第一篇：文書檔案管理學(xué)教學(xué)輔導(dǎo)材料

《文書檔案管理學(xué)》教學(xué)輔導(dǎo)材料

輔導(dǎo)教師

馮躍貞

文書學(xué)是中央廣播電視大學(xué)文秘專業(yè)開設(shè)的一門必修的專業(yè)課，也是臨近專業(yè)如行政管理、中文等專業(yè)基礎(chǔ)課。電大開設(shè)此課的目的是通過系統(tǒng)傳授文書學(xué)的基礎(chǔ)知識、基本理論和訓(xùn)練基本技能，培養(yǎng)較為熟練地從事文書管理工作的實(shí)用型人才。

本教材除導(dǎo)言外，共安排了十章三十節(jié)。

導(dǎo) 言

導(dǎo)言中共講了七個問題，其中重點(diǎn)是學(xué)科特點(diǎn)，即教材中講的文書學(xué)的?四性?：很強(qiáng)的政治性、嚴(yán)密的科學(xué)性、操作的技術(shù)性和現(xiàn)實(shí)的效用性。

第一章 文書和文書學(xué)

第一節(jié)

文書

重點(diǎn)：

一、文書的概念。理解這一概念應(yīng)把握四點(diǎn)（見《學(xué)習(xí)指導(dǎo)書》P2）。

二、文書的五大作用。

難點(diǎn)：嚴(yán)格區(qū)分文書、公文和文件這三個概念。

第二節(jié) 公務(wù)文書

重點(diǎn)：

一、掌握幾個重要概念：通用公文、事務(wù)文書、專用公文、行文關(guān)系、行文方向、行文方式、行文規(guī)則、公文格式、草稿、定稿、正本、副本等。

二、公務(wù)文書的特點(diǎn)。

三、公務(wù)文書的行文制度。

四、公務(wù)文書的格式。

難點(diǎn)：

一、行文規(guī)則。

二、幾組類似概念如文號和份號、１ 抄報(bào)機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)等的區(qū)別。

第三節(jié) 文書學(xué)

重點(diǎn)：

一、文書學(xué)的概念。

二、研究文書學(xué)的意義。

第二章 文書工作的性質(zhì)、任務(wù)、作用和原則

第一節(jié)

文書工作的性質(zhì)

重點(diǎn)：深刻理解文書工作六個方面的性質(zhì)。

第二節(jié) 文書工作的任務(wù)

重點(diǎn)：文書工作的具體任務(wù)。此問題不僅是本節(jié)的重點(diǎn)，也是整本教材的重點(diǎn)。具體包括：

一、發(fā)文處理;

二、收文處理；

三、文書的管理；

四、文書的利用；

五、文書的立卷和歸檔。

第三節(jié) 文書工作的作用

重點(diǎn)：充分了解、掌握文書的四個方面的作用，即信息作用、紐帶作用、服務(wù)作用、助手作用。

第四節(jié) 文書工作的原則

重點(diǎn)：全面深刻地理解文書工作的準(zhǔn)確、及時、安全和簡便的原則。

第三章 文書工作的組織

第一節(jié)

文書工作的組織形式

重點(diǎn)：

一、了解我國目前文書工作組織形式的類別；

二、文書工作組織形式選擇的依據(jù)。

第二節(jié) 文書工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系

２ 重點(diǎn)：

一、文書工作機(jī)構(gòu)設(shè)置的條件和現(xiàn)狀；

二、文書工作的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。

第三節(jié) 文書工作的責(zé)任制度

主要內(nèi)容：

一、文書工作崗位責(zé)任制；

二、文書工作目標(biāo)管理制度。

第四章 文書工作者的素養(yǎng)

第一節(jié)

政治思想素養(yǎng)

重點(diǎn)：文書工作者必須具備的基本政治素養(yǎng)包括三個方面：

一、較高的政治覺悟；

二、較高的政策水平；

三、較強(qiáng)的法制觀念。

第二節(jié) 職業(yè)道德素養(yǎng)

重點(diǎn)：文書工作者應(yīng)遵循的道德準(zhǔn)則主要包括三個方面：

一、熱愛本職工作、忠于職守；

二、埋頭苦干、嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)；

三、遵守紀(jì)律、嚴(yán)守秘密。

第三節(jié) 業(yè)務(wù)工作素養(yǎng)

重點(diǎn)：文書工作者的業(yè)務(wù)素養(yǎng)包括專業(yè)基礎(chǔ)知識和業(yè)務(wù)技能。

第五章 收文處理程序

第一節(jié)

收文處理程序

（一）這一節(jié)主要講了兩個問題：

一、收文處理總程序（包括收進(jìn)階段和閱辦階段）；

二、收進(jìn)階段的六個具體環(huán)節(jié)。

重點(diǎn)：

一、幾個重要概念：簽收、拆封、登記、翻印、３ 分發(fā)、傳閱；

二、幾個重要問題：第一、簽收的范圍；第二、拆封的要求；第三、登記的作用、項(xiàng)目和要求；第四、翻印的審批和要求；第五、分發(fā)的原則；第六、傳閱的方法。

第二節(jié) 收文處理程序

（二）本節(jié)主要講述閱辦階段的各個具體環(huán)節(jié)。

重點(diǎn)：

一、擬辦的作用和范圍；

二、批辦意見的內(nèi)容；

三、催辦的作用和方式；

四、辦復(fù)的形式；

五、注辦的內(nèi)容。

難點(diǎn)：

一、為什么說?批辦使收文處理開始進(jìn)入實(shí)質(zhì)性階段?？

二、承辦的性質(zhì)。

第六章 發(fā)文處理程序

這一章的內(nèi)容包括制文和制發(fā)兩個階段。

第一節(jié) 發(fā)文處理程序

（一）這一節(jié)主要講述制文階段各個文書處理環(huán)節(jié)。

重點(diǎn)：

一、重要概念：擬稿、擬定主題詞、會簽、核稿、呈批、簽發(fā)、注發(fā)。

二、重要問題：第一、擬稿的基本要求；第二、主題詞的主要特點(diǎn)；第三、會簽的原則；第四、核稿的任務(wù)；第五、簽發(fā)的要求；第六、注發(fā)的任務(wù)。

難點(diǎn)：

一、如何擬定主題詞；

二、怎樣才能核好文稿；

三、注發(fā)和注辦的區(qū)別。

第二節(jié) 發(fā)文處理程序

（二）這節(jié)主要講述制發(fā)階段的各個環(huán)節(jié)。

重點(diǎn)：

一、重要概念：發(fā)文字號和編發(fā)文字號、登記、校對、４ 用印、封發(fā)等；

二、重要問題：第一、編發(fā)文字號的要求；第二、打字的要求；第三、校對的原則；第四、繕印的要求；第五、用印的要求；第六、封發(fā)的任務(wù)；第七、傳遞的形式。

