第一篇：ISO14001(2004版)信息交流控制程序修訂二稿

YEEP有關(guān)化學(xué)物質(zhì)的毒性、安全數(shù)據(jù)體系運行的其他信息等

外部信息：-環(huán)境法律、法規(guī)及變化的信息

-外部相關(guān)方的環(huán)境要求信息

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信息交流控制程序

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5.1.2 信息交流分為內(nèi)部信息交流和外部信息交流兩種方式。

5.2 內(nèi)部信息交流分為內(nèi)部各層次和職能間的信息交流和內(nèi)部與外部及相關(guān)方的信息交流。5.2.1 內(nèi)部各層次和職能間的信息交流

5.2.1.1 在處理這種信息時，根據(jù)信息的來源由相關(guān)部門以文件或G-WARE內(nèi)部網(wǎng)等形式向?qū)Ψ桨l(fā)放和傳達，信息接收部門傳達到有關(guān)人員。關(guān)于上級對下級部門的信息交流方面，上級部門以文件、G-WARE內(nèi)部網(wǎng)、廣播或通告的方式將信息通知到下級部門。

5.2.1.2 員工的意見和建議等信息，由其所屬部門設(shè)置員工意見箱并將投放意見匯總或以提案形式提出建議交由總務(wù)部門。總務(wù)部門經(jīng)過確認，由管理者代表批準后通過其所在部門予以答復(fù)。5.2.2 關(guān)于內(nèi)部對外部及相關(guān)方的信息交流方面，在與產(chǎn)品有關(guān)的相關(guān)方或顧客進行信息交流時，由相關(guān)部門以INT網(wǎng)或協(xié)議等方式向其傳達或告知；在與服務(wù)有關(guān)的相關(guān)方進行信息交流時，由相關(guān)部門將重要環(huán)境因素、環(huán)境方針以及環(huán)境目標和指標在協(xié)議里體現(xiàn)出來或根據(jù)需要將其以明示的方式通告，并具有《對供方和相關(guān)方影響控制程序》的要件。5.3 外部信息交流

5.3.1 外部信息向內(nèi)部信息的轉(zhuǎn)化

5.3.1.1 有關(guān)環(huán)境法律，法規(guī)方面信息的獲取、傳遞和交流由總務(wù)部門進行匯總，并建立相應(yīng)文件目錄。

5.3.1.2 有關(guān)政府的相關(guān)文件或紅頭文件等方面信息的獲取、傳遞和交流由總務(wù)部門進行匯總，并建立相應(yīng)文件目錄。

5.3.1.3 涉及相關(guān)方或顧客的有關(guān)信息、投訴，信息接受部門應(yīng)及時向總務(wù)部門傳遞，并做好信息傳遞記錄，由總務(wù)部門負責接收、調(diào)查、核實，一般的投訴和信息由管理者代表提出處理意見，并責成相關(guān)部門進行實施。

5.3.2 外部信息轉(zhuǎn)化為內(nèi)部信息后，按照5.2的要求進行內(nèi)部信息交流。

5.3.3 各責任部門負責處理有關(guān)信息，并將處理結(jié)果及時向相關(guān)方答復(fù)或轉(zhuǎn)達，總務(wù)部門負責組織宣傳，其他各相關(guān)部門負責對外公布或傳遞，并做好發(fā)放記錄。5.3.2 記錄

各部門在接受和處理相關(guān)方信息時，應(yīng)填寫“相關(guān)方信息收集記錄”YEEP-4410-02和“相關(guān)方信息處理記錄”YEEP-4410-03。

5.4 對外宣傳由總務(wù)部門編制宣傳材料，材料以書面或電子版形式發(fā)布。

YEEP4410

信息交流控制程序

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理 況 情 ： 理 期 處日 處 復(fù)答 錄 方 記理：理處者處責復(fù)負 答/集 ： 見期 收 意日 息門 部 信 務(wù)： 部 總字 內(nèi) 簽 集 容 ： 期 內(nèi) 日 出 提 收 方 供 提 息： 信者出 提

YEEP-4410-01

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信息交流控制程序

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編制人： 編制日期： 審批人： 審批日期： YEEP-4410-03

第二篇：信息交流控制程序（共）

ISO/TS16949 程序文件

文件會簽 □總經(jīng)理 □常務(wù)副總經(jīng)理 □ 生產(chǎn)總監(jiān) □研發(fā)中心 □人事行政部

□計劃采購部 □內(nèi)銷部 □外貿(mào)部 □品管部 □各生產(chǎn)車間

□汽車 OEM 研發(fā)部 □市場部 □生產(chǎn)工程部 □財務(wù)部 □客服部

文件發(fā)放范圍 □總經(jīng)理 □常務(wù)副總經(jīng)理 □生產(chǎn)總監(jiān) □研發(fā)中心 □人事行政部

□計劃采購部 □內(nèi)銷部 □外貿(mào)部 □品管部 □各生產(chǎn)車間

□汽車 OEM 研發(fā)部 □市場部 □生產(chǎn)工程部 □財務(wù)部 □客服部

文件 更改 記錄

版本 章節(jié) 頁碼 日期 內(nèi)

