第一篇：管理制度和檔案建立與管理

管理制度和檔案建立與管理 管理制度和檔案建立與管理

第一節(jié) 管理規(guī)章制度

我公司是南充從事物業(yè)管理工作較早，管房面積較大的企業(yè)。從探索起步，逐漸自成一套行之有效的管理方法，在不斷總結(jié)自管小區(qū)的經(jīng)驗基礎(chǔ)上，建立起一套物業(yè)管理的規(guī)章制度。根據(jù)天合家園小區(qū)物業(yè)管理項目的特點和政府有關(guān)文件的規(guī)定以及我公司原有的管理制度、文件，制定了“天合家園小區(qū)管理制度匯編”。管理規(guī)章制度總體歸納為三大部分。即：

一、眾約定部分

本部分主要是為居民提供指引，規(guī)范業(yè)主使用人的社區(qū)行為的共同約定（待成立管委會后經(jīng)其審批后正式執(zhí)行）。

二、人事管理體系文件

1、崗位職責(zé)：

本部分是根據(jù)服務(wù)中心人員配備、崗位設(shè)置的情況，規(guī)范企業(yè)管理行為，制定的規(guī)章制度。

2、考核制度：

考核制度是結(jié)合具體崗位職責(zé)，參照國家有關(guān)標準，從量到細化，全面衡量每個員工的工作狀況和工作能力，是人事管理體系的重要組成部分。

3、管理運作制度：

三、質(zhì)量保證體系文件

根據(jù)導(dǎo)入的ISO9002質(zhì)量保證模式，按照該標準中19項要素的要求和服務(wù)中心的業(yè)務(wù)流程，逐項落實，構(gòu)成的一套完整科學(xué)的質(zhì)量保證體系文件。

四、各部分制度名稱

一）、公眾約定

1、天合家園小區(qū)業(yè)主公約；

2、天合家園小區(qū)樓宇使用及維護管理規(guī)定；

3、天合家園小區(qū)住宅裝修管理規(guī)定；

4、天合家園小區(qū)治安管理規(guī)定；

5、天合家園小區(qū)綠化養(yǎng)護管理規(guī)定；

6、天合家園小區(qū)消防管理規(guī)定；

7、天合家園小區(qū)交通車輛、停車場管理規(guī)定；

8、天合家園小區(qū)供水、供電、供氣管理規(guī)定；

9、天合家園小區(qū)公用天線和有線電視管理體制規(guī)定；

10、天合家園小區(qū)文體娛樂場所管理規(guī)定；

11、天合家園小區(qū)暫住人員管理規(guī)定；

12、天合家園小區(qū)非住人員管理規(guī)定；

13、天合家園小區(qū)飼養(yǎng)家畜、家禽及寵秀管理規(guī)定；

14、天合家園便民超市管理規(guī)定。

二）、人事管理體系文件

1）、崗位職責(zé)

