第一篇：淺談企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用 終稿

淺談企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用

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摘要：當(dāng)前，隨著技術(shù)的變革和管理的創(chuàng)新，我國(guó)的企業(yè)檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)由純粹意義上的實(shí)體管理向信息服務(wù)上的轉(zhuǎn)變。本文首先介紹了企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用在企業(yè)檔案信息化中的重要意義，然后分析了企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用在現(xiàn)階段信息化條件下存在的問(wèn)題，最后提出幾項(xiàng)對(duì)策以完善企業(yè)檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用。關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 信息化 信息資源 開(kāi)發(fā) 利用

企業(yè)檔案管理工作的根本目的，除了保存檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、安全外，主要是為了開(kāi)發(fā)利用。當(dāng)前是信息社會(huì)，信息已成為人們從事各類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)不可缺少的條件，人們只有充分利用檔案信息，才能使這種潛在的生產(chǎn)力盡快轉(zhuǎn)換為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力。

一、企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用是企業(yè)檔案信息化的核心

企業(yè)檔案信息化同其它信息化工程一樣，由眾多子系統(tǒng)構(gòu)成，環(huán)環(huán)相扣。包括檔案部門(mén)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、人力資源建設(shè)等系統(tǒng)。其中，企業(yè)檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用是企業(yè)檔案信息化的目標(biāo)及核心任務(wù)，這也是衡量企業(yè)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)之一。

首先，現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施和信息技術(shù)是企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)與利用的基礎(chǔ)和保障。當(dāng)前，信息化浪潮席卷全球，我們己經(jīng)邁入了信息時(shí)代的高速公路。人們?cè)絹?lái)越認(rèn)識(shí)到，信息技術(shù)給企業(yè)帶來(lái)的變化以及信息技術(shù)的推動(dòng)作用都將影響著企業(yè)檔案工作的發(fā)展。企業(yè)檔案信息化必然包含著信息技術(shù)的應(yīng)用，否則信息資源管理的信息化無(wú)從談起。信息化過(guò)程中的企業(yè)檔案信息管理需要以現(xiàn)代信息技術(shù)和信息技術(shù)條件下構(gòu)建的硬件設(shè)施作為其存在基礎(chǔ)，將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案信息的傳遞、處理、開(kāi)發(fā)、利用。

其次，企業(yè)檔案信息資源共建共享是企業(yè)信息化的組成部分及客觀要求。在企業(yè)信息化過(guò)程中，企業(yè)需要高質(zhì)量、高集成的檔案信息，以及科學(xué)有效的檔案信息管理。企業(yè)檔案信息化的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有序組織和開(kāi)發(fā)利用，從而使企業(yè)信息化建設(shè)邁上一個(gè)新臺(tái)階，具有更強(qiáng)勁的實(shí)力生存于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)之中。這不是信息技術(shù)的簡(jiǎn)單應(yīng)用，而是一項(xiàng)結(jié)合先進(jìn)的企業(yè)檔案管理思想，規(guī)范檔案工作業(yè)務(wù)流程，將信息技術(shù)融入收集、整理、開(kāi)發(fā)、利用等檔案活動(dòng)之中，以提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的復(fù)雜工程。

二、企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用在現(xiàn)階段信息化條件下存在的問(wèn)題

從有關(guān)資料看，企業(yè)檔案工作總體來(lái)講是朝著健康的方向發(fā)展，檔案管理部門(mén)能夠積極開(kāi)發(fā)和利用檔案信息，并取得了比較明顯的經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)然，巨大的利益背后也存在著一些困難和問(wèn)題，有待于進(jìn)一步改進(jìn)和完善。

1．信息開(kāi)發(fā)觀念陳舊落后

傳統(tǒng)意義上的企業(yè)檔案部門(mén)可以說(shuō)是企業(yè)信息資源管理中心。它所貯存的各類(lèi)信息資源最為全面、系統(tǒng)和完善，成為企業(yè)文化成果的收容器和樞紐。然而，信息化背景下，這一部門(mén)將逐漸失去它在存貯和傳播檔案信息資源方面得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)。因?yàn)?，現(xiàn)代企業(yè)制度的建立、企業(yè)改制的完成及計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)通，使得傳統(tǒng)的企業(yè)檔案部門(mén)已不再是企業(yè)信息資源的惟一擁有者及提供者，呈現(xiàn)出信息所有者多元化、信息開(kāi)發(fā)智能化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化收稿日期：

作者簡(jiǎn)介：的局面。這種局面的出現(xiàn)，對(duì)企業(yè)檔案管理部門(mén)的生存和發(fā)展構(gòu)成了越來(lái)越大的威脅。因此，傳統(tǒng)的信息開(kāi)發(fā)觀念(如事后再分析開(kāi)發(fā)、實(shí)體開(kāi)發(fā))已成為新形勢(shì)下開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案信息的桎梏。

2．信息技術(shù)手段和管理設(shè)施現(xiàn)代化水平落后

在現(xiàn)代高科技的沖擊下，很多企業(yè)都做了大量的改進(jìn)和完善工作，如利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行收藏、借閱管理，并引進(jìn)光盤(pán)檢索系統(tǒng)等。但關(guān)于企業(yè)檔案工作這一部分，由于企業(yè)經(jīng)費(fèi)有限，資源建設(shè)明顯不足，有些電腦老化，運(yùn)行速度很慢，在技術(shù)處理上仍以手工為主，計(jì)算機(jī)普及率不高，操作技術(shù)落后，服務(wù)質(zhì)量不高，對(duì)文獻(xiàn)信息資源只能作較簡(jiǎn)單的加工處理，整體服務(wù)水平是淺層次的，落后的信息技術(shù)手段已成為開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案信息的一大突出障礙。部分企業(yè)雖然購(gòu)置了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備裝備檔案室，但是，在應(yīng)用上尚處于淺層次，還囿于封閉性的傳統(tǒng)管理方式，影響檔案利用的時(shí)效。改變這一狀況，需要多方面的努力。各企業(yè)要根據(jù)各自的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和工作條件協(xié)調(diào)發(fā)展，需要有針對(duì)性、有計(jì)劃地培訓(xùn)一批檔案現(xiàn)代化管理人員，爭(zhēng)取幾年內(nèi)能夠在深層次上運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備，以適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展的需要。

