第一篇：如何寫好一封工作郵件

如何寫工作郵件

一、格式

收件人：要具體到每一個參加人和執(zhí)行者

抄送人：小事抄給直屬領導，重要的事、跨部門合作的事還要抄給部門領導，參與人數(shù)較多、占用公司資源較多的事件追加抄給集團領導；順序是按照領導層級和職位由高到低排列 密送人：一般不密送

主

題：要具體到所針對的層面，比如寫清是集團性的還是部門性質的之類的信息，如果有時效性的，最好于主題中注明時間點，防止正文中遺漏 附

件：如果需要發(fā)送附件，就一定不要忘記傳，或者傳錯了

正

文：包括稱呼，問候語，具體內容，聯(lián)系人和其聯(lián)系方式，注意事項，感謝語等，根據(jù)具體目的而定

設簽名：這個相當于電子名片，最好提前設置，方便今后使用。

二、具體注意事項

1.參與者：一定想清楚誰是參與人，需要發(fā)送給哪些人，抄送給哪些人

（1）跨部門的一定要抄送給對方主管，當然還得抄送給自己的直屬主管和部門的主管。

（2）發(fā)送會議記錄的時候，參會人員是收件人，應該參會而沒有參會的人是抄送人

2.主題：一個郵件只能有一個主題，要表述簡潔，具體到所針對的層面，以方便閱讀 3.附件：

（1）不要忘傳、錯傳

（2）郵件正文中藥寫明附件的主要內容和發(fā)送目的，即：附件是什么，想讓對方做什么

（3）附件若有修改，注明修改的地方

（4）附件是圖片的，一定打包壓縮后再上傳，盡量減小其所占空間 4.正文：

（1）稱呼要正確：人名書寫正確；稱謂合理（如內部以職位或大家通用稱謂來稱呼，外部以先生女士相稱）；稱呼要包含所有收件人（多人可用大家、各位xx等來稱呼）

（2）表述需完整：再簡單的內容也要完整表述，以免造成誤解，影響執(zhí)行效率和效果。

（3）條理要分明：注意分段，一個要點占一個自然段，清晰直觀

（4）意見有反饋：對于他人提出的意見，在正文中要予以反饋和解決，不能僅是表示感謝

（5）結尾要總結，再次明確需求，如是“請知悉”即可，還是要求有所反饋，如需確認或反饋，一定要在結尾明確“需要確認”或反饋的具體期限和要求等 5.簽名：應用標準格式，信息簡潔完整，樹立職業(yè)化形象

6.內容：郵件中的所有內容要保證：沒有錯字，且標點符號應用得體 7.緊急事件：緊急事件一定要直接用電話，不能使用郵件，避免延誤的風險 8.轉發(fā)：轉發(fā)時應對原郵件的信息進行處理，寫明自己的意圖，方便對方接受到正確而有效的信息。

9.失誤：發(fā)現(xiàn)發(fā)送有誤時，及時補發(fā)一封郵件，說明補發(fā)原因，承認自身錯誤，并請對方“以此為準”（也可以在主題中標明“以此為準”這四個字）

第二篇：一封英語郵件

March 17 , 2013 Dear Judy，Time has gone by fast and it is long since we met last time.How is your study going ? Can you get used to the learning environment of the new campus ? I hope you lead a happy life there.As we both are interested in culture tradition , now I want to share a newspaper article that I saw in the morning.Big differences in expressing feeling between Chinese and British.As is well-known , many of us hold the viewpoint that it is the well-time to show our sadness in a funeral.But to my surprise , the British seems to be breath easy and talk straightly in that place , most of them are smiling faces.This phenomenon really confused me.And in another section below , I have been informed that it is a way to see their cultivating moral integrity.All the strong feeling should be mention lightly.As a English saying goes “Keep a stiff upper lip”.If you can not control yourself , it means you will suffer losses.For example , a member of Parliament became more and more unpopular in presidential election only because he said something about his wife tearfully.Form this detail , most of the voters judged that he was lack of self-control.He lose the competition.But there exist another interesting phenomenon.When their friends or neighbors give them a small gift , they will show their great thanks or even kiss them.As for me , it is hard for me to accept the different.Thought with the development of the relationships between various countries , we have take a lot of cultural exchanges.But I get accustomed to the way that I lead.I am support the idea that it is one’s authentic thing to express our real thoughts.If everyone deliberate themselves or always don’t be themselves , it will make people feel that they live in a indifferent society.What do you think of the phenomenon ?