1、物業(yè)管理服務(wù)中心經(jīng)理職責(zé)；

2、工程技術(shù)部主任崗位職責(zé)；

3、維修工崗位職責(zé)；

4、社區(qū)文化部主任崗位職責(zé)；

5、社區(qū)文化部工作人員崗位職責(zé)；

6、電腦資料員崗位職責(zé)；

7、會計員崗位職責(zé)；

8、出納員崗位職責(zé)；

9、環(huán)境清潔部主任崗位職責(zé)；

10、保潔員崗位職責(zé)；

11、綠化園藝工崗位職責(zé)；

12、安全交通部主任崗位職責(zé)；

13、保安隊長崗位職責(zé)；

14、保安員崗位職責(zé)；

15、交通、車輛管理員崗位職責(zé)；

16、消防員崗位職責(zé)；

17、便民服務(wù)人員崗位職責(zé)；

18、采購員崗位職責(zé)；

19、倉管員崗位職責(zé)；20、信息中心值班調(diào)度工作人員崗位職責(zé)；

21、信息中心工作人員崗位職責(zé)。

2）、考核制度

1、員工工作考核及獎懲制度；

2、員工崗位責(zé)任年考核表；

3、員工崗位責(zé)任月考核成績匯總表；

4、服務(wù)中心服務(wù)人員月考核表；

5、服務(wù)中心經(jīng)理崗位月考核表；

6、會計員崗位月考核表；

7、經(jīng)營管理部主任月考核表；

8、工程技術(shù)部主任月考核表；

9、維修工月考核表；

10、安全交通部主任月考核表；

11、保安員月考核表；

12、交通、車輛管理人員崗位月考核表；

13、車管負責(zé)人崗位月考核表；

14、環(huán)境清潔部主任崗位月考核表；

15、綠化園藝工崗位月考核表；

16、環(huán)境清潔部班長崗位月考核表；

17、保潔員崗位月考核表；

18、社區(qū)文化部主任崗位月考核表；

19、社區(qū)文化部人員崗位月考核表；20電腦資料員崗位月考核表；

21、出納員崗位月考核表。3)、管理運作制度

1、員工守則；

2、管理人員文明服務(wù)準則；

3、員工辦公制度；

4、服務(wù)中心考勤制度；

5、服務(wù)中心員工培訓(xùn)制度；

6、服務(wù)中心廉潔制度；

7、天合家園小區(qū)社會文化工作制度；

8、服務(wù)中心便民服務(wù)制度；

9、服務(wù)中心便民活動管理規(guī)定；

10、服務(wù)中心接待來訪投訴定期回訪工作制度；

11、服務(wù)中心器械設(shè)備管理制度；

12、服務(wù)中心水、電、機械設(shè)備維修、保養(yǎng)制度；

13、天合家園小區(qū)保安隊獎罰規(guī)定；

14、天合家園小區(qū)保安隊紀律規(guī)定；

15、天合家園小區(qū)保安隊隊容儀表規(guī)定；

16、天合家園小區(qū)保安隊學(xué)習(xí)與訓(xùn)練制度；

17、服務(wù)中心員工宿舍管理制度；

18、服務(wù)中心文件檔案管理制度；

19、服務(wù)中心財務(wù)管理制度；20、服務(wù)中心財務(wù)公開制度；

21、財務(wù)中心財務(wù)監(jiān)督制度；

22、突發(fā)事件的處理程序。

第二節(jié)檔案的建立和管理

在日新月異高速變化的現(xiàn)代社會中，信息已成為一種有價值的基礎(chǔ)性資源。物業(yè)檔案資料是物業(yè)信息的重要組成部分，也是物業(yè)管理中的基礎(chǔ)工作，在日常管理中起著憑證和參考的作用。

根據(jù)物業(yè)管理的內(nèi)容，考慮到在實際工作中工作的連貫性和區(qū)域性，便于查閱、參考。擬按各部門工作的內(nèi)容，對檔案資料進行建立、分類、排列：

1、綜合辦公室

可以分為上級文、服務(wù)中心內(nèi)部發(fā)文、計劃總結(jié)、人事檔案、管理合同、抵押貸款合同、物業(yè)權(quán)屬資料、物業(yè)保險合同、公司內(nèi)部管理制度、服務(wù)中心主要活動音像記錄等。人事檔案按漢語拼音，或按姓氏筆畫進行排列；管理合同、低壓貸款合同、物業(yè)權(quán)屬資料、物業(yè)保險合同按建筑分類，并作為永久檔案保留、其余的按年度排列。對于物業(yè)保險，在保險處列一個清單，列名各個保險的有效期限，以便復(fù)審和續(xù)保。

2、工程技術(shù)部

建立工程圖紙檔案、設(shè)備檔案、工程承包合同、工程招投標書或報價單、設(shè)備保養(yǎng)維修記錄、設(shè)備運行記錄、綠化養(yǎng)護技術(shù)資料等等。工程圖紙、設(shè)備資料、綠化資料按空間位置，如門牌號碼來排列。而工程合同、標書或報價單等按所涉及的物業(yè)歸類，然后按年排列，因為這些檔案資料提供的成本資料有時間性，用于新工程時必需考慮它的時間性。

3、經(jīng)營管理部

建立市場調(diào)查資料檔案、租賃合同、租賃申請表、客戶遷入遷出核查表、廣告促銷資料、客戶投訴處理記錄等。市場調(diào)查資料、廣告促銷資料、客戶投訴記錄和來往信件等按年排列，租賃合同、租賃申請表可以按建筑、然后按單元排列，并且單列出一個租期到期日表，以方便了解哪些租約到期而應(yīng)該續(xù)租或終止租約。而過期的租約單獨放到一邊，按租戶的姓名字母順序排列?？蛻敉端抻涗浐蛠硗偶劝唇ㄖ?，然后按客戶的姓名字母順序排列，這一類的文件每年更新，舊的記錄三年后可以銷毀。

4、安全交通部

建立巡邏檢查記錄，門衛(wèi)登記記錄、停車場管理資料等檔案。這些資料一般按各個建筑分類。

5、財務(wù)部

各類帳冊、發(fā)票存根、支出憑證、預(yù)算報告、月度收支報告、年財務(wù)報表等等其它財務(wù)記錄按各個建筑分類，以便按建筑單獨核算。

二 物業(yè)檔案資料的管理

（一）、檔案資料的收集

檔案資料的收集工作盡可能及時、完整、不遺漏。所謂完整、從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成上的方方面面，從地下到樓頂，從主體到配套，從建筑物到環(huán)境，從時間上講是自始至終，從物業(yè)的規(guī)劃設(shè)計到售后服務(wù)的資料都必需齊全。及時、即要不失時機，做到“六時”：

