第一篇：淺談企業(yè)檔案信息中心建設(shè)與公共利用

淺談企業(yè)檔案信息中心建設(shè)與公共利用

21世紀是信息時代,企業(yè)檔案信息資源作為重要的社會資源,在現(xiàn)代企業(yè)可持續(xù)發(fā)展進程中舉足輕重,意義深遠,這已成為諸多有識之士的共識。在信息高速發(fā)展的新形勢下,研究、探討企業(yè)檔案信息中心建設(shè)與公共利用的新模式尤為重要。本文就此淺談一管之見,與同人們商榷。

一、當前企業(yè)檔案館(室)存在的問題

一是大部分企業(yè)檔案館(室)環(huán)境、設(shè)施不達標。

二是信息結(jié)構(gòu)單一,利用率低。

三是管理手段落后,提供率低。

四是管理人員隊伍不穩(wěn)定,素質(zhì)偏低,人才培訓滯后。

二、企業(yè)檔案信息中心建設(shè)的基礎(chǔ)思路

1.加大投入力度,建設(shè)現(xiàn)代化的企業(yè)檔案館(室)。企業(yè)檔案館(室)是企業(yè)保管永久性檔案的基地。加強企業(yè)檔案館(室)建設(shè),是當今企業(yè)可持續(xù)發(fā)展、與時俱進的戰(zhàn)略性措施之一。建設(shè)現(xiàn)代化企業(yè)檔案信息服務(wù)中心的當務(wù)之急是企業(yè)決策者站在知識經(jīng)濟的高度,把發(fā)展檔案事業(yè)納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃之中,保證資金投入數(shù)額到位,逐步解決庫房、設(shè)施、設(shè)備、人員等具體問題,使之盡快實現(xiàn)功能齊全、管理手段先進、具有企業(yè)特色的信息服務(wù)中心。

2.深化體制改革與管理創(chuàng)新。一方面是機構(gòu)改革,建立與時俱進的企業(yè)信息服務(wù)中心,必須改革企業(yè)檔案管理部門非正式機構(gòu),兼職人員的傳統(tǒng)模式,設(shè)立獨立機構(gòu),納入編制,配備專職人員,并使之有職、有權(quán)、有位。另一方面要進行機制改革。企業(yè)檔案部門,要隨企業(yè)經(jīng)營機制轉(zhuǎn)換而轉(zhuǎn)換,應(yīng)從單純的行政權(quán)力機構(gòu)(如隸屬于黨辦或行辦),向資源管理機制轉(zhuǎn)變,從激勵機制向競爭機制轉(zhuǎn)變。通過向社會開放,獲取經(jīng)濟效益,使之成為企業(yè)資產(chǎn)的一部分。再一方面是制度改革。

3.優(yōu)化結(jié)構(gòu),實現(xiàn)一體化建設(shè)。新形勢下企業(yè)檔案收藏結(jié)構(gòu)創(chuàng)新至關(guān)重要。隨著國企市場競爭、產(chǎn)品競爭、人才競爭、信息競爭的加劇,促進企業(yè)檔案信息容量增加,單一的紙質(zhì)文件檔案收藏已滿足不了民生的對檔案載體的需求。因此,聲像、圖片、光盤、磁盤、實物等必備信息載體走進企業(yè)檔案室是大勢所趨。它不僅可以豐富企業(yè)檔案的載體形式,而且也為企業(yè)檔案結(jié)構(gòu)創(chuàng)新、調(diào)整實現(xiàn)檔案、圖書、情報一體化建設(shè)提供了物質(zhì)基礎(chǔ)和先決條件。

當今信息已成為物質(zhì)、能源之外的又一經(jīng)濟、戰(zhàn)略資源。檔案、圖書、情報這些知識資源一體化建設(shè)與管理勢在必行。各級檔案館在對檔案內(nèi)容進行需求分析和價值鑒定的基礎(chǔ)上,本著“需求主導(dǎo)、資源共享”的原則,有計劃地開展檔案數(shù)字化工作。研究數(shù)字檔案館建設(shè)整體方案,啟動數(shù)字檔案館建設(shè)項目,也只有這樣,才能在未來各級檔案館聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)建成后最大化地發(fā)揮信息資源共建、共享的需要,充分發(fā)揮信息資源的整體功能。

三、企業(yè)檔案公共利用的新途徑

1.應(yīng)樹立企業(yè)檔案收藏為用的觀念,將檔案、資料、圖書、報刊、數(shù)據(jù)、情報等納入服務(wù)范圍,使企業(yè)檔案成為真正意義上的信息中心。應(yīng)向社會開放部門檔案資料,開展各種形式的咨詢服務(wù)活動,利用企業(yè)檔案解決工作的難題,處理事務(wù)糾紛,提高利用率。

2.發(fā)揮企業(yè)檔案館(室)“一切為企業(yè)”定位前提下的宣傳教育功能,讓“死”資料“活”起來。把企業(yè)檔案信息中心建設(shè)成為“五愛”教育基地,開展宣傳教育活動。利用法定重大節(jié)日、紀念日、場慶等,舉辦創(chuàng)業(yè)史回顧、輝煌成果、專題講演等多種宣傳形式。在宣傳企業(yè)、開展教育、樹立企業(yè)形象的同時,也宣傳了企業(yè)檔案信息中心自身,讓全社會認識檔案信息中心的存在及價值。

