第一篇：檔案管理學教案
檔案管理學教案
第一章檔案概論
第一節(jié) 檔案的起源與沿革
一、檔案的起源
關于檔案的起源，主要有以下四種觀點：
第一種觀點認為：在國家誕生以后，產(chǎn)生了文字，用文字記錄國家的各種事務，就形成了檔案。
第二種觀點認為：在原始社會末期產(chǎn)生了原始的文字，國家產(chǎn)生后，用文字記錄國家的各種事務，形成了檔案。
第三種觀點認為：在原始社會末期產(chǎn)生了原始的文字，原始部落用這種文字記錄各項事務，就形成了比較原始的檔案。國家形成后，形成了比較有條理的檔案。
第四種觀點認為：原始社會的結繩、刻契，就是原始的檔案，文字、國家形成后，形成了比較有條理的檔案。1、2條又稱為階級社會產(chǎn)物論，又稱為文字、國家條件說。
3、4條又稱為原始社會產(chǎn)物說。
二、檔案的沿革
檔案的沿革可以從以下分析：
1、載體沿革
檔案按載體可分為：甲骨檔案、金石檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質檔案、聲像檔案、電子檔案等。
2、名稱的沿革
A、“檔案”在商代稱為“冊”；周代稱為“中”；秦漢稱為“典籍” ；魏晉以后稱“文書”、“文案”；唐、宋以來稱“文卷”、“案卷”、“案牘” B、“檔案”一詞，一般認為初見于清代。
a、順治十八年（1661年）的官府文書中，有“檔案”一詞的使用，即“查得順治十四年四月臣部題定檔案”。
b、康熙十九年（1680年）“起居注” ：“上問馬哈喇之父與叔父皆歿于陣，部中無檔案?！?/p>
c、楊賓《柳邊紀略》(成書于1707年，康熙四十六年)1 說：“邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木若牌故也；存貯年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文之書于紙者，亦呼為牌子、檔子矣?！?d、鄭州大學文博學院王金玉、王永的文章，認為“檔案”一詞自清崇德三年（明崇禎十一年）即開始應用，比《柳邊紀略》早了60年，“檔案”的原始涵義指倉庫財物類的登記簿。（見王金玉、王永《“檔案”詞源新證》，《中國檔案》1999年2期。）
檔，在《康熙字典》中解釋為：橫木框檔。案，在《說文解字》中解釋為：幾屬。
由此引伸，把處理一個事件的有關文書作為一案。
3、英文archive[`a:kaiv]，n.文件、記錄、檔案，相當于中文“檔案”一詞。復數(shù)archives[`a:kaivz], n.公文保管處、檔案處、公文。第二節(jié) 檔案的定義
列寧:“定義可能有許多，因為對象有許多方面?！?/p>
下定義最常用的方法是：“屬”加“種差”。采用這種方法，可以給檔案下一個定義： 檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的，文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。
也可簡便表述為：檔案是人們在社會活動中形成的保存起來以備查考的文件。
除了這種表述外，還可以表述為：國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。為了簡便起見，也可表述為：原始的歷史記錄。
另外再介紹《檔案法》上的定義。
《中華人民共和國檔案法》于1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過，1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次會議修正。第一章“總則”第二條“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！?/p>
這幾種定義，在基本思想上是相同的，只不過表述方法不同而已。第一種定義是把“文件”作檔案所屬，第二種定義是把“原始記錄”(歷史記錄)作為檔案的所屬，這個原始記錄指的 就是國內(nèi)外常用的較為廣義的文件。所謂廣義的文件，它不僅指常規(guī)的機關文書，也包括技術文件、文藝手稿以及其它各種文件材料。第三節(jié) 檔案定義的涵義
一、檔案來源
從形成者看來源，有三類：機構、組織、個人。
中國大陸以前不承認個人擁有檔案合法性，不重視個人檔案，因此許多個人保存的檔案，沒有集中到一個檔案館保管，相應地削弱了有些檔案的利用價值。而國外有些國家則不同，一些檔案管理機構承認個人擁有檔案，并鼓勵個人把檔案存入管理機構，而管理機構只起一種代為保管的作用。但是1996年公布的《中華人民共和國檔案法》規(guī)定檔案有三種所有形式：國家所有、集體所有、個人所有。
二、檔案形成
檔案是由文書轉化而來的。轉化條件有三：
（一）辦理完畢的文件才能成為檔案
所謂辦理完畢是相對而言的，主要是指完成了文書處理程序，不能理解為一切文件都要把文件中所說的事情全部辦完，才算辦理完畢。情況有以下三種：
1、文件內(nèi)容要求馬上辦理完畢，并且已經(jīng)辦理完畢。
2、文件內(nèi)容要求長期執(zhí)行（辦理），但只要完成了文書處理程序也算一種，如國家的法律、條約、契約、合同、經(jīng)濟遠景規(guī)劃等，只要經(jīng)過簽收、傳閱、研究討論和貫徹執(zhí)行也算辦理完畢。
3、不需要具體辦理，只需完成文書處理程序就算辦理完畢
從這個角度來看，可以說“文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿”。
（二）具有一定查考利用價值的文件，才能成為檔案。
從這個角度來看，可以說“文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華”。
（三）按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案
從這個角度來看，可以說“文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。”
三、檔案的形式：
檔案信息的記注方式很多，載體也多種多樣。
從檔案的載體上來看，有甲骨、金石、紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤等。表達方式基本有三種：文字、圖像、聲音；
從記錄方法來看，有手寫、刀刻、印刷、攝影、錄音、錄像等。從文件名稱上看，古代有詔、誥、題本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈?，F(xiàn)代有計劃、報告、請示、批復、會議記錄等。從類型上說，有文書檔案、科技檔案、專門檔案。
四、檔案內(nèi)容：
檔案內(nèi)容反映了人們各種社會活動，即檔案內(nèi)容上的特征是：
1、十分豐富，無所不包
一個國家的全部檔案記載著國家的誕生和發(fā)展，政治、經(jīng)濟、軍事、文化等各種各樣的內(nèi)容；一個機關的檔案記載著機關開展工作和生產(chǎn)活動的信息。從古到今的檔案，數(shù)量浩如煙海，上至天文、下至地理、中至人事，無所不包。
2、原始性
檔案是歷史的原始記錄，或說是原始的歷史記錄，這是檔案的本質屬性。
檔案不是人們有意識編寫、加工的，而是為完成某項工作自然地形成的。對于后人來說，它是第一手的資料。因此，檔案具有很大的憑證作用。
原始性和真實性的區(qū)別：
從整體上看，檔案是比較可靠的歷史記錄，但具體到每一份文件，大多數(shù)是真實的，部分檔案并非如此，主要有兩種情況：
一是形成上不真實，是假造、偽造的檔案；
二是檔案內(nèi)容失真，形成是真實的，但其內(nèi)容不真實； 因此，我們應該辯證地看待這個問題。
一方面我們不能百分之百地不加鑒定、不加分析地相信檔案的真實和可靠性，但也不能懷疑一切。應當看到絕大部分的檔案是真實的、可靠的，有部分檔案是假造的、不真實的，但這些也有保存價值，不能隨意銷毀、涂改。第四節(jié) 檔案與相關事物的比較
一、檔案與圖書的比較
1、不同方面
A、檔案并非是有意識地編寫的、杜撰的，圖書是作者為了某種目的，有意識地撰寫的 B、數(shù)量不同。檔案往往是原稿原件，一般只保存幾件或一件（孤本），失而不可復得，同一種圖書往往印刷成千上萬冊。
C、作用不同。檔案是歷史的原始記錄（并非全是真實記錄），絕大多數(shù)檔案具有信證作用，同時在社會生活各個方面都產(chǎn)生重要作用，圖書一般沒有法律信證作用，在許多方面不如檔案作用重要，圖書的作用是傳播知識。
D、保密性不同。少部分檔案含有一定的機密，不能向社會隨意開放（但并不排斥向某些人開放）；圖書基本上是公開發(fā)行，不需要保密。（但并不排斥有些“內(nèi)部交流”之類）。E、形式不同。檔案以單份和卷宗的形式為主，并且手寫體較多，而圖書主要是一本本裝訂完好的，印刷體占絕大多數(shù)。
2、相似之處
A、兩者目前都以文字記錄為主
B、都記載了人類社會的知識，都包含了一定的信息量，都是屬于信息資源的范疇。C、在一定條件下，兩者可以互相轉化，互相彌補。（如利用一些檔案資料寫成圖書，由于種種原因，原檔案不見了，就可用所寫的圖書代為檔案）。
二、檔案與情報的比較
1、情報的本質屬性是： A、情報的根本屬性之一是知識。
B、有一定利用價值的知識才具有情報價值。
C、情報是知識運動的過程之一，即情報是傳遞著的知識。
2、兩者的比較
情報比檔案的內(nèi)涵豐富，涉及的范圍更廣；另一方面，它始終處于傳遞過程，是一種無形的東西，它的外在形式有圖書、資料、檔案等多種文獻。
三、檔案與文物的比較
文物是留存下來的具有歷史、藝術、科學價值的遺物。
大多數(shù)文物和檔案屬于兩種不同的事物，如古文化遺址、建筑、工藝品、墓葬、圖書資料等，都是文物。有部分文物是重要的歷史檔案，如歷代手稿，部分石刻、簡牘、甲骨文、契約、古代書信等，這些事物就具有雙重性，部分文物和檔案具有交叉性。這些東西，明清以前的一般都保存在文博部門
四、檔案和文獻的比較
文獻的范圍相當廣，人類歷史留下的圖書、檔案、資料等都稱為文獻，檔案是文獻其中一部分或一種文獻，因此說“檔案文獻”是可以的。
五、檔案與資料的比較
資料一般具有參考性質，起著推廣經(jīng)驗、傳播知識，提供某些信息的作用。與檔案有關的資料在沒有檔案原件的情況下，就更有參考作用。保存與館藏有關的資料，可以輔助檔案提供作用，補充檔案的不足，還可以為檔案館工作人員的政治、文化、業(yè)務的學習和工作提供參考資料。
第五節(jié) 檔案的作用
一、檔案的基本作用
秦末，劉邦軍隊入咸陽，蕭何取秦之典籍，這些典籍對治理關中起到非常重要的作用。明內(nèi)閣大學士邱濬說檔案的作用:“今世賴之以知古，后世賴之以知今者也”。
郭沫若同志在1960年寫下《題贈檔案館》一詩，盛贊檔案作用之的重要。前事不忘后事師，自來墳典萃先知。猶龍柱下窺藏史，呼鳳輿前聽誦詩。國步何由探軌跡，民情從以識端倪。上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬枝。
總之，檔案的作用可概括為：憑證作用和參考作用。
檔案具有憑證作用，中國人常說：“空口無憑，立字為據(jù)”、“口為空，字為宗”。1981年3月，最高人民法院審判林彪、江青反革命集團主犯時，先后出示和宣讀檔案、信件、日記、筆記、講話記錄、錄音等書證和物證共651次。江青等人先是抵賴，但在證據(jù)面前，不得不供認犯罪事實。
檔案具有參考作用，檔案被稱為“未摻水的史料”。
波蘭起義者繳獲康斯坦丁大公在華沙的一批外交檔案，恩格斯認為它是揭露沙皇政府力圖分裂和統(tǒng)治西歐各國的那些陰謀的歷史的主要資料之一，至少是最可靠的資料。
二、檔案的主要作用 1、機關工作的查考憑據(jù)
檔案記錄了各種機關、單位過去活動的狀況，其中包括行使行政職權的法律依據(jù)，處理行政事務的過程與結果以及管理活動的經(jīng)驗，它是任何一人政府、任何一個機關單位連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)。自古以來，如《周禮》中即不乏執(zhí)掌王命典法令則，“以考政事”，“以逆邦國都鄙官府之治”之類的記載?！冬F(xiàn)代檔案――原則與技術》認為檔案“是一個政府藉以完成其工作的基本行政工具”。我們黨和國家歷來強調(diào)辦事要實事求是，各種機關單位為了有效地實行管理，必須切實地掌握材料。檔案可以為黨、政、軍等機關、企事業(yè)等單位的領導工作和業(yè)務管理，提供證據(jù)和咨詢資料，借以熟悉情況、總結經(jīng)驗、制訂計劃、進行決策、處理各種問題。否則，只靠記憶處理工作則有時無以為憑，或往往有失準確，對間隔日久的事務難免被人遺忘。
例如，許多機關在建立和健全工作制度、進行改革、落實各項政策和制訂規(guī)則等各種活動中，大量地查考了檔案，順利地推動了工作。有的地方檔案散失，“無案可查”，則給工作造成許多困難。事實證明，大至制定黨和國家的方針政策，小至處理機關單位的具體事務，檔案乃是行政管理的一種工具，充分發(fā)揮檔案的作用有助于克服官僚主義，提高工作效率。
2、生產(chǎn)建設的參考依據(jù)
檔案中記載了各種生產(chǎn)活動的情況、成果、經(jīng)驗和教訓。從自然資源、生產(chǎn)手段到生產(chǎn)過程以及計劃管理和生產(chǎn)技術等各方面的信息，可以作為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)濟管理的科學依據(jù)和參考材料。當今日益增多的科學技術檔案，更是進行現(xiàn)代化生產(chǎn)管理和科學技術管理的重要條件。但是，無論普通檔案，還是科學技術等專門檔案，總的來說，都在不同程度上和不同的方面反映了經(jīng)濟活動的情況，都能為以經(jīng)濟建設為中心的現(xiàn)代化建設提供咨詢研究、統(tǒng)計監(jiān)督的情報信息，對制訂經(jīng)濟計劃，檢查和總結生產(chǎn)情況，推廣先進生產(chǎn)技術和管理經(jīng)驗以及防止災害等等，都是重要的參考材料。
比如，有的地方為了切實規(guī)劃和組織農(nóng)業(yè)生產(chǎn)，查閱了幾十年作物種植面積、單產(chǎn)、總產(chǎn)、水利設施、生產(chǎn)建設、氣象雨量、管理措施、災情記錄，綜合分析研究，制訂了適合地區(qū)特點、揚長避短、發(fā)揮地區(qū)優(yōu)勢的生產(chǎn)計劃，促進了大幅度的增產(chǎn)。有些地方，查閱歷年檔案，匯總分析，找出了本地區(qū)發(fā)生水旱冰雹災害的規(guī)律和防止經(jīng)驗，據(jù)此采取相應措施，防止或減輕了災害，從而促進了生產(chǎn)，獲得了豐收。與此相反，有些地方因為沒有檔案可考，或“有案不查”，以致生產(chǎn)計劃不當、管理混亂、重復勞動、返工浪費、甚至發(fā)生事故，給國家和 人民造成很多損失。大量的實踐證明，充分利用有關的檔案，對加強經(jīng)濟管理，促進生產(chǎn)力發(fā)展，提高經(jīng)濟效益，具有直接的作用。
3、政治斗爭的必要工具
檔案中記載了社會、階級、經(jīng)濟、政治、法律等各方面的狀況，這些原始材料，歷來都成為階級統(tǒng)治和進行各種政治斗爭的工具。在奴隸制和封建社會中，統(tǒng)治階級把檔案看作“插入鞘中的劍”，君主的“護衛(wèi)”。民國時期的檔案學著作中，也不斷載有檔案乃“政治之工具”方面的論述。我國現(xiàn)存的大量檔案，記有國內(nèi)外敵對勢力在中國所進行的許多罪惡活動以及中國人民進行革命斗爭的情況和有關的歷史事實。我們黨和國家，一向重視利用檔案，把它作為從事政治斗爭的可靠根據(jù)和銳利武器。全國人民在粉碎林彪、“四人幫”幫派體系的斗爭中，有關機關從檔案里查取了充分的材料，揭露他們反革命的歷史面貌和各種陰謀活動。同時，通過檔案也查證了許多同志的歷史情況，澄清了有關事實，糾正了冤、假、錯案。在國際斗爭中，檔案也是維護我國主權、同霸權主義進行斗爭的一種有力工具。今后，政治斗爭還將在一定范圍內(nèi)長期存在，仍須正確發(fā)揮檔案的政治作用。
4、科學研究的可靠資料
無論是自然科學，還是社會科學、思維科學的研究，都必須詳細地占有材料，才能據(jù)以潛心鉆研，探索事物發(fā)展的規(guī)律。檔案可以從兩方面為科學研究提供豐富的歷史資料：一方面，專門進行科學研究的原始記錄，可供現(xiàn)實的研究工作直接借鑒；另一方面，從記錄的廣泛事實和經(jīng)驗中，為各項研究活動提供大量的實驗、觀察和理論概括的基礎材料。所以，檔案是科學研究的必要條件。1956年，周恩來同志在《關于知識分子問題的報告》中指出：“為了實現(xiàn)向科學進軍的計劃，我們必須為發(fā)展科學準備一切必要的條件。在這里，具有首要意義的是要使科學家得到必要的圖書、檔案資料、技術資料和其他工作條件。”我國水利、氣象、地震等方面取得的某些科研成果，也是利用幾百年來大量有關檔案材料經(jīng)過分析研究的結果。馬克思在撰寫《資本論》巨著的過程中，曾大量收集、研究和利用過工廠視察員報告、皇家鐵道委員會記錄、證詞以及其他各種文件中有關工作勞動、童工、工資、生活、居住條件等大批原始的檔案材料，進行了創(chuàng)造性的理論概括和闡發(fā)。所以人們常常比喻說，它是從事科學研究不可缺少的“食糧”。
5、宣傳教育的生動素材 檔案所以成為宣傳教育的生動素材，因為它以歷史性、直觀性和原始性等而見長。請看下面聲像檔案，你有何感想？
6、檔案能夠以其內(nèi)容、涵義和外形特征如實地說明歷史上的某些事實，作為證實國家、集體和個人正當利益的書面文件。因為檔案在反映社會各種具體活動的同時，也反映了當事者應有的合法權益，其中包括立法性質的文件，證明文件和相互交往的各種材料。例如法律、法規(guī)、協(xié)議、合同、名單、記錄、報告與批件、書信、賬本、單據(jù)、存根等等，這些原始材料有的規(guī)定了各種社會關系、經(jīng)濟關系和政治關系的組成，有的記載了有關事件的過程，各方面承擔的權利和義務以及當事人具有的資歷、待遇和榮譽。在這些方面發(fā)生疑問、爭執(zhí)或糾紛時，檔案最能有力地說明權益的歸屬，成為權威性的法律證書，并有一定的物證作用。長期以來，為了證實國家、機關單位和個人的合法權益，檔案發(fā)揮了廣泛的作用。許多單位和個人以檔案為證據(jù)，解決了債務、產(chǎn)權和著作權等各種糾紛，證實了個人的學歷、經(jīng)歷以及工資、福利待遇方面的諸多問題。
三、檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性、檔案對機關的作用和社會作用的雙重性
2、檔案機密性的遞減律
3、檔案科學文化作用的遞增律 4、實現(xiàn)檔案價值的條件 A、受社會發(fā)展水平的限制 B、受公眾對檔案認識水平的限制 C、受檔案管理水平的限制 第六節(jié) 國家檔案全宗
國家檔案全宗是指國家所有的全部檔案的總和。
按時期結合性質，它可以分類如下：
先以1949年10月1日為界，分為建國前檔案和建國后檔案，建國前檔案按政治性質分為革命政權檔案和舊政權檔案。革命政權檔案，又稱為“革命歷史檔案”，是指“五四”運動至建國期間中國共產(chǎn)黨領導的新民主主義革命的檔案，舊政權檔案是指國民黨政府、偽滿政權、北洋政府以及歷朝歷代封建制政權、奴隸制政權的檔案。
第二章 檔案工作概論
第一節(jié) 檔案工作內(nèi)容和性質
一、檔案工作的內(nèi)容
檔案工作的內(nèi)容有廣義和狹義兩種解釋。
1、廣義上說，是指檔案事業(yè)所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學研究和出版工作等。
2、狹義上說，是指檔案室和檔案館所從事檔案業(yè)務工作，即用科學原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業(yè)服務的工作。
二、檔案業(yè)務工作內(nèi)容
檔案業(yè)務工作內(nèi)容有六環(huán)節(jié)之說和八環(huán)節(jié)之說。
1、六環(huán)節(jié)之說檔案業(yè)務工作內(nèi)容可分為： 收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用。
其中前五環(huán)節(jié)為基礎工作，后一環(huán)節(jié)為提供利用的工作。
2、檔案業(yè)務工作的劃分不是絕對的，隨著檔案工作的發(fā)展而發(fā)生變化，檢索和編研成為獨立的工作內(nèi)容，把它們加上去，六個環(huán)節(jié)就變成八個環(huán)節(jié)。
三、檔案工作的性質
1、檔案工作是一項管理性的工作
A、檔案工作是專門負責管理檔案的一項業(yè)務工作 B、是某種管理工作的組成部分 C、是專門管理檔案的科學性工作
2、是一項服務性的工作
3、是一項政治性的工作
除此之外，還有“條件性、科學性”等提法。
? 檔案工作的基本原則
1996年9月5日公布的《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與完全，便于社會各方面的利用。這便是檔案工作的基本內(nèi)容。舊書上采用的是1950年4月16日國務院頒布的《關于加強國家檔案工作的決定》中規(guī)定：檔案工作的基本原則是“集中統(tǒng)一地管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于國家各項工作的利用”。我們采用比較新的提法。它由三個部分組成： 統(tǒng)一領導、分級管理 維護檔案的完整與安全 便于社會各方面的利用_
一、統(tǒng)一領導、分級管理
1、所謂統(tǒng)一領導，就是對全國檔案工作實行全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一檔案法規(guī)和業(yè)務標準，提出統(tǒng)一的方針政策，實行統(tǒng)一的指導、監(jiān)督和檢查。
2、所謂分級管理，是指全國檔案工作由各級檔案事業(yè)管理機關分層負責地進行管理。各地方檔案事業(yè)管理機關，要按照國家有關檔案工作，統(tǒng)一規(guī)定和要求，結合本地區(qū)情況，制定本地區(qū)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導、監(jiān)督和檢查本地區(qū)檔案工作。
3、所謂分專業(yè)管理，是指中央和地方專業(yè)主管機關，可按照國家關于檔案工作統(tǒng)一規(guī)定和要求，結合本專業(yè)系統(tǒng)情況，制定本專業(yè)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導、監(jiān)督和檢查本系統(tǒng)各單位的檔案工作。
4、實行黨政檔案和黨政檔案工作統(tǒng)一管理,關于黨政檔案統(tǒng)一管理，這是中國檔案工作的特點，全世界僅此一家。前蘇聯(lián)也是黨政檔案分開管理。1959年以前，我國的檔案工作也是黨政檔案分開管理，后來才高度集中在一起。
其內(nèi)容是：a、一個機關黨政、工、團檔案，由機關檔案室集中管理；b、各級黨政機關形成具有長遠保存價值的檔案由中央檔案館和地方綜合性檔案館集中管理；c、黨的系統(tǒng)、政府系統(tǒng)的檔案工作，由檔案事業(yè)管理機關統(tǒng)一進行指導、監(jiān)督和檢查。
黨政檔案工作統(tǒng)一管理的優(yōu)點是：黨政檔案都是在貫徹黨的路線、方針、政策中產(chǎn)生的，有著密切的聯(lián)系，統(tǒng)一管理便于利用，黨和政府的檔案工作在管理原則、制度和方法上沒有多大差別，統(tǒng)一管理，力量集中，指導統(tǒng)一，黨政檔案工作統(tǒng)一設置機構，符合精簡原則。
二、維護檔案的完整與安全
這是檔案管理最起碼的基本要求。只有保證檔案的完整與安全，才能為檔案工作提供必要的物質基礎。
維護檔案的完整，有兩方面的含義： 完整包括：
1、從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，保證應該集中和實際保存的檔案不致殘缺短少。
2、另一方面，從質量上，也就是從系統(tǒng)性方面要維護檔案的有機聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌。
安全包括：
1、力求檔案本身不受損壞，質量延長檔案壽 命，即保證檔案管理物質安全。
2、要保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。
三、便于社會各方面對檔案的利用----根本目的。
1、便于社會各方面對檔案的利用，體現(xiàn)著檔案工作的服務性質。檔案工作必須不斷地提高服務效率和服務質量，為檔案利用者盡可能地創(chuàng)造方便條件；
2、便于社會各方面對檔案的利用，是檔案工作系統(tǒng)的總目標。全部檔案管理活動的最終目的，都表現(xiàn)在提供檔案信息為各項社會實踐服務這個集中點上。作為一個系統(tǒng)，它的目的性必須明確。
3、便于社會各方面對檔案的利用，是檔案工作各業(yè)務環(huán)節(jié)的出發(fā)點，支配著檔案工作的全過程。檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目等各項工作，都應以便于利用著眼，不能脫離系統(tǒng)總目標。
4、便于社會各方面對檔案的利用，是檢驗檔案工作效果的主要標準。檔案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能為國家和社會作出貢獻，能否創(chuàng)造社會效益和經(jīng)濟效益。
我國檔案工作基本原則的三個組成部分，是辯證統(tǒng)一的關系。A、統(tǒng)一領導、分級管理是核心，沒有統(tǒng)一領導、分級管理就不能維護檔案的安全與完整和全社會各方面的利用；B、離開維護檔案的完整與安全和便于社會各方面的利用，統(tǒng)一領導、分級管理就失去了它的意義。我國檔案工作基本原則把復雜的檔案工作現(xiàn)象，高度概括為三句話，文字簡明，但內(nèi)涵豐富，揭示了檔案工作的客觀規(guī)律。它不僅對指導我國檔案工作實踐具有重要意義，對檔案工作理論與實踐的發(fā)展有很大的貢獻。第三節(jié) 檔案機構
一、檔案室與機關檔案工作
１、關于機關檔案工作的性質，歷來有不同提法。
第一個提法：
機關檔案室是機關秘書部門性質的一種輔助機構，機關檔案室工作一般是機關秘書工作的一部分。另一種的提法：機關檔案工作是一項機要工作或專門工作。
第三種提法：A、是整個機關的組成部分，屬于機關管理和研究咨詢性質的專業(yè) 輔助機構。B、黨、政、軍等機關單位的檔案室，又是機關的機要部門之一，具有機要部門性質。C、從全國檔案工作來說，檔案室又是國家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務機構。
第四種提法：A、檔案室是機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位統(tǒng)一管理本單位檔案的內(nèi)部機構，主要為本單位工作、生產(chǎn)和科研服務。
B、檔案室又是國家檔案事業(yè)組織體系基層組織，是檔案館工作的基礎。檔案室的上述雙重性質，支配著檔案室的整個工作活動。
２、基本任務
（1）對機關和各部門形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進行指導和監(jiān)督。（機關檔案室不直接參加立卷工作，而由文書部門進行，同時也有根據(jù)具體情況而具體分析的。）
（2）集中統(tǒng)一管理機關各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為機關各項工作服務。（3）在統(tǒng)一領導、分級管理的原則下，各專業(yè)主管機關或所屬單位和對本專業(yè)的檔案工作進行監(jiān)督和指導。
a、傳達和貫徹有關檔案工作的方針、政策、法規(guī)和國家行政管理部門和規(guī)定、辦法等。b、制定本機關、本系統(tǒng)和所屬單位檔案工作管理辦法等。c、對本專業(yè)體系所屬單位和本單位的檔案人員進行專業(yè)培訓。
（4）按規(guī)定向檔案館移交應該進館的檔案。
（5）辦理領導交辦的其他有關的檔案業(yè)務工作。
3、檔案室的類型
（1）機關檔案室，也稱為普通檔案室、文書檔案室。（2）科技檔案室（3）音像檔案室（4）人事檔案室（5）綜合檔案室
（6）聯(lián)合檔案室，有些類似于檔案服務中心、文件中心。
二、檔案館
（一）檔案館的性質
根據(jù)《檔案法》和有關文件的規(guī)定，檔案館屬于黨和國家的科學文化事業(yè)機構，是永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心。
我國多數(shù)檔案館是統(tǒng)一保管黨和政府機關檔案的管理部門，所以它既是黨的機構，又是國家機構。
檔案館所保存的檔案，有些是有機密性的。檔案館又具有機要性。
（二）檔案館的基本職責和具體任務
檔案館的基本職責是：集中統(tǒng)一地管理黨和國家需要長遠保管的檔案和史料，維護歷史的真實面貌，為現(xiàn)實的社會主義現(xiàn)代化建設和歷史的長遠需要服務。檔案館的具體任務，主要有三個方面：
1、接收和征集本級各機關、團體及其所屬單位具有長期和永久保存價值的檔案以及有關資料，科學地管理；
2、通過多種方式，積極開展檔案資料的利用工作；
3、參與編修史志工作。
（三）檔案館的種類
1、按地區(qū)可分為：
A、中央級檔案館，如：中央檔案館、中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館、中國電影資料館等；
B、地方檔案館，又有?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）、地區(qū)（市、自治州）、縣級檔案館，如：北京市檔案館、新疆維吾爾自治區(qū)檔案館、柳州地區(qū)檔案館、桂林市檔案館、呼瑪縣檔案館。
2、按專業(yè)可分為：
A、綜合性檔案館，如中央檔案館、四川省檔案館等。
B、專業(yè)檔案館，如中國人民解放軍檔案館、中國照片檔案館、各地城市建設檔案館等。
3、按地區(qū)結合專業(yè)可分為：中央級綜合檔案館（如：中央檔案館）、中央級專業(yè)檔案（如：中國照片檔案館）、地方綜合性檔案館（如：天津市檔案館）、地方專業(yè)性檔案館（如：包頭市城市建設檔案館）。
三、檔案行政管理機構
1、檔案行政管理機構的性質是黨和國家指導和管理檔案工作的行政部門。既是黨的機構，也是政府機構。
2、檔案行政管理機構的基本任務為： A、制定方針、法規(guī)性文件、規(guī)章制度。B、對檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。C、制定發(fā)展規(guī)劃，籌建檔案館。
D、提出鑒定檔案的原則和標準，研究和審查保存價值、保管期限等方面的問題，監(jiān)督銷毀。E、組織并指導理論和技術研究，提出方案。F、召開會議，研究問題，交流經(jīng)驗。G、發(fā)展檔案專業(yè)教育，評定職稱。H、組織檔案的利用工作
I、黨和國家領導機關交辦的有關檔案工作的其它事宜。
四、檔案機構之間的關系 各級檔案機構之間的關系是：
上級檔案行政管理機構，對下級檔案行政管理機構具有業(yè)務指導和監(jiān)督的關系； 檔案行政管理機構，對檔案館和檔案室等檔案業(yè)務機構具有業(yè)務指導和監(jiān)督關系； 機關檔案室和檔案館之間，具有檔案交接關系；各級檔案館（室）之間，均無隸屬關系，但有一定的協(xié)作關系。
第三章 收集工作
