第一篇：20120417 秘書資格考試考試會議管理之會前籌備

（專門行文）-2

第二篇：三級秘書之《會議管理》答案

三級秘書之《會議管理》模擬試題及答案

1.推進會議，進程應遵循的原則有樹立信心，確信能對任何突產生積極的影響、（A、B、C、D）

A、認真聽，少打斷。B、還有使用精湛的人際交流技巧。C、消除交流障礙。D、強調問題P32

2.會議經費的類型有（A、B、C、D）A、與會人員交費B、參展商交費

C、聯合主辦者交費D、廣告、贊助和捐助 P34，還有公司分配和其他收入項目3.會議經費使用的主要方面有 A、文件資料費B、郵電通訊費用 C、會議設備和用品費D、會議場所租用費

P35，還有會議辦會費、會議宣傳交際費、會議住宿補貼費、會議伙食補貼、會議交通費和其他開支

4.會議經費使用的監(jiān)督方法： A、報告和會議B、授權與自我控制 C、質量D、損益平衡表 還有比率分析和審核時逐項細審

1.會議的主題除了要有切實的依據之外，還要（B）。A、有細化的議題B、結合本單位的實際情況 C、有充足的討論余地D、在會上反復協(xié)商 2006－11－51

2.在會議文件審核修改之后，要由（B）進行終審。

（A）主管秘書（B）主要領導或主管領導（C）文件起草者（D）辦公室主任 常識法

3.與會人員交費的計算公式正確的表述是（D）。（A）預期的與會人員人數×交費額+預期陪同人數×交費額（B）預期的與會人員人數×交費額+收入項目

（C）預期的與會人員人數×交費額+預期陪同人數×交費額+收入項目（D）預期的與會人員人數×交費額+預期陪同人數×交費額-交費折扣額 P34計算法

4.、會議的主題除了要有切實的依據之外，還要（B）。

（A）有細化的議題（B）結合本單位的實際情況（C）有充足的討論余地（D）在會上反復協(xié)商 邏輯分析

52、在對會議經費使用情況進行監(jiān)督和控制時，通過比較各項成本的預算和實際值的差額，并在結算表中計算出二者差額的方法稱為（A）。

（A）損益平衡表法（B）比率分析法（C）質量法（D）報告和會議法 P361.報告和會議2.授權與自我控制、質量損益平衡表、比率分析

53、在審核會議文件析具體內容時，首先要審核會議文件內容（C）。（A）是否做到了層次清晰（B）是否與實際相符（C）是否偏離了會議的主題（D）是否進行了會商

54、會議文件的歸檔應（D）。

（A）越簡單越好（B）放在會議進行過程中（C）自行建立一套文件制度（D）遵守檔案制度 87、檢查會場布置的情況應注意的方面有（A B C D）。

（A）會標是否莊嚴醒目（B）領導者名簽安排是否妥當

（C）投票設施是否完善（D）旗幟、鮮花等烘托氣氛的裝飾物是否放置得體

P13 類比法會場布置與議程適應，主席臺是否按議定座次，音響、照明、通訊、錄音、通風、安全保衛(wèi)，在單位外的大型會議，還應檢查場地劃分情況以及進場、退場路線 88、在糾正會議檢查過程中所發(fā)現的問題時，要努力做到（CD）。（A）必須由領導對問題提出處理意見（B）不擴大問題的影響面

（C）在人、財、物等方面為糾正偏差做好相應準備（D）及時將糾編的結果進行通報

P161.對問題的性質和范圍進行分析，確定問題對會議質量的影響程序2.找出問題產生的原因尋找解決問題的方法

89、提交會議討論的文件如涉及有關單位和部門，可先要（A B）。（A）進行會商（B）廣泛征求意見（C）由各部門分別提出意見（D）只由牽頭部門提出意見 P18并取得一致意見

90、會議營銷預算方案中一般包括（A B C D）。

（A）宴請聯誼的費用（B）宣傳材料的制作成本（C）宣傳廣告的花費（D）寄送宣傳物品的郵寄費用 P35經費使用的方面

91、會議的主辦方有時需要提前支付各種各樣的定金，其中包括（A B C D）。（A）會議場的定金（B）展覽區(qū)位定金（C）視聽設備定金（D）會議服務定金 92、提出會議預算方案，要擁有（A B D）。（A）成本觀念（B）人文觀念（C）效率觀念（D）時間觀念 P3893、會議的領導者和會務部門在進行會議組織時要堅持（B C D）原則。（A）細致性（B）時間性（C）及時性（D）全面性 P20與領導溝通會議有關事宜的原則

94、會議總結的目的在于（BC）。

（A）確定考評標準（B）檢查會議目標實現情況（C）積累經驗（D）落實崗位責任制

P431.檢查各小組的分工執(zhí)行情況2.獎懲相關人員并要妥善解決遺留問題 95、對會議主持人評估的要素包括（B C）。（A）領導能力（B）業(yè)務水平

（C）對會議進程的控制能力（D）對會議時間的控制能力 P515點主持能力、實現會議目標的能力、工作作風 50.會議文件審核的方法不包括（C）。

A、對校法B、拆校法C、單校法D、讀校法 2007－5－55

53.確定公司會議時間不應該考慮以下哪種人能夠出席（A）。

A、主要客戶B、上級主要領導 C、公司部門領導D、全體正式代表 68.會議應急方案特點中不包括（A）。

A、整合資源B、預防為主C、留有余地D、有的放矢

2007－5－54

77.電話會議信息工作的要求包括（A）。

A、互相通報出席情況B、在會場懸掛會標 C、做好會議簽到D、布置會場 79.視頻會議的特點不包括（C）。

A、實現聲音和圖像同時傳送B、節(jié)省時間、費用

C、形成廣泛的間接溝通D、打破了空間的限制 2008－11－43

91.對會議文件校對時，只有認真檢查（A、B、C、D），才能杜絕差錯。A、文字B、結構的組成部分C、各種標記D、格式 94.評價會議效率和質量應考慮的因素是（A、B、C、D）。A、會議目標是否實現B、會議時間是否合理 C、與會人員是否有收獲D、會議服務是否到位

95.在糾正會議檢查過程中所發(fā)現的問題時，要努力做到（C、D）。A、必須由領導對問題提出處理意見 B、必須由主管領導親自解決問題

C、在人、財、物等方面為糾正偏差做好相應準備 D、及時將糾偏的結果進行通報 2006－11－88

P17還有兩點一是先要對問題的性質和范圍進行分析、確定問題對會議質量 96.會議的收尾工作包括（A、B、C）。

A、將會議記錄歸檔保存B、整理會議室 C、辦理設備的歸還手續(xù)D、迎接與會人員 108.會議紀要的起草程序包括（A、B、C、D）。A、閱讀會議文件B、聽取小組發(fā)言 C、擬定思路D、執(zhí)筆寫作 121.科學合理地評估會議應采用的方法有（B、C）。A、現場隨機向與會人員進行口頭意見征詢 B、請與會人員配合填寫會議評估表 C、請專業(yè)人士列席會議進行評估 D、完全由領導自評