難點(diǎn)：

一、怎樣才能使校對不出錯；

二、打印、繕印和用印的聯(lián)系和區(qū)別。

第七章 文書的管理和利用

第一節(jié)

文書的管理

重點(diǎn)：

一、文書管理的概念；

二、文書管理的基本任務(wù)；

三、文書管理的作用；

四、文書管理的原則；

五、幾種主要管理制度。

第二節(jié) 文書的清退與銷毀

重點(diǎn)：

一、文書清退和銷毀的范圍；

二、銷毀的具體要求。

第三節(jié) 文書的利用

主要內(nèi)容：文書利用的概念、種類、原則、方法、意義和要求。

第八章 專用文書管理

第一節(jié)

信訪文書管理

重點(diǎn)：

一、信訪文書的特點(diǎn)：廣泛性、不可預(yù)測性和解決問題的急切性；

二、信訪文書處理的原則，即教材上講的四大原則。

第二節(jié) 人事文書管理

重點(diǎn)：

一、人事文書的分類方法；

二、人事文書的作用。

第三節(jié) 會計(jì)文書管理

重點(diǎn)：

一、會計(jì)文書的三大作用；

二、如何加強(qiáng)會計(jì)管理工

５ 作。

第四節(jié) 信印證件管理

重點(diǎn)：

一、介紹信的使用和管理；

二、印章的規(guī)格與制發(fā)。

第九章 文書的立卷

這章是本教材的重點(diǎn)章，操作性和技術(shù)性都很強(qiáng)，也是本教材的難點(diǎn)。

第一節(jié) 文書立卷的概念、意義

重點(diǎn)：文書立卷的重要意義。

第二節(jié) 文書立卷的原則和要求

重點(diǎn)：文書立卷的六大原則。

難點(diǎn)：如何?靈活運(yùn)用‘六個特征’立卷?？

第三節(jié) 文書立卷的準(zhǔn)備和方法步驟

重點(diǎn)：

一、重要概念：平時歸卷、年終歸卷、立卷類目、組合案卷（組卷）、編號定卷。

二、重要問題：第一、平時歸卷的方法；第二、立卷類目的構(gòu)成；第三、收集材料的方法；第四、整理材料的方法；第五、怎樣做如組卷時的調(diào)整工作；第六、如何擬制案卷標(biāo)題；第七、怎樣對案卷進(jìn)行編號；第八、裝訂的方法步驟；第九、如何填寫案卷封面；第十、案卷移交目錄的編制方法。

難點(diǎn)：

一、組卷；

二、擬制案卷標(biāo)題。

第十章 文書工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化和自動化

６ 第一節(jié) 文書工作?四化?的含義、內(nèi)容和要求

重點(diǎn)：

一、重要概念：文書工作規(guī)范化、文書工作制度化、文書工作科學(xué)化、文書工作現(xiàn)代化。

二、重要問題：與上述四個重要概念相對應(yīng)，分別弄清他們所包括的重要內(nèi)容。

第二節(jié) 實(shí)現(xiàn)文書工作?四化?的迫切性和重要性

重點(diǎn)：

一、文書工作?四化?的迫切性；

二、文書工作?四化?的重要性，即教材中講的?四個有利于?。

第三節(jié) 文書工作自動化的主要工具簡介

重點(diǎn)：利用電子計(jì)算機(jī)處理文書工作的優(yōu)點(diǎn)。

2003年6月8日

７

第二篇：教學(xué)輔導(dǎo)文章六文書與檔案實(shí)務(wù)

文檔的處理

文書是人們在日常生活、機(jī)關(guān)公務(wù)活動中廣泛使用的書面材料，它具有一定的規(guī)則、體式。從使用范圍來看，文書可劃分為私人文書和公務(wù)文書兩大類。私人文書是指個人、家庭為自身的需要而形成使用的文書，包括家譜、房契、手稿、遺囑和書信等；公務(wù)文書即公文，是指政府機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位從事公務(wù)交往活動的文書。

公文是公務(wù)文書的總稱。文件則有兩種含義：一是指政府機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和企事業(yè)單位的正式發(fā)文；另一是指反映職能、政策、技術(shù)、活動等具有保存、查考價值的文字或聲像材料，如工作總結(jié)、會議記錄、重要活動的錄音、錄像、照片等。

檔案是指使用過的、已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書，把它們挑選出來按照一定的規(guī)則重新整理、立卷、編排之后，便稱之為檔案。

文書與檔案實(shí)務(wù)是文員和秘書重要的、基本的工作任務(wù)。每一個文員必須能夠掌握并熟練操作。

1．公務(wù)文書的特點(diǎn)和作用

公務(wù)文書的作者是黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和企事業(yè)單位及其負(fù)責(zé)人。公務(wù)文書的這些特定的作者必須依據(jù)黨和國家的方針、政策、法令，在法定的職責(zé)范圍內(nèi)制作文書，不能越權(quán)越軌發(fā)布公文。

公務(wù)文書體現(xiàn)的是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和職能部門的工作意圖和規(guī)定要求，反映各項(xiàng)工作的進(jìn)程和效果，其內(nèi)容具有有效性，其中部分還具有權(quán)威性。

公務(wù)文書在制作上應(yīng)該按常規(guī)的格式和各種類的結(jié)構(gòu)寫作，在處理上有一定的程序和制度。包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、收發(fā)、登記、批辦、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)。撰制和處理公務(wù)文書的全過程，就是文書工作。

2．公務(wù)文書的種類與格式

2．1 公文性文書的種類

按照2000年《國務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院所規(guī)定的行政公文共有13類14種：

①命令（令）；②決定；③公告；④通告；⑤通知；⑥通報(bào)；⑦議案；⑧報(bào)告；⑨請示；⑩批復(fù)；⑾意見；⑿函；⒀會議紀(jì)要。

2．2 公文的格式

（有文件樣式）

公文的完全格式包括18項(xiàng)，但多數(shù)公文不完全使用格式，如無密級、附件、注釋等。

（1）版頭。將發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范化簡稱加上“文件”（也可省去）二字，用紅色大字居中套印在公文首頁上端。

