第一篇：世界500強采購及付款內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)

華為采購及付款內(nèi)部控制

一、采購業(yè)務(wù)處理循環(huán)控制程序

采購業(yè)務(wù)包括商品、材料、行政事務(wù)用品等物資的訂購、驗收、入庫、結(jié)算、付

款等工作。采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，包括整個訂貨、取得、結(jié)算循環(huán)。

1．一個有效的采購制度由以下幾個方面組成

1-1 倉儲部門編制請購單，經(jīng)存貨控制部門核準(zhǔn)后，倉儲或存貨控制部門編制核準(zhǔn) 請購單，將請購單送至采購部門，請購單連續(xù)編號并將副本歸檔，與采購部門編制 的訂購單、倉庫的驗收單進(jìn)行核對。

1-2 采購部門收到請購單后，將確定應(yīng)訂購的項目、選擇適當(dāng)?shù)墓?yīng)商以及貨物的品質(zhì)和價格，然后簽發(fā)一份連續(xù)編號的訂購單以訂購貨物，并將訂購單副本送倉儲、驗收和財務(wù)部門。

1-3 驗收部門應(yīng)獨立于采購部門，收到貨物時與訂購單進(jìn)行核對，清點及檢查貨物（在這一過程中應(yīng)有質(zhì)量檢驗），所有收到的貨物皆應(yīng)編制驗收單，這些文件必須編號并及時將副本送至財務(wù)、采購和倉儲部門。

1-4 財務(wù)部門收到驗收單，應(yīng)與訂購單、供應(yīng)商發(fā)票等進(jìn)行數(shù)量、價格、折扣等核

對，從而確定應(yīng)付款項等，據(jù)此登記入帳。

1-5 倉儲部門收到驗收單后，對貨物進(jìn)行歸類放置與整理，登記貨物吊卡、明細(xì)帳，財務(wù)定期與之進(jìn)行帳實核對。

2.采購環(huán)節(jié)的控制要點

2-1 申購階段

倉儲部門在編制采購申請時，應(yīng)結(jié)合庫存貨物滿足生產(chǎn)需求的程度以及合理的庫存量，即最佳經(jīng)濟訂貨量來編制。非生產(chǎn)用物品的申購應(yīng)結(jié)合費用考核的辦法以 獲得批準(zhǔn)。

2-2 訂購階段

從申購到訂購，采購部門應(yīng)對所要訂購的項目，選擇適當(dāng)?shù)墓?yīng)商對其信用、價格、質(zhì)量、交貨期、貨款結(jié)算方式等內(nèi)容進(jìn)行評定，然后簽定合同（即訂購單），登記備查簿。對這一過程的指定審批人是指在特定金額范圍內(nèi)指定的人員，超過特定金額的采購必須經(jīng)特殊授權(quán)。

2-3 驗收階段

Ⅴ-1

驗收過程中應(yīng)核對訂購單，審核所收貨物是否系所訂購貨物，以及到貨數(shù)量是

否相符，并與質(zhì)量檢驗部門相配合，確定到貨質(zhì)量是否合符標(biāo)準(zhǔn)。

2-4 結(jié)算付款階段

此階段要審核發(fā)票、驗收單、訂購單。三種單證列示的貨物數(shù)量及訂購單與發(fā)

票所列示價格、折扣、運輸條件，防止多付貨款。發(fā)票的驗證和款項的支付功能要

分離，核簽過的發(fā)票和相關(guān)文件應(yīng)標(biāo)記，防止重復(fù)付款。按照供應(yīng)商名錄建立明細(xì)

帳，及時準(zhǔn)確地進(jìn)行會計記錄，并定期與供應(yīng)商對帳單進(jìn)行核對。

3.采購程序

3-1 倉儲部門開出請購單給采購部門

原材料或零配件的需求，首先是生產(chǎn)部門（或其他使用部門）根據(jù)生產(chǎn)計劃（或 其他使用計劃）提出的，并以需求清單的形式送至倉儲部門，倉儲部門物料管理人員收到需求清單時應(yīng)將庫存數(shù)量與生產(chǎn)或其他部門需要的數(shù)量進(jìn)行比較（在這里最簡便的方法是將材料吊卡上記錄的數(shù)量與之比較），當(dāng)庫存數(shù)量低于生產(chǎn)使用的數(shù)量與倉儲所需后備數(shù)量之和時，應(yīng)開出請購單、并報部門主管審批。

請購項目數(shù)量的多少以滿足生產(chǎn)經(jīng)營的需求及最佳庫存量要求為準(zhǔn)。

3-2 決定購買數(shù)量

采購部門接到請購單后，首先應(yīng)審查該項請購是否有重復(fù)提出及其他不合理請 數(shù)量；其次審查每一份請購單中提出的請購數(shù)量是否在控制限額范圍內(nèi)；對需大量采購的物料，必須作出各種采購數(shù)量對成本影響的成本分析（如采用經(jīng)濟批量法等）。最后，根據(jù)公司財務(wù)安排及成本分析結(jié)果決定購買數(shù)量。3-3 決定物料供應(yīng)來源

向外發(fā)出貨物訂單時，必須向不同的供應(yīng)商索取物品的價格、質(zhì)量指標(biāo)、折扣、付款條件以及交貨時間等資料。將這些資料歸檔保存并比較不同供應(yīng)商資料、選擇最有利于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和成本最低的供應(yīng)商，通過詢價、報價、議價決定有利價格。3-4 決定最佳時機發(fā)出定單

在這里主要控制措施是通過分析最低存貨點來進(jìn)行，MRPⅡ的運行能簡便解決

這一問題。

3-5 與適當(dāng)?shù)墓?yīng)商簽約并開立訂購單

與適當(dāng)?shù)墓?yīng)商就物品訂購單價、數(shù)量、折扣、付款條件、交貨時間等條款進(jìn)

行協(xié)商、達(dá)成共識后開立訂購單（代合同）。

Ⅴ-2

訂購單的控制：

3-5A 訂購單必須連續(xù)編號；

3-5B 訂購單發(fā)出前必須由專人檢查是否有授權(quán)人簽字；

3-5C 安排專人復(fù)查訂購單編制的準(zhǔn)確性、正確性；

3-5D 訂購單副本應(yīng)交請購部門、驗收部門、財務(wù)部門。3-6 監(jiān)管供應(yīng)商準(zhǔn)時交貨

3-7 核對并完成采購行為，對到貨物品進(jìn)行驗收，填制驗收報告或質(zhì)量、數(shù)量檢驗 報告、核對供應(yīng)商交貨情況、對不良品或數(shù)量不符加以處理。貨物的管理應(yīng)登記材料吊卡和材料明細(xì)帳，并核對帳實。

3-8 結(jié)算付款

依據(jù)驗收單，核對發(fā)票、訂購單等，結(jié)合付款條款進(jìn)行結(jié)算付款。3-9 境外采購?fù)瑖鴥?nèi)采購相近、只是多了進(jìn)口環(huán)節(jié)的報關(guān)手續(xù)。

Ⅴ-3

???生產(chǎn)用物料采購

生產(chǎn)用物料采購過程包括生產(chǎn)過程中所需貨物的訂購、驗收、入庫、結(jié)算付款等階段，其過程的管理控制由以下幾個方面組成：

(1)請購

a.倉儲部門依據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存數(shù)量編制采購計劃，采購計劃的制定要符 合公司當(dāng)前的經(jīng)營狀況。倉庫管理人員依據(jù)生產(chǎn)計劃及庫存數(shù)量，通過MRPⅡ制造資源系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)，在計算機上編制采購申請（即請購單或PR），報主管經(jīng)理審批后傳遞給采購部門（即物料部），此階段會生成PR或PR報表。

b.根據(jù)采購計劃填制請購單。請購單的格式按材料名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量用途 等進(jìn)行設(shè)計。

c.MRPII解決了貨物最佳庫存數(shù)量復(fù)雜的計算問題以及大量信息的及時傳送、運用，為生產(chǎn)物料項目立項及時、準(zhǔn)確提供了依據(jù)。

