第一篇：電子郵件禮儀及格式-原創(chuàng)歡迎套用

發(fā)郵件的禮儀及格式—項(xiàng)目籌備組

一：主題與簽名

1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。

2.標(biāo)題要簡(jiǎn)短明了，讓對(duì)方一看就知道你發(fā)的是什么郵件！

3.最好把你的郵箱設(shè)好一個(gè)簽名，以便對(duì)方一目了然又便于留存。

比如：

中國(guó)交通建設(shè)集團(tuán)

大連一航港灣建設(shè)有限公司—東北亞生命健康城項(xiàng)目籌備組 XXX

（項(xiàng)目經(jīng)理）Mobile:1869868XXXX Fax:+86411 8445XXXX Tel:+86411 8260XXXX Mail :zhaoyan_mark@XXX.com ADR：XX省XX市XX區(qū)XXXX街XX號(hào)XXXX大廈XX層 P.C.：XXXXXX 簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò)4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)，一定要得體。

4.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “王 先生收”。也不要用胡亂無(wú)實(shí)際內(nèi)容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！”

5.一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題。

6.最最重要的一點(diǎn)，主題千萬(wàn)不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查 正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎重。

二：關(guān)于稱呼與問(wèn)候

1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

郵件的開(kāi)頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)。

如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫(xiě)。

2． Email開(kāi)頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)

最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫(xiě)一個(gè)“HI”，中文的寫(xiě)個(gè)”你好”或者“您好”，開(kāi)頭問(wèn)候語(yǔ)是稱呼換行空兩格寫(xiě)。

結(jié)尾常見(jiàn)的寫(xiě)個(gè)”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長(zhǎng)應(yīng)使用“此致敬禮”?！岸Y多人不怪”，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待。

三：正文

1.Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順

若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說(shuō)明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔扼要，最好是和本郵件以及對(duì)方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來(lái)意。不可沒(méi)頭沒(méi)腦就是正

事，別人不知道你是誰(shuí)還得拉到最后看。但也不可過(guò)多，有些聯(lián)系方式之類與正文無(wú)關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件。2.注意Email的論述語(yǔ)氣

根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見(jiàn)的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你沒(méi)分段的長(zhǎng)篇大論。4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。5.盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫(xiě)檢查

這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫(xiě)檢查功能打開(kāi);如果是中文Email，注意拼音輸入法同音別字。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫(xiě)是否有錯(cuò)誤。6.合理提示重要信息

不要頻繁使用大寫(xiě)字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。

7.合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述

對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。

8.不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用 :)之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻。

三：回復(fù)技巧

1.及時(shí)回復(fù)Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的,這是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。對(duì)每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過(guò)24小時(shí)。如果事情復(fù)雜，你無(wú)法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說(shuō)”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云”。不要讓對(duì)方苦苦等待，記?。杭皶r(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。2.進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)

當(dāng)回件答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡(jiǎn)單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。3.回復(fù)不得少于10個(gè)字

對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。4.不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓

如果收發(fā)雙方就同一問(wèn)題的交流回復(fù)超過(guò)3次，這只能說(shuō)明交流不暢，說(shuō)不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。

對(duì)于較為復(fù)雜的問(wèn)題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過(guò)于冗長(zhǎng)笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)即是對(duì)之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。5．要區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體

如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了

如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該回復(fù)所有，讓大家都知道；不要讓對(duì)方幫你完成這件事情。

如果你對(duì)發(fā)件人的提出的問(wèn)題不清楚，或有不同的意見(jiàn)，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的回復(fù)來(lái)回復(fù)去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果的郵件。點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！6.主動(dòng)控制郵件的來(lái)往

為避免無(wú)謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語(yǔ)句：“全部辦妥”、“無(wú)需行動(dòng)”、“僅供參考，無(wú)需回復(fù)”。

四、正確使用發(fā)送，抄送，密送

1． To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問(wèn)題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)。2． 而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒(méi)有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email。

3． 而B(niǎo)CC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場(chǎng)合。

4．TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門(mén)排列；按職位等級(jí)從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!5．只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源

6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息

在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。如果有需要 還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。

五：附件

1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理

3.正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)

4.附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用

6.如果附件過(guò)大（不宜超過(guò)2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送，六：實(shí)例: 標(biāo)題：

東北亞生命健康城可研相關(guān)事項(xiàng)聯(lián)絡(luò) 正文：

TO：XX經(jīng)理，XX小姐 CC：X總，X總，X總，X經(jīng)理

各位下午好，關(guān)于XX工作的開(kāi)展有如下事項(xiàng)與各位確認(rèn)：1、2、3、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX； XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX； XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