（2）發(fā)文字號。由機(jī)關(guān)代字、發(fā)文、發(fā)文順序號組成，發(fā)文加括號。下方用紅線與標(biāo)題隔開。

（3）印刷順序號。即公文份數(shù)的順序號，標(biāo)注在公文首頁左上角。

（4）密級。分絕密、機(jī)密、秘密三級，標(biāo)注在公文首頁左上角、印刷順序號下方。

（5）緊急程度?！凹薄被颉疤丶薄保瑯?biāo)注在公文左上角，密級下方。

（6）簽發(fā)人姓名。標(biāo)注在發(fā)文字號右側(cè)。此項(xiàng)只在報(bào)告和請示中出現(xiàn)。

（7）公文標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和公文種類組成。

（8）主送機(jī)關(guān)。指收受、辦理公文的單位，寫在正文之前，標(biāo)題之下，頂格。

（9）正文。公文的主體部分，寫文章的具體內(nèi)容。

（10）附件。正文內(nèi)容的輔助部分。其標(biāo)題置于正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)名稱之前。

（11）發(fā)文機(jī)關(guān)。指制作公文的單位，使用機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范性簡稱。

（12）成文日期。成文日期以公文簽發(fā)或會議通過日期為準(zhǔn)，寫于公文末尾，發(fā)文機(jī)關(guān)右下方。

（13）機(jī)關(guān)印章。用印位置在發(fā)文日期上面，上不壓正文，下要騎年蓋月。除有特定版頭的普發(fā)性文件外，正式行文都應(yīng)加蓋機(jī)關(guān)印章。

（14）注釋。校注于成文日期之下，主題詞之上的偏左位置。它是對正文中有關(guān)名詞術(shù)語的注解，用以說明正文中不便于說明的事項(xiàng)。

（15）閱讀（發(fā)送）范圍。加括號標(biāo)注在成文日期的左下方。

（16）主題詞。概括地表述公文內(nèi)容和歸檔的規(guī)范詞，標(biāo)引在公文最后一頁的下端，抄報(bào)、抄送單位上端。

（17）抄送單位。包含抄報(bào)、抄送、抄發(fā)單位。

（18）印發(fā)說明。內(nèi)容包括公文制發(fā)部門、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)。

3.文書處理的內(nèi)容和方法

文書處理的內(nèi)容和基本任務(wù)包括：

（1）發(fā)文：從文書起草、修改、審核、簽發(fā)到印制、發(fā)出的一系列處理環(huán)節(jié)。

（2）收文：從來文的簽收、登記、分辦、傳閱、擬辦、批辦到承辦、催辦以及答復(fù)的一系列處理環(huán)節(jié)。

（3）管理：平時管理、發(fā)揮公文的效用，公文保密的一系列管理環(huán)節(jié)。

（4）立卷歸檔：整理立卷、歸檔保存的處理環(huán)節(jié)。

3．1 收文處理

文秘人員收到文書以后，必須按照一定的程序?qū)λ瘴臅M(jìn)行處理，這些程序包括：

（1）簽收和拆封。文秘人員在送來的《文書投遞單》或《送文登記簿》上簽字，需要認(rèn)真核對和清點(diǎn)，做到四個“查清”：

查清信封或封筒上的收文機(jī)關(guān)名稱，是否確屬本機(jī)關(guān)的收文，以防錯投、錯收； 查清信封號碼與遞送人在簽收登記簿上所登的號碼是否一致； 查清文件封口是否破損，包裝是否牢固； 查清文件的登記件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符。

文書人員只是對寫明由本機(jī)關(guān)或本部門收啟的封件進(jìn)行拆封；寫明某某領(lǐng)導(dǎo) 人“親收”、“親啟”的封件，則應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)人本人拆封或由其委托的人代拆。

拆封文件要細(xì)心，不要撕毀封內(nèi)文件，要將封內(nèi)的文件取干凈，然后檢查文件是否齊全。對于重要作者的親筆信封，應(yīng)予以保存。對封內(nèi)文件的發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期不詳?shù)?，?yīng)根據(jù)封皮上的發(fā)文機(jī)關(guān)和郵戳日期予以注明。

（2）登記。對文書進(jìn)行登記，便于進(jìn)行收文數(shù)量統(tǒng)計(jì)及以后的查考利用。收文登記的形式分為簿冊式、聯(lián)單式和卡片式三種。登記項(xiàng)目主要有：順序號、收到日期時間、來文單位、來文字號、標(biāo)題、密級、份數(shù)、承辦單位、簽收、復(fù)文號、歸入卷號、備注等。

（3）分送。分送的原則是： 屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報(bào)告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理； 屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；

分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批； 便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理； 在文件份數(shù)少，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理。在進(jìn)行文件傳閱時，應(yīng)以文秘人員為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱，即一位領(lǐng)導(dǎo)閱后直接退回給文秘人員，注銷后再由文秘人員送給另一位領(lǐng)導(dǎo)閱讀，而不是讓領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間直接傳閱。

（4）擬辦。文件的擬辦是指文秘人員對來文的處理提出初步意見或建議，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時參考。為方便領(lǐng)導(dǎo)人查閱有關(guān)政策性文件，文秘人員可將有關(guān)文件（預(yù)先標(biāo)出需要參閱的內(nèi)容）或文件的摘要卡片連同公文一并送上。

（6）批辦。是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對送批的文件如何處理所作的批示。簽署在《公文處理單》的“領(lǐng)導(dǎo)批示”一欄中。批明傳達(dá)的范圍、方法和時間；或批明承辦部門、人員和期限、要求；或提出具體措施和步驟。批辦應(yīng)寫明姓名和日期。文秘人員根據(jù)批示內(nèi)容，擬定辦文程序。

（6）承辦。指機(jī)關(guān)有關(guān)部門或人員按照來文的要求，或領(lǐng)導(dǎo)批辦意見進(jìn)行具體工作或辦理復(fù)文。對公文的辦理，可以由受文單位或個人承擔(dān)，也可以由其他單位或個人承擔(dān)。方式有：傳達(dá)承辦、專案專辦、答復(fù)承辦等，承辦應(yīng)該注重時效，分清主辦與協(xié)辦，分清復(fù)文與不復(fù)文。

（7）催辦。指文秘人員對必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查。要明確責(zé)任，誰負(fù)責(zé)誰催辦，可采用遞交催辦單、電話催辦或派人催辦的辦法，并作好催辦記錄。

（8）注辦。文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果，內(nèi)容有承辦單位、時間、結(jié)果、承辦人、回復(fù)的方法、日期等項(xiàng)。

3．2 發(fā)文處理

文秘人員人員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，包括兩種情況：向外單位或者本單位的各部門發(fā)出文件，稱為制發(fā)；將收到的文件轉(zhuǎn)送至有關(guān)部門，稱為轉(zhuǎn)發(fā)。其一系列程序即為發(fā)文處理過程。