1、物業(yè)接管時。此時是全面掌握房屋建筑、附屬設(shè)備、公共設(shè)施、綠地綠化等物業(yè)基本情況的最佳時機。

2、樓宇入伙時。此時是全面掌握業(yè)主或使用人基本情況和物業(yè)使用情況的最佳時機。

3、上門訪問時。通過主動上門訪問，與業(yè)主或使用人進行對話和溝通，核對已有記錄，注記變動情況。

4、接待投訴時。通過日常接待和處理投訴，掌握動態(tài)變化，修正原有記錄。

5、維修更新時。此時應(yīng)將維修更新后的物業(yè)變動情況注記在案。

6、檢查評比時。此時應(yīng)將已經(jīng)建立的物業(yè)檔案進一步整理完善，以備查考。

（二）、建立標準化的圖、檔、卡、冊、表

為了避免服務(wù)中心在服務(wù)物業(yè)管理活動原始記錄的隨意性，必須建立起標準化的圖、檔、卡、冊、表等。他們是物業(yè)檔案資料常見的形式與內(nèi)容相結(jié)合的產(chǎn)物、建立使用時要相對穩(wěn)定、分類妥善管理。

1、圖是指在實地查丈的基礎(chǔ)上，對照1:300房地產(chǎn)分幅平面圖，根據(jù)管理需要繪制的各類房屋平面圖。包括房屋分棟平面圖、房屋分戶平面圖、房屋分層分間平面圖、產(chǎn)業(yè)概況平面圖以及房屋竣工圖、體內(nèi)線路圖、管道走向圖、污井下水道位置圖等

2、檔是指在管理活動中形成的各類文字材料。由于其數(shù)量大、種類多、因此成為物業(yè)檔案資料的主要成分。包括：房屋接管、變更、注銷通知單和回報單，房屋接管驗收記錄，管理合同副本，房屋產(chǎn)權(quán)證副本，陪屋單，租賃憑證副本，租金測估計算表，分戶過戶報告，買賣過戶通知單，交換過戶通知單，增搭建處理記錄，業(yè)主和用戶來訪記錄以及各類統(tǒng)計資料表格等。

3、卡是指根據(jù)管理工作需要而制作的產(chǎn)業(yè)目錄卡、設(shè)備保養(yǎng)卡、維修記錄卡等。卡的特點是：內(nèi)容濃縮、檢索方便。

4、冊是指為了提高管理效率而建立的房屋建筑設(shè)備手冊（大手冊）、房屋使用手冊（小手冊）、綠化管理手冊、業(yè)主和使用人交費記錄手冊等。

5、表是指根據(jù)管理工作的需要而設(shè)立的各類表格。包括：房屋驗收質(zhì)量登記表、樓宇入伙進度表、居民情況登記表、房屋裝修申請表、居民欠費情況表。

（三）、建立動態(tài)管理機制

由于物業(yè)檔案資料管理具有動態(tài)性，因此必需建立動態(tài)管理機制。凡是管理程序的各個環(huán)節(jié)、都要要求有關(guān)人員進行及時性、經(jīng)常性、完備性的動態(tài)注記。動態(tài)注記可分為以下兩種：

1、隨時動態(tài)。即結(jié)合日常管理業(yè)務(wù)隨時進行的動態(tài)注記。例如，大手冊、小手冊中的各項內(nèi)容，設(shè)備保養(yǎng)卡上的維修更新記錄，文件袋內(nèi)資料增減注記封面記錄等。

2、定期動態(tài)。即按規(guī)定期限進行的動態(tài)注記。例如，產(chǎn)業(yè)基本情況統(tǒng)計資料每年結(jié)合年報調(diào)整統(tǒng)計一次。房屋完損等級除了大修、中修、綜合維修時注記外，每年度需結(jié)合房屋普查注記普查資料，并在大手冊上全面動態(tài)校正一次。年終結(jié)合年報調(diào)整統(tǒng)計數(shù)字。每年上門核對一次小手冊的有關(guān)內(nèi)容，如有變動及時注記，等等。

第二篇：建立檔案管理制度

5、建立檔案管理制度

包括5 個制度：

1、立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。

2、檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護和庫房、設(shè)備管理措施。

3、檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對檔案人員的保密要求。4、檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準手續(xù)。

5、機關(guān)檔案人員崗位責(zé)任制，主要包括每個檔案人員的職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎懲措施。檔案工作制度，是單位的工作制度，特別是檔案歸檔制度，必須要認真落實。制度制定容易,掛到墻壁上容易,但要落實就不容易,必須認真執(zhí)行,才能出成果。

立卷歸檔制度

為加強對局機關(guān)的檔案管理，使檔案資料更好地為局兩個文明建設(shè)服務(wù)，根據(jù)國家《檔案法》和《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的規(guī)定，特訂立本制度。

一、歸檔范圍

凡是本單位在工作活動中形成的具有保存價值的文件資料均屬歸檔范圍，主要有：

1、本單位正式發(fā)文，包括附件、圖表、名冊等，收文中列入歸檔的文件資料；

2、本單位內(nèi)部產(chǎn)生的文件材料，如規(guī)章制度、會議記錄、匯報材料、計劃、總結(jié)、會議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、各項活動照片、音像磁帶等；