附件為XXXXXXX，請(qǐng)參考。附件一：XXXXXXX 附件二：XXXXXXX

如有問(wèn)題請(qǐng)聯(lián)系，十分感謝。

順祝，商祺 20XX年X月XX日

XX

簽名：

==================================== XXXXXXXX XXXXXX公司—XXXXXXX部門(mén) XX

（項(xiàng)目經(jīng)理）Mobile:XXXXXXXXXXX Fax:+86411 8445XXXX Tel:+86411 8260XXXX Mail :zhaoyan_mark@XXX.com ADR：XX省XX市XX區(qū)香XXXX街XX號(hào)XXXXXX大廈XX層 P.C.：XXXXXX

真誠(chéng) ● 責(zé)任 ● 價(jià)值

====================================

保密及免責(zé)：

本郵件（包括其附件）可能含有保密、專有或保留著作權(quán)的信息。如果您并非本郵件指定接受人，請(qǐng)即刻 通知發(fā)送人并將本郵件從您的系統(tǒng)中刪除，您不得散布、保留、復(fù)制、披露或以其他方式使用本郵件任何 相關(guān)信息，并且請(qǐng)通過(guò)郵件告知我們此次錯(cuò)誤投遞。

發(fā)送人在本郵件下表達(dá)的觀點(diǎn)并不一定我公司的觀點(diǎn)。發(fā)送人并不保證本郵件是安全或不受任何計(jì) 算機(jī)病毒影響的，并且對(duì)由于郵件傳輸而導(dǎo)致的郵件內(nèi)容錯(cuò)誤或缺失不承擔(dān)任何責(zé)任。除非明確說(shuō)明，本郵件并不構(gòu)成具有約束力的契約。

第二篇：電子郵件的禮儀

電子郵件是職業(yè)信件的一種，它的一個(gè)重要方面就是節(jié)省他人時(shí)間，只把有價(jià)值的信息提供給需要的人。職業(yè)信件中是沒(méi)有不嚴(yán)肅的內(nèi)容的。

電子郵件應(yīng)當(dāng)注意以下八個(gè)方面：

1)標(biāo)題要提綱挈領(lǐng)，切忌使用含義不清的標(biāo)題，例如：“嘿！”或是“收著！”

添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。尤其是回復(fù)的信件，要重新添加、更換郵件主題是要格外注意的環(huán)節(jié)，最好寫(xiě)上來(lái)自公司的郵件，年、月、日以便對(duì)方一目了然又便于保留。

2)電子郵件的文體格式應(yīng)該類似于書(shū)面交談式的風(fēng)格，開(kāi)頭要有問(wèn)候語(yǔ)，但問(wèn)候語(yǔ)的選擇比較自由，像“你好”、“Hi”，或者僅僅是一個(gè)簡(jiǎn)單的稱呼，結(jié)尾也可隨意一些，比如“以后再談”、“祝你愉快”等；也可什么都不寫(xiě)，直接注上自己的名字。但是，如果你寫(xiě)的是一封較為正式的郵件，還是要用和正式的信箋一樣的文體。開(kāi)頭要用“尊敬的”或者是“先生女士，您好!”結(jié)尾要有祝福語(yǔ)，并使用“此致敬禮!”這樣的格式。

3)內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要，針對(duì)需要回復(fù)及轉(zhuǎn)寄的電子郵件，要小心寫(xiě)在電子郵件里的每一個(gè)字，每一句話。因?yàn)楝F(xiàn)在法律規(guī)定電子郵件也可以作為法律證據(jù)，是合法的，所以發(fā)電子郵件時(shí)要小心，如果對(duì)公司不利的，千萬(wàn)不要寫(xiě)上。發(fā)郵件時(shí)一定要慎重，還要定期重新審查你發(fā)過(guò)的電子郵件，評(píng)估其對(duì)商業(yè)往來(lái)所產(chǎn)生的影響。

4)一定要清理回復(fù)的內(nèi)容。在美國(guó)加州有一位傳播學(xué)專家摩根女士曾舉例說(shuō)：我最近收到一份電子郵件，其中包括了輾轉(zhuǎn)收送的十二個(gè)人之姓名，我實(shí)在沒(méi)有必要知道這些訊息。有一個(gè)妙方就是寄信時(shí)采匿名附件收信者取代附件收信者方式，或是在轉(zhuǎn)寄之前刪除一切無(wú)關(guān)緊要或重復(fù)的內(nèi)容，例如：原件中摘要部分之主題、地址及日期等。注意回答問(wèn)題的技巧。當(dāng)回件答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候，最好只把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件，然后附上答案。不要用自動(dòng)應(yīng)答鍵，那樣會(huì)把來(lái)件所有內(nèi)容都包括到回件中﹔但也不要僅以「是的」二字回復(fù)，那樣太生硬了，而且讓讀的人摸不著頭腦。對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。

