第一篇：淺析秘書的會議管理

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【摘要】 秘書是領導者、主事者身邊的綜合輔助者和公務服務人員，他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦文、辦會、辦事等為主要職能，是領導者、決策者的參謀和助手；會議是公眾議事的重要社會活動和管理手段，是實施領導和管理的重要形式，秘書會議管理的質(zhì)量和水平，直接影響會議效果，對組織形象及領導的管理成效也有著不可低估的影響。

【關(guān)鍵詞】 秘書

會議管理

溝通協(xié)調(diào)

效率

對策

會議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達意愿的行為過程。會議目標實現(xiàn)，會議成果的取得是由諸多因素決定的，其中十分重要的一個因素就是會議工作開展與完成的情況。這既包括領導者與組織者的政務工作完成和處理得如何，也包括秘書人員的實務工作做得如何，而秘書會議事務工作的繁簡，與會議的規(guī)模、級別、議題的重要程度直接相關(guān)。

一 會議管理和秘書工作內(nèi)容

（一）秘書工作內(nèi)容

秘書及秘書機構(gòu)以領導者和領導機關(guān)為對象開展的一系列近身綜合輔助和公務服務活動被稱為秘書工作。內(nèi)容包括八個方面：事務管理、中介溝通、文書工作、信息工作、參謀輔助、會務操辦、綜合協(xié)調(diào)和督促檢查。

（二）會議管理主要工作內(nèi)容

無論開展何種會議的會務工作，其總的要求是：充分準備、嚴密組織、服務周到、確保安全。秘書人員的工作例會中的主要會務工作具體而又瑣碎，就其完成和處理的時間順序來劃分，可以分為會前、會中、會后三個階段進行。

會議按其范圍來分，可概括的分為對內(nèi)會議和對外會議。1.對內(nèi)會議

對內(nèi)會議的規(guī)模一般較小，不少企業(yè)部門都經(jīng)常召開各種形式的對內(nèi)會議，比如業(yè)務的月報會、周例會、日報會、協(xié)調(diào)會等等。（1）會前準備

秘書在會前要做的充分的籌劃準備工作主要有五個步驟：明確要點、準備議題、通知開會、會場準備、安排會議議程。

秘書做常規(guī)會務，首先要明確領帶開會的目的、任務、內(nèi)容、中心議題、參加人員、會議地點、會議日期。作為對內(nèi)會議，常常是在上一次會議結(jié)束時有所交代，秘書應當用心留意。

秘書要準備有關(guān)的上級文件、本機關(guān)文書材料，有關(guān)的制度規(guī)章，有關(guān)的數(shù)據(jù)圖表等。盡量充分地準備好會上要討論的問題的材料，一方面，為領導個人的討論發(fā)言提供準備，提供依據(jù)；另一方面，為會議的討論提供方向性資料，促使會議“有議必決”。

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因為會上要討論的問題不止一個，科學地統(tǒng)籌安排會議議程是秘書辦會的重要原則。在不考慮其他因素時，一般應當先進行部分人員的議題，在進行全體人員的議題，再進行全體人員的議題。這樣小范圍的會場容易集中、會場好掌握，會議議程也容易緊湊地控制。

做好以上準備工作，秘書就該通知相關(guān)人員按時參加會議了。會議通知可以采用三種方法，即口頭通知、電話通知和會議通知。秘書在通知開會時是書面和口頭并用，以保證能面面俱到。

會場是在發(fā)放會議通知之前就定下的。內(nèi)部會議只需確認場所不變，備好桌椅、水具、必要的會議設備，檢查電源，做好清潔工作，然后準備好記錄用紙即可。（2）會間服務

與會者進入會場，秘書人員要檢查核對與會人員到會情況，清點人數(shù)，弄清那個缺席人及缺席原因，然后報告會議主持人集中精力做好會議記錄

會議記錄要求準確、清楚、簡潔。所以做記錄的秘書，要實現(xiàn)準備好記錄用紙，要熟悉與會者發(fā)言的口音，做好會議記錄。

內(nèi)部會議上，一般會議服務都是由一名秘書來做，不另安排服務員。會議中，秘書要做好隨時接聽打進來的電話，根據(jù)需要進行處理。（3）會后工作

會議結(jié)束后，秘書的善后和落實工作也相當重要。及時清理會議室，使一切復原，一遍其他會議正常進行，并下發(fā)會議文件，對會上布置的工作做好催辦。最后做好檔案的整理、歸檔

秘書在會議管理工作中的一項重要的組織工作，是輔助領導或主持人按議程進行會議內(nèi)容并協(xié)助對會議所有議題形成結(jié)果。按議程進行會議內(nèi)容是避免無限期地討論一個問題或者離開原定議題。還要敦促會議形成結(jié)果，比如討論的問題要形成相對一致的一件，明確要求的工作最后由誰主抓或承辦，一些事項的具體辦理方法以及督辦方法等

2.對外會議

與對內(nèi)會以不同，對外會議的規(guī)模更大，參會人員大多為外來人員，會議開展的是否順利對企業(yè)的影響力也非同一般。作為秘書人員，對外會議的會議管理要更為嚴謹。

（1）會前準備 1.1擬訂會議議程、日程，提供會議地點的備選方案

外部會議的議程一般安排如下：開幕式；領導和來賓致辭；領導作報告；分組討論；大會發(fā)言；參觀或其他活動；會議總結(jié)；宣讀決議；閉幕式。

會議日程就是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據(jù)。

制定議程表時，應注意議題所涉及各種事物的習慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。還須明確會議活動的人員、日期和時間、地點、有關(guān)的餐飲安排。保密性較強的議題，一般放在后面。

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會場的大小應與會議規(guī)模相符，場地要有良好的設備配置，交通便利，應考慮有無停車場所，場地租借的成本必須合理。實地考察會議地點，會見能作決策的人，有利于以后解決可能出現(xiàn)的問題。

1.2布置會場和安排座次，發(fā)布會議信息

對外會議無論是否設置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會人員，避免同與會人員背向現(xiàn)象。另外，一般會議不必把眾多的領導人都請上主席臺，只請講話人和主持人即可。發(fā)布會議信息前要進行報審，要對媒體進行選擇。一面給企業(yè)帶來不利影響。

1.3安排會議食宿，邀請會議嘉賓

秘書人員應提前到現(xiàn)場布置并檢查組織工作的落實情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

根據(jù)會議的經(jīng)費和人員情況決定會議餐飲的標準，提倡實行自助餐制和分餐制，做好飲水、飲料的供應。

如果由主辦方支付費用，則需按其職務標準安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領導，其他與會人員的住宿標準應相近，預訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預訂數(shù)量上應略有富余。

要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認能否出場，發(fā)出正式邀請函，提前了解嘉賓各自的背景，嘉賓人數(shù)不宜過多。在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認如何接送。

1.4準備會議資料、會議用品，安排會議禮儀服務，再次檢查會議常用視聽設備是否正常。

（2）會中服務

1.1安排會議值班

會議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會議的順利進行。明確值班工作任務在會議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。1.2接待采訪會議的新聞媒體

由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經(jīng)領導審閱后，向媒體發(fā)送。

在會議召開期間，邀請有關(guān)報社、電臺、電視臺派記者駐會隨訪，發(fā)表消息。在會議結(jié)束時，召開記者報告會，由會議領導者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。

1.3做好會議的記錄工作和簡報工作

會議記錄的結(jié)構(gòu)是：標題+正文+尾部。

標題。一種是會議名稱+文種。另一種是文種。正文。首部+主體+結(jié)尾。尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。做好會議的簡報工作

會議簡報要迅速反映會議的實際情況，交流會議的經(jīng)驗，溝通會議的信息。要

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反映出會議的新情況、新問題、新經(jīng)驗、新見解、新趨勢，更好地對會議起到指導和溝通作用。1.4反饋會議信息

反饋會前信息、會中信息以及會后傳達落實的情況。（3）會后工作

編寫會議紀要,做好會后督促工作。

會議紀要要求實事求是，忠于會議實際，內(nèi)容要集中概括，要有條理，印制并分發(fā)給有關(guān)部門有關(guān)人員或歸檔保存。

二 會議管理工作中出現(xiàn)的主要問題及原因解析

會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。

（一）會議管理工作中出現(xiàn)的主要問題

1.會荒或會海

常年不開會，某些人對會議的作用不夠了解，不知如果利用得好，會議能成為溝通信息、通報情況、交流和統(tǒng)一思想、集思廣義、資源共享、探討策略、商議事項、解決問題尤其是跨部門和跨系統(tǒng)問題和矛盾、布置任務、促進工作落實、總結(jié)經(jīng)驗、激勵士氣等的一個非常有效的工具和手段。但過多開會、過濫開會，就是一種“病態(tài)組織的表現(xiàn)”；

2.拖沓

會議拖拉嚴重，形成了效率低下的“大尾巴會”。秘書會前準備如匯報材料或會議流程、時間表不清晰也會造成會議拖沓；

3.議題繁多，重復會議

會議議題過多，討論不深，都只能蜻蜓點水，一碰到大一點的或難一點就推到“下次專題討論”，同一議題不從根上解決徹底，不得不一次次開會討論治標卻不治本的方案；

4.地點安排不當

有些公司為了節(jié)省成本，會議都在公司召開?？墒且恍┲卮蟮氖马棻仨氁诔浞钟懻?、無太多干擾或頭腦風暴的情況下才能形成，在公司開很難不被打擾或受影響。

5.會前、會下不溝通

會議從零開始，與會人員一頭霧水，會議開始時要么花很多時間講明背景、概念或者干脆沒有共同言語。有些公司會議基本屬于臨時通知，相關(guān)人員也不可能做充分的準備，或者重要人員出差在外無法參加會議，這樣的會議效果自然要大打折扣；

6.會議紀律亂

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不到、遲到、早退，秘書會前簽到制度沒有落到實處。

7.議而不決，決而不議，決而不行，行而不果

秘書的會后督促工作沒有做好。開會只是走形式。

（二）會議出現(xiàn)問題，導致效果不佳的原因

出現(xiàn)這些問題，通常由以下5種原因造成。在這5種原因中，有種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。這種原因是：主持人的技能、會議的地點以及會議的準備工作。

1.會議時間

會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。

2.會議地點

會議地點設在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。

3.開會對象

必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。

4.主持人的技能

會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。5.會議的準備工作

開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。

對于會議來說，做預防性管理，實際上就是在開會之前，針對可能導致會議效率低下的各種原因，一一做好預防工作，從而保證會議的高效進行。

三 會議管理工作對策思考

知道了會議管理工作中可能出問題的地方，秘書就可以有針對性地去預防和調(diào)整，盡量讓會議更高效。而要會議高效，除避免上述常見問題外，必須在會前、會中、會后各方面都要注意。

（一）會前準備

1.會議要規(guī)劃

根據(jù)公司或部門實際情況，可安排有早會、周例會、月例會、季度會、半年會、年會等例會，比如周例會，在總結(jié)和規(guī)劃方面就很有效，會議要有其召開的合理時間和頻率，例會可參考古代“有本早奏，無事退朝”的原則，而且根據(jù)不同階段的管理水平和目標，可調(diào)整例會的頻率和時間長度；除了固定的例會外，還應有一些重大事項的專題會議，如果平時例會開得好，問題得到切實解決落實，例外的會議比例則會大幅下降。