3.為企業(yè)推廣、普及科學技術(shù)提供咨詢和服務(wù)。企業(yè)檔案管理人員要更新觀念、拓展視野,廣泛整理相關(guān)資料,下工夫擴充、豐富室藏,結(jié)合企業(yè)實際需要,有針對性地開展公共利用調(diào)查、分析,然后開展多種形式的對口服務(wù),使企業(yè)檔案館(室)成為面向社會的科技咨詢和信息服務(wù)中心。

4.在促進企業(yè)文化建設(shè)方面發(fā)揮主陣地作用。首先,管理人員應(yīng)積極參與企業(yè)文化創(chuàng)建活動;其次,應(yīng)積極主動配合有關(guān)部門工作,提供翔實可靠的企業(yè)精神、經(jīng)營理念等方面背景資料,促進企業(yè)文化健康有序地發(fā)展,為繁榮企業(yè)文化作出應(yīng)有的貢獻。

5.今后一個時期的重點是加強民生檔案建設(shè)。民生檔案已經(jīng)成為近年來檔案利用工作的一個新熱點。從根本上講,檔案之于社會的意義在于保障公眾的知情權(quán)。平常看似不起眼的檔案,往往能在關(guān)鍵時刻發(fā)揮令人意想不到的作用。從生老病死到衣食住行,民生檔案與百姓生活息息相關(guān)。在西方,檔案利用80%以上是普通百姓,在我國,這也將是一個必然的發(fā)展趨勢。

6.搞好檔案資料編研工作,為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供資政依據(jù)。企業(yè)檔案管理人員應(yīng)在提高自身理論素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)的基礎(chǔ)上,結(jié)合企業(yè)實際,通過調(diào)研,掌握企業(yè)政治形勢和經(jīng)濟發(fā)展動向,認真搞好各類資料的系統(tǒng)編研或?qū)I(yè)編研,為企業(yè)決策者提供可借鑒的具體依據(jù),為企業(yè)發(fā)展當好“內(nèi)參”。

7.健全企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理信息系統(tǒng),使檔案信息成為知識資產(chǎn)和知識產(chǎn)業(yè)。

總之,面對信息時代和知識經(jīng)濟浪潮的沖擊,企業(yè)檔案作為信息資源的寶庫和前沿陣地,只有建立全新的管理體系和服務(wù)體系,充分發(fā)揮收集信息構(gòu)建全新的知識庫作用,才能在挑戰(zhàn)面前抓住機遇,乘勢而上,快速發(fā)展,成為現(xiàn)代知識經(jīng)濟社會有機整體的重要組成部分和重要的資源基地并確立其不可取代的社會地位?！?/p>

(編輯/穆楊)

第二篇：淺談企業(yè)檔案信息化建設(shè)與創(chuàng)新范文

淺談企業(yè)檔案信息化建設(shè)與創(chuàng)新

重慶濰柴發(fā)動機廠劉秀陵

【摘要】企業(yè)檔案的信息化建設(shè)必須根據(jù)自身特點和需要進行量身訂做，也就是創(chuàng)建工作是由大大小小的無數(shù)個創(chuàng)新思維來構(gòu)成的。要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)逐步走向信息化網(wǎng)絡(luò)化以適應(yīng)和服務(wù)于企業(yè)。

企業(yè)的檔案信息化建設(shè)是不可阻擋的趨勢，看一個企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的水平，其檔案信息化的程度是重要依據(jù)，檔案信息化，就是在相關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。

而檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。這個過程從初級的計算機輔助管理，即僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用的管理，逐步向檔案信息電子化、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，在這個創(chuàng)建過程中，是可以有借鑒的，但是，企業(yè)的檔案工作相比于其他如地方檔案館、院校圖書檔案管理、事業(yè)單位檔案館等，他們的受眾面廣，可以是開放式的。而企業(yè)的檔案受到涉密的制約，它的服務(wù)面是有針對性的，局限于某個范圍之內(nèi)，既要充分利用檔案資源，又要嚴格控制使用的對象。就是在同是企業(yè)的而行業(yè)不同，也會因產(chǎn)品方式不同、流程不同、部門隸屬關(guān)系不同等原因，也無法照搬現(xiàn)成的模式。因此企業(yè)檔案的信息化建設(shè)都是必須根據(jù)自身特點和需要進行量身訂做，也就是創(chuàng)建工作是由大大小小的無數(shù)個創(chuàng)新思維來構(gòu)成的。創(chuàng)新是一個企業(yè)進步的靈魂，是一個企業(yè)持續(xù)發(fā)展的不竭動力，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。

檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)逐步走向信息化網(wǎng)絡(luò)化以適應(yīng)和服務(wù)于企業(yè)。

檔案工作創(chuàng)新，要解決好四個關(guān)系問題

（一）創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系

創(chuàng)新必須在原有基礎(chǔ)之上進行。我國檔案工作歷經(jīng)半個世紀的發(fā)展，形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗，檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展，形成了獨具特色的工作體系，這些基礎(chǔ)對我們今后的工作仍具有較強的指導(dǎo)意義，是創(chuàng)新的根基，因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個基礎(chǔ)，要在認真研究、總結(jié)過去的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)在和將來的形勢，在發(fā)展中尋求新的突破。

（二）創(chuàng)新與現(xiàn)實的關(guān)系

工作創(chuàng)新不能脫離實際。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實，面向未來，從實際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實存在的問題，在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上求突破。

