第一篇：企業(yè)員工人力資源檔案的建立與應(yīng)用探討

企業(yè)員工人力資源檔案的建立與應(yīng)用探討

賈亞洲1，張江珊2

（1.蘭州大學(xué) 經(jīng)濟(jì)學(xué)院，甘肅 蘭州 730000；2.揚(yáng)州大學(xué) 社會(huì)發(fā)展學(xué)院，江蘇 揚(yáng)州 225009）

一、人事檔案與企業(yè)員工人力資源檔案

人事檔案是指我國(guó)各級(jí)各類(lèi)國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位在人事管理活動(dòng)中形成的記述和反映某人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位集中起來(lái)的以備日后查考的文件材料。依據(jù)人們社會(huì)分工的不同，人事檔案可分為干部檔案、工人檔案、軍人檔案以及學(xué)生檔案等種類(lèi)，其主要內(nèi)容包括履歷、鑒定、考核、工資、職務(wù)、職稱(chēng)、學(xué)位等情況的真實(shí)記錄。與人事檔案相比較，企業(yè)員工人力資源檔案有兩個(gè)比較顯著的特點(diǎn)：

首先，企業(yè)員工人力資源檔案的機(jī)密性不如人事檔案強(qiáng)。企業(yè)人力資源檔案除了對(duì)企業(yè)外部保密以外，企業(yè)人力資源部門(mén)、各相關(guān)管理人員以及員工本人都可以自由查閱自己的人力資源檔案，以使企業(yè)和員工本人對(duì)員工的個(gè)人素質(zhì)、培訓(xùn)、獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰等情況都有一個(gè)系統(tǒng)性的認(rèn)識(shí)和了解，服務(wù)于企業(yè)的人力資源工作。

其次，不強(qiáng)調(diào)原始記錄性，這是企業(yè)員工人力資源檔案與人事檔案的一個(gè)重要區(qū)別。當(dāng)然，這里并不是從概念上否認(rèn)檔案的原始記錄性。不強(qiáng)調(diào)原始記錄性，并非沒(méi)有原始記錄，而是指只要被企業(yè)核實(shí)是反應(yīng)員工真實(shí)情況的相關(guān)材料，即使不是原始記錄，如傳真、復(fù)印件等，也可被歸入員工人力資源檔案，服務(wù)于企業(yè)的人力資源開(kāi)發(fā)和利用。

因之，我們可在此基礎(chǔ)上界定出企業(yè)員工人力資源檔案的定義，即企業(yè)人力資源部門(mén)主要以員工個(gè)人為單位收集的，員工從進(jìn)入企業(yè)前的面試一直到他離開(kāi)這個(gè)企業(yè)的整個(gè)過(guò)程中所形成的，與企業(yè)人力資源工作有關(guān)并對(duì)員工的人力資源開(kāi)發(fā)與利用有一定作用的文件材料。

二、企業(yè)員工人力資源檔案的主要內(nèi)容

1.員工的測(cè)試與甄選材料。現(xiàn)代企業(yè)招聘員工一般都要經(jīng)過(guò)層層篩選，采用多種方法對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行考核。一旦一個(gè)應(yīng)聘人員被企業(yè)錄用，企業(yè)面試考核小組對(duì)應(yīng)聘人員儀容儀表、應(yīng)變能力、表達(dá)能力、判斷分析能力以及其它考核項(xiàng)目的評(píng)語(yǔ)、鑒定等材料，在經(jīng)人力資源部門(mén)整理以后，應(yīng)該歸入企業(yè)員工人力資源檔案。如果企業(yè)對(duì)應(yīng)聘者有筆試考核，筆試成績(jī)與試卷等資料也應(yīng)歸檔保存。

2.員工基本情況檔案。這里主要是指有關(guān)員工的受教育狀況、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、能力特長(zhǎng)、政治面貌、身體狀況、業(yè)余愛(ài)好、家庭情況等基本資料。有些資料企業(yè)可能無(wú)法保存原件，如員工的學(xué)位學(xué)歷證書(shū)、黨團(tuán)資料、職業(yè)技能資格證書(shū)等，但是企業(yè)人力資源部門(mén)在核實(shí)這些資料以后，必須對(duì)每個(gè)員工建立起相應(yīng)的基本情況檔案。