第一節(jié) 收集工作概述
一、收集工作的內(nèi)容和意義
（一）收集工作的內(nèi)容有
1、檔案室對本單位需要歸檔的檔案的接收。
2、檔案館對所轄區(qū)域內(nèi)現(xiàn)行機關和撤銷單位的具有永久、長期保存價值的檔案的接收。
3、對歷史檔案的接收和征集工作。
（二）收集工作的意義是
1、、收集工作是檔案部門積累檔案的手段，它為檔案工作提供了物質對象。因此它是檔案工作的起點及第一個環(huán)節(jié)。
2、收集工作是檔案集中統(tǒng)一管理的重要內(nèi)容和一項首要的具體措施。
3、收集工作質量的高低直接影響到檔案的整理、鑒定和利用等工作。
4、收集工作是檔案部門和社會各方面發(fā)生聯(lián)系的重要環(huán)節(jié)之一，因此它要求的政策性強，工作方法靈活多樣。
二、應該注意的問題 １、豐富館（室）藏，（１）我國檔案的平均值是相當少的
從國外比較來看，我國檔案數(shù)量是很少的，原因在于：很多機關保留有數(shù)量龐大的檔案，沒有歸檔或沒有向檔案館移交，另外，很多二級單位的檔案長期沒有歸宿，有些檔案館的館藏結構不合理，非常單一。（注意過去文書檔案和關于方針政策方面的檔案，忽略了收集各種專業(yè)檔案及歷史檔案)（２）豐富館藏的方法
a、擴大收集范圍，檔案館不僅要接收一級單位的檔案，同時還應接收二級單位的檔案，如縣檔案館就應注意接收鄉(xiāng)級檔案，還應接收一些有代表性的生產(chǎn)村、生產(chǎn)組的檔案。b、注意接收機關的全部檔案，既要接收文書檔案，又要接收科技的、專門的檔案，既要接收有關黨組的檔案，又要接收人事、保衛(wèi)、財會和其他一些專門檔案。館藏結構要全面、齊全。
c、加強個人檔案的收集
個人檔案與人事檔案有區(qū)別又有聯(lián)系，檔案的個人所有權已經(jīng)被確認，從人事檔案看，對省級以上的干部的收集有一些工作。但總體來說重視不夠，人事檔案只局限于高、中級干部的檔案，而對于學者、名人的檔案則沒有意識地接收。應重視個人檔案的接收，如民間的驗方，本單位著名人物的書信、手稿等。
d、要注意接收和檔案有關的資料，包括叢刊、舊著、文物、其他一些實物（主要指印章、錦旗、錦標、證件、樣品、標本等）。２、收集工作必須抓住重點：
重點應是：反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的檔案。這類檔案不是以上級來文為主。如會議 紀錄、總結報告等。一定要避免只保存上級來件而不保存本機關文件。要注意保存收集原稿原件。
３、推行入館檔案的標準化
1987年底頒發(fā)了文書檔案案卷格式標準，對于卡片、案卷目錄、卷皮都有具體規(guī)定。４、保持全宗和全宗群的不可分散性 全宗群這個概念只在檔案館使用：檔案館經(jīng)過挑選。按性質不同，把全宗分成若干全宗群進行管理。
５、要注意處理局部與整體、當前和長遠的關系
檔案的保存時間應較準確，時間過長，有害于檔案的保護。按規(guī)定，省級以上的機關應將永久保管的檔案在本機關保存２０年左右，省轄市、州、盟和縣級以下的機關應將永久保存和長期保存的檔案在本機關保存１０年左右，連同案卷目錄一式三份和有關的檢索工具、參考資料一并向有關的檔案館移交。第二節(jié) 檔案室的收集工作
一、歸檔制度
1、歸檔制度
把檔案向檔案室移交，稱為歸檔。在我國歸檔成為一種制度，稱為歸檔制度。
2、歸檔時間第二年六月份以前。也可靈活處理。
3、歸檔范圍：《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》于2006年12月18日公布，在這一文件中有詳細規(guī)定。各單位可根據(jù)這一文件精神，結合本單位實際情況，制定本單位的文件材料歸檔與不歸檔的范圍。該歸檔范圍規(guī)定如下：
第一條為便于各級黨政機關和人民團體（以下統(tǒng)稱機關）正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定中的機關文件材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。
第三條機關文件材料歸檔范圍是：
（一）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；
（二）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；
（三）本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；
（四）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。第四條機關文件材料不歸檔范圍是：
（一）上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；
（二）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；
（三）同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；
（四）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。第五條凡屬機關歸檔范圍的文件材料，必須按有關規(guī)定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第六條機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。第七條永久保管的文書檔案主要包括：(一)本機關制定的法規(guī)政策性文件材料；
(二)本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；(三)本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；
(四)本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統(tǒng)計報表等；
(五)本機關機構演變、人事任免等文件材料；
(六)本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；(七)上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料；
(八)同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。第八條定期保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；
（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；
（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本機關一般性事務管理文件材料；
（五）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統(tǒng)計報表等；
（六）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料；
（七）上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；
（八）同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；
（九）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。第九條機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規(guī)定執(zhí)行。
第十條機關對應歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進行相應歸檔。
機關應歸檔紙質文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。
第十一條機關聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔，其他機關將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。
第十二條各機關應根據(jù)本規(guī)定，結合本機關職能和各部門工作實際，編制本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。
有垂直領導關系的中央、國家機關應依據(jù)本規(guī)定，結合本系統(tǒng)工作實際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經(jīng)國家檔案局審查同意后執(zhí)行。
第十三條在編制本機關或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，應全面分析和鑒別本機關或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實作用和歷史作用，準確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。
第十四條本規(guī)定適用于各級黨政機關和人民團體。軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行。
第十五條本規(guī)定自頒布之日起施行，1987年頒發(fā)的《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規(guī)定》和《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時廢止。
4、歸檔案卷的質量要求
（１）歸檔案卷的質量總的要求是：遵循文件材料形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。（２）具體要求有：
A、歸檔的文件材料種類、份數(shù)、頁數(shù)都應齊全完整
B、在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原文件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開；文電應合一立卷。
C、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在批復年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷；非訴訟案件放在結案年立卷；其它文件材料的立卷應按有關規(guī)定執(zhí)行。
D、卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件有前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿排在定稿之后；非訴訟案件卷結論、決定、判決性文件在前，依據(jù)性材料在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，按有關規(guī)定排列。
E、卷內(nèi)文件應按排列順序，依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號章，并逐件編件號；圖表和聲像材料等也應在裝具上或聲像材料的背面逐件編號。F、永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名但無實質內(nèi)容的應重新擬寫；沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內(nèi)；會議記錄應填寫每次會議的時間和主要內(nèi)容；填寫的字跡要工整。卷內(nèi)文件目錄放在卷首。
G、聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。H、有關卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內(nèi)，若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。備考表應置卷尾。J、卷內(nèi)文件要去掉金屬物，對破損的文件材料的修裱。
K、歸檔的文件材料保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。案卷標題，如：
關于＊＊＊＊＊＊等中央領導人的重要講話 關于＊＊＊＊＊＊等地區(qū)糧食問題的報告
“等”字表示省略，“等”作為一個模糊的概念輸入計算機,利用查找不便，可以盡量把名字羅列出來，計算機才能顯示出來。另外，“本機關”、“我?！敝械摹氨尽?、“我”也是模糊概念，同樣是不確定的，不要使用。
（a）三種保管期限的案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。
20（b）對于文件題名不要隨意更改和簡化，標題不符內(nèi)容的，需要重寫，如無標題，就應加上。
（c）如果文件無責任者（文件撰稿者、承辦者等）以及年月日的，要考證清楚并填入有關項目。
（d）會議紀錄應當填寫時間、主要內(nèi)容。
（e）聲像材料應當用文字標明聲像或錄相的時間、對象、中心內(nèi)容以及責任者（誰錄制、拍攝的）。
（f）卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損的文件要進行托裱。（３）歸檔中應注意的問題
Ａ、電話答復重要問題、會議紀錄、一些高級領導人的即席講話應當記錄下來形成文字，并要標明作者（責任者）、時間、地點、辦理情況等。這種情況在全國很多地方都做得不夠好。Ｂ、注意基層單位的收集工作，一般收集會議紀錄、決議、請示 和報告、計劃總結、生產(chǎn)統(tǒng)計報表、分配方案、財會憑證和財務簿、單位的簡史等。
Ｃ、要求歸檔制度的標準化，即用于檔案管理的各種圖表的外形尺寸、大小、用紙應當統(tǒng)一。
需要注意的是，國家檔案行業(yè)標準<<歸檔文件整理規(guī)則>>已經(jīng)頒布，從2001年1月1月起施行。該規(guī)則如下：
歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 22-2000）
中華人民共和國檔案行業(yè)標準 DA/T 22-2000 2000年12月6日國家檔案局發(fā)布，2001年1月1日起施行
————————————————————————————————————————— 1.范圍
本標準規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。本標準適用于各級機關、團體和其他社會組織。2.定義
本標準采用下列定義。2.1 歸檔文件
檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢的、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。2.2 歸檔文件整理
將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。2.3 件
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。3.整理原則
遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。4.質量要求
4.1 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。5.整理方法 5.1 裝訂
歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。5.2 分類
歸檔文件可以采用年度——機構（問題）——保管期限或保管期限——年度——機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。5.2.1 按年度分類 將文件按其形成年度分類。5.2.2 按保管期限分類 將文件按劃定的保管期限分類。5.2.3 按機構（問題）分類
將文件按其形成或承辦機構（問題）分類（本項可以視情況予以取舍）5.3 排列
歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。5.4 編號 歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項（見圖A1。圖中*號欄內(nèi)選擇項，不選用時無須設置。以下同）5.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如1978。5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。5.4.4 件號：文件的排列順序號。
件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標注。館編伯號按進館要求標注。
5.4.5 機構（問題）：作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。5.5 編目
歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目（見圖A2）。5.5.1.1 件號：填寫室編件號。
5.5.1.2 責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。5.5.1.3 文號：文件的發(fā)文字號。
5.5.1.4 題名：文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加“[]”號。5.5.1.5 日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如19990909。5.5.1.6 頁數(shù)：每件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。5.5.1.7 備注：注釋文件需說明的情況。
5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）。5.5.3 歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。5.6 裝盒
將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。5.6.1 檔案盒
5.6.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20mm、30mm、40mm等（見圖A4a）。
5.6.1.2 檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項（見圖A4b、圖A4c）。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“—”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。5.6.1.3 檔案盒應采用無酸紙制作。5.6.2 備考表
備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。5.6.2.2 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。5.6.2.3 檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。
第三節(jié) 檔案館的收集工作
一、檔案館收集檔案的范圍和期限 １、范圍
（１）本級各機關、團體及所屬單位的具有永久保存價值的檔案，省轄市、州、盟和縣級檔案館同時接收長期保存的檔案。
（２）屬于本館應當接收的撤銷機關、團體的檔案
（３）屬于本館應當接收的中華人民共和國成立以前的各種檔案（４）檔案館之間交接檔案 ２、保管期限
（１）省級以上檔案館接收立檔檔案單位保管20年左右的永久保存的檔案。（２）省轄市、州、盟和縣級檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案。
二、現(xiàn)行機關和撤銷機關檔案的接收
（一）現(xiàn)行機關檔案的接收
１、對現(xiàn)行機關檔案的形成要進行預測，包括內(nèi)容、形成特點、檔案 現(xiàn)狀、數(shù)量、整理質量、保管條件、利用情況。我國在這方面做得不夠，這是應當注意的。２、移交前的業(yè)務指導要統(tǒng)一內(nèi)容，各種做法要標準化和規(guī)范化。
３、交接雙方必須根據(jù)移交目標清點核對，并且在交接文據(jù)上簽名、蓋章，有關資料也應要向檔案館移交，但資料移交這項工作做得不夠好。曾經(jīng)有一個趨勢：追求案卷的厚度200-300頁。這種作法，不可取，主要應根據(jù)案卷內(nèi)容來立卷。４、實事求是地靈活掌握入館時間
除了１０年、２０年的原則要求外，還有例外。
（１）在非和平環(huán)境、**（文革）期間的檔案，邊遠地區(qū)保管條件惡劣的檔案可以提前接收。
（２）一些專門檔案可以在機關多保存一些時間，如國防檔案、外交檔案、公安檔案、法院訴訟檔案，人民銀行的財會檔案。
（二）撤銷機關檔案的接收
機關撤銷或合并必須將本機關的全部檔案進行認真清理，妥善保管，不得分散，并依照規(guī)定進行移交和適當?shù)奶幚怼?/p>
1、由撤銷機關組織人力，負責整理好，然后再向有關的檔案館移交。
2、撤銷機關的業(yè)務分別劃歸幾個機關的，其檔案材料不得隨之分散，仍作為原機關檔案的一部分，按全宗整體移交有關檔案館，或由其中一個機關完整地代管。一個機關交入另一個機關，或幾個機關合并為一個新的機關，其檔案材料仍按原全宗為單位向有關檔案館移交，或由新機關代管。
一個機關內(nèi)一部分業(yè)務或者一一個部門劃給另一個機關接收，其檔案材料不得由原全宗中抽走而帶入接收機關；如果接收機關需要利用，可按手續(xù)借閱或者復制。
3、機關撤銷或者合并時，如有尚未處理完畢的文件，移交應受理這些文件的新機關繼續(xù)處理，并作為新機關的檔案加以保存。
三、各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定
1986年2月7日國家檔案局發(fā)布的第２ 號文件《各級檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》中規(guī)定： 第三條：各級綜合性國家檔案館收集現(xiàn)行檔案的范圍
1、本級中共委員會的、顧問委員會的、紀檢委的、人大及其常設機構、人民法院、人民檢察院、人民政府、人民政協(xié)、工會、共青團、婦聯(lián)等機構及其工作部門和直屬的臨時性單位形成的檔案。經(jīng)協(xié)商同意，接收或代存同級民主黨派機構形成的檔案?？h級檔案館同時接收鄉(xiāng)、鎮(zhèn)黨委和政府及其工作部門形成的檔案。
2、本級人民政府直屬工作部門的派出性單位形成的檔案，一般作為派出單位全宗的組成部分。
3、本級人民政府直屬工作部門所屬的獨立分管某一方面工作或從事某項事業(yè)的行政管理機關和企、事業(yè)單位。如水利工程局、種植公司、文化館、劇團、專門學校、?？漆t(yī)院、生產(chǎn)地方傳統(tǒng)名優(yōu)產(chǎn)品或者具體生產(chǎn)特種工藝的工廠等形成的單位。一般工廠、普通中小學校、商店以及村委會等單位可以選收其中若干代表性的單位形成的檔案。
4、屬于地方和上級主管部門雙重領導的單位形成的以反映地方某項事業(yè)或建設活動為主的檔案。
5、經(jīng)協(xié)商同意、收集或代存集體所有制單位和典型的個體戶、專業(yè)戶形成的有進館價值的檔案和本級管理權限內(nèi)著名人物形成的檔案。
6、撤銷單位的檔案。
7、中國人民解放軍檔案館收集和保管解放前中共領導的紅軍、八路軍、新四軍等軍事機關、部隊、院校形成的革命檔案。
8、地方各級綜合性檔案館收集、保管建國前本地方革命歷史檔案及舊政權機關和其他單位形成的檔案。
第三節(jié) 歷史檔案的接收與征集
一、歷史檔案的概念
習慣所稱的歷史檔案，是指在中華人民共和國成立以前的檔案。包括革命歷史檔案，以及民國時期檔案和歷代王朝的檔案。
二、收集的歷史檔案意義
1、收集歷史檔案是保護我們偉大祖國歷史文化遺產(chǎn)，維護黨和國家歷史面貌的重要措施。
2、收集歷史檔案是黨和國家當前與長遠利用的需要。
3、收集歷史檔案帶有搶救歷史文化遺產(chǎn)的性質。
三、征集途徑 檔案征集的途徑有：
1、向有關單位征集代管的建國以前的檔案和材料
2、向兄弟檔案館征集
3、向圖書館、博物館、紀念館征集
4、向古舊書店、廢品收購部門征集
5、向寺廟、古跡保管部門征集
6、向個人征集
7、少數(shù)民族地區(qū)歷史檔案的征集
第四章 檔案整理工作
第一節(jié) 整理工作概述
一、整理工作的意義
檔案整理的質量直接關系到檔案的利用。檔案整理工作，在檔案總體管理中具有重要意義。
它是檔案利用、開放，發(fā)揮檔案作用的一項前提條件，是整個檔案工作中重要的基本建設。它是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎，檔案整理科學化和標準化的提高，對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。
二、整理的內(nèi)容和步驟
（一）內(nèi)容包括：
區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件整理、編目、裝訂（或“裝盒”）、排列案卷目錄的編制。
（二）步驟可分為： １、了解情況，擬訂方案
主要應了解立檔單位的情況（其成立、撤銷和變化的時間以及原因、職能、其隸屬關系、其內(nèi)部機構、負責人情況、文檔工作情況、印章和標記），還應了解全宗的數(shù)量，所屬年代（形成時間），主要內(nèi)容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質量、提供利用時間。２、區(qū)分全宗和分類
３、細分和組卷、草擬案卷標題
４、初步排列案卷順序，檢查分類是否合理，弄進行適當調(diào)整。５、全面審查修改標題。６、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的張?zhí)?、頁號、件號?/p>
對某些破損的文件進行裱糊。案卷的排列以全宗為單位，按照不同的分類、載體或保管期限分別排列。排列方法要統(tǒng)一，不能隨意變動。
三、整理工作的原則是(一）充分利用原有基礎
1、充分地重視和利用先前的整理基礎，以確定檔案整理的任務和要求，不要輕易打亂重整。
2、在整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。
（二）保持文件之間的歷史聯(lián)系
文件之間的歷史聯(lián)系，主要體現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式幾個方面。
1、文件在來源方面的聯(lián)系。文件是以一定的機關及其內(nèi)部組織機構或一定的個人為單位，有機地形成的。形成文件的這些單位，使文件構成了來源方面不可分割的歷史聯(lián)系。
2、文件在時間方面的聯(lián)系。形成檔案的機關和個人所進行的具體活動，都有一定的過程和階段性，因而使文件之間具有自然的時間聯(lián)系。
3、文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。文件是機關或個人在履行一定職責的各種活動中，為了解決一定問題而產(chǎn)生的。它的形成者的特定活動，使文件之間在內(nèi)容上具有密切聯(lián)系。
4、文件在形式方面的聯(lián)系。文件的內(nèi)容必然通過一定的形式表現(xiàn)出來。所謂文件形式，包括它的內(nèi)部形式和外部形式兩方面：種類、名稱和載體、記錄方式等。這也構成了文件之間一定聯(lián)系。
對于保持文件之間的聯(lián)系，應該辯證地看待和處理。
四、便于保管和利用
保持文件之間的歷史聯(lián)系，不是整理檔案的主要目的，所以不能為聯(lián)系而聯(lián)系，便于保管和查找檔案，才是檔案整理工作的基本出發(fā)點和最終要求。
第二節(jié) 全宗和立檔單位的劃分
一、全宗概念及含義
（一）全宗定義
全宗是一個獨立的機關、組織或個人在社會活動中形成的檔案有機整體。全宗解放初稱為“芬特”。1955年改為“全宗”。
（二）全宗的含義
1、全宗是一個有機整體
同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。
2、全宗是在一定歷史活動中形成的
全宗的這種整體性具有客觀性，而不是純粹人為的（即任意的）。全宗的整體性，是由其內(nèi)部的歷史聯(lián)系所決定的。
3、全宗是以一定的社會單位為基礎而構成的
全宗是以產(chǎn)生它的機關、組織和個人為單位而構成的。這就為檔案全宗這種整體確定了一個時空范圍以及縱向和橫向間的區(qū)分標志。
二、為什么要按全宗整理檔案？
（一）這種方法符合檔案的形成規(guī)律和特點。
同一個全宗教的檔案不能任意分散，不同國家的檔案不能隨意混雜，科學 理解文件的歷史聯(lián)系。檔案都是圍繞一個機關或個人的活動而形成的。此方法還便于保管利用。
（二）全宗是組成國家全部檔案的基本單位。
一個機關的活動體現(xiàn)著一定的職能，執(zhí)行一定的任務，發(fā)揮一定的功能。
１、在我國，全部國家所有的檔案為國家檔案全宗，這是由于許多小全宗組成。另外，全宗也是檔案館的統(tǒng)計單位。
２、全宗，也是一個相對的概念，據(jù)蘇聯(lián)理論，它包括全宗、檔案館全宗、國家檔案全宗三個概念，我國一般取第一、三個概念，第二個概念則很少提。一個檔案館收集的若干全宗數(shù)為檔案館全宗，我國則稱館藏。并且蘇聯(lián)的提法是若干檔案館全宗形成國家檔案全宗。
（三）全宗在檔案整理上占有重要地位，是保證整理工作質量的重要條件。區(qū)分全宗是整理工作的第一步。
（四）全宗為檔案提供利用，奠定了科學基礎。
如果全宗劃分準確，全宗檔案完整齊全，就會為利用帶來方便，準確研究每個機關的活動情況和歷史面貌。
（五）全宗是對檔案進行科學管理必須遵循的重要原則。
它不僅是一個單位和整理檔案的方法問題，而且是一個原則理論，蘇聯(lián)更把它稱為一種思想。
三、立檔單位及其構成條件 立檔單位也稱為“全宗構成者”。它的構成條件是：
A、可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義對外行文； B、設有會計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃； C、設有管理人事機構或人員，并有一定的人事任免權。
三個條件中，第一條最重要。判斷一個單位是否立檔單位，不能只依單位人數(shù)、級別大小來確定的，而是以第一個條件來判定。
四、立檔單位的變化和全宗劃分。
（一）政權的變化和立檔單位的劃分
１、政權發(fā)生了變化，同時社會性質也發(fā)生了根本變化，就要另立全宗。（但在西藏，這方面分得不是很清楚）
２、政權發(fā)生了變化，社會性質沒有發(fā)生根本變化。
