuǎn) 保存的檔案和歷史上形成的檔案，則設(shè)立各級(jí)檔案館統(tǒng)一保管。全國(guó) 的檔案工作，又由各級(jí)檔案行政機(jī)關(guān)統(tǒng)一、分層監(jiān)督與指導(dǎo)。這些保 管檔案和管理檔案工作的機(jī)構(gòu)，在全國(guó)范圍內(nèi)構(gòu)成了一個(gè)嚴(yán)密的、完 整的組織體系。

5、檔案室：是各機(jī)關(guān)統(tǒng)一保存和管理本機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)。是整個(gè)機(jī)關(guān)的組成部分，屬于機(jī)關(guān)管理和研究咨詢性質(zhì)的專業(yè)機(jī)構(gòu)。從全國(guó)檔案工作來(lái)說(shuō)，檔案室又是國(guó)家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。

6、檔案館：根據(jù)《檔案法》和有關(guān)文件的規(guī)定，各級(jí)綜合性檔案館屬于黨和國(guó)家的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心，是統(tǒng)一保管黨組織和政府機(jī)關(guān)檔案的管理部門。所以它既是黨的機(jī)構(gòu)，又是國(guó)家的機(jī)構(gòu)，是各級(jí)黨委和人民政府的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。

7、檔案行政機(jī)構(gòu)：黨和國(guó)家指導(dǎo)和管理檔案工作的部門。由于我國(guó) 的黨、政檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，因而各級(jí)檔案行政機(jī)構(gòu)，同樣也既 是黨的機(jī)構(gòu)，又是國(guó)家的機(jī)構(gòu)。其基本職責(zé)：在統(tǒng)一管理黨、政檔案 工作的原則下，分層負(fù)責(zé)地掌握全國(guó)檔案事務(wù)，對(duì)全國(guó)檔案工作進(jìn)行 監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。

8、檔案工作：檔案工作的內(nèi)容有廣義和狹義兩種解釋。廣義上說(shuō)，是指檔案事業(yè)所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學(xué)研究和出版工作等。狹義上說(shuō)，是指檔案室和檔案館所從事檔案業(yè)務(wù)工作，即用科學(xué)原則和方法管理檔案，為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。

9、檔案工作基本原則：我國(guó)檔案工作的基本原則是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí) 集中地管理國(guó)家全部檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面 的利用。

10、綜合檔案室：統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)全部檔案的檔案室，負(fù)責(zé)對(duì)普通檔 案、各種專門檔案和特殊載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一綜合管理。

11、憑證作用：客觀的記錄了以往的歷史情況并保留著真切的歷史標(biāo)記。

12、參考作用：也叫情報(bào)價(jià)值它記錄了人們?cè)诟鞣N活動(dòng)中的思想發(fā)展。

13、檔案收集：接收與征集檔案及有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。具體而言，它就是將分散形成或保存在各機(jī)關(guān)、單位或個(gè)人手中的檔案及散失在國(guó)內(nèi)（外）的檔案，按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，通過(guò)例行的征收制度和專門的征集辦法，有計(jì)劃地分別集中到各有關(guān)檔案館（室）的活動(dòng)。

14、檔案接收：檔案館（室）收存檔案的活動(dòng)過(guò)程。它是整個(gè)檔案收集工作的中心內(nèi)容，是檔案部門取得和積累檔案的主要渠道。

15、檔案征集：檔案館按照國(guó)家規(guī)定征收散存在社會(huì)上的檔案和有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。它是檔案館取得和積累檔案史料的必要補(bǔ)充渠道。

16、歸檔：各機(jī)關(guān)的文書處理部門或業(yè)務(wù)部門，由文書工作者將工作、生產(chǎn)活動(dòng)中形成并辦理完畢的文件，整理立卷，定期移交給本機(jī)關(guān)檔案室集中保存的活動(dòng)過(guò)程。即歸檔就是按照國(guó)家規(guī)定把檔案交給機(jī)關(guān)檔案部門集中保存的過(guò)程。

17、優(yōu)化館（室）藏：以最低限度的費(fèi)用消耗，保存社會(huì)或機(jī)關(guān)需要利用的最大限度的檔案信息資源。館（室）藏的優(yōu)化和豐富是我國(guó)館（室）藏建設(shè)的重要內(nèi)容。

18、歸檔范圍：是指辦理完畢的文件材料應(yīng)當(dāng)歸檔及不歸檔的范圍。歸檔范圍主要取決于文件本身的保存價(jià)值。

19、館藏結(jié)構(gòu)：是指組成館藏的各種檔案及資料之間的相互搭配和排列。

20、全宗：一個(gè)具有社會(huì)獨(dú)立性的組織或個(gè)人在其社會(huì)實(shí)踐中所形成的檔案的有機(jī)整體。

21、聯(lián)合全宗：兩個(gè)或兩個(gè)以上的全宗聯(lián)合體。但是這種聯(lián)合不是人為拼湊式的聯(lián)合，而是一種客觀的不得已的聯(lián)合。

22、全宗補(bǔ)充形式：檔案館中常有許多檔案無(wú)法嚴(yán)格地按照全宗進(jìn)行管理，或按嚴(yán)格全宗管理起來(lái)很不方便的現(xiàn)象，為貫徹全宗原則，就必須對(duì)這些檔案采用靈活的類似于全宗的管理方法。這些方法我們稱之為全宗的補(bǔ)充形式或變通形式。全宗補(bǔ)充形式雖不是嚴(yán)格意義上的全宗，但在實(shí)際管理中卻作為正式全宗來(lái)對(duì)待并實(shí)施管理。具體的全部補(bǔ)充形式主要可以劃分為聯(lián)合全宗、匯集全宗、檔案匯集三種。

23、匯集全宗：匯集全宗又稱全宗匯集。一種由若干獨(dú)立全宗人為地匯集而成的全宗補(bǔ)充形式。其所匯集的全宗，必須是檔案數(shù)量極少、各自按獨(dú)立全宗管理起來(lái)確實(shí)很不方便的小全宗。匯集全宗內(nèi)部應(yīng)按各小全宗的重要程度、關(guān)系緊密程度等順序排列，不能將各小全宗的檔案真正混淆起來(lái)。

24、檔案匯集：由若干全宗所屬不明或其所屬全宗已不復(fù)存在的檔案匯集而成的一種全宗補(bǔ)充形式。組建檔案匯集必須充分考慮檔案之間的關(guān)系和聯(lián)系，所組建成的檔案匯集必須有確定的名稱（題目），不能組建大雜燴式的檔案匯集。檔案匯集大體有三種類型：（1）歷史事實(shí)性檔案匯集。（2）邏輯問(wèn)題性檔案匯集。（3）人物性檔案匯集。

25、全宗群：由若干具有某種聯(lián)系的全宗構(gòu)成的群體。全宗群并不是一個(gè)實(shí)體性的保管單位，也不是一個(gè)確實(shí)的秩序?qū)哟魏凸芾韺哟危侨谥系囊粋€(gè)“虛類”，一個(gè)觀念性的概念。全宗群對(duì)于檔案管理只具有宏觀的理論觀念性意義，并無(wú)實(shí)際的管理操作意義。

26、大流水編號(hào)法：大流水編號(hào)又稱順序流水編號(hào)法。即一個(gè)檔案館對(duì)其所有全宗接進(jìn)館順序用自然整數(shù)由小到大順序編號(hào)，第一個(gè)進(jìn)館的全宗就編為1號(hào)，第二個(gè)進(jìn)館的全宗就編為2號(hào)，依次類推。這種 編號(hào)方法的優(yōu)點(diǎn)：一是簡(jiǎn)便實(shí)用，且符合唯一性和系統(tǒng)性要求；二是全宗號(hào)同時(shí)反映全宗進(jìn)館的先后順序和全宗數(shù)量。

27、全宗內(nèi)檔案分類：把立檔單位所形成的檔案，按其來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間或其他形式特征，劃分為若干類別，使其進(jìn)一步條理化、秩序化。這一工作一般由檔案室承擔(dān)。

28、個(gè)人全宗：個(gè)人全宗又稱人物全宗。某一著名人物或著名家族所形成的檔案有機(jī)整體。

29、案卷：檔案基本的個(gè)體保管單位，是由若干互有聯(lián)系的文件構(gòu)成的組合體。立檔單位在日常工作中形成的文件，在作為檔案移交給機(jī)關(guān)檔案部門保存（即歸檔）之前，均要按照檔案部門的要求將其組合成一個(gè)個(gè)便于管理的案卷（即立卷）。

30、檔號(hào)：全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案件號(hào)、卷內(nèi)文件所在頁(yè)號(hào)或件號(hào)的合稱。通常簡(jiǎn)稱為全宗號(hào)，目錄號(hào)，卷號(hào)，頁(yè)號(hào)或件號(hào)。檔號(hào)事檔案實(shí)體最基本的秩序號(hào)，在檔案管理中具有基礎(chǔ)性管理作用。如果沒(méi)有檔號(hào)，檔案管理工作就無(wú)法正常有效地進(jìn)行。檔號(hào)若出現(xiàn)混亂，檔案管理活動(dòng)也將出現(xiàn)混亂。

31、立檔單位與全宗歷史考證：是一種對(duì)立檔單位及其全宗檔案基本情況進(jìn)行概況性敘述說(shuō)明的文字材料，在檔案管理和整個(gè)檔案管理工作中具有重要作用。這種文字材料的作用相當(dāng)于一個(gè)全宗及其立檔單位概況的說(shuō)明書，不僅可用于對(duì)檔案管理工作進(jìn)行觀念性的指導(dǎo)，而且可以作為一種介紹報(bào)道工具在日后的提供利用工作中發(fā)揮作用。立檔單位與全宗歷史考證一般由檔案室負(fù)責(zé)撰寫。

32、檔案管理工作：是建立檔案實(shí)體秩序，使所保存的檔案有序化、條理化，為整個(gè)檔案管理工作創(chuàng)建秩序化的管理對(duì)象基礎(chǔ)的工作。

33、立檔單位：凡具有社會(huì)獨(dú)立性的組織或個(gè)人，其所形成的檔案就可以構(gòu)成一個(gè)全宗，該組織或個(gè)人在檔案學(xué)術(shù)語(yǔ)中被稱為立檔單位或全宗構(gòu)成者。

34、組織全宗：是一個(gè)具有社會(huì)獨(dú)立性的社會(huì)組織在其社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中所形成的檔案有機(jī)整體，是全宗的整體性。

35、檔案保管期限表：用表冊(cè)的形式列舉檔案的來(lái)源、內(nèi)容和形式并指明檔案保管期限的指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)性文件。它是檔案館、檔案室鑒定 檔案的價(jià)值，確定檔案保管期限的依據(jù)。

36、直接鑒定法：鑒定檔案價(jià)值的基本方法，直接、具體地審查檔案，通常把這種方法稱為直接鑒定法。直接鑒定法要求檔案鑒定人員逐件審查檔案材料，從它的內(nèi)容、作者、名稱、可靠程度等方面，全面考查、分析、確定其價(jià)值，不能只根據(jù)文件題名、名稱、文件目錄、案卷題名、案卷目錄等確定檔案的價(jià)值。

37、檔案鑒定：所謂檔案鑒定，就是指對(duì)檔案價(jià)值的評(píng)價(jià)和預(yù)測(cè)，是對(duì)檔案社會(huì)有用性的評(píng)價(jià)和預(yù)測(cè)。

38、檔案價(jià)值鑒定原則：在檔案鑒定工作中，要從國(guó)家和人民的整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點(diǎn)判定檔案的價(jià)值。

39、檔案保管：“保管”一詞在檔案學(xué)中有廣義與狹義之分。廣義上的保管就是指管理；狹義上的保管是指檔案管理工作的八項(xiàng)基本內(nèi)容之一，即對(duì)已經(jīng)整理好已存入庫(kù)房及其柜架中的檔案進(jìn)行的日常維護(hù)、保護(hù)性管理工作。

40、檔案代理卡：檔案代理卡又稱代卷卡，是一種行之有效的微觀管理手段。即預(yù)設(shè)若干空白的或印有確定欄目的卡片備用，每從庫(kù)房中調(diào)出一個(gè)或一組卷號(hào)相連的案卷，就隨手填寫一張代理卡插入在所調(diào)出案卷的位置上，還卷時(shí)再將其取下。代理卡實(shí)際是案卷不在其位時(shí)的代替物。

41、全宗卷：全宗卷是對(duì)全宗的重要管理工作和手段。各檔案館必須作為一項(xiàng)基本的工作制度建立全宗卷。

42、“八防”：一般是指防火、防潮、防水、防霉、防蟲(chóng)、防光、防塵、防盜，這基本上囊括了對(duì)檔案實(shí)體可能造成的所有自然的和人為的因素，是庫(kù)房管理工作的重要內(nèi)容。

43、檔案存放位置索引：是以表冊(cè)或卡片形式將檔案在庫(kù)房及裝具中存放秩序情況如實(shí)記錄和反映出來(lái)，以指引檔案工作人員對(duì)檔案的調(diào)取、歸還和其他日常管理的一種記錄、引導(dǎo)性的管理工具。

44、檔案檢索：對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的存儲(chǔ)和根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作。

45、檔案信息存儲(chǔ)：將檔案中具有檢索意義的特征標(biāo)識(shí)出來(lái)，加以編排，形成檢索工具和檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程。

46、檔案檢索效率：在檢索過(guò)程中滿足利用者需要的全面性和準(zhǔn)確性程度。

47、交替類目：對(duì)于具有多重屬性的類目，在不同的上位類下均予以列出，以便從不同角度檢索該類檔案；同時(shí)，又要規(guī)定該類檔案實(shí)際的歸屬類目，以防止同一內(nèi)容檔案的分散。規(guī)定的實(shí)際歸屬類目稱為“使用類目”，其他虛設(shè)的類目稱為“交替類目”或“選擇類目”。這樣既反映了該類目的多重屬性，又有效地保證了同類檔案的集中。

48、復(fù)分表：復(fù)分表又稱輔助表。為了使分類表簡(jiǎn)單，對(duì)分類表中某些具有共性的類目，從主表中抽出來(lái)，分別匯編成各種復(fù)分表?！吨腥A人民共和國(guó)檔案分類表》中的復(fù)分表有兩種，一種是適用于整個(gè)分類表各大類的，稱為通用復(fù)分表；另一種是僅適用于某一類目的各下屬類目或若干相近類目的復(fù)分表，稱為專類復(fù)分表。

49、《中國(guó)檔案主題詞表》：一部由反映檔案內(nèi)容的主題詞和詞間關(guān)系組成的規(guī)范化詞典。是進(jìn)行檔案主題標(biāo)引和主題檢索的詞語(yǔ)控制工具。主要供檔案館（室）及文書處理部門標(biāo)引和檢索檔案、文件、資料之間。

50、限定注釋：指明該主題詞的使用范圍（包括時(shí)間或空間），用圓括號(hào)注在款目主題詞之后，作為該主題詞的組成部分。

51、含義注釋：說(shuō)明該主題詞的特定內(nèi)容，用圓括號(hào)注在主題詞之下，不作為主題詞的組成部分。

52、范疇索引：范疇索引又稱為范疇分類索引。它是將主表中的全部主題詞按照既定的類目分類排列，以便按類查詞的一種輔助工具。

53、檔案著錄：在編制檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。所謂內(nèi)容特征，就是指對(duì)檔案主題的揭示，表現(xiàn)為檔案的分類號(hào)、主題詞、提要等記錄項(xiàng)。

54、段落符號(hào)式：將著錄項(xiàng)目分為若干段落，每個(gè)項(xiàng)目之間用符號(hào)區(qū)分開(kāi)來(lái)的著錄格式。這種格式每一著錄項(xiàng)目的字?jǐn)?shù)不受限制，并與《文獻(xiàn)著錄總則》的規(guī)定相一致。

55、文件編號(hào)：文件制發(fā)過(guò)程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人賦予文件的順序號(hào)。包括發(fā)文字號(hào)、科研實(shí)驗(yàn)報(bào)告流水號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類文件的統(tǒng)編號(hào)和圖號(hào)等。

56、檔號(hào)：檔案館（室）在整理或管理檔案的過(guò)程中對(duì)檔案的編號(hào)。通常包括全宗號(hào)、案卷目錄、案卷號(hào)、件號(hào)或頁(yè)號(hào)。

57、檔案標(biāo)引：在檔案著錄過(guò)程中，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標(biāo)識(shí)的過(guò)程。

58、概念轉(zhuǎn)換：在確定了文件的主題概念之后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)換為檢索語(yǔ)言標(biāo)出，這個(gè)過(guò)程即為概念轉(zhuǎn)換。

59、目錄：將檔案的著錄條目按照一定的次序編排而成的檢索工具。60、索引：將檔案及其組合的某一內(nèi)部或外部特征及其出處按照一定的原則和方法排列起來(lái)的檢索工具。

61、指南：以文章敘述的方式，綜合介紹檔案情況的一種工具。如全宗指南、專題指南和檔案館指南。

62、案卷目錄：以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序編制而成的檢索工具。

63、案卷文件目錄（全引目錄）：案卷文件目錄又稱“卷內(nèi)文件目錄匯集”或“全引目錄”。它將全宗內(nèi)的案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄匯集成冊(cè)，兼有案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄之功能。

64、全宗目錄：一種介紹檔案館所有全宗狀況的檢索工具。它的內(nèi)容包括全宗的名稱、全宗號(hào)、全宗內(nèi)案卷數(shù)量及起止年代。

65、主題目錄：根據(jù)主題法的原理，將檔案的主題按字順排列的一種目錄欄。

66、檔案館指南：全面、系統(tǒng)介紹館藏檔案情況的工具書。又稱全宗介紹。

67、全宗指南：揭示檔案館內(nèi)某一全宗檔案情況的工具書。又稱全宗介紹。

68、專題指南：介紹和報(bào)道檔案館中反映某一特定題目檔案的工具書。又稱為專題介紹。

69、檢索策略：人們進(jìn)行檢索的方案和計(jì)劃。

70、查全率：檔案檢索滿足利用者要求的全面程度，即檢索出的有關(guān)檔案與全部有關(guān)檔案的百分比。

71、查準(zhǔn)率：檔案檢索滿足利用者要求的準(zhǔn)確程度，即檢索出的有關(guān)檔案與檢索出的全部檢索檔案的百分比。72、分類目錄：是根據(jù)體系分類法的原理，以分類號(hào)為排檢項(xiàng)，依據(jù)檔案分類表的體系組織起來(lái)的一種檢索工具。

73、檔案提供利用工作：檔案提供利用工作，亦稱檔案利用服務(wù)。檔 案館（室）以所收藏的檔案文化財(cái)富為依據(jù)，通過(guò)一定的方式與方法，直接提供檔案信息，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。74、檔案證明：檔案館（室）根據(jù)有關(guān)檔案用戶的詢問(wèn)和申請(qǐng)，為核 查某種事實(shí)，根據(jù)館藏（室）檔案中記載情況而摘抄編寫的一種書面 證明材料。制發(fā)檔案證明，是檔案收藏部門開(kāi)展檔案提供利用服務(wù)的 方式之一。

75、檔案咨詢服務(wù)：檔案收藏部門答復(fù)用戶詢問(wèn)、指導(dǎo)其利用檔案信 息資源的一種服務(wù)方式。

76、檔案閱覽服務(wù)：檔案館、室在特定的場(chǎng)所開(kāi)辟閱覽室，向有關(guān)檔 案用戶提供檔案信息服務(wù)的一種服務(wù)方式。這是目前我國(guó)檔案收藏部 門提供檔案信息服務(wù)的一種主要形式。

77、檔案展覽與陳列服務(wù)：檔案收藏部門按照一定的主題以展出檔案 原件或其復(fù)制品的方式，系統(tǒng)地揭示和介紹檔案館（室）藏中有關(guān)檔 案的內(nèi)容與成分的一種具體方式。

78、檔案用戶需求研究工作:檔案用戶需求研究工作，是檔案利用服 務(wù)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。它是通過(guò)一定的方式與方法，在深入調(diào)查、掌握檔案用戶需求材料的基礎(chǔ)上，揭示各類用戶的需求特點(diǎn)與規(guī)律的 一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。

79、學(xué)術(shù)利用需求：在檔案中查找有關(guān)學(xué)術(shù)研究所需的檔案信息材料，是一種推理性的利用。

80、實(shí)際利用需求：在檔案中查找可以直接用于工作、生產(chǎn)或科研等 方面的相關(guān)信息材料，這種利用需求主要同行政管理、生產(chǎn)管理、科 研管理等有關(guān)。

81、開(kāi)放檔案:一般可以公開(kāi)的和保密期滿的檔案，解除“封閉”向 社會(huì)開(kāi)放，允許檔案用戶在履行簡(jiǎn)便手續(xù)后，即可通過(guò)一定的方式，進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用。

82、檔案解密：根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，解除檔案文件上原來(lái)的保密等級(jí)，使之成為可以向社會(huì)公開(kāi)開(kāi)放的非保密檔案。83、檔案降密：通過(guò)一定的方式與方法，降低檔案文件原有的保密等 級(jí)。

84、檔案編研：檔案工作人員以館（室）藏檔案為基礎(chǔ)所進(jìn)行的編輯 和研究工作。其內(nèi)容主要包括以下4個(gè)方面：編輯檔案史料和現(xiàn)行文 件匯編，編輯檔案文摘匯編，編寫檔案參考資料，編史修志。85、檔案文摘：對(duì)檔案原文的縮寫，它以簡(jiǎn)練的文字概要地揭示檔案 文件的主要內(nèi)容，是一種檔案的次文獻(xiàn)。檔案文摘可以作為一種檢索 工具編制和使用。

86、檔案參考資料：根據(jù)檔案內(nèi)容加工編寫的一種書面材料，如大事 記、組織沿革、專題概要、會(huì)議簡(jiǎn)介、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集等。它所提供給 利用者的不是檔案原件或復(fù)制件，而是對(duì)檔案內(nèi)容經(jīng)過(guò)研究、綜合而 加工編寫成的作品。

87、大事記：按時(shí)間順序記載一定范圍內(nèi)發(fā)生的重大事件和重要活動(dòng) 的參考資料。

88、組織沿革：系統(tǒng)記載一個(gè)機(jī)關(guān)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機(jī) 構(gòu)和人員編制等方面變革情況的參考資料。組織沿革有兩個(gè)突出的特 點(diǎn)：即內(nèi)容的專題性、事實(shí)的連續(xù)性。

89、專題概要：用文章敘述的形式簡(jiǎn)要說(shuō)明和反映某一方面的工作、生產(chǎn)或其他社會(huì)現(xiàn)象、自然現(xiàn)象的發(fā)展、變化情況的檔案參考資料。90、會(huì)議簡(jiǎn)介：簡(jiǎn)要敘述會(huì)議過(guò)程和基本情況的檔案參考資料。是將 重要會(huì)議的基本情況編寫成介紹材料，對(duì)于利用者了解會(huì)議簡(jiǎn)況、總 結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、查證某一問(wèn)題或籌辦新的會(huì)議具有很好的參考價(jià)值。91、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集：以數(shù)字的形式反映一定地區(qū)或某一方面基本情況 的參考資料。統(tǒng)計(jì)數(shù)字的匯集把檔案中分散記述的各方面數(shù)據(jù)按專題 匯集起來(lái)，具有數(shù)據(jù)集中、系統(tǒng)、內(nèi)容簡(jiǎn)單明了等特點(diǎn)。 92、檔案文獻(xiàn)編篡：按照一定的作者、專題或文種等特征，把檔案文 件選編成冊(cè)，在一定的范圍使用或公開(kāi)出版。

93、檔案登記：對(duì)檔案管理活動(dòng)中所有重要的事實(shí)、行為和數(shù)據(jù)進(jìn)行 隨時(shí)隨地的記錄的過(guò)程。其內(nèi)容總體上可分為檔案狀況登記和檔案工 作登記兩部分。

94、檔案統(tǒng)計(jì)設(shè)計(jì)：是檔案統(tǒng)計(jì)工作的前期準(zhǔn)備階段，實(shí)際上包括決 策與設(shè)計(jì)兩個(gè)步驟，即作出實(shí)施某次具體統(tǒng)計(jì)行為的決策，并根據(jù)決 策提出的任務(wù)和目標(biāo)，制定出切實(shí)可行的具體工作方案。

95、檔案統(tǒng)計(jì)：運(yùn)用一系列專門的統(tǒng)計(jì)技術(shù)和方法，對(duì)檔案工作領(lǐng)域 中的種種現(xiàn)象、狀態(tài)、趨勢(shì)等進(jìn)行量的描述與分析研究，為工作決策 提供堅(jiān)實(shí)可靠的數(shù)據(jù)支持。

96、統(tǒng)計(jì)整理：統(tǒng)計(jì)工作全過(guò)程的“中間制作”階段。即對(duì)經(jīng)統(tǒng)計(jì)調(diào) 查所獲取的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行分組、歸類、審核、計(jì)算等處理，使之規(guī)范 化、系統(tǒng)化的工作活動(dòng)。其目的是為下一階段的統(tǒng)計(jì)分析提供系統(tǒng)、規(guī)范的數(shù)據(jù)。

97、統(tǒng)計(jì)分析：統(tǒng)計(jì)工作的最后階段，即對(duì)統(tǒng)計(jì)整理的結(jié)果進(jìn)行分析、研究、最終形成統(tǒng)計(jì)結(jié)論的工作。

98、人事檔案：國(guó)家機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中直接產(chǎn)生出來(lái)的，是能夠反映個(gè)人的經(jīng)歷、德才能績(jī)，工作表現(xiàn)的，并且是以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的歷史記錄。人事檔案是一種專門檔案，它主要包括干部檔案、工人檔案、學(xué)生檔案、軍人檔案等四大類。99、人事檔案正副本：人事檔案分為正本和副本。人事檔案的正本是 由全面地反映一個(gè)人的歷史和現(xiàn)實(shí)情況的全部人事檔案材料構(gòu)成。人 事副本是由反映一個(gè)人主要情況的材料構(gòu)成，副本內(nèi)容的材料，通常 是由正本中的履歷材料、鑒定材料、考核材料、學(xué)歷材料、審查結(jié)論 材料、處分決定、任免材料、工作級(jí)別等主要材料的重復(fù)件或復(fù)制件 構(gòu)成。

100、人事檔案的收集：人事檔案管理部門根據(jù)本機(jī)關(guān)人事管理權(quán)限 的范圍及人事檔案的收集歸檔范圍，將有關(guān)部門形成的人事檔案集中 起來(lái)，統(tǒng)一保管的工作。

101、人事檔案鑒別：人事檔案管理部門根據(jù)人事檔案的歸檔范圍、要求、對(duì)收集起來(lái)歸檔的文件進(jìn)行審查甄別，判定文件真?zhèn)魏捅４鎯r(jià) 值，確定能否歸入人事檔案。鑒別工作是維護(hù)人事檔案材料真實(shí)性的 重要手段，是人事檔案工作中一個(gè)不可缺少的環(huán)節(jié)。

102、人事檔案的整理：將收集起來(lái)并經(jīng)過(guò)鑒別的人事檔案，按照有 關(guān)規(guī)定和要求，以個(gè)人為全宗，進(jìn)行分類、排序、編號(hào)、登記目錄、技術(shù)加工、書寫卷名和裝訂成卷，并在此基礎(chǔ)上不斷地對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn) 行補(bǔ)充的活動(dòng)。

103、人事檔案的清理：為了落實(shí)黨的干部、知識(shí)分子、僑務(wù)等方面 的政策，機(jī)關(guān)人事檔案部門需要根據(jù)有關(guān)文件規(guī)定及組織對(duì)某一人員 問(wèn)題的復(fù)查、平反結(jié)論，或?qū)υ幏譀Q定的改正意見(jiàn)，把存入人事檔 案中的冤、假、錯(cuò)案材料和未查證核實(shí)的材料清理出來(lái)，分別進(jìn)行處 理。同時(shí)，存入新的復(fù)查平反結(jié)論或改正處理意見(jiàn)，使人事檔案內(nèi)容 能真正反映本人的真實(shí)面貌。這樣一種清出、存入檔案材料的活動(dòng)，叫做人事檔案的清理工作。