3.員工培訓(xùn)檔案。員工培訓(xùn)檔案至少應(yīng)該包括以下兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是以員工本人為主擬定、經(jīng)員工本人上級(jí)認(rèn)可、并交企業(yè)人力資源部門(mén)備案的員工個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃；二是由企業(yè)人力資源部門(mén)根據(jù)員工個(gè)人的職業(yè)生涯規(guī)劃，結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展、人才需求以及員工培訓(xùn)規(guī)劃而制定的員工培訓(xùn)和使用資料。檔案中不僅應(yīng)包括員工本人的工作經(jīng)歷，還要包括本人參加各種培訓(xùn)活動(dòng)的詳細(xì)記錄，如：何時(shí)、在何地參加過(guò)何種培訓(xùn)；本人學(xué)習(xí)的收獲、體會(huì)及對(duì)其的考核評(píng)語(yǔ)；本人當(dāng)時(shí)的工作崗位和要求；本人近期和今后發(fā)展目標(biāo)以及實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的具體計(jì)劃和措施(如要求參加本企業(yè)或外單位舉辦的培訓(xùn)班，或者希望到大學(xué)深造)等。

4.員工績(jī)效檔案。員工績(jī)效是指經(jīng)過(guò)企業(yè)評(píng)價(jià)的員工工作行為、方式及其結(jié)果。員工績(jī)效全面反映了企業(yè)對(duì)員工的認(rèn)可程度，或者說(shuō)是員工的表現(xiàn)被企業(yè)認(rèn)可的程度，績(jī)效評(píng)價(jià)材料不能僅僅用于當(dāng)期的獎(jiǎng)勵(lì)、表?yè)P(yáng)、晉升或者獎(jiǎng)金發(fā)放，過(guò)后就棄置不顧，而必須作為重要 的人力資源檔案保存下來(lái)。員工績(jī)效檔案主要包括績(jī)效考核表，員工的自我鑒定和上級(jí)鑒定，考核面談情況記錄，員工受到的表?yè)P(yáng)、獎(jiǎng)勵(lì)以及處分情況等材料。

三、企業(yè)員工人力資源檔案的應(yīng)用

完善的企業(yè)員工人力資源檔案將為企業(yè)各項(xiàng)人力資源工作提供一個(gè)友好的基礎(chǔ)信息平臺(tái)。具體來(lái)說(shuō)，員工人力資源檔案主要有以下幾個(gè)方面的作用。

1.分析企業(yè)現(xiàn)有人力資源的整體優(yōu)勢(shì)與不足。全面、翔實(shí)的員工人力資源檔案可以使企業(yè)對(duì)內(nèi)部人力資源狀況有一個(gè)比較準(zhǔn)確的分析和判斷，從而提高企業(yè)人力資源需求預(yù)測(cè)和戰(zhàn)略規(guī)劃的科學(xué)化與規(guī)范化程度。企業(yè)許多其它計(jì)劃的制定也必須依賴(lài)對(duì)內(nèi)部人力資源狀況的準(zhǔn)確判斷，企業(yè)的新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、市場(chǎng)拓展、培訓(xùn)等計(jì)劃之所以失敗，往往也不是因?yàn)閳?zhí)行過(guò)程存在問(wèn)題，而是由于計(jì)劃的制定沒(méi)有考慮到與企業(yè)當(dāng)時(shí)的人力資源狀況保持吻合。

2.分析企業(yè)員工個(gè)體的優(yōu)勢(shì)與不足。通過(guò)對(duì)員工人力資源檔案中個(gè)人基本情況、績(jī)效和培訓(xùn)情況的分析，可以清楚了解每一個(gè)員工的長(zhǎng)處和短處，對(duì)于企業(yè)的人職匹配、員工晉升、企業(yè)人事的調(diào)整與任免具有重要參考作用，有助于最大限度的發(fā)揮人力資源的效用，促進(jìn)企業(yè)人力資源的內(nèi)部合理配置。