如明、清朝更替、北洋軍閥和國民政府的更替等，雖然根本性質沒有發(fā)生變化。但由于政權各自的領導人不同，歷史時期不同，歷史時期不同，具體的階段內(nèi)容不同。因此也應當另立全宗。
各黨派、人民團體、宗教團體的全宗，只要其主旨和組織成分的基本構成沒有發(fā)生根本性的變化，它們的檔案，無論在何時何地形成，應構成一個全宗；地方割據(jù)政權的更替也不影響全宗的劃分。
（二）生產(chǎn)關系的改變和全宗的劃分
這個方面主要是針對企、事業(yè)單位，如工廠、商店、學校、銀行等一個解放前后都存在的企事業(yè)單位，其性質確有根本不同，但它們的檔案在工作生活中是有連續(xù)性的，其任務沒有根本變化，它們在各個時期形成的檔案是不可分割的整體，從而能較完整地體現(xiàn)此單位的變化發(fā)展，也更有利于查考利用。
（三）基本職能方面考慮
在立檔單位的政治性質無根本變化的情況下，主要是分析它的基本職能是否有根本變化。
1、凡是新成立的并具有一定獨立性的機關，就是新的立檔單位，它的檔案構成新的全宗。
2、凡屬下列情形，均非機關基本職能的根本變化；機關職能與工作范圍的擴大或縮小，機關內(nèi)部組織機構的調(diào)，機關工作地點的變更，領導關系的改變以及由于某種原因機關曾暫時停止一段時間的工作等。
3、臨時機構一般不單獨建立全宗，其檔案應納入其主管機關檔案全宗統(tǒng)一管理，但屬于黨委、政府直接領導，執(zhí)行全面性的任務，為期比較長的，應建立單獨全宗。
4、如果兩個機關合署辦公，而文件是分別處理的，它們所形成的檔案，應該分別構成全宗。而合署辦公前后各形成的檔案，一般應屬于一個全宗。
五、人物全宗
人物全宗是著名人物在其一生社會活動中形成的檔案整體。注意兩點：
1、不得收入官方檔案原件
2、一個人一生無論身分、政治立場如何變化，只構成一個全宗。
人物全宗的收集問題：個人全宗與公共全宗的關系問題。因為許多個人檔案都是在公務活動中形成的。
個人在公務活動中形成的文件，原件應放在立檔單位全宗中，復印件或附件可歸入個人全宗；另外，個人在他非公務活動中形成的文件，原件應歸入個人全宗。
六、全宗的補充形式
（一）聯(lián)合全宗
就是兩個或幾個關系密切的立檔單位形成的，難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整體。
1、密切繼承關系的機關，文件彼此混雜;
2、職能互有密切聯(lián)系的機關，合署辦公，“一套機構兩塊牌子”。如
手工業(yè)局
**省聯(lián)合全宗手工業(yè)聯(lián)社
（二）全宗匯集
是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。
1、從相同類型的基層單位選擇接收的，具有代表性的若干小全宗
2、殘缺不全的一些全宗
****時期**地區(qū)工礦企業(yè)全宗匯集_
聯(lián)合全宗和全宗匯集的區(qū)別： １、它們的構成不同
聯(lián)合全宗的檔案之間有著密切的聯(lián)系，檔案難以區(qū)分，其組建的客觀依據(jù)較強；全宗匯集不一定富有聯(lián)系，而只是把數(shù)量少的小全宗匯集在一起，便于保管和統(tǒng)計，人為性相對地較大。
２、它們的性質不同
聯(lián)合全宗是永久性的單位，整理之后再變動，而全宗匯集是暫時性的其中其個全宗增加了大量的檔案，就可從中分出去，另立全宗。
七、判定檔案所屬全宗關鍵在于確定檔案的形成者――立檔單位。要區(qū)分兩個概念：檔案的形成者、文件的作者。
（1）A、對內(nèi)部文件和發(fā)文，“檔案的形成者”就是“文件的作者”。B、對收文，“檔案的形成者”是“文件的實際收受者”。
（2）判定的對象是案卷時，要注意，卷皮上往往都標明了立檔單位。（3）沒有標明作者或收文者的，要分析和考證。
（4）經(jīng)幾個立檔單位辦理，歸入最后承辦完畢的立檔單位的全宗。
八、全宗群
全宗群是具有某些歷史聯(lián)系的若干全宗的群體。如：黨群、行政 工業(yè)交通系統(tǒng) 農(nóng)林水利系統(tǒng) 財糧商業(yè)貿(mào)易系統(tǒng) 科學文化教育衛(wèi)生系統(tǒng) 如：
* *地區(qū)政法系統(tǒng)全宗群 解放戰(zhàn)爭時期黨政機關全宗群 第三節(jié) 分類
一、分類的意義
全宗內(nèi)檔案的分類，對于整個檔案整理工作的組織和質量以及日常的檔案管理，都有重要的意義。
首先，檔案經(jīng)過區(qū)分全宗之后，如不經(jīng)過分類，還不免是一堆雜亂無章的材料，只有對全宗內(nèi)檔案進行合理的分類，才能提示出它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，真正使全宗成為一個有機整體，便于系統(tǒng)地提供利用。
其次，就整個整理工作的程序而言，只有經(jīng)過分類，其后的一系列環(huán)節(jié)才易于著手和逐步深入。
全宗內(nèi)檔案分類的優(yōu)化，可為檔案的全面管理創(chuàng)造有利條件。_
二、分類的要求有
１、分類方法要從檔案的形成特點和規(guī)律出發(fā)，符合文件的歷史狀況，保持它們之間的歷史聯(lián)系。
２、分類應當具體科學性、思想性、統(tǒng)一性、排斥性、伸縮性
（１）科學性：分類時，要按檔案本身的內(nèi)在聯(lián)系來進行，項目（類目）的設制力求合理，層次分
明，層次一般分一層，大型機關可分到二層三層（層次不宜過多）
（２）思想性：分類時注意政治思想性，體現(xiàn)有關的方針、政策，反對純客觀主義傾向和忽視政治內(nèi)容思想的傾向，對歷史檔案更要注意思想性、政治性和科學性。
三、分類的一般方法有
1、時間分類法 Ａ、年度分類法 Ｂ、時期分類法
2、來源分類 A、組織機構分類法 B、作者分類法 C、通訊者分類法
3、內(nèi)容分類法 A、問題分類法 B、實物分類法 C、地理分類法
4、形式分類法 A、按文件種類分類 B、按載體形態(tài)分類 C、按形狀規(guī)格分類
四、常用分類方法：
分類方法很多，常用的主要有三種：
（一）年度分類法
（二）組織機構分類法
（三）問題分類法
五、復式分類法的選擇和分類方案的編制
（一）年度--組織機構分類法
適用于立檔單位內(nèi)部組織變化不復雜的單位。
（二）組織機構--年度分類法 適用于撤銷機關檔案。
（三）年度--問題分類法
多用于組織變化復雜，或由于機構之間分工不明確、文書工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機構，以及沒有內(nèi)部機構或內(nèi)部機構非常簡單而無必要按組織機構分類等情況?？傊?，在不可能和不適于按組織機構分類時，往往采用它。
（四）問題--年度分類法
多適用于撤銷機關檔案和歷史檔案。第四節(jié) 立卷 立卷工作內(nèi)容包括： 組成案卷單位 擬寫案卷標題 卷內(nèi)文件的排列與編號 填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表
案卷封面的編目與案卷的裝訂(或“裝盒”）
一、立卷的方法 文件六特征立卷法： 按作者立卷
按時間立卷 按問題立卷 按地區(qū)立卷 按文件名稱立卷 按收發(fā)文機關立卷
二、案卷標題的擬制及封面編目
（一）要求：
1、歷史觀點和政治上的正確性。
2、文字簡練，表達準確。
3、題名基本結構力求完整。
題名的基本結構包括文件的責任者（作者）、內(nèi)容（問題）和名稱（文種）三部分。必要時須標明地區(qū)、收發(fā)文機關和時間。
（二）歷史檔案案卷封面的要求
1、機關名稱。歷史上曾經(jīng)存在的過的某一個機關，是歷史事實的反映，不能隨意改動，應保留原來的名稱。
2、人物職務、稱號。不宜改成現(xiàn)代的稱呼。
3、歷法和紀元。在案卷封面的編目中，應以公歷和公元為標準。如果文件上使用的是其它歷法年
號，則在公歷和公元年份日期之后用括號注明。
4、文種。歷史上的文種，如奏、咨、指令、訓令等應保留原貌。
5、地名。應照原文標寫地名，酌情在括號內(nèi)注明現(xiàn)地名或相當于現(xiàn)在地理范圍的地名。
6、文件的內(nèi)容和其他用語。對統(tǒng)治階級誣蔑人民的一些內(nèi)容和詞語，不能機械地照搬。對非政治性的名詞、術語，應照原文沿用。如將薪俸改為工資，地籍整理法改為土地法令，是不必要的。
需要說明的是：
隨著檔案工作的發(fā)展，計算機技術的發(fā)展，立卷工作逐步由手工操作，向計算機輔助立卷發(fā)展。電子檔案是否要“立卷”，學術界有爭議。請參考有關文獻。
中華人民共和國檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》 《廣西壯族自治區(qū)歸檔文件整理實施細則》 “GD2000檔案管理系統(tǒng)”簡介
第五節(jié) 卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄與檔號
一、卷內(nèi)文件目錄
1、卷內(nèi)文件排列
時間、重要程度、作者、問題、地區(qū)、文件名稱
2、卷內(nèi)目錄及備考表
二、案卷目錄
案卷目錄就是案卷的名冊，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序排列的一覽表。
三、檔號
長期以來，我國許多檔案館不編檔號，或檔號殘缺不全，從而影響了檔案的查找利用。全宗號、目錄號、案卷號、頁號（件號）
1、全宗號
序時流水編號法按進館檔案的先后順序編號 系統(tǒng)編號法如黨群、政法、工交、農(nóng)林、財貿(mào) 按立檔單位重要程度編號 系統(tǒng)流水編號法 G002、J011、A024、X136
2、目錄號
3、案卷號
4、件號或頁號
第五章 檔案的鑒定
第一節(jié) 鑒定工作的內(nèi)容和制度
一、內(nèi)容
1、制定標準
2、確定期限
3、找出無保存價值的檔案，銷毀。
二、制度：
包括兩方面內(nèi)容：
（一）確定統(tǒng)一的檔案鑒定原則和標準
鑒定標準是：1983年國家檔案局頒布《關于文書檔案保管期限的規(guī)定》和《文書檔案保管期限表》，次要的還有《機關檔案工作條例》等。1987年底又頒布一個《文書檔案保管期限表》，此表規(guī)定1983年的表作廢。2006年底公布了《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，宣布1987年的《文書檔案保管期限表》作廢。軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企（事）業(yè)單位可以參照新規(guī)定精神制定本系統(tǒng)、本單位的檔案保管期限。新的文書檔案保管期限表如下： 文書檔案保管期限表 本級黨的代表大會、人民代表大會、政治協(xié)商會議，工會、共青團、婦聯(lián)代表大會的文件材料
1.1請示、批復、通知、名單、議程、報告、領導人講話、選舉結果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、主席團會議記錄等文件材料永久
1.2大會發(fā)言，人大代表建議和意見、人大議案及答復，政協(xié)委員提案及辦理結果，簡報，快報永久
1.3重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程中形成的文件，小組會議記錄、會議服務機構的計劃、總結等文件材料30年 1.4討論未通過的文件10年 本級黨委、人民代表大會、政治協(xié)商會議、紀律檢查委員會、共青團、工會、婦聯(lián)的常委會、執(zhí)委會、主席團、全體委員會會議，政府常務會、辦公會議的文件材料
2.1公報、決議、決定、記錄、紀要、議程、領導人講話、討論通過的文件、參加人員名冊永久
2.2討論未通過的文件10年 本機關黨組（或實行黨委制的黨委）會議和行政辦公會的紀要、會議記錄永久 4 本機關召開工作會議、專題會議的文件材料
4.1請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要永久 4.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報30年 5 機關聯(lián)合召開會議的文件材料 5.1本機關為主辦的
5.1.1請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要永久
5.1.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報30年 5.2本機關為協(xié)辦的
5.2.1請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要的復制件或副本30年
5.2.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報的復制件或副10年 6 本機關承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會的文件材料
6.1請示、批復、申辦和籌辦組委會主要活動安排、議程、名單、主報告（原文及譯文）、輔助報告（原文及譯文），上級領導人賀辭、題詞、講話，會徽設計永久 6.2代表發(fā)言材料、交流材料、簡報、新聞報道30年
6.3委員會、分會會議和學術會的討論記錄，會議代表登記表、接待安排10年 7 上級機關、上級領導檢查、視察本地區(qū)、本機關工作時形成的文件材料 7.1重要的永久 7.2一般的30年
7.3本地區(qū)、本機關工作匯報材料30年 8 本機關業(yè)務文件材料
8.1本機關制定的方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務文件，中長期規(guī)劃、綱要等文件材料永久
8.2本機關的請示與上級機關的批復、批示 8.2.1重要業(yè)務問題的永久 8.2.2一般業(yè)務問題的30年
8.3同級機關、下級機關的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料 8.3.1重要業(yè)務問題的永久 8.3.2一般業(yè)務問題的30年
8.4本機關代上級機關起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項業(yè)務文件的最后草稿30年 8.5機關聯(lián)合行文的文件材料 8.5.1本機關為主辦的 8.5.1.1重要業(yè)務問題的永久 8.5.1.2一般業(yè)務問題的30年 8.5.2本機關為協(xié)辦的 8.5.2.1重要業(yè)務問題的30年
8.5.2.2一般業(yè)務問題的10年 8.6本機關編輯、編寫的文件材料 8.6.1大事記、組織沿革等永久
8.6.2簡報、情況反映、工作信息等10年 8.7行政管理、執(zhí)法活動中形成的文件材料
8.7.1行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料永久 8.7.2執(zhí)法檢查情況匯總、通報，整改通知等永久 8.7.3行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料
8.7.3.1固定資產(chǎn)投資、科技計劃等項目的審批（核準）、管理、驗收（評估）等文件材料永久
8.7.3.2不動產(chǎn)、自然資源的所有權、使用權確認的文件材料永久
8.7.3.320年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料永久
8.7.3.420年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料30年 8.7.4行政管理工作中形成的備案文件材料10年
8.7.5行政處罰、處分、復議、國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧?8.7.5.1重要的永久 8.7.5.2一般的30年
8.8計劃、總結、統(tǒng)計、調(diào)研等方面的文件材料 8.8.1年度和年度以上的計劃、總結、統(tǒng)計材料永久 8.8.2年度以下的計劃、總結、統(tǒng)計材料10年 8.8.3重要職能活動的總結、重要專題的調(diào)研材料永久 8.8.4一般活動的總結、一般問題的調(diào)研材料10年
8.9出國或出境訪問考察、參加國際會議，接待來訪等外事活動形成的文件材料 8.9.1發(fā)表的公報，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要等永久 8.9.2出國審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報告、一般性會談記錄30年 本機關機構編制、干部人事、黨、團、紀檢、工會、保衛(wèi)、信訪工作文件材料
9.1機構設置、機構撤并、名稱更改、組織簡則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料永久
9.2人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件30年
9.3人事任免文件永久
9.4先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料 9.4.1受縣級（含）以上表彰、獎勵的永久 9.4.2受縣級以下表彰、獎勵的30年 9.5對本機關有關人員的處分材料 9.5.1受到警告（不含）以上處分的永久 9.5.2受到警告處分的30年
9.6職工錄用、轉正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料永久
9.7人事考核、職稱評審工作文件材料永久
9.8職工調(diào)動工作的行政、工資、黨團組織關系的介紹信及存根永久 9.9職工名冊永久
9.10黨、團、工會工作活動中形成的文件材料 9.10.1工作報告、總結，換屆選舉結果永久 9.10.2重要專項活動的報告、總結等永久
9.10.3黨團員、工會會員名冊，批準加入黨團、工會組織的文件材料永久 9.10.4情況反映、工作簡報10年
9.11紀檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報告、調(diào)查材料 9.11.1重要的永久 9.11.2一般的30年
9.12保衛(wèi)部門的安全檢查、調(diào)查記錄10年 9.13本機關處理人民來信來訪的文件材料 9.13.1有領導重要批示和處理結果的永久 9.13.2其他有處理結果的30年 10 本機關事務管理文件材料
10.1房產(chǎn)、土地所有權和使用權的文件材料永久
10.2與有關單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料 10.2.1重要的永久 10.2.2一般的10年 10.3接待工作的計劃、方案
10.3.1重要的30年 10.3.2一般的10年 10.4機關財務預算30年
10.5機關物資（辦公設備及用品、機動車等）采購計劃、審批手續(xù)、招標投標、購置等文件材料，機動車調(diào)撥、保險、事故、轉讓等文件材料30年 10.6國有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等）文件材料 10.6.1重要的永久 10.6.2一般的10年
10.7職工承租、購置本單位住房的合同、協(xié)議和有關手續(xù)永久
10.8職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細則，職工住房情況統(tǒng)計、調(diào)查表、職工住房申請30年 上級機關制發(fā)的文件材料
11.1上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的文件材料 11.1.1重要的永久 11.1.2一般的10年
11.2上級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料10年
11.3上級機關制發(fā)的關于本機關機構設置、領導人任免、人員編制等文件材料永久 12 同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料10年 13 下級機關報送的文件材料 13.1重大問題的專題報告30年
13.2年度和年度以上的計劃、總結、統(tǒng)計材料10年
（二）確定了鑒定工作的組織領導 鑒定工作分工階段進行：
1、機關文件歸檔時特別剔除一部分沒有保存價值的文件，剔除的文件主要參照2006年的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》來執(zhí)行。不歸檔的范圍主要有：
（1）上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；
（2）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記
錄，機關內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；
（3）同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（4）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。對于不歸檔的文件處理是：各個機關每年在歸檔時應當清理不歸檔的文件材料，并且要加強保管，不要隨意堆放，以免造成匯密，需要銷毀的應即時銷毀（但具體那些需及時銷毀并未明確規(guī)定），銷毀時對密級較高的文件應按照保密規(guī)定辦理；一般的文件材料可以采用簡便方法進行登記，經(jīng)過本部門有關領導人批準后即可銷毀。
2、對歸檔文件要確立保管期限。
應當根據(jù)2006年的期限表進行，對專門單位（地質部、煤炭部、石油部等）就制定專門檔案保管期限表，或者結合本機關的實際情況，編制本機關或本系統(tǒng)的檔案保管期限表，此表要經(jīng)過本機關領導審批后執(zhí)行，并報同級檔案行政管理部門備案。
3、保管期滿的檔案應當剔除銷毀。
（三）檔案的銷毀
機關銷毀失去保存價值的檔案，須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)機關分管負責人批準后，由二人在指定地點監(jiān)銷，并且在銷毀清冊上簽字，情況特殊的專門檔案，另有銷毀規(guī)定的按照有關規(guī)定執(zhí)行。檔案的銷毀一定要慎重。
第二節(jié) 檔案鑒定的方法
一、決定檔案保存價值的因素
1、檔案自身的特點和狀況
檔案的內(nèi)容、來源、形式以及其他各種情況，影響著檔案是否有保存價值，有什么樣的保存價值。
2、社會利用需求
國家各項事業(yè)、黨和國家各項工作、廣大干部和人民群眾對各種檔案利用的需求，影響著檔案的保存價值。
上述決定檔案保存價值的兩個方面的因素，是相互作用、辯證統(tǒng)一的。檔案客體，是檔案社會價值的物質承擔者；利用檔案的需要，是檔案價值實現(xiàn)的社會條件，兩方面的因素，都是客觀存在的。
二、鑒定檔案價值的基本觀點
（一）全面的觀點
1、在鑒定時，不僅要看到局部，也要看到整體，既要考慮到本單位的利用，也要考慮到社會的需求。機關檔案的鑒定存在的問題，往往只顧到本機關的利用。
檔案的作用是多方面的，也就是我們對檔案的價值考慮時要從它的多個作用出發(fā)。
2、從檔案之間的相互關系上分析價值。鑒定時，還要看到全宗之間及全宗群的聯(lián)系，甚至要考慮到國家全部檔案。
3、要從把檔案移交到檔案館的角度來考慮，既要考慮到進館檔案的完整性，也要考慮避免館內(nèi)檔案的過多的重復。重復在檔案館是不可避免的和必要的，允許少量的重復、必要合理的重復。
（二）歷史的觀點
檔案本身就是歷史的記錄，它是在一定的歷史條件下產(chǎn)生的，因此鑒定時應當用歷史唯物主義的觀點來分析檔案的價值。根據(jù)檔案產(chǎn)生的時代背景、具體的事件、本身的歷史作用等方面來預測檔案的歷史價值、反對狹隘的實用主義觀點。
（三）發(fā)展的觀點
社會不斷向前發(fā)展，這決定了檔案的價值不斷發(fā)生變化。在鑒定時，不僅要看到檔案在當前的作用，并要估計和預測檔案在將來的作用，為子孫后代利用檔案著想。
（現(xiàn)在我們應以怎樣的眼光來預測檔案的價值呢？國外出現(xiàn)了檔案成為大眾的文化中（媒）介的功能，而不僅局限于學術的利用了）
三、分析檔案價值的具體方法：
總方法：檔案保存價值的確定應當以反映本機關的主要職能活動為出發(fā)點，以分析檔案內(nèi)容為中心，結合考慮檔案的作者，形成時間，名稱，完整程度、可靠性、有效性以及外型特點等因素。研究過去檔案的被利用情況，全面地估計和預測對檔案的利用需求，正確判定檔案的保存價值。
方法：直接鑒定法——要求鑒定人員逐件逐張地審查檔案材料的價值，從它的內(nèi)容、作者、名稱、可靠程度等方面，去全面考查它的價值。
四、鑒定檔案價值的標準（也有的書上稱為“方法”）
1、來源標準
檔案的來源是指檔案的形成者。檔案形成者在社會上以及機關內(nèi)的地位、作用和職能要影響甚至決定檔案的價值。
2、內(nèi)容標準
檔案內(nèi)容是決定檔案價值最重要、最本質的因素。對檔案內(nèi)容的分析可著眼于以下四個方面： A、檔案內(nèi)容的重要性； B、檔案內(nèi)容的獨特性； C、檔案內(nèi)容的時效性；
D、除上之外，對檔案內(nèi)容的真實性、完備性等也要加以考察，以準確地把握檔案的價值。
3、形式特征標準
檔案的形式特征是文件的名稱、責任者、形成時間、載體形態(tài)、記錄方式等。在某種情況下，這些形式特征也可能對檔案的價值發(fā)生影響。
4、相對價值標準
在一定的情況下，某些文件的保存價值和保管期限可以相對地提升或降低。通常的方法是分析全宗和全宗內(nèi)檔案的完整程度。
在根據(jù)上述標準分析檔案價值的時候，要始終堅持辯證的思維方法，切忌機械、片面地強調(diào)某一方面，忽略其他。
五、方法論問題
1、研究利用規(guī)律，預測未來利用需要
2、研究檔案保存的效益
3、重要性與保管期限長短的關系
4、彈性原則
保存從寬，銷毀從嚴； 孤本從寬，復本從嚴； 本機關從寬，外機關從嚴； 兩可之間的，就高不就低； 暫緩銷毀
歷史檔案從寬，現(xiàn)行檔案從嚴；
解放前檔案從寬，解放后檔案從嚴； 首腦機關從寬，一般機關從嚴； 上機機關從寬，下級機關從嚴； 撤銷機關從寬，現(xiàn)行機關從嚴；
六、在鑒定工作中需要注意的問題
（一）應當以全國統(tǒng)一規(guī)定的鑒定原則和標準作為依據(jù)，不能夠自行其事。
（二）應當考慮各方面的作用。這里主要指出應當考慮憑證作用和參考作用，正面作用和反面作用，內(nèi)容上的作用和形式上的作用。
（三）對重要的設備的檔案和基建檔案應當由使用設備和建筑物的機關檔案部門保存復制件，原件移交到檔案館保存。
（四）寬嚴問題：“寬”：指鑒定的標準放寬，多保存一些；“嚴”指標準嚴格一些，少保存一些。
第三節(jié) 檔案保管期限表
一、作用
（一）能夠統(tǒng)一鑒定認識，避免人為的局限性和片面 性，使鑒定有章可循。（表雖是主觀制度，但較接近于客觀）
（二）能夠保證鑒定工作質量。（表是通過長期實踐總結出來的）
（三）能夠提高鑒定工作的效率，加快檔案鑒定速度。（根據(jù)表把檔案對號入座，較為方便，速度又較快）
（四）可以防止任意銷毀檔案文件，維護檔案的完整與安全。（有保管價值的文件一般都歸入了保管期限表）
（五）立卷時可以據(jù)此考慮文件的價值，把具有相同價值、聯(lián)系密切的文件材料組合在一起，不同價值的文件材料分開組卷，保證案卷質量，為日后進館復查打下了基礎。
二、類型
1、通用檔案保管期限表
2、專門檔案保管期限表
3、同系統(tǒng)機關檔案保管期限表
4、同類型機關檔案保管期限表
5、機關檔案保管期限表
三、保管期限
（一）過去曾經(jīng)用過的方法：
永久、長期、短期
（二）專門檔案的保管期限
1、人民法院的訴訟檔案
分為永久、長期（60年）、短期（30年），刑事案件的證物不宜長期保管的至少也要保存十五（證物有些是檔案，有些則不是）；案件的結案時間是終審判決結案后的第二年算起；檔案的銷毀是將其中的判決書、裁定書、調(diào)解書取了一份，按年度審判級別整理立卷、永久保管。
2、書稿檔案
其保管期限與文書檔案一致。
3、會計檔案
其保管期限分為兩種：
定期（三年、五年、十年、十五年、二十五年）、永久
其保管時間是從會計年度終了后的第一天算起，會計檔案中的預算、計劃、制度等文件材料的保管期限是和文書檔案一致的。
三、保管期限的劃分原則
機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。永久保管的文書檔案主要包括：(一)本機關制定的法規(guī)政策性文件材料；
(二)本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；(三)本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；
(四)本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統(tǒng)計報表等；
(五)本機關機構演變、人事任免等文件材料；
(六)本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；(七)上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料；
(八)同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。定期保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；
（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；
（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本機關一般性事務管理文件材料；
（五）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統(tǒng)計報表等；
（六）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料；
（七）上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；
（八）同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；
（九）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。
四、應當注意的問題
（一）要以保存本機關形成的文件材料為重點，永久和長期卷中上、下級文件也應有一定比重，全面估計和預測對檔案的需要，不能硬性劃分上、本、下級文件幾種保管期限的百分比。（實際工作中的有的作法是極形式主義 的，不可取，不合理。）
（二）正確處理完整與精煉的關系：在完整的基礎上求精煉，不必過于強調(diào)少而精。
（三）對檔案的鑒定要相對穩(wěn)定，不宜反復進行。即文件鑒定之后，不到期則不再次鑒定。
（四）保管期限不宜劃分很精確的年度。
第四節(jié) 檔案鑒定工作制度和組織
一、檔案室工作制度和組織 成立鑒定小組