I hope I can see you soon and discuss our problem together.Yours ,Cherish

第三篇：一封郵件的營銷邏輯

一封郵件的營銷邏輯

2000年雷克軟件系統(tǒng)創(chuàng)立于香港，2008年我們留意到很多國際品牌進入內地都是以廣告為主，卻很少關注廣告投放效果，以及如何發(fā)展更多的回頭客；同時，淘寶越來越受歡迎。我們認為Email和數(shù)據(jù)庫有很大的市場，開始拓展內地市場。跟香港不同的是，內地市場已經(jīng)接受了電子郵件營銷，還有微博、微信等渠道，所以如何通過不同的渠道做數(shù)據(jù)庫營銷變得很重要。客戶關系管理

電子郵件是一個正規(guī)的溝通工具，跟電話號碼一樣，例如淘寶喜歡用電話認證，亞馬遜偏愛發(fā)Email，都是直接的溝通途徑。

電子郵件營銷的出發(fā)點是建立良性的客戶關系管理，更好地“對話”。做好客戶關系管理，首先要系統(tǒng)、有效地找到潛在客戶的資料。很多時候我發(fā)現(xiàn)中國企業(yè)錯過了機會，它們在互聯(lián)網(wǎng)花了十幾萬投放廣告，然后不了了之，其實有很多技巧可以拿到客戶資料。以微博為例，無論你做任何事情，要拿到客戶資料的主動權都不在品牌商那里，那應該怎么做呢？像意大利某知名男裝品牌，微博有幾十萬粉絲，但不代表品牌商能主動聯(lián)絡到他們，因為他們的電話、Email都受到保護。如果在微博舉辦穿衣搭配比賽，粉絲看到信息，有5%的人參賽，就會填下相應的資料。

還有一個做得好的是Google，它希望中國商家做外貿時使用Google，以往Google外貿推廣只會打廣告，但后來它推出優(yōu)惠券，只要企業(yè)留下Email就可以得到500元優(yōu)惠券?？上攵?，中小企業(yè)一定樂意做這樣的事。

拿到客戶資料后，如何讓他們買東西呢？這里需要轉化策略。參加搭配比賽的消費者要買衣服品牌商才能賺錢，企業(yè)拿到優(yōu)惠券要使用Google才能賺錢，所以轉化就很重要。例如Google拿到Email后，要給客戶發(fā)4封郵件：第一封是一個Vedio，講在Google推廣的成功案例，都是中國出口量很大的企業(yè)，像時裝、童裝、鞋子企業(yè)等。第二封是Google在全球發(fā)展、對企業(yè)來說很重要的一些數(shù)據(jù)，第三封提示優(yōu)惠券還有7天過期，第四封提示還有一天過期，讓客戶趕快使用。發(fā)出4封郵件之后，Google的轉化率提高了5—6倍。知道客戶的喜好，多發(fā)幾個Email，提供他們感興趣的資料，轉化率自然會提高。

顧客買了東西后，商家當然希望客人買得更多，第三步我們要建立客戶生命周期。第一次購買的客戶就像個Baby，我們要多多關懷。例如星巴克，當客人成為它的會員，幾天后星后巴克發(fā)來Email，介紹它的品牌，甚至它的總裁會在Vedio中出現(xiàn)。當知道誰一直買咖啡，在上班時間還是周末買，喝咖啡還是吃蛋糕，要把客戶分類。首先是每次買2—3杯的，這是品牌的VIP，要給他們特別的優(yōu)惠，中秋節(jié)送他們月餅、蛋糕。對于不常來的“喚醒客戶”，你要哄他們過來，比如“過來喝東西送甜品”。細分客戶非常重要，針對不同的客戶策劃不同的溝通方法，溝通才有效。