3．檔案人員的綜合素質(zhì)不高

信息化強(qiáng)調(diào)以人為本，企業(yè)檔案人員的綜合素質(zhì)在很大程度上決定著信息服務(wù)水平和質(zhì)量。提高信息服務(wù)水平和質(zhì)量的關(guān)鍵在于有一支從事企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和精通計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并能進(jìn)行軟件系統(tǒng)維護(hù)的人才隊(duì)伍。從目前情況看，檔案專(zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊，缺乏能開(kāi)展信息咨詢(xún)、網(wǎng)絡(luò)檢索、信息分析、市場(chǎng)調(diào)研的高素質(zhì)信息服務(wù)人員，影響了信息開(kāi)發(fā)與服務(wù)的質(zhì)量與水平。

4．檔案的利用方式急需改革

一些企業(yè)采取多種措施促進(jìn)企業(yè)檔案工作，積極開(kāi)展檔案升級(jí)工作。但一些企業(yè)升級(jí)后，對(duì)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)有所放松，使升級(jí)中建立起的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)處于守?cái)偁顟B(tài)，各項(xiàng)檔案制度流于形式，檔案信息得不到開(kāi)發(fā)利用，檔案地位在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)中逐漸下降，與時(shí)代發(fā)展的要求相比還存在著相當(dāng)?shù)牟罹?，如：檔案利用低，服務(wù)范圍小，利用者的人員構(gòu)成主要是工程技術(shù)人員：利用方式少、層次低，仍以借閱、閱覽、摘錄等傳統(tǒng)的利用方式為主，很少借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源的有效利用；檔案有償利用的步子邁得不大，有待于進(jìn)一步探索這條新路子。

三、如何更好的開(kāi)發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源

在信息高度發(fā)達(dá)的新時(shí)代，信息技術(shù)廣泛滲透到現(xiàn)代生產(chǎn)、生活中，充分?jǐn)U展了人類(lèi)智能。各企業(yè)正逐步由勞動(dòng)密集型、資源高耗型、資金密集型向知識(shí)密集型、技術(shù)密集型、信息密集型轉(zhuǎn)變。為此檔案部門(mén)迫切需要運(yùn)用當(dāng)今高新技術(shù)和知識(shí)創(chuàng)新方法，強(qiáng)化企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

1．轉(zhuǎn)變觀念

信息化不是單純的建網(wǎng)鋪“路”，信息基礎(chǔ)設(shè)施永遠(yuǎn)處于工具層面，加強(qiáng)信息的有效開(kāi)發(fā)和充分利用才是信息化工作的核心任務(wù)。促進(jìn)企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)，首要任務(wù)是消除人們認(rèn)識(shí)上的障礙，突破思想的樊籬，真正樹(shù)立正確的信息觀。為此，企業(yè)需要深刻認(rèn)識(shí)信息化的內(nèi)涵和發(fā)展規(guī)律，提高對(duì)信息資源的認(rèn)識(shí)，通過(guò)引導(dǎo)、宣傳，在全社會(huì)創(chuàng)造一個(gè)有利于信息開(kāi)發(fā)和有效利用的思想氛圍。

2．突出檔案部門(mén)工作的重要性

在信息社會(huì)，檔案部門(mén)要想立于不敗之地，就要發(fā)揮主人翁作用，積極主動(dòng)地為企業(yè)提供真實(shí)可靠的信息，這是檔案部門(mén)在信息時(shí)代立足的“本錢(qián)”，也是吸引利用者的魅力所在。一方面，檔案部門(mén)要主動(dòng)當(dāng)好企業(yè)發(fā)展的信息先行官，全方位地開(kāi)發(fā)出超前性、預(yù)測(cè)性的檔案信息，使檔案部門(mén)成為企業(yè)開(kāi)展各項(xiàng)工作的信息基地，以不可替代的優(yōu)勢(shì)來(lái)提高其社會(huì)地位。另一方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層和決策層應(yīng)以協(xié)調(diào)發(fā)展的觀點(diǎn)來(lái)認(rèn)識(shí)檔案在企業(yè)改制、資政教化

和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的重要作用，把檔案信息開(kāi)發(fā)工作放在實(shí)現(xiàn)企業(yè)跨越發(fā)展的戰(zhàn)略地位上，給予足夠的重視與投入，為充分發(fā)揮企業(yè)檔案作用營(yíng)造一個(gè)良好環(huán)境。

3．建立健全完善的檔案信息工作體系

首先是要做好基礎(chǔ)工作，做好對(duì)信息資源的收集，建立必要的檢索工具。既要采取各種傳統(tǒng)的有效的編目，著錄、撰述形式，還要?jiǎng)?chuàng)造新形式，要注意開(kāi)發(fā)檔案信息資源與開(kāi)發(fā)圖書(shū)、情報(bào)、資料等信息資源的配合與協(xié)調(diào)。其次要做好檔案二次開(kāi)發(fā)，就是對(duì)檔案信息濃縮加工研究，探討具有實(shí)用價(jià)值的成果。檔案信息的利用與開(kāi)發(fā)有著密切的聯(lián)系，開(kāi)發(fā)是利用的前提，是為利用提供信息基礎(chǔ)，傳遞信息條件，開(kāi)發(fā)離不開(kāi)利用，達(dá)到目的和提高開(kāi)發(fā)水平都要通過(guò)利用才能實(shí)現(xiàn)。

4．編發(fā)企業(yè)檔案利用的反饋信息

檔案在查（借）閱時(shí)一般不會(huì)產(chǎn)生效益，只有通過(guò)實(shí)踐才能反映出檔案的實(shí)際價(jià)值，產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。因此，為了及時(shí)獲取和利用信息，要事先做好利用單位或利用者的聯(lián)系工作，把姓名、單位地址、聯(lián)系電話等登記在冊(cè)，以便日后反饋信息時(shí)與利用單位或利用者聯(lián)系。檔案部門(mén)可把自己的聯(lián)系人和聯(lián)系電話告訴對(duì)方，以利對(duì)方及時(shí)反饋信息。檔案利用信息反饋，主要內(nèi)容包括利用單位、利用人、時(shí)間、案卷名稱(chēng)和獲取的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益。特別是效益要寫(xiě)得具體一點(diǎn)，應(yīng)有時(shí)間、地點(diǎn)、人物和具體事例。