104、人事檔案調(diào)整底賬：人事檔案部門除了堅(jiān)持日常登記工作外，還需要在一定時(shí)間內(nèi)對(duì)檔案的收入、轉(zhuǎn)出登記帳進(jìn)行清理調(diào)整，這項(xiàng) 工作稱為調(diào)整底賬。

105、人事檔案的轉(zhuǎn)遞：人事檔案管理工作部門之間，人事檔案管理 部門與形成人事檔案材料部門及利用部門之間轉(zhuǎn)出和接收人事檔案 或人事材料的活動(dòng)。它是人事檔案管理工作中一項(xiàng)經(jīng)常性的業(yè)務(wù)。106、會(huì)計(jì)檔案：機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織在經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表等具有保存價(jià)值并作為歷史記錄保存起來(lái)的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。

107、會(huì)計(jì)檔案整理：將零散的和需要進(jìn)一步條理化得會(huì)計(jì)文件、通過(guò)科學(xué)的分類、組合、立卷、排列和編目，組成一個(gè)有序體系的過(guò)程。108、聲像檔案：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、教育、軍事等活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的以音響、形象等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。亦稱音像檔案、視聽(tīng)檔案。

109、照片檔案：照片是采用感光材料，利用攝影的方法形成的單個(gè)畫面。照片檔案是一種專門性檔案。

110、磁帶錄音、錄像檔案：利用電生磁原理、磁記錄設(shè)備可將記錄的信息轉(zhuǎn)變成信息號(hào)，使文件載體的磁性層發(fā)生選擇性磁化來(lái)保存信息；通過(guò)磁重放設(shè)備又將文件載體磁性層上的磁信號(hào)轉(zhuǎn)變成電信號(hào)重放出來(lái)。通過(guò)這種磁記錄形成錄音、錄像磁帶，把其中具有保存價(jià)值的東西留存下來(lái)就是錄音、錄像檔案。

111、電子文件：以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體之中，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?/p>

112、電子檔案：將電子文件歸檔后即形成電子檔案。電子檔案的全 部信息是以數(shù)字式代碼加以存儲(chǔ)的，信息的編碼和解碼過(guò)程都由計(jì)算 機(jī)完成；利用時(shí)須借助計(jì)算機(jī)等機(jī)器設(shè)備轉(zhuǎn)換或成原有的文字或圖像 形態(tài)，因此人們亦稱電子檔案稱為“數(shù)字式檔案”。

113、電子文件邏輯歸檔：電子檔案歸檔的一種形式，它是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和存儲(chǔ)位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過(guò)程。

114、電子文件物理歸檔：電子檔案的一種方式，是把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)中的電子文件集中傳輸?shù)姜?dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上，從而實(shí)現(xiàn)向檔案部門進(jìn)行移交的過(guò)程。

115、電子檔案整理工作：是指在計(jì)算機(jī)中對(duì)文件分門別類，形成一個(gè)邏輯系統(tǒng)的過(guò)程。

第二篇：管理學(xué)概念

羅賓斯《管理學(xué)》

第一篇

第一章 管理與組織導(dǎo)論

管理者：通過(guò)協(xié)調(diào)和監(jiān)督其他人的活動(dòng)達(dá)到組織目標(biāo)。

管理者劃分為：基層管理者，中層管理者，高層管理者。

管理：通過(guò)協(xié)調(diào)和監(jiān)督他人的活動(dòng)，有效率和有效果的完成工作。

效率：指以盡可能少的投入獲得盡可能多的產(chǎn)出。正確的做事。

效果：所從事的工作和活動(dòng)有助于組織達(dá)到其目標(biāo)。做正確的事。

管理職能：計(jì)劃：定義目標(biāo)，制定戰(zhàn)略以獲取目標(biāo)，以及制定計(jì)劃和協(xié)調(diào)活動(dòng)的過(guò)程。，組織：包括決定應(yīng)該從事哪些任務(wù)，應(yīng)該由誰(shuí)來(lái)從事這些任務(wù)，這些任務(wù)怎么分類和歸集，誰(shuí)向誰(shuí)報(bào)告，以及在哪一級(jí)作出決策的過(guò)程。領(lǐng)導(dǎo)：激勵(lì)下屬、幫助解決群體沖突、影響工作中的個(gè)體或團(tuán)隊(duì)、選擇最有效的溝通渠道，或者以任何方式處理雇員的行為問(wèn)題時(shí)，他們就是在履行領(lǐng)導(dǎo)職能。控制：評(píng)估事情是否在按計(jì)劃進(jìn)行。

管理角色：人際關(guān)系角色：指涉及人與人的關(guān)系以及其他具有禮儀性和象征性職責(zé)的角色，掛名首腦、領(lǐng)導(dǎo)者、和聯(lián)絡(luò)者。信息傳遞角色：涉及接受、收集和傳播信息，包括監(jiān)聽(tīng)者、傳播者和發(fā)言人。決策制定角色：作出抉擇的活動(dòng)，它包括四種決策制定角色作出抉擇的活動(dòng)，它包括四種決策制定角色，即企業(yè)家、混亂駕馭者、資源分配者和談判者。

管理技能：技術(shù)技能：熟練完成特定工作所需的特定領(lǐng)域的知識(shí)和技術(shù)。人際技術(shù)：包括與單獨(dú)的個(gè)人或群體中的其他成員和睦相處 的能力的重要性。概念技能：是管理者對(duì)抽象、復(fù)雜情況進(jìn)行思考和概念化的技能。另外還有，溝通技能，效果技能。組織：是對(duì)人員的一種精心的安排，以實(shí)現(xiàn)某些特定的目的。包括：明確的目的，精細(xì)的結(jié)構(gòu)，人員。

第二篇 定義管理者的領(lǐng)地

第三章 組織文化與環(huán)境：約束力量

管理萬(wàn)能論：管理者對(duì)組織的成敗負(fù)有直接責(zé)任。管理象征論：組織成敗在很大程度上歸因于管理者無(wú)法控制的外部力量。管理的只有決定權(quán)取決于兩個(gè)維度參數(shù)：組織環(huán)境和組織文化。

組織文化：它是組織成員共有的價(jià)值觀、行為準(zhǔn)則、傳統(tǒng)習(xí)俗和做事的方式，她影響了組織成員的行為方式。包括的維度：關(guān)注細(xì)節(jié)、成果導(dǎo)向、員工導(dǎo)向、團(tuán)隊(duì)導(dǎo)向、進(jìn)取性、穩(wěn)定性、創(chuàng)新與風(fēng)險(xiǎn)承受力。強(qiáng)文化和弱文化：強(qiáng)文化指強(qiáng)烈堅(jiān)持并廣泛共享基本價(jià)值觀的文化，比弱文化對(duì)雇員的影響更大。

員工如何學(xué)習(xí)文化：故事，儀式，有形信條，語(yǔ)言。

當(dāng)今管理者面臨的組織文化問(wèn)題：創(chuàng)建道德的文化，創(chuàng)建創(chuàng)新的文化創(chuàng)建回應(yīng)顧客的文化，精神境界和組織文化。

工作場(chǎng)所精神境界：這是一種文化，組織價(jià)值觀通過(guò)社會(huì)背景下有意義的工作來(lái)滿足組織及員工的需要。具有精神境界文化的組織認(rèn)識(shí)到，既有思想又有靈魂的人，會(huì)尋求工作中的意義和目標(biāo)，希望與他人建立聯(lián)系，并成為整個(gè)社會(huì) 的一員。精神境界組織傾向于五個(gè)文化特點(diǎn)：意義明確的目的，關(guān)注個(gè)體發(fā)展，信任與開(kāi)放，給員工授權(quán)，容忍員工表達(dá)自己。

環(huán)境：外部環(huán)境：指能夠?qū)M織績(jī)效造成潛在影響的外部力量和機(jī)構(gòu)。具體環(huán)境：包括哪些對(duì)管理者的決策和行動(dòng)產(chǎn)生直接影響并與實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)直接相關(guān)的要素，由四個(gè)要素：顧客、供應(yīng)商、競(jìng)爭(zhēng)者、壓力集團(tuán)。一般環(huán)境的要素：經(jīng)濟(jì)條件、政治/法律條件、社會(huì)文化條件、人口條件、技術(shù)條件、全球條件。環(huán)境對(duì)管理在的影響：環(huán)境的不確定性由兩個(gè)維度決定：組織環(huán)境的變化程度（動(dòng)態(tài)環(huán)境和穩(wěn)態(tài)環(huán)境）和復(fù)雜程度（組織環(huán)境中的要素?cái)?shù)量以及組織所擁有的與這些要素相關(guān)的知識(shí)廣度）。利益相關(guān)群體關(guān)系管理：雇員、顧客、社會(huì)和政治活動(dòng)團(tuán)體、競(jìng)爭(zhēng)者、貿(mào)易和行業(yè)協(xié)會(huì)、政府、媒體、供應(yīng)商、社區(qū)、股東、工會(huì)。

第四章 全球環(huán)境中的管理

全球觀：民族中心論、多國(guó)中心論、全球中心論。

全球化經(jīng)營(yíng)：跨國(guó)公司，多國(guó)公司，全球公司，跨國(guó)或無(wú)邊界組織，初始全球化組織。

組織如何走向全球化：（最低限度的全球投資）全球外購(gòu)，到出口和進(jìn)口、許可證經(jīng)營(yíng)、特許經(jīng)營(yíng)，到（重大的全球投資）戰(zhàn)略聯(lián)盟、合資企業(yè)、外國(guó)子公司。

在全球環(huán)境中進(jìn)行管理：法律—政治環(huán)境，經(jīng)濟(jì)環(huán)境（市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)），文化環(huán)境（民族文化）

第五章 社會(huì)責(zé)任與管理道德

古典觀點(diǎn)：主張管理當(dāng)局唯一的社會(huì)責(zé)任就是利潤(rùn)的最大化。社會(huì)經(jīng)濟(jì)學(xué)觀點(diǎn)：認(rèn)為管理當(dāng)局的社會(huì)責(zé)任不只是創(chuàng)造利潤(rùn)，還包括保護(hù)和增進(jìn)社會(huì)福利。社會(huì)義務(wù)到社會(huì)相應(yīng)再到社會(huì)責(zé)任。管理的綠色化。

共享的組織價(jià)值觀：指導(dǎo)管理者的決策和行動(dòng)，塑造員工行為，影響營(yíng)銷效果，建立團(tuán)隊(duì)精神。核心價(jià)值觀：顧客滿意度、道德/誠(chéng)實(shí)，責(zé)任對(duì)他人的尊重，開(kāi)放式的溝通，盈利性，團(tuán)隊(duì)工作，創(chuàng)新/變革，持續(xù)學(xué)習(xí)，良好的工作環(huán)境，多樣化，社區(qū)服務(wù)，信任，社會(huì)責(zé)任，安全，授權(quán)，員工工作滿意度，娛樂(lè)

影響管理道德的因素。

道德發(fā)展階段：前習(xí)俗水平，習(xí)俗，原則。調(diào)節(jié)因素：個(gè)人特征（自我強(qiáng)度：衡量個(gè)人自信心強(qiáng)度的一種個(gè)性尺度；控制點(diǎn)：衡量人們相信自己掌握自己命運(yùn)程度的個(gè)性特征。），結(jié)構(gòu)變量（組織的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)：目標(biāo)的使用、績(jī)效評(píng)估系統(tǒng)和報(bào)酬分配程序），組織文化，問(wèn)題強(qiáng)度（對(duì)不道德的輿論、危害的可能性、后果的直接性、與受害者的接近程度、影響的集中性、危害的嚴(yán)重性）。

改善道德行為：雇員甄選、道德準(zhǔn)則和決策規(guī)則、高層領(lǐng)導(dǎo)者的領(lǐng)導(dǎo)、工作目標(biāo)和績(jī)效評(píng)估、道德培訓(xùn)、獨(dú)立的社會(huì)審計(jì)、正式的保護(hù)機(jī)制。

第六章 制定決策：管理者工作的本質(zhì)

決策制定過(guò)程：1.識(shí)別決策問(wèn)題2.確認(rèn)決策標(biāo)準(zhǔn)3.為決策標(biāo)準(zhǔn)分配權(quán)重4.開(kāi)發(fā)備著-擇方案5.分析備擇方案6.選擇備擇方案7.實(shí)施備擇方案8.評(píng)估決策結(jié)果。

制定決策：理性決策、有限理性決策、和直覺(jué)決策（潛意識(shí)的心里過(guò)程、基于價(jià)值觀或道德的決策、基于經(jīng)驗(yàn)的決策、影響發(fā)動(dòng)的決策、基于認(rèn)知的決策）。

結(jié)構(gòu)良好問(wèn)題和程序化決策：管理者通常是依據(jù)系統(tǒng)化的程序、規(guī)則或政策來(lái)制定這類決策。（程序是指相互關(guān)聯(lián)的一系列順序的步驟；規(guī)則：一種明確的成述，它告訴管理者能做什么和不能做什么；政策：指南）。結(jié)構(gòu)不良問(wèn)題和非程序化決策。決策制定條件：確定性、風(fēng)險(xiǎn)性、不確定性。

決策風(fēng)格：命令型、分析型、概念型、行為型。

決策制定的偏見(jiàn)和錯(cuò)誤：自負(fù)、即時(shí)滿足、錨定效應(yīng)、選擇性認(rèn)知、證實(shí)、框架效應(yīng)、有效性、典型性、隨機(jī)性、沉沒(méi)成本、自利性、后見(jiàn)。

當(dāng)今世界決策的制定：理解文化差異，掌握退出的時(shí)機(jī)，使用有效的決策制定過(guò)程（一個(gè)有效決策的特點(diǎn)：1.聚焦于重要事務(wù)2.具有邏輯性和連貫性3.承認(rèn)主管和客

觀的想法，并把直覺(jué)和分析結(jié)合起來(lái)4.要求具備解決特定困境所必需的大量信息5.促進(jìn)并指導(dǎo)了相關(guān)信息和觀點(diǎn)的搜集6.簡(jiǎn)單明確、可靠、易于使用、靈活）。

第七章 計(jì)劃的基礎(chǔ)

計(jì)劃工作：包含定義組織的目標(biāo)，制定全局戰(zhàn)略以實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，以及開(kāi)發(fā)一組廣泛的相關(guān)計(jì)劃以整合和協(xié)調(diào)組織的工作。

目標(biāo)類型：財(cái)務(wù)目標(biāo)和戰(zhàn)略目標(biāo)。描述目標(biāo)的另一種方式：真實(shí)目標(biāo)，描述目標(biāo)。計(jì)劃的類型：描述計(jì)劃的方式：寬度（戰(zhàn)略的和運(yùn)營(yíng)的）、時(shí)間框架（長(zhǎng)期的和短期的）、具體性（方向性的和具體的）、使用頻率（一次性和持續(xù)性）。

設(shè)立目標(biāo)和開(kāi)發(fā)計(jì)劃：

傳統(tǒng)目標(biāo)設(shè)立過(guò)程：高層管理目標(biāo)——事業(yè)部管理者目標(biāo)——職能部門管理者目標(biāo)——當(dāng)個(gè)雇員目標(biāo)。

設(shè)計(jì)良好的目標(biāo)的特征：是以結(jié)果而不是以行為表述的；是可度量和定量化的；具有清楚的時(shí)間框架；具有挑戰(zhàn)性但卻是可達(dá)到的；是書面的；是與組織的有關(guān)成員溝通的。

目標(biāo)設(shè)立步驟：1.審視組織的使命2.評(píng)估可獲得的資源3.在制定目標(biāo)時(shí)同時(shí)考慮相關(guān)的因素4.寫下你的目標(biāo)5.評(píng)估結(jié)果以判斷目標(biāo)是否達(dá)到。

計(jì)劃工作的權(quán)變因素：組織的層次、環(huán)境的不確定性、未來(lái)投入的持續(xù)時(shí)間（承諾概念：意味著計(jì)劃應(yīng)該擴(kuò)展到未來(lái)足夠長(zhǎng)的期限，以滿足這些承諾和投入的實(shí)現(xiàn)）。計(jì)劃工作當(dāng)前面臨的問(wèn)題：

對(duì)計(jì)劃工作的批評(píng)：1.計(jì)劃可能會(huì)造成剛性2.動(dòng)態(tài)的環(huán)境是難以計(jì)劃的3.正式計(jì)劃不能代替直覺(jué)和創(chuàng)造性4.計(jì)劃工作有可能將管理者的注意力集中在今天的競(jìng)爭(zhēng)而不是明天的生存5.正式的計(jì)劃會(huì)強(qiáng)化成功，但也會(huì)因此導(dǎo)致失敗6.僅有計(jì)劃是不夠的。動(dòng)態(tài)環(huán)境下有效的計(jì)劃工作。

第八章 戰(zhàn)略管理

戰(zhàn)略管理就是管理者為制定組織戰(zhàn)略而做的工作。組織戰(zhàn)略是決定組織長(zhǎng)期績(jī)效的決策和行動(dòng)。商業(yè)模式：是一種戰(zhàn)略設(shè)計(jì)，指導(dǎo)公司如何從戰(zhàn)略、工作流程、工作活動(dòng)中獲利。公司商業(yè)模式的重點(diǎn)有兩方面：1.顧客是否會(huì)重視公司提供的產(chǎn)品和服務(wù)；2.公司能否從中獲利。

戰(zhàn)略管理之所以重要，其一所以組織都面臨著不斷變化的形勢(shì)。其二，考慮到組織的本質(zhì)，組織由不同的部門、職能和工作活動(dòng)組成，需要戰(zhàn)略管理協(xié)調(diào)。其三，因?yàn)樗鼤?huì)涉及管理者制定的許多決策。

戰(zhàn)略管理過(guò)程：

確定組織當(dāng)前的使命、目標(biāo)和戰(zhàn)略，外部分析和內(nèi)部分析，構(gòu)造戰(zhàn)略，實(shí)施戰(zhàn)略，評(píng)估結(jié)果。

步驟一：確定組織當(dāng)前的使命、目標(biāo)和戰(zhàn)略。

步驟二：外部分析：機(jī)會(huì)和威脅。

步驟三：內(nèi)部分析：一個(gè)組織的資源是指它的資產(chǎn)，包括金融資產(chǎn)、實(shí)物資產(chǎn)、人員和無(wú)形資產(chǎn)，組織利用這些資源為顧客開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)、提供產(chǎn)品和服務(wù)。能力是開(kāi)展企業(yè)工作活動(dòng)所需的技能。公司創(chuàng)造價(jià)值的主要能力和技能就是核心競(jìng)爭(zhēng)力。資源和核心競(jìng)爭(zhēng)力都決定組織的競(jìng)爭(zhēng)手段。優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)。

內(nèi)外部分析的結(jié)合被稱為SWOT分析。

步驟四：構(gòu)造戰(zhàn)略：戰(zhàn)略主要有三種類型：公司層戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)層戰(zhàn)略和智能層戰(zhàn)略。步驟五：實(shí)施戰(zhàn)略。如何激勵(lì)中層和基層管理者以執(zhí)行組織的特定戰(zhàn)略，就成為戰(zhàn)略實(shí)施的重要一環(huán)。

步驟六：評(píng)估結(jié)果。對(duì)戰(zhàn)略有效性進(jìn)行評(píng)估，決定需要作出哪些必要的調(diào)整，從而組織達(dá)到目標(biāo)。

組織戰(zhàn)略的類型：包括公司層戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)層戰(zhàn)略、智能層戰(zhàn)略。

公司層戰(zhàn)略決定了公司所開(kāi)展的、應(yīng)當(dāng)開(kāi)展的或希望開(kāi)展的業(yè)務(wù)以及開(kāi)展這些業(yè)務(wù)所要做的工作，它建立在組織的使命、目標(biāo)和組織業(yè)務(wù)單元將發(fā)揮的作用的基礎(chǔ)之上。

公司層的戰(zhàn)略主要有三種：

增長(zhǎng)戰(zhàn)略、穩(wěn)定性戰(zhàn)略和更新戰(zhàn)略。增長(zhǎng)戰(zhàn)略的結(jié)果可能是組織增加了銷售收入和雇員數(shù)量，提高了市場(chǎng)占有率和其他數(shù)量指標(biāo)?？梢圆扇〖谢?、縱向一體化、橫向一體化和多元化等。當(dāng)一個(gè)組織集中精力于其主營(yíng)業(yè)務(wù)并通過(guò)擴(kuò)大主營(yíng)業(yè)務(wù)中所提供的產(chǎn)品數(shù)量和所服務(wù)的市場(chǎng)范圍來(lái)發(fā)展時(shí)，通過(guò)集中化就能實(shí)現(xiàn)增長(zhǎng)。公司也可能選擇縱向一體化的方式增長(zhǎng)，也就是試圖對(duì)輸入（后向一體化）、輸出（前向一體化）或同時(shí)對(duì)二者進(jìn)行控制。對(duì)于后向一體化，組織試圖控制它的輸入從而擁有自己的供應(yīng)商，在縱向一體化中，組織通過(guò)自己分銷控制了產(chǎn)出（產(chǎn)品和服務(wù)）。對(duì)于橫向一體化，公司是通過(guò)合并同一產(chǎn)業(yè)的其他組織的方式實(shí)現(xiàn)增長(zhǎng)的，即合并競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的業(yè)務(wù)。但是合并可能降低一個(gè)產(chǎn)業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)水平。最后，組織還能通過(guò)多元化發(fā)展實(shí)現(xiàn)增長(zhǎng)，包括相關(guān)多元化和非相關(guān)多元化。相關(guān)多元化是指公司提過(guò)合并或收購(gòu)相關(guān)產(chǎn)業(yè)不同業(yè)務(wù)的公司而實(shí)現(xiàn)增長(zhǎng)。非相關(guān)多元化是指公司提過(guò)收購(gòu)或兼并不同產(chǎn)業(yè)、不同業(yè)務(wù)的公司而實(shí)現(xiàn)增長(zhǎng)。

穩(wěn)定性：穩(wěn)定性戰(zhàn)略是一種公司層戰(zhàn)略，其特征是基本對(duì)公司現(xiàn)有業(yè)務(wù)不進(jìn)行重大的變革。這種戰(zhàn)略的一些做法包括：通過(guò)提供同樣的產(chǎn)品和服務(wù)持續(xù)不斷地服務(wù)于同樣的客戶，保持市場(chǎng)份額，維持公司的現(xiàn)有業(yè)務(wù)。這樣的公司既不會(huì)前進(jìn)，也不會(huì)后退。盡管有關(guān)組織不想發(fā)展似乎有些奇怪，但是有時(shí)候組織的資源和核心競(jìng)爭(zhēng)力達(dá)到了極限，進(jìn)一步擴(kuò)展業(yè)務(wù)可能會(huì)不利于它未來(lái)的成功。什么時(shí)候管理者決定穩(wěn)定性戰(zhàn)略最合適的選擇呢：其一，可能是行業(yè)處于巨變時(shí)期，外部力量積聚變化，使得未來(lái)不確定。在這時(shí)候，管理者可能會(huì)決定應(yīng)采取的審慎行動(dòng)時(shí)靜觀其變。其二，是行業(yè)遭遇低增長(zhǎng)或零增長(zhǎng)的時(shí)候，就像糖果和巧克力這個(gè)行業(yè)。這段穩(wěn)定時(shí)期能為他們提供充足的時(shí)間來(lái)分析公司的戰(zhàn)略選擇。其三，小企業(yè)的所有者和管理者往往都是有目的的選擇采用穩(wěn)定性戰(zhàn)略。

更新。當(dāng)一個(gè)組織陷入困境，需要采取一些措施。管理者應(yīng)當(dāng)制定戰(zhàn)略，消除導(dǎo)致公司績(jī)效下降的組織劣勢(shì)。這些戰(zhàn)略稱為更新戰(zhàn)略。更新戰(zhàn)略有兩種類型，其一，緊縮戰(zhàn)略是在績(jī)效問(wèn)題并不嚴(yán)重的情況下使用的一種短期更新戰(zhàn)略。當(dāng)組織面對(duì)績(jī)效困境時(shí)，緊縮戰(zhàn)略有助于穩(wěn)定經(jīng)營(yíng)，激活組織的資源，并重新使其恢復(fù)競(jìng)爭(zhēng)力。其二，如果一個(gè)組織的問(wèn)題變得更嚴(yán)重，利潤(rùn)不只是下降，而是沒(méi)有利潤(rùn)，這要采取更為極端的戰(zhàn)略，就是扭轉(zhuǎn)戰(zhàn)略，是當(dāng)組織的績(jī)效問(wèn)題更嚴(yán)重時(shí)使用的一種更新戰(zhàn)略。以上兩種戰(zhàn)略，管理者都會(huì)消減成本，重組組織業(yè)務(wù)。

公司業(yè)務(wù)組合分析：當(dāng)組織的公司戰(zhàn)略包含多種業(yè)務(wù)時(shí)，管理者可以運(yùn)用公司業(yè)務(wù)組合矩陣來(lái)對(duì)業(yè)務(wù)組合進(jìn)行管理。其一，BCG矩陣：現(xiàn)金牛（低增長(zhǎng)，高市場(chǎng)份額），明星（高增長(zhǎng)，高市場(chǎng)份額），問(wèn)號(hào)（高增長(zhǎng)，低市場(chǎng)份額），瘦狗（低增長(zhǎng)，低市場(chǎng)份額）

業(yè)務(wù)層（或競(jìng)爭(zhēng)性）戰(zhàn)略：

注重組織應(yīng)該怎樣在每項(xiàng)業(yè)務(wù)上展開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)。對(duì)于只有一條業(yè)務(wù)線的小型組織和沒(méi)有實(shí)行多元化的大型組織，競(jìng)爭(zhēng)性戰(zhàn)略僅僅描述了公司如何在她的主要市場(chǎng)進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)。對(duì)于有多項(xiàng)業(yè)務(wù)的正在，每一個(gè)業(yè)務(wù)都應(yīng)該有它自己的戰(zhàn)略，這些戰(zhàn)略定義了該業(yè)

務(wù)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、其服務(wù)的顧客以及應(yīng)該提供的產(chǎn)品和服務(wù)。當(dāng)一個(gè)組織有多種不同業(yè)務(wù)，每一種業(yè)務(wù)又相對(duì)獨(dú)立和有自己的戰(zhàn)略時(shí)，通常稱這樣的部門為戰(zhàn)略業(yè)務(wù)單元。

競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)是使組織別具一格、與眾不同的特色，這種與眾不同的特色來(lái)自組織的核心能力。

作為競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的質(zhì)量。保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略五種競(jìng)爭(zhēng)力量共同決定了產(chǎn)業(yè)的吸引力和盈利性：新加入者的威脅、替代威脅、購(gòu)買者的議價(jià)能力、供應(yīng)商的議價(jià)能力、現(xiàn)有的競(jìng)爭(zhēng)者。三種戰(zhàn)略：成本領(lǐng)先戰(zhàn)略、差異化戰(zhàn)略、聚焦戰(zhàn)略。

成本領(lǐng)先戰(zhàn)略：低成本領(lǐng)導(dǎo)者積極尋求在生產(chǎn)、營(yíng)銷和其他運(yùn)營(yíng)領(lǐng)域中的高效率，制造費(fèi)用保持在盡可能低的水平上，企業(yè)想方設(shè)法消減低成本。

差異化戰(zhàn)略：尋求提供不同的產(chǎn)品并得到顧客廣泛認(rèn)同的公司，差異化來(lái)源于與眾不同的質(zhì)量、獨(dú)樹(shù)一幟的服務(wù)、創(chuàng)新的設(shè)計(jì)、技術(shù)的潛在能力或者杰出的品牌形象，關(guān)鍵在于產(chǎn)品和服務(wù)的屬性必須使公司有別于它的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，并足以創(chuàng)造價(jià)格的溢價(jià)，這種溢價(jià)超過(guò)了差異化所增加的成本。