（1）擬稿。是文件承辦人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的交擬或批辦意見草擬文稿的過程。

（2）核稿。是指擬稿人員的上級負(fù)責(zé)人對初稿的審查和核實(shí)。要做到“六查”： 查是否需要行文，以什么名義行文。查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策以及上級政府的有關(guān)規(guī)定是否一致，與平行機(jī)關(guān)和本部門已有的規(guī)定是否矛盾。

查要求和措施是否明確具體，切實(shí)可行。

查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽。查文字表達(dá)是否準(zhǔn)確、簡練、條理清楚，標(biāo)點(diǎn)使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范。查公文格式是否符合規(guī)定。

核稿一般先對文稿進(jìn)行通讀，看出其主要意圖和存在問題，然后對文稿逐字逐句細(xì)審。如果發(fā)現(xiàn)問題，則可退回，或協(xié)商，或修改。

（3）簽發(fā)。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審定、簽字發(fā)出。一般由主要領(lǐng)導(dǎo)人或具體分管的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，也可由文秘人員長、辦公廳（室）或部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文或內(nèi)容涉及到其他部門的公文，要實(shí)行會簽。簽發(fā)時應(yīng)在發(fā)文稿紙的簽發(fā)一欄寫明意見，親署姓名、日期。

（4）編號。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號。發(fā)文字號的機(jī)關(guān)代字是統(tǒng)一編制，且長期穩(wěn)定。由領(lǐng)導(dǎo)人簽署的公布性公文可按領(lǐng)導(dǎo)人的任職期限連續(xù)編號，其他公文一般按編排序號。

（5）繕印，指對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印制。急件要先打印，保密件應(yīng)指定專門的印刷單位打印，并派人監(jiān)印和履行簽字手續(xù)。

（6）校對，指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。校對有單人校、雙人校、多人校、通校。普通文件應(yīng)兩校一讀，重要文件三校一讀，校對符號及其用法應(yīng)該按照《中華人民共和國專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行。公文印好后還應(yīng)認(rèn)真校對，以保萬無一失。

（7）用印，是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。要注意： 文件用印時，必須以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的文件原稿為依據(jù)，經(jīng)核對無誤后始得用印。

文件用印要端正、清晰，要端正地蓋在成文日期上方，上不壓正文，下要騎年蓋月。

文件用印一定要與制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、部門或單位相一致。要核實(shí)份數(shù)，超過份數(shù)的不能蓋印。

（8）登記。一切發(fā)出的文件，均應(yīng)進(jìn)行登記，主要是為了便于對文件的管理和查找等。發(fā)文登記用簿式登記，項(xiàng)目為：順序號、發(fā)出日期、發(fā)文字號、文件標(biāo)題、附件、成文日期、密級、緩急時限、份數(shù)、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、簽收人、歸卷日期、歸入卷號。

（9）分發(fā)。指對準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。應(yīng)注意：

分裝之前先要看發(fā)文稿紙注明的發(fā)送單位、密級、有無附件等。入封文件要折疊平整，并略短于信封長度。

郵政編碼、地址、名稱要在發(fā)送文件的信封上寫準(zhǔn)確。機(jī)關(guān)的名稱要寫全稱或者通用的簡稱。

發(fā)文如系密件、急件、親啟件必須分別注明，文件的封口要用漿糊或膠水封實(shí)，不要用書釘封口，絕密文件應(yīng)蓋專用密封章或貼密封簽。文件裝封后，應(yīng)及時發(fā)送。收文處理程序

4.文書管理的內(nèi)容和要求

文秘人員在做好收文和發(fā)文的基礎(chǔ)上，要進(jìn)行文書管理，內(nèi)容包括對文書的數(shù)量管理、質(zhì)量管理、時效管理、保密管理，以及文書的立卷與歸檔管理等，使得各種文書既方便查找、調(diào)閱，又妥善歸類，不遺失，不泄密。

4．1 文書數(shù)量、質(zhì)量、時效管理

文書數(shù)量管理的要求是精簡文件，可發(fā)可不發(fā)的文件堅(jiān)決不發(fā)，可以面談、電話的書面記錄代替行文，或在報(bào)刊雜志上公布，以代替層層行文。

文書的質(zhì)量管理要求保證文書在內(nèi)容上正確、可靠，符合政策和事實(shí)；在文字上、格式上準(zhǔn)確、規(guī)范，不出差錯。

文書的時效管理要求盡可能縮短文書處理每一道環(huán)節(jié)的周期，不延誤、不推諉，及時反饋和辦理。

4．2 文書的保密管理

文書保密管理的內(nèi)容包括：

確定密級和保密期限。應(yīng)該區(qū)分國家秘密、商業(yè)秘密、組織內(nèi)部秘密等，列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時，由制文機(jī)關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。由于客觀形勢變化，或從全局衡量公開后更有利于工作的，應(yīng)及時變更密級、期限和解密。

還包括密級和保密期限的標(biāo)注、密件的繕印和校對，密件的傳遞，密件的簽收、登記和傳閱，密件的保管和復(fù)制、密件的清退，密件的銷毀等環(huán)節(jié)。

4．3 文書立卷與歸檔

文秘人員對已經(jīng)辦理完畢的文書，挑選具有保存價值的，按照某種規(guī)律組成案卷即為文書立卷。立卷有利于文書的完整與安全，是進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)，也便于日后對文書的查考和利用。

5.檔案收集的對象和制度

文秘人員及檔案部門人員通過一定的途徑，將分散在單位各處的已經(jīng)辦理完畢的，但有保存、查考價值的文書、聲像等資料集中起來即為檔案收集。應(yīng)該收集的文書資料大致有以下幾類：

重要的會議資料，如會議通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、會議紀(jì)要、會議簡報(bào)、會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)人講話、重要發(fā)言、錄音帶、照片等；

上級下發(fā)的與本單位業(yè)務(wù)有關(guān)的決議、決定、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等； 代上級單位撰寫的已被采用的重要文件的定稿；

本單位的與上、下級單位的請示、批復(fù)、報(bào)告等公文性文書；

反映主要業(yè)務(wù)活動的報(bào)告、總結(jié)、工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、信訪工作材料； 與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書及其他來往文書；

