第一篇：檔案管理學(xué)教案
檔案管理學(xué)教案
第一章檔案概論
第一節(jié) 檔案的起源與沿革
一、檔案的起源
關(guān)于檔案的起源，主要有以下四種觀點(diǎn)：
第一種觀點(diǎn)認(rèn)為：在國(guó)家誕生以后，產(chǎn)生了文字，用文字記錄國(guó)家的各種事務(wù)，就形成了檔案。
第二種觀點(diǎn)認(rèn)為：在原始社會(huì)末期產(chǎn)生了原始的文字，國(guó)家產(chǎn)生后，用文字記錄國(guó)家的各種事務(wù)，形成了檔案。
第三種觀點(diǎn)認(rèn)為：在原始社會(huì)末期產(chǎn)生了原始的文字，原始部落用這種文字記錄各項(xiàng)事務(wù)，就形成了比較原始的檔案。國(guó)家形成后，形成了比較有條理的檔案。
第四種觀點(diǎn)認(rèn)為：原始社會(huì)的結(jié)繩、刻契，就是原始的檔案，文字、國(guó)家形成后，形成了比較有條理的檔案。1、2條又稱為階級(jí)社會(huì)產(chǎn)物論，又稱為文字、國(guó)家條件說(shuō)。
3、4條又稱為原始社會(huì)產(chǎn)物說(shuō)。
二、檔案的沿革
檔案的沿革可以從以下分析：
1、載體沿革
檔案按載體可分為：甲骨檔案、金石檔案、簡(jiǎn)牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案等。
2、名稱的沿革
A、“檔案”在商代稱為“冊(cè)”；周代稱為“中”；秦漢稱為“典籍” ；魏晉以后稱“文書(shū)”、“文案”；唐、宋以來(lái)稱“文卷”、“案卷”、“案牘” B、“檔案”一詞，一般認(rèn)為初見(jiàn)于清代。
a、順治十八年（1661年）的官府文書(shū)中，有“檔案”一詞的使用，即“查得順治十四年四月臣部題定檔案”。
b、康熙十九年（1680年）“起居注” ：“上問(wèn)馬哈喇之父與叔父皆歿于陣，部中無(wú)檔案?！?/p>
c、楊賓《柳邊紀(jì)略》(成書(shū)于1707年，康熙四十六年)1 說(shuō)：“邊外文字，多書(shū)于木，往來(lái)傳遞者曰牌子，以削木若牌故也；存貯年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文之書(shū)于紙者，亦呼為牌子、檔子矣?！?d、鄭州大學(xué)文博學(xué)院王金玉、王永的文章，認(rèn)為“檔案”一詞自清崇德三年（明崇禎十一年）即開(kāi)始應(yīng)用，比《柳邊紀(jì)略》早了60年，“檔案”的原始涵義指?jìng)}庫(kù)財(cái)物類(lèi)的登記簿。（見(jiàn)王金玉、王永《“檔案”詞源新證》，《中國(guó)檔案》1999年2期。）
檔，在《康熙字典》中解釋為：橫木框檔。案，在《說(shuō)文解字》中解釋為：幾屬。
由此引伸，把處理一個(gè)事件的有關(guān)文書(shū)作為一案。
3、英文archive[`a:kaiv]，n.文件、記錄、檔案，相當(dāng)于中文“檔案”一詞。復(fù)數(shù)archives[`a:kaivz], n.公文保管處、檔案處、公文。第二節(jié) 檔案的定義
列寧:“定義可能有許多，因?yàn)閷?duì)象有許多方面。”
下定義最常用的方法是：“屬”加“種差”。采用這種方法，可以給檔案下一個(gè)定義： 檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的，文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。
也可簡(jiǎn)便表述為：檔案是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的保存起來(lái)以備查考的文件。
除了這種表述外，還可以表述為：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。為了簡(jiǎn)便起見(jiàn)，也可表述為：原始的歷史記錄。
另外再介紹《檔案法》上的定義。
《中華人民共和國(guó)檔案法》于1987年9月5日第六屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議通過(guò)，1996年7月5日第八屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十次會(huì)議修正。第一章“總則”第二條“本法所稱的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！?/p>
這幾種定義，在基本思想上是相同的，只不過(guò)表述方法不同而已。第一種定義是把“文件”作檔案所屬，第二種定義是把“原始記錄”(歷史記錄)作為檔案的所屬，這個(gè)原始記錄指的 就是國(guó)內(nèi)外常用的較為廣義的文件。所謂廣義的文件，它不僅指常規(guī)的機(jī)關(guān)文書(shū)，也包括技術(shù)文件、文藝手稿以及其它各種文件材料。第三節(jié) 檔案定義的涵義
一、檔案來(lái)源
從形成者看來(lái)源，有三類(lèi)：機(jī)構(gòu)、組織、個(gè)人。
中國(guó)大陸以前不承認(rèn)個(gè)人擁有檔案合法性，不重視個(gè)人檔案，因此許多個(gè)人保存的檔案，沒(méi)有集中到一個(gè)檔案館保管，相應(yīng)地削弱了有些檔案的利用價(jià)值。而國(guó)外有些國(guó)家則不同，一些檔案管理機(jī)構(gòu)承認(rèn)個(gè)人擁有檔案，并鼓勵(lì)個(gè)人把檔案存入管理機(jī)構(gòu)，而管理機(jī)構(gòu)只起一種代為保管的作用。但是1996年公布的《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定檔案有三種所有形式：國(guó)家所有、集體所有、個(gè)人所有。
二、檔案形成
檔案是由文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的。轉(zhuǎn)化條件有三：
（一）辦理完畢的文件才能成為檔案
所謂辦理完畢是相對(duì)而言的，主要是指完成了文書(shū)處理程序，不能理解為一切文件都要把文件中所說(shuō)的事情全部辦完，才算辦理完畢。情況有以下三種：
1、文件內(nèi)容要求馬上辦理完畢，并且已經(jīng)辦理完畢。
2、文件內(nèi)容要求長(zhǎng)期執(zhí)行（辦理），但只要完成了文書(shū)處理程序也算一種，如國(guó)家的法律、條約、契約、合同、經(jīng)濟(jì)遠(yuǎn)景規(guī)劃等，只要經(jīng)過(guò)簽收、傳閱、研究討論和貫徹執(zhí)行也算辦理完畢。
3、不需要具體辦理，只需完成文書(shū)處理程序就算辦理完畢
從這個(gè)角度來(lái)看，可以說(shuō)“文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿”。
（二）具有一定查考利用價(jià)值的文件，才能成為檔案。
從這個(gè)角度來(lái)看，可以說(shuō)“文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華”。
（三）按照一定的規(guī)律保存起來(lái)的文件，才能最后成為檔案
從這個(gè)角度來(lái)看，可以說(shuō)“文件是檔案的因素，檔案是文件的組合?！?/p>
三、檔案的形式：
檔案信息的記注方式很多，載體也多種多樣。
從檔案的載體上來(lái)看，有甲骨、金石、紙張、膠片、磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等。表達(dá)方式基本有三種：文字、圖像、聲音；
從記錄方法來(lái)看，有手寫(xiě)、刀刻、印刷、攝影、錄音、錄像等。從文件名稱上看，古代有詔、誥、題本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈?，F(xiàn)代有計(jì)劃、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄等。從類(lèi)型上說(shuō)，有文書(shū)檔案、科技檔案、專門(mén)檔案。
四、檔案內(nèi)容：
檔案內(nèi)容反映了人們各種社會(huì)活動(dòng)，即檔案內(nèi)容上的特征是：
1、十分豐富，無(wú)所不包
一個(gè)國(guó)家的全部檔案記載著國(guó)家的誕生和發(fā)展，政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化等各種各樣的內(nèi)容；一個(gè)機(jī)關(guān)的檔案記載著機(jī)關(guān)開(kāi)展工作和生產(chǎn)活動(dòng)的信息。從古到今的檔案，數(shù)量浩如煙海，上至天文、下至地理、中至人事，無(wú)所不包。
2、原始性
檔案是歷史的原始記錄，或說(shuō)是原始的歷史記錄，這是檔案的本質(zhì)屬性。
檔案不是人們有意識(shí)編寫(xiě)、加工的，而是為完成某項(xiàng)工作自然地形成的。對(duì)于后人來(lái)說(shuō)，它是第一手的資料。因此，檔案具有很大的憑證作用。
原始性和真實(shí)性的區(qū)別：
從整體上看，檔案是比較可靠的歷史記錄，但具體到每一份文件，大多數(shù)是真實(shí)的，部分檔案并非如此，主要有兩種情況：
一是形成上不真實(shí)，是假造、偽造的檔案；
二是檔案內(nèi)容失真，形成是真實(shí)的，但其內(nèi)容不真實(shí)； 因此，我們應(yīng)該辯證地看待這個(gè)問(wèn)題。
一方面我們不能百分之百地不加鑒定、不加分析地相信檔案的真實(shí)和可靠性，但也不能懷疑一切。應(yīng)當(dāng)看到絕大部分的檔案是真實(shí)的、可靠的，有部分檔案是假造的、不真實(shí)的，但這些也有保存價(jià)值，不能隨意銷(xiāo)毀、涂改。第四節(jié) 檔案與相關(guān)事物的比較
一、檔案與圖書(shū)的比較
1、不同方面
A、檔案并非是有意識(shí)地編寫(xiě)的、杜撰的，圖書(shū)是作者為了某種目的，有意識(shí)地撰寫(xiě)的 B、數(shù)量不同。檔案往往是原稿原件，一般只保存幾件或一件（孤本），失而不可復(fù)得，同一種圖書(shū)往往印刷成千上萬(wàn)冊(cè)。
C、作用不同。檔案是歷史的原始記錄（并非全是真實(shí)記錄），絕大多數(shù)檔案具有信證作用，同時(shí)在社會(huì)生活各個(gè)方面都產(chǎn)生重要作用，圖書(shū)一般沒(méi)有法律信證作用，在許多方面不如檔案作用重要，圖書(shū)的作用是傳播知識(shí)。
D、保密性不同。少部分檔案含有一定的機(jī)密，不能向社會(huì)隨意開(kāi)放（但并不排斥向某些人開(kāi)放）；圖書(shū)基本上是公開(kāi)發(fā)行，不需要保密。（但并不排斥有些“內(nèi)部交流”之類(lèi)）。E、形式不同。檔案以單份和卷宗的形式為主，并且手寫(xiě)體較多，而圖書(shū)主要是一本本裝訂完好的，印刷體占絕大多數(shù)。
2、相似之處
A、兩者目前都以文字記錄為主
B、都記載了人類(lèi)社會(huì)的知識(shí)，都包含了一定的信息量，都是屬于信息資源的范疇。C、在一定條件下，兩者可以互相轉(zhuǎn)化，互相彌補(bǔ)。（如利用一些檔案資料寫(xiě)成圖書(shū)，由于種種原因，原檔案不見(jiàn)了，就可用所寫(xiě)的圖書(shū)代為檔案）。
二、檔案與情報(bào)的比較
1、情報(bào)的本質(zhì)屬性是： A、情報(bào)的根本屬性之一是知識(shí)。
B、有一定利用價(jià)值的知識(shí)才具有情報(bào)價(jià)值。
C、情報(bào)是知識(shí)運(yùn)動(dòng)的過(guò)程之一，即情報(bào)是傳遞著的知識(shí)。
2、兩者的比較
情報(bào)比檔案的內(nèi)涵豐富，涉及的范圍更廣；另一方面，它始終處于傳遞過(guò)程，是一種無(wú)形的東西，它的外在形式有圖書(shū)、資料、檔案等多種文獻(xiàn)。
三、檔案與文物的比較
文物是留存下來(lái)的具有歷史、藝術(shù)、科學(xué)價(jià)值的遺物。
大多數(shù)文物和檔案屬于兩種不同的事物，如古文化遺址、建筑、工藝品、墓葬、圖書(shū)資料等，都是文物。有部分文物是重要的歷史檔案，如歷代手稿，部分石刻、簡(jiǎn)牘、甲骨文、契約、古代書(shū)信等，這些事物就具有雙重性，部分文物和檔案具有交叉性。這些東西，明清以前的一般都保存在文博部門(mén)
四、檔案和文獻(xiàn)的比較
文獻(xiàn)的范圍相當(dāng)廣，人類(lèi)歷史留下的圖書(shū)、檔案、資料等都稱為文獻(xiàn)，檔案是文獻(xiàn)其中一部分或一種文獻(xiàn)，因此說(shuō)“檔案文獻(xiàn)”是可以的。
五、檔案與資料的比較
資料一般具有參考性質(zhì)，起著推廣經(jīng)驗(yàn)、傳播知識(shí)，提供某些信息的作用。與檔案有關(guān)的資料在沒(méi)有檔案原件的情況下，就更有參考作用。保存與館藏有關(guān)的資料，可以輔助檔案提供作用，補(bǔ)充檔案的不足，還可以為檔案館工作人員的政治、文化、業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)和工作提供參考資料。
第五節(jié) 檔案的作用
一、檔案的基本作用
秦末，劉邦軍隊(duì)入咸陽(yáng)，蕭何取秦之典籍，這些典籍對(duì)治理關(guān)中起到非常重要的作用。明內(nèi)閣大學(xué)士邱濬說(shuō)檔案的作用:“今世賴之以知古，后世賴之以知今者也”。
郭沫若同志在1960年寫(xiě)下《題贈(zèng)檔案館》一詩(shī)，盛贊?rùn)n案作用之的重要。前事不忘后事師，自來(lái)墳典萃先知。猶龍柱下窺藏史，呼鳳輿前聽(tīng)誦詩(shī)。國(guó)步何由探軌跡，民情從以識(shí)端倪。上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬(wàn)枝。
總之，檔案的作用可概括為：憑證作用和參考作用。
檔案具有憑證作用，中國(guó)人常說(shuō)：“空口無(wú)憑，立字為據(jù)”、“口為空，字為宗”。1981年3月，最高人民法院審判林彪、江青反革命集團(tuán)主犯時(shí)，先后出示和宣讀檔案、信件、日記、筆記、講話記錄、錄音等書(shū)證和物證共651次。江青等人先是抵賴，但在證據(jù)面前，不得不供認(rèn)犯罪事實(shí)。
檔案具有參考作用，檔案被稱為“未摻水的史料”。
波蘭起義者繳獲康斯坦丁大公在華沙的一批外交檔案，恩格斯認(rèn)為它是揭露沙皇政府力圖分裂和統(tǒng)治西歐各國(guó)的那些陰謀的歷史的主要資料之一，至少是最可靠的資料。
二、檔案的主要作用 1、機(jī)關(guān)工作的查考憑據(jù)
檔案記錄了各種機(jī)關(guān)、單位過(guò)去活動(dòng)的狀況，其中包括行使行政職權(quán)的法律依據(jù)，處理行政事務(wù)的過(guò)程與結(jié)果以及管理活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)，它是任何一人政府、任何一個(gè)機(jī)關(guān)單位連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)。自古以來(lái)，如《周禮》中即不乏執(zhí)掌王命典法令則，“以考政事”，“以逆邦國(guó)都鄙官府之治”之類(lèi)的記載?！冬F(xiàn)代檔案――原則與技術(shù)》認(rèn)為檔案“是一個(gè)政府藉以完成其工作的基本行政工具”。我們黨和國(guó)家歷來(lái)強(qiáng)調(diào)辦事要實(shí)事求是，各種機(jī)關(guān)單位為了有效地實(shí)行管理，必須切實(shí)地掌握材料。檔案可以為黨、政、軍等機(jī)關(guān)、企事業(yè)等單位的領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)管理，提供證據(jù)和咨詢資料，借以熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、進(jìn)行決策、處理各種問(wèn)題。否則，只靠記憶處理工作則有時(shí)無(wú)以為憑，或往往有失準(zhǔn)確，對(duì)間隔日久的事務(wù)難免被人遺忘。
例如，許多機(jī)關(guān)在建立和健全工作制度、進(jìn)行改革、落實(shí)各項(xiàng)政策和制訂規(guī)則等各種活動(dòng)中，大量地查考了檔案，順利地推動(dòng)了工作。有的地方檔案散失，“無(wú)案可查”，則給工作造成許多困難。事實(shí)證明，大至制定黨和國(guó)家的方針政策，小至處理機(jī)關(guān)單位的具體事務(wù)，檔案乃是行政管理的一種工具，充分發(fā)揮檔案的作用有助于克服官僚主義，提高工作效率。
2、生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)
檔案中記載了各種生產(chǎn)活動(dòng)的情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。從自然資源、生產(chǎn)手段到生產(chǎn)過(guò)程以及計(jì)劃管理和生產(chǎn)技術(shù)等各方面的信息，可以作為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)管理的科學(xué)依據(jù)和參考材料。當(dāng)今日益增多的科學(xué)技術(shù)檔案，更是進(jìn)行現(xiàn)代化生產(chǎn)管理和科學(xué)技術(shù)管理的重要條件。但是，無(wú)論普通檔案，還是科學(xué)技術(shù)等專門(mén)檔案，總的來(lái)說(shuō)，都在不同程度上和不同的方面反映了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的情況，都能為以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的現(xiàn)代化建設(shè)提供咨詢研究、統(tǒng)計(jì)監(jiān)督的情報(bào)信息，對(duì)制訂經(jīng)濟(jì)計(jì)劃，檢查和總結(jié)生產(chǎn)情況，推廣先進(jìn)生產(chǎn)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)以及防止災(zāi)害等等，都是重要的參考材料。
比如，有的地方為了切實(shí)規(guī)劃和組織農(nóng)業(yè)生產(chǎn)，查閱了幾十年作物種植面積、單產(chǎn)、總產(chǎn)、水利設(shè)施、生產(chǎn)建設(shè)、氣象雨量、管理措施、災(zāi)情記錄，綜合分析研究，制訂了適合地區(qū)特點(diǎn)、揚(yáng)長(zhǎng)避短、發(fā)揮地區(qū)優(yōu)勢(shì)的生產(chǎn)計(jì)劃，促進(jìn)了大幅度的增產(chǎn)。有些地方，查閱歷年檔案，匯總分析，找出了本地區(qū)發(fā)生水旱冰雹災(zāi)害的規(guī)律和防止經(jīng)驗(yàn)，據(jù)此采取相應(yīng)措施，防止或減輕了災(zāi)害，從而促進(jìn)了生產(chǎn)，獲得了豐收。與此相反，有些地方因?yàn)闆](méi)有檔案可考，或“有案不查”，以致生產(chǎn)計(jì)劃不當(dāng)、管理混亂、重復(fù)勞動(dòng)、返工浪費(fèi)、甚至發(fā)生事故，給國(guó)家和 人民造成很多損失。大量的實(shí)踐證明，充分利用有關(guān)的檔案，對(duì)加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理，促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展，提高經(jīng)濟(jì)效益，具有直接的作用。
3、政治斗爭(zhēng)的必要工具
檔案中記載了社會(huì)、階級(jí)、經(jīng)濟(jì)、政治、法律等各方面的狀況，這些原始材料，歷來(lái)都成為階級(jí)統(tǒng)治和進(jìn)行各種政治斗爭(zhēng)的工具。在奴隸制和封建社會(huì)中，統(tǒng)治階級(jí)把檔案看作“插入鞘中的劍”，君主的“護(hù)衛(wèi)”。民國(guó)時(shí)期的檔案學(xué)著作中，也不斷載有檔案乃“政治之工具”方面的論述。我國(guó)現(xiàn)存的大量檔案，記有國(guó)內(nèi)外敵對(duì)勢(shì)力在中國(guó)所進(jìn)行的許多罪惡活動(dòng)以及中國(guó)人民進(jìn)行革命斗爭(zhēng)的情況和有關(guān)的歷史事實(shí)。我們黨和國(guó)家，一向重視利用檔案，把它作為從事政治斗爭(zhēng)的可靠根據(jù)和銳利武器。全國(guó)人民在粉碎林彪、“四人幫”幫派體系的斗爭(zhēng)中，有關(guān)機(jī)關(guān)從檔案里查取了充分的材料，揭露他們反革命的歷史面貌和各種陰謀活動(dòng)。同時(shí)，通過(guò)檔案也查證了許多同志的歷史情況，澄清了有關(guān)事實(shí)，糾正了冤、假、錯(cuò)案。在國(guó)際斗爭(zhēng)中，檔案也是維護(hù)我國(guó)主權(quán)、同霸權(quán)主義進(jìn)行斗爭(zhēng)的一種有力工具。今后，政治斗爭(zhēng)還將在一定范圍內(nèi)長(zhǎng)期存在，仍須正確發(fā)揮檔案的政治作用。
4、科學(xué)研究的可靠資料
無(wú)論是自然科學(xué)，還是社會(huì)科學(xué)、思維科學(xué)的研究，都必須詳細(xì)地占有材料，才能據(jù)以潛心鉆研，探索事物發(fā)展的規(guī)律。檔案可以從兩方面為科學(xué)研究提供豐富的歷史資料：一方面，專門(mén)進(jìn)行科學(xué)研究的原始記錄，可供現(xiàn)實(shí)的研究工作直接借鑒；另一方面，從記錄的廣泛事實(shí)和經(jīng)驗(yàn)中，為各項(xiàng)研究活動(dòng)提供大量的實(shí)驗(yàn)、觀察和理論概括的基礎(chǔ)材料。所以，檔案是科學(xué)研究的必要條件。1956年，周恩來(lái)同志在《關(guān)于知識(shí)分子問(wèn)題的報(bào)告》中指出：“為了實(shí)現(xiàn)向科學(xué)進(jìn)軍的計(jì)劃，我們必須為發(fā)展科學(xué)準(zhǔn)備一切必要的條件。在這里，具有首要意義的是要使科學(xué)家得到必要的圖書(shū)、檔案資料、技術(shù)資料和其他工作條件?！蔽覈?guó)水利、氣象、地震等方面取得的某些科研成果，也是利用幾百年來(lái)大量有關(guān)檔案材料經(jīng)過(guò)分析研究的結(jié)果。馬克思在撰寫(xiě)《資本論》巨著的過(guò)程中，曾大量收集、研究和利用過(guò)工廠視察員報(bào)告、皇家鐵道委員會(huì)記錄、證詞以及其他各種文件中有關(guān)工作勞動(dòng)、童工、工資、生活、居住條件等大批原始的檔案材料，進(jìn)行了創(chuàng)造性的理論概括和闡發(fā)。所以人們常常比喻說(shuō)，它是從事科學(xué)研究不可缺少的“食糧”。
5、宣傳教育的生動(dòng)素材 檔案所以成為宣傳教育的生動(dòng)素材，因?yàn)樗詺v史性、直觀性和原始性等而見(jiàn)長(zhǎng)。請(qǐng)看下面聲像檔案，你有何感想？
6、檔案能夠以其內(nèi)容、涵義和外形特征如實(shí)地說(shuō)明歷史上的某些事實(shí)，作為證實(shí)國(guó)家、集體和個(gè)人正當(dāng)利益的書(shū)面文件。因?yàn)闄n案在反映社會(huì)各種具體活動(dòng)的同時(shí)，也反映了當(dāng)事者應(yīng)有的合法權(quán)益，其中包括立法性質(zhì)的文件，證明文件和相互交往的各種材料。例如法律、法規(guī)、協(xié)議、合同、名單、記錄、報(bào)告與批件、書(shū)信、賬本、單據(jù)、存根等等，這些原始材料有的規(guī)定了各種社會(huì)關(guān)系、經(jīng)濟(jì)關(guān)系和政治關(guān)系的組成，有的記載了有關(guān)事件的過(guò)程，各方面承擔(dān)的權(quán)利和義務(wù)以及當(dāng)事人具有的資歷、待遇和榮譽(yù)。在這些方面發(fā)生疑問(wèn)、爭(zhēng)執(zhí)或糾紛時(shí)，檔案最能有力地說(shuō)明權(quán)益的歸屬，成為權(quán)威性的法律證書(shū)，并有一定的物證作用。長(zhǎng)期以來(lái)，為了證實(shí)國(guó)家、機(jī)關(guān)單位和個(gè)人的合法權(quán)益，檔案發(fā)揮了廣泛的作用。許多單位和個(gè)人以檔案為證據(jù)，解決了債務(wù)、產(chǎn)權(quán)和著作權(quán)等各種糾紛，證實(shí)了個(gè)人的學(xué)歷、經(jīng)歷以及工資、福利待遇方面的諸多問(wèn)題。
三、檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性、檔案對(duì)機(jī)關(guān)的作用和社會(huì)作用的雙重性
2、檔案機(jī)密性的遞減律
3、檔案科學(xué)文化作用的遞增律 4、實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的條件 A、受社會(huì)發(fā)展水平的限制 B、受公眾對(duì)檔案認(rèn)識(shí)水平的限制 C、受檔案管理水平的限制 第六節(jié) 國(guó)家檔案全宗
國(guó)家檔案全宗是指國(guó)家所有的全部檔案的總和。
按時(shí)期結(jié)合性質(zhì)，它可以分類(lèi)如下：
先以1949年10月1日為界，分為建國(guó)前檔案和建國(guó)后檔案，建國(guó)前檔案按政治性質(zhì)分為革命政權(quán)檔案和舊政權(quán)檔案。革命政權(quán)檔案，又稱為“革命歷史檔案”，是指“五四”運(yùn)動(dòng)至建國(guó)期間中國(guó)共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)的新民主主義革命的檔案，舊政權(quán)檔案是指國(guó)民黨政府、偽滿政權(quán)、北洋政府以及歷朝歷代封建制政權(quán)、奴隸制政權(quán)的檔案。
第二章 檔案工作概論
第一節(jié) 檔案工作內(nèi)容和性質(zhì)
一、檔案工作的內(nèi)容
檔案工作的內(nèi)容有廣義和狹義兩種解釋。
1、廣義上說(shuō)，是指檔案事業(yè)所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學(xué)研究和出版工作等。
2、狹義上說(shuō)，是指檔案室和檔案館所從事檔案業(yè)務(wù)工作，即用科學(xué)原則和方法管理檔案，為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。
二、檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容
檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容有六環(huán)節(jié)之說(shuō)和八環(huán)節(jié)之說(shuō)。
1、六環(huán)節(jié)之說(shuō)檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容可分為： 收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用。
其中前五環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)工作，后一環(huán)節(jié)為提供利用的工作。
2、檔案業(yè)務(wù)工作的劃分不是絕對(duì)的，隨著檔案工作的發(fā)展而發(fā)生變化，檢索和編研成為獨(dú)立的工作內(nèi)容，把它們加上去，六個(gè)環(huán)節(jié)就變成八個(gè)環(huán)節(jié)。
三、檔案工作的性質(zhì)
1、檔案工作是一項(xiàng)管理性的工作
A、檔案工作是專門(mén)負(fù)責(zé)管理檔案的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作 B、是某種管理工作的組成部分 C、是專門(mén)管理檔案的科學(xué)性工作
2、是一項(xiàng)服務(wù)性的工作
3、是一項(xiàng)政治性的工作
除此之外，還有“條件性、科學(xué)性”等提法。
? 檔案工作的基本原則
1996年9月5日公布的《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與完全，便于社會(huì)各方面的利用。這便是檔案工作的基本內(nèi)容。舊書(shū)上采用的是1950年4月16日國(guó)務(wù)院頒布的《關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定》中規(guī)定：檔案工作的基本原則是“集中統(tǒng)一地管理國(guó)家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于國(guó)家各項(xiàng)工作的利用”。我們采用比較新的提法。它由三個(gè)部分組成： 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理 維護(hù)檔案的完整與安全 便于社會(huì)各方面的利用_
一、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理
1、所謂統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，就是對(duì)全國(guó)檔案工作實(shí)行全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提出統(tǒng)一的方針政策，實(shí)行統(tǒng)一的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
2、所謂分級(jí)管理，是指全國(guó)檔案工作由各級(jí)檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行管理。各地方檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)，要按照國(guó)家有關(guān)檔案工作，統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本地區(qū)情況，制定本地區(qū)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本地區(qū)檔案工作。
3、所謂分專業(yè)管理，是指中央和地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)，可按照國(guó)家關(guān)于檔案工作統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本專業(yè)系統(tǒng)情況，制定本專業(yè)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本系統(tǒng)各單位的檔案工作。
4、實(shí)行黨政檔案和黨政檔案工作統(tǒng)一管理,關(guān)于黨政檔案統(tǒng)一管理，這是中國(guó)檔案工作的特點(diǎn)，全世界僅此一家。前蘇聯(lián)也是黨政檔案分開(kāi)管理。1959年以前，我國(guó)的檔案工作也是黨政檔案分開(kāi)管理，后來(lái)才高度集中在一起。
其內(nèi)容是：a、一個(gè)機(jī)關(guān)黨政、工、團(tuán)檔案，由機(jī)關(guān)檔案室集中管理；b、各級(jí)黨政機(jī)關(guān)形成具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案由中央檔案館和地方綜合性檔案館集中管理；c、黨的系統(tǒng)、政府系統(tǒng)的檔案工作，由檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
黨政檔案工作統(tǒng)一管理的優(yōu)點(diǎn)是：黨政檔案都是在貫徹黨的路線、方針、政策中產(chǎn)生的，有著密切的聯(lián)系，統(tǒng)一管理便于利用，黨和政府的檔案工作在管理原則、制度和方法上沒(méi)有多大差別，統(tǒng)一管理，力量集中，指導(dǎo)統(tǒng)一，黨政檔案工作統(tǒng)一設(shè)置機(jī)構(gòu)，符合精簡(jiǎn)原則。
二、維護(hù)檔案的完整與安全
這是檔案管理最起碼的基本要求。只有保證檔案的完整與安全，才能為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。
維護(hù)檔案的完整，有兩方面的含義： 完整包括：
1、從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，保證應(yīng)該集中和實(shí)際保存的檔案不致殘缺短少。
2、另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌。
安全包括：
1、力求檔案本身不受損壞，質(zhì)量延長(zhǎng)檔案壽 命，即保證檔案管理物質(zhì)安全。
2、要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。
三、便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用----根本目的。
1、便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，體現(xiàn)著檔案工作的服務(wù)性質(zhì)。檔案工作必須不斷地提高服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，為檔案利用者盡可能地創(chuàng)造方便條件；
2、便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，是檔案工作系統(tǒng)的總目標(biāo)。全部檔案管理活動(dòng)的最終目的，都表現(xiàn)在提供檔案信息為各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐服務(wù)這個(gè)集中點(diǎn)上。作為一個(gè)系統(tǒng)，它的目的性必須明確。
3、便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，是檔案工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的出發(fā)點(diǎn)，支配著檔案工作的全過(guò)程。檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目等各項(xiàng)工作，都應(yīng)以便于利用著眼，不能脫離系統(tǒng)總目標(biāo)。
4、便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，是檢驗(yàn)檔案工作效果的主要標(biāo)準(zhǔn)。檔案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能為國(guó)家和社會(huì)作出貢獻(xiàn)，能否創(chuàng)造社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
我國(guó)檔案工作基本原則的三個(gè)組成部分，是辯證統(tǒng)一的關(guān)系。A、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理是核心，沒(méi)有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理就不能維護(hù)檔案的安全與完整和全社會(huì)各方面的利用；B、離開(kāi)維護(hù)檔案的完整與安全和便于社會(huì)各方面的利用，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理就失去了它的意義。我國(guó)檔案工作基本原則把復(fù)雜的檔案工作現(xiàn)象，高度概括為三句話，文字簡(jiǎn)明，但內(nèi)涵豐富，揭示了檔案工作的客觀規(guī)律。它不僅對(duì)指導(dǎo)我國(guó)檔案工作實(shí)踐具有重要意義，對(duì)檔案工作理論與實(shí)踐的發(fā)展有很大的貢獻(xiàn)。第三節(jié) 檔案機(jī)構(gòu)
一、檔案室與機(jī)關(guān)檔案工作
１、關(guān)于機(jī)關(guān)檔案工作的性質(zhì)，歷來(lái)有不同提法。
第一個(gè)提法：
機(jī)關(guān)檔案室是機(jī)關(guān)秘書(shū)部門(mén)性質(zhì)的一種輔助機(jī)構(gòu)，機(jī)關(guān)檔案室工作一般是機(jī)關(guān)秘書(shū)工作的一部分。另一種的提法：機(jī)關(guān)檔案工作是一項(xiàng)機(jī)要工作或?qū)ｉT(mén)工作。
第三種提法：A、是整個(gè)機(jī)關(guān)的組成部分，屬于機(jī)關(guān)管理和研究咨詢性質(zhì)的專業(yè) 輔助機(jī)構(gòu)。B、黨、政、軍等機(jī)關(guān)單位的檔案室，又是機(jī)關(guān)的機(jī)要部門(mén)之一，具有機(jī)要部門(mén)性質(zhì)。C、從全國(guó)檔案工作來(lái)說(shuō)，檔案室又是國(guó)家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。
第四種提法：A、檔案室是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位統(tǒng)一管理本單位檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，主要為本單位工作、生產(chǎn)和科研服務(wù)。
B、檔案室又是國(guó)家檔案事業(yè)組織體系基層組織，是檔案館工作的基礎(chǔ)。檔案室的上述雙重性質(zhì)，支配著檔案室的整個(gè)工作活動(dòng)。
２、基本任務(wù)
（1）對(duì)機(jī)關(guān)和各部門(mén)形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（機(jī)關(guān)檔案室不直接參加立卷工作，而由文書(shū)部門(mén)進(jìn)行，同時(shí)也有根據(jù)具體情況而具體分析的。）
（2）集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，積極提供利用，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。（3）在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下，各專業(yè)主管機(jī)關(guān)或所屬單位和對(duì)本專業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
a、傳達(dá)和貫徹有關(guān)檔案工作的方針、政策、法規(guī)和國(guó)家行政管理部門(mén)和規(guī)定、辦法等。b、制定本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)和所屬單位檔案工作管理辦法等。c、對(duì)本專業(yè)體系所屬單位和本單位的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。
（4）按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)該進(jìn)館的檔案。
（5）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。
3、檔案室的類(lèi)型
（1）機(jī)關(guān)檔案室，也稱為普通檔案室、文書(shū)檔案室。（2）科技檔案室（3）音像檔案室（4）人事檔案室（5）綜合檔案室
（6）聯(lián)合檔案室，有些類(lèi)似于檔案服務(wù)中心、文件中心。
二、檔案館
（一）檔案館的性質(zhì)
根據(jù)《檔案法》和有關(guān)文件的規(guī)定，檔案館屬于黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心。
我國(guó)多數(shù)檔案館是統(tǒng)一保管黨和政府機(jī)關(guān)檔案的管理部門(mén)，所以它既是黨的機(jī)構(gòu)，又是國(guó)家機(jī)構(gòu)。
檔案館所保存的檔案，有些是有機(jī)密性的。檔案館又具有機(jī)要性。
（二）檔案館的基本職責(zé)和具體任務(wù)
檔案館的基本職責(zé)是：集中統(tǒng)一地管理黨和國(guó)家需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保管的檔案和史料，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，為現(xiàn)實(shí)的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和歷史的長(zhǎng)遠(yuǎn)需要服務(wù)。檔案館的具體任務(wù)，主要有三個(gè)方面：
1、接收和征集本級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位具有長(zhǎng)期和永久保存價(jià)值的檔案以及有關(guān)資料，科學(xué)地管理；
2、通過(guò)多種方式，積極開(kāi)展檔案資料的利用工作；
3、參與編修史志工作。
（三）檔案館的種類(lèi)
1、按地區(qū)可分為：
A、中央級(jí)檔案館，如：中央檔案館、中國(guó)第一歷史檔案館、中國(guó)第二歷史檔案館、中國(guó)電影資料館等；
B、地方檔案館，又有?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）、地區(qū)（市、自治州）、縣級(jí)檔案館，如：北京市檔案館、新疆維吾爾自治區(qū)檔案館、柳州地區(qū)檔案館、桂林市檔案館、呼瑪縣檔案館。
2、按專業(yè)可分為：
A、綜合性檔案館，如中央檔案館、四川省檔案館等。
B、專業(yè)檔案館，如中國(guó)人民解放軍檔案館、中國(guó)照片檔案館、各地城市建設(shè)檔案館等。
3、按地區(qū)結(jié)合專業(yè)可分為：中央級(jí)綜合檔案館（如：中央檔案館）、中央級(jí)專業(yè)檔案（如：中國(guó)照片檔案館）、地方綜合性檔案館（如：天津市檔案館）、地方專業(yè)性檔案館（如：包頭市城市建設(shè)檔案館）。
三、檔案行政管理機(jī)構(gòu)
1、檔案行政管理機(jī)構(gòu)的性質(zhì)是黨和國(guó)家指導(dǎo)和管理檔案工作的行政部門(mén)。既是黨的機(jī)構(gòu)，也是政府機(jī)構(gòu)。
2、檔案行政管理機(jī)構(gòu)的基本任務(wù)為： A、制定方針、法規(guī)性文件、規(guī)章制度。B、對(duì)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。C、制定發(fā)展規(guī)劃，籌建檔案館。
D、提出鑒定檔案的原則和標(biāo)準(zhǔn)，研究和審查保存價(jià)值、保管期限等方面的問(wèn)題，監(jiān)督銷(xiāo)毀。E、組織并指導(dǎo)理論和技術(shù)研究，提出方案。F、召開(kāi)會(huì)議，研究問(wèn)題，交流經(jīng)驗(yàn)。G、發(fā)展檔案專業(yè)教育，評(píng)定職稱。H、組織檔案的利用工作
I、黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)交辦的有關(guān)檔案工作的其它事宜。
四、檔案機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系 各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系是：
上級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)，對(duì)下級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督的關(guān)系； 檔案行政管理機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案館和檔案室等檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督關(guān)系； 機(jī)關(guān)檔案室和檔案館之間，具有檔案交接關(guān)系；各級(jí)檔案館（室）之間，均無(wú)隸屬關(guān)系，但有一定的協(xié)作關(guān)系。
第三章 收集工作
第一節(jié) 收集工作概述