聚焦戰(zhàn)略：目的是在狹窄的利基市場(chǎng)上尋求成本優(yōu)勢(shì)（成本聚焦），或差異化優(yōu)勢(shì)（差異化聚焦）。換言之，管理者選擇產(chǎn)業(yè)中特定的細(xì)分市場(chǎng)或顧客群，而不是試圖服務(wù)于廣闊的市場(chǎng)。聚焦戰(zhàn)略目的是開(kāi)發(fā)狹窄的細(xì)分市場(chǎng)，這些細(xì)分市場(chǎng)的劃分可以基于產(chǎn)品品種、最終消費(fèi)者類型、分銷渠道或者消費(fèi)者的地理分布。盡管對(duì)于更小規(guī)模的企業(yè)而言，聚焦戰(zhàn)略可能是最有效選擇，但是，也有大型企業(yè)成功地運(yùn)用了聚焦戰(zhàn)略。

三分律：在諸多行業(yè)中，三大主要玩家如何主導(dǎo)市場(chǎng)。

職能層戰(zhàn)略：是組織不同的職能部門用來(lái)支持其業(yè)務(wù)或競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略的戰(zhàn)略。

當(dāng)今環(huán)境下的資料管理：戰(zhàn)略靈活性（認(rèn)識(shí)外部環(huán)境的主要變化、快速轉(zhuǎn)移資源和意識(shí)到這里決策不起作用的能力），組織戰(zhàn)略的新方向（：電子商務(wù)助理、顧客服務(wù)戰(zhàn)略、創(chuàng)新戰(zhàn)略）

第三篇：檔案管理學(xué)

一、檔案：

1、定義：檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成，保存?zhèn)洳榈母鞣N形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)的記錄。

2、基本含義：檔案是各種組織和個(gè)人在其特定的社會(huì)活動(dòng)中積累而成的；檔案是保存?zhèn)洳榈奈募粰n案內(nèi)容的記錄方式和載體是多種多樣的；檔案是原始的歷史記錄。

二、現(xiàn)行組織單位檔案的接收：

1、期限：省以上機(jī)關(guān)應(yīng)將永久保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存20年左右；省轄市和縣級(jí)以下機(jī)關(guān)應(yīng)將永久、長(zhǎng)期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存10年左右，再向有關(guān)檔案館移交。

2、辦法：逐年接收：現(xiàn)行組織單位每年將保管期滿的檔案向檔案館移交一次；

定期接收：現(xiàn)行組織單位每隔一定時(shí)期將所有保管期滿的檔案向檔案館移交一次。

3、要求：（1）進(jìn)館檔案應(yīng)保持全宗的完整性，一個(gè)單位的全部檔案應(yīng)該作為一個(gè)整體，統(tǒng)一歸入一個(gè)檔案館，不能隨意分散。（2）規(guī)定移交的檔案，應(yīng)該由有關(guān)單位收集齊全，按照規(guī)定整理好。（3）與檔案有關(guān)資料、立檔單位的組織沿革、全宗介紹及其他有關(guān)檢索工具，隨同檔案一并接收。

三、撤銷組織單位檔案的接收的要求：

1、由撤銷單位組織人力，負(fù)責(zé)整理好，然后再向有關(guān)的檔案館移交。

2、撤銷單位的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個(gè)單位的，其檔案不得隨之分散，仍作為原單位檔案的一部分，按全宗整體移交有關(guān)檔案館，或由其中一個(gè)單位完整地代管。

3、單位撤銷或者合并時(shí)，如有尚未處理完畢的文件，要移交應(yīng)受理這些文件的新單位繼續(xù)處理，并作為新單位的檔案加以保存。

四、全宗構(gòu)成的條件：

1、定義：確定檔案全宗劃分的界限，研究擁有檔案的單位能否成為一個(gè)立檔單位。

2、條件：（1）可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文。（最基本的）

（2）設(shè)有會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃。

（3）設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。

3、考察規(guī)定有關(guān)單位職權(quán)的法規(guī)性、領(lǐng)導(dǎo)性文件和實(shí)際活動(dòng)，這些單位的文書處理工作、印信和單位的名稱等情況。

五、立檔單位和全宗劃分：

1、我國(guó)各級(jí)政府機(jī)關(guān)、企業(yè)和事業(yè)單位等，一般都建有共產(chǎn)黨、共青團(tuán)以及其他群眾組織，這些組織和機(jī)關(guān)的行政機(jī)構(gòu)，是密切聯(lián)系的一個(gè)整體，應(yīng)當(dāng)作為一個(gè)立檔單位。它們所形成的的檔案，是一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)互有聯(lián)系的檔案整體，應(yīng)當(dāng)構(gòu)成一個(gè)全宗。

2、省級(jí)機(jī)關(guān)：（1）中共省委的檔案，劃分為一個(gè)全宗，其中紀(jì)律檢查委員會(huì)的檔案單獨(dú)構(gòu)成全宗。（2）省直屬機(jī)關(guān)黨委的檔案應(yīng)單獨(dú)構(gòu)成全宗。（3）省級(jí)政協(xié)、工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)、各民主黨派和工商聯(lián)等的檔案各為一個(gè)全宗。（4）省人大常委會(huì)、省人民政府的檔案各為一個(gè)全宗。（5）省級(jí)各委、廳、院、行、社等的檔案各為一個(gè)全宗。（6）省級(jí)各廳、局所屬院、校、所、工廠、公司等下屬機(jī)構(gòu)的檔案，單獨(dú)構(gòu)成全宗。（7）省級(jí)各廳、局所派駐省內(nèi)外各地的臨時(shí)工作機(jī)構(gòu)的檔案一般不單獨(dú)構(gòu)成全宗，歸入各有關(guān)廳局的檔案全宗。

3、地、市、縣級(jí)機(jī)關(guān)：（1）中共地、市、縣委的檔案各為一個(gè)全宗。（2）中共地、市、縣紀(jì)律檢查委員會(huì)的檔案各為一個(gè)全宗。（3）地、市、縣直屬機(jī)關(guān)常委的檔案各為一個(gè)全宗。

（4）地、市、縣工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)、政協(xié)的檔案分別各位一個(gè)全宗。（5）市、縣人大常委會(huì)的檔案各為一個(gè)全宗。（6）行政公署，市、縣人民政府的檔案各為一個(gè)全宗。（7）地、市、縣級(jí)各局、行、院的檔案分別各為一個(gè)全宗。（8）地、市、縣各級(jí)企事業(yè)單位的檔案分別構(gòu)成全宗。

六、立檔單位的變化和全宗的劃分：

1、從單位的政治性質(zhì)方面考察：

（1）被推翻了的舊政權(quán)機(jī)關(guān)和革命后建立的人民政府機(jī)關(guān)，其檔案各自構(gòu)成全宗。

（2）解放前各個(gè)歷史時(shí)期所存在的不同政權(quán)，其檔案應(yīng)各自構(gòu)成全宗。

（3）解放前成立而在解放后被人民政府接管并繼續(xù)存在的某些事業(yè)單位，檔案一般應(yīng)分別構(gòu)成全宗；一般的學(xué)校和其他事業(yè)單位，解放前后形成的檔案，也可統(tǒng)作一個(gè)全宗。

（4）黨派、政治團(tuán)體、宗教組織在各個(gè)歷史時(shí)期和解放前后，只要其主旨和組織成分的基本構(gòu)成沒(méi)有根本性的變化，檔案何時(shí)何地形成，都應(yīng)構(gòu)成一個(gè)全宗。

2、從單位的基本職能方面考察：

（1）凡是新成立的并具有一定獨(dú)立性的機(jī)關(guān)，檔案構(gòu)成新的全宗。

（2）非機(jī)關(guān)基本職能的根本變化：機(jī)關(guān)職能與工作范圍的擴(kuò)大或縮??；機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整；機(jī)關(guān)工作地點(diǎn)的變更；機(jī)關(guān)名稱的變更；領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的改變；由于某種原因機(jī)關(guān)曾暫時(shí)停止一段時(shí)間的工作。

（3）臨時(shí)機(jī)構(gòu)一般不單獨(dú)建立全宗，其檔案應(yīng)納入其主管機(jī)關(guān)檔案全宗統(tǒng)一管理。但屬于黨委、政府直接領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行全面性的任務(wù)，為期比較長(zhǎng)的，應(yīng)建立單獨(dú)全宗。

（4）如果兩個(gè)機(jī)關(guān)合署辦公，而文件時(shí)分別處理的，所形成的檔案，應(yīng)分別構(gòu)成全宗。合署辦公前后各自形成的檔案，一般應(yīng)屬于一個(gè)全宗。

七、復(fù)式分類法：

1、——組織機(jī)構(gòu)分類法：首先把全宗內(nèi)檔案按分開(kāi)，然后在每個(gè)下面再分組織機(jī)構(gòu)。適用于立檔單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)變化不復(fù)雜的全宗。

2、組織機(jī)構(gòu)——分類法：首先把全宗內(nèi)檔案按組織機(jī)構(gòu)分開(kāi)，然后在組織機(jī)構(gòu)下面再分。適用于立檔單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)多年一直固定，或在比較穩(wěn)定的基礎(chǔ)上有所調(diào)整的全宗，多用于撤銷機(jī)關(guān)檔案和歷史檔案。

3、——問(wèn)題分類法：先把全宗內(nèi)檔案按分開(kāi)后，在下面再分問(wèn)題。多用于組織機(jī)構(gòu)變化復(fù)雜，或由于機(jī)構(gòu)之間分工不明確、文書工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機(jī)構(gòu)以及沒(méi)有內(nèi)部機(jī)構(gòu)或內(nèi)部機(jī)構(gòu)非常簡(jiǎn)單而無(wú)必要按組織機(jī)構(gòu)分類等情況。

4、問(wèn)題——分類法：先把全宗內(nèi)檔案按問(wèn)題分開(kāi)后，在每個(gè)問(wèn)題下面再分。多適用于撤銷機(jī)關(guān)檔案和歷史檔案。

八、分類方案：又稱“分類大綱”，表列各個(gè)類目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要。

九、案卷組合方法：

1、按問(wèn)題立卷（最廣泛）：“問(wèn)題”是指文件內(nèi)容技術(shù)和反映的某方面的工作問(wèn)題或涉及的人物、事件、事物等。具有靈活性。

2、按作者立卷：“作者”是指撰寫和執(zhí)法文件的機(jī)關(guān)、機(jī)關(guān)內(nèi)的組織機(jī)構(gòu)或個(gè)人。適當(dāng)?shù)貐^(qū)分了文件的重要程度和保存價(jià)值。

3、按文種（名稱）立卷：把文件種類名稱相同的文件組合在一起。能較好地反映機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)，也可適當(dāng)?shù)貐^(qū)分文件的重要程度和保存價(jià)值。

4、按時(shí)間立卷：按文件形成的時(shí)間或文件內(nèi)容針對(duì)時(shí)間，將屬于同一時(shí)期的文件組合為案卷。適用于：（1）文件內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間性較強(qiáng)，針對(duì)的時(shí)間比較分明的文件；（2）同一類型的文件數(shù)量比較多，為了進(jìn)一步組合案卷，也可采用時(shí)間特征把卷立得更細(xì)些；（3）在整理歷史檔案而不采用分類法時(shí)，若干的文件集中在一個(gè)類里，為了反映文件時(shí)間聯(lián)系和便于組合，也可按、階段或其他時(shí)限特點(diǎn)組成若干案卷。

5、按地區(qū)立卷：把內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組合在一起。多用于下屬機(jī)關(guān)的某些行文、調(diào)查材料或下屬機(jī)關(guān)的來(lái)文。

6、按收發(fā)文機(jī)關(guān)立卷：將本機(jī)關(guān)與某機(jī)關(guān)就某個(gè)問(wèn)題或幾個(gè)問(wèn)題的來(lái)往文件組成案卷。

一、案卷目錄的類型：

1、以全宗為單位編制的綜合目錄

2、以全宗內(nèi)各種門類為單位編制的分冊(cè)目錄：

（1）以全宗內(nèi)檔案分類的類別為單位編制的案卷目錄。

（2）按保管期限編制的案卷目錄。

（3）按保管期限結(jié)合分類方案編制的案卷目錄。

（4）按機(jī)密程度分別編制的案卷目錄。

二、案卷目錄的結(jié)構(gòu)：

1、封面和扉頁(yè)；

2、目次；

3、序言和說(shuō)明；

4、簡(jiǎn)稱表；

5、案卷目錄表；

6、備考表。

三、鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)：

1、檔案來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)：表現(xiàn)在：它是作為國(guó)家各級(jí)檔案館確定檔案收集范圍的基本根據(jù)；機(jī)關(guān)在鑒定檔案時(shí)，應(yīng)注意區(qū)分不同的作者；在本機(jī)關(guān)制成的文件中，具體的撰寫者、制發(fā)機(jī)構(gòu)也對(duì)檔案價(jià)值產(chǎn)生影響。

2、檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)：著眼于：檔案內(nèi)容的重要性、獨(dú)特性、時(shí)效性；真實(shí)性、完備性。

3、檔案形式特征標(biāo)準(zhǔn)：文件的名稱、文件形成時(shí)間、文本、文件的外形特點(diǎn)。

4、相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)：所存檔案的完整程度；檔案內(nèi)容的可替代程度；本機(jī)關(guān)是否向檔案館移交檔案，不需要向檔案館移交檔案的機(jī)關(guān)可主要本機(jī)關(guān)的需要?jiǎng)澏n案的保管期限，而應(yīng)向檔案館移交檔案的機(jī)關(guān)還需要根據(jù)有關(guān)檔案館的要求確定某些檔案的保管期限。

四、檔案的銷毀：

1、檔案銷毀清冊(cè)：登記的順序號(hào)，案卷或文件的題名，起止日期，號(hào)碼，數(shù)量，原期限、銷毀原因、備注。

2、立檔單位和全宗簡(jiǎn)要說(shuō)明：立檔單位的成立、內(nèi)部機(jī)構(gòu)、工作職能以及撤銷的簡(jiǎn)要?dú)v史；全宗檔案的形成、報(bào)關(guān)、完整程度以及現(xiàn)存檔案的主要成分；鑒定工作的情況。

3、檔案銷毀方法：

（1）檔案銷毀清冊(cè)被批準(zhǔn)前，檔案應(yīng)系統(tǒng)地單獨(dú)保管，以便審批時(shí)檢查或未批準(zhǔn)時(shí)揀出保存。

（2）經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案一般送工廠作為原料；離的遠(yuǎn)或檔案特別機(jī)密，可自行焚毀。嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案作其他用途，更不準(zhǔn)出賣。應(yīng)指派兩名以上專人監(jiān)銷。

五、檔案著錄規(guī)則：

1、著錄項(xiàng)目：用以揭示檔案內(nèi)容和形式特征所需要的記錄事項(xiàng)。10大項(xiàng)，23小項(xiàng)。

2、標(biāo)志符號(hào)：表示不同著錄項(xiàng)目和著錄含義的標(biāo)志。

（1）著錄項(xiàng)目標(biāo)識(shí)符：注在每個(gè)著錄項(xiàng)目之前的標(biāo)志符號(hào)。

（2）著錄內(nèi)容識(shí)別符：表示對(duì)著錄項(xiàng)目中需要解釋、補(bǔ)充說(shuō)明、考證、存疑、缺字、起止連接事項(xiàng)等含義的符號(hào)。

3、著錄格式：著錄項(xiàng)目在條目中的排列順序及其表達(dá)方式。

4、著錄詳簡(jiǎn)級(jí)次、著錄用文字和著錄來(lái)源。

（1）著錄詳簡(jiǎn)級(jí)次：著錄時(shí)對(duì)檔案項(xiàng)目的取舍程度。

（2）著錄用文字必須規(guī)范化。

（3）檔案的著錄來(lái)源是被著錄檔案的本身，主要根據(jù)文頭、文尾、案卷封面、卷內(nèi)文件目錄備考表等，還可參考其他相關(guān)材料。

5、著錄項(xiàng)目細(xì)則：提名與責(zé)任者項(xiàng)、文本項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、叢編項(xiàng)、附注項(xiàng)、標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)及有關(guān)記載項(xiàng)、提要項(xiàng)、排檢與編號(hào)項(xiàng)。

六、檔案檢索工具的種類：

1、按體例分：

（1）目錄：將檔案的著錄條目按照一定次序編排而成的檢索工具。

（2）索引：將檔案中的某一內(nèi)部或外部特征及其出處按一定次序編排而成的檢索工具。

（3）指南：以文章敘述的方式綜合介紹檔案情況的檢索工具。

2、按載體形式分：

（1）書本式檢索工具：將著錄條目連續(xù)記錄并裝訂成冊(cè)的檢索工具。

（2）卡片式：將一個(gè)條目著錄于一張卡片，將卡片按一定順序排列而成的檢索工具。

（3）縮微式：以縮微攝影方式制作的以膠片為載體的檢索工具。

（4）機(jī)讀式：以磁性材料為載體的供計(jì)算機(jī)識(shí)別的檢索工具。

3、按功能分：

（1）館藏性檢索工具：反映檔案實(shí)體整理體系及其排列順序的檢索工具。

（2）查找性檢索工具：專門為各種查找而編制的，不受檔案實(shí)體排列順序的限制，從檔案的某一內(nèi)容或形式特征提供檢索途徑的檢索工具。

（3）介紹性檢索工具：介紹和報(bào)道檔案內(nèi)容及其有關(guān)情況的檢索工具。

七、正確處理利用和保密的關(guān)系：

利用與保密，從根本上來(lái)說(shuō)兩者是一致的。應(yīng)全面地理解和處理利用和保密之間矛盾統(tǒng)一的辯證關(guān)系。

要在國(guó)家和人民的利益這個(gè)大前提下，依據(jù)黨和國(guó)家的方針政策，把兩者結(jié)合起來(lái)。凡是提供利用有利于堅(jiān)持黨的四項(xiàng)基本原則，促進(jìn)安定團(tuán)結(jié)和社會(huì)主義事業(yè)的檔案信息，均應(yīng)積極地提供利用；但是檔案中的情報(bào)信息，只在一定范圍內(nèi)使用才有利于安全、安定和建設(shè)的，則應(yīng)嚴(yán)格地堅(jiān)持保密。

為了處理利用與保密關(guān)系，首先要澄清“利用危險(xiǎn)，保密保險(xiǎn)”以及歷史檔案“無(wú)密可?！钡腻e(cuò)誤思想；其次，要認(rèn)真深入地審定檔案內(nèi)容，根據(jù)時(shí)間、地點(diǎn)和條件的變化情況，調(diào)整檔案的密級(jí)，逐步擴(kuò)大開(kāi)放范圍，減少煩瑣的批準(zhǔn)手續(xù)，方便廣大利用者的正常利用。

八、開(kāi)放檔案：

1、定義：檔案管理單位根據(jù)檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的客觀規(guī)律和特點(diǎn)，依法向社會(huì)公眾和組織公開(kāi)未列入保密與豁免公開(kāi)范圍的檔案文件信息內(nèi)容，并通過(guò)有效方式及時(shí)提供給有關(guān)組織及個(gè)人，滿足其合法利用需求的社會(huì)化服務(wù)政策與措施。它是公民知情權(quán)、參政權(quán)、議政權(quán)等民主權(quán)利得以實(shí)現(xiàn)的必要保證，是國(guó)家政治民主化的重要標(biāo)志。

2、基本含義：開(kāi)放檔案必須建立在對(duì)檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的規(guī)律和特點(diǎn)的深刻理解基礎(chǔ)上；開(kāi)放檔案的范圍應(yīng)當(dāng)依法確定；開(kāi)放檔案應(yīng)通過(guò)多種渠道和方式進(jìn)行；開(kāi)放檔案既是一種利用服務(wù)政策也是一種服務(wù)措施；開(kāi)放檔案是公民民主權(quán)利得以實(shí)現(xiàn)的必要保證，也是國(guó)家政治民主化的重要標(biāo)志。

九、檔案檢索效率：

1、檢全率=檢出的有關(guān)檔案 / 全部有關(guān)檔案 X 100%

2、漏檢率=未檢出的有關(guān)檔案 / 全部有關(guān)檔案 X 100%

3、檢準(zhǔn)率=檢出的有關(guān)檔案 / 檢出的全部檔案 X 100%

4、誤檢率=檢出的不相關(guān)檔案 / 檢出的全部檔案 X 100%

第四篇：管理學(xué)概念本科復(fù)習(xí)資料

概念:

1.管理心理學(xué):又稱為行為管理學(xué),是研究人的行為心理活動(dòng)規(guī)律的科學(xué).2.所謂管理,就是對(duì)社會(huì)生產(chǎn)總過(guò)程各環(huán)節(jié)的運(yùn)動(dòng)進(jìn)行決策、計(jì)劃、指揮、監(jiān)督、組織、核

算和調(diào)節(jié)

3.個(gè)性是指一事物區(qū)別與他事物的特殊屬性。特點(diǎn)：獨(dú)特性、綜合性、穩(wěn)定性

4.氣質(zhì)是人的個(gè)性心理特征之一，指某個(gè)人典型地表現(xiàn)于心理過(guò)程的強(qiáng)度、心理過(guò)程的速

度和穩(wěn)定性以及心理活動(dòng)的指向

5.性格是指一個(gè)人表現(xiàn)在態(tài)度和行為方面的較為穩(wěn)定的心理特征。性格的特點(diǎn)：復(fù)雜性、獨(dú)特性、整體性、持續(xù)性

6.能力是與順利地完成某種活動(dòng)有關(guān)的心理特征，指?jìng)€(gè)體從事一定社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的本領(lǐng)(分

為智力、性向和成就)

7.所謂欲望是指人的需要尚未得到滿足的一種反映形式。

8.動(dòng)機(jī)指引起個(gè)人行為，維持該行為，并將此行為導(dǎo)向某一目標(biāo)的過(guò)程

9.期望指一個(gè)人根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)在一定時(shí)間里希望達(dá)到目標(biāo)或滿足需要的一種心理活動(dòng)

10.目標(biāo)管理是一種過(guò)程型的激勵(lì)理論。目標(biāo)管理是德魯克首先提出的11.激勵(lì)主要是指激發(fā)人的動(dòng)機(jī)，使人有一股內(nèi)在的動(dòng)力，朝著所期望的目標(biāo)前進(jìn)的心理活

動(dòng)過(guò)程

12.組織設(shè)計(jì):是指設(shè)計(jì)和確定各部門和工作人員的職責(zé)范圍,確定企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)系統(tǒng),確定

各部門及工作人員的相互關(guān)系,在合理分工與協(xié)作的基礎(chǔ)上,充分發(fā)揮協(xié)調(diào)配合的功能效,使全體職工齊心協(xié)力達(dá)成組織目標(biāo)

13.創(chuàng)新就是創(chuàng)新主體為了發(fā)展的需要，在一定的觀念指導(dǎo)下，以一種新穎獨(dú)特的方法，通

過(guò)艱苦、專心致志的努力，改造客體，使之產(chǎn)生有社會(huì)價(jià)值的、新穎別致的成果的活動(dòng) 14.1.管理心理學(xué)是從現(xiàn)代管理科學(xué)和行為科學(xué)發(fā)展過(guò)程中派生出來(lái)的一門新興的獨(dú)立學(xué)科.2.管理心理學(xué)給我們一個(gè)重要的啟示，就是強(qiáng)調(diào)以人為中心的管理

3.西方管理科學(xué)的發(fā)展。大體經(jīng)歷了古典管理、行為科學(xué)、現(xiàn)代管理學(xué)的3個(gè)階段

4.早期管理理論的代表人是亞當(dāng)·斯密

5.行為科學(xué)理論大致分成3個(gè)時(shí)期: 早期的人際關(guān)系理論(代表人物為美國(guó)的梅奧);行為科

學(xué)理論的形成時(shí)期;行為科學(xué)理論發(fā)展新時(shí)期

6.人的本質(zhì)是一切社會(huì)關(guān)系的總和，根據(jù)有以下幾個(gè)方面：勞動(dòng)、語(yǔ)言、思維，是人特有的屬性，是人的社會(huì)性的重要表現(xiàn).。語(yǔ)言是人類交流思想的工具。也是社會(huì)性的表現(xiàn)思維是語(yǔ)言的內(nèi)容，也是社會(huì)性的表現(xiàn)。人的一切都是社會(huì)性的，所以人也是社會(huì)的人

7.研究人為學(xué)的目的是在于調(diào)動(dòng)人的積極性

8.感覺(jué)和知覺(jué)是簡(jiǎn)單的、初級(jí)的認(rèn)識(shí)過(guò)程；思維屬于認(rèn)識(shí)的高級(jí)階段，是人所特有的認(rèn)識(shí)

活動(dòng)

9.感覺(jué)是對(duì)事物個(gè)別屬性的認(rèn)識(shí)，是認(rèn)識(shí)過(guò)程開(kāi)端

10.氣質(zhì)，具有極大的穩(wěn)定性

11.性格是個(gè)性中的重要心理特征，是區(qū)別于個(gè)性的主要心理標(biāo)志

12.管理方式及其工作環(huán)境對(duì)性格成熟有影響

13.形成欲望需要具備兩個(gè)條件：一是缺乏，二是期待。欲望有以下幾個(gè)特征：無(wú)限性、關(guān)

聯(lián)性、反復(fù)性、競(jìng)爭(zhēng)性

14.馬斯洛的學(xué)說(shuō)，在某些方面是同馬克思的觀點(diǎn)吻合15.恩格斯從物質(zhì)資料的角度第一次提出了社會(huì)主義人的需要層次

16.動(dòng)機(jī)的來(lái)源：一是內(nèi)在的條件（需要），一是外在條件（刺激

17.對(duì)個(gè)人的動(dòng)機(jī)的模式具有決定性的影響作用的因素，有以下三種：嗜好與興趣、價(jià)值觀、抱負(fù)水準(zhǔn)

18.形成期望心理的內(nèi)在、外在因素：內(nèi)在因素：目標(biāo)、目標(biāo)價(jià)值。外在因素：可行性比較

19.期望概率的概率值是人的經(jīng)驗(yàn)與能力的總和

20.期望概率的大小并不同經(jīng)驗(yàn)的多少成正比，經(jīng)驗(yàn)豐富或比較成熟的人期望概率主要表現(xiàn)

在準(zhǔn)確上

21.期望心理伴隨客觀環(huán)境及目標(biāo)變化而變化，隨著客觀環(huán)境及目標(biāo)的變化而發(fā)生不斷的變

化

22.激勵(lì)水平取決于期望值和效價(jià)的乘積

23.組織對(duì)工人不需要激勵(lì)，而是提供機(jī)會(huì)，由工人自我激勵(lì)，而自然達(dá)到組織的目標(biāo)，這

種人性假設(shè)叫做“自動(dòng)人人性假設(shè)”

24.自我概念包括3個(gè)構(gòu)成的要素：物質(zhì)自我、社會(huì)自我、精神自我25.影響態(tài)度形成的因素：需要的影響、知識(shí)的影響、團(tuán)體的影響、個(gè)人性格的影響、其他。

26.激勵(lì)，是管理心理學(xué)的核心問(wèn)題

27.心理學(xué)上對(duì)于能滿足個(gè)人需要的外在事物叫誘因，在管理上就是激勵(lì)

28.期望值模式：是指目標(biāo)的價(jià)值看得越大，實(shí)現(xiàn)的概率越高，激發(fā)的力量也越大

29.非正式組織的主要功能在于滿足個(gè)人的心理需要，因此可稱為心理社會(huì)體系

30.創(chuàng)新能力的核心因素是創(chuàng)新思維能力

31.直覺(jué)思維被大多數(shù)心理學(xué)家認(rèn)定為創(chuàng)新思維的主要形式

32.中國(guó)企業(yè)文化創(chuàng)新的三個(gè)方向：以人為本、以德為先、人為為人

33.商德的內(nèi)涵可以概括為：“誠(chéng)” “信” “和”