二、檔案館工作制度和組織 成立鑒定委員會
三、銷毀檔案的批準和監(jiān)銷制度 機關領導批準 主管領導機關批準
銷毀1949年前的檔案，須報國家檔案局。兩人以上監(jiān)銷
四、銷毀
1、編制銷毀清冊 二、三份
2、立檔單位和全宗簡要說明
3、銷毀方法“火燒”或“打成紙漿”
第六章檔案保管工作
第一節(jié) 檔案保管工作概述
一、保管工作的含義為：
1、庫房管理
2、檔案流動過程中的保護
3、保護檔案的專門措施
二、保管工作的任務有：
1、防治檔案的損壞； 包括自然損壞和人為損壞。
2、延長檔案的壽命；
3、維護檔案的政治安全，防止泄密。
三、基本要求
1、以防為主，防治結合
2、加強重點，照顧一般
3、自力更生，勤儉節(jié)約
4、立足長遠，保證當前
四、意義
檔案保管工作在整個檔案工作中具有重要意義。檔案保管工作質量的高低，對提高檔案管理工作水平具有重大的影響，甚至在一定條件下具有決定性的影響。為檔案管理工作提供物質對象，提供一個最起碼、最基本的前提。第二節(jié) 檔案保管的基本物質條件
一、檔案庫房
二、檔案裝具有
1、檔案箱
2、檔案架
3、檔案柜等
三、包裝材料有
1、卷皮
2、卷盒
3、包裝紙等
第三節(jié) 檔案庫房管理
一、庫房編號有兩種方法：
1、為所有庫房編一總的順序號
2、分區(qū)編號
二、排架和編號
1、整齊一致
2、避光通風
3、空間利用
4、統(tǒng)一編號，順序是從左到右、從上到下。
三、全宗的排列和檔案的存放
1、全宗的排列
一個全宗的檔案放在一起
按全宗號流水排列法和全宗分類排列法兩種 按全宗群排列的方法
全宗編號和在庫房的實際排列順序
2、存放方式 豎放和平放
四、檔案存放位置索引
五、檔案代理卡
為了便于庫房管理員掌握流動情況和安全檢查，可以填制一種卡片放在檔案原來存放的位置上，這就是“代卷卡”或“代理卡”。
六、全宗卷
全宗卷是在管理某全宗過程中形成的，以全宗為單位組成的說明全宗歷史情況的文件材料專卷。
通常包括：移交和接收全宗的文據(jù)，立檔單位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案，立卷說明，全宗內(nèi)檔案數(shù)量和狀況的檢查登記和報告，檔案鑒定的報告和銷毀清冊，全宗指南、檔案利用的重要登記等。
全宗卷應單獨集中，按全宗順序保管。當全宗轉交給另一檔案館（室）保管時，其相應的全宗卷也隨同全宗移交。
七、溫濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生 請詳見《檔案保護技術學》。
八、保衛(wèi)和保密
九、防火
十、檔案在搬運中的保護
十一、安全檢查
第七章檔案檢索工作
第一節(jié) 檔案檢索工作的地位
一、檢索工作在整個檔案工作中的地位
1、檢索是提供利用的先期工作
檔案館（室）為提供利用所作的直接的準備工作，具體解決每個案卷或每一份文件的查找，是通過檢索來實現(xiàn)的。
2、檢索是提高檔案館（室）工作水平的重要手段
3、檢索形成了檔案業(yè)務工作中一個獨立的重要環(huán)節(jié)
二、編制檔案檢索工具的基本要求是
1、全，指信息存儲豐富。
2、準，指檢索準確。
3、快，指迅速。
4、便，指檢索要方便。
三、應當注意的問題：
要在重要的檔案上下功夫，不要平均使用人力物力。
1、一般的可著錄到案卷級，重要檔案則可著錄到文件級。
2、強調(diào)檢索工具 按照一定的方法排列起來以供查找咨詢。
三、排檢方法
第二篇：檔案管理學教案
《檔案管理學基礎》講義
第一章 檔案概論
第一節(jié) 檔案的起源與沿革
一、檔案的起源
關于檔案的起源，主要有以下四種觀點：
第一種觀點認為：在國家誕生以后，產(chǎn)生了文字，用文字記錄國家的各種事務，就形成了檔案。
第二種觀點認為：在原始社會末期產(chǎn)生了原始的文字，國家產(chǎn)生后，用文字記錄國家的各種事務，形成了檔案。
第三種觀點認為：在原始社會末期產(chǎn)生了原始的文字，原始部落用這種文字記錄各項事務，就形成了比較原始的檔案。國家形成后，形成了比較有條理的檔案。
第四種觀點認為：原始社會的結繩、刻契，就是原始的檔案，文字、國家形成后，形成了比較有條理的檔案。
第一、二種觀點又稱為階級社會產(chǎn)物論，又稱為文字、國家條件說。第三、四種觀點又稱為原始社會產(chǎn)物說。
二、檔案的沿革
檔案的沿革可以從以下分析： 1．載體沿革
檔案按載體可分為：甲骨檔案、金石檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質檔案、聲像檔案、電子檔案等。
2．名稱的沿革（1）“檔案”在商代稱為“冊”；周代稱為“中”；秦漢稱為“典籍” ；魏晉以后稱“文書”、“文案”；唐、宋以來稱“文卷”、“案卷”、“案牘”。
（2）“檔案”一詞，一般認為初見于清代。
順治十八年（1661年）的官府文書中，有“檔案”一詞的使用，即“查得順治十四年四月臣部題定檔案”。
康熙十九年（1680年）“起居注”：“上問馬哈喇之父與叔父皆歿于陣，部中無檔案?！?楊賓《柳邊紀略》(成書于1707年，康熙四十六年)說：“邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木若牌故也；存貯年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文之書于紙者，亦呼為牌子、檔子矣。”
鄭州大學文博學院王金玉、王永的文章，認為“檔案”一詞自清崇德三年（明崇禎十一年）即開始應用，比《柳邊紀略》早了60年，“檔案”的原始涵義指倉庫財物類的登記簿。（見王金玉、王永《“檔案”詞源新證》，《中國檔案》1999年2期。）
檔，在《康熙字典》中解釋為：橫木框檔。案，在《說文解字》中解釋為：幾屬。
由此引申，把處理一個事件的有關文書作為一案。
3．英文archive[`a:kaiv]，n.文件、記錄、檔案，相當于中文“檔案”一詞。復數(shù)archives[`a:kaivz], n.公文保管處、檔案處、公文。
第二節(jié) 檔案的定義
列寧：“定義可能有許多，因為對象有許多方面?！?下定義最常用的方法是：“屬”加“種差”。采用這種方法，可以給檔案下一個定義： 檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的，文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。
也可簡便表述為：檔案是人們在社會活動中形成的保存起來以備查考的文件。
除了這種表述外，還可以表述為：國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。
為了簡便起見，也可表述為：原始的歷史記錄。
另外再介紹《檔案法》上的定義。
《中華人民共和國檔案法》于1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過，1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次會議修正。
第一章“總則”第二條“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”
這幾種定義，在基本思想上是相同的，只不過表述方法不同而已。第一種定義是把“文件”作檔案所屬，第二種定義是把“原始記錄”(歷史記錄)作為檔案的所屬，這個原始記錄指的就是國內(nèi)外常用的較為廣義的文件。所謂廣義的文件，它不僅指常規(guī)的機關文書，也包括技術文件、文藝手稿以及其它各種文件材料。
第三節(jié) 檔案定義的涵義
一、檔案來源
從形成者看來源，有三類：機構、組織、個人。中國大陸以前不承認個人擁有檔案合法性，不重視個人檔案，因此許多個人保存的檔案，沒有集中到一個檔案館保管，相應地削弱了有些檔案的利用價值。而國外有些國家則不同，一些檔案管理機構承認個人擁有檔案，并鼓勵個人把檔案存入管理機構，而管理機構只起一種代為保管的作用。但是1996年公布的《中華人民共和國檔案法》規(guī)定檔案有三種所有形式：國家所有、集體所有、個人所有。
二、檔案形成
檔案是由文書轉化而來的。轉化條件有三：
（一）辦理完畢的文件才能成為檔案 所謂辦理完畢是相對而言的，主要是指完成了文書處理程序，不能理解為一切文件都要把文件中所說的事情全部辦完，才算辦理完畢。情況有以下三種：
1．文件內(nèi)容要求馬上辦理完畢，并且已經(jīng)辦理完畢。2．文件內(nèi)容要求長期執(zhí)行（辦理），但只要完成了文書處理程序也算一種，如國家的法律、條約、契約、合同、經(jīng)濟遠景規(guī)劃等，只要經(jīng)過簽收、傳閱、研究討論和貫徹執(zhí)行也算辦理完畢。
3．不需要具體辦理，只需完成文書處理程序就算辦理完畢
從這個角度來看，可以說“文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿”。
（二）具有一定查考利用價值的文件，才能成為檔案。
從這個角度來看，可以說“文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華”。
（三）按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案
從這個角度來看，可以說“文件是檔案的因素，檔案是文件的組合?！?/p>
三、檔案的形式
檔案信息的記注方式很多，載體也多種多樣。
從檔案的載體上來看，有甲骨、金石、紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤等。表達方式基本有三種：文字、圖像、聲音；
從記錄方法來看，有手寫、刀刻、印刷、攝影、錄音、錄像等。
從文件名稱上看，古代有詔、誥、題本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈?，F(xiàn)代有計劃、報告、請示、批復、會議記錄等。
從類型上說，有文書檔案、科技檔案、專門檔案。
四、檔案內(nèi)容
檔案內(nèi)容反映了人們各種社會活動，即檔案內(nèi)容上的特征是： 1．十分豐富，無所不包
一個國家的全部檔案記載著國家的誕生和發(fā)展，政治、經(jīng)濟、軍事、文化等各種各樣的內(nèi)容；一個機關的檔案記載著機關開展工作和生產(chǎn)活動的信息。從古到今的檔案，數(shù)量浩如煙海，上至天文、下至地理、中至人事，無所不包。
2．原始性
檔案是歷史的原始記錄，或說是原始的歷史記錄，這是檔案的本質屬性。檔案不是人們有意識編寫、加工的，而是為完成某項工作自然地形成的。對于后人來說，它是第一手的資料。因此，檔案具有很大的憑證作用。
原始性和真實性的區(qū)別：
從整體上看，檔案是比較可靠的歷史記錄，但具體到每一份文件，大多數(shù)是真實的，部分檔案并非如此，主要有兩種情況：
一是形成上不真實，是假造、偽造的檔案；
二是檔案內(nèi)容失真，形成是真實的，但其內(nèi)容不真實； 因此，我們應該辯證地看待這個問題。一方面我們不能百分之百地不加鑒定、不加分析地相信檔案的真實和可靠性，但也不能懷疑一切。應當看到絕大部分的檔案是真實的、可靠的，有部分檔案是假造的、不真實的，但這些也有保存價值，不能隨意銷毀、涂改。第四節(jié) 檔案與相關事物的比較
一、檔案與圖書的比較
1．不同方面
（1）檔案并非是有意識地編寫的、杜撰的，圖書是作者為了某種目的，有意識地撰寫的。
（2）數(shù)量不同。檔案往往是原稿原件，一般只保存幾件或一件（孤本），失而不可復得，同一種圖書往往印刷成千上萬冊。
（3）作用不同。檔案是歷史的原始記錄（并非全是真實記錄），絕大多數(shù)檔案具有信證作用，同時在社會生活各個方面都產(chǎn)生重要作用，圖書一般沒有法律信證作用，在許多方面不如檔案作用重要，圖書的作用是傳播知識。
（4）保密性不同。少部分檔案含有一定的機密，不能向社會隨意開放（但并不排斥向某些人開放）；圖書基本上是公開發(fā)行，不需要保密。（但并不排斥有些“內(nèi)部交流”之類）。
（5）形式不同。檔案以單份和卷宗的形式為主，并且手寫體較多，而圖書主要是一本本裝訂完好的，印刷體占絕大多數(shù)。
2．相似之處
（1）兩者目前都以文字記錄為主
（2）都記載了人類社會的知識，都包含了一定的信息量，都是屬于信息資源的范疇。（3）在一定條件下，兩者可以互相轉化，互相彌補。（如利用一些檔案資料寫成圖書，由于種種原因，原檔案不見了，就可用所寫的圖書代為檔案）。
二、檔案與情報的比較
1．情報的本質屬性是：
（1）情報的根本屬性之一是知識。
（2）有一定利用價值的知識才具有情報價值。
（3）情報是知識運動的過程之一，即情報是傳遞著的知識。2．兩者的比較
情報比檔案的內(nèi)涵豐富，涉及的范圍更廣；另一方面，它始終處于傳遞過程，是一種無形的東西，它的外在形式有圖書、資料、檔案等多種文獻。
三、檔案與文物的比較
文物是留存下來的具有歷史、藝術、科學價值的遺物。
大多數(shù)文物和檔案屬于兩種不同的事物，如古文化遺址、建筑、工藝品、墓葬、圖書資料等，都是文物。有部分文物是重要的歷史檔案，如歷代手稿，部分石刻、簡牘、甲骨文、契約、古代書信等，這些事物就具有雙重性，部分文物和檔案具有交叉性。這些東西，明清以前的一般都保存在文博部門
四、檔案和文獻的比較
文獻的范圍相當廣，人類歷史留下的圖書、檔案、資料等都稱為文獻，檔案是文獻其中一部分或一種文獻，因此說“檔案文獻”是可以的。
五、檔案與資料的比較
資料一般具有參考性質，起著推廣經(jīng)驗、傳播知識，提供某些信息的作用。與檔案有關的資料在沒有檔案原件的情況下，就更有參考作用。保存與館藏有關的資料，可以輔助檔案提供作用，補充檔案的不足，還可以為檔案館工作人員的政治、文化、業(yè)務的學習和工作提供參考資料。
第五節(jié) 檔案的作用
一、檔案的基本作用
秦末，劉邦軍隊入咸陽，蕭何取秦之典籍，這些典籍對治理關中起到非常重要的作用。明內(nèi)閣大學士邱濬說檔案的作用：“今世賴之以知古，后世賴之以知今者也”。
郭沫若同志在1960年寫下《題贈檔案館》一詩，盛贊檔案作用之的重要。
前事不忘后事師，自來墳典萃先知。猶龍柱下窺藏史，呼鳳輿前聽誦詩。國步何由探軌跡，民情從以識端倪。上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬枝。
總之，檔案的作用可概括為：憑證作用和參考作用。
檔案具有憑證作用，中國人常說：“空口無憑，立字為據(jù)”、“口為空，字為宗”。
1981年3月，最高人民法院審判林彪、江青反革命集團主犯時，先后出示和宣讀檔案、信件、日記、筆記、講話記錄、錄音等書證和物證共651次。江青等人先是抵賴，但在證據(jù)面前，不得不供認犯罪事實。
檔案具有參考作用，檔案被稱為“未摻水的史料”。波蘭起義者繳獲康斯坦丁大公在華沙的一批外交檔案，恩格斯認為它是揭露沙皇政府力圖分裂和統(tǒng)治西歐各國的那些陰謀的歷史的主要資料之一，至少是最可靠的資料。
二、檔案的主要作用
1．機關工作的查考憑據(jù)
檔案記錄了各種機關、單位過去活動的狀況，其中包括行使行政職權的法律依據(jù)，處理行政事務的過程與結果以及管理活動的經(jīng)驗，它是任何一人政府、任何一個機關單位連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)。自古以來，如《周禮》中即不乏執(zhí)掌王命典法令則，“以考政事”，“以逆邦國都鄙官府之治”之類的記載?！冬F(xiàn)代檔案――原則與技術》認為檔案“是一個政府藉以完成其工作的基本行政工具”。我們黨和國家歷來強調(diào)辦事要實事求是，各種機關單位為了有效地實行管理，必須切實地掌握材料。檔案可以為黨、政、軍等機關、企事業(yè)等單位的領導工作和業(yè)務管理，提供證據(jù)和咨詢資料，借以熟悉情況、總結經(jīng)驗、制訂計劃、進行決策、處理各種問題。否則，只靠記憶處理工作則有時無以為憑，或往往有失準確，對間隔日久的事務難免被人遺忘。
例如，許多機關在建立和健全工作制度、進行改革、落實各項政策和制訂規(guī)則等各種活動中，大量地查考了檔案，順利地推動了工作。有的地方檔案散失，“無案可查”，則給工作造成許多困難。事實證明，大至制定黨和國家的方針政策，小至處理機關單位的具體事務，檔案乃是行政管理的一種工具，充分發(fā)揮檔案的作用有助于克服官僚主義，提高工作效率。
2．生產(chǎn)建設的參考依據(jù)
檔案中記載了各種生產(chǎn)活動的情況、成果、經(jīng)驗和教訓。從自然資源、生產(chǎn)手段到生產(chǎn)過程以及計劃管理和生產(chǎn)技術等各方面的信息，可以作為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)濟管理的科學依據(jù)和參考材料。當今日益增多的科學技術檔案，更是進行現(xiàn)代化生產(chǎn)管理和科學技術管理的重要條件。但是，無論普通檔案，還是科學技術等專門檔案，總的來說，都在不同程度上和不同的方面反映了經(jīng)濟活動的情況，都能為以經(jīng)濟建設為中心的現(xiàn)代化建設提供咨詢研究、統(tǒng)計監(jiān)督的情報信息，對制訂經(jīng)濟計劃，檢查和總結生產(chǎn)情況，推廣先進生產(chǎn)技術和管理經(jīng)驗以及防止災害等等，都是重要的參考材料。
比如，有的地方為了切實規(guī)劃和組織農(nóng)業(yè)生產(chǎn)，查閱了幾十年作物種植面積、單產(chǎn)、總產(chǎn)、水利設施、生產(chǎn)建設、氣象雨量、管理措施、災情記錄，綜合分析研究，制訂了適合地區(qū)特點、揚長避短、發(fā)揮地區(qū)優(yōu)勢的生產(chǎn)計劃，促進了大幅度的增產(chǎn)。有些地方，查閱歷年檔案，匯總分析，找出了本地區(qū)發(fā)生水旱冰雹災害的規(guī)律和防止經(jīng)驗，據(jù)此采取相應措施，防止或減輕了災害，從而促進了生產(chǎn)，獲得了豐收。與此相反，有些地方因為沒有檔案可考，或“有案不查”，以致生產(chǎn)計劃不當、管理混亂、重復勞動、返工浪費、甚至發(fā)生事故，給國家和人民造成很多損失。大量的實踐證明，充分利用有關的檔案，對加強經(jīng)濟管理，促進生產(chǎn)力發(fā)展，提高經(jīng)濟效益，具有直接的作用。
3．政治斗爭的必要工具
檔案中記載了社會、階級、經(jīng)濟、政治、法律等各方面的狀況，這些原始材料，歷來都成為階級統(tǒng)治和進行各種政治斗爭的工具。在奴隸制和封建社會中，統(tǒng)治階級把檔案看作“插入鞘中的劍”，君主的“護衛(wèi)”。民國時期的檔案學著作中，也不斷載有檔案乃“政治之工具”方面的論述。我國現(xiàn)存的大量檔案，記有國內(nèi)外敵對勢力在中國所進行的許多罪惡活動以及中國人民進行革命斗爭的情況和有關的歷史事實。我們黨和國家，一向重視利用檔案，把它作為從事政治斗爭的可靠根據(jù)和銳利武器。全國人民在粉碎林彪、“四人幫”幫派體系的斗爭中，有關機關從檔案里查取了充分的材料，揭露他們反革命的歷史面貌和各種陰謀活動。同時，通過檔案也查證了許多同志的歷史情況，澄清了有關事實，糾正了冤、假、錯案。在國際斗爭中，檔案也是維護我國主權、同霸權主義進行斗爭的一種有力工具。今后，政治斗爭還將在一定范圍內(nèi)長期存在，仍須正確發(fā)揮檔案的政治作用。
4．科學研究的可靠資料
無論是自然科學，還是社會科學、思維科學的研究，都必須詳細地占有材料，才能據(jù)以潛心鉆研，探索事物發(fā)展的規(guī)律。檔案可以從兩方面為科學研究提供豐富的歷史資料：一方面，專門進行科學研究的原始記錄，可供現(xiàn)實的研究工作直接借鑒；另一方面，從記錄的廣泛事實和經(jīng)驗中，為各項研究活動提供大量的實驗、觀察和理論概括的基礎材料。所以，檔案是科學研究的必要條件。1956年，周恩來同志在《關于知識分子問題的報告》中指出：“為了實現(xiàn)向科學進軍的計劃，我們必須為發(fā)展科學準備一切必要的條件。在這里，具有首要意義的是要使科學家得到必要的圖書、檔案資料、技術資料和其他工作條件?！蔽覈?、氣象、地震等方面取得的某些科研成果，也是利用幾百年來大量有關檔案材料經(jīng)過分析研究的結果。馬克思在撰寫《資本論》巨著的過程中，曾大量收集、研究和利用過工廠視察員報告、皇家鐵道委員會記錄、證詞以及其他各種文件中有關工作勞動、童工、工資、生活、居住條件等大批原始的檔案材料，進行了創(chuàng)造性的理論概括和闡發(fā)。所以人們常常比喻說，它是從事科學研究不可缺少的“食糧”。
5．宣傳教育的生動素材
檔案所以成為宣傳教育的生動素材，因為它以歷史性、直觀性和原始性等而見長。
6．檔案能夠以其內(nèi)容、涵義和外形特征如實地說明歷史上的某些事實，作為證實國家、集體和個人正當利益的書面文件。因為檔案在反映社會各種具體活動的同時，也反映了當事者應有的合法權益，其中包括立法性質的文件，證明文件和相互交往的各種材料。例如法律、法規(guī)、協(xié)議、合同、名單、記錄、報告與批件、書信、賬本、單據(jù)、存根等等，這些原始材料有的規(guī)定了各種社會關系、經(jīng)濟關系和政治關系的組成，有的記載了有關事件的過程，各方面承擔的權利和義務以及當事人具有的資歷、待遇和榮譽。在這些方面發(fā)生疑問、爭執(zhí)或糾紛時，檔案最能有力地說明權益的歸屬，成為權威性的法律證書，并有一定的物證作用。長期以來，為了證實國家、機關單位和個人的合法權益，檔案發(fā)揮了廣泛的作用。許多單位和個人以檔案為證據(jù)，解決了債務、產(chǎn)權和著作權等各種糾紛，證實了個人的學歷、經(jīng)歷以及工資、福利待遇方面的諸多問題。
三、檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性
1．檔案對機關的作用和社會作用的雙重性 2．檔案機密性的遞減律
3．檔案科學文化作用的遞增律 4．實現(xiàn)檔案價值的條件（1）受社會發(fā)展水平的限制
（2）受公眾對檔案認識水平的限制（3）受檔案管理水平的限制
第六節(jié) 國家檔案全宗
國家檔案全宗是指國家所有的全部檔案的總和。按時期結合性質，它可以分類如下：
先以1949年10月1日為界，分為建國前檔案和建國后檔案，建國前檔案按政治性質分為革命政權檔案和舊政權檔案。革命政權檔案，又稱為“革命歷史檔案”，是指“五四”運動至建國期間中國共產(chǎn)黨領導的新民主主義革命的檔案，舊政權檔案是指國民黨政府、偽滿政權、北洋政府以及歷朝歷代封建制政權、奴隸制政權的檔案。
第二章 檔案工作概論
第一節(jié) 檔案工作內(nèi)容和性質
一、檔案工作的內(nèi)容
檔案工作的內(nèi)容有廣義和狹義兩種解釋。
1．廣義上說，是指檔案事業(yè)所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學研究和出版工作等。
2．狹義上說，是指檔案室和檔案館所從事檔案業(yè)務工作，即用科學原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業(yè)服務的工作。
二、檔案業(yè)務工作內(nèi)容
檔案業(yè)務工作內(nèi)容有六環(huán)節(jié)之說和八環(huán)節(jié)之說。1．六環(huán)節(jié)之說檔案業(yè)務工作內(nèi)容可分為： 收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用。
其中前五環(huán)節(jié)為基礎工作，后一環(huán)節(jié)為提供利用的工作。
2．檔案業(yè)務工作的劃分不是絕對的，隨著檔案工作的發(fā)展而發(fā)生變化，檢索和編研成為獨立的工作內(nèi)容，把它們加上去，六個環(huán)節(jié)就變成八個環(huán)節(jié)。
三、檔案工作的性質
1．檔案工作是一項管理性的工作
（1）檔案工作是專門負責管理檔案的一項業(yè)務工作
（2）是某種管理工作的組成部分（3）是專門管理檔案的科學性工作 2．是一項服務性的工作 3．是一項政治性的工作
除此之外，還有“條件性、科學性”等提法。
檔案工作的基本原則
1996年9月5日公布的《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與完全，便于社會各方面的利用。這便是檔案工作的基本內(nèi)容。舊書上采用的是1950年4月16日國務院頒布的《關于加強國家檔案工作的決定》中規(guī)定：檔案工作的基本原則是“集中統(tǒng)一地管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于國家各項工作的利用”。我們采用比較新的提法。它由三個部分組成：
（一）統(tǒng)一領導、分級管理
1．所謂統(tǒng)一領導，就是對全國檔案工作實行全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一檔案法規(guī)和業(yè)務標準，提出統(tǒng)一的方針政策，實行統(tǒng)一的指導、監(jiān)督和檢查。
2．所謂分級管理，是指全國檔案工作由各級檔案事業(yè)管理機關分層負責地進行管理。各地方檔案事業(yè)管理機關，要按照國家有關檔案工作，統(tǒng)一規(guī)定和要求，結合本地區(qū)情況，制定本地區(qū)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導、監(jiān)督和檢查本地區(qū)檔案工作。
3．所謂分專業(yè)管理，是指中央和地方專業(yè)主管機關，可按照國家關于檔案工作統(tǒng)一規(guī)定和要求，結合本專業(yè)系統(tǒng)情況，制定本專業(yè)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導、監(jiān)督和檢查本系統(tǒng)各單位的檔案工作。
4．實行黨政檔案和黨政檔案工作統(tǒng)一管理,關于黨政檔案統(tǒng)一管理，這是中國檔案工作的特點，全世界僅此一家。前蘇聯(lián)也是黨政檔案分開管理。1959年以前，我國的檔案工作也是黨政檔案分開管理，后來才高度集中在一起。
其內(nèi)容是：
（1）一個機關黨政、工、團檔案，由機關檔案室集中管理；
（2）各級黨政機關形成具有長遠保存價值的檔案由中央檔案館和地方綜合性檔案館集中管理；
（3）黨的系統(tǒng)、政府系統(tǒng)的檔案工作，由檔案事業(yè)管理機關統(tǒng)一進行指導、監(jiān)督和檢查。
黨政檔案工作統(tǒng)一管理的優(yōu)點是：黨政檔案都是在貫徹黨的路線、方針、政策中產(chǎn)生的，有著密切的聯(lián)系，統(tǒng)一管理便于利用，黨和政府的檔案工作在管理原則、制度和方法上沒有多大差別，統(tǒng)一管理，力量集中，指導統(tǒng)一，黨政檔案工作統(tǒng)一設置機構，符合精簡原則。
（二）維護檔案的完整與安全
這是檔案管理最起碼的基本要求。只有保證檔案的完整與安全，才能為檔案工作提供必要的物質基礎。
維護檔案的完整，有兩方面的含義： 完整包括：
1．從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，保證應該集中和實際保存的檔案不致殘缺短少。2．另一方面，從質量上，也就是從系統(tǒng)性方面要維護檔案的有機聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌。
安全包括：
1．力求檔案本身不受損壞，質量延長檔案壽 命，即保證檔案管理物質安全。
2．要保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。
（三）便于社會各方面對檔案的利用----根本目的。
1．便于社會各方面對檔案的利用，體現(xiàn)著檔案工作的服務性質。檔案工作必須不斷地提高服務效率和服務質量，為檔案利用者盡可能地創(chuàng)造方便條件；
2．便于社會各方面對檔案的利用，是檔案工作系統(tǒng)的總目標。全部檔案管理活動的最終目的，都表現(xiàn)在提供檔案信息為各項社會實踐服務這個集中點上。作為一個系統(tǒng)，它的目的性必須明確。
3．便于社會各方面對檔案的利用，是檔案工作各業(yè)務環(huán)節(jié)的出發(fā)點，支配著檔案工作的全過程。檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目等各項工作，都應以便于利用著眼，不能脫離系統(tǒng)總目標。
4．便于社會各方面對檔案的利用，是檢驗檔案工作效果的主要標準。檔案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能為國家和社會作出貢獻，能否創(chuàng)造社會效益和經(jīng)濟效益。
我國檔案工作基本原則的三個組成部分，是辯證統(tǒng)一的關系。
（1）統(tǒng)一領導、分級管理是核心，沒有統(tǒng)一領導、分級管理就不能維護檔案的安全與完整和全社會各方面的利用；
（2）離開維護檔案的完整與安全和便于社會各方面的利用，統(tǒng)一領導、分級管理就失去了它的意義。
我國檔案工作基本原則把復雜的檔案工作現(xiàn)象，高度概括為三句話，文字簡明，但內(nèi)涵豐富，揭示了檔案工作的客觀規(guī)律。它不僅對指導我國檔案工作實踐具有重要意義，對檔案工作理論與實踐的發(fā)展有很大的貢獻。
第三節(jié) 檔案機構
一、檔案室與機關檔案工作
１．關于機關檔案工作的性質，歷來有不同提法。第一個提法：
機關檔案室是機關秘書部門性質的一種輔助機構，機關檔案室工作一般是機關秘書工作的一部分。
另一種的提法：機關檔案工作是一項機要工作或專門工作。第三種提法：
（1）是整個機關的組成部分，屬于機關管理和研究咨詢性質的專業(yè) 輔助機構。
（2）黨、政、軍等機關單位的檔案室，又是機關的機要部門之一，具有機要部門性質。（3）從全國檔案工作來說，檔案室又是國家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務機構。
第四種提法：
（1）檔案室是機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位統(tǒng)一管理本單位檔案的內(nèi)部機構，主要為本單位工作、生產(chǎn)和科研服務。
（2）檔案室又是國家檔案事業(yè)組織體系基層組織，是檔案館工作的基礎。檔案室的上述雙重性質，支配著檔案室的整個工作活動。
2．基本任務
（1）對機關和各部門形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進行指導和監(jiān)督。（機關檔案室不直接參加立卷工作，而由文書部門進行，同時也有根據(jù)具體情況而具體分析的。）
（2）集中統(tǒng)一管理機關各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為機關各項工作服務。（3）在統(tǒng)一領導、分級管理的原則下，各專業(yè)主管機關或所屬單位和對本專業(yè)的檔案工作進行監(jiān)督和指導。
①達和貫徹有關檔案工作的方針、政策、法規(guī)和國家行政管理部門和規(guī)定、辦法等。②定本機關、本系統(tǒng)和所屬單位檔案工作管理辦法等。③本專業(yè)體系所屬單位和本單位的檔案人員進行專業(yè)培訓。（4）按規(guī)定向檔案館移交應該進館的檔案。（5）辦理領導交辦的其他有關的檔案業(yè)務工作。3．檔案室的類型
（1）機關檔案室，也稱為普通檔案室、文書檔案室。（2）科技檔案室（3）音像檔案室（4）人事檔案室（5）綜合檔案室