3.幫助員工制定個(gè)人職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。員工人力資源檔案記載了員工在企業(yè)的成長(zhǎng)軌跡，記載了員工取得的成績(jī)，也記載了他的失敗以及他失敗的原因，這些資料可以幫助人力資源部門(mén)全面分析員工的思想、文化、心理和業(yè)務(wù)素質(zhì)，分析員工的職業(yè)發(fā)展?jié)摿?，幫助員工制定科學(xué)、合理的職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃，使員工能夠在企業(yè)最大程度的發(fā)揮自己的工作潛力，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展和員工自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

4.有利于對(duì)員工進(jìn)行個(gè)性化的激勵(lì)和管理。以人為本是現(xiàn)代社會(huì)的核心理念，而對(duì)員工進(jìn)行個(gè)性化的激勵(lì)與管理是企業(yè)貫徹這一理念的一個(gè)重要方法和手段。通過(guò)員工基本情況檔案，企業(yè)可以針對(duì)每一員工的發(fā)展層次、現(xiàn)實(shí)需要、個(gè)人偏好以及家庭困難等情況，采取不同的激勵(lì)與管理方法，從而最大限度的滿足員工的需要。企業(yè)由于對(duì)員工的充分了解，也減少了在激勵(lì)上由于信息不對(duì)稱(chēng)造成的成本損失。一些企業(yè)采取的行之有效的個(gè)性化“情感激勵(lì)”和管理方法，如員工生日祝賀、贍養(yǎng)老人補(bǔ)貼、托兒福利等，是必須建立在充分了解員工個(gè)人基本情況基礎(chǔ)之上的，而員工人力資源檔案的建立與完善可以幫助企業(yè)很好的實(shí)現(xiàn)這一目的。

參考文獻(xiàn)：

【1】關(guān)付生.企業(yè)人力資源檔案的建立及其作用【J】.市場(chǎng)研究，1999（08）：22-23.【2】尚玉青.加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的管理【J】.冶金叢刊，1999，（02）：43-44.【3】柳小玲，鄭連榮.企業(yè)人事檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)【J】.華北電業(yè)，2002，（04）：28.【4】靳淑明.企業(yè)人事檔案管理與人力資源開(kāi)發(fā)【J】.中國(guó)檔案，2003，（05）：86 【5】陸偉鋒，田紅敏.人事檔案管理與人力資源開(kāi)發(fā)芻議【J】.企業(yè)經(jīng)濟(jì)，2003，（05）：185-186.【6】李瑩，李虹，隋文萍.人事檔案與人力資源開(kāi)發(fā)【J】.山東農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2003，（02）：93.Study on Establishment and Application of Employee's Human

Resource Archives

JIA Ya-zhou1，ZHANG Jiang-shan2

(1.School of Economics，Lanzhou University ,Lanzhou 730000,China；2.School of Social Development,Yangzhou University，Yangzhou 225009,china)Abstract：Employee's personnel archives is closely related to enterprise' human

resource management,management system of personnel archives in our country is unfavorable for the enterprise to use employee' archives.Management scholars neglect the function of employee's archives generally,archive scholars prefer to study this problem from aspect of pure archival science not serving the enterprise' human resource development and utilization.Using the concept of “employee's human resource archives”,the paper gives an elemental discussion about problem mentioned above.Key words：employee's human resource archives；personnel archives；establishment

第二篇：如何建立企業(yè)員工培訓(xùn)檔案

如何建立企業(yè)員工培訓(xùn)檔案？

對(duì)于培訓(xùn)來(lái)說(shuō),少不了要對(duì)全年的培訓(xùn)工作有個(gè)總結(jié)與自我評(píng)估,在現(xiàn)在許多還沒(méi)有辦法做到用6SIGMA來(lái)評(píng)估培訓(xùn)投資收益的時(shí)候,培訓(xùn)的一些數(shù)據(jù)在工作總結(jié)中就發(fā)揮了很大的作用,透過(guò)對(duì)培訓(xùn)記錄的總結(jié)和分析,領(lǐng)導(dǎo)層心里應(yīng)該還是有數(shù)的:雖然不能明確知道培訓(xùn)帶來(lái)了多少利潤(rùn)的增長(zhǎng),但無(wú)疑,沒(méi)有培訓(xùn),公司的情況將會(huì)更差。