34.消費(fèi)者決策并非完全理智，會(huì)受主觀的情緒因素和性格影響

35.消費(fèi)者購(gòu)買行動(dòng)有幾種:連續(xù)性、交替性、間歇性、隨意性。

36.我們將擁有否決權(quán)的購(gòu)買者稱為“守門人”

37.非正式團(tuán)體一般靠幾種因素的影響：個(gè)人位置的因素；工作的性質(zhì)的因素；作息的時(shí)間

及其他因素

38.獲得安全感：個(gè)人只有屬于團(tuán)體時(shí)，才能免于孤獨(dú)的恐懼感，獲得心理上的安全感

39.滿足自我確認(rèn)的需要：通過(guò)團(tuán)體的參與，一個(gè)人不但可以體會(huì)自己是社會(huì)的一分子，且

能確認(rèn)自己在社會(huì)中的地位

40.意見(jiàn)溝通有三種要素：意見(jiàn)或信息傳遞者、收受者、傳達(dá)的內(nèi)容

41.意見(jiàn)溝通按其功能可分為兩種：工具式溝通、為滿足需要的溝通

42.意見(jiàn)溝通對(duì)組織有以下作用：搜集資料；改變行為；建立及改善人群的關(guān)系

43.影響他人改變行為的方法：權(quán)威法、脅迫法、操縱法、協(xié)助法

44.簡(jiǎn)答題:

1.管理現(xiàn)代化包括以下6個(gè)內(nèi)容:管理思想的現(xiàn)代化;管理組織的高效化;管理方法的科學(xué)化

管理技術(shù)的計(jì)算機(jī)化;管理人員的專業(yè)化;管理方式的民主化;

六個(gè)內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系，管理思想是核心，管理組織是保證，管理方法是基礎(chǔ)，管理人員是條件，管理技術(shù)是手段，管理方式是途徑

2.影響能力發(fā)展的因素：素質(zhì)、知識(shí)和技能、教育、社會(huì)實(shí)踐、勤奮

3.需要的特點(diǎn)：物質(zhì)需要和精神需要結(jié)合；勞動(dòng)創(chuàng)造與滿足需要結(jié)合；人的需要與發(fā)展生

產(chǎn)結(jié)合；人的需要與社會(huì)生活條件

4.目標(biāo)行為一般分成3類：目標(biāo)導(dǎo)向行為、目標(biāo)直接行為、目標(biāo)間接行為

5.目標(biāo)管理的整個(gè)過(guò)程分成3個(gè)階段：目標(biāo)的制定、目標(biāo)的實(shí)施和目標(biāo)成果評(píng)價(jià)

6.對(duì)職工的激勵(lì)一般遵循下列幾個(gè)原則：組織目標(biāo)與個(gè)體目標(biāo)的一致性；組織規(guī)范有利于

個(gè)體的創(chuàng)造性；組織的管理的民主參與性；建立良好的人群；形成良好的風(fēng)氣；創(chuàng)造良好的工作環(huán)境；

7.強(qiáng)化的方法：1.設(shè)置鼓舞人心的目標(biāo)；2.采用漸進(jìn)法；3.信息及時(shí)反饋；4.個(gè)人需要的滿

足

8.組織的構(gòu)成要素中的無(wú)形要素：共同的目標(biāo)；自愿效力；堅(jiān)強(qiáng)的信念；協(xié)調(diào)一致

9.創(chuàng)新的特點(diǎn)：創(chuàng)新的結(jié)果應(yīng)當(dāng)是新穎而獨(dú)特的，具有較高的社會(huì)價(jià)值的；創(chuàng)新所采用的方法必然是新穎而獨(dú)特的，不同尋常的方法；創(chuàng)新需要付出巨大的努力，需要?jiǎng)?chuàng)新主體專心致志；創(chuàng)新的主體有創(chuàng)新的欲望和動(dòng)機(jī)；創(chuàng)新是為了滿足一定的需要的10.頭腦風(fēng)暴法發(fā)四個(gè)基本原則：禁止批評(píng)；自由暢想；多多益善；借題發(fā)揮

11.創(chuàng)業(yè)心理行為的特征:前瞻性、創(chuàng)新性、風(fēng)險(xiǎn)性

12.進(jìn)行消費(fèi)者行為的研究,對(duì)銷售者來(lái)講,有如下作用:1.對(duì)開(kāi)發(fā)新的市場(chǎng)機(jī)會(huì)的作用2.對(duì)

有效地分割市場(chǎng)的作用3.對(duì)促進(jìn)目前的行銷活動(dòng)的作用4.對(duì)促進(jìn)零售的作用

13.14.15.16.論述：

1.目標(biāo)管理的作用：能集中企業(yè)每個(gè)職工的力量，保證完成企業(yè)的各項(xiàng)任務(wù);能創(chuàng)造一個(gè)培

養(yǎng)各級(jí)管理人員真正領(lǐng)導(dǎo)能力的管理環(huán)境;能促使每一個(gè)職工的工作能力的迅速提高;能充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮廣大職工的主動(dòng)性和創(chuàng)造性

2.正式組織依其所受益的對(duì)象為標(biāo)準(zhǔn)分為四種：（問(wèn)以下部門屬于哪個(gè)組織）

互益組織 如工會(huì)、俱樂(lè)部、政黨、教會(huì)、職業(yè)團(tuán)體等

商業(yè)組織 如工廠、商店、銀行、保險(xiǎn)公司等

服務(wù)組織 如醫(yī)院、學(xué)校、社會(huì)福利團(tuán)體等

公益組織 如警察、消防隊(duì)、國(guó)防部及政府機(jī)關(guān)等

第五篇：檔案管理學(xué)教案

《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》講義

第一章 檔案概論

第一節(jié) 檔案的起源與沿革

一、檔案的起源

關(guān)于檔案的起源，主要有以下四種觀點(diǎn)：

第一種觀點(diǎn)認(rèn)為：在國(guó)家誕生以后，產(chǎn)生了文字，用文字記錄國(guó)家的各種事務(wù)，就形成了檔案。

第二種觀點(diǎn)認(rèn)為：在原始社會(huì)末期產(chǎn)生了原始的文字，國(guó)家產(chǎn)生后，用文字記錄國(guó)家的各種事務(wù)，形成了檔案。

第三種觀點(diǎn)認(rèn)為：在原始社會(huì)末期產(chǎn)生了原始的文字，原始部落用這種文字記錄各項(xiàng)事務(wù)，就形成了比較原始的檔案。國(guó)家形成后，形成了比較有條理的檔案。

第四種觀點(diǎn)認(rèn)為：原始社會(huì)的結(jié)繩、刻契，就是原始的檔案，文字、國(guó)家形成后，形成了比較有條理的檔案。

第一、二種觀點(diǎn)又稱為階級(jí)社會(huì)產(chǎn)物論，又稱為文字、國(guó)家條件說(shuō)。第三、四種觀點(diǎn)又稱為原始社會(huì)產(chǎn)物說(shuō)。

二、檔案的沿革

檔案的沿革可以從以下分析： 1．載體沿革

檔案按載體可分為：甲骨檔案、金石檔案、簡(jiǎn)牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案等。

2．名稱的沿革（1）“檔案”在商代稱為“冊(cè)”；周代稱為“中”；秦漢稱為“典籍” ；魏晉以后稱“文書”、“文案”；唐、宋以來(lái)稱“文卷”、“案卷”、“案牘”。

（2）“檔案”一詞，一般認(rèn)為初見(jiàn)于清代。

順治十八年（1661年）的官府文書中，有“檔案”一詞的使用，即“查得順治十四年四月臣部題定檔案”。

康熙十九年（1680年）“起居注”：“上問(wèn)馬哈喇之父與叔父皆歿于陣，部中無(wú)檔案。” 楊賓《柳邊紀(jì)略》(成書于1707年，康熙四十六年)說(shuō)：“邊外文字，多書于木，往來(lái)傳遞者曰牌子，以削木若牌故也；存貯年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文之書于紙者，亦呼為牌子、檔子矣。”

鄭州大學(xué)文博學(xué)院王金玉、王永的文章，認(rèn)為“檔案”一詞自清崇德三年（明崇禎十一年）即開(kāi)始應(yīng)用，比《柳邊紀(jì)略》早了60年，“檔案”的原始涵義指?jìng)}庫(kù)財(cái)物類的登記簿。（見(jiàn)王金玉、王永《“檔案”詞源新證》，《中國(guó)檔案》1999年2期。）

檔，在《康熙字典》中解釋為：橫木框檔。案，在《說(shuō)文解字》中解釋為：幾屬。

由此引申，把處理一個(gè)事件的有關(guān)文書作為一案。

3．英文archive[`a:kaiv]，n.文件、記錄、檔案，相當(dāng)于中文“檔案”一詞。復(fù)數(shù)archives[`a:kaivz], n.公文保管處、檔案處、公文。

第二節(jié) 檔案的定義

列寧：“定義可能有許多，因?yàn)閷?duì)象有許多方面。” 下定義最常用的方法是：“屬”加“種差”。采用這種方法，可以給檔案下一個(gè)定義： 檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的，文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。

也可簡(jiǎn)便表述為：檔案是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的保存起來(lái)以備查考的文件。

除了這種表述外，還可以表述為：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。

為了簡(jiǎn)便起見(jiàn)，也可表述為：原始的歷史記錄。

另外再介紹《檔案法》上的定義。

《中華人民共和國(guó)檔案法》于1987年9月5日第六屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議通過(guò)，1996年7月5日第八屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十次會(huì)議修正。

第一章“總則”第二條“本法所稱的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！?/p>

這幾種定義，在基本思想上是相同的，只不過(guò)表述方法不同而已。第一種定義是把“文件”作檔案所屬，第二種定義是把“原始記錄”(歷史記錄)作為檔案的所屬，這個(gè)原始記錄指的就是國(guó)內(nèi)外常用的較為廣義的文件。所謂廣義的文件，它不僅指常規(guī)的機(jī)關(guān)文書，也包括技術(shù)文件、文藝手稿以及其它各種文件材料。

第三節(jié) 檔案定義的涵義

一、檔案來(lái)源

從形成者看來(lái)源，有三類：機(jī)構(gòu)、組織、個(gè)人。中國(guó)大陸以前不承認(rèn)個(gè)人擁有檔案合法性，不重視個(gè)人檔案，因此許多個(gè)人保存的檔案，沒(méi)有集中到一個(gè)檔案館保管，相應(yīng)地削弱了有些檔案的利用價(jià)值。而國(guó)外有些國(guó)家則不同，一些檔案管理機(jī)構(gòu)承認(rèn)個(gè)人擁有檔案，并鼓勵(lì)個(gè)人把檔案存入管理機(jī)構(gòu)，而管理機(jī)構(gòu)只起一種代為保管的作用。但是1996年公布的《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定檔案有三種所有形式：國(guó)家所有、集體所有、個(gè)人所有。

二、檔案形成

檔案是由文書轉(zhuǎn)化而來(lái)的。轉(zhuǎn)化條件有三：

（一）辦理完畢的文件才能成為檔案 所謂辦理完畢是相對(duì)而言的，主要是指完成了文書處理程序，不能理解為一切文件都要把文件中所說(shuō)的事情全部辦完，才算辦理完畢。情況有以下三種：

1．文件內(nèi)容要求馬上辦理完畢，并且已經(jīng)辦理完畢。2．文件內(nèi)容要求長(zhǎng)期執(zhí)行（辦理），但只要完成了文書處理程序也算一種，如國(guó)家的法律、條約、契約、合同、經(jīng)濟(jì)遠(yuǎn)景規(guī)劃等，只要經(jīng)過(guò)簽收、傳閱、研究討論和貫徹執(zhí)行也算辦理完畢。

3．不需要具體辦理，只需完成文書處理程序就算辦理完畢

從這個(gè)角度來(lái)看，可以說(shuō)“文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿”。

（二）具有一定查考利用價(jià)值的文件，才能成為檔案。

從這個(gè)角度來(lái)看，可以說(shuō)“文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華”。

（三）按照一定的規(guī)律保存起來(lái)的文件，才能最后成為檔案

從這個(gè)角度來(lái)看，可以說(shuō)“文件是檔案的因素，檔案是文件的組合?！?/p>

三、檔案的形式

檔案信息的記注方式很多，載體也多種多樣。

從檔案的載體上來(lái)看，有甲骨、金石、紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤等。表達(dá)方式基本有三種：文字、圖像、聲音；

從記錄方法來(lái)看，有手寫、刀刻、印刷、攝影、錄音、錄像等。

從文件名稱上看，古代有詔、誥、題本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈?，F(xiàn)代有計(jì)劃、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄等。

從類型上說(shuō)，有文書檔案、科技檔案、專門檔案。

四、檔案內(nèi)容

檔案內(nèi)容反映了人們各種社會(huì)活動(dòng)，即檔案內(nèi)容上的特征是： 1．十分豐富，無(wú)所不包

一個(gè)國(guó)家的全部檔案記載著國(guó)家的誕生和發(fā)展，政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化等各種各樣的內(nèi)容；一個(gè)機(jī)關(guān)的檔案記載著機(jī)關(guān)開(kāi)展工作和生產(chǎn)活動(dòng)的信息。從古到今的檔案，數(shù)量浩如煙海，上至天文、下至地理、中至人事，無(wú)所不包。

2．原始性

檔案是歷史的原始記錄，或說(shuō)是原始的歷史記錄，這是檔案的本質(zhì)屬性。檔案不是人們有意識(shí)編寫、加工的，而是為完成某項(xiàng)工作自然地形成的。對(duì)于后人來(lái)說(shuō)，它是第一手的資料。因此，檔案具有很大的憑證作用。

原始性和真實(shí)性的區(qū)別：

從整體上看，檔案是比較可靠的歷史記錄，但具體到每一份文件，大多數(shù)是真實(shí)的，部分檔案并非如此，主要有兩種情況：

一是形成上不真實(shí)，是假造、偽造的檔案；

二是檔案內(nèi)容失真，形成是真實(shí)的，但其內(nèi)容不真實(shí)； 因此，我們應(yīng)該辯證地看待這個(gè)問(wèn)題。一方面我們不能百分之百地不加鑒定、不加分析地相信檔案的真實(shí)和可靠性，但也不能懷疑一切。應(yīng)當(dāng)看到絕大部分的檔案是真實(shí)的、可靠的，有部分檔案是假造的、不真實(shí)的，但這些也有保存價(jià)值，不能隨意銷毀、涂改。第四節(jié) 檔案與相關(guān)事物的比較

一、檔案與圖書的比較

1．不同方面

（1）檔案并非是有意識(shí)地編寫的、杜撰的，圖書是作者為了某種目的，有意識(shí)地撰寫的。

（2）數(shù)量不同。檔案往往是原稿原件，一般只保存幾件或一件（孤本），失而不可復(fù)得，同一種圖書往往印刷成千上萬(wàn)冊(cè)。

（3）作用不同。檔案是歷史的原始記錄（并非全是真實(shí)記錄），絕大多數(shù)檔案具有信證作用，同時(shí)在社會(huì)生活各個(gè)方面都產(chǎn)生重要作用，圖書一般沒(méi)有法律信證作用，在許多方面不如檔案作用重要，圖書的作用是傳播知識(shí)。

（4）保密性不同。少部分檔案含有一定的機(jī)密，不能向社會(huì)隨意開(kāi)放（但并不排斥向某些人開(kāi)放）；圖書基本上是公開(kāi)發(fā)行，不需要保密。（但并不排斥有些“內(nèi)部交流”之類）。

（5）形式不同。檔案以單份和卷宗的形式為主，并且手寫體較多，而圖書主要是一本本裝訂完好的，印刷體占絕大多數(shù)。

2．相似之處

（1）兩者目前都以文字記錄為主

（2）都記載了人類社會(huì)的知識(shí)，都包含了一定的信息量，都是屬于信息資源的范疇。（3）在一定條件下，兩者可以互相轉(zhuǎn)化，互相彌補(bǔ)。（如利用一些檔案資料寫成圖書，由于種種原因，原檔案不見(jiàn)了，就可用所寫的圖書代為檔案）。

二、檔案與情報(bào)的比較

1．情報(bào)的本質(zhì)屬性是：

（1）情報(bào)的根本屬性之一是知識(shí)。

（2）有一定利用價(jià)值的知識(shí)才具有情報(bào)價(jià)值。

（3）情報(bào)是知識(shí)運(yùn)動(dòng)的過(guò)程之一，即情報(bào)是傳遞著的知識(shí)。2．兩者的比較

情報(bào)比檔案的內(nèi)涵豐富，涉及的范圍更廣；另一方面，它始終處于傳遞過(guò)程，是一種無(wú)形的東西，它的外在形式有圖書、資料、檔案等多種文獻(xiàn)。

三、檔案與文物的比較

文物是留存下來(lái)的具有歷史、藝術(shù)、科學(xué)價(jià)值的遺物。

大多數(shù)文物和檔案屬于兩種不同的事物，如古文化遺址、建筑、工藝品、墓葬、圖書資料等，都是文物。有部分文物是重要的歷史檔案，如歷代手稿，部分石刻、簡(jiǎn)牘、甲骨文、契約、古代書信等，這些事物就具有雙重性，部分文物和檔案具有交叉性。這些東西，明清以前的一般都保存在文博部門

四、檔案和文獻(xiàn)的比較

文獻(xiàn)的范圍相當(dāng)廣，人類歷史留下的圖書、檔案、資料等都稱為文獻(xiàn)，檔案是文獻(xiàn)其中一部分或一種文獻(xiàn)，因此說(shuō)“檔案文獻(xiàn)”是可以的。

五、檔案與資料的比較

資料一般具有參考性質(zhì)，起著推廣經(jīng)驗(yàn)、傳播知識(shí)，提供某些信息的作用。與檔案有關(guān)的資料在沒(méi)有檔案原件的情況下，就更有參考作用。保存與館藏有關(guān)的資料，可以輔助檔案提供作用，補(bǔ)充檔案的不足，還可以為檔案館工作人員的政治、文化、業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)和工作提供參考資料。

第五節(jié) 檔案的作用

一、檔案的基本作用

秦末，劉邦軍隊(duì)入咸陽(yáng)，蕭何取秦之典籍，這些典籍對(duì)治理關(guān)中起到非常重要的作用。明內(nèi)閣大學(xué)士邱濬說(shuō)檔案的作用：“今世賴之以知古，后世賴之以知今者也”。

郭沫若同志在1960年寫下《題贈(zèng)檔案館》一詩(shī)，盛贊?rùn)n案作用之的重要。

前事不忘后事師，自來(lái)墳典萃先知。猶龍柱下窺藏史，呼鳳輿前聽(tīng)誦詩(shī)。國(guó)步何由探軌跡，民情從以識(shí)端倪。上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬(wàn)枝。

總之，檔案的作用可概括為：憑證作用和參考作用。

檔案具有憑證作用，中國(guó)人常說(shuō)：“空口無(wú)憑，立字為據(jù)”、“口為空，字為宗”。

1981年3月，最高人民法院審判林彪、江青反革命集團(tuán)主犯時(shí)，先后出示和宣讀檔案、信件、日記、筆記、講話記錄、錄音等書證和物證共651次。江青等人先是抵賴，但在證據(jù)面前，不得不供認(rèn)犯罪事實(shí)。

檔案具有參考作用，檔案被稱為“未摻水的史料”。波蘭起義者繳獲康斯坦丁大公在華沙的一批外交檔案，恩格斯認(rèn)為它是揭露沙皇政府力圖分裂和統(tǒng)治西歐各國(guó)的那些陰謀的歷史的主要資料之一，至少是最可靠的資料。

二、檔案的主要作用

1．機(jī)關(guān)工作的查考憑據(jù)

檔案記錄了各種機(jī)關(guān)、單位過(guò)去活動(dòng)的狀況，其中包括行使行政職權(quán)的法律依據(jù)，處理行政事務(wù)的過(guò)程與結(jié)果以及管理活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)，它是任何一人政府、任何一個(gè)機(jī)關(guān)單位連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)。自古以來(lái)，如《周禮》中即不乏執(zhí)掌王命典法令則，“以考政事”，“以逆邦國(guó)都鄙官府之治”之類的記載?！冬F(xiàn)代檔案――原則與技術(shù)》認(rèn)為檔案“是一個(gè)政府藉以完成其工作的基本行政工具”。我們黨和國(guó)家歷來(lái)強(qiáng)調(diào)辦事要實(shí)事求是，各種機(jī)關(guān)單位為了有效地實(shí)行管理，必須切實(shí)地掌握材料。檔案可以為黨、政、軍等機(jī)關(guān)、企事業(yè)等單位的領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)管理，提供證據(jù)和咨詢資料，借以熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、進(jìn)行決策、處理各種問(wèn)題。否則，只靠記憶處理工作則有時(shí)無(wú)以為憑，或往往有失準(zhǔn)確，對(duì)間隔日久的事務(wù)難免被人遺忘。

例如，許多機(jī)關(guān)在建立和健全工作制度、進(jìn)行改革、落實(shí)各項(xiàng)政策和制訂規(guī)則等各種活動(dòng)中，大量地查考了檔案，順利地推動(dòng)了工作。有的地方檔案散失，“無(wú)案可查”，則給工作造成許多困難。事實(shí)證明，大至制定黨和國(guó)家的方針政策，小至處理機(jī)關(guān)單位的具體事務(wù)，檔案乃是行政管理的一種工具，充分發(fā)揮檔案的作用有助于克服官僚主義，提高工作效率。

2．生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)

檔案中記載了各種生產(chǎn)活動(dòng)的情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。從自然資源、生產(chǎn)手段到生產(chǎn)過(guò)程以及計(jì)劃管理和生產(chǎn)技術(shù)等各方面的信息，可以作為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)管理的科學(xué)依據(jù)和參考材料。當(dāng)今日益增多的科學(xué)技術(shù)檔案，更是進(jìn)行現(xiàn)代化生產(chǎn)管理和科學(xué)技術(shù)管理的重要條件。但是，無(wú)論普通檔案，還是科學(xué)技術(shù)等專門檔案，總的來(lái)說(shuō)，都在不同程度上和不同的方面反映了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的情況，都能為以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的現(xiàn)代化建設(shè)提供咨詢研究、統(tǒng)計(jì)監(jiān)督的情報(bào)信息，對(duì)制訂經(jīng)濟(jì)計(jì)劃，檢查和總結(jié)生產(chǎn)情況，推廣先進(jìn)生產(chǎn)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)以及防止災(zāi)害等等，都是重要的參考材料。

比如，有的地方為了切實(shí)規(guī)劃和組織農(nóng)業(yè)生產(chǎn)，查閱了幾十年作物種植面積、單產(chǎn)、總產(chǎn)、水利設(shè)施、生產(chǎn)建設(shè)、氣象雨量、管理措施、災(zāi)情記錄，綜合分析研究，制訂了適合地區(qū)特點(diǎn)、揚(yáng)長(zhǎng)避短、發(fā)揮地區(qū)優(yōu)勢(shì)的生產(chǎn)計(jì)劃，促進(jìn)了大幅度的增產(chǎn)。有些地方，查閱歷年檔案，匯總分析，找出了本地區(qū)發(fā)生水旱冰雹災(zāi)害的規(guī)律和防止經(jīng)驗(yàn)，據(jù)此采取相應(yīng)措施，防止或減輕了災(zāi)害，從而促進(jìn)了生產(chǎn)，獲得了豐收。與此相反，有些地方因?yàn)闆](méi)有檔案可考，或“有案不查”，以致生產(chǎn)計(jì)劃不當(dāng)、管理混亂、重復(fù)勞動(dòng)、返工浪費(fèi)、甚至發(fā)生事故，給國(guó)家和人民造成很多損失。大量的實(shí)踐證明，充分利用有關(guān)的檔案，對(duì)加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理，促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展，提高經(jīng)濟(jì)效益，具有直接的作用。

3．政治斗爭(zhēng)的必要工具

檔案中記載了社會(huì)、階級(jí)、經(jīng)濟(jì)、政治、法律等各方面的狀況，這些原始材料，歷來(lái)都成為階級(jí)統(tǒng)治和進(jìn)行各種政治斗爭(zhēng)的工具。在奴隸制和封建社會(huì)中，統(tǒng)治階級(jí)把檔案看作“插入鞘中的劍”，君主的“護(hù)衛(wèi)”。民國(guó)時(shí)期的檔案學(xué)著作中，也不斷載有檔案乃“政治之工具”方面的論述。我國(guó)現(xiàn)存的大量檔案，記有國(guó)內(nèi)外敵對(duì)勢(shì)力在中國(guó)所進(jìn)行的許多罪惡活動(dòng)以及中國(guó)人民進(jìn)行革命斗爭(zhēng)的情況和有關(guān)的歷史事實(shí)。我們黨和國(guó)家，一向重視利用檔案，把它作為從事政治斗爭(zhēng)的可靠根據(jù)和銳利武器。全國(guó)人民在粉碎林彪、“四人幫”幫派體系的斗爭(zhēng)中，有關(guān)機(jī)關(guān)從檔案里查取了充分的材料，揭露他們反革命的歷史面貌和各種陰謀活動(dòng)。同時(shí)，通過(guò)檔案也查證了許多同志的歷史情況，澄清了有關(guān)事實(shí)，糾正了冤、假、錯(cuò)案。在國(guó)際斗爭(zhēng)中，檔案也是維護(hù)我國(guó)主權(quán)、同霸權(quán)主義進(jìn)行斗爭(zhēng)的一種有力工具。今后，政治斗爭(zhēng)還將在一定范圍內(nèi)長(zhǎng)期存在，仍須正確發(fā)揮檔案的政治作用。

4．科學(xué)研究的可靠資料

無(wú)論是自然科學(xué)，還是社會(huì)科學(xué)、思維科學(xué)的研究，都必須詳細(xì)地占有材料，才能據(jù)以潛心鉆研，探索事物發(fā)展的規(guī)律。檔案可以從兩方面為科學(xué)研究提供豐富的歷史資料：一方面，專門進(jìn)行科學(xué)研究的原始記錄，可供現(xiàn)實(shí)的研究工作直接借鑒；另一方面，從記錄的廣泛事實(shí)和經(jīng)驗(yàn)中，為各項(xiàng)研究活動(dòng)提供大量的實(shí)驗(yàn)、觀察和理論概括的基礎(chǔ)材料。所以，檔案是科學(xué)研究的必要條件。1956年，周恩來(lái)同志在《關(guān)于知識(shí)分子問(wèn)題的報(bào)告》中指出：“為了實(shí)現(xiàn)向科學(xué)進(jìn)軍的計(jì)劃，我們必須為發(fā)展科學(xué)準(zhǔn)備一切必要的條件。在這里，具有首要意義的是要使科學(xué)家得到必要的圖書、檔案資料、技術(shù)資料和其他工作條件?！蔽覈?guó)水利、氣象、地震等方面取得的某些科研成果，也是利用幾百年來(lái)大量有關(guān)檔案材料經(jīng)過(guò)分析研究的結(jié)果。馬克思在撰寫《資本論》巨著的過(guò)程中，曾大量收集、研究和利用過(guò)工廠視察員報(bào)告、皇家鐵道委員會(huì)記錄、證詞以及其他各種文件中有關(guān)工作勞動(dòng)、童工、工資、生活、居住條件等大批原始的檔案材料，進(jìn)行了創(chuàng)造性的理論概括和闡發(fā)。所以人們常常比喻說(shuō)，它是從事科學(xué)研究不可缺少的“食糧”。