5)合宜地稱呼收件者，并且在信尾簽名。雖然電子郵件本身已標(biāo)明了郵自哪方，寄與何人，但在郵件中注明收信者及寄件者大名乃是必須的禮節(jié)，包括在信件開(kāi)頭尊稱收信者的姓名，在信尾也注明寄件者的姓名以及通訊地址、電話，以方便收信者未來(lái)與你的聯(lián)系。越是在大型的公司，你越是要注意在自己的郵件地址中注上自己的姓名，同時(shí)在郵件的結(jié)尾添加個(gè)人簽名欄。人們通常會(huì)把郵件轉(zhuǎn)發(fā)給過(guò)多的人，打開(kāi)郵件箱你可能發(fā)現(xiàn)有一半的郵件是與你無(wú)關(guān)的，刪除它們費(fèi)時(shí)費(fèi)力，所以在轉(zhuǎn)發(fā)前要做一下整理，把郵件的數(shù)量控制在最小。條件允許的話要每天檢查自己的郵箱，及早回復(fù)郵件。重要郵件發(fā)出后要電話確認(rèn)。另外，重要的機(jī)密和敏感的話題不要使用電子郵件，因?yàn)樗荒鼙ＷC嚴(yán)守機(jī)密。

6)結(jié)尾簽名。每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。

7)要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）。

1．To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問(wèn)題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)。

2．而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒(méi)有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email。

3．而B(niǎo)CC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場(chǎng)合。

4．TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門(mén)排列；按職位等級(jí)從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!

5．只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源

6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息，還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。

8）主動(dòng)控制郵件的來(lái)往

為避免無(wú)謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語(yǔ)句：“全部辦妥”、“無(wú)需行動(dòng)”、“僅供參考，無(wú)需回復(fù)”。

第三篇：電子郵件禮儀 精

發(fā)郵件注意事項(xiàng)（1）

小編的話：隨著計(jì)算機(jī)的普及，郵件也成為職場(chǎng)上必備的交流工具。然而，收發(fā)郵件都存在許多技巧，千萬(wàn)要小心，不要栽在自己設(shè)下的陷阱里啦！

守則一：不要隨便“回復(fù)所有人” 阿康 外企職員

千萬(wàn)不要在回復(fù)郵件時(shí)隨便點(diǎn)擊“回復(fù)所有人”———這是我從我那倒霉的客戶那里學(xué)來(lái)的“血的教訓(xùn)”。

那次接手一個(gè)挑剔的客戶，耗了很久，價(jià)格一直談不攏，差不多有兩周時(shí)間，我每天上班頭一件事，就是和對(duì)方互通郵件、打探進(jìn)展。那段日子，老板盯、對(duì)方拖，搞得我每天灰頭土臉、心力憔悴。直到有一天，在我們通過(guò)20封郵件時(shí)，我的郵箱里忽然出現(xiàn)了一封“機(jī)密”信函，上面有這家公司討論我們公司的報(bào)價(jià)的詳細(xì)經(jīng)過(guò)，包括各級(jí)老板的回復(fù)意見(jiàn)、他們預(yù)期爭(zhēng)取的價(jià)格，還有準(zhǔn)備對(duì)付我們的具體計(jì)劃。

這下好了，掌握了對(duì)方的底線，后面的事情做得極其順利。那個(gè)項(xiàng)目談完，老板對(duì)我刮目相看。

我心里有鬼。冷靜之后仔細(xì)研究了這封郵件的來(lái)龍去脈，終于發(fā)現(xiàn)：發(fā)給我這封郵件的人一定是在某次疏忽之下按了“回復(fù)所有人”，才把信不小心傳到了我手里。

也真怪不得他，之前我們往來(lái)的郵件實(shí)在過(guò)多，而且所有的郵件題目都是一長(zhǎng)串“RE：RE：RE??”，看起來(lái)極其相似。我的郵件發(fā)給他、他的老板后，他老板回復(fù)給了他，還有他們公司的財(cái)務(wù)、我以及更多人。之后他們內(nèi)部還討論了很多問(wèn)題，他就沿用那些幾經(jīng)回復(fù)的信件，繼續(xù)發(fā)給我詢問(wèn)。這個(gè)倒霉蛋初期一直把這項(xiàng)工作做得有條不紊，哪些人在“收件人”一欄里，哪些人在“抄送”欄里，從不混淆，直到有一次，在這么多個(gè)類似標(biāo)題的郵件里，他終于“迷失”了，一點(diǎn)“全部回復(fù)”??