（三）創(chuàng)新與學習、借鑒的關(guān)系

學習是創(chuàng)新的基礎(chǔ)，借鑒是創(chuàng)新的階梯，創(chuàng)新是學習的動力，也是學習的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學習本專業(yè)知識，借鑒本行業(yè)成功的經(jīng)驗和方法，又要學習相關(guān)專業(yè)、其他行業(yè)知識，借鑒其他專業(yè)創(chuàng)新方法和成功經(jīng)驗。創(chuàng)新要堅持“推陳出新”原則，運用否定之否定認識規(guī)律和批判、繼承觀念，在學習、借鑒中創(chuàng)新。

（四）創(chuàng)新與實踐的關(guān)系

創(chuàng)新都要經(jīng)過實踐檢驗，凡是對事業(yè)的發(fā)展有促進作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實踐中不斷完善。

檔案管理信息化創(chuàng)建中的關(guān)注點：

一、新舊檔案的不同處理方式。

新歸存的的公文檔案和技術(shù)文件圖檔都為電子文檔，只有少部分為實物檔案。舊的文檔絕大部分為實物檔案，采用將常用的紙質(zhì)檔案資料進行電子化，以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)。

二、紙質(zhì)、電子兩種介質(zhì)并存互補。

從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標準，在現(xiàn)階段的環(huán)境條件下，紙質(zhì)檔案還有一定實用性和優(yōu)點，有一定的不可替代性，所以可以采用兩種介質(zhì)并存以互補。實施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動，不但能節(jié)約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數(shù)字化的進程。

三、以無紙化模式為主，做好紙質(zhì)、電子兩種備份。

在檔案利用上以電子文檔為主，紙質(zhì)檔案為輔，向無紙化模式靠攏。備份必須以紙質(zhì)、電子兩種方式同時進行，以確保萬無一失。由于電子介質(zhì)的更新、硬件設(shè)備的更新，對重要檔案信息進行存儲方式的轉(zhuǎn)換，以免造成信息的丟失，如一些磁帶、軟盤存儲方式已很少應(yīng)用，就需要把重要信息轉(zhuǎn)換為現(xiàn)常用的存儲方式，以提供利用。

四、“工欲善其事，必先利其器”，選取適合的檔案管理軟件是檔案信息化建設(shè)工作付諸實施的重要媒介。信息化建設(shè)理念，需要科學的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點于一身，是疏通信息化建設(shè)管理脈絡(luò)，提高檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設(shè)的成敗。

五、防泄密措施采用技術(shù)上的物理隔離和行政上的保密制度教育與獎懲

雙管劉下。

企業(yè)的經(jīng)營、財務(wù)、技術(shù)等等的檔案資料是企業(yè)的無形資產(chǎn)，被嚴格劃分為不同的保密等級，只能在指定的有限的范圍內(nèi)利用，不容許外泄。進行密級界定。首先制訂密級標準，對室藏檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機密進行界定，并以優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設(shè)置，如訪問授權(quán)、用戶安全級別、密碼設(shè)置等功能模塊，成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。其次對檔案信息使用者進行網(wǎng)上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。在網(wǎng)絡(luò)設(shè)置上進行物理隔離，這還不夠，還必須建立一套嚴密的保密制度，獎懲明確，從上到下的保密機構(gòu)組織進行定期的教育和宣貫，提高全體員工的保密意識。

六、網(wǎng)絡(luò)化以內(nèi)部局域網(wǎng)為主，隔絕外網(wǎng)。

電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。

七、嚴把電子檔案的正確性和完整性。

數(shù)據(jù)質(zhì)量是計算機管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵，要嚴把數(shù)據(jù)關(guān)，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運行?？煽紤]建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對數(shù)據(jù)進行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進行認真校對

八、服務(wù)模式在現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)的同時可以增加在線服務(wù)。

開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔

案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的檔案數(shù)字化已經(jīng)或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)。

檔案工作信息化是促進企業(yè)信息資源全面收集、整合、開發(fā)的重要基礎(chǔ)，通過檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地參與支持企業(yè)決策和各級信息服務(wù)，將自身融入企業(yè)信息系統(tǒng)，使檔案工作與企業(yè)設(shè)計、生產(chǎn)、施工、管理等工作流程相銜接，參與國際質(zhì)量認證體系的貫標活動，實現(xiàn)檔案信息資源的制度化、規(guī)范化管理，創(chuàng)建一個具有本企業(yè)特色的檔案信息化系統(tǒng)，

第三篇：淺議國土資源檔案開發(fā)與利用

檔案工作的著力點是服務(wù)，然而在實際工作中，對于檔案利用者，我們往往是坐等到上門。工作人員能做到“熱情、細致辭、準確、迅速”就可算盡心盡責，很少重視檔案利用信息的反饋。這種坐等上門的服務(wù)形式已嚴重影響著檔案信息資源的開發(fā)與利用，阻礙了檔案工作的進一步開展。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，國土管理部門面臨著新的形勢和要求。作為國土管理基礎(chǔ)

之一的國土檔案管理工作，要適應(yīng)和服務(wù)于土地使用制度的改革，更需要進一步加強檔案信息資源的開發(fā)與利用。本文就國土資源管理檔案的開發(fā)與利用談?wù)剛€人的淺見。

一、國土資源管理檔案開發(fā)利用的現(xiàn)狀

隨著社會的進步和城市化進程的不斷加快，國土資源管理檔案的重要性日益顯現(xiàn)。然而在國土檔案利用率不斷提高的同時，檔案工作的開發(fā)和利用仍然跟不上形勢的發(fā)展和需求，存在著一些亟待解決的問題，主要表現(xiàn)在以下方面：