123.對于會議評估工作的正確表達是（C、D）。A、會場布置要極盡所能展示企業(yè)實力 B、會議評估可以忽略與會人員 C、會議效率直接取決于會議管理水平D、評估會議有助于提高會議的組織水平

27．公司要召開新產品發(fā)布會，會議的整個內容需錄像，錄像的磁帶費用屬于（D）。A．會議通訊費B．會議設備費C．會議辦公費D．會議宣傳費 58．對視頻會議的會場布置要求有（B）。A．一臺攝像機B．主會場和分會場都要懸掛會標 C．擺放鮮花D．采用自然光

視頻會議時間緊，因此，每個發(fā)言人的發(fā)言時間（A）。

A．要特別申請B．由自己掌控C．相對短D．由記錄人掌控 97．會議總結的要求有（ABC）。

A．有理有據，突出重點B．一分為二，以鼓勵為主 C．總結經驗，探求辦會規(guī)律D．建立規(guī)章制度，進行績效考評

2、秘書高葉在擬寫公司年會籌備方案時，可根據（AB）來確定會議主題。（A）公司五年規(guī)劃（B）總經理的工作報告（C）公司員工的培訓計劃（D）財務總監(jiān)的預算報告

3、中大型會議采用大小方形和半圓形的會場布局，是為了突出（AC）。（A）會議的發(fā)言人（B）會議主席團（C）會議的絕對中心（D）會議民主平等的氣氛

4、如果會議經費有限，與會人員交通往返又需由主辦單位承擔，則可通過（CD）壓縮這筆費用。

（A）規(guī)定所有與會者只能乘坐火車較便宜的交通工具（B）嚴格限制與會人員

（C）盡量將會議安排在偏僻一點的地方，減少外出（D）盡量使會場與駐地相鄰

5、安排會議的議程，應重點確定（AD）。（A）大會的發(fā)言人和演講者

（B）會議中某些儀式（揭幕、剪彩、表彰）的順序

（C）會議的分組

（D）會議結束時做總結報告的人

6、在進行會議綜合協(xié)調時，要協(xié)調好（ABCD）。（A）場地（B）設備（C）水電（D）交通

7、在會議經費有限的情況下，應重點壓縮（BC）的費用。（A）文件資料（B）會議設備（C）場地租用（D）郵電通訊

8、下面導致會議成效不高的因素有（ACD）。（A）程度安排不當（B）少數與會者缺席（C）會議記錄不準確

（D）會議組織不當，討論跑題

9、天地公司召開高新技術成果展示會，與會的客戶、同行和媒體人數達一千多人，因人數大超出了公司的預計，出現了停車場擁堵和簽到處混亂的現象，作為現場主管秘書，你應考慮（BD）。

（A）控制對媒體接待的數量

（B）加派人員協(xié)助停車場管理人員疏導車輛（C）取消簽到程序，讓與會者直接入場（D）臨時增設另一簽到處

10、確定會場的整體格局要根據（ABCD）。（A）會議的規(guī)格（B）會議的規(guī)模（C）會議的性質（D）會議的形式

11、在安排會議住宿時，秘書人員應掌握的信息包括（ABD）。（A）住會人員總數（B）住會人員的食宿標準（C）會議人員的分組情況（D）住會人員的性別統(tǒng)計數

12、小型會場一般采用的布局是（BCD）。（A）方形（B）方拱形（C）回字形（D）橢圓形

13、主席臺的座次安排一般遵循（AD）的原則。（A）職務最高者居中（B）其余人按姓氏筆畫排列（C）主持人居中

（D）其余人按職務高低先左后排列

14、遠程會議對于企業(yè)具有（AC）的優(yōu)點。（A）節(jié)省時間（B）節(jié)省人力（C）節(jié)省金錢（D）保密性強

15、秘書在編制工作計劃表時，應盡量明確（AB）。（A）完成的期限要求

（B）完成任務的負責部門或承擔人以及負責人（C）任務的具體目標

（D）任務所需的資源和相關信息

16、在確定重要會議與會人員的范圍時需考慮（ABCD）。（A）列席代表的數量（B）各單位名額的平衡（C）代表的廣泛性（D）依照法定的程序確定

17、會議的議題根據實際情況一般可以（ABCD）。（A）合并議題（B）撤消議題（C）精簡議題（D）臨時改變議題

18、會議如有分組討論，事先一定要明確（C）。（A）分組的原則（B）分組的名單（C）討論的范圍（D）記錄的人員

19、會議接待組工作的重點應放在（AD）。（A）會議生活服務（B）收費結算（C）宣傳娛樂（D）醫(yī)療交通

20、涉及三方以上代表的談判，會場一般采用（AD）。（A）方拱型（B）圓型（C）正方型（D）馬蹄型

21、在會議進行中間，秘書應做好的工作包括（ABCD）。（A）簽到登記

（B）會議記錄（C）錄音錄像（D）會議保密

22、作為與會者，如自己的意見遇到了其他人的批評，應采取的回應發(fā)言是（CD）。（A）“我認為你的批評毫無道理，我以為……”（B）“我不明白你在說些什么”

（C）“也許你說的有一定的道理，不過我需要再考慮一下”（D）“你的話對我很有啟示，我會不斷完善自己的意見”

23、秘書在會議上發(fā)言應注意（ABCD）。（A）發(fā)言的時機（B）發(fā)言的儀態(tài)（C）發(fā)言的時限（D）發(fā)言的指向

24、會議總結可采取（AD）相結合。（A）員工自我總結（B）員工背靠背評議（C）小組總結（D）集體總結

25、會議組織者在組織會議時應把握（ABC）。（A）準時開會和散會

（B）給每位與會者以平等的發(fā)言機會（C）將復雜問題分解若干易處理的小問題（D）鼓勵不同意見進行爭論

26、開業(yè)典禮常邀請（D）等人士出席。（A）外賓、上級領導、員工家屬、社會名流（B）上級領導、員工家屬、社會名流、新聞記者（C）外賓、員工家屬、新聞記者、同行業(yè)代表（D）上級領導、社會名流、新聞記者、同行業(yè)代表

27、秘書將決策執(zhí)行中的經驗方面的信息反饋給上司屬于（A）。（A）正反饋（B）負反饋（C）前反饋（D）后反饋

28、會議主題的確定應做到（ABD）。（A）有切實依據（B）能結合本單位實際（C）主題盡量細化（D）有明確目的29、在確定會議議程時？應（CD）。（A）根據會議的主題確定會議主持人（B）為自己的前途擔憂

（C）根據到會主要領導的情況確定會議發(fā)言人（D）根據會議目的安排主要領導做會議總結30、大型會議籌備機構中的會務組負責（BD）（A）擬寫會議方案（B）會場布置（C）生活服務（D）會議接待簽到