一、收集工作的內(nèi)容和意義
（一）收集工作的內(nèi)容有
1、檔案室對(duì)本單位需要?dú)w檔的檔案的接收。
2、檔案館對(duì)所轄區(qū)域內(nèi)現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷(xiāo)單位的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案的接收。
3、對(duì)歷史檔案的接收和征集工作。
（二）收集工作的意義是
1、、收集工作是檔案部門(mén)積累檔案的手段，它為檔案工作提供了物質(zhì)對(duì)象。因此它是檔案工作的起點(diǎn)及第一個(gè)環(huán)節(jié)。
2、收集工作是檔案集中統(tǒng)一管理的重要內(nèi)容和一項(xiàng)首要的具體措施。
3、收集工作質(zhì)量的高低直接影響到檔案的整理、鑒定和利用等工作。
4、收集工作是檔案部門(mén)和社會(huì)各方面發(fā)生聯(lián)系的重要環(huán)節(jié)之一，因此它要求的政策性強(qiáng)，工作方法靈活多樣。
二、應(yīng)該注意的問(wèn)題 １、豐富館（室）藏，（１）我國(guó)檔案的平均值是相當(dāng)少的
從國(guó)外比較來(lái)看，我國(guó)檔案數(shù)量是很少的，原因在于：很多機(jī)關(guān)保留有數(shù)量龐大的檔案，沒(méi)有歸檔或沒(méi)有向檔案館移交，另外，很多二級(jí)單位的檔案長(zhǎng)期沒(méi)有歸宿，有些檔案館的館藏結(jié)構(gòu)不合理，非常單一。（注意過(guò)去文書(shū)檔案和關(guān)于方針政策方面的檔案，忽略了收集各種專業(yè)檔案及歷史檔案)（２）豐富館藏的方法
a、擴(kuò)大收集范圍，檔案館不僅要接收一級(jí)單位的檔案，同時(shí)還應(yīng)接收二級(jí)單位的檔案，如縣檔案館就應(yīng)注意接收鄉(xiāng)級(jí)檔案，還應(yīng)接收一些有代表性的生產(chǎn)村、生產(chǎn)組的檔案。b、注意接收機(jī)關(guān)的全部檔案，既要接收文書(shū)檔案，又要接收科技的、專門(mén)的檔案，既要接收有關(guān)黨組的檔案，又要接收人事、保衛(wèi)、財(cái)會(huì)和其他一些專門(mén)檔案。館藏結(jié)構(gòu)要全面、齊全。
c、加強(qiáng)個(gè)人檔案的收集
個(gè)人檔案與人事檔案有區(qū)別又有聯(lián)系，檔案的個(gè)人所有權(quán)已經(jīng)被確認(rèn)，從人事檔案看，對(duì)省級(jí)以上的干部的收集有一些工作。但總體來(lái)說(shuō)重視不夠，人事檔案只局限于高、中級(jí)干部的檔案，而對(duì)于學(xué)者、名人的檔案則沒(méi)有意識(shí)地接收。應(yīng)重視個(gè)人檔案的接收，如民間的驗(yàn)方，本單位著名人物的書(shū)信、手稿等。
d、要注意接收和檔案有關(guān)的資料，包括叢刊、舊著、文物、其他一些實(shí)物（主要指印章、錦旗、錦標(biāo)、證件、樣品、標(biāo)本等）。２、收集工作必須抓住重點(diǎn)：
重點(diǎn)應(yīng)是：反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的檔案。這類(lèi)檔案不是以上級(jí)來(lái)文為主。如會(huì)議 紀(jì)錄、總結(jié)報(bào)告等。一定要避免只保存上級(jí)來(lái)件而不保存本機(jī)關(guān)文件。要注意保存收集原稿原件。
３、推行入館檔案的標(biāo)準(zhǔn)化
1987年底頒發(fā)了文書(shū)檔案案卷格式標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于卡片、案卷目錄、卷皮都有具體規(guī)定。４、保持全宗和全宗群的不可分散性 全宗群這個(gè)概念只在檔案館使用：檔案館經(jīng)過(guò)挑選。按性質(zhì)不同，把全宗分成若干全宗群進(jìn)行管理。
５、要注意處理局部與整體、當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)的關(guān)系
檔案的保存時(shí)間應(yīng)較準(zhǔn)確，時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，有害于檔案的保護(hù)。按規(guī)定，省級(jí)以上的機(jī)關(guān)應(yīng)將永久保管的檔案在本機(jī)關(guān)保存２０年左右，省轄市、州、盟和縣級(jí)以下的機(jī)關(guān)應(yīng)將永久保存和長(zhǎng)期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存１０年左右，連同案卷目錄一式三份和有關(guān)的檢索工具、參考資料一并向有關(guān)的檔案館移交。第二節(jié) 檔案室的收集工作
一、歸檔制度
1、歸檔制度
把檔案向檔案室移交，稱為歸檔。在我國(guó)歸檔成為一種制度，稱為歸檔制度。
2、歸檔時(shí)間第二年六月份以前。也可靈活處理。
3、歸檔范圍：《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》于2006年12月18日公布，在這一文件中有詳細(xì)規(guī)定。各單位可根據(jù)這一文件精神，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本單位的文件材料歸檔與不歸檔的范圍。該歸檔范圍規(guī)定如下：
第一條為便于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體（以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān)）正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定中的機(jī)關(guān)文件材料是指機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過(guò)程中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的歷史記錄。
第三條機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是：
（一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；
（二）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；
（三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；
（四）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。第四條機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是：
（一）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；
（二）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；
（三）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；
（四）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。第五條凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門(mén)移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第六條機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。第七條永久保管的文書(shū)檔案主要包括：(一)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；
(二)本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；(三)本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；
(四)本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；
(五)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；
(六)本機(jī)關(guān)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；(七)上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；
(八)同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。第八條定期保管的文書(shū)檔案主要包括：
（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；
（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；
（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；
（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；
（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；
（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；
（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；
（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。第九條機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專門(mén)文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十條機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。
機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。
第十一條機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。
第十二條各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門(mén)工作實(shí)際，編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)審查同意后執(zhí)行。
有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的中央、國(guó)家機(jī)關(guān)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)工作實(shí)際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，并經(jīng)國(guó)家檔案局審查同意后執(zhí)行。
第十三條在編制本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表時(shí)，應(yīng)全面分析和鑒別本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。
第十四條本規(guī)定適用于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體。軍隊(duì)系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照?qǐng)?zhí)行。
第十五條本規(guī)定自頒布之日起施行，1987年頒發(fā)的《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時(shí)廢止。
4、歸檔案卷的質(zhì)量要求
（１）歸檔案卷的質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。（２）具體要求有：
A、歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)、頁(yè)數(shù)都應(yīng)齊全完整
B、在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原文件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)；文電應(yīng)合一立卷。
C、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在批復(fù)年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷；非訴訟案件放在結(jié)案年立卷；其它文件材料的立卷應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
D、卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件有前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿排在定稿之后；非訴訟案件卷結(jié)論、決定、判決性文件在前，依據(jù)性材料在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，按有關(guān)規(guī)定排列。
E、卷內(nèi)文件應(yīng)按排列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號(hào)章，并逐件編件號(hào)；圖表和聲像材料等也應(yīng)在裝具上或聲像材料的背面逐件編號(hào)。F、永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名，有的雖有題名但無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的應(yīng)重新擬寫(xiě)；沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；會(huì)議記錄應(yīng)填寫(xiě)每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容；填寫(xiě)的字跡要工整。卷內(nèi)文件目錄放在卷首。
G、聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。H、有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)，若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。J、卷內(nèi)文件要去掉金屬物，對(duì)破損的文件材料的修裱。
K、歸檔的文件材料保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類(lèi)整理立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。案卷標(biāo)題，如：
關(guān)于＊＊＊＊＊＊等中央領(lǐng)導(dǎo)人的重要講話 關(guān)于＊＊＊＊＊＊等地區(qū)糧食問(wèn)題的報(bào)告
“等”字表示省略，“等”作為一個(gè)模糊的概念輸入計(jì)算機(jī),利用查找不便，可以盡量把名字羅列出來(lái)，計(jì)算機(jī)才能顯示出來(lái)。另外，“本機(jī)關(guān)”、“我校”中的“本”、“我”也是模糊概念，同樣是不確定的，不要使用。
（a）三種保管期限的案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。
20（b）對(duì)于文件題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化，標(biāo)題不符內(nèi)容的，需要重寫(xiě)，如無(wú)標(biāo)題，就應(yīng)加上。
（c）如果文件無(wú)責(zé)任者（文件撰稿者、承辦者等）以及年月日的，要考證清楚并填入有關(guān)項(xiàng)目。
（d）會(huì)議紀(jì)錄應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)時(shí)間、主要內(nèi)容。
（e）聲像材料應(yīng)當(dāng)用文字標(biāo)明聲像或錄相的時(shí)間、對(duì)象、中心內(nèi)容以及責(zé)任者（誰(shuí)錄制、拍攝的）。
（f）卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破損的文件要進(jìn)行托裱。（３）歸檔中應(yīng)注意的問(wèn)題
Ａ、電話答復(fù)重要問(wèn)題、會(huì)議紀(jì)錄、一些高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人的即席講話應(yīng)當(dāng)記錄下來(lái)形成文字，并要標(biāo)明作者（責(zé)任者）、時(shí)間、地點(diǎn)、辦理情況等。這種情況在全國(guó)很多地方都做得不夠好。Ｂ、注意基層單位的收集工作，一般收集會(huì)議紀(jì)錄、決議、請(qǐng)示 和報(bào)告、計(jì)劃總結(jié)、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分配方案、財(cái)會(huì)憑證和財(cái)務(wù)簿、單位的簡(jiǎn)史等。
Ｃ、要求歸檔制度的標(biāo)準(zhǔn)化，即用于檔案管理的各種圖表的外形尺寸、大小、用紙應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一。
需要注意的是，國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)<<歸檔文件整理規(guī)則>>已經(jīng)頒布，從2001年1月1月起施行。該規(guī)則如下：
歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 22-2000）
中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DA/T 22-2000 2000年12月6日國(guó)家檔案局發(fā)布，2001年1月1日起施行
————————————————————————————————————————— 1.范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織。2.定義
本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。2.1 歸檔文件
檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢的、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。2.2 歸檔文件整理
將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。2.3 件
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。3.整理原則
遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。4.質(zhì)量要求
4.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。4.2 整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。5.整理方法 5.1 裝訂
歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。5.2 分類(lèi)
歸檔文件可以采用年度——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）——保管期限或保管期限——年度——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等方法進(jìn)行分類(lèi)。同一全宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定。5.2.1 按年度分類(lèi) 將文件按其形成年度分類(lèi)。5.2.2 按保管期限分類(lèi) 將文件按劃定的保管期限分類(lèi)。5.2.3 按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)
將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)（本項(xiàng)可以視情況予以取舍）5.3 排列
歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。5.4 編號(hào) 歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)（見(jiàn)圖A1。圖中*號(hào)欄內(nèi)選擇項(xiàng)，不選用時(shí)無(wú)須設(shè)置。以下同）5.4.1 全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。
5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1978。5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱或代碼。5.4.4 件號(hào)：文件的排列順序號(hào)。
件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號(hào)的編制方法為：在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按文件排列順序從“1”開(kāi)始標(biāo)注。館編伯號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。
5.4.5 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：作為分類(lèi)方案類(lèi)目的機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。5.5 編目
歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目（見(jiàn)圖A2）。5.5.1.1 件號(hào)：填寫(xiě)室編件號(hào)。
5.5.1.2 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。5.5.1.3 文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。
5.5.1.4 題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)。5.5.1.5 日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。5.5.1.6 頁(yè)數(shù)：每件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。5.5.1.7 備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。
5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)×寬為297mm×210mm）。5.5.3 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等項(xiàng)目（見(jiàn)圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。5.6 裝盒
將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。5.6.1 檔案盒
5.6.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長(zhǎng)×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等（見(jiàn)圖A4a）。
5.6.1.2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)（見(jiàn)圖A4b、圖A4c）。其中，起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“—”號(hào)連接；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。5.6.1.3 檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。5.6.2 備考表
備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。5.6.2.2 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。5.6.2.3 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。
第三節(jié) 檔案館的收集工作
一、檔案館收集檔案的范圍和期限 １、范圍
（１）本級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及所屬單位的具有永久保存價(jià)值的檔案，省轄市、州、盟和縣級(jí)檔案館同時(shí)接收長(zhǎng)期保存的檔案。
（２）屬于本館應(yīng)當(dāng)接收的撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)、團(tuán)體的檔案
（３）屬于本館應(yīng)當(dāng)接收的中華人民共和國(guó)成立以前的各種檔案（４）檔案館之間交接檔案 ２、保管期限
（１）省級(jí)以上檔案館接收立檔檔案單位保管20年左右的永久保存的檔案。（２）省轄市、州、盟和縣級(jí)檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案。
二、現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)檔案的接收
（一）現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收
１、對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的形成要進(jìn)行預(yù)測(cè)，包括內(nèi)容、形成特點(diǎn)、檔案 現(xiàn)狀、數(shù)量、整理質(zhì)量、保管條件、利用情況。我國(guó)在這方面做得不夠，這是應(yīng)當(dāng)注意的。２、移交前的業(yè)務(wù)指導(dǎo)要統(tǒng)一內(nèi)容，各種做法要標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。
３、交接雙方必須根據(jù)移交目標(biāo)清點(diǎn)核對(duì)，并且在交接文據(jù)上簽名、蓋章，有關(guān)資料也應(yīng)要向檔案館移交，但資料移交這項(xiàng)工作做得不夠好。曾經(jīng)有一個(gè)趨勢(shì)：追求案卷的厚度200-300頁(yè)。這種作法，不可取，主要應(yīng)根據(jù)案卷內(nèi)容來(lái)立卷。４、實(shí)事求是地靈活掌握入館時(shí)間
除了１０年、２０年的原則要求外，還有例外。
（１）在非和平環(huán)境、**（文革）期間的檔案，邊遠(yuǎn)地區(qū)保管條件惡劣的檔案可以提前接收。
（２）一些專門(mén)檔案可以在機(jī)關(guān)多保存一些時(shí)間，如國(guó)防檔案、外交檔案、公安檔案、法院訴訟檔案，人民銀行的財(cái)會(huì)檔案。
（二）撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)檔案的接收
機(jī)關(guān)撤銷(xiāo)或合并必須將本機(jī)關(guān)的全部檔案進(jìn)行認(rèn)真清理，妥善保管，不得分散，并依照規(guī)定進(jìn)行移交和適當(dāng)?shù)奶幚怼?/p>
1、由撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)組織人力，負(fù)責(zé)整理好，然后再向有關(guān)的檔案館移交。
2、撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個(gè)機(jī)關(guān)的，其檔案材料不得隨之分散，仍作為原機(jī)關(guān)檔案的一部分，按全宗整體移交有關(guān)檔案館，或由其中一個(gè)機(jī)關(guān)完整地代管。一個(gè)機(jī)關(guān)交入另一個(gè)機(jī)關(guān)，或幾個(gè)機(jī)關(guān)合并為一個(gè)新的機(jī)關(guān)，其檔案材料仍按原全宗為單位向有關(guān)檔案館移交，或由新機(jī)關(guān)代管。
一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)一部分業(yè)務(wù)或者一一個(gè)部門(mén)劃給另一個(gè)機(jī)關(guān)接收，其檔案材料不得由原全宗中抽走而帶入接收機(jī)關(guān)；如果接收機(jī)關(guān)需要利用，可按手續(xù)借閱或者復(fù)制。
3、機(jī)關(guān)撤銷(xiāo)或者合并時(shí)，如有尚未處理完畢的文件，移交應(yīng)受理這些文件的新機(jī)關(guān)繼續(xù)處理，并作為新機(jī)關(guān)的檔案加以保存。
三、各級(jí)國(guó)家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定
1986年2月7日國(guó)家檔案局發(fā)布的第２ 號(hào)文件《各級(jí)檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》中規(guī)定： 第三條：各級(jí)綜合性國(guó)家檔案館收集現(xiàn)行檔案的范圍
1、本級(jí)中共委員會(huì)的、顧問(wèn)委員會(huì)的、紀(jì)檢委的、人大及其常設(shè)機(jī)構(gòu)、人民法院、人民檢察院、人民政府、人民政協(xié)、工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)等機(jī)構(gòu)及其工作部門(mén)和直屬的臨時(shí)性單位形成的檔案。經(jīng)協(xié)商同意，接收或代存同級(jí)民主黨派機(jī)構(gòu)形成的檔案?？h級(jí)檔案館同時(shí)接收鄉(xiāng)、鎮(zhèn)黨委和政府及其工作部門(mén)形成的檔案。
2、本級(jí)人民政府直屬工作部門(mén)的派出性單位形成的檔案，一般作為派出單位全宗的組成部分。
3、本級(jí)人民政府直屬工作部門(mén)所屬的獨(dú)立分管某一方面工作或從事某項(xiàng)事業(yè)的行政管理機(jī)關(guān)和企、事業(yè)單位。如水利工程局、種植公司、文化館、劇團(tuán)、專門(mén)學(xué)校、?？漆t(yī)院、生產(chǎn)地方傳統(tǒng)名優(yōu)產(chǎn)品或者具體生產(chǎn)特種工藝的工廠等形成的單位。一般工廠、普通中小學(xué)校、商店以及村委會(huì)等單位可以選收其中若干代表性的單位形成的檔案。
4、屬于地方和上級(jí)主管部門(mén)雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位形成的以反映地方某項(xiàng)事業(yè)或建設(shè)活動(dòng)為主的檔案。
5、經(jīng)協(xié)商同意、收集或代存集體所有制單位和典型的個(gè)體戶、專業(yè)戶形成的有進(jìn)館價(jià)值的檔案和本級(jí)管理權(quán)限內(nèi)著名人物形成的檔案。
6、撤銷(xiāo)單位的檔案。
7、中國(guó)人民解放軍檔案館收集和保管解放前中共領(lǐng)導(dǎo)的紅軍、八路軍、新四軍等軍事機(jī)關(guān)、部隊(duì)、院校形成的革命檔案。
8、地方各級(jí)綜合性檔案館收集、保管建國(guó)前本地方革命歷史檔案及舊政權(quán)機(jī)關(guān)和其他單位形成的檔案。
第三節(jié) 歷史檔案的接收與征集
一、歷史檔案的概念
習(xí)慣所稱的歷史檔案，是指在中華人民共和國(guó)成立以前的檔案。包括革命歷史檔案，以及民國(guó)時(shí)期檔案和歷代王朝的檔案。
二、收集的歷史檔案意義
1、收集歷史檔案是保護(hù)我們偉大祖國(guó)歷史文化遺產(chǎn)，維護(hù)黨和國(guó)家歷史面貌的重要措施。
2、收集歷史檔案是黨和國(guó)家當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的需要。
3、收集歷史檔案帶有搶救歷史文化遺產(chǎn)的性質(zhì)。
三、征集途徑 檔案征集的途徑有：
1、向有關(guān)單位征集代管的建國(guó)以前的檔案和材料
2、向兄弟檔案館征集
3、向圖書(shū)館、博物館、紀(jì)念館征集
4、向古舊書(shū)店、廢品收購(gòu)部門(mén)征集
5、向寺廟、古跡保管部門(mén)征集
6、向個(gè)人征集
7、少數(shù)民族地區(qū)歷史檔案的征集
第四章 檔案整理工作
第一節(jié) 整理工作概述
一、整理工作的意義
檔案整理的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的利用。檔案整理工作，在檔案總體管理中具有重要意義。
它是檔案利用、開(kāi)放，發(fā)揮檔案作用的一項(xiàng)前提條件，是整個(gè)檔案工作中重要的基本建設(shè)。它是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的提高，對(duì)于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。
二、整理的內(nèi)容和步驟
（一）內(nèi)容包括：
區(qū)分全宗、分類(lèi)、組卷、卷內(nèi)文件整理、編目、裝訂（或“裝盒”）、排列案卷目錄的編制。
（二）步驟可分為： １、了解情況，擬訂方案
主要應(yīng)了解立檔單位的情況（其成立、撤銷(xiāo)和變化的時(shí)間以及原因、職能、其隸屬關(guān)系、其內(nèi)部機(jī)構(gòu)、負(fù)責(zé)人情況、文檔工作情況、印章和標(biāo)記），還應(yīng)了解全宗的數(shù)量，所屬年代（形成時(shí)間），主要內(nèi)容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質(zhì)量、提供利用時(shí)間。２、區(qū)分全宗和分類(lèi)
３、細(xì)分和組卷、草擬案卷標(biāo)題
４、初步排列案卷順序，檢查分類(lèi)是否合理，弄進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。５、全面審查修改標(biāo)題。６、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的張?zhí)?、?yè)號(hào)、件號(hào)。
對(duì)某些破損的文件進(jìn)行裱糊。案卷的排列以全宗為單位，按照不同的分類(lèi)、載體或保管期限分別排列。排列方法要統(tǒng)一，不能隨意變動(dòng)。
三、整理工作的原則是(一）充分利用原有基礎(chǔ)
1、充分地重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。
2、在整理過(guò)程中，應(yīng)該充分研究和利用原來(lái)整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。
（二）保持文件之間的歷史聯(lián)系
文件之間的歷史聯(lián)系，主要體現(xiàn)在文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式幾個(gè)方面。
1、文件在來(lái)源方面的聯(lián)系。文件是以一定的機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)或一定的個(gè)人為單位，有機(jī)地形成的。形成文件的這些單位，使文件構(gòu)成了來(lái)源方面不可分割的歷史聯(lián)系。
2、文件在時(shí)間方面的聯(lián)系。形成檔案的機(jī)關(guān)和個(gè)人所進(jìn)行的具體活動(dòng)，都有一定的過(guò)程和階段性，因而使文件之間具有自然的時(shí)間聯(lián)系。
3、文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。文件是機(jī)關(guān)或個(gè)人在履行一定職責(zé)的各種活動(dòng)中，為了解決一定問(wèn)題而產(chǎn)生的。它的形成者的特定活動(dòng)，使文件之間在內(nèi)容上具有密切聯(lián)系。
4、文件在形式方面的聯(lián)系。文件的內(nèi)容必然通過(guò)一定的形式表現(xiàn)出來(lái)。所謂文件形式，包括它的內(nèi)部形式和外部形式兩方面：種類(lèi)、名稱和載體、記錄方式等。這也構(gòu)成了文件之間一定聯(lián)系。
對(duì)于保持文件之間的聯(lián)系，應(yīng)該辯證地看待和處理。
四、便于保管和利用
保持文件之間的歷史聯(lián)系，不是整理檔案的主要目的，所以不能為聯(lián)系而聯(lián)系，便于保管和查找檔案，才是檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和最終要求。
第二節(jié) 全宗和立檔單位的劃分
一、全宗概念及含義
（一）全宗定義
全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體。全宗解放初稱為“芬特”。1955年改為“全宗”。
（二）全宗的含義
1、全宗是一個(gè)有機(jī)整體
同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。
2、全宗是在一定歷史活動(dòng)中形成的
全宗的這種整體性具有客觀性，而不是純粹人為的（即任意的）。全宗的整體性，是由其內(nèi)部的歷史聯(lián)系所決定的。
3、全宗是以一定的社會(huì)單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的
全宗是以產(chǎn)生它的機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人為單位而構(gòu)成的。這就為檔案全宗這種整體確定了一個(gè)時(shí)空范圍以及縱向和橫向間的區(qū)分標(biāo)志。
二、為什么要按全宗整理檔案？
（一）這種方法符合檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)。
同一個(gè)全宗教的檔案不能任意分散，不同國(guó)家的檔案不能隨意混雜，科學(xué) 理解文件的歷史聯(lián)系。檔案都是圍繞一個(gè)機(jī)關(guān)或個(gè)人的活動(dòng)而形成的。此方法還便于保管利用。
（二）全宗是組成國(guó)家全部檔案的基本單位。
一個(gè)機(jī)關(guān)的活動(dòng)體現(xiàn)著一定的職能，執(zhí)行一定的任務(wù)，發(fā)揮一定的功能。
１、在我國(guó)，全部國(guó)家所有的檔案為國(guó)家檔案全宗，這是由于許多小全宗組成。另外，全宗也是檔案館的統(tǒng)計(jì)單位。
２、全宗，也是一個(gè)相對(duì)的概念，據(jù)蘇聯(lián)理論，它包括全宗、檔案館全宗、國(guó)家檔案全宗三個(gè)概念，我國(guó)一般取第一、三個(gè)概念，第二個(gè)概念則很少提。一個(gè)檔案館收集的若干全宗數(shù)為檔案館全宗，我國(guó)則稱館藏。并且蘇聯(lián)的提法是若干檔案館全宗形成國(guó)家檔案全宗。
（三）全宗在檔案整理上占有重要地位，是保證整理工作質(zhì)量的重要條件。區(qū)分全宗是整理工作的第一步。
（四）全宗為檔案提供利用，奠定了科學(xué)基礎(chǔ)。
如果全宗劃分準(zhǔn)確，全宗檔案完整齊全，就會(huì)為利用帶來(lái)方便，準(zhǔn)確研究每個(gè)機(jī)關(guān)的活動(dòng)情況和歷史面貌。
（五）全宗是對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理必須遵循的重要原則。
它不僅是一個(gè)單位和整理檔案的方法問(wèn)題，而且是一個(gè)原則理論，蘇聯(lián)更把它稱為一種思想。
三、立檔單位及其構(gòu)成條件 立檔單位也稱為“全宗構(gòu)成者”。它的構(gòu)成條件是：
A、可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對(duì)外行文； B、設(shè)有會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃； C、設(shè)有管理人事機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。
三個(gè)條件中，第一條最重要。判斷一個(gè)單位是否立檔單位，不能只依單位人數(shù)、級(jí)別大小來(lái)確定的，而是以第一個(gè)條件來(lái)判定。
四、立檔單位的變化和全宗劃分。
（一）政權(quán)的變化和立檔單位的劃分
１、政權(quán)發(fā)生了變化，同時(shí)社會(huì)性質(zhì)也發(fā)生了根本變化，就要另立全宗。（但在西藏，這方面分得不是很清楚）
２、政權(quán)發(fā)生了變化，社會(huì)性質(zhì)沒(méi)有發(fā)生根本變化。
如明、清朝更替、北洋軍閥和國(guó)民政府的更替等，雖然根本性質(zhì)沒(méi)有發(fā)生變化。但由于政權(quán)各自的領(lǐng)導(dǎo)人不同，歷史時(shí)期不同，歷史時(shí)期不同，具體的階段內(nèi)容不同。因此也應(yīng)當(dāng)另立全宗。
各黨派、人民團(tuán)體、宗教團(tuán)體的全宗，只要其主旨和組織成分的基本構(gòu)成沒(méi)有發(fā)生根本性的變化，它們的檔案，無(wú)論在何時(shí)何地形成，應(yīng)構(gòu)成一個(gè)全宗；地方割據(jù)政權(quán)的更替也不影響全宗的劃分。
（二）生產(chǎn)關(guān)系的改變和全宗的劃分
這個(gè)方面主要是針對(duì)企、事業(yè)單位，如工廠、商店、學(xué)校、銀行等一個(gè)解放前后都存在的企事業(yè)單位，其性質(zhì)確有根本不同，但它們的檔案在工作生活中是有連續(xù)性的，其任務(wù)沒(méi)有根本變化，它們?cè)诟鱾€(gè)時(shí)期形成的檔案是不可分割的整體，從而能較完整地體現(xiàn)此單位的變化發(fā)展，也更有利于查考利用。
（三）基本職能方面考慮
在立檔單位的政治性質(zhì)無(wú)根本變化的情況下，主要是分析它的基本職能是否有根本變化。
1、凡是新成立的并具有一定獨(dú)立性的機(jī)關(guān)，就是新的立檔單位，它的檔案構(gòu)成新的全宗。
2、凡屬下列情形，均非機(jī)關(guān)基本職能的根本變化；機(jī)關(guān)職能與工作范圍的擴(kuò)大或縮小，機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的調(diào)，機(jī)關(guān)工作地點(diǎn)的變更，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的改變以及由于某種原因機(jī)關(guān)曾暫時(shí)停止一段時(shí)間的工作等。
3、臨時(shí)機(jī)構(gòu)一般不單獨(dú)建立全宗，其檔案應(yīng)納入其主管機(jī)關(guān)檔案全宗統(tǒng)一管理，但屬于黨委、政府直接領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行全面性的任務(wù)，為期比較長(zhǎng)的，應(yīng)建立單獨(dú)全宗。
4、如果兩個(gè)機(jī)關(guān)合署辦公，而文件是分別處理的，它們所形成的檔案，應(yīng)該分別構(gòu)成全宗。而合署辦公前后各形成的檔案，一般應(yīng)屬于一個(gè)全宗。