企業(yè)檔案與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、生存發(fā)展息息相關(guān)，因此，作為一名檔案工作者，要站在歷史的高度，要對(duì)檔案管理工作的變化有明確的認(rèn)識(shí)。密切關(guān)注檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題，對(duì)檔案工作要不斷創(chuàng)新，具有緊迫感、責(zé)任感和使命感。堅(jiān)決克服等、靠、要和各種因循守舊思想的束縛，牢固樹(shù)立檔案是一種信息資源，同樣產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益的理念，把有限的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)闊o(wú)限的主動(dòng)服務(wù)，由以傳統(tǒng)的靜態(tài)服務(wù)、間接服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)的、直接的高層次服務(wù)，由封閉型的管理向開(kāi)放型管理轉(zhuǎn)變，由單一服務(wù)向多元化服務(wù)轉(zhuǎn)變。

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第二篇：企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)

企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)

摘要

企業(yè)檔案是企業(yè)信息源的核心，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟(jì)循環(huán)極大程度依賴(lài)企業(yè)信息資源的開(kāi)發(fā)利用。企業(yè)要高效獲取和綜合利用各種信息資源，以有效滿足企業(yè)當(dāng)前和未來(lái)的信息需求，企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)是企業(yè)信息資源管理的核心。

關(guān)鍵詞

企業(yè)檔案

信息資源

信息化

一、企業(yè)檔案是是企業(yè)信息源的核心

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等一系列經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，需要各種各樣的信息。根據(jù)信息的來(lái)源大致可分為：企業(yè)內(nèi)部信息資源，包括人才資源、財(cái)務(wù)、銷(xiāo)售、設(shè)備、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、日常生產(chǎn)、廣告及企業(yè)會(huì)議記錄等信息；企業(yè)外部信息資源，包括政府各部門(mén)文件、客戶、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手及圖書(shū)資料等信息。其中，人才資源、財(cái)務(wù)、銷(xiāo)售、設(shè)備、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、企業(yè)會(huì)議記錄、政府各部門(mén)文件屬于企業(yè)檔案范疇。由此可見(jiàn)，企業(yè)信息源的主體是企業(yè)檔案，企業(yè)檔案是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體,生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案為重點(diǎn),其中包括方案統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售、物資供給、財(cái)務(wù)管理、人事檔案、教育衛(wèi)生和黨、政、工等方面的檔案,是同企業(yè)人、財(cái)、物具有同等地位和意義的一項(xiàng)管理財(cái)富,它的儲(chǔ)藏實(shí)際上已成為企業(yè)技術(shù)儲(chǔ)藏的一種形式,其豐富程度常常是企業(yè)技術(shù)潛力的大小和開(kāi)展后勁的一種標(biāo)志。國(guó)外企業(yè)家都把自己的檔案資料看作企業(yè)存在和開(kāi)展的財(cái)富。

二、開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案信息資源存在的阻礙

〔1〕檔案觀念依然落后，檔案價(jià)值未被充分認(rèn)識(shí)

現(xiàn)在，仍有大局部企業(yè)員工，甚至不少企業(yè)中高級(jí)管理人員，檔案意識(shí)薄弱，檔案觀念落后。他們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)仍停留在“檔案就是歷史記錄〞，“檔案就是保密材料〞，“檔案只要被保管好、不喪失就行了〞，“檔案就是寫(xiě)在紙上的書(shū)面材料〞的層面上，而沒(méi)有充分意識(shí)到作為企業(yè)重要的信息資源、知識(shí)資源，除了記錄歷史、收藏秘密外，檔案還具有效勞于企業(yè)現(xiàn)實(shí)的重要價(jià)值。除了紙質(zhì)檔案之外，電子檔案是企業(yè)檔案的新成員，數(shù)字化平臺(tái)是企業(yè)檔案信息管理和效勞的新舞臺(tái)。

〔2〕企業(yè)檔案信息資源分散，無(wú)法提供系統(tǒng)效勞

隨著企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大或企業(yè)合并，涌現(xiàn)了許多大型公司或集團(tuán)公司。這些公司或集團(tuán)公的下屬機(jī)構(gòu)或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集團(tuán)公司檔案機(jī)構(gòu)移交檔案。特別是一些企業(yè)的分公司，由于產(chǎn)權(quán)關(guān)系不明，或者由于駐地分工不愿向總部檔案機(jī)構(gòu)移交檔案。自20世紀(jì)80

年代以來(lái)，人們一直在倡導(dǎo)圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理，但至今仍沒(méi)有取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。即便一些企業(yè)將圖書(shū)情報(bào)機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)合并，成立信息中心，但也只是停留在機(jī)構(gòu)合并的層次上，并沒(méi)有真正地將圖書(shū)、情報(bào)、檔案這些信息資源進(jìn)行有效整合，提供系統(tǒng)的、綜合的、集成的信息效勞。

〔3〕企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)淡薄,對(duì)檔案工作不夠重視。

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有的重視,是檔案工作好壞的關(guān)鍵一環(huán)。有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)就忽略了企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)開(kāi)展有著重要性的認(rèn)識(shí),有的企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)被撤銷(xiāo),檔案工作無(wú)分管領(lǐng)導(dǎo)，檔案人員被削減或一崗多職,或把機(jī)構(gòu)改革優(yōu)化下來(lái)的干部硬性安排在檔案部門(mén),人員更換頻繁,使檔案人員處于新手上崗的局面。還有一些檔案人員耐不住寂寞和冷落,想方設(shè)法下海、跳槽或從事第二職業(yè),這些都導(dǎo)致了檔案部門(mén)的檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)下降,根底管理出現(xiàn)嚴(yán)重滑坡現(xiàn)象。不少企業(yè)原有的檔案庫(kù)房條件不符合“

八防〞要求,升過(guò)級(jí)、達(dá)過(guò)標(biāo)的企業(yè),很長(zhǎng)時(shí)間檔案工作沒(méi)有開(kāi)展,等等。