3、各科、所、中心形成的資料，如價格、收費管理、檢查、認證、評估、信訪、財務(wù)、信息等；

4、雖未經(jīng)發(fā)文渠道而通過其他途徑形成和積累的文件資料，如：指數(shù)、監(jiān)測、成本測算、基建報表等。

二、歸檔時間

1、日常工作中形成的文件資料，經(jīng)清理后于次年三月底前完成整理立卷后，移交檔案室歸檔；

2、凡專題會議、專題項目(含基建工程)等，在任務(wù)完成后及時交檔案室歸檔；

3、會計檔案在當(dāng)年整理立卷后暫由財會部門保存，一年后交檔案室歸檔；

4、檔案室須在次年六月底前完成本單位上文件資料的立卷歸檔工作。

三、歸檔要求

1、歸檔的文件資料必須按規(guī)定的范圍，完整、系統(tǒng)、成套，不得殘缺不全；

2、歸檔的文件資料必須正確地反映本單位在各項工作中的真實內(nèi)容和歷史過程，符合形成規(guī)律；

3、歸檔的文件資料應(yīng)采用原件，正式發(fā)文應(yīng)附按規(guī)定程序簽發(fā)的發(fā)文底稿；

4、歸檔的文件資料必須使用鋼筆(碳素或藍黑墨水)書寫，字跡工整、清晰、規(guī)范；

5、歸檔的聲像資料應(yīng)用文字標明對象、時間、地點、中心內(nèi)容和制作者。

四、檔案整理

檔案室在接到各部門檔案后要及時進行整理，按照上級規(guī)定，結(jié)合本單位工作實際組卷。案卷質(zhì)量要求：

1、組卷科學(xué)：根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，和組卷目的要求，結(jié)合本局實際進行合理組卷，做到分類適當(dāng)、問題單

一、類型鮮明、不混、保管期限準確；

2、排列系統(tǒng)：卷內(nèi)文件資料按文件重要程度或形成時間的先后排列。

3、編目合理：卷內(nèi)文件資料按排列程序依次在有字跡和圖表的頁面上編寫頁碼；

4、格式規(guī)范：案卷封皮、卷內(nèi)目錄、備考表填寫齊全、準確、案卷題名簡明確切、字跡工整、清晰、耐久，裝訂整齊美觀。

五、閱檔要求

1、凡因工作需要查閱檔案，必須辦理查閱手續(xù)，原則上限在閱覽(檔案)室內(nèi)，確因需要外借的，須征得分管領(lǐng)導(dǎo)同意并辦理手續(xù)，閱后要及時歸還；

2、嚴格執(zhí)行保密制度，查閱文件內(nèi)容，由檔案管理人員提供，不得擅自翻閱；

3、要愛護檔案，查閱文件，不得涂改、污損或抽動；

4、外單位人員不得擅自進入檔案室；

5、檔案室由專人管理，應(yīng)注意防盜、防火、防蟲、防光、恒溫。

機關(guān)檔案人員崗位責(zé)任制

1、認真學(xué)習(xí)《檔案法》、《湖北省機關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等有關(guān)法律

法規(guī)，結(jié)合本單位實際情況，制定本單位檔案管理各項規(guī)章制度。?

2、執(zhí)行和監(jiān)督執(zhí)行機關(guān)檔案管理的各項規(guī)章制度，制訂落實檔案管理規(guī)劃。

?

3、負責(zé)收集整理和保管本機關(guān)各門類檔案，修訂完善機關(guān)歸檔制度，做到收集齊全、整理科學(xué)、保管安全。

?

4、開展檔案統(tǒng)計、鑒定、銷毀和保密工作。

?

5、編制檔案檢索工具，匯編檔案參考資料，積極主動提供檔案資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機關(guān)各項工作服務(wù)。

?

6、認真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，不斷加強自身修養(yǎng)，努力提高樣式管理科學(xué)化、現(xiàn)代化水平。

檔案保管制度

1、根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，機關(guān)所有檔案實行集中統(tǒng)一管理，做到專人、專室、專柜，機關(guān)檔案任何人不得據(jù)為己有。

2、檔案保管必須配置適應(yīng)需要的檔案庫房、專用檔案柜，并有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等“八防”措施。對發(fā)生褪變和破損的檔案要采取補救措施，確保檔案的完整與安全。

3、定期對室藏檔案保管狀況進行全面檢查，作好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報，采取適當(dāng)措施保護檔案安全。