五、人物全宗
人物全宗是著名人物在其一生社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案整體。注意兩點(diǎn)：
1、不得收入官方檔案原件
2、一個(gè)人一生無(wú)論身分、政治立場(chǎng)如何變化，只構(gòu)成一個(gè)全宗。
人物全宗的收集問(wèn)題：個(gè)人全宗與公共全宗的關(guān)系問(wèn)題。因?yàn)樵S多個(gè)人檔案都是在公務(wù)活動(dòng)中形成的。
個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的文件，原件應(yīng)放在立檔單位全宗中，復(fù)印件或附件可歸入個(gè)人全宗；另外，個(gè)人在他非公務(wù)活動(dòng)中形成的文件，原件應(yīng)歸入個(gè)人全宗。
六、全宗的補(bǔ)充形式
（一）聯(lián)合全宗
就是兩個(gè)或幾個(gè)關(guān)系密切的立檔單位形成的，難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整體。
1、密切繼承關(guān)系的機(jī)關(guān)，文件彼此混雜;
2、職能互有密切聯(lián)系的機(jī)關(guān)，合署辦公，“一套機(jī)構(gòu)兩塊牌子”。如
手工業(yè)局
**省聯(lián)合全宗手工業(yè)聯(lián)社
（二）全宗匯集
是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。
1、從相同類(lèi)型的基層單位選擇接收的，具有代表性的若干小全宗
2、殘缺不全的一些全宗
****時(shí)期**地區(qū)工礦企業(yè)全宗匯集_
聯(lián)合全宗和全宗匯集的區(qū)別： １、它們的構(gòu)成不同
聯(lián)合全宗的檔案之間有著密切的聯(lián)系，檔案難以區(qū)分，其組建的客觀依據(jù)較強(qiáng)；全宗匯集不一定富有聯(lián)系，而只是把數(shù)量少的小全宗匯集在一起，便于保管和統(tǒng)計(jì)，人為性相對(duì)地較大。
２、它們的性質(zhì)不同
聯(lián)合全宗是永久性的單位，整理之后再變動(dòng)，而全宗匯集是暫時(shí)性的其中其個(gè)全宗增加了大量的檔案，就可從中分出去，另立全宗。
七、判定檔案所屬全宗關(guān)鍵在于確定檔案的形成者――立檔單位。要區(qū)分兩個(gè)概念：檔案的形成者、文件的作者。
（1）A、對(duì)內(nèi)部文件和發(fā)文，“檔案的形成者”就是“文件的作者”。B、對(duì)收文，“檔案的形成者”是“文件的實(shí)際收受者”。
（2）判定的對(duì)象是案卷時(shí)，要注意，卷皮上往往都標(biāo)明了立檔單位。（3）沒(méi)有標(biāo)明作者或收文者的，要分析和考證。
（4）經(jīng)幾個(gè)立檔單位辦理，歸入最后承辦完畢的立檔單位的全宗。
八、全宗群
全宗群是具有某些歷史聯(lián)系的若干全宗的群體。如：黨群、行政 工業(yè)交通系統(tǒng) 農(nóng)林水利系統(tǒng) 財(cái)糧商業(yè)貿(mào)易系統(tǒng) 科學(xué)文化教育衛(wèi)生系統(tǒng) 如：
* *地區(qū)政法系統(tǒng)全宗群 解放戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期黨政機(jī)關(guān)全宗群 第三節(jié) 分類(lèi)
一、分類(lèi)的意義
全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)，對(duì)于整個(gè)檔案整理工作的組織和質(zhì)量以及日常的檔案管理，都有重要的意義。
首先，檔案經(jīng)過(guò)區(qū)分全宗之后，如不經(jīng)過(guò)分類(lèi)，還不免是一堆雜亂無(wú)章的材料，只有對(duì)全宗內(nèi)檔案進(jìn)行合理的分類(lèi)，才能提示出它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，真正使全宗成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用。
其次，就整個(gè)整理工作的程序而言，只有經(jīng)過(guò)分類(lèi)，其后的一系列環(huán)節(jié)才易于著手和逐步深入。
全宗內(nèi)檔案分類(lèi)的優(yōu)化，可為檔案的全面管理創(chuàng)造有利條件。_
二、分類(lèi)的要求有
１、分類(lèi)方法要從檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā)，符合文件的歷史狀況，保持它們之間的歷史聯(lián)系。
２、分類(lèi)應(yīng)當(dāng)具體科學(xué)性、思想性、統(tǒng)一性、排斥性、伸縮性
（１）科學(xué)性：分類(lèi)時(shí)，要按檔案本身的內(nèi)在聯(lián)系來(lái)進(jìn)行，項(xiàng)目（類(lèi)目）的設(shè)制力求合理，層次分
明，層次一般分一層，大型機(jī)關(guān)可分到二層三層（層次不宜過(guò)多）
（２）思想性：分類(lèi)時(shí)注意政治思想性，體現(xiàn)有關(guān)的方針、政策，反對(duì)純客觀主義傾向和忽視政治內(nèi)容思想的傾向，對(duì)歷史檔案更要注意思想性、政治性和科學(xué)性。
三、分類(lèi)的一般方法有
1、時(shí)間分類(lèi)法 Ａ、年度分類(lèi)法 Ｂ、時(shí)期分類(lèi)法
2、來(lái)源分類(lèi) A、組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法 B、作者分類(lèi)法 C、通訊者分類(lèi)法
3、內(nèi)容分類(lèi)法 A、問(wèn)題分類(lèi)法 B、實(shí)物分類(lèi)法 C、地理分類(lèi)法
4、形式分類(lèi)法 A、按文件種類(lèi)分類(lèi) B、按載體形態(tài)分類(lèi) C、按形狀規(guī)格分類(lèi)
四、常用分類(lèi)方法：
分類(lèi)方法很多，常用的主要有三種：
（一）年度分類(lèi)法
（二）組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法
（三）問(wèn)題分類(lèi)法
五、復(fù)式分類(lèi)法的選擇和分類(lèi)方案的編制
（一）年度--組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法
適用于立檔單位內(nèi)部組織變化不復(fù)雜的單位。
（二）組織機(jī)構(gòu)--年度分類(lèi)法 適用于撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)檔案。
（三）年度--問(wèn)題分類(lèi)法
多用于組織變化復(fù)雜，或由于機(jī)構(gòu)之間分工不明確、文書(shū)工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機(jī)構(gòu)，以及沒(méi)有內(nèi)部機(jī)構(gòu)或內(nèi)部機(jī)構(gòu)非常簡(jiǎn)單而無(wú)必要按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)等情況?？傊诓豢赡芎筒贿m于按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)時(shí)，往往采用它。
（四）問(wèn)題--年度分類(lèi)法
多適用于撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)檔案和歷史檔案。第四節(jié) 立卷 立卷工作內(nèi)容包括： 組成案卷單位 擬寫(xiě)案卷標(biāo)題 卷內(nèi)文件的排列與編號(hào) 填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄與備考表
案卷封面的編目與案卷的裝訂(或“裝盒”）
一、立卷的方法 文件六特征立卷法： 按作者立卷
按時(shí)間立卷 按問(wèn)題立卷 按地區(qū)立卷 按文件名稱立卷 按收發(fā)文機(jī)關(guān)立卷
二、案卷標(biāo)題的擬制及封面編目
（一）要求：
1、歷史觀點(diǎn)和政治上的正確性。
2、文字簡(jiǎn)練，表達(dá)準(zhǔn)確。
3、題名基本結(jié)構(gòu)力求完整。
題名的基本結(jié)構(gòu)包括文件的責(zé)任者（作者）、內(nèi)容（問(wèn)題）和名稱（文種）三部分。必要時(shí)須標(biāo)明地區(qū)、收發(fā)文機(jī)關(guān)和時(shí)間。
（二）歷史檔案案卷封面的要求
1、機(jī)關(guān)名稱。歷史上曾經(jīng)存在的過(guò)的某一個(gè)機(jī)關(guān)，是歷史事實(shí)的反映，不能隨意改動(dòng)，應(yīng)保留原來(lái)的名稱。
2、人物職務(wù)、稱號(hào)。不宜改成現(xiàn)代的稱呼。
3、歷法和紀(jì)元。在案卷封面的編目中，應(yīng)以公歷和公元為標(biāo)準(zhǔn)。如果文件上使用的是其它歷法年
號(hào)，則在公歷和公元年份日期之后用括號(hào)注明。
4、文種。歷史上的文種，如奏、咨、指令、訓(xùn)令等應(yīng)保留原貌。
5、地名。應(yīng)照原文標(biāo)寫(xiě)地名，酌情在括號(hào)內(nèi)注明現(xiàn)地名或相當(dāng)于現(xiàn)在地理范圍的地名。
6、文件的內(nèi)容和其他用語(yǔ)。對(duì)統(tǒng)治階級(jí)誣蔑人民的一些內(nèi)容和詞語(yǔ)，不能機(jī)械地照搬。對(duì)非政治性的名詞、術(shù)語(yǔ)，應(yīng)照原文沿用。如將薪俸改為工資，地籍整理法改為土地法令，是不必要的。
需要說(shuō)明的是：
隨著檔案工作的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，立卷工作逐步由手工操作，向計(jì)算機(jī)輔助立卷發(fā)展。電子檔案是否要“立卷”，學(xué)術(shù)界有爭(zhēng)議。請(qǐng)參考有關(guān)文獻(xiàn)。
中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》 《廣西壯族自治區(qū)歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》 “GD2000檔案管理系統(tǒng)”簡(jiǎn)介
第五節(jié) 卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄與檔號(hào)
一、卷內(nèi)文件目錄
1、卷內(nèi)文件排列
時(shí)間、重要程度、作者、問(wèn)題、地區(qū)、文件名稱
2、卷內(nèi)目錄及備考表
二、案卷目錄
案卷目錄就是案卷的名冊(cè)，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序排列的一覽表。
三、檔號(hào)
長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)許多檔案館不編檔號(hào)，或檔號(hào)殘缺不全，從而影響了檔案的查找利用。全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、頁(yè)號(hào)（件號(hào)）
1、全宗號(hào)
序時(shí)流水編號(hào)法按進(jìn)館檔案的先后順序編號(hào) 系統(tǒng)編號(hào)法如黨群、政法、工交、農(nóng)林、財(cái)貿(mào) 按立檔單位重要程度編號(hào) 系統(tǒng)流水編號(hào)法 G002、J011、A024、X136
2、目錄號(hào)
3、案卷號(hào)
4、件號(hào)或頁(yè)號(hào)
第五章 檔案的鑒定
第一節(jié) 鑒定工作的內(nèi)容和制度
一、內(nèi)容
1、制定標(biāo)準(zhǔn)
2、確定期限
3、找出無(wú)保存價(jià)值的檔案，銷(xiāo)毀。
二、制度：
包括兩方面內(nèi)容：
（一）確定統(tǒng)一的檔案鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)
鑒定標(biāo)準(zhǔn)是：1983年國(guó)家檔案局頒布《關(guān)于文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》和《文書(shū)檔案保管期限表》，次要的還有《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等。1987年底又頒布一個(gè)《文書(shū)檔案保管期限表》，此表規(guī)定1983年的表作廢。2006年底公布了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》，宣布1987年的《文書(shū)檔案保管期限表》作廢。軍隊(duì)系統(tǒng)、民主黨派、企（事）業(yè)單位可以參照新規(guī)定精神制定本系統(tǒng)、本單位的檔案保管期限。新的文書(shū)檔案保管期限表如下： 文書(shū)檔案保管期限表 本級(jí)黨的代表大會(huì)、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議，工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)代表大會(huì)的文件材料
1.1請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、選舉結(jié)果、討論通過(guò)的文件、決議、紀(jì)要、公報(bào)、主席團(tuán)會(huì)議記錄等文件材料永久
1.2大會(huì)發(fā)言，人大代表建議和意見(jiàn)、人大議案及答復(fù)，政協(xié)委員提案及辦理結(jié)果，簡(jiǎn)報(bào)，快報(bào)永久
1.3重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過(guò)程中形成的文件，小組會(huì)議記錄、會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)的計(jì)劃、總結(jié)等文件材料30年 1.4討論未通過(guò)的文件10年 本級(jí)黨委、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議、紀(jì)律檢查委員會(huì)、共青團(tuán)、工會(huì)、婦聯(lián)的常委會(huì)、執(zhí)委會(huì)、主席團(tuán)、全體委員會(huì)會(huì)議，政府常務(wù)會(huì)、辦公會(huì)議的文件材料
2.1公報(bào)、決議、決定、記錄、紀(jì)要、議程、領(lǐng)導(dǎo)人講話、討論通過(guò)的文件、參加人員名冊(cè)永久
2.2討論未通過(guò)的文件10年 本機(jī)關(guān)黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）會(huì)議和行政辦公會(huì)的紀(jì)要、會(huì)議記錄永久 4 本機(jī)關(guān)召開(kāi)工作會(huì)議、專題會(huì)議的文件材料
4.1請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要永久 4.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)30年 5 機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議的文件材料 5.1本機(jī)關(guān)為主辦的
5.1.1請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要永久
5.1.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)30年 5.2本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的
5.2.1請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要的復(fù)制件或副本30年
5.2.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)的復(fù)制件或副10年 6 本機(jī)關(guān)承辦國(guó)際性會(huì)議、大型展覽會(huì)、博覽會(huì)的文件材料
6.1請(qǐng)示、批復(fù)、申辦和籌辦組委會(huì)主要活動(dòng)安排、議程、名單、主報(bào)告（原文及譯文）、輔助報(bào)告（原文及譯文），上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人賀辭、題詞、講話，會(huì)徽設(shè)計(jì)永久 6.2代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)、新聞報(bào)道30年
6.3委員會(huì)、分會(huì)會(huì)議和學(xué)術(shù)會(huì)的討論記錄，會(huì)議代表登記表、接待安排10年 7 上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)形成的文件材料 7.1重要的永久 7.2一般的30年
7.3本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作匯報(bào)材料30年 8 本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)文件材料
8.1本機(jī)關(guān)制定的方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務(wù)文件，中長(zhǎng)期規(guī)劃、綱要等文件材料永久
8.2本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示 8.2.1重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的永久 8.2.2一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年
8.3同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料 8.3.1重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的永久 8.3.2一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年
8.4本機(jī)關(guān)代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最后草稿30年 8.5機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的文件材料 8.5.1本機(jī)關(guān)為主辦的 8.5.1.1重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的永久 8.5.1.2一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年 8.5.2本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的 8.5.2.1重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年
8.5.2.2一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的10年 8.6本機(jī)關(guān)編輯、編寫(xiě)的文件材料 8.6.1大事記、組織沿革等永久
8.6.2簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、工作信息等10年 8.7行政管理、執(zhí)法活動(dòng)中形成的文件材料
8.7.1行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料永久 8.7.2執(zhí)法檢查情況匯總、通報(bào)，整改通知等永久 8.7.3行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料
8.7.3.1固定資產(chǎn)投資、科技計(jì)劃等項(xiàng)目的審批（核準(zhǔn)）、管理、驗(yàn)收（評(píng)估）等文件材料永久
8.7.3.2不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料永久
8.7.3.320年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料永久
8.7.3.420年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料30年 8.7.4行政管理工作中形成的備案文件材料10年
8.7.5行政處罰、處分、復(fù)議、國(guó)家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧?8.7.5.1重要的永久 8.7.5.2一般的30年
8.8計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等方面的文件材料 8.8.1年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料永久 8.8.2年度以下的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料10年 8.8.3重要職能活動(dòng)的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料永久 8.8.4一般活動(dòng)的總結(jié)、一般問(wèn)題的調(diào)研材料10年
8.9出國(guó)或出境訪問(wèn)考察、參加國(guó)際會(huì)議，接待來(lái)訪等外事活動(dòng)形成的文件材料 8.9.1發(fā)表的公報(bào)，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會(huì)談?dòng)涗?、紀(jì)要等永久 8.9.2出國(guó)審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報(bào)告、一般性會(huì)談?dòng)涗?0年 本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)編制、干部人事、黨、團(tuán)、紀(jì)檢、工會(huì)、保衛(wèi)、信訪工作文件材料
9.1機(jī)構(gòu)設(shè)置、機(jī)構(gòu)撤并、名稱更改、組織簡(jiǎn)則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料永久
9.2人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件30年
9.3人事任免文件永久
9.4先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件材料 9.4.1受縣級(jí)（含）以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的永久 9.4.2受縣級(jí)以下表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的30年 9.5對(duì)本機(jī)關(guān)有關(guān)人員的處分材料 9.5.1受到警告（不含）以上處分的永久 9.5.2受到警告處分的30年
9.6職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料永久
9.7人事考核、職稱評(píng)審工作文件材料永久
9.8職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系的介紹信及存根永久 9.9職工名冊(cè)永久
9.10黨、團(tuán)、工會(huì)工作活動(dòng)中形成的文件材料 9.10.1工作報(bào)告、總結(jié)，換屆選舉結(jié)果永久 9.10.2重要專項(xiàng)活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)等永久
9.10.3黨團(tuán)員、工會(huì)會(huì)員名冊(cè)，批準(zhǔn)加入黨團(tuán)、工會(huì)組織的文件材料永久 9.10.4情況反映、工作簡(jiǎn)報(bào)10年
9.11紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料 9.11.1重要的永久 9.11.2一般的30年
9.12保衛(wèi)部門(mén)的安全檢查、調(diào)查記錄10年 9.13本機(jī)關(guān)處理人民來(lái)信來(lái)訪的文件材料 9.13.1有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的永久 9.13.2其他有處理結(jié)果的30年 10 本機(jī)關(guān)事務(wù)管理文件材料
10.1房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料永久
10.2與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書(shū)等文件材料 10.2.1重要的永久 10.2.2一般的10年 10.3接待工作的計(jì)劃、方案
10.3.1重要的30年 10.3.2一般的10年 10.4機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)算30年
10.5機(jī)關(guān)物資（辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車(chē)等）采購(gòu)計(jì)劃、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購(gòu)置等文件材料，機(jī)動(dòng)車(chē)調(diào)撥、保險(xiǎn)、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料30年 10.6國(guó)有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接等）文件材料 10.6.1重要的永久 10.6.2一般的10年
10.7職工承租、購(gòu)置本單位住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù)永久
10.8職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細(xì)則，職工住房情況統(tǒng)計(jì)、調(diào)查表、職工住房申請(qǐng)30年 上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的文件材料
11.1上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料 11.1.1重要的永久 11.1.2一般的10年
11.2上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料10年
11.3上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件材料永久 12 同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料10年 13 下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件材料 13.1重大問(wèn)題的專題報(bào)告30年
13.2年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料10年
（二）確定了鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo) 鑒定工作分工階段進(jìn)行：
1、機(jī)關(guān)文件歸檔時(shí)特別剔除一部分沒(méi)有保存價(jià)值的文件，剔除的文件主要參照2006年的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》來(lái)執(zhí)行。不歸檔的范圍主要有：
（1）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；
（2）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記
錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；
（3）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（4）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。對(duì)于不歸檔的文件處理是：各個(gè)機(jī)關(guān)每年在歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)清理不歸檔的文件材料，并且要加強(qiáng)保管，不要隨意堆放，以免造成匯密，需要銷(xiāo)毀的應(yīng)即時(shí)銷(xiāo)毀（但具體那些需及時(shí)銷(xiāo)毀并未明確規(guī)定），銷(xiāo)毀時(shí)對(duì)密級(jí)較高的文件應(yīng)按照保密規(guī)定辦理；一般的文件材料可以采用簡(jiǎn)便方法進(jìn)行登記，經(jīng)過(guò)本部門(mén)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后即可銷(xiāo)毀。
2、對(duì)歸檔文件要確立保管期限。
應(yīng)當(dāng)根據(jù)2006年的期限表進(jìn)行，對(duì)專門(mén)單位（地質(zhì)部、煤炭部、石油部等）就制定專門(mén)檔案保管期限表，或者結(jié)合本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況，編制本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)的檔案保管期限表，此表要經(jīng)過(guò)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，并報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)備案。
3、保管期滿的檔案應(yīng)當(dāng)剔除銷(xiāo)毀。
（三）檔案的銷(xiāo)毀
機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案，須由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊(cè)，經(jīng)機(jī)關(guān)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷(xiāo)，并且在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，情況特殊的專門(mén)檔案，另有銷(xiāo)毀規(guī)定的按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。檔案的銷(xiāo)毀一定要慎重。
第二節(jié) 檔案鑒定的方法
一、決定檔案保存價(jià)值的因素
1、檔案自身的特點(diǎn)和狀況
檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式以及其他各種情況，影響著檔案是否有保存價(jià)值，有什么樣的保存價(jià)值。
2、社會(huì)利用需求
國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)、黨和國(guó)家各項(xiàng)工作、廣大干部和人民群眾對(duì)各種檔案利用的需求，影響著檔案的保存價(jià)值。
上述決定檔案保存價(jià)值的兩個(gè)方面的因素，是相互作用、辯證統(tǒng)一的。檔案客體，是檔案社會(huì)價(jià)值的物質(zhì)承擔(dān)者；利用檔案的需要，是檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的社會(huì)條件，兩方面的因素，都是客觀存在的。
二、鑒定檔案價(jià)值的基本觀點(diǎn)
（一）全面的觀點(diǎn)
1、在鑒定時(shí)，不僅要看到局部，也要看到整體，既要考慮到本單位的利用，也要考慮到社會(huì)的需求。機(jī)關(guān)檔案的鑒定存在的問(wèn)題，往往只顧到本機(jī)關(guān)的利用。
檔案的作用是多方面的，也就是我們對(duì)檔案的價(jià)值考慮時(shí)要從它的多個(gè)作用出發(fā)。
2、從檔案之間的相互關(guān)系上分析價(jià)值。鑒定時(shí)，還要看到全宗之間及全宗群的聯(lián)系，甚至要考慮到國(guó)家全部檔案。
3、要從把檔案移交到檔案館的角度來(lái)考慮，既要考慮到進(jìn)館檔案的完整性，也要考慮避免館內(nèi)檔案的過(guò)多的重復(fù)。重復(fù)在檔案館是不可避免的和必要的，允許少量的重復(fù)、必要合理的重復(fù)。
（二）歷史的觀點(diǎn)
檔案本身就是歷史的記錄，它是在一定的歷史條件下產(chǎn)生的，因此鑒定時(shí)應(yīng)當(dāng)用歷史唯物主義的觀點(diǎn)來(lái)分析檔案的價(jià)值。根據(jù)檔案產(chǎn)生的時(shí)代背景、具體的事件、本身的歷史作用等方面來(lái)預(yù)測(cè)檔案的歷史價(jià)值、反對(duì)狹隘的實(shí)用主義觀點(diǎn)。
（三）發(fā)展的觀點(diǎn)
社會(huì)不斷向前發(fā)展，這決定了檔案的價(jià)值不斷發(fā)生變化。在鑒定時(shí)，不僅要看到檔案在當(dāng)前的作用，并要估計(jì)和預(yù)測(cè)檔案在將來(lái)的作用，為子孫后代利用檔案著想。
（現(xiàn)在我們應(yīng)以怎樣的眼光來(lái)預(yù)測(cè)檔案的價(jià)值呢？國(guó)外出現(xiàn)了檔案成為大眾的文化中（媒）介的功能，而不僅局限于學(xué)術(shù)的利用了）
三、分析檔案價(jià)值的具體方法：
總方法：檔案保存價(jià)值的確定應(yīng)當(dāng)以反映本機(jī)關(guān)的主要職能活動(dòng)為出發(fā)點(diǎn)，以分析檔案內(nèi)容為中心，結(jié)合考慮檔案的作者，形成時(shí)間，名稱，完整程度、可靠性、有效性以及外型特點(diǎn)等因素。研究過(guò)去檔案的被利用情況，全面地估計(jì)和預(yù)測(cè)對(duì)檔案的利用需求，正確判定檔案的保存價(jià)值。
方法：直接鑒定法——要求鑒定人員逐件逐張地審查檔案材料的價(jià)值，從它的內(nèi)容、作者、名稱、可靠程度等方面，去全面考查它的價(jià)值。
四、鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)（也有的書(shū)上稱為“方法”）
1、來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)
檔案的來(lái)源是指檔案的形成者。檔案形成者在社會(huì)上以及機(jī)關(guān)內(nèi)的地位、作用和職能要影響甚至決定檔案的價(jià)值。
2、內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)
檔案內(nèi)容是決定檔案價(jià)值最重要、最本質(zhì)的因素。對(duì)檔案內(nèi)容的分析可著眼于以下四個(gè)方面： A、檔案內(nèi)容的重要性； B、檔案內(nèi)容的獨(dú)特性； C、檔案內(nèi)容的時(shí)效性；
D、除上之外，對(duì)檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完備性等也要加以考察，以準(zhǔn)確地把握檔案的價(jià)值。
3、形式特征標(biāo)準(zhǔn)
檔案的形式特征是文件的名稱、責(zé)任者、形成時(shí)間、載體形態(tài)、記錄方式等。在某種情況下，這些形式特征也可能對(duì)檔案的價(jià)值發(fā)生影響。
4、相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)
在一定的情況下，某些文件的保存價(jià)值和保管期限可以相對(duì)地提升或降低。通常的方法是分析全宗和全宗內(nèi)檔案的完整程度。
在根據(jù)上述標(biāo)準(zhǔn)分析檔案價(jià)值的時(shí)候，要始終堅(jiān)持辯證的思維方法，切忌機(jī)械、片面地強(qiáng)調(diào)某一方面，忽略其他。
五、方法論問(wèn)題
1、研究利用規(guī)律，預(yù)測(cè)未來(lái)利用需要
2、研究檔案保存的效益
3、重要性與保管期限長(zhǎng)短的關(guān)系
4、彈性原則
保存從寬，銷(xiāo)毀從嚴(yán)； 孤本從寬，復(fù)本從嚴(yán)； 本機(jī)關(guān)從寬，外機(jī)關(guān)從嚴(yán)； 兩可之間的，就高不就低； 暫緩銷(xiāo)毀
歷史檔案從寬，現(xiàn)行檔案從嚴(yán)；
解放前檔案從寬，解放后檔案從嚴(yán)； 首腦機(jī)關(guān)從寬，一般機(jī)關(guān)從嚴(yán)； 上機(jī)機(jī)關(guān)從寬，下級(jí)機(jī)關(guān)從嚴(yán)； 撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)從寬，現(xiàn)行機(jī)關(guān)從嚴(yán)；
六、在鑒定工作中需要注意的問(wèn)題
（一）應(yīng)當(dāng)以全國(guó)統(tǒng)一規(guī)定的鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)，不能夠自行其事。
（二）應(yīng)當(dāng)考慮各方面的作用。這里主要指出應(yīng)當(dāng)考慮憑證作用和參考作用，正面作用和反面作用，內(nèi)容上的作用和形式上的作用。
（三）對(duì)重要的設(shè)備的檔案和基建檔案應(yīng)當(dāng)由使用設(shè)備和建筑物的機(jī)關(guān)檔案部門(mén)保存復(fù)制件，原件移交到檔案館保存。
（四）寬嚴(yán)問(wèn)題：“寬”：指鑒定的標(biāo)準(zhǔn)放寬，多保存一些；“嚴(yán)”指標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格一些，少保存一些。
第三節(jié) 檔案保管期限表
一、作用
（一）能夠統(tǒng)一鑒定認(rèn)識(shí)，避免人為的局限性和片面 性，使鑒定有章可循。（表雖是主觀制度，但較接近于客觀）
（二）能夠保證鑒定工作質(zhì)量。（表是通過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐總結(jié)出來(lái)的）
（三）能夠提高鑒定工作的效率，加快檔案鑒定速度。（根據(jù)表把檔案對(duì)號(hào)入座，較為方便，速度又較快）
（四）可以防止任意銷(xiāo)毀檔案文件，維護(hù)檔案的完整與安全。（有保管價(jià)值的文件一般都?xì)w入了保管期限表）
（五）立卷時(shí)可以據(jù)此考慮文件的價(jià)值，把具有相同價(jià)值、聯(lián)系密切的文件材料組合在一起，不同價(jià)值的文件材料分開(kāi)組卷，保證案卷質(zhì)量，為日后進(jìn)館復(fù)查打下了基礎(chǔ)。
二、類(lèi)型
1、通用檔案保管期限表
2、專門(mén)檔案保管期限表
3、同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表
4、同類(lèi)型機(jī)關(guān)檔案保管期限表
5、機(jī)關(guān)檔案保管期限表
三、保管期限
（一）過(guò)去曾經(jīng)用過(guò)的方法：
永久、長(zhǎng)期、短期
（二）專門(mén)檔案的保管期限
1、人民法院的訴訟檔案
分為永久、長(zhǎng)期（60年）、短期（30年），刑事案件的證物不宜長(zhǎng)期保管的至少也要保存十五（證物有些是檔案，有些則不是）；案件的結(jié)案時(shí)間是終審判決結(jié)案后的第二年算起；檔案的銷(xiāo)毀是將其中的判決書(shū)、裁定書(shū)、調(diào)解書(shū)取了一份，按年度審判級(jí)別整理立卷、永久保管。
2、書(shū)稿檔案
其保管期限與文書(shū)檔案一致。
3、會(huì)計(jì)檔案
其保管期限分為兩種：
定期（三年、五年、十年、十五年、二十五年）、永久
其保管時(shí)間是從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，會(huì)計(jì)檔案中的預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料的保管期限是和文書(shū)檔案一致的。
三、保管期限的劃分原則
機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。永久保管的文書(shū)檔案主要包括：(一)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；
(二)本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；(三)本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；
(四)本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；
(五)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；
(六)本機(jī)關(guān)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；(七)上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；
(八)同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。定期保管的文書(shū)檔案主要包括：
（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；
（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；
（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；
（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；
（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；
（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；
（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；
（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。
四、應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題
（一）要以保存本機(jī)關(guān)形成的文件材料為重點(diǎn)，永久和長(zhǎng)期卷中上、下級(jí)文件也應(yīng)有一定比重，全面估計(jì)和預(yù)測(cè)對(duì)檔案的需要，不能硬性劃分上、本、下級(jí)文件幾種保管期限的百分比。（實(shí)際工作中的有的作法是極形式主義 的，不可取，不合理。）
（二）正確處理完整與精煉的關(guān)系：在完整的基礎(chǔ)上求精煉，不必過(guò)于強(qiáng)調(diào)少而精。
（三）對(duì)檔案的鑒定要相對(duì)穩(wěn)定，不宜反復(fù)進(jìn)行。即文件鑒定之后，不到期則不再次鑒定。
（四）保管期限不宜劃分很精確的年度。
第四節(jié) 檔案鑒定工作制度和組織
一、檔案室工作制度和組織 成立鑒定小組
二、檔案館工作制度和組織 成立鑒定委員會(huì)