（一）檔案資料不齊全、填寫不規(guī)范

隨著人們的法制觀念逐漸增強，檔案利用的頻率大大地提高，單位、個人的查檔率呈逐年上升的趨勢。以我局為例，查閱檔案1348人次，2036人次，2986人次。其中查閱用地手續(xù)辦理土地使用證占19.2%，遺失補證查閱原始登記資料占27.5%，鄰里之間、單位之間為解決界址爭議而查閱土地登記資料占20.3%，聲像檔案占5%，綜合類檔案占8%，財務(wù)類檔案占10%，法規(guī)監(jiān)察類檔案5%，其他占5%。這些數(shù)據(jù)表明，檔案在整個國土資源管理工作中起到了非常重要的作用。但在實際工作中，筆者發(fā)現(xiàn)早期檔案資料還存在不齊全、不規(guī)范的現(xiàn)象:如有的證發(fā)了，卻沒有土地登記的檔案；有些資料該填寫的沒有填寫,如土地登記審批表上缺填與土地證書相一致的土地證編號、缺填宗地編號、缺填審批時間等等，這些現(xiàn)象的存在，嚴重制約了國土檔案信息資源的開發(fā)與利用。

（二）檔案人員思想不夠開闊，工作熱情不高

長期以來、檔案人員對國土檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄，思想不夠開闊，工作不夠創(chuàng)新。對于各類業(yè)務(wù)檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識、沒能很好地業(yè)務(wù)部門，沒有將國土檔案工作滲透到各個環(huán)節(jié)之中。導(dǎo)致各類業(yè)務(wù)檔案長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸檔帶來了困難。加之檔案管理單調(diào)而繁瑣，檔案人員難免會產(chǎn)生懈怠的情緒，認為檔案工作沒意思，辛苦比別人多，成績卻沒有業(yè)務(wù)部門突出，工作上沒激情，只求過得去，不求過得硬。

（三）現(xiàn)代化管理手段未能充分利用，工作效率低

由于諸多原因，檔案工作多個環(huán)節(jié)未能充分運用計算機管理，存在著重復(fù)勞動的現(xiàn)象，嚴重制約了檔案工作的效率。以我局為例，文件的收發(fā)與傳閱由專人負責，待來年再將上的文件資料交于檔案人員歸檔整理，這就導(dǎo)致檔案信息化管理系統(tǒng)的部分功能未能得到充分利用，仍靠手工收集與整理，費時又費力。另外，我局檔案室僅有1名檔案人員，每年新增的檔案資料業(yè)務(wù)部門只負責裝訂，編目、裝盒、上架、輸目錄全部由檔案室完成。因此每年年初，當大量檔案資料集中移交檔案室時，面對繁重的移交量（據(jù)不完全統(tǒng)計，每年我局新增檔案資料約1萬余卷），檔案人員只能疲于整理和編目，目錄錄入工作明顯滯后于檔案利用需要，檔案人員只能憑手工進行查找，無法滿足高節(jié)奏高效率工作要求。

（四）檔案人員業(yè)務(wù)水平低，編研工作比較滯后

目前，國土系統(tǒng)內(nèi)專、兼職檔案人員中高層次的專業(yè)人才尤為短缺，各業(yè)務(wù)部門一般認為檔案整理很簡單，只要有人將檔案資料裝訂起來就行了，直接影響了檔案的案卷質(zhì)量。甚至有的連本部門業(yè)務(wù)都不熟悉，對于檔案工作只知道將現(xiàn)有的材料裝訂起來，根本不知道這些資料是否齊全完整，是否能夠立卷歸檔，更不用說主動去收集具有保存價值的應(yīng)當歸檔的材料。另外，大部分檔案工作人員身兼數(shù)職，很少有時間和精力進行檔案編研工作。雖然也有一些編研材料，但深層次加工的編研材料還很少。

二、國土資源檔案開發(fā)與利用的制約因素

（一）內(nèi)容單一的國土檔案特點制約了檔案的開發(fā)與利用。

國土部門作為一個行政機關(guān)，所保管的檔案主要是本機關(guān)辦事和處理問題的記錄，為本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)(來源：好范文http://004km.cn/）決策和職能部門工作提供利用服務(wù)。盡管也向社會提供檔案利用，但它內(nèi)容單一的特點，一定程度上制約了檔案的開發(fā)與利用。

（二）淡薄的檔案意識制約了檔案的開發(fā)與利用

國土資源管理檔案應(yīng)該由各職能部門歸檔立卷，綜合檔案室統(tǒng)一管理。然而在實際工作中，普遍存在“重業(yè)務(wù)輕檔案”的傾向，總認為檔案工作是份外的事，無足輕重，平時不注重檔案資料的收集、保存和整理，造成了部分檔案資料的散失。還有一些重要的政策性文件長時間掌握在個人手中，不能及時立卷歸檔，也影響了檔案的開發(fā)與利用。

第四篇：企業(yè)檔案信息化建設(shè)

公司檔案信息化建設(shè)探討

何細乃

（中冶南方工程技術(shù)有限公司信息網(wǎng)絡(luò)中心，武漢430080）

摘要：本文通過探討企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基本目標和主要內(nèi)容，指出了本公司檔案信息化建設(shè)的目標、原則和主要內(nèi)容。針對本公司檔案信息化建設(shè)的實際情況，本文提出了從信息管理過渡到知識管理的發(fā)展建議。關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化； 知識管理