干部任免、職工獎勵、處分以及職工勞動、工資、福利等方面的文件材料； 本單位及下屬單位成立、合并、撤消、更改名稱、啟用印信的文件材料；

反映歷史沿革、重要活動的大事記、剪報(bào)、照片、錄音帶、錄像帶以及編輯的出版物等；

財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證；

不相隸屬單位頒發(fā)的需要本單位貫徹執(zhí)行的條例、規(guī)定、通知等； 下級單位報(bào)送的報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

不需要收集和歸檔的材料有以下幾類：

重份文件（特別重要文件保留二、三份，其他只需一份，但同一文件的草稿、定稿不算重份）；

無查考價值的事務(wù)性、臨時性文件（如一般會議的臨時通知、洽談工作的介紹信、節(jié)假日的放假通知等）； 未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿、一般文件的歷次修改稿、鉛印文件中除主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿之外的各次核對稿；

無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)、詢問、建議的群眾來信； 單位內(nèi)部互相抄送的文件材料；

本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)所形成的文件材料； 不需貫徹執(zhí)行和無查考價值的會議文件材料； 下級單位任免、獎懲非本單位員工的材料； 越級和非隸屬單位抄送的不需辦理的文件材料； 外單位征求意見的文件未定稿。

文秘及檔案人員在收集檔案時，應(yīng)該做到：

（1）嚴(yán)格執(zhí)行收發(fā)登記制度和立卷歸檔制度。認(rèn)真做好文書的登記、清退和歸檔工作，仔細(xì)核對、檢查各種細(xì)節(jié)。

（2）注意收集零散文書。除了規(guī)范的歸檔制度以外，文秘人員和檔案人員要留心收集散落在外、在個人手中的文書，并配合一定的控制、獎懲措施，以補(bǔ)充歸檔制度的不足。

（3）落實(shí)歸檔工作的崗位責(zé)任制。文秘人員和檔案人員要掌握好收文過程中的閱辦環(huán)節(jié)，及時收回文件；在發(fā)文過程中，注意收全文件的定稿、存本和附件；專人負(fù)責(zé)收集外出帶回的文書；仔細(xì)收集本單位的各種行政和業(yè)務(wù)文書。

6.立卷歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和做法

6．1立卷歸檔要求

文書部門和或其他業(yè)務(wù)部門把已經(jīng)處理完畢的文書整理立卷，定期移交給單位檔案室或檔案人員集中保存，并應(yīng)該形成一定的制度。包括三方面：

（1）歸檔范圍。凡是本單位業(yè)務(wù)活動中辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，均應(yīng)歸檔；

（2）歸檔時間。辦理完畢的文件材料，應(yīng)該在第二年上半年內(nèi)交由檔案室或檔案人員歸檔。特殊文件可根據(jù)具體情況適當(dāng)延長時間；

（3）歸檔要求。凡是應(yīng)歸檔的文件，必須分類立卷，排列有序，表格齊全，填寫無誤，編號科學(xué)和符合要求。

6．2 文書立卷標(biāo)準(zhǔn)

文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”，通?？梢园凑找韵聨追N特征立卷：

（1）按問題特征立卷。將反映同一問題的文書組成案卷。這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。如“關(guān)于某型號產(chǎn)品”可以將開發(fā)設(shè)計(jì)、工藝安排、加工制造、商標(biāo)包裝、產(chǎn)品銷售、附加情況等方面資料組合在一起立卷。

（2）按作者特征立卷。以同一作者為標(biāo)準(zhǔn)將有關(guān)材料組合成卷的方法。，這些作者可以是法定組織或某一機(jī)構(gòu)，可用于上級來文和本單位文書的立卷工作，反映同一作者的活動和文書來源、行文關(guān)系以及文書的重要程度。

（3）按文種特征立卷。按照同一文種名稱為標(biāo)準(zhǔn)將文書組合成卷。不同的文種具有不同的適用范圍和作用，立卷可反映單位的不同活動方式，但有時單獨(dú)以這種標(biāo)準(zhǔn)分成“會議紀(jì)要卷”、“通知卷”等無實(shí)際意義，應(yīng)與其他形式的立卷標(biāo)準(zhǔn)組合使用，如“某某公司的經(jīng)濟(jì)合同卷”、“某某公司的銷售網(wǎng)點(diǎn)報(bào)告卷”等等，才會具有實(shí)際使用價值和便于查找。

（4）按時間特征立卷。以文書形成或文書內(nèi)容的時間為標(biāo)準(zhǔn)組合立卷。工作性計(jì)劃的形成時間要早于內(nèi)容時間，而工作總結(jié)的內(nèi)容時間又早于形成時間。類別較廣的材料不適合用形成時間立卷，適合用于內(nèi)容針對的時間性強(qiáng)，針對的時間比較明確的文書。一般公文以成文日期為標(biāo)準(zhǔn)；計(jì)劃、總結(jié)等以內(nèi)容針對的時間為標(biāo)準(zhǔn)；跨辦理完畢的公文，以辦結(jié)時間為標(biāo)準(zhǔn)；跨的往來文書，以本單位發(fā)文或復(fù)文時間為標(biāo)準(zhǔn)；涉及到專業(yè)性的文書以專門為標(biāo)準(zhǔn)，如教學(xué)等。

（5）按地區(qū)特征立卷。以文書的地區(qū)、地點(diǎn)和部位因素為標(biāo)準(zhǔn)組合立卷，將涉及同一地區(qū)的文件組成案卷，可以反映該地區(qū)的工作情況和有關(guān)地區(qū)問題的處理。其作者往往是領(lǐng)導(dǎo)一個區(qū)域的單位，對下屬機(jī)構(gòu)來文的組卷。如“某公司廣東地區(qū)銷售情況表”。

（6）按通訊者特征立卷。以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問函與復(fù)函，請示與批復(fù)等用通訊者特征立卷。如“某合資企業(yè)與某國某企業(yè)就開展商務(wù)活動的往來函件”。按通訊者特征組卷與作者不同，只有兩個作者就某共同問題進(jìn)行工作聯(lián)系、磋商所形成的往來文件才可以列入，而不包括兩個作者各自的其他發(fā)文。

立卷的六個特征的運(yùn)用，是文件之間聯(lián)系的具體體現(xiàn)，文件之間的聯(lián)系是多 方面的，不可能只采用一種固定的模式組卷。因此在運(yùn)用六個特征立卷時，需要運(yùn)用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。

6．3 立卷類目的編制

立卷類目也叫案卷類目，是指在一年的實(shí)際文書尚未形成以前，根據(jù)單位各項(xiàng)活動和文件形成的規(guī)律，對一年內(nèi)可能產(chǎn)生的文書按照立卷要求和方法事先編制成的一個立卷規(guī)劃，事先擬制出來的歸卷?xiàng)l目。