31、在確定重要會議與會人員的范圍時，需考慮（AB）（A）符合法定程序（B）各單位名額要平衡（C）會場的規(guī)模（D）列席代表的數量

32、秘書人員在編制會議費中的設備租用費用時，需考慮設備的（ABCD）（A）使用期限（B）型號（C）功能（D）租用費

33、會場的整體格局要（AB）為安排依據。（A）會議的性質（B）會議形（C）上司的指示（D）與會者人數

34、遠程會議的優(yōu)點是（ABCD）（A）節(jié)省時間（B）節(jié)省金錢

（C）會議音像資料可永久保留（D）會議交流更直接、簡短

35、秘書人員根據會議籌備方案的內容，做好會前的（ABD）（A）分工協(xié)作（B）統(tǒng)籌協(xié)調（C）統(tǒng)一匯報（D）綜合檢查

36、會議主持人在會議進行過程中應（CD）（A）多提封閉式問題（B）自己多發(fā)言（C）鼓勵別人積極發(fā)言（D）控制會議進程

37、秘書協(xié)助會議主持人引導會議適時結束時，可采用的方法有（BC）（A）向與會者提示會議結束

（B）時機成熟時，建議適時終止討論，及時確認結論形成決議

（C）建議限定討論的議題

（D）提議將有爭議內容的議題放在會議的后半部分進行

38、會議績效考評標準（ABCD）

（A）是指對會議工作人員績效數量進行評價的準則（B）是指對會議工作人員績效質量進行評價的準則（C）具有完整性（D）具有協(xié)調性

39、某部門工作計劃表的項目欄一般最少應設計（A）等項。（A）工作內容、時間要求、承辦人員（B）工作內容、時間要求、所需資源（C）主辦單位、工作內容、時間要求（D）主辦單位、承辦人員、時間要求40、確定會議主題的主要原則包括（ABC）。（A）要有切實依據（B）必須結合本單位實際（C）目的要明確（D）要考慮下級的要求

41、會議召開之前，應根據會議籌備方案，加強會前的（ACD）。（A）綜合檢查

（B）必須結合本單位實際（C）統(tǒng)籌協(xié)調（D）資源調配

42、為了加強會議的管理，保證會議的順利進行，秘書通常需要準備的會議管理文件有（BD）。（A）大會賀詞（B）會議簽到表（C）會議主題報告（D）會議須知

43、提高會議效率，壓縮會議經費開支可以采取的方法有（AC）。（A）縮短會議時間

（B）一律由參會者自己負擔交通費（C）盡量租用會議所需的設備（D）減少伙食補貼

44、舉行電視會議時，會前應注意（BCD）。（A）提前一個月發(fā)出通知

（B）提前將會議的議程和資源寄給參會人員（C）選擇服務好的電信公司（D）準備多臺攝像機

45、秘書安排大會典型發(fā)言時，要充分考慮到各方面的因素，特別是（ABCD）。（A）部門間的平衡（B）上下級間的平衡

（C）先進單位和一般單位間的平衡（D）各議題意的平衡

46、會議的效果與（ABCD）有關。（A）會議的準備工作（B）會場的大?。–）主持人的水平（D）參會者的態(tài)度

47、召開組織內部小型會議恰當的時間為（BD）。（A）剛上班的時間（B）上午9點至11點（C）快下班的時間（D）下午3點至4點

48、會議主持人的主要職責包括（BC）。

（A）做出精彩的演講（B）有效地推進會議進程（C）控制好發(fā)言秩序（D）為與會者做相互介紹

49、與普通會議相比，電視會議更需要（ACD）。（A）主持人控制好會議的節(jié)奏（B）與會者踴躍發(fā)言

（C）分會場協(xié)調任嚴格遵守議程的時間（D）與會者準備好與議題相關的資料

50、秘書在新聞發(fā)布會中接受記者采訪時，應（AB）。（A）盡量全面回答問題（B）盡量簡短回答問題

（C）盡量使用專業(yè)術語，以保證內容的嚴謹（D）采取模糊語言回答記者的追問

51、要做好大型會議的組織和協(xié)調工作，就應（ABCD）。（A）建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)（B）做好工作人員的培訓（C）將工作人員明確分工（D）發(fā)揚團隊精神

52、（BCD）的決議內容必須以會議紀要的形式下發(fā)。（A）座談會（B）公司年會（C）董事會（D）職代會

53、需經上司審閱簽字生效的會議文件有（CD）。（A）會議簡報（B）會議記錄（C）會議紀要（D）會議議程

54、會議動議是指（BC）。（A）與會議議題意思相同的內容（B）在會議之前未列入議程的內容（C）不太緊急、可作為下次議題的內容（D）比較緊急并首次提出的內容

55、會議的法定人數是指（B）。（A）實際到會的人數（B）使會議合法和生效的人數（C）到會者和缺席者的比例數（D）收到會議通知的人數

56、作為團隊會議的主持者，當會議成員發(fā)生激烈的爭論時，應當（BCD）。（A）明確支持正確的一方（B）靜觀其變

（C）提醒爭論雙方注意傾聽對方的意見（D）注意維護會議民主和開放的氛圍

57、會議的目標失控或跑題的主要原因是（ABCD）。（A）會議被少數強勢發(fā)言者所控制（B）主持人失職（C）與會部門較多（D）與會者的態(tài)度不積極

58、多議題會議中，應將需集中大家智慧拿出創(chuàng)意見解的議題排列在（A）。（A）會議最后（B）會議中間（C）會議前半部分（D）會議間歇休息后

第三篇：秘書考試會議管理(學生資料)

會議管理（中級）復習要點 第一節(jié)

會議的涵義

是指有組織有領導地商議事情的集會。會議的構成，包括以下要素：會議名稱、會議時間（含開始時間和終止時間）會議地點、會議人員（會議出席人員、列席人員。工作人員等）會議組織、會議主題等。

第二節(jié)

會議組織工作基本程序

會議組織工作大致可分為會前、會中和會后 3個基本程序。

一、會前工作

充分的會前準備工作是會議取得成功的前提條件。一般正式會議的會前準備工作包括以下主要內容：

（一）擬訂會議計劃

（二）制定會議預案 會議預案中應明確下列內容：

1、會議名稱

2．會議主題，即召開會議的原因、目的和指導思想 3．會期，即會議的起止日期，要依據會議的內容來確定。

（1）先要考慮單位主要領導、主管領導和主持人時間的適宜。在上司出差返回的當天盡量不要安排會議。

（2）有外部人員參加的會議，靠考慮邀請的有關上級領導和嘉賓是否能到會。

（3）如果是經營性的組織，盡量避免在生產銷售旺季和忙時召開牽涉人員多、時間長的會議。（4）會議議題應集中，日程應高度緊湊，盡量縮短時間。會議在連續(xù)進行的最佳時間是3小時之內，超過這一限度，會議效果呈下降趨勢；

（5）安排會議時間要考慮人們的生理規(guī)律。一般上午9：00至11：00，下午2：30至4：30的效率最高

4．出席人員。這要依據會議的性質和內容來確定出席人員的范圍，既不過寬，也不過嚴。

5．會議工作班子及其職責分工。在會議秘書長統(tǒng)籌下的會議工作機構通常有：（1）秘書組（處），負責會議文字工作以及領導者會議期間交辦的事項。2）資料組，負責各種會議文件的印刷、保管、發(fā)放、回收以及會議文件的匯集、歸檔等。3）組織組，負責與會人員編 組、簽到以及代表選舉、代表資格審查等事宜。4）宣傳組，負責會議的宣傳報道以及文化娛樂、攝影、錄像等工作。（5）后勤組，負責會議票證準備、會場布置、會間食宿、用車、生活用品供應、返程票購買等后勤保障工作。（6）保衛(wèi)組，負責重要會議的安全與保密工作。