4、保持庫房清潔，禁止存放雜物，禁止吸煙，庫內(nèi)要設(shè)溫濕度計，每天定時測定記錄，庫房內(nèi)非檔案人員，一律不得入內(nèi)。

5、做好檔案收集工作，按規(guī)定向檔案館移交檔案，年底盤存，做到目錄與室藏檔案相符。

6、嚴格檔案的出入手續(xù)，做好日常借閱利用登記，檔案人員調(diào)離崗位時，必須在辦完移交手續(xù)后方能離崗。

檔案保密制度

1、經(jīng)常學(xué)習(xí)《保密法》，加強保密教育，增強保密觀念，自覺保守黨和國家機密。

2、做好檔案資料密級劃分和保管期限的確定，未經(jīng)批準不得抄錄、復(fù)制、翻拍檔案材料。

3、不得在公共場所閱讀、談?wù)摍n案保密內(nèi)容，不得在普通電話、明碼電報、投稿和私人通信中涉及保密內(nèi)容，不得在非保密本上記錄保密事項。

4、機關(guān)人員應(yīng)做到不該看的不看，不該說的不說，不該聽的不聽，不該記的不記。

5、根據(jù)不同密級程度確定不同的利用對象和利用范圍，保密材料只限閱文室內(nèi)查閱，涉密材料不得進入編研范圍。

6、剔除銷毀文件，應(yīng)經(jīng)鑒定批準，有二人參加監(jiān)銷。嚴禁將剔除文件材料賣給廢品站，嚴禁發(fā)生失泄密事件，違者依法追究責(zé)任。

檔案利用制度

1、檔案員要熟悉室藏檔案資料情況，主動了解機關(guān)各項工作對檔案利用的需要，積極做好提供利用工作。

2、室藏檔案要編制案卷級、文件級手檢式和機檢式目錄等檢索工具，以方便利用。

3、做好檔案資料的編研工作，編寫全宗介紹、機構(gòu)沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、文件匯集等，主動地為機關(guān)各項工作服務(wù)。

4、查閱檔案資料，嚴禁涂改、勾劃、折疊或作其它標記；嚴禁污損、拆裝、抽頁、裁剪等破壞檔案行為。未經(jīng)批準不得摘抄、復(fù)制檔案資料

5、利用者必須在閱覽室內(nèi)查閱檔案資料，非經(jīng)批準不得帶出室外，查閱完畢，檔案工作人員要嚴格進行清點、核對、辦理相關(guān)手續(xù)。

6、做好利用登記和利用效果登記。

檔案統(tǒng)計制度

1、檔案統(tǒng)計工作應(yīng)堅持實事求是的原則，做到及時、準確、系統(tǒng)、真實，不得虛報、瞞報和偽造。

2、建立各門類檔案統(tǒng)計臺帳，堅持日常登記，及時填寫基本檔案數(shù)據(jù)和報表。

3、按時準確填報上級機關(guān)及業(yè)務(wù)主管機關(guān)下發(fā)的《檔案工作基本情況統(tǒng)計年報》和各種臨時性調(diào)查、統(tǒng)計材料。

4、定期對有關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷改進各項工作。

檔案移交制度

1、在本單位歸檔范圍內(nèi)接收本機關(guān)各科室檔案資料，時間為每年3月底前接收上應(yīng)歸檔的檔案資料，重大活動和重要文件為辦理完畢后隨時歸檔。

2、對散存于個人手中的對機關(guān)工作有保存價值的檔案資料隨時接收。

3、機關(guān)檔案原則上由各科室整理規(guī)范后向檔案室移交，并編制檔案檢索工具一式三份與檔案一同移交檔案室，向檔案館移交時同時移交檔案電子版、全宗介紹、立卷說明等材料。

4、交接檔案時，應(yīng)依據(jù)檔案檢索工具填寫移交清冊一式兩份，辦理交接手續(xù)。

5、凡在機關(guān)檔案向檔案館移交前移出檔案的，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并在檢索工具和“立卷說明”中備注清楚，說明檔案去向與移出原因。

第三篇：客戶信用檔案建立與管理制度

客戶信用檔案建立與管理制度

1、建立完整的合同檔案。檔案資料包括以下內(nèi)容：

◆ 談判記錄、可行性研究報告和報審及批準文件;

◆ 對方當(dāng)事人的法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復(fù)印件;

◆ 對方當(dāng)事人履約能力證明資料復(fù)印件;

◆ 對方當(dāng)事人的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明、個人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書的原件或復(fù)印件;

◆ 我方當(dāng)事人的法定代表人的授權(quán)委托書的原件和復(fù)印件;

◆ 對方當(dāng)事人的擔(dān)保人的擔(dān)保能力和主體資格證明資料的復(fù)印件;

◆ 雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料;

◆ 登記、見證、鑒證、公證等文書資料;

◆ 合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議;

◆ 標的驗收記錄;

◆ 交接、收付標的、款項的原始憑證復(fù)印件。

2、公司所有合同都必須按部門編號。信用(合同)管理員負責(zé)建立和保存合同管理臺帳。

3、合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續(xù)后一個月內(nèi)，應(yīng)將合同檔案資料移交信用(合同)管理員。