三、銷(xiāo)毀檔案的批準(zhǔn)和監(jiān)銷(xiāo)制度 機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 主管領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)
銷(xiāo)毀1949年前的檔案，須報(bào)國(guó)家檔案局。兩人以上監(jiān)銷(xiāo)
四、銷(xiāo)毀
1、編制銷(xiāo)毀清冊(cè) 二、三份
2、立檔單位和全宗簡(jiǎn)要說(shuō)明
3、銷(xiāo)毀方法“火燒”或“打成紙漿”
第六章檔案保管工作
第一節(jié) 檔案保管工作概述
一、保管工作的含義為：
1、庫(kù)房管理
2、檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù)
3、保護(hù)檔案的專門(mén)措施
二、保管工作的任務(wù)有：
1、防治檔案的損壞； 包括自然損壞和人為損壞。
2、延長(zhǎng)檔案的壽命；
3、維護(hù)檔案的政治安全，防止泄密。
三、基本要求
1、以防為主，防治結(jié)合
2、加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般
3、自力更生，勤儉節(jié)約
4、立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，保證當(dāng)前
四、意義
檔案保管工作在整個(gè)檔案工作中具有重要意義。檔案保管工作質(zhì)量的高低，對(duì)提高檔案管理工作水平具有重大的影響，甚至在一定條件下具有決定性的影響。為檔案管理工作提供物質(zhì)對(duì)象，提供一個(gè)最起碼、最基本的前提。第二節(jié) 檔案保管的基本物質(zhì)條件
一、檔案庫(kù)房
二、檔案裝具有
1、檔案箱
2、檔案架
3、檔案柜等
三、包裝材料有
1、卷皮
2、卷盒
3、包裝紙等
第三節(jié) 檔案庫(kù)房管理
一、庫(kù)房編號(hào)有兩種方法：
1、為所有庫(kù)房編一總的順序號(hào)
2、分區(qū)編號(hào)
二、排架和編號(hào)
1、整齊一致
2、避光通風(fēng)
3、空間利用
4、統(tǒng)一編號(hào)，順序是從左到右、從上到下。
三、全宗的排列和檔案的存放
1、全宗的排列
一個(gè)全宗的檔案放在一起
按全宗號(hào)流水排列法和全宗分類(lèi)排列法兩種 按全宗群排列的方法
全宗編號(hào)和在庫(kù)房的實(shí)際排列順序
2、存放方式 豎放和平放
四、檔案存放位置索引
五、檔案代理卡
為了便于庫(kù)房管理員掌握流動(dòng)情況和安全檢查，可以填制一種卡片放在檔案原來(lái)存放的位置上，這就是“代卷卡”或“代理卡”。
六、全宗卷
全宗卷是在管理某全宗過(guò)程中形成的，以全宗為單位組成的說(shuō)明全宗歷史情況的文件材料專卷。
通常包括：移交和接收全宗的文據(jù)，立檔單位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案，立卷說(shuō)明，全宗內(nèi)檔案數(shù)量和狀況的檢查登記和報(bào)告，檔案鑒定的報(bào)告和銷(xiāo)毀清冊(cè)，全宗指南、檔案利用的重要登記等。
全宗卷應(yīng)單獨(dú)集中，按全宗順序保管。當(dāng)全宗轉(zhuǎn)交給另一檔案館（室）保管時(shí)，其相應(yīng)的全宗卷也隨同全宗移交。
七、溫濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生 請(qǐng)?jiān)斠?jiàn)《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》。
八、保衛(wèi)和保密
九、防火
十、檔案在搬運(yùn)中的保護(hù)
十一、安全檢查
第七章檔案檢索工作
第一節(jié) 檔案檢索工作的地位
一、檢索工作在整個(gè)檔案工作中的地位
1、檢索是提供利用的先期工作
檔案館（室）為提供利用所作的直接的準(zhǔn)備工作，具體解決每個(gè)案卷或每一份文件的查找，是通過(guò)檢索來(lái)實(shí)現(xiàn)的。
2、檢索是提高檔案館（室）工作水平的重要手段
3、檢索形成了檔案業(yè)務(wù)工作中一個(gè)獨(dú)立的重要環(huán)節(jié)
二、編制檔案檢索工具的基本要求是
1、全，指信息存儲(chǔ)豐富。
2、準(zhǔn)，指檢索準(zhǔn)確。
3、快，指迅速。
4、便，指檢索要方便。
三、應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題：
要在重要的檔案上下功夫，不要平均使用人力物力。
1、一般的可著錄到案卷級(jí)，重要檔案則可著錄到文件級(jí)。
2、強(qiáng)調(diào)檢索工具 按照一定的方法排列起來(lái)以供查找咨詢。
三、排檢方法
第二篇：檔案管理學(xué)教案
《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》講義
第一章 檔案概論
第一節(jié) 檔案的起源與沿革
一、檔案的起源
關(guān)于檔案的起源，主要有以下四種觀點(diǎn)：
第一種觀點(diǎn)認(rèn)為：在國(guó)家誕生以后，產(chǎn)生了文字，用文字記錄國(guó)家的各種事務(wù)，就形成了檔案。
第二種觀點(diǎn)認(rèn)為：在原始社會(huì)末期產(chǎn)生了原始的文字，國(guó)家產(chǎn)生后，用文字記錄國(guó)家的各種事務(wù)，形成了檔案。
第三種觀點(diǎn)認(rèn)為：在原始社會(huì)末期產(chǎn)生了原始的文字，原始部落用這種文字記錄各項(xiàng)事務(wù)，就形成了比較原始的檔案。國(guó)家形成后，形成了比較有條理的檔案。
第四種觀點(diǎn)認(rèn)為：原始社會(huì)的結(jié)繩、刻契，就是原始的檔案，文字、國(guó)家形成后，形成了比較有條理的檔案。
第一、二種觀點(diǎn)又稱為階級(jí)社會(huì)產(chǎn)物論，又稱為文字、國(guó)家條件說(shuō)。第三、四種觀點(diǎn)又稱為原始社會(huì)產(chǎn)物說(shuō)。
二、檔案的沿革
檔案的沿革可以從以下分析： 1．載體沿革
檔案按載體可分為：甲骨檔案、金石檔案、簡(jiǎn)牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案等。
2．名稱的沿革（1）“檔案”在商代稱為“冊(cè)”；周代稱為“中”；秦漢稱為“典籍” ；魏晉以后稱“文書(shū)”、“文案”；唐、宋以來(lái)稱“文卷”、“案卷”、“案牘”。
（2）“檔案”一詞，一般認(rèn)為初見(jiàn)于清代。
順治十八年（1661年）的官府文書(shū)中，有“檔案”一詞的使用，即“查得順治十四年四月臣部題定檔案”。
康熙十九年（1680年）“起居注”：“上問(wèn)馬哈喇之父與叔父皆歿于陣，部中無(wú)檔案?！?楊賓《柳邊紀(jì)略》(成書(shū)于1707年，康熙四十六年)說(shuō)：“邊外文字，多書(shū)于木，往來(lái)傳遞者曰牌子，以削木若牌故也；存貯年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文之書(shū)于紙者，亦呼為牌子、檔子矣。”
鄭州大學(xué)文博學(xué)院王金玉、王永的文章，認(rèn)為“檔案”一詞自清崇德三年（明崇禎十一年）即開(kāi)始應(yīng)用，比《柳邊紀(jì)略》早了60年，“檔案”的原始涵義指?jìng)}庫(kù)財(cái)物類(lèi)的登記簿。（見(jiàn)王金玉、王永《“檔案”詞源新證》，《中國(guó)檔案》1999年2期。）
檔，在《康熙字典》中解釋為：橫木框檔。案，在《說(shuō)文解字》中解釋為：幾屬。
由此引申，把處理一個(gè)事件的有關(guān)文書(shū)作為一案。
3．英文archive[`a:kaiv]，n.文件、記錄、檔案，相當(dāng)于中文“檔案”一詞。復(fù)數(shù)archives[`a:kaivz], n.公文保管處、檔案處、公文。
第二節(jié) 檔案的定義
列寧：“定義可能有許多，因?yàn)閷?duì)象有許多方面?！?下定義最常用的方法是：“屬”加“種差”。采用這種方法，可以給檔案下一個(gè)定義： 檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的，文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。
也可簡(jiǎn)便表述為：檔案是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的保存起來(lái)以備查考的文件。
除了這種表述外，還可以表述為：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。
為了簡(jiǎn)便起見(jiàn)，也可表述為：原始的歷史記錄。
另外再介紹《檔案法》上的定義。
《中華人民共和國(guó)檔案法》于1987年9月5日第六屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議通過(guò)，1996年7月5日第八屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十次會(huì)議修正。
第一章“總則”第二條“本法所稱的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”
這幾種定義，在基本思想上是相同的，只不過(guò)表述方法不同而已。第一種定義是把“文件”作檔案所屬，第二種定義是把“原始記錄”(歷史記錄)作為檔案的所屬，這個(gè)原始記錄指的就是國(guó)內(nèi)外常用的較為廣義的文件。所謂廣義的文件，它不僅指常規(guī)的機(jī)關(guān)文書(shū)，也包括技術(shù)文件、文藝手稿以及其它各種文件材料。
第三節(jié) 檔案定義的涵義
一、檔案來(lái)源
從形成者看來(lái)源，有三類(lèi)：機(jī)構(gòu)、組織、個(gè)人。中國(guó)大陸以前不承認(rèn)個(gè)人擁有檔案合法性，不重視個(gè)人檔案，因此許多個(gè)人保存的檔案，沒(méi)有集中到一個(gè)檔案館保管，相應(yīng)地削弱了有些檔案的利用價(jià)值。而國(guó)外有些國(guó)家則不同，一些檔案管理機(jī)構(gòu)承認(rèn)個(gè)人擁有檔案，并鼓勵(lì)個(gè)人把檔案存入管理機(jī)構(gòu)，而管理機(jī)構(gòu)只起一種代為保管的作用。但是1996年公布的《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定檔案有三種所有形式：國(guó)家所有、集體所有、個(gè)人所有。
二、檔案形成
檔案是由文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的。轉(zhuǎn)化條件有三：
（一）辦理完畢的文件才能成為檔案 所謂辦理完畢是相對(duì)而言的，主要是指完成了文書(shū)處理程序，不能理解為一切文件都要把文件中所說(shuō)的事情全部辦完，才算辦理完畢。情況有以下三種：
1．文件內(nèi)容要求馬上辦理完畢，并且已經(jīng)辦理完畢。2．文件內(nèi)容要求長(zhǎng)期執(zhí)行（辦理），但只要完成了文書(shū)處理程序也算一種，如國(guó)家的法律、條約、契約、合同、經(jīng)濟(jì)遠(yuǎn)景規(guī)劃等，只要經(jīng)過(guò)簽收、傳閱、研究討論和貫徹執(zhí)行也算辦理完畢。
3．不需要具體辦理，只需完成文書(shū)處理程序就算辦理完畢
從這個(gè)角度來(lái)看，可以說(shuō)“文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿”。
（二）具有一定查考利用價(jià)值的文件，才能成為檔案。
從這個(gè)角度來(lái)看，可以說(shuō)“文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華”。
（三）按照一定的規(guī)律保存起來(lái)的文件，才能最后成為檔案
從這個(gè)角度來(lái)看，可以說(shuō)“文件是檔案的因素，檔案是文件的組合?！?/p>
三、檔案的形式
檔案信息的記注方式很多，載體也多種多樣。
從檔案的載體上來(lái)看，有甲骨、金石、紙張、膠片、磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等。表達(dá)方式基本有三種：文字、圖像、聲音；
從記錄方法來(lái)看，有手寫(xiě)、刀刻、印刷、攝影、錄音、錄像等。
從文件名稱上看，古代有詔、誥、題本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈?，F(xiàn)代有計(jì)劃、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄等。
從類(lèi)型上說(shuō)，有文書(shū)檔案、科技檔案、專門(mén)檔案。
四、檔案內(nèi)容
檔案內(nèi)容反映了人們各種社會(huì)活動(dòng)，即檔案內(nèi)容上的特征是： 1．十分豐富，無(wú)所不包
一個(gè)國(guó)家的全部檔案記載著國(guó)家的誕生和發(fā)展，政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化等各種各樣的內(nèi)容；一個(gè)機(jī)關(guān)的檔案記載著機(jī)關(guān)開(kāi)展工作和生產(chǎn)活動(dòng)的信息。從古到今的檔案，數(shù)量浩如煙海，上至天文、下至地理、中至人事，無(wú)所不包。
2．原始性
檔案是歷史的原始記錄，或說(shuō)是原始的歷史記錄，這是檔案的本質(zhì)屬性。檔案不是人們有意識(shí)編寫(xiě)、加工的，而是為完成某項(xiàng)工作自然地形成的。對(duì)于后人來(lái)說(shuō)，它是第一手的資料。因此，檔案具有很大的憑證作用。
原始性和真實(shí)性的區(qū)別：
從整體上看，檔案是比較可靠的歷史記錄，但具體到每一份文件，大多數(shù)是真實(shí)的，部分檔案并非如此，主要有兩種情況：
一是形成上不真實(shí)，是假造、偽造的檔案；
二是檔案內(nèi)容失真，形成是真實(shí)的，但其內(nèi)容不真實(shí)； 因此，我們應(yīng)該辯證地看待這個(gè)問(wèn)題。一方面我們不能百分之百地不加鑒定、不加分析地相信檔案的真實(shí)和可靠性，但也不能懷疑一切。應(yīng)當(dāng)看到絕大部分的檔案是真實(shí)的、可靠的，有部分檔案是假造的、不真實(shí)的，但這些也有保存價(jià)值，不能隨意銷(xiāo)毀、涂改。第四節(jié) 檔案與相關(guān)事物的比較
一、檔案與圖書(shū)的比較
1．不同方面
（1）檔案并非是有意識(shí)地編寫(xiě)的、杜撰的，圖書(shū)是作者為了某種目的，有意識(shí)地撰寫(xiě)的。
（2）數(shù)量不同。檔案往往是原稿原件，一般只保存幾件或一件（孤本），失而不可復(fù)得，同一種圖書(shū)往往印刷成千上萬(wàn)冊(cè)。
（3）作用不同。檔案是歷史的原始記錄（并非全是真實(shí)記錄），絕大多數(shù)檔案具有信證作用，同時(shí)在社會(huì)生活各個(gè)方面都產(chǎn)生重要作用，圖書(shū)一般沒(méi)有法律信證作用，在許多方面不如檔案作用重要，圖書(shū)的作用是傳播知識(shí)。
（4）保密性不同。少部分檔案含有一定的機(jī)密，不能向社會(huì)隨意開(kāi)放（但并不排斥向某些人開(kāi)放）；圖書(shū)基本上是公開(kāi)發(fā)行，不需要保密。（但并不排斥有些“內(nèi)部交流”之類(lèi)）。
（5）形式不同。檔案以單份和卷宗的形式為主，并且手寫(xiě)體較多，而圖書(shū)主要是一本本裝訂完好的，印刷體占絕大多數(shù)。
2．相似之處
（1）兩者目前都以文字記錄為主
（2）都記載了人類(lèi)社會(huì)的知識(shí)，都包含了一定的信息量，都是屬于信息資源的范疇。（3）在一定條件下，兩者可以互相轉(zhuǎn)化，互相彌補(bǔ)。（如利用一些檔案資料寫(xiě)成圖書(shū)，由于種種原因，原檔案不見(jiàn)了，就可用所寫(xiě)的圖書(shū)代為檔案）。
二、檔案與情報(bào)的比較
1．情報(bào)的本質(zhì)屬性是：
（1）情報(bào)的根本屬性之一是知識(shí)。
（2）有一定利用價(jià)值的知識(shí)才具有情報(bào)價(jià)值。
（3）情報(bào)是知識(shí)運(yùn)動(dòng)的過(guò)程之一，即情報(bào)是傳遞著的知識(shí)。2．兩者的比較
情報(bào)比檔案的內(nèi)涵豐富，涉及的范圍更廣；另一方面，它始終處于傳遞過(guò)程，是一種無(wú)形的東西，它的外在形式有圖書(shū)、資料、檔案等多種文獻(xiàn)。
三、檔案與文物的比較
文物是留存下來(lái)的具有歷史、藝術(shù)、科學(xué)價(jià)值的遺物。
大多數(shù)文物和檔案屬于兩種不同的事物，如古文化遺址、建筑、工藝品、墓葬、圖書(shū)資料等，都是文物。有部分文物是重要的歷史檔案，如歷代手稿，部分石刻、簡(jiǎn)牘、甲骨文、契約、古代書(shū)信等，這些事物就具有雙重性，部分文物和檔案具有交叉性。這些東西，明清以前的一般都保存在文博部門(mén)
四、檔案和文獻(xiàn)的比較
文獻(xiàn)的范圍相當(dāng)廣，人類(lèi)歷史留下的圖書(shū)、檔案、資料等都稱為文獻(xiàn)，檔案是文獻(xiàn)其中一部分或一種文獻(xiàn)，因此說(shuō)“檔案文獻(xiàn)”是可以的。
五、檔案與資料的比較
資料一般具有參考性質(zhì)，起著推廣經(jīng)驗(yàn)、傳播知識(shí)，提供某些信息的作用。與檔案有關(guān)的資料在沒(méi)有檔案原件的情況下，就更有參考作用。保存與館藏有關(guān)的資料，可以輔助檔案提供作用，補(bǔ)充檔案的不足，還可以為檔案館工作人員的政治、文化、業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)和工作提供參考資料。
第五節(jié) 檔案的作用
一、檔案的基本作用
秦末，劉邦軍隊(duì)入咸陽(yáng)，蕭何取秦之典籍，這些典籍對(duì)治理關(guān)中起到非常重要的作用。明內(nèi)閣大學(xué)士邱濬說(shuō)檔案的作用：“今世賴之以知古，后世賴之以知今者也”。
郭沫若同志在1960年寫(xiě)下《題贈(zèng)檔案館》一詩(shī)，盛贊?rùn)n案作用之的重要。
前事不忘后事師，自來(lái)墳典萃先知。猶龍柱下窺藏史，呼鳳輿前聽(tīng)誦詩(shī)。國(guó)步何由探軌跡，民情從以識(shí)端倪。上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬(wàn)枝。
總之，檔案的作用可概括為：憑證作用和參考作用。
檔案具有憑證作用，中國(guó)人常說(shuō)：“空口無(wú)憑，立字為據(jù)”、“口為空，字為宗”。
1981年3月，最高人民法院審判林彪、江青反革命集團(tuán)主犯時(shí)，先后出示和宣讀檔案、信件、日記、筆記、講話記錄、錄音等書(shū)證和物證共651次。江青等人先是抵賴，但在證據(jù)面前，不得不供認(rèn)犯罪事實(shí)。
檔案具有參考作用，檔案被稱為“未摻水的史料”。波蘭起義者繳獲康斯坦丁大公在華沙的一批外交檔案，恩格斯認(rèn)為它是揭露沙皇政府力圖分裂和統(tǒng)治西歐各國(guó)的那些陰謀的歷史的主要資料之一，至少是最可靠的資料。
二、檔案的主要作用
1．機(jī)關(guān)工作的查考憑據(jù)
檔案記錄了各種機(jī)關(guān)、單位過(guò)去活動(dòng)的狀況，其中包括行使行政職權(quán)的法律依據(jù)，處理行政事務(wù)的過(guò)程與結(jié)果以及管理活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)，它是任何一人政府、任何一個(gè)機(jī)關(guān)單位連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)。自古以來(lái)，如《周禮》中即不乏執(zhí)掌王命典法令則，“以考政事”，“以逆邦國(guó)都鄙官府之治”之類(lèi)的記載?！冬F(xiàn)代檔案――原則與技術(shù)》認(rèn)為檔案“是一個(gè)政府藉以完成其工作的基本行政工具”。我們黨和國(guó)家歷來(lái)強(qiáng)調(diào)辦事要實(shí)事求是，各種機(jī)關(guān)單位為了有效地實(shí)行管理，必須切實(shí)地掌握材料。檔案可以為黨、政、軍等機(jī)關(guān)、企事業(yè)等單位的領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)管理，提供證據(jù)和咨詢資料，借以熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、進(jìn)行決策、處理各種問(wèn)題。否則，只靠記憶處理工作則有時(shí)無(wú)以為憑，或往往有失準(zhǔn)確，對(duì)間隔日久的事務(wù)難免被人遺忘。
例如，許多機(jī)關(guān)在建立和健全工作制度、進(jìn)行改革、落實(shí)各項(xiàng)政策和制訂規(guī)則等各種活動(dòng)中，大量地查考了檔案，順利地推動(dòng)了工作。有的地方檔案散失，“無(wú)案可查”，則給工作造成許多困難。事實(shí)證明，大至制定黨和國(guó)家的方針政策，小至處理機(jī)關(guān)單位的具體事務(wù)，檔案乃是行政管理的一種工具，充分發(fā)揮檔案的作用有助于克服官僚主義，提高工作效率。
2．生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)
檔案中記載了各種生產(chǎn)活動(dòng)的情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。從自然資源、生產(chǎn)手段到生產(chǎn)過(guò)程以及計(jì)劃管理和生產(chǎn)技術(shù)等各方面的信息，可以作為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)管理的科學(xué)依據(jù)和參考材料。當(dāng)今日益增多的科學(xué)技術(shù)檔案，更是進(jìn)行現(xiàn)代化生產(chǎn)管理和科學(xué)技術(shù)管理的重要條件。但是，無(wú)論普通檔案，還是科學(xué)技術(shù)等專門(mén)檔案，總的來(lái)說(shuō)，都在不同程度上和不同的方面反映了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的情況，都能為以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的現(xiàn)代化建設(shè)提供咨詢研究、統(tǒng)計(jì)監(jiān)督的情報(bào)信息，對(duì)制訂經(jīng)濟(jì)計(jì)劃，檢查和總結(jié)生產(chǎn)情況，推廣先進(jìn)生產(chǎn)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)以及防止災(zāi)害等等，都是重要的參考材料。
比如，有的地方為了切實(shí)規(guī)劃和組織農(nóng)業(yè)生產(chǎn)，查閱了幾十年作物種植面積、單產(chǎn)、總產(chǎn)、水利設(shè)施、生產(chǎn)建設(shè)、氣象雨量、管理措施、災(zāi)情記錄，綜合分析研究，制訂了適合地區(qū)特點(diǎn)、揚(yáng)長(zhǎng)避短、發(fā)揮地區(qū)優(yōu)勢(shì)的生產(chǎn)計(jì)劃，促進(jìn)了大幅度的增產(chǎn)。有些地方，查閱歷年檔案，匯總分析，找出了本地區(qū)發(fā)生水旱冰雹災(zāi)害的規(guī)律和防止經(jīng)驗(yàn)，據(jù)此采取相應(yīng)措施，防止或減輕了災(zāi)害，從而促進(jìn)了生產(chǎn)，獲得了豐收。與此相反，有些地方因?yàn)闆](méi)有檔案可考，或“有案不查”，以致生產(chǎn)計(jì)劃不當(dāng)、管理混亂、重復(fù)勞動(dòng)、返工浪費(fèi)、甚至發(fā)生事故，給國(guó)家和人民造成很多損失。大量的實(shí)踐證明，充分利用有關(guān)的檔案，對(duì)加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理，促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展，提高經(jīng)濟(jì)效益，具有直接的作用。
3．政治斗爭(zhēng)的必要工具
檔案中記載了社會(huì)、階級(jí)、經(jīng)濟(jì)、政治、法律等各方面的狀況，這些原始材料，歷來(lái)都成為階級(jí)統(tǒng)治和進(jìn)行各種政治斗爭(zhēng)的工具。在奴隸制和封建社會(huì)中，統(tǒng)治階級(jí)把檔案看作“插入鞘中的劍”，君主的“護(hù)衛(wèi)”。民國(guó)時(shí)期的檔案學(xué)著作中，也不斷載有檔案乃“政治之工具”方面的論述。我國(guó)現(xiàn)存的大量檔案，記有國(guó)內(nèi)外敵對(duì)勢(shì)力在中國(guó)所進(jìn)行的許多罪惡活動(dòng)以及中國(guó)人民進(jìn)行革命斗爭(zhēng)的情況和有關(guān)的歷史事實(shí)。我們黨和國(guó)家，一向重視利用檔案，把它作為從事政治斗爭(zhēng)的可靠根據(jù)和銳利武器。全國(guó)人民在粉碎林彪、“四人幫”幫派體系的斗爭(zhēng)中，有關(guān)機(jī)關(guān)從檔案里查取了充分的材料，揭露他們反革命的歷史面貌和各種陰謀活動(dòng)。同時(shí)，通過(guò)檔案也查證了許多同志的歷史情況，澄清了有關(guān)事實(shí)，糾正了冤、假、錯(cuò)案。在國(guó)際斗爭(zhēng)中，檔案也是維護(hù)我國(guó)主權(quán)、同霸權(quán)主義進(jìn)行斗爭(zhēng)的一種有力工具。今后，政治斗爭(zhēng)還將在一定范圍內(nèi)長(zhǎng)期存在，仍須正確發(fā)揮檔案的政治作用。
4．科學(xué)研究的可靠資料
無(wú)論是自然科學(xué)，還是社會(huì)科學(xué)、思維科學(xué)的研究，都必須詳細(xì)地占有材料，才能據(jù)以潛心鉆研，探索事物發(fā)展的規(guī)律。檔案可以從兩方面為科學(xué)研究提供豐富的歷史資料：一方面，專門(mén)進(jìn)行科學(xué)研究的原始記錄，可供現(xiàn)實(shí)的研究工作直接借鑒；另一方面，從記錄的廣泛事實(shí)和經(jīng)驗(yàn)中，為各項(xiàng)研究活動(dòng)提供大量的實(shí)驗(yàn)、觀察和理論概括的基礎(chǔ)材料。所以，檔案是科學(xué)研究的必要條件。1956年，周恩來(lái)同志在《關(guān)于知識(shí)分子問(wèn)題的報(bào)告》中指出：“為了實(shí)現(xiàn)向科學(xué)進(jìn)軍的計(jì)劃，我們必須為發(fā)展科學(xué)準(zhǔn)備一切必要的條件。在這里，具有首要意義的是要使科學(xué)家得到必要的圖書(shū)、檔案資料、技術(shù)資料和其他工作條件?！蔽覈?guó)水利、氣象、地震等方面取得的某些科研成果，也是利用幾百年來(lái)大量有關(guān)檔案材料經(jīng)過(guò)分析研究的結(jié)果。馬克思在撰寫(xiě)《資本論》巨著的過(guò)程中，曾大量收集、研究和利用過(guò)工廠視察員報(bào)告、皇家鐵道委員會(huì)記錄、證詞以及其他各種文件中有關(guān)工作勞動(dòng)、童工、工資、生活、居住條件等大批原始的檔案材料，進(jìn)行了創(chuàng)造性的理論概括和闡發(fā)。所以人們常常比喻說(shuō)，它是從事科學(xué)研究不可缺少的“食糧”。
5．宣傳教育的生動(dòng)素材
檔案所以成為宣傳教育的生動(dòng)素材，因?yàn)樗詺v史性、直觀性和原始性等而見(jiàn)長(zhǎng)。
6．檔案能夠以其內(nèi)容、涵義和外形特征如實(shí)地說(shuō)明歷史上的某些事實(shí)，作為證實(shí)國(guó)家、集體和個(gè)人正當(dāng)利益的書(shū)面文件。因?yàn)闄n案在反映社會(huì)各種具體活動(dòng)的同時(shí)，也反映了當(dāng)事者應(yīng)有的合法權(quán)益，其中包括立法性質(zhì)的文件，證明文件和相互交往的各種材料。例如法律、法規(guī)、協(xié)議、合同、名單、記錄、報(bào)告與批件、書(shū)信、賬本、單據(jù)、存根等等，這些原始材料有的規(guī)定了各種社會(huì)關(guān)系、經(jīng)濟(jì)關(guān)系和政治關(guān)系的組成，有的記載了有關(guān)事件的過(guò)程，各方面承擔(dān)的權(quán)利和義務(wù)以及當(dāng)事人具有的資歷、待遇和榮譽(yù)。在這些方面發(fā)生疑問(wèn)、爭(zhēng)執(zhí)或糾紛時(shí)，檔案最能有力地說(shuō)明權(quán)益的歸屬，成為權(quán)威性的法律證書(shū)，并有一定的物證作用。長(zhǎng)期以來(lái)，為了證實(shí)國(guó)家、機(jī)關(guān)單位和個(gè)人的合法權(quán)益，檔案發(fā)揮了廣泛的作用。許多單位和個(gè)人以檔案為證據(jù)，解決了債務(wù)、產(chǎn)權(quán)和著作權(quán)等各種糾紛，證實(shí)了個(gè)人的學(xué)歷、經(jīng)歷以及工資、福利待遇方面的諸多問(wèn)題。
三、檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性
1．檔案對(duì)機(jī)關(guān)的作用和社會(huì)作用的雙重性 2．檔案機(jī)密性的遞減律
3．檔案科學(xué)文化作用的遞增律 4．實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的條件（1）受社會(huì)發(fā)展水平的限制
（2）受公眾對(duì)檔案認(rèn)識(shí)水平的限制（3）受檔案管理水平的限制
第六節(jié) 國(guó)家檔案全宗
國(guó)家檔案全宗是指國(guó)家所有的全部檔案的總和。按時(shí)期結(jié)合性質(zhì)，它可以分類(lèi)如下：
先以1949年10月1日為界，分為建國(guó)前檔案和建國(guó)后檔案，建國(guó)前檔案按政治性質(zhì)分為革命政權(quán)檔案和舊政權(quán)檔案。革命政權(quán)檔案，又稱為“革命歷史檔案”，是指“五四”運(yùn)動(dòng)至建國(guó)期間中國(guó)共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)的新民主主義革命的檔案，舊政權(quán)檔案是指國(guó)民黨政府、偽滿政權(quán)、北洋政府以及歷朝歷代封建制政權(quán)、奴隸制政權(quán)的檔案。
第二章 檔案工作概論
第一節(jié) 檔案工作內(nèi)容和性質(zhì)
一、檔案工作的內(nèi)容
檔案工作的內(nèi)容有廣義和狹義兩種解釋。
1．廣義上說(shuō)，是指檔案事業(yè)所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學(xué)研究和出版工作等。
2．狹義上說(shuō)，是指檔案室和檔案館所從事檔案業(yè)務(wù)工作，即用科學(xué)原則和方法管理檔案，為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。
二、檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容
檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容有六環(huán)節(jié)之說(shuō)和八環(huán)節(jié)之說(shuō)。1．六環(huán)節(jié)之說(shuō)檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容可分為： 收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用。
其中前五環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)工作，后一環(huán)節(jié)為提供利用的工作。
2．檔案業(yè)務(wù)工作的劃分不是絕對(duì)的，隨著檔案工作的發(fā)展而發(fā)生變化，檢索和編研成為獨(dú)立的工作內(nèi)容，把它們加上去，六個(gè)環(huán)節(jié)就變成八個(gè)環(huán)節(jié)。
三、檔案工作的性質(zhì)
1．檔案工作是一項(xiàng)管理性的工作
（1）檔案工作是專門(mén)負(fù)責(zé)管理檔案的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作
（2）是某種管理工作的組成部分（3）是專門(mén)管理檔案的科學(xué)性工作 2．是一項(xiàng)服務(wù)性的工作 3．是一項(xiàng)政治性的工作
除此之外，還有“條件性、科學(xué)性”等提法。
檔案工作的基本原則
1996年9月5日公布的《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與完全，便于社會(huì)各方面的利用。這便是檔案工作的基本內(nèi)容。舊書(shū)上采用的是1950年4月16日國(guó)務(wù)院頒布的《關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定》中規(guī)定：檔案工作的基本原則是“集中統(tǒng)一地管理國(guó)家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于國(guó)家各項(xiàng)工作的利用”。我們采用比較新的提法。它由三個(gè)部分組成：
（一）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理
1．所謂統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，就是對(duì)全國(guó)檔案工作實(shí)行全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提出統(tǒng)一的方針政策，實(shí)行統(tǒng)一的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
2．所謂分級(jí)管理，是指全國(guó)檔案工作由各級(jí)檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行管理。各地方檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)，要按照國(guó)家有關(guān)檔案工作，統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本地區(qū)情況，制定本地區(qū)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本地區(qū)檔案工作。
3．所謂分專業(yè)管理，是指中央和地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)，可按照國(guó)家關(guān)于檔案工作統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本專業(yè)系統(tǒng)情況，制定本專業(yè)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本系統(tǒng)各單位的檔案工作。
4．實(shí)行黨政檔案和黨政檔案工作統(tǒng)一管理,關(guān)于黨政檔案統(tǒng)一管理，這是中國(guó)檔案工作的特點(diǎn)，全世界僅此一家。前蘇聯(lián)也是黨政檔案分開(kāi)管理。1959年以前，我國(guó)的檔案工作也是黨政檔案分開(kāi)管理，后來(lái)才高度集中在一起。
其內(nèi)容是：
（1）一個(gè)機(jī)關(guān)黨政、工、團(tuán)檔案，由機(jī)關(guān)檔案室集中管理；
（2）各級(jí)黨政機(jī)關(guān)形成具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案由中央檔案館和地方綜合性檔案館集中管理；
（3）黨的系統(tǒng)、政府系統(tǒng)的檔案工作，由檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
黨政檔案工作統(tǒng)一管理的優(yōu)點(diǎn)是：黨政檔案都是在貫徹黨的路線、方針、政策中產(chǎn)生的，有著密切的聯(lián)系，統(tǒng)一管理便于利用，黨和政府的檔案工作在管理原則、制度和方法上沒(méi)有多大差別，統(tǒng)一管理，力量集中，指導(dǎo)統(tǒng)一，黨政檔案工作統(tǒng)一設(shè)置機(jī)構(gòu)，符合精簡(jiǎn)原則。
（二）維護(hù)檔案的完整與安全
這是檔案管理最起碼的基本要求。只有保證檔案的完整與安全，才能為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。
維護(hù)檔案的完整，有兩方面的含義： 完整包括：
1．從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，保證應(yīng)該集中和實(shí)際保存的檔案不致殘缺短少。2．另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌。
安全包括：
1．力求檔案本身不受損壞，質(zhì)量延長(zhǎng)檔案壽 命，即保證檔案管理物質(zhì)安全。
2．要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。
（三）便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用----根本目的。
1．便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，體現(xiàn)著檔案工作的服務(wù)性質(zhì)。檔案工作必須不斷地提高服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，為檔案利用者盡可能地創(chuàng)造方便條件；
2．便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，是檔案工作系統(tǒng)的總目標(biāo)。全部檔案管理活動(dòng)的最終目的，都表現(xiàn)在提供檔案信息為各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐服務(wù)這個(gè)集中點(diǎn)上。作為一個(gè)系統(tǒng)，它的目的性必須明確。
3．便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，是檔案工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的出發(fā)點(diǎn)，支配著檔案工作的全過(guò)程。檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目等各項(xiàng)工作，都應(yīng)以便于利用著眼，不能脫離系統(tǒng)總目標(biāo)。
4．便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，是檢驗(yàn)檔案工作效果的主要標(biāo)準(zhǔn)。檔案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能為國(guó)家和社會(huì)作出貢獻(xiàn)，能否創(chuàng)造社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
我國(guó)檔案工作基本原則的三個(gè)組成部分，是辯證統(tǒng)一的關(guān)系。
（1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理是核心，沒(méi)有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理就不能維護(hù)檔案的安全與完整和全社會(huì)各方面的利用；
（2）離開(kāi)維護(hù)檔案的完整與安全和便于社會(huì)各方面的利用，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理就失去了它的意義。
我國(guó)檔案工作基本原則把復(fù)雜的檔案工作現(xiàn)象，高度概括為三句話，文字簡(jiǎn)明，但內(nèi)涵豐富，揭示了檔案工作的客觀規(guī)律。它不僅對(duì)指導(dǎo)我國(guó)檔案工作實(shí)踐具有重要意義，對(duì)檔案工作理論與實(shí)踐的發(fā)展有很大的貢獻(xiàn)。
第三節(jié) 檔案機(jī)構(gòu)
一、檔案室與機(jī)關(guān)檔案工作
１．關(guān)于機(jī)關(guān)檔案工作的性質(zhì)，歷來(lái)有不同提法。第一個(gè)提法：
機(jī)關(guān)檔案室是機(jī)關(guān)秘書(shū)部門(mén)性質(zhì)的一種輔助機(jī)構(gòu)，機(jī)關(guān)檔案室工作一般是機(jī)關(guān)秘書(shū)工作的一部分。
另一種的提法：機(jī)關(guān)檔案工作是一項(xiàng)機(jī)要工作或?qū)ｉT(mén)工作。第三種提法：
（1）是整個(gè)機(jī)關(guān)的組成部分，屬于機(jī)關(guān)管理和研究咨詢性質(zhì)的專業(yè) 輔助機(jī)構(gòu)。
（2）黨、政、軍等機(jī)關(guān)單位的檔案室，又是機(jī)關(guān)的機(jī)要部門(mén)之一，具有機(jī)要部門(mén)性質(zhì)。（3）從全國(guó)檔案工作來(lái)說(shuō)，檔案室又是國(guó)家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。
第四種提法：
（1）檔案室是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位統(tǒng)一管理本單位檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，主要為本單位工作、生產(chǎn)和科研服務(wù)。
（2）檔案室又是國(guó)家檔案事業(yè)組織體系基層組織，是檔案館工作的基礎(chǔ)。檔案室的上述雙重性質(zhì)，支配著檔案室的整個(gè)工作活動(dòng)。
2．基本任務(wù)
（1）對(duì)機(jī)關(guān)和各部門(mén)形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（機(jī)關(guān)檔案室不直接參加立卷工作，而由文書(shū)部門(mén)進(jìn)行，同時(shí)也有根據(jù)具體情況而具體分析的。）
（2）集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，積極提供利用，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。（3）在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下，各專業(yè)主管機(jī)關(guān)或所屬單位和對(duì)本專業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
①達(dá)和貫徹有關(guān)檔案工作的方針、政策、法規(guī)和國(guó)家行政管理部門(mén)和規(guī)定、辦法等。②定本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)和所屬單位檔案工作管理辦法等。③本專業(yè)體系所屬單位和本單位的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。（4）按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)該進(jìn)館的檔案。（5）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。3．檔案室的類(lèi)型
（1）機(jī)關(guān)檔案室，也稱為普通檔案室、文書(shū)檔案室。（2）科技檔案室（3）音像檔案室（4）人事檔案室（5）綜合檔案室
（6）聯(lián)合檔案室，有些類(lèi)似于檔案服務(wù)中心、文件中心。
二、檔案館
（一）檔案館的性質(zhì)