（6）聯(lián)合檔案室，有些類似于檔案服務中心、文件中心。
二、檔案館
（一）檔案館的性質
根據(jù)《檔案法》和有關文件的規(guī)定，檔案館屬于黨和國家的科學文化事業(yè)機構，是永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心。
我國多數(shù)檔案館是統(tǒng)一保管黨和政府機關檔案的管理部門，所以它既是黨的機構，又是國家機構。
檔案館所保存的檔案，有些是有機密性的。檔案館又具有機要性。
（二）檔案館的基本職責和具體任務
檔案館的基本職責是：集中統(tǒng)一地管理黨和國家需要長遠保管的檔案和史料，維護歷史的真實面貌，為現(xiàn)實的社會主義現(xiàn)代化建設和歷史的長遠需要服務。
檔案館的具體任務，主要有三個方面：
1．接收和征集本級各機關、團體及其所屬單位具有長期和永久保存價值的檔案以及有關資料，科學地管理；
2．通過多種方式，積極開展檔案資料的利用工作； 3．參與編修史志工作。
（三）檔案館的種類
1．按地區(qū)可分為：
（1）中央級檔案館，如：中央檔案館、中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館、中國電影資料館等；
（2）地方檔案館，又有?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）、地區(qū)（市、自治州）、縣級檔案館，如：北京市檔案館、新疆維吾爾自治區(qū)檔案館、柳州地區(qū)檔案館、桂林市檔案館、呼瑪縣檔案館。
2．按專業(yè)可分為：
（1）綜合檔案館，如中央檔案館、四川省檔案館等。
（2）專門檔案館，如中國人民解放軍檔案館、中國照片檔案館、各地城市建設檔案館等。
3．按地區(qū)結合專業(yè)可分為：中央級綜合檔案館（如：中央檔案館）、中央級專業(yè)檔案（如：中國照片檔案館）、地方綜合性檔案館（如：天津市檔案館）、地方專業(yè)性檔案館（如：上海市城市建設檔案館）。
三、檔案行政管理機構
1．檔案行政管理機構的性質是黨和國家指導和管理檔案工作的行政部門。既是黨的機構，也是政府機構。
2．檔案行政管理機構的基本任務為：（1）制定方針、法規(guī)性文件、規(guī)章制度。（2）對檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。（3）制定發(fā)展規(guī)劃，籌建檔案館。
（4）提出鑒定檔案的原則和標準，研究和審查保存價值、保管期限等方面的問題，監(jiān)督銷毀。
（5）組織并指導理論和技術研究，提出方案。（6）召開會議，研究問題，交流經(jīng)驗。（7）發(fā)展檔案專業(yè)教育，評定職稱。（8）組織檔案的利用工作
（9）黨和國家領導機關交辦的有關檔案工作的其它事宜。
四、檔案機構之間的關系 各級檔案機構之間的關系是：
上級檔案行政管理機構，對下級檔案行政管理機構具有業(yè)務指導和監(jiān)督的關系； 檔案行政管理機構，對檔案館和檔案室等檔案業(yè)務機構具有業(yè)務指導和監(jiān)督關系； 機關檔案室和檔案館之間，具有檔案交接關系；各級檔案館（室）之間，均無隸屬關系，但有一定的協(xié)作關系。
第三章 收集工作
第一節(jié) 收集工作概述
一、收集工作的內(nèi)容和意義
（一）收集工作的內(nèi)容
1．檔案室對本單位需要歸檔的檔案的接收。2．檔案館對所轄區(qū)域內(nèi)現(xiàn)行機關和撤銷單位的具有永久、長期保存價值的檔案的接收。3．對歷史檔案的接收和征集工作。
（二）收集工作的意義
1．收集工作是檔案部門積累檔案的手段，它為檔案工作提供了物質對象。因此它是檔案工作的起點及第一個環(huán)節(jié)。
2．收集工作是檔案集中統(tǒng)一管理的重要內(nèi)容和一項首要的具體措施。3．收集工作質量的高低直接影響到檔案的整理、鑒定和利用等工作。
4．收集工作是檔案部門和社會各方面發(fā)生聯(lián)系的重要環(huán)節(jié)之一，因此它要求的政策性強，工作方法靈活多樣。
二、應該注意的問題
1．豐富館（室）藏，（1）我國檔案的平均值是相當少的。從國外比較來看，我國檔案數(shù)量是很少的，原因在于：很多機關保留有數(shù)量龐大的檔案，沒有歸檔或沒有向檔案館移交，另外，很多二級單位的檔案長期沒有歸宿，有些檔案館的館藏結構不合理，非常單一。（注意過去文書檔案和關于方針政策方面的檔案，忽略了收集各種專業(yè)檔案及歷史檔案)（2）豐富館藏的方法。
擴大收集范圍，檔案館不僅要接收一級單位的檔案，同時還應接收二級單位的檔案，如縣檔案館就應注意接收鄉(xiāng)級檔案，還應接收一些有代表性的生產(chǎn)村、生產(chǎn)組的檔案。
注意接收機關的全部檔案，既要接收文書檔案，又要接收科技的、專門的檔案，既要接收有關黨組的檔案，又要接收人事、保衛(wèi)、財會和其他一些專門檔案。館藏結構要全面、齊全。
加強個人檔案的收集，個人檔案與人事檔案有區(qū)別又有聯(lián)系，檔案的個人所有權已經(jīng)被確認，從人事檔案看，對省級以上的干部的收集有一些工作。但總體來說重視不夠，人事檔案只局限于高、中級干部的檔案，而對于學者、名人的檔案則沒有意識地接收。應重視個人檔案的接收，如民間的驗方，本單位著名人物的書信、手稿等。
要注意接收和檔案有關的資料，包括叢刊、舊著、文物、其他一些實物（主要指印章、錦旗、錦標、證件、樣品、標本等）。
2．收集工作必須抓住重點
重點應是：反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的檔案。這類檔案不是以上級來文為主。如會議 紀錄、總結報告等。一定要避免只保存上級來件而不保存本機關文件。要注意保存收集原稿原件。
3．推行入館檔案的標準化
1987年底頒發(fā)了文書檔案案卷格式標準，對于卡片、案卷目錄、卷皮都有具體規(guī)定。4．保持全宗和全宗群的不可分散性
全宗群這個概念只在檔案館使用：檔案館經(jīng)過挑選。按性質不同，把全宗分成若干全宗群進行管理。
5．要注意處理局部與整體、當前和長遠的關系
檔案的保存時間應較準確20年左右，省轄市、州、盟和縣級以下的機關應將永久保存和長期保存的檔案在本機關保存10年左右，連同案卷目錄一式三份和有關的檢索工具、參考資料一并向有關的檔案館移交。
第二節(jié) 檔案室的收集工作
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一、歸檔制度
1．歸檔制度
各單位在工作活動中不斷產(chǎn)生的文件，處理完畢以后，經(jīng)由文書部門或文件工作人員整理，定期移交給檔案室收集保存，稱為歸檔。在我國，這是黨和國家規(guī)定的一項制度，稱為“歸檔制度”。
2．歸檔時間
第二年上半年（次年6月底）前。也可靈活處理。3．歸檔范圍：《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》于2006年12月18日公布，在這一文件中有詳細規(guī)定。各單位可根據(jù)這一文件精神，結合本單位實際情況，制定本單位的文件材料歸檔與不歸檔的范圍。
該歸檔范圍規(guī)定如下：
第一條
為便于各級黨政機關和人民團體（以下統(tǒng)稱機關）正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規(guī)定。
第二條
本規(guī)定中的機關文件材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。
第三條
機關文件材料歸檔范圍是：
（一）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；
（二）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；
（三）本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；
（四）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。第四條
機關文件材料不歸檔范圍是：
（一）上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；
（二）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；
（三）同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；
（四）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。第五條
凡屬機關歸檔范圍的文件材料，必須按有關規(guī)定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第六條
機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。第七條
永久保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關制定的法規(guī)政策性文件材料；
（二）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；
（三）本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；
（四）本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統(tǒng)計報表等；
（五）本機關機構演變、人事任免等文件材料；
（六）本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；
（七）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料；
（八）同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。
第八條
定期保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；
（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；
（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本機關一般性事務管理文件材料；
（五）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統(tǒng)計報表等；
（六）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料；
（七）上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；
（八）同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；
（九）下級機關報送的或以上計劃、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。第九條
機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規(guī)定執(zhí)行。
第十條
機關對應歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進行相應歸檔。
機關應歸檔紙質文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。
第十一條
機關聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔，其他機關將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。
第十二條
各機關應根據(jù)本規(guī)定，結合本機關職能和各部門工作實際，編制本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。
有垂直領導關系的中央、國家機關應依據(jù)本規(guī)定，結合本系統(tǒng)工作實際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經(jīng)國家檔案局審查同意后執(zhí)行。第十三條
在編制本機關或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，應全面分析和鑒別本機關或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實作用和歷史作用，準確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。
第十四條
本規(guī)定適用于各級黨政機關和人民團體。軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行。
第十五條
本規(guī)定自頒布之日起施行，1987年頒發(fā)的《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規(guī)定》和《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時廢止。
4．歸檔案卷的質量要求
（1）歸檔案卷的質量總的要求是：遵循文件材料形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。
（2）具體要求
歸檔的文件材料種類、份數(shù)、頁數(shù)都應齊全完整
在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原文件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開；文電應合一立卷。
不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請示與批復，放在批復年立卷；跨的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨的總結放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年立卷；非訴訟案件放在結案年立卷；其它文件材料的立卷應按有關規(guī)定執(zhí)行。
卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿排在定稿之后；非訴訟案件卷結論、決定、判決性文件在前，依據(jù)性材料在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，按有關規(guī)定排列。
卷內(nèi)文件應按排列順序，依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號章，并逐件編件號；圖表和聲像材料等也應在裝具上或聲像材料的背面逐件編號。
永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名但無實質內(nèi)容的應重新擬寫；沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內(nèi)；會議記錄應填寫每次會議的時間和主要內(nèi)容；填寫的字跡要工整。卷內(nèi)文件目錄放在卷首。
聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。
有關卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內(nèi)，若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。備考表應置卷尾。
卷內(nèi)文件要去掉金屬物，對破損的文件材料的修裱。
歸檔的文件材料保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。
案卷標題，如：
關于XXXXXX等中央領導人的重要講話 關于XXXXXX等地區(qū)糧食問題的報告 “等”字表示省略，“等”作為一個模糊的概念輸入計算機,利用查找不便，可以盡量把名字羅列出來，計算機才能顯示出來。另外，“本機關”、“我?！敝械摹氨尽薄ⅰ拔摇币彩悄：拍?，同樣是不確定的，不要使用。
三種保管期限的案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。對于文件題名不要隨意更改和簡化，標題不符內(nèi)容的，需要重寫，如無標題，就應加上。如果文件無責任者（文件撰稿者、承辦者等）以及年月日的，要考證清楚并填入有關項目。
會議紀錄應當填寫時間、主要內(nèi)容。
聲像材料應當用文字標明聲像或錄相的時間、對象、中心內(nèi)容以及責任者（誰錄制、拍攝的）。
卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損的文件要進行托裱。（3）歸檔中應注意的問題
電話答復重要問題、會議紀錄、一些高級領導人的即席講話應當記錄下來形成文字，并要標明作者（責任者）、時間、地點、辦理情況等。這種情況在全國很多地方都做得不夠好。
注意基層單位的收集工作，一般收集會議紀錄、決議、請示 和報告、計劃總結、生產(chǎn)統(tǒng)計報表、分配方案、財會憑證和財務簿、單位的簡史等。
要求歸檔制度的標準化，即用于檔案管理的各種圖表的外形尺寸、大小、用紙應當統(tǒng)一。
需要注意的是，國家檔案行業(yè)標準<<歸檔文件整理規(guī)則>>已經(jīng)頒布，從2001年1月1月起施行。
該規(guī)則如下：
歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 22-2000）
中華人民共和國檔案行業(yè)標準 DA/T 22-2000 2000年12月6日國家檔案局發(fā)布，2001年1月1日起施行
————————————————————————————————————— 1.范圍
本標準規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。本標準適用于各級機關、團體和其他社會組織。2.定義
本標準采用下列定義。2.1 歸檔文件
檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢的、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。2.2 歸檔文件整理
將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。2.3 件
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。
3.整理原則
遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。4.質量要求
4.1 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。5.整理方法 5.1 裝訂
歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。5.2 分類
歸檔文件可以采用——機構（問題）——保管期限或保管期限————機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。
5.2.1 按分類
將文件按其形成分類。5.2.2 按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。5.2.3 按機構（問題）分類
將文件按其形成或承辦機構（問題）分類（本項可以視情況予以取舍）5.3 排列
歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。
5.4 編號
歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。歸檔章設置全宗號、、保管期限、件號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項（見圖A1。圖中*號欄內(nèi)選擇項，不選用時無須設置。以下同）
5.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
5.4.2 ：文件形成，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如1978。5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。5.4.4 件號：文件的排列順序號。件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標注。館編伯號按進館要求標注。
5.4.5 機構（問題）：作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。5.5 編目
歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目（見圖A2）。
5.5.1.1 件號：填寫室編件號。
5.5.1.2 責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。5.5.1.3 文號：文件的發(fā)文字號。
5.5.1.4 題名：文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加“[]”號。5.5.1.5 日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如19990909。5.5.1.6 頁數(shù)：每件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。5.5.1.7 備注：注釋文件需說明的情況。
5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）。5.5.3 歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、、保管期限、機構（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。
5.6 裝盒
將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。5.6.1 檔案盒
5.6.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20mm、30mm、40mm等（見圖A4a）。5.6.1.2 檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項（見圖A4B．圖A4c）。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“—”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。
5.6.1.3 檔案盒應采用無酸紙制作。5.6.2 備考表
備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。5.6.2.2 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。
5.6.2.3 檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。
第三節(jié) 檔案館的收集工作
一、檔案館收集檔案的范圍和期限
1．范圍
（1）本級各機關、團體及所屬單位的具有永久保存價值的檔案，省轄市、州、盟和縣級檔案館同時接收長期保存的檔案。
（2）屬于本館應當接收的撤銷機關、團體的檔案
（3）屬于本館應當接收的中華人民共和國成立以前的各種檔案（4）檔案館之間交接檔案 2．保管期限
（1）省級以上檔案館接收立檔檔案單位保管20年左右的永久保存的檔案。（2）省轄市、州、盟和縣級檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案。
二、現(xiàn)行機關和撤銷機關檔案的接收
（一）現(xiàn)行機關檔案的接收
1．對現(xiàn)行機關檔案的形成要進行預測，包括內(nèi)容、形成特點、檔案 現(xiàn)狀、數(shù)量、整理質量、保管條件、利用情況。我國在這方面做得不夠，這是應當注意的。
2．移交前的業(yè)務指導要統(tǒng)一內(nèi)容，各種做法要標準化和規(guī)范化。
3．交接雙方必須根據(jù)移交目標清點核對，并且在交接文據(jù)上簽名、蓋章，有關資料也應要向檔案館移交，但資料移交這項工作做得不夠好。曾經(jīng)有一個趨勢：追求案卷的厚度200-300頁。這種作法，不可取，主要應根據(jù)案卷內(nèi)容來立卷。
4．實事求是地靈活掌握入館時間
除了10年、20年的原則要求外，還有例外。
（1）在非和平環(huán)境、**（文革）期間的檔案，邊遠地區(qū)保管條件惡劣的檔案可以提前接收。
（2）一些專門檔案可以在機關多保存一些時間，如國防檔案、外交檔案、公安檔案、法院訴訟檔案，人民銀行的財會檔案。
（二）撤銷機關檔案的接收
機關撤銷或合并必須將本機關的全部檔案進行認真清理，妥善保管，不得分散，并依照規(guī)定進行移交和適當?shù)奶幚怼?/p>
1．由撤銷機關組織人力，負責整理好，然后再向有關的檔案館移交。
2．撤銷機關的業(yè)務分別劃歸幾個機關的，其檔案材料不得隨之分散，仍作為原機關檔案的一部分，按全宗整體移交有關檔案館，或由其中一個機關完整地代管。一個機關交入另一個機關，或幾個機關合并為一個新的機關，其檔案材料仍按原全宗為單位向有關檔案館移交，或由新機關代管。
一個機關內(nèi)一部分業(yè)務或者一個部門劃給另一個機關接收，其檔案材料不得由原全宗中抽走而帶入接收機關；如果接收機關需要利用，可按手續(xù)借閱或者復制。
3．機關撤銷或者合并時，如有尚未處理完畢的文件，移交應受理這些文件的新機關繼續(xù)處理，并作為新機關的檔案加以保存。
三、各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定
1986年2月7日國家檔案局發(fā)布的第2號文件《各級檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》中規(guī)定：
第三條：各級綜合性國家檔案館收集現(xiàn)行檔案的范圍
1．本級中共委員會的、顧問委員會的、紀檢委的、人大及其常設機構、人民法院、人民檢察院、人民政府、人民政協(xié)、工會、共青團、婦聯(lián)等機構及其工作部門和直屬的臨時性單位形成的檔案。經(jīng)協(xié)商同意，接收或代存同級民主黨派機構形成的檔案。縣級檔案館同時接收鄉(xiāng)、鎮(zhèn)黨委和政府及其工作部門形成的檔案。
2．本級人民政府直屬工作部門的派出性單位形成的檔案，一般作為派出單位全宗的組成部分。
3．本級人民政府直屬工作部門所屬的獨立分管某一方面工作或從事某項事業(yè)的行政管理機關和企、事業(yè)單位。如水利工程局、種植公司、文化館、劇團、專門學校、?？漆t(yī)院、生產(chǎn)地方傳統(tǒng)名優(yōu)產(chǎn)品或者具體生產(chǎn)特種工藝的工廠等形成的單位。一般工廠、普通中小學校、商店以及村委會等單位可以選收其中若干代表性的單位形成的檔案。
4．屬于地方和上級主管部門雙重領導的單位形成的以反映地方某項事業(yè)或建設活動為主的檔案。
5．經(jīng)協(xié)商同意、收集或代存集體所有制單位和典型的個體戶、專業(yè)戶形成的有進館價值的檔案和本級管理權限內(nèi)著名人物形成的檔案。
6．撤銷單位的檔案。
7．中國人民解放軍檔案館收集和保管解放前中共領導的紅軍、八路軍、新四軍等軍事機關、部隊、院校形成的革命檔案。
8．地方各級綜合性檔案館收集、保管建國前本地方革命歷史檔案及舊政權機關和其他單位形成的檔案。
第三節(jié) 歷史檔案的接收與征集
一、歷史檔案的概念
習慣所稱的歷史檔案，是指在中華人民共和國成立以前的檔案。包括革命歷史檔案，以及民國時期檔案和歷代王朝的檔案。
二、收集的歷史檔案意義 1．收集歷史檔案是保護我們偉大祖國歷史文化遺產(chǎn)，維護黨和國家歷史面貌的重要措施。
2．收集歷史檔案是黨和國家當前與長遠利用的需要。3．收集歷史檔案帶有搶救歷史文化遺產(chǎn)的性質。
三、征集途徑
檔案征集的途徑有：
1．向有關單位征集代管的建國以前的檔案和材料 2．向兄弟檔案館征集
3．向圖書館、博物館、紀念館征集 4．向古舊書店、廢品收購部門征集 5．向寺廟、古跡保管部門征集 6．向個人征集
7．少數(shù)民族地區(qū)歷史檔案的征集
第四章 檔案整理工作
第一節(jié) 整理工作概述
一、整理工作的意義
檔案整理的質量直接關系到檔案的利用。
檔案整理工作，在檔案總體管理中具有重要意義。
它是檔案利用、開放，發(fā)揮檔案作用的一項前提條件，是整個檔案工作中重要的基本建設。
它是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎，檔案整理科學化和標準化的提高，對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。
二、整理的內(nèi)容和步驟
（一）內(nèi)容包括
區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件整理、編目、裝訂（或“裝盒”）、排列案卷目錄的編制。
（二）步驟可分為
1．了解情況，擬訂方案 主要應了解立檔單位的情況（其成立、撤銷和變化的時間以及原因、職能、其隸屬關系、其內(nèi)部機構、負責人情況、文檔工作情況、印章和標記），還應了解全宗的數(shù)量，所屬年代（形成時間），主要內(nèi)容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質量、提供利用時間。
2．區(qū)分全宗和分類
3．細分和組卷、草擬案卷標題
4．初步排列案卷順序，檢查分類是否合理，弄進行適當調(diào)整。5．全面審查修改標題。6．固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的張?zhí)?、頁號、件號?/p>
對某些破損的文件進行裱糊。案卷的排列以全宗為單位，按照不同的分類、載體或保管期限分別排列。排列方法要統(tǒng)一，不能隨意變動。
三、整理工作的原則
（一）充分利用原有基礎
1．充分地重視和利用先前的整理基礎，以確定檔案整理的任務和要求，不要輕易打亂重整。
2．在整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。
（二）保持文件之間的歷史聯(lián)系
文件之間的歷史聯(lián)系，主要體現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式幾個方面。