容 備

注

1、目的：

規(guī)范公司內(nèi)外溝通方法，在公司內(nèi)部與外部建立適當?shù)男畔贤ㄟ^程，以確保對管理體系的有效性進行信息溝通。

2、適用范圍：

本程序適用于公司內(nèi)各層次和職能間的內(nèi)部信息溝通，以及與外部相關(guān)方聯(lián)絡(luò)的接收、文件化形成和答復(fù)等溝通。

3、定義：無 4、管理職責：

各部門負責對工作范圍內(nèi)相關(guān)信息的收集、整理、傳遞、溝通與保存，及相關(guān)緊急信息的處理。

體系專員負責質(zhì)量管理體系各類相關(guān)信息的收集、整理、傳遞、溝通與保存 5、工作程序：

輸入 工作流程 權(quán)責 重點說明 支持性

文件 輸出

（表單）

公 司 生產(chǎn)、服務(wù)等 活 動的 信 息交流

外部信息：

a)

政府部門、行政機構(gòu)、上級主管部門發(fā)布的有關(guān)質(zhì)量的政策法規(guī)、行政命令和指導(dǎo)性文件； b)質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門、認證審核機構(gòu)等監(jiān)測或檢查的結(jié)果及反饋的信息； c)國際、國家、地方或行業(yè)標準信息，如各種有關(guān)的產(chǎn)品標準、計量標準、行業(yè)規(guī)范等； d)來自外部相關(guān)反饋的質(zhì)量信息及其投訴意見等，包括顧客、供方、服務(wù)方等； e)市場動態(tài)、競爭對手水平等； f)各部門直接從外部獲取的有關(guān)產(chǎn)品方面的信息。

內(nèi)部信息：

a)本公司質(zhì)量管理的宗旨和方向，包括質(zhì)量方針、質(zhì)量目標和指標； b)本公司體系、過程和產(chǎn)品方面的信息，包括人員狀況、資金、成本和風險；設(shè)備和工作環(huán)境方面的信息； c)各種證據(jù)笥和結(jié)論性信息，包括檢驗監(jiān)測記錄、內(nèi)部審核報告、管理評審報告、質(zhì)量目標完成情況報告、質(zhì)量成本分析報告、顧客滿意度評價報告、產(chǎn)品質(zhì)量綜合分析報告等； d)不合格和潛在不合格方面的信息，包括各種不符合報告、不合格品分析以及糾正和預(yù)防措施

信息分類 A A

等； e)內(nèi)部員工的經(jīng)驗交流和合理化建議等； f)其他內(nèi)部信息。

各部門

品管部

體系專員 研發(fā)中心

銷售部

采購部

1、溝通和信息傳遞可采用書面資料、記錄、會議、電子媒體、聲像設(shè)備、通訊等方式進行。

2、外部信息的收集與處理 a)品管部負責產(chǎn)品檢查機構(gòu)、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、認證機構(gòu)等監(jiān)測或檢查結(jié)果及反饋信息的收集，傳遞到公司相關(guān)部門。當出現(xiàn)不符合情況時，按照《糾正措施控制程序》的要求進行處理； b)政策法規(guī)、標準類的資料信息由體系專案、研發(fā)中心負責、整理、保存，按《文件控制程序》要求執(zhí)行 c)有關(guān)客戶的信息，如：顧客要求、顧客滿意度信息、顧客投訴的處理及市場信息由銷售部收集、整理、保存按《顧客反饋及滿意度控制程序》及《顧客要求與合同評審控制程序》； d)供方提供的記錄及有關(guān)信息由彩鋼負責傳遞到相關(guān)部門； e)各部門直接從外部獲取的其他信息由其負責收集、傳遞到相關(guān)部門； 3、日常信息由各部門按相關(guān)文件 的規(guī)定定期收集并傳遞（如各類報表的上報等）

4、各部門要有效地利用所收集的信息，從信息中提取必要的數(shù)據(jù)加以利用，指導(dǎo)本部門質(zhì)量活動有效運作 5、各部門要采取妥善措施，對具有保密要求的信息進行加密或分級審查，以確保信息的保密性和安全性。

糾 正 措施 控 制程序

文 件 控制程序

顧 客 反饋 及 滿意 度 控制程序 顧 客 要求 與 合同 評 審控 制 程序 采 購 控制程序 文 件 和資 料 控制程序

法律法規(guī)及其它要求評價清單 顧客投訴處理單 客戶滿意調(diào)查表 問題解決8D 報告

內(nèi)部聯(lián)絡(luò)函

1、各部門做好信息的接收、傳遞和歸檔兒，確保信息的完整與可靠 2、涉及的各類記錄按《記錄控制程序》要求執(zhí)行 文 件 和資 料 控制程序 記 錄 控制程序