6、編制會議預算方案

會議的經費預算主要包括以下內容：文件資料費、郵電通信費用、會議設備和用品費、會議場所租用費、會議辦公費、宣傳交際費、住宿補貼費、會議伙食補貼、會議交通費、其他開支

7．選擇與布置會場。會場的選擇與布置應根據會議的人數。內容、會場容量等情況綜合考慮。8．會議的其他活動。如表決、發(fā)獎、參觀、文娛活動等，也應列入會議預案。

（三）準備會議文件

規(guī)模較大、內容重要的會議，須提前準備各種會議文件，包括開幕詞、閉幕詞、工作報告、交流材料、領導者講話、會議須知或會議手冊等。文件材料不宜過多過長，通常應事先印發(fā)到與會者手中，重要文件還要登記和回收。會議文件的發(fā)出方法：P23 ? 提前發(fā)出（內容重要的，可派專人遞送或用傳真、特快專遞送達）； ? 簽到時發(fā)出（盡可能在與會者簽到時分發(fā)）；

? 會中發(fā)出（所發(fā)文件或資料，若需要收退的，應在文件的右上角寫上收文人的姓名，以利于文件的清退工作）； ? 現場發(fā)出

會議文件資料準備、發(fā)放 P32 ①準備要求：提前準備、完整齊備、留有備份。

②發(fā)放方法：使用文件袋，編號登記，附清退目錄，適時適量，專人發(fā)放。

（四）發(fā)送會議通知

會議召開之前都要發(fā)出通知，有的會議要發(fā)請柬或邀請書。無論是口頭通知還是書面通知，都要做到及時、準確、明晰、簡要，防止重發(fā)、錯發(fā)或漏發(fā)。會議通知要寫明為何開會、會名、會期、報到時間與地點、開會時間與地點、參加人員范圍、入場憑證、接站及行車路線、需攜帶的材料和其他要求等內容。

發(fā)送會議通知注意事項

①發(fā)送的三種方式：傳達（口頭、電話、告示）、發(fā)送（書面，直接送達）、郵寄（普通郵件、電子郵件）。

②會議通知送達應落實（明確發(fā)送對象，回復確認，郵寄檢查認真)

一些重要的會議通知，有時因組織渠道不暢、傳遞方式不當，或其他因素的干擾，使通知不能準確及時地傳遞到與會者，作為會議通知的發(fā)送者，應及時發(fā)現問題，可以通過電話、口頭詢問以及回復電子郵件確認等方式檢查通知發(fā)送是否落實。

如果是書面會議通知，則地址、郵編一定要填寫正確。裝信封和郵寄時應注意不要漏裝、錯裝或漏寄，通知的信封應醒目標出“會議通知”字樣。

③會議通知的組成：通知文本、附件材料（議程、日程、入場券、座次表、交通路線等）、會議回執(zhí)。

④會議通知的幾種格式

（五）布置會場

大多數企業(yè)、單位都有自己的內部會議室，這就減少了租用外部場地和設施的費用。內部會議室多適合內部會議和活動。會場的整體格局要根據會議的性質和形式，努力創(chuàng)造出和諧的會議氣氛。

1、大中型會議要保證一個絕對的中心，因此多采用大小方形、半圓形的形式，以突出主持人和發(fā)言人。

2、大中型會場可采用方拱形、半月形、橢圓形、回子形、T字形和圓形等形式。這些形式可以使人員坐得比較緊湊，便于辯論與發(fā)言。注意：①提前安排落實（布置、檢查）； ②調配使用得當；

③按照會議議程調整到位。

（六）排列座次

座次包括主席臺座次和其他與會者座次。

主席臺座次以人員的職務或社會地位、名望高低排列，最高者排在主席臺第一排的正中間，其余按高低順序，以正中間座位為起點，面向會場，依左為上、右為下的原則交叉排列

主席臺的座次安排：

（1）按職務的高低和選舉的結果安排。職務最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。（2）會議主持人的座位。為了工作便利起見，會議主持人有時需要在前排的邊座就座，有時可按職務順序就座。

（3）應事先將主席臺座次的編排編制成表，經審核后張貼或在證件上標明（4）放置姓名臺簽

（七）編組

編組的方法有按地區(qū)編組、按專業(yè)編組、按職務職稱層次編組等。

（八）制發(fā)名冊和證件

（九）編制會議手冊

（十）會前檢查

相關知識：

1、會議接站、報到、簽到和引領工作 ①統(tǒng)一指揮、提前安排； ②接站標識明顯，人員安排到位； ③簽到登記、資料準備齊全； ④引領禮儀規(guī)范。

2、會議議程與日程

①會議議程是會議議題的細化，會議內容的具體體現，會議內容的系統(tǒng)化（用序號列出）。②會議議程是管理性文件，幫助管理和控制會議進程。③會議日程是會議議程在時間上的具體的安排和分配。

3、會議議程的制定方法 ①按規(guī)定要求、習慣順序安排； ②同類性質問題集中安排； ③重要和保密性強的問題安排在后。

4、會議日程表的設計（時間、地點、人員的安排）①要點和式樣（P6—8)②時間安排要適時高效；

③日程安排與會議議程吻合；④主管領導審核后實施。

5、會議議題的作用

（1）準確具體地體現會議目標，為會議目標服務；

（2）引導和制約會議的發(fā)言

6、會議議題的審核

P9（1）“一支筆”原則（2）唯一性原則（3）計劃原則（4）可行原則

7、選擇會議地點（綜合考慮各種因素選擇，考慮全面、有備無患）①交通便利（遠近適當，距離上司和與會者工作地點較近）；

②大小適宜（與會議規(guī)模符合）；

③設施齊備（設備、設施以及停車能夠滿足會議需要）； ④環(huán)境良好（適合會議氣氛和相應要求）；

⑤經濟適用（能夠滿足統(tǒng)籌節(jié)約需要）。

8、布置會場和安排座次 主席臺的座次安排

? 按職務的高低和選舉的結果安排 ? 會議主持人的座位

? 應事先將主席臺座次的編排編制成表，經審核后張貼或在證件上標明 ? 放置姓名臺簽 場內其他人員的座次安排

? 會場座位布局擺放的形式：P18-19

大小方型、半圓型、方拱型、半月型、橢圓型、圓形、長方形、T字型等

? 小型會場內座位的安排 ? 中大型會場內座位的安排

橫排法、豎排法、左右排列法 注意：

（1）中、大型會議事先應劃好區(qū)域，貼上標識牌、指示牌、座位名簽，使與會者順利入座。（2）在一些表彰、總結類型的會議上，應將被表彰、受獎勵對象或其他代表安排在前幾排，并在座位上貼上名簽。（3）如果是報告會、表彰會、聯席會，一般采取報告人與主辦單位負責人或聯席的各單位負責人相間排列的方法。