對(duì)于培訓(xùn)檔案建設(shè)方面的日常工作,可以從以下幾個(gè)方面入手:

1、全年培訓(xùn)課程記錄統(tǒng)計(jì)表

設(shè)計(jì)一張EXCEL表格,統(tǒng)計(jì)匯總整個(gè)已實(shí)施課程的情況,具體項(xiàng)目依次可包括序、培訓(xùn)類(lèi)別、培訓(xùn)課程名稱(chēng)、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、課程時(shí)數(shù)、主辦單位、講師、學(xué)員對(duì)象、參加人數(shù)、實(shí)到人數(shù)、出勤率、培訓(xùn)費(fèi)用、人均培訓(xùn)費(fèi)用、評(píng)估方式、培訓(xùn)滿意度、總時(shí)數(shù)、備注。如下圖所示:

這個(gè)表建立之后,關(guān)鍵就是在日常中及時(shí)填寫(xiě)更新,每次課程結(jié)束之后就要把課程相應(yīng)信息錄入到此表中,記住,是所有的培訓(xùn),包括免費(fèi)獲得培訓(xùn),包括臨時(shí)開(kāi)辦的學(xué)習(xí)會(huì)。

2、單項(xiàng)課程資料包

單項(xiàng)課程包的含義是每一次課程都要按照培訓(xùn)作業(yè)流程將各項(xiàng)表單、資料歸檔,分課程保存。對(duì)于每項(xiàng)課程,內(nèi)部課程需要存檔的資料包括: A、培訓(xùn)申請(qǐng)表(內(nèi)訓(xùn)都需要申請(qǐng)審批,培訓(xùn)是成本)、培訓(xùn)課程計(jì)劃(附在申請(qǐng)表后面供領(lǐng)導(dǎo)參考評(píng)估,內(nèi)容包括課程開(kāi)辦的原因與目標(biāo)、課程要素時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象等介紹、講師的介紹、課程效果評(píng)估方法、培訓(xùn)費(fèi)用等);B、開(kāi)課通知單:審批之后就發(fā)布開(kāi)課通知單,列清各項(xiàng)培訓(xùn)要素,有必要者可根據(jù)學(xué)員對(duì)象列上具體學(xué)員名單,一一對(duì)應(yīng)。講師邀請(qǐng)函也可做一份,以顯示對(duì)講師的尊重。C、培訓(xùn)簽到表:配合開(kāi)課通知單的學(xué)員名單一一對(duì)應(yīng)簽到;D、課程教材、講義:包括紙質(zhì)版、電子版、課程相關(guān)的其他資料,如案例、討論、表格等;E、培訓(xùn)評(píng)估表或心得報(bào)告:培訓(xùn)結(jié)束后要進(jìn)行效果評(píng)估,將學(xué)員提交的評(píng)估資料整理歸檔;F、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告:培訓(xùn)結(jié)束后要對(duì)本次培訓(xùn)課程進(jìn)行總結(jié),出勤情況、學(xué)員滿意度情況、學(xué)員的反饋、培訓(xùn)工作存在的問(wèn)題以及改進(jìn)措施等。講師感謝函也可發(fā)出一份,向講師表示感謝并反饋本次培訓(xùn)結(jié)果。

以上這些東西統(tǒng)一歸檔于檔案袋,就是一個(gè)比較完整的單項(xiàng)課程資料包,各項(xiàng)資料較為齊全。外訓(xùn)課程需要存檔的資料包括: 外訓(xùn)申請(qǐng)表和課程信息(外部機(jī)構(gòu)的課程資料)、培訓(xùn)講義、培訓(xùn)評(píng)估表和心得報(bào)告

3、員工個(gè)人培訓(xùn)檔案

建立每一位員工的培訓(xùn)記錄,通過(guò)這個(gè)記錄可以很快得到員工參加了哪些培訓(xùn)課程、參加培訓(xùn)的總時(shí)數(shù)有多少、花費(fèi)的培訓(xùn)費(fèi)用有多少,每次培訓(xùn)后的評(píng)估結(jié)果如何,這些數(shù)據(jù)對(duì)于在需要了解員工學(xué)習(xí)情況時(shí)會(huì)有用處,尤其是在晉升評(píng)審、轉(zhuǎn)崗、調(diào)動(dòng)的時(shí)候會(huì)有參考價(jià)值。