信用(合同)管理員對合同檔案資料核實后一個月內(nèi)移交檔案室歸檔。

4、各公司及部門應(yīng)于每年的一月十日和七月十日前將本公司管轄范圍內(nèi)上和本上半年的合同統(tǒng)計報表報送集團公司信用(合同)管理機構(gòu)。

各公司及部門應(yīng)于每年的一月十日前將管轄范圍內(nèi)上一信用(合同)管理情況分析報告報送集團公司信用(合同)管理機構(gòu)。

5、建立完整的客戶信用資料，包括客戶信用申請表、客戶調(diào)查表、客戶信用審批表、回復(fù)客戶的標準函、客戶信用表單、授信資料、年審評價報告等，并附客戶概況、付款習(xí)慣、財務(wù)狀況、商賬追討記錄、往來銀行、經(jīng)營狀況等調(diào)查原始資料。

6、客戶信用檔案的查閱需填寫查閱申請單標明查閱人、查閱客戶名稱、查閱用途，由檔案管理員填寫借閱時間、歸還日期。信用檔案的缺失以及涉及商業(yè)秘密內(nèi)容的泄漏要追究相關(guān)當(dāng)事人的責(zé)任。

7、配備大專以上學(xué)歷，具有數(shù)據(jù)庫檢索服務(wù)的能力和經(jīng)驗的人員專(兼)職檔案管理員。

8、檔案管理員必須經(jīng)過企業(yè)信用管理專業(yè)知識培訓(xùn)，考核合格后方可上崗。

第四篇：關(guān)于建立農(nóng)村干部檔案管理制度

關(guān)于建立農(nóng)村干部檔案管理制度的通知

各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、經(jīng)濟開發(fā)區(qū)黨工委：

為規(guī)范農(nóng)村干部檔案管理工作，加強農(nóng)村干部隊伍規(guī)范化建設(shè)，根據(jù)市委組織部、市民政局《關(guān)于建立農(nóng)村干部檔案管理制度的通知》（臨組通字[2009]44號）要求，結(jié)合我縣實際，決定建立農(nóng)村干部檔案管理制度?，F(xiàn)就有關(guān)事宜通知如下：

一、充分認識建立農(nóng)村干部檔案的重要意義

建立農(nóng)村干部個人檔案，是加強農(nóng)村干部隊伍建設(shè)的一項重要基礎(chǔ)性工作，是落實農(nóng)村干部政策待遇的重要依據(jù)。做好農(nóng)村干部檔案管理工作，有利于全面客觀地掌握農(nóng)村干部隊伍的現(xiàn)狀和特點，有利于農(nóng)村干部隊伍的制度化和規(guī)范化建設(shè)，有利于增強農(nóng)村干部的榮譽感和責(zé)任感，調(diào)動他們干事創(chuàng)業(yè)的積極性和主動性，促進全縣農(nóng)村經(jīng)濟社會又好又快發(fā)展。

二、堅持統(tǒng)一規(guī)范，高標準做好建立農(nóng)村干部檔案工作

一要認真做好資料收集整理工作，確保檔案內(nèi)容的全面性。實行檔案管理的農(nóng)村干部是指通過換屆選舉產(chǎn)生或鄉(xiāng)鎮(zhèn)任命的在職村“兩委”干部。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、單位要對農(nóng)村干部檔案資料進行廣泛的收集、整理和歸類，確保農(nóng)村干部的檔案資料基本信息齊全。檔案內(nèi)容主要包括以下幾個方面：含有個人基本信息的農(nóng)村干部履歷表；學(xué)歷學(xué)位、教育培訓(xùn)的相關(guān)材料；入團入黨的相關(guān)材料；考核、民主評議及財務(wù)審計的相關(guān)材料；表彰獎勵和處分處罰的相關(guān)材料；職務(wù)任免文件（參見附件1）以及工資、養(yǎng)老保險、退休（退職）等審批材料；參加黨代會、人代會、政協(xié)會議和工、青、婦等群眾團體代表會議方面的材料。

二要嚴格審核，確保檔案信息的準確性。審核村干部檔案資料，要認真細致，反復(fù)認證，確保檔案信息真實準確。重點把握好三個環(huán)節(jié)：一是個人保證。農(nóng)村干部個人要實事求是上報基本情況和有關(guān)資料，并保證上報信息材料的準確性。二是基層黨（工）委審核反饋。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、單位要組織專門人員對收集的資料和信息進行審核，到公安、教育、民政、計生等部門征求意見。三是縣委組織部、縣民政局復(fù)核?？h委組織部、縣民政局對各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、單位上報的個人檔案信息進行復(fù)查核對。在此基礎(chǔ)上，縣委組織部、縣民政局對各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、單位的村黨組織書記、村委會主任檔案資料進行備案。