Study on Enterprise Archives Informatization

Construction

He Xi-nai

（WISDR steelmaking department，Wuhan 430080）

Abstract： This paper discusses the basic goal and main content of enterprise archives informatization construction and points out in particular the goal, principle andmain content of archives informatization construction of WISDRI.According to the actual situation of archives informatization construction of WISDRI, this paper makes a suggestion to develop from information management to knowledge management.Key words: Archives management;archives informatization;knowledge management

前言

隨著社會信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人們對檔案管理工作提出了更高的要求。作為一個信息的重要來源，檔案信息已經(jīng)成為我國企業(yè)信息化工作的一個重要組成部分及工作內(nèi)容。企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)成為許多企業(yè)，也包括我們公司檔案管理人員研究的一個重要對象。

1.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的誤區(qū)

在很多人眼里，檔案信息化與檔案信息化建設(shè)往往被誤讀。

1.1 將檔案信息化建設(shè)理解為純粹的計算機檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)

許多檔案管理人員，對于檔案信息化建設(shè)的認識也不深。最典型的錯誤理解，是將檔案信息化建設(shè)等同于檔案計算機管理，即將實物檔案的管理模式(卡片檢索、實物管理)轉(zhuǎn)換成建設(shè)計算機檢索系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)。簡單地認為，檔案信息化建設(shè)就是實物檔案管理模式的計算機輔助管理。

1.2 將檔案信息化與檔案數(shù)字化混為一談

傳統(tǒng)的實物檔案無論是在保管還是在提供利用上，都存在著非常大的局限性。檔案數(shù)字化可以解決這方面的問題，一是解決網(wǎng)上瀏覽的問題，二是解決多人同時利用同一份檔案的沖突。相對于社會公共檔案部門以及機關(guān)檔案來說，企業(yè)檔案數(shù)字化工作的內(nèi)在驅(qū)動力比較強。因此，很多企業(yè)檔案數(shù)字化工作進行得比較早，主要工作是將檔案實物進行數(shù)字化處理，變成存貯在計算機上可傳輸、方便提供利用的電子矢量文件。

但是正因為這一點，很多人、很多企業(yè)就將檔案信息化簡單地理解為檔案數(shù)字化工作。把檔案信息化

建設(shè)局限在原有實物檔案數(shù)字化以及新接收的檔案對應(yīng)的電子文件收集上。思想認識還處在檔案信息化建設(shè)的初級階段，沒有從根本上實現(xiàn)從檔案實物管理及檔案信息管理，到電子檔案管理及檔案知識管理的轉(zhuǎn)變。

2．檔案信息化建設(shè)的目標

根據(jù)近幾年檔案信息化發(fā)展的形勢來看，檔案管理已經(jīng)擺脫了實物手工管理(以卡片檢索管理為典型代表)。絕大多數(shù)的企業(yè)，都通過各種各樣的檔案管理系統(tǒng)及計算機輔助管理手段實現(xiàn)了檔案計算機管理。很多信息化工作進行得比較早的企業(yè)，通過加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)已經(jīng)實現(xiàn)了檔案資源的數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，有很多單位甚至實現(xiàn)了接收、傳遞、存儲和利用的一體化。

在接下來的檔案信息化建設(shè)的目標上，很多企業(yè)感覺到比較迷茫，方向不明確。個人覺得，要根據(jù)企業(yè)進行檔案信息化建設(shè)的目的以及信息化技術(shù)發(fā)展的大方向，來確定企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標。各企業(yè)可根據(jù)本企業(yè)整體信息化以及檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，來確定本企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標。企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展階段目標，按低到高分為三個層次：

2.1 短期目標

以檔案實物數(shù)字化為主要內(nèi)容，輔助計算機編目為手段，實現(xiàn)檔案文件的網(wǎng)上瀏覽、提供利用。

2.2 中長期目標

在短期目標的基礎(chǔ)上，通過流程再造，采用電子簽名、權(quán)限管理等技術(shù)手段，結(jié)合公文辦公系統(tǒng)、設(shè)計系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)的一體化，實現(xiàn)檔案信息管理。

2.3 遠期目標

在中長期目標的基礎(chǔ)上，通過參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的全過程，自動收集檔案知識信息，超越傳統(tǒng)檔案管理的概念，將檔案管理與信息管理、知識管理結(jié)合起來，實現(xiàn)檔案信息知識管理。

具體到本公司，目前基本實現(xiàn)短期目標的大部分內(nèi)容，如檔案數(shù)字化正在進行，檔案檢索編目已經(jīng)通過檔案管理系統(tǒng)進行管理，經(jīng)過授權(quán)可以實現(xiàn)檔案文件的網(wǎng)上瀏覽與提供利用。因此本公司檔案信息化建設(shè)發(fā)展的階段性目標應(yīng)該是以上述中長期目標為主。

3．公司檔案信息化建設(shè)的原則

3.1 以檔案信息資源開發(fā)與利用為中心的原則

檔案信息化建設(shè)，包括制度建設(shè)、流程管理、信息資源準備，特別是各種系統(tǒng)和軟件的開發(fā)，要圍繞提供利用來設(shè)計、來開展。如果不以方便利用為原則，系統(tǒng)運行最流暢，界面做得最好看，信息資源保管得最完善，都會回到傳統(tǒng)檔案管理重保管、輕利用的老路上去，這樣也違反了檔案信息化建設(shè)的初衷。

當然這里說的以開發(fā)利用為中心的原則，并不是不講安全。作為企業(yè)來說，知識產(chǎn)權(quán)保護始終是重中之重。只要通過信息資源及人員權(quán)限的分級，完全可以解決這些問題。