(2)采購

a.采購部門按采購貨物的類別確立采購人員的分工，建立內(nèi)部分工負(fù)責(zé)制度。

b.采購部門接到請購單后，將請購單派發(fā)給負(fù)責(zé)此類物料的采購人員；采購人 員接到采購申請后，首先審查該項請購是否有重復(fù)提出；其次審查每一份請購單中 提出的請購數(shù)量是否在控制限額范圍內(nèi)。

c.對大量采購的物料，采購人員必須作出各種采購數(shù)量對成本影響的成本分 析(如采用經(jīng)濟批量法等)報告，以便確定采購方式。

d.依據(jù)采購項目的類別、規(guī)格、數(shù)量、貨期、價格等條款確定供應(yīng)商（供應(yīng)商的信用必須是已經(jīng)通過認(rèn)證的）。

e.供應(yīng)商的認(rèn)證、評審必須設(shè)置專門機構(gòu)，專職人員對供應(yīng)商進(jìn)行定期和不定期的評審認(rèn)證，建立供應(yīng)商名錄。

f.采購人員在通過認(rèn)證的供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商，訂立采購合同（即訂購單 或PO）報送經(jīng)采購經(jīng)理授權(quán)的審核員審批；超過授權(quán)范圍的PO報采購經(jīng)理審批；重大采購項目報主管領(lǐng)導(dǎo)及公司領(lǐng)導(dǎo)審批。如審核不批準(zhǔn)，采購員經(jīng)修改后重新提交。

采購合同的處理必須：

(a)按順續(xù)編號；

(b)訂購單發(fā)出前由專人檢查是否有授權(quán)人簽字；(c)專人復(fù)查訂購單訂立的準(zhǔn)確性、正確性；

Ⅴ-4

(d)訂購單副本分別交請購部門、驗收部門及財務(wù)部門。

g.供應(yīng)商返回的PO是通過確認(rèn)并簽章的，該采購合同便正式簽訂。

如果供應(yīng)商對PO有異議，采購員將信息反饋到認(rèn)證部門，并重新對其進(jìn)行認(rèn)證

評審。(3)驗收

a.倉儲部門收到貨物后清點檢查到貨數(shù)量，核對所到貨物與PO是否一致，并組織 質(zhì)管部門對貨物質(zhì)量進(jìn)行檢測。依據(jù)檢查情況填制入庫單（一式五份），并將相關(guān)數(shù)據(jù)輸入MRPⅡ系統(tǒng)。

每批貨物到達(dá)時經(jīng)過暫存庫進(jìn)行驗貨，合格后入正式庫房，不合格暫存放于此

庫內(nèi)。

b.查驗貨物項目與PO不相符或數(shù)量多于訂購數(shù)量，應(yīng)退回供應(yīng)商；少于訂購數(shù)量應(yīng)通知采購部門追索；質(zhì)量不符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)通知采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系，作退貨或降價處理。

c.入庫單分別送采購部門、供應(yīng)商（或承運商）、財務(wù)部門，暫存庫及留檔各一份。

(4)保管

貨物保管員按實收數(shù)量登記吊卡并錄入信息，建立明細(xì)臺帳。定期和不定期

進(jìn)行帳實核對。

(5)結(jié)算付款

a.財務(wù)部采購結(jié)算中心收到入庫單，與PO進(jìn)行核對。審核供應(yīng)商開具的發(fā)貨票，對數(shù)量、價格、折扣、付款方式進(jìn)行核對后，編制記帳憑證，記錄相關(guān)帳項； b.需付款應(yīng)辦理付款憑據(jù)。付款憑據(jù)的開立和款項的支付應(yīng)分離，核簽過的發(fā)票應(yīng)做標(biāo)記，防止重復(fù)付款。付款時編制付款憑證，經(jīng)結(jié)算中心經(jīng)理簽字審批后送出納部進(jìn)行辦理。

c.出納部接到付款要求（憑證連同附件）后付款，并記錄歸檔。

華為目前的做法是采購部門將發(fā)票、入庫單、PO核對后，填寫付款申請報采

購結(jié)算中心進(jìn)行處理。采購結(jié)算中心匯總后報財務(wù)部（同付款申請），財務(wù)部根

據(jù)資金狀況核定付款額度給采購部門，由采購部門平衡支付并確認(rèn)應(yīng)付及付多

少，反饋給財務(wù)部進(jìn)行付款，付款后核銷付款申請。這種做法不利于財務(wù)部門

按照PO的付款方式（日期）確定支付，減少了獲取現(xiàn)金折扣的機會；在目前商

業(yè)規(guī)則不健全的狀況下有利于工作便利，但從長遠(yuǎn)看應(yīng)該改變這種做法。

Ⅴ-5

d.對于有預(yù)付貨款的交易，在收到供應(yīng)商發(fā)票時，應(yīng)將預(yù)付金額沖抵發(fā)票金額。e.每月或每季來自供應(yīng)商的對帳單必須同應(yīng)付帳款明細(xì)帳進(jìn)行核對。

???????非生產(chǎn)物料采購流程

非生產(chǎn)物料是指生產(chǎn)物料以外隸屬于行政采購部門采購的物料。

(1)請購

a.行政庫房依據(jù)使用部門提出領(lǐng)用申請或庫存儲備計劃提出缺料采購申請，生成PR或PR報表。

b.審計部門接到PR后與財務(wù)部門就采購申請進(jìn)行評審。評審時應(yīng)同使用部門的費用考核相掛鉤，與公司的資金規(guī)劃相結(jié)合，以便確定采購項目是否可行。c.經(jīng)批準(zhǔn)的PR信息傳遞給采購部門，未批準(zhǔn)的返回申請部門重新報批或歸檔。（2）采購

a.行政采購部門接到經(jīng)審批的PR或PR報表后，按采購物料的類別、性質(zhì)、數(shù)量等情況安排采購任務(wù)；

b.從供應(yīng)商名錄中選擇適當(dāng)?shù)墓?yīng)商(沒有做過的采購項目，采購人員應(yīng)進(jìn)行詢價，掌握價格、貨期、質(zhì)量等資料，將資料反饋于認(rèn)證部進(jìn)行認(rèn)證評審)確定價格、貨期、數(shù)量、金額、質(zhì)量指標(biāo)等，擬制ＰＯ，交采購經(jīng)理授權(quán)的審核員審批；超過審批權(quán)限的由經(jīng)理審批；重大采購項目由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

c.審核批準(zhǔn)的ＰＯ傳遞或傳真給供應(yīng)商，尋求確認(rèn)。供應(yīng)商蓋章確認(rèn)后表明合同正式簽訂（或采取采購合同形式）。

如供應(yīng)商對PO有異議，采購人員將信息反饋到認(rèn)證部門重新擬制報批。

d.從市場上采購的零星物料，認(rèn)證部門應(yīng)對此類物料的單價確定一定的幅度，采購人員必須根據(jù)此類物料單價的一定幅度進(jìn)行采購。e.需從境外進(jìn)口的物料，按物料進(jìn)口流程進(jìn)行采購。

(3)驗收

a.物料到達(dá)后，行政物料倉儲部門應(yīng)組織人員對貨物的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等對照ＰＯ進(jìn)行驗收，合格的貨物填寫入庫單（一式五份）并將貨物送入庫房；不合格貨物通知采購人員進(jìn)行處理。入庫單分別送采購部門、供應(yīng)商（或承運商）、財務(wù)部門、暫存庫及留檔各一份。

b.貨物應(yīng)分別堆放，登記吊卡、明細(xì)帳，定期和不定期進(jìn)行帳實核對。

Ⅴ-6

(4)結(jié)算付款

a.財務(wù)部采購結(jié)算中心收到入庫單，與PO進(jìn)行核對，審核供應(yīng)商開具的發(fā)貨票，對數(shù)量、價格、折扣、付款方式進(jìn)行核對，編制記帳憑證，記錄相關(guān)帳項；

b.需付款應(yīng)辦理付款憑據(jù)。付款憑據(jù)的開立和款項的支付應(yīng)分離，核簽過的發(fā)票應(yīng)做標(biāo)記，防止重復(fù)付款。付款時編制付款憑證，經(jīng)結(jié)算中心經(jīng)理簽字審批后送出納部進(jìn)行辦理。

c.出納部接到付款要求（憑證連同附件）后付款，并記錄歸檔。

?????開發(fā)物料采購流程

開發(fā)物料系中研部在項目研究開發(fā)時所需要的物料。此物料只是研究階段時

運用，屬于非成熟物料需求，不同于生產(chǎn)定型物料需求，與生產(chǎn)物料采購有一定

差異，管理控制的要求不同。(1)請購

a.中研部各研究開發(fā)項目組提出物料需求報中研計劃處。

b.中研計劃處將物料需求匯總后，報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，傳給開發(fā)物品庫房。

c.開發(fā)物品庫房接到物料需求后，結(jié)合庫存物料實際情況提出采購申請，生成PR或PR報表。

(2)采購

a.采購部門接到采購申請單(即PR或PR報表)，按采購物料的類別、性質(zhì)、數(shù)量 等情況安排采購任務(wù)。

b.采購項目由認(rèn)證人員選擇供應(yīng)商，對物料型號準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，確定價格、貨期、數(shù)量、金額、付款條件、付款方式，將認(rèn)證信息錄入供應(yīng)商名錄反饋采購人員。c.采購人員根據(jù)提供的認(rèn)證信息匯總計算采購金額，報中研部總體辦?？傮w辦根據(jù)采購項目金額，決定是否批準(zhǔn)采購申請。

d.采購人員按照確定的采購項目選擇供應(yīng)商，擬制PO，交采購經(jīng)理授權(quán)的審核員審批；超出授權(quán)范圍的由經(jīng)理審批；重大采購項目應(yīng)由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

e.審核批準(zhǔn)的PO傳遞或傳真給供應(yīng)商，供應(yīng)商蓋章簽名確認(rèn)后錄入信息庫并歸檔。f.采購員應(yīng)對項目進(jìn)展作跟蹤調(diào)查，以便及時滿足開發(fā)物料的需求。g.需從境外進(jìn)口的開發(fā)物料，按物料進(jìn)口流程進(jìn)行采購。