5．宣傳教育的生動(dòng)素材

檔案所以成為宣傳教育的生動(dòng)素材，因?yàn)樗詺v史性、直觀性和原始性等而見(jiàn)長(zhǎng)。

6．檔案能夠以其內(nèi)容、涵義和外形特征如實(shí)地說(shuō)明歷史上的某些事實(shí)，作為證實(shí)國(guó)家、集體和個(gè)人正當(dāng)利益的書面文件。因?yàn)闄n案在反映社會(huì)各種具體活動(dòng)的同時(shí)，也反映了當(dāng)事者應(yīng)有的合法權(quán)益，其中包括立法性質(zhì)的文件，證明文件和相互交往的各種材料。例如法律、法規(guī)、協(xié)議、合同、名單、記錄、報(bào)告與批件、書信、賬本、單據(jù)、存根等等，這些原始材料有的規(guī)定了各種社會(huì)關(guān)系、經(jīng)濟(jì)關(guān)系和政治關(guān)系的組成，有的記載了有關(guān)事件的過(guò)程，各方面承擔(dān)的權(quán)利和義務(wù)以及當(dāng)事人具有的資歷、待遇和榮譽(yù)。在這些方面發(fā)生疑問(wèn)、爭(zhēng)執(zhí)或糾紛時(shí)，檔案最能有力地說(shuō)明權(quán)益的歸屬，成為權(quán)威性的法律證書，并有一定的物證作用。長(zhǎng)期以來(lái)，為了證實(shí)國(guó)家、機(jī)關(guān)單位和個(gè)人的合法權(quán)益，檔案發(fā)揮了廣泛的作用。許多單位和個(gè)人以檔案為證據(jù)，解決了債務(wù)、產(chǎn)權(quán)和著作權(quán)等各種糾紛，證實(shí)了個(gè)人的學(xué)歷、經(jīng)歷以及工資、福利待遇方面的諸多問(wèn)題。

三、檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性

1．檔案對(duì)機(jī)關(guān)的作用和社會(huì)作用的雙重性 2．檔案機(jī)密性的遞減律

3．檔案科學(xué)文化作用的遞增律 4．實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的條件（1）受社會(huì)發(fā)展水平的限制

（2）受公眾對(duì)檔案認(rèn)識(shí)水平的限制（3）受檔案管理水平的限制

第六節(jié) 國(guó)家檔案全宗

國(guó)家檔案全宗是指國(guó)家所有的全部檔案的總和。按時(shí)期結(jié)合性質(zhì)，它可以分類如下：

先以1949年10月1日為界，分為建國(guó)前檔案和建國(guó)后檔案，建國(guó)前檔案按政治性質(zhì)分為革命政權(quán)檔案和舊政權(quán)檔案。革命政權(quán)檔案，又稱為“革命歷史檔案”，是指“五四”運(yùn)動(dòng)至建國(guó)期間中國(guó)共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)的新民主主義革命的檔案，舊政權(quán)檔案是指國(guó)民黨政府、偽滿政權(quán)、北洋政府以及歷朝歷代封建制政權(quán)、奴隸制政權(quán)的檔案。

第二章 檔案工作概論

第一節(jié) 檔案工作內(nèi)容和性質(zhì)

一、檔案工作的內(nèi)容

檔案工作的內(nèi)容有廣義和狹義兩種解釋。

1．廣義上說(shuō)，是指檔案事業(yè)所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學(xué)研究和出版工作等。

2．狹義上說(shuō)，是指檔案室和檔案館所從事檔案業(yè)務(wù)工作，即用科學(xué)原則和方法管理檔案，為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。

二、檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容

檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容有六環(huán)節(jié)之說(shuō)和八環(huán)節(jié)之說(shuō)。1．六環(huán)節(jié)之說(shuō)檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容可分為： 收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用。

其中前五環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)工作，后一環(huán)節(jié)為提供利用的工作。

2．檔案業(yè)務(wù)工作的劃分不是絕對(duì)的，隨著檔案工作的發(fā)展而發(fā)生變化，檢索和編研成為獨(dú)立的工作內(nèi)容，把它們加上去，六個(gè)環(huán)節(jié)就變成八個(gè)環(huán)節(jié)。

三、檔案工作的性質(zhì)

1．檔案工作是一項(xiàng)管理性的工作

（1）檔案工作是專門負(fù)責(zé)管理檔案的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作

（2）是某種管理工作的組成部分（3）是專門管理檔案的科學(xué)性工作 2．是一項(xiàng)服務(wù)性的工作 3．是一項(xiàng)政治性的工作

除此之外，還有“條件性、科學(xué)性”等提法。

檔案工作的基本原則

1996年9月5日公布的《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與完全，便于社會(huì)各方面的利用。這便是檔案工作的基本內(nèi)容。舊書上采用的是1950年4月16日國(guó)務(wù)院頒布的《關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定》中規(guī)定：檔案工作的基本原則是“集中統(tǒng)一地管理國(guó)家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于國(guó)家各項(xiàng)工作的利用”。我們采用比較新的提法。它由三個(gè)部分組成：

（一）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理

1．所謂統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，就是對(duì)全國(guó)檔案工作實(shí)行全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提出統(tǒng)一的方針政策，實(shí)行統(tǒng)一的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

2．所謂分級(jí)管理，是指全國(guó)檔案工作由各級(jí)檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行管理。各地方檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)，要按照國(guó)家有關(guān)檔案工作，統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本地區(qū)情況，制定本地區(qū)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本地區(qū)檔案工作。

3．所謂分專業(yè)管理，是指中央和地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)，可按照國(guó)家關(guān)于檔案工作統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本專業(yè)系統(tǒng)情況，制定本專業(yè)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本系統(tǒng)各單位的檔案工作。

4．實(shí)行黨政檔案和黨政檔案工作統(tǒng)一管理,關(guān)于黨政檔案統(tǒng)一管理，這是中國(guó)檔案工作的特點(diǎn)，全世界僅此一家。前蘇聯(lián)也是黨政檔案分開(kāi)管理。1959年以前，我國(guó)的檔案工作也是黨政檔案分開(kāi)管理，后來(lái)才高度集中在一起。

其內(nèi)容是：

（1）一個(gè)機(jī)關(guān)黨政、工、團(tuán)檔案，由機(jī)關(guān)檔案室集中管理；

（2）各級(jí)黨政機(jī)關(guān)形成具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案由中央檔案館和地方綜合性檔案館集中管理；

（3）黨的系統(tǒng)、政府系統(tǒng)的檔案工作，由檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

黨政檔案工作統(tǒng)一管理的優(yōu)點(diǎn)是：黨政檔案都是在貫徹黨的路線、方針、政策中產(chǎn)生的，有著密切的聯(lián)系，統(tǒng)一管理便于利用，黨和政府的檔案工作在管理原則、制度和方法上沒(méi)有多大差別，統(tǒng)一管理，力量集中，指導(dǎo)統(tǒng)一，黨政檔案工作統(tǒng)一設(shè)置機(jī)構(gòu)，符合精簡(jiǎn)原則。

（二）維護(hù)檔案的完整與安全

這是檔案管理最起碼的基本要求。只有保證檔案的完整與安全，才能為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。

維護(hù)檔案的完整，有兩方面的含義： 完整包括：

1．從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，保證應(yīng)該集中和實(shí)際保存的檔案不致殘缺短少。2．另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌。

安全包括：

1．力求檔案本身不受損壞，質(zhì)量延長(zhǎng)檔案壽 命，即保證檔案管理物質(zhì)安全。

2．要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。

（三）便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用----根本目的。

1．便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，體現(xiàn)著檔案工作的服務(wù)性質(zhì)。檔案工作必須不斷地提高服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，為檔案利用者盡可能地創(chuàng)造方便條件；

2．便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，是檔案工作系統(tǒng)的總目標(biāo)。全部檔案管理活動(dòng)的最終目的，都表現(xiàn)在提供檔案信息為各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐服務(wù)這個(gè)集中點(diǎn)上。作為一個(gè)系統(tǒng)，它的目的性必須明確。

3．便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，是檔案工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的出發(fā)點(diǎn)，支配著檔案工作的全過(guò)程。檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目等各項(xiàng)工作，都應(yīng)以便于利用著眼，不能脫離系統(tǒng)總目標(biāo)。

4．便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，是檢驗(yàn)檔案工作效果的主要標(biāo)準(zhǔn)。檔案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能為國(guó)家和社會(huì)作出貢獻(xiàn)，能否創(chuàng)造社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

我國(guó)檔案工作基本原則的三個(gè)組成部分，是辯證統(tǒng)一的關(guān)系。

（1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理是核心，沒(méi)有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理就不能維護(hù)檔案的安全與完整和全社會(huì)各方面的利用；

（2）離開(kāi)維護(hù)檔案的完整與安全和便于社會(huì)各方面的利用，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理就失去了它的意義。

我國(guó)檔案工作基本原則把復(fù)雜的檔案工作現(xiàn)象，高度概括為三句話，文字簡(jiǎn)明，但內(nèi)涵豐富，揭示了檔案工作的客觀規(guī)律。它不僅對(duì)指導(dǎo)我國(guó)檔案工作實(shí)踐具有重要意義，對(duì)檔案工作理論與實(shí)踐的發(fā)展有很大的貢獻(xiàn)。

第三節(jié) 檔案機(jī)構(gòu)

一、檔案室與機(jī)關(guān)檔案工作

１．關(guān)于機(jī)關(guān)檔案工作的性質(zhì)，歷來(lái)有不同提法。第一個(gè)提法：

機(jī)關(guān)檔案室是機(jī)關(guān)秘書部門性質(zhì)的一種輔助機(jī)構(gòu)，機(jī)關(guān)檔案室工作一般是機(jī)關(guān)秘書工作的一部分。

另一種的提法：機(jī)關(guān)檔案工作是一項(xiàng)機(jī)要工作或?qū)ｉT工作。第三種提法：

（1）是整個(gè)機(jī)關(guān)的組成部分，屬于機(jī)關(guān)管理和研究咨詢性質(zhì)的專業(yè) 輔助機(jī)構(gòu)。

（2）黨、政、軍等機(jī)關(guān)單位的檔案室，又是機(jī)關(guān)的機(jī)要部門之一，具有機(jī)要部門性質(zhì)。（3）從全國(guó)檔案工作來(lái)說(shuō)，檔案室又是國(guó)家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。

第四種提法：

（1）檔案室是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位統(tǒng)一管理本單位檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，主要為本單位工作、生產(chǎn)和科研服務(wù)。

（2）檔案室又是國(guó)家檔案事業(yè)組織體系基層組織，是檔案館工作的基礎(chǔ)。檔案室的上述雙重性質(zhì)，支配著檔案室的整個(gè)工作活動(dòng)。

2．基本任務(wù)

（1）對(duì)機(jī)關(guān)和各部門形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（機(jī)關(guān)檔案室不直接參加立卷工作，而由文書部門進(jìn)行，同時(shí)也有根據(jù)具體情況而具體分析的。）

（2）集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。（3）在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下，各專業(yè)主管機(jī)關(guān)或所屬單位和對(duì)本專業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

①達(dá)和貫徹有關(guān)檔案工作的方針、政策、法規(guī)和國(guó)家行政管理部門和規(guī)定、辦法等。②定本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)和所屬單位檔案工作管理辦法等。③本專業(yè)體系所屬單位和本單位的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。（4）按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)該進(jìn)館的檔案。（5）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。3．檔案室的類型

（1）機(jī)關(guān)檔案室，也稱為普通檔案室、文書檔案室。（2）科技檔案室（3）音像檔案室（4）人事檔案室（5）綜合檔案室

（6）聯(lián)合檔案室，有些類似于檔案服務(wù)中心、文件中心。

二、檔案館

（一）檔案館的性質(zhì)

根據(jù)《檔案法》和有關(guān)文件的規(guī)定，檔案館屬于黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心。

我國(guó)多數(shù)檔案館是統(tǒng)一保管黨和政府機(jī)關(guān)檔案的管理部門，所以它既是黨的機(jī)構(gòu)，又是國(guó)家機(jī)構(gòu)。

檔案館所保存的檔案，有些是有機(jī)密性的。檔案館又具有機(jī)要性。

（二）檔案館的基本職責(zé)和具體任務(wù)

檔案館的基本職責(zé)是：集中統(tǒng)一地管理黨和國(guó)家需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保管的檔案和史料，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，為現(xiàn)實(shí)的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和歷史的長(zhǎng)遠(yuǎn)需要服務(wù)。

檔案館的具體任務(wù)，主要有三個(gè)方面：

1．接收和征集本級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位具有長(zhǎng)期和永久保存價(jià)值的檔案以及有關(guān)資料，科學(xué)地管理；

2．通過(guò)多種方式，積極開(kāi)展檔案資料的利用工作； 3．參與編修史志工作。

（三）檔案館的種類

1．按地區(qū)可分為：

（1）中央級(jí)檔案館，如：中央檔案館、中國(guó)第一歷史檔案館、中國(guó)第二歷史檔案館、中國(guó)電影資料館等；

（2）地方檔案館，又有省（自治區(qū)、直轄市）、地區(qū)（市、自治州）、縣級(jí)檔案館，如：北京市檔案館、新疆維吾爾自治區(qū)檔案館、柳州地區(qū)檔案館、桂林市檔案館、呼瑪縣檔案館。

2．按專業(yè)可分為：

（1）綜合檔案館，如中央檔案館、四川省檔案館等。

（2）專門檔案館，如中國(guó)人民解放軍檔案館、中國(guó)照片檔案館、各地城市建設(shè)檔案館等。

3．按地區(qū)結(jié)合專業(yè)可分為：中央級(jí)綜合檔案館（如：中央檔案館）、中央級(jí)專業(yè)檔案（如：中國(guó)照片檔案館）、地方綜合性檔案館（如：天津市檔案館）、地方專業(yè)性檔案館（如：上海市城市建設(shè)檔案館）。

三、檔案行政管理機(jī)構(gòu)

1．檔案行政管理機(jī)構(gòu)的性質(zhì)是黨和國(guó)家指導(dǎo)和管理檔案工作的行政部門。既是黨的機(jī)構(gòu)，也是政府機(jī)構(gòu)。

2．檔案行政管理機(jī)構(gòu)的基本任務(wù)為：（1）制定方針、法規(guī)性文件、規(guī)章制度。（2）對(duì)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（3）制定發(fā)展規(guī)劃，籌建檔案館。

（4）提出鑒定檔案的原則和標(biāo)準(zhǔn)，研究和審查保存價(jià)值、保管期限等方面的問(wèn)題，監(jiān)督銷毀。

（5）組織并指導(dǎo)理論和技術(shù)研究，提出方案。（6）召開(kāi)會(huì)議，研究問(wèn)題，交流經(jīng)驗(yàn)。（7）發(fā)展檔案專業(yè)教育，評(píng)定職稱。（8）組織檔案的利用工作

（9）黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)交辦的有關(guān)檔案工作的其它事宜。

四、檔案機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系 各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系是：

上級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)，對(duì)下級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督的關(guān)系； 檔案行政管理機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案館和檔案室等檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督關(guān)系； 機(jī)關(guān)檔案室和檔案館之間，具有檔案交接關(guān)系；各級(jí)檔案館（室）之間，均無(wú)隸屬關(guān)系，但有一定的協(xié)作關(guān)系。

第三章 收集工作

第一節(jié) 收集工作概述

一、收集工作的內(nèi)容和意義

（一）收集工作的內(nèi)容

1．檔案室對(duì)本單位需要?dú)w檔的檔案的接收。2．檔案館對(duì)所轄區(qū)域內(nèi)現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷單位的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案的接收。3．對(duì)歷史檔案的接收和征集工作。

（二）收集工作的意義

1．收集工作是檔案部門積累檔案的手段，它為檔案工作提供了物質(zhì)對(duì)象。因此它是檔案工作的起點(diǎn)及第一個(gè)環(huán)節(jié)。

2．收集工作是檔案集中統(tǒng)一管理的重要內(nèi)容和一項(xiàng)首要的具體措施。3．收集工作質(zhì)量的高低直接影響到檔案的整理、鑒定和利用等工作。

4．收集工作是檔案部門和社會(huì)各方面發(fā)生聯(lián)系的重要環(huán)節(jié)之一，因此它要求的政策性強(qiáng)，工作方法靈活多樣。

二、應(yīng)該注意的問(wèn)題

1．豐富館（室）藏，（1）我國(guó)檔案的平均值是相當(dāng)少的。從國(guó)外比較來(lái)看，我國(guó)檔案數(shù)量是很少的，原因在于：很多機(jī)關(guān)保留有數(shù)量龐大的檔案，沒(méi)有歸檔或沒(méi)有向檔案館移交，另外，很多二級(jí)單位的檔案長(zhǎng)期沒(méi)有歸宿，有些檔案館的館藏結(jié)構(gòu)不合理，非常單一。（注意過(guò)去文書檔案和關(guān)于方針政策方面的檔案，忽略了收集各種專業(yè)檔案及歷史檔案)（2）豐富館藏的方法。

擴(kuò)大收集范圍，檔案館不僅要接收一級(jí)單位的檔案，同時(shí)還應(yīng)接收二級(jí)單位的檔案，如縣檔案館就應(yīng)注意接收鄉(xiāng)級(jí)檔案，還應(yīng)接收一些有代表性的生產(chǎn)村、生產(chǎn)組的檔案。

注意接收機(jī)關(guān)的全部檔案，既要接收文書檔案，又要接收科技的、專門的檔案，既要接收有關(guān)黨組的檔案，又要接收人事、保衛(wèi)、財(cái)會(huì)和其他一些專門檔案。館藏結(jié)構(gòu)要全面、齊全。

加強(qiáng)個(gè)人檔案的收集，個(gè)人檔案與人事檔案有區(qū)別又有聯(lián)系，檔案的個(gè)人所有權(quán)已經(jīng)被確認(rèn)，從人事檔案看，對(duì)省級(jí)以上的干部的收集有一些工作。但總體來(lái)說(shuō)重視不夠，人事檔案只局限于高、中級(jí)干部的檔案，而對(duì)于學(xué)者、名人的檔案則沒(méi)有意識(shí)地接收。應(yīng)重視個(gè)人檔案的接收，如民間的驗(yàn)方，本單位著名人物的書信、手稿等。

要注意接收和檔案有關(guān)的資料，包括叢刊、舊著、文物、其他一些實(shí)物（主要指印章、錦旗、錦標(biāo)、證件、樣品、標(biāo)本等）。

2．收集工作必須抓住重點(diǎn)

重點(diǎn)應(yīng)是：反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的檔案。這類檔案不是以上級(jí)來(lái)文為主。如會(huì)議 紀(jì)錄、總結(jié)報(bào)告等。一定要避免只保存上級(jí)來(lái)件而不保存本機(jī)關(guān)文件。要注意保存收集原稿原件。

3．推行入館檔案的標(biāo)準(zhǔn)化

1987年底頒發(fā)了文書檔案案卷格式標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于卡片、案卷目錄、卷皮都有具體規(guī)定。4．保持全宗和全宗群的不可分散性

全宗群這個(gè)概念只在檔案館使用：檔案館經(jīng)過(guò)挑選。按性質(zhì)不同，把全宗分成若干全宗群進(jìn)行管理。

5．要注意處理局部與整體、當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)的關(guān)系

檔案的保存時(shí)間應(yīng)較準(zhǔn)確20年左右，省轄市、州、盟和縣級(jí)以下的機(jī)關(guān)應(yīng)將永久保存和長(zhǎng)期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存10年左右，連同案卷目錄一式三份和有關(guān)的檢索工具、參考資料一并向有關(guān)的檔案館移交。

第二節(jié) 檔案室的收集工作

★

一、歸檔制度

1．歸檔制度

各單位在工作活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的文件，處理完畢以后，經(jīng)由文書部門或文件工作人員整理，定期移交給檔案室收集保存，稱為歸檔。在我國(guó)，這是黨和國(guó)家規(guī)定的一項(xiàng)制度，稱為“歸檔制度”。

2．歸檔時(shí)間

第二年上半年（次年6月底）前。也可靈活處理。3．歸檔范圍：《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》于2006年12月18日公布，在這一文件中有詳細(xì)規(guī)定。各單位可根據(jù)這一文件精神，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本單位的文件材料歸檔與不歸檔的范圍。

該歸檔范圍規(guī)定如下：

第一條

為便于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體（以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān)）正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，制定本規(guī)定。

第二條

本規(guī)定中的機(jī)關(guān)文件材料是指機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過(guò)程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。

第三條

機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是：

（一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；

（二）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；

（三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；

（四）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。第四條

機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是：

（一）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

（二）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；

（三）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

（四）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。第五條

凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第六條

機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。第七條

永久保管的文書檔案主要包括：

（一）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；

（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；

（三）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；

（四）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

（五）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；

（六）本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；

（七）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；

（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

第八條

定期保管的文書檔案主要包括：

（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；

（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；

（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；

（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；

（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；

（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；

（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的或以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。第九條

機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十條

機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。

機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。

第十一條

機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。

第十二條

各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門工作實(shí)際，編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。

有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的中央、國(guó)家機(jī)關(guān)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)工作實(shí)際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經(jīng)國(guó)家檔案局審查同意后執(zhí)行。第十三條

在編制本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時(shí)，應(yīng)全面分析和鑒別本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。

第十四條

本規(guī)定適用于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體。軍隊(duì)系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照?qǐng)?zhí)行。

第十五條

本規(guī)定自頒布之日起施行，1987年頒發(fā)的《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時(shí)廢止。

4．歸檔案卷的質(zhì)量要求

（1）歸檔案卷的質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

（2）具體要求

歸檔的文件材料種類、份數(shù)、頁(yè)數(shù)都應(yīng)齊全完整

在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原文件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)；文電應(yīng)合一立卷。

不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請(qǐng)示與批復(fù)，放在批復(fù)年立卷；跨的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷；非訴訟案件放在結(jié)案年立卷；其它文件材料的立卷應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿排在定稿之后；非訴訟案件卷結(jié)論、決定、判決性文件在前，依據(jù)性材料在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，按有關(guān)規(guī)定排列。

卷內(nèi)文件應(yīng)按排列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號(hào)章，并逐件編件號(hào)；圖表和聲像材料等也應(yīng)在裝具上或聲像材料的背面逐件編號(hào)。

永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒(méi)有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名但無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的應(yīng)重新擬寫；沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；會(huì)議記錄應(yīng)填寫每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容；填寫的字跡要工整。卷內(nèi)文件目錄放在卷首。

聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)，若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

卷內(nèi)文件要去掉金屬物，對(duì)破損的文件材料的修裱。

歸檔的文件材料保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。

案卷標(biāo)題，如：

關(guān)于XXXXXX等中央領(lǐng)導(dǎo)人的重要講話 關(guān)于XXXXXX等地區(qū)糧食問(wèn)題的報(bào)告 “等”字表示省略，“等”作為一個(gè)模糊的概念輸入計(jì)算機(jī),利用查找不便，可以盡量把名字羅列出來(lái)，計(jì)算機(jī)才能顯示出來(lái)。另外，“本機(jī)關(guān)”、“我校”中的“本”、“我”也是模糊概念，同樣是不確定的，不要使用。

三種保管期限的案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。對(duì)于文件題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化，標(biāo)題不符內(nèi)容的，需要重寫，如無(wú)標(biāo)題，就應(yīng)加上。如果文件無(wú)責(zé)任者（文件撰稿者、承辦者等）以及年月日的，要考證清楚并填入有關(guān)項(xiàng)目。

會(huì)議紀(jì)錄應(yīng)當(dāng)填寫時(shí)間、主要內(nèi)容。

聲像材料應(yīng)當(dāng)用文字標(biāo)明聲像或錄相的時(shí)間、對(duì)象、中心內(nèi)容以及責(zé)任者（誰(shuí)錄制、拍攝的）。

卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破損的文件要進(jìn)行托裱。（3）歸檔中應(yīng)注意的問(wèn)題

電話答復(fù)重要問(wèn)題、會(huì)議紀(jì)錄、一些高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人的即席講話應(yīng)當(dāng)記錄下來(lái)形成文字，并要標(biāo)明作者（責(zé)任者）、時(shí)間、地點(diǎn)、辦理情況等。這種情況在全國(guó)很多地方都做得不夠好。

注意基層單位的收集工作，一般收集會(huì)議紀(jì)錄、決議、請(qǐng)示 和報(bào)告、計(jì)劃總結(jié)、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分配方案、財(cái)會(huì)憑證和財(cái)務(wù)簿、單位的簡(jiǎn)史等。

要求歸檔制度的標(biāo)準(zhǔn)化，即用于檔案管理的各種圖表的外形尺寸、大小、用紙應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一。

需要注意的是，國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)<<歸檔文件整理規(guī)則>>已經(jīng)頒布，從2001年1月1月起施行。

該規(guī)則如下：

歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 22-2000）

中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DA/T 22-2000 2000年12月6日國(guó)家檔案局發(fā)布，2001年1月1日起施行

————————————————————————————————————— 1.范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織。2.定義

本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。2.1 歸檔文件

檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢的、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。2.2 歸檔文件整理

將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。2.3 件

歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。

3.整理原則

遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。4.質(zhì)量要求

4.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。5.整理方法 5.1 裝訂

歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。5.2 分類

歸檔文件可以采用——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）——保管期限或保管期限————機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

5.2.1 按分類

將文件按其形成分類。5.2.2 按保管期限分類

將文件按劃定的保管期限分類。5.2.3 按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類

將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類（本項(xiàng)可以視情況予以取舍）5.3 排列

歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

5.4 編號(hào)

歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)（見(jiàn)圖A1。圖中*號(hào)欄內(nèi)選擇項(xiàng)，不選用時(shí)無(wú)須設(shè)置。以下同）

5.4.1 全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

5.4.2 ：文件形成，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1978。5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱或代碼。5.4.4 件號(hào)：文件的排列順序號(hào)。件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號(hào)的編制方法為：在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件排列順序從“1”開(kāi)始標(biāo)注。館編伯號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。

5.4.5 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。5.5 編目

歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。

5.5.1 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目（見(jiàn)圖A2）。

5.5.1.1 件號(hào)：填寫室編件號(hào)。

5.5.1.2 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。5.5.1.3 文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。

5.5.1.4 題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)。5.5.1.5 日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。5.5.1.6 頁(yè)數(shù)：每件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。5.5.1.7 備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。

5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)×寬為297mm×210mm）。5.5.3 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等項(xiàng)目（見(jiàn)圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

5.6 裝盒

將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。5.6.1 檔案盒

5.6.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長(zhǎng)×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等（見(jiàn)圖A4a）。5.6.1.2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)（見(jiàn)圖A4B．圖A4c）。其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“—”號(hào)連接；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。

5.6.1.3 檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。5.6.2 備考表

備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。5.6.2.2 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

5.6.2.3 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。

第三節(jié) 檔案館的收集工作

一、檔案館收集檔案的范圍和期限

1．范圍

（1）本級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及所屬單位的具有永久保存價(jià)值的檔案，省轄市、州、盟和縣級(jí)檔案館同時(shí)接收長(zhǎng)期保存的檔案。

（2）屬于本館應(yīng)當(dāng)接收的撤銷機(jī)關(guān)、團(tuán)體的檔案

（3）屬于本館應(yīng)當(dāng)接收的中華人民共和國(guó)成立以前的各種檔案（4）檔案館之間交接檔案 2．保管期限

（1）省級(jí)以上檔案館接收立檔檔案單位保管20年左右的永久保存的檔案。（2）省轄市、州、盟和縣級(jí)檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案。

二、現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收

（一）現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收

1．對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的形成要進(jìn)行預(yù)測(cè)，包括內(nèi)容、形成特點(diǎn)、檔案 現(xiàn)狀、數(shù)量、整理質(zhì)量、保管條件、利用情況。我國(guó)在這方面做得不夠，這是應(yīng)當(dāng)注意的。

2．移交前的業(yè)務(wù)指導(dǎo)要統(tǒng)一內(nèi)容，各種做法要標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

3．交接雙方必須根據(jù)移交目標(biāo)清點(diǎn)核對(duì)，并且在交接文據(jù)上簽名、蓋章，有關(guān)資料也應(yīng)要向檔案館移交，但資料移交這項(xiàng)工作做得不夠好。曾經(jīng)有一個(gè)趨勢(shì)：追求案卷的厚度200-300頁(yè)。這種作法，不可取，主要應(yīng)根據(jù)案卷內(nèi)容來(lái)立卷。

