第一篇：工作郵件的抄送規(guī)范

工作郵件的抄送規(guī)范

各位同事：

大家好！

發(fā)送及接收郵件是我們平日重要的工作;同時也是我們發(fā)布和知會工作信息的重要的途徑;為了讓工作信息準確無誤的傳遞到相應人員和相關(guān)領(lǐng)導，做到信息來源對稱、信息傳遞順暢、不重復、無疏漏，提高我們的辦公高效率。

現(xiàn)將我司關(guān)于工作郵件的傳遞流程和抄送級別規(guī)范如下： 工作郵件抄送級別的規(guī)范：

A．全體員工:在發(fā)送工作郵件時，如主送人是張總，請一律抄送給謝總。

B．行政部、人事部，財務部門員工：在發(fā)送工作郵件時，除主送給相關(guān)人員外，請一律抄送給謝總及張總。

以上規(guī)范請各位員工知悉并執(zhí)行，感謝大家的配合！

行政部

2015年04月07日

第二篇：轉(zhuǎn)載：日企郵件的抄送文化

日企郵件的抄送文化

這里來說說日企的一個細節(jié)，關(guān)于發(fā)郵件，也給想進入日企或者剛進日企的同學做個指導。

日企比較嚴謹教條，除了十萬火急的事情，一般都會發(fā)郵件確認，即使是很簡單的事情。這種郵件的形式，最主要的好處是能夠留存確認記錄，便于今后檔案資料的查詢。

日企在發(fā)郵件的時候，習慣于抄送，一方面同時讓更多的人知曉這件事，一方面也可告訴領(lǐng)導自己在做什么。

但是，其實在日企，當收到別人的郵件時，自己的名字落在收件人還是被抄送人欄里，是很有講究的一件事。

1.收件人是你，同時抄送給對方領(lǐng)導。

說明這件事不是特別緊急重要的事情，你能獨立處理或者只需你傳達就可以了。

2.收件人是你，同時抄送給雙方領(lǐng)導。

說明這件事比較重要，但你能獨立處理，同時你的領(lǐng)導也需要知道這件事。但實際上，你的領(lǐng)導在這種情況下一般不會參與這件事。

3.收件人是你和你領(lǐng)導，同時抄送給對方領(lǐng)導。

說明這件事比較緊急，需要你的領(lǐng)導來直接制定處理方法，但實際操作還是由你來完成，領(lǐng)導的主要任務就是回復這個郵件，且要回復給對方領(lǐng)導。

4.收件人是你領(lǐng)導，同時抄送給你和對方領(lǐng)導。

說明這件事目前在商討決策中，而你根本沒有決定權(quán)。但這并不代表這件事與你關(guān)系不大，只要知曉一下就可。你必須積極關(guān)注這件事的進展，因為一旦領(lǐng)導把大方向定好了，接下來的操作還是你來完成。

以上，希望日企的各位能了解，記得發(fā)郵件事無巨細都要多抄送領(lǐng)導，這在日企里準沒錯。因為這等于你所有事都向領(lǐng)導匯報過，如果出了事，責任也不全在你。（日企經(jīng)典名言：即使100%是你引起的過錯，但只要你匯報了，你就沒責任了）

第三篇：郵件規(guī)范

電子郵件的禮儀

——讓我們高效地溝通

現(xiàn)狀問題：

1． 主題不明確或缺失或冗長；

2． 未針對事件相關(guān)人群發(fā)送，不知何時抄送直屬領(lǐng)導； 3． 內(nèi)容不夠規(guī)范，如：稱呼、開頭語、結(jié)束語； 4． 正文敘述長篇大論，重點/主旨不明確； 5． 對外發(fā)送的附件圖片雜亂、不規(guī)整。

工作往來中的電子郵件代表著公司及自身形象，顯示著公司及自身的水平和實力，直接影響到客戶對公司、同事對自己的評估。所以，我們必須重視日常工作中的商務電子郵件的寫作。結(jié)合我們員工在使用電子郵件時存在的上述幾點問題，本文將簡要敘述電郵格式及應遵循的有關(guān)原則。

一．標題

◆不要缺失標題，這是最失禮的。

◆一封電郵盡可能只針對一個主題，不在一封電郵內(nèi)談及多件事情。◆要反映郵件內(nèi)容和重要性，不要使用含糊不清的標題，如 “某某收”?！艋貜袜]件時，可根據(jù)內(nèi)容需要更改標題，不要“RE RE”或者“答復 答復”一大串?！粽_地標題寫法，例如“關(guān)于xx會議的通知”、“xx項目預警”等。標題是收件人了解郵件的第一信息，要使用簡明扼要、意思明確的標題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。