(3)驗收

Ⅴ-7

a.開發(fā)物料倉儲部門收到貨物后清點檢查到貨數(shù)量，核對所到貨物與PO是否一致，并組織質(zhì)管部門對貨物質(zhì)量進(jìn)行檢測后，依據(jù)檢查情況填制入庫單（一式五份），將相關(guān)數(shù)據(jù)輸入MRPⅡ系統(tǒng)。

每批貨物到達(dá)時經(jīng)過暫存庫進(jìn)行驗貨，合格后入正式庫房，不合格的暫存放于此

庫內(nèi)。

b.查驗貨物項目與PO不相符或數(shù)量多于訂購數(shù)量，應(yīng)退回供應(yīng)商；少于訂購數(shù)量應(yīng)通知采購部門追索；質(zhì)量不符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)通知采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系，作退貨或降價處理。

c.入庫單分別送采購部門、供應(yīng)商（或承運商）、財務(wù)部門、暫存庫及留檔各一份。

(4)保管

貨物保管員按實收數(shù)量登記吊卡并錄入信息，建立明細(xì)臺帳。定期和不定期進(jìn)

行帳實核對。

(5)結(jié)算付款

a.財務(wù)部采購結(jié)算中心收到入庫單，與PO進(jìn)行核對，審核供應(yīng)商開具的發(fā)貨票，對數(shù)量、價格、折扣、付款方式進(jìn)行核對，編制記帳憑證，記錄相關(guān)帳項。

b.需付款應(yīng)辦理付款憑據(jù)。付款憑據(jù)的開立和款項的支付應(yīng)分離，核簽過的發(fā)票應(yīng)做標(biāo)記，防止重復(fù)付款。付款時編制付款憑證，經(jīng)結(jié)算中心經(jīng)理簽字審批后送出納部進(jìn)行辦理。

c.出納部接到付款要求（憑證連同附件）后付款，并記錄歸檔。

注：中試生產(chǎn)非成熟物料流程可按此操作

Ⅴ-8

?????外協(xié)零星物料采購流程

外協(xié)零星物料采購不同于其它物料采購，它的量小、采購期限不固定，在管

理上有別于生產(chǎn)物料采購。(1)請購

生產(chǎn)部計劃處根據(jù)生產(chǎn)過程中的需求下達(dá)采購計劃給采購部門。(2)采購

a.采購部門審核分派計劃給采購員。

b.采購員依據(jù)物料需求的性能選擇供應(yīng)商，向供應(yīng)商發(fā)出技術(shù)、質(zhì)量指標(biāo)及其它商務(wù)條款，尋求答復(fù)；若供應(yīng)商不能滿足要求，則尋找新的供應(yīng)商。

c.采購員將供應(yīng)商反饋的信息傳遞至認(rèn)證部進(jìn)行技術(shù)及商務(wù)認(rèn)證。認(rèn)證部門及時將認(rèn)證結(jié)果反饋采購人員，建立信息庫。

d.采購人員根據(jù)認(rèn)證結(jié)果擬訂采購合同并將擬訂的合同報批。

e.將獲批準(zhǔn)的PO傳遞或傳真給供應(yīng)商，供應(yīng)商蓋章簽名確認(rèn)后的PO錄入信息庫并歸檔。f.采購人員對采購項目要跟蹤調(diào)查，以便及時滿足生產(chǎn)物料的需求。

(3)驗收

a.倉儲部門收到貨物后清點檢查到貨數(shù)量，核對所到貨物與PO是否一致，并組織質(zhì)管部門對貨物質(zhì)量進(jìn)行檢測，依據(jù)檢查情況填制入庫單（一式五份），將相關(guān)數(shù)據(jù)輸入MRPⅡ系統(tǒng)。

每批貨物到達(dá)時經(jīng)過暫存庫進(jìn)行驗貨，合格后入正式庫房，不合格的暫存放于此

庫內(nèi)。

b.查驗貨物項目與PO不相符或數(shù)量多于訂購數(shù)量，應(yīng)退回供應(yīng)商；少于訂購數(shù)量應(yīng)通知采購部門追索；質(zhì)量不符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)通知采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系，作退貨或降價處理。

c.入庫單分別送采購部門、供應(yīng)商（或承運商）、財務(wù)部門、暫存庫及留檔各一份。(4)保管

貨物保管員按實收數(shù)量登記吊卡并錄入信息，建立明細(xì)臺帳。定期和不定期進(jìn)

行帳實核對。(5)結(jié)算付款

a.財務(wù)部采購結(jié)算中心收到入庫單，與PO進(jìn)行核對，審核發(fā)貨票，對數(shù)量、價格、折扣、付款方式進(jìn)行核對的，編制記帳憑證，記錄相關(guān)帳項；

Ⅴ-9

b.需付款應(yīng)辦理付款憑據(jù)。付款憑據(jù)的開立和款項的支付應(yīng)分離，核簽過的發(fā)票應(yīng)做標(biāo)記，防止重復(fù)付款。付款時編制付款憑證，經(jīng)結(jié)算中心經(jīng)理簽字審批后送出納部進(jìn)行辦理。

c.出納部接到付款要求（憑證連同附件）后付款，并記錄歸檔。

Ⅴ-10

?????代理進(jìn)口物料業(yè)務(wù)流程

(1)請購

a.倉儲部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需求計劃及庫存需求量填制請購單（即PR或PR報表）報部門經(jīng)理審批。

b.代理進(jìn)口物料涉及用匯等復(fù)雜情況，在項目立項上更應(yīng)嚴(yán)格審批，對確需進(jìn)口的要按用匯金額的多少界定審批權(quán)限。

c.審核批準(zhǔn)的PR傳遞給采購經(jīng)辦人員；未批準(zhǔn)的歸檔保存，以便日后適當(dāng)時機重新評審提交。

(2)采購

a.采購人員接到批準(zhǔn)的請購單（即PR），根據(jù)采購項目性質(zhì)確定代理商，代理進(jìn)口業(yè)務(wù)。b.代理商、供應(yīng)商的認(rèn)證評審由進(jìn)出口部、商務(wù)部組織進(jìn)行，認(rèn)證評審的結(jié)果將錄入信息庫，反饋給采購人員。

c.進(jìn)出口人員按采購金額的大小選擇獨家或多家代理商、供應(yīng)商。

代理進(jìn)口形式下供應(yīng)商的選擇有兩種方式：

(a)由代理商選擇；

(b)由委托人選擇。華為公司目前狀況是由公司本身選擇供應(yīng)商。

d.代理商、供應(yīng)商選取后，分別向其發(fā)出定購要約，對購貨的數(shù)量、貨期、運輸方式、地點、貨款支付方式、幣種等條款進(jìn)行協(xié)商，商定后由公司與代理商簽訂國內(nèi)購貨合同。

e.進(jìn)出口人員將磋商的情況及合同及時反饋至商務(wù)部進(jìn)行評審認(rèn)證，并報部門經(jīng)理審批，經(jīng)批準(zhǔn)的合同為正式購貨合同。同時應(yīng)協(xié)助代理商與供應(yīng)商達(dá)成該項進(jìn)口業(yè)務(wù)。

(3)驗收

a.倉儲部門接到貨物后清點檢查到貨數(shù)量，核對所到貨物與PO是否一致，并組織質(zhì)管部門進(jìn)行品質(zhì)檢驗，依據(jù)檢驗情況填寫入庫單（一式五份），將相關(guān)數(shù)據(jù)輸入MRPⅡ系統(tǒng)。