如果沒(méi)有IT系統(tǒng)的支持,可以用EXCEL表格建立每一位員工的每一次培訓(xùn)記錄,然后將EXCEL導(dǎo)入ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù),利用ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)里面的報(bào)表功能,將EXCEL表格一行一行的信息通過(guò)報(bào)表功能轉(zhuǎn)換為一頁(yè)的東西,這樣便于打印,也便于整體瀏覽。如果有IT系統(tǒng)那就更方便了。

4、其他檔案 其他檔案包括: A、內(nèi)部講師資料庫(kù):將擔(dān)任內(nèi)部講師的員工基本信息拷貝出來(lái),然后加上內(nèi)部講師的一些信息,如時(shí)間、級(jí)別、可授課程、授課次數(shù)與時(shí)數(shù)等。

B、培訓(xùn)供應(yīng)商資料庫(kù):包括培訓(xùn)公司名稱(chēng)、公司的性質(zhì)、關(guān)鍵/優(yōu)勢(shì)業(yè)務(wù)領(lǐng)域、地址、聯(lián)系人/聯(lián)系方式、供應(yīng)商說(shuō)明(是否合作過(guò),評(píng)價(jià)如何,有何特別要說(shuō)明的地方)、供應(yīng)商資質(zhì)(根據(jù)你的需要把供應(yīng)商分級(jí)別管理,在有需要時(shí)可優(yōu)先與資質(zhì)級(jí)別高的供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)洽談)C、課程庫(kù): 根據(jù)公司的培訓(xùn)課程體系,按體系分類(lèi)建立文件夾,將整年的培訓(xùn)課件和資料打包放進(jìn)文件夾內(nèi),慢慢充實(shí)你的課程體系,因?yàn)檫@些課程都是上過(guò)的,更具有可實(shí)施性,所以,不是將一些相關(guān)的其他課件放入,必須是與你公司有關(guān)的,或自己上過(guò),或請(qǐng)人來(lái)上過(guò),以后在修訂課程的時(shí)候可標(biāo)識(shí)版本號(hào)。培訓(xùn)檔案建立完善后，可以根據(jù)你培訓(xùn)計(jì)劃的課程,隨便抽一個(gè)課程,審查你是否有開(kāi)課申請(qǐng)、開(kāi)課通知、簽到、教案、評(píng)估資料,隨便抽一個(gè)員工,看他是否經(jīng)過(guò)了上崗培訓(xùn)、考核資料、其他培訓(xùn)記錄等，你都可以很好的做出總結(jié)與評(píng)估。

第三篇：如何建立員工檔案

004km.cn

如何建立員工檔案

課程內(nèi)容：

你遇到過(guò)員工“人間蒸發(fā)”，無(wú)法辭退的情況嗎？發(fā)生突發(fā)事件，聯(lián)系不到員工家屬怎么辦？企業(yè)員工流動(dòng)太大，如何對(duì)員工進(jìn)行有效管理？——這些正是我們探討員工檔案建立方法與技巧的緣由。

通過(guò)本節(jié)課的學(xué)習(xí)，您會(huì)清晰地了解到做好員工檔案建立工作的重要性。我們還將為您提供建立員工檔案的實(shí)用技巧。

解決方案：

他山之石，可以攻玉。

下面我們從實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)中給大家總結(jié)一些方法流程，以便大家參考，幫助我們少走彎路，直達(dá)成功。

員工檔案的建立，是企業(yè)人事制度的重要內(nèi)容一般有五個(gè)步驟。

面試材料入檔包括面試登記表及相關(guān)面試入職表單的歸檔；面試 1.將面試材料入檔。

2.入職員工個(gè)人材料的入檔。

3.公司提供的相關(guān)材料入檔。

4.做好關(guān)聯(lián)材料的存放。

5.將這些內(nèi)容合并為員工檔案，做好存放工作。

004km.cn

登記表中的基本信息要完備，避免出現(xiàn)緊急時(shí)沒(méi)法使用的情況；對(duì)資料要簽訂真實(shí)性保證的協(xié)議，能規(guī)避后期的一些勞動(dòng)爭(zhēng)議所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)；面試登記表的內(nèi)容也要詳實(shí)、充分。