3.2 效益最大化原則

企業(yè)進行檔案信息化建設(shè)，首先是看到了檔案信息利用中的潛在效益。因此，檔案信息化建設(shè)，特別在建設(shè)的側(cè)重點、信息資源的準備、提供利用方面，哪些系統(tǒng)先上、哪些問題要先解決，甚至包括不同信息資源數(shù)字化的先后，都應(yīng)遵循效益最大化的原則。比如系統(tǒng)建設(shè)上，是文書檔案先上還是科技檔案先上。再比如，科技檔案掃描項目的選擇上，就應(yīng)該選擇不同類型的典型項目或?qū)嵨餀n案提供利用比較頻繁的項目。

3.3 標準、編碼先行的原則

檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)工作的一部分，包括職能域的劃分、主題數(shù)據(jù)庫的確立、統(tǒng)一編碼的協(xié)調(diào)，都需要在公司統(tǒng)一IT規(guī)劃的指導(dǎo)下進行。企業(yè)人力資源系統(tǒng)、設(shè)計管理系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)、設(shè)計管理平臺、檔案信息化平臺，都需要統(tǒng)籌規(guī)劃，確認工作流程，劃分各自的職能域和主題數(shù)據(jù)庫。

3.4 階段性建設(shè)，逐步實施的原則。

要實現(xiàn)科技檔案信息化的目標，即使具備了諸多有利條件，但是也不可能在短時間之內(nèi)實現(xiàn)，制度改

革、流程再造，系統(tǒng)論證、運行、評價，信息資源準備，都需要分階段，逐步實施。

4．檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

2004年，國家檔案局發(fā)布的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》明確指出了檔案信息化建設(shè)的六項核心內(nèi)容：檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標準規(guī)范建設(shè)、人才隊伍建設(shè)、信息安全保障體系建設(shè)。

不同企業(yè)檔案信息化工作起步有早有晚，信息化程度有高有低，信息化建設(shè)內(nèi)容與側(cè)重點也不一樣。根據(jù)中冶南方（原為武漢院）10多年來檔案信息化工作發(fā)展進程來看，自1995年檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)開始，走過了檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檢索數(shù)據(jù)庫的建立、電子文件的收集等過程，對于基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、標準規(guī)范、人才隊伍、信息安全保障，都有一定的認識與經(jīng)驗積累。

對于當前的中冶南方來說，檔案信息化建設(shè)更多地是需要從檔案管理信息化過渡到檔案知識管理，具體就是側(cè)重點應(yīng)該從檔案實體管理－檔案信息管理，過渡到檔案信息管理-檔案知識管理。除了開發(fā)檔案文件中蘊含的顯性信息知識，更應(yīng)該開發(fā)檔案信息中潛在的隱性知識信息。

4.1 檔案信息資源建設(shè)

4.1.1 實物檔案的數(shù)字化

本公司在長期的經(jīng)濟建設(shè)中積累下來了大量的檔案，包括科技檔案、文書檔案、人事檔案、專利檔案等,這些檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營工作中有著很高的參考價值?？砂葱б孀畲蠡瓌t，對相應(yīng)的檔案進行優(yōu)先排序，效益最大的優(yōu)先數(shù)字化。

1)科技檔案

中冶南方的科技檔案主要是圖紙檔案，主要利用價值在于它的參考價值，從這個利用目的出發(fā)，對于那些參考價值大、重復(fù)利用率高的圖紙檔案，進行優(yōu)先數(shù)字化處理。

因此優(yōu)先順序可參考為：典型項目圖紙-設(shè)備類圖紙-借閱利用率高的圖紙-其它科技檔案。利用5-8年左右的時間，完成歷史遺留檔案的掃描工作。

2)專利檔案

專利檔案目前還不是很多，建議可優(yōu)先實現(xiàn)，與公司專利管理系統(tǒng)結(jié)合起來，實現(xiàn)專利檔案的全部數(shù)字化。

3)文書檔案

文書檔案數(shù)字化優(yōu)先順序參考為：典型項目全部合同-商務(wù)合同-獲獎證書文件-其它文書檔案

4)人事檔案

人事檔案數(shù)字化優(yōu)先順序可參考時間年代及利用率來具體確定：近年的人事檔案-個人相關(guān)證件-其它

5)其它檔案

4.1.2 電子文件的收集

目前公司的科技檔案電子文件收集工作經(jīng)過多年的努力，基本上達到了電子文件100%的收集率。對于設(shè)計外委、設(shè)計分包電子文件的收集工作正在研究中。

4.1.3 電子檔案的收集

電子檔案的收集與歸檔，是檔案管理的高級階段。

公司信息網(wǎng)絡(luò)中心正在進行設(shè)計文件無紙化流轉(zhuǎn)的流程設(shè)計，相應(yīng)配置的系統(tǒng)建設(shè)正在進行。通過電子簽名，系統(tǒng)授權(quán)，IT標準化檢查，檔案合規(guī)性檢查等技術(shù)手段，實現(xiàn)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)無紙化流轉(zhuǎn)、收集、歸檔、打印、發(fā)出。

對于OA系統(tǒng)的開發(fā)與歸檔，也應(yīng)該研究公文自動歸檔，實現(xiàn)發(fā)文歸檔的一體化。

4.1.4 檔案知識庫的建立與利用

傳統(tǒng)檔案管理只關(guān)注最終實物檔案，檔案信息化初級階段重視檔案數(shù)字化，檔案信息化的深入發(fā)展不僅要關(guān)注檔案本身所包含的信息，還應(yīng)該探究這些檔案信息的來源、產(chǎn)生性質(zhì)、產(chǎn)生過程，檔案信息之間的聯(lián)系，甚至還應(yīng)該關(guān)注信息的生產(chǎn)者、時間、地點。