1．文件在來源方面的聯(lián)系。文件是以一定的機關及其內(nèi)部組織機構或一定的個人為單位，有機地形成的。形成文件的這些單位，使文件構成了來源方面不可分割的歷史聯(lián)系。
2．文件在時間方面的聯(lián)系。形成檔案的機關和個人所進行的具體活動，都有一定的過程和階段性，因而使文件之間具有自然的時間聯(lián)系。
3．文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。文件是機關或個人在履行一定職責的各種活動中，為了解決一定問題而產(chǎn)生的。它的形成者的特定活動，使文件之間在內(nèi)容上具有密切聯(lián)系。
4．文件在形式方面的聯(lián)系。文件的內(nèi)容必然通過一定的形式表現(xiàn)出來。所謂文件形式，包括它的內(nèi)部形式和外部形式兩方面：種類、名稱和載體、記錄方式等。這也構成了文件之間一定聯(lián)系。
對于保持文件之間的聯(lián)系，應該辯證地看待和處理。
四、便于保管和利用
保持文件之間的歷史聯(lián)系，不是整理檔案的主要目的，所以不能為聯(lián)系而聯(lián)系，便于保管和查找檔案，才是檔案整理工作的基本出發(fā)點和最終要求。
第二節(jié) 全宗和立檔單位的劃分
一、全宗概念及含義
（一）全宗定義
全宗是一個獨立的機關、組織或個人在社會活動中形成的檔案有機整體。
全宗解放初稱為“芬特”。1955年改為“全宗”。
（二）全宗的含義
1．全宗是一個有機整體
同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。2．全宗是在一定歷史活動中形成的
全宗的這種整體性具有客觀性，而不是純粹人為的（即任意的）。全宗的整體性，是由其內(nèi)部的歷史聯(lián)系所決定的。
3．全宗是以一定的社會單位為基礎而構成的 全宗是以產(chǎn)生它的機關、組織和個人為單位而構成的。這就為檔案全宗這種整體確定了一個時空范圍以及縱向和橫向間的區(qū)分標志。
二、為什么要按全宗整理檔案？
（一）這種方法符合檔案的形成規(guī)律和特點。
同一個全宗教的檔案不能任意分散，不同國家的檔案不能隨意混雜，科學 理解文件的歷史聯(lián)系。檔案都是圍繞一個機關或個人的活動而形成的。此方法還便于保管利用。
（二）全宗是組成國家全部檔案的基本單位。
一個機關的活動體現(xiàn)著一定的職能，執(zhí)行一定的任務，發(fā)揮一定的功能。
1．在我國，全部國家所有的檔案為國家檔案全宗，這是由于許多小全宗組成。另外，全宗也是檔案館的統(tǒng)計單位。
2．全宗，也是一個相對的概念，據(jù)蘇聯(lián)理論，它包括全宗、檔案館全宗、國家檔案全宗三個概念，我國一般取第一、三個概念，第二個概念則很少提。一個檔案館收集的若干全宗數(shù)為檔案館全宗，我國則稱館藏。并且蘇聯(lián)的提法是若干檔案館全宗形成國家檔案全宗。
（三）全宗在檔案整理上占有重要地位，是保證整理工作質量的重要條件。
區(qū)分全宗是整理工作的第一步。
（四）全宗為檔案提供利用，奠定了科學基礎。
如果全宗劃分準確，全宗檔案完整齊全，就會為利用帶來方便，準確研究每個機關的活動情況和歷史面貌。
（五）全宗是對檔案進行科學管理必須遵循的重要原則。
它不僅是一個單位和整理檔案的方法問題，而且是一個原則理論，蘇聯(lián)更把它稱為一種思想。
三、立檔單位及其構成條件
立檔單位也稱為“全宗構成者”。它的構成條件是：
（1）可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義對外行文；
（2）設有會計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃；（3）設有管理人事機構或人員，并有一定的人事任免權。
三個條件中，第一條最重要。判斷一個單位是否立檔單位，不能只依單位人數(shù)、級別大小來確定的，而是以第一個條件來判定。
四、立檔單位的變化和全宗劃分。
（一）政權的變化和立檔單位的劃分
1．政權發(fā)生了變化，同時社會性質也發(fā)生了根本變化，就要另立全宗。（但在西藏，這方面分得不是很清楚）
2．政權發(fā)生了變化，社會性質沒有發(fā)生根本變化。
如明、清朝更替、北洋軍閥和國民政府的更替等，雖然根本性質沒有發(fā)生變化。但由于政權各自的領導人不同，歷史時期不同，歷史時期不同，具體的階段內(nèi)容不同。因此也應當另立全宗。
各黨派、人民團體、宗教團體的全宗，只要其主旨和組織成分的基本構成沒有發(fā)生根本性的變化，它們的檔案，無論在何時何地形成，應構成一個全宗；地方割據(jù)政權的更替也不影響全宗的劃分。
（二）生產(chǎn)關系的改變和全宗的劃分
這個方面主要是針對企、事業(yè)單位，如工廠、商店、學校、銀行等一個解放前后都存在的企事業(yè)單位，其性質確有根本不同，但它們的檔案在工作生活中是有連續(xù)性的，其任務沒有根本變化，它們在各個時期形成的檔案是不可分割的整體，從而能較完整地體現(xiàn)此單位的變化發(fā)展，也更有利于查考利用。
（三）基本職能方面考慮
在立檔單位的政治性質無根本變化的情況下，主要是分析它的基本職能是否有根本變化。
1．凡是新成立的并具有一定獨立性的機關，就是新的立檔單位，它的檔案構成新的全宗。
2．凡屬下列情形，均非機關基本職能的根本變化；機關職能與工作范圍的擴大或縮小，機關內(nèi)部組織機構的調(diào)，機關工作地點的變更，領導關系的改變以及由于某種原因機關曾暫時停止一段時間的工作等。
3．臨時機構一般不單獨建立全宗，其檔案應納入其主管機關檔案全宗統(tǒng)一管理，但屬于黨委、政府直接領導，執(zhí)行全面性的任務，為期比較長的，應建立單獨全宗。
4．如果兩個機關合署辦公，而文件是分別處理的，它們所形成的檔案，應該分別構成全宗。而合署辦公前后各形成的檔案，一般應屬于一個全宗。
五、人物全宗
人物全宗是著名人物在其一生社會活動中形成的檔案整體。注意兩點： 1．不得收入官方檔案原件
2．一個人一生無論身分、政治立場如何變化，只構成一個全宗。人物全宗的收集問題：個人全宗與公共全宗的關系問題。因為許多個人檔案都是在公務活動中形成的。
個人在公務活動中形成的文件，原件應放在立檔單位全宗中，復印件或附件可歸入個人全宗；另外，個人在他非公務活動中形成的文件，原件應歸入個人全宗。
六、全宗的補充形式
（一）聯(lián)合全宗
就是兩個或幾個關系密切的立檔單位形成的，難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整體。1．密切繼承關系的機關，文件彼此混雜； 2．職能互有密切聯(lián)系的機關，合署辦公，“一套機構兩塊牌子”。
（二）全宗匯集
是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。1．從相同類型的基層單位選擇接收的，具有代表性的若干小全宗 2．殘缺不全的一些全宗
XXXXXX時期XX地區(qū)工礦企業(yè)全宗匯集 聯(lián)合全宗和全宗匯集的區(qū)別： 1．它們的構成不同 聯(lián)合全宗的檔案之間有著密切的聯(lián)系，檔案難以區(qū)分，其組建的客觀依據(jù)較強；全宗匯集不一定富有聯(lián)系，而只是把數(shù)量少的小全宗匯集在一起，便于保管和統(tǒng)計，人為性相對地較大。
2．它們的性質不同
聯(lián)合全宗是永久性的單位，整理之后再變動，而全宗匯集是暫時性的其中其個全宗增加了大量的檔案，就可從中分出去，另立全宗。
七、判定檔案所屬全宗關鍵在于確定檔案的形成者——立檔單位。
要區(qū)分兩個概念：檔案的形成者、文件的作者。（1）①對內(nèi)部文件和發(fā)文，“檔案的形成者”就是“文件的作者”。
②對收文，“檔案的形成者”是“文件的實際收受者”。
（2）判定的對象是案卷時，要注意，卷皮上往往都標明了立檔單位。（3）沒有標明作者或收文者的，要分析和考證。
（4）經(jīng)幾個立檔單位辦理，歸入最后承辦完畢的立檔單位的全宗。
八、全宗群
全宗群是具有某些歷史聯(lián)系的若干全宗的群體。如：黨群、行政
工業(yè)交通系統(tǒng)
農(nóng)林水利系統(tǒng)
財糧商業(yè)貿(mào)易系統(tǒng)
科學文化教育衛(wèi)生系統(tǒng) 如：XX地區(qū)政法系統(tǒng)全宗群
解放戰(zhàn)爭時期黨政機關全宗群
第三節(jié) 分類
一、分類的意義
全宗內(nèi)檔案的分類，對于整個檔案整理工作的組織和質量以及日常的檔案管理，都有重要的意義。
首先，檔案經(jīng)過區(qū)分全宗之后，如不經(jīng)過分類，還不免是一堆雜亂無章的材料，只有對全宗內(nèi)檔案進行合理的分類，才能提示出它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，真正使全宗成為一個有機整體，便于系統(tǒng)地提供利用。
其次，就整個整理工作的程序而言，只有經(jīng)過分類，其后的一系列環(huán)節(jié)才易于著手和逐步深入。
全宗內(nèi)檔案分類的優(yōu)化，可為檔案的全面管理創(chuàng)造有利條件。_
二、分類的要求
1．分類方法要從檔案的形成特點和規(guī)律出發(fā)，符合文件的歷史狀況，保持它們之間的歷史聯(lián)系。2．分類應當具體科學性、思想性、統(tǒng)一性、排斥性、伸縮性
（1）科學性：分類時，要按檔案本身的內(nèi)在聯(lián)系來進行，項目（類目）的設制力求合理，層次分明，層次一般分一層，大型機關可分到二層三層（層次不宜過多）
（2）思想性：分類時注意政治思想性，體現(xiàn)有關的方針、政策，反對純客觀主義傾向和忽視政治內(nèi)容思想的傾向，對歷史檔案更要注意思想性、政治性和科學性。
三、分類的一般方法有
1．時間分類法
（1）分類法
（2）時期分類法 2．來源分類
（1）組織機構分類法
（2）作者分類法
（3）通訊者分類法 3．內(nèi)容分類法
（1）問題分類法
（2）實物分類法
（3）地理分類法 4．形式分類法
（1）按文件種類分類
（2）按載體形態(tài)分類
（3）按形狀規(guī)格分類
四、常用分類方法：
分類方法很多，常用的主要有三種：
（一）分類法
（二）組織機構分類法
（三）問題分類法
五、復式分類法的選擇和分類方案的編制
（一）—組織機構分類法
適用于立檔單位內(nèi)部組織變化不復雜的單位。
（二）組織機構—分類法
適用于撤銷機關檔案。
（三）—問題分類法
多用于組織變化復雜，或由于機構之間分工不明確、文書工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機構，以及沒有內(nèi)部機構或內(nèi)部機構非常簡單而無必要按組織機構分類等情況。總之，在不可能和不適于按組織機構分類時，往往采用它。
（四）問題—分類法
多適用于撤銷機關檔案和歷史檔案。
第四節(jié) 立卷
立卷工作內(nèi)容包括：
組成案卷單位
擬寫案卷標題
卷內(nèi)文件的排列與編號
填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表
案卷封面的編目與案卷的裝訂(或“裝盒”）
一、立卷的方法
文件六特征立卷法：
按作者立卷
按時間立卷
按問題立卷
按地區(qū)立卷
按文件名稱立卷
按收發(fā)文機關立卷
二、案卷標題的擬制及封面編目
（一）要求：
1．歷史觀點和政治上的正確性。2．文字簡練，表達準確。3．題名基本結構力求完整。
題名的基本結構包括文件的責任者（作者）、內(nèi)容（問題）和名稱（文種）三部分。必要時須標明地區(qū)、收發(fā)文機關和時間。
（二）歷史檔案案卷封面的要求
1．機關名稱。歷史上曾經(jīng)存在的過的某一個機關，是歷史事實的反映，不能隨意改動，應保留原來的名稱。
2．人物職務、稱號。不宜改成現(xiàn)代的稱呼。
3．歷法和紀元。在案卷封面的編目中，應以公歷和公元為標準。如果文件上使用的是其它歷法年號，則在公歷和公元年份日期之后用括號注明。
4．文種。歷史上的文種，如奏、咨、指令、訓令等應保留原貌。
5．地名。應照原文標寫地名，酌情在括號內(nèi)注明現(xiàn)地名或相當于現(xiàn)在地理范圍的地名。6．文件的內(nèi)容和其他用語。對統(tǒng)治階級誣蔑人民的一些內(nèi)容和詞語，不能機械地照搬。對非政治性的名詞、術語，應照原文沿用。如將薪俸改為工資，地籍整理法改為土地法令，是不必要的。
需要說明的是：
隨著檔案工作的發(fā)展，計算機技術的發(fā)展，立卷工作逐步由手工操作，向計算機輔助立卷發(fā)展。電子檔案是否要“立卷”，學術界有爭議。請參考有關文獻。
中華人民共和國檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》 《廣西壯族自治區(qū)歸檔文件整理實施細則》 “GD2000檔案管理系統(tǒng)”簡介 第五節(jié) 卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄與檔號
一、卷內(nèi)文件目錄
1．卷內(nèi)文件排列
時間、重要程度、作者、問題、地區(qū)、文件名稱 2．卷內(nèi)目錄及備考表
二、案卷目錄
案卷目錄就是案卷的名冊，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序排列的一覽表。
三、檔號
長期以來，我國許多檔案館不編檔號，或檔號殘缺不全，從而影響了檔案的查找利用。全宗號、目錄號、案卷號、頁號（件號）1．全宗號
序時流水編號法
按進館檔案的先后順序編號
系統(tǒng)編號法
如黨群、政法、工交、農(nóng)林、財貿(mào)按立檔單位重要程度編號 系統(tǒng)流水編號法
G002．J011．A024．X136
2．目錄號 3．案卷號 4．件號或頁號
第五章 檔案的鑒定
第一節(jié) 鑒定工作的內(nèi)容和制度
一、內(nèi)容
1．制定標準 2．確定期限
3．找出無保存價值的檔案，銷毀。
二、制度：
包括兩方面內(nèi)容：
（一）確定統(tǒng)一的檔案鑒定原則和標準
鑒定標準是：1983年國家檔案局頒布《關于文書檔案保管期限的規(guī)定》和《文書檔案保管期限表》，次要的還有《機關檔案工作條例》等。1987年底又頒布一個《文書檔案保管期限表》，此表規(guī)定1983年的表作廢。2006年底公布了《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，宣布1987年的《文書檔案保管期限表》作廢。軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企（事）業(yè)單位可以參照新規(guī)定精神制定本系統(tǒng)、本單位的檔案保管期限。新的文書檔案保管期限表如下：
文書檔案保管期限表 本級黨的代表大會、人民代表大會、政治協(xié)商會議，工會、共青團、婦聯(lián)代表大會的文件材料
1.1 請示、批復、通知、名單、議程、報告、領導人講話、選舉結果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、主席團會議記錄等文件材料
永久
1.2 大會發(fā)言，人大代表建議和意見、人大議案及答復，政協(xié)委員提案及辦理結果，簡報，快報
永久
1.3 重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程中形成的文件，小組會議記錄、會議服務機構的計劃、總結等文件材料
30年
1.4 討論未通過的文件
10年 本級黨委、人民代表大會、政治協(xié)商會議、紀律檢查委員會、共青團、工會、婦聯(lián)的常委會、執(zhí)委會、主席團、全體委員會會議，政府常務會、辦公會議的文件材料
2.1 公報、決議、決定、記錄、紀要、議程、領導人講話、討論通過的文件、參加人員名冊
永久
2.2 討論未通過的文件
10年 本機關黨組（或實行黨委制的黨委）會議和行政辦公會的紀要、會議記錄
永久 4 本機關召開工作會議、專題會議的文件材料
4.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要
永久 4.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報
30年 5 機關聯(lián)合召開會議的文件材料 5.1 本機關為主辦的
5.1.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要
永久 5.1.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報
30年 5.2 本機關為協(xié)辦的
5.2.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要的復制件或副本
30年
5.2.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報的復制件或副
10年 6 本機關承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會的文件材料
6.1 請示、批復、申辦和籌辦組委會主要活動安排、議程、名單、主報告（原文及譯文）、輔助報告（原文及譯文），上級領導人賀辭、題詞、講話，會徽設計
永久
6.2 代表發(fā)言材料、交流材料、簡報、新聞報道
30年
6.3 委員會、分會會議和學術會的討論記錄，會議代表登記表、接待安排
10年 7 上級機關、上級領導檢查、視察本地區(qū)、本機關工作時形成的文件材料 7.1 重要的永久 7.2 一般的30年
7.3 本地區(qū)、本機關工作匯報材料
30年 8 本機關業(yè)務文件材料
8.1 本機關制定的方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務文件，中長期規(guī)劃、綱要等文件材料
永久
8.2 本機關的請示與上級機關的批復、批示 8.2.1 重要業(yè)務問題的 永久 8.2.2 一般業(yè)務問題的30年 8.3 同級機關、下級機關的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料 8.3.1 重要業(yè)務問題的永久 8.3.2 一般業(yè)務問題的30年
8.4 本機關代上級機關起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項業(yè)務文件的最后草稿
30年
8.5 機關聯(lián)合行文的文件材料 8.5.1 本機關為主辦的
8.5.1.1 重要業(yè)務問題的永久 8.5.1.2 一般業(yè)務問題的30年 8.5.2 本機關為協(xié)辦的
8.5.2.1 重要業(yè)務問題的30年 8.5.2.2 一般業(yè)務問題的10年 8.6 本機關編輯、編寫的文件材料 8.6.1 大事記、組織沿革等
永久
8.6.2 簡報、情況反映、工作信息等
10年 8.7 行政管理、執(zhí)法活動中形成的文件材料
8.7.1 行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料
永久 8.7.2 執(zhí)法檢查情況匯總、通報，整改通知等
永久
8.7.3 行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料 8.7.3.1 固定資產(chǎn)投資、科技計劃等項目的審批（核準）、管理、驗收（評估）等文件材料
永久
8.7.3.2 不動產(chǎn)、自然資源的所有權、使用權確認的文件材料
永久
8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料
永久
8.7.3.4 20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料
30年
8.7.4 行政管理工作中形成的備案文件材料
10年
8.7.5 行政處罰、處分、復議、國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧?8.7.5.1 重要的永久 8.7.5.2 一般的30年
8.8 計劃、總結、統(tǒng)計、調(diào)研等方面的文件材料
8.8.1 和以上的計劃、總結、統(tǒng)計材料
永久 8.8.2 以下的計劃、總結、統(tǒng)計材料
10年
8.8.3 重要職能活動的總結、重要專題的調(diào)研材料
永久 8.8.4 一般活動的總結、一般問題的調(diào)研材料
10年
8.9 出國或出境訪問考察、參加國際會議，接待來訪等外事活動形成的文件材料 8.9.1 發(fā)表的公報，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要等
永久 8.9.2 出國審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報告、一般性會談記錄
30年 本機關機構編制、干部人事、黨、團、紀檢、工會、保衛(wèi)、信訪工作文件材料
9.1 機構設置、機構撤并、名稱更改、組織簡則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料
永久
9.2 人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件
30年 9.3 人事任免文件
永久
9.4 先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料 9.4.1 受縣級（含）以上表彰、獎勵的永久 9.4.2 受縣級以下表彰、獎勵的30年 9.5 對本機關有關人員的處分材料
9.5.1 受到警告（不含）以上處分的永久 9.5.2 受到警告處分的30年
9.6 職工錄用、轉正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料
永久
9.7 人事考核、職稱評審工作文件材料
永久
9.8 職工調(diào)動工作的行政、工資、黨團組織關系的介紹信及存根
永久 9.9 職工名冊
永久
9.10 黨、團、工會工作活動中形成的文件材料 9.10.1 工作報告、總結，換屆選舉結果
永久 9.10.2 重要專項活動的報告、總結等
永久
9.10.3 黨團員、工會會員名冊，批準加入黨團、工會組織的文件材料永久 9.10.4 情況反映、工作簡報
10年
9.11 紀檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報告、調(diào)查材料 9.11.1 重要的永久 9.11.2 一般的30年
9.12 保衛(wèi)部門的安全檢查、調(diào)查記錄
10年 9.13 本機關處理人民來信來訪的文件材料 9.13.1 有領導重要批示和處理結果的永久 9.13.2 其他有處理結果的30年 10 本機關事務管理文件材料
10.1 房產(chǎn)、土地所有權和使用權的文件材料
永久
10.2 與有關單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料 10.2.1 重要的永久 10.2.2 一般的10年
10.3 接待工作的計劃、方案 10.3.1 重要的30年 10.3.2 一般的10年
10.4 機關財務預算
30年
10.5 機關物資（辦公設備及用品、機動車等）采購計劃、審批手續(xù)、招標投標、購置等文件材料，機動車調(diào)撥、保險、事故、轉讓等文件材料
30年
10.6 國有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等）文件材料 10.6.1 重要的永久 10.6.2 一般的10年
10.7 職工承租、購置本單位住房的合同、協(xié)議和有關手續(xù)
永久
10.8 職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細則，職工住房情況統(tǒng)計、調(diào)查表、職工住房申請
30年 上級機關制發(fā)的文件材料
11.1 上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的文件材料 11.1.1 重要的永久 11.1.2 一般的10年
11.2 上級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料
10年 11.3 上級機關制發(fā)的關于本機關機構設置、領導人任免、人員編制等文件材料
永久 12 同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料
10年 13 下級機關報送的文件材料
13.1 重大問題的專題報告
30年
13.2 和以上的計劃、總結、統(tǒng)計材料
10年
（二）確定了鑒定工作的組織領導
鑒定工作分工階段進行：
1．機關文件歸檔時特別剔除一部分沒有保存價值的文件，剔除的文件主要參照2006年的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》來執(zhí)行。不歸檔的范圍主要有：
（1）上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；
（2）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；
（3）同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（4）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。對于不歸檔的文件處理是：各個機關每年在歸檔時應當清理不歸檔的文件材料，并且要加強保管，不要隨意堆放，以免造成匯密，需要銷毀的應即時銷毀（但具體那些需及時銷毀并未明確規(guī)定），銷毀時對密級較高的文件應按照保密規(guī)定辦理；一般的文件材料可以采用簡便方法進行登記，經(jīng)過本部門有關領導人批準后即可銷毀。
2．對歸檔文件要確立保管期限。
應當根據(jù)2006年的期限表進行，對專門單位（地質部、煤炭部、石油部等）就制定專門檔案保管期限表，或者結合本機關的實際情況，編制本機關或本系統(tǒng)的檔案保管期限表，此表要經(jīng)過本機關領導審批后執(zhí)行，并報同級檔案行政管理部門備案。
3．保管期滿的檔案應當剔除銷毀。
（三）檔案的銷毀
機關銷毀失去保存價值的檔案，須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)機關分管負責人批準后，由二人在指定地點監(jiān)銷，并且在銷毀清冊上簽字，情況特殊的專門檔案，另有銷毀規(guī)定的按照有關規(guī)定執(zhí)行。
檔案的銷毀一定要慎重。
第二節(jié) 檔案鑒定的方法
一、決定檔案保存價值的因素
1．檔案自身的特點和狀況
檔案的內(nèi)容、來源、形式以及其他各種情況，影響著檔案是否有保存價值，有什么樣的保存價值。
2．社會利用需求
國家各項事業(yè)、黨和國家各項工作、廣大干部和人民群眾對各種檔案利用的需求，影響著檔案的保存價值。
上述決定檔案保存價值的兩個方面的因素，是相互作用、辯證統(tǒng)一的。檔案客體，是檔案社會價值的物質承擔者；利用檔案的需要，是檔案價值實現(xiàn)的社會條件，兩方面的因素，都是客觀存在的。
二、鑒定檔案價值的基本觀點
（一）全面的觀點
1．在鑒定時，不僅要看到局部，也要看到整體，既要考慮到本單位的利用，也要考慮到社會的需求。機關檔案的鑒定存在的問題，往往只顧到本機關的利用。
檔案的作用是多方面的，也就是我們對檔案的價值考慮時要從它的多個作用出發(fā)。2．從檔案之間的相互關系上分析價值。鑒定時，還要看到全宗之間及全宗群的聯(lián)系，甚至要考慮到國家全部檔案。
3．要從把檔案移交到檔案館的角度來考慮，既要考慮到進館檔案的完整性，也要考慮避免館內(nèi)檔案的過多的重復。重復在檔案館是不可避免的和必要的，允許少量的重復、必要合理的重復。
（二）歷史的觀點
檔案本身就是歷史的記錄，它是在一定的歷史條件下產(chǎn)生的，因此鑒定時應當用歷史唯物主義的觀點來分析檔案的價值。根據(jù)檔案產(chǎn)生的時代背景、具體的事件、本身的歷史作用等方面來預測檔案的歷史價值、反對狹隘的實用主義觀點。
（三）發(fā)展的觀點
社會不斷向前發(fā)展，這決定了檔案的價值不斷發(fā)生變化。在鑒定時，不僅要看到檔案在當前的作用，并要估計和預測檔案在將來的作用，為子孫后代利用檔案著想。
（現(xiàn)在我們應以怎樣的眼光來預測檔案的價值呢？國外出現(xiàn)了檔案成為大眾的文化中（媒）介的功能，而不僅局限于學術的利用了）
三、分析檔案價值的具體方法：
總方法：檔案保存價值的確定應當以反映本機關的主要職能活動為出發(fā)點，以分析檔案內(nèi)容為中心，結合考慮檔案的作者，形成時間，名稱，完整程度、可靠性、有效性以及外型特點等因素。研究過去檔案的被利用情況，全面地估計和預測對檔案的利用需求，正確判定檔案的保存價值。
方法：直接鑒定法——要求鑒定人員逐件逐張地審查檔案材料的價值，從它的內(nèi)容、作者、名稱、可靠程度等方面，去全面考查它的價值。
四、鑒定檔案價值的標準（也有的書上稱為“方法”）
1．來源標準
檔案的來源是指檔案的形成者。檔案形成者在社會上以及機關內(nèi)的地位、作用和職能要影響甚至決定檔案的價值。
2．內(nèi)容標準
檔案內(nèi)容是決定檔案價值最重要、最本質的因素。對檔案內(nèi)容的分析可著眼于以下四個方面：
（1）檔案內(nèi)容的重要性；（2）檔案內(nèi)容的獨特性；（3）檔案內(nèi)容的時效性；
（4）除上之外，對檔案內(nèi)容的真實性、完備性等也要加以考察，以準確地把握檔案的價值。
3．形式特征標準
檔案的形式特征是文件的名稱、責任者、形成時間、載體形態(tài)、記錄方式等。在某種情況下，這些形式特征也可能對檔案的價值發(fā)生影響。
4．相對價值標準 在一定的情況下，某些文件的保存價值和保管期限可以相對地提升或降低。通常的方法是分析全宗和全宗內(nèi)檔案的完整程度。
在根據(jù)上述標準分析檔案價值的時候，要始終堅持辯證的思維方法，切忌機械、片面地強調(diào)某一方面，忽略其他。
五、方法論問題
1．研究利用規(guī)律，預測未來利用需要 2．研究檔案保存的效益
3．重要性與保管期限長短的關系 4．彈性原則
保存從寬，銷毀從嚴；孤本從寬，復本從嚴；本機關從寬，外機關從嚴；兩可之間的，就高不就低。
暫緩銷毀
歷史檔案從寬，現(xiàn)行檔案從嚴；解放前檔案從寬，解放后檔案從嚴；首腦機關從寬，一般機關從嚴；上機機關從寬，下級機關從嚴；撤銷機關從寬，現(xiàn)行機關從嚴。
六、在鑒定工作中需要注意的問題
（一）應當以全國統(tǒng)一規(guī)定的鑒定原則和標準作為依據(jù)，不能夠自行其事。
（二）應當考慮各方面的作用。這里主要指出應當考慮憑證作用和參考作用，正面作用和反面作用，內(nèi)容上的作用和形式上的作用。
（三）對重要的設備的檔案和基建檔案應當由使用設備和建筑物的機關檔案部門保存復制件，原件移交到檔案館保存。
（四）寬嚴問題：“寬”：指鑒定的標準放寬，多保存一些；“嚴”指標準嚴格一些，少保存一些。
第三節(jié) 檔案保管期限表
一、作用
1．能夠統(tǒng)一鑒定認識，避免人為的局限性和片面性，使鑒定有章可循。（表雖是主觀制度，但較接近于客觀）
2．能夠保證鑒定工作質量。（表是通過長期實踐總結出來的）3．能夠提高鑒定工作的效率，加快檔案鑒定速度。（根據(jù)表把檔案對號入座，較為方便，速度又較快）