對(duì)企業(yè)而言，要請(qǐng)面試官和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)填寫(xiě)面試記錄表，寫(xiě)下對(duì)面試者的意見(jiàn)；另外，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)允許面試者入職的，要請(qǐng)他做招聘入職審批。這兩者都便于HR在以后的工作中翻閱入職原因，了解入職情況，作為以后錄用、爭(zhēng)論的參考。

入職員工個(gè)人材料中，首先是相關(guān)證件、證書(shū)的歸檔，員工需提供原件，由HR親自復(fù)印。

入職登記表也是重要內(nèi)容，員工需重新填寫(xiě)基本信息，在之前遺漏或更新的內(nèi)容要完善；請(qǐng)員工填寫(xiě)上家企業(yè)的薪資，可以作為以后薪資調(diào)整的參照；員工社保情況也要填寫(xiě)清楚；員工入職登記表的內(nèi)容需每年更新，保持同步。

此外，員工需提供上家單位的離職證明，并放入檔案。這既是員工工作經(jīng)驗(yàn)的證明；也有利于防范可能發(fā)生的勞動(dòng)糾紛。

員工的體檢表要放入檔案中，既是員工身體狀況的證明，也有利于防范可能發(fā)生的勞動(dòng)糾紛，如員工原先就患有某種疾病，想據(jù)此找

004km.cn

公司麻煩時(shí)，則可舉證。

員工檔案中也要包括公司給予的內(nèi)容，公司與員工簽訂的勞動(dòng)合同肯定要入檔保存。

以下材料也要入檔備案：

1.員工獎(jiǎng)懲記錄，包括過(guò)失單和獎(jiǎng)勵(lì)表；

2.員工變化情況，包括薪資變化單和崗位變動(dòng)記錄；

3.員工轉(zhuǎn)正情況，包括轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表、轉(zhuǎn)正審批表及轉(zhuǎn)正總結(jié)；

4.此外，員工績(jī)效考核表、員工專(zhuān)利申請(qǐng)、保險(xiǎn)繳納情況以及附加協(xié)議等，都要存檔保存。

對(duì)于特別情況，如特殊調(diào)薪、特殊入職原因等，都要在簡(jiǎn)歷首頁(yè)甚至檔案袋的封皮上寫(xiě)明備注；便于HR依據(jù)事態(tài)進(jìn)行追蹤；也易于確定責(zé)任歸屬。

004km.cn

培訓(xùn)檔案一般存放在培訓(xùn)部門(mén)，在員工離職后，再將該員工的相關(guān)培訓(xùn)情況與他其余的檔案裝訂起來(lái)，統(tǒng)一歸檔。

合理化建議的檔案等，可以作為員工發(fā)展、考評(píng)、調(diào)薪的參考，在具體應(yīng)用時(shí)，抽取應(yīng)用部分，關(guān)聯(lián)存檔。

存放關(guān)聯(lián)材料時(shí)要注意，這些檔案各部門(mén)調(diào)用頻繁；HR要嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，員工檔案的其他內(nèi)容要保密；因此，此類(lèi)關(guān)聯(lián)性材料都不能直接放在員工檔案中。

004km.cn

與以上所講的公司人力資源部建立的員工個(gè)人檔案不同，由國(guó)家人事部門(mén)建立的人事檔案在員工入職后可以調(diào)入所屬人才服務(wù)中心在公司名下存放，調(diào)入對(duì)象一般包含本地員工及重點(diǎn)員工；只有擁有人事權(quán)的企業(yè)才可以自己保管員工人事檔案；對(duì)于大量的對(duì)于大批量的、崗位級(jí)別較低的外地員工，HR更不需要調(diào)入他們的人事檔案。檔案存放有許多技巧，可以將檔案按部門(mén)、姓氏進(jìn)行分類(lèi)；通過(guò)折頁(yè)標(biāo)注姓名，直接立式放置于立柜中，既利于歸類(lèi)，也便于查找。