2.準備要充分

要想會議高效，會前必須做好充分的準備。重大事項必須提前足夠的時間思考和準備，并會前私下廣泛征求意見，有些不便于在會上公開發(fā)表的意見或擔憂也在會前提前溝通和解決掉，總之要提前充分作好準備，最好能基本達成共識，這樣才可能在會議上快速作出決策，提高會議效率。會議主題、時間、地點、參與人、議

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程、時間表等最好都在會議通知中必須提前一定時間告知好讓相關(guān)人員準備，會議方程在會議前再打印給到相關(guān)人員以便大家遵守。

3.主題要集中

一次會議，最好只有一個主題，因為只有這樣才能更好地集中相關(guān)人員、時間和精力，高效解決問題。綜合性會議，主題也最好不要超過三個為好。議題越多，參加人員越多，“陪綁”的人越多，效率越低下，時間越長，成本也就越高。

(二)會中服務.流程要合理

會議的流程關(guān)系到會議是否真正民主、有效。一是盡量不要領導主持會議，而應該是會議議題發(fā)起單位或辦公室主持；二是領導盡量最后講話，否則一開始基調(diào)一定，很多人就不敢發(fā)表自己的看法，或者只是隨聲附和；三是會議發(fā)表意見時貫穿例外管理的原則，重復觀點盡量少談，盡量談有建設性意見，且少發(fā)表主觀意見觀點而應以事實和數(shù)據(jù)支撐，出現(xiàn)跑題或剎不住車時要及時拉回來；四是繁簡得當，有些問題簡要介紹即可，重大問題討論要充分，讓相關(guān)尤其是一線部門充分發(fā)表意見，不能倉促決策，而且不同部門、人員由于學習、工作經(jīng)歷和崗位職責不同，所關(guān)注的重點通常也會有所不同，充分交流有利于優(yōu)勢互補；五是重大決策最好刻意安排反面意見，會議決策怕的是一面倒，如果確定要做也要經(jīng)得起考驗，想出各種應對風險的措施盡量減少損失，“兩益相權(quán)取其重，兩害相權(quán)取其輕”，如果明確能承受最大的損失和最壞的結(jié)果，這樣決策了也不會輕易搖擺；六是該議的時候要議，該決的的時候要決，該舉手的時候要舉手，該簽字的時候要簽字，盡可能會上形成決議而不要拖到會議結(jié)束了還沒有結(jié)論，要落實責任人、關(guān)鍵行動措施、驗收標準、完成時間、風險防范措施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等。

2.時間要緊湊

要事先規(guī)定會議時間，一般的會議不要超過一小時，較長的會議要分大階段進行，每階段發(fā)言人的時間要規(guī)劃和控制好，主持人要把握好會議節(jié)奏。對較長的會議要安排中場休息，且最好提前準備好茶水、甜點和水果等，否則開會時間開長了，大腦轉(zhuǎn)得慢了注意力也不容易集中。

3.決議要及時

會議的記錄一定要完整、規(guī)范、完整，從會議主題、與會人員/缺席人員、發(fā)言、討論記錄到會議決議、表決情況等都要進行詳細記錄，可采用專用記錄格式、卡片，做到規(guī)范、準確、可查，避免事后不認賬。會議結(jié)束后，應盡快下發(fā)會議決議。會議決議不同于會議簡單的流水帳記錄，需要做一定的整理、調(diào)整和提升，因為會議臨時講的可能不全面或有遺漏。會議決議一定要落實責任人、關(guān)鍵行動措施、驗收標準、完成時間、風險防范措施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等，要簡單、明了。會議決議正式簽發(fā)之前最好安排幾個人交叉檢查，決策人簽發(fā)后最好給與會及決議相關(guān)人員簽名確認以有人推脫。為了要及時貫徹會議精神，要及時發(fā)放會議決議：一可增強會議時效性，發(fā)揮會議的作用；二可乘熱打鐵，取得事半功倍的效果；三可提高會議的效益，增強執(zhí)行力；四可明確責任，并通知到相關(guān)部門。

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4.手段要先進

會前充分準備，多應用PPT，要求簡明扼要、重點突出、邏輯清晰，不要整版的文字而應圖表結(jié)合(如果基礎較弱對這一塊最好組織專門如何準備和匯報PPT的培訓，并事先做一些參考模板)。另外，能開電話會議、視頻會議的盡可能利用這些高科技，可大幅節(jié)省交通、住宿等費用和往返的時間成本，大大提高溝通的效率，其投入產(chǎn)出比是非常合算的，尤其是金融危機的情況下多地點辦公、全國性或全球化公司更應多應用一些高科技工具和手段。(三)會后督促

1.執(zhí)行要檢查

會議決策情況的跟蹤檢查，尤其是關(guān)鍵節(jié)點的把握，秘書需要有“盯牢”“管好”“跟到底”的執(zhí)行力來持續(xù)跟進和追蹤，直到相關(guān)部門和人員養(yǎng)成習慣為止，當然最好能有配套的培訓來進一步強化執(zhí)行力。會議決議發(fā)放、跟蹤等也可通過Email、OA、IM（包括QQ、POPO、MSN、SKYPE、RTX等）等多種工具和手段來宣導、提醒和落實。

2.結(jié)果要獎懲

對不能及時、較好完成任務的予以幫扶、培訓、批評，仍不行的可能須調(diào)崗或淘汰；對主動、積極、按時、高質(zhì)量完成任務的則予以表揚、獎勵或晉升等，讓大家清楚地知道什么樣的行為會受到獎懲從而改變行為甚至習慣。

參考文獻

[1]樓宇生 《通用秘書學》 同濟大學出版社, 1991? [2]王道榮 《秘書之友》 《秘書之友》編輯部, 1995? [3]袁維國 《秘書學》 高等教育出版社, 1991? [3]楊劍宇 《中國秘書史》 武漢大學出版社，2009-04

第二篇：秘書會議管理內(nèi)容

秘書會議管理內(nèi)容

一、會議管理

1、會議籌備方案的擬訂

內(nèi)容包括：確定會議的主題和議題、名稱、議程、時間和地點、所需的設備和工具、會議文件的范圍以及文印或復制工作、與會代表的組成、經(jīng)費預算、住宿和餐飲安排、會議的籌備機構(gòu)與人員分工。

作用有：確保會議的周密組織、服務質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位、確保領導的意圖得以貫徹執(zhí)行。

（1）組建會議籌備委員會

（2）分成籌備小組

（3）形成籌備方案

（4）領導審核方案

2、會務檢查工作程序

內(nèi)容包括：會議準備是否充分、會議期間能否排除各種干擾、環(huán)境條件與用品準備、文件材料的準備情況、會場布置情況的檢查、會議保衛(wèi)工作的檢查以及其他。

（1）開會檢查的程序

1）會議籌備機構(gòu)對會議的準備情況進行自我檢查

2）會議領導小組確定匯報會的時間和地點并發(fā)出協(xié)調(diào)會通知

3）召開協(xié)調(diào)會并在會上現(xiàn)場解決問題

4）匯報會后對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實

（2）現(xiàn)場檢查的程序

1）指定現(xiàn)場檢查的路線和確定現(xiàn)場檢查的重點 2）制作檢查單，以便記錄和匯總

3）按照既定的檢查重點逐一現(xiàn)場核對并明確記錄

4）對未達到要求的整理出整改和修訂意見并予以糾正

3、會議文件審核工作程序

內(nèi)容包括：審核會議文件的準確性和完整性，審核會議文件與會議主題的關(guān)系，審核會議文件是否存在與國家和組織的方針、政策、法規(guī)相沖突的內(nèi)容，審核會議內(nèi)容是否經(jīng)過調(diào)查研究、是否與實際相符，提交會議討論的文件是否進行了會商，審核會議文件是否做到了中心突出、觀點明確、條理分明、事實準確。

（1）起草該文件的秘書就內(nèi)容進行自審

（2）主觀秘書進行初審

（3）如內(nèi)容涉及部門較多，要進行會審

（4）審核修改后，主要領導或主管領導進行終審

4、擬訂會議的應急方案

內(nèi)容包括：會議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題（人員、場地、設備、資料、健康與安全、行為等問題），出現(xiàn)問題時負責解決的會議工作人員。

（1）預測不可預知的情況

（2）提前準備應對的備選方案

（3）討論會議緊急情況

（4）確定會議應急方案

5、提示會議按計劃進行

是根據(jù)會議目標的需要，在會議進行過程中創(chuàng)造與會議目標相適應的環(huán)境氣氛，掌握會議議程，維護會間秩序，排除外界對會議的干擾，從而引導決定、決議、結(jié)論的形成。

（1）了解議題和議程

（2）準時宣布開會

（3）有效引導議題

6、處理會議突發(fā)事件的程序

（1）向領導報告

（2）啟動會議應急方案

（3）實施應急方案

（4）必要時向公共應急機構(gòu)請求支援

（5）善后工作（向受害者及其家屬進行安撫、與媒體溝通）

7、會議總結(jié)工作程序

內(nèi)容包括：會議名稱、時間、地點、規(guī)模、與會代表人數(shù)、主要議題，參加會議的上級領導人，會議的主持者，領導報告或講話的要點，對會議的基本評價和貫徹要求，會議的決議情況及今后的工作任務布置等。

（1）對會議征詢意見，擬就工作總結(jié)稿

（2）向領導報告會議結(jié)論

（3）總結(jié)定稿

（4）印發(fā)

（5）歸檔

（6）組織全體工作人員進行總結(jié)

二、事務管理

1、禮賓次序確定步驟

亦稱禮賓序列，是在商務交往中對參觀訪問、出席活動、參加儀式的來自不同國家、不同地區(qū)、不同團體、不同單位、不同部門、不同身份的組織或個人的尊卑、先后的順序和位次，所進行的合乎禮儀慣例的具體排列。

（1）確定禮賓次序方案

（2）提前通知有關(guān)各方

（3）按禮賓次序排列座次、名次、出場次序

2、安排涉外迎送工作程序

（1）確定迎候人員

（2）準備迎賓的物品

（3）見面講究禮節(jié)

（4）送行前的拜訪

（5）安排送行儀式

3、會見會談工作程序

會見也叫禮節(jié)性會晤，通常是半小時左右，屬于禮貌性的應酬。會談也叫談判，是雙方或多方為各自利益，就某些實質(zhì)性問題交流情況、交換意見、達成協(xié)議等，專題性較強。

（1）約定

（2）通知對方有關(guān)事項

（3）準備工作：背景資料、會見場所布置、人員安排

（4）迎接客人

（5）會見、會談

（6）送別客人

4、西餐禮儀

（1）赴宴前的準備

1）接到邀請后,要看清請柬的各項內(nèi)容

2）如果決定接受邀請并已答復主人，就不要輕易改變

3）到別人家赴宴需要帶禮物

4）要根據(jù)請柬上的要求選擇赴宴的服裝

5）要準時赴宴

（2）西餐的座次安排

主客間隔而坐，男女間隔而坐，夫妻分開而坐

（3）入席、退席禮節(jié)

1）客人要在主人的帶領下順序入席

2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，雙手放在膝蓋

3）暫時離開應該把餐巾放在自己的椅子上

4）主人把餐巾放在盤子旁邊，意味著結(jié)束進餐，其他人應該也把餐巾放在桌子上，隨女主人退席

（4）餐具的使用方法與席間禮節(jié)