根據(jù)《檔案法》和有關(guān)文件的規(guī)定，檔案館屬于黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心。
我國(guó)多數(shù)檔案館是統(tǒng)一保管黨和政府機(jī)關(guān)檔案的管理部門(mén)，所以它既是黨的機(jī)構(gòu)，又是國(guó)家機(jī)構(gòu)。
檔案館所保存的檔案，有些是有機(jī)密性的。檔案館又具有機(jī)要性。
（二）檔案館的基本職責(zé)和具體任務(wù)
檔案館的基本職責(zé)是：集中統(tǒng)一地管理黨和國(guó)家需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保管的檔案和史料，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，為現(xiàn)實(shí)的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和歷史的長(zhǎng)遠(yuǎn)需要服務(wù)。
檔案館的具體任務(wù)，主要有三個(gè)方面：
1．接收和征集本級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位具有長(zhǎng)期和永久保存價(jià)值的檔案以及有關(guān)資料，科學(xué)地管理；
2．通過(guò)多種方式，積極開(kāi)展檔案資料的利用工作； 3．參與編修史志工作。
（三）檔案館的種類(lèi)
1．按地區(qū)可分為：
（1）中央級(jí)檔案館，如：中央檔案館、中國(guó)第一歷史檔案館、中國(guó)第二歷史檔案館、中國(guó)電影資料館等；
（2）地方檔案館，又有?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）、地區(qū)（市、自治州）、縣級(jí)檔案館，如：北京市檔案館、新疆維吾爾自治區(qū)檔案館、柳州地區(qū)檔案館、桂林市檔案館、呼瑪縣檔案館。
2．按專業(yè)可分為：
（1）綜合檔案館，如中央檔案館、四川省檔案館等。
（2）專門(mén)檔案館，如中國(guó)人民解放軍檔案館、中國(guó)照片檔案館、各地城市建設(shè)檔案館等。
3．按地區(qū)結(jié)合專業(yè)可分為：中央級(jí)綜合檔案館（如：中央檔案館）、中央級(jí)專業(yè)檔案（如：中國(guó)照片檔案館）、地方綜合性檔案館（如：天津市檔案館）、地方專業(yè)性檔案館（如：上海市城市建設(shè)檔案館）。
三、檔案行政管理機(jī)構(gòu)
1．檔案行政管理機(jī)構(gòu)的性質(zhì)是黨和國(guó)家指導(dǎo)和管理檔案工作的行政部門(mén)。既是黨的機(jī)構(gòu)，也是政府機(jī)構(gòu)。
2．檔案行政管理機(jī)構(gòu)的基本任務(wù)為：（1）制定方針、法規(guī)性文件、規(guī)章制度。（2）對(duì)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（3）制定發(fā)展規(guī)劃，籌建檔案館。
（4）提出鑒定檔案的原則和標(biāo)準(zhǔn)，研究和審查保存價(jià)值、保管期限等方面的問(wèn)題，監(jiān)督銷(xiāo)毀。
（5）組織并指導(dǎo)理論和技術(shù)研究，提出方案。（6）召開(kāi)會(huì)議，研究問(wèn)題，交流經(jīng)驗(yàn)。（7）發(fā)展檔案專業(yè)教育，評(píng)定職稱。（8）組織檔案的利用工作
（9）黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)交辦的有關(guān)檔案工作的其它事宜。
四、檔案機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系 各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系是：
上級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)，對(duì)下級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督的關(guān)系； 檔案行政管理機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案館和檔案室等檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督關(guān)系； 機(jī)關(guān)檔案室和檔案館之間，具有檔案交接關(guān)系；各級(jí)檔案館（室）之間，均無(wú)隸屬關(guān)系，但有一定的協(xié)作關(guān)系。
第三章 收集工作
第一節(jié) 收集工作概述
一、收集工作的內(nèi)容和意義
（一）收集工作的內(nèi)容
1．檔案室對(duì)本單位需要?dú)w檔的檔案的接收。2．檔案館對(duì)所轄區(qū)域內(nèi)現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷(xiāo)單位的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案的接收。3．對(duì)歷史檔案的接收和征集工作。
（二）收集工作的意義
1．收集工作是檔案部門(mén)積累檔案的手段，它為檔案工作提供了物質(zhì)對(duì)象。因此它是檔案工作的起點(diǎn)及第一個(gè)環(huán)節(jié)。
2．收集工作是檔案集中統(tǒng)一管理的重要內(nèi)容和一項(xiàng)首要的具體措施。3．收集工作質(zhì)量的高低直接影響到檔案的整理、鑒定和利用等工作。
4．收集工作是檔案部門(mén)和社會(huì)各方面發(fā)生聯(lián)系的重要環(huán)節(jié)之一，因此它要求的政策性強(qiáng)，工作方法靈活多樣。
二、應(yīng)該注意的問(wèn)題
1．豐富館（室）藏，（1）我國(guó)檔案的平均值是相當(dāng)少的。從國(guó)外比較來(lái)看，我國(guó)檔案數(shù)量是很少的，原因在于：很多機(jī)關(guān)保留有數(shù)量龐大的檔案，沒(méi)有歸檔或沒(méi)有向檔案館移交，另外，很多二級(jí)單位的檔案長(zhǎng)期沒(méi)有歸宿，有些檔案館的館藏結(jié)構(gòu)不合理，非常單一。（注意過(guò)去文書(shū)檔案和關(guān)于方針政策方面的檔案，忽略了收集各種專業(yè)檔案及歷史檔案)（2）豐富館藏的方法。
擴(kuò)大收集范圍，檔案館不僅要接收一級(jí)單位的檔案，同時(shí)還應(yīng)接收二級(jí)單位的檔案，如縣檔案館就應(yīng)注意接收鄉(xiāng)級(jí)檔案，還應(yīng)接收一些有代表性的生產(chǎn)村、生產(chǎn)組的檔案。
注意接收機(jī)關(guān)的全部檔案，既要接收文書(shū)檔案，又要接收科技的、專門(mén)的檔案，既要接收有關(guān)黨組的檔案，又要接收人事、保衛(wèi)、財(cái)會(huì)和其他一些專門(mén)檔案。館藏結(jié)構(gòu)要全面、齊全。
加強(qiáng)個(gè)人檔案的收集，個(gè)人檔案與人事檔案有區(qū)別又有聯(lián)系，檔案的個(gè)人所有權(quán)已經(jīng)被確認(rèn)，從人事檔案看，對(duì)省級(jí)以上的干部的收集有一些工作。但總體來(lái)說(shuō)重視不夠，人事檔案只局限于高、中級(jí)干部的檔案，而對(duì)于學(xué)者、名人的檔案則沒(méi)有意識(shí)地接收。應(yīng)重視個(gè)人檔案的接收，如民間的驗(yàn)方，本單位著名人物的書(shū)信、手稿等。
要注意接收和檔案有關(guān)的資料，包括叢刊、舊著、文物、其他一些實(shí)物（主要指印章、錦旗、錦標(biāo)、證件、樣品、標(biāo)本等）。
2．收集工作必須抓住重點(diǎn)
重點(diǎn)應(yīng)是：反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的檔案。這類(lèi)檔案不是以上級(jí)來(lái)文為主。如會(huì)議 紀(jì)錄、總結(jié)報(bào)告等。一定要避免只保存上級(jí)來(lái)件而不保存本機(jī)關(guān)文件。要注意保存收集原稿原件。
3．推行入館檔案的標(biāo)準(zhǔn)化
1987年底頒發(fā)了文書(shū)檔案案卷格式標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于卡片、案卷目錄、卷皮都有具體規(guī)定。4．保持全宗和全宗群的不可分散性
全宗群這個(gè)概念只在檔案館使用：檔案館經(jīng)過(guò)挑選。按性質(zhì)不同，把全宗分成若干全宗群進(jìn)行管理。
5．要注意處理局部與整體、當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)的關(guān)系
檔案的保存時(shí)間應(yīng)較準(zhǔn)確20年左右，省轄市、州、盟和縣級(jí)以下的機(jī)關(guān)應(yīng)將永久保存和長(zhǎng)期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存10年左右，連同案卷目錄一式三份和有關(guān)的檢索工具、參考資料一并向有關(guān)的檔案館移交。
第二節(jié) 檔案室的收集工作
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一、歸檔制度
1．歸檔制度
各單位在工作活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的文件，處理完畢以后，經(jīng)由文書(shū)部門(mén)或文件工作人員整理，定期移交給檔案室收集保存，稱為歸檔。在我國(guó)，這是黨和國(guó)家規(guī)定的一項(xiàng)制度，稱為“歸檔制度”。
2．歸檔時(shí)間
第二年上半年（次年6月底）前。也可靈活處理。3．歸檔范圍：《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》于2006年12月18日公布，在這一文件中有詳細(xì)規(guī)定。各單位可根據(jù)這一文件精神，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本單位的文件材料歸檔與不歸檔的范圍。
該歸檔范圍規(guī)定如下：
第一條
為便于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體（以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān)）正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，制定本規(guī)定。
第二條
本規(guī)定中的機(jī)關(guān)文件材料是指機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過(guò)程中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的歷史記錄。
第三條
機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是：
（一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；
（二）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；
（三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；
（四）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。第四條
機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是：
（一）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；
（二）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；
（三）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；
（四）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。第五條
凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門(mén)移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第六條
機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。第七條
永久保管的文書(shū)檔案主要包括：
（一）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；
（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；
（三）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；
（四）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；
（五）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；
（六）本機(jī)關(guān)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；
（七）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；
（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。
第八條
定期保管的文書(shū)檔案主要包括：
（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；
（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；
（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；
（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；
（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；
（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；
（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；
（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的或以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。第九條
機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專門(mén)文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十條
機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。
機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。
第十一條
機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。
第十二條
各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門(mén)工作實(shí)際，編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)審查同意后執(zhí)行。
有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的中央、國(guó)家機(jī)關(guān)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)工作實(shí)際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，并經(jīng)國(guó)家檔案局審查同意后執(zhí)行。第十三條
在編制本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表時(shí)，應(yīng)全面分析和鑒別本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。
第十四條
本規(guī)定適用于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體。軍隊(duì)系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照?qǐng)?zhí)行。
第十五條
本規(guī)定自頒布之日起施行，1987年頒發(fā)的《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時(shí)廢止。
4．歸檔案卷的質(zhì)量要求
（1）歸檔案卷的質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。
（2）具體要求
歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)、頁(yè)數(shù)都應(yīng)齊全完整
在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原文件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)；文電應(yīng)合一立卷。
不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請(qǐng)示與批復(fù)，放在批復(fù)年立卷；跨的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷；非訴訟案件放在結(jié)案年立卷；其它文件材料的立卷應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿排在定稿之后；非訴訟案件卷結(jié)論、決定、判決性文件在前，依據(jù)性材料在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，按有關(guān)規(guī)定排列。
卷內(nèi)文件應(yīng)按排列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號(hào)章，并逐件編件號(hào)；圖表和聲像材料等也應(yīng)在裝具上或聲像材料的背面逐件編號(hào)。
永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名，有的雖有題名但無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的應(yīng)重新擬寫(xiě)；沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；會(huì)議記錄應(yīng)填寫(xiě)每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容；填寫(xiě)的字跡要工整。卷內(nèi)文件目錄放在卷首。
聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。
有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)，若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。
卷內(nèi)文件要去掉金屬物，對(duì)破損的文件材料的修裱。
歸檔的文件材料保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類(lèi)整理立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。
案卷標(biāo)題，如：
關(guān)于XXXXXX等中央領(lǐng)導(dǎo)人的重要講話 關(guān)于XXXXXX等地區(qū)糧食問(wèn)題的報(bào)告 “等”字表示省略，“等”作為一個(gè)模糊的概念輸入計(jì)算機(jī),利用查找不便，可以盡量把名字羅列出來(lái)，計(jì)算機(jī)才能顯示出來(lái)。另外，“本機(jī)關(guān)”、“我校”中的“本”、“我”也是模糊概念，同樣是不確定的，不要使用。
三種保管期限的案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。對(duì)于文件題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化，標(biāo)題不符內(nèi)容的，需要重寫(xiě)，如無(wú)標(biāo)題，就應(yīng)加上。如果文件無(wú)責(zé)任者（文件撰稿者、承辦者等）以及年月日的，要考證清楚并填入有關(guān)項(xiàng)目。
會(huì)議紀(jì)錄應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)時(shí)間、主要內(nèi)容。
聲像材料應(yīng)當(dāng)用文字標(biāo)明聲像或錄相的時(shí)間、對(duì)象、中心內(nèi)容以及責(zé)任者（誰(shuí)錄制、拍攝的）。
卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破損的文件要進(jìn)行托裱。（3）歸檔中應(yīng)注意的問(wèn)題
電話答復(fù)重要問(wèn)題、會(huì)議紀(jì)錄、一些高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人的即席講話應(yīng)當(dāng)記錄下來(lái)形成文字，并要標(biāo)明作者（責(zé)任者）、時(shí)間、地點(diǎn)、辦理情況等。這種情況在全國(guó)很多地方都做得不夠好。
注意基層單位的收集工作，一般收集會(huì)議紀(jì)錄、決議、請(qǐng)示 和報(bào)告、計(jì)劃總結(jié)、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分配方案、財(cái)會(huì)憑證和財(cái)務(wù)簿、單位的簡(jiǎn)史等。
要求歸檔制度的標(biāo)準(zhǔn)化，即用于檔案管理的各種圖表的外形尺寸、大小、用紙應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一。
需要注意的是，國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)<<歸檔文件整理規(guī)則>>已經(jīng)頒布，從2001年1月1月起施行。
該規(guī)則如下：
歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 22-2000）
中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DA/T 22-2000 2000年12月6日國(guó)家檔案局發(fā)布，2001年1月1日起施行
————————————————————————————————————— 1.范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織。2.定義
本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。2.1 歸檔文件
檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢的、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。2.2 歸檔文件整理
將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。2.3 件
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。
3.整理原則
遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。4.質(zhì)量要求
4.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。4.2 整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。5.整理方法 5.1 裝訂
歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。5.2 分類(lèi)
歸檔文件可以采用——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）——保管期限或保管期限————機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等方法進(jìn)行分類(lèi)。同一全宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定。
5.2.1 按分類(lèi)
將文件按其形成分類(lèi)。5.2.2 按保管期限分類(lèi)
將文件按劃定的保管期限分類(lèi)。5.2.3 按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)
將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)（本項(xiàng)可以視情況予以取舍）5.3 排列
歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。
5.4 編號(hào)
歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)（見(jiàn)圖A1。圖中*號(hào)欄內(nèi)選擇項(xiàng)，不選用時(shí)無(wú)須設(shè)置。以下同）
5.4.1 全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。
5.4.2 ：文件形成，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1978。5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱或代碼。5.4.4 件號(hào)：文件的排列順序號(hào)。件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號(hào)的編制方法為：在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按文件排列順序從“1”開(kāi)始標(biāo)注。館編伯號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。
5.4.5 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：作為分類(lèi)方案類(lèi)目的機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。5.5 編目
歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目（見(jiàn)圖A2）。
5.5.1.1 件號(hào)：填寫(xiě)室編件號(hào)。
5.5.1.2 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。5.5.1.3 文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。
5.5.1.4 題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)。5.5.1.5 日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。5.5.1.6 頁(yè)數(shù)：每件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。5.5.1.7 備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。
5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)×寬為297mm×210mm）。5.5.3 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等項(xiàng)目（見(jiàn)圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。
5.6 裝盒
將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。5.6.1 檔案盒
5.6.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長(zhǎng)×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等（見(jiàn)圖A4a）。5.6.1.2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)（見(jiàn)圖A4B．圖A4c）。其中，起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“—”號(hào)連接；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。
5.6.1.3 檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。5.6.2 備考表
備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。5.6.2.2 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。
5.6.2.3 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。
第三節(jié) 檔案館的收集工作
一、檔案館收集檔案的范圍和期限
1．范圍
（1）本級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及所屬單位的具有永久保存價(jià)值的檔案，省轄市、州、盟和縣級(jí)檔案館同時(shí)接收長(zhǎng)期保存的檔案。
（2）屬于本館應(yīng)當(dāng)接收的撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)、團(tuán)體的檔案
（3）屬于本館應(yīng)當(dāng)接收的中華人民共和國(guó)成立以前的各種檔案（4）檔案館之間交接檔案 2．保管期限
（1）省級(jí)以上檔案館接收立檔檔案單位保管20年左右的永久保存的檔案。（2）省轄市、州、盟和縣級(jí)檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案。
二、現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)檔案的接收
（一）現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收
1．對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的形成要進(jìn)行預(yù)測(cè)，包括內(nèi)容、形成特點(diǎn)、檔案 現(xiàn)狀、數(shù)量、整理質(zhì)量、保管條件、利用情況。我國(guó)在這方面做得不夠，這是應(yīng)當(dāng)注意的。
2．移交前的業(yè)務(wù)指導(dǎo)要統(tǒng)一內(nèi)容，各種做法要標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。
3．交接雙方必須根據(jù)移交目標(biāo)清點(diǎn)核對(duì)，并且在交接文據(jù)上簽名、蓋章，有關(guān)資料也應(yīng)要向檔案館移交，但資料移交這項(xiàng)工作做得不夠好。曾經(jīng)有一個(gè)趨勢(shì)：追求案卷的厚度200-300頁(yè)。這種作法，不可取，主要應(yīng)根據(jù)案卷內(nèi)容來(lái)立卷。
4．實(shí)事求是地靈活掌握入館時(shí)間
除了10年、20年的原則要求外，還有例外。
（1）在非和平環(huán)境、**（文革）期間的檔案，邊遠(yuǎn)地區(qū)保管條件惡劣的檔案可以提前接收。
（2）一些專門(mén)檔案可以在機(jī)關(guān)多保存一些時(shí)間，如國(guó)防檔案、外交檔案、公安檔案、法院訴訟檔案，人民銀行的財(cái)會(huì)檔案。
（二）撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)檔案的接收
機(jī)關(guān)撤銷(xiāo)或合并必須將本機(jī)關(guān)的全部檔案進(jìn)行認(rèn)真清理，妥善保管，不得分散，并依照規(guī)定進(jìn)行移交和適當(dāng)?shù)奶幚怼?/p>
1．由撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)組織人力，負(fù)責(zé)整理好，然后再向有關(guān)的檔案館移交。
2．撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個(gè)機(jī)關(guān)的，其檔案材料不得隨之分散，仍作為原機(jī)關(guān)檔案的一部分，按全宗整體移交有關(guān)檔案館，或由其中一個(gè)機(jī)關(guān)完整地代管。一個(gè)機(jī)關(guān)交入另一個(gè)機(jī)關(guān)，或幾個(gè)機(jī)關(guān)合并為一個(gè)新的機(jī)關(guān)，其檔案材料仍按原全宗為單位向有關(guān)檔案館移交，或由新機(jī)關(guān)代管。
一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)一部分業(yè)務(wù)或者一個(gè)部門(mén)劃給另一個(gè)機(jī)關(guān)接收，其檔案材料不得由原全宗中抽走而帶入接收機(jī)關(guān)；如果接收機(jī)關(guān)需要利用，可按手續(xù)借閱或者復(fù)制。
3．機(jī)關(guān)撤銷(xiāo)或者合并時(shí)，如有尚未處理完畢的文件，移交應(yīng)受理這些文件的新機(jī)關(guān)繼續(xù)處理，并作為新機(jī)關(guān)的檔案加以保存。
三、各級(jí)國(guó)家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定
1986年2月7日國(guó)家檔案局發(fā)布的第2號(hào)文件《各級(jí)檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》中規(guī)定：
第三條：各級(jí)綜合性國(guó)家檔案館收集現(xiàn)行檔案的范圍
1．本級(jí)中共委員會(huì)的、顧問(wèn)委員會(huì)的、紀(jì)檢委的、人大及其常設(shè)機(jī)構(gòu)、人民法院、人民檢察院、人民政府、人民政協(xié)、工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)等機(jī)構(gòu)及其工作部門(mén)和直屬的臨時(shí)性單位形成的檔案。經(jīng)協(xié)商同意，接收或代存同級(jí)民主黨派機(jī)構(gòu)形成的檔案?？h級(jí)檔案館同時(shí)接收鄉(xiāng)、鎮(zhèn)黨委和政府及其工作部門(mén)形成的檔案。
2．本級(jí)人民政府直屬工作部門(mén)的派出性單位形成的檔案，一般作為派出單位全宗的組成部分。
3．本級(jí)人民政府直屬工作部門(mén)所屬的獨(dú)立分管某一方面工作或從事某項(xiàng)事業(yè)的行政管理機(jī)關(guān)和企、事業(yè)單位。如水利工程局、種植公司、文化館、劇團(tuán)、專門(mén)學(xué)校、專科醫(yī)院、生產(chǎn)地方傳統(tǒng)名優(yōu)產(chǎn)品或者具體生產(chǎn)特種工藝的工廠等形成的單位。一般工廠、普通中小學(xué)校、商店以及村委會(huì)等單位可以選收其中若干代表性的單位形成的檔案。
4．屬于地方和上級(jí)主管部門(mén)雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位形成的以反映地方某項(xiàng)事業(yè)或建設(shè)活動(dòng)為主的檔案。
5．經(jīng)協(xié)商同意、收集或代存集體所有制單位和典型的個(gè)體戶、專業(yè)戶形成的有進(jìn)館價(jià)值的檔案和本級(jí)管理權(quán)限內(nèi)著名人物形成的檔案。
6．撤銷(xiāo)單位的檔案。
7．中國(guó)人民解放軍檔案館收集和保管解放前中共領(lǐng)導(dǎo)的紅軍、八路軍、新四軍等軍事機(jī)關(guān)、部隊(duì)、院校形成的革命檔案。
8．地方各級(jí)綜合性檔案館收集、保管建國(guó)前本地方革命歷史檔案及舊政權(quán)機(jī)關(guān)和其他單位形成的檔案。
第三節(jié) 歷史檔案的接收與征集
一、歷史檔案的概念
習(xí)慣所稱的歷史檔案，是指在中華人民共和國(guó)成立以前的檔案。包括革命歷史檔案，以及民國(guó)時(shí)期檔案和歷代王朝的檔案。
二、收集的歷史檔案意義 1．收集歷史檔案是保護(hù)我們偉大祖國(guó)歷史文化遺產(chǎn)，維護(hù)黨和國(guó)家歷史面貌的重要措施。
2．收集歷史檔案是黨和國(guó)家當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的需要。3．收集歷史檔案帶有搶救歷史文化遺產(chǎn)的性質(zhì)。
三、征集途徑
檔案征集的途徑有：
1．向有關(guān)單位征集代管的建國(guó)以前的檔案和材料 2．向兄弟檔案館征集
3．向圖書(shū)館、博物館、紀(jì)念館征集 4．向古舊書(shū)店、廢品收購(gòu)部門(mén)征集 5．向寺廟、古跡保管部門(mén)征集 6．向個(gè)人征集
7．少數(shù)民族地區(qū)歷史檔案的征集
第四章 檔案整理工作
第一節(jié) 整理工作概述
一、整理工作的意義
檔案整理的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的利用。
檔案整理工作，在檔案總體管理中具有重要意義。
它是檔案利用、開(kāi)放，發(fā)揮檔案作用的一項(xiàng)前提條件，是整個(gè)檔案工作中重要的基本建設(shè)。
它是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的提高，對(duì)于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。
二、整理的內(nèi)容和步驟
（一）內(nèi)容包括
區(qū)分全宗、分類(lèi)、組卷、卷內(nèi)文件整理、編目、裝訂（或“裝盒”）、排列案卷目錄的編制。
（二）步驟可分為
1．了解情況，擬訂方案 主要應(yīng)了解立檔單位的情況（其成立、撤銷(xiāo)和變化的時(shí)間以及原因、職能、其隸屬關(guān)系、其內(nèi)部機(jī)構(gòu)、負(fù)責(zé)人情況、文檔工作情況、印章和標(biāo)記），還應(yīng)了解全宗的數(shù)量，所屬年代（形成時(shí)間），主要內(nèi)容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質(zhì)量、提供利用時(shí)間。
2．區(qū)分全宗和分類(lèi)
3．細(xì)分和組卷、草擬案卷標(biāo)題
4．初步排列案卷順序，檢查分類(lèi)是否合理，弄進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。5．全面審查修改標(biāo)題。6．固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的張?zhí)枴㈨?yè)號(hào)、件號(hào)。
對(duì)某些破損的文件進(jìn)行裱糊。案卷的排列以全宗為單位，按照不同的分類(lèi)、載體或保管期限分別排列。排列方法要統(tǒng)一，不能隨意變動(dòng)。
三、整理工作的原則
（一）充分利用原有基礎(chǔ)
1．充分地重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。
2．在整理過(guò)程中，應(yīng)該充分研究和利用原來(lái)整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。
（二）保持文件之間的歷史聯(lián)系
文件之間的歷史聯(lián)系，主要體現(xiàn)在文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式幾個(gè)方面。
1．文件在來(lái)源方面的聯(lián)系。文件是以一定的機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)或一定的個(gè)人為單位，有機(jī)地形成的。形成文件的這些單位，使文件構(gòu)成了來(lái)源方面不可分割的歷史聯(lián)系。
2．文件在時(shí)間方面的聯(lián)系。形成檔案的機(jī)關(guān)和個(gè)人所進(jìn)行的具體活動(dòng)，都有一定的過(guò)程和階段性，因而使文件之間具有自然的時(shí)間聯(lián)系。
3．文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。文件是機(jī)關(guān)或個(gè)人在履行一定職責(zé)的各種活動(dòng)中，為了解決一定問(wèn)題而產(chǎn)生的。它的形成者的特定活動(dòng)，使文件之間在內(nèi)容上具有密切聯(lián)系。
4．文件在形式方面的聯(lián)系。文件的內(nèi)容必然通過(guò)一定的形式表現(xiàn)出來(lái)。所謂文件形式，包括它的內(nèi)部形式和外部形式兩方面：種類(lèi)、名稱和載體、記錄方式等。這也構(gòu)成了文件之間一定聯(lián)系。
對(duì)于保持文件之間的聯(lián)系，應(yīng)該辯證地看待和處理。
四、便于保管和利用
保持文件之間的歷史聯(lián)系，不是整理檔案的主要目的，所以不能為聯(lián)系而聯(lián)系，便于保管和查找檔案，才是檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和最終要求。
第二節(jié) 全宗和立檔單位的劃分
一、全宗概念及含義
（一）全宗定義
全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體。
全宗解放初稱為“芬特”。1955年改為“全宗”。
（二）全宗的含義
1．全宗是一個(gè)有機(jī)整體
同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。2．全宗是在一定歷史活動(dòng)中形成的
全宗的這種整體性具有客觀性，而不是純粹人為的（即任意的）。全宗的整體性，是由其內(nèi)部的歷史聯(lián)系所決定的。
3．全宗是以一定的社會(huì)單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的 全宗是以產(chǎn)生它的機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人為單位而構(gòu)成的。這就為檔案全宗這種整體確定了一個(gè)時(shí)空范圍以及縱向和橫向間的區(qū)分標(biāo)志。
二、為什么要按全宗整理檔案？
（一）這種方法符合檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)。
同一個(gè)全宗教的檔案不能任意分散，不同國(guó)家的檔案不能隨意混雜，科學(xué) 理解文件的歷史聯(lián)系。檔案都是圍繞一個(gè)機(jī)關(guān)或個(gè)人的活動(dòng)而形成的。此方法還便于保管利用。
（二）全宗是組成國(guó)家全部檔案的基本單位。
一個(gè)機(jī)關(guān)的活動(dòng)體現(xiàn)著一定的職能，執(zhí)行一定的任務(wù)，發(fā)揮一定的功能。
1．在我國(guó)，全部國(guó)家所有的檔案為國(guó)家檔案全宗，這是由于許多小全宗組成。另外，全宗也是檔案館的統(tǒng)計(jì)單位。