電子郵件還能提高客戶忠誠度。什么是忠誠，要看RFM（Recency、Frequency、Monetary)模型。3天前和3個月前來的客戶，一個月買兩杯咖啡和買10杯咖啡的客戶，既買蛋糕又買冷飲的客戶，對這些不同的客戶進行溝通，一定要找到合適的內容。例如星巴克的100萬客戶中有40萬客戶3個月沒來過，那就要把他們挑出來，希望他們回來再購買，星巴克可以發(fā)這樣的Email：“我的老朋友，很久沒見你了，如果你這個星期天來星巴克喝咖啡的話我送你一個蛋糕如何？”還有，對一星期買兩次的客戶，如何讓他們一周買5次呢？你可以每天給他們發(fā)Email，讓他們參加下午茶試吃：“老朋友，下午2點——2點半到星巴克買一杯咖啡，可以試吃提子蛋糕！”他們會漸漸養(yǎng)成喝咖啡習慣，本來一星期去兩次星巴克，后來變成3次。

數(shù)據(jù)庫管理

客戶就是數(shù)據(jù)資產(chǎn)，如果好好管理數(shù)據(jù)庫，當數(shù)據(jù)越來越多、越來越完整的時候，你就可以隨時看到數(shù)據(jù)如何產(chǎn)生購買機會。例如LV手表，大家買高端手表通?？紤]勞力士和歐米伽，很少人會買LV手表，它價格貴，又不能保值，而且大部分人認為LV是賣包的。但如果購買兩年后，LV給客戶發(fā)Email說，LV手表有5年保養(yǎng)，而通常勞力士、歐米伽只有兩年，這天客戶就可以過來免費檢查、更換電池，客戶覺得很有面子，因為這種服務是其他手表品牌沒有的。另外一件很重要的事情是，他會填資料、預約、檢查手表等等，而且客戶會帶朋友去，他的朋友消費能力都不低，這樣客戶就變成了LV的銷售人員，告訴自己的朋友LV的服務有多好，像VIP。

我們知道數(shù)據(jù)庫很重要，那么企業(yè)怎么管理數(shù)據(jù)庫呢？首先要定期地更新，跟客戶溝通的同時要更新資料。其次，數(shù)據(jù)庫要“健康”，大多時候企業(yè)有不同來源的數(shù)據(jù)，但這些數(shù)據(jù)來自同一群人，例如我是星巴克的會員，參加不同的活動填下資料，出現(xiàn)資料重復，所以對數(shù)據(jù)庫進行整合很重要。最后是數(shù)據(jù)庫深化，一開始只有客戶電話、Email，但我們要知道他在哪個城市居住、喜歡買哪些產(chǎn)品、有沒有太太或者女朋友，這些都可以深化。

近年來我發(fā)現(xiàn)國內企業(yè)存在最大的問題是，嘗試違法購買數(shù)據(jù)。其實這樣做對品牌和到達率的傷害都很大，如果你發(fā)送大量的垃圾郵件，不僅發(fā)送不了給客戶，而且服務器還把你當做垃圾郵件的發(fā)送者，連跟基本客戶發(fā)Email都發(fā)不了，這樣投資回報就會跟著降低。

所以對于企業(yè)來說，不要只在意每一封電子郵件發(fā)出去要花多少錢，而是要看能賺多少，還要研究哪種推廣方法能讓客戶回應，不要老是用客戶不點、不看的方法轟炸他們。

整合Social media

隨著微博、微信、移動APP發(fā)展，電子郵件營銷的蛋糕變小了。那么為什么我們還要進行電子郵件營銷呢？其實Email、微博和微信都是渠道，關鍵是怎么用得好，做得有策略。例如，星巴克要讓全國客戶知道它的推廣，那它只有三種方式——電話、Email、CCTV，成本最低、最有效的肯定不是CCTV，可以

做的是發(fā)短信或Email。后兩種方式的好處是，你可以知道多少客戶打開了你的Email、多少客戶購買、購買了多少，你能就此做優(yōu)化工作，跟客戶直接溝通。顯然，每個渠道都有自己的價值，社交媒體和電子郵件都是數(shù)據(jù)庫營銷，但講究不同的方法。Social media是一個公開平臺，大家自愿參與，發(fā)表觀點，通常是討論產(chǎn)品。因此，你要小心，如果很多人說你的產(chǎn)品不好，你就要做一些管理。例如蘋果，它不會把自己的產(chǎn)品放到Social media去討論，而是自己討論，通過Email讓客戶訂購5S，以及下載APP。這是正式的、一對一的介紹，講一些適合客戶需要的東西，而Social media是一個討論區(qū)。所以，做市場的人要知道在什么時候用什么渠道去營銷。