對貨物數(shù)量、品質(zhì)與PO不一致，應(yīng)盡快與代理商聯(lián)系處理。對不合格貨物應(yīng)放

入暫存庫，通知進(jìn)出口部門處理。

b.入庫單分別送進(jìn)出口部門、代理商（或承運商）、財務(wù)部門、暫存庫、庫房各一份。

Ⅴ-11

(4)保管

貨物保管員應(yīng)按實收數(shù)量登記材料吊卡并錄入信息，建立明細(xì)臺帳。定期和不

定期進(jìn)行帳實核對。(5)結(jié)算付款

財務(wù)部采購結(jié)算中心依據(jù)入庫單、合同(即PO)、代理商開具的發(fā)票進(jìn)行核對，核對一致編制憑證，辦理結(jié)算付款。與國內(nèi)生產(chǎn)物料采購結(jié)算方式不同之付款可

用人民幣，也可用外幣，按合同規(guī)定。

Ⅴ-12

?????自營進(jìn)口物料業(yè)務(wù)流程

(1)請購

a.倉儲部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需求計劃及庫存需求量編制請購單（即PR或PR報表）報部門經(jīng)理審批。

b.自營進(jìn)口物料涉及用匯等復(fù)雜情況，在項目立項上應(yīng)嚴(yán)格審批，對確需進(jìn)口的要按用匯金額的多少界定審批權(quán)限。

c.審核批準(zhǔn)的PR信息傳遞給采購經(jīng)辦人員，未批準(zhǔn)的歸檔保存或日后適當(dāng)時機重新提交評審。

(2)采購

a.行政采購部門接到經(jīng)批準(zhǔn)的請購單后，直接與認(rèn)證合格的供應(yīng)商商洽購貨事宜，對貨物數(shù)量、交貨時間、付款方式、運輸條件、保險、賠償?shù)葪l款進(jìn)行磋商，審核批準(zhǔn)后簽訂購貨合同。

b.進(jìn)出口部接到海關(guān)到貨通知后，安排報關(guān)員進(jìn)行查證并到海關(guān)報關(guān)，根據(jù)需要通知運輸人員安排貨物轉(zhuǎn)運，同時將關(guān)稅憑證傳遞到財務(wù)部門7日內(nèi)付稅款。

(3)驗收

a.倉儲部門接到貨物應(yīng)清點檢查到貨數(shù)量，核對所到貨物與PO、報關(guān)單內(nèi)容是否一致，并組織質(zhì)管部門進(jìn)行品質(zhì)檢驗，依據(jù)檢驗情況填寫入庫單（一式四份），將相關(guān)數(shù)據(jù)輸入MRPⅡ系統(tǒng)。

對貨物數(shù)量、品質(zhì)與合同不一致的，通知進(jìn)出口人員與供應(yīng)商聯(lián)系處理；對不合格貨物存放入暫存庫。

b.入庫單分別送進(jìn)出口部、財務(wù)部、暫存庫、庫房各一份。(4)保管

貨物保管員應(yīng)按實收數(shù)量登記材料吊卡并錄入信息，建立明細(xì)臺帳。定期和不

定期進(jìn)行帳實核對。(5)結(jié)算付款

財務(wù)部采購結(jié)算中心依據(jù)入庫單、合同(即PO)、代理商開具的發(fā)票進(jìn)行核對，貨物數(shù)量、價款、折扣、支付條件核對一致后編制憑證，辦理結(jié)算付款。與國內(nèi)

生產(chǎn)物料采購結(jié)算方式不同之處，貨款應(yīng)用外幣支付。

另外，進(jìn)口關(guān)稅必須在規(guī)定時間內(nèi)付出，避免造成損失。

Ⅴ-13

第二篇：采購與付款內(nèi)控管理制度

采購與付款內(nèi)控制度

第1章 總則

第1條 為加強公司對采購與付款的內(nèi)部控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，公司根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。

第2條 本制度所指的采購業(yè)務(wù)包括采購計劃、采購訂單、合同訂立、價格評審、物資入庫、購貨發(fā)票、登記應(yīng)付賬款和支付貨款等業(yè)務(wù)。

第3條 本制度適用于公司以及各成員單位。

第4條 單位負(fù)責(zé)人對本單位采購與付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實施負(fù)責(zé)，主管采購業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)人和財務(wù)負(fù)責(zé)人對采購與付款業(yè)務(wù)的真實性、合法性負(fù)責(zé)。

第2章 崗位分工與授權(quán)批準(zhǔn)

第5條 公司應(yīng)當(dāng)建立采購與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制、明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離，制約和監(jiān)督。

采購與付款業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括：

1、請購與審批；

2、詢價與確定供應(yīng)商；

3、采購合同的訂立與審計；

4、采購與驗收；

5、采購、驗收與相關(guān)會計記錄；

6、付款審批與付款執(zhí)行。

不得由同一部門或個人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的全過程。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機構(gòu)或人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。

第6條 公司的物流部是負(fù)責(zé)采購和付款的直接責(zé)任單位，其他部門和個人辦理采購和付款業(yè)務(wù)時，必須經(jīng)采購部經(jīng)理批準(zhǔn)，并執(zhí)行本制度規(guī)定的執(zhí)行程序和辦法。

第7條 公司應(yīng)當(dāng)配備合格的人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。辦理采購與付款業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。

第8條 公司的物流部門應(yīng)建立內(nèi)部的職責(zé)分工權(quán)限，確保采購與審批人員分開，采購與貨物驗收或保管員分開。

第9條 公司應(yīng)根據(jù)具體情況對辦理采購與付款業(yè)務(wù)人員進(jìn)行崗位輪換。第10條 采購部門除對采購及付款的真實性和合法性負(fù)責(zé)外，還應(yīng)對公司的存貨的安全性和計量的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。

第11條 物流部門要保證對已采購的生產(chǎn)材料及低值易耗品的價值計量準(zhǔn)確，以便于成本核算的準(zhǔn)確性。

第12條 公司物流部門在辦理采購業(yè)務(wù)時應(yīng)按如下程序執(zhí)行：根據(jù)生產(chǎn)部門下達(dá)的采購計劃做采購準(zhǔn)備，對采購計劃進(jìn)行審核，然后進(jìn)行詢價、比價，由質(zhì)量管理部審核、主管副總審批后確定供應(yīng)商，簽訂合同，采購、辦理驗收入庫，登記賬簿、支付采購貨款。

第13條 物流部門負(fù)責(zé)編制請購單、詢價與價格談判、簽定合同、采購物資、請求付款等。

第14條 財務(wù)部門負(fù)責(zé)結(jié)算采購款項，登記存貨及應(yīng)付款項賬。

第15條 財務(wù)部門在確保采購業(yè)務(wù)的真實性、合理性以及符合付款手續(xù)后，積極組織資金付款。

第16條 付款及審批執(zhí)行公司的貨幣資金管理制度：

1、采購資金支出需要先編制物資采購計劃，經(jīng)主管副總、財務(wù)副總和總經(jīng)理審批后履行借款審批程序。

2、經(jīng)手人負(fù)責(zé)填寫借款單進(jìn)行資金支出申請，要求填明資金借款的數(shù)量、原因、使用部門和數(shù)量及支付方式（現(xiàn)金、支票、電匯）,要求經(jīng)手人本人簽字確認(rèn)。

3、物流經(jīng)理負(fù)責(zé)審核采購物資數(shù)量和價格的合理性及是否需要采購的適用性，對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行供應(yīng)商選擇把關(guān)，對采購渠道進(jìn)行審核。對資金支付的風(fēng)險負(fù)責(zé)。

4、主管副總負(fù)責(zé)審批程序的合理性和采購效益性，是否有采購計劃、是否符合公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，采購方的選擇及價格是否合理，超標(biāo)準(zhǔn)使用資金需要特殊說明。

5、財務(wù)副總負(fù)責(zé)審核采購審批程序是否健全，對資金的支出計劃做出審批。對往來款項進(jìn)行賬目核對，對采購資金進(jìn)行合同核對，對資金的支出風(fēng)險進(jìn)行審批。

6、總經(jīng)理可對上述的所有審核提出質(zhì)疑并要求解釋。

7、因特殊情況審批單審批手續(xù)不健全的，由財務(wù)副總負(fù)責(zé)對總經(jīng)理進(jìn)行溝通，財務(wù)副總不在，由主管會計負(fù)責(zé)對財務(wù)副總及總經(jīng)理進(jìn)行溝通并在借款單中標(biāo)明溝通結(jié)果，并請授權(quán)人補批簽字。

8、采購資金支付嚴(yán)格按公司審批權(quán)限審批。審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。對于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告。