1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌

2）吃雞、蝦、魚的方法

3）吃面包時要掰下一小塊，涂上黃油，放入口中

4）吃意大利面條的方法

5）吃水果的方法

6）喝咖啡或茶的方法

7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盤內(nèi)

8）進餐速度應該與大家一致

9）談話聲音一定要輕

（5）西餐的飲酒禮儀

1）上菜次序：湯或冷食、魚、主菜、色拉、甜食、咖啡

2）上酒次序：宴會開始前的雞尾酒、白葡糖酒配魚、紅葡萄酒配主菜、香擯酒與葡萄酒一起上

5、招待會的禮儀

（1）招待會的請柬：表明時段、不需要客人回復

（2）冷餐會的禮節(jié)：按順序取菜、按量取菜、顧及他人的利益

（3）酒會的禮節(jié)：要以恰放的方式把自己介紹給陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的談話圈中，聊天時要照顧到所有在場者，不要大聲喧嘩

6、不同辦公模式的特點

（1）在家辦公。優(yōu)點：節(jié)省辦公室空間和資金，節(jié)省花費的時間，更靈活的管理自己的時間，減少交通的擁擠、污染和費用。缺點：需計算機和電話以保持聯(lián)系，有的缺乏適宜的辦公環(huán)境，增加了組織監(jiān)督、管理和控制工作人員工作的難度，同事之間交流減少，減少了與專業(yè)人員及社會的聯(lián)系。

（2）彈性時間。優(yōu)點：時間靈活，更好的安排工作時間，提高效率。缺點：難以監(jiān)督員工

（3）遠程工作。優(yōu)點：減少總部辦公空間的開銷，工作時間更靈活。缺點：加大了對員工監(jiān)督和控制的難度。

（4）虛擬辦公。優(yōu)點：減少工作空間和辦公用品的耗費，信息能夠存儲、歸檔和通過計算機網(wǎng)絡發(fā)送。缺點：難以控制任務和信息的質(zhì)量，難于管制網(wǎng)絡以及信息的安全保密。

（5）兼職工作。優(yōu)點：兼職人員可控制自己的工作時間和多份工作，充分發(fā)揮自己的專長。缺點：控制和監(jiān)督員工較難，難以控制工作量及報酬。

（6）定期合同制。優(yōu)點：能靈活聘到優(yōu)秀人員，這些人工作有動力，效率高。缺點：難以控制員工對企業(yè)的忠誠，缺乏工作保障。

（7）交替工作。優(yōu)點：能激勵工作人員。缺點：交接不當，會出現(xiàn)工作混亂。

（8）臨時辦公桌。優(yōu)點：節(jié)省資金也節(jié)省了員工的時間。缺點：員工缺乏歸屬感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也難于被管理。

7、選擇辦公模式的工作程序

（1）深入調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問題

（2）根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定相應的新型辦公模式

（3）根據(jù)新的模式要求制定管理監(jiān)督的標準和責權(quán)利相結(jié)合的分配制度

（4）先在部分部門實行取得經(jīng)驗，逐步推廣新模式

（5）不斷根據(jù)本企業(yè)特點完善新模式，評估啟用新模式的得失

8、設計辦公室的工作程序

（1）分析不同部門業(yè)務特點對于辦公條件的要求

（2）設計平面圖

（3）選擇辦公家具、設施和裝飾

（4）采光、溫度和通風

9、改進辦公事務工作程序

（1）定義一個需要加以分析和改進的流程

（2）確定衡量流程的關(guān)鍵指標并對該流程進行評價

（3）尋找所存在問題和差距的原因

（4）根據(jù)以上分析提出可行的改進方案

（5）實施改進方案

10、改進辦公事務的流程

（1）確定問題

（2）分析有關(guān)資料

（3）確定造成問題的可能的原因

（4）提出可能的解決方案

11、突發(fā)事件的預防措施

發(fā)生的事情是不可預見的或突然發(fā)生的，并帶來危險，需要立即采取應對措施，盡力控制。主要有火災、傷害、疾病、炸彈威脅或恐慌。

（1）以書面形式確定緊急情況處理程序

（2）根據(jù)書面程序，對所有工作人員進行培訓

（3）讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名

（4）實行緊急情況模擬演練

（5）明確各級管理人員在緊急情況下所負的任務和職責

（6）保證配備相關(guān)的設備和資源以隨時處理緊急情況

（7）保證定期檢查和更新設備

12、突發(fā)事件的應對措施

（1）準備清楚的書面緊急情況處理程序

（2）用這些程序培訓所有人員

（3）在可利用的地方清楚地顯示有關(guān)緊急程序

（4）實行緊急情況模擬演練來測試編寫的程序

（5）明確員工在緊急情況下的職責

（6）保證工作場所有受過緊急情況處理培訓的人員

（7）保證配備相關(guān)的設備和資源以隨時處理緊急情況

（8）保證定期檢查和更新設備

13、處理突發(fā)事件的流程

（1）及早發(fā)現(xiàn)，馬上報告，并保護好現(xiàn)場

（2）查找問題的原因

（3）成立臨時指揮中心

（4）控制源頭，釜底抽薪

（5）召開新聞發(fā)布會

14、上司交辦事項督查的程序

直接為上司服務、為實施上司的決策和實現(xiàn)上司決策的目標而進行的一項工作

（1）上司向有關(guān)督查人員授權(quán)轉(zhuǎn)承催辦

（2）很大一部分轉(zhuǎn)交各有關(guān)人員具體承辦

（3）有些又上司指導督查人員親自承辦

（4）轉(zhuǎn)交辦的事項要及時催辦

（5）督辦人員要對轉(zhuǎn)交辦事項深入的檢查

（6）上司交辦事項辦理完畢

（7）辦結(jié)回告

（8）對辦結(jié)回告進行審查評估

（9）立卷和歸檔

15、制定工作計劃的方法

（1）根據(jù)要求列出本團隊要完成的所有任務

（2）區(qū)別重要的任務和緊急的任務

（3）按照輕重緩急和邏輯順序標記出任務完成的先后順序

（4）列出完成每項任務所需的資源和相關(guān)信息

（5）明確完成各項任務的每個階段指標和估算的時間要求

（6）指明每項任務的負責部門或承擔人以及負責人

（7）推算各階段工作完成時間并填入計劃表

（8）確保計劃順利實施

（9）明確工作進展的情況和質(zhì)量如何監(jiān)督和管理

16、制定工作計劃的程序

（1）估量機會

（2）確定計劃工作的目標

（3）確定計劃工作的前提條件

（4）擬訂可供選擇的行動方案

（5）評價各種備選方案

（6）選擇方案

（7）擬訂分計劃

（8）編制預算

17、制定承辦期限規(guī)定的程序

企業(yè)接到客戶或詢問者的問題后處理并回復的時間規(guī)定

（1）調(diào)查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時間期限的規(guī)定

（2）時間期限適宜標準

（3）確定同一任務的不同承辦周期

（4）確定同一任務緊急情況不同的承辦周期

18、辦公室工作評估的程序

實質(zhì)上就是對辦公室工作進行目標管理。它提高了管理工作效率，明確了組織機構(gòu)的建制，促進了員工承擔責任，有助于進行控制和監(jiān)督工作。

（1）建立一套完整的目標體系

（2）制定目標

（3）組織實施

（4）檢查和評估

19、辦公用品與設備的采購程序

（1）提出購買申請

（2）審批，落實經(jīng)費

（3）招標，選擇供應商

（4）簽訂供貨合同

（5）貨物入庫

（6）支付貨款

20、制定采購預算方案程序

（1）確定預算的核算基數(shù)

（2）進行市場調(diào)研

（3）確定采購產(chǎn)品的種類及型號價格

（4）編寫預算方案

（5）征求意見，完善方案

21、辦公資源管理程序

包括各類辦公設備、辦公家具、車輛、會議室、日常用品、圖書等。辦公資源管理就是實行辦公資源統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源浪費，合理的調(diào)配與利用辦公資源，提高辦公資源的使用效率。

（1）了解本單位所有辦公資源的基本情況

（2）對本單位所有辦公資源進行分類管理

（3）對辦公資源建檔，記錄應用情況

（4）定期進行數(shù)據(jù)分析

22、信息開發(fā)的主要形式

對信息進行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得高層次信息的過程。

（1）剪報

（2）索引

（3）目錄編制

（4）文摘

（5）信息資料冊

（6）簡訊

（7）調(diào)查報告

23、信息開發(fā)的程序

（1）確定主題

（2）分析信息材料

（3）選擇信息開發(fā)方法

（4）選擇開發(fā)信息的形式

（5）形成信息產(chǎn)品

24、信息利用的工作程序

通過有效的方式將信息提供給利用者，實現(xiàn)信息的價值，具有周期性、經(jīng)常性、廣泛性和實效性特點。

（1）熟悉信息的內(nèi)容

（2）確定利用需求

（3）確定信息利用服務的途徑

（4）獲取信息

（5）提供信息

25、信息反饋的工作程序

將信息使用過程中產(chǎn)生的效應及活動中不斷產(chǎn)生的信息進行再收集、再處理、再傳遞的過程。目的是檢查輸出信息的真實性；對信息傳遞進行檢驗與調(diào)整；為決策提供依據(jù)。

（1）明確目標

（2）選擇信息反饋的方法

（3）獲取反饋信息

（4）加工分析反饋信息

（5）傳遞反饋信息

（6）利用反饋信息

三、文書處理與擬寫

1、文書審核的工作程序

對文件草稿從內(nèi)容到形式所做的全面檢查和修正工作。

（1）明確審核范圍

（2）確定是否需要行文

（3）審核文書內(nèi)容

（4）檢查文字表達

（5）檢查文件體式

（6）檢查文書在處理程序上是否妥善完備

2、檔案利用的工作程序

是開發(fā)和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。

（1）熟悉庫藏

（2）分析利用需求

（3）選擇檔案利用方式

（4）獲取檔案

（5）提供檔案

3、電子檔案管理的工作程序

在計算機系統(tǒng)中形成的具有查考利用價值的社會活動的原始記錄。

（1）電子檔案的收集積累

（2）電子檔案的歸檔

（3）電子檔案的保管

（4）電子檔案的利用

4、文書擬寫

通告、通報、決定、請示批復函、招標書、投標書、計劃、總結(jié)、述職報告、講話稿、市場調(diào)查報告

第三篇：三級秘書之《會議管理》答案

三級秘書之《會議管理》模擬試題及答案

1.推進會議，進程應遵循的原則有樹立信心，確信能對任何突產(chǎn)生積極的影響、（A、B、C、D）

A、認真聽，少打斷。B、還有使用精湛的人際交流技巧。C、消除交流障礙。D、強調(diào)問題P32

2.會議經(jīng)費的類型有（A、B、C、D）A、與會人員交費B、參展商交費

C、聯(lián)合主辦者交費D、廣告、贊助和捐助 P34，還有公司分配和其他收入項目3.會議經(jīng)費使用的主要方面有 A、文件資料費B、郵電通訊費用 C、會議設備和用品費D、會議場所租用費

P35，還有會議辦會費、會議宣傳交際費、會議住宿補貼費、會議伙食補貼、會議交通費和其他開支

4.會議經(jīng)費使用的監(jiān)督方法： A、報告和會議B、授權(quán)與自我控制 C、質(zhì)量D、損益平衡表 還有比率分析和審核時逐項細審