守則二：溝通重要事件時(shí)，最好使用郵件，如果你光打電話，對(duì)方可以耍賴

大衛(wèi) 物流管理

在我還是新人時(shí)，吃過(guò)一次這樣的虧。那是一個(gè)做事非常拖拉、工作極為馬虎的客戶，每次交接，都需要我無(wú)數(shù)次催促、反復(fù)提醒。

有一次，由于缺少一些材料，他們公司委托我們發(fā)的一批貨無(wú)法申報(bào)。我第一時(shí)間就給對(duì)方打電話交代了這個(gè)情況。我們這行，時(shí)間就是金錢(qián)。我反復(fù)跟他說(shuō)，如果在幾點(diǎn)前備不齊這些材料導(dǎo)致耽擱進(jìn)程，那就是他們的責(zé)任了。

他滿口答應(yīng)，說(shuō)兩個(gè)小時(shí)后就能給我回音。沒(méi)想到，兩小時(shí)過(guò)去了、一個(gè)上午過(guò)去了，還是沒(méi)發(fā)材料來(lái)。下午我又催了一次，他還是說(shuō)“馬上”、“馬上”。

最后的結(jié)果可想而知。對(duì)方老板怒了，一個(gè)電話打到我老板那兒，投訴我工作不力。

“我確實(shí)打過(guò)電話了呀?！蔽蚁蛭覀兝习逶V苦。

“你為什么不發(fā)郵件呢？”老板雖然相信我，可是對(duì)方一口咬定我沒(méi)通知，口說(shuō)無(wú)憑，沒(méi)有郵件作證據(jù)，只能由我們來(lái)賠償損失。

老板親授心得：“下回遇到這樣的人，非但給他寫(xiě)郵件，還應(yīng)該明抄一份給他的上司，這樣，他就不敢怠慢了。”

姜還是老的辣，辦公室“游戲準(zhǔn)則”之一就是：遇見(jiàn)重要的事，先發(fā)郵件，把責(zé)任扔給對(duì)方再說(shuō)。

守則三：如有需要，請(qǐng)用BCC（暗抄）金子 銀行客服

前不久，辦公室里議論紛紛，說(shuō)領(lǐng)導(dǎo)最近準(zhǔn)備給上上下下所有人配備商務(wù)手機(jī)。一時(shí)間人人納悶———一向精打細(xì)算的領(lǐng)導(dǎo)怎么一下子出手大方起來(lái)了？

不久，手機(jī)如期而至，公司里還搞了統(tǒng)一的培訓(xùn)，教大家如何用手機(jī)收發(fā)郵件、處理公文。又過(guò)了一陣子，下達(dá)最新指令：所有關(guān)鍵部門(mén)的員工，24小時(shí)開(kāi)機(jī)，隨時(shí)處理郵件！消息一出，各路流言飛轉(zhuǎn)，出現(xiàn)了多種關(guān)于此舉動(dòng)機(jī)的猜測(cè)：一說(shuō)公司里各部門(mén)嚴(yán)重推卸責(zé)任，出現(xiàn)事故，互相推諉，A怪B沒(méi)有告知，B說(shuō)自己已經(jīng)書(shū)面郵件通知，A說(shuō)沒(méi)有收到郵件；另一種說(shuō)法是，前不久公司內(nèi)部出現(xiàn)“打小報(bào)告郵件事件”，有人趁他人不備，在對(duì)方電腦上使用郵件系統(tǒng)，發(fā)送出一份舉報(bào)信，結(jié)果，該信還落入了被舉報(bào)人手中，他找到發(fā)信人論理，該人說(shuō)一定是有人為了陷害自己，盜用信箱發(fā)信；還有傳言，說(shuō)是兩個(gè)部門(mén)的人結(jié)怨，跑去領(lǐng)導(dǎo)那里論理，要求每次發(fā)完郵件，必須電話通知或者消息確認(rèn)，不然存在“陷害”的可能性??