2．全宗，也是一個(gè)相對(duì)的概念，據(jù)蘇聯(lián)理論，它包括全宗、檔案館全宗、國(guó)家檔案全宗三個(gè)概念，我國(guó)一般取第一、三個(gè)概念，第二個(gè)概念則很少提。一個(gè)檔案館收集的若干全宗數(shù)為檔案館全宗，我國(guó)則稱館藏。并且蘇聯(lián)的提法是若干檔案館全宗形成國(guó)家檔案全宗。
（三）全宗在檔案整理上占有重要地位，是保證整理工作質(zhì)量的重要條件。
區(qū)分全宗是整理工作的第一步。
（四）全宗為檔案提供利用，奠定了科學(xué)基礎(chǔ)。
如果全宗劃分準(zhǔn)確，全宗檔案完整齊全，就會(huì)為利用帶來(lái)方便，準(zhǔn)確研究每個(gè)機(jī)關(guān)的活動(dòng)情況和歷史面貌。
（五）全宗是對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理必須遵循的重要原則。
它不僅是一個(gè)單位和整理檔案的方法問(wèn)題，而且是一個(gè)原則理論，蘇聯(lián)更把它稱為一種思想。
三、立檔單位及其構(gòu)成條件
立檔單位也稱為“全宗構(gòu)成者”。它的構(gòu)成條件是：
（1）可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對(duì)外行文；
（2）設(shè)有會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃；（3）設(shè)有管理人事機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。
三個(gè)條件中，第一條最重要。判斷一個(gè)單位是否立檔單位，不能只依單位人數(shù)、級(jí)別大小來(lái)確定的，而是以第一個(gè)條件來(lái)判定。
四、立檔單位的變化和全宗劃分。
（一）政權(quán)的變化和立檔單位的劃分
1．政權(quán)發(fā)生了變化，同時(shí)社會(huì)性質(zhì)也發(fā)生了根本變化，就要另立全宗。（但在西藏，這方面分得不是很清楚）
2．政權(quán)發(fā)生了變化，社會(huì)性質(zhì)沒(méi)有發(fā)生根本變化。
如明、清朝更替、北洋軍閥和國(guó)民政府的更替等，雖然根本性質(zhì)沒(méi)有發(fā)生變化。但由于政權(quán)各自的領(lǐng)導(dǎo)人不同，歷史時(shí)期不同，歷史時(shí)期不同，具體的階段內(nèi)容不同。因此也應(yīng)當(dāng)另立全宗。
各黨派、人民團(tuán)體、宗教團(tuán)體的全宗，只要其主旨和組織成分的基本構(gòu)成沒(méi)有發(fā)生根本性的變化，它們的檔案，無(wú)論在何時(shí)何地形成，應(yīng)構(gòu)成一個(gè)全宗；地方割據(jù)政權(quán)的更替也不影響全宗的劃分。
（二）生產(chǎn)關(guān)系的改變和全宗的劃分
這個(gè)方面主要是針對(duì)企、事業(yè)單位，如工廠、商店、學(xué)校、銀行等一個(gè)解放前后都存在的企事業(yè)單位，其性質(zhì)確有根本不同，但它們的檔案在工作生活中是有連續(xù)性的，其任務(wù)沒(méi)有根本變化，它們?cè)诟鱾€(gè)時(shí)期形成的檔案是不可分割的整體，從而能較完整地體現(xiàn)此單位的變化發(fā)展，也更有利于查考利用。
（三）基本職能方面考慮
在立檔單位的政治性質(zhì)無(wú)根本變化的情況下，主要是分析它的基本職能是否有根本變化。
1．凡是新成立的并具有一定獨(dú)立性的機(jī)關(guān)，就是新的立檔單位，它的檔案構(gòu)成新的全宗。
2．凡屬下列情形，均非機(jī)關(guān)基本職能的根本變化；機(jī)關(guān)職能與工作范圍的擴(kuò)大或縮小，機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的調(diào)，機(jī)關(guān)工作地點(diǎn)的變更，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的改變以及由于某種原因機(jī)關(guān)曾暫時(shí)停止一段時(shí)間的工作等。
3．臨時(shí)機(jī)構(gòu)一般不單獨(dú)建立全宗，其檔案應(yīng)納入其主管機(jī)關(guān)檔案全宗統(tǒng)一管理，但屬于黨委、政府直接領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行全面性的任務(wù)，為期比較長(zhǎng)的，應(yīng)建立單獨(dú)全宗。
4．如果兩個(gè)機(jī)關(guān)合署辦公，而文件是分別處理的，它們所形成的檔案，應(yīng)該分別構(gòu)成全宗。而合署辦公前后各形成的檔案，一般應(yīng)屬于一個(gè)全宗。
五、人物全宗
人物全宗是著名人物在其一生社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案整體。注意兩點(diǎn)： 1．不得收入官方檔案原件
2．一個(gè)人一生無(wú)論身分、政治立場(chǎng)如何變化，只構(gòu)成一個(gè)全宗。人物全宗的收集問(wèn)題：個(gè)人全宗與公共全宗的關(guān)系問(wèn)題。因?yàn)樵S多個(gè)人檔案都是在公務(wù)活動(dòng)中形成的。
個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的文件，原件應(yīng)放在立檔單位全宗中，復(fù)印件或附件可歸入個(gè)人全宗；另外，個(gè)人在他非公務(wù)活動(dòng)中形成的文件，原件應(yīng)歸入個(gè)人全宗。
六、全宗的補(bǔ)充形式
（一）聯(lián)合全宗
就是兩個(gè)或幾個(gè)關(guān)系密切的立檔單位形成的，難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整體。1．密切繼承關(guān)系的機(jī)關(guān)，文件彼此混雜； 2．職能互有密切聯(lián)系的機(jī)關(guān)，合署辦公，“一套機(jī)構(gòu)兩塊牌子”。
（二）全宗匯集
是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。1．從相同類(lèi)型的基層單位選擇接收的，具有代表性的若干小全宗 2．殘缺不全的一些全宗
XXXXXX時(shí)期XX地區(qū)工礦企業(yè)全宗匯集 聯(lián)合全宗和全宗匯集的區(qū)別： 1．它們的構(gòu)成不同 聯(lián)合全宗的檔案之間有著密切的聯(lián)系，檔案難以區(qū)分，其組建的客觀依據(jù)較強(qiáng)；全宗匯集不一定富有聯(lián)系，而只是把數(shù)量少的小全宗匯集在一起，便于保管和統(tǒng)計(jì)，人為性相對(duì)地較大。
2．它們的性質(zhì)不同
聯(lián)合全宗是永久性的單位，整理之后再變動(dòng)，而全宗匯集是暫時(shí)性的其中其個(gè)全宗增加了大量的檔案，就可從中分出去，另立全宗。
七、判定檔案所屬全宗關(guān)鍵在于確定檔案的形成者——立檔單位。
要區(qū)分兩個(gè)概念：檔案的形成者、文件的作者。（1）①對(duì)內(nèi)部文件和發(fā)文，“檔案的形成者”就是“文件的作者”。
②對(duì)收文，“檔案的形成者”是“文件的實(shí)際收受者”。
（2）判定的對(duì)象是案卷時(shí)，要注意，卷皮上往往都標(biāo)明了立檔單位。（3）沒(méi)有標(biāo)明作者或收文者的，要分析和考證。
（4）經(jīng)幾個(gè)立檔單位辦理，歸入最后承辦完畢的立檔單位的全宗。
八、全宗群
全宗群是具有某些歷史聯(lián)系的若干全宗的群體。如：黨群、行政
工業(yè)交通系統(tǒng)
農(nóng)林水利系統(tǒng)
財(cái)糧商業(yè)貿(mào)易系統(tǒng)
科學(xué)文化教育衛(wèi)生系統(tǒng) 如：XX地區(qū)政法系統(tǒng)全宗群
解放戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期黨政機(jī)關(guān)全宗群
第三節(jié) 分類(lèi)
一、分類(lèi)的意義
全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)，對(duì)于整個(gè)檔案整理工作的組織和質(zhì)量以及日常的檔案管理，都有重要的意義。
首先，檔案經(jīng)過(guò)區(qū)分全宗之后，如不經(jīng)過(guò)分類(lèi)，還不免是一堆雜亂無(wú)章的材料，只有對(duì)全宗內(nèi)檔案進(jìn)行合理的分類(lèi)，才能提示出它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，真正使全宗成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用。
其次，就整個(gè)整理工作的程序而言，只有經(jīng)過(guò)分類(lèi)，其后的一系列環(huán)節(jié)才易于著手和逐步深入。
全宗內(nèi)檔案分類(lèi)的優(yōu)化，可為檔案的全面管理創(chuàng)造有利條件。_
二、分類(lèi)的要求
1．分類(lèi)方法要從檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā)，符合文件的歷史狀況，保持它們之間的歷史聯(lián)系。2．分類(lèi)應(yīng)當(dāng)具體科學(xué)性、思想性、統(tǒng)一性、排斥性、伸縮性
（1）科學(xué)性：分類(lèi)時(shí)，要按檔案本身的內(nèi)在聯(lián)系來(lái)進(jìn)行，項(xiàng)目（類(lèi)目）的設(shè)制力求合理，層次分明，層次一般分一層，大型機(jī)關(guān)可分到二層三層（層次不宜過(guò)多）
（2）思想性：分類(lèi)時(shí)注意政治思想性，體現(xiàn)有關(guān)的方針、政策，反對(duì)純客觀主義傾向和忽視政治內(nèi)容思想的傾向，對(duì)歷史檔案更要注意思想性、政治性和科學(xué)性。
三、分類(lèi)的一般方法有
1．時(shí)間分類(lèi)法
（1）分類(lèi)法
（2）時(shí)期分類(lèi)法 2．來(lái)源分類(lèi)
（1）組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法
（2）作者分類(lèi)法
（3）通訊者分類(lèi)法 3．內(nèi)容分類(lèi)法
（1）問(wèn)題分類(lèi)法
（2）實(shí)物分類(lèi)法
（3）地理分類(lèi)法 4．形式分類(lèi)法
（1）按文件種類(lèi)分類(lèi)
（2）按載體形態(tài)分類(lèi)
（3）按形狀規(guī)格分類(lèi)
四、常用分類(lèi)方法：
分類(lèi)方法很多，常用的主要有三種：
（一）分類(lèi)法
（二）組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法
（三）問(wèn)題分類(lèi)法
五、復(fù)式分類(lèi)法的選擇和分類(lèi)方案的編制
（一）—組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法
適用于立檔單位內(nèi)部組織變化不復(fù)雜的單位。
（二）組織機(jī)構(gòu)—分類(lèi)法
適用于撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)檔案。
（三）—問(wèn)題分類(lèi)法
多用于組織變化復(fù)雜，或由于機(jī)構(gòu)之間分工不明確、文書(shū)工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機(jī)構(gòu)，以及沒(méi)有內(nèi)部機(jī)構(gòu)或內(nèi)部機(jī)構(gòu)非常簡(jiǎn)單而無(wú)必要按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)等情況?？傊?，在不可能和不適于按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)時(shí)，往往采用它。
（四）問(wèn)題—分類(lèi)法
多適用于撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)檔案和歷史檔案。
第四節(jié) 立卷
立卷工作內(nèi)容包括：
組成案卷單位
擬寫(xiě)案卷標(biāo)題
卷內(nèi)文件的排列與編號(hào)
填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄與備考表
案卷封面的編目與案卷的裝訂(或“裝盒”）
一、立卷的方法
文件六特征立卷法：
按作者立卷
按時(shí)間立卷
按問(wèn)題立卷
按地區(qū)立卷
按文件名稱立卷
按收發(fā)文機(jī)關(guān)立卷
二、案卷標(biāo)題的擬制及封面編目
（一）要求：
1．歷史觀點(diǎn)和政治上的正確性。2．文字簡(jiǎn)練，表達(dá)準(zhǔn)確。3．題名基本結(jié)構(gòu)力求完整。
題名的基本結(jié)構(gòu)包括文件的責(zé)任者（作者）、內(nèi)容（問(wèn)題）和名稱（文種）三部分。必要時(shí)須標(biāo)明地區(qū)、收發(fā)文機(jī)關(guān)和時(shí)間。
（二）歷史檔案案卷封面的要求
1．機(jī)關(guān)名稱。歷史上曾經(jīng)存在的過(guò)的某一個(gè)機(jī)關(guān)，是歷史事實(shí)的反映，不能隨意改動(dòng)，應(yīng)保留原來(lái)的名稱。
2．人物職務(wù)、稱號(hào)。不宜改成現(xiàn)代的稱呼。
3．歷法和紀(jì)元。在案卷封面的編目中，應(yīng)以公歷和公元為標(biāo)準(zhǔn)。如果文件上使用的是其它歷法年號(hào)，則在公歷和公元年份日期之后用括號(hào)注明。
4．文種。歷史上的文種，如奏、咨、指令、訓(xùn)令等應(yīng)保留原貌。
5．地名。應(yīng)照原文標(biāo)寫(xiě)地名，酌情在括號(hào)內(nèi)注明現(xiàn)地名或相當(dāng)于現(xiàn)在地理范圍的地名。6．文件的內(nèi)容和其他用語(yǔ)。對(duì)統(tǒng)治階級(jí)誣蔑人民的一些內(nèi)容和詞語(yǔ)，不能機(jī)械地照搬。對(duì)非政治性的名詞、術(shù)語(yǔ)，應(yīng)照原文沿用。如將薪俸改為工資，地籍整理法改為土地法令，是不必要的。
需要說(shuō)明的是：
隨著檔案工作的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，立卷工作逐步由手工操作，向計(jì)算機(jī)輔助立卷發(fā)展。電子檔案是否要“立卷”，學(xué)術(shù)界有爭(zhēng)議。請(qǐng)參考有關(guān)文獻(xiàn)。
中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》 《廣西壯族自治區(qū)歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》 “GD2000檔案管理系統(tǒng)”簡(jiǎn)介 第五節(jié) 卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄與檔號(hào)
一、卷內(nèi)文件目錄
1．卷內(nèi)文件排列
時(shí)間、重要程度、作者、問(wèn)題、地區(qū)、文件名稱 2．卷內(nèi)目錄及備考表
二、案卷目錄
案卷目錄就是案卷的名冊(cè)，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序排列的一覽表。
三、檔號(hào)
長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)許多檔案館不編檔號(hào)，或檔號(hào)殘缺不全，從而影響了檔案的查找利用。全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、頁(yè)號(hào)（件號(hào)）1．全宗號(hào)
序時(shí)流水編號(hào)法
按進(jìn)館檔案的先后順序編號(hào)
系統(tǒng)編號(hào)法
如黨群、政法、工交、農(nóng)林、財(cái)貿(mào)按立檔單位重要程度編號(hào) 系統(tǒng)流水編號(hào)法
G002．J011．A024．X136
2．目錄號(hào) 3．案卷號(hào) 4．件號(hào)或頁(yè)號(hào)
第五章 檔案的鑒定
第一節(jié) 鑒定工作的內(nèi)容和制度
一、內(nèi)容
1．制定標(biāo)準(zhǔn) 2．確定期限
3．找出無(wú)保存價(jià)值的檔案，銷(xiāo)毀。
二、制度：
包括兩方面內(nèi)容：
（一）確定統(tǒng)一的檔案鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)
鑒定標(biāo)準(zhǔn)是：1983年國(guó)家檔案局頒布《關(guān)于文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》和《文書(shū)檔案保管期限表》，次要的還有《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等。1987年底又頒布一個(gè)《文書(shū)檔案保管期限表》，此表規(guī)定1983年的表作廢。2006年底公布了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》，宣布1987年的《文書(shū)檔案保管期限表》作廢。軍隊(duì)系統(tǒng)、民主黨派、企（事）業(yè)單位可以參照新規(guī)定精神制定本系統(tǒng)、本單位的檔案保管期限。新的文書(shū)檔案保管期限表如下：
文書(shū)檔案保管期限表 本級(jí)黨的代表大會(huì)、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議，工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)代表大會(huì)的文件材料
1.1 請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、選舉結(jié)果、討論通過(guò)的文件、決議、紀(jì)要、公報(bào)、主席團(tuán)會(huì)議記錄等文件材料
永久
1.2 大會(huì)發(fā)言，人大代表建議和意見(jiàn)、人大議案及答復(fù)，政協(xié)委員提案及辦理結(jié)果，簡(jiǎn)報(bào)，快報(bào)
永久
1.3 重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過(guò)程中形成的文件，小組會(huì)議記錄、會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)的計(jì)劃、總結(jié)等文件材料
30年
1.4 討論未通過(guò)的文件
10年 本級(jí)黨委、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議、紀(jì)律檢查委員會(huì)、共青團(tuán)、工會(huì)、婦聯(lián)的常委會(huì)、執(zhí)委會(huì)、主席團(tuán)、全體委員會(huì)會(huì)議，政府常務(wù)會(huì)、辦公會(huì)議的文件材料
2.1 公報(bào)、決議、決定、記錄、紀(jì)要、議程、領(lǐng)導(dǎo)人講話、討論通過(guò)的文件、參加人員名冊(cè)
永久
2.2 討論未通過(guò)的文件
10年 本機(jī)關(guān)黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）會(huì)議和行政辦公會(huì)的紀(jì)要、會(huì)議記錄
永久 4 本機(jī)關(guān)召開(kāi)工作會(huì)議、專題會(huì)議的文件材料
4.1 請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要
永久 4.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)
30年 5 機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議的文件材料 5.1 本機(jī)關(guān)為主辦的
5.1.1 請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要
永久 5.1.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)
30年 5.2 本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的
5.2.1 請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要的復(fù)制件或副本
30年
5.2.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)的復(fù)制件或副
10年 6 本機(jī)關(guān)承辦國(guó)際性會(huì)議、大型展覽會(huì)、博覽會(huì)的文件材料
6.1 請(qǐng)示、批復(fù)、申辦和籌辦組委會(huì)主要活動(dòng)安排、議程、名單、主報(bào)告（原文及譯文）、輔助報(bào)告（原文及譯文），上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人賀辭、題詞、講話，會(huì)徽設(shè)計(jì)
永久
6.2 代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)、新聞報(bào)道
30年
6.3 委員會(huì)、分會(huì)會(huì)議和學(xué)術(shù)會(huì)的討論記錄，會(huì)議代表登記表、接待安排
10年 7 上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)形成的文件材料 7.1 重要的永久 7.2 一般的30年
7.3 本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作匯報(bào)材料
30年 8 本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)文件材料
8.1 本機(jī)關(guān)制定的方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務(wù)文件，中長(zhǎng)期規(guī)劃、綱要等文件材料
永久
8.2 本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示 8.2.1 重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的 永久 8.2.2 一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年 8.3 同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料 8.3.1 重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的永久 8.3.2 一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年
8.4 本機(jī)關(guān)代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最后草稿
30年
8.5 機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的文件材料 8.5.1 本機(jī)關(guān)為主辦的
8.5.1.1 重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的永久 8.5.1.2 一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年 8.5.2 本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的
8.5.2.1 重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年 8.5.2.2 一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的10年 8.6 本機(jī)關(guān)編輯、編寫(xiě)的文件材料 8.6.1 大事記、組織沿革等
永久
8.6.2 簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、工作信息等
10年 8.7 行政管理、執(zhí)法活動(dòng)中形成的文件材料
8.7.1 行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料
永久 8.7.2 執(zhí)法檢查情況匯總、通報(bào)，整改通知等
永久
8.7.3 行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料 8.7.3.1 固定資產(chǎn)投資、科技計(jì)劃等項(xiàng)目的審批（核準(zhǔn)）、管理、驗(yàn)收（評(píng)估）等文件材料
永久
8.7.3.2 不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料
永久
8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料
永久
8.7.3.4 20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料
30年
8.7.4 行政管理工作中形成的備案文件材料
10年
8.7.5 行政處罰、處分、復(fù)議、國(guó)家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧?8.7.5.1 重要的永久 8.7.5.2 一般的30年
8.8 計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等方面的文件材料
8.8.1 和以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料
永久 8.8.2 以下的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料
10年
8.8.3 重要職能活動(dòng)的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料
永久 8.8.4 一般活動(dòng)的總結(jié)、一般問(wèn)題的調(diào)研材料
10年
8.9 出國(guó)或出境訪問(wèn)考察、參加國(guó)際會(huì)議，接待來(lái)訪等外事活動(dòng)形成的文件材料 8.9.1 發(fā)表的公報(bào)，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會(huì)談?dòng)涗洝⒓o(jì)要等
永久 8.9.2 出國(guó)審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報(bào)告、一般性會(huì)談?dòng)涗?/p>
30年 本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)編制、干部人事、黨、團(tuán)、紀(jì)檢、工會(huì)、保衛(wèi)、信訪工作文件材料
9.1 機(jī)構(gòu)設(shè)置、機(jī)構(gòu)撤并、名稱更改、組織簡(jiǎn)則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料
永久
9.2 人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件
30年 9.3 人事任免文件
永久
9.4 先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件材料 9.4.1 受縣級(jí)（含）以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的永久 9.4.2 受縣級(jí)以下表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的30年 9.5 對(duì)本機(jī)關(guān)有關(guān)人員的處分材料
9.5.1 受到警告（不含）以上處分的永久 9.5.2 受到警告處分的30年
9.6 職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料
永久
9.7 人事考核、職稱評(píng)審工作文件材料
永久
9.8 職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系的介紹信及存根
永久 9.9 職工名冊(cè)
永久
9.10 黨、團(tuán)、工會(huì)工作活動(dòng)中形成的文件材料 9.10.1 工作報(bào)告、總結(jié)，換屆選舉結(jié)果
永久 9.10.2 重要專項(xiàng)活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)等
永久
9.10.3 黨團(tuán)員、工會(huì)會(huì)員名冊(cè)，批準(zhǔn)加入黨團(tuán)、工會(huì)組織的文件材料永久 9.10.4 情況反映、工作簡(jiǎn)報(bào)
10年
9.11 紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料 9.11.1 重要的永久 9.11.2 一般的30年
9.12 保衛(wèi)部門(mén)的安全檢查、調(diào)查記錄
10年 9.13 本機(jī)關(guān)處理人民來(lái)信來(lái)訪的文件材料 9.13.1 有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的永久 9.13.2 其他有處理結(jié)果的30年 10 本機(jī)關(guān)事務(wù)管理文件材料
10.1 房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料
永久
10.2 與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書(shū)等文件材料 10.2.1 重要的永久 10.2.2 一般的10年
10.3 接待工作的計(jì)劃、方案 10.3.1 重要的30年 10.3.2 一般的10年
10.4 機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)算
30年
10.5 機(jī)關(guān)物資（辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車(chē)等）采購(gòu)計(jì)劃、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購(gòu)置等文件材料，機(jī)動(dòng)車(chē)調(diào)撥、保險(xiǎn)、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料
30年
10.6 國(guó)有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接等）文件材料 10.6.1 重要的永久 10.6.2 一般的10年
10.7 職工承租、購(gòu)置本單位住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù)
永久
10.8 職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細(xì)則，職工住房情況統(tǒng)計(jì)、調(diào)查表、職工住房申請(qǐng)
30年 上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的文件材料
11.1 上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料 11.1.1 重要的永久 11.1.2 一般的10年
11.2 上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料
10年 11.3 上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件材料
永久 12 同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料
10年 13 下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件材料
13.1 重大問(wèn)題的專題報(bào)告
30年
13.2 和以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料
10年
（二）確定了鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)
鑒定工作分工階段進(jìn)行：
1．機(jī)關(guān)文件歸檔時(shí)特別剔除一部分沒(méi)有保存價(jià)值的文件，剔除的文件主要參照2006年的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》來(lái)執(zhí)行。不歸檔的范圍主要有：
（1）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；
（2）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；
（3）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（4）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。對(duì)于不歸檔的文件處理是：各個(gè)機(jī)關(guān)每年在歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)清理不歸檔的文件材料，并且要加強(qiáng)保管，不要隨意堆放，以免造成匯密，需要銷(xiāo)毀的應(yīng)即時(shí)銷(xiāo)毀（但具體那些需及時(shí)銷(xiāo)毀并未明確規(guī)定），銷(xiāo)毀時(shí)對(duì)密級(jí)較高的文件應(yīng)按照保密規(guī)定辦理；一般的文件材料可以采用簡(jiǎn)便方法進(jìn)行登記，經(jīng)過(guò)本部門(mén)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后即可銷(xiāo)毀。
2．對(duì)歸檔文件要確立保管期限。
應(yīng)當(dāng)根據(jù)2006年的期限表進(jìn)行，對(duì)專門(mén)單位（地質(zhì)部、煤炭部、石油部等）就制定專門(mén)檔案保管期限表，或者結(jié)合本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況，編制本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)的檔案保管期限表，此表要經(jīng)過(guò)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，并報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)備案。
3．保管期滿的檔案應(yīng)當(dāng)剔除銷(xiāo)毀。
（三）檔案的銷(xiāo)毀
機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案，須由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊(cè)，經(jīng)機(jī)關(guān)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷(xiāo)，并且在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，情況特殊的專門(mén)檔案，另有銷(xiāo)毀規(guī)定的按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
檔案的銷(xiāo)毀一定要慎重。
第二節(jié) 檔案鑒定的方法
一、決定檔案保存價(jià)值的因素
1．檔案自身的特點(diǎn)和狀況
檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式以及其他各種情況，影響著檔案是否有保存價(jià)值，有什么樣的保存價(jià)值。
2．社會(huì)利用需求
國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)、黨和國(guó)家各項(xiàng)工作、廣大干部和人民群眾對(duì)各種檔案利用的需求，影響著檔案的保存價(jià)值。
上述決定檔案保存價(jià)值的兩個(gè)方面的因素，是相互作用、辯證統(tǒng)一的。檔案客體，是檔案社會(huì)價(jià)值的物質(zhì)承擔(dān)者；利用檔案的需要，是檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的社會(huì)條件，兩方面的因素，都是客觀存在的。
二、鑒定檔案價(jià)值的基本觀點(diǎn)
（一）全面的觀點(diǎn)
1．在鑒定時(shí)，不僅要看到局部，也要看到整體，既要考慮到本單位的利用，也要考慮到社會(huì)的需求。機(jī)關(guān)檔案的鑒定存在的問(wèn)題，往往只顧到本機(jī)關(guān)的利用。
檔案的作用是多方面的，也就是我們對(duì)檔案的價(jià)值考慮時(shí)要從它的多個(gè)作用出發(fā)。2．從檔案之間的相互關(guān)系上分析價(jià)值。鑒定時(shí)，還要看到全宗之間及全宗群的聯(lián)系，甚至要考慮到國(guó)家全部檔案。
3．要從把檔案移交到檔案館的角度來(lái)考慮，既要考慮到進(jìn)館檔案的完整性，也要考慮避免館內(nèi)檔案的過(guò)多的重復(fù)。重復(fù)在檔案館是不可避免的和必要的，允許少量的重復(fù)、必要合理的重復(fù)。
（二）歷史的觀點(diǎn)
檔案本身就是歷史的記錄，它是在一定的歷史條件下產(chǎn)生的，因此鑒定時(shí)應(yīng)當(dāng)用歷史唯物主義的觀點(diǎn)來(lái)分析檔案的價(jià)值。根據(jù)檔案產(chǎn)生的時(shí)代背景、具體的事件、本身的歷史作用等方面來(lái)預(yù)測(cè)檔案的歷史價(jià)值、反對(duì)狹隘的實(shí)用主義觀點(diǎn)。
（三）發(fā)展的觀點(diǎn)
社會(huì)不斷向前發(fā)展，這決定了檔案的價(jià)值不斷發(fā)生變化。在鑒定時(shí)，不僅要看到檔案在當(dāng)前的作用，并要估計(jì)和預(yù)測(cè)檔案在將來(lái)的作用，為子孫后代利用檔案著想。
（現(xiàn)在我們應(yīng)以怎樣的眼光來(lái)預(yù)測(cè)檔案的價(jià)值呢？國(guó)外出現(xiàn)了檔案成為大眾的文化中（媒）介的功能，而不僅局限于學(xué)術(shù)的利用了）
三、分析檔案價(jià)值的具體方法：
總方法：檔案保存價(jià)值的確定應(yīng)當(dāng)以反映本機(jī)關(guān)的主要職能活動(dòng)為出發(fā)點(diǎn)，以分析檔案內(nèi)容為中心，結(jié)合考慮檔案的作者，形成時(shí)間，名稱，完整程度、可靠性、有效性以及外型特點(diǎn)等因素。研究過(guò)去檔案的被利用情況，全面地估計(jì)和預(yù)測(cè)對(duì)檔案的利用需求，正確判定檔案的保存價(jià)值。
方法：直接鑒定法——要求鑒定人員逐件逐張地審查檔案材料的價(jià)值，從它的內(nèi)容、作者、名稱、可靠程度等方面，去全面考查它的價(jià)值。
四、鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)（也有的書(shū)上稱為“方法”）
1．來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)
檔案的來(lái)源是指檔案的形成者。檔案形成者在社會(huì)上以及機(jī)關(guān)內(nèi)的地位、作用和職能要影響甚至決定檔案的價(jià)值。
2．內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)
檔案內(nèi)容是決定檔案價(jià)值最重要、最本質(zhì)的因素。對(duì)檔案內(nèi)容的分析可著眼于以下四個(gè)方面：
（1）檔案內(nèi)容的重要性；（2）檔案內(nèi)容的獨(dú)特性；（3）檔案內(nèi)容的時(shí)效性；
（4）除上之外，對(duì)檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完備性等也要加以考察，以準(zhǔn)確地把握檔案的價(jià)值。
3．形式特征標(biāo)準(zhǔn)
檔案的形式特征是文件的名稱、責(zé)任者、形成時(shí)間、載體形態(tài)、記錄方式等。在某種情況下，這些形式特征也可能對(duì)檔案的價(jià)值發(fā)生影響。
4．相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn) 在一定的情況下，某些文件的保存價(jià)值和保管期限可以相對(duì)地提升或降低。通常的方法是分析全宗和全宗內(nèi)檔案的完整程度。
在根據(jù)上述標(biāo)準(zhǔn)分析檔案價(jià)值的時(shí)候，要始終堅(jiān)持辯證的思維方法，切忌機(jī)械、片面地強(qiáng)調(diào)某一方面，忽略其他。
五、方法論問(wèn)題
1．研究利用規(guī)律，預(yù)測(cè)未來(lái)利用需要 2．研究檔案保存的效益
3．重要性與保管期限長(zhǎng)短的關(guān)系 4．彈性原則
保存從寬，銷(xiāo)毀從嚴(yán)；孤本從寬，復(fù)本從嚴(yán)；本機(jī)關(guān)從寬，外機(jī)關(guān)從嚴(yán)；兩可之間的，就高不就低。
暫緩銷(xiāo)毀
歷史檔案從寬，現(xiàn)行檔案從嚴(yán)；解放前檔案從寬，解放后檔案從嚴(yán)；首腦機(jī)關(guān)從寬，一般機(jī)關(guān)從嚴(yán)；上機(jī)機(jī)關(guān)從寬，下級(jí)機(jī)關(guān)從嚴(yán)；撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)從寬，現(xiàn)行機(jī)關(guān)從嚴(yán)。
六、在鑒定工作中需要注意的問(wèn)題
（一）應(yīng)當(dāng)以全國(guó)統(tǒng)一規(guī)定的鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)，不能夠自行其事。
（二）應(yīng)當(dāng)考慮各方面的作用。這里主要指出應(yīng)當(dāng)考慮憑證作用和參考作用，正面作用和反面作用，內(nèi)容上的作用和形式上的作用。
（三）對(duì)重要的設(shè)備的檔案和基建檔案應(yīng)當(dāng)由使用設(shè)備和建筑物的機(jī)關(guān)檔案部門(mén)保存復(fù)制件，原件移交到檔案館保存。
（四）寬嚴(yán)問(wèn)題：“寬”：指鑒定的標(biāo)準(zhǔn)放寬，多保存一些；“嚴(yán)”指標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格一些，少保存一些。
第三節(jié) 檔案保管期限表
一、作用
1．能夠統(tǒng)一鑒定認(rèn)識(shí)，避免人為的局限性和片面性，使鑒定有章可循。（表雖是主觀制度，但較接近于客觀）
2．能夠保證鑒定工作質(zhì)量。（表是通過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐總結(jié)出來(lái)的）3．能夠提高鑒定工作的效率，加快檔案鑒定速度。（根據(jù)表把檔案對(duì)號(hào)入座，較為方便，速度又較快）
4．可以防止任意銷(xiāo)毀檔案文件，維護(hù)檔案的完整與安全。（有保管價(jià)值的文件一般都?xì)w入了保管期限表）5．立卷時(shí)可以據(jù)此考慮文件的價(jià)值，把具有相同價(jià) 值、聯(lián)系密切的文件材料組合在一起，不同價(jià)值的文件材料分開(kāi)組卷，保證案卷質(zhì)量，為日后進(jìn)館復(fù)查打下了基礎(chǔ)。