9、財務(wù)部出納員接到審批健全的借款單負(fù)責(zé)支付資金，對于審批不健全的借款單拒絕支付。

10、要求現(xiàn)金和支票當(dāng)天支付，電匯在24小時內(nèi)支付。因資金控制或資金協(xié)調(diào)調(diào)整，財務(wù)部有權(quán)決定進(jìn)行一次性支付或分批支付。

11、原則上不允許使用現(xiàn)金進(jìn)行物資采購，特殊情況需要財務(wù)副總審批，并作特殊說明。

12、財務(wù)部將采購資金分別按供應(yīng)商掛“應(yīng)付賬款”，個人領(lǐng)用的備用金或現(xiàn)金零星采購掛申請人“其他應(yīng)收款”。

13、采購物資要求必須使用稅務(wù)正規(guī)發(fā)票。

14、發(fā)票報銷的手續(xù)：已經(jīng)借款報帳的，要求經(jīng)手人簽字、部門經(jīng)理審核，財務(wù)總監(jiān)審批；未借款直接報賬，要求經(jīng)手人簽字、部門經(jīng)理審核，然后按公司的審批權(quán)限執(zhí)行本。

15、經(jīng)手人憑發(fā)票沖回自己的資金欠據(jù)或要求財務(wù)部核銷往來。沒有往來的由財務(wù)部付。

16、個人往來欠款超出3個月期限的，財務(wù)部有權(quán)從其工資中清回欠款，必要時追究資金的使用利息。

17、對不能收回的欠款，由經(jīng)手人承擔(dān)連帶責(zé)任；審批人承擔(dān)審批責(zé)任。

18、負(fù)責(zé)為成員單位采購物資的采購員按采購物資索要發(fā)票。要求發(fā)票戶名為成員單位名頭，走公司審批程序。將審批后的發(fā)票傳遞到成員單位，成員單位認(rèn)證采購的物資與發(fā)票是否相符，如相符，由成員單位回一張轉(zhuǎn)賬財務(wù)收據(jù)，采購人憑收據(jù)到財務(wù)部門核銷自己的往來款項申請。如果接到貨物與發(fā)票不相符，需要成員單位財務(wù)部門同采購部門采購員協(xié)商解決。

第3章 貨物采購驗收控制

第17條 加強采購與驗收環(huán)節(jié)的管理，對采購方式確定、供應(yīng)商選擇、驗收程序等做出明確規(guī)定，確保采購過程的透明化。

第18條 應(yīng)當(dāng)根據(jù)物品或勞務(wù)等的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購方式。公司及各成員單位大宗原材料采購由公司物流部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。一般物品或勞務(wù)等的采購應(yīng)采用訂單采購或合同訂貨等方式，小額零星物品或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。公司應(yīng)當(dāng)制定例外緊急需求的特殊采購處理程序。

第19條 應(yīng)當(dāng)充分了解和掌握供應(yīng)商的信譽、供貨能力等有關(guān)情況，采取由物流、使用等部門共同參與比質(zhì)比價的程序，并按規(guī)定的授權(quán)批準(zhǔn)程序確定供應(yīng)商。小額零星采購也應(yīng)由經(jīng)授權(quán)的部門事先對價格等有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審查。

第20條 采購物資到達(dá)后，采購人員盡可能的做初步檢查，檢查物資與合同是否相符，然后由質(zhì)檢人員對采購物資質(zhì)量進(jìn)行檢查。

第21條 采購人員及質(zhì)檢員檢查后，應(yīng)及時送交倉庫。倉庫保管人員接到物資后，須檢查所購物資是否附有供方合格證，到貨數(shù)量是否正確，是否有破損，經(jīng)檢查無誤，在《到貨登記簿》上進(jìn)行登記。交貨人員要在登記簿上簽字。

第22條 檢查合格的物資，倉庫保管員要及時填寫材料物資入庫單，入庫單一式三聯(lián)，第一聯(lián)，存根聯(lián)，倉庫記賬用，第二聯(lián)，財務(wù)聯(lián)，財務(wù)記賬用，第三聯(lián)，稽核聯(lián)，采購員報賬用。材料物資入庫單必須連續(xù)編號管理。

第23條 入庫單的傳遞程序如下：

1、倉庫保管員接到檢驗合格的貨物后，由保管員填制材料入庫單，由質(zhì)檢員簽字，保管員填寫入庫單時，應(yīng)確保一個供貨商的原輔材料，一名采購員采購的原輔材料填到一張收料單上。

2、保管員填寫入庫單時，要填寫供貨單位、材料名稱、規(guī)格、計量單位、數(shù)量及金額。

3、保管員根據(jù)填好的入庫單第一聯(lián)登記入賬。

4、材料入庫單經(jīng)采購部門經(jīng)理簽字后，將第二聯(lián)聯(lián)同供貨商發(fā)票一同返給財務(wù)報賬，第三聯(lián)留給物流部門統(tǒng)計用。

5、入庫單第二聯(lián)留財務(wù)部門做登記材料明細(xì)賬用；月末成本會計需要去庫房稽核，核對材料入庫單和保管賬是否相符。

第24條 保管人員要根據(jù)收料單及時登記倉庫物資保管賬，保證會計人員及時進(jìn)行稽核。對于檢驗不合格的物資，要及時通知采購人員，由采購人員與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理換貨或退貨等事宜。

第4章 應(yīng)付賬款入賬

第25條 財務(wù)主管會計負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款入賬，應(yīng)付賬款的入賬必須取得的憑證有：供貨單位的發(fā)票（增值稅發(fā)票包括發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)）、物流部門的請購單及入庫單等；對于材料已入庫發(fā)票未到的采購業(yè)務(wù)，財務(wù)部根據(jù)材料入庫單暫估價入賬，待發(fā)票回來時用紅字沖回原來暫估入賬數(shù)，按發(fā)票金額重新入賬。財務(wù)部在做暫估入賬時，根據(jù)材料入庫單上的購買廠家登記應(yīng)付賬款明細(xì)賬，以便隨時掌握應(yīng)付款情況、采購員報賬情況以及供貨方開發(fā)票情況。

第26條 財會部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗收證明、入庫單據(jù)等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。

第27條 會計人員對所收到的購貨發(fā)票及相關(guān)憑證按規(guī)定檢查無誤后，方能進(jìn)行會計處理。

第28條 公司財務(wù)人員、采購人員應(yīng)定期和供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款往來賬。第29條 公司應(yīng)當(dāng)加強應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項。已到期的應(yīng)付款項須經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批后方可辦理結(jié)算與支付。

第5章 監(jiān)督檢查

第30條 公司應(yīng)當(dāng)建立對采購與付款內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查機構(gòu)或人員的職責(zé)權(quán)限，定期或不定期地進(jìn)行檢查。采購與付款內(nèi)部控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：

1、采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。重點檢查是否存在采購與付款業(yè)務(wù)不 相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。

2、采購與付款授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況。重點檢查大宗采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)審批的行為。

3、應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的管理。重點審查應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款支付的正確性、時效性和合法性。

5、有關(guān)單據(jù)、憑證和文件的使用和保管情況。重點檢查憑證的登記、領(lǐng)用、傳遞、保管、注銷手續(xù)是否健全。

6、使用和保管制度是否存在漏洞。

對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的采購與付款內(nèi)容控制中的薄弱環(huán)節(jié)，公司應(yīng)當(dāng)采取措施，及時加以糾正和完善。

第三篇：采購付款管理制度

采購付款管理制度

第一章總則

第一條為了加強（以下簡稱“公司”）合理采購，保障生產(chǎn)經(jīng)營需要，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險，依據(jù)《深圳證券交易所股票上市規(guī)則》（以下簡稱“《上市規(guī)則》”）、《深圳證券交易所上市公司內(nèi)部控制指引》等相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合公司具體情況制定本制度。

第二條本制度所稱“采購”，是指購買物資（包括購買勞務(wù))及支付款項等相關(guān)活動。第三條公司采購業(yè)務(wù)應(yīng)注重防范下列風(fēng)險:(一)采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預(yù)測不準(zhǔn)確，造成庫存短缺或積壓，導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費；(二)供應(yīng)商選擇不當(dāng)，采購方式不合理，招標(biāo)或定價機制不科學(xué)，授權(quán)審批不規(guī)范，導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐；

(三)采購驗收不規(guī)范，付款審核不嚴(yán)，導(dǎo)致采購物資，資金損失或信用受損。第四條公司通過全面梳理采購業(yè)務(wù)流程，完善采購業(yè)務(wù)相關(guān)管理制度，統(tǒng)籌安排采購計劃，明確請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限，按照規(guī)定的審批權(quán)限和程序辦理采購業(yè)務(wù)，建立價格監(jiān)督機制，定期檢查和評價采購過程中的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效控制措施，確保物資采購滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要。第二章采購管理組織機構(gòu)