三要統(tǒng)一格式，確保檔案整理的規(guī)范性。農(nóng)村干部檔案資料的樣式、規(guī)格、裝訂及存檔等要求嚴格按照干部檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。要建立統(tǒng)一的農(nóng)村干部檔案信息管理臺帳，結(jié)合實際情況，填寫《在職村干部檔案登記表》（見附件2）。要購買標準、規(guī)范的檔案卷皮、檔案盒，制作檔案目錄和標簽，確保檔案資料分類清晰、編排有序、目錄清楚，便于查找。（目錄格式參見附件3）。檔案材料要統(tǒng)一使用十六開規(guī)格（B5紙大?。┑霓k公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆，或紅色及純藍墨水和復(fù)寫紙書寫。要用專業(yè)的切紙打孔機裝訂，切實保證檔案質(zhì)量。

四要及時更新，確保檔案資料的時效性。實行農(nóng)村干部檔案資料更新制度。每年12月上旬，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、單位要集中收集農(nóng)村干部的最新檔案資料，進行集中更新和維護。遇農(nóng)村“兩委”換屆、村干部調(diào)整等情況要注意及時更新，確保時效性。

三、有關(guān)要求

1、加強領(lǐng)導(dǎo)。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、單位要高度重視農(nóng)村干部檔案建立工作，專門成立檔案收集整理工作辦公室，集中時間、集中力量，做好基礎(chǔ)材料收集整理工作。各黨（工）委主要負責(zé)同志要親自抓，專題研究部署，切實履行“第一責(zé)任人”的責(zé)任，黨委副書記、組織委員要全程靠上指導(dǎo)，嚴格審核把關(guān)，確保檔案建立工作扎實有序進行。

2、明確責(zé)任。農(nóng)村干部檔案建立和管理工作由組織部門牽頭，民政部門配合，鄉(xiāng)鎮(zhèn)集中統(tǒng)一管理并明確專人負責(zé)。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、單位要

精心挑選政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強、認真負責(zé)、嚴謹細致的同志專門負責(zé)這項工作，明確相應(yīng)的工作職責(zé)，建立健全檔案管理保密安全、保管保護、轉(zhuǎn)遞移交、材料收集、鑒別歸檔、提供利用等制度，保證農(nóng)村干部檔案安全保密，管理科學(xué)嚴密。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、單位對選定的農(nóng)村干部檔案管理專職人員，要認真填寫《農(nóng)村干部檔案管理員登記表》（見附件4）。

3、完成時限。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、單位要分別于今年7月15日、12月15日之前完成農(nóng)村黨組織書記、其他村干部的建檔工作。縣委組織部、縣民政局將組織人員對建立村干部檔案工作情況進行檢查驗收，定期對檔案的更新、完善情況進行抽查，檢查抽查情況納入全縣基層組織建設(shè)考核成績。

各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、單位的《在職村干部檔案登記表》（附件2）、《農(nóng)村干部檔案管理員登記表》（附件4）以及農(nóng)村黨組織書記、村委會主任的全部檔案資料，經(jīng)各黨（工）委主要負責(zé)同志審核，加蓋黨（工）委公章后，連同電子版（限用excel格式），于7月1日前，分別報縣委組織部組織科、縣民政局政權(quán)社團科?？h委組織部組織科聯(lián)系電話：6221546。

2009年6月16日

第五篇：淺談教師業(yè)務(wù)檔案的建立與管理

淺談教師業(yè)務(wù)檔案的建立與管理［摘要］教師業(yè)務(wù)檔案是指教師個人在業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的歷史記錄，教師業(yè)務(wù)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分。把教師業(yè)務(wù)檔案保存起來不僅是學(xué)校的歷史財富，也是教師個人的財富。通過業(yè)務(wù)檔案，教師能看到自己在從事教學(xué)與教育科研中的成績，從而進行更高層次的探索，激發(fā)工作熱情。因此，檔案工作人員也應(yīng)該認識到教師業(yè)務(wù)檔案的重要價值，更好地為教學(xué)第一線服務(wù)。

［關(guān)鍵詞］教師業(yè)務(wù)檔案 建立 管理

教師業(yè)務(wù)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，同時也是學(xué)校尊重知識、尊重人才的表現(xiàn)。把教師業(yè)務(wù)檔案保存起來不僅是學(xué)校的歷史財富，也是教師個人的財富，通過業(yè)務(wù)檔案，教師能看到自己在從事教學(xué)與教育科研中的成績，從而進行更高層次的探索，激發(fā)工作熱情。因此，檔案工作人員也應(yīng)該認識到教師業(yè)務(wù)檔案的重要價值，更好地為教學(xué)第一線服務(wù)。

一、原始材料的搜集

（一）歷次專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審的本人申報材料是基本材料，它比較全面地反映了該教師一定時期內(nèi)的專業(yè)技術(shù)水平。幾年來多數(shù)教師已積累了3次，有的已達到4次。