〔4〕企業(yè)形成的文件材料收集難。

檔案工作的最終目的是“

收、管、用〞

。收集文件材料是一項(xiàng)重要的根底工作,可以說(shuō)是檔案工作的源泉。只有收集到齊全完整的文字材料,才可能有豐富的檔案內(nèi)容,也才能充分發(fā)揮檔案工作的效勞作用。個(gè)別企業(yè)建廠多年,開(kāi)展到今天,也有些規(guī)模,可案卷數(shù)量少得可憐,根本不能反映企業(yè)的歷史面貌和開(kāi)展情況,更談不上案卷的標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)化。通過(guò)調(diào)查分析這一問(wèn)題,應(yīng)該歸檔卻收集不上來(lái)的材料領(lǐng)導(dǎo)手中有、業(yè)務(wù)部門(mén)有、做具體工作的個(gè)人手中有。文件材料收集不齊全,嚴(yán)重影響了檔案工作效勞作用的發(fā)揮。如此薄弱的檔案意識(shí),檔案工作的地位不能提升到相應(yīng)的位置,形成一種惡性循環(huán),影響了檔案工作的開(kāi)展。

〔5〕檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低。

企業(yè)檔案工作幾年來(lái)開(kāi)展緩慢,檔案人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低也是一個(gè)制約因素。從基層調(diào)查局部企業(yè)檔案人員的根本情況來(lái)看,企業(yè)中檔案人員的文化素質(zhì)、年齡結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平,很難適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)檔案工作的需要。企業(yè)檔案人員更換頻繁,同樣是制約企業(yè)檔案工作的因素,為什么文化業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的同志任檔案人員而還時(shí)常更換呢主要是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)頭腦中有一種思想上的認(rèn)識(shí)偏差,認(rèn)為做檔案工作量小、要求低,不需要太高素質(zhì)的工作人員,認(rèn)為差不多就可以了。

〔6〕檔案工作轉(zhuǎn)身慢,信息效勞跟不上。

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革中,許多新鮮事物不斷出現(xiàn)。有些地方根據(jù)企業(yè)開(kāi)展的需要,對(duì)企業(yè)進(jìn)行重組轉(zhuǎn)制,鼓勵(lì)二次創(chuàng)業(yè)。在這種活動(dòng)中,迫切需要企業(yè)一些原始性的文件材料。在這種需要檔案工作大顯身手的時(shí)候,許多企業(yè)的檔案室由于前面的諸多原因,不能迅速提供出準(zhǔn)確無(wú)誤、充分的檔案證明,造成許多不應(yīng)該的遺憾。如此種種,在新的形勢(shì)下,企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)身慢、主動(dòng)效勞差,還停留在“

守?cái)偍暤乃缴?早已不能滿足企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的需要。

四、如何做好企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)

隨著信息化時(shí)代的到來(lái),人們對(duì)信息的獲取和傳遞方式發(fā)生了革命性的變化,對(duì)檔案信息的收集、管理和開(kāi)發(fā)利用提出了劃時(shí)代的要求。檔案信息的收集、存貯、處理和傳遞將以“

數(shù)字化〞、“

網(wǎng)絡(luò)化〞為主,如館藏檔案的數(shù)字化、電子文檔管理的一體化、檔案信息提供利用的網(wǎng)絡(luò)化等。因此,強(qiáng)調(diào)檔案管理的多方面、多角度和綜合性、信息化,是現(xiàn)代檔案工作的新特點(diǎn),是對(duì)傳統(tǒng)的檔案信息管理思想、管理目標(biāo)和管理方式的重大突破。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)及社會(huì)開(kāi)展的主題,它已滲透到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域,改變和影響著社會(huì)的方方面面。企業(yè)辦公自動(dòng)化、資源配置聯(lián)動(dòng)化、產(chǎn)品銷(xiāo)售信息化等管理體系的建立,已成為現(xiàn)代企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵條件。企業(yè)檔案作為企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行中不可或缺的珍貴資源,對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)和開(kāi)展起著不可估量的作用,只有加快企業(yè)檔案的信息化建設(shè),才能及時(shí)高效地向企業(yè)管理者及相關(guān)人員傳遞企業(yè)所需要的信息,才能使企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。檔案管理包含兩方面的含義,即檔案實(shí)體管理和檔案信息管理。企業(yè)檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到在保管好檔案實(shí)體的同時(shí),努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源的重要意義。

要做好企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)，首先要在傳統(tǒng)檔案工作根底上做到四個(gè)創(chuàng)新：

〔1〕檔案工作的觀念創(chuàng)新

樹(shù)立檔案是信息資源的觀念。隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的日漸擴(kuò)大，網(wǎng)上交易、電子商務(wù)、遠(yuǎn)程交流、涉外經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作等一系列活動(dòng)中產(chǎn)生了大量的、新型的、不同載體的檔案。這些檔案是流動(dòng)和傳播中不斷增值的知識(shí)，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中生成的重要的信息資源。因此，企業(yè)必須將檔案信息列入企業(yè)整體信息化進(jìn)程中，將檔案作為企業(yè)開(kāi)展的重要資源，充分發(fā)揮其作用。樹(shù)立檔案信息管理創(chuàng)新的觀念。知識(shí)經(jīng)濟(jì)是以科技為導(dǎo)向，要在競(jìng)爭(zhēng)中培育自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力贏得優(yōu)勢(shì)，既要靠整體戰(zhàn)略的實(shí)施和物質(zhì)資源的整合，也要靠最新的信息、最新的知識(shí)和知識(shí)人才的相對(duì)優(yōu)勢(shì)，誰(shuí)最先掌握了第一手信息，誰(shuí)就會(huì)在競(jìng)爭(zhēng)中取勝。所以，檔案信息資源的儲(chǔ)藏和利用狀況直接影響企業(yè)資源的配置和工作效率，影響到企業(yè)整體開(kāi)展水平。樹(shù)立檔案信息資源的新效勞觀念。檔案信息資源作為企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成局部，它要效勞于企業(yè)整體創(chuàng)新開(kāi)展，就必須打破封閉狀態(tài)，改變以往的工作方式，為企業(yè)謀求開(kāi)展提供開(kāi)放式、全方位的效勞。