如何整合這些渠道呢？以SMS為例，如果我們想讓更多的人看短信，我們發(fā)現(xiàn)把短信和HTML5整合，點擊率很高，有時超過70%。所以SMS數(shù)據(jù)庫營銷，可以整合HTML5，讓客戶看視頻、訂購、留下信息。我們正在研究數(shù)據(jù)庫營銷與微信整合?，F(xiàn)在國內正在推廣用微信做CRM，微信的好處是個人討論的滲透率很高，但你會發(fā)覺微信公眾賬號有一個很大的問題，客戶訂閱了十幾個公眾號卻很少看內容。我相信，社交媒體就是社交媒體，不是推廣媒體，好比你跟朋友約了一起打羽毛球，打球是社交活動，但如果一邊打球一邊接受對方的推廣，你會很煩，這就是微信把公眾賬號捆綁在一起的原因。當渠道廣告味道太重的時候，即使讓我免費打羽毛球，我也不會去。一些做市場的人沒有真正看到社交媒體的作用，用錯了方法，結果是弄巧成拙。

那么微信可不可以提供關系平臺給商家，我覺得有機會，例如會員卡。但是，當很多商家都這么做時，究竟這個APP是跟朋友溝通還是做成會員卡呢？這兩樣東西在人的生活里不會放在一起，是涇渭分明的。結果是，當它變成會員卡時，人與人之間的交流返璞歸真，就要再找一個APP專門用于聊天。其實，用微信做推廣不一定是錯的。但做市場有意思的地方是，新的東西一定要大膽嘗試，喝頭啖湯，而過了一段時間后你要想清楚工具的定位，不要麻木地把所有的東西放進去，被假象迷惑。

控制對的人吃對的東西

對于電子郵件，應該用于什么媒體，要看實際需要，要分析社交媒體、電子郵件的數(shù)據(jù)，精準地提供合適的東西給客戶。那么究竟是用微博、微信還是短信、Email呢？其實很簡單，打個比方，星巴克幾百客戶中有25 萬人對綠茶蛋糕有興趣，那就最好先讓這些人試吃蛋糕，讓他們評論好不好吃，評論后送一杯咖啡。營銷最重要的是選擇合適的目標消費者，我們通過他們的行為分析，知道25萬人中有5萬人看Email、5萬人看微博，那你就知道怎么投放了吧！控制對的人吃對的東西，然后針對數(shù)據(jù)庫，找合適的渠道。

我們不要本末倒置，流行什么東西就做什么，我們要想到消費者。例如微信，我看到有數(shù)據(jù)分析說，一、二線城市用微信的人很多，增長速度很快，但三、四線城市的人還是用很傳統(tǒng)的方法。不同的階段有不同流行的東西，所以要看消費者對什么感興趣，從內容策略到渠道策略，投其所好。其實，如果消費者不用微博，我們就放棄微博；如果消費者不用Email，我們就不會做電子郵件營銷。

第四篇：怎么寫一封思路清晰的郵件

怎么寫一封思路清晰的郵件

郵件是我們經(jīng)常要用的工具，用好了，溝通更順暢了，工作也開展得更順利了。

那么，如何寫一封好的郵件，達到溝通的目的？今天我看了一個名為《外企工作郵件一百句》的文章，文章中把外企工作郵件中常用的一百句話總結了出來?？赐旰?，我總結思考了一下，認為，做到以下五點，郵件應該就能達到目的了：

1.交代清楚你寫郵件的目的；

外企中常用：i am writing to confirm/inform you...，即我寫信是要確認/通知你某某事，也就是郵件要說清楚，你想要干什么；那樣，看郵件的人，只要看到這句話，就知道你郵件的目的；

2.把背景交代清楚；

外企中常用：in my previous email on October 5th...，即在先前十月五號我發(fā)給你的郵件中提到某某事，或者是幾時的會議中提到的什么事，又或者是現(xiàn)在正在開展的某某項目等，讓對方清楚地知道你提到的事情的背景；