信息的收集、傳遞和處理 信息的歸檔和保存 B B B

第三篇：協(xié)商、溝通與信息交流控制程序

協(xié)商與信息交流控制程序

一、目的：

通過與相關(guān)方及公司員工的協(xié)商、溝通與信息交流，確保有關(guān)質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境的信息溝通，使所有受到質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境影響的員工及其他相關(guān)方參與和支持公司的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針和目標的實現(xiàn)，并吸取相關(guān)方的合理建議和意見，進一步改進公司的質(zhì)量管理體系、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系。

二、范圍：

適用于公司質(zhì)量管理、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系的協(xié)商、溝通與信息交流管理。

三、職責：

1、最高管理者負責對重大質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境信息的決策。

2、管理者代表負責對重大質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境信息的處理。

3、綜合管理部負責與上級主管部門、行業(yè)主管部門、其他相關(guān)方及公司內(nèi)部的信息交流、傳遞和處理。

4、工會代表員工參與職業(yè)健康安全和環(huán)境管理事務(wù)。參與有關(guān)職業(yè)健康安全和環(huán)境方針、程序等的討論、決策。

5、各有關(guān)部門負責與相關(guān)方進行信息交流、傳遞和處理，并向綜合管理部或管理者代表通報傳遞和處理情況。

6、各有關(guān)部門負責相應(yīng)職能范圍內(nèi)的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境信息交流。

四、管理內(nèi)容與方法：

1、內(nèi)部信息

⑴內(nèi)部信息內(nèi)容包括：

—— 質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針、目標的實現(xiàn)情況； —— 法律、法規(guī)、規(guī)范、標準及其他要求；

—— 顧客要求過程、危險源和環(huán)境因素調(diào)查、評價及更改信息； —— 企業(yè)質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境目標、指標及質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理方案；

—— 各部門的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境職責： —— 質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境培訓(xùn)的信息； —— 監(jiān)測、測量結(jié)果；

—— 不符合與預(yù)防糾正措施的信息；

—— 質(zhì)量管理體系、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系內(nèi)部審核結(jié)果的信息； —— 管理評審結(jié)果的信息； —— 員工的建議與意見。

⑵綜合管理部負責按規(guī)定要求將所要傳達的企業(yè)質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系運行過程中的上述各種信息及時、準確地傳達至各部門主管。⑶工會作為員工代表機構(gòu)，負責組織員工積極參與管理體系的有關(guān)事務(wù)，負責收集員工的意見和建議，并在員工與行政中建立溝通、協(xié)商交流的橋梁和渠道。

⑷部門的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境信息由各部門主管按規(guī)定要求負責將其匯總至綜合管理部，各部門之間的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境信息交流由各部門間相互傳達。⑸內(nèi)部信息的接收和處理

①體系運行信息，包括企業(yè)的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針、目標、指標、管理方案等，由最高管理者公布或授權(quán)管理者代表公布，綜合管理部向各部門發(fā)布，再由各部門傳達。

②由下往上傳遞的信息，包括員工的意見、建議及投訴等，接收和處理的方式為：

—— 有關(guān)人員向各部門的主管匯報，將質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境保護方面的信息轉(zhuǎn)交至綜合管理部，員工的建議與意見經(jīng)研討后，由綜合管理部通過所在部門給予答復(fù)；

—— 員工向其代表機構(gòu)工會反映或工會召開員工座談會，收集有關(guān)意見、建議信息，向綜合管理部或其他相關(guān)部門反映。③橫向傳遞的信息，包括法律、法規(guī)、及其他要求，質(zhì)量因素、危險源和環(huán)境因素的識別、評價與更改、監(jiān)測測量的結(jié)果、不符合糾正措施等，由各部門與綜合管理部之間進行信息傳遞。

④對信息交流中涉及的質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全的重要問題要采取對策并及時傳達到員工。

⑤全體員工應(yīng)參與質(zhì)量方針、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針的制定、評審，工會作為員工代表，參與制定決策。

⑥全體員工應(yīng)接受適宜的培訓(xùn)，了解掌握相應(yīng)的質(zhì)量管理、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理技術(shù)、方法。

2、外部信息

⑴外部信息內(nèi)容包括：

—— 質(zhì)量方針、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針的公開；

—— 與相關(guān)方溝通的信息，對合同方施加影響、控制、管理或進行調(diào)查的信息；

—— 質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境法律法規(guī)獲取或變更的信息； —— 應(yīng)急準備與響應(yīng)的信息；

—— 相關(guān)方的投訴，包括周圍居民、上級主管部門、新聞媒體及質(zhì)量監(jiān)督、職業(yè)健康安全和環(huán)境保護主管部門。⑵外部信息的傳達方式：

①質(zhì)量方針、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針：

由綜合管理部負責提供質(zhì)量方針、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針樣稿、登記備案并對外公布，同時作好發(fā)放記錄； ②與相關(guān)方建立聯(lián)絡(luò)：

各職能部門負責各自職能范圍內(nèi)的與相關(guān)方聯(lián)絡(luò)。⑶外部投訴的接收與處理：

①當外部信息涉及對公司的重大質(zhì)量事故、職業(yè)健康安全和環(huán)境事故或施工影響投訴時、或政府部門通過現(xiàn)場檢查而提出的強制性要求，直接向公司投訴的，由綜合管理部填寫《信息交流表》，并調(diào)查核實，由管理者代表提出處理意見，責成責任部門或相關(guān)供方采取相應(yīng)緩解措施，以削減由于事故或施工而造成的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境影響，并由責任部門向外部相關(guān)方就投訴的處理實施情況進行書面回復(fù)。