也不知是哪個(gè)“軍師”的主意，最后讓領(lǐng)導(dǎo)下決心給每個(gè)人都配置了這款可發(fā)郵件的商務(wù)手機(jī)，現(xiàn)在，所有人都膽戰(zhàn)心驚地24小時(shí)開(kāi)機(jī)，并且一看到有“CC”（抄送）給自己上司的郵件就格外認(rèn)真，如果看到了顯示BCC（暗抄）的郵件，那么，趕緊起床吧，這覺(jué)是再也睡不好了。

守則四：如果你是老板，請(qǐng)?jiān)O(shè)置“敏感詞” 小言 外企行政

前不久公司出了一件大事：一個(gè)不滿工作的員工在跳槽前夜，調(diào)出所有同事和客戶的電郵，群發(fā)了一封“控訴信”。

除了對(duì)公司內(nèi)部關(guān)鍵人物的投訴之外，還列舉了公司內(nèi)部存在的種種管理漏洞。郵件最后說(shuō)：“這樣缺乏信譽(yù)的公司，你們還敢和他繼續(xù)有生意方面的合作么？”

郵件是周一早上群發(fā)的，那天我正好在外面辦事，下午回到辦公室，據(jù)說(shuō)已經(jīng)被集體刪除了。不過(guò)，好多人都悄悄備份存在自己的電腦里，我就是那樣看到了這封郵件。有好一陣子，它被當(dāng)作上班生活的調(diào)味劑。

據(jù)說(shuō)，高層大駭，雖然最后找到那名員工并追究了法律責(zé)任，可對(duì)于我們這樣的大公司來(lái)說(shuō)，畢竟很是“坍臺(tái)”。

于是，消息靈通人士最近通知我們，老板出資百萬(wàn)購(gòu)了一套新系統(tǒng)，據(jù)說(shuō)，現(xiàn)在任何從公司發(fā)出的郵件，一旦出現(xiàn)“狀況”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)警報(bào)，并阻止發(fā)送。

為這事，我們八卦了半天，都在推測(cè)系統(tǒng)會(huì)設(shè)置多少敏感詞匯來(lái)自動(dòng)阻止郵件。經(jīng)討論，大家達(dá)成共識(shí)：少寫(xiě)中文郵件———我們工作往來(lái)的郵件，大部分是用英語(yǔ)寫(xiě)的，而那封控訴信用的是中文———這種信，還是用母語(yǔ)寫(xiě)比較順暢。

守則五：不要隨意轉(zhuǎn)發(fā) Ken 項(xiàng)目經(jīng)理 通常我們匯報(bào)工作時(shí)，貪圖方便，會(huì)直接把郵件轉(zhuǎn)發(fā)給老板。但你的老板如果足夠細(xì)心和專業(yè)，他會(huì)批評(píng)你。

我對(duì)我們老板肅然起敬，也是因?yàn)橐环忄]件。那次，他把我叫到辦公室：“Ken，你是不是偷懶，直接把對(duì)方的公文發(fā)給我了？”

我的確轉(zhuǎn)發(fā)了郵件，因?yàn)橐粯邮强偨Y(jié)，既然對(duì)方總結(jié)好了，我就順手按了轉(zhuǎn)發(fā)，可是，他怎么會(huì)知道？

“你過(guò)來(lái)，轉(zhuǎn)發(fā)的字色是灰色，并且前面會(huì)出現(xiàn)‘>’的符號(hào)?！?我滿臉通紅。到底是老板！TIPS：

郵件最能撒謊。面談時(shí)，有可能通過(guò)表情泄漏天機(jī)；打電話，難免語(yǔ)塞。而郵件永遠(yuǎn)不會(huì)。

郵件是最職業(yè)的公務(wù)交辦手段，它可以絲毫不帶感情色彩。公務(wù)郵件的最后，一般要設(shè)置“免責(zé)聲明”，大體需要明確的意思是：“如果這封信不是給你的，希望收到后退還給我，以免引起之后的糾紛?！?/p>

最后填寫(xiě)收件人，因?yàn)橐粋€(gè)誤操作，有可能送出一份空信，令對(duì)方造成你工作粗糙的印象。

憤怒時(shí)不要用E－mail.E－mail很難傳送幽默，但很容易傳達(dá)憤怒。使用有意義的標(biāo)題，讓收信人一下就能明白里面是什么，同時(shí)也區(qū)別于垃圾郵件。

簡(jiǎn)短。如果有很多話，可以列成要點(diǎn)。

休假時(shí)應(yīng)設(shè)置自動(dòng)回復(fù)，這是禮貌和方便的問(wèn)題。但不要給私人郵件設(shè)這種東西，免得有心人知道你家里沒(méi)人。

使用表情。如果你的情緒可能被誤解，就加上笑臉。

發(fā)郵件注意事項(xiàng)（2）

一、書(shū)面勝于口頭。你做過(guò)什么，要去做什么，需要?jiǎng)e人做什么，寫(xiě)郵件發(fā)出去，以后起爭(zhēng)執(zhí)了就是證據(jù)，年終盤(pán)點(diǎn)也知道你每天都干了些什么。written is always better than oral。長(zhǎng)此以往，極度鍛煉商務(wù)英語(yǔ)。