第五條公司采購歸口管理部門負(fù)責(zé)匯總物資需求信息，選擇和管理供應(yīng)商，組織確定采購價格，訂立和管理采購合同，控制采購供應(yīng)過程，參與采購驗收及結(jié)算付款申請等工作。

第六條公司物資需求部門配合采購歸口管理部門的主要職責(zé)是：

(一)負(fù)責(zé)提交已審定后的物資需求、進(jìn)度要求和技術(shù)規(guī)范書；采購付款管理制度(二)負(fù)責(zé)合同履約過程中的技術(shù)問題，配合合同變更技術(shù)談判等工作；(三)負(fù)責(zé)組織物資驗收、資產(chǎn)移交并配合項目決算；(四)配合物資采購、監(jiān)造和檢驗；

(五)負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的其他有關(guān)工作。第七條公司采購管理的具體目標(biāo)是：

(一)確保物資采購的質(zhì)量和及時供應(yīng)，保障公司正常運營；(二)控制庫存水平，降低庫存成本，減少庫存損失；(三)盡可能實現(xiàn)采購物資的標(biāo)準(zhǔn)化；(四)發(fā)展優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商合作伙伴；(五)加強公司各部門之間的合作；

(六)降低公司運營總成本，增強公司核心競爭力。

第八條為了實現(xiàn)采購作業(yè)相互監(jiān)督的制衡機制，采購組織應(yīng)貫徹不相容職務(wù)分離的原則：

(一)請購與審批崗位分離；

(二)供應(yīng)商選擇、采購執(zhí)行、審批崗位分離；

(三)采購業(yè)務(wù)的詢價崗位與確定供應(yīng)商崗位分離；(四)采購合同或協(xié)議的擬定與審核、審批崗位分離；(五)采購、驗收與記錄崗位分離；

(六)付款申請、審批與執(zhí)行崗位分離。第三章需求及采購管理

第九條公司采購歸口管理部門對物資需求的編制、報送提出規(guī)范管理的要求。物資需求部門提交的物資需求，不符合規(guī)范要求的，應(yīng)退回重報。

第十條在實施物資采購過程中，由于市場供求關(guān)系、采購周期、技術(shù)能力等原因，不能滿足物資需求要求的，采購歸口管理部門應(yīng)及時向物資需求部門進(jìn)行反饋，物資需求部門應(yīng)調(diào)整后重新提出物資需求。

第十一條物資采購所需的技術(shù)規(guī)范等技術(shù)資料，必須經(jīng)生產(chǎn)技術(shù)部或其他相關(guān)技術(shù)管理機構(gòu)審核。采購付款管理制度 第十二條物資采購執(zhí)行遵循“先利庫，后采購”的原則。對于滿足需求條件的物資，公司采購歸口管理部門先平衡利庫，后進(jìn)行采購，加快庫存物資周轉(zhuǎn)，提高庫存物資利用率。

第四章選擇和管理供應(yīng)商

第十三條公司采購歸口管理部門應(yīng)當(dāng)建立和完善合格供應(yīng)商名錄，并于每年年初組織相關(guān)部門人員對上各類供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行評審，對價格高、服務(wù)差的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰替換，實現(xiàn)合格供應(yīng)商名錄的動態(tài)管理。

第十四條采購人員應(yīng)經(jīng)常性地跟蹤合格供應(yīng)商名錄企業(yè)的經(jīng)營動態(tài)和產(chǎn)品質(zhì)量情況，掌握合格供應(yīng)商的保障供應(yīng)的資信動態(tài)。發(fā)展新的合格供應(yīng)商，并對該供應(yīng)商建立供應(yīng)商檔案，作為進(jìn)一步考察評估的依據(jù)。供應(yīng)商檔案包括，供應(yīng)商基本信息，供應(yīng)商資信檔案，供應(yīng)商所提供的資質(zhì)證明、價格表及相關(guān)資料等。

第十五條每批物資供應(yīng)結(jié)束后，采購人員應(yīng)及時將供應(yīng)商供應(yīng)的質(zhì)量、及時性等實際表現(xiàn)記錄于供應(yīng)商資信檔案，作為定期進(jìn)行供應(yīng)商評審的資料。

第十六條采購人員每年復(fù)查一次供應(yīng)商基本信息，更新原有資料內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)由采購歸口管理部門專人負(fù)責(zé)管理，未經(jīng)采購歸口管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得隨便查閱。

第十七條采購歸口管理部門應(yīng)對供應(yīng)商的選擇加強監(jiān)督指導(dǎo)，在下列情況下，應(yīng)當(dāng)更換供應(yīng)商：

(一)原有供應(yīng)商在定期評審中被淘汰；

(二)原有供應(yīng)商不能滿足物資需求變化的需要；(三)原有供應(yīng)商拒絕供貨；

(四)新供應(yīng)商的物資更適合公司的需求。

第十八條物資使用部門、生產(chǎn)技術(shù)管理部門必須將設(shè)備、物資使用過程中出現(xiàn)的問題及時反饋給采購歸口管理部門，采購歸口管理部門應(yīng)及時做好產(chǎn)品質(zhì)量的記錄工作。采購付款管理制度 第五章采購價格管理

第十九條采購歸口管理部門執(zhí)行采購時，應(yīng)優(yōu)先與公司合格供應(yīng)商名錄上的供應(yīng)商聯(lián)系購買。如公司合格供應(yīng)商名錄上的供應(yīng)商不能滿足供應(yīng)，采購人員應(yīng)進(jìn)行充分的市場詢價調(diào)查，并作好市場詢價記錄，擇優(yōu)擇廉購買，同時保管好市場詢價記錄表以供以后參考和審核，保管期限為三年。

第二十條需要進(jìn)行詢價采購的物資，先由采購人員至少向三家供應(yīng)商詢價、談判，達(dá)成初步意見后由采購部門簽訂正式合同后進(jìn)行物資采購。

第二十一條需進(jìn)行現(xiàn)場零星物資采購的，采購人員應(yīng)2人或2人以上同行，在物資市場了解物資價格及供應(yīng)商基本情況，要做到貨比三家、優(yōu)質(zhì)優(yōu)價、承諾良好的售后服務(wù)。采購歸口管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)物資采購的數(shù)量、規(guī)格等對價格進(jìn)行審查。第二十二條采購歸口管理部門、公司內(nèi)部審計機構(gòu)應(yīng)當(dāng)獨立地進(jìn)行定期或不定期的市場信息調(diào)查，檢查采購人員市場詢價的真實性和合格供應(yīng)商供貨的價格情況，對購買活動進(jìn)行評審，監(jiān)督采購價格執(zhí)行。

第二十三條供應(yīng)商給予公司現(xiàn)金折扣和銷售折讓的情況，必須在合同條款中反映，嚴(yán)禁采購人員私自收取或索要供應(yīng)商回扣、傭金等。第六章合同和采購供應(yīng)管理

第二十四條采購價格確定后，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，簽訂合同的具體規(guī)定，按照《合同管理制度》執(zhí)行。

第二十五條采購人員必須取得合法的發(fā)票，并且盡量取得增值稅專用發(fā)票。采購人員應(yīng)向供應(yīng)商索取合格證明、使用說明及供應(yīng)商名片等資料。采購物資到達(dá)公司后，主管采購人員應(yīng)及時到達(dá)倉庫，對供應(yīng)商所提供物資進(jìn)行詳細(xì)檢驗，確認(rèn)是否與采購申請單所列內(nèi)容一致。

第二十六條采購歸口管理部門應(yīng)充分研究各類物資的歷史需求數(shù)據(jù)規(guī)律、貨源緊缺狀況、采購生產(chǎn)周期等因素，協(xié)助物資倉儲管理部門確定最佳安全庫存。第二十七條倉庫管理員應(yīng)定期報送庫存物資報表，反映現(xiàn)有庫存物資的名稱、規(guī)格、單價、數(shù)量、儲存位臵和區(qū)域等信息，配合采購歸口管理部門根據(jù)物資庫存狀況平衡利庫后安排具體采購。采購付款管理制度 第二十八條對需要監(jiān)造的物資，應(yīng)擇優(yōu)確定監(jiān)造單位，簽訂監(jiān)造合同，落實監(jiān)造責(zé)任人，審核確認(rèn)監(jiān)造大綱，審定監(jiān)造報告，并及時向生產(chǎn)技術(shù)部等部門通報。第二十九條倉儲部門負(fù)責(zé)物資接收的組織管理，按照合同、技術(shù)協(xié)議和有關(guān)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行清點、查驗，對到達(dá)的物資及時卸車、入庫、開箱檢驗。一般常規(guī)物資的驗收由倉庫保管員、主管采購人員等進(jìn)行；大宗、大型、重要物資和非常規(guī)、特殊物資驗收由生產(chǎn)技術(shù)部、提出物資需求的運行/建設(shè)部門技術(shù)人員、倉庫保管員、主管采購人員共同進(jìn)行。驗收完成，主管驗收人員要填寫驗收記錄憑證，驗收記錄憑證要明確表述驗收狀態(tài)。第七章采購付款管理