4．實(shí)事求是地靈活掌握入館時(shí)間

除了10年、20年的原則要求外，還有例外。

（1）在非和平環(huán)境、**（文革）期間的檔案，邊遠(yuǎn)地區(qū)保管條件惡劣的檔案可以提前接收。

（2）一些專門檔案可以在機(jī)關(guān)多保存一些時(shí)間，如國(guó)防檔案、外交檔案、公安檔案、法院訴訟檔案，人民銀行的財(cái)會(huì)檔案。

（二）撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收

機(jī)關(guān)撤銷或合并必須將本機(jī)關(guān)的全部檔案進(jìn)行認(rèn)真清理，妥善保管，不得分散，并依照規(guī)定進(jìn)行移交和適當(dāng)?shù)奶幚怼?/p>

1．由撤銷機(jī)關(guān)組織人力，負(fù)責(zé)整理好，然后再向有關(guān)的檔案館移交。

2．撤銷機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個(gè)機(jī)關(guān)的，其檔案材料不得隨之分散，仍作為原機(jī)關(guān)檔案的一部分，按全宗整體移交有關(guān)檔案館，或由其中一個(gè)機(jī)關(guān)完整地代管。一個(gè)機(jī)關(guān)交入另一個(gè)機(jī)關(guān)，或幾個(gè)機(jī)關(guān)合并為一個(gè)新的機(jī)關(guān)，其檔案材料仍按原全宗為單位向有關(guān)檔案館移交，或由新機(jī)關(guān)代管。

一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)一部分業(yè)務(wù)或者一個(gè)部門劃給另一個(gè)機(jī)關(guān)接收，其檔案材料不得由原全宗中抽走而帶入接收機(jī)關(guān)；如果接收機(jī)關(guān)需要利用，可按手續(xù)借閱或者復(fù)制。

3．機(jī)關(guān)撤銷或者合并時(shí)，如有尚未處理完畢的文件，移交應(yīng)受理這些文件的新機(jī)關(guān)繼續(xù)處理，并作為新機(jī)關(guān)的檔案加以保存。

三、各級(jí)國(guó)家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定

1986年2月7日國(guó)家檔案局發(fā)布的第2號(hào)文件《各級(jí)檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》中規(guī)定：

第三條：各級(jí)綜合性國(guó)家檔案館收集現(xiàn)行檔案的范圍

1．本級(jí)中共委員會(huì)的、顧問(wèn)委員會(huì)的、紀(jì)檢委的、人大及其常設(shè)機(jī)構(gòu)、人民法院、人民檢察院、人民政府、人民政協(xié)、工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)等機(jī)構(gòu)及其工作部門和直屬的臨時(shí)性單位形成的檔案。經(jīng)協(xié)商同意，接收或代存同級(jí)民主黨派機(jī)構(gòu)形成的檔案?？h級(jí)檔案館同時(shí)接收鄉(xiāng)、鎮(zhèn)黨委和政府及其工作部門形成的檔案。

2．本級(jí)人民政府直屬工作部門的派出性單位形成的檔案，一般作為派出單位全宗的組成部分。

3．本級(jí)人民政府直屬工作部門所屬的獨(dú)立分管某一方面工作或從事某項(xiàng)事業(yè)的行政管理機(jī)關(guān)和企、事業(yè)單位。如水利工程局、種植公司、文化館、劇團(tuán)、專門學(xué)校、?？漆t(yī)院、生產(chǎn)地方傳統(tǒng)名優(yōu)產(chǎn)品或者具體生產(chǎn)特種工藝的工廠等形成的單位。一般工廠、普通中小學(xué)校、商店以及村委會(huì)等單位可以選收其中若干代表性的單位形成的檔案。

4．屬于地方和上級(jí)主管部門雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位形成的以反映地方某項(xiàng)事業(yè)或建設(shè)活動(dòng)為主的檔案。

5．經(jīng)協(xié)商同意、收集或代存集體所有制單位和典型的個(gè)體戶、專業(yè)戶形成的有進(jìn)館價(jià)值的檔案和本級(jí)管理權(quán)限內(nèi)著名人物形成的檔案。

6．撤銷單位的檔案。

7．中國(guó)人民解放軍檔案館收集和保管解放前中共領(lǐng)導(dǎo)的紅軍、八路軍、新四軍等軍事機(jī)關(guān)、部隊(duì)、院校形成的革命檔案。

8．地方各級(jí)綜合性檔案館收集、保管建國(guó)前本地方革命歷史檔案及舊政權(quán)機(jī)關(guān)和其他單位形成的檔案。

第三節(jié) 歷史檔案的接收與征集

一、歷史檔案的概念

習(xí)慣所稱的歷史檔案，是指在中華人民共和國(guó)成立以前的檔案。包括革命歷史檔案，以及民國(guó)時(shí)期檔案和歷代王朝的檔案。

二、收集的歷史檔案意義 1．收集歷史檔案是保護(hù)我們偉大祖國(guó)歷史文化遺產(chǎn)，維護(hù)黨和國(guó)家歷史面貌的重要措施。

2．收集歷史檔案是黨和國(guó)家當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的需要。3．收集歷史檔案帶有搶救歷史文化遺產(chǎn)的性質(zhì)。

三、征集途徑

檔案征集的途徑有：

1．向有關(guān)單位征集代管的建國(guó)以前的檔案和材料 2．向兄弟檔案館征集

3．向圖書館、博物館、紀(jì)念館征集 4．向古舊書店、廢品收購(gòu)部門征集 5．向寺廟、古跡保管部門征集 6．向個(gè)人征集

7．少數(shù)民族地區(qū)歷史檔案的征集

第四章 檔案整理工作

第一節(jié) 整理工作概述

一、整理工作的意義

檔案整理的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的利用。

檔案整理工作，在檔案總體管理中具有重要意義。

它是檔案利用、開(kāi)放，發(fā)揮檔案作用的一項(xiàng)前提條件，是整個(gè)檔案工作中重要的基本建設(shè)。

它是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的提高，對(duì)于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。

二、整理的內(nèi)容和步驟

（一）內(nèi)容包括

區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件整理、編目、裝訂（或“裝盒”）、排列案卷目錄的編制。

（二）步驟可分為

1．了解情況，擬訂方案 主要應(yīng)了解立檔單位的情況（其成立、撤銷和變化的時(shí)間以及原因、職能、其隸屬關(guān)系、其內(nèi)部機(jī)構(gòu)、負(fù)責(zé)人情況、文檔工作情況、印章和標(biāo)記），還應(yīng)了解全宗的數(shù)量，所屬年代（形成時(shí)間），主要內(nèi)容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質(zhì)量、提供利用時(shí)間。

2．區(qū)分全宗和分類

3．細(xì)分和組卷、草擬案卷標(biāo)題

4．初步排列案卷順序，檢查分類是否合理，弄進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。5．全面審查修改標(biāo)題。6．固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的張?zhí)?、?yè)號(hào)、件號(hào)。

對(duì)某些破損的文件進(jìn)行裱糊。案卷的排列以全宗為單位，按照不同的分類、載體或保管期限分別排列。排列方法要統(tǒng)一，不能隨意變動(dòng)。

三、整理工作的原則

（一）充分利用原有基礎(chǔ)

1．充分地重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。

2．在整理過(guò)程中，應(yīng)該充分研究和利用原來(lái)整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。

（二）保持文件之間的歷史聯(lián)系

文件之間的歷史聯(lián)系，主要體現(xiàn)在文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式幾個(gè)方面。

1．文件在來(lái)源方面的聯(lián)系。文件是以一定的機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)或一定的個(gè)人為單位，有機(jī)地形成的。形成文件的這些單位，使文件構(gòu)成了來(lái)源方面不可分割的歷史聯(lián)系。

2．文件在時(shí)間方面的聯(lián)系。形成檔案的機(jī)關(guān)和個(gè)人所進(jìn)行的具體活動(dòng)，都有一定的過(guò)程和階段性，因而使文件之間具有自然的時(shí)間聯(lián)系。

3．文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。文件是機(jī)關(guān)或個(gè)人在履行一定職責(zé)的各種活動(dòng)中，為了解決一定問(wèn)題而產(chǎn)生的。它的形成者的特定活動(dòng)，使文件之間在內(nèi)容上具有密切聯(lián)系。

4．文件在形式方面的聯(lián)系。文件的內(nèi)容必然通過(guò)一定的形式表現(xiàn)出來(lái)。所謂文件形式，包括它的內(nèi)部形式和外部形式兩方面：種類、名稱和載體、記錄方式等。這也構(gòu)成了文件之間一定聯(lián)系。

對(duì)于保持文件之間的聯(lián)系，應(yīng)該辯證地看待和處理。

四、便于保管和利用

保持文件之間的歷史聯(lián)系，不是整理檔案的主要目的，所以不能為聯(lián)系而聯(lián)系，便于保管和查找檔案，才是檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和最終要求。

第二節(jié) 全宗和立檔單位的劃分

一、全宗概念及含義

（一）全宗定義

全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體。

全宗解放初稱為“芬特”。1955年改為“全宗”。

（二）全宗的含義

1．全宗是一個(gè)有機(jī)整體

同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。2．全宗是在一定歷史活動(dòng)中形成的

全宗的這種整體性具有客觀性，而不是純粹人為的（即任意的）。全宗的整體性，是由其內(nèi)部的歷史聯(lián)系所決定的。

3．全宗是以一定的社會(huì)單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的 全宗是以產(chǎn)生它的機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人為單位而構(gòu)成的。這就為檔案全宗這種整體確定了一個(gè)時(shí)空范圍以及縱向和橫向間的區(qū)分標(biāo)志。

二、為什么要按全宗整理檔案？

（一）這種方法符合檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)。

同一個(gè)全宗教的檔案不能任意分散，不同國(guó)家的檔案不能隨意混雜，科學(xué) 理解文件的歷史聯(lián)系。檔案都是圍繞一個(gè)機(jī)關(guān)或個(gè)人的活動(dòng)而形成的。此方法還便于保管利用。

（二）全宗是組成國(guó)家全部檔案的基本單位。

一個(gè)機(jī)關(guān)的活動(dòng)體現(xiàn)著一定的職能，執(zhí)行一定的任務(wù)，發(fā)揮一定的功能。

1．在我國(guó)，全部國(guó)家所有的檔案為國(guó)家檔案全宗，這是由于許多小全宗組成。另外，全宗也是檔案館的統(tǒng)計(jì)單位。

2．全宗，也是一個(gè)相對(duì)的概念，據(jù)蘇聯(lián)理論，它包括全宗、檔案館全宗、國(guó)家檔案全宗三個(gè)概念，我國(guó)一般取第一、三個(gè)概念，第二個(gè)概念則很少提。一個(gè)檔案館收集的若干全宗數(shù)為檔案館全宗，我國(guó)則稱館藏。并且蘇聯(lián)的提法是若干檔案館全宗形成國(guó)家檔案全宗。

（三）全宗在檔案整理上占有重要地位，是保證整理工作質(zhì)量的重要條件。

區(qū)分全宗是整理工作的第一步。

（四）全宗為檔案提供利用，奠定了科學(xué)基礎(chǔ)。

如果全宗劃分準(zhǔn)確，全宗檔案完整齊全，就會(huì)為利用帶來(lái)方便，準(zhǔn)確研究每個(gè)機(jī)關(guān)的活動(dòng)情況和歷史面貌。

（五）全宗是對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理必須遵循的重要原則。

它不僅是一個(gè)單位和整理檔案的方法問(wèn)題，而且是一個(gè)原則理論，蘇聯(lián)更把它稱為一種思想。

三、立檔單位及其構(gòu)成條件

立檔單位也稱為“全宗構(gòu)成者”。它的構(gòu)成條件是：

（1）可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對(duì)外行文；

（2）設(shè)有會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃；（3）設(shè)有管理人事機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。

三個(gè)條件中，第一條最重要。判斷一個(gè)單位是否立檔單位，不能只依單位人數(shù)、級(jí)別大小來(lái)確定的，而是以第一個(gè)條件來(lái)判定。

四、立檔單位的變化和全宗劃分。

（一）政權(quán)的變化和立檔單位的劃分

1．政權(quán)發(fā)生了變化，同時(shí)社會(huì)性質(zhì)也發(fā)生了根本變化，就要另立全宗。（但在西藏，這方面分得不是很清楚）

2．政權(quán)發(fā)生了變化，社會(huì)性質(zhì)沒(méi)有發(fā)生根本變化。

如明、清朝更替、北洋軍閥和國(guó)民政府的更替等，雖然根本性質(zhì)沒(méi)有發(fā)生變化。但由于政權(quán)各自的領(lǐng)導(dǎo)人不同，歷史時(shí)期不同，歷史時(shí)期不同，具體的階段內(nèi)容不同。因此也應(yīng)當(dāng)另立全宗。

各黨派、人民團(tuán)體、宗教團(tuán)體的全宗，只要其主旨和組織成分的基本構(gòu)成沒(méi)有發(fā)生根本性的變化，它們的檔案，無(wú)論在何時(shí)何地形成，應(yīng)構(gòu)成一個(gè)全宗；地方割據(jù)政權(quán)的更替也不影響全宗的劃分。

（二）生產(chǎn)關(guān)系的改變和全宗的劃分

這個(gè)方面主要是針對(duì)企、事業(yè)單位，如工廠、商店、學(xué)校、銀行等一個(gè)解放前后都存在的企事業(yè)單位，其性質(zhì)確有根本不同，但它們的檔案在工作生活中是有連續(xù)性的，其任務(wù)沒(méi)有根本變化，它們?cè)诟鱾€(gè)時(shí)期形成的檔案是不可分割的整體，從而能較完整地體現(xiàn)此單位的變化發(fā)展，也更有利于查考利用。

（三）基本職能方面考慮

在立檔單位的政治性質(zhì)無(wú)根本變化的情況下，主要是分析它的基本職能是否有根本變化。

1．凡是新成立的并具有一定獨(dú)立性的機(jī)關(guān)，就是新的立檔單位，它的檔案構(gòu)成新的全宗。

2．凡屬下列情形，均非機(jī)關(guān)基本職能的根本變化；機(jī)關(guān)職能與工作范圍的擴(kuò)大或縮小，機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的調(diào)，機(jī)關(guān)工作地點(diǎn)的變更，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的改變以及由于某種原因機(jī)關(guān)曾暫時(shí)停止一段時(shí)間的工作等。

3．臨時(shí)機(jī)構(gòu)一般不單獨(dú)建立全宗，其檔案應(yīng)納入其主管機(jī)關(guān)檔案全宗統(tǒng)一管理，但屬于黨委、政府直接領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行全面性的任務(wù)，為期比較長(zhǎng)的，應(yīng)建立單獨(dú)全宗。

4．如果兩個(gè)機(jī)關(guān)合署辦公，而文件是分別處理的，它們所形成的檔案，應(yīng)該分別構(gòu)成全宗。而合署辦公前后各形成的檔案，一般應(yīng)屬于一個(gè)全宗。

五、人物全宗

人物全宗是著名人物在其一生社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案整體。注意兩點(diǎn)： 1．不得收入官方檔案原件

2．一個(gè)人一生無(wú)論身分、政治立場(chǎng)如何變化，只構(gòu)成一個(gè)全宗。人物全宗的收集問(wèn)題：個(gè)人全宗與公共全宗的關(guān)系問(wèn)題。因?yàn)樵S多個(gè)人檔案都是在公務(wù)活動(dòng)中形成的。

個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的文件，原件應(yīng)放在立檔單位全宗中，復(fù)印件或附件可歸入個(gè)人全宗；另外，個(gè)人在他非公務(wù)活動(dòng)中形成的文件，原件應(yīng)歸入個(gè)人全宗。

六、全宗的補(bǔ)充形式

（一）聯(lián)合全宗

就是兩個(gè)或幾個(gè)關(guān)系密切的立檔單位形成的，難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整體。1．密切繼承關(guān)系的機(jī)關(guān)，文件彼此混雜； 2．職能互有密切聯(lián)系的機(jī)關(guān)，合署辦公，“一套機(jī)構(gòu)兩塊牌子”。

（二）全宗匯集

是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。1．從相同類型的基層單位選擇接收的，具有代表性的若干小全宗 2．殘缺不全的一些全宗

XXXXXX時(shí)期XX地區(qū)工礦企業(yè)全宗匯集 聯(lián)合全宗和全宗匯集的區(qū)別： 1．它們的構(gòu)成不同 聯(lián)合全宗的檔案之間有著密切的聯(lián)系，檔案難以區(qū)分，其組建的客觀依據(jù)較強(qiáng)；全宗匯集不一定富有聯(lián)系，而只是把數(shù)量少的小全宗匯集在一起，便于保管和統(tǒng)計(jì)，人為性相對(duì)地較大。

2．它們的性質(zhì)不同

聯(lián)合全宗是永久性的單位，整理之后再變動(dòng)，而全宗匯集是暫時(shí)性的其中其個(gè)全宗增加了大量的檔案，就可從中分出去，另立全宗。

七、判定檔案所屬全宗關(guān)鍵在于確定檔案的形成者——立檔單位。

要區(qū)分兩個(gè)概念：檔案的形成者、文件的作者。（1）①對(duì)內(nèi)部文件和發(fā)文，“檔案的形成者”就是“文件的作者”。

②對(duì)收文，“檔案的形成者”是“文件的實(shí)際收受者”。

（2）判定的對(duì)象是案卷時(shí)，要注意，卷皮上往往都標(biāo)明了立檔單位。（3）沒(méi)有標(biāo)明作者或收文者的，要分析和考證。

（4）經(jīng)幾個(gè)立檔單位辦理，歸入最后承辦完畢的立檔單位的全宗。

八、全宗群

全宗群是具有某些歷史聯(lián)系的若干全宗的群體。如：黨群、行政

工業(yè)交通系統(tǒng)

農(nóng)林水利系統(tǒng)

財(cái)糧商業(yè)貿(mào)易系統(tǒng)

科學(xué)文化教育衛(wèi)生系統(tǒng) 如：XX地區(qū)政法系統(tǒng)全宗群

解放戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期黨政機(jī)關(guān)全宗群

第三節(jié) 分類

一、分類的意義

全宗內(nèi)檔案的分類，對(duì)于整個(gè)檔案整理工作的組織和質(zhì)量以及日常的檔案管理，都有重要的意義。

首先，檔案經(jīng)過(guò)區(qū)分全宗之后，如不經(jīng)過(guò)分類，還不免是一堆雜亂無(wú)章的材料，只有對(duì)全宗內(nèi)檔案進(jìn)行合理的分類，才能提示出它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，真正使全宗成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用。

其次，就整個(gè)整理工作的程序而言，只有經(jīng)過(guò)分類，其后的一系列環(huán)節(jié)才易于著手和逐步深入。

全宗內(nèi)檔案分類的優(yōu)化，可為檔案的全面管理創(chuàng)造有利條件。_

二、分類的要求

1．分類方法要從檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā)，符合文件的歷史狀況，保持它們之間的歷史聯(lián)系。2．分類應(yīng)當(dāng)具體科學(xué)性、思想性、統(tǒng)一性、排斥性、伸縮性

（1）科學(xué)性：分類時(shí)，要按檔案本身的內(nèi)在聯(lián)系來(lái)進(jìn)行，項(xiàng)目（類目）的設(shè)制力求合理，層次分明，層次一般分一層，大型機(jī)關(guān)可分到二層三層（層次不宜過(guò)多）

（2）思想性：分類時(shí)注意政治思想性，體現(xiàn)有關(guān)的方針、政策，反對(duì)純客觀主義傾向和忽視政治內(nèi)容思想的傾向，對(duì)歷史檔案更要注意思想性、政治性和科學(xué)性。

三、分類的一般方法有

1．時(shí)間分類法

（1）分類法

（2）時(shí)期分類法 2．來(lái)源分類

（1）組織機(jī)構(gòu)分類法

（2）作者分類法

（3）通訊者分類法 3．內(nèi)容分類法

（1）問(wèn)題分類法

（2）實(shí)物分類法

（3）地理分類法 4．形式分類法

（1）按文件種類分類

（2）按載體形態(tài)分類

（3）按形狀規(guī)格分類

四、常用分類方法：

分類方法很多，常用的主要有三種：

（一）分類法

（二）組織機(jī)構(gòu)分類法

（三）問(wèn)題分類法

五、復(fù)式分類法的選擇和分類方案的編制

（一）—組織機(jī)構(gòu)分類法

適用于立檔單位內(nèi)部組織變化不復(fù)雜的單位。

（二）組織機(jī)構(gòu)—分類法

適用于撤銷機(jī)關(guān)檔案。

（三）—問(wèn)題分類法

多用于組織變化復(fù)雜，或由于機(jī)構(gòu)之間分工不明確、文書工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機(jī)構(gòu)，以及沒(méi)有內(nèi)部機(jī)構(gòu)或內(nèi)部機(jī)構(gòu)非常簡(jiǎn)單而無(wú)必要按組織機(jī)構(gòu)分類等情況?？傊?，在不可能和不適于按組織機(jī)構(gòu)分類時(shí)，往往采用它。

（四）問(wèn)題—分類法

多適用于撤銷機(jī)關(guān)檔案和歷史檔案。

第四節(jié) 立卷

立卷工作內(nèi)容包括：

組成案卷單位

擬寫案卷標(biāo)題

卷內(nèi)文件的排列與編號(hào)

填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表

案卷封面的編目與案卷的裝訂(或“裝盒”）

一、立卷的方法

文件六特征立卷法：

按作者立卷

按時(shí)間立卷

按問(wèn)題立卷

按地區(qū)立卷

按文件名稱立卷

按收發(fā)文機(jī)關(guān)立卷

二、案卷標(biāo)題的擬制及封面編目

（一）要求：

1．歷史觀點(diǎn)和政治上的正確性。2．文字簡(jiǎn)練，表達(dá)準(zhǔn)確。3．題名基本結(jié)構(gòu)力求完整。

題名的基本結(jié)構(gòu)包括文件的責(zé)任者（作者）、內(nèi)容（問(wèn)題）和名稱（文種）三部分。必要時(shí)須標(biāo)明地區(qū)、收發(fā)文機(jī)關(guān)和時(shí)間。

（二）歷史檔案案卷封面的要求

1．機(jī)關(guān)名稱。歷史上曾經(jīng)存在的過(guò)的某一個(gè)機(jī)關(guān)，是歷史事實(shí)的反映，不能隨意改動(dòng)，應(yīng)保留原來(lái)的名稱。

2．人物職務(wù)、稱號(hào)。不宜改成現(xiàn)代的稱呼。

3．歷法和紀(jì)元。在案卷封面的編目中，應(yīng)以公歷和公元為標(biāo)準(zhǔn)。如果文件上使用的是其它歷法年號(hào)，則在公歷和公元年份日期之后用括號(hào)注明。

4．文種。歷史上的文種，如奏、咨、指令、訓(xùn)令等應(yīng)保留原貌。

5．地名。應(yīng)照原文標(biāo)寫地名，酌情在括號(hào)內(nèi)注明現(xiàn)地名或相當(dāng)于現(xiàn)在地理范圍的地名。6．文件的內(nèi)容和其他用語(yǔ)。對(duì)統(tǒng)治階級(jí)誣蔑人民的一些內(nèi)容和詞語(yǔ)，不能機(jī)械地照搬。對(duì)非政治性的名詞、術(shù)語(yǔ)，應(yīng)照原文沿用。如將薪俸改為工資，地籍整理法改為土地法令，是不必要的。

需要說(shuō)明的是：

隨著檔案工作的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，立卷工作逐步由手工操作，向計(jì)算機(jī)輔助立卷發(fā)展。電子檔案是否要“立卷”，學(xué)術(shù)界有爭(zhēng)議。請(qǐng)參考有關(guān)文獻(xiàn)。

中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》 《廣西壯族自治區(qū)歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》 “GD2000檔案管理系統(tǒng)”簡(jiǎn)介 第五節(jié) 卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄與檔號(hào)

一、卷內(nèi)文件目錄

1．卷內(nèi)文件排列

時(shí)間、重要程度、作者、問(wèn)題、地區(qū)、文件名稱 2．卷內(nèi)目錄及備考表

二、案卷目錄

案卷目錄就是案卷的名冊(cè)，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序排列的一覽表。

三、檔號(hào)

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)許多檔案館不編檔號(hào)，或檔號(hào)殘缺不全，從而影響了檔案的查找利用。全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、頁(yè)號(hào)（件號(hào)）1．全宗號(hào)

序時(shí)流水編號(hào)法

按進(jìn)館檔案的先后順序編號(hào)

系統(tǒng)編號(hào)法

如黨群、政法、工交、農(nóng)林、財(cái)貿(mào)按立檔單位重要程度編號(hào) 系統(tǒng)流水編號(hào)法

G002．J011．A024．X136

2．目錄號(hào) 3．案卷號(hào) 4．件號(hào)或頁(yè)號(hào)

第五章 檔案的鑒定

第一節(jié) 鑒定工作的內(nèi)容和制度

一、內(nèi)容

1．制定標(biāo)準(zhǔn) 2．確定期限

3．找出無(wú)保存價(jià)值的檔案，銷毀。

二、制度：

包括兩方面內(nèi)容：

（一）確定統(tǒng)一的檔案鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)

鑒定標(biāo)準(zhǔn)是：1983年國(guó)家檔案局頒布《關(guān)于文書檔案保管期限的規(guī)定》和《文書檔案保管期限表》，次要的還有《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等。1987年底又頒布一個(gè)《文書檔案保管期限表》，此表規(guī)定1983年的表作廢。2006年底公布了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，宣布1987年的《文書檔案保管期限表》作廢。軍隊(duì)系統(tǒng)、民主黨派、企（事）業(yè)單位可以參照新規(guī)定精神制定本系統(tǒng)、本單位的檔案保管期限。新的文書檔案保管期限表如下：

文書檔案保管期限表 本級(jí)黨的代表大會(huì)、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議，工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)代表大會(huì)的文件材料

1.1 請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、選舉結(jié)果、討論通過(guò)的文件、決議、紀(jì)要、公報(bào)、主席團(tuán)會(huì)議記錄等文件材料

永久

1.2 大會(huì)發(fā)言，人大代表建議和意見(jiàn)、人大議案及答復(fù)，政協(xié)委員提案及辦理結(jié)果，簡(jiǎn)報(bào)，快報(bào)

永久

1.3 重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過(guò)程中形成的文件，小組會(huì)議記錄、會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)的計(jì)劃、總結(jié)等文件材料

30年

1.4 討論未通過(guò)的文件

10年 本級(jí)黨委、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議、紀(jì)律檢查委員會(huì)、共青團(tuán)、工會(huì)、婦聯(lián)的常委會(huì)、執(zhí)委會(huì)、主席團(tuán)、全體委員會(huì)會(huì)議，政府常務(wù)會(huì)、辦公會(huì)議的文件材料

2.1 公報(bào)、決議、決定、記錄、紀(jì)要、議程、領(lǐng)導(dǎo)人講話、討論通過(guò)的文件、參加人員名冊(cè)

永久

2.2 討論未通過(guò)的文件

10年 本機(jī)關(guān)黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）會(huì)議和行政辦公會(huì)的紀(jì)要、會(huì)議記錄

永久 4 本機(jī)關(guān)召開(kāi)工作會(huì)議、專題會(huì)議的文件材料

4.1 請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要

永久 4.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)

30年 5 機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議的文件材料 5.1 本機(jī)關(guān)為主辦的

5.1.1 請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要

永久 5.1.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)

30年 5.2 本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的

5.2.1 請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要的復(fù)制件或副本

30年

5.2.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)的復(fù)制件或副

10年 6 本機(jī)關(guān)承辦國(guó)際性會(huì)議、大型展覽會(huì)、博覽會(huì)的文件材料

6.1 請(qǐng)示、批復(fù)、申辦和籌辦組委會(huì)主要活動(dòng)安排、議程、名單、主報(bào)告（原文及譯文）、輔助報(bào)告（原文及譯文），上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人賀辭、題詞、講話，會(huì)徽設(shè)計(jì)