立卷類目主要由類名和條款兩部分組成：

（1）類名。即類別，是綜合概括歸卷文件材料的類屬名稱，如工交類、城建類、財(cái)貿(mào)類、生產(chǎn)類、技術(shù)類、銷售類、廣告類等等。

（2）條款。即條目，是類名之下按照立卷要求和方法概括出來的一組文件的總標(biāo)題。

條款順序排定以后，依次編上順序號。如第一類第一條為“1—1”、第二類第二條為“2—2”等等。

立卷類目的類別和條款的排列呈表格式，是平時文件歸卷的“索引表”，指導(dǎo)文件“對號入座”、“定點(diǎn)歸宿”。

6.4平時歸卷工作

文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的對應(yīng)條款歸入卷內(nèi)，即為平時歸卷工作。要做到：

（1）注意做好文件材料的收集工作；

（2）對已經(jīng)歸卷的文件材料，要進(jìn)行定期檢查和調(diào)整；

（3）事先預(yù)編的立卷類目，要注意調(diào)整修改；

（4）可以確定組卷的，也可以提前進(jìn)行編目裝訂；

（5）一些文件不便歸卷，可單獨(dú)設(shè)立一個卷夾，注明“待歸文件”。

6.5 年終組卷

簡稱組卷，指年終或次年年初對歸卷的各個條款內(nèi)的文件材料進(jìn)行調(diào)整立卷、卷內(nèi)文件排列和編號以及擬寫案卷標(biāo)題等一系列工作。平時歸卷只是粗略地將文件材料按條款歸類，不等于立卷，在組合案卷前要作細(xì)致的調(diào)整。

（1）調(diào)整立卷。是指在平時歸卷的基礎(chǔ)上，詳細(xì)檢查每一條款中所積累的文件材料，進(jìn)行適當(dāng)?shù)卣{(diào)整，并且最后確定組合案卷的一項(xiàng)工作。

（2）卷內(nèi)文件排列和編號

卷內(nèi)文件排列，指將每個案卷內(nèi)的文件按照一定的規(guī)律和順序進(jìn)行系統(tǒng)化排列，可以按時間、問題、重要程度、文號、作者、地區(qū)、通訊者、文種名稱、人名的姓氏筆畫或拼音字母等順序進(jìn)行排列。卷內(nèi)文件的編號。應(yīng)當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)字給卷內(nèi)文件編頁號，以固定它們的排列順序。

（3）擬寫案卷標(biāo)題。案卷標(biāo)題是案卷的名稱，也稱案卷題名，是對卷內(nèi)全部文件內(nèi)容的總概括。案卷標(biāo)題的結(jié)構(gòu)及標(biāo)法。通常應(yīng)當(dāng)標(biāo)明卷內(nèi)文件作者、問題、名稱三個基本部分，中間用“關(guān)于”、“的”來連接，例如“某某省府關(guān)于農(nóng)村工作的決定、通知”。

標(biāo)明卷內(nèi)文件的作者，可用通用的簡稱，如“本局”、“本公司”、“本廠”等。

標(biāo)明卷內(nèi)文件的問題是案卷標(biāo)題的核心，必須使問題概括得全面、準(zhǔn)確、簡練。

標(biāo)明卷內(nèi)文件時間。一般的案卷標(biāo)題不需標(biāo)明時間，只有計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、預(yù)決算和重要文件以及跨文件組成的案卷才需要標(biāo)明時間，針對的時間要準(zhǔn)確，不可隨意簡化。

標(biāo)明卷內(nèi)文件通訊者?？蓪栴}要素插入通訊者此方與彼方之間，并將同一性質(zhì)的機(jī)關(guān)概括為總稱，例如“某某市航運(yùn)公司就制止貨輪搭客問題與某某線各航運(yùn)公司的往來文書?！?/p>

標(biāo)明卷內(nèi)文件涉及的地區(qū)。對于同屬較大地區(qū)范圍的若干作者，可以用大的地區(qū)概念加以概括，如“某某地區(qū)各縣關(guān)于減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)情況的報(bào)告”；可以列舉一二個后加“等”字，如“某某地區(qū)行署關(guān)于某某、某某等五個縣（市）防汛救災(zāi)情況的調(diào)查報(bào)告?！?/p>

案卷標(biāo)題的擬寫要注意：

政治上的正確性；

文字表達(dá)要精練通順，概括準(zhǔn)確；

案卷標(biāo)題的基本結(jié)構(gòu)要力求完整，合乎語法，標(biāo)點(diǎn)符號要正確。

6.6 案卷的編目與裝訂

編目成卷指在組合案卷的基礎(chǔ)上，對卷內(nèi)文件進(jìn)行編目、裝訂，以及案卷的排列、編號等一系列工作。

（1）案卷的編目。指在卷內(nèi)文件排列編號的基礎(chǔ)上，填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表和案卷封皮等工作。

（2）案卷的裝訂與裝盒。一般來說，案卷都需要進(jìn)行裝訂，對于某些特殊珍貴的手稿、照片、圖紙?jiān)诓槐阌谶M(jìn)行裝訂時，也可以采用卷盒、卷袋進(jìn)行保管。

案卷裝訂的要求是：整齊、牢固，不影響閱讀。在裝訂之前，要去掉文件上的金屬物，以防年久銹蝕文件。注意不要有倒置、脫漏的頁張。凡書寫未留裝訂線的要補(bǔ)貼加邊，殘破的文件要修補(bǔ)裱糊，大張的文件要折疊以后才能裝訂。

（3）案卷排列與編號。指案卷經(jīng)過編目裝訂以后，將一個、一個組織機(jī)構(gòu)的案卷進(jìn)行系統(tǒng)化排列、編號，以固定其順序。

案卷的排列。案卷先按保管期限分開，即按永久、長期、短期分別排列。也可按重要程度、作者、名稱、時間、地區(qū)等體現(xiàn)條理化和一定的規(guī)律。

案卷的編號。編號的順序如：永久卷1—50、長期卷51—100、短期卷101—150、副卷151—200。

6.7 案卷歸檔

（1）案卷目錄的編制。案卷目錄的項(xiàng)目有“案卷號、立卷類目號、案卷題名、卷內(nèi)文件起止日期、卷內(nèi)文件份數(shù)、頁數(shù)、保管期限、備注”等等。

編制案卷目錄一般兩種方法：一種由各部門的公文立卷人員編制移交目錄，然后由檔案室匯總編排卷號，編制正式的案卷目錄。二是由機(jī)關(guān)檔案室通盤組織，指導(dǎo)各部門的文書立卷人員統(tǒng)一分類，編排卷號，直接編制案卷目錄。