二、搞清楚TO，CC，BCC，F(xiàn)W。

受件人，也就是要主要閱讀這郵件的人放去TO；

相關(guān)人等，需要了解信息的放CC，你的直接主管如果是喜歡事必躬親的，或者這件事你需要領(lǐng)導(dǎo)支持的，一定要去CC，不然你做了很多事情，領(lǐng)導(dǎo)不知道，你就是出了事也沒(méi)人挺你。就算領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)時(shí)間看也沒(méi)關(guān)系，別的收件人看到也是一樣的效果。他如果不給你面子就等于不給你老板面子^^ 加密抄送人，放你的下屬。舉例來(lái)說(shuō)，你需要?jiǎng)e的部門(mén)做一件事，你要寫(xiě)郵件給這個(gè)部門(mén)的經(jīng)理，為了得到老板支持，你又必須抄送你的老板，但這件事最終執(zhí)行的怎么樣，你要你的下屬去跟進(jìn)。很多人會(huì)犯的錯(cuò)誤就是把下屬也放在抄送欄，想想看，下屬和領(lǐng)導(dǎo)放一起+多么的不恰當(dāng)，這時(shí)候加密抄送就奏效了。再口頭囑咐一句，下屬就能了解事情的前因后果去幫你跟進(jìn)。

三、關(guān)于回復(fù)

禮貌上講，郵件中涉及的人都需要回復(fù)在相應(yīng)的位置，并且包含原文。只回復(fù)一個(gè)人是極度不禮貌的。

身為一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，用的最多的就是轉(zhuǎn)發(fā)。每天很多事情，分輕重緩急，很多簡(jiǎn)單的事情直接可以轉(zhuǎn)發(fā)給你的下屬去處理。轉(zhuǎn)發(fā)后加個(gè)批示 XXX, pls.follow.簡(jiǎn)單明了。

有些事情你無(wú)法或者說(shuō)超出你的權(quán)限，你不能做決定的，也需要轉(zhuǎn)發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)，請(qǐng)求領(lǐng)導(dǎo)批示。還有一些不是需要批示，只是給領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)信息。最忌諱的不是什么都不寫(xiě)的原文轉(zhuǎn)發(fā)，而是僅僅寫(xiě)個(gè)FYI（for your information），領(lǐng)導(dǎo)不是你的下屬，F(xiàn)YI的語(yǔ)勢(shì)卻是平等的或者是從上到下的。

這里順便再講一講和領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)郵件的要點(diǎn)不外乎幾種：

一、匯報(bào)工作。

郵件正文需要提綱挈領(lǐng)，如果你一定要把自己做的事情事無(wú)巨細(xì)，請(qǐng)?jiān)诟郊飳?xiě)。要知道領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間遠(yuǎn)比你的寶貴。

二、請(qǐng)求批示。

寫(xiě)清楚什么事，如果領(lǐng)導(dǎo)完全不知道的事，還需要補(bǔ)充背景資料，切忌自以為領(lǐng)導(dǎo)什么都知道。很重要的一條是不要自作聰明加上許多自己的分析，要知道領(lǐng)導(dǎo)不會(huì)比你苯，至少不要表現(xiàn)出來(lái)。更重要的一條是不要只提出問(wèn)題不提出解決方案。這個(gè)需要一點(diǎn)技巧，匯報(bào)了一個(gè)問(wèn)題，然后委婉的說(shuō)自己的看法，最后的決定卻是領(lǐng)導(dǎo)的。一個(gè)懂得解決問(wèn)題的才是manager，只會(huì)反映問(wèn)題的不過(guò)是staff而已。

三、轉(zhuǎn)發(fā)資料

可能你做了什么報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)忽然需要調(diào)用，你發(fā)過(guò)去，最重要的就是寫(xiě)清楚主題。如果要諂媚一點(diǎn)，還可以打印好拿過(guò)去方便領(lǐng)導(dǎo)看。但電子版發(fā)過(guò)去更好。

再次強(qiáng)調(diào)主題的重要性，我是很討厭我的下屬發(fā)東西給我不寫(xiě)主題，因?yàn)槲宜形募即鏅n的，以后查找就是按主題搜索。領(lǐng)導(dǎo)的信息存儲(chǔ)量更大，沒(méi)有一個(gè)正確的主題是很不職業(yè)的。

發(fā)郵件注意事項(xiàng)（3）

1、郵件標(biāo)題和正文盡量不為空也不要太短，如只有一個(gè)無(wú)意義的字符或者“hi/hello/你好”等，標(biāo)題也不要過(guò)長(zhǎng)，以免被郵件接收系統(tǒng)當(dāng)作垃圾郵件誤攔；