4．可以防止任意銷毀檔案文件，維護檔案的完整與安全。（有保管價值的文件一般都歸入了保管期限表）5．立卷時可以據(jù)此考慮文件的價值，把具有相同價 值、聯(lián)系密切的文件材料組合在一起，不同價值的文件材料分開組卷，保證案卷質量，為日后進館復查打下了基礎。
二、類型
1．通用檔案保管期限表 2．專門檔案保管期限表
3．同系統(tǒng)機關檔案保管期限表 4．同類型機關檔案保管期限表 5．機關檔案保管期限表
三、保管期限
（一）過去曾經(jīng)用過的方法：永久、長期、短期
（二）專門檔案的保管期限
1．人民法院的訴訟檔案 分為永久、長期（60年）、短期（30年），刑事案件的證物不宜長期保管的至少也要保存十五（證物有些是檔案，有些則不是）；案件的結案時間是終審判決結案后的第二年算起；檔案的銷毀是將其中的判決書、裁定書、調(diào)解書取了一份，按審判級別整理立卷、永久保管。
2．書稿檔案
其保管期限與文書檔案一致。3．會計檔案
其保管期限分為兩種：
定期（三年、五年、十年、十五年、二十五年）、永久
其保管時間是從會計終了后的第一天算起，會計檔案中的預算、計劃、制度等文件材料的保管期限是和文書檔案一致的。
四、保管期限的劃分原則
機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。永久保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關制定的法規(guī)政策性文件材料；
（二）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；
（三）本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；
（四）本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統(tǒng)計報表等；
（五）本機關機構演變、人事任免等文件材料；
（六）本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；
（七）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料；
（八）同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。
定期保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；
（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；
（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本機關一般性事務管理文件材料；
（五）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統(tǒng)計報表等；
（六）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料；
（七）上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；
（八）同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；
（九）下級機關報送的或以上計劃、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。
五、應當注意的問題
（一）要以保存本機關形成的文件材料為重點，永久和長期卷中上、下級文件也應有一定比重，全面估計和預測對檔案的需要，不能硬性劃分上、本、下級文件幾種保管期限的百分比。（實際工作中的有的作法是極形式主義的，不可取，不合理。）
（二）正確處理完整與精煉的關系：在完整的基礎上求精煉，不必過于強調(diào)少而精。
（三）對檔案的鑒定要相對穩(wěn)定，不宜反復進行。即文件鑒定之后，不到期則不再次鑒定。
（四）保管期限不宜劃分很精確的。
第四節(jié) 檔案鑒定工作制度和組織
一、檔案室工作制度和組織
成立鑒定小組
二、檔案館工作制度和組織
成立鑒定委員會
三、銷毀檔案的批準和監(jiān)銷制度
機關領導批準
主管領導機關批準
銷毀1949年前的檔案，須報國家檔案局。
兩人以上監(jiān)銷
四、銷毀
1．編制銷毀清冊
二~三份 2．立檔單位和全宗簡要說明
3．銷毀方法
“火燒”或“打成紙漿”
第六章 檔案保管工作
第一節(jié) 檔案保管工作概述
一、保管工作的含義
1．庫房管理
2．檔案流動過程中的保護 3．保護檔案的專門措施
二、保管工作的任務
1．防治檔案的損壞；包括自然損壞和人為損壞。2．延長檔案的壽命；
3．維護檔案的政治安全，防止泄密。
三、基本要求
1．以防為主，防治結合 2．加強重點，照顧一般 3．自力更生，勤儉節(jié)約 4．立足長遠，保證當前
四、意義
檔案保管工作在整個檔案工作中具有重要意義。檔案保管工作質量的高低，對提高檔案管理工作水平具有重大的影響，甚至在一定條件下具有決定性的影響。為檔案管理工作提供物質對象，提供一個最起碼、最基本的前提。
第二節(jié) 檔案保管的基本物質條件
一、檔案庫房
二、檔案裝具
1．檔案箱
2．檔案架
3．檔案柜等
三、包裝材料 1．卷皮 2．卷盒 3．包裝紙等
第三節(jié) 檔案庫房管理
一、庫房編號有兩種方法：
1．為所有庫房編一總的順序號 2．分區(qū)編號
二、排架和編號
1．整齊一致
2．避光通風 3．空間利用
4．統(tǒng)一編號，順序是從左到右、從上到下。
三、全宗的排列和檔案的存放
1．全宗的排列
一個全宗的檔案放在一起
按全宗號流水排列法和全宗分類排列法兩種
按全宗群排列的方法
全宗編號和在庫房的實際排列順序 2．存放方式
豎放和平放
四、檔案存放位置索引
五、檔案代理卡
為了便于庫房管理員掌握流動情況和安全檢查，可以填制一種卡片放在檔案原來存放的位置上，這就是“代卷卡”或“代理卡”。
六、全宗卷
全宗卷是在管理某全宗過程中形成的，以全宗為單位組成的說明全宗歷史情況的文件材料專卷。
通常包括：移交和接收全宗的文據(jù)，立檔單位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案，立卷說明，全宗內(nèi)檔案數(shù)量和狀況的檢查登記和報告，檔案鑒定的報告和銷毀清冊，全宗指南、檔案利用的重要登記等。
全宗卷應單獨集中，按全宗順序保管。當全宗轉交給另一檔案館（室）保管時，其相應的全宗卷也隨同全宗移交。
七、溫濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生
請詳見《檔案保護技術學》。
八、保衛(wèi)和保密
九、防火
十、檔案在搬運中的保護
十一、安全檢查
第七章 檔案檢索工作
第一節(jié) 檔案檢索工作的地位
一、檢索工作在整個檔案工作中的地位
1．檢索是提供利用的先期工作
檔案館（室）為提供利用所作的直接的準備工作，具體解決每個案卷或每一份文件的查找，是通過檢索來實現(xiàn)的。
2．檢索是提高檔案館（室）工作水平的重要手段 3．檢索形成了檔案業(yè)務工作中一個獨立的重要環(huán)節(jié)
二、編制檔案檢索工具的基本要求是
1．全，指信息存儲豐富。2．準，指檢索準確。
3．快，指迅速。
4．便，指檢索要方便。
三、應當注意的問題
要在重要的檔案上下功夫，不要平均使用人力物力。
1．一般的可著錄到案卷級，重要檔案則可著錄到文件級。2．強調(diào)檢索工具 按照一定的方法排列起來以供查找咨詢。
四、排檢方法
（一）分類法 以科學的分類為基礎，結合檔案的內(nèi)容和特點，運用概念
劃分的方法，把性質相同的檔案線索匯集在一起，分門別 類地組成一個檢索體系。
優(yōu)點：同一個問題或同一個專業(yè)的檔案線索匯集在一起，便于查找利用。
（二）按作者排檢法
現(xiàn)又稱責任者，把同一個作者形成的文件線索集中在一起。此法一般在機關檔案室用得較多。
（三）按文號排檢法
即按照文號的先后順序進行排列，一般有文號目錄、文號對照表。在機關檔案室此法也較受歡迎，而在檔案館卻用得不多。但對一此歷史文件或文號不全的文件檔案進行文號排檢則有困難。
（四）按字序排檢法
編制人名、地名之類的檢索工具，一般采用部首偏旁、四角號碼、筆數(shù)、筆形與筆數(shù)結合使用這幾種方法。
1．部首偏旁法：采用不多，因為它在排列上有相當難度，很多偏旁難以掌握。2．筆數(shù)、筆形法：其困難在于繁，簡字的問題。
3．四角號碼法：全國的人名、地名卡片采用此法較多。但此法的普及面不廣。
4．音序法：按漢語拼音順序進行排列。多用于以作者、文件名稱、地區(qū)為編制對象的檢索工具。此法較簡便，但對于年紀較大的人卻有不便之處。
（五）按地序排檢法
按照文件形成的地區(qū)排列。此法在歷史檔案和一些專業(yè)檔案的檢索工具中采用較多。如清代的奏折、地質檔案、農(nóng)業(yè)檔案等。
（六）主題法
按主題排檢一般是編有主題詞的檢索工具采用的。嚴格來說，此法與第（四）種方法是一致的，是按主題詞的字序進行排檢。對于外文檔案，一般是按外文字母進行排檢。
目前在檔案界，比較推崇的是分類法和主題法，兩者各有優(yōu)缺點。
第三節(jié) 中國檔案分類法
1987年出版《中國檔案分類法》第一版。1996年出版《中國檔案分類法》第二版?！吨袊鴻n案分類法》由編制說明和中華人民共和國檔案分類表、新民主主義檔案分類表、民國檔案分類表、清代檔案分類表組成。
中華人民共和國檔案分類表，由主表和輔助表（綜合復分表、世界各國和地區(qū)表、中國地區(qū)表、中華民族表以及科技檔案復分表等）組成。
《中國檔案分類法》雖然設有檢索方法，但手工翻閱，檢索速度不快?？衫糜嬎銠C容量大、速度快、檢索途徑多的特點，制作一部電子版的《中國檔案分類法》。
第四節(jié) 中國檔案主題詞表
1989年8月出版了《中國檔案主題詞表》試行本。1995年11月出版《中國檔案主題詞表》正式版本。
《中國檔案主題詞表》主要由主表及詞族索引、范疇索引、首筆畫檢字表和附表組成。主表主題詞款目如下例：
Renmindaibiaodahui?????款目主題詞及漢語拼音 人民代表大會????[BB]??范疇號
D 人代大會????????代項
F 地方各級人民代表大會??分項
全國人民代表大會
S 國家權力機關??????屬項
會議*
Z 國家機構*????????族項
C 人民代表大會制??????參項 《中國檔案主題詞表》詞間關系表 詞間關系
含義
簡稱 符號 等同關系 正式主題詞
用項
Y
非正式主題詞
代項
D
屬分關系
下位詞
分項
F
上位詞
屬項
S
族首詞
族詞
Z 相關詞
相關關系
參項
C 族首主題詞注以“*”符號。
需要指出的是：傳統(tǒng)紙質詞典式《中國檔案主題詞表》，雖然設有幾種檢索方法，但檢索效率仍不高。可利用計算機容量大、速度快、檢索途徑多的特點，制作一部電子版的《中國檔案主題詞表》。
需要指出的是：傳統(tǒng)紙質詞典式《中國檔案主題詞表》，雖然設有幾種檢索方法，但檢索效率仍不高?？衫糜嬎銠C容量大、速度快、檢索途徑多的特點，制作一部電子版的《中國檔案主題詞表》。
第五節(jié) 檔案著錄
檔案著錄是對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇、和記錄的過程。賦予其分類標識的過程，稱為分類標引。賦予其主題標識的過程，稱為主題標引。
表格式著錄格式直觀，易于掌握，用計算機著錄一般都用表格式。
練習：
文件名稱：關于印發(fā)《檔案館開放檔案暫行辦法》的通知
文件內(nèi)容：“經(jīng)請示內(nèi)容國務院，現(xiàn)將《檔案館開放政策檔案的辦法》發(fā)給你們，請按照本地區(qū)、本單位實際情況積極貫徹執(zhí)行?！?有關數(shù)據(jù)：
分類號：A-236
檔號：2-1-3-3
文號：國檔發(fā)（1986）2號；
保管期限：長期
文本：正本
發(fā)文日期：1986年2月7日
附件：《檔案館開放檔案暫行辦法》
規(guī)格：16開，3頁
第六節(jié) 檔案檢索工具
一、作用
檔案檢索工具是記錄、報道和查找檔案的工具。它的基本職能有兩個方面：1）存儲。即把檔案的有特征著錄下來，按照一定的順序加以排列或進行客觀的描述，以二次文獻或三次文獻的形式將檔案信息集中起來；2）查檢。即向利用者提供檔案的線索，借利用者了解和查詢檔案時使用。檔案檢索工具既是存儲結果的最終體現(xiàn)，又是查檢活動的必要條件，對檢索效率具有重要的甚至可以說是決定性的影響。
檔案檢索工具在檔案管理中具體表現(xiàn)為以下作用。
（一）橋梁作用
檔案的數(shù)量龐大，并隨著時間的推移而增加，內(nèi)容繁雜，涉及社會實踐活動的各個方面，對于利用者來說猶如檔案之海，如果不借助于科學的方法和手段，便無法從中獲取所需檔案。檔案檢索工具在檔案和利用者的特定需要之間架設了一道“橋梁”，溝通了二者的借需關系，利用者借助檢索工具便可以較為迅速準確地獲取所需檔案。也有人將這種橋梁作用比喻為“打開信息寶庫的鑰匙”，使用它才可以開戶檔案信息寶庫之門，滿足特定的需求。
（二）交流作用
檔案檢索工具中存儲了大量的檔案信息，它不僅可以提供查詢，同時可成為檔案館（室）與利用者、檔案館（室）之間的交流工具。利用者借助它可以了解檔案的分布、內(nèi)容、價值等信息，檔案館（室）借助它可以互相了解館藏情況，互通有無，提高服務質量。
（三）管理作用
檔案檢索工具記錄了檔案的主要內(nèi)容和形式特征，集中、濃縮地揭示了館藏情況，檔案工作人員可以通過檢索工具概要了解館藏檔案的內(nèi)容、形式、數(shù)量等情況，為檔案管理業(yè)務活動提供一定的依據(jù)。尤其是館藏性檢索工具反映檔案實體順序，在庫房管理、檔案數(shù)量統(tǒng)計等管理活動中直接發(fā)揮作用。各種檢索工具還是檔案工作人員查找檔案、提供咨詢、開展檔案編研工作的必要手段。
上述3個方面的作用是就檔案檢索工具的整體而言的，某一種檢索工具可側重于其中一個或兩個方面。
二、檔案檢索工具的分類
檔案檢索工具的種類較多，根據(jù)不同的標準可進行不同的分類。目前比較常見的分類方法有以下幾種。
1．按編制方式分為 目錄、索引、指南。2．按載體形式分為 書本式檢索工具 卡片式檢索工具 縮微檢索工具 機讀式檢索工具 3．按檢索范圍分為 全宗范圍檢索工具 檔案館范圍檢索工具 專題范圍檢索工具 館際檢索工具 4．按功能分
館藏性檢索工具 查檢性檢索工具 介紹性檢索工具 需要特別指出的是，隨著計算機技術在檔案工作中的應用，很多傳統(tǒng)的手工式的目錄被計算機數(shù)據(jù)庫形式所取代，它們已經(jīng)或即將退出歷史舞臺，不需要單獨編制了。但了解一下傳統(tǒng)的目錄，對建立數(shù)據(jù)庫還是有幫助的。
三、常見檔案檢索工具
1．案卷目錄
案卷目錄是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序編排的檢索工具。案卷目錄一般采用書本式，其目錄表包括：順序號（案卷號）、案卷標題、、卷內(nèi)文件頁數(shù)、保管期限、備注等。
表中的備注是用來記載案卷中某些需要特殊說明的問題，如移出、銷毀、卷內(nèi)文件的增減、霉爛、字跡模糊等。
2．全引目錄
案卷文件目錄亦稱“卷內(nèi)文件目錄匯集”或“全引目錄”。它將一全宗內(nèi)的案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄匯編成冊，兼有案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄之功能。
3．全宗目錄
全宗目錄是一種介紹檔案館所有全宗狀況的檢索工具，它的內(nèi)容包括全宗的名稱、全宗號、全宗內(nèi)案卷數(shù)量及起止年代。其編制目的是向利用者概要地揭示本館所藏檔案的范圍，以及用于檔案的統(tǒng)計和保管工作。全宗目錄適合于檔案數(shù)量較大，全宗較多的大中型檔案館。
4．分類目錄
分類目錄是根據(jù)體系分類法的原理，以分類號為排檢項，依據(jù)檔案分類表的體系組織起來的一種檢索工具。分類目錄的主要特點是系統(tǒng)地揭示檔案的主題內(nèi)容，具有較強的族性檢索功能。各檔案館的手工檢索分類目錄大多采用卡片式。
5．主題目錄
主題目錄是根據(jù)主題法的原理，將檔案的主題按字順序排列的一種目錄。主題目錄的主要特點是能夠集中地揭示有關同一事物的檔案的內(nèi)容，具有較好的特性檢索功能。
6．專題目錄
專題目錄是集中、系統(tǒng)地揭示檔案館內(nèi)有關某一專門事物、某一專門內(nèi)容檔案的檢索工具。
7．文號索引
文號索引是揭示檔案的文號和檔號之間對應關系的一種檢索工具，它提供了一條按文號檢索檔案的途徑。文號索引一般采用表格形式，所以通常稱之為文、檔案對照表。也有的檔案室以文號為檢索項設置較為全面的項目，形成文號目錄。
8．人名索引
人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的一種檢索工具。在檔案利用中檢索人物占有相當?shù)谋戎?，由于在標題中很少反映人名，以所只有編制專門的人名索引才能解決這個問題。
人名索引包括人名和檔號兩部分，即把人名引向所在檔案的檔號，利用者通過索引的指引，可以查到某一人物的材料。人名索引可以分為綜合性和專題性兩種。綜合性人名索引是將館藏檔案中所涉及到的全部人名編成索引，專題性人名索引是根據(jù)所列專題范圍，如任免、獎勵、處分等對涉及該專題的人名編制索引。
9．地名索引
地名索引是揭示檔案中所涉及的地名并指明出處的一種檢索工具。以編史修志為目的的利用者往往需要反映某一地區(qū)各方面情況的檔案材料，地名索引可較好地滿足這一類利用需求，從地區(qū)角度提供較為全面的檔案線索。
10．檔案館指南
檔案館指南是一種全面、系統(tǒng)介紹館藏檔案情況的工具書，又稱檔案館介紹。它是檔案館面對社會的一種宣傳、報道性工具，借助這種工具，利用者可以較為全面地了解館藏檔案情況及利用檔案過程中所需的各種信息。
檔案館指南從揭示館藏的詳簡程度上可分為簡明指南和詳細指南，從揭示檔案館的范圍上可分為單一檔案館指南。
檔案館指南一般應包括6部分內(nèi)容。
．說明或序言
．目錄
．檔案館概況
．館藏檔案情況介紹
．館藏資料情況介紹 ．附錄 11．全宗指南
全宗指南是揭示檔案館內(nèi)某一全宗檔案情況的工具書，又稱全宗介紹。全宗指南的內(nèi)容主要包括以下3個部分。
（1）立檔單位和全宗的歷史概況 在檔案利用活動中，對立檔單位歷史的了解直接關系到對檔案內(nèi)容的理解。因為檔案是歷史的記錄，不了解檔案產(chǎn)生單位的性質、職能及機構設置情況，就難以全面認識該機關檔案的價值。這一困難尤其發(fā)生在后代人利用前代人形成的檔案，同代人利用其他機關形成的檔案等情況中。對立檔單位情況的介紹主要包括單位名稱、隸屬關系、性質、任務、內(nèi)部組織機構、主要領導人等方面的情況和沿革。
（2）全宗內(nèi)檔案概況
主要包括檔案的來源、數(shù)量、進館日期、整理、保管、鑒定情況、完整程度、所編制的檢索工具等。
（3）檔案的內(nèi)容與成分
一般依原整理體系加以介紹，如果是按組織機構分類的，可按照機構逐一介紹，如果是按問題分類的，可按原劃分的類目逐一介紹，這樣介紹起來比較方便，而且由于與整理情況相對應，也比較清晰。介紹檔案內(nèi)容時原則上是以案卷為單位，亦可視實際情況靈活掌握，對于若干個問題相近或相同的案卷可合并介紹；對有特色和價值較大的文件可單獨介紹。
12．專題指南
專題指南是介紹報道檔案館中反映某一特定題目檔案的工具書，又稱專題介紹。專題指南的基本結構可由以下3部分組成。
．序言
．檔案內(nèi)容介紹 ．附錄
第八章 檔案編研工作
第一節(jié) 檔案編研工作概述
一、編研工作的內(nèi)容
1．歷史檔案和現(xiàn)行文件的編纂 2．編寫檔案參考資料 3．參考編史修志工作
二、編研工作的意義
檔案館（室）編研工作對整個檔案工作具有重要的意義。1．積極提供利用服務的有效方式 2．提高工作水平的重要途徑 3．有利用檔案原件的保管和流傳
三、特點
1．研究性
檔案編研工作中“編”與“研”不是兩個各自獨立的概念，而是互相統(tǒng)一的，即編中有研，研中有編。
2．思想性
檔案編研不僅是對檔案原件的簡單照錄，它必然反映編研人員的觀點和認識，具有明顯的思想性。
3．政策性
檔案編成果通常要在一定范圍內(nèi)公開使用，從而涉及到許多政策和法律方面的問題需要認真注意。
第二節(jié) 檔案參考資料
一、大事記
1．大事記的種類（1）機關工作大事記
如：《中共北京市委大事記》《北京第一機床廠大事記》（2）國家和地區(qū)大事記
如：《中華人民共和國大事記》《解放后西藏大事記》（3）專題大事記
如：《大革命時期統(tǒng)一戰(zhàn)線大事記》《中華人民共和國教育大事記》（4）個人生平大事記 也稱為年譜
如：《李大釗年譜》、《張?zhí)啄曜V》
大事記的名稱較靈活，有的稱：大事年表、大事紀要、大事輯要、紀年、月表、日志等。2．編制 大事記由兩部分組成:大事時間和大事記述。一般按時間順序排列。
大事突出、要事不漏，小事、瑣事不取。
二、組織沿革
1．種類
（1）機關組織沿革
如：《遼寧省人民政府組織沿革》（2）地區(qū)組織沿革
如：《內(nèi)江地區(qū)直屬機關機構演變》（3）專業(yè)系統(tǒng)組織沿革
如：《中國人民解放軍組織沿革和各級領導成員名錄》
2．內(nèi)容
（1）機關、地區(qū)或專業(yè)系統(tǒng)的歷史概況、行政區(qū)劃、建制變更情況；（2）機關的性質、任務、職權范圍、隸屬關系；
（3）機關內(nèi)部組織機構的設置和人員編制的變化情況；（4）機關領導人的任免情況；
（5）機關名稱的變更、印信的啟用與作廢、機關辦公地點的遷移等。3．體例（1）編年法
即按記述某一機關（地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)）的組織機構。（2）系列法
即以組織機構或問題形成系列，分別記述其沿襲變化的始末概況。（3）階段法
即根據(jù)機關（地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)）發(fā)展變化的特點劃分為若干個歷史階段。
三、專題概要
專題概要是以文章敘述的形式簡要地說明和反映某一方面的工作、生產(chǎn)或其它社會現(xiàn)象、自然現(xiàn)象的發(fā)展、變化情況的檔案參考資料。如
《廣西壯族自治區(qū)歷屆黨代會簡介》 《XX大學獲獎科研成果簡介》 《嫩江縣中小學教育概要》 《吉林省克山病概況》
四、會議簡介
1．會議簡介是簡要敘述會議過程和基本情況的參考資料。2．內(nèi)容包括
（1）會議名稱及屆次。如《廣西壯族自治區(qū)歷屆黨代會簡介》。（2）會議的時間、地點及主持人。（3）會議參加人員。
（4）會議的主要議程及內(nèi)容。
五、統(tǒng)計數(shù)字匯集
統(tǒng)計數(shù)字匯集又稱“基礎數(shù)字匯集”。 如：《XX縣基礎數(shù)字匯編》
《舒蘭縣農(nóng)業(yè)基礎數(shù)字匯集》
《萊蕪縣牲畜和家禽變化情況匯集》
第九章 檔案統(tǒng)計工作
第一節(jié) 檔案統(tǒng)計工作概述
一、檔案統(tǒng)計工作的內(nèi)容和任務
1．檔案統(tǒng)計，就是以表冊、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關情況。內(nèi)容很多。包括檔案的基本登記和綜合統(tǒng)計兩部分。從統(tǒng)計的對象來看，分為兩方面：
（1）對檔案實體及其管理狀況的統(tǒng)計；（2）對檔案事業(yè)的組織與管理狀況的統(tǒng)計；
目前，我國檔案工作的基本情況統(tǒng)計，分為四個層次： 其一，全國檔案工作基本情況統(tǒng)計； 其二，專業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計；
其三，地方（包括省、市、地、縣各級）檔案工作基本情況統(tǒng)計； 其四，檔案館、檔案室檔案工作情況統(tǒng)計。2．任務是
對檔案和檔案工作的發(fā)展情況進行統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計分析，提供統(tǒng)計資料，實行統(tǒng)計監(jiān)督。
二、檔案統(tǒng)計工作的意義、要求和步驟
1．意義
（1）是認識檔案工作的一種重要手段；（2）可以把定性分析和定量分析結合起來；（3）是檔案事業(yè)建設的一項重要的基礎工作；
（4）可以為制定檔案工作的方針、政策和編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供提供依據(jù)。2．要求
（1）準確性、客觀性、科學性
（2）遵循全國統(tǒng)計工作現(xiàn)代化的要求，須達到：
統(tǒng)計指標體系完整化，統(tǒng)計分類標準化，統(tǒng)計調(diào)查工作科學化，統(tǒng)計基礎工作規(guī)范化，統(tǒng)計計算和數(shù)據(jù)傳輸技術現(xiàn)代化，統(tǒng)計服務優(yōu)質化。3．步驟包括（1）統(tǒng)計調(diào)查
（2）統(tǒng)計整理（3）統(tǒng)計分析
三、檔案統(tǒng)計調(diào)查
1．統(tǒng)計表報 2．專門調(diào)查
四、檔案統(tǒng)計資料的整理
統(tǒng)計分組：簡單分組和復雜分組
五、統(tǒng)計表
六、綜合指標
1．絕對數(shù) 2．相對數(shù)
第二節(jié) 檔案的登記
一、檔案數(shù)量和狀況登記
（一）案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄
（二）檔案收進登記簿
這是專門記錄檔案進入檔案機構情況的一種登記形式。主要應用于檔案館和規(guī)模較大的檔案室。其具體形式一般為簿冊式。其基本登記進以檔案進入檔案機構的次數(shù)為單位進行登記，即每收進一次檔案，無論其數(shù)量及全宗所屬情況如何，都要在收進登記簿上登記為一個條目。
（三）全宗名冊
檔案館和規(guī)模較大且保管了多個全宗的檔案室，對其所管全宗進行逐個登記的一種形式。
（四）全宗單
詳細登記每一全宗情況的登記形式。主要應用于檔案館和保存了較多全宗的檔案室。其形式為單頁式。每一張全宗單登記一個全宗的詳細情況。其登記內(nèi)容比全宗名冊要詳細得多，一般分為3個部分。
（五）全宗卡片
它是檔案行政機關要求檔案館報送的一種形式。其作用和目的是為了隨時掌握各檔案館中所存檔案全宗的基本情況，且與“檔案成分和數(shù)量變化情況報道表”結合使用。
（六）檔案成分和數(shù)量變化情況報道表
檔案成分和數(shù)量變化情況報道表是檔案館按要求向檔案行政機關報送的一種登記形式，旨在隨時報告其所管檔案（以全宗為單位）的變化情況。檔案行政機關根據(jù)報道內(nèi)容，隨時在全宗卡片上進行補充性登記。
（七）案卷目錄登記簿
案卷目錄登記簿是對所有案卷目錄進行登記的一種登記形式。主要應用于檔案館和案卷目錄數(shù)量較多的檔案室。其登記方法是以案卷目錄的本冊為單位進行登記，每一本（冊）案 卷目錄登記為一個條目。
（八）總登記簿
總登記簿是全面系統(tǒng)地記錄反映檔案的收進、移出情況及檔案數(shù)量變化情況的一種登記形式。主要應用于檔案室。
二、檔案工作狀況登記簿
（一）工作日志
工作日志是許多重要的社會行業(yè)中普遍采用的一種基本的工作登記形式。其作用與目的在于逐日記錄每一天的工作內(nèi)容及其進程問題，積累詳盡的工作原始記錄，為日后的查考和總結提供素材。一般應包括日期（年、月、日、星期），時間（上午、下午或具體時刻），工作內(nèi)容，工作量與進度，工作中的問題及處置情況，每周或每月的統(tǒng)計、小結等。
（二）人員進出庫房登記
人員進出庫房登記是庫房管理的一種具體手段。一般采用登記本形式。登記本一般應放置在庫房入口處。工作人員及其他人員每次進出庫房均應在登記本上登記。登記項目一般應包括日期、進出庫房人員姓名、進入庫房時間（時刻）、進庫事由、出庫時間（時刻）等。
（三）檔案出入庫登記
檔案出入庫登記這也是庫房管理的一種具體手段。一般也采用登記本形式。其具體的登記項目一般應包括檔案出庫的日期、時間（時刻）、檔號及數(shù)量、原因（即用途），歸入日期及時間（時刻）、經(jīng)手人，等等。
（四）檔案清點、檢查登記
檔案清點、檢查登記是對檔案進行定期或不定期的清點、檢查過程中及清點、檢查完畢之后所進行的登記。其登記內(nèi)容應涉及清點、檢查的日期，原因，清點、檢查過程所發(fā)現(xiàn)的情況及問題，清點、檢查的結果（結論），從事清點、檢查的工作人員姓名。
（五）檔案利用登記簿
它是一種全面、系統(tǒng)地記錄檔案提供利用情況的綜合性登記形式。它既是檔案機構記錄、掌握提供利用情況的一種登記形式，同時又是檔案機構向利用者具體提供檔案時履行交接手續(xù)的一種交接憑據(jù)。
（六）利用者登記卡
利用者登記卡是檔案館和規(guī)模較大的檔案室對利用者進行記錄、掌握的一種登記形式。
（七）檔案借出登記簿
檔案借出登記簿是專用于對檔案被借出檔案機構之外的情況進行登記的一種登記形式，檔案館和檔案室均可使用。
（八）檔案復制、摘抄登記
檔案復制、摘抄登記是專用于對在利用中被復制、摘抄情況進行登記的一種登記形式。同時具有提出復制、摘抄申請，履行批準手續(xù)和確認復制、摘抄事實的憑據(jù)性質。
（九）利用效果登記
利用效果登記實質上是檔案機構對每一次利用的成效結果所進行的跟蹤調(diào)查。這種跟蹤調(diào)查性質的登記，對于檔案機構調(diào)整、改進自己的工作具有重要意義。
第三節(jié) 檔案行政管理機關和檔案館的基本統(tǒng)計
一、檔案構成統(tǒng)計
總的說來，檔案構成統(tǒng)計是檔案館全部檔案材料現(xiàn)有數(shù)量和狀況的一種統(tǒng)計。要求將檔案館內(nèi)的全部檔案以其來源性質分組，即分成：建國后檔案、革命歷史檔案、清代以前檔案、民國檔案等部分，并以此說明現(xiàn)有檔案數(shù)量和狀況。
二、檔案利用統(tǒng)計
檔案利用統(tǒng)計它是一種對各種類型檔案被各機關、各項工作利用的情況和程度的統(tǒng)計。
三、檔案工作人員情況統(tǒng)計
檔案工作人員情況統(tǒng)計是它對于研究檔案館工作售貨員的需要量，各種干部的比例，各檔案館干部的對比分析和平衡，培訓工作的安排等，具有重要的作用。
四、檔案館建設狀況統(tǒng)計
檔案館建設狀況統(tǒng)計是檔案行政管理機關的任務之一，負責檔案館網(wǎng)的規(guī)劃與籌建。這種統(tǒng)計對研究我國檔案事業(yè)的發(fā)展，是一種很有意義的資料。
五、檔案室建立情況統(tǒng)計
檔案室是機關工作的重要組成部分，是現(xiàn)行機關檔案集中保管的機構。檔案行政管理機構及時了解檔案室建設的情況是非常必要的。這就要對檔案室的建設情況進行統(tǒng)計。
第十章 檔案提供利用工作
第一節(jié) 檔案提供利用工作概述
一、含義
檔案工作的總目的，是提供檔案為社會主義事業(yè)服務。為了實現(xiàn)這個目的必須做一系列的工作，其中直接傳遞檔案信息為黨和國家各項工作服務的環(huán)節(jié)，稱為“檔案的利用服務工作”，或簡稱“檔案利用工作”，又稱“提供利用”。檔案利用工作的基本內(nèi)容，就是介紹和報道館（室）藏檔案的內(nèi)容和成分，通過各種方式為利用者實際提供文獻材料和情報信息，進行咨詢服務。