〔2〕檔案工作業(yè)務(wù)的創(chuàng)新

面對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)和國(guó)際化趨勢(shì)，企業(yè)間的交流與合作已成為主流，檔案工作內(nèi)容和創(chuàng)新必須以此為向?qū)Р粩嚅_(kāi)展。首先應(yīng)加大檔案信息資源的采集，擴(kuò)展信息資源的范圍，增加信息資源的儲(chǔ)藏，特別是加大對(duì)有關(guān)企業(yè)資本運(yùn)營(yíng)、科學(xué)管理、企業(yè)開(kāi)展定位等信息的收集管理。其次，要優(yōu)化檔案資源的結(jié)構(gòu)。一方面繼續(xù)增加企業(yè)現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)開(kāi)展需要的信息；另一方面從開(kāi)展和戰(zhàn)略的角度，重新審視室藏結(jié)構(gòu)和質(zhì)量，增加高層次檔案信息含量，豐富檔案的載體形式。另外，要加強(qiáng)檔案的整理、鑒定，保證檔案信息資源的優(yōu)化，制定合理的歸檔范圍和保管期限，以確保檔案室藏的精煉和優(yōu)化。在檔案鑒定的根底上，對(duì)永久保存的紙質(zhì)檔案采取必要的保護(hù)措施；對(duì)可以通過(guò)計(jì)算機(jī)建立的檔案，利用邏輯組合方法設(shè)立“虛擬卷〞。

〔3〕檔案工作的管理創(chuàng)新

企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理是一種封閉式管理體制，室藏資源主要局限于本企業(yè)特定的經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)，效勞的對(duì)象也主要是領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門(mén)。隨著企業(yè)走向市場(chǎng)，企業(yè)經(jīng)營(yíng)開(kāi)展對(duì)信息資源的依賴(lài)性越來(lái)越大，未來(lái)的檔案部門(mén)應(yīng)成為開(kāi)放的企業(yè)信息效勞咨詢(xún)機(jī)構(gòu)。所以，企業(yè)檔案工作必須進(jìn)入企業(yè)信息管理系統(tǒng)，擴(kuò)大信息交流渠道，發(fā)揮檔案信息資源網(wǎng)的輻射作用，使檔案真正成為企業(yè)信息效勞系統(tǒng)的重要組成局部。企業(yè)檔案管理創(chuàng)新要求在觀念和體制創(chuàng)新的根底上對(duì)檔案管理全程進(jìn)行創(chuàng)新。一要增強(qiáng)整體思維，注意檔案利用效益的整體性、長(zhǎng)效性。擺正檔案利用的眼前利益與長(zhǎng)遠(yuǎn)利益的關(guān)系，追求檔案信息資源開(kāi)發(fā)的規(guī)模效應(yīng)。二要注意開(kāi)發(fā)與企業(yè)開(kāi)展密切相關(guān)的編研課題，使檔案編研工作貼近企業(yè)經(jīng)營(yíng)工作的實(shí)際。三要利用現(xiàn)代技術(shù)手段加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的管理和保護(hù)，如編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等等工作可利用計(jì)算機(jī)完成。四要根據(jù)企業(yè)檔案信息管理工作開(kāi)展的需要，對(duì)現(xiàn)有檔案管理制度進(jìn)行補(bǔ)充完善，將檔案信息資源管理納入企業(yè)管理體系。

〔4〕檔案工作的技術(shù)創(chuàng)新

技術(shù)創(chuàng)新是企業(yè)檔案信息工作創(chuàng)新的根本手段。企業(yè)檔案信息管理要改變?cè)械氖止げ僮鞣椒ê头指畹慕M織體系，就要大力引入現(xiàn)代科技手段，建立檔案信息中心，實(shí)現(xiàn)檔案信息收集、整理、鑒定、保存、檢索、利用和傳播的自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)現(xiàn)文檔一體化，實(shí)現(xiàn)各種門(mén)類(lèi)檔案的自動(dòng)化管理。借助多媒體技術(shù)，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、加工，使檔案信息資源到達(dá)圖、文、聲一體化傳輸效勞，使重要的歷史資料得以長(zhǎng)久保護(hù)和有效修復(fù)，也為未來(lái)檔案信息資源進(jìn)一步轉(zhuǎn)換利用創(chuàng)造條件。借助檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的輻射作用實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的整體效應(yīng)和規(guī)模效應(yīng)，實(shí)現(xiàn)全員檔案信息資源共享，促進(jìn)檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。

此外，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須提高認(rèn)識(shí),重視檔案資源的開(kāi)發(fā)利用工作。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識(shí)到開(kāi)發(fā)檔案資源是企業(yè)科學(xué)決策及管理的需要,投入必要的設(shè)施,培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才,在實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的同時(shí),逐步進(jìn)行檔案信息化建設(shè),以提升檔案信息的利用率。

鼓勵(lì)檔案工作者積極參與企業(yè)的決策活動(dòng),使其在充分了解企業(yè)工程進(jìn)展及經(jīng)營(yíng)情況的同時(shí),深挖館藏內(nèi)容,有目的、有方案地收集社會(huì)信息,對(duì)館藏及各種信息分析處理,撰寫(xiě)調(diào)研報(bào)告,為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供切實(shí)可靠的情報(bào)。

總之,企業(yè)必須充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和科學(xué)的管理方法,堅(jiān)持檔案管理和開(kāi)發(fā)利用并重的原那么,有效地存貯檔案,并建立信息資源數(shù)據(jù)庫(kù),圍繞企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)不斷開(kāi)發(fā)利用信息資源,實(shí)現(xiàn)信息資源價(jià)值最大化,為企業(yè)提供切實(shí)可靠的管理決策依據(jù),從而使企業(yè)獲取有效信息,實(shí)現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)定開(kāi)展。

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第三篇：高校科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用.doc

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高?？萍紮n案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用

作者：程 銣

來(lái)源：《教育與職業(yè)·理論版》2009年第21期

[摘要]高?？萍紮n案包含豐富的信息資源,高效開(kāi)發(fā)高?？萍紮n案信息資源對(duì)于高校的教學(xué)和科研工作具有重要的意義。文章分析了高校科技檔案的內(nèi)容和特點(diǎn),認(rèn)為高校的科技檔案開(kāi)發(fā)與利用工作必須轉(zhuǎn)變觀念、注重實(shí)效、完善制度、利用現(xiàn)代技術(shù)手段、加強(qiáng)人員培訓(xùn)和創(chuàng)新檔案工作體制。

[關(guān)鍵詞]高?？萍紮n案信息資源教學(xué)科研

[作者簡(jiǎn)介]程銣(1969-),女,江西南昌人,江西科技師范學(xué)院科研處,講師,主要從事高校科研檔案研究。(江西南昌330013)