2、每次發(fā)郵件收件人不要超過(guò)10人，如超過(guò)另外轉(zhuǎn)發(fā)；

3、如果您不需要某些郵件接收者回復(fù)您的郵件，請(qǐng)把他放到抄送名單中；

4、可以在郵件正文中表述清楚的內(nèi)容不要采用附件的形式發(fā)送；

5、回復(fù)郵件時(shí)引文不要過(guò)長(zhǎng)，不便于收取和閱讀；

6、多個(gè)附件盡量使用zip格式壓縮文件，不采用rar格式，通用性更強(qiáng)；

7、附件不要過(guò)大，以10M以下為宜；

8、非常重要的的郵件可以要求回執(zhí)，但普通信件不建議每封要求回執(zhí)； 在若干電子郵件系統(tǒng)中，由于「附件」功能的缺乏或不成熟，會(huì)造成使用者無(wú)法順利閱讀文件。使用者經(jīng)常會(huì)因不便而直接去除來(lái)函，以致喪失溝通功能。如果附件內(nèi)容不長(zhǎng)時(shí)，請(qǐng)直接撰寫(xiě)于信件中。若一定要使用附件功能，也須注明附件的撰寫(xiě)軟件，例如：“本信附件內(nèi)容撰寫(xiě)軟件為例如：“本信附件內(nèi)容撰寫(xiě)軟件為Word6.0forWindows”。

第四篇：職場(chǎng)電子郵件禮儀規(guī)范

職場(chǎng)電子郵件禮儀規(guī)范

現(xiàn)如今，可能已經(jīng)找不到?jīng)]有電子郵箱的網(wǎng)民了。特別是職業(yè)人士，還擁有使用公司域名的郵箱。職業(yè)人士的利用公司郵箱發(fā)送郵件與私人信件有著很大區(qū)別，存在著職場(chǎng)郵件禮儀方面的新問(wèn)題。據(jù)統(tǒng)計(jì)，如今互聯(lián)網(wǎng)每天傳送的電子郵件已達(dá)數(shù)百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的?！霸谏虅?wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間”，電子郵件禮儀的一個(gè)重要方面就是節(jié)省他人時(shí)間，只把有價(jià)值的信息提供給需要的人。

寫(xiě)Email就能看出其人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人寫(xiě)每封Email的時(shí)候，要想到收信人會(huì)怎樣看這封Email，時(shí)刻站在對(duì)方立場(chǎng)考慮，將心比心。同時(shí)勿對(duì)別人之回答過(guò)度期望，當(dāng)然更不應(yīng)對(duì)別人之回答不屑一顧。

關(guān)于主題

主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。

1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的

2.標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓outlook用?才能顯示完你的標(biāo)題

3.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “王先生收”

4.一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理

5.可適當(dāng)用使用大寫(xiě)字母或特殊字符(如“*!”等)來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

6.回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE RE一大串。

關(guān)于稱呼與問(wèn)候

1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度郵件的開(kāi)頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。

2.Email開(kāi)頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫(xiě)一個(gè)“HI”，中文的寫(xiě)個(gè)”你好”；結(jié)尾常見(jiàn)的寫(xiě)個(gè)Best Regards，中文的寫(xiě)個(gè)”祝您順利”之類的也就可以了。

俗話說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待。

Email正文

1.Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。

2.注意Email的論述語(yǔ)氣根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見(jiàn)的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。

3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你沒(méi)分段的長(zhǎng)篇大論。

4.一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。

5.盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫(xiě)檢查這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫(xiě)檢查功能打開(kāi)； 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫(xiě)是否有錯(cuò)誤。

6.合理提示重要信息

不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫(xiě)字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。

7.合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。

8.不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用 :)之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻Business Email 不是你的情書(shū)，所以：)之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合，比如現(xiàn)在－:)

Email附件

1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名

3.正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)

4.附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用

6.如果附件過(guò)大(不宜超過(guò)2MB)，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送，語(yǔ)言的選擇和漢字編碼

1.只在必要的時(shí)候才使用英文郵件英文郵件只是交流的工具，而不是用來(lái)炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國(guó)家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問(wèn)題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書(shū)。

2.尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件如果對(duì)方與你的郵件往來(lái)是采用中文，請(qǐng)不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。

3.對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問(wèn)題，而影響郵件所涉及問(wèn)題的解決。

4.選擇便于閱度的字號(hào)和字體中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號(hào)和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。

結(jié)尾簽名

每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。

1.簽名信息不宜過(guò)多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò)4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對(duì)象與場(chǎng)合，切記一定要得體。