1.會議的主題除了要有切實的依據(jù)之外，還要（B）。A、有細化的議題B、結(jié)合本單位的實際情況 C、有充足的討論余地D、在會上反復協(xié)商 2006－11－51

2.在會議文件審核修改之后，要由（B）進行終審。

（A）主管秘書（B）主要領導或主管領導（C）文件起草者（D）辦公室主任 常識法

3.與會人員交費的計算公式正確的表述是（D）。（A）預期的與會人員人數(shù)×交費額+預期陪同人數(shù)×交費額（B）預期的與會人員人數(shù)×交費額+收入項目

（C）預期的與會人員人數(shù)×交費額+預期陪同人數(shù)×交費額+收入項目（D）預期的與會人員人數(shù)×交費額+預期陪同人數(shù)×交費額-交費折扣額 P34計算法

4.、會議的主題除了要有切實的依據(jù)之外，還要（B）。

（A）有細化的議題（B）結(jié)合本單位的實際情況（C）有充足的討論余地（D）在會上反復協(xié)商 邏輯分析

52、在對會議經(jīng)費使用情況進行監(jiān)督和控制時，通過比較各項成本的預算和實際值的差額，并在結(jié)算表中計算出二者差額的方法稱為（A）。

（A）損益平衡表法（B）比率分析法（C）質(zhì)量法（D）報告和會議法 P361.報告和會議2.授權(quán)與自我控制、質(zhì)量損益平衡表、比率分析

53、在審核會議文件析具體內(nèi)容時，首先要審核會議文件內(nèi)容（C）。（A）是否做到了層次清晰（B）是否與實際相符（C）是否偏離了會議的主題（D）是否進行了會商

54、會議文件的歸檔應（D）。

（A）越簡單越好（B）放在會議進行過程中（C）自行建立一套文件制度（D）遵守檔案制度 87、檢查會場布置的情況應注意的方面有（A B C D）。

（A）會標是否莊嚴醒目（B）領導者名簽安排是否妥當

（C）投票設施是否完善（D）旗幟、鮮花等烘托氣氛的裝飾物是否放置得體

P13 類比法會場布置與議程適應，主席臺是否按議定座次，音響、照明、通訊、錄音、通風、安全保衛(wèi)，在單位外的大型會議，還應檢查場地劃分情況以及進場、退場路線 88、在糾正會議檢查過程中所發(fā)現(xiàn)的問題時，要努力做到（CD）。（A）必須由領導對問題提出處理意見（B）不擴大問題的影響面

（C）在人、財、物等方面為糾正偏差做好相應準備（D）及時將糾編的結(jié)果進行通報

P161.對問題的性質(zhì)和范圍進行分析，確定問題對會議質(zhì)量的影響程序2.找出問題產(chǎn)生的原因?qū)ふ医鉀Q問題的方法

89、提交會議討論的文件如涉及有關(guān)單位和部門，可先要（A B）。（A）進行會商（B）廣泛征求意見（C）由各部門分別提出意見（D）只由牽頭部門提出意見 P18并取得一致意見

90、會議營銷預算方案中一般包括（A B C D）。

（A）宴請聯(lián)誼的費用（B）宣傳材料的制作成本（C）宣傳廣告的花費（D）寄送宣傳物品的郵寄費用 P35經(jīng)費使用的方面

91、會議的主辦方有時需要提前支付各種各樣的定金，其中包括（A B C D）。（A）會議場的定金（B）展覽區(qū)位定金（C）視聽設備定金（D）會議服務定金 92、提出會議預算方案，要擁有（A B D）。（A）成本觀念（B）人文觀念（C）效率觀念（D）時間觀念 P3893、會議的領導者和會務部門在進行會議組織時要堅持（B C D）原則。（A）細致性（B）時間性（C）及時性（D）全面性 P20與領導溝通會議有關(guān)事宜的原則

94、會議總結(jié)的目的在于（BC）。

（A）確定考評標準（B）檢查會議目標實現(xiàn)情況（C）積累經(jīng)驗（D）落實崗位責任制

P431.檢查各小組的分工執(zhí)行情況2.獎懲相關(guān)人員并要妥善解決遺留問題 95、對會議主持人評估的要素包括（B C）。（A）領導能力（B）業(yè)務水平

（C）對會議進程的控制能力（D）對會議時間的控制能力 P515點主持能力、實現(xiàn)會議目標的能力、工作作風 50.會議文件審核的方法不包括（C）。

A、對校法B、拆校法C、單校法D、讀校法 2007－5－55

53.確定公司會議時間不應該考慮以下哪種人能夠出席（A）。

A、主要客戶B、上級主要領導 C、公司部門領導D、全體正式代表 68.會議應急方案特點中不包括（A）。

A、整合資源B、預防為主C、留有余地D、有的放矢

2007－5－54

77.電話會議信息工作的要求包括（A）。

A、互相通報出席情況B、在會場懸掛會標 C、做好會議簽到D、布置會場 79.視頻會議的特點不包括（C）。

A、實現(xiàn)聲音和圖像同時傳送B、節(jié)省時間、費用

C、形成廣泛的間接溝通D、打破了空間的限制 2008－11－43

91.對會議文件校對時，只有認真檢查（A、B、C、D），才能杜絕差錯。A、文字B、結(jié)構(gòu)的組成部分C、各種標記D、格式 94.評價會議效率和質(zhì)量應考慮的因素是（A、B、C、D）。A、會議目標是否實現(xiàn)B、會議時間是否合理 C、與會人員是否有收獲D、會議服務是否到位

95.在糾正會議檢查過程中所發(fā)現(xiàn)的問題時，要努力做到（C、D）。A、必須由領導對問題提出處理意見 B、必須由主管領導親自解決問題

C、在人、財、物等方面為糾正偏差做好相應準備 D、及時將糾偏的結(jié)果進行通報 2006－11－88

P17還有兩點一是先要對問題的性質(zhì)和范圍進行分析、確定問題對會議質(zhì)量 96.會議的收尾工作包括（A、B、C）。

A、將會議記錄歸檔保存B、整理會議室 C、辦理設備的歸還手續(xù)D、迎接與會人員 108.會議紀要的起草程序包括（A、B、C、D）。A、閱讀會議文件B、聽取小組發(fā)言 C、擬定思路D、執(zhí)筆寫作 121.科學合理地評估會議應采用的方法有（B、C）。A、現(xiàn)場隨機向與會人員進行口頭意見征詢 B、請與會人員配合填寫會議評估表 C、請專業(yè)人士列席會議進行評估 D、完全由領導自評

123.對于會議評估工作的正確表達是（C、D）。A、會場布置要極盡所能展示企業(yè)實力 B、會議評估可以忽略與會人員 C、會議效率直接取決于會議管理水平D、評估會議有助于提高會議的組織水平

27．公司要召開新產(chǎn)品發(fā)布會，會議的整個內(nèi)容需錄像，錄像的磁帶費用屬于（D）。A．會議通訊費B．會議設備費C．會議辦公費D．會議宣傳費 58．對視頻會議的會場布置要求有（B）。A．一臺攝像機B．主會場和分會場都要懸掛會標 C．擺放鮮花D．采用自然光

視頻會議時間緊，因此，每個發(fā)言人的發(fā)言時間（A）。

A．要特別申請B．由自己掌控C．相對短D．由記錄人掌控 97．會議總結(jié)的要求有（ABC）。

A．有理有據(jù)，突出重點B．一分為二，以鼓勵為主 C．總結(jié)經(jīng)驗，探求辦會規(guī)律D．建立規(guī)章制度，進行績效考評

2、秘書高葉在擬寫公司年會籌備方案時，可根據(jù)（AB）來確定會議主題。（A）公司五年規(guī)劃（B）總經(jīng)理的工作報告（C）公司員工的培訓計劃（D）財務總監(jiān)的預算報告

3、中大型會議采用大小方形和半圓形的會場布局，是為了突出（AC）。（A）會議的發(fā)言人（B）會議主席團（C）會議的絕對中心（D）會議民主平等的氣氛

4、如果會議經(jīng)費有限，與會人員交通往返又需由主辦單位承擔，則可通過（CD）壓縮這筆費用。

（A）規(guī)定所有與會者只能乘坐火車較便宜的交通工具（B）嚴格限制與會人員

（C）盡量將會議安排在偏僻一點的地方，減少外出（D）盡量使會場與駐地相鄰

5、安排會議的議程，應重點確定（AD）。（A）大會的發(fā)言人和演講者

（B）會議中某些儀式（揭幕、剪彩、表彰）的順序

（C）會議的分組

（D）會議結(jié)束時做總結(jié)報告的人

6、在進行會議綜合協(xié)調(diào)時，要協(xié)調(diào)好（ABCD）。（A）場地（B）設備（C）水電（D）交通

7、在會議經(jīng)費有限的情況下，應重點壓縮（BC）的費用。（A）文件資料（B）會議設備（C）場地租用（D）郵電通訊

8、下面導致會議成效不高的因素有（ACD）。（A）程度安排不當（B）少數(shù)與會者缺席（C）會議記錄不準確

（D）會議組織不當，討論跑題

9、天地公司召開高新技術(shù)成果展示會，與會的客戶、同行和媒體人數(shù)達一千多人，因人數(shù)大超出了公司的預計，出現(xiàn)了停車場擁堵和簽到處混亂的現(xiàn)象，作為現(xiàn)場主管秘書，你應考慮（BD）。

（A）控制對媒體接待的數(shù)量

（B）加派人員協(xié)助停車場管理人員疏導車輛（C）取消簽到程序，讓與會者直接入場（D）臨時增設另一簽到處

10、確定會場的整體格局要根據(jù)（ABCD）。（A）會議的規(guī)格（B）會議的規(guī)模（C）會議的性質(zhì)（D）會議的形式

11、在安排會議住宿時，秘書人員應掌握的信息包括（ABD）。（A）住會人員總數(shù)（B）住會人員的食宿標準（C）會議人員的分組情況（D）住會人員的性別統(tǒng)計數(shù)

12、小型會場一般采用的布局是（BCD）。（A）方形（B）方拱形（C）回字形（D）橢圓形

13、主席臺的座次安排一般遵循（AD）的原則。（A）職務最高者居中（B）其余人按姓氏筆畫排列（C）主持人居中

（D）其余人按職務高低先左后排列

14、遠程會議對于企業(yè)具有（AC）的優(yōu)點。（A）節(jié)省時間（B）節(jié)省人力（C）節(jié)省金錢（D）保密性強

15、秘書在編制工作計劃表時，應盡量明確（AB）。（A）完成的期限要求

（B）完成任務的負責部門或承擔人以及負責人（C）任務的具體目標

（D）任務所需的資源和相關(guān)信息

16、在確定重要會議與會人員的范圍時需考慮（ABCD）。（A）列席代表的數(shù)量（B）各單位名額的平衡（C）代表的廣泛性（D）依照法定的程序確定

17、會議的議題根據(jù)實際情況一般可以（ABCD）。（A）合并議題（B）撤消議題（C）精簡議題（D）臨時改變議題

18、會議如有分組討論，事先一定要明確（C）。（A）分組的原則（B）分組的名單（C）討論的范圍（D）記錄的人員

19、會議接待組工作的重點應放在（AD）。（A）會議生活服務（B）收費結(jié)算（C）宣傳娛樂（D）醫(yī)療交通

20、涉及三方以上代表的談判，會場一般采用（AD）。（A）方拱型（B）圓型（C）正方型（D）馬蹄型

21、在會議進行中間，秘書應做好的工作包括（ABCD）。（A）簽到登記

（B）會議記錄（C）錄音錄像（D）會議保密

22、作為與會者，如自己的意見遇到了其他人的批評，應采取的回應發(fā)言是（CD）。（A）“我認為你的批評毫無道理，我以為……”（B）“我不明白你在說些什么”