②直接向供方投訴的，供方應(yīng)向綜合管理部或工程部匯報，并由綜合管理部或工程部填寫《信息交流表》，負責調(diào)查核實，提出糾正措施，并由責任部門向外部相關(guān)方就投訴的處理實施情況進行書面回復(fù)。同時，應(yīng)將有關(guān)處理情況向綜合管理部通報。

③綜合管理部可視情況的嚴重程度決定是否向管理者代表或最高管理者報告。管理者代表負責投訴實施過程中的協(xié)調(diào)工作。

對于因技術(shù)、資金等問題一時無法落實措施的，由整改部門提出書面意見，經(jīng)管理者代表批準、并根據(jù)情況將其轉(zhuǎn)化為目標與指標。

3、各類信息的傳遞方式

⑴有關(guān)相關(guān)方的投訴及政府部門的要求，由有關(guān)部門作好記錄，并填寫《信息記錄表》，由綜合管理部負責管理。

⑵有關(guān)內(nèi)部信息由發(fā)出信息部門填寫在《信息記錄表》或其他有關(guān)表格上進行傳遞。

⑶各類信息也可由各部門通過文件、記錄、電話、電于郵件等各種形式及時進行相互傳遞和溝通，但應(yīng)確保信息傳達的準確性和及時性，在必要的情況下，應(yīng)能夠出示信息傳遞的可追溯性證據(jù)。

4、工作會議

公司每年召開質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境工作會議，通過工程協(xié)調(diào)會協(xié)商、交流、通報有關(guān)質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境的動態(tài)和要求。在特殊或必要的情況下，應(yīng)及時召集會議。對發(fā)生重大質(zhì)量、安全和環(huán)境問題時，由管理者代表或總經(jīng)理召集召開工作會議。

公司相關(guān)部門和工會的有關(guān)質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境的工作會議，應(yīng)形成和保持記錄。

五、相關(guān)文件

《文件控制程序》 《法律、法規(guī)控制程序》 《記錄控制程序》 《危險源辯識、風險評價和環(huán)境因素識別和評價控制程序》 《事故、事件、不符合控制程序》 《糾正和預(yù)防措施控制程序》 《監(jiān)測和測量控制程序》 《工程安全管理規(guī)定》

第四篇：信息安全管理體系記錄控制程序

信息安全管理體系記錄控制程序 1.適用

本程序適用于本公司產(chǎn)生的記錄的管理。

2.目的為支持信息安全體系的運作而明確記錄的管理。

3.管理方法

3-1保管方法

（1）記錄由各保管部門在可快速檢索的條件下，決定保管場所，放在箱子、柜子等適當 容器中保管。

（2）對保管場所的環(huán)境，本程序沒有特別指定。由各保管部門考慮記錄媒體的特性做適 當處理。

（3）以電子媒體保管的場合，為預(yù)防意外，需做適當?shù)膫浞?。備份的安全要求?zhí)行《信息備份管理程序》。

（4）記錄保管部門應(yīng)建立《記錄清單》，明確規(guī)定保管記錄類別、記錄保存期限等。記錄的保存應(yīng)符合有關(guān)法律法規(guī)的要求，保存期限參考本規(guī)格書第 4 條款。

（5）因工作需要，借閱其他部門的秘密記錄，應(yīng)獲得記錄保管部門負責人授權(quán)后方可借 閱，并留下授權(quán)記錄和借閱記錄。借閱者在借閱期內(nèi)應(yīng)妥善保管記錄，并按期歸還；機 密記錄只準在現(xiàn)場查閱。

（6）記錄的字跡應(yīng)清晰、真實、文字表達準確、簡練，記錄不得隨意修改。確需修改時，必須在修改處作標識，并由修改人簽名確認。

3-2廢棄 超過保管期限的記錄，由保管部門作為秘密文件處理廢棄。廢棄應(yīng)采用安全可靠的處置 方法（如書面記錄采用粉碎方法、電子媒體采用格式化方法等)，處置記錄應(yīng)予以保存。但若保管部門認為必要時，仍可繼續(xù)保管超出保管期限的記錄。

4.記錄的分類和保存年限

記錄類型 測試報告

關(guān)于合同內(nèi)容確認的記錄 購買管理

保管期限（年)3 年 合同

保管部門 技術(shù)部 行政部 集成部

行政部 集成部

質(zhì)量保證書 定單

供應(yīng)商變更申請書 供應(yīng)商清單 購買需求單 購買合同

購買質(zhì)量保證書 供應(yīng)商評價表 供應(yīng)商檢查表 5 年

合同結(jié)束后 3 年

文件管理 內(nèi)部審核 員工教育履歷

信息安全管理評審會議記錄以及糾正措施記錄 信息安全目標以及分解 預(yù)防措施 影響分析報告業(yè)務(wù)持續(xù)性計劃業(yè)務(wù)持續(xù)性計劃測試報 業(yè)務(wù)持續(xù)管理 告