3.明確告知需要對方做什么或者你決定要做什么；

外企中常用：if you can provide more details,或者would you please send us...又或者we look forward to hearing from you soon等，即你

是否能提供更多細節(jié)、你能否發(fā)給我某某文件、我們希望能得到你的回復等。

4.如果對方有什么問題，可以怎么解決；

外企常用：hope this is ok with you , if not , let me know by email asap.即如果有問題，請通過郵件盡快通知我。

5.禮貌地結尾；

外企常用：thank you very much for everything you have done for me.即非常感謝您為我做的一切。或者是thank you for your support.感謝您對我工作的支持。讓對方配合你工作的同時，也不要忘記了感謝對方嘛。

做到以上五點，我想，這封郵件一定就非常好了。

如果你也有一些好的工作方法、工作習慣，歡迎分享。

第五篇：想給領導發(fā)一封郵件

想給領導發(fā)一封郵件，但是郵件又不知道怎么寫，萬分苦惱之中，今天教大家怎么樣給領導寫郵件，哪些注意事項需要注意的，本文是學習啦小編為大家整理的給領導的發(fā)郵件格式范文，僅供參考。

給領導發(fā)郵件格式范文一：

首先給領導發(fā)郵件，我們需要申請一個合適的郵箱，現(xiàn)在市場上有許多的網(wǎng)絡郵箱，例如163，126，qq，思威電郵等郵件服務公司。你需要去申請一個郵箱，才可以給領導發(fā)郵件。申請好郵箱之后，請想好你要給領導發(fā)郵件的內容，例如：我想要加薪水，我要辭職等等。

首先我們需要一個郵箱，例如：allen.zhong@email-cm.com.按發(fā)郵件程序打開郵箱，點寫信——收信人——主題——添加附件——發(fā)送。打電話通知收信

寫信則按寫信的格式好了

(1)稱呼 寫一封信，先要把收信人的稱呼頂格寫在第一行，然后，再在后面加上冒號，表示下面有話要說。

(2)問候語 問候語要寫在稱呼的下一行，空兩格。它可以獨立成為一段。

(3)正文 正文一般分為連接語、主體文、總括語三個部分。每一個部分開頭都應另起一行，空兩格落筆。

(4)祝頌語 祝頌語是表示致敬或祝賀一類的話，如“此致”、“?！钡取Ｋ梢跃o接著正文寫，也可以獨占一行，空兩格寫。另外，在寫與“此致”和“祝”相配套的“敬禮”、“健康”一類表示祝愿的話語時，一般要另起一行頂格寫。

(5)署名 寫完信之后，在信的右下角寫上發(fā)信人的姓名叫做署名。在署名的前面一般還要加上合適的稱謂，如“同學”、“好友”，“弟”“妹”等。

(6)日期 發(fā)信的日期可也可以另起一行，寫在具名的下邊。

下面我就以想要加薪水給領導寫一封郵件格式。

尊敬的**領導：

您好。

我是銷售部的小仲，很高興您能在百忙之后閱讀我的郵件。

**以下省略一萬字。

祝：

工作順利，事業(yè)向上。

銷售部小仲

給領導發(fā)郵件格式范文二：

發(fā)郵件也很有講究，尤其是給上司領導，可當公司郵件標準格式參照，一定要好好學習一下哦～

發(fā)郵件的禮儀匯總---讓優(yōu)秀成為習慣

關于主題

主題要提綱挈領，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1.一定不要空白標題，這是最失禮的。

2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用?才能顯示完你的標題。

3..最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。

4.標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：“嘿!”或是“收著!”

5.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理

6.可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“*!”等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

7.回復對方郵件時，應當根據(jù)回復內容需要更改標題，不要RE RE一大串。

8、最最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

關于稱呼與問候

1.恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經(jīng)理”;如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡。

關于格式，稱呼是第一行頂格寫。

2.Email開頭結尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。結尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待

1.Email正文要簡明扼要，行文通順

若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關的信息應在簽名檔中表明。

Email正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。

2.注意Email的論述語氣

根據(jù)收件人與自己的熟絡程度、等級關系;郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。

尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。

電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀?！班]件門”就是深刻的教訓!