不僅要重視檔案本身反映的信息知識，還應(yīng)該就檔案信息所包含的關(guān)于檔案產(chǎn)生組織、檔案作者的隱性知識進行收集、歸納、提取。通過分析、研究、積累以及系統(tǒng)的自我學習，形成一個完善的檔案知識庫。

1)技術(shù)專題匯編

在內(nèi)容上要打破傳統(tǒng)匯編只重羅列案卷號的形式，對每項技術(shù)的發(fā)展歷史、不同類型、不同特點都應(yīng)該有評述，在本企業(yè)不同項目中應(yīng)用的歷史，包括不同項目中的應(yīng)用評價，歷史查詢、參考、復(fù)用率最高的本項技術(shù)檔案，最近應(yīng)用本技術(shù)的本公司的工程項目等等方面的信息，都應(yīng)該涵蓋。比如關(guān)于煉鋼工程中應(yīng)用的鋼水罐的技術(shù)專題匯編，就可以概述鋼水罐的發(fā)展史、最新鋼水罐技術(shù)，本企業(yè)在各項工程中應(yīng)用的鋼水罐種類、技術(shù)參數(shù)、應(yīng)用評價，歷史上本企業(yè)查詢、參考、復(fù)用最多的鋼水罐的檔案，本企業(yè)最近最新設(shè)計的鋼水罐的有關(guān)情況等等。

2)隱性知識的管理

通過知識管理，對蘊含在檔案信息中的管理知識信息進行提取。通過系統(tǒng)對每份文件本身信息的自動提取(電子檔案流轉(zhuǎn)實現(xiàn)后)，可記錄圖紙形成過程中所包含的人工時(圖紙量)、修改信息、參與人、設(shè)計人、修改人、參加專業(yè)等，可形成項目信息知識庫，為工程項目管理、設(shè)計管理提供服務(wù)。

3)通過利用反饋機制形成檔案知識庫

相對于傳統(tǒng)的檔案信息提供利用，可考慮進行主動服務(wù)。針對各專業(yè)設(shè)計人提交的檔案利用需求，由檔案人員通過定題服務(wù)，形成電子檔案袋(一種包含多種檔案信息鏈接或電子文件的文件包)。

通過設(shè)計人員的利用效果反饋，完善并保存積累電子檔案袋。利用這種方式，就可通過設(shè)計人員親身體會形成檔案知識利用知識庫?？梢詫⒃O(shè)計人利用知識本身的過程和成果積累下來，形成龐大的知識利用庫，方便后來者的使用。

4)通過檔案信息導(dǎo)航地圖建立檔案知識庫的利用新模式

建立各系統(tǒng)之間的聯(lián)系方式，如鏈接、信息的加入等等，將檔案信息、項目管理信息、設(shè)計信息、人員信息有機的聯(lián)系起來。通過檔案信息導(dǎo)航，讓利用人員從一個入口進入，就可以遍歷整個檔案知識庫，增加學習的效果。

4.2 檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)

通過了解檔案信息資源建設(shè)的內(nèi)容，我們對于應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)有了方向，明確了應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)的側(cè)重點。系統(tǒng)開發(fā)過程中，除了一般檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備的收集、整理、提供利用功能外，具體要重視以下兩個方面的問題。

4.2.1 重視過程管理與來源管理

檔案信息化建設(shè)除了關(guān)于資源的數(shù)字化和利用信息化外，更主要地是要進行流程再造。通過流程的優(yōu)化，將檔案收集、整理提前到檔案信息形成的過程中。不僅要重視檔案結(jié)果信息的收集(紙質(zhì)或電子檔案)，更要重視檔案產(chǎn)生過程信息、檔案來源信息的收集?；谶@些原因，系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)該做到：

1)文書檔案信息管理與辦公自動化結(jié)合起來

2)圖紙檔案信息管理與項目管理系統(tǒng)、設(shè)計管理系統(tǒng)結(jié)合起來

3)專利檔案信息管理與專利數(shù)據(jù)庫結(jié)合起來

4)人事檔案信息管理與人力資源系統(tǒng)結(jié)合起來

4.2.2信息安全保障建設(shè)

信息安全始終是檔案管理的重中之重，特別是對一家自主經(jīng)營的企業(yè)來說。知識產(chǎn)權(quán)是企業(yè)的生命線，知識產(chǎn)權(quán)的保護是公司得以在市場上領(lǐng)先的關(guān)鍵所在。

檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)該兼顧到開放與限制，利用與保密之間的關(guān)系。

1)通過技術(shù)類別、保密級別、特殊項目、檔案類型等多種方式對檔案信息進行分級。

2)通過部門、專業(yè)、人員、項目等多種角色對人員進行分級。

通過檔案信息的分級以及人員的分級，實現(xiàn)對檔案信息、檔案知識的利用。

5．公司檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向，應(yīng)該類似中國哲學中所說的大象無形。將檔案管理嵌入到公司業(yè)務(wù)流程中去，在流程過程中進行檔案信息收集，進行知識管理。