永久

6.2 代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)、新聞報(bào)道

30年

6.3 委員會(huì)、分會(huì)會(huì)議和學(xué)術(shù)會(huì)的討論記錄，會(huì)議代表登記表、接待安排

10年 7 上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)形成的文件材料 7.1 重要的永久 7.2 一般的30年

7.3 本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作匯報(bào)材料

30年 8 本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)文件材料

8.1 本機(jī)關(guān)制定的方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務(wù)文件，中長(zhǎng)期規(guī)劃、綱要等文件材料

永久

8.2 本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示 8.2.1 重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的 永久 8.2.2 一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年 8.3 同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料 8.3.1 重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的永久 8.3.2 一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年

8.4 本機(jī)關(guān)代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最后草稿

30年

8.5 機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的文件材料 8.5.1 本機(jī)關(guān)為主辦的

8.5.1.1 重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的永久 8.5.1.2 一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年 8.5.2 本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的

8.5.2.1 重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年 8.5.2.2 一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的10年 8.6 本機(jī)關(guān)編輯、編寫的文件材料 8.6.1 大事記、組織沿革等

永久

8.6.2 簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、工作信息等

10年 8.7 行政管理、執(zhí)法活動(dòng)中形成的文件材料

8.7.1 行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料

永久 8.7.2 執(zhí)法檢查情況匯總、通報(bào)，整改通知等

永久

8.7.3 行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料 8.7.3.1 固定資產(chǎn)投資、科技計(jì)劃等項(xiàng)目的審批（核準(zhǔn)）、管理、驗(yàn)收（評(píng)估）等文件材料

永久

8.7.3.2 不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料

永久

8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料

永久

8.7.3.4 20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料

30年

8.7.4 行政管理工作中形成的備案文件材料

10年

8.7.5 行政處罰、處分、復(fù)議、國(guó)家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧?8.7.5.1 重要的永久 8.7.5.2 一般的30年

8.8 計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等方面的文件材料

8.8.1 和以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料

永久 8.8.2 以下的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料

10年

8.8.3 重要職能活動(dòng)的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料

永久 8.8.4 一般活動(dòng)的總結(jié)、一般問(wèn)題的調(diào)研材料

10年

8.9 出國(guó)或出境訪問(wèn)考察、參加國(guó)際會(huì)議，接待來(lái)訪等外事活動(dòng)形成的文件材料 8.9.1 發(fā)表的公報(bào)，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會(huì)談?dòng)涗?、紀(jì)要等

永久 8.9.2 出國(guó)審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報(bào)告、一般性會(huì)談?dòng)涗?/p>

30年 本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)編制、干部人事、黨、團(tuán)、紀(jì)檢、工會(huì)、保衛(wèi)、信訪工作文件材料

9.1 機(jī)構(gòu)設(shè)置、機(jī)構(gòu)撤并、名稱更改、組織簡(jiǎn)則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料

永久

9.2 人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件

30年 9.3 人事任免文件

永久

9.4 先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件材料 9.4.1 受縣級(jí)（含）以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的永久 9.4.2 受縣級(jí)以下表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的30年 9.5 對(duì)本機(jī)關(guān)有關(guān)人員的處分材料

9.5.1 受到警告（不含）以上處分的永久 9.5.2 受到警告處分的30年

9.6 職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料

永久

9.7 人事考核、職稱評(píng)審工作文件材料

永久

9.8 職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系的介紹信及存根

永久 9.9 職工名冊(cè)

永久

9.10 黨、團(tuán)、工會(huì)工作活動(dòng)中形成的文件材料 9.10.1 工作報(bào)告、總結(jié)，換屆選舉結(jié)果

永久 9.10.2 重要專項(xiàng)活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)等

永久

9.10.3 黨團(tuán)員、工會(huì)會(huì)員名冊(cè)，批準(zhǔn)加入黨團(tuán)、工會(huì)組織的文件材料永久 9.10.4 情況反映、工作簡(jiǎn)報(bào)

10年

9.11 紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料 9.11.1 重要的永久 9.11.2 一般的30年

9.12 保衛(wèi)部門的安全檢查、調(diào)查記錄

10年 9.13 本機(jī)關(guān)處理人民來(lái)信來(lái)訪的文件材料 9.13.1 有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的永久 9.13.2 其他有處理結(jié)果的30年 10 本機(jī)關(guān)事務(wù)管理文件材料

10.1 房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料

永久

10.2 與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料 10.2.1 重要的永久 10.2.2 一般的10年

10.3 接待工作的計(jì)劃、方案 10.3.1 重要的30年 10.3.2 一般的10年

10.4 機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)算

30年

10.5 機(jī)關(guān)物資（辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車等）采購(gòu)計(jì)劃、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購(gòu)置等文件材料，機(jī)動(dòng)車調(diào)撥、保險(xiǎn)、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料

30年

10.6 國(guó)有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接等）文件材料 10.6.1 重要的永久 10.6.2 一般的10年

10.7 職工承租、購(gòu)置本單位住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù)

永久

10.8 職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細(xì)則，職工住房情況統(tǒng)計(jì)、調(diào)查表、職工住房申請(qǐng)

30年 上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的文件材料

11.1 上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料 11.1.1 重要的永久 11.1.2 一般的10年

11.2 上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料

10年 11.3 上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件材料

永久 12 同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料

10年 13 下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件材料

13.1 重大問(wèn)題的專題報(bào)告

30年

13.2 和以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料

10年

（二）確定了鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

鑒定工作分工階段進(jìn)行：

1．機(jī)關(guān)文件歸檔時(shí)特別剔除一部分沒(méi)有保存價(jià)值的文件，剔除的文件主要參照2006年的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》來(lái)執(zhí)行。不歸檔的范圍主要有：

（1）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

（2）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；

（3）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（4）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。對(duì)于不歸檔的文件處理是：各個(gè)機(jī)關(guān)每年在歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)清理不歸檔的文件材料，并且要加強(qiáng)保管，不要隨意堆放，以免造成匯密，需要銷毀的應(yīng)即時(shí)銷毀（但具體那些需及時(shí)銷毀并未明確規(guī)定），銷毀時(shí)對(duì)密級(jí)較高的文件應(yīng)按照保密規(guī)定辦理；一般的文件材料可以采用簡(jiǎn)便方法進(jìn)行登記，經(jīng)過(guò)本部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后即可銷毀。

2．對(duì)歸檔文件要確立保管期限。

應(yīng)當(dāng)根據(jù)2006年的期限表進(jìn)行，對(duì)專門單位（地質(zhì)部、煤炭部、石油部等）就制定專門檔案保管期限表，或者結(jié)合本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況，編制本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)的檔案保管期限表，此表要經(jīng)過(guò)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，并報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門備案。

3．保管期滿的檔案應(yīng)當(dāng)剔除銷毀。

（三）檔案的銷毀

機(jī)關(guān)銷毀失去保存價(jià)值的檔案，須由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊(cè)，經(jīng)機(jī)關(guān)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，并且在銷毀清冊(cè)上簽字，情況特殊的專門檔案，另有銷毀規(guī)定的按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

檔案的銷毀一定要慎重。

第二節(jié) 檔案鑒定的方法

一、決定檔案保存價(jià)值的因素

1．檔案自身的特點(diǎn)和狀況

檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式以及其他各種情況，影響著檔案是否有保存價(jià)值，有什么樣的保存價(jià)值。

2．社會(huì)利用需求

國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)、黨和國(guó)家各項(xiàng)工作、廣大干部和人民群眾對(duì)各種檔案利用的需求，影響著檔案的保存價(jià)值。

上述決定檔案保存價(jià)值的兩個(gè)方面的因素，是相互作用、辯證統(tǒng)一的。檔案客體，是檔案社會(huì)價(jià)值的物質(zhì)承擔(dān)者；利用檔案的需要，是檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的社會(huì)條件，兩方面的因素，都是客觀存在的。

二、鑒定檔案價(jià)值的基本觀點(diǎn)

（一）全面的觀點(diǎn)

1．在鑒定時(shí)，不僅要看到局部，也要看到整體，既要考慮到本單位的利用，也要考慮到社會(huì)的需求。機(jī)關(guān)檔案的鑒定存在的問(wèn)題，往往只顧到本機(jī)關(guān)的利用。

檔案的作用是多方面的，也就是我們對(duì)檔案的價(jià)值考慮時(shí)要從它的多個(gè)作用出發(fā)。2．從檔案之間的相互關(guān)系上分析價(jià)值。鑒定時(shí)，還要看到全宗之間及全宗群的聯(lián)系，甚至要考慮到國(guó)家全部檔案。

3．要從把檔案移交到檔案館的角度來(lái)考慮，既要考慮到進(jìn)館檔案的完整性，也要考慮避免館內(nèi)檔案的過(guò)多的重復(fù)。重復(fù)在檔案館是不可避免的和必要的，允許少量的重復(fù)、必要合理的重復(fù)。

（二）歷史的觀點(diǎn)

檔案本身就是歷史的記錄，它是在一定的歷史條件下產(chǎn)生的，因此鑒定時(shí)應(yīng)當(dāng)用歷史唯物主義的觀點(diǎn)來(lái)分析檔案的價(jià)值。根據(jù)檔案產(chǎn)生的時(shí)代背景、具體的事件、本身的歷史作用等方面來(lái)預(yù)測(cè)檔案的歷史價(jià)值、反對(duì)狹隘的實(shí)用主義觀點(diǎn)。

（三）發(fā)展的觀點(diǎn)

社會(huì)不斷向前發(fā)展，這決定了檔案的價(jià)值不斷發(fā)生變化。在鑒定時(shí)，不僅要看到檔案在當(dāng)前的作用，并要估計(jì)和預(yù)測(cè)檔案在將來(lái)的作用，為子孫后代利用檔案著想。

（現(xiàn)在我們應(yīng)以怎樣的眼光來(lái)預(yù)測(cè)檔案的價(jià)值呢？國(guó)外出現(xiàn)了檔案成為大眾的文化中（媒）介的功能，而不僅局限于學(xué)術(shù)的利用了）

三、分析檔案價(jià)值的具體方法：

總方法：檔案保存價(jià)值的確定應(yīng)當(dāng)以反映本機(jī)關(guān)的主要職能活動(dòng)為出發(fā)點(diǎn)，以分析檔案內(nèi)容為中心，結(jié)合考慮檔案的作者，形成時(shí)間，名稱，完整程度、可靠性、有效性以及外型特點(diǎn)等因素。研究過(guò)去檔案的被利用情況，全面地估計(jì)和預(yù)測(cè)對(duì)檔案的利用需求，正確判定檔案的保存價(jià)值。

方法：直接鑒定法——要求鑒定人員逐件逐張地審查檔案材料的價(jià)值，從它的內(nèi)容、作者、名稱、可靠程度等方面，去全面考查它的價(jià)值。

四、鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)（也有的書上稱為“方法”）

1．來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)

檔案的來(lái)源是指檔案的形成者。檔案形成者在社會(huì)上以及機(jī)關(guān)內(nèi)的地位、作用和職能要影響甚至決定檔案的價(jià)值。

2．內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)

檔案內(nèi)容是決定檔案價(jià)值最重要、最本質(zhì)的因素。對(duì)檔案內(nèi)容的分析可著眼于以下四個(gè)方面：

（1）檔案內(nèi)容的重要性；（2）檔案內(nèi)容的獨(dú)特性；（3）檔案內(nèi)容的時(shí)效性；

（4）除上之外，對(duì)檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完備性等也要加以考察，以準(zhǔn)確地把握檔案的價(jià)值。

3．形式特征標(biāo)準(zhǔn)

檔案的形式特征是文件的名稱、責(zé)任者、形成時(shí)間、載體形態(tài)、記錄方式等。在某種情況下，這些形式特征也可能對(duì)檔案的價(jià)值發(fā)生影響。

4．相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn) 在一定的情況下，某些文件的保存價(jià)值和保管期限可以相對(duì)地提升或降低。通常的方法是分析全宗和全宗內(nèi)檔案的完整程度。

在根據(jù)上述標(biāo)準(zhǔn)分析檔案價(jià)值的時(shí)候，要始終堅(jiān)持辯證的思維方法，切忌機(jī)械、片面地強(qiáng)調(diào)某一方面，忽略其他。

五、方法論問(wèn)題

1．研究利用規(guī)律，預(yù)測(cè)未來(lái)利用需要 2．研究檔案保存的效益

3．重要性與保管期限長(zhǎng)短的關(guān)系 4．彈性原則

保存從寬，銷毀從嚴(yán)；孤本從寬，復(fù)本從嚴(yán)；本機(jī)關(guān)從寬，外機(jī)關(guān)從嚴(yán)；兩可之間的，就高不就低。

暫緩銷毀

歷史檔案從寬，現(xiàn)行檔案從嚴(yán)；解放前檔案從寬，解放后檔案從嚴(yán)；首腦機(jī)關(guān)從寬，一般機(jī)關(guān)從嚴(yán)；上機(jī)機(jī)關(guān)從寬，下級(jí)機(jī)關(guān)從嚴(yán)；撤銷機(jī)關(guān)從寬，現(xiàn)行機(jī)關(guān)從嚴(yán)。

六、在鑒定工作中需要注意的問(wèn)題

（一）應(yīng)當(dāng)以全國(guó)統(tǒng)一規(guī)定的鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)，不能夠自行其事。

（二）應(yīng)當(dāng)考慮各方面的作用。這里主要指出應(yīng)當(dāng)考慮憑證作用和參考作用，正面作用和反面作用，內(nèi)容上的作用和形式上的作用。

（三）對(duì)重要的設(shè)備的檔案和基建檔案應(yīng)當(dāng)由使用設(shè)備和建筑物的機(jī)關(guān)檔案部門保存復(fù)制件，原件移交到檔案館保存。

（四）寬嚴(yán)問(wèn)題：“寬”：指鑒定的標(biāo)準(zhǔn)放寬，多保存一些；“嚴(yán)”指標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格一些，少保存一些。

第三節(jié) 檔案保管期限表

一、作用

1．能夠統(tǒng)一鑒定認(rèn)識(shí)，避免人為的局限性和片面性，使鑒定有章可循。（表雖是主觀制度，但較接近于客觀）

2．能夠保證鑒定工作質(zhì)量。（表是通過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐總結(jié)出來(lái)的）3．能夠提高鑒定工作的效率，加快檔案鑒定速度。（根據(jù)表把檔案對(duì)號(hào)入座，較為方便，速度又較快）

4．可以防止任意銷毀檔案文件，維護(hù)檔案的完整與安全。（有保管價(jià)值的文件一般都?xì)w入了保管期限表）5．立卷時(shí)可以據(jù)此考慮文件的價(jià)值，把具有相同價(jià) 值、聯(lián)系密切的文件材料組合在一起，不同價(jià)值的文件材料分開(kāi)組卷，保證案卷質(zhì)量，為日后進(jìn)館復(fù)查打下了基礎(chǔ)。

二、類型

1．通用檔案保管期限表 2．專門檔案保管期限表

3．同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表 4．同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表 5．機(jī)關(guān)檔案保管期限表

三、保管期限

（一）過(guò)去曾經(jīng)用過(guò)的方法：永久、長(zhǎng)期、短期

（二）專門檔案的保管期限

1．人民法院的訴訟檔案 分為永久、長(zhǎng)期（60年）、短期（30年），刑事案件的證物不宜長(zhǎng)期保管的至少也要保存十五（證物有些是檔案，有些則不是）；案件的結(jié)案時(shí)間是終審判決結(jié)案后的第二年算起；檔案的銷毀是將其中的判決書、裁定書、調(diào)解書取了一份，按審判級(jí)別整理立卷、永久保管。

2．書稿檔案

其保管期限與文書檔案一致。3．會(huì)計(jì)檔案

其保管期限分為兩種：

定期（三年、五年、十年、十五年、二十五年）、永久

其保管時(shí)間是從會(huì)計(jì)終了后的第一天算起，會(huì)計(jì)檔案中的預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料的保管期限是和文書檔案一致的。

四、保管期限的劃分原則

機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。永久保管的文書檔案主要包括：

（一）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；

（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；

（三）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；

（四）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

（五）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；

（六）本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；

（七）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；

（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

定期保管的文書檔案主要包括：

（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；

（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；

（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；

（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；

（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；

（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；

（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的或以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。

五、應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題

（一）要以保存本機(jī)關(guān)形成的文件材料為重點(diǎn)，永久和長(zhǎng)期卷中上、下級(jí)文件也應(yīng)有一定比重，全面估計(jì)和預(yù)測(cè)對(duì)檔案的需要，不能硬性劃分上、本、下級(jí)文件幾種保管期限的百分比。（實(shí)際工作中的有的作法是極形式主義的，不可取，不合理。）

（二）正確處理完整與精煉的關(guān)系：在完整的基礎(chǔ)上求精煉，不必過(guò)于強(qiáng)調(diào)少而精。

（三）對(duì)檔案的鑒定要相對(duì)穩(wěn)定，不宜反復(fù)進(jìn)行。即文件鑒定之后，不到期則不再次鑒定。

（四）保管期限不宜劃分很精確的。

第四節(jié) 檔案鑒定工作制度和組織

一、檔案室工作制度和組織

成立鑒定小組

二、檔案館工作制度和組織

成立鑒定委員會(huì)

三、銷毀檔案的批準(zhǔn)和監(jiān)銷制度

機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)

主管領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)

銷毀1949年前的檔案，須報(bào)國(guó)家檔案局。

兩人以上監(jiān)銷

四、銷毀

1．編制銷毀清冊(cè)

二~三份 2．立檔單位和全宗簡(jiǎn)要說(shuō)明

3．銷毀方法

“火燒”或“打成紙漿”

第六章 檔案保管工作

第一節(jié) 檔案保管工作概述

一、保管工作的含義

1．庫(kù)房管理

2．檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù) 3．保護(hù)檔案的專門措施

二、保管工作的任務(wù)

1．防治檔案的損壞；包括自然損壞和人為損壞。2．延長(zhǎng)檔案的壽命；

3．維護(hù)檔案的政治安全，防止泄密。

三、基本要求

1．以防為主，防治結(jié)合 2．加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般 3．自力更生，勤儉節(jié)約 4．立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，保證當(dāng)前

四、意義

檔案保管工作在整個(gè)檔案工作中具有重要意義。檔案保管工作質(zhì)量的高低，對(duì)提高檔案管理工作水平具有重大的影響，甚至在一定條件下具有決定性的影響。為檔案管理工作提供物質(zhì)對(duì)象，提供一個(gè)最起碼、最基本的前提。

第二節(jié) 檔案保管的基本物質(zhì)條件

一、檔案庫(kù)房

二、檔案裝具

1．檔案箱

2．檔案架

3．檔案柜等

三、包裝材料 1．卷皮 2．卷盒 3．包裝紙等

第三節(jié) 檔案庫(kù)房管理

一、庫(kù)房編號(hào)有兩種方法：

1．為所有庫(kù)房編一總的順序號(hào) 2．分區(qū)編號(hào)

二、排架和編號(hào)

1．整齊一致

2．避光通風(fēng) 3．空間利用

4．統(tǒng)一編號(hào)，順序是從左到右、從上到下。

三、全宗的排列和檔案的存放

1．全宗的排列

一個(gè)全宗的檔案放在一起

按全宗號(hào)流水排列法和全宗分類排列法兩種

按全宗群排列的方法

全宗編號(hào)和在庫(kù)房的實(shí)際排列順序 2．存放方式

豎放和平放

四、檔案存放位置索引

五、檔案代理卡

為了便于庫(kù)房管理員掌握流動(dòng)情況和安全檢查，可以填制一種卡片放在檔案原來(lái)存放的位置上，這就是“代卷卡”或“代理卡”。

六、全宗卷

全宗卷是在管理某全宗過(guò)程中形成的，以全宗為單位組成的說(shuō)明全宗歷史情況的文件材料專卷。

通常包括：移交和接收全宗的文據(jù)，立檔單位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案，立卷說(shuō)明，全宗內(nèi)檔案數(shù)量和狀況的檢查登記和報(bào)告，檔案鑒定的報(bào)告和銷毀清冊(cè)，全宗指南、檔案利用的重要登記等。

全宗卷應(yīng)單獨(dú)集中，按全宗順序保管。當(dāng)全宗轉(zhuǎn)交給另一檔案館（室）保管時(shí)，其相應(yīng)的全宗卷也隨同全宗移交。

七、溫濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生

請(qǐng)?jiān)斠?jiàn)《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》。

八、保衛(wèi)和保密

九、防火

十、檔案在搬運(yùn)中的保護(hù)

十一、安全檢查

第七章 檔案檢索工作

第一節(jié) 檔案檢索工作的地位

一、檢索工作在整個(gè)檔案工作中的地位

1．檢索是提供利用的先期工作

檔案館（室）為提供利用所作的直接的準(zhǔn)備工作，具體解決每個(gè)案卷或每一份文件的查找，是通過(guò)檢索來(lái)實(shí)現(xiàn)的。

2．檢索是提高檔案館（室）工作水平的重要手段 3．檢索形成了檔案業(yè)務(wù)工作中一個(gè)獨(dú)立的重要環(huán)節(jié)

二、編制檔案檢索工具的基本要求是

1．全，指信息存儲(chǔ)豐富。2．準(zhǔn)，指檢索準(zhǔn)確。

3．快，指迅速。

4．便，指檢索要方便。

三、應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題

要在重要的檔案上下功夫，不要平均使用人力物力。

1．一般的可著錄到案卷級(jí)，重要檔案則可著錄到文件級(jí)。2．強(qiáng)調(diào)檢索工具 按照一定的方法排列起來(lái)以供查找咨詢。

四、排檢方法

（一）分類法 以科學(xué)的分類為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，運(yùn)用概念

劃分的方法，把性質(zhì)相同的檔案線索匯集在一起，分門別 類地組成一個(gè)檢索體系。

優(yōu)點(diǎn)：同一個(gè)問(wèn)題或同一個(gè)專業(yè)的檔案線索匯集在一起，便于查找利用。

（二）按作者排檢法

現(xiàn)又稱責(zé)任者，把同一個(gè)作者形成的文件線索集中在一起。此法一般在機(jī)關(guān)檔案室用得較多。

（三）按文號(hào)排檢法

即按照文號(hào)的先后順序進(jìn)行排列，一般有文號(hào)目錄、文號(hào)對(duì)照表。在機(jī)關(guān)檔案室此法也較受歡迎，而在檔案館卻用得不多。但對(duì)一此歷史文件或文號(hào)不全的文件檔案進(jìn)行文號(hào)排檢則有困難。

（四）按字序排檢法

編制人名、地名之類的檢索工具，一般采用部首偏旁、四角號(hào)碼、筆數(shù)、筆形與筆數(shù)結(jié)合使用這幾種方法。

1．部首偏旁法：采用不多，因?yàn)樗谂帕猩嫌邢喈?dāng)難度，很多偏旁難以掌握。2．筆數(shù)、筆形法：其困難在于繁，簡(jiǎn)字的問(wèn)題。

3．四角號(hào)碼法：全國(guó)的人名、地名卡片采用此法較多。但此法的普及面不廣。

4．音序法：按漢語(yǔ)拼音順序進(jìn)行排列。多用于以作者、文件名稱、地區(qū)為編制對(duì)象的檢索工具。此法較簡(jiǎn)便，但對(duì)于年紀(jì)較大的人卻有不便之處。

（五）按地序排檢法

按照文件形成的地區(qū)排列。此法在歷史檔案和一些專業(yè)檔案的檢索工具中采用較多。如清代的奏折、地質(zhì)檔案、農(nóng)業(yè)檔案等。

（六）主題法

按主題排檢一般是編有主題詞的檢索工具采用的。嚴(yán)格來(lái)說(shuō)，此法與第（四）種方法是一致的，是按主題詞的字序進(jìn)行排檢。對(duì)于外文檔案，一般是按外文字母進(jìn)行排檢。

目前在檔案界，比較推崇的是分類法和主題法，兩者各有優(yōu)缺點(diǎn)。

第三節(jié) 中國(guó)檔案分類法

1987年出版《中國(guó)檔案分類法》第一版。1996年出版《中國(guó)檔案分類法》第二版?！吨袊?guó)檔案分類法》由編制說(shuō)明和中華人民共和國(guó)檔案分類表、新民主主義檔案分類表、民國(guó)檔案分類表、清代檔案分類表組成。

中華人民共和國(guó)檔案分類表，由主表和輔助表（綜合復(fù)分表、世界各國(guó)和地區(qū)表、中國(guó)地區(qū)表、中華民族表以及科技檔案復(fù)分表等）組成。

《中國(guó)檔案分類法》雖然設(shè)有檢索方法，但手工翻閱，檢索速度不快?？衫糜?jì)算機(jī)容量大、速度快、檢索途徑多的特點(diǎn)，制作一部電子版的《中國(guó)檔案分類法》。

第四節(jié) 中國(guó)檔案主題詞表

1989年8月出版了《中國(guó)檔案主題詞表》試行本。1995年11月出版《中國(guó)檔案主題詞表》正式版本。

《中國(guó)檔案主題詞表》主要由主表及詞族索引、范疇索引、首筆畫檢字表和附表組成。主表主題詞款目如下例：

Renmindaibiaodahui?????款目主題詞及漢語(yǔ)拼音 人民代表大會(huì)????[BB]??范疇號(hào)

D 人代大會(huì)????????代項(xiàng)

F 地方各級(jí)人民代表大會(huì)??分項(xiàng)

全國(guó)人民代表大會(huì)

S 國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)??????屬項(xiàng)

會(huì)議*

Z 國(guó)家機(jī)構(gòu)*????????族項(xiàng)

C 人民代表大會(huì)制??????參項(xiàng) 《中國(guó)檔案主題詞表》詞間關(guān)系表 詞間關(guān)系

含義

簡(jiǎn)稱 符號(hào) 等同關(guān)系 正式主題詞

用項(xiàng)

Y

非正式主題詞

代項(xiàng)

D

屬分關(guān)系

下位詞

分項(xiàng)

F

上位詞

屬項(xiàng)

S

族首詞

族詞

Z 相關(guān)詞

相關(guān)關(guān)系

參項(xiàng)

C 族首主題詞注以“*”符號(hào)。

需要指出的是：傳統(tǒng)紙質(zhì)詞典式《中國(guó)檔案主題詞表》，雖然設(shè)有幾種檢索方法，但檢索效率仍不高?？衫糜?jì)算機(jī)容量大、速度快、檢索途徑多的特點(diǎn)，制作一部電子版的《中國(guó)檔案主題詞表》。

需要指出的是：傳統(tǒng)紙質(zhì)詞典式《中國(guó)檔案主題詞表》，雖然設(shè)有幾種檢索方法，但檢索效率仍不高?？衫糜?jì)算機(jī)容量大、速度快、檢索途徑多的特點(diǎn)，制作一部電子版的《中國(guó)檔案主題詞表》。

第五節(jié) 檔案著錄

檔案著錄是對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇、和記錄的過(guò)程。賦予其分類標(biāo)識(shí)的過(guò)程，稱為分類標(biāo)引。賦予其主題標(biāo)識(shí)的過(guò)程，稱為主題標(biāo)引。

表格式著錄格式直觀，易于掌握，用計(jì)算機(jī)著錄一般都用表格式。

練習(xí)：

文件名稱：關(guān)于印發(fā)《檔案館開(kāi)放檔案暫行辦法》的通知

文件內(nèi)容：“經(jīng)請(qǐng)示內(nèi)容國(guó)務(wù)院，現(xiàn)將《檔案館開(kāi)放政策檔案的辦法》發(fā)給你們，請(qǐng)按照本地區(qū)、本單位實(shí)際情況積極貫徹執(zhí)行?！?有關(guān)數(shù)據(jù)：