業(yè)務(wù)持續(xù)性計劃評審報 告

信息資產(chǎn)識別表

重要信息資產(chǎn)清單重要信息資產(chǎn)評估表風險評估報告 資產(chǎn)識別和風險評估 風險處理計劃

調(diào)查報告

信息事故、異常處理記糾正措施 錄 信息設(shè)備更改申請書 變更管理 軟件安裝/升級申請書

采購記錄

維護記錄 授權(quán)記錄 訪問記錄 訪問保密協(xié)議 用戶訪問授權(quán)記錄 用戶訪問權(quán)限評審記錄

審核日志（電子媒體)參見檔案 管理規(guī)程年 5 年 2 年 3 年 1 年 2 年 10 年 10 年 行政部 行政部 行政部 行政部 行政部 各部門 集成部 集成部年 集成部年 3 年 3 年 3 年 3 年 3 年 3 年 3 年 3 年年 3 年

設(shè)備使用期間保 管 2 年 2 年 3 年

保持至員工 離職 3 年 1 年 參見檔案 管理規(guī)程 5 年

信息處理設(shè)備相關(guān)記錄

集成部 行政部 集成部 集成部 集成部 集成部 行政部 集成部

集成部或技術(shù)部 集成部 集成部 集成部 技術(shù)部

系統(tǒng)開發(fā)相關(guān)記錄

用戶邏輯訪問相關(guān)記錄

技術(shù)部

技術(shù)部 集成部 集成部 行政部 行政部

人事相關(guān)記錄 財務(wù)相關(guān)記錄

第五篇：文件化信息控制程序

X XX 有限公司

文件編號：

QEHS ／ COP13

標題：

文件化信息控制程序

版

號：

C/0

頁

碼：

1/71、目的規(guī)范質(zhì)量安全管理體系有關(guān)的文件、資料和記錄（電子檔）管理控制過程，確保公司部門運作和各過程方法間的溝通，提高整體管理水平，保持質(zhì)量安全體系文件化信息的規(guī)范性、統(tǒng)一性、正確性、有效性、適用性以及受控和最新版本。2、范

圍

適用于本公司質(zhì)量安全管理體系相關(guān)的文件、資料和記錄（電子檔）以及外來文件。3、權(quán)

責

3.1 總經(jīng)理：負責批準《管理手冊》、《合格供應(yīng)商》以及其他財務(wù)制度和合同（金額超過 5000 元及以上）等。

3.2 管理者代表：負責質(zhì)量安全體系相關(guān)文件化信息（除報總經(jīng)理批準外）的批準，為我司體系文件的主控責任人。

3.3 （品管）體系文控員：負責體系文件化信息的編號、發(fā)放、回收、保存、歸檔以及作廢和銷毀具體處理。

3.4 各部門：負責本部門相關(guān)文件化信息的編制、領(lǐng)取、使用和保管，并對本崗位流程和操作文件化信息評審和更新。4、定義

4.1 文件化信息：組織需控制和保持的信息及其包含它的介質(zhì)。

4.2 手 冊：第一層次文件，包括管理手冊、員工手冊、財務(wù)手冊、產(chǎn)品手冊等，即本公司的經(jīng)營宗旨、方針和策略等，為公司的管理提供方向、框架和綱領(lǐng)性文件。

4.3 程序文件：第二層次文件，即本公司工作流程，體現(xiàn)過程方法的規(guī)定和說明。

4.4 支持性文件：第三層次文件，包括作業(yè)指導(dǎo)書、管理規(guī)定、操作指引、圖紙和影像等，即本公司為確保產(chǎn)品質(zhì)量安全，人員、產(chǎn)品、衛(wèi)生、工藝及設(shè)備操作等方面所規(guī)定的具體過程方法（在什么時間、什么地方、誰負責，怎么操作，誰監(jiān)督檢查、效果如何、異常怎么處理等）。

4.5 記錄：第四層次文件，包括培訓(xùn)記錄、會議記錄、檢驗記錄、衛(wèi)生記錄、操作記錄等，即可證實本公司質(zhì)量安全管理體系建立、運行、驗證和審核有關(guān)的證據(jù)，要求“及時、真實、準確、清晰”。

4.6 外來文件：通過本公司收集適用的法律法規(guī)、產(chǎn)品標準和顧客要求等。

4.7 受控文件：本公司編制或轉(zhuǎn)化，統(tǒng)一分發(fā)和回收的，蓋有本公司“受控文件”章的文件或記錄。

4.8 保密文件：涉及本公司機密，未經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)，一律不得復(fù)印和借閱的產(chǎn)品配方、工藝技術(shù)、財務(wù)以及重大合同等。

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標題：

文件化信息控制程序

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頁

碼：

2/75、流程圖

5.1 新文件編制

申請取號

評審（會簽）

定稿簽批

分發(fā)