第三十條采購物資未經(jīng)驗收人員驗收合格，確認(rèn)數(shù)量、質(zhì)量、價格、規(guī)格型號完全符合采購訂單要求，并完成入庫手續(xù)，不得辦理采購付款。第三十一條采購付款流程如下： 采購貨到付款

采購人員提出付款申請（付款申請須附有采購合同、入庫單、發(fā)票）—采購歸口管理部門負(fù)責(zé)人審批—財務(wù)審核—總經(jīng)理審批—董事長審批（100萬以上）—出納付款。采購預(yù)付款

采購人員依據(jù)采購合同提出付款申請—采購歸口管理部門負(fù)責(zé)人審批—財務(wù)審核—總經(jīng)理審批—董事長審批（100萬以上）—出納付款。第八章附則

第三十二條本制度未盡事宜，按國家有關(guān)法律、法規(guī)和《公司章程》的規(guī)定執(zhí)行。第三十三條本制度由公司董事會負(fù)責(zé)解釋和修訂。

第三十四條本制度自公司董事會通過之日起實施。采購付款管理制度

二〇一七年十月

第四篇：采購內(nèi)控管理

項目工程采購內(nèi)控管理現(xiàn)況

一、制定材料采購計劃

1、項目部及成本預(yù)算部根據(jù)標(biāo)后預(yù)算，合同價款結(jié)合工程實際需要 進(jìn)場一周后、兩周內(nèi)編制該項目總體采購計劃。

2、項目部按照總采購計劃結(jié)合現(xiàn)場施工進(jìn)度，詳細(xì)、全面分解“月計劃”以及10天一個周“詢計劃”。

3、零星采購計劃要總體控制，月度不超5次，特殊情況除外。

4、項目部要提前10天送交采購計劃表到采購部。

二、執(zhí)行材料采購

1、采購部接到采購計劃后應(yīng)認(rèn)真審核采購數(shù)量、品牌、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、到貨日期，并考慮庫存情況，著手在已建立供方名錄中選擇供應(yīng)商進(jìn)行詢價、比價。如采購計劃有不可執(zhí)行性項目，應(yīng)以書面形式反饋項目部，以便及時調(diào)整計劃。

2、采購人員將可執(zhí)行的采購計劃報分管總經(jīng)理審核后，確定供應(yīng)商，擬定采購合同，合同中應(yīng)明確施工項目名稱對應(yīng)的供貨商、廠家、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和到貨日期等。如貨期不能滿足需注明新的約定時間，同時積極聯(lián)系第二供應(yīng)商，確保及時到貨。

3、采購金額達(dá)1千元以上，需對公轉(zhuǎn)帳（及時提供發(fā)票及清單沖帳）或簽訂采購合同（特殊情況除外），經(jīng)合同會簽蓋章后視為有效合同，可執(zhí)行合同，并負(fù)責(zé)跟進(jìn)，督促供應(yīng)商按期到貨。

4、采購部簽訂合同后，編制資金申請計劃，報總經(jīng)理審核，董事長審批；財務(wù)部按照資金申請計劃提供資金，采購部進(jìn)行材料采購（現(xiàn)款現(xiàn)貨）。

三、采購決算規(guī)定：

1、各供應(yīng)商結(jié)算材料款時必須開具發(fā)票，提供公司倉庫開具的入庫單，作為結(jié)算憑證。

2、月結(jié)材料款的結(jié)算期截止到25日/月，財務(wù)部在26日-27日/月對各供應(yīng)商的進(jìn)場材料匯總，并打印月結(jié)材料清單交采購部與供應(yīng)商核對，無誤后采購部填寫資金申請，報總經(jīng)理審批，經(jīng)董事長批準(zhǔn)，財務(wù)部付款。

四、材料入庫程序：

1、采購人員組織材料進(jìn)場需首先辦理入庫手續(xù)，庫管根據(jù)收貨清單逐一核對材料數(shù)量、規(guī)格、型號、品牌。

2、由項目經(jīng)理或指定的質(zhì)檢員，按照采購計劃質(zhì)量要求對入庫進(jìn)行質(zhì)量驗收，并對供應(yīng)商提供的合格證，檢測報告，等資料統(tǒng)一保管。

3、經(jīng)庫管、質(zhì)檢員檢查核實無誤后填寫入庫單并需2人共同簽字方為有效結(jié)算憑證，其中一聯(lián)交財務(wù)、一聯(lián)回單、一聯(lián)留存。

4、不合格材料，嚴(yán)禁辦理入庫手續(xù),一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重處理及相應(yīng)罰款。

5、財務(wù)部會同項目部、庫管要保證倉庫帳物相符，帳帳相等，一月一盤點。

五、材料的質(zhì)量、領(lǐng)用、退換貨及廢舊物資處理

1、采購人員對進(jìn)場不合格材料，達(dá)不到采購計劃質(zhì)量的或發(fā)錯貨的，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，組織退換貨，查明原因，對供應(yīng)商故意行為，要停止其后一切經(jīng)營往來，列入黑名單。

2、對倉庫材料目前不需使用的采購人員積極要進(jìn)行物資調(diào)配或是退換貨處理。

3、施工單位領(lǐng)用材料，必須辦理領(lǐng)用手續(xù)，由庫管填寫《出庫單》 項目經(jīng)理簽字后方可出庫。

4、施工現(xiàn)場造成的廢舊材料，由項目部統(tǒng)一落實安排入庫保管。

5、庫管及時向項目部匯報廢舊材料情況，項目部向總經(jīng)理匯報處理意見。

6、出售廢舊鋼材由項目經(jīng)理、庫管、財務(wù)人員共同參與，出售現(xiàn)金由財務(wù)會計接收，交公司財務(wù)部。

總結(jié)： 工程完工后會計和項目經(jīng)理對該工程所使用的材料情況進(jìn)行梳理，核查后出具書面報告，報總經(jīng)理審核。

第五篇：采購付款及發(fā)票管理制度

采購付款及發(fā)票管理制度 總則

1.1 為規(guī)范公司各類采購貨物（或勞務(wù)）申請單、付款及采購（或勞務(wù)）發(fā)票的管理，維護(hù)公司利益，結(jié)合

公司實際情況，制定本制度。內(nèi)容

2.1 公司各類采購業(yè)務(wù)、工程勞務(wù)業(yè)務(wù)按實際情況不同分以下幾種情況處理：采購申請單、采購合同規(guī)定，付管理，付款方式，發(fā)票管理，對賬管理。2.1.1 采購申請單、采購合同規(guī)定

2.1.1.1 《采購申請單》、《費用類報銷單》單比1萬以下、月累計5萬以上由常務(wù)副總王青春簽字審核，此金額

以上由總經(jīng)理簽字有效。

2.1.1.2 研發(fā)樣品及工具采購，根據(jù)分管經(jīng)理或總經(jīng)理簽字審批過的《采購申請單》，研發(fā)樣品采購申請中，必須填

寫批量價格，轉(zhuǎn)入批量采購后，采購價格不得高于研發(fā)要求的批量價格，樣品價格則可以不受批量價格的約束，但是偏離太多時（批 量價格的2倍）需要附有情況說明。

2.1.1.3 辦公用品、固定資產(chǎn)采購，根據(jù)分管經(jīng)理和總經(jīng)理簽字審批過的《采購申請單》，實際采購中不得高于

行政交由財務(wù)部存檔的價格，如果高于這個價格必須附有情況說明。2.1.2 付款管理規(guī)定

所有因采購貨物、接受勞務(wù)的付款業(yè)務(wù)均需憑經(jīng)核準(zhǔn)的“用款申請單”付款?！坝每钌暾垎巍庇蓸I(yè)務(wù)經(jīng)

辦人出具，并不得涂改。2.1.2.1 預(yù)付款業(yè)務(wù)