[課題項(xiàng)目]本文系2005年江西省教改立項(xiàng)課題“高?？萍紮n案信息資源在高校教育管理中的運(yùn)用研究”的研究成果之一。(項(xiàng)目批準(zhǔn)號(hào):贛教高字[2005]95號(hào))

[中圖分類(lèi)號(hào)]G647[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1004-3985(2009)32-0148-02

高?？萍紮n案是記述和反映高校的基本建設(shè)、生產(chǎn)技術(shù)和自然科學(xué)研究等活動(dòng)的,具有保存價(jià)值,并且按照一定的歸檔制度作為真實(shí)的歷史記錄集中保存起來(lái)的技術(shù)文件材料。高校的基本任務(wù)就是教學(xué)和科研,科研工作是高校的重要內(nèi)容,在高校的科研工作中形成了大量具有非常高的研究和應(yīng)用價(jià)值的檔案資源,這些科技檔案由于系統(tǒng)和完整地記錄了高校科研的全過(guò)程,對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要的價(jià)值。

一、高校科技檔案的內(nèi)容

高?？萍紮n案記載著高?？蒲泄ぷ鞯娜窟^(guò)程和完整成果,具有非常重要的價(jià)值。從內(nèi)容上看,高校科技檔案應(yīng)該包括科研、教學(xué)、管理、設(shè)備、產(chǎn)品、出版和基本建設(shè)等類(lèi)檔案資料。

1.高校的廣大教職工在科研和教學(xué)工業(yè)中所形成的科技資料。其中,既包含科研和教學(xué)工作完成后所形成的成果資料,也包含科研和教學(xué)工作過(guò)程中所形成的程序性的材料。從形式上看,包括科研成果、論文、著作、專(zhuān)題調(diào)研報(bào)告、科研計(jì)劃任務(wù)書(shū)、方案認(rèn)證報(bào)告、技術(shù)圖表及有關(guān)成果性技術(shù)文書(shū)材料(技術(shù)鑒定、專(zhuān)題研究工作總結(jié)、獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)等)。

2.高校的廣大教職工在科研和教學(xué)工作中所依據(jù)的設(shè)備、車(chē)輛、船舶、儀器、儀表的檔案材料?？蒲性O(shè)備是一種重要的生產(chǎn)手段,有些是單位根據(jù)本身生產(chǎn)工藝或科研、實(shí)驗(yàn)的需要設(shè)計(jì)、研制的自制設(shè)備,有些是從國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)上購(gòu)買(mǎi)的設(shè)備。從形式上來(lái)講,設(shè)備檔案包括設(shè)備購(gòu)

置文件、設(shè)備圖冊(cè)、說(shuō)明書(shū)、設(shè)備安裝規(guī)格、設(shè)備安裝記錄、總結(jié)報(bào)告、運(yùn)行記錄、使用分析表、設(shè)備改造記錄等。

3.高校建設(shè)工作中所形成的科技文件材料。從形式上看,基建檔案包括工程檔案,含項(xiàng)目認(rèn)證、審批、協(xié)議、合同、委托設(shè)計(jì)單位編制的工程設(shè)計(jì)文件、施工單位編制并移交的工程竣工文件、工程使用和管理等過(guò)程中形成的文件;包括工程設(shè)計(jì)檔案,含設(shè)計(jì)依據(jù)文件、設(shè)計(jì)原始資料、技術(shù)設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件;還包括工程施工文件,如施工準(zhǔn)備工作文件、施工文件和施工驗(yàn)收總結(jié)文件。

二、高?？萍紮n案的特點(diǎn)

教學(xué)和科研工作是高校的兩大中心任務(wù)。作為科研工作的過(guò)程和成果的重要記錄,高校科技檔案在整個(gè)高校的檔案工作中占有非常重要的地位,也體現(xiàn)出有別于其他檔案資料的鮮明特色,對(duì)于高校的教學(xué)和科研工作具有重要意義。

1.專(zhuān)業(yè)性。專(zhuān)業(yè)性是高校科技檔案的最突出的特點(diǎn)之一。首先是因?yàn)楦咝５慕虒W(xué)工作和科研工作具有強(qiáng)烈而鮮明的專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)。廣大高校師生是以學(xué)科專(zhuān)業(yè)作為歸屬分別組織日常的工作和學(xué)習(xí),教學(xué)和科研工作具有十分明確的學(xué)科專(zhuān)業(yè)分工,都是在一定的專(zhuān)業(yè)分工范圍內(nèi)開(kāi)展的?？萍紮n案作為科技活動(dòng)的記錄和伴生物,都毫無(wú)例外地形成于特定的專(zhuān)業(yè)技術(shù)領(lǐng)域,是相應(yīng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)活動(dòng)的記錄和產(chǎn)物。其次,高校科技檔案的內(nèi)容具有鮮明的專(zhuān)業(yè)性特征。高校科技檔案的內(nèi)容是由它所反映的科技、生產(chǎn)活動(dòng)的具體專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域決定的,在某專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的科技、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的科技檔案,就必然集中地反映本專(zhuān)業(yè)的科技內(nèi)容及相關(guān)的科技方法和手段。

2.原始性。高?？萍紮n案是高校教師和學(xué)生在教學(xué)和科研工作中所形成的原始記錄,它的產(chǎn)生具有確定的時(shí)間,是高校教學(xué)和科研工作的真實(shí)反映,具有非常顯著的原創(chuàng)性特點(diǎn)。高?？萍紮n案最真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映了專(zhuān)業(yè)學(xué)科工作的過(guò)程、發(fā)展、成果,能夠非常真實(shí)地反映出一個(gè)學(xué)校的教學(xué)和科研水平,是學(xué)校日常工作的最客觀的原始記錄。

3.多樣性。高?？萍紮n案的種類(lèi)最為繁多,類(lèi)型最為復(fù)雜,形式最為多元。高?？萍紮n案的類(lèi)型是由它所記載的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的內(nèi)容和方式?jīng)Q定的?？萍紮n案記錄了教學(xué)和科研活動(dòng),專(zhuān)業(yè)多樣,手段復(fù)雜。所以要求必須以文件材料類(lèi)型的多樣性來(lái)適應(yīng)科技內(nèi)宅和手段的多樣性,使科技檔案材料管理工作與之相適應(yīng)。