（2）文件檢索工具的編制。文件檢索工具指用來查找、利用文件材料的目 錄、卡片等等。其編制內(nèi)容主要有：

文號索引，又叫文件作者目錄。目錄設(shè)置的項(xiàng)目一般有：文件作者（加標(biāo)題）、文號、文件日期、所在卷頁號。

文件分類目錄，又叫文件綜合分類目錄。設(shè)置的項(xiàng)目一般有：類別、順序號、文件作者（加標(biāo)題）、文號、文件日期、卷頁號，并加封面和底頁。一年編制一本，編制號后付印裝訂成冊。案卷的歸檔

（3）文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”。歸檔范圍，也即文書立卷的范圍，指機(jī)關(guān)在工作活動中形成和使用的文件以及其他有關(guān)的材料（包括照片、圖表、印模、錄音帶、錄像帶等）。歸檔時限。一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交檔案。歸檔要求：

應(yīng)歸檔的文件材料必須齊全、完整；

文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；

歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值、分類整理、立卷，案卷標(biāo)題應(yīng)簡明確切。

機(jī)關(guān)檔案室在接收案卷時，應(yīng)按照以上要求對案卷檢查驗(yàn)收。

移交目錄一式二至三份，一份經(jīng)簽字后留公文處理部門使用，另外一至二份交機(jī)關(guān)檔案室保存。

7.檔案的保管和利用

文秘或檔案人員通過收集，得到各種信息檔案，為方便管理和檢索，需要對其進(jìn)行鑒定，主要有檔案價值鑒定、文書立檔單位鑒定、文書內(nèi)容鑒定、文書完整程度鑒定、文書責(zé)任者鑒定、文書時間鑒定、文書題名鑒定、文書稿本鑒定、文書外在特征鑒定和記錄性文書價值鑒定等。

為了完好、長久保存檔案，需要采取一些保護(hù)措施，進(jìn)行妥善管理。包括對檔案保管期限的確定。文書檔案的保管期限分為永久、長期（16至50年）、短期（15年以下）三種。文書管理人員為了掌握檔案的基本情況，還必須對檔案進(jìn)行數(shù)量的登記、統(tǒng)計(jì)和分析研究，以期更好地提供利用。

檔案的利用途徑和方式有以下幾種：

（1）設(shè)置檔案室，提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀。

（2）通過一定的制度和手續(xù)，提供檔案外借，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等。

（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實(shí)行檔案的有償交流，提供檔案利用率。

（4）利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，對申請者提供核實(shí)某種事實(shí)的書面證據(jù)。

（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員對查詢者的有關(guān)問題進(jìn)行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務(wù)。

（6）將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門，以交流信息。

舉辦檔案展覽，充分發(fā)揮檔案的作用。

第三篇：《管理學(xué)基礎(chǔ)》教學(xué)輔導(dǎo)(第一章)

《管理學(xué)基礎(chǔ)》教學(xué)輔導(dǎo)（第一章）

第一章 管理與管理學(xué)

1、什么是管理？

管理是管理者為有效地達(dá)到組織目標(biāo)，對組織資源和組織活動有意識、有組織、不斷地進(jìn)行的協(xié)調(diào)活動。

2、管理的二重性

管理不僅具有同生產(chǎn)力、社會化大生產(chǎn)相聯(lián)系的自然屬性；同時具有同生產(chǎn)關(guān)系、社會制度相聯(lián)系的社會屬性。

3、管理的職能 計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制

4、管理者的分類

按層次劃分：高層管理者、中層管理者、基層管理者 按所屬活動領(lǐng)域劃分：

企業(yè)管理者、政府部門管理者、其他部門管理者

5、管理者角色

人際關(guān)系角色、信息傳遞角色、決策制定角色

6、管理技能

技術(shù)技能、人際技能、概念技能

7、組織外部環(huán)境的構(gòu)成

經(jīng)濟(jì)技術(shù)戰(zhàn)略聯(lián)盟伙伴競爭者供應(yīng)商全球化組織政治法律顧客社會文化

8、管理學(xué)研究的對象 管理原理 管理功能

管理的主要方法、技術(shù)和手段 管理者和管理者群體 管理環(huán)境

管理思想及實(shí)踐的發(fā)展歷史 管理效果

9、管理學(xué)的研究方法 觀察、總結(jié) 比較研究 歷史研究 案例分析 實(shí)驗(yàn)研究

第四篇：文書檔案

一、文書檔案 1）上級來文。凡上級機(jī)關(guān)對本單位發(fā)出的文件，并屬于本單位主要只能活動的，都應(yīng)歸檔。

（2）本機(jī)關(guān)文件。凡本機(jī)關(guān)形成的，反映本機(jī)關(guān)工作職能活動和基本情況，并且在今后工作中還需要查考的文件，均應(yīng)歸檔。

（3）下級來文。凡下級機(jī)關(guān)報(bào)送來的有關(guān)方針政策性的、請示性的或反映重要活動、全面工作的文件，應(yīng)當(dāng)歸檔。如有關(guān)重要問題的請示、備案材料，重要的或以上的工作報(bào)告、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

（4）平級或非隸屬機(jī)關(guān)來文。平級機(jī)關(guān)或沒有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)來文，凡有重要參考價值的也需歸檔。

（5）關(guān)于各種稿本的歸檔范圍。在擬制文件過程中形成的各種文件稿本，應(yīng)視其具體情況而定。對于人代會、黨代會歷次修改稿件，應(yīng)歸檔。

2、不歸檔的范圍

（1）重份文件；（2）無查考利用價值的事務(wù)件、臨時性文件；（3）未經(jīng)簽發(fā)的文件、電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿（定稿除外），鉛印文件的各次校對稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；（4）無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般建議或意見的人民來信；（5）單位內(nèi)部互相抄送的文件材料；

（6）本單位負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件材料；（7）為參考目的從各方面搜集的文件材料；（8）參加非主管部門召開的會議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料:（9）下級機(jī)關(guān)送來的不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文字材料；(10)上級機(jī)關(guān)任免、獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料；(11)越級和非隸屬機(jī)關(guān)抄送的一般的、不需辦理的文件材料；

(12)外機(jī)關(guān)送來的征求意見的文件未定稿。

第五篇：文書檔案

淺析高校文書檔案管理

大學(xué)四年在協(xié)助老師工作的過程中，我深切地體會到學(xué)校文書檔案管理的重要性，同時也看到了學(xué)校文書檔案管理中存在著一系列的缺陷和不足，下面就來談?wù)勎业目捶ā?/p>