二．稱呼、開頭語、結(jié)尾語

◆開頭要稱呼收件人，在多個收件人的情況下可稱呼“大家”、或“ALL”等。如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x副總”；如果不清楚職務，則按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但須先搞清性別。◆開頭結(jié)尾最好要有問候語，最簡單的例如”你好”、“Best Regards”、“祝您順利”、“順頌商祺”等。再尊敬一點的開頭結(jié)尾語，可向?qū)Ψ降乐x或問候，如“感謝您出差期間的關(guān)照”、“好久不見，身體可好”等。俗話說禮多人不怪，禮貌一些總是好的，即便你的郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

三．正文

◆寫電子郵件切勿長篇大論，應盡量簡單明了地表達。如果事情確實復雜，正文最好用1、2、3、4列幾個段落進行清晰明確的說明，如有需要可單獨寫個文件作為附件進行詳細描述?！糇鹬貙Ψ?，經(jīng)常使用“請”、“謝謝”之類的語句，輕易不要使用表示強烈的標點或字眼?！舯M量避免拼寫錯誤和錯別字，發(fā)送前自行檢查，確認行文是否通順，拼寫是否無誤，并保證一次郵件交待完整信息?！艉侠硖崾局匾畔?，可用粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對重要信息進行提示，但不要過多。◆對于與技術(shù)相關(guān)信息的郵件，可利用圖片、表格等形式來輔助闡述?？偟膩碚f，郵件正文應遵循五大原則：準確、簡潔、完整、清楚、禮貌。電子郵件是用于商務辦公的，切勿使用電子郵件對他人或?qū)λ艘庖娺M行評論。

四．附件

◆附件文件應按文件內(nèi)容準確命名。

◆正文中應提示收件人查看附件，并對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時?！舾郊楫a(chǎn)品、零件圖像時，應注意拍攝物整潔、周邊無雜物，對外發(fā)放的圖片信息直接代表公司形象?！舾郊?shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件。

◆如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用?！羧绻郊^大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發(fā)送。五．結(jié)尾簽名

◆末尾加上簽名檔是必要的。這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息，簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數(shù)過多。例如： 六．回復技巧

◆及時回復Email。如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說”已收悉。我們正在處理，有結(jié)果立刻回復”等等?！暨M行針對性回復。答復問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案，使問題和解答一目了然?！舨灰屯粏栴}多次反復討論。如果雙方就同一問題的交流回復超過3次，這就說明電郵溝通不暢。此時應采用電話等方式及時交流后再做判斷。七．其他 ◆郵件轉(zhuǎn)發(fā)

轉(zhuǎn)發(fā)郵件之前，先確認該郵件內(nèi)容是否有必要告知所有收件人。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。如果有需要，還應對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進行修改和整理，突出重要信息。不要將RE了N回的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦?！?抄送（CC）

帶有重要信息需知會的，匯報事件結(jié)果的，需要部門主管決策的郵件，都應發(fā)送或抄送給主管領(lǐng)導。非特殊情況，應盡量避免越級匯報。

綜上，準確規(guī)范的郵件，不僅能反應發(fā)件人的業(yè)務水平，還可以體現(xiàn)發(fā)件人為人處事的態(tài)度和風格，對內(nèi)有助于建立良好的工作關(guān)系，對外對對最終達成貿(mào)易起到重要性作用。因此，有必要熟悉電子郵件應有的規(guī)范和格式，遵循郵件的寫作原則。

第四篇：工作郵件的發(fā)送 抄送和密送

工作郵件的發(fā)送、抄送和密送

導語：人人都要用郵件，人人都有說不完的郵件故事

人人都要用郵件，人人都有說不完的郵件故事。

職場人士為什么要學習發(fā)郵件？美國人總結(jié)的中國人典型特征中有一條，“即使面對面坐著，也不直接交談而要使用郵件。”而這在很多外企之中是非常流行的文化，和總部打交道，郵件往往是最快捷和便宜的方式，很多會計師事務所和律師事務所都會為員工配備黑莓手機，而使用這一手機的唯一方便之處就是其郵件功能的便捷性。當然有人要說MSN和QQ這樣的即時通訊工具要比郵件更方便，但是，很多外企的計算機上是不允許安裝這兩個軟件的，企業(yè)的良苦用心，大概是為了防止上班時間的私人聊天，有許多商業(yè)機密的企業(yè)，更忌諱這樣的軟件，因為他們傳播信息更方便更快。

廣州的阿亦在一家外企總部做事，初到公司時，曾因為疏于和老板用郵件溝通而直接被叫進老板辦公室挨罵，一切只因“你做再多事情，如果郵件不向老板匯報和溝通。那就相當于你什么也沒做”。