4.可開(kāi)發(fā)性。高?？萍紮n案反映高校教學(xué)和科研的全過(guò)程,是對(duì)于高校日常工作的最真實(shí)客觀的記錄。同時(shí)由于科研工作的性質(zhì),高校的科技檔案具有十分重要的利用價(jià)值,能為科學(xué)研究工作提供豐富而專(zhuān)業(yè)的信息資源,使得高?？萍紮n案的價(jià)值能夠被挖掘。通過(guò)利用科技檔案,能夠?qū)V大師生的科研起著認(rèn)證、參考、啟迪的作用。

三、高校科技檔案的利用

高?？萍紮n案是高?？萍嘉墨I(xiàn)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容,高?？萍紮n案所蘊(yùn)涵的技術(shù)信息價(jià)值對(duì)于高校的教學(xué)和科研工作的開(kāi)展具有重要的意義,必須努力采取各種手段,利用各種方式,注重高?？萍紮n案信息資源的開(kāi)發(fā),加強(qiáng)高校科技檔案的利用,服務(wù)于高校的教學(xué)和科研工作。

1.轉(zhuǎn)變觀念,注重檔案利用價(jià)值。大學(xué)是我國(guó)知識(shí)與成果創(chuàng)新的重要基地,高校的科技檔案是高?？萍佳芯康淖顬樵嫉摹⒆顬橥暾馁Y料。長(zhǎng)期以來(lái),高校的檔案管理者只把檔案管理工作當(dāng)做文獻(xiàn)流程的最后一項(xiàng)程序,當(dāng)做科學(xué)研究的“掃尾工程”,只局限于檔案的保管工作。在檔案管理過(guò)程中,過(guò)于強(qiáng)調(diào)檔案的機(jī)密屬性,很少注重檔案材料中蘊(yùn)涵的鮮活的知識(shí)信息資源,未能充分發(fā)揮檔案信息的重要作用。

在新的時(shí)代,高校檔案管理部門(mén)必須切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念,去除“就檔案論檔案”“看門(mén)守?cái)?等人查檔”的片面思維,轉(zhuǎn)變檔案管理工作是“為保管而保管,重保管輕利用”的觀點(diǎn),在正確處理好檔案的開(kāi)放與控制、經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的前提下,努力樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)的觀點(diǎn),充分利用各種手段加強(qiáng)檔案的展示,充分發(fā)揮檔案信息的重要價(jià)值,并通過(guò)積極地改革,努力把檔案管理由“死”變“活”,由“靜”變“動(dòng)”,由“被動(dòng)查詢(xún)”變“主動(dòng)服務(wù)”,努力發(fā)揮檔案的各種價(jià)值,提高檔案服務(wù)工作效率。

2.注重實(shí)效,樹(shù)立檔案服務(wù)意識(shí)。首先,應(yīng)樹(shù)立主動(dòng)積極服務(wù)意識(shí)。檔案管理部門(mén)必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作,必須努力為學(xué)校的教學(xué)、科研服務(wù)。檔案管理部門(mén)必須努力開(kāi)發(fā)檔案的信息資源,檔案工作人員應(yīng)該使自己成為信息財(cái)富的擁有者和提供者。其次,必須努力樹(shù)立開(kāi)放意識(shí)。檔案工作人員必須改變“坐等上門(mén)”的現(xiàn)狀,增強(qiáng)與學(xué)校相關(guān)部門(mén)的聯(lián)系,主動(dòng)參與研究學(xué)校教學(xué)和科研工作的要求和規(guī)律,有效傳遞檔案信息。再次,必須努力樹(shù)立協(xié)作意識(shí)。檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)參與意識(shí),擴(kuò)大接觸面,根據(jù)各個(gè)時(shí)期學(xué)校各方面工作的重點(diǎn),確定檔案信息開(kāi)發(fā)的重點(diǎn),切實(shí)參與到學(xué)校的建設(shè)中去。

3.完善制度,保證檔案服務(wù)質(zhì)量。高校檔案管理工作必須嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》和《普通高校學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合高校工作的自身要求,努力健全科技檔案管理的各種規(guī)章制度,對(duì)科技檔案的收集、保管等業(yè)務(wù)工作都做到有法可依,實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和高效。

高校檔案管理部門(mén)必須努力建立并完善科技檔案的收集制度,確保分散在各單位的檔案文件能完整地移交到檔案部門(mén);建立并完善科技檔案的保管制度,確保高質(zhì)量的檔案的庫(kù)房管理,檔案流動(dòng)過(guò)程的各環(huán)節(jié)的安全防護(hù)和檔案的專(zhuān)門(mén)技術(shù)處理工作等標(biāo)準(zhǔn)高效;建立并完善檔案的整理工作制度,確保檔案的分類(lèi)、組合、排列和編目工作的標(biāo)準(zhǔn)化,為檔案的高效利用建立基礎(chǔ);建立并完善檔案的編目與檢索、編輯與研究等規(guī)章制度,提高檔案服務(wù)的技能,提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。

4.利用技術(shù),提高檔案服務(wù)效率。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、高密存貯技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等為代表的信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用,檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的突破,使用效率獲得極大的提高。同時(shí)空調(diào)和自動(dòng)溫濕控制系統(tǒng)等設(shè)備的廣泛利用,也使檔案保管水平得到改善和提高。

我國(guó)大部分高校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化的網(wǎng)絡(luò)化信息化管理,并已經(jīng)建立了相對(duì)完善的校園網(wǎng)管理系統(tǒng)。在新技術(shù)主導(dǎo)下,高校科技檔案工作也將逐步實(shí)現(xiàn)信息化管理。高?？萍紮n案管理工作開(kāi)始出現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng),建立了各種規(guī)模的數(shù)據(jù)庫(kù)。在新的管理系統(tǒng)中,傳統(tǒng)檔案能夠逐步實(shí)現(xiàn)電子化,成為電子檔案,傳統(tǒng)的文件歸檔、整理、編目、檢索工作也日益實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)自動(dòng)化操作。在新的技術(shù)的支持下,現(xiàn)檔案利用服務(wù)大幅度提升。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng),管理者能實(shí)現(xiàn)檔案信息發(fā)布網(wǎng)絡(luò)化、檔案借閱自動(dòng)化,實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房管理的智能化,實(shí)現(xiàn)異地查詢(xún)、信息共享、借閱服務(wù)和編研工作,實(shí)現(xiàn)檔案信息綜合管理和利用。