（C）“也許你說的有一定的道理，不過我需要再考慮一下”（D）“你的話對我很有啟示，我會不斷完善自己的意見”

23、秘書在會議上發(fā)言應注意（ABCD）。（A）發(fā)言的時機（B）發(fā)言的儀態(tài)（C）發(fā)言的時限（D）發(fā)言的指向

24、會議總結(jié)可采取（AD）相結(jié)合。（A）員工自我總結(jié)（B）員工背靠背評議（C）小組總結(jié)（D）集體總結(jié)

25、會議組織者在組織會議時應把握（ABC）。（A）準時開會和散會

（B）給每位與會者以平等的發(fā)言機會（C）將復雜問題分解若干易處理的小問題（D）鼓勵不同意見進行爭論

26、開業(yè)典禮常邀請（D）等人士出席。（A）外賓、上級領導、員工家屬、社會名流（B）上級領導、員工家屬、社會名流、新聞記者（C）外賓、員工家屬、新聞記者、同行業(yè)代表（D）上級領導、社會名流、新聞記者、同行業(yè)代表

27、秘書將決策執(zhí)行中的經(jīng)驗方面的信息反饋給上司屬于（A）。（A）正反饋（B）負反饋（C）前反饋（D）后反饋

28、會議主題的確定應做到（ABD）。（A）有切實依據(jù)（B）能結(jié)合本單位實際（C）主題盡量細化（D）有明確目的29、在確定會議議程時？應（CD）。（A）根據(jù)會議的主題確定會議主持人（B）為自己的前途擔憂

（C）根據(jù)到會主要領導的情況確定會議發(fā)言人（D）根據(jù)會議目的安排主要領導做會議總結(jié)30、大型會議籌備機構(gòu)中的會務組負責（BD）（A）擬寫會議方案（B）會場布置（C）生活服務（D）會議接待簽到

31、在確定重要會議與會人員的范圍時，需考慮（AB）（A）符合法定程序（B）各單位名額要平衡（C）會場的規(guī)模（D）列席代表的數(shù)量

32、秘書人員在編制會議費中的設備租用費用時，需考慮設備的（ABCD）（A）使用期限（B）型號（C）功能（D）租用費

33、會場的整體格局要（AB）為安排依據(jù)。（A）會議的性質(zhì)（B）會議形（C）上司的指示（D）與會者人數(shù)

34、遠程會議的優(yōu)點是（ABCD）（A）節(jié)省時間（B）節(jié)省金錢

（C）會議音像資料可永久保留（D）會議交流更直接、簡短

35、秘書人員根據(jù)會議籌備方案的內(nèi)容，做好會前的（ABD）（A）分工協(xié)作（B）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)（C）統(tǒng)一匯報（D）綜合檢查

36、會議主持人在會議進行過程中應（CD）（A）多提封閉式問題（B）自己多發(fā)言（C）鼓勵別人積極發(fā)言（D）控制會議進程

37、秘書協(xié)助會議主持人引導會議適時結(jié)束時，可采用的方法有（BC）（A）向與會者提示會議結(jié)束

（B）時機成熟時，建議適時終止討論，及時確認結(jié)論形成決議

（C）建議限定討論的議題

（D）提議將有爭議內(nèi)容的議題放在會議的后半部分進行

38、會議績效考評標準（ABCD）

（A）是指對會議工作人員績效數(shù)量進行評價的準則（B）是指對會議工作人員績效質(zhì)量進行評價的準則（C）具有完整性（D）具有協(xié)調(diào)性

39、某部門工作計劃表的項目欄一般最少應設計（A）等項。（A）工作內(nèi)容、時間要求、承辦人員（B）工作內(nèi)容、時間要求、所需資源（C）主辦單位、工作內(nèi)容、時間要求（D）主辦單位、承辦人員、時間要求40、確定會議主題的主要原則包括（ABC）。（A）要有切實依據(jù)（B）必須結(jié)合本單位實際（C）目的要明確（D）要考慮下級的要求

41、會議召開之前，應根據(jù)會議籌備方案，加強會前的（ACD）。（A）綜合檢查

（B）必須結(jié)合本單位實際（C）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)（D）資源調(diào)配

42、為了加強會議的管理，保證會議的順利進行，秘書通常需要準備的會議管理文件有（BD）。（A）大會賀詞（B）會議簽到表（C）會議主題報告（D）會議須知

43、提高會議效率，壓縮會議經(jīng)費開支可以采取的方法有（AC）。（A）縮短會議時間

（B）一律由參會者自己負擔交通費（C）盡量租用會議所需的設備（D）減少伙食補貼

44、舉行電視會議時，會前應注意（BCD）。（A）提前一個月發(fā)出通知

（B）提前將會議的議程和資源寄給參會人員（C）選擇服務好的電信公司（D）準備多臺攝像機

45、秘書安排大會典型發(fā)言時，要充分考慮到各方面的因素，特別是（ABCD）。（A）部門間的平衡（B）上下級間的平衡

（C）先進單位和一般單位間的平衡（D）各議題意的平衡

46、會議的效果與（ABCD）有關(guān)。（A）會議的準備工作（B）會場的大小（C）主持人的水平（D）參會者的態(tài)度

47、召開組織內(nèi)部小型會議恰當?shù)臅r間為（BD）。（A）剛上班的時間（B）上午9點至11點（C）快下班的時間（D）下午3點至4點

48、會議主持人的主要職責包括（BC）。

（A）做出精彩的演講（B）有效地推進會議進程（C）控制好發(fā)言秩序（D）為與會者做相互介紹

49、與普通會議相比，電視會議更需要（ACD）。（A）主持人控制好會議的節(jié)奏（B）與會者踴躍發(fā)言

（C）分會場協(xié)調(diào)任嚴格遵守議程的時間（D）與會者準備好與議題相關(guān)的資料

50、秘書在新聞發(fā)布會中接受記者采訪時，應（AB）。（A）盡量全面回答問題（B）盡量簡短回答問題

（C）盡量使用專業(yè)術(shù)語，以保證內(nèi)容的嚴謹（D）采取模糊語言回答記者的追問

51、要做好大型會議的組織和協(xié)調(diào)工作，就應（ABCD）。（A）建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)（B）做好工作人員的培訓（C）將工作人員明確分工（D）發(fā)揚團隊精神

52、（BCD）的決議內(nèi)容必須以會議紀要的形式下發(fā)。（A）座談會（B）公司年會（C）董事會（D）職代會

53、需經(jīng)上司審閱簽字生效的會議文件有（CD）。（A）會議簡報（B）會議記錄（C）會議紀要（D）會議議程

54、會議動議是指（BC）。（A）與會議議題意思相同的內(nèi)容（B）在會議之前未列入議程的內(nèi)容（C）不太緊急、可作為下次議題的內(nèi)容（D）比較緊急并首次提出的內(nèi)容

55、會議的法定人數(shù)是指（B）。（A）實際到會的人數(shù)（B）使會議合法和生效的人數(shù)（C）到會者和缺席者的比例數(shù)（D）收到會議通知的人數(shù)

56、作為團隊會議的主持者，當會議成員發(fā)生激烈的爭論時，應當（BCD）。（A）明確支持正確的一方（B）靜觀其變

（C）提醒爭論雙方注意傾聽對方的意見（D）注意維護會議民主和開放的氛圍

57、會議的目標失控或跑題的主要原因是（ABCD）。（A）會議被少數(shù)強勢發(fā)言者所控制（B）主持人失職（C）與會部門較多（D）與會者的態(tài)度不積極

58、多議題會議中，應將需集中大家智慧拿出創(chuàng)意見解的議題排列在（A）。（A）會議最后（B）會議中間（C）會議前半部分（D）會議間歇休息后

第四篇：秘書考試會議管理(學生資料)

會議管理（中級）復習要點 第一節(jié)

會議的涵義

是指有組織有領導地商議事情的集會。會議的構(gòu)成，包括以下要素：會議名稱、會議時間（含開始時間和終止時間）會議地點、會議人員（會議出席人員、列席人員。工作人員等）會議組織、會議主題等。

第二節(jié)

會議組織工作基本程序

會議組織工作大致可分為會前、會中和會后 3個基本程序。

一、會前工作

充分的會前準備工作是會議取得成功的前提條件。一般正式會議的會前準備工作包括以下主要內(nèi)容：

（一）擬訂會議計劃

（二）制定會議預案 會議預案中應明確下列內(nèi)容：

1、會議名稱

2．會議主題，即召開會議的原因、目的和指導思想 3．會期，即會議的起止日期，要依據(jù)會議的內(nèi)容來確定。

（1）先要考慮單位主要領導、主管領導和主持人時間的適宜。在上司出差返回的當天盡量不要安排會議。

（2）有外部人員參加的會議，靠考慮邀請的有關(guān)上級領導和嘉賓是否能到會。

（3）如果是經(jīng)營性的組織，盡量避免在生產(chǎn)銷售旺季和忙時召開牽涉人員多、時間長的會議。（4）會議議題應集中，日程應高度緊湊，盡量縮短時間。會議在連續(xù)進行的最佳時間是3小時之內(nèi)，超過這一限度，會議效果呈下降趨勢；

（5）安排會議時間要考慮人們的生理規(guī)律。一般上午9：00至11：00，下午2：30至4：30的效率最高

4．出席人員。這要依據(jù)會議的性質(zhì)和內(nèi)容來確定出席人員的范圍，既不過寬，也不過嚴。

5．會議工作班子及其職責分工。在會議秘書長統(tǒng)籌下的會議工作機構(gòu)通常有：（1）秘書組（處），負責會議文字工作以及領導者會議期間交辦的事項。2）資料組，負責各種會議文件的印刷、保管、發(fā)放、回收以及會議文件的匯集、歸檔等。3）組織組，負責與會人員編 組、簽到以及代表選舉、代表資格審查等事宜。4）宣傳組，負責會議的宣傳報道以及文化娛樂、攝影、錄像等工作。（5）后勤組，負責會議票證準備、會場布置、會間食宿、用車、生活用品供應、返程票購買等后勤保障工作。（6）保衛(wèi)組，負責重要會議的安全與保密工作。

6、編制會議預算方案

會議的經(jīng)費預算主要包括以下內(nèi)容：文件資料費、郵電通信費用、會議設備和用品費、會議場所租用費、會議辦公費、宣傳交際費、住宿補貼費、會議伙食補貼、會議交通費、其他開支

7．選擇與布置會場。會場的選擇與布置應根據(jù)會議的人數(shù)。內(nèi)容、會場容量等情況綜合考慮。8．會議的其他活動。如表決、發(fā)獎、參觀、文娛活動等，也應列入會議預案。

（三）準備會議文件

規(guī)模較大、內(nèi)容重要的會議，須提前準備各種會議文件，包括開幕詞、閉幕詞、工作報告、交流材料、領導者講話、會議須知或會議手冊等。文件材料不宜過多過長，通常應事先印發(fā)到與會者手中，重要文件還要登記和回收。會議文件的發(fā)出方法：P23 ? 提前發(fā)出（內(nèi)容重要的，可派專人遞送或用傳真、特快專遞送達）； ? 簽到時發(fā)出（盡可能在與會者簽到時分發(fā)）；