（4）要注意分清上下座，一般離會場的入口處遠、離會議主席位置近的座位為上座，反之，為下座。

9、會議信息的發(fā)布

10、安排會議禮儀服務

P18-19

11、檢查會議視聽設備

二、會中工作

（一）基本工作程序

1、簽到

2、接待

3、會議記錄

4、編寫會議簡報

5、會間調度

6、組織選舉工作

7、安排會間生活

（二）相關知識

1、會議記錄：

①記錄準備：筆、紙，錄音設施，文件資料，座次表。

②記錄內容：會議概況，與會人員，會議過程，簽名（主持人、記錄人）。

2、會議中的信息溝通

①信息收集：全面收集，掌握一手資料，注重分析提煉，注重實效、反饋。

②對外宣傳：處理好媒體關系，內外有別（保密），綜合考慮原則（對象、時效、費用），隨時收集反饋報道（供領導參考），準備及提供宣傳資料。信息傳遞的方式：

口頭、影像、電子系統(tǒng)傳遞、專人傳遞

3、會議值班與保密工作

會議值班工作內容：①收集、傳遞會議信息；②控制、保證會議安全；③及時聯絡、請示；④安排應急、維修；⑤保證信息暢通；⑥協(xié)調交通、后勤服務。會議保密工作：

①重要人員安全保衛(wèi)；②重要文件保密；③會場駐地保衛(wèi)；④會議設施用品保衛(wèi)； ⑤私人貴重物品保衛(wèi)。

4、接待新聞媒體 P46 基本原則：實事求是、注意保密、信息要審定、全面周到、傳遞的方式和信息要選擇、為領導提供及時的信息、為媒體溝通會提供必須的信息資料

工作內容：A、新聞稿件經審閱后向媒體發(fā)送

B、邀請記者駐會隨訪，發(fā)布消息

C、結束時召開記者報告會，回答提問

三、會后工作

（一）基本工作程序

? 清理會議文件、離會與送別、撰寫會議紀要、會議工作總結

（二）相關知識

1、收集整理會議文件資料

①小型會議：統(tǒng)一收集，個別收集。

②大型會議：統(tǒng)一制發(fā)清退目錄，與會者和工作人員分別收退。

2、會議資料歸檔

①收集文件：確定范圍，選擇渠道，運用不同方法收集； ②整理區(qū)分,立卷歸檔（會議過程中的整套材料）；

③工作要求：責任落實，嚴格登記，注意保密、嚴格制度。需要收集的會議文件資料：P69 1）會前準備并分發(fā)的文件 2）會議期間的文件 3）會后產生的文件

會議文件立卷的基本原則：

“一會一案”

會議文件立卷的方法：編制案卷目錄、以文件的特征立卷 會議文件立卷的工作程序

見P72-74 會議文件立卷的要求：每份文件應保存3份，即一份原稿、兩份印稿

3、會議記要

種類：辦公會議紀要、工作會議紀要、協(xié)調會議紀要、研討會議紀要 內容：①會議情況簡述

②對會議主要精神的闡發(fā) 擬寫要求：實事求是、內容集中、條理清楚 注意事項：

⑴絕密級會議紀要只印發(fā)與會領導

⑵一般級會議紀要可印發(fā)與會人員

⑶有的保密性強的可以發(fā)決辦通知

決辦通知與會議紀要均需標明秘級、進行編號

4、整理會議室

①整理物品、用具；②清理會議文件、遺留物品用品； ③恢復備用狀態(tài)。

5、安排返程

①安排原則：及早、合理安排；②提前登記訂票；③充分尊重意愿；④先難后易地解決；⑤安排提醒送站。

6、會議經費結算

①收款方法：提前通知，確定交款時間，準備票據，特殊情況協(xié)商處理。

②付款方式。（P82 表）

會議工作的要求

準備要充分；組織要嚴密；服務要周到；安全要保證。

7、宴請活動準備

①邀請準備：列出賓客名單，確定宴請規(guī)格；

②確定宴請時間，場所；

③制發(fā)請柬：制作和發(fā)出正式請柬；

④定餐：定好菜單、菜品（根據宴請規(guī)格，主賓情況，了解和考慮特殊習慣、要求）。宴請的桌次、座次排定：①事先安排好桌次與座次；

②安排桌次：安排主桌，右高左低，近高遠低；

③安排座次：主人上座，主賓在右，（主賓夫人在女主人右，男主人左），主方陪同人員與客人交叉安排，譯員在主賓右側。

宴請程序和禮儀

①宴請程序：迎客、入席、敬酒、交談、散席。

②宴請禮儀：斟酒在右，上菜在左，勿交叉斟酒、夾菜，勿打斷談話，交談詢問話題適宜。

第四篇：秘書四級考試——會議管理部分

會議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達意愿的行為過程。

會議分為大型會議、中型會議和小型會議三種。

一般而言,會議申報與審批大體有三種形式：口頭申報、書面申報、會議申報。

秘書部門對有關職能部門申報召開的會議,要本著精簡從嚴的審批原則,嚴格把好審批關。要分析會議是否有必要開,能否合并開,可否用其他方式解決問題等。會議審批還應遵循“一支筆”的原則?？荚嚧笫占怼盎I備

一、擬訂會議議程、日程

（一）會議議程和會議日程的內容及作用

1、會議議程的內容

會議議程是為完成議題而做出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據議程主持會議。會議議程是會議具體的概略安排，它通過會議日程顯示出來。大中型會議的議程一般安排如下：開幕式；領導和來賓致辭；領導作報告；分組討論；大會發(fā)言；參觀或其他活動；會議總結；宣讀決議；閉幕式。

2、會議日程的內容

會議日程就是根據議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據。

3、會議議程和日程的作用

通過了解會議議程和日程，與會者可以更好地了解會議所要討論的問題，清楚會議順序計劃，即獲得有效信息。會議議程更是一個溝通的平臺，一個高效的市場管理工具。

（二）會議議程的制定程序

1、明確目標和參加者

2、安排各議程事項的時間

3、確定每一項議程

4、決定會議討論形式

（三）會議日程的編制方法

1、制定議程表時，應注意議題所涉及各種事物的習慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。

2、制定議程表之前還須明確會議活動的人員、日期和時間、地點、有關的餐飲安排。

3、宣布議程，然后說明一些有關此次會議事務性的內容，之后在安排討論的問題。

4、盡量將同類性質的問題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關列席人員到會和退席。

5、保密性較強的議題，一般放在后面。

二、提供會議地點的備選方案

（一）會議地點選擇的要求

1、交通便利。

2、會場的大小應與會議規(guī)模相符。

3、場地要有良好的設備配置。

4、場地應不受外界干擾。

5、選擇會議地點應考慮有無停車場所。

6、場地租借的成本必須合理。

（二）會議場地選擇的工作程序

1、會議的目的與形態(tài)