企業(yè)電子檔案則只需有基本家庭信息及員工主要變更情況。

離職檔案的存放，要保持一定的時(shí)長(zhǎng)，一般為兩年?；A(chǔ)崗位離職檔案統(tǒng)一裝訂存檔。優(yōu)秀員工檔案可以分開(kāi)存放，便于對(duì)優(yōu)秀員工進(jìn)行跟蹤。

最后，我們把這幾個(gè)步驟串起來(lái)，就形成了“建立員工檔案”的完整流程。

或許文字的話大家并不是很清楚，我們可以看下面的思維導(dǎo)圖，004km.cn

能讓你更加形象的理解和明白該如何建立員工檔案。

（思維導(dǎo)圖可以下載后放大看，更清楚?。?/p>

相關(guān)課程：

如何制定有競(jìng)爭(zhēng)力的薪酬 如何設(shè)計(jì)面試評(píng)分表 如何發(fā)揮薪酬的激勵(lì)作用 如何保證薪酬公平性 如何做好對(duì)“空降兵”的授權(quán)

004km.cn

想學(xué)習(xí)以上課程可以掃描下面的二維碼，里面有詳細(xì)內(nèi)容及海量課程

第四篇：建立員工健康檔案

4、建立員工健康檔案：分公司辦公室負(fù)責(zé)保管員工健康證，并建立員工健康檔案，記錄

員工個(gè)人信息、從事的崗位、健康證辦理的年限、最近一次體檢時(shí)間、到期日期等信息，具體見(jiàn)附表《員工健康證信息臺(tái)賬》。

5、健康證的年檢：健康證有效期為一年，分公司辦公室負(fù)責(zé)員工健康證的年檢，保證健

康證合格有效。通常在員工健康證到期前，分公司辦公室聯(lián)系當(dāng)?shù)丶部刂行牡氖跈?quán)指定單位，統(tǒng)一組織健康年檢。

6、年檢結(jié)果的處理：根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律規(guī)定，患有傳染性疾病的人員不得從事直接接觸

食品飲料生產(chǎn)的工作。如直接解除食品飲料生產(chǎn)的員工在任職過(guò)程中患有法律規(guī)定的傳染性疾病，公司將有權(quán)將其調(diào)離崗位，安排至不直接接觸食品飲料生產(chǎn)的崗位，員工必須服從崗位安排。分公司辦公室將健康證年檢情況及時(shí)通知所屬部門(mén)，如查出不合格人員應(yīng)上報(bào)總經(jīng)理。健康證年檢不合格的人員，如果屬于暫時(shí)性的，管理者應(yīng)安排休息，待身體恢復(fù)復(fù)檢合格后才能繼續(xù)上崗；如果是難以治愈的有礙食品安全的疾病，管理者應(yīng)安排其他適合的崗位，決不可繼續(xù)留在原崗位。分公司辦公室應(yīng)將健康證年檢不合格的情況和相應(yīng)人員安排情況詳細(xì)記錄在《員工健康證信息臺(tái)帳》中。

7、監(jiān)督檢查：質(zhì)檢科對(duì)每年的健康證年審情況進(jìn)行監(jiān)督管理。重點(diǎn)檢查是否從事直接接

觸食品崗位的人員都納入了健康證的管理，健康證年檢不合格的人員，是否進(jìn)行了妥善的安排。如果發(fā)現(xiàn)不合格的情況，應(yīng)立即指出并責(zé)令作出正確處理，并對(duì)違規(guī)的部門(mén)或生產(chǎn)車(chē)間進(jìn)行考核扣罰。

第五篇：?jiǎn)T工檔案建立管理標(biāo)準(zhǔn)

員工檔案管理規(guī)定

一、解釋說(shuō)明

本檔案指研究院為方便對(duì)員工基本情況了解和記錄而建立的員工基本情況匯總，并非員工個(gè)人人事檔案。

本檔案由研究院人力部門(mén)負(fù)責(zé)建立、維護(hù)和保管。并作為員工基本情況的真實(shí)反映，員工需如實(shí)認(rèn)真填寫(xiě)，保證內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、詳細(xì)，并為虛假提報(bào)行為負(fù)責(zé)。