1)從傳統(tǒng)的實體管理-信息管理過渡到知識管理

2)從傳統(tǒng)的結(jié)果管理過渡到流程管理、全過程管理。

3)從傳統(tǒng)的文書檔案、科技檔案、人事檔案管理，發(fā)展到參與全公司業(yè)務(wù)范圍的知識管理

參考文獻：

[1]齊虹:《知識管理及其對檔案管理的啟示》，《21世紀的社會記憶-中國首屆檔案學博士論壇論文集》，中國人民大學出版社

[2]張海燕：《企業(yè)檔案的知識化管理》，《機電兵般檔案》2007年第1期

第五篇：檔案利用效果

檔案利用效果實例匯編

一、利用日期：二OO三年八月十八日 利用股室：萬榮分局藥品綜合監(jiān)管股 利用者姓名：蘇粉丹

利用案卷或文件題名：運食藥監(jiān)辦（2003）2號 利用目的：取得縣郵政局檢查郵寄藥品的配合。利用效果：取得縣郵政局的全面支持。

二、利用日期：二OO三年十二月二十七日 利用股室：萬榮分局藥品綜合監(jiān)管股 利用者姓名：蘇粉丹

利用案卷或文件題名：運食藥監(jiān)辦（2003）40號 利用目的：通知各醫(yī)療機構(gòu)并告知范本 利用效果：使市局要求得到快速貫徹執(zhí)行。

三、利用日期：二OO四年六月二十一日 利用股室：萬榮分局藥品綜合監(jiān)管股 利用者姓名：蘇粉丹

利用案卷或文件題名：運食藥監(jiān)安函（2003）22號 利用目的：為查處山西華康藥業(yè)股份有限公司生產(chǎn)“龍膽泄肝丸”提供政策支持。利用效果：明確了違法行為。

四、利用日期：二OO四年十二月十七日 利用股室：萬榮分局藥品綜合監(jiān)管股 利用者姓名：蘇粉丹

利用案卷或文件題名：運食藥監(jiān)辦（2004）44號

利用目的：為加強醫(yī)療機構(gòu)麻醉藥品、第一類精神藥品的監(jiān)督管理提供可靠的依據(jù)

利用效果：通過查閱運城市藥品監(jiān)督管理局關(guān)于醫(yī)療機構(gòu)麻醉藥品、第一類精神藥管理規(guī)定和萬榮藥品監(jiān)督管理分局開展醫(yī)療機構(gòu)麻醉藥品、第一類精神藥品使用管理專項檢查工作的通知，為加強醫(yī)療機構(gòu)麻醉藥品、第一類精神藥品的監(jiān)督管理提供可靠的依據(jù)。

五、利用日期：二OO五年四月十八日 利用股室：萬榮分局藥品綜合監(jiān)管股 利用者姓名：蘇粉丹

利用案卷或文件題名：運食藥監(jiān)稽函（2004）73號、運食藥

監(jiān)稽函（2004）89號

利用目的：通過查檔了解案件執(zhí)法文書的考核標準 利用效果：通過查檔了解藥品監(jiān)督行政執(zhí)法文書考評制度和運城市藥品監(jiān)督稽查工作考核評價辦法的通知確定了一般程序的案卷和簡易程序的案卷的制作程序。編寫了《案件辦理流程圖》、《錯案責任追究制》、《藥品稽查工作崗位責任制》等稽查工作制度。

六、利用日期：二OO五年八月十九日 利用股室：萬榮分局藥品綜合監(jiān)管股 利用者姓名：王春林

利用案卷或文件題名：運食藥監(jiān)辦（2005）7號 利用目的：。為做好不良反應(yīng)監(jiān)測工作提供可靠的依據(jù) 利用效果：。通過查檔了解運城市藥品監(jiān)督管理局關(guān)于全面開展藥品不良反應(yīng)監(jiān)測工作的通知，為做好不良反應(yīng)監(jiān)測工作提供可靠的依據(jù)

七、利用日期：二OO五年十二月二十五日 利用股室：萬榮分局食品綜合監(jiān)督股 利用者姓名：王洪普

利用案卷或文件題名：運食安委辦（2005）1號、運食安委

辦（2005）2號、國食藥監(jiān)察（2004）442號

利用目的：編寫2005年食品安全整治工作實施方案 利用效果：通過查檔了解運城市食品安全委員會各成員單位主要工作職責，確定了每個單位具體負責的食品整治環(huán)節(jié)，制定了《2005年萬榮縣食品安全整治工作實施方案》。

八、利用日期：二OO六年四月五日 利用股室：萬榮分局本公司 利用者姓名：王宏珂

利用案卷或文件題名：運食藥監(jiān)辦[2004]22號，萬政辦發(fā)

（2006）51號

利用目的：向市局匯報作為“農(nóng)村兩網(wǎng)建設(shè)示范縣”所做工作。

利用效果：通過查檔了解運城食品藥品監(jiān)督管理局關(guān)于建立全市農(nóng)村藥品監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)的意見和國家食品藥品監(jiān)督管理局等五部委關(guān)于加強農(nóng)村藥品監(jiān)督和管理工作的意見，為書寫萬榮縣農(nóng)村兩網(wǎng)建設(shè)提供了參考。

九、利用日期：二OO六年六月十三日 利用股室：萬榮分局辦公室 利用者姓名：付鵬

利用案卷或文件題名：運食藥監(jiān)[2006]16號、運食藥監(jiān)安函

[2006]38號、2006年1月到5月案卷

利用目的：了解2006年上半年開展的主要工作

利用效果：通過查檔了解2006年1月到5月的重大案件和典型案件，農(nóng)村兩網(wǎng)建設(shè)情況，藥品包裝材料和容器的查處情況，口腔義齒的查處情況等資料，為2006上半年工作總結(jié)提供了參考。