? 會中發(fā)出（所發(fā)文件或資料，若需要收退的，應在文件的右上角寫上收文人的姓名，以利于文件的清退工作）； ? 現(xiàn)場發(fā)出

會議文件資料準備、發(fā)放 P32 ①準備要求：提前準備、完整齊備、留有備份。

②發(fā)放方法：使用文件袋，編號登記，附清退目錄，適時適量，專人發(fā)放。

（四）發(fā)送會議通知

會議召開之前都要發(fā)出通知，有的會議要發(fā)請柬或邀請書。無論是口頭通知還是書面通知，都要做到及時、準確、明晰、簡要，防止重發(fā)、錯發(fā)或漏發(fā)。會議通知要寫明為何開會、會名、會期、報到時間與地點、開會時間與地點、參加人員范圍、入場憑證、接站及行車路線、需攜帶的材料和其他要求等內(nèi)容。

發(fā)送會議通知注意事項

①發(fā)送的三種方式：傳達（口頭、電話、告示）、發(fā)送（書面，直接送達）、郵寄（普通郵件、電子郵件）。

②會議通知送達應落實（明確發(fā)送對象，回復確認，郵寄檢查認真)

一些重要的會議通知，有時因組織渠道不暢、傳遞方式不當，或其他因素的干擾，使通知不能準確及時地傳遞到與會者，作為會議通知的發(fā)送者，應及時發(fā)現(xiàn)問題，可以通過電話、口頭詢問以及回復電子郵件確認等方式檢查通知發(fā)送是否落實。

如果是書面會議通知，則地址、郵編一定要填寫正確。裝信封和郵寄時應注意不要漏裝、錯裝或漏寄，通知的信封應醒目標出“會議通知”字樣。

③會議通知的組成：通知文本、附件材料（議程、日程、入場券、座次表、交通路線等）、會議回執(zhí)。

④會議通知的幾種格式

（五）布置會場

大多數(shù)企業(yè)、單位都有自己的內(nèi)部會議室，這就減少了租用外部場地和設施的費用。內(nèi)部會議室多適合內(nèi)部會議和活動。會場的整體格局要根據(jù)會議的性質(zhì)和形式，努力創(chuàng)造出和諧的會議氣氛。

1、大中型會議要保證一個絕對的中心，因此多采用大小方形、半圓形的形式，以突出主持人和發(fā)言人。

2、大中型會場可采用方拱形、半月形、橢圓形、回子形、T字形和圓形等形式。這些形式可以使人員坐得比較緊湊，便于辯論與發(fā)言。注意：①提前安排落實（布置、檢查）； ②調(diào)配使用得當；

③按照會議議程調(diào)整到位。

（六）排列座次

座次包括主席臺座次和其他與會者座次。

主席臺座次以人員的職務或社會地位、名望高低排列，最高者排在主席臺第一排的正中間，其余按高低順序，以正中間座位為起點，面向會場，依左為上、右為下的原則交叉排列

主席臺的座次安排：

（1）按職務的高低和選舉的結(jié)果安排。職務最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。（2）會議主持人的座位。為了工作便利起見，會議主持人有時需要在前排的邊座就座，有時可按職務順序就座。

（3）應事先將主席臺座次的編排編制成表，經(jīng)審核后張貼或在證件上標明（4）放置姓名臺簽

（七）編組

編組的方法有按地區(qū)編組、按專業(yè)編組、按職務職稱層次編組等。

（八）制發(fā)名冊和證件

（九）編制會議手冊

（十）會前檢查

相關(guān)知識：

1、會議接站、報到、簽到和引領工作 ①統(tǒng)一指揮、提前安排； ②接站標識明顯，人員安排到位； ③簽到登記、資料準備齊全； ④引領禮儀規(guī)范。

2、會議議程與日程

①會議議程是會議議題的細化，會議內(nèi)容的具體體現(xiàn)，會議內(nèi)容的系統(tǒng)化（用序號列出）。②會議議程是管理性文件，幫助管理和控制會議進程。③會議日程是會議議程在時間上的具體的安排和分配。

3、會議議程的制定方法 ①按規(guī)定要求、習慣順序安排； ②同類性質(zhì)問題集中安排； ③重要和保密性強的問題安排在后。

4、會議日程表的設計（時間、地點、人員的安排）①要點和式樣（P6—8)②時間安排要適時高效；

③日程安排與會議議程吻合；④主管領導審核后實施。

5、會議議題的作用

（1）準確具體地體現(xiàn)會議目標，為會議目標服務；

（2）引導和制約會議的發(fā)言

6、會議議題的審核

P9（1）“一支筆”原則（2）唯一性原則（3）計劃原則（4）可行原則

7、選擇會議地點（綜合考慮各種因素選擇，考慮全面、有備無患）①交通便利（遠近適當，距離上司和與會者工作地點較近）；

②大小適宜（與會議規(guī)模符合）；

③設施齊備（設備、設施以及停車能夠滿足會議需要）； ④環(huán)境良好（適合會議氣氛和相應要求）；

⑤經(jīng)濟適用（能夠滿足統(tǒng)籌節(jié)約需要）。

8、布置會場和安排座次 主席臺的座次安排

? 按職務的高低和選舉的結(jié)果安排 ? 會議主持人的座位

? 應事先將主席臺座次的編排編制成表，經(jīng)審核后張貼或在證件上標明 ? 放置姓名臺簽 場內(nèi)其他人員的座次安排

? 會場座位布局擺放的形式：P18-19

大小方型、半圓型、方拱型、半月型、橢圓型、圓形、長方形、T字型等

? 小型會場內(nèi)座位的安排 ? 中大型會場內(nèi)座位的安排

橫排法、豎排法、左右排列法 注意：

（1）中、大型會議事先應劃好區(qū)域，貼上標識牌、指示牌、座位名簽，使與會者順利入座。（2）在一些表彰、總結(jié)類型的會議上，應將被表彰、受獎勵對象或其他代表安排在前幾排，并在座位上貼上名簽。（3）如果是報告會、表彰會、聯(lián)席會，一般采取報告人與主辦單位負責人或聯(lián)席的各單位負責人相間排列的方法。

（4）要注意分清上下座，一般離會場的入口處遠、離會議主席位置近的座位為上座，反之，為下座。

9、會議信息的發(fā)布

10、安排會議禮儀服務

P18-19

11、檢查會議視聽設備

二、會中工作

（一）基本工作程序

1、簽到

2、接待

3、會議記錄

4、編寫會議簡報

5、會間調(diào)度

6、組織選舉工作

7、安排會間生活

（二）相關(guān)知識

1、會議記錄：

①記錄準備：筆、紙，錄音設施，文件資料，座次表。

②記錄內(nèi)容：會議概況，與會人員，會議過程，簽名（主持人、記錄人）。

2、會議中的信息溝通

①信息收集：全面收集，掌握一手資料，注重分析提煉，注重實效、反饋。

②對外宣傳：處理好媒體關(guān)系，內(nèi)外有別（保密），綜合考慮原則（對象、時效、費用），隨時收集反饋報道（供領導參考），準備及提供宣傳資料。信息傳遞的方式：

口頭、影像、電子系統(tǒng)傳遞、專人傳遞

3、會議值班與保密工作

會議值班工作內(nèi)容：①收集、傳遞會議信息；②控制、保證會議安全；③及時聯(lián)絡、請示；④安排應急、維修；⑤保證信息暢通；⑥協(xié)調(diào)交通、后勤服務。會議保密工作：

①重要人員安全保衛(wèi)；②重要文件保密；③會場駐地保衛(wèi)；④會議設施用品保衛(wèi)； ⑤私人貴重物品保衛(wèi)。

4、接待新聞媒體 P46 基本原則：實事求是、注意保密、信息要審定、全面周到、傳遞的方式和信息要選擇、為領導提供及時的信息、為媒體溝通會提供必須的信息資料

工作內(nèi)容：A、新聞稿件經(jīng)審閱后向媒體發(fā)送

B、邀請記者駐會隨訪，發(fā)布消息

C、結(jié)束時召開記者報告會，回答提問

三、會后工作

（一）基本工作程序

? 清理會議文件、離會與送別、撰寫會議紀要、會議工作總結(jié)

（二）相關(guān)知識

1、收集整理會議文件資料

①小型會議：統(tǒng)一收集，個別收集。

②大型會議：統(tǒng)一制發(fā)清退目錄，與會者和工作人員分別收退。

2、會議資料歸檔

①收集文件：確定范圍，選擇渠道，運用不同方法收集； ②整理區(qū)分,立卷歸檔（會議過程中的整套材料）；

③工作要求：責任落實，嚴格登記，注意保密、嚴格制度。需要收集的會議文件資料：P69 1）會前準備并分發(fā)的文件 2）會議期間的文件 3）會后產(chǎn)生的文件

會議文件立卷的基本原則：

“一會一案”

會議文件立卷的方法：編制案卷目錄、以文件的特征立卷 會議文件立卷的工作程序

見P72-74 會議文件立卷的要求：每份文件應保存3份，即一份原稿、兩份印稿

3、會議記要

種類：辦公會議紀要、工作會議紀要、協(xié)調(diào)會議紀要、研討會議紀要 內(nèi)容：①會議情況簡述

②對會議主要精神的闡發(fā) 擬寫要求：實事求是、內(nèi)容集中、條理清楚 注意事項：

⑴絕密級會議紀要只印發(fā)與會領導

⑵一般級會議紀要可印發(fā)與會人員

⑶有的保密性強的可以發(fā)決辦通知

決辦通知與會議紀要均需標明秘級、進行編號

4、整理會議室

①整理物品、用具；②清理會議文件、遺留物品用品； ③恢復備用狀態(tài)。

5、安排返程

①安排原則：及早、合理安排；②提前登記訂票；③充分尊重意愿；④先難后易地解決；⑤安排提醒送站。

6、會議經(jīng)費結(jié)算

①收款方法：提前通知，確定交款時間，準備票據(jù)，特殊情況協(xié)商處理。

②付款方式。（P82 表）

會議工作的要求

準備要充分；組織要嚴密；服務要周到；安全要保證。

7、宴請活動準備

①邀請準備：列出賓客名單，確定宴請規(guī)格；

②確定宴請時間，場所；

③制發(fā)請柬：制作和發(fā)出正式請柬；

④定餐：定好菜單、菜品（根據(jù)宴請規(guī)格，主賓情況，了解和考慮特殊習慣、要求）。宴請的桌次、座次排定：①事先安排好桌次與座次；

②安排桌次：安排主桌，右高左低，近高遠低；

③安排座次：主人上座，主賓在右，（主賓夫人在女主人右，男主人左），主方陪同人員與客人交叉安排，譯員在主賓右側(cè)。

宴請程序和禮儀

①宴請程序：迎客、入席、敬酒、交談、散席。

②宴請禮儀：斟酒在右，上菜在左，勿交叉斟酒、夾菜，勿打斷談話，交談詢問話題適宜。

第五篇：秘書四級考試——會議管理部分

會議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達意愿的行為過程。

會議分為大型會議、中型會議和小型會議三種。

一般而言,會議申報與審批大體有三種形式：口頭申報、書面申報、會議申報。

秘書部門對有關(guān)職能部門申報召開的會議,要本著精簡從嚴的審批原則,嚴格把好審批關(guān)。要分析會議是否有必要開,能否合并開,可否用其他方式解決問題等。會議審批還應遵循“一支筆”的原則。考試大收集整理。會前籌備