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉(zhuǎn)化而成，也是由通用文書轉(zhuǎn)化部分檔案的習(xí)慣稱謂。文書工作是對文件的全部生命周期進(jìn)行處理的一個完整的運(yùn)動過程，是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案是文件材料的歸宿，是文書工作的延續(xù)和發(fā)展。文書檔案既是一個單位過去發(fā)展歷程的縮影，又是現(xiàn)在文書檔案管理建設(shè)狀況的記錄，因此在整個行政工作中發(fā)揮著極為重要的作用。

高校體系機(jī)構(gòu)龐雜，隨著學(xué)校辦學(xué)年限延長，學(xué)校文書檔案的數(shù)量也會越來越多，內(nèi)容也會越來越復(fù)雜。做好學(xué)校文書檔案管理也越發(fā)顯得至關(guān)重要。檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展。文書檔案是現(xiàn)代化信息高速發(fā)展中不可缺少的信息資源，只有規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，才能保證文件材料的齊全、完整，更好地發(fā)揮檔案的重要作用，為學(xué)校的各項(xiàng)工作及師生員工服務(wù).在日常工作中，雖然文書處理工作與檔案工作具有相對的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的前身和源泉，檔案是文書的歸宿，兩者密不可分.文書工作不僅直接影響公文的質(zhì)量，也直接關(guān)系到文書檔案的質(zhì)量，做好文書工作是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ).高校文書檔案管理，是整個檔案管理工作的重要組成部分，它不僅直接影響到學(xué)校整體檔案管理的質(zhì)量，也體現(xiàn)了學(xué)校檔案管理的水平。

一、高校文書檔案工作存在的問題

（一）文書檔案立卷質(zhì)量不高。高校檔案整理的目的就是為了保存學(xué)校在各種工作與活動中所形成的有保存價值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經(jīng)驗(yàn)、查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以全宗檔案的真實(shí)、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映出學(xué)校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學(xué)校的工作原貌，如嚴(yán)重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。高校文書檔案原始資料的質(zhì)量缺陷大致為：文書檔案歸檔時常常出現(xiàn)公文制發(fā)不規(guī)范、齊全、格式不完整、原稿不齊全（公文修改稿特別是領(lǐng)導(dǎo)批示的原稿更具存檔價值，但歸檔時，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不規(guī)范、正文和附件的名稱不一致、缺批復(fù)、缺日期、少作者；在修改文件或批注時，將字寫在左邊，不留裝訂線；修改用圓珠筆、鉛筆；文件字跡褪色、模糊（有些歸檔材料是傳真件，接收時字跡就模糊不清，很難看清內(nèi)容）、擴(kuò)散，紙張規(guī)格大小不一等現(xiàn)象。出現(xiàn)這些問題的主要原因是：大多數(shù)從事文書工作人員檔案意識也比較淡薄且缺乏文書檔案管理方面知識，不夠重視對文書檔案管理方面的知識的學(xué)習(xí)和了解。

（二）檔案材料歸檔措施不到位。近年來，隨著科技進(jìn)步的加快，高校辦公自動化程度不斷提高。電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀等科技產(chǎn)品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備形成的一些文書檔案資料，則與傳統(tǒng)的檔案立卷方式產(chǎn)生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進(jìn)行留底保存，很難達(dá)到長久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。

（三）管理工作人員積極性不高。有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識和責(zé)任心，或者缺乏文書檔案管理方面的知識，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現(xiàn)案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認(rèn)為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認(rèn)為沒有保存的必要，認(rèn)為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關(guān)。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這個隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

（四）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。高校雖然多數(shù)購買了網(wǎng)絡(luò)化檔案管理軟件，但由于辦公一體化、管理人員不足等原因，檔案管理軟件有些還未做到在各部門普及使用。

（五）人員配備不夠合理。高校從事檔案管理工作人員多數(shù)不是檔案專業(yè)畢業(yè)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平也有限，也有的將年齡偏大人員安置在檔案室，即便有些年輕的 檔案專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，由于檔案管理工作效益滯后、默默無聞容易被忽視，數(shù)年很難在考核、評優(yōu)等方面得不到惠顧，很難安心本職工作，找機(jī)會調(diào)離的不在少數(shù)。因此多數(shù)高校檔案室目前長期處于缺人或人員配備不夠合理狀態(tài)。

二、提高檔案管理效率的對策

(一)提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)

提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。扎實(shí)有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。

（二）調(diào)動檔案管理人員工作積極性

檔案界長期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務(wù)于市場，服務(wù)于社會和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應(yīng)努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案工作理念。

增強(qiáng)激勵機(jī)制。檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競爭激勵機(jī)制，改變在檔案部門實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對現(xiàn)有人員實(shí)行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

（三）加強(qiáng)高校文書工作與檔案管理工作規(guī)范的銜接

文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好與壞直接影響到檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)之上的。文書人員要有非常強(qiáng)的檔案意識，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質(zhì)量關(guān)。比如紙張大小、文體格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門；嚴(yán)禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強(qiáng)化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個重要環(huán)節(jié)，“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項(xiàng)基本制度，它不僅是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點(diǎn)。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業(yè)務(wù)部門必須及時整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。

（四）做好高校文書檔案現(xiàn)代化歸檔工作，杜絕錯誤傾向 辦公現(xiàn)代化是當(dāng)今社會發(fā)展的必然趨勢。由于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在工作中的 普遍應(yīng)用以及推廣，公文中不可避免地將出現(xiàn)大量的電子文件，這些新型文件要?dú)w檔，就必須借助現(xiàn)代化的管理平臺，建設(shè)一個全新的電子文件管理系統(tǒng)，同時讓這個系統(tǒng)能夠與其他信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息的優(yōu)化配置與共享，使得高校的文書、檔案管理工作納入到整個信息管理工作中。當(dāng)現(xiàn)代化的辦公設(shè)施與傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生沖突、出現(xiàn)碰撞的時候，文書工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認(rèn)識，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，使得文書檔案管理工作不斷地向縱深領(lǐng)域發(fā)展，不僅要繼承傳統(tǒng)的優(yōu)秀做法，而且做到開拓進(jìn)取，與時俱進(jìn)。

總之，文書檔案管理工作是高等學(xué)校管理工作的重要組成部分，它既是提高管理工作效率和質(zhì)量的必要條件，也是維護(hù)高校歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，作為擔(dān)負(fù)著承上啟下職責(zé)的學(xué)校各職能部門，尤其要處理好文書和檔案的關(guān)系。