分類號(hào)：A-236

檔號(hào)：2-1-3-3

文號(hào)：國(guó)檔發(fā)（1986）2號(hào)；

保管期限：長(zhǎng)期

文本：正本

發(fā)文日期：1986年2月7日

附件：《檔案館開(kāi)放檔案暫行辦法》

規(guī)格：16開(kāi)，3頁(yè)

第六節(jié) 檔案檢索工具

一、作用

檔案檢索工具是記錄、報(bào)道和查找檔案的工具。它的基本職能有兩個(gè)方面：1）存儲(chǔ)。即把檔案的有特征著錄下來(lái)，按照一定的順序加以排列或進(jìn)行客觀的描述，以二次文獻(xiàn)或三次文獻(xiàn)的形式將檔案信息集中起來(lái)；2）查檢。即向利用者提供檔案的線索，借利用者了解和查詢檔案時(shí)使用。檔案檢索工具既是存儲(chǔ)結(jié)果的最終體現(xiàn)，又是查檢活動(dòng)的必要條件，對(duì)檢索效率具有重要的甚至可以說(shuō)是決定性的影響。

檔案檢索工具在檔案管理中具體表現(xiàn)為以下作用。

（一）橋梁作用

檔案的數(shù)量龐大，并隨著時(shí)間的推移而增加，內(nèi)容繁雜，涉及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的各個(gè)方面，對(duì)于利用者來(lái)說(shuō)猶如檔案之海，如果不借助于科學(xué)的方法和手段，便無(wú)法從中獲取所需檔案。檔案檢索工具在檔案和利用者的特定需要之間架設(shè)了一道“橋梁”，溝通了二者的借需關(guān)系，利用者借助檢索工具便可以較為迅速準(zhǔn)確地獲取所需檔案。也有人將這種橋梁作用比喻為“打開(kāi)信息寶庫(kù)的鑰匙”，使用它才可以開(kāi)戶檔案信息寶庫(kù)之門，滿足特定的需求。

（二）交流作用

檔案檢索工具中存儲(chǔ)了大量的檔案信息，它不僅可以提供查詢，同時(shí)可成為檔案館（室）與利用者、檔案館（室）之間的交流工具。利用者借助它可以了解檔案的分布、內(nèi)容、價(jià)值等信息，檔案館（室）借助它可以互相了解館藏情況，互通有無(wú)，提高服務(wù)質(zhì)量。

（三）管理作用

檔案檢索工具記錄了檔案的主要內(nèi)容和形式特征，集中、濃縮地揭示了館藏情況，檔案工作人員可以通過(guò)檢索工具概要了解館藏檔案的內(nèi)容、形式、數(shù)量等情況，為檔案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)提供一定的依據(jù)。尤其是館藏性檢索工具反映檔案實(shí)體順序，在庫(kù)房管理、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)等管理活動(dòng)中直接發(fā)揮作用。各種檢索工具還是檔案工作人員查找檔案、提供咨詢、開(kāi)展檔案編研工作的必要手段。

上述3個(gè)方面的作用是就檔案檢索工具的整體而言的，某一種檢索工具可側(cè)重于其中一個(gè)或兩個(gè)方面。

二、檔案檢索工具的分類

檔案檢索工具的種類較多，根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可進(jìn)行不同的分類。目前比較常見(jiàn)的分類方法有以下幾種。

1．按編制方式分為 目錄、索引、指南。2．按載體形式分為 書本式檢索工具 卡片式檢索工具 縮微檢索工具 機(jī)讀式檢索工具 3．按檢索范圍分為 全宗范圍檢索工具 檔案館范圍檢索工具 專題范圍檢索工具 館際檢索工具 4．按功能分

館藏性檢索工具 查檢性檢索工具 介紹性檢索工具 需要特別指出的是，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，很多傳統(tǒng)的手工式的目錄被計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)形式所取代，它們已經(jīng)或即將退出歷史舞臺(tái)，不需要單獨(dú)編制了。但了解一下傳統(tǒng)的目錄，對(duì)建立數(shù)據(jù)庫(kù)還是有幫助的。

三、常見(jiàn)檔案檢索工具

1．案卷目錄

案卷目錄是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序編排的檢索工具。案卷目錄一般采用書本式，其目錄表包括：順序號(hào)（案卷號(hào)）、案卷標(biāo)題、、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等。

表中的備注是用來(lái)記載案卷中某些需要特殊說(shuō)明的問(wèn)題，如移出、銷毀、卷內(nèi)文件的增減、霉?fàn)€、字跡模糊等。

2．全引目錄

案卷文件目錄亦稱“卷內(nèi)文件目錄匯集”或“全引目錄”。它將一全宗內(nèi)的案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄匯編成冊(cè)，兼有案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄之功能。

3．全宗目錄

全宗目錄是一種介紹檔案館所有全宗狀況的檢索工具，它的內(nèi)容包括全宗的名稱、全宗號(hào)、全宗內(nèi)案卷數(shù)量及起止年代。其編制目的是向利用者概要地揭示本館所藏檔案的范圍，以及用于檔案的統(tǒng)計(jì)和保管工作。全宗目錄適合于檔案數(shù)量較大，全宗較多的大中型檔案館。

4．分類目錄

分類目錄是根據(jù)體系分類法的原理，以分類號(hào)為排檢項(xiàng)，依據(jù)檔案分類表的體系組織起來(lái)的一種檢索工具。分類目錄的主要特點(diǎn)是系統(tǒng)地揭示檔案的主題內(nèi)容，具有較強(qiáng)的族性檢索功能。各檔案館的手工檢索分類目錄大多采用卡片式。

5．主題目錄

主題目錄是根據(jù)主題法的原理，將檔案的主題按字順序排列的一種目錄。主題目錄的主要特點(diǎn)是能夠集中地揭示有關(guān)同一事物的檔案的內(nèi)容，具有較好的特性檢索功能。

6．專題目錄

專題目錄是集中、系統(tǒng)地揭示檔案館內(nèi)有關(guān)某一專門事物、某一專門內(nèi)容檔案的檢索工具。

7．文號(hào)索引

文號(hào)索引是揭示檔案的文號(hào)和檔號(hào)之間對(duì)應(yīng)關(guān)系的一種檢索工具，它提供了一條按文號(hào)檢索檔案的途徑。文號(hào)索引一般采用表格形式，所以通常稱之為文、檔案對(duì)照表。也有的檔案室以文號(hào)為檢索項(xiàng)設(shè)置較為全面的項(xiàng)目，形成文號(hào)目錄。

8．人名索引

人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的一種檢索工具。在檔案利用中檢索人物占有相當(dāng)?shù)谋戎?，由于在?biāo)題中很少反映人名，以所只有編制專門的人名索引才能解決這個(gè)問(wèn)題。

人名索引包括人名和檔號(hào)兩部分，即把人名引向所在檔案的檔號(hào)，利用者通過(guò)索引的指引，可以查到某一人物的材料。人名索引可以分為綜合性和專題性兩種。綜合性人名索引是將館藏檔案中所涉及到的全部人名編成索引，專題性人名索引是根據(jù)所列專題范圍，如任免、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等對(duì)涉及該專題的人名編制索引。

9．地名索引

地名索引是揭示檔案中所涉及的地名并指明出處的一種檢索工具。以編史修志為目的的利用者往往需要反映某一地區(qū)各方面情況的檔案材料，地名索引可較好地滿足這一類利用需求，從地區(qū)角度提供較為全面的檔案線索。

10．檔案館指南

檔案館指南是一種全面、系統(tǒng)介紹館藏檔案情況的工具書，又稱檔案館介紹。它是檔案館面對(duì)社會(huì)的一種宣傳、報(bào)道性工具，借助這種工具，利用者可以較為全面地了解館藏檔案情況及利用檔案過(guò)程中所需的各種信息。

檔案館指南從揭示館藏的詳簡(jiǎn)程度上可分為簡(jiǎn)明指南和詳細(xì)指南，從揭示檔案館的范圍上可分為單一檔案館指南。

檔案館指南一般應(yīng)包括6部分內(nèi)容。

．說(shuō)明或序言

．目錄

．檔案館概況

．館藏檔案情況介紹

．館藏資料情況介紹 ．附錄 11．全宗指南

全宗指南是揭示檔案館內(nèi)某一全宗檔案情況的工具書，又稱全宗介紹。全宗指南的內(nèi)容主要包括以下3個(gè)部分。

（1）立檔單位和全宗的歷史概況 在檔案利用活動(dòng)中，對(duì)立檔單位歷史的了解直接關(guān)系到對(duì)檔案內(nèi)容的理解。因?yàn)闄n案是歷史的記錄，不了解檔案產(chǎn)生單位的性質(zhì)、職能及機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，就難以全面認(rèn)識(shí)該機(jī)關(guān)檔案的價(jià)值。這一困難尤其發(fā)生在后代人利用前代人形成的檔案，同代人利用其他機(jī)關(guān)形成的檔案等情況中。對(duì)立檔單位情況的介紹主要包括單位名稱、隸屬關(guān)系、性質(zhì)、任務(wù)、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)、主要領(lǐng)導(dǎo)人等方面的情況和沿革。

（2）全宗內(nèi)檔案概況

主要包括檔案的來(lái)源、數(shù)量、進(jìn)館日期、整理、保管、鑒定情況、完整程度、所編制的檢索工具等。

（3）檔案的內(nèi)容與成分

一般依原整理體系加以介紹，如果是按組織機(jī)構(gòu)分類的，可按照機(jī)構(gòu)逐一介紹，如果是按問(wèn)題分類的，可按原劃分的類目逐一介紹，這樣介紹起來(lái)比較方便，而且由于與整理情況相對(duì)應(yīng)，也比較清晰。介紹檔案內(nèi)容時(shí)原則上是以案卷為單位，亦可視實(shí)際情況靈活掌握，對(duì)于若干個(gè)問(wèn)題相近或相同的案卷可合并介紹；對(duì)有特色和價(jià)值較大的文件可單獨(dú)介紹。

12．專題指南

專題指南是介紹報(bào)道檔案館中反映某一特定題目檔案的工具書，又稱專題介紹。專題指南的基本結(jié)構(gòu)可由以下3部分組成。

．序言

．檔案內(nèi)容介紹 ．附錄

第八章 檔案編研工作

第一節(jié) 檔案編研工作概述

一、編研工作的內(nèi)容

1．歷史檔案和現(xiàn)行文件的編纂 2．編寫檔案參考資料 3．參考編史修志工作

二、編研工作的意義

檔案館（室）編研工作對(duì)整個(gè)檔案工作具有重要的意義。1．積極提供利用服務(wù)的有效方式 2．提高工作水平的重要途徑 3．有利用檔案原件的保管和流傳

三、特點(diǎn)

1．研究性

檔案編研工作中“編”與“研”不是兩個(gè)各自獨(dú)立的概念，而是互相統(tǒng)一的，即編中有研，研中有編。

2．思想性

檔案編研不僅是對(duì)檔案原件的簡(jiǎn)單照錄，它必然反映編研人員的觀點(diǎn)和認(rèn)識(shí)，具有明顯的思想性。

3．政策性

檔案編成果通常要在一定范圍內(nèi)公開(kāi)使用，從而涉及到許多政策和法律方面的問(wèn)題需要認(rèn)真注意。

第二節(jié) 檔案參考資料

一、大事記

1．大事記的種類（1）機(jī)關(guān)工作大事記

如：《中共北京市委大事記》《北京第一機(jī)床廠大事記》（2）國(guó)家和地區(qū)大事記

如：《中華人民共和國(guó)大事記》《解放后西藏大事記》（3）專題大事記

如：《大革命時(shí)期統(tǒng)一戰(zhàn)線大事記》《中華人民共和國(guó)教育大事記》（4）個(gè)人生平大事記 也稱為年譜

如：《李大釗年譜》、《張?zhí)啄曜V》

大事記的名稱較靈活，有的稱：大事年表、大事紀(jì)要、大事輯要、紀(jì)年、月表、日志等。2．編制 大事記由兩部分組成:大事時(shí)間和大事記述。一般按時(shí)間順序排列。

大事突出、要事不漏，小事、瑣事不取。

二、組織沿革

1．種類

（1）機(jī)關(guān)組織沿革

如：《遼寧省人民政府組織沿革》（2）地區(qū)組織沿革

如：《內(nèi)江地區(qū)直屬機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變》（3）專業(yè)系統(tǒng)組織沿革

如：《中國(guó)人民解放軍組織沿革和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)成員名錄》

2．內(nèi)容

（1）機(jī)關(guān)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的歷史概況、行政區(qū)劃、建制變更情況；（2）機(jī)關(guān)的性質(zhì)、任務(wù)、職權(quán)范圍、隸屬關(guān)系；

（3）機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員編制的變化情況；（4）機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的任免情況；

（5）機(jī)關(guān)名稱的變更、印信的啟用與作廢、機(jī)關(guān)辦公地點(diǎn)的遷移等。3．體例（1）編年法

即按記述某一機(jī)關(guān)（地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)）的組織機(jī)構(gòu)。（2）系列法

即以組織機(jī)構(gòu)或問(wèn)題形成系列，分別記述其沿襲變化的始末概況。（3）階段法

即根據(jù)機(jī)關(guān)（地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)）發(fā)展變化的特點(diǎn)劃分為若干個(gè)歷史階段。

三、專題概要

專題概要是以文章敘述的形式簡(jiǎn)要地說(shuō)明和反映某一方面的工作、生產(chǎn)或其它社會(huì)現(xiàn)象、自然現(xiàn)象的發(fā)展、變化情況的檔案參考資料。如

《廣西壯族自治區(qū)歷屆黨代會(huì)簡(jiǎn)介》 《XX大學(xué)獲獎(jiǎng)科研成果簡(jiǎn)介》 《嫩江縣中小學(xué)教育概要》 《吉林省克山病概況》

四、會(huì)議簡(jiǎn)介

1．會(huì)議簡(jiǎn)介是簡(jiǎn)要敘述會(huì)議過(guò)程和基本情況的參考資料。2．內(nèi)容包括

（1）會(huì)議名稱及屆次。如《廣西壯族自治區(qū)歷屆黨代會(huì)簡(jiǎn)介》。（2）會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)及主持人。（3）會(huì)議參加人員。

（4）會(huì)議的主要議程及內(nèi)容。

五、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集

統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集又稱“基礎(chǔ)數(shù)字匯集”。 如：《XX縣基礎(chǔ)數(shù)字匯編》

《舒蘭縣農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)數(shù)字匯集》

《萊蕪縣牲畜和家禽變化情況匯集》

第九章 檔案統(tǒng)計(jì)工作

第一節(jié) 檔案統(tǒng)計(jì)工作概述

一、檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容和任務(wù)

1．檔案統(tǒng)計(jì)，就是以表冊(cè)、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況。內(nèi)容很多。包括檔案的基本登記和綜合統(tǒng)計(jì)兩部分。從統(tǒng)計(jì)的對(duì)象來(lái)看，分為兩方面：

（1）對(duì)檔案實(shí)體及其管理狀況的統(tǒng)計(jì)；（2）對(duì)檔案事業(yè)的組織與管理狀況的統(tǒng)計(jì)；

目前，我國(guó)檔案工作的基本情況統(tǒng)計(jì)，分為四個(gè)層次： 其一，全國(guó)檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)； 其二，專業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計(jì)；

其三，地方（包括省、市、地、縣各級(jí)）檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)； 其四，檔案館、檔案室檔案工作情況統(tǒng)計(jì)。2．任務(wù)是

對(duì)檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析，提供統(tǒng)計(jì)資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。

二、檔案統(tǒng)計(jì)工作的意義、要求和步驟

1．意義

（1）是認(rèn)識(shí)檔案工作的一種重要手段；（2）可以把定性分析和定量分析結(jié)合起來(lái)；（3）是檔案事業(yè)建設(shè)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作；

（4）可以為制定檔案工作的方針、政策和編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供提供依據(jù)。2．要求

（1）準(zhǔn)確性、客觀性、科學(xué)性

（2）遵循全國(guó)統(tǒng)計(jì)工作現(xiàn)代化的要求，須達(dá)到：

統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系完整化，統(tǒng)計(jì)分類標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作科學(xué)化，統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化，統(tǒng)計(jì)計(jì)算和數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)現(xiàn)代化，統(tǒng)計(jì)服務(wù)優(yōu)質(zhì)化。3．步驟包括（1）統(tǒng)計(jì)調(diào)查

（2）統(tǒng)計(jì)整理（3）統(tǒng)計(jì)分析

三、檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查

1．統(tǒng)計(jì)表報(bào) 2．專門調(diào)查

四、檔案統(tǒng)計(jì)資料的整理

統(tǒng)計(jì)分組：簡(jiǎn)單分組和復(fù)雜分組

五、統(tǒng)計(jì)表

六、綜合指標(biāo)

1．絕對(duì)數(shù) 2．相對(duì)數(shù)

第二節(jié) 檔案的登記

一、檔案數(shù)量和狀況登記

（一）案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄

（二）檔案收進(jìn)登記簿

這是專門記錄檔案進(jìn)入檔案機(jī)構(gòu)情況的一種登記形式。主要應(yīng)用于檔案館和規(guī)模較大的檔案室。其具體形式一般為簿冊(cè)式。其基本登記進(jìn)以檔案進(jìn)入檔案機(jī)構(gòu)的次數(shù)為單位進(jìn)行登記，即每收進(jìn)一次檔案，無(wú)論其數(shù)量及全宗所屬情況如何，都要在收進(jìn)登記簿上登記為一個(gè)條目。

（三）全宗名冊(cè)

檔案館和規(guī)模較大且保管了多個(gè)全宗的檔案室，對(duì)其所管全宗進(jìn)行逐個(gè)登記的一種形式。

（四）全宗單

詳細(xì)登記每一全宗情況的登記形式。主要應(yīng)用于檔案館和保存了較多全宗的檔案室。其形式為單頁(yè)式。每一張全宗單登記一個(gè)全宗的詳細(xì)情況。其登記內(nèi)容比全宗名冊(cè)要詳細(xì)得多，一般分為3個(gè)部分。

（五）全宗卡片

它是檔案行政機(jī)關(guān)要求檔案館報(bào)送的一種形式。其作用和目的是為了隨時(shí)掌握各檔案館中所存檔案全宗的基本情況，且與“檔案成分和數(shù)量變化情況報(bào)道表”結(jié)合使用。

（六）檔案成分和數(shù)量變化情況報(bào)道表

檔案成分和數(shù)量變化情況報(bào)道表是檔案館按要求向檔案行政機(jī)關(guān)報(bào)送的一種登記形式，旨在隨時(shí)報(bào)告其所管檔案（以全宗為單位）的變化情況。檔案行政機(jī)關(guān)根據(jù)報(bào)道內(nèi)容，隨時(shí)在全宗卡片上進(jìn)行補(bǔ)充性登記。

（七）案卷目錄登記簿

案卷目錄登記簿是對(duì)所有案卷目錄進(jìn)行登記的一種登記形式。主要應(yīng)用于檔案館和案卷目錄數(shù)量較多的檔案室。其登記方法是以案卷目錄的本冊(cè)為單位進(jìn)行登記，每一本（冊(cè)）案 卷目錄登記為一個(gè)條目。

（八）總登記簿

總登記簿是全面系統(tǒng)地記錄反映檔案的收進(jìn)、移出情況及檔案數(shù)量變化情況的一種登記形式。主要應(yīng)用于檔案室。

二、檔案工作狀況登記簿

（一）工作日志

工作日志是許多重要的社會(huì)行業(yè)中普遍采用的一種基本的工作登記形式。其作用與目的在于逐日記錄每一天的工作內(nèi)容及其進(jìn)程問(wèn)題，積累詳盡的工作原始記錄，為日后的查考和總結(jié)提供素材。一般應(yīng)包括日期（年、月、日、星期），時(shí)間（上午、下午或具體時(shí)刻），工作內(nèi)容，工作量與進(jìn)度，工作中的問(wèn)題及處置情況，每周或每月的統(tǒng)計(jì)、小結(jié)等。

（二）人員進(jìn)出庫(kù)房登記

人員進(jìn)出庫(kù)房登記是庫(kù)房管理的一種具體手段。一般采用登記本形式。登記本一般應(yīng)放置在庫(kù)房入口處。工作人員及其他人員每次進(jìn)出庫(kù)房均應(yīng)在登記本上登記。登記項(xiàng)目一般應(yīng)包括日期、進(jìn)出庫(kù)房人員姓名、進(jìn)入庫(kù)房時(shí)間（時(shí)刻）、進(jìn)庫(kù)事由、出庫(kù)時(shí)間（時(shí)刻）等。

（三）檔案出入庫(kù)登記

檔案出入庫(kù)登記這也是庫(kù)房管理的一種具體手段。一般也采用登記本形式。其具體的登記項(xiàng)目一般應(yīng)包括檔案出庫(kù)的日期、時(shí)間（時(shí)刻）、檔號(hào)及數(shù)量、原因（即用途），歸入日期及時(shí)間（時(shí)刻）、經(jīng)手人，等等。

（四）檔案清點(diǎn)、檢查登記

檔案清點(diǎn)、檢查登記是對(duì)檔案進(jìn)行定期或不定期的清點(diǎn)、檢查過(guò)程中及清點(diǎn)、檢查完畢之后所進(jìn)行的登記。其登記內(nèi)容應(yīng)涉及清點(diǎn)、檢查的日期，原因，清點(diǎn)、檢查過(guò)程所發(fā)現(xiàn)的情況及問(wèn)題，清點(diǎn)、檢查的結(jié)果（結(jié)論），從事清點(diǎn)、檢查的工作人員姓名。

（五）檔案利用登記簿

它是一種全面、系統(tǒng)地記錄檔案提供利用情況的綜合性登記形式。它既是檔案機(jī)構(gòu)記錄、掌握提供利用情況的一種登記形式，同時(shí)又是檔案機(jī)構(gòu)向利用者具體提供檔案時(shí)履行交接手續(xù)的一種交接憑據(jù)。

（六）利用者登記卡

利用者登記卡是檔案館和規(guī)模較大的檔案室對(duì)利用者進(jìn)行記錄、掌握的一種登記形式。

（七）檔案借出登記簿

檔案借出登記簿是專用于對(duì)檔案被借出檔案機(jī)構(gòu)之外的情況進(jìn)行登記的一種登記形式，檔案館和檔案室均可使用。

（八）檔案復(fù)制、摘抄登記

檔案復(fù)制、摘抄登記是專用于對(duì)在利用中被復(fù)制、摘抄情況進(jìn)行登記的一種登記形式。同時(shí)具有提出復(fù)制、摘抄申請(qǐng)，履行批準(zhǔn)手續(xù)和確認(rèn)復(fù)制、摘抄事實(shí)的憑據(jù)性質(zhì)。

（九）利用效果登記

利用效果登記實(shí)質(zhì)上是檔案機(jī)構(gòu)對(duì)每一次利用的成效結(jié)果所進(jìn)行的跟蹤調(diào)查。這種跟蹤調(diào)查性質(zhì)的登記，對(duì)于檔案機(jī)構(gòu)調(diào)整、改進(jìn)自己的工作具有重要意義。

第三節(jié) 檔案行政管理機(jī)關(guān)和檔案館的基本統(tǒng)計(jì)

一、檔案構(gòu)成統(tǒng)計(jì)

總的說(shuō)來(lái)，檔案構(gòu)成統(tǒng)計(jì)是檔案館全部檔案材料現(xiàn)有數(shù)量和狀況的一種統(tǒng)計(jì)。要求將檔案館內(nèi)的全部檔案以其來(lái)源性質(zhì)分組，即分成：建國(guó)后檔案、革命歷史檔案、清代以前檔案、民國(guó)檔案等部分，并以此說(shuō)明現(xiàn)有檔案數(shù)量和狀況。

二、檔案利用統(tǒng)計(jì)

檔案利用統(tǒng)計(jì)它是一種對(duì)各種類型檔案被各機(jī)關(guān)、各項(xiàng)工作利用的情況和程度的統(tǒng)計(jì)。

三、檔案工作人員情況統(tǒng)計(jì)

檔案工作人員情況統(tǒng)計(jì)是它對(duì)于研究檔案館工作售貨員的需要量，各種干部的比例，各檔案館干部的對(duì)比分析和平衡，培訓(xùn)工作的安排等，具有重要的作用。

四、檔案館建設(shè)狀況統(tǒng)計(jì)

檔案館建設(shè)狀況統(tǒng)計(jì)是檔案行政管理機(jī)關(guān)的任務(wù)之一，負(fù)責(zé)檔案館網(wǎng)的規(guī)劃與籌建。這種統(tǒng)計(jì)對(duì)研究我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展，是一種很有意義的資料。

五、檔案室建立情況統(tǒng)計(jì)

檔案室是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，是現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案集中保管的機(jī)構(gòu)。檔案行政管理機(jī)構(gòu)及時(shí)了解檔案室建設(shè)的情況是非常必要的。這就要對(duì)檔案室的建設(shè)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

第十章 檔案提供利用工作

第一節(jié) 檔案提供利用工作概述

一、含義

檔案工作的總目的，是提供檔案為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)。為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的必須做一系列的工作，其中直接傳遞檔案信息為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作服務(wù)的環(huán)節(jié)，稱為“檔案的利用服務(wù)工作”，或簡(jiǎn)稱“檔案利用工作”，又稱“提供利用”。檔案利用工作的基本內(nèi)容，就是介紹和報(bào)道館（室）藏檔案的內(nèi)容和成分，通過(guò)各種方式為利用者實(shí)際提供文獻(xiàn)材料和情報(bào)信息，進(jìn)行咨詢服務(wù)。

二、利用工作的地位

檔案的提供利用是檔案工作為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)的直接手段，它是兼承檔案工作內(nèi)外關(guān)系的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，在檔案工作中占有突出地位。

它是檔案工作聯(lián)系社會(huì)的一個(gè)窗口，是衡量檔案工作好壞的主要標(biāo)志。它在一定程度上體現(xiàn)了外界利用檔案的需要，對(duì)整個(gè)檔案工作具有一定的檢驗(yàn)和推動(dòng)作用。

總之，它是檔案工作中最富有活力的一個(gè)環(huán)節(jié)。

三、注意問(wèn)題

1．服務(wù)思想

（1）全面地為檔案用戶服務(wù)（2）及時(shí)地為檔案用戶服務(wù)（3）準(zhǔn)確地為檔案用戶服務(wù)（4）有效地為檔案用戶服務(wù)

2．正確處理提供利用與保密之間的關(guān)系

提供利用和保密，從根本上來(lái)說(shuō)是一致的。提供利用時(shí)要注意保密，保密是限定了利用的對(duì)象和范圍，是為了更好地利用。

澄清“利用危險(xiǎn)，保密保險(xiǎn)”以及“歷史檔案無(wú)密可保”的錯(cuò)誤思想。

要認(rèn)真深入地審定檔案內(nèi)容，根據(jù)時(shí)間、地點(diǎn)和條件的變化情況，調(diào)整檔案的密級(jí)，逐步擴(kuò)大開(kāi)放范圍，減少煩瑣的批準(zhǔn)手續(xù)，方便廣大利用者的正常利用。

第二節(jié) 檔案提供利用的途徑與方式

一、基本途徑有

1．提供檔案原件 2．提供復(fù)制品

3．提供檔案信息加工品

二、幾種主要的方法有

1．檔案閱覽服務(wù) 2．外借服務(wù) 3．制發(fā)復(fù)本

4．展覽與陳列服務(wù) 5．制發(fā)檔案證明服務(wù) 6．檔案目錄信息服務(wù) 7．檔案咨詢

第三節(jié) 檔案用戶調(diào)研工作

檔案用戶需求分析是通過(guò)一定的方式與方法，在深入調(diào)查、掌握用戶利用需求的基礎(chǔ)上，揭示各類用戶的需求特點(diǎn)與規(guī)律的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。

一、檔案用戶需求調(diào)研的原則