雖然美國人很納悶中國人為什么成為了最熱衷發(fā)郵件的國家，但事實卻是，在中國的外企從高管到剛?cè)胄械穆殕T，才是發(fā)郵件的主體存在。通常來說，外企在中國做生意，和外界人溝通上要花費更多力氣。你看國企或者事業(yè)單位的那些人，他們的公司郵件通常只是接受一些上層領(lǐng)導指示罷了，和過去的黑板通知并無太大分別。

郵件來往之中誕生了無數(shù)狗血的劇情，光看郵件上方排的那一排按鈕，就能想到對應出多少故事。大多數(shù)人對郵件的數(shù)項功能都十分得心應手，何時抄送，何時密送，如何自動發(fā)送。君不見有個來自四大的故事瘋傳，某老板開會時公開表揚一同事夜夜勤奮加班，皆因郵件發(fā)送時間來自半夜三點。直到某次，一同事發(fā)現(xiàn)該君即使和朋友在夜店HIGH翻依然能準時在3點將郵件發(fā)出，一番逼問之下，才明白原來自動發(fā)送可以這樣用。從此，職場人士都磨拳霍霍地打算將這瞞天過海的一招用起來，反正被糊弄的是老板。

正常的工作郵件發(fā)出前，務必好好檢查。錯別字之類的還是小事，如果需要發(fā)附件卻忘了發(fā)的重要郵件，那就是嚴重錯誤了。而接下來我要講的故事簡直是此類事件中的終極悲劇版，希望能夠提醒各位檢查郵件是多么的重要。一位證券律師在周五晚接到從香港券商那兒打來的電話，希望這位律師能在周日之前把需要的數(shù)百頁的法律文件確認無誤后發(fā)郵件給券商做最終確認，這意味著，一個周末又要泡湯了，這個律師在極端憤慨之下，把這些文件放進了一個文件夾，并起了一個非常情緒化的名字，“確認你妹啊”，然后做成壓縮包后改好文件夾名——“確認文件”作為附件發(fā)了過去。對方收到郵件下載完附件，待他一解壓完看到原文件名，這位律師就收到了咆哮的長途電話。他想反駁也來不及，只能等著告狀的郵件發(fā)到老板那兒，再看到自己的名字災難般地出現(xiàn)在抄送名單上。

說到抄送，簡直是所有郵件災難故事最有力的協(xié)助者。同事之間常有抄送行為，有時是為了工作方便，同事A同時將一封郵件抄送給B和C，只能說明他們之間需要互相協(xié)作完成一件事情，但如果A將郵件發(fā)送給了B，卻抄送給了B的老板C，那意味就深遠了，通常有可能的情況是，A和B在合作的過程中發(fā)生了一些不愉快，告知老板的目的只是為了給對方一些震懾，這一招在各大公司當中都屢試不爽，而且往往成為一件懸而不決的事情得到解決的最快速手段。

抄送不僅僅可以用于新郵件，更可以用于回復當中。在女作家趙趙《穿動物園的女編輯》一書中就描寫過原配斗小三的故事，原配把小三發(fā)來的挑釁郵件直接回復了所有人，只是修改了其中的文法與錯誤。不過大部分郵件如今都有郵件自動檢查功能，錯誤的拼寫郵件下方都會有紅線標注。但這種原配與小三利用郵件抄送大家的現(xiàn)實絲毫沒有輸給小說，去年著名的渣打郵件門成了這類故事的標志之作——一個在瑞信銀行工作的白領(lǐng)給所有的朋友群發(fā)郵件，怒斥丈夫和小三背叛自己的各種行為；丈夫和小三分別回信給所有同事親戚朋友，讓此女停止糾纏速速離婚……本來是一樁常見的斗小三狗血事件，但是重點在于，三位主角均是金融業(yè)高級白領(lǐng)，來往信件皆為英文，各種優(yōu)雅的語法和艱深的英文詞匯被用作三角戀斗法，當時讓網(wǎng)友們大開眼界。

抄送更多時候只是手段，而不是最終目的。阿亦給我講了一個他與其他部門同事合作時發(fā)生的插曲，在某次急需同事提供某文件支持時，這位同事不慌不忙地一直以各種借口拖延工作，阿亦忍無可忍，發(fā)了一封緊急郵件，同時抄送了對方部門的領(lǐng)導和自己的領(lǐng)導，在這樣一封郵件下，同事在十分鐘之內(nèi)就將所需文件以附件形式傳了過來，并回復了原郵件中的所有人。正當阿亦以為這件事可以圓滿結(jié)束時，同事又追了一封單獨的郵件給他，并在文中寫，剛才的文件有誤，請以我明天發(fā)的郵件為準。阿亦跟我回憶起當時的場景時，惡狠狠地說：“他以為我還是菜鳥呢，我也不是省油的燈。我直接把他這封新郵件再次抄送給了幾位領(lǐng)導，并在文中以特大號，醒目顏色字體標注，我需要在COB（close of business）前收到這個文件，請同事××不要再發(fā)錯郵件了?！边@下，那同事再也沒話說了。