二、類(lèi)型
1．通用檔案保管期限表 2．專門(mén)檔案保管期限表
3．同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表 4．同類(lèi)型機(jī)關(guān)檔案保管期限表 5．機(jī)關(guān)檔案保管期限表
三、保管期限
（一）過(guò)去曾經(jīng)用過(guò)的方法：永久、長(zhǎng)期、短期
（二）專門(mén)檔案的保管期限
1．人民法院的訴訟檔案 分為永久、長(zhǎng)期（60年）、短期（30年），刑事案件的證物不宜長(zhǎng)期保管的至少也要保存十五（證物有些是檔案，有些則不是）；案件的結(jié)案時(shí)間是終審判決結(jié)案后的第二年算起；檔案的銷(xiāo)毀是將其中的判決書(shū)、裁定書(shū)、調(diào)解書(shū)取了一份，按審判級(jí)別整理立卷、永久保管。
2．書(shū)稿檔案
其保管期限與文書(shū)檔案一致。3．會(huì)計(jì)檔案
其保管期限分為兩種：
定期（三年、五年、十年、十五年、二十五年）、永久
其保管時(shí)間是從會(huì)計(jì)終了后的第一天算起，會(huì)計(jì)檔案中的預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料的保管期限是和文書(shū)檔案一致的。
四、保管期限的劃分原則
機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。永久保管的文書(shū)檔案主要包括：
（一）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；
（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；
（三）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；
（四）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；
（五）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；
（六）本機(jī)關(guān)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；
（七）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；
（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。
定期保管的文書(shū)檔案主要包括：
（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；
（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；
（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；
（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；
（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；
（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；
（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；
（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的或以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。
五、應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題
（一）要以保存本機(jī)關(guān)形成的文件材料為重點(diǎn)，永久和長(zhǎng)期卷中上、下級(jí)文件也應(yīng)有一定比重，全面估計(jì)和預(yù)測(cè)對(duì)檔案的需要，不能硬性劃分上、本、下級(jí)文件幾種保管期限的百分比。（實(shí)際工作中的有的作法是極形式主義的，不可取，不合理。）
（二）正確處理完整與精煉的關(guān)系：在完整的基礎(chǔ)上求精煉，不必過(guò)于強(qiáng)調(diào)少而精。
（三）對(duì)檔案的鑒定要相對(duì)穩(wěn)定，不宜反復(fù)進(jìn)行。即文件鑒定之后，不到期則不再次鑒定。
（四）保管期限不宜劃分很精確的。
第四節(jié) 檔案鑒定工作制度和組織
一、檔案室工作制度和組織
成立鑒定小組
二、檔案館工作制度和組織
成立鑒定委員會(huì)
三、銷(xiāo)毀檔案的批準(zhǔn)和監(jiān)銷(xiāo)制度
機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)
主管領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)
銷(xiāo)毀1949年前的檔案，須報(bào)國(guó)家檔案局。
兩人以上監(jiān)銷(xiāo)
四、銷(xiāo)毀
1．編制銷(xiāo)毀清冊(cè)
二~三份 2．立檔單位和全宗簡(jiǎn)要說(shuō)明
3．銷(xiāo)毀方法
“火燒”或“打成紙漿”
第六章 檔案保管工作
第一節(jié) 檔案保管工作概述
一、保管工作的含義
1．庫(kù)房管理
2．檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù) 3．保護(hù)檔案的專門(mén)措施
二、保管工作的任務(wù)
1．防治檔案的損壞；包括自然損壞和人為損壞。2．延長(zhǎng)檔案的壽命；
3．維護(hù)檔案的政治安全，防止泄密。
三、基本要求
1．以防為主，防治結(jié)合 2．加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般 3．自力更生，勤儉節(jié)約 4．立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，保證當(dāng)前
四、意義
檔案保管工作在整個(gè)檔案工作中具有重要意義。檔案保管工作質(zhì)量的高低，對(duì)提高檔案管理工作水平具有重大的影響，甚至在一定條件下具有決定性的影響。為檔案管理工作提供物質(zhì)對(duì)象，提供一個(gè)最起碼、最基本的前提。
第二節(jié) 檔案保管的基本物質(zhì)條件
一、檔案庫(kù)房
二、檔案裝具
1．檔案箱
2．檔案架
3．檔案柜等
三、包裝材料 1．卷皮 2．卷盒 3．包裝紙等
第三節(jié) 檔案庫(kù)房管理
一、庫(kù)房編號(hào)有兩種方法：
1．為所有庫(kù)房編一總的順序號(hào) 2．分區(qū)編號(hào)
二、排架和編號(hào)
1．整齊一致
2．避光通風(fēng) 3．空間利用
4．統(tǒng)一編號(hào)，順序是從左到右、從上到下。
三、全宗的排列和檔案的存放
1．全宗的排列
一個(gè)全宗的檔案放在一起
按全宗號(hào)流水排列法和全宗分類(lèi)排列法兩種
按全宗群排列的方法
全宗編號(hào)和在庫(kù)房的實(shí)際排列順序 2．存放方式
豎放和平放
四、檔案存放位置索引
五、檔案代理卡
為了便于庫(kù)房管理員掌握流動(dòng)情況和安全檢查，可以填制一種卡片放在檔案原來(lái)存放的位置上，這就是“代卷卡”或“代理卡”。
六、全宗卷
全宗卷是在管理某全宗過(guò)程中形成的，以全宗為單位組成的說(shuō)明全宗歷史情況的文件材料專卷。
通常包括：移交和接收全宗的文據(jù)，立檔單位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案，立卷說(shuō)明，全宗內(nèi)檔案數(shù)量和狀況的檢查登記和報(bào)告，檔案鑒定的報(bào)告和銷(xiāo)毀清冊(cè)，全宗指南、檔案利用的重要登記等。
全宗卷應(yīng)單獨(dú)集中，按全宗順序保管。當(dāng)全宗轉(zhuǎn)交給另一檔案館（室）保管時(shí)，其相應(yīng)的全宗卷也隨同全宗移交。
七、溫濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生
請(qǐng)?jiān)斠?jiàn)《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》。
八、保衛(wèi)和保密
九、防火
十、檔案在搬運(yùn)中的保護(hù)
十一、安全檢查
第七章 檔案檢索工作
第一節(jié) 檔案檢索工作的地位
一、檢索工作在整個(gè)檔案工作中的地位
1．檢索是提供利用的先期工作
檔案館（室）為提供利用所作的直接的準(zhǔn)備工作，具體解決每個(gè)案卷或每一份文件的查找，是通過(guò)檢索來(lái)實(shí)現(xiàn)的。
2．檢索是提高檔案館（室）工作水平的重要手段 3．檢索形成了檔案業(yè)務(wù)工作中一個(gè)獨(dú)立的重要環(huán)節(jié)
二、編制檔案檢索工具的基本要求是
1．全，指信息存儲(chǔ)豐富。2．準(zhǔn)，指檢索準(zhǔn)確。
3．快，指迅速。
4．便，指檢索要方便。
三、應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題
要在重要的檔案上下功夫，不要平均使用人力物力。
1．一般的可著錄到案卷級(jí)，重要檔案則可著錄到文件級(jí)。2．強(qiáng)調(diào)檢索工具 按照一定的方法排列起來(lái)以供查找咨詢。
四、排檢方法
（一）分類(lèi)法 以科學(xué)的分類(lèi)為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，運(yùn)用概念
劃分的方法，把性質(zhì)相同的檔案線索匯集在一起，分門(mén)別 類(lèi)地組成一個(gè)檢索體系。
優(yōu)點(diǎn)：同一個(gè)問(wèn)題或同一個(gè)專業(yè)的檔案線索匯集在一起，便于查找利用。
（二）按作者排檢法
現(xiàn)又稱責(zé)任者，把同一個(gè)作者形成的文件線索集中在一起。此法一般在機(jī)關(guān)檔案室用得較多。
（三）按文號(hào)排檢法
即按照文號(hào)的先后順序進(jìn)行排列，一般有文號(hào)目錄、文號(hào)對(duì)照表。在機(jī)關(guān)檔案室此法也較受歡迎，而在檔案館卻用得不多。但對(duì)一此歷史文件或文號(hào)不全的文件檔案進(jìn)行文號(hào)排檢則有困難。
（四）按字序排檢法
編制人名、地名之類(lèi)的檢索工具，一般采用部首偏旁、四角號(hào)碼、筆數(shù)、筆形與筆數(shù)結(jié)合使用這幾種方法。
1．部首偏旁法：采用不多，因?yàn)樗谂帕猩嫌邢喈?dāng)難度，很多偏旁難以掌握。2．筆數(shù)、筆形法：其困難在于繁，簡(jiǎn)字的問(wèn)題。
3．四角號(hào)碼法：全國(guó)的人名、地名卡片采用此法較多。但此法的普及面不廣。
4．音序法：按漢語(yǔ)拼音順序進(jìn)行排列。多用于以作者、文件名稱、地區(qū)為編制對(duì)象的檢索工具。此法較簡(jiǎn)便，但對(duì)于年紀(jì)較大的人卻有不便之處。
（五）按地序排檢法
按照文件形成的地區(qū)排列。此法在歷史檔案和一些專業(yè)檔案的檢索工具中采用較多。如清代的奏折、地質(zhì)檔案、農(nóng)業(yè)檔案等。
（六）主題法
按主題排檢一般是編有主題詞的檢索工具采用的。嚴(yán)格來(lái)說(shuō)，此法與第（四）種方法是一致的，是按主題詞的字序進(jìn)行排檢。對(duì)于外文檔案，一般是按外文字母進(jìn)行排檢。
目前在檔案界，比較推崇的是分類(lèi)法和主題法，兩者各有優(yōu)缺點(diǎn)。
第三節(jié) 中國(guó)檔案分類(lèi)法
1987年出版《中國(guó)檔案分類(lèi)法》第一版。1996年出版《中國(guó)檔案分類(lèi)法》第二版?！吨袊?guó)檔案分類(lèi)法》由編制說(shuō)明和中華人民共和國(guó)檔案分類(lèi)表、新民主主義檔案分類(lèi)表、民國(guó)檔案分類(lèi)表、清代檔案分類(lèi)表組成。
中華人民共和國(guó)檔案分類(lèi)表，由主表和輔助表（綜合復(fù)分表、世界各國(guó)和地區(qū)表、中國(guó)地區(qū)表、中華民族表以及科技檔案復(fù)分表等）組成。
《中國(guó)檔案分類(lèi)法》雖然設(shè)有檢索方法，但手工翻閱，檢索速度不快。可利用計(jì)算機(jī)容量大、速度快、檢索途徑多的特點(diǎn)，制作一部電子版的《中國(guó)檔案分類(lèi)法》。
第四節(jié) 中國(guó)檔案主題詞表
1989年8月出版了《中國(guó)檔案主題詞表》試行本。1995年11月出版《中國(guó)檔案主題詞表》正式版本。
《中國(guó)檔案主題詞表》主要由主表及詞族索引、范疇索引、首筆畫(huà)檢字表和附表組成。主表主題詞款目如下例：
Renmindaibiaodahui?????款目主題詞及漢語(yǔ)拼音 人民代表大會(huì)????[BB]??范疇號(hào)
D 人代大會(huì)????????代項(xiàng)
F 地方各級(jí)人民代表大會(huì)??分項(xiàng)
全國(guó)人民代表大會(huì)
S 國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)??????屬項(xiàng)
會(huì)議*
Z 國(guó)家機(jī)構(gòu)*????????族項(xiàng)
C 人民代表大會(huì)制??????參項(xiàng) 《中國(guó)檔案主題詞表》詞間關(guān)系表 詞間關(guān)系
含義
簡(jiǎn)稱 符號(hào) 等同關(guān)系 正式主題詞
用項(xiàng)
Y
非正式主題詞
代項(xiàng)
D
屬分關(guān)系
下位詞
分項(xiàng)
F
上位詞
屬項(xiàng)
S
族首詞
族詞
Z 相關(guān)詞
相關(guān)關(guān)系
參項(xiàng)
C 族首主題詞注以“*”符號(hào)。
需要指出的是：傳統(tǒng)紙質(zhì)詞典式《中國(guó)檔案主題詞表》，雖然設(shè)有幾種檢索方法，但檢索效率仍不高?？衫糜?jì)算機(jī)容量大、速度快、檢索途徑多的特點(diǎn)，制作一部電子版的《中國(guó)檔案主題詞表》。
需要指出的是：傳統(tǒng)紙質(zhì)詞典式《中國(guó)檔案主題詞表》，雖然設(shè)有幾種檢索方法，但檢索效率仍不高?？衫糜?jì)算機(jī)容量大、速度快、檢索途徑多的特點(diǎn)，制作一部電子版的《中國(guó)檔案主題詞表》。
第五節(jié) 檔案著錄
檔案著錄是對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇、和記錄的過(guò)程。賦予其分類(lèi)標(biāo)識(shí)的過(guò)程，稱為分類(lèi)標(biāo)引。賦予其主題標(biāo)識(shí)的過(guò)程，稱為主題標(biāo)引。
表格式著錄格式直觀，易于掌握，用計(jì)算機(jī)著錄一般都用表格式。
練習(xí)：
文件名稱：關(guān)于印發(fā)《檔案館開(kāi)放檔案暫行辦法》的通知
文件內(nèi)容：“經(jīng)請(qǐng)示內(nèi)容國(guó)務(wù)院，現(xiàn)將《檔案館開(kāi)放政策檔案的辦法》發(fā)給你們，請(qǐng)按照本地區(qū)、本單位實(shí)際情況積極貫徹執(zhí)行?！?有關(guān)數(shù)據(jù)：
分類(lèi)號(hào)：A-236
檔號(hào)：2-1-3-3
文號(hào)：國(guó)檔發(fā)（1986）2號(hào)；
保管期限：長(zhǎng)期
文本：正本
發(fā)文日期：1986年2月7日
附件：《檔案館開(kāi)放檔案暫行辦法》
規(guī)格：16開(kāi)，3頁(yè)
第六節(jié) 檔案檢索工具
一、作用
檔案檢索工具是記錄、報(bào)道和查找檔案的工具。它的基本職能有兩個(gè)方面：1）存儲(chǔ)。即把檔案的有特征著錄下來(lái)，按照一定的順序加以排列或進(jìn)行客觀的描述，以二次文獻(xiàn)或三次文獻(xiàn)的形式將檔案信息集中起來(lái)；2）查檢。即向利用者提供檔案的線索，借利用者了解和查詢檔案時(shí)使用。檔案檢索工具既是存儲(chǔ)結(jié)果的最終體現(xiàn)，又是查檢活動(dòng)的必要條件，對(duì)檢索效率具有重要的甚至可以說(shuō)是決定性的影響。
檔案檢索工具在檔案管理中具體表現(xiàn)為以下作用。
（一）橋梁作用
檔案的數(shù)量龐大，并隨著時(shí)間的推移而增加，內(nèi)容繁雜，涉及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的各個(gè)方面，對(duì)于利用者來(lái)說(shuō)猶如檔案之海，如果不借助于科學(xué)的方法和手段，便無(wú)法從中獲取所需檔案。檔案檢索工具在檔案和利用者的特定需要之間架設(shè)了一道“橋梁”，溝通了二者的借需關(guān)系，利用者借助檢索工具便可以較為迅速準(zhǔn)確地獲取所需檔案。也有人將這種橋梁作用比喻為“打開(kāi)信息寶庫(kù)的鑰匙”，使用它才可以開(kāi)戶檔案信息寶庫(kù)之門(mén)，滿足特定的需求。
（二）交流作用
檔案檢索工具中存儲(chǔ)了大量的檔案信息，它不僅可以提供查詢，同時(shí)可成為檔案館（室）與利用者、檔案館（室）之間的交流工具。利用者借助它可以了解檔案的分布、內(nèi)容、價(jià)值等信息，檔案館（室）借助它可以互相了解館藏情況，互通有無(wú)，提高服務(wù)質(zhì)量。
（三）管理作用
檔案檢索工具記錄了檔案的主要內(nèi)容和形式特征，集中、濃縮地揭示了館藏情況，檔案工作人員可以通過(guò)檢索工具概要了解館藏檔案的內(nèi)容、形式、數(shù)量等情況，為檔案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)提供一定的依據(jù)。尤其是館藏性檢索工具反映檔案實(shí)體順序，在庫(kù)房管理、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)等管理活動(dòng)中直接發(fā)揮作用。各種檢索工具還是檔案工作人員查找檔案、提供咨詢、開(kāi)展檔案編研工作的必要手段。
上述3個(gè)方面的作用是就檔案檢索工具的整體而言的，某一種檢索工具可側(cè)重于其中一個(gè)或兩個(gè)方面。
二、檔案檢索工具的分類(lèi)
檔案檢索工具的種類(lèi)較多，根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可進(jìn)行不同的分類(lèi)。目前比較常見(jiàn)的分類(lèi)方法有以下幾種。
1．按編制方式分為 目錄、索引、指南。2．按載體形式分為 書(shū)本式檢索工具 卡片式檢索工具 縮微檢索工具 機(jī)讀式檢索工具 3．按檢索范圍分為 全宗范圍檢索工具 檔案館范圍檢索工具 專題范圍檢索工具 館際檢索工具 4．按功能分
館藏性檢索工具 查檢性檢索工具 介紹性檢索工具 需要特別指出的是，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，很多傳統(tǒng)的手工式的目錄被計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)形式所取代，它們已經(jīng)或即將退出歷史舞臺(tái)，不需要單獨(dú)編制了。但了解一下傳統(tǒng)的目錄，對(duì)建立數(shù)據(jù)庫(kù)還是有幫助的。
三、常見(jiàn)檔案檢索工具
1．案卷目錄
案卷目錄是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序編排的檢索工具。案卷目錄一般采用書(shū)本式，其目錄表包括：順序號(hào)（案卷號(hào)）、案卷標(biāo)題、、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等。
表中的備注是用來(lái)記載案卷中某些需要特殊說(shuō)明的問(wèn)題，如移出、銷(xiāo)毀、卷內(nèi)文件的增減、霉?fàn)€、字跡模糊等。
2．全引目錄
案卷文件目錄亦稱“卷內(nèi)文件目錄匯集”或“全引目錄”。它將一全宗內(nèi)的案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄匯編成冊(cè)，兼有案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄之功能。
3．全宗目錄
全宗目錄是一種介紹檔案館所有全宗狀況的檢索工具，它的內(nèi)容包括全宗的名稱、全宗號(hào)、全宗內(nèi)案卷數(shù)量及起止年代。其編制目的是向利用者概要地揭示本館所藏檔案的范圍，以及用于檔案的統(tǒng)計(jì)和保管工作。全宗目錄適合于檔案數(shù)量較大，全宗較多的大中型檔案館。
4．分類(lèi)目錄
分類(lèi)目錄是根據(jù)體系分類(lèi)法的原理，以分類(lèi)號(hào)為排檢項(xiàng)，依據(jù)檔案分類(lèi)表的體系組織起來(lái)的一種檢索工具。分類(lèi)目錄的主要特點(diǎn)是系統(tǒng)地揭示檔案的主題內(nèi)容，具有較強(qiáng)的族性檢索功能。各檔案館的手工檢索分類(lèi)目錄大多采用卡片式。
5．主題目錄
主題目錄是根據(jù)主題法的原理，將檔案的主題按字順序排列的一種目錄。主題目錄的主要特點(diǎn)是能夠集中地揭示有關(guān)同一事物的檔案的內(nèi)容，具有較好的特性檢索功能。
6．專題目錄
專題目錄是集中、系統(tǒng)地揭示檔案館內(nèi)有關(guān)某一專門(mén)事物、某一專門(mén)內(nèi)容檔案的檢索工具。
7．文號(hào)索引
文號(hào)索引是揭示檔案的文號(hào)和檔號(hào)之間對(duì)應(yīng)關(guān)系的一種檢索工具，它提供了一條按文號(hào)檢索檔案的途徑。文號(hào)索引一般采用表格形式，所以通常稱之為文、檔案對(duì)照表。也有的檔案室以文號(hào)為檢索項(xiàng)設(shè)置較為全面的項(xiàng)目，形成文號(hào)目錄。
8．人名索引
人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的一種檢索工具。在檔案利用中檢索人物占有相當(dāng)?shù)谋戎兀捎谠跇?biāo)題中很少反映人名，以所只有編制專門(mén)的人名索引才能解決這個(gè)問(wèn)題。
人名索引包括人名和檔號(hào)兩部分，即把人名引向所在檔案的檔號(hào)，利用者通過(guò)索引的指引，可以查到某一人物的材料。人名索引可以分為綜合性和專題性兩種。綜合性人名索引是將館藏檔案中所涉及到的全部人名編成索引，專題性人名索引是根據(jù)所列專題范圍，如任免、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等對(duì)涉及該專題的人名編制索引。
9．地名索引
地名索引是揭示檔案中所涉及的地名并指明出處的一種檢索工具。以編史修志為目的的利用者往往需要反映某一地區(qū)各方面情況的檔案材料，地名索引可較好地滿足這一類(lèi)利用需求，從地區(qū)角度提供較為全面的檔案線索。
10．檔案館指南
檔案館指南是一種全面、系統(tǒng)介紹館藏檔案情況的工具書(shū)，又稱檔案館介紹。它是檔案館面對(duì)社會(huì)的一種宣傳、報(bào)道性工具，借助這種工具，利用者可以較為全面地了解館藏檔案情況及利用檔案過(guò)程中所需的各種信息。
檔案館指南從揭示館藏的詳簡(jiǎn)程度上可分為簡(jiǎn)明指南和詳細(xì)指南，從揭示檔案館的范圍上可分為單一檔案館指南。
檔案館指南一般應(yīng)包括6部分內(nèi)容。
．說(shuō)明或序言
．目錄
．檔案館概況
．館藏檔案情況介紹
．館藏資料情況介紹 ．附錄 11．全宗指南
全宗指南是揭示檔案館內(nèi)某一全宗檔案情況的工具書(shū)，又稱全宗介紹。全宗指南的內(nèi)容主要包括以下3個(gè)部分。
（1）立檔單位和全宗的歷史概況 在檔案利用活動(dòng)中，對(duì)立檔單位歷史的了解直接關(guān)系到對(duì)檔案內(nèi)容的理解。因?yàn)闄n案是歷史的記錄，不了解檔案產(chǎn)生單位的性質(zhì)、職能及機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，就難以全面認(rèn)識(shí)該機(jī)關(guān)檔案的價(jià)值。這一困難尤其發(fā)生在后代人利用前代人形成的檔案，同代人利用其他機(jī)關(guān)形成的檔案等情況中。對(duì)立檔單位情況的介紹主要包括單位名稱、隸屬關(guān)系、性質(zhì)、任務(wù)、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)、主要領(lǐng)導(dǎo)人等方面的情況和沿革。
（2）全宗內(nèi)檔案概況
主要包括檔案的來(lái)源、數(shù)量、進(jìn)館日期、整理、保管、鑒定情況、完整程度、所編制的檢索工具等。
（3）檔案的內(nèi)容與成分
一般依原整理體系加以介紹，如果是按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)的，可按照機(jī)構(gòu)逐一介紹，如果是按問(wèn)題分類(lèi)的，可按原劃分的類(lèi)目逐一介紹，這樣介紹起來(lái)比較方便，而且由于與整理情況相對(duì)應(yīng)，也比較清晰。介紹檔案內(nèi)容時(shí)原則上是以案卷為單位，亦可視實(shí)際情況靈活掌握，對(duì)于若干個(gè)問(wèn)題相近或相同的案卷可合并介紹；對(duì)有特色和價(jià)值較大的文件可單獨(dú)介紹。
12．專題指南
專題指南是介紹報(bào)道檔案館中反映某一特定題目檔案的工具書(shū)，又稱專題介紹。專題指南的基本結(jié)構(gòu)可由以下3部分組成。
．序言
．檔案內(nèi)容介紹 ．附錄
第八章 檔案編研工作
第一節(jié) 檔案編研工作概述
一、編研工作的內(nèi)容
1．歷史檔案和現(xiàn)行文件的編纂 2．編寫(xiě)檔案參考資料 3．參考編史修志工作
二、編研工作的意義
檔案館（室）編研工作對(duì)整個(gè)檔案工作具有重要的意義。1．積極提供利用服務(wù)的有效方式 2．提高工作水平的重要途徑 3．有利用檔案原件的保管和流傳
三、特點(diǎn)
1．研究性
檔案編研工作中“編”與“研”不是兩個(gè)各自獨(dú)立的概念，而是互相統(tǒng)一的，即編中有研，研中有編。
2．思想性
檔案編研不僅是對(duì)檔案原件的簡(jiǎn)單照錄，它必然反映編研人員的觀點(diǎn)和認(rèn)識(shí)，具有明顯的思想性。
3．政策性
檔案編成果通常要在一定范圍內(nèi)公開(kāi)使用，從而涉及到許多政策和法律方面的問(wèn)題需要認(rèn)真注意。
第二節(jié) 檔案參考資料
一、大事記
1．大事記的種類(lèi)（1）機(jī)關(guān)工作大事記
如：《中共北京市委大事記》《北京第一機(jī)床廠大事記》（2）國(guó)家和地區(qū)大事記
如：《中華人民共和國(guó)大事記》《解放后西藏大事記》（3）專題大事記
如：《大革命時(shí)期統(tǒng)一戰(zhàn)線大事記》《中華人民共和國(guó)教育大事記》（4）個(gè)人生平大事記 也稱為年譜
如：《李大釗年譜》、《張?zhí)啄曜V》
大事記的名稱較靈活，有的稱：大事年表、大事紀(jì)要、大事輯要、紀(jì)年、月表、日志等。2．編制 大事記由兩部分組成:大事時(shí)間和大事記述。一般按時(shí)間順序排列。
大事突出、要事不漏，小事、瑣事不取。
二、組織沿革
1．種類(lèi)
（1）機(jī)關(guān)組織沿革
如：《遼寧省人民政府組織沿革》（2）地區(qū)組織沿革
如：《內(nèi)江地區(qū)直屬機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變》（3）專業(yè)系統(tǒng)組織沿革
如：《中國(guó)人民解放軍組織沿革和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)成員名錄》
2．內(nèi)容
（1）機(jī)關(guān)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的歷史概況、行政區(qū)劃、建制變更情況；（2）機(jī)關(guān)的性質(zhì)、任務(wù)、職權(quán)范圍、隸屬關(guān)系；
（3）機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員編制的變化情況；（4）機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的任免情況；
（5）機(jī)關(guān)名稱的變更、印信的啟用與作廢、機(jī)關(guān)辦公地點(diǎn)的遷移等。3．體例（1）編年法
即按記述某一機(jī)關(guān)（地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)）的組織機(jī)構(gòu)。（2）系列法
即以組織機(jī)構(gòu)或問(wèn)題形成系列，分別記述其沿襲變化的始末概況。（3）階段法
即根據(jù)機(jī)關(guān)（地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)）發(fā)展變化的特點(diǎn)劃分為若干個(gè)歷史階段。
三、專題概要
專題概要是以文章敘述的形式簡(jiǎn)要地說(shuō)明和反映某一方面的工作、生產(chǎn)或其它社會(huì)現(xiàn)象、自然現(xiàn)象的發(fā)展、變化情況的檔案參考資料。如
《廣西壯族自治區(qū)歷屆黨代會(huì)簡(jiǎn)介》 《XX大學(xué)獲獎(jiǎng)科研成果簡(jiǎn)介》 《嫩江縣中小學(xué)教育概要》 《吉林省克山病概況》
四、會(huì)議簡(jiǎn)介
1．會(huì)議簡(jiǎn)介是簡(jiǎn)要敘述會(huì)議過(guò)程和基本情況的參考資料。2．內(nèi)容包括
（1）會(huì)議名稱及屆次。如《廣西壯族自治區(qū)歷屆黨代會(huì)簡(jiǎn)介》。（2）會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)及主持人。（3）會(huì)議參加人員。
（4）會(huì)議的主要議程及內(nèi)容。
五、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集
統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集又稱“基礎(chǔ)數(shù)字匯集”。 如：《XX縣基礎(chǔ)數(shù)字匯編》
《舒蘭縣農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)數(shù)字匯集》
《萊蕪縣牲畜和家禽變化情況匯集》
第九章 檔案統(tǒng)計(jì)工作
第一節(jié) 檔案統(tǒng)計(jì)工作概述
一、檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容和任務(wù)
1．檔案統(tǒng)計(jì)，就是以表冊(cè)、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況。內(nèi)容很多。包括檔案的基本登記和綜合統(tǒng)計(jì)兩部分。從統(tǒng)計(jì)的對(duì)象來(lái)看，分為兩方面：
（1）對(duì)檔案實(shí)體及其管理狀況的統(tǒng)計(jì)；（2）對(duì)檔案事業(yè)的組織與管理狀況的統(tǒng)計(jì)；
目前，我國(guó)檔案工作的基本情況統(tǒng)計(jì)，分為四個(gè)層次： 其一，全國(guó)檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)； 其二，專業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計(jì)；
其三，地方（包括省、市、地、縣各級(jí)）檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)； 其四，檔案館、檔案室檔案工作情況統(tǒng)計(jì)。2．任務(wù)是
對(duì)檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析，提供統(tǒng)計(jì)資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。
二、檔案統(tǒng)計(jì)工作的意義、要求和步驟
1．意義
（1）是認(rèn)識(shí)檔案工作的一種重要手段；（2）可以把定性分析和定量分析結(jié)合起來(lái)；（3）是檔案事業(yè)建設(shè)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作；
（4）可以為制定檔案工作的方針、政策和編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供提供依據(jù)。2．要求
（1）準(zhǔn)確性、客觀性、科學(xué)性
（2）遵循全國(guó)統(tǒng)計(jì)工作現(xiàn)代化的要求，須達(dá)到：
統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系完整化，統(tǒng)計(jì)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作科學(xué)化，統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化，統(tǒng)計(jì)計(jì)算和數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)現(xiàn)代化，統(tǒng)計(jì)服務(wù)優(yōu)質(zhì)化。3．步驟包括（1）統(tǒng)計(jì)調(diào)查
（2）統(tǒng)計(jì)整理（3）統(tǒng)計(jì)分析
三、檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查
1．統(tǒng)計(jì)表報(bào) 2．專門(mén)調(diào)查
四、檔案統(tǒng)計(jì)資料的整理
統(tǒng)計(jì)分組：簡(jiǎn)單分組和復(fù)雜分組
五、統(tǒng)計(jì)表
六、綜合指標(biāo)
1．絕對(duì)數(shù) 2．相對(duì)數(shù)
第二節(jié) 檔案的登記
一、檔案數(shù)量和狀況登記
（一）案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄
（二）檔案收進(jìn)登記簿
這是專門(mén)記錄檔案進(jìn)入檔案機(jī)構(gòu)情況的一種登記形式。主要應(yīng)用于檔案館和規(guī)模較大的檔案室。其具體形式一般為簿冊(cè)式。其基本登記進(jìn)以檔案進(jìn)入檔案機(jī)構(gòu)的次數(shù)為單位進(jìn)行登記，即每收進(jìn)一次檔案，無(wú)論其數(shù)量及全宗所屬情況如何，都要在收進(jìn)登記簿上登記為一個(gè)條目。
（三）全宗名冊(cè)
檔案館和規(guī)模較大且保管了多個(gè)全宗的檔案室，對(duì)其所管全宗進(jìn)行逐個(gè)登記的一種形式。
（四）全宗單
詳細(xì)登記每一全宗情況的登記形式。主要應(yīng)用于檔案館和保存了較多全宗的檔案室。其形式為單頁(yè)式。每一張全宗單登記一個(gè)全宗的詳細(xì)情況。其登記內(nèi)容比全宗名冊(cè)要詳細(xì)得多，一般分為3個(gè)部分。
（五）全宗卡片
它是檔案行政機(jī)關(guān)要求檔案館報(bào)送的一種形式。其作用和目的是為了隨時(shí)掌握各檔案館中所存檔案全宗的基本情況，且與“檔案成分和數(shù)量變化情況報(bào)道表”結(jié)合使用。
（六）檔案成分和數(shù)量變化情況報(bào)道表
檔案成分和數(shù)量變化情況報(bào)道表是檔案館按要求向檔案行政機(jī)關(guān)報(bào)送的一種登記形式，旨在隨時(shí)報(bào)告其所管檔案（以全宗為單位）的變化情況。檔案行政機(jī)關(guān)根據(jù)報(bào)道內(nèi)容，隨時(shí)在全宗卡片上進(jìn)行補(bǔ)充性登記。
（七）案卷目錄登記簿
案卷目錄登記簿是對(duì)所有案卷目錄進(jìn)行登記的一種登記形式。主要應(yīng)用于檔案館和案卷目錄數(shù)量較多的檔案室。其登記方法是以案卷目錄的本冊(cè)為單位進(jìn)行登記，每一本（冊(cè)）案 卷目錄登記為一個(gè)條目。
（八）總登記簿
總登記簿是全面系統(tǒng)地記錄反映檔案的收進(jìn)、移出情況及檔案數(shù)量變化情況的一種登記形式。主要應(yīng)用于檔案室。
二、檔案工作狀況登記簿
（一）工作日志
工作日志是許多重要的社會(huì)行業(yè)中普遍采用的一種基本的工作登記形式。其作用與目的在于逐日記錄每一天的工作內(nèi)容及其進(jìn)程問(wèn)題，積累詳盡的工作原始記錄，為日后的查考和總結(jié)提供素材。一般應(yīng)包括日期（年、月、日、星期），時(shí)間（上午、下午或具體時(shí)刻），工作內(nèi)容，工作量與進(jìn)度，工作中的問(wèn)題及處置情況，每周或每月的統(tǒng)計(jì)、小結(jié)等。
（二）人員進(jìn)出庫(kù)房登記
人員進(jìn)出庫(kù)房登記是庫(kù)房管理的一種具體手段。一般采用登記本形式。登記本一般應(yīng)放置在庫(kù)房入口處。工作人員及其他人員每次進(jìn)出庫(kù)房均應(yīng)在登記本上登記。登記項(xiàng)目一般應(yīng)包括日期、進(jìn)出庫(kù)房人員姓名、進(jìn)入庫(kù)房時(shí)間（時(shí)刻）、進(jìn)庫(kù)事由、出庫(kù)時(shí)間（時(shí)刻）等。
（三）檔案出入庫(kù)登記
檔案出入庫(kù)登記這也是庫(kù)房管理的一種具體手段。一般也采用登記本形式。其具體的登記項(xiàng)目一般應(yīng)包括檔案出庫(kù)的日期、時(shí)間（時(shí)刻）、檔號(hào)及數(shù)量、原因（即用途），歸入日期及時(shí)間（時(shí)刻）、經(jīng)手人，等等。
（四）檔案清點(diǎn)、檢查登記
檔案清點(diǎn)、檢查登記是對(duì)檔案進(jìn)行定期或不定期的清點(diǎn)、檢查過(guò)程中及清點(diǎn)、檢查完畢之后所進(jìn)行的登記。其登記內(nèi)容應(yīng)涉及清點(diǎn)、檢查的日期，原因，清點(diǎn)、檢查過(guò)程所發(fā)現(xiàn)的情況及問(wèn)題，清點(diǎn)、檢查的結(jié)果（結(jié)論），從事清點(diǎn)、檢查的工作人員姓名。
（五）檔案利用登記簿
它是一種全面、系統(tǒng)地記錄檔案提供利用情況的綜合性登記形式。它既是檔案機(jī)構(gòu)記錄、掌握提供利用情況的一種登記形式，同時(shí)又是檔案機(jī)構(gòu)向利用者具體提供檔案時(shí)履行交接手續(xù)的一種交接憑據(jù)。
（六）利用者登記卡
利用者登記卡是檔案館和規(guī)模較大的檔案室對(duì)利用者進(jìn)行記錄、掌握的一種登記形式。
（七）檔案借出登記簿
檔案借出登記簿是專用于對(duì)檔案被借出檔案機(jī)構(gòu)之外的情況進(jìn)行登記的一種登記形式，檔案館和檔案室均可使用。
（八）檔案復(fù)制、摘抄登記
檔案復(fù)制、摘抄登記是專用于對(duì)在利用中被復(fù)制、摘抄情況進(jìn)行登記的一種登記形式。同時(shí)具有提出復(fù)制、摘抄申請(qǐng)，履行批準(zhǔn)手續(xù)和確認(rèn)復(fù)制、摘抄事實(shí)的憑據(jù)性質(zhì)。
（九）利用效果登記
利用效果登記實(shí)質(zhì)上是檔案機(jī)構(gòu)對(duì)每一次利用的成效結(jié)果所進(jìn)行的跟蹤調(diào)查。這種跟蹤調(diào)查性質(zhì)的登記，對(duì)于檔案機(jī)構(gòu)調(diào)整、改進(jìn)自己的工作具有重要意義。
第三節(jié) 檔案行政管理機(jī)關(guān)和檔案館的基本統(tǒng)計(jì)
一、檔案構(gòu)成統(tǒng)計(jì)
總的說(shuō)來(lái)，檔案構(gòu)成統(tǒng)計(jì)是檔案館全部檔案材料現(xiàn)有數(shù)量和狀況的一種統(tǒng)計(jì)。要求將檔案館內(nèi)的全部檔案以其來(lái)源性質(zhì)分組，即分成：建國(guó)后檔案、革命歷史檔案、清代以前檔案、民國(guó)檔案等部分，并以此說(shuō)明現(xiàn)有檔案數(shù)量和狀況。
二、檔案利用統(tǒng)計(jì)
檔案利用統(tǒng)計(jì)它是一種對(duì)各種類(lèi)型檔案被各機(jī)關(guān)、各項(xiàng)工作利用的情況和程度的統(tǒng)計(jì)。
三、檔案工作人員情況統(tǒng)計(jì)
檔案工作人員情況統(tǒng)計(jì)是它對(duì)于研究檔案館工作售貨員的需要量，各種干部的比例，各檔案館干部的對(duì)比分析和平衡，培訓(xùn)工作的安排等，具有重要的作用。
四、檔案館建設(shè)狀況統(tǒng)計(jì)
檔案館建設(shè)狀況統(tǒng)計(jì)是檔案行政管理機(jī)關(guān)的任務(wù)之一，負(fù)責(zé)檔案館網(wǎng)的規(guī)劃與籌建。這種統(tǒng)計(jì)對(duì)研究我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展，是一種很有意義的資料。
五、檔案室建立情況統(tǒng)計(jì)
檔案室是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，是現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案集中保管的機(jī)構(gòu)。檔案行政管理機(jī)構(gòu)及時(shí)了解檔案室建設(shè)的情況是非常必要的。這就要對(duì)檔案室的建設(shè)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
第十章 檔案提供利用工作
第一節(jié) 檔案提供利用工作概述
一、含義
檔案工作的總目的，是提供檔案為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)。為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的必須做一系列的工作，其中直接傳遞檔案信息為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作服務(wù)的環(huán)節(jié)，稱為“檔案的利用服務(wù)工作”，或簡(jiǎn)稱“檔案利用工作”，又稱“提供利用”。檔案利用工作的基本內(nèi)容，就是介紹和報(bào)道館（室）藏檔案的內(nèi)容和成分，通過(guò)各種方式為利用者實(shí)際提供文獻(xiàn)材料和情報(bào)信息，進(jìn)行咨詢服務(wù)。
二、利用工作的地位
檔案的提供利用是檔案工作為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)的直接手段，它是兼承檔案工作內(nèi)外關(guān)系的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，在檔案工作中占有突出地位。
它是檔案工作聯(lián)系社會(huì)的一個(gè)窗口，是衡量檔案工作好壞的主要標(biāo)志。它在一定程度上體現(xiàn)了外界利用檔案的需要，對(duì)整個(gè)檔案工作具有一定的檢驗(yàn)和推動(dòng)作用。
總之，它是檔案工作中最富有活力的一個(gè)環(huán)節(jié)。
三、注意問(wèn)題
1．服務(wù)思想
（1）全面地為檔案用戶服務(wù)（2）及時(shí)地為檔案用戶服務(wù)（3）準(zhǔn)確地為檔案用戶服務(wù)（4）有效地為檔案用戶服務(wù)
2．正確處理提供利用與保密之間的關(guān)系
提供利用和保密，從根本上來(lái)說(shuō)是一致的。提供利用時(shí)要注意保密，保密是限定了利用的對(duì)象和范圍，是為了更好地利用。
澄清“利用危險(xiǎn)，保密保險(xiǎn)”以及“歷史檔案無(wú)密可保”的錯(cuò)誤思想。
要認(rèn)真深入地審定檔案內(nèi)容，根據(jù)時(shí)間、地點(diǎn)和條件的變化情況，調(diào)整檔案的密級(jí)，逐步擴(kuò)大開(kāi)放范圍，減少煩瑣的批準(zhǔn)手續(xù)，方便廣大利用者的正常利用。
第二節(jié) 檔案提供利用的途徑與方式
一、基本途徑有
1．提供檔案原件 2．提供復(fù)制品
3．提供檔案信息加工品
二、幾種主要的方法有