2、實質上的需要、與會者的期望

3、列出選擇會議場地需求的工作清單，確定會議場地

4、對會議地點進行確認 考試大編輯整理

5、簽訂書面合同

（三）實地考察會議地點的注意事項

1、會見能作決策的人，有利于以后解決可能出現的問題。

2、只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀。

3、不要出于個人原因再次參觀酒店。

4、不要帶家屬同行參觀。

5、要考慮是否以一個普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對客人的接待情況。

6、要考慮另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現被動局面。

三、布置會場和安排座次

（一）會場整體布局安排

1、會場整體布局的要求

（1）莊重、美觀、舒適。

（2）會場的整體格局要根據會議的性質和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。

（3）中大型會議要保證一個絕對的中心。

（4）小型會場要注意集中和方便。

2、會場整體布局的類型

（1）較大型會場的座次安排。

（2）中小型會議的座次安排。

3、會場整體布局安排的工作程序

（1）確定會場形式。

（2）合理擺放桌椅。

（3）布置附屬性設備

(二)主席臺的座次和場內座次安排

1、主席臺座次和場內座次的要求

主席臺是與會人員矚目的地方，也是會場布置工作的重點。各種大中型會議均應該設主席臺。座談會和日常工作會議一般不設主席臺或主席桌。無論是否設置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會人員，避免同與會人員背向現象。另外，一般會議不必把眾多的領導人都請上主席臺，只請講話人和主持人即可。

2、主席臺的座次和場內座次安排

（1）安排主席臺的座次。會議主席臺就坐者都是主辦方的負責人、貴賓或主席團成員，安排座位時應注意以下慣例：

1）依職務的高低和選舉的結果安排座次。職務最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側。

2）為工作便利起見，會議主持人有時需在前排的邊座就座，有時可按職務順序就座。

3）主席臺座次的編排應編制成表，先報主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

4）在主席臺的桌上，于每個座位的左側放置姓名臺簽。

（2）安排場內其他人員的座次

1）小型會場內座位的安排。分清上下座，一般離會場的入口處遠、離會議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會議的主持人或會議主席的位置應置于遠離入口處、正對門的位置。

2）中大型會場內座次的安排。常見的安排方法有三種： ①橫排法。是按照參加會議人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。

②豎排法。是按照各代表團或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務高者排在前，列席成員、職務低者排在后。

③左后排列法。是按照參加會議人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，以會場主席臺中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列座位的方法。

四、發(fā)布會議信息

（一）會議信息的內容和類型

1、會議信息的內容

會議信息的內容包括：會議的報名時間、地點、費用及方法；會務聯系電話與聯系人；會議報到及會議議程、日程；與會者的信息；會議報送的交流信息；會議的記錄和紀要內容；會議的宣傳報道內容；會議的決議內容。

2、會議的類型

會議信息分類是根據信息所反映的內容性質和特征的異同，將信息分成各個類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

（二）發(fā)布會議信息的工作程序

1、傳遞會議通知信息

2、分發(fā)傳遞會議文件

3、溝通傳遞會議有關情況

（三）注意事項

1、發(fā)布會議信息前要進行報審

2、要對媒體進行選擇

五、安排會議食宿

（一）會議餐飲的常識和工作程序

1、會議餐飲的常識

（1）餐飲安排的原則是讓代表吃好而又不浪費。

（2）就餐大體上是一個標準，要適當照顧少數民族代表和年老體弱者。確定好伙食標準和進餐方式，照顧南北不同代表的口味。

（3）秘書人員應提前到現場布置并檢查組織工作的落實情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

（4）座位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列宴會簡圖，標出全場座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發(fā)給本人。

2、安排會議餐飲

（1）根據會議的經費和人員情況決定會議餐飲的標準。

（2）就餐方式可根據會議的規(guī)模和性質來確定，提倡實行自助餐制和分餐制。

（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲時間和地點。

（4）事先設計和確定就餐的憑證。

（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要衛(wèi)生、可口、品種多。

（6）事先要準備好干凈的飲食用具。

（7）給因開會或服務工作誤了用餐的人員預留飯菜。

（8）做好飲水、飲料的供應。

3、會議餐飲的類型和標準

（1）早餐。早餐食物的選擇可以是正規(guī)的復雜早餐，也可以是自助早餐。

（2）會場休息期間的茶歇。一般供應咖啡、茶或其他飲料。

（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會議安排。（4）正式晚餐。晚餐食物的選擇既要考慮到營養(yǎng)和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。

（5）招待會。應選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐。

（二）會議住宿的常識和工作程序

1、會議住宿的常識

（1）要提前編制住房方案。

（2）長者、尊者、領導要適當照顧。

（3）具體安排住宿時，要根據與會人員職務、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。

（4）有時還要按地區(qū)集中，統(tǒng)籌安排。

（5）不同標準的房間要作合理分配，一般是根據房間的不同規(guī)格并結合代表具體情況列出住宿表。

（6）報經有關領導審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2、安排會議住宿

（1）安排方式的選擇。

（2）預定會議住宿的程序。

（3）確定會議住宿的程序。

3、會議房間的分配

（1）如果由主辦方支付費用，則需按其職務標準安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領導，其他與會人員的住宿標準應相近。

（2）年齡較大的與會者和女性應盡量安排到向陽、通風、衛(wèi)生條件較好的房間。

（3）注意盡量不要把漢族與會者與有禁忌的少數民族與會者安排在同一房間。

（4）可預先在會議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標明，請與會者自己選擇預訂。

（5）預訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預訂數量上應略有富余。

六、邀請會議嘉賓

（一）、會議嘉賓的類型和要求

1、會議嘉賓的類型

（1）組織方的上級領導和政府官員。

（2）企業(yè)的重要客戶和各種利益相關方。

（3）社會名流和電影明星。

（4）對實現會議目標有潛在貢獻的人。

2、嘉賓邀請的要求

（1）要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認能否出場。

（2）要發(fā)出正式邀請函。

（3）要做到有禮貌。

（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關系。

（5）對于難以分辨是否應該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則。

（6）嘉賓人數不宜過多。

（二）邀請會議嘉賓的工作程序

（1）在邀請參會嘉賓方面，要開會研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請嘉賓的工作就由工作組負責組織實施。

（2）擬寫并發(fā)送嘉賓請柬，要使每一份請柬都制作精美。

（3）要逐一與嘉賓聯絡，確認其參會情況。

（4）在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯系，并確認如何接送。

七、準備會議資料、會議用品

（一）會議資料的類型和準備

1、會議資料的類型

（1）來賓資料：會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料。

（2）會議資料：開會的請示、提交會議審批的文件、會上用的文件、會議宣傳性文件。

（3）溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務組成員通訊錄。

2、會議資料的準備

（1）來賓資料袋內容：會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號、餐券等。

（2）會務資料內容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務組成員通訊錄。

（3）溝通資料內容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議協(xié)議和合同以及相關資料。

（二）會議用品的類型和準備

1、會議用品的類型

（1）必備用品和設備是指各類會議都需要的用品和設備。

1）會議內設備主要包括燈光設備、音響設備、空調設備、通風設備、錄音、攝像等設備以及必要的安全設施等。

2）常用物資有電腦、打印機、復印機、傳真機、照相機、攝像機或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議所需用品和設備。例如，選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會經常需要的特殊用品和設備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊、鮮花等。