（二）每的教育、教學(xué)工作考核表及師德評價，綜合技能評價、公開課評價、教學(xué)反思、一幫

一、談話記錄等。

（三）學(xué)歷證明復(fù)印件。教師是終身學(xué)習(xí)制的，因此，繼續(xù)教育是教師學(xué)習(xí)的主要途徑。不少教師通過在職或離職進修獲得新的學(xué)歷應(yīng)及時充實。有的由本科達到碩士再達到博士學(xué)位。

（四）各類榮譽證書復(fù)印件。包括各級各類的優(yōu)秀、先進；論文獲獎及指導(dǎo)學(xué)生參加各種競賽獲指導(dǎo)教師獎等。

（五）學(xué)術(shù)成果復(fù)印件。凡在報刊上公開發(fā)表的論文、教改經(jīng)驗、公開出版的專著以及編寫的教學(xué)用書。這些復(fù)印件必須有書刊的封面和目錄，以保持其真實性，它是衡量教師、教研最有份量的見證。

（六）課題立項申請書、結(jié)題報告、成果鑒定證書等復(fù)印件。

（七）平時自主學(xué)習(xí)記錄。閱讀的內(nèi)容包括教育教學(xué)理論、本專業(yè)及相關(guān)專業(yè)知識、人文社會科學(xué)知識等。

以上材料，不是一次搜集完備而是應(yīng)隨時積累。前兩項材料由組織掌握，后五項材料需本人提供。開始時，我們主動向教師索要，并逐一驗收，后來教師也逐步明確了提供這些材料的重要性，感到材料保存在檔案室比存放在自己手中更安全、更可靠，查用方便，所以一產(chǎn)生上述材料，便主動上交到檔案室。

二、整理與歸檔

（一）隨時搜集。隨時收到材料后，先用簡易袋子分人保管起來，要求做到不錯失，不殘缺。

（二）定期整理。每年年底對收集的材料，按規(guī)范進行裁切、裱糊、折疊。其次是拆開原檔案進行分類編排，然后是重新編造目錄活頁裝訂，最后按一定順序歸入本人檔案盒。這些年來，有的教師的業(yè)務(wù)檔案已積累了厚厚的一大冊。

三、利用和管理

教師業(yè)務(wù)檔案為教師職稱評審和職務(wù)晉升提供了有用的依據(jù)。每逢評聘職稱時，學(xué)校都要召開職稱評聘公示會。我們這時要將教師業(yè)務(wù)檔案送上門，通過利用業(yè)務(wù)檔案向教師展示自己的教學(xué)成果，來衡量是否符合評聘條件。業(yè)務(wù)檔案為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)做好評聘工作打下了良好基礎(chǔ)，減少了不必要的麻煩。

在管理上，嚴格執(zhí)行借閱制度，確保檔案安全。部門借閱，一般在檔案室，特殊情況，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可借出，但不得超過借閱期限。本人要求查閱，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，但只能借閱不能將檔案帶出檔案室。有關(guān)組織推薦意見、鑒定、民意測驗一般不允許查閱，專業(yè)技術(shù)人員調(diào)動工作時，其業(yè)務(wù)檔案應(yīng)及時轉(zhuǎn)入有關(guān)單位組織人事部門，轉(zhuǎn)出時必須登記注銷手續(xù)，不得個人自帶。

四、體會

教師業(yè)務(wù)檔案為新時期教師發(fā)展性評價制度奠定了基礎(chǔ)。特別是新課改后不僅對學(xué)生而且對教師提出了進行發(fā)展性評價。發(fā)展性評價即為面向教師未來的評價，通過評價激發(fā)教師的發(fā)展需求，幫助教師制定發(fā)展目標，調(diào)動教師不斷提高工作積極性和主動性，為教師后續(xù)性發(fā)展創(chuàng)造條件。教師業(yè)務(wù)檔案由于對教師教學(xué)質(zhì)量、教育科研等有詳盡的量化記錄，因此，為學(xué)校對教師進行評價提供了重要依據(jù)。

為了適應(yīng)新時期下的教師評價制度，教師業(yè)務(wù)檔案也隨之發(fā)生了一定的變化，除了反映量化的第一手資料外，也開始注重質(zhì)性評價材料的收集。例如師德的評價、綜合技能評價、公開課（示范課）評價、教育教學(xué)反思、師徒結(jié)對、談話記錄以及學(xué)生對教師的評價等。因此，在教師業(yè)務(wù)檔案中應(yīng)增加相應(yīng)的欄目，全面記錄教師的成長過程，促進教師專業(yè)化發(fā)展。

【參考文獻】

[1]蔡桂娟,劉新艷.談高校檔案工作目標管理.蘭臺內(nèi)外.[2]高劉穎.校教師業(yè)務(wù)檔案的管理.蘭臺內(nèi)外.[3]郝麗艷.對高校檔案管理工作的探討.蘭臺內(nèi)外.