2.不要只用一個(gè)簽名檔對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來(lái)，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過(guò)于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。

3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

第五篇：商務(wù)電子郵件禮儀

近年來(lái)，在諸種電子通訊手段中跑出來(lái)一匹“黑馬”，它就是電子郵件。自打誕生以來(lái)，它的發(fā)展可謂突發(fā)飛進(jìn)，日新月異。令人刮目相看。當(dāng)前，它已經(jīng)在商界得到了越來(lái)越廣泛的使用。電子郵件，又稱電子函件或電子信函。它是利用電子計(jì)算機(jī)所組成的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，向交往對(duì)象所發(fā)出的一種電子信件。使用電子郵件進(jìn)行對(duì)外聯(lián)絡(luò)，不僅安全保密，節(jié)省時(shí)間，不受篇幅的限制，清晰度極高，而且還可以大大地降低通訊費(fèi)用。商界人士在使用電子郵件對(duì)外進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守的禮儀規(guī)范主要包括以下四個(gè)方面。第一，電子郵件應(yīng)當(dāng)認(rèn)真撰寫(xiě)。向他人發(fā)送的電子郵件，一定要精心構(gòu)思，認(rèn)真撰寫(xiě)。若是隨想隨寫(xiě)，是既不尊重對(duì)方，也不尊重自己的。在撰寫(xiě)電子郵件時(shí)，下更三點(diǎn)尤其必須注意。一是主題要明確。一個(gè)電子郵件，大都只有一個(gè)主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當(dāng)，收件人見(jiàn)到它便對(duì)整個(gè)電子郵件一目了然了。二是語(yǔ)言要流暢。電子郵件要便于閱讀，就要以語(yǔ)言流暢為要。盡量別寫(xiě)生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料時(shí)，則最好標(biāo)明出處，以便收件人核對(duì)。三是內(nèi)容要簡(jiǎn)潔。網(wǎng)上的時(shí)間極為寶貴，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要，愈短愈好。第二，電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用。在信息社會(huì)中，任何人的時(shí)間都是無(wú)比珍貴的。對(duì)商界人士來(lái)講，這一點(diǎn)就顯得更加重要了。所以有人才會(huì)說(shuō)：“在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間?！庇需b于此，若無(wú)必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子郵件。尤其是不要以之與他人談天說(shuō)地，或是只為了檢驗(yàn)一下自己的電子郵件能否成功地發(fā)出，更不宜隨意以這種方式在網(wǎng)上“征友”。目前，有不少網(wǎng)民時(shí)常會(huì)因?yàn)樽约旱碾娮有畔渲卸褲M了無(wú)數(shù)的無(wú)聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對(duì)其進(jìn)行處理，不僅會(huì)浪費(fèi)自己的時(shí)間和精力，而且還有可能會(huì)耽擱自己的正事。不過(guò)一般而言，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的。第三，電子郵件應(yīng)當(dāng)注意編碼。編碼的問(wèn)題是，是每一位電子郵件的使用者均應(yīng)予以注意的大事。由于中文文字自身的特點(diǎn)加上一些其他的原因，我國(guó)的內(nèi)地、臺(tái)灣省、港澳地區(qū)，以及世界上其他國(guó)家里的華人，目前使用著互不相同的中文編碼系統(tǒng)。因此，當(dāng)一位商界人士使用中國(guó)內(nèi)地的編碼系統(tǒng)向生活在除中國(guó)內(nèi)地之外的其他一切國(guó)家和地區(qū)里的中國(guó)人發(fā)出電子郵件時(shí)，由于雙方所采用的中文編碼系統(tǒng)有所不同，對(duì)方便很有可能只會(huì)收到一封由亂字符所組成的天書(shū)。因此，商界人士在使用中文向除了中國(guó)內(nèi)地之外的其他國(guó)家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時(shí)，必須同時(shí)用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對(duì)方可以收到自己的郵件。第四，電子郵件應(yīng)當(dāng)慎選功能?，F(xiàn)在市場(chǎng)上所提供的先進(jìn)的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強(qiáng)化電子郵件的個(gè)人特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的。這主要是因?yàn)?，一方面，?duì)電子郵件修飾過(guò)多，難免會(huì)使其容量增大，收發(fā)時(shí)間增長(zhǎng)，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)金錢(qián)，而且往往會(huì)給人以華而不實(shí)之感。另外一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來(lái)，他所收到的那個(gè)電子郵件就很有可能會(huì)大大地背離了發(fā)件人的初衷，因而使之前功盡棄。來(lái)源：青島時(shí)尚生活網(wǎng)