2、準備會議用品

（1）檢查空調設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時預熱或預冷。

（2）檢查好燈光、擴音設備。

（3）檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

（4）如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當，清楚易認。

（5）在每人座位前擺放紙筆。

（6）多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。

（7）如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準備好投票箱、計數設備和獎勵用品。

（8）會期較長的會議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務。

（9）如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

八、安排會議禮儀服務

（一）會議禮儀的種類

1、會議的通用禮儀

（1）會議文書禮儀。

（2）迎送禮儀。

（3）參會禮儀。

（4）服務禮儀。

2、主持人的禮儀

3、會議發(fā)言者禮儀

4、會議參加者禮儀

（二）安排會議禮儀服務的工作程序

1、選擇會議禮儀服務人員（1）從組織內部員工中選擇。

（2）聘請專業(yè)禮儀公司或禮儀人士承擔會議主要的禮儀服務。

2、分解工作程序

3、培訓會議禮儀服務人員

（1）對會議工作的宗旨和合作精神的培訓。

（2）對會議禮儀知識和工作技能的培訓。

（3）對會議的設備和用品的使用常識培訓。

4、準備服裝用具

（1）禮儀服務人員的服裝應統(tǒng)一并且與會場環(huán)境協(xié)調。

（2）迎接一般的與會者不需要獻花。

5、禮儀執(zhí)行

（1）接待禮儀及程序。

（2）引領。

（3）乘車的座次安排。

九、檢查會議常用視聽設備是否正常

（一）會議常用視聽設備的選用

音響手段與視覺手段可以分開單獨使用，也可以合在一起使用。

常用的設備類型有表決系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、發(fā)言討論系統(tǒng)、多媒體投影儀、幻燈機、投影儀、錄像機、電視機、攝像機、燈光設備等。