二、利用工作的地位
檔案的提供利用是檔案工作為社會主義事業(yè)服務的直接手段，它是兼承檔案工作內(nèi)外關系的一個重要環(huán)節(jié)，在檔案工作中占有突出地位。
它是檔案工作聯(lián)系社會的一個窗口，是衡量檔案工作好壞的主要標志。它在一定程度上體現(xiàn)了外界利用檔案的需要，對整個檔案工作具有一定的檢驗和推動作用。
總之，它是檔案工作中最富有活力的一個環(huán)節(jié)。
三、注意問題
1．服務思想
（1）全面地為檔案用戶服務（2）及時地為檔案用戶服務（3）準確地為檔案用戶服務（4）有效地為檔案用戶服務
2．正確處理提供利用與保密之間的關系
提供利用和保密，從根本上來說是一致的。提供利用時要注意保密，保密是限定了利用的對象和范圍，是為了更好地利用。
澄清“利用危險，保密保險”以及“歷史檔案無密可保”的錯誤思想。
要認真深入地審定檔案內(nèi)容，根據(jù)時間、地點和條件的變化情況，調(diào)整檔案的密級，逐步擴大開放范圍，減少煩瑣的批準手續(xù)，方便廣大利用者的正常利用。
第二節(jié) 檔案提供利用的途徑與方式
一、基本途徑有
1．提供檔案原件 2．提供復制品
3．提供檔案信息加工品
二、幾種主要的方法有
1．檔案閱覽服務 2．外借服務 3．制發(fā)復本
4．展覽與陳列服務 5．制發(fā)檔案證明服務 6．檔案目錄信息服務 7．檔案咨詢
第三節(jié) 檔案用戶調(diào)研工作
檔案用戶需求分析是通過一定的方式與方法，在深入調(diào)查、掌握用戶利用需求的基礎上，揭示各類用戶的需求特點與規(guī)律的一項業(yè)務活動。
一、檔案用戶需求調(diào)研的原則
第三篇：檔案管理學（定稿）
簡述人事檔案的歸檔范圍和收集渠道
人事檔案的歸檔范圍包括：調(diào)配、任免、考察考核材料，錄用材料，辦理出國、出境材料，各種代表會材料，工資待遇材料，學歷和評定崗位技能材料，職稱材料，加入黨、團組織材料，政審、考核材料，獎勵與處分材料，履歷、自傳、鑒定材料，科研材料，殘疾材料，其他材料。
人事檔案的收集渠道：（1）通過組織、人事、勞動（或人力資源管理）及其他人員管理部門收集各種履歷表、簡歷表、登記表、自傳、鑒定、考核、考績、任免、招聘、錄用、招工、“以工代干”轉干的材料；評聘、晉升、套改專業(yè)技術職務（職稱）和評定工人崗位技能的材料；授予學位、學銜、軍銜的材料；審計工作中形成的有關材料；出國、出境、辦理工資、調(diào)整級別待遇，離休、退休的材料。
（2）通過員工所在黨、團組織、政府機關、企業(yè)、事業(yè)單位的有關部門收集員工入黨，入團，民主評議黨員、退黨、退團、除名及參加民主黨派的有關材料；授予各種榮譽稱號的先進事跡和獎勵材料；有關政治歷史問題的審查、甄別、平反結論，調(diào)查報告和本人的申訴、檢查交代材料；更改姓名、年齡、參加革命工作時間、入黨入團時間、申請書和組織審批材料。
（3）通過紀律檢查部門、行政監(jiān)察部門、保衛(wèi)部門和公安、司法、檢察部門、收集員工違反黨紀、政紀、國法所受的黨內(nèi)外處分及撤銷處分的材料；刑事判決書等。
（4）通過科技、業(yè)務部門、學校和培訓部門，收集反映員工業(yè)務能力、科技發(fā)明、論著的篇目、業(yè)務考績、成果、貢獻評定、學習成績、學歷、鑒定、獎勵、處分等材料。
（5）通過軍隊有關部門和地方民政部門，收集曾在部隊工作過的人員的檔案材料；地方干部兼任部隊職務的審批材料；復員和轉業(yè)軍人的檔案材料。
第四篇：檔案管理學
一、檔案：
1、定義：檔案是社會組織或個人在社會活動中直接形成，保存?zhèn)洳榈母鞣N形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和知識的記錄。
2、基本含義：檔案是各種組織和個人在其特定的社會活動中積累而成的；檔案是保存?zhèn)洳榈奈募?；檔案內(nèi)容的記錄方式和載體是多種多樣的；檔案是原始的歷史記錄。
二、現(xiàn)行組織單位檔案的接收：
1、期限：省以上機關應將永久保存的檔案在本機關保存20年左右；省轄市和縣級以下機關應將永久、長期保存的檔案在本機關保存10年左右，再向有關檔案館移交。
2、辦法：逐年接收：現(xiàn)行組織單位每年將保管期滿的檔案向檔案館移交一次；
定期接收：現(xiàn)行組織單位每隔一定時期將所有保管期滿的檔案向檔案館移交一次。
3、要求：（1）進館檔案應保持全宗的完整性，一個單位的全部檔案應該作為一個整體，統(tǒng)一歸入一個檔案館，不能隨意分散。（2）規(guī)定移交的檔案，應該由有關單位收集齊全，按照規(guī)定整理好。（3）與檔案有關資料、立檔單位的組織沿革、全宗介紹及其他有關檢索工具，隨同檔案一并接收。
三、撤銷組織單位檔案的接收的要求：
1、由撤銷單位組織人力，負責整理好，然后再向有關的檔案館移交。
2、撤銷單位的業(yè)務分別劃歸幾個單位的，其檔案不得隨之分散，仍作為原單位檔案的一部分，按全宗整體移交有關檔案館，或由其中一個單位完整地代管。
3、單位撤銷或者合并時，如有尚未處理完畢的文件，要移交應受理這些文件的新單位繼續(xù)處理，并作為新單位的檔案加以保存。
四、全宗構成的條件：
1、定義：確定檔案全宗劃分的界限，研究擁有檔案的單位能否成為一個立檔單位。
2、條件：（1）可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義單獨對外行文。（最基本的）
（2）設有會計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃。
（3）設有管理人事的機構或人員，并有一定的人事任免權。
3、考察規(guī)定有關單位職權的法規(guī)性、領導性文件和實際活動，這些單位的文書處理工作、印信和單位的名稱等情況。
五、立檔單位和全宗劃分：
1、我國各級政府機關、企業(yè)和事業(yè)單位等，一般都建有共產(chǎn)黨、共青團以及其他群眾組織，這些組織和機關的行政機構，是密切聯(lián)系的一個整體，應當作為一個立檔單位。它們所形成的的檔案，是一個機關內(nèi)互有聯(lián)系的檔案整體，應當構成一個全宗。
2、省級機關：（1）中共省委的檔案，劃分為一個全宗，其中紀律檢查委員會的檔案單獨構成全宗。（2）省直屬機關黨委的檔案應單獨構成全宗。（3）省級政協(xié)、工會、共青團、婦聯(lián)、各民主黨派和工商聯(lián)等的檔案各為一個全宗。（4）省人大常委會、省人民政府的檔案各為一個全宗。（5）省級各委、廳、院、行、社等的檔案各為一個全宗。（6）省級各廳、局所屬院、校、所、工廠、公司等下屬機構的檔案，單獨構成全宗。（7）省級各廳、局所派駐省內(nèi)外各地的臨時工作機構的檔案一般不單獨構成全宗，歸入各有關廳局的檔案全宗。
3、地、市、縣級機關：（1）中共地、市、縣委的檔案各為一個全宗。（2）中共地、市、縣紀律檢查委員會的檔案各為一個全宗。（3）地、市、縣直屬機關常委的檔案各為一個全宗。
（4）地、市、縣工會、共青團、婦聯(lián)、政協(xié)的檔案分別各位一個全宗。（5）市、縣人大常委會的檔案各為一個全宗。（6）行政公署，市、縣人民政府的檔案各為一個全宗。（7）地、市、縣級各局、行、院的檔案分別各為一個全宗。（8）地、市、縣各級企事業(yè)單位的檔案分別構成全宗。
六、立檔單位的變化和全宗的劃分：
1、從單位的政治性質方面考察：
（1）被推翻了的舊政權機關和革命后建立的人民政府機關，其檔案各自構成全宗。
（2）解放前各個歷史時期所存在的不同政權，其檔案應各自構成全宗。
（3）解放前成立而在解放后被人民政府接管并繼續(xù)存在的某些事業(yè)單位，檔案一般應分別構成全宗；一般的學校和其他事業(yè)單位，解放前后形成的檔案，也可統(tǒng)作一個全宗。
（4）黨派、政治團體、宗教組織在各個歷史時期和解放前后，只要其主旨和組織成分的基本構成沒有根本性的變化，檔案何時何地形成，都應構成一個全宗。
2、從單位的基本職能方面考察：
（1）凡是新成立的并具有一定獨立性的機關，檔案構成新的全宗。
（2）非機關基本職能的根本變化：機關職能與工作范圍的擴大或縮小；機關內(nèi)部組織機構的調(diào)整；機關工作地點的變更；機關名稱的變更；領導關系的改變；由于某種原因機關曾暫時停止一段時間的工作。
（3）臨時機構一般不單獨建立全宗，其檔案應納入其主管機關檔案全宗統(tǒng)一管理。但屬于黨委、政府直接領導，執(zhí)行全面性的任務，為期比較長的，應建立單獨全宗。
（4）如果兩個機關合署辦公，而文件時分別處理的，所形成的檔案，應分別構成全宗。合署辦公前后各自形成的檔案，一般應屬于一個全宗。
七、復式分類法：
1、——組織機構分類法：首先把全宗內(nèi)檔案按分開，然后在每個下面再分組織機構。適用于立檔單位內(nèi)部機構變化不復雜的全宗。
2、組織機構——分類法：首先把全宗內(nèi)檔案按組織機構分開，然后在組織機構下面再分。適用于立檔單位的內(nèi)部機構多年一直固定，或在比較穩(wěn)定的基礎上有所調(diào)整的全宗，多用于撤銷機關檔案和歷史檔案。
3、——問題分類法：先把全宗內(nèi)檔案按分開后，在下面再分問題。多用于組織機構變化復雜，或由于機構之間分工不明確、文書工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機構以及沒有內(nèi)部機構或內(nèi)部機構非常簡單而無必要按組織機構分類等情況。
4、問題——分類法：先把全宗內(nèi)檔案按問題分開后，在每個問題下面再分。多適用于撤銷機關檔案和歷史檔案。
八、分類方案：又稱“分類大綱”，表列各個類目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要。
九、案卷組合方法：
1、按問題立卷（最廣泛）：“問題”是指文件內(nèi)容技術和反映的某方面的工作問題或涉及的人物、事件、事物等。具有靈活性。
2、按作者立卷：“作者”是指撰寫和執(zhí)法文件的機關、機關內(nèi)的組織機構或個人。適當?shù)貐^(qū)分了文件的重要程度和保存價值。
3、按文種（名稱）立卷：把文件種類名稱相同的文件組合在一起。能較好地反映機關的工作活動，也可適當?shù)貐^(qū)分文件的重要程度和保存價值。
4、按時間立卷：按文件形成的時間或文件內(nèi)容針對時間，將屬于同一時期的文件組合為案卷。適用于：（1）文件內(nèi)容針對的時間性較強，針對的時間比較分明的文件；（2）同一類型的文件數(shù)量比較多，為了進一步組合案卷，也可采用時間特征把卷立得更細些；（3）在整理歷史檔案而不采用分類法時，若干的文件集中在一個類里，為了反映文件時間聯(lián)系和便于組合，也可按、階段或其他時限特點組成若干案卷。
5、按地區(qū)立卷：把內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組合在一起。多用于下屬機關的某些行文、調(diào)查材料或下屬機關的來文。
6、按收發(fā)文機關立卷：將本機關與某機關就某個問題或幾個問題的來往文件組成案卷。
一、案卷目錄的類型：
1、以全宗為單位編制的綜合目錄
2、以全宗內(nèi)各種門類為單位編制的分冊目錄：
（1）以全宗內(nèi)檔案分類的類別為單位編制的案卷目錄。
（2）按保管期限編制的案卷目錄。
（3）按保管期限結合分類方案編制的案卷目錄。
（4）按機密程度分別編制的案卷目錄。
二、案卷目錄的結構：
1、封面和扉頁；
2、目次；
3、序言和說明；
4、簡稱表；
5、案卷目錄表；
6、備考表。
三、鑒定檔案價值的標準：
1、檔案來源標準：表現(xiàn)在：它是作為國家各級檔案館確定檔案收集范圍的基本根據(jù)；機關在鑒定檔案時，應注意區(qū)分不同的作者；在本機關制成的文件中，具體的撰寫者、制發(fā)機構也對檔案價值產(chǎn)生影響。
2、檔案內(nèi)容標準：著眼于：檔案內(nèi)容的重要性、獨特性、時效性；真實性、完備性。
3、檔案形式特征標準：文件的名稱、文件形成時間、文本、文件的外形特點。
4、相對價值標準：所存檔案的完整程度；檔案內(nèi)容的可替代程度；本機關是否向檔案館移交檔案，不需要向檔案館移交檔案的機關可主要本機關的需要劃定檔案的保管期限，而應向檔案館移交檔案的機關還需要根據(jù)有關檔案館的要求確定某些檔案的保管期限。
四、檔案的銷毀：
1、檔案銷毀清冊：登記的順序號，案卷或文件的題名，起止日期，號碼，數(shù)量，原期限、銷毀原因、備注。
2、立檔單位和全宗簡要說明：立檔單位的成立、內(nèi)部機構、工作職能以及撤銷的簡要歷史；全宗檔案的形成、報關、完整程度以及現(xiàn)存檔案的主要成分；鑒定工作的情況。
3、檔案銷毀方法：
（1）檔案銷毀清冊被批準前，檔案應系統(tǒng)地單獨保管，以便審批時檢查或未批準時揀出保存。
（2）經(jīng)批準后，檔案一般送工廠作為原料；離的遠或檔案特別機密，可自行焚毀。嚴禁將應銷毀的檔案作其他用途，更不準出賣。應指派兩名以上專人監(jiān)銷。
五、檔案著錄規(guī)則：
1、著錄項目：用以揭示檔案內(nèi)容和形式特征所需要的記錄事項。10大項，23小項。
2、標志符號：表示不同著錄項目和著錄含義的標志。
（1）著錄項目標識符：注在每個著錄項目之前的標志符號。
（2）著錄內(nèi)容識別符：表示對著錄項目中需要解釋、補充說明、考證、存疑、缺字、起止連接事項等含義的符號。
3、著錄格式：著錄項目在條目中的排列順序及其表達方式。
4、著錄詳簡級次、著錄用文字和著錄來源。
（1）著錄詳簡級次：著錄時對檔案項目的取舍程度。
（2）著錄用文字必須規(guī)范化。
（3）檔案的著錄來源是被著錄檔案的本身，主要根據(jù)文頭、文尾、案卷封面、卷內(nèi)文件目錄備考表等，還可參考其他相關材料。
5、著錄項目細則：提名與責任者項、文本項、密級與保管期限項、時間項、載體形態(tài)項、叢編項、附注項、標準編號及有關記載項、提要項、排檢與編號項。
六、檔案檢索工具的種類：
1、按體例分：
（1）目錄：將檔案的著錄條目按照一定次序編排而成的檢索工具。
（2）索引：將檔案中的某一內(nèi)部或外部特征及其出處按一定次序編排而成的檢索工具。
（3）指南：以文章敘述的方式綜合介紹檔案情況的檢索工具。
2、按載體形式分：
（1）書本式檢索工具：將著錄條目連續(xù)記錄并裝訂成冊的檢索工具。
（2）卡片式：將一個條目著錄于一張卡片，將卡片按一定順序排列而成的檢索工具。
（3）縮微式：以縮微攝影方式制作的以膠片為載體的檢索工具。
（4）機讀式：以磁性材料為載體的供計算機識別的檢索工具。
3、按功能分：
（1）館藏性檢索工具：反映檔案實體整理體系及其排列順序的檢索工具。
（2）查找性檢索工具：專門為各種查找而編制的，不受檔案實體排列順序的限制，從檔案的某一內(nèi)容或形式特征提供檢索途徑的檢索工具。
（3）介紹性檢索工具：介紹和報道檔案內(nèi)容及其有關情況的檢索工具。
七、正確處理利用和保密的關系：
利用與保密，從根本上來說兩者是一致的。應全面地理解和處理利用和保密之間矛盾統(tǒng)一的辯證關系。
要在國家和人民的利益這個大前提下，依據(jù)黨和國家的方針政策，把兩者結合起來。凡是提供利用有利于堅持黨的四項基本原則，促進安定團結和社會主義事業(yè)的檔案信息，均應積極地提供利用；但是檔案中的情報信息，只在一定范圍內(nèi)使用才有利于安全、安定和建設的，則應嚴格地堅持保密。
為了處理利用與保密關系，首先要澄清“利用危險，保密保險”以及歷史檔案“無密可?！钡腻e誤思想；其次，要認真深入地審定檔案內(nèi)容，根據(jù)時間、地點和條件的變化情況，調(diào)整檔案的密級，逐步擴大開放范圍，減少煩瑣的批準手續(xù)，方便廣大利用者的正常利用。
八、開放檔案：
1、定義：檔案管理單位根據(jù)檔案價值實現(xiàn)的客觀規(guī)律和特點，依法向社會公眾和組織公開未列入保密與豁免公開范圍的檔案文件信息內(nèi)容，并通過有效方式及時提供給有關組織及個人，滿足其合法利用需求的社會化服務政策與措施。它是公民知情權、參政權、議政權等民主權利得以實現(xiàn)的必要保證，是國家政治民主化的重要標志。
2、基本含義：開放檔案必須建立在對檔案價值實現(xiàn)的規(guī)律和特點的深刻理解基礎上；開放檔案的范圍應當依法確定；開放檔案應通過多種渠道和方式進行；開放檔案既是一種利用服務政策也是一種服務措施；開放檔案是公民民主權利得以實現(xiàn)的必要保證，也是國家政治民主化的重要標志。
九、檔案檢索效率：
1、檢全率=檢出的有關檔案 / 全部有關檔案 X 100%
2、漏檢率=未檢出的有關檔案 / 全部有關檔案 X 100%
3、檢準率=檢出的有關檔案 / 檢出的全部檔案 X 100%
4、誤檢率=檢出的不相關檔案 / 檢出的全部檔案 X 100%
第五篇：檔案管理學復習題
《檔案管理學》復習題
填空
1、《文件整理規(guī)則》最根本的特點，就是以（件）為單位。
2、國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿（30）年向社會開放。3、2000年8月國務院頒布《國家行政機關公文處理辦法》中規(guī)定了行政機關通用的文件種類有（13）種。
4、公文用紙采用國際標準（A4）型紙。
5、A4型紙的成品幅面尺寸為（210X297）mm。
6、全宗號用（4）位代碼標準。
7、檔案室的收集，正常情況下主要是指（歸檔）。
8、立卷說明是對檔案的補充和概數(shù)，具有資料積累和（檢索）的雙重功能。
9、根據(jù)規(guī)定，省以上機關應將永久保存的檔案在本機關保存（20）年左右后向本地區(qū)綜合檔案館移交。
10、根據(jù)規(guī)定，省轄市和縣級以下機關應將永久、長期保存的檔案在本機關保存（10）年左右后向本地區(qū)同級綜合檔案館移交。
11、文書檔案長期保管期限為（16－50）年左右。
12、鑒定檔案價值的基本方法就是（直接）鑒定法。
13、檔案代理卡又稱（代卷卡）。
14、檔案編目的實質是把檔案信息資源整理的成果（固定化）。
15、檔案著錄項目共分
（七）項。
16、檔案館指南的主體部分是（館藏檔案情況介紹）。
17、資料目錄的主體部分是（資料分類目錄）。
18、照片檔案主要由底片、照片及（文字說明）構成。
19、檔案著錄時，時間項一律用（8）位阿拉伯數(shù)字表示。20、檔案著錄的結果是（條目）。單選
1.檔案著錄的結果是（D）。A卡片 B記錄 C目錄 D條目
2.國家檔案館保管的檔案向社會開發(fā)的界線，一般應當自形成之日起滿（C）A 10年 B 20年 C 30年 D 40年
3.2000年8月國務院頒布《國家行政機關公文處理辦法》中規(guī)定了行政機關通用的文件種類有（B）。
A 10種 B 13種 C 15種 D 18種 4.公文用紙采用國際標準（D）。A B5 B十六開 C B5 D A4 5.A4紙的成品尺寸為（A）。A 210x297mm B 210x265mm C 184x265mm D 225x156mm 6.保存底片的適宜溫度為（B）。A 13－16℃ B 13－15℃ C 14－24℃ D 14－20℃
7.檔案室的收集，正常情況下主要是指（C）。A接收 B征集 C歸檔 D歸卷
8.保存照片底片的相對濕度為（B）.A 30%-40% B 35%-45% C 30%-45% D 45%-60% 9.根據(jù)規(guī)定，省以上機關永久保存的檔案向本地區(qū)同級綜合檔案館移交的時間大致在（C）。
A 5年左右 B 10年左右 C 20年左右 D 30年左右
10、根據(jù)規(guī)定，省轄市和縣級以下機關應將永久、長期保存的檔案向本地區(qū)同級檔案館移交大致在（B）。
A 5年左右 B 10年左右 C 20年左右 D 30年左右
11、文書檔案長期保管期限為（D）。A 5－10年 B 10－15年 C 15－30年 D 16－50年
12、鑒定檔案價值的基本方法就是（A）。A 直接鑒定法 B 間接鑒定法 C 逐一鑒定法 D 簡單鑒定法
13、保存照片的適宜溫度為（C）。A 13－16℃ B 13－15℃ C 14－24℃ D 14－20℃
14、檔案編目的實質是把檔案信息資源整理的成果（B）。A 形式化 B 固定化 C 格式化 D 統(tǒng)一化
15、檔案著錄項目共分（C）。A 三項 B 五項 C 七項 D 九項
16、檔案館指南的主體部分是（A）。
A 館藏檔案情況介紹 B 館藏情況介紹 C 館藏資料情況介紹 D 館藏介紹
17、資料目錄的主體部分是（B）。
A 資料目錄 B 資料分類目錄 C 資料主題目錄 D 資料綜合目錄
18、保存照片的相對濕度為（A）。A 40%-60% B 35%-45% C 30%-45% D 45%-60%
19、檔案著錄的條目格式是（C）。
A 標點符號式 B 段落標點式 C 段落符號式 D 符號段落式 20、段落符號式著錄條目格式將著錄項目劃分為（C）。A 二個段落 B 三個段落 C 四個段落 D 五個段落
21、檔案著錄條目的形式為卡片式時，卡片尺寸一般為（A）。A 12.5x7.5cm B 10.5x7.5cm C 12.5x6.5cm D 12x7cm
22、檔案著錄卡片四周均應留出（A）。A 10mm B 28mm C 35mm D 37mm
23、保存光盤的庫房溫度最好控制在（B）。
A 16℃－20℃ B 18℃－20℃ C 15℃－18℃ D 18℃－24℃
24、保存光盤的庫房相對濕度最好不超過（B）。
A 40％ B 50％ C 60％ D 65％
25、在時間項的八位數(shù)字中第1－4位數(shù)表示（A）。A 年 B 月 C 日 D 時
26、在時間項的八位數(shù)字中第5－6位數(shù)表示（B）。A 年 B 月 C 日 D 時
27、在時間項的八位數(shù)字中第7－8位數(shù)表示（C）。A 年 B 月 C 日 D 時
28、下列屬于文件形式特征的有（D）。A 內(nèi)容提要 B 主題詞 C 分類號 D 檔號
29、全宗號、目錄號、卷號、件號或頁號統(tǒng)稱為（A）。A 檔號 B 歸檔號 C 分類號 D 文書處理號
30、一般情況下，文件成文日期以（A）為標準。A 領導人簽發(fā)日期 B 會議通過日期 C 批準日期 D 發(fā)出日期
31、保存電子檔案的庫房溫度應控制在（D）。A 16℃-20℃之間 B 18℃-20℃之間 C 15℃-17℃之間 D 17℃-20℃之間
32、檔案管理工作的核心部分是（B）。A 收集 B 整理 C 鑒定 D 保管
33、人名索引包括人名和（C）兩部分。A 類號 B 分類號 C 檔號 D 歸檔號
34、全宗指南又稱（A）。A 全宗介紹 B 全宗卡片 C 全宗索引 D 全宗目錄
35、我國檔案工作領域編制主題詞表始于（C）。A 60年代 B 70年代 C 80年代 D 90年代
36、檔案著錄時，提要一般不超過（D）。A 50字 B 100字 C 150字 D 200字
37、某一利用者要求查找有“九一.八”事件的檔案，檔案館保存有40件，撿出其中的30件則查全率為（C）。
A 33％ B 50％ C 75％ D 25％
38、某利用者查找有關知識分子政策的檔案，共撿出30份，其中20份是相關的則查準率為（B）。
A 33％ B 67％ C 75％ D 76％
39、檔案著錄中置于文件編號之前的標識符號是（C）。A ： B.C;D + 40、檔案著錄中置于多少個責任者之間的標識符號是（A）。A ； B ＝ C ＋ D ： 多選
1.檔案屬性標準主要包括（ABDE）。
A 職能標準 B 來源標準 C 時間標準 D 內(nèi)容標準 E 形式特征標準 2.檔案社會需要標準主要包括（CDE）。
A 社會需要目標 B 社會需要層次 C 社會需要方向 D 社會需要面 E 社會需要時間
3.編制檔號應堅持的原則是（ABCDE）。
A 唯一原則 B 合理原則 C 穩(wěn)定原則 D 擴充原則 E 簡單原則 4.檔號是檔案室在檔案整理過程中對檔案的編號，通常包括（ABCDE）。A全宗號 B 目錄號 C 卷號 D 件號 E 頁號 5.檔案管理的物質條件有（ABCD）。
A 庫房 B 裝具 C 設備 D 消耗品 E 人員 6.下列屬于文件內(nèi)容特征的有（ABC）。
A 內(nèi)容提要 B 主題詞 C 分類號 D 檔號 E 文件編號 7.下列屬于文件形成特征的有（ABCDE）。
A 文件形成時間 B 文件標題 C 作者 D 地點 E 文件 8.下列屬于文件形式特征的有（DE）。
A 內(nèi)容提要 B 主題詞 C 分類號 D 檔號 E 文件編號 9.檔案利用的基本類型有(ABC).A 學術利用 B 實際利用 C 普遍利用 D 家庭利用 E 專家利用
10、為普通公民提供利用服務的方式有（ABCDE）。
A 檔案館咨詢 B 展覽會 C 教育活動 D 出版物 E 廣播電視宣傳
11、人事檔案的特點主要體現(xiàn)在（ABCDE）。A 現(xiàn)實性 B 專指性 C、真實性 D 動態(tài)性 E 機密性
12、人事檔案轉遞的要求是（ABD）。
A 及時 B 準確 C 周密 D 安全 E 認真
13、會計檔案的特點主要體現(xiàn)在（ABCD）。A 專業(yè)性 B 整體性 C 廣泛性 D 固定性 E 專指性
14、聲像檔案的種類主要有（ABCDE）。
A 照片檔案 B 唱片檔案 C 磁帶錄音 D 光盤檔案 E 影片檔案
15、收集照片檔案要求做到（ADE）。
A 完整性 B 全局性 C 科學性 D 一致性 E 規(guī)范性
16、目前，用于維護電子文件真實性、安全性方面的技術主要有（ABCDE）。A 加密技術 B 簽署技術 C 消息認證 D 身份驗證 E 防火墻
17、鑒定檔案的價值應遵循的原則是（ACDE）。
A 全面的觀點 B 社會的觀點 C 歷史的觀點 D 發(fā)展的觀點 E 效益的觀點
18、光盤檔案的特性主要體現(xiàn)在（ABCDE）。
A 信息存儲密度高 B 與計算機聯(lián)機能力強 C 影像還源效果號D 便于大量復制拷貝 E 運用范圍廣
19、檔案保管期限表的類型有（ABCDE）。
A 通用檔案保管期限表 B 專門檔案保管期限表 C 同系統(tǒng)機關檔案保管期限表
D 同類型機關檔案保管期限表 E 機關檔案保管期限表 20、按載體形式分，檔案檢索工具可分為（ABDE）。A 書本式檢索工具 B 卡片式檢索工具 C 聯(lián)單式檢索工具 D 縮微式檢索工具 E 機讀式檢索工具 名詞解釋
1.案卷：是文件立卷的結果。它是有關某一問題或某項工作活動的系統(tǒng)的、有密切聯(lián)系的文件組合體，是文書單案的基本保管
單位。
2.主題詞：是將自然語言中的名詞術語，經(jīng)過優(yōu)選和規(guī)范化處理，在標引和檢索時用 以表達各種概念的詞。
3.案卷目錄：是案卷的名冊，是先將裝訂好的一個的案卷按一定的方法排列，然后再根據(jù)其排列順序逐一編號登錄而成的。
4.歷史檔案：通常是指中華人民共和國建國以前形成的檔案。
5.開發(fā)檔案：就是將一般可以公開的以滿一定保管期限的檔案文件向社會開發(fā)。
6.大事記：是以檔案記載為主體依據(jù)，按時間順序簡要記述特定歷史時期的重大事件和重要活動的史料型參考資料，屬于三次文獻。
7.全宗：是一個具有社會獨立性的組織或個人在其社會實踐活動中所形成的檔案的有機整體。
8.檔案館指南：又稱檔案館介紹，是介紹和報道檔案館基本情況、館藏檔案個有關文獻，指導利用者查閱的一種檔案檢索工具。
9.檔號：是檔案室在檔案整理過程中對檔案的編號，通常包括：全宗號、目錄號、卷號、件號和頁號。
10.檔案證明：是檔案館（室）根據(jù)利用者詢問和申請，依據(jù)館（室）藏檔案內(nèi)容制發(fā)的證明某種事實的書面材料。
簡答題 1.如何確定文件成文日期？
答：一般情況下，成文日期是以領導人簽發(fā)日期為準；經(jīng)會議討論通過的文件，以通過日期為準；法規(guī)性文件以批準日期為準；聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)機關的領導人簽發(fā)日期為準；電報以發(fā)出日期為準。
2.簡述檔案館檔案的來源? 答：1)接收現(xiàn)行機關的檔案2)接收撤銷機關的檔案3）收集和征集歷史檔案4）檔案館之間交接檔案
3.簡述檔案整理的原則? 答：
1、整理檔案必須保存文件 之間的歷史聯(lián)系。
2、整理檔案 必須利用源基礎。
3、整理檔 案必須便于保管和利用。4.簡述立檔單位及其構成條件
答：形成全宗的單位，稱為立檔單位，又稱全宗構成者。構成立檔單位的條件主要有以下三個方面：
1、可以獨立行使職權或進行管理，并能主要以自己的名義對外行文。
2、設有會計單位或經(jīng)濟核算單位，可以編造預算或財務計劃。
3、設有管理人事的機構或人員，并有一定的人事任免權。
5.編制檔號應堅持什么原則？
答：
1、唯一性原則。
2、合理性原則。
3、穩(wěn)定性原則。
4、擴充性原則。
5、簡單性原則。
6.簡述鑒定價值的原則？
答：從國家和人民的整體利益出發(fā)去衡量檔案的價值是鑒定工作總的指導思想，也是檔案價值評價的基本標準。
1、全面的觀點。
2、發(fā)展的觀點。
3、歷史的觀點。
4、效益的觀點。7.簡述光盤檔案的特性？ 答：
1、信息存儲密度高。
2、與計算機聯(lián)機能力強。
3、影像還原效果好。
4、便于大量復制。
5、運用范圍廣。
8.檔案保管期限表的內(nèi)容有那些？ 答：
1、通用檔案保管期限表。
2、專門檔案保管期限表。
3、同系統(tǒng)機關檔案保管期限表。
4、同類型機關檔案保管期限表。
5、機關檔案保管期限表。論述題
1、如何理解以“件”為整理單位？
答：件是歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為一件。特殊情況：文件的正本與定稿為一件。
正文與附件為一件，如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂，也可各為一件。正文與文件處理單等為一件。原件與復制件為一件。
轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件。
報表、名冊、圖冊等，一冊（本）作為一件。來文與復文可為一件，也可分別各為一件。
2、文件整理裝訂前如何對一些文件進行排序？
答：正本在前，定稿在后。正文在前，附件在后。原件在前，復制件在后。轉發(fā)文件在前，被轉發(fā)文件在后。復文在前，來文在后。漢文在前，少數(shù)民族文字文本在后。不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后。
有文件處理單的可放在最前面。
3、試述檔案檢索工具的分類？
答：按編制方法分，可分為目錄、索引、指南。
按載體形式分，可分為書本式檢索工具、卡片式檢索工具、縮微式檢索工具、機讀式檢索工具。
按檢索范圍分，可分為全宗范圍檢索工具，檔案館范圍檢索工具，專題范圍檢索工具，若干范圍檢索工具。
按功能分，可分為館藏性檢索工具，查撿性檢索工具，介紹性檢索工具。
4、試述檔案統(tǒng)計工作的體系？
答：檔案統(tǒng)計工作體系大致可分為四個層次：第一，全國檔案工作基本情況統(tǒng)計。由國家統(tǒng)計局批準，國家檔案局組織實施?，F(xiàn)已實行的全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度，采用了統(tǒng)一上報軟盤，計算機匯總。第二，專業(yè)系統(tǒng)檔案工作 基本情況統(tǒng)計，由專業(yè)主管機關組織進行。第三，地方檔案工作基本情況統(tǒng)計，由地方各級檔案行政管理部門組織進行。第四，檔案館和檔案室工作情況統(tǒng)計，由各檔案館和檔案室組織進行。
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