檔案所有權(quán)和處置權(quán)歸研究院所有，屬單位秘密，其保管和使用必須嚴(yán)格遵循本規(guī)定要求。

二、建檔要求

1.檔案分類(lèi)：

i.按照存儲(chǔ)媒質(zhì)劃分：檔案分電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種。

ii.按照員工狀態(tài)劃分：檔案分為在職檔案和離職檔案兩種。

2.電子檔案：包括以下內(nèi)容

i.身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證以及相關(guān)資格證書(shū)（計(jì)算機(jī)、英語(yǔ)、職稱(chēng)等）的掃描圖像，圖像類(lèi)

型為jpeg文件，文件大小不得小于100KB。

ii.，包括：姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)、民族、文化程度、聯(lián)系電話、戶(hù)口所在地行政區(qū)劃、居住地行政區(qū)劃名稱(chēng)、家庭詳細(xì)地址（具體到門(mén)牌號(hào)）以及其他內(nèi)容。iii.，包括：姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)、民族、政治面貌、婚姻狀況、畢業(yè)院校、所學(xué)專(zhuān)業(yè)、文化程度、所獲證書(shū)、職稱(chēng)情況、工作經(jīng)歷、家庭成員（關(guān)系、姓名、工作單位、職位）、家庭地址、本人電話、家庭電話、到單位時(shí)間、畢業(yè)證書(shū)編號(hào)、學(xué)歷證書(shū)編號(hào)，起息日期，檔案編號(hào)等。

3.紙質(zhì)檔案：包括以下內(nèi)容

i.，貼近期一寸免冠彩色照片，員工本人手填。

ii.身份證復(fù)印件（正反面）一份。

iii.勞動(dòng)用工合同和保密協(xié)議一份。

iv.相關(guān)資格證書(shū)復(fù)印件。

v.員工入職以來(lái)的培訓(xùn)、轉(zhuǎn)正、定崗、調(diào)崗、考核、獎(jiǎng)罰、離職等見(jiàn)證性資料。

4.整理裝訂：

i.紙質(zhì)檔案按員工單獨(dú)建檔封裝，并進(jìn)行編號(hào)，避免重名并方便后期維護(hù)與查詢(xún)。

ii.編號(hào)原則：年份+序列號(hào)，如20120049，即2012年入職，為研究院第49名入職員工。iii.檔案按照年份封裝，每一年份檔案統(tǒng)一張貼，標(biāo)明、姓名、編號(hào)。

5.時(shí)間要求：?jiǎn)T工入職后，觀察期內(nèi)完成檔案資料的籌備工作，觀察期結(jié)束后，即可正式入員工檔

案庫(kù)，統(tǒng)一保存。

三、維護(hù)保管

1.維護(hù)更新

i.人力部門(mén)對(duì)員工自入職以來(lái)的培訓(xùn)、轉(zhuǎn)正、定崗、調(diào)崗、考核、獎(jiǎng)罰、離職等情況進(jìn)行全程

跟蹤，并對(duì)相應(yīng)過(guò)程或結(jié)果進(jìn)行編輯存檔，及時(shí)更新維護(hù)。

ii.對(duì)員工個(gè)人取得的職稱(chēng)、證書(shū)，進(jìn)行登記存檔。

iii.檔案的更新須有記錄，每次更新需經(jīng)人力部門(mén)負(fù)責(zé)人簽批。

2.查閱保管

i.檔案為單位秘密，管理人員不得私自隨意將檔案信息外漏或借閱，必須征得研究院領(lǐng)導(dǎo)同意

后，方可查閱。

ii.檔案需在安全的密閉空間保管存放，必須采取一定的安全措施。

iii.檔案需由人力部門(mén)專(zhuān)人負(fù)責(zé)看管。

四、離職處理

1.2.五、1.2.3.員工辦理完離職手續(xù)后，單位有繼續(xù)保留員工檔案的權(quán)利。員工離職一年后，可返回單位取走員工檔案。到時(shí)未領(lǐng)取的，單位可予以銷(xiāo)毀。附件