對于會議使用的設備，應設專人操作與維護。來源于考試大

（二）檢查會議常用視聽設備的工作程序

1、確定工作人員的職責。

2、預演和檢查會場視聽設備。

會中服務

一、安排會議值班

（一）會議值班工作的內容和意義

1、會議值班工作的內容

（1）值班電話記錄。

（2）值班接待記錄。

（3）值班日記。

（4）做好信息傳遞。

2、會議值班的意義

會議值班起著溝通上下、聯系內外、協(xié)調左右的作用，保證了會議的順利進行。

（二）安排會議值班的工作程序

1、制定值班工作制度

（1）信息處理制度。

（2）崗位責任制度。

（3）交接班制度。

2、明確值班工作任務

（1）在會議中協(xié)助搜集有關情況、文件和資料，傳遞各種信息。

（2）要加強與會議無關人員出入會場的控制。

（3）手邊要有公司和各部門領導的聯絡方式，以便出了問題及時與之聯絡、請示。

（4）要備有一份設備維修人員、車隊調度人員和食宿等后勤服務部門主管人員的電話通訊錄。

（5）要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。

（6）必要時，要負責督導和協(xié)助專職會議服務人員為與會者做好各項具體的服務。

（7）做好會議期間各項活動與各種矛盾的協(xié)調工作。

（8）必要時，應建立主管領導帶班制度。

3、編制會議值班表

會議值班表應包括以下內容：

（1）會議值班時間期限和具體值班時間。

（2）會議值班人員姓名。

（3）會議值班的地點，并在會議須知上注明會議值班室的房間號。

（4）會議值班負責人姓名或帶班人姓名。

（5）用簡明的文字表明值班的工作內容。

（6）表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

二、接待采訪會議的新聞媒體

（一）相關知識

1、接待采訪會議的新聞媒體的基本原則

（1）報道的內容必須與會議基本內容相吻合。

（2）掌握會議信息的保密度，做到內外有別。

（3）報道中的重要觀點和提法，要經領導審定。

（4）要準備得全面周到、主動積極。

（5）在傳遞的方式和內容選擇上應本著對象、效果、時效、費用的原則綜合考慮。

（6）在會議中，秘書要隨時注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的反映信息的報道。

（7）在會議結束后，秘書要為召開媒體溝通會提供必須的信息資料。

2、接待新聞媒體的工作內容

（1）由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經領導審閱后，向媒體發(fā)送。

（2）在會議召開期間，邀請有關報社、電臺、電視臺派記者駐會隨訪，發(fā)表消息。

（3）在會議結束時，召開記者報告會，由會議領導者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。

（二）工作程序

1、媒體人員登記

2、為媒體人員提供簡單的會議材料

3、安排拍照和新聞發(fā)布會等傳統(tǒng)活動

4、安排媒體溝通會

（三）妥善處理新聞媒體的負面報道

（1）快速作出反應。

（2）聯合或聘請專業(yè)公關公司處理危機。

（3）讓負責人出面。

（4）對未知的事實不要推測。

（5）不要隱瞞事實真相。

（6）為媒體采訪敞開大門。

（7）統(tǒng)一口徑，用同一個聲音說話。

（8）頻繁溝通。

三、做好會議的記錄工作和簡報工作

（一）做好會議的記錄工作

1、會議記錄的內容

（1）會議描述。

（2）與會者姓名。

（3）缺席者請假條。

（4）宣讀上次會議記錄。

（5）有會議記錄中產生的問題。

（6）通訊記錄。

（7）一般事務。

（8）其他事務。

（9）下次會議日期。

（10）主席簽名。

2、會議記錄的要求

（1）速度要求。

（2）真實性要求。

1）準確

2）清楚

3）突出重點

（3）資料性要求。

3、會議記錄的工作程序

會議記錄的結構是：標題+正文+尾部。

（1）標題。一種是會議名稱+文種。另一種是文種。

（2）正文。首部+主體+結尾。

（3）尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。

（二）做好會議的簡報工作 來源于考試大

1、會議簡報的內容

會議簡報要迅速反映會議的實際情況，交流會議的經驗，溝通會議的信息。要反映出會議的新情況、新問題、新經驗、新見解、新趨勢，更好地對會議起到指導和溝通作用。

2、會議簡報的要求

（1）真實準確。

（2）短小精悍。

（3）快是簡報的質量體現。

（4）生動活潑。

3、會議簡報的工作程序

（1）會議簡報的內容。

（2）會議簡報的結構。

四、收集信息的分類

（一）會議信息的分類

1、按照會議信息的作用劃分

（1）與會者信息。

（2）會議指導性、宣傳性信息。

（3）會議議題性信息。

（4）會議主題內容信息。

（5）記錄性、結果性文件信息。

（6）會議的程序性文件信息。（7）會議交流性文件信息。

（8）會議參考性信息。

（9）會議管理性信息。

2、按照會議信息的保密性劃分

（1）保密性會議信息。

（2）內部性會議信息。

（3）公開性會議信息。

3、按照會議信息傳遞方式劃分

（1）會議講話信息。

（2）會議書面信息。

（3）會議聲像信息。

（二）收集會議信息的要求

1、齊全。

2、及時。

3、準確。

4、有效。

（1）責任到人。

（2）履行登記。

（3）嚴格保密。

（4）明確范圍，（5）有針對性。

（三）收集會議信息的工作程序

1、確定會議信息的搜集范圍。

2、選擇會議信息的搜集渠道。

3、確定搜集會議信息的方法。

（1）召集開會。

（2）提供書面材料。

（3）個別約見。

（4）會議結束時及時搜集。

（5）個別催退。

（6）按清退目錄收集。

（7）限時交退。

五、反饋會議信息

（一）反饋會議信息的內容和要求

1、反饋會議信息的內容

（1）反饋會前信息。

（2）反饋會中信息。

（3）反饋會后傳達落實的情況。

2、反饋會議信息的要求

（1）會議的信息反饋要注意店面結合，正負反饋結合。

（2）會議信息反饋的目的要明確。

（3）充分重視會議的反饋信息溝通。

（二）反饋會議信息的工作程序

1、布置會議信息收集工作。

2、會議信息的搜集渠道的選擇和建設。

3、建立定期的會議信息反饋制度。

4、做好會議信息的反饋匯報工作。

5、抓好會議反饋信息的落實工作。

會后落實

一、會議文件資料收集的要求

（一）收集會議文件資料的要求和內容

1、收集會議文件資料的要求

（1）確定會議文件資料的收集范圍。

（2）收集會議文件資料要及時，確保文件資料在與會人員離會前全部收集齊全。

（3）選擇收集文件資料的渠道，運用收集文件資料的不同方式方法。

（4）收集會議文件要履行嚴格的登記手續(xù)。來源于考試大（5）收集整理過程中要注意保密。

2、需收集的文件資料

（1）會前準備并分發(fā)的文件。

（2）會議期間產生的文件。

（3）會后產生的文件。

（二）會議文件的立卷歸檔

1、會議文件立卷歸檔的意義

（1）保持會議文件之間的歷史聯系，便于查找利用。

（2）保持歷史的真是面貌，反映工作的客觀進程。

（3）保護會議文件的完整與安全，便于保存和保管。

（4）保證會議秘書工作的聯系性，為檔案工作奠定基礎。

2、會議文件立卷歸檔的范圍的范圍和分工。

（1）會議文件立卷歸檔范圍

（2）會議文件立卷歸檔分工。

3、會議文件立卷的基本原則和方法

（1）會議文件立卷的基本原則。

（2）會議文件立卷方法。

4、會議文件立卷工作程序。

（1）大中型會議文件立卷

（2）日常工作會議文件資料立卷。

（三）會議文件資料收集整理的工作程序

將收集的文件資料進行登記——向上級總結、匯報情況——甄別整理、分類歸卷——卷內文件的排列——卷內文件的編號、編目——填寫卷內文件的備考表——案卷標題的擬制——填案卷封面——移交給檔案室——清理-銷毀不再利用的紙張。

二、會議紀要的內容和要求

（一）會議紀要的種類

（1）辦公關于紀要。

（2）工作會議紀要。

（3）協(xié)調會議紀要。

（4）研討會議紀要。

（二）會議紀要的內容（1）會議情況簡述。

（2）對會議精神的闡發(fā)。

（三）會議紀要的要求

1、會議紀要的擬寫要求

（1）實事求是，忠于會議實際。

（2）內容要集中概括。

（3）要有條理。

2、印制并分發(fā)給有關部門有關人員或歸檔保存

3、會議紀要要按印發(fā)范圍和查看等級分發(fā)

（1）確定印發(fā)范圍。

（2）確認接收者。

（3）簽發(fā)會議執(zhí)行。

（四）工作程序

完善會議記錄→起草、編寫會議紀要→確定印發(fā)范圍→接收者確認→領導簽字→打印成文→印制、分發(fā)或歸檔保存。

三、會議經費結算的方法

（一）會議經費結算的方法和要求

1、會議的收費與付費方法

（1）收款的方法與時機。

（2）付款的方法和時間表。

2、會議付費的要求

（1）會議經費的名稱要規(guī)范。

（2）遵守公司零用現金、消費價格及用品報銷的各種財務制度和規(guī)定。

（二）會議經費結算的工作程序

通知與會人員結算時間地點→清點費用支出發(fā)票→核實發(fā)票→填寫報銷單、將發(fā)票貼于報銷單背面→請領導者簽字→到財務部門報銷→與相關部門及人員結清費用。

（三）會議經費結算的注意事項 考試大編輯整理

（1）開具會議住宿費發(fā)票時，需要向賓館酒店索取蓋有酒店章的正式發(fā)票，保證開立的發(fā)票與收取的會務費相等。

（2）住宿費一般不包括使用房間的長途電話費、客房小酒吧、在酒店簽單的費用。

四、跟蹤反饋落實會議精神

（一）會議決定事項的傳達

1、會議傳達決定事項的要求

（1）傳達會議決定事項必須準確，必須原原本本傳達。

（2）傳達會議決定事項必須及時。

（3）傳達會議決定事項必須到位。

2、會議傳達落實的作用

（1）會議決策傳達落實是實現會議決策目標的最主要環(huán)節(jié)。

（2）會議決策傳達落實是衡量下級組織得力與否的主要標志。

（3）會議決策傳達落實是對會議決策的檢驗。

3、傳達落實會議決策的具體實施

（1）傳達動員。

（2）分解任務。

（3）互相溝通。（4）操作控制。

（5）效益考核。

（二）會議決定事項反饋

（1）反饋的原則。

（2）反饋的重點。

（2）綜合反饋。

（三）跟蹤反饋落實會議精神的工作程序

會議決定事項的傳達→會議決定事項的催辦與登記制度→會議決定事項的反饋。

（四）跟蹤反饋落實會議精神的注意事項

（1）綜合性的須由多部門共同辦理的工作事項。

（2）部門責任分工邊緣的、交錯的工作事項。

第五篇：秘書實務會議籌備方案案例內容

秘書實務案例內容：

國內著名的海燕家電公司近期正在籌備召開全國客戶咨詢洽談會的有關事宜。近兩年，公司推出了一系列新產品，占領國內50%以上的家電市場，在國內影響很大。最近，公司又在電腦、手機、電視等多個項目上研制生產出新型、新款產品，準備在本次客戶咨詢洽談會上展出，引起客戶和消費者的關注。

營銷部主任提供了一份本公司客戶名單，各類單位和個人共有兩三百個。公司派主抓公關銷售的王雄副經理迅速成立會務籌備處，決定給單位和客戶發(fā)會議邀請函，擬定會議方案，準備大會所用會議材料。

會議定于2012年10月10日在北京國際會議中心召開，會期暫定為5天，其中第一天為開幕式，第二天專家講座，第三天專家咨詢，第四天專項合作項目洽談，第五天組織客戶游覽長城。王副經理立即成立大會籌備處，成員10人。他們首先召集會務工作會議，明確將要召開的咨詢洽談大會的主題，即宣傳新產品、洽談新業(yè)務；圍繞主題，擬定大會籌備方案；確定參加會議的正式人員280人，其中特邀有關領導和專家10人，工作人員10人。要求：根據案例背景材料，擬訂一份會議籌備方案。

會議籌備方案提綱要求：

海燕家電公司新產品客戶咨詢洽談會

會議籌備方案

（前言：會議的目的和根據）

一、會議名稱：

二、會議時間及會期：

三、會議地點：

四、會議人數及范圍：

五、組織領導：

六、職責分工：

七、會場設備和用品準備

八、會議材料準備

九、會議經費

十、要求：

海燕家電公司

二〇一二年九月十五日