回收

作廢或銷毀

文件修訂

5.2 新記錄編制

填寫

收集

審核

統(tǒng)計

整理

報廢

記錄更新 6 6、文件管理控制程序

6.1 文件的分類與編號 6.1.1 本公司質(zhì)量安全體系文件從內(nèi)容上分為四級：一級為管理手冊；二級為程 序文件；三級為支持性類等；四級為記錄、圖紙等，其他類為外來文件。

6.1.2 部門編號（分發(fā)號）：總經(jīng)理—000、管代（體系）—002、管理部—003、營銷部— 004、財務(wù)部—005、生產(chǎn)部—6006、質(zhì)安環(huán)部—007、研發(fā)部—008、采購組—009 6.1.3 文件編號

6.1.3.1 管理者代表根據(jù)《文件編號、版本變更、部門代碼、文件分發(fā)編號管理規(guī)定》對手冊、程序文件進行編號。

6.1.3.2 其他文件，由文件編制者從部門文件管理員處取得文件號(文件取號參照《文件編號、版本變更、部門代碼、文件分發(fā)編號管理規(guī)定》及《技術(shù)文件編號規(guī)則》)。

6.1.3.3 取號時，應(yīng)填寫“文件取號登記表’’記錄文件名及文件號。

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文件化信息控制程序

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號：

C/0

頁

碼：

3/7

6.2 文件的制定、審查、批準及分發(fā)層次 文件名稱 制定/收集 審

查 批

準 分發(fā)單位 管理手冊 體系制定 管代（組長）

總經(jīng)理 各部門 程序文件 管代（組長）

各部門 三級文件 操作負責人 制定 部門負責人 管代（組長）

需求部門及崗位 記錄表格 體系編號存檔 外來文件 體系收集 管代（組長）

體系存檔分發(fā) 備

注 所有文件化信息必須由體系文控統(tǒng)一編號、分發(fā)和回收 6.3 文件的制定格式 6.3.1 體系文件格式：文件封面、表頭（詳見本文件表頭，包括公司名稱、文件名稱、編號、版本號、修訂號、制定人（部門）、審查人、批準人、生效日期等）、目的、范圍、權(quán)責、定義、流程圖、工作程序、注意事項、相關(guān)文件化信息、附錄等，其中個別可依據(jù)實際情況設(shè)定。

6.3.2 體系記錄格式及：公司名稱、記錄名稱、日期、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、批號、數(shù)量、填寫內(nèi)容（時間、溫度、數(shù)量、過程異常等）、判定、簽名、審核、記錄編號等。

6.4 文件制定或換版 6.4.1 新編制體系文件由責任部門或制定人編制草案（可電子檔），經(jīng)相關(guān)權(quán)責人審查或統(tǒng)一評審會簽，出正式文件，報批準人簽批后，管代（組長）同意交文控人員復(fù)印、蓋章、分發(fā)和回收舊版。

6.4.2 文件制定的格式依 6.3 進行作業(yè)。

6.5 文件的修訂 責任部門或修訂人標準更新或整改要求等，填寫《文件變更申請表》，說明原因及變更內(nèi)容后，由相關(guān)權(quán)責人審查、批準,將《文件變更申請表》交至文控人員，將原文件作文件修訂并于修訂記錄中作登記，同時分發(fā)。

5.6 外來文件收集 外來文件由相關(guān)部門收集，確認后，統(tǒng)一交管理者代表進行審查，交文控登記、分發(fā)需求部門；每年定期向政府部門索取或正規(guī)網(wǎng)站查找下載最新版本的法律法規(guī)和標準，并及時更新替換。

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協(xié)商和溝通控制程序

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號：

C/0

頁

碼：

4/7

6.7 文件的分發(fā)與銷毀 6.7.1 受控文件的分發(fā)統(tǒng)一由文控進行，分發(fā)時需加蓋“受控文件”章，并要求接收 方在《文件分發(fā)及回收表》上簽名確認。

6.7.2 文控統(tǒng)一回收變更后的文件，在文件上蓋“作廢文件”章以做識別，除原稿保 留作參考外，其它定期（2 年一次），報管代（組長）批準作銷毀處理，（如作 廢文件用于再生紙，每一頁須蓋上“作廢文件”章或?qū)懮稀白鲝U”字樣或者打 叉，只限內(nèi)部文控使用）。

6.7.3 依據(jù)文件編制或修訂部門，參照該文件權(quán)責，給予分發(fā)，文控保存分發(fā)記錄。

6.7.4 文控負責文件的發(fā)放和回收、變更以及原件等記錄的保存。

6.8 文件的版本、修訂號、變更、編號與作廢 6.8.1 新文件的制定由各部門提出申請，管代（組長）同意后，交相關(guān)部門評審，報 管代（組長）或總經(jīng)理批準后，最后交文控分發(fā)。

6.8.2 如因流程改變或整改要求，需變更文件及編號。

6.8.2.1 輕微變更：文件個別語句的修改，不影響文件結(jié)構(gòu)、流程和內(nèi)容，只在原文 相應(yīng)更改處變動，簽名確認，并注明更改日期。