一、擬訂會議議程、日程

（一）會議議程和會議日程的內(nèi)容及作用

1、會議議程的內(nèi)容

會議議程是為完成議題而做出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。會議議程是會議具體的概略安排，它通過會議日程顯示出來。大中型會議的議程一般安排如下：開幕式；領導和來賓致辭；領導作報告；分組討論；大會發(fā)言；參觀或其他活動；會議總結(jié)；宣讀決議；閉幕式。

2、會議日程的內(nèi)容

會議日程就是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據(jù)。

3、會議議程和日程的作用

通過了解會議議程和日程，與會者可以更好地了解會議所要討論的問題，清楚會議順序計劃，即獲得有效信息。會議議程更是一個溝通的平臺，一個高效的市場管理工具。

（二）會議議程的制定程序

1、明確目標和參加者

2、安排各議程事項的時間

3、確定每一項議程

4、決定會議討論形式

（三）會議日程的編制方法

1、制定議程表時，應注意議題所涉及各種事物的習慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。

2、制定議程表之前還須明確會議活動的人員、日期和時間、地點、有關(guān)的餐飲安排。

3、宣布議程，然后說明一些有關(guān)此次會議事務性的內(nèi)容，之后在安排討論的問題。

4、盡量將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關(guān)列席人員到會和退席。

5、保密性較強的議題，一般放在后面。

二、提供會議地點的備選方案

（一）會議地點選擇的要求

1、交通便利。

2、會場的大小應與會議規(guī)模相符。

3、場地要有良好的設備配置。

4、場地應不受外界干擾。

5、選擇會議地點應考慮有無停車場所。

6、場地租借的成本必須合理。

（二）會議場地選擇的工作程序

1、會議的目的與形態(tài)

2、實質(zhì)上的需要、與會者的期望

3、列出選擇會議場地需求的工作清單，確定會議場地

4、對會議地點進行確認 考試大編輯整理

5、簽訂書面合同

（三）實地考察會議地點的注意事項

1、會見能作決策的人，有利于以后解決可能出現(xiàn)的問題。

2、只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀。

3、不要出于個人原因再次參觀酒店。

4、不要帶家屬同行參觀。

5、要考慮是否以一個普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對客人的接待情況。

6、要考慮另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現(xiàn)被動局面。

三、布置會場和安排座次

（一）會場整體布局安排

1、會場整體布局的要求

（1）莊重、美觀、舒適。

（2）會場的整體格局要根據(jù)會議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。

（3）中大型會議要保證一個絕對的中心。

（4）小型會場要注意集中和方便。

2、會場整體布局的類型

（1）較大型會場的座次安排。

（2）中小型會議的座次安排。

3、會場整體布局安排的工作程序

（1）確定會場形式。

（2）合理擺放桌椅。

（3）布置附屬性設備

(二)主席臺的座次和場內(nèi)座次安排

1、主席臺座次和場內(nèi)座次的要求

主席臺是與會人員矚目的地方，也是會場布置工作的重點。各種大中型會議均應該設主席臺。座談會和日常工作會議一般不設主席臺或主席桌。無論是否設置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會人員，避免同與會人員背向現(xiàn)象。另外，一般會議不必把眾多的領導人都請上主席臺，只請講話人和主持人即可。

2、主席臺的座次和場內(nèi)座次安排

（1）安排主席臺的座次。會議主席臺就坐者都是主辦方的負責人、貴賓或主席團成員，安排座位時應注意以下慣例：

1）依職務的高低和選舉的結(jié)果安排座次。職務最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。

2）為工作便利起見，會議主持人有時需在前排的邊座就座，有時可按職務順序就座。

3）主席臺座次的編排應編制成表，先報主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

4）在主席臺的桌上，于每個座位的左側(cè)放置姓名臺簽。

（2）安排場內(nèi)其他人員的座次

1）小型會場內(nèi)座位的安排。分清上下座，一般離會場的入口處遠、離會議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會議的主持人或會議主席的位置應置于遠離入口處、正對門的位置。

2）中大型會場內(nèi)座次的安排。常見的安排方法有三種： ①橫排法。是按照參加會議人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。

②豎排法。是按照各代表團或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務高者排在前，列席成員、職務低者排在后。

③左后排列法。是按照參加會議人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，以會場主席臺中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列座位的方法。

四、發(fā)布會議信息

（一）會議信息的內(nèi)容和類型

1、會議信息的內(nèi)容

會議信息的內(nèi)容包括：會議的報名時間、地點、費用及方法；會務聯(lián)系電話與聯(lián)系人；會議報到及會議議程、日程；與會者的信息；會議報送的交流信息；會議的記錄和紀要內(nèi)容；會議的宣傳報道內(nèi)容；會議的決議內(nèi)容。

2、會議的類型

會議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

（二）發(fā)布會議信息的工作程序

1、傳遞會議通知信息

2、分發(fā)傳遞會議文件

3、溝通傳遞會議有關(guān)情況

（三）注意事項

1、發(fā)布會議信息前要進行報審

2、要對媒體進行選擇

五、安排會議食宿

（一）會議餐飲的常識和工作程序

1、會議餐飲的常識

（1）餐飲安排的原則是讓代表吃好而又不浪費。

（2）就餐大體上是一個標準，要適當照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者。確定好伙食標準和進餐方式，照顧南北不同代表的口味。

（3）秘書人員應提前到現(xiàn)場布置并檢查組織工作的落實情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

（4）座位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列宴會簡圖，標出全場座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發(fā)給本人。

2、安排會議餐飲

（1）根據(jù)會議的經(jīng)費和人員情況決定會議餐飲的標準。

（2）就餐方式可根據(jù)會議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡實行自助餐制和分餐制。

（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲時間和地點。

（4）事先設計和確定就餐的憑證。

（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要衛(wèi)生、可口、品種多。

（6）事先要準備好干凈的飲食用具。

（7）給因開會或服務工作誤了用餐的人員預留飯菜。

（8）做好飲水、飲料的供應。

3、會議餐飲的類型和標準

（1）早餐。早餐食物的選擇可以是正規(guī)的復雜早餐，也可以是自助早餐。

（2）會場休息期間的茶歇。一般供應咖啡、茶或其他飲料。

（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會議安排。（4）正式晚餐。晚餐食物的選擇既要考慮到營養(yǎng)和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。

（5）招待會。應選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐。

（二）會議住宿的常識和工作程序

1、會議住宿的常識

（1）要提前編制住房方案。

（2）長者、尊者、領導要適當照顧。

（3）具體安排住宿時，要根據(jù)與會人員職務、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。

（4）有時還要按地區(qū)集中，統(tǒng)籌安排。

（5）不同標準的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合代表具體情況列出住宿表。

（6）報經(jīng)有關(guān)領導審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2、安排會議住宿

（1）安排方式的選擇。

（2）預定會議住宿的程序。

（3）確定會議住宿的程序。

3、會議房間的分配

（1）如果由主辦方支付費用，則需按其職務標準安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領導，其他與會人員的住宿標準應相近。

（2）年齡較大的與會者和女性應盡量安排到向陽、通風、衛(wèi)生條件較好的房間。

（3）注意盡量不要把漢族與會者與有禁忌的少數(shù)民族與會者安排在同一房間。

（4）可預先在會議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標明，請與會者自己選擇預訂。

（5）預訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預訂數(shù)量上應略有富余。

六、邀請會議嘉賓

（一）、會議嘉賓的類型和要求

1、會議嘉賓的類型

（1）組織方的上級領導和政府官員。

（2）企業(yè)的重要客戶和各種利益相關(guān)方。

（3）社會名流和電影明星。

（4）對實現(xiàn)會議目標有潛在貢獻的人。

2、嘉賓邀請的要求

（1）要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認能否出場。

（2）要發(fā)出正式邀請函。

（3）要做到有禮貌。

（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系。

（5）對于難以分辨是否應該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則。

（6）嘉賓人數(shù)不宜過多。

（二）邀請會議嘉賓的工作程序

（1）在邀請參會嘉賓方面，要開會研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請嘉賓的工作就由工作組負責組織實施。

（2）擬寫并發(fā)送嘉賓請柬，要使每一份請柬都制作精美。

（3）要逐一與嘉賓聯(lián)絡，確認其參會情況。

（4）在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認如何接送。

七、準備會議資料、會議用品

（一）會議資料的類型和準備

1、會議資料的類型

（1）來賓資料：會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料。

（2）會議資料：開會的請示、提交會議審批的文件、會上用的文件、會議宣傳性文件。

（3）溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務組成員通訊錄。

2、會議資料的準備

（1）來賓資料袋內(nèi)容：會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號、餐券等。

（2）會務資料內(nèi)容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務組成員通訊錄。

（3）溝通資料內(nèi)容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議協(xié)議和合同以及相關(guān)資料。

（二）會議用品的類型和準備

1、會議用品的類型

（1）必備用品和設備是指各類會議都需要的用品和設備。

1）會議內(nèi)設備主要包括燈光設備、音響設備、空調(diào)設備、通風設備、錄音、攝像等設備以及必要的安全設施等。

2）常用物資有電腦、打印機、復印機、傳真機、照相機、攝像機或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議所需用品和設備。例如，選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會經(jīng)常需要的特殊用品和設備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊、鮮花等。

2、準備會議用品

（1）檢查空調(diào)設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時預熱或預冷。

（2）檢查好燈光、擴音設備。

（3）檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

（4）如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當，清楚易認。

（5）在每人座位前擺放紙筆。

（6）多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。

（7）如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準備好投票箱、計數(shù)設備和獎勵用品。

（8）會期較長的會議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務。

（9）如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

八、安排會議禮儀服務

（一）會議禮儀的種類

1、會議的通用禮儀

（1）會議文書禮儀。

（2）迎送禮儀。

（3）參會禮儀。

（4）服務禮儀。

2、主持人的禮儀

3、會議發(fā)言者禮儀

4、會議參加者禮儀

（二）安排會議禮儀服務的工作程序

1、選擇會議禮儀服務人員（1）從組織內(nèi)部員工中選擇。

（2）聘請專業(yè)禮儀公司或禮儀人士承擔會議主要的禮儀服務。

2、分解工作程序

3、培訓會議禮儀服務人員

（1）對會議工作的宗旨和合作精神的培訓。

（2）對會議禮儀知識和工作技能的培訓。

（3）對會議的設備和用品的使用常識培訓。

4、準備服裝用具

（1）禮儀服務人員的服裝應統(tǒng)一并且與會場環(huán)境協(xié)調(diào)。

（2）迎接一般的與會者不需要獻花。

5、禮儀執(zhí)行

（1）接待禮儀及程序。

（2）引領。

（3）乘車的座次安排。

九、檢查會議常用視聽設備是否正常

（一）會議常用視聽設備的選用

音響手段與視覺手段可以分開單獨使用，也可以合在一起使用。

常用的設備類型有表決系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、發(fā)言討論系統(tǒng)、多媒體投影儀、幻燈機、投影儀、錄像機、電視機、攝像機、燈光設備等。