看吧，郵件在企業(yè)之中就是這樣被應用得如此廣泛，有時候他們自己也會懷疑這樣的郵件往來是否會成為形式上的累贅，RE來RE去，也常常討論不出所以然來。而且郵件還常常因為文字的局限性造成兩人之間不應有的誤會，最有效的方式還是面對面，直接溝通。這點幾乎人人都承認，但為什么人們還是如此熱衷于郵件往來呢？答案很簡單，這是最有效地證明你自己干過什么的工具，一旦出了什么問題，最容易發(fā)現(xiàn)在哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，該由誰承擔什么樣的責任。如果遇到打官司這樣的嚴重情況，郵件甚至能夠作為呈堂證供。即使你刪掉郵件也沒有用，在技術(shù)達人那里，只要你發(fā)過這封郵件，那它就會永遠藏在服務器的某個角落，隨時能調(diào)出來用。當然，有人也看不懂外企的郵件，因為有時候一封郵件被轉(zhuǎn)發(fā)的次數(shù)太多，而且里面還含有大量的縮寫，比如fyi、fyc、asap、bau、cob，如果身在老板級別，可能用到的縮寫還會更多?？床欢那闆r也無非兩種，一、要么英語還沒成為你的工作語言；

二、你還沒進入到這個精彩的郵件世界。

如何判斷員工不是在發(fā)工作郵件 1.打字非常輕快且有停頓:在聊天 2.鍵盤鼠標并用且不停點擊:在玩游戲 3.不?；瑒訚L輪或Pagedown鍵:在看帖子 4.不停按刷新/F5:在上微博 5.一動不動,緊盯屏幕:在看電影 6.表情時而嚴肅,時而輕松：在看股票 7.手放在鍵盤上但長時間未動:睡著了

經(jīng)濟觀察報 哥倫布/文

第五篇：有關(guān)主送、抄送機關(guān)的規(guī)范

國務委員、國務院秘書長王忠禹同志在全國政府系統(tǒng)秘書長辦公廳主任會議上所作題為《認清形勢 服從大局 努力做好新形勢下政府辦公廳工作》的講話中指出：“公文運轉(zhuǎn)最忌兩大弊端，一是橫傳，二是直送。有些應按正常程序報送國務院的公文，不是走正常渠道通過國務院辦公廳傳遞而是繞過規(guī)定程序直接送給領(lǐng)導同志本人或以其他方式報送。這些文件往往沒有按規(guī)定征求有關(guān)方面意見，沒有按規(guī)定進行審核，很容易造成工作被動，甚至出現(xiàn)矛盾?！睘榱烁淖儥M傳、直送現(xiàn)象，必須加強在行文對象方面的規(guī)范，要求行文機關(guān)根據(jù)其隸屬關(guān)系、職權(quán)范圍及公文的性質(zhì)、內(nèi)容，正確選擇主送機關(guān)與抄送機關(guān)。這是公文能否得到及時處理的關(guān)鍵。

（一）關(guān)于主送

行文應當根據(jù)公文的內(nèi)容及發(fā)文、收文機關(guān)的隸屬關(guān)系及職權(quán)范圍確定主送機關(guān)，上行文應當堅持一個主送機關(guān)的作法，不能多頭主送。多頭主送往往造成受文機關(guān)之間相互推諉或產(chǎn)生矛盾、抵觸，反而不利于盡快解決問題。確定上行文主送機關(guān)的規(guī)范是：

1．請示，一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應當用抄送形式。

2．受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應當根據(jù)公文內(nèi)容，即針對具體公務活動的職權(quán)歸屬寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。

3．除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

（二）關(guān)于抄送

抄送機關(guān)是指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)。抄送范圍得當，有助于公文處理，否則將貽誤溝通或造成人力、物力的浪費。

1．應當抄送的情況

（1）除主送機關(guān)外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應列為抄送機關(guān)；

（2）向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應當同時抄送直接上級機關(guān)；

（3）上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)行文，必要時應當抄送其另一個上級機關(guān)；

（4）下級機關(guān)因特殊情況必須越級請示時，應抄送被越過的上級機關(guān)；

（5）上級機關(guān)越級向下級機關(guān)行文時，可以抄送受文機關(guān)的直接上級機關(guān)。

2．不應當抄送的情況

（1）請示不得抄送其下級機關(guān)；

（2）接受抄送公文的機關(guān)不必再向其他機關(guān)轉(zhuǎn)抄、轉(zhuǎn)送；

（3）凡與公文辦理無關(guān)的單位一律不予抄送。