6.8.2.2 小變更：文件的局部修訂，不涉及標準更新或職能更改，文件修改號升級，如“A/0”變更為“A/1”、A/2??, 按新文件制定要求進行。

6.8.2.3 大變更：參照標準換版或公司組織結(jié)構(gòu)大的調(diào)整，需更改文件版本號如“A/0” 版本變更成“B/0”、C/0??版本，依次類推，按新文件要求進行。

6.8.3.4 文件在變更時，由提出奴們或人員填寫《文件變更申請表》說明原因及變更 內(nèi)容后，交管代（組長）批準后，將《文件變更申請表》及初稿交至文控，文 控按新文件的要求進行評審、簽批、分發(fā)并回收舊版，保存《文件分發(fā)及回收 表》。

6.9 文件的調(diào)閱與補發(fā) 6.9.1 文件破損或遺失，須填寫《文件申領(lǐng)表》說明申領(lǐng)原因，并由管代（組長）

批準后，攜帶破損文件到文控處辦理申領(lǐng)手續(xù)用，文控將損壞的文件作廢銷毀，并在《文件申領(lǐng)表》中注明。

6.9.2 因業(yè)務(wù)需要需借用文件，須經(jīng)管代（組長）同意后才可借用，文控保存《文件 借用登記表》，保密文件一律不得借閱。

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文件化信息控制程序

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碼：

5/7

⑤其他外部信息，如各部門直接從外部獲取的有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等方面的信息。

4．2．1．2

內(nèi)部信息

①內(nèi)部日常信息，指正常情況下的各類信息。

②內(nèi)部異常突發(fā)信息，指活動中發(fā)生偏差的信息，如質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全不符合信息。

③緊急信息，如火災(zāi)、傷亡、環(huán)保設(shè)施失靈等緊急情況。

④其他內(nèi)部信息(如員工的建議等)。

信息可通過報告、記錄、討論交流、電子媒體、通訊等方式予以傳遞。

4.2.2.1 外部信息的交流

①質(zhì)安環(huán)部(QEHS)、辦公室、營銷部負責對環(huán)保局、安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局、勞動局、產(chǎn)品檢查機構(gòu)、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、認證機構(gòu)等監(jiān)測或檢查結(jié)果及反饋信息的收集。這類信息匯總到質(zhì)安環(huán)部(QEHS)，由質(zhì)安環(huán)部(QEHS)傳遞到公司相關(guān)部門。當監(jiān)測或檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合情況，按照《糾正和預(yù)防措施控制程序》的要求進行處理。

②政策法規(guī)、標準類的資料信息由開發(fā)部、質(zhì)安環(huán)部等相關(guān)部門負責收集、更新、整理，交文控中心保存。詳見《文件化信息控制程序》、《法律法規(guī)和其他要求控制程序》。

③生產(chǎn)部負責與工程合同方、采購組負責與供應(yīng)商、營銷部負責與運輸公司、質(zhì)安環(huán)部(QEHS)負責與社區(qū)居民等相關(guān)方進行溝通。對這些相關(guān)方傳來的信息，各責任部門應(yīng)盡快處理。如問題嚴重，相關(guān)部門應(yīng)及時將信息傳達到質(zhì)安環(huán)部(QEHS)、管理者代表等有關(guān)部門。

a)如是書面信息，直接將其復(fù)印件分發(fā)有關(guān)部門。

b)如是口頭信息，則應(yīng)將其填寫在“信息聯(lián)絡(luò)單”上，復(fù)印后分發(fā)有關(guān)部門。

質(zhì)安環(huán)部(QEHS)組織相關(guān)部門針對相關(guān)方反映的問題，采取糾正措施，詳見《糾正和預(yù)防措施控制程序》。

當相關(guān)方要求答復(fù)時，應(yīng)將處理結(jié)果通告對方。

④市場信息、顧客不滿意信息、客戶投訴的處理由營銷部負責。對客戶反映比較嚴重的問題，營銷部應(yīng)及時轉(zhuǎn)達給質(zhì)安環(huán)部(QEHS)、管理者代表等有關(guān)部門。參照《顧營銷部務(wù)控制程序》執(zhí)行。

⑤各部門直接從外部獲取的其他信息，以“信息聯(lián)絡(luò)單”的方式反饋到質(zhì)安環(huán)部(QEHS)等有關(guān)部門。

4.2.2.2 內(nèi)部信息的交流 ①日常信息由各部門按相關(guān)文件的規(guī)定收集并傳遞。

②異常的不符合信息，由發(fā)現(xiàn)者填寫“信息聯(lián)絡(luò)單”交由責任部門處理。如問題嚴重，則應(yīng)將“信息聯(lián)絡(luò)單”送質(zhì)安環(huán)部(QEHS)、上級主管一份。質(zhì)安環(huán)部(QEHS)應(yīng)據(jù)此適時向有關(guān)責任部門發(fā)出“糾正和預(yù)防措施要求單”，詳見《糾正和預(yù)防措施控制程序》。