3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發(fā)送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6.合理提示重要信息

不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

8.不要動不動使用 :)之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻

Business Email 不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在-:)

附件

1.如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理

3.正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時

4.附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用

6.如果附件過大(不宜超過2MB)，應分割成幾個小文件分別發(fā)送，語言的選擇和漢字編碼

1.只在必要的時候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。

2.尊重對方的習慣，不主動發(fā)起英文郵件

如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他;如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。

3.對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

4.選擇便于閱度的字號和字體

中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。

不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。

不要為突出內容而將字號設置過大，拉滾動條是很麻煩的事情;也不要過小，費神又傷眼睛。

結尾簽名

每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

1.簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。

引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

2.不要只用一個簽名檔

對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。

3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。

回復技巧

1.及時回復Email

收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。

如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說”收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復，云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

2.進行針對性回復

當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。

3.回復不得少于10個字

對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。

4.不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓

如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。

對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息。

5.要區(qū)分Reply和Reply All(區(qū)分單獨回復和回復全體)

如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了

如果你對發(fā)件人提出的要求作出結論響應，應該replay all，讓大家都知道;不要讓對方幫你完成這件事情。如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結果的郵件。點擊“回復全部”前，要三思而行!

6.主動控制郵件的來往

為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。

正確使用發(fā)送，抄送，密送

要區(qū)分To和CC還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、秘送人)

1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。

2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email。

3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合。

4.TO，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!

5.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源

6、轉發(fā)郵件要突出信息

在你轉發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權的接收人。

如果有需要 還應對轉發(fā)郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。

職場新人 制造空間，讓工作更流暢

在辦公室里總有些你數(shù)年沒有光臨過的角落，堆積了沒有用的物品：剛入職時帶來的資料，過期的雜志，寫不出字的簽字筆每周嘗試整理一個區(qū)域，送人或扔掉。這樣，你的抽屜便又騰出了空間，地板增加了面積，包括你工作時的空氣，都會清新流暢很多。

和距離最遠的同事說話

嘗試著找到一個明媚的早晨，端一杯咖啡溜達到那個座位或者心理上距離你最遠的同事面前，誠意地去關心他，對他的喜好表示出興趣。此后你發(fā)現(xiàn)，辦公室那個原來灰蒙蒙的角落，也變得溫馨起來。記住，每一個小小的成功都在為你的活力氣場添磚加瓦。

結識新朋友，增強人際免疫力

很多時候限制你發(fā)展的，不是能力的大小，而是人際關系。我們總是喜歡在某一類人群中打轉轉，或者用一種方法應對所有的人。很快，你就會遇到職業(yè)瓶頸。所以，你要努力地讓人脈網(wǎng)絡延伸出去，增加與他人的能量交換，而不是在人際上謹小慎微，時刻提防與猜測。去了解和接觸你以前不感興趣的人吧，因為通過了解 你會發(fā)現(xiàn)，原來你還可以從不同的角度欣賞別人。你的生活又展現(xiàn)出一片新領域，出現(xiàn)了很多以前意想不到的新奇事物。

先做不想做的事

要讓時間也活生生的，就應避免積累太多的負擔。先做不情愿的事情，因為你總是習慣把它們“雪藏”起來，能拖則拖。結果是內心的空間永遠被它們占據(jù)。還有，不要把時間排滿，要給閑暇留出時間。留下一段空白的時光，和自己在一起，奇思妙想總是在此時光臨。

呼朋引伴，換家新餐館

同樣的東西，換一家吃，也能吃出點不一樣的感覺來。喚醒你的胃口，激發(fā)對食物的渴望。相信嗎?只要對吃的東西感興趣，那么就不乏對工作的熱情。看看那些充滿創(chuàng)造活力的人吧，看著美食與看著新項目一樣，目光中都閃爍著驚喜。堅決說不，扔掉垃圾食品

垃圾食物會阻礙能量的流動，還會帶給自己一種應付的感覺。有人覺得，吃快餐是為了節(jié)省時間多做工作。其實這種情況下，你的工作品質也是快餐式的，看著誘人，實則缺少內在張力。吃得湊合，在潛意識中，就是對自己不那么在意，心理能量是渙散的。而心理學研究也表明，你對自己胃口的敷衍，也會體現(xiàn)在職場上鮮 于創(chuàng)新。