1．檔案閱覽服務(wù) 2．外借服務(wù) 3．制發(fā)復(fù)本
4．展覽與陳列服務(wù) 5．制發(fā)檔案證明服務(wù) 6．檔案目錄信息服務(wù) 7．檔案咨詢
第三節(jié) 檔案用戶調(diào)研工作
檔案用戶需求分析是通過(guò)一定的方式與方法，在深入調(diào)查、掌握用戶利用需求的基礎(chǔ)上，揭示各類(lèi)用戶的需求特點(diǎn)與規(guī)律的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。
一、檔案用戶需求調(diào)研的原則
第三篇：檔案管理學(xué)（定稿）
簡(jiǎn)述人事檔案的歸檔范圍和收集渠道
人事檔案的歸檔范圍包括：調(diào)配、任免、考察考核材料，錄用材料，辦理出國(guó)、出境材料，各種代表會(huì)材料，工資待遇材料，學(xué)歷和評(píng)定崗位技能材料，職稱材料，加入黨、團(tuán)組織材料，政審、考核材料，獎(jiǎng)勵(lì)與處分材料，履歷、自傳、鑒定材料，科研材料，殘疾材料，其他材料。
人事檔案的收集渠道：（1）通過(guò)組織、人事、勞動(dòng)（或人力資源管理）及其他人員管理部門(mén)收集各種履歷表、簡(jiǎn)歷表、登記表、自傳、鑒定、考核、考績(jī)、任免、招聘、錄用、招工、“以工代干”轉(zhuǎn)干的材料；評(píng)聘、晉升、套改專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）和評(píng)定工人崗位技能的材料；授予學(xué)位、學(xué)銜、軍銜的材料；審計(jì)工作中形成的有關(guān)材料；出國(guó)、出境、辦理工資、調(diào)整級(jí)別待遇，離休、退休的材料。
（2）通過(guò)員工所在黨、團(tuán)組織、政府機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的有關(guān)部門(mén)收集員工入黨，入團(tuán)，民主評(píng)議黨員、退黨、退團(tuán)、除名及參加民主黨派的有關(guān)材料；授予各種榮譽(yù)稱號(hào)的先進(jìn)事跡和獎(jiǎng)勵(lì)材料；有關(guān)政治歷史問(wèn)題的審查、甄別、平反結(jié)論，調(diào)查報(bào)告和本人的申訴、檢查交代材料；更改姓名、年齡、參加革命工作時(shí)間、入黨入團(tuán)時(shí)間、申請(qǐng)書(shū)和組織審批材料。
（3）通過(guò)紀(jì)律檢查部門(mén)、行政監(jiān)察部門(mén)、保衛(wèi)部門(mén)和公安、司法、檢察部門(mén)、收集員工違反黨紀(jì)、政紀(jì)、國(guó)法所受的黨內(nèi)外處分及撤銷(xiāo)處分的材料；刑事判決書(shū)等。
（4）通過(guò)科技、業(yè)務(wù)部門(mén)、學(xué)校和培訓(xùn)部門(mén)，收集反映員工業(yè)務(wù)能力、科技發(fā)明、論著的篇目、業(yè)務(wù)考績(jī)、成果、貢獻(xiàn)評(píng)定、學(xué)習(xí)成績(jī)、學(xué)歷、鑒定、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等材料。
（5）通過(guò)軍隊(duì)有關(guān)部門(mén)和地方民政部門(mén)，收集曾在部隊(duì)工作過(guò)的人員的檔案材料；地方干部兼任部隊(duì)職務(wù)的審批材料；復(fù)員和轉(zhuǎn)業(yè)軍人的檔案材料。
第四篇：檔案管理學(xué)
一、檔案：
1、定義：檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成，保存?zhèn)洳榈母鞣N形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)的記錄。
2、基本含義：檔案是各種組織和個(gè)人在其特定的社會(huì)活動(dòng)中積累而成的；檔案是保存?zhèn)洳榈奈募?；檔案內(nèi)容的記錄方式和載體是多種多樣的；檔案是原始的歷史記錄。
二、現(xiàn)行組織單位檔案的接收：
1、期限：省以上機(jī)關(guān)應(yīng)將永久保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存20年左右；省轄市和縣級(jí)以下機(jī)關(guān)應(yīng)將永久、長(zhǎng)期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存10年左右，再向有關(guān)檔案館移交。
2、辦法：逐年接收：現(xiàn)行組織單位每年將保管期滿的檔案向檔案館移交一次；
定期接收：現(xiàn)行組織單位每隔一定時(shí)期將所有保管期滿的檔案向檔案館移交一次。
3、要求：（1）進(jìn)館檔案應(yīng)保持全宗的完整性，一個(gè)單位的全部檔案應(yīng)該作為一個(gè)整體，統(tǒng)一歸入一個(gè)檔案館，不能隨意分散。（2）規(guī)定移交的檔案，應(yīng)該由有關(guān)單位收集齊全，按照規(guī)定整理好。（3）與檔案有關(guān)資料、立檔單位的組織沿革、全宗介紹及其他有關(guān)檢索工具，隨同檔案一并接收。
三、撤銷(xiāo)組織單位檔案的接收的要求：
1、由撤銷(xiāo)單位組織人力，負(fù)責(zé)整理好，然后再向有關(guān)的檔案館移交。
2、撤銷(xiāo)單位的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個(gè)單位的，其檔案不得隨之分散，仍作為原單位檔案的一部分，按全宗整體移交有關(guān)檔案館，或由其中一個(gè)單位完整地代管。
3、單位撤銷(xiāo)或者合并時(shí)，如有尚未處理完畢的文件，要移交應(yīng)受理這些文件的新單位繼續(xù)處理，并作為新單位的檔案加以保存。
四、全宗構(gòu)成的條件：
1、定義：確定檔案全宗劃分的界限，研究擁有檔案的單位能否成為一個(gè)立檔單位。
2、條件：（1）可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文。（最基本的）
（2）設(shè)有會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃。
（3）設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。
3、考察規(guī)定有關(guān)單位職權(quán)的法規(guī)性、領(lǐng)導(dǎo)性文件和實(shí)際活動(dòng)，這些單位的文書(shū)處理工作、印信和單位的名稱等情況。
五、立檔單位和全宗劃分：
1、我國(guó)各級(jí)政府機(jī)關(guān)、企業(yè)和事業(yè)單位等，一般都建有共產(chǎn)黨、共青團(tuán)以及其他群眾組織，這些組織和機(jī)關(guān)的行政機(jī)構(gòu)，是密切聯(lián)系的一個(gè)整體，應(yīng)當(dāng)作為一個(gè)立檔單位。它們所形成的的檔案，是一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)互有聯(lián)系的檔案整體，應(yīng)當(dāng)構(gòu)成一個(gè)全宗。
2、省級(jí)機(jī)關(guān)：（1）中共省委的檔案，劃分為一個(gè)全宗，其中紀(jì)律檢查委員會(huì)的檔案單獨(dú)構(gòu)成全宗。（2）省直屬機(jī)關(guān)黨委的檔案應(yīng)單獨(dú)構(gòu)成全宗。（3）省級(jí)政協(xié)、工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)、各民主黨派和工商聯(lián)等的檔案各為一個(gè)全宗。（4）省人大常委會(huì)、省人民政府的檔案各為一個(gè)全宗。（5）省級(jí)各委、廳、院、行、社等的檔案各為一個(gè)全宗。（6）省級(jí)各廳、局所屬院、校、所、工廠、公司等下屬機(jī)構(gòu)的檔案，單獨(dú)構(gòu)成全宗。（7）省級(jí)各廳、局所派駐省內(nèi)外各地的臨時(shí)工作機(jī)構(gòu)的檔案一般不單獨(dú)構(gòu)成全宗，歸入各有關(guān)廳局的檔案全宗。
3、地、市、縣級(jí)機(jī)關(guān)：（1）中共地、市、縣委的檔案各為一個(gè)全宗。（2）中共地、市、縣紀(jì)律檢查委員會(huì)的檔案各為一個(gè)全宗。（3）地、市、縣直屬機(jī)關(guān)常委的檔案各為一個(gè)全宗。
（4）地、市、縣工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)、政協(xié)的檔案分別各位一個(gè)全宗。（5）市、縣人大常委會(huì)的檔案各為一個(gè)全宗。（6）行政公署，市、縣人民政府的檔案各為一個(gè)全宗。（7）地、市、縣級(jí)各局、行、院的檔案分別各為一個(gè)全宗。（8）地、市、縣各級(jí)企事業(yè)單位的檔案分別構(gòu)成全宗。
六、立檔單位的變化和全宗的劃分：
1、從單位的政治性質(zhì)方面考察：
（1）被推翻了的舊政權(quán)機(jī)關(guān)和革命后建立的人民政府機(jī)關(guān)，其檔案各自構(gòu)成全宗。
（2）解放前各個(gè)歷史時(shí)期所存在的不同政權(quán)，其檔案應(yīng)各自構(gòu)成全宗。
（3）解放前成立而在解放后被人民政府接管并繼續(xù)存在的某些事業(yè)單位，檔案一般應(yīng)分別構(gòu)成全宗；一般的學(xué)校和其他事業(yè)單位，解放前后形成的檔案，也可統(tǒng)作一個(gè)全宗。
（4）黨派、政治團(tuán)體、宗教組織在各個(gè)歷史時(shí)期和解放前后，只要其主旨和組織成分的基本構(gòu)成沒(méi)有根本性的變化，檔案何時(shí)何地形成，都應(yīng)構(gòu)成一個(gè)全宗。
2、從單位的基本職能方面考察：
（1）凡是新成立的并具有一定獨(dú)立性的機(jī)關(guān)，檔案構(gòu)成新的全宗。
（2）非機(jī)關(guān)基本職能的根本變化：機(jī)關(guān)職能與工作范圍的擴(kuò)大或縮?。粰C(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整；機(jī)關(guān)工作地點(diǎn)的變更；機(jī)關(guān)名稱的變更；領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的改變；由于某種原因機(jī)關(guān)曾暫時(shí)停止一段時(shí)間的工作。
（3）臨時(shí)機(jī)構(gòu)一般不單獨(dú)建立全宗，其檔案應(yīng)納入其主管機(jī)關(guān)檔案全宗統(tǒng)一管理。但屬于黨委、政府直接領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行全面性的任務(wù)，為期比較長(zhǎng)的，應(yīng)建立單獨(dú)全宗。
（4）如果兩個(gè)機(jī)關(guān)合署辦公，而文件時(shí)分別處理的，所形成的檔案，應(yīng)分別構(gòu)成全宗。合署辦公前后各自形成的檔案，一般應(yīng)屬于一個(gè)全宗。
七、復(fù)式分類(lèi)法：
1、——組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法：首先把全宗內(nèi)檔案按分開(kāi)，然后在每個(gè)下面再分組織機(jī)構(gòu)。適用于立檔單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)變化不復(fù)雜的全宗。
2、組織機(jī)構(gòu)——分類(lèi)法：首先把全宗內(nèi)檔案按組織機(jī)構(gòu)分開(kāi)，然后在組織機(jī)構(gòu)下面再分。適用于立檔單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)多年一直固定，或在比較穩(wěn)定的基礎(chǔ)上有所調(diào)整的全宗，多用于撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)檔案和歷史檔案。
3、——問(wèn)題分類(lèi)法：先把全宗內(nèi)檔案按分開(kāi)后，在下面再分問(wèn)題。多用于組織機(jī)構(gòu)變化復(fù)雜，或由于機(jī)構(gòu)之間分工不明確、文書(shū)工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機(jī)構(gòu)以及沒(méi)有內(nèi)部機(jī)構(gòu)或內(nèi)部機(jī)構(gòu)非常簡(jiǎn)單而無(wú)必要按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)等情況。
4、問(wèn)題——分類(lèi)法：先把全宗內(nèi)檔案按問(wèn)題分開(kāi)后，在每個(gè)問(wèn)題下面再分。多適用于撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)檔案和歷史檔案。
八、分類(lèi)方案：又稱“分類(lèi)大綱”，表列各個(gè)類(lèi)目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類(lèi)體系的綱要。
九、案卷組合方法：
1、按問(wèn)題立卷（最廣泛）：“問(wèn)題”是指文件內(nèi)容技術(shù)和反映的某方面的工作問(wèn)題或涉及的人物、事件、事物等。具有靈活性。
2、按作者立卷：“作者”是指撰寫(xiě)和執(zhí)法文件的機(jī)關(guān)、機(jī)關(guān)內(nèi)的組織機(jī)構(gòu)或個(gè)人。適當(dāng)?shù)貐^(qū)分了文件的重要程度和保存價(jià)值。
3、按文種（名稱）立卷：把文件種類(lèi)名稱相同的文件組合在一起。能較好地反映機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)，也可適當(dāng)?shù)貐^(qū)分文件的重要程度和保存價(jià)值。
4、按時(shí)間立卷：按文件形成的時(shí)間或文件內(nèi)容針對(duì)時(shí)間，將屬于同一時(shí)期的文件組合為案卷。適用于：（1）文件內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間性較強(qiáng)，針對(duì)的時(shí)間比較分明的文件；（2）同一類(lèi)型的文件數(shù)量比較多，為了進(jìn)一步組合案卷，也可采用時(shí)間特征把卷立得更細(xì)些；（3）在整理歷史檔案而不采用分類(lèi)法時(shí)，若干的文件集中在一個(gè)類(lèi)里，為了反映文件時(shí)間聯(lián)系和便于組合，也可按、階段或其他時(shí)限特點(diǎn)組成若干案卷。
5、按地區(qū)立卷：把內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組合在一起。多用于下屬機(jī)關(guān)的某些行文、調(diào)查材料或下屬機(jī)關(guān)的來(lái)文。
6、按收發(fā)文機(jī)關(guān)立卷：將本機(jī)關(guān)與某機(jī)關(guān)就某個(gè)問(wèn)題或幾個(gè)問(wèn)題的來(lái)往文件組成案卷。
一、案卷目錄的類(lèi)型：
1、以全宗為單位編制的綜合目錄
2、以全宗內(nèi)各種門(mén)類(lèi)為單位編制的分冊(cè)目錄：
（1）以全宗內(nèi)檔案分類(lèi)的類(lèi)別為單位編制的案卷目錄。
（2）按保管期限編制的案卷目錄。
（3）按保管期限結(jié)合分類(lèi)方案編制的案卷目錄。
（4）按機(jī)密程度分別編制的案卷目錄。
二、案卷目錄的結(jié)構(gòu)：
1、封面和扉頁(yè)；
2、目次；
3、序言和說(shuō)明；
4、簡(jiǎn)稱表；
5、案卷目錄表；
6、備考表。
三、鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)：
1、檔案來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)：表現(xiàn)在：它是作為國(guó)家各級(jí)檔案館確定檔案收集范圍的基本根據(jù)；機(jī)關(guān)在鑒定檔案時(shí)，應(yīng)注意區(qū)分不同的作者；在本機(jī)關(guān)制成的文件中，具體的撰寫(xiě)者、制發(fā)機(jī)構(gòu)也對(duì)檔案價(jià)值產(chǎn)生影響。
2、檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)：著眼于：檔案內(nèi)容的重要性、獨(dú)特性、時(shí)效性；真實(shí)性、完備性。
3、檔案形式特征標(biāo)準(zhǔn)：文件的名稱、文件形成時(shí)間、文本、文件的外形特點(diǎn)。
4、相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)：所存檔案的完整程度；檔案內(nèi)容的可替代程度；本機(jī)關(guān)是否向檔案館移交檔案，不需要向檔案館移交檔案的機(jī)關(guān)可主要本機(jī)關(guān)的需要?jiǎng)澏n案的保管期限，而應(yīng)向檔案館移交檔案的機(jī)關(guān)還需要根據(jù)有關(guān)檔案館的要求確定某些檔案的保管期限。
四、檔案的銷(xiāo)毀：
1、檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)：登記的順序號(hào)，案卷或文件的題名，起止日期，號(hào)碼，數(shù)量，原期限、銷(xiāo)毀原因、備注。
2、立檔單位和全宗簡(jiǎn)要說(shuō)明：立檔單位的成立、內(nèi)部機(jī)構(gòu)、工作職能以及撤銷(xiāo)的簡(jiǎn)要?dú)v史；全宗檔案的形成、報(bào)關(guān)、完整程度以及現(xiàn)存檔案的主要成分；鑒定工作的情況。
3、檔案銷(xiāo)毀方法：
（1）檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)被批準(zhǔn)前，檔案應(yīng)系統(tǒng)地單獨(dú)保管，以便審批時(shí)檢查或未批準(zhǔn)時(shí)揀出保存。
（2）經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案一般送工廠作為原料；離的遠(yuǎn)或檔案特別機(jī)密，可自行焚毀。嚴(yán)禁將應(yīng)銷(xiāo)毀的檔案作其他用途，更不準(zhǔn)出賣(mài)。應(yīng)指派兩名以上專人監(jiān)銷(xiāo)。
五、檔案著錄規(guī)則：
1、著錄項(xiàng)目：用以揭示檔案內(nèi)容和形式特征所需要的記錄事項(xiàng)。10大項(xiàng)，23小項(xiàng)。
2、標(biāo)志符號(hào)：表示不同著錄項(xiàng)目和著錄含義的標(biāo)志。
（1）著錄項(xiàng)目標(biāo)識(shí)符：注在每個(gè)著錄項(xiàng)目之前的標(biāo)志符號(hào)。
（2）著錄內(nèi)容識(shí)別符：表示對(duì)著錄項(xiàng)目中需要解釋、補(bǔ)充說(shuō)明、考證、存疑、缺字、起止連接事項(xiàng)等含義的符號(hào)。
3、著錄格式：著錄項(xiàng)目在條目中的排列順序及其表達(dá)方式。
4、著錄詳簡(jiǎn)級(jí)次、著錄用文字和著錄來(lái)源。
（1）著錄詳簡(jiǎn)級(jí)次：著錄時(shí)對(duì)檔案項(xiàng)目的取舍程度。
（2）著錄用文字必須規(guī)范化。
（3）檔案的著錄來(lái)源是被著錄檔案的本身，主要根據(jù)文頭、文尾、案卷封面、卷內(nèi)文件目錄備考表等，還可參考其他相關(guān)材料。
5、著錄項(xiàng)目細(xì)則：提名與責(zé)任者項(xiàng)、文本項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、叢編項(xiàng)、附注項(xiàng)、標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)及有關(guān)記載項(xiàng)、提要項(xiàng)、排檢與編號(hào)項(xiàng)。
六、檔案檢索工具的種類(lèi)：
1、按體例分：
（1）目錄：將檔案的著錄條目按照一定次序編排而成的檢索工具。
（2）索引：將檔案中的某一內(nèi)部或外部特征及其出處按一定次序編排而成的檢索工具。
（3）指南：以文章敘述的方式綜合介紹檔案情況的檢索工具。
2、按載體形式分：
（1）書(shū)本式檢索工具：將著錄條目連續(xù)記錄并裝訂成冊(cè)的檢索工具。
（2）卡片式：將一個(gè)條目著錄于一張卡片，將卡片按一定順序排列而成的檢索工具。
（3）縮微式：以縮微攝影方式制作的以膠片為載體的檢索工具。
（4）機(jī)讀式：以磁性材料為載體的供計(jì)算機(jī)識(shí)別的檢索工具。
3、按功能分：
（1）館藏性檢索工具：反映檔案實(shí)體整理體系及其排列順序的檢索工具。
（2）查找性檢索工具：專門(mén)為各種查找而編制的，不受檔案實(shí)體排列順序的限制，從檔案的某一內(nèi)容或形式特征提供檢索途徑的檢索工具。
（3）介紹性檢索工具：介紹和報(bào)道檔案內(nèi)容及其有關(guān)情況的檢索工具。
七、正確處理利用和保密的關(guān)系：
利用與保密，從根本上來(lái)說(shuō)兩者是一致的。應(yīng)全面地理解和處理利用和保密之間矛盾統(tǒng)一的辯證關(guān)系。
要在國(guó)家和人民的利益這個(gè)大前提下，依據(jù)黨和國(guó)家的方針政策，把兩者結(jié)合起來(lái)。凡是提供利用有利于堅(jiān)持黨的四項(xiàng)基本原則，促進(jìn)安定團(tuán)結(jié)和社會(huì)主義事業(yè)的檔案信息，均應(yīng)積極地提供利用；但是檔案中的情報(bào)信息，只在一定范圍內(nèi)使用才有利于安全、安定和建設(shè)的，則應(yīng)嚴(yán)格地堅(jiān)持保密。
為了處理利用與保密關(guān)系，首先要澄清“利用危險(xiǎn)，保密保險(xiǎn)”以及歷史檔案“無(wú)密可保”的錯(cuò)誤思想；其次，要認(rèn)真深入地審定檔案內(nèi)容，根據(jù)時(shí)間、地點(diǎn)和條件的變化情況，調(diào)整檔案的密級(jí)，逐步擴(kuò)大開(kāi)放范圍，減少煩瑣的批準(zhǔn)手續(xù)，方便廣大利用者的正常利用。
八、開(kāi)放檔案：
1、定義：檔案管理單位根據(jù)檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的客觀規(guī)律和特點(diǎn)，依法向社會(huì)公眾和組織公開(kāi)未列入保密與豁免公開(kāi)范圍的檔案文件信息內(nèi)容，并通過(guò)有效方式及時(shí)提供給有關(guān)組織及個(gè)人，滿足其合法利用需求的社會(huì)化服務(wù)政策與措施。它是公民知情權(quán)、參政權(quán)、議政權(quán)等民主權(quán)利得以實(shí)現(xiàn)的必要保證，是國(guó)家政治民主化的重要標(biāo)志。
2、基本含義：開(kāi)放檔案必須建立在對(duì)檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的規(guī)律和特點(diǎn)的深刻理解基礎(chǔ)上；開(kāi)放檔案的范圍應(yīng)當(dāng)依法確定；開(kāi)放檔案應(yīng)通過(guò)多種渠道和方式進(jìn)行；開(kāi)放檔案既是一種利用服務(wù)政策也是一種服務(wù)措施；開(kāi)放檔案是公民民主權(quán)利得以實(shí)現(xiàn)的必要保證，也是國(guó)家政治民主化的重要標(biāo)志。
九、檔案檢索效率：
1、檢全率=檢出的有關(guān)檔案 / 全部有關(guān)檔案 X 100%
2、漏檢率=未檢出的有關(guān)檔案 / 全部有關(guān)檔案 X 100%
3、檢準(zhǔn)率=檢出的有關(guān)檔案 / 檢出的全部檔案 X 100%
4、誤檢率=檢出的不相關(guān)檔案 / 檢出的全部檔案 X 100%
第五篇：檔案管理學(xué)復(fù)習(xí)題
《檔案管理學(xué)》復(fù)習(xí)題
填空
1、《文件整理規(guī)則》最根本的特點(diǎn)，就是以（件）為單位。
2、國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿（30）年向社會(huì)開(kāi)放。3、2000年8月國(guó)務(wù)院頒布《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定了行政機(jī)關(guān)通用的文件種類(lèi)有（13）種。
4、公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)（A4）型紙。
5、A4型紙的成品幅面尺寸為（210X297）mm。
6、全宗號(hào)用（4）位代碼標(biāo)準(zhǔn)。
7、檔案室的收集，正常情況下主要是指（歸檔）。
8、立卷說(shuō)明是對(duì)檔案的補(bǔ)充和概數(shù)，具有資料積累和（檢索）的雙重功能。
9、根據(jù)規(guī)定，省以上機(jī)關(guān)應(yīng)將永久保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存（20）年左右后向本地區(qū)綜合檔案館移交。
10、根據(jù)規(guī)定，省轄市和縣級(jí)以下機(jī)關(guān)應(yīng)將永久、長(zhǎng)期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存（10）年左右后向本地區(qū)同級(jí)綜合檔案館移交。
11、文書(shū)檔案長(zhǎng)期保管期限為（16－50）年左右。
12、鑒定檔案價(jià)值的基本方法就是（直接）鑒定法。
13、檔案代理卡又稱（代卷卡）。
14、檔案編目的實(shí)質(zhì)是把檔案信息資源整理的成果（固定化）。
15、檔案著錄項(xiàng)目共分
（七）項(xiàng)。
16、檔案館指南的主體部分是（館藏檔案情況介紹）。
17、資料目錄的主體部分是（資料分類(lèi)目錄）。
18、照片檔案主要由底片、照片及（文字說(shuō)明）構(gòu)成。
19、檔案著錄時(shí)，時(shí)間項(xiàng)一律用（8）位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。20、檔案著錄的結(jié)果是（條目）。單選
1.檔案著錄的結(jié)果是（D）。A卡片 B記錄 C目錄 D條目
2.國(guó)家檔案館保管的檔案向社會(huì)開(kāi)發(fā)的界線，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿（C）A 10年 B 20年 C 30年 D 40年
3.2000年8月國(guó)務(wù)院頒布《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定了行政機(jī)關(guān)通用的文件種類(lèi)有（B）。
A 10種 B 13種 C 15種 D 18種 4.公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)（D）。A B5 B十六開(kāi) C B5 D A4 5.A4紙的成品尺寸為（A）。A 210x297mm B 210x265mm C 184x265mm D 225x156mm 6.保存底片的適宜溫度為（B）。A 13－16℃ B 13－15℃ C 14－24℃ D 14－20℃
7.檔案室的收集，正常情況下主要是指（C）。A接收 B征集 C歸檔 D歸卷
8.保存照片底片的相對(duì)濕度為（B）.A 30%-40% B 35%-45% C 30%-45% D 45%-60% 9.根據(jù)規(guī)定，省以上機(jī)關(guān)永久保存的檔案向本地區(qū)同級(jí)綜合檔案館移交的時(shí)間大致在（C）。
A 5年左右 B 10年左右 C 20年左右 D 30年左右
10、根據(jù)規(guī)定，省轄市和縣級(jí)以下機(jī)關(guān)應(yīng)將永久、長(zhǎng)期保存的檔案向本地區(qū)同級(jí)檔案館移交大致在（B）。
A 5年左右 B 10年左右 C 20年左右 D 30年左右
11、文書(shū)檔案長(zhǎng)期保管期限為（D）。A 5－10年 B 10－15年 C 15－30年 D 16－50年
12、鑒定檔案價(jià)值的基本方法就是（A）。A 直接鑒定法 B 間接鑒定法 C 逐一鑒定法 D 簡(jiǎn)單鑒定法
13、保存照片的適宜溫度為（C）。A 13－16℃ B 13－15℃ C 14－24℃ D 14－20℃
14、檔案編目的實(shí)質(zhì)是把檔案信息資源整理的成果（B）。A 形式化 B 固定化 C 格式化 D 統(tǒng)一化
15、檔案著錄項(xiàng)目共分（C）。A 三項(xiàng) B 五項(xiàng) C 七項(xiàng) D 九項(xiàng)
16、檔案館指南的主體部分是（A）。
A 館藏檔案情況介紹 B 館藏情況介紹 C 館藏資料情況介紹 D 館藏介紹
17、資料目錄的主體部分是（B）。
A 資料目錄 B 資料分類(lèi)目錄 C 資料主題目錄 D 資料綜合目錄
18、保存照片的相對(duì)濕度為（A）。A 40%-60% B 35%-45% C 30%-45% D 45%-60%
19、檔案著錄的條目格式是（C）。
A 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)式 B 段落標(biāo)點(diǎn)式 C 段落符號(hào)式 D 符號(hào)段落式 20、段落符號(hào)式著錄條目格式將著錄項(xiàng)目劃分為（C）。A 二個(gè)段落 B 三個(gè)段落 C 四個(gè)段落 D 五個(gè)段落
21、檔案著錄條目的形式為卡片式時(shí)，卡片尺寸一般為（A）。A 12.5x7.5cm B 10.5x7.5cm C 12.5x6.5cm D 12x7cm
22、檔案著錄卡片四周均應(yīng)留出（A）。A 10mm B 28mm C 35mm D 37mm
23、保存光盤(pán)的庫(kù)房溫度最好控制在（B）。
A 16℃－20℃ B 18℃－20℃ C 15℃－18℃ D 18℃－24℃
24、保存光盤(pán)的庫(kù)房相對(duì)濕度最好不超過(guò)（B）。
A 40％ B 50％ C 60％ D 65％
25、在時(shí)間項(xiàng)的八位數(shù)字中第1－4位數(shù)表示（A）。A 年 B 月 C 日 D 時(shí)
26、在時(shí)間項(xiàng)的八位數(shù)字中第5－6位數(shù)表示（B）。A 年 B 月 C 日 D 時(shí)
27、在時(shí)間項(xiàng)的八位數(shù)字中第7－8位數(shù)表示（C）。A 年 B 月 C 日 D 時(shí)
28、下列屬于文件形式特征的有（D）。A 內(nèi)容提要 B 主題詞 C 分類(lèi)號(hào) D 檔號(hào)
29、全宗號(hào)、目錄號(hào)、卷號(hào)、件號(hào)或頁(yè)號(hào)統(tǒng)稱為（A）。A 檔號(hào) B 歸檔號(hào) C 分類(lèi)號(hào) D 文書(shū)處理號(hào)
30、一般情況下，文件成文日期以（A）為標(biāo)準(zhǔn)。A 領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期 B 會(huì)議通過(guò)日期 C 批準(zhǔn)日期 D 發(fā)出日期
31、保存電子檔案的庫(kù)房溫度應(yīng)控制在（D）。A 16℃-20℃之間 B 18℃-20℃之間 C 15℃-17℃之間 D 17℃-20℃之間
32、檔案管理工作的核心部分是（B）。A 收集 B 整理 C 鑒定 D 保管
33、人名索引包括人名和（C）兩部分。A 類(lèi)號(hào) B 分類(lèi)號(hào) C 檔號(hào) D 歸檔號(hào)
34、全宗指南又稱（A）。A 全宗介紹 B 全宗卡片 C 全宗索引 D 全宗目錄
35、我國(guó)檔案工作領(lǐng)域編制主題詞表始于（C）。A 60年代 B 70年代 C 80年代 D 90年代
36、檔案著錄時(shí)，提要一般不超過(guò)（D）。A 50字 B 100字 C 150字 D 200字
37、某一利用者要求查找有“九一.八”事件的檔案，檔案館保存有40件，撿出其中的30件則查全率為（C）。
A 33％ B 50％ C 75％ D 25％
38、某利用者查找有關(guān)知識(shí)分子政策的檔案，共撿出30份，其中20份是相關(guān)的則查準(zhǔn)率為（B）。
A 33％ B 67％ C 75％ D 76％
39、檔案著錄中置于文件編號(hào)之前的標(biāo)識(shí)符號(hào)是（C）。A ： B.C;D + 40、檔案著錄中置于多少個(gè)責(zé)任者之間的標(biāo)識(shí)符號(hào)是（A）。A ； B ＝ C ＋ D ： 多選
1.檔案屬性標(biāo)準(zhǔn)主要包括（ABDE）。
A 職能標(biāo)準(zhǔn) B 來(lái)源標(biāo)準(zhǔn) C 時(shí)間標(biāo)準(zhǔn) D 內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn) E 形式特征標(biāo)準(zhǔn) 2.檔案社會(huì)需要標(biāo)準(zhǔn)主要包括（CDE）。
A 社會(huì)需要目標(biāo) B 社會(huì)需要層次 C 社會(huì)需要方向 D 社會(huì)需要面 E 社會(huì)需要時(shí)間
3.編制檔號(hào)應(yīng)堅(jiān)持的原則是（ABCDE）。
A 唯一原則 B 合理原則 C 穩(wěn)定原則 D 擴(kuò)充原則 E 簡(jiǎn)單原則 4.檔號(hào)是檔案室在檔案整理過(guò)程中對(duì)檔案的編號(hào)，通常包括（ABCDE）。A全宗號(hào) B 目錄號(hào) C 卷號(hào) D 件號(hào) E 頁(yè)號(hào) 5.檔案管理的物質(zhì)條件有（ABCD）。
A 庫(kù)房 B 裝具 C 設(shè)備 D 消耗品 E 人員 6.下列屬于文件內(nèi)容特征的有（ABC）。
A 內(nèi)容提要 B 主題詞 C 分類(lèi)號(hào) D 檔號(hào) E 文件編號(hào) 7.下列屬于文件形成特征的有（ABCDE）。
A 文件形成時(shí)間 B 文件標(biāo)題 C 作者 D 地點(diǎn) E 文件 8.下列屬于文件形式特征的有（DE）。
A 內(nèi)容提要 B 主題詞 C 分類(lèi)號(hào) D 檔號(hào) E 文件編號(hào) 9.檔案利用的基本類(lèi)型有(ABC).A 學(xué)術(shù)利用 B 實(shí)際利用 C 普遍利用 D 家庭利用 E 專家利用
10、為普通公民提供利用服務(wù)的方式有（ABCDE）。
A 檔案館咨詢 B 展覽會(huì) C 教育活動(dòng) D 出版物 E 廣播電視宣傳
11、人事檔案的特點(diǎn)主要體現(xiàn)在（ABCDE）。A 現(xiàn)實(shí)性 B 專指性 C、真實(shí)性 D 動(dòng)態(tài)性 E 機(jī)密性
12、人事檔案轉(zhuǎn)遞的要求是（ABD）。
A 及時(shí) B 準(zhǔn)確 C 周密 D 安全 E 認(rèn)真
13、會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)主要體現(xiàn)在（ABCD）。A 專業(yè)性 B 整體性 C 廣泛性 D 固定性 E 專指性
14、聲像檔案的種類(lèi)主要有（ABCDE）。
A 照片檔案 B 唱片檔案 C 磁帶錄音 D 光盤(pán)檔案 E 影片檔案
15、收集照片檔案要求做到（ADE）。
A 完整性 B 全局性 C 科學(xué)性 D 一致性 E 規(guī)范性
16、目前，用于維護(hù)電子文件真實(shí)性、安全性方面的技術(shù)主要有（ABCDE）。A 加密技術(shù) B 簽署技術(shù) C 消息認(rèn)證 D 身份驗(yàn)證 E 防火墻
17、鑒定檔案的價(jià)值應(yīng)遵循的原則是（ACDE）。
A 全面的觀點(diǎn) B 社會(huì)的觀點(diǎn) C 歷史的觀點(diǎn) D 發(fā)展的觀點(diǎn) E 效益的觀點(diǎn)
18、光盤(pán)檔案的特性主要體現(xiàn)在（ABCDE）。
A 信息存儲(chǔ)密度高 B 與計(jì)算機(jī)聯(lián)機(jī)能力強(qiáng) C 影像還源效果號(hào)D 便于大量復(fù)制拷貝 E 運(yùn)用范圍廣
19、檔案保管期限表的類(lèi)型有（ABCDE）。
A 通用檔案保管期限表 B 專門(mén)檔案保管期限表 C 同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表
D 同類(lèi)型機(jī)關(guān)檔案保管期限表 E 機(jī)關(guān)檔案保管期限表 20、按載體形式分，檔案檢索工具可分為（ABDE）。A 書(shū)本式檢索工具 B 卡片式檢索工具 C 聯(lián)單式檢索工具 D 縮微式檢索工具 E 機(jī)讀式檢索工具 名詞解釋
1.案卷：是文件立卷的結(jié)果。它是有關(guān)某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作活動(dòng)的系統(tǒng)的、有密切聯(lián)系的文件組合體，是文書(shū)單案的基本保管
單位。
2.主題詞：是將自然語(yǔ)言中的名詞術(shù)語(yǔ)，經(jīng)過(guò)優(yōu)選和規(guī)范化處理，在標(biāo)引和檢索時(shí)用 以表達(dá)各種概念的詞。
3.案卷目錄：是案卷的名冊(cè)，是先將裝訂好的一個(gè)的案卷按一定的方法排列，然后再根據(jù)其排列順序逐一編號(hào)登錄而成的。
4.歷史檔案：通常是指中華人民共和國(guó)建國(guó)以前形成的檔案。
5.開(kāi)發(fā)檔案：就是將一般可以公開(kāi)的以滿一定保管期限的檔案文件向社會(huì)開(kāi)發(fā)。
6.大事記：是以檔案記載為主體依據(jù)，按時(shí)間順序簡(jiǎn)要記述特定歷史時(shí)期的重大事件和重要活動(dòng)的史料型參考資料，屬于三次文獻(xiàn)。
7.全宗：是一個(gè)具有社會(huì)獨(dú)立性的組織或個(gè)人在其社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中所形成的檔案的有機(jī)整體。
8.檔案館指南：又稱檔案館介紹，是介紹和報(bào)道檔案館基本情況、館藏檔案?jìng)€(gè)有關(guān)文獻(xiàn)，指導(dǎo)利用者查閱的一種檔案檢索工具。
9.檔號(hào)：是檔案室在檔案整理過(guò)程中對(duì)檔案的編號(hào)，通常包括：全宗號(hào)、目錄號(hào)、卷號(hào)、件號(hào)和頁(yè)號(hào)。
10.檔案證明：是檔案館（室）根據(jù)利用者詢問(wèn)和申請(qǐng)，依據(jù)館（室）藏檔案內(nèi)容制發(fā)的證明某種事實(shí)的書(shū)面材料。
簡(jiǎn)答題 1.如何確定文件成文日期？
答：一般情況下，成文日期是以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的文件，以通過(guò)日期為準(zhǔn)；法規(guī)性文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。
2.簡(jiǎn)述檔案館檔案的來(lái)源? 答：1)接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案2)接收撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)的檔案3）收集和征集歷史檔案4）檔案館之間交接檔案
3.簡(jiǎn)述檔案整理的原則? 答：
1、整理檔案必須保存文件 之間的歷史聯(lián)系。
2、整理檔案 必須利用源基礎(chǔ)。
3、整理檔 案必須便于保管和利用。4.簡(jiǎn)述立檔單位及其構(gòu)成條件
答：形成全宗的單位，稱為立檔單位，又稱全宗構(gòu)成者。構(gòu)成立檔單位的條件主要有以下三個(gè)方面：
1、可以獨(dú)立行使職權(quán)或進(jìn)行管理，并能主要以自己的名義對(duì)外行文。
2、設(shè)有會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃。
3、設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。
5.編制檔號(hào)應(yīng)堅(jiān)持什么原則？
答：
1、唯一性原則。
2、合理性原則。
3、穩(wěn)定性原則。
4、擴(kuò)充性原則。
5、簡(jiǎn)單性原則。
6.簡(jiǎn)述鑒定價(jià)值的原則？
答：從國(guó)家和人民的整體利益出發(fā)去衡量檔案的價(jià)值是鑒定工作總的指導(dǎo)思想，也是檔案價(jià)值評(píng)價(jià)的基本標(biāo)準(zhǔn)。
1、全面的觀點(diǎn)。
2、發(fā)展的觀點(diǎn)。
3、歷史的觀點(diǎn)。
4、效益的觀點(diǎn)。7.簡(jiǎn)述光盤(pán)檔案的特性？ 答：
1、信息存儲(chǔ)密度高。
2、與計(jì)算機(jī)聯(lián)機(jī)能力強(qiáng)。
3、影像還原效果好。
4、便于大量復(fù)制。
5、運(yùn)用范圍廣。
8.檔案保管期限表的內(nèi)容有那些？ 答：
1、通用檔案保管期限表。
2、專門(mén)檔案保管期限表。
3、同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表。
4、同類(lèi)型機(jī)關(guān)檔案保管期限表。
5、機(jī)關(guān)檔案保管期限表。論述題
1、如何理解以“件”為整理單位？
答：件是歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為一件。特殊情況：文件的正本與定稿為一件。
正文與附件為一件，如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂，也可各為一件。正文與文件處理單等為一件。原件與復(fù)制件為一件。
轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。
報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等，一冊(cè)（本）作為一件。來(lái)文與復(fù)文可為一件，也可分別各為一件。
2、文件整理裝訂前如何對(duì)一些文件進(jìn)行排序？
答：正本在前，定稿在后。正文在前，附件在后。原件在前，復(fù)制件在后。轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文件在后。復(fù)文在前，來(lái)文在后。漢文在前，少數(shù)民族文字文本在后。不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后。
有文件處理單的可放在最前面。
3、試述檔案檢索工具的分類(lèi)？
答：按編制方法分，可分為目錄、索引、指南。
按載體形式分，可分為書(shū)本式檢索工具、卡片式檢索工具、縮微式檢索工具、機(jī)讀式檢索工具。
按檢索范圍分，可分為全宗范圍檢索工具，檔案館范圍檢索工具，專題范圍檢索工具，若干范圍檢索工具。
按功能分，可分為館藏性檢索工具，查撿性檢索工具，介紹性檢索工具。
4、試述檔案統(tǒng)計(jì)工作的體系？
答：檔案統(tǒng)計(jì)工作體系大致可分為四個(gè)層次：第一，全國(guó)檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)。由國(guó)家統(tǒng)計(jì)局批準(zhǔn)，國(guó)家檔案局組織實(shí)施?，F(xiàn)已實(shí)行的全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度，采用了統(tǒng)一上報(bào)軟盤(pán)，計(jì)算機(jī)匯總。第二，專業(yè)系統(tǒng)檔案工作 基本情況統(tǒng)計(jì)，由專業(yè)主管機(jī)關(guān)組織進(jìn)行。第三，地方檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)，由地方各級(jí)檔案行政管理部門(mén)組織進(jìn)行。第四，檔案館和檔案室工作情況統(tǒng)計(jì)，由各檔案館和檔案室組織進(jìn)行。
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