③火災(zāi)、傷亡、環(huán)保設(shè)施失靈等緊急情況，執(zhí)行《應(yīng)急準備和響應(yīng)控制程序》。

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碼：

6/7

6.9.3 受控文件用于供應(yīng)商、外發(fā)加工商、客戶或認證機構(gòu)時，經(jīng)管代（組長）同 意后，由文控辦理相關(guān)手續(xù)，并填寫《文件分發(fā)及回收表》。

6.10 文件印章的管理 6.10.1 文件印章分為受控文件、作廢文件、外來文件、非受控文件，并由文控管理。

6.10.2 印章遺失，重新刻制時應(yīng)與原印章區(qū)別特征，并在涉及范圍內(nèi)通報。

6.11 文控及各部門須編制《文件/記錄總覽表》，以方便查閱和核對。7、記錄管理控制程序

7.1 記錄表格的控制

各責任部門根據(jù)質(zhì)量安全體系控制要求和如實反映產(chǎn)品生產(chǎn)、質(zhì)量、衛(wèi)生和安全狀況，便于追溯，編制適合的表格，部門主管審批，提交文控員編號并備案登錄。記錄在功能方面應(yīng)該具有針對性，為完成某項具體工作而設(shè)計；在使用方面具有獨立性，盡量由單個人員或單一崗位使用，避免數(shù)人數(shù)崗位共用一份記錄； 記錄盡量是單頁，避免使用合訂本，不得采用在簿子上劃線或劃格子的作為記錄。

7.2 各部門可根據(jù)工作需要提出記錄格式設(shè)計更改，并按本文件執(zhí)行。

7.3 文控員負責建立并動態(tài)保持反映整個體系的《文件/記錄總覽表》，將公司所有與質(zhì)量安全管理體系運行有關(guān)的記錄匯總，包括名稱、編號、保存期限、使用部門、分發(fā)部門等內(nèi)容，并匯集備案記錄的原始樣本。

7.4 文控員負責對記錄進行編號。

7.5 記錄表格的印制，由各使用部門提出計劃，文控員核對，印刷后統(tǒng)一分發(fā)。

7.2 記錄的控制 7.2.1 記錄的填寫 7.2.1.1 記錄的填寫要及時、真實、完整、準確、規(guī)范、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項目，將該項用單杠劃去，簽字確認，必要時說明理由，各相關(guān)欄目負責人簽名不允許空白。記錄必須現(xiàn)場使用，操作一步記錄一步，不得追記、補記或預(yù)先記錄；操作人員應(yīng)當親筆簽名，不得使用姓名印章。

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碼：

7/7

7.2.1.2 如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù)，由記錄者本人在現(xiàn)場進行修改。不得采取涂抹、描粗的方式修改數(shù)據(jù)，不得根據(jù)某種需要而去任意修改數(shù)據(jù)，影響數(shù)據(jù)的真實性；應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，加蓋印章或簽上更改人的姓名，不同日期時，要注明修改日期。

7.2.1.3 各部門的記錄填寫要求采用藍色或黑色的圓珠筆、水性筆或鋼筆填寫，不得使用鉛筆或紅筆填寫。

7.2.1.4 各部門在體系運行過程中產(chǎn)生的記錄，應(yīng)在月末由該過程的直接管理者復(fù)核，確認無食品安全方面的問題后，歸檔保存。

7.2.2 記錄的審核 7.2.2.1 記錄正常情況下于生產(chǎn)或質(zhì)量活動結(jié)束的次一個工作日審核完畢，發(fā)現(xiàn)異常及時

糾正； 7.2.2.2 記錄審核的簽名必須手簽，不得使用姓名印章； 7.2.2.3 記錄審核人員的資格須經(jīng)確認。

7.2.3 記錄的保存及防護 7.2.3.1 各部門負責資料收集的人員，必須把所有記錄分類整理，妥善保存，所有的記錄應(yīng)保持清潔，字跡清楚。各部門按規(guī)定的期限保存，所有質(zhì)量記錄至少保存 2 年（產(chǎn)品的保質(zhì)期后 1 年）。對保存期超過一年的記錄可進行封存。

7.2.3.2 記錄應(yīng)防止損壞和丟失，在保存期內(nèi)損壞的記錄，應(yīng)按原樣予以修補。

7.2.4 記錄的調(diào)閱 7.2.4.1 記錄保管單位應(yīng)拒絕非相關(guān)人員調(diào)閱記錄。

7.2.4.2 外單位調(diào)閱記錄應(yīng)獲得管代（組長）的批準，機密和絕密文件、資料內(nèi)部借閱必須經(jīng)總經(jīng)理批準。一律不得外借。

7.2.5 記錄的檢索 由相關(guān)部門按產(chǎn)品、記錄編號、時間范圍實施檢索，并定期由與該過程有關(guān)的直接管理者復(fù)核。

7.2.6 記錄的銷毀 各記錄部門將超過保存期限的記錄，做好登記，報管代（組長）的批準，由文控員監(jiān)督銷毀過程，并做好記錄。

7.3 外來記錄的控制，由相關(guān)部門保存，期限確定后上報體系文控，可自行銷毀。8、注意事項：