對于會議使用的設備，應設專人操作與維護。來源于考試大

（二）檢查會議常用視聽設備的工作程序

1、確定工作人員的職責。

2、預演和檢查會場視聽設備。

會中服務

一、安排會議值班

（一）會議值班工作的內(nèi)容和意義

1、會議值班工作的內(nèi)容

（1）值班電話記錄。

（2）值班接待記錄。

（3）值班日記。

（4）做好信息傳遞。

2、會議值班的意義

會議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會議的順利進行。

（二）安排會議值班的工作程序

1、制定值班工作制度

（1）信息處理制度。

（2）崗位責任制度。

（3）交接班制度。

2、明確值班工作任務

（1）在會議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。

（2）要加強與會議無關(guān)人員出入會場的控制。

（3）手邊要有公司和各部門領導的聯(lián)絡方式，以便出了問題及時與之聯(lián)絡、請示。

（4）要備有一份設備維修人員、車隊調(diào)度人員和食宿等后勤服務部門主管人員的電話通訊錄。

（5）要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。

（6）必要時，要負責督導和協(xié)助專職會議服務人員為與會者做好各項具體的服務。

（7）做好會議期間各項活動與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。

（8）必要時，應建立主管領導帶班制度。

3、編制會議值班表

會議值班表應包括以下內(nèi)容：

（1）會議值班時間期限和具體值班時間。

（2）會議值班人員姓名。

（3）會議值班的地點，并在會議須知上注明會議值班室的房間號。

（4）會議值班負責人姓名或帶班人姓名。

（5）用簡明的文字表明值班的工作內(nèi)容。

（6）表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

二、接待采訪會議的新聞媒體

（一）相關(guān)知識

1、接待采訪會議的新聞媒體的基本原則

（1）報道的內(nèi)容必須與會議基本內(nèi)容相吻合。

（2）掌握會議信息的保密度，做到內(nèi)外有別。

（3）報道中的重要觀點和提法，要經(jīng)領導審定。

（4）要準備得全面周到、主動積極。

（5）在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應本著對象、效果、時效、費用的原則綜合考慮。

（6）在會議中，秘書要隨時注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的反映信息的報道。

（7）在會議結(jié)束后，秘書要為召開媒體溝通會提供必須的信息資料。

2、接待新聞媒體的工作內(nèi)容

（1）由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經(jīng)領導審閱后，向媒體發(fā)送。

（2）在會議召開期間，邀請有關(guān)報社、電臺、電視臺派記者駐會隨訪，發(fā)表消息。

（3）在會議結(jié)束時，召開記者報告會，由會議領導者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。

（二）工作程序

1、媒體人員登記

2、為媒體人員提供簡單的會議材料

3、安排拍照和新聞發(fā)布會等傳統(tǒng)活動

4、安排媒體溝通會

（三）妥善處理新聞媒體的負面報道

（1）快速作出反應。

（2）聯(lián)合或聘請專業(yè)公關(guān)公司處理危機。

（3）讓負責人出面。

（4）對未知的事實不要推測。

（5）不要隱瞞事實真相。

（6）為媒體采訪敞開大門。

（7）統(tǒng)一口徑，用同一個聲音說話。

（8）頻繁溝通。

三、做好會議的記錄工作和簡報工作

（一）做好會議的記錄工作

1、會議記錄的內(nèi)容

（1）會議描述。

（2）與會者姓名。

（3）缺席者請假條。

（4）宣讀上次會議記錄。

（5）有會議記錄中產(chǎn)生的問題。

（6）通訊記錄。

（7）一般事務。

（8）其他事務。

（9）下次會議日期。

（10）主席簽名。

2、會議記錄的要求

（1）速度要求。

（2）真實性要求。

1）準確

2）清楚

3）突出重點

（3）資料性要求。

3、會議記錄的工作程序

會議記錄的結(jié)構(gòu)是：標題+正文+尾部。

（1）標題。一種是會議名稱+文種。另一種是文種。

（2）正文。首部+主體+結(jié)尾。

（3）尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。

（二）做好會議的簡報工作 來源于考試大

1、會議簡報的內(nèi)容

會議簡報要迅速反映會議的實際情況，交流會議的經(jīng)驗，溝通會議的信息。要反映出會議的新情況、新問題、新經(jīng)驗、新見解、新趨勢，更好地對會議起到指導和溝通作用。

2、會議簡報的要求

（1）真實準確。

（2）短小精悍。

（3）快是簡報的質(zhì)量體現(xiàn)。

（4）生動活潑。

3、會議簡報的工作程序

（1）會議簡報的內(nèi)容。

（2）會議簡報的結(jié)構(gòu)。

四、收集信息的分類

（一）會議信息的分類

1、按照會議信息的作用劃分

（1）與會者信息。

（2）會議指導性、宣傳性信息。

（3）會議議題性信息。

（4）會議主題內(nèi)容信息。

（5）記錄性、結(jié)果性文件信息。

（6）會議的程序性文件信息。（7）會議交流性文件信息。

（8）會議參考性信息。

（9）會議管理性信息。

2、按照會議信息的保密性劃分

（1）保密性會議信息。

（2）內(nèi)部性會議信息。

（3）公開性會議信息。

3、按照會議信息傳遞方式劃分

（1）會議講話信息。

（2）會議書面信息。

（3）會議聲像信息。

（二）收集會議信息的要求

1、齊全。

2、及時。

3、準確。

4、有效。

（1）責任到人。

（2）履行登記。

（3）嚴格保密。

（4）明確范圍，（5）有針對性。

（三）收集會議信息的工作程序

1、確定會議信息的搜集范圍。

2、選擇會議信息的搜集渠道。

3、確定搜集會議信息的方法。

（1）召集開會。

（2）提供書面材料。

（3）個別約見。

（4）會議結(jié)束時及時搜集。

（5）個別催退。

（6）按清退目錄收集。

（7）限時交退。

五、反饋會議信息

（一）反饋會議信息的內(nèi)容和要求

1、反饋會議信息的內(nèi)容

（1）反饋會前信息。

（2）反饋會中信息。

（3）反饋會后傳達落實的情況。

2、反饋會議信息的要求

（1）會議的信息反饋要注意店面結(jié)合，正負反饋結(jié)合。

（2）會議信息反饋的目的要明確。

（3）充分重視會議的反饋信息溝通。

（二）反饋會議信息的工作程序

1、布置會議信息收集工作。

2、會議信息的搜集渠道的選擇和建設。

3、建立定期的會議信息反饋制度。

4、做好會議信息的反饋匯報工作。

5、抓好會議反饋信息的落實工作。

會后落實

一、會議文件資料收集的要求

（一）收集會議文件資料的要求和內(nèi)容

1、收集會議文件資料的要求

（1）確定會議文件資料的收集范圍。

（2）收集會議文件資料要及時，確保文件資料在與會人員離會前全部收集齊全。

（3）選擇收集文件資料的渠道，運用收集文件資料的不同方式方法。

（4）收集會議文件要履行嚴格的登記手續(xù)。來源于考試大（5）收集整理過程中要注意保密。

2、需收集的文件資料

（1）會前準備并分發(fā)的文件。

（2）會議期間產(chǎn)生的文件。

（3）會后產(chǎn)生的文件。

（二）會議文件的立卷歸檔

1、會議文件立卷歸檔的意義

（1）保持會議文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。

（2）保持歷史的真是面貌，反映工作的客觀進程。

（3）保護會議文件的完整與安全，便于保存和保管。

（4）保證會議秘書工作的聯(lián)系性，為檔案工作奠定基礎。

2、會議文件立卷歸檔的范圍的范圍和分工。

（1）會議文件立卷歸檔范圍

（2）會議文件立卷歸檔分工。

3、會議文件立卷的基本原則和方法

（1）會議文件立卷的基本原則。

（2）會議文件立卷方法。

4、會議文件立卷工作程序。

（1）大中型會議文件立卷

（2）日常工作會議文件資料立卷。

（三）會議文件資料收集整理的工作程序

將收集的文件資料進行登記——向上級總結(jié)、匯報情況——甄別整理、分類歸卷——卷內(nèi)文件的排列——卷內(nèi)文件的編號、編目——填寫卷內(nèi)文件的備考表——案卷標題的擬制——填案卷封面——移交給檔案室——清理-銷毀不再利用的紙張。

二、會議紀要的內(nèi)容和要求

（一）會議紀要的種類

（1）辦公關(guān)于紀要。

（2）工作會議紀要。

（3）協(xié)調(diào)會議紀要。

（4）研討會議紀要。

（二）會議紀要的內(nèi)容（1）會議情況簡述。

（2）對會議精神的闡發(fā)。

（三）會議紀要的要求

1、會議紀要的擬寫要求

（1）實事求是，忠于會議實際。

（2）內(nèi)容要集中概括。

（3）要有條理。

2、印制并分發(fā)給有關(guān)部門有關(guān)人員或歸檔保存

3、會議紀要要按印發(fā)范圍和查看等級分發(fā)

（1）確定印發(fā)范圍。

（2）確認接收者。

（3）簽發(fā)會議執(zhí)行。

（四）工作程序

完善會議記錄→起草、編寫會議紀要→確定印發(fā)范圍→接收者確認→領導簽字→打印成文→印制、分發(fā)或歸檔保存。

三、會議經(jīng)費結(jié)算的方法

（一）會議經(jīng)費結(jié)算的方法和要求

1、會議的收費與付費方法

（1）收款的方法與時機。

（2）付款的方法和時間表。

2、會議付費的要求

（1）會議經(jīng)費的名稱要規(guī)范。

（2）遵守公司零用現(xiàn)金、消費價格及用品報銷的各種財務制度和規(guī)定。

（二）會議經(jīng)費結(jié)算的工作程序

通知與會人員結(jié)算時間地點→清點費用支出發(fā)票→核實發(fā)票→填寫報銷單、將發(fā)票貼于報銷單背面→請領導者簽字→到財務部門報銷→與相關(guān)部門及人員結(jié)清費用。

（三）會議經(jīng)費結(jié)算的注意事項 考試大編輯整理

（1）開具會議住宿費發(fā)票時，需要向賓館酒店索取蓋有酒店章的正式發(fā)票，保證開立的發(fā)票與收取的會務費相等。

（2）住宿費一般不包括使用房間的長途電話費、客房小酒吧、在酒店簽單的費用。

四、跟蹤反饋落實會議精神

（一）會議決定事項的傳達

1、會議傳達決定事項的要求

（1）傳達會議決定事項必須準確，必須原原本本傳達。

（2）傳達會議決定事項必須及時。

（3）傳達會議決定事項必須到位。

2、會議傳達落實的作用

（1）會議決策傳達落實是實現(xiàn)會議決策目標的最主要環(huán)節(jié)。

（2）會議決策傳達落實是衡量下級組織得力與否的主要標志。

（3）會議決策傳達落實是對會議決策的檢驗。

3、傳達落實會議決策的具體實施

（1）傳達動員。

（2）分解任務。

（3）互相溝通。（4）操作控制。

（5）效益考核。

（二）會議決定事項反饋

（1）反饋的原則。

（2）反饋的重點。

（2）綜合反饋。

（三）跟蹤反饋落實會議精神的工作程序

會議決定事項的傳達→會議決定事項的催辦與登記制度→會議決定事項的反饋。

（四）跟蹤反饋落實會議精神的注意事項

（1）綜合性的須由多部門共同辦理的工作事項。

（2）部門責任分工邊緣的、交錯的工作事項。