無特殊情況，除采購生產(chǎn)急需材料業(yè)務(wù)外，其他預(yù)付款業(yè)務(wù)在未結(jié)算總貨款或工程款前，不得預(yù)付全部

價款。

（1）預(yù)付款業(yè)務(wù)付款手續(xù)：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員出具經(jīng)分管經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)的合同書、采購申請單，到財務(wù)辦

理支付款項手續(xù)。

（2）對于預(yù)付貨款的經(jīng)濟業(yè)務(wù), 各采購及工程勞務(wù)部門必須慎重把關(guān),確保與供應(yīng)商業(yè)務(wù)關(guān)系良好，合同正

常執(zhí)行對于財務(wù)帳面“應(yīng)付賬款”中連續(xù)三個月出現(xiàn)未發(fā)生變化負(fù)數(shù)金額的業(yè)務(wù)單位, 由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)

責(zé)將款項追回,為避免公司利益受到損失，從付款后第四個月開始，每延遲一周，對經(jīng)辦人罰款20元。

直寄追回預(yù)付款項為止。2.1.2.2 貨到付款業(yè)務(wù)

（1）對貨到已驗收、發(fā)票已到要求付款的（即帳面應(yīng)付款）：貨到驗收入庫，相關(guān)單據(jù)傳遞手續(xù)已完畢，并收 到該筆業(yè)務(wù)發(fā)票的，要求該筆業(yè)務(wù)經(jīng)手人對發(fā)票的內(nèi)容（貨物數(shù)量、價格、金額）進(jìn)行審核，并在U8結(jié) 算后附到貨庫單等單據(jù)交財務(wù)部審核入賬。為避免多開重開發(fā)票現(xiàn)象，發(fā)票所附的到貨單與U8的入庫單的內(nèi)容必須一致。財務(wù)根據(jù)采購合同、采購申請單或《采購分工及付款清單》審核付款。

（2）對貨到付款，發(fā)票未到的規(guī)定（此情況有稅務(wù)風(fēng)險，無特殊情況，財務(wù)有權(quán)拒絕）： 對于貨到入庫、發(fā)票

未到，需按合同付款的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具用款申請單、由品管驗收簽字的材料到貨單、采購合同號。2.1.2.3 勞務(wù)服務(wù)業(yè)務(wù)

委外服務(wù)業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員出具經(jīng)分管經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)的委外服務(wù)申請或合同書、服務(wù)發(fā)票、付款申請

單，到財務(wù)辦理支付款項手續(xù)。分期付款的可以要求對方分批開具發(fā)票，但必須先到發(fā)票再申請付款。否則，財務(wù)可以拒付。

2.1.3 付款方式及收據(jù)的取得要求

付款方式主要有現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)賬、轉(zhuǎn)帳支票等，為了規(guī)范開支的管理，防止產(chǎn)生不必要的損失和

糾紛，款項的支付主要以銀行轉(zhuǎn)賬或轉(zhuǎn)賬支票付款為主，無特殊情況的均不能支付現(xiàn)金。

2.1.3.3 對單筆業(yè)務(wù)口徑一致性的要求

每一筆業(yè)務(wù)，收款人、簽定合同人及出票人、實際供貨人必須一致，如果有特殊情況，經(jīng)總經(jīng)理特批的業(yè)

務(wù)，簽定合同人（即為公司提供勞務(wù)及貨物人），在結(jié)算款項時，出具的發(fā)票與合同不符時，在簽定合同

時，應(yīng)單獨有合同補充說明，收款據(jù)必須用出發(fā)票人的收據(jù)，以免給財務(wù)工作造成混亂，如果是先預(yù)付款

后來發(fā)票的業(yè)務(wù)，在結(jié)算時，發(fā)票出具人與收款人不符的，財務(wù)將不予受理該發(fā)票，并停止付款。2.1.4 各種情況下采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)發(fā)票的規(guī)定 2.1.4.1 采購（或勞務(wù)）發(fā)票標(biāo)準(zhǔn)要求及處理

（1）所有材料物資、勞務(wù)服務(wù)（含固定資產(chǎn)、運輸服務(wù)、設(shè)備租賃、研發(fā)技術(shù)服務(wù)、信息技術(shù)服務(wù)、快

遞服務(wù)、鑒證咨詢服務(wù)）采購業(yè)務(wù)原則上均應(yīng)由供應(yīng)商出具增值稅專用發(fā)票（增值稅專用發(fā)票進(jìn)項稅有

效認(rèn)證期為自發(fā)票開具之日起180天內(nèi)），財務(wù)部不接收超過認(rèn)證期的增值稅專用發(fā)票，特殊業(yè)務(wù)不能

出具增值稅專用發(fā)票的經(jīng)財務(wù)認(rèn)可、總經(jīng)理批準(zhǔn)的可開具增值稅普通發(fā)票；

（2）采購（或勞務(wù)）發(fā)票所開具的內(nèi)容必需與實際業(yè)務(wù)內(nèi)容（合同內(nèi)容、入庫單、數(shù)量、金額及與合同

單價、勞務(wù)內(nèi)容）相符，即貨、款、票、合同相一致，否則，財務(wù)不接受該業(yè)務(wù)的結(jié)算發(fā)票。特殊情況經(jīng)

財務(wù)確認(rèn)總經(jīng)理批準(zhǔn)的除外。

（3）對于特殊情況下發(fā)票與實際業(yè)務(wù)內(nèi)容不符的業(yè)務(wù)發(fā)票經(jīng)財務(wù)確認(rèn)、總經(jīng)理特批可以接收的，需對方業(yè)

務(wù)單位出具加蓋財務(wù)公章的情況說明書，說明發(fā)票與實際業(yè)務(wù)內(nèi)容的業(yè)務(wù)實質(zhì)，經(jīng)公司財務(wù)部確認(rèn)合格后

方可接收對方的業(yè)務(wù)發(fā)票。為規(guī)避公司財務(wù)風(fēng)險，財務(wù)部有權(quán)拒收任何情況下不合格的采購（或勞務(wù)）業(yè)

務(wù)發(fā)票。2.1.4.2 發(fā)票的取得時限管理規(guī)定

（1）所有采購結(jié)算發(fā)票（含運費結(jié)算發(fā)票）應(yīng)由該筆業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員簽字確認(rèn)后，報送財務(wù)部。各類采購業(yè)

務(wù)發(fā)票應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)向供應(yīng)商催收，并自所采購物資驗收合格入庫之日起60日內(nèi)取得，并在 U8系統(tǒng)里結(jié)算后交財務(wù)部辦理入賬手續(xù)；工程、勞務(wù)發(fā)票的取得時限為單項工程、勞務(wù)合同約定的勞內(nèi)

容結(jié)束之日起60日內(nèi)由相關(guān)分管責(zé)任人負(fù)責(zé)經(jīng)與決算合同內(nèi)容金額相符的發(fā)票交至財務(wù)部。

（2）對于超過規(guī)定時限未將發(fā)票交到財務(wù)部的，每超期一周給予業(yè)務(wù)經(jīng)辦人5元罰款，直至取得發(fā)票為止。

（3）如因經(jīng)辦人個人原因造成已收到的供應(yīng)商發(fā)票過認(rèn)證期或丟失的，每筆業(yè)務(wù)發(fā)票金額在10000元以下的，對業(yè)務(wù)經(jīng)辦人處以100元罰款，金額在10000元以上的處以200元罰款，并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)在退票

日或發(fā)現(xiàn)日起30日內(nèi)補換票及提供財務(wù)部所需的其它相關(guān)手續(xù)。如經(jīng)辦人故意對不規(guī)范業(yè)務(wù)發(fā)票隱瞞不報

或私自壓票、退票等處理的，每發(fā)現(xiàn)一筆，處罰當(dāng)事業(yè)務(wù)經(jīng)辦人100元。2.1.5 定期對帳制度

為確保各類業(yè)務(wù)單據(jù)按時取得及保證與供應(yīng)商帳目相符，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)設(shè)立業(yè)務(wù)備查賬，財務(wù)部將實行定期

對帳制度：

2.1.5.1 與公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人備查帳核對時間周期為一月一次，時間為次月3-10日；次月5日之前財務(wù)把當(dāng)年的供應(yīng)

商往來明細(xì)提交采購部，次月10日前采購部把對賬核對情況結(jié)果反潰財務(wù)部。

2.1.5.2 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在離職時，賬目必須對清，填寫供應(yīng)商賬務(wù)交接單，并要求相互交接的業(yè)務(wù)員在其負(fù)責(zé)的每家供

應(yīng)商核對后的賬目進(jìn)行確認(rèn)簽字，否則財務(wù)部不得在離職單上簽字。2.1.6 本制度由財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋及修訂