5.加強(qiáng)培訓(xùn),提高檔案人員素質(zhì)。高?？萍紮n案的管理,離不開(kāi)檔案工作員的努力,人員的素質(zhì)高低決定檔案管理工作的質(zhì)量?jī)?yōu)劣。高?？萍紮n案管理人員不僅要有深厚的檔案專(zhuān)業(yè)及相關(guān)專(zhuān)業(yè)的理論與實(shí)踐知識(shí),而且需要具備熟練操作現(xiàn)代化設(shè)備的技能。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天,高效的檔案工作又對(duì)檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力、知識(shí)結(jié)構(gòu)、創(chuàng)新意識(shí)提出了新的要求,必須大力提高檔案管理人員的素質(zhì)。

高?？萍紮n案管理部門(mén),應(yīng)該一方面通過(guò)人才的引進(jìn),來(lái)改變高校檔案管理部門(mén)的人才素質(zhì)結(jié)構(gòu),特別要引進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)和信息技術(shù)人員。另一方面可通過(guò)繼續(xù)教育的形式提高檔案管理人員的素質(zhì),擴(kuò)充檔案管理人員的新知識(shí)、新技術(shù),培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)、協(xié)作精神、溝通能力,使檔案管理人員具備良好的政治素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。

6.創(chuàng)新機(jī)制,提升服務(wù)水平。高?？萍紮n案是一種重要的科技資源,是高?？蒲泻徒虒W(xué)工作最原始的最完整的反映。高?？萍紮n案的管理者應(yīng)努力采取各種手段,創(chuàng)新工作內(nèi)容、工作方式、服務(wù)手段,努力挖掘、整理、加工檔案中蘊(yùn)涵的科技信息,主動(dòng)提供給學(xué)校和社會(huì),加速科技成果轉(zhuǎn)化,為社會(huì)創(chuàng)造更多的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

高校檔案管理部門(mén)應(yīng)努力完善傳統(tǒng)服務(wù)工作,開(kāi)拓特色服務(wù);改變服務(wù)方式,實(shí)行網(wǎng)上服務(wù)和主動(dòng)服務(wù),變檔案信息的滯后為超前服務(wù);加強(qiáng)檔案信息的宣傳報(bào)告,通過(guò)內(nèi)部或公開(kāi)出版物、新聞報(bào)道等形式,發(fā)揮檔案信息資源的作用;開(kāi)展代查代檢、代復(fù)制、文獻(xiàn)傳遞等服務(wù)方式,高效服務(wù)學(xué)校師生;做好成果的深層次信息加工,發(fā)掘信息成果;充分利用現(xiàn)代信息技術(shù),提供高效服務(wù);適當(dāng)采取有償服務(wù),為檔案管理積累資金;適當(dāng)進(jìn)入市場(chǎng),積極參與科研成果的轉(zhuǎn)讓。

[參考文獻(xiàn)]

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第四篇：網(wǎng)絡(luò)信息資源開(kāi)發(fā)與利用實(shí)驗(yàn)報(bào)告-

網(wǎng)絡(luò)信息資源的開(kāi)發(fā)和利用實(shí)驗(yàn)報(bào)告

實(shí)驗(yàn)一（圖書(shū)檢索）：

1.自命題,利用不同檢索途徑查出本館不同學(xué)科的圖書(shū)四種,寫(xiě)出檢索過(guò)程,記錄書(shū)名、責(zé)任者、索取號(hào)和借閱狀態(tài)。

①進(jìn)入華中農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書(shū)館首頁(yè)，館藏書(shū)刊檢索，高級(jí)檢索，以題名為檢索途徑，輸入查找內(nèi)容“昆蟲(chóng)生態(tài)學(xué)”，檢索庫(kù)選擇圖書(shū)，檢索結(jié)果共有7條記錄。其中一條：書(shū)名為《昆蟲(chóng)生態(tài)學(xué)》，責(zé)任者為普賴(lài)斯著；北京大學(xué)生物學(xué)系昆蟲(chóng)學(xué)教研室譯，索取號(hào)為Q968.1/8054，借閱狀態(tài)為在館。

②以責(zé)任者為檢索途徑，輸入查找內(nèi)容“張宏宇”，檢索庫(kù)選擇圖書(shū)，檢索結(jié)果共有7條記錄。其中一條：書(shū)名為《C#數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)案例精選》，責(zé)任者為張躍廷, 韓陽(yáng), 張宏宇編著，索取號(hào)為T(mén)P312C/1261，借閱狀態(tài)為在館。

③以主題詞為檢索途徑，輸入查找內(nèi)容“自動(dòng)化”，檢索庫(kù)選擇圖書(shū)，檢索結(jié)果共有46條記錄。其中一條為：書(shū)名《自動(dòng)化概論》，責(zé)任者為主編趙曜，索取號(hào)為T(mén)P2-43/4467，借閱狀態(tài)為在館。

④以索取號(hào)為檢索途徑，輸入查找內(nèi)容“Q25”,檢索庫(kù)選擇圖書(shū)，檢索結(jié)果共有81條記錄。其中一條為：書(shū)名《醫(yī)學(xué)細(xì)胞生物學(xué)基礎(chǔ)》，責(zé)任者為劉希賢編著,索取號(hào)為Q25/0242，借閱狀態(tài)為在館。

2.查出校外圖書(shū)館不同學(xué)科圖書(shū)兩種，寫(xiě)出檢索過(guò)程,記錄書(shū)名、責(zé)任者、出版者、出版時(shí)間。進(jìn)入華中農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書(shū)館首頁(yè)，點(diǎn)擊“CASHL華中區(qū)域中心”，進(jìn)入“北京大學(xué)圖書(shū)館”： ①進(jìn)入書(shū)刊目錄檢索，復(fù)雜檢索，輸入“馬克思主義”，以題名為檢索途徑，類(lèi)型選擇中文圖書(shū)，檢索結(jié)果共有2769條。其中一條：書(shū)名為《馬克思主義研究 文本、理論與現(xiàn)實(shí)》，責(zé)任者為楊金洲著，出版者為湖北人民出版社，出版時(shí)間為2011年。

②進(jìn)入書(shū)刊目錄檢索，復(fù)雜檢索，輸入“周俊”，以著者為檢索途徑，類(lèi)型選擇中文圖書(shū)，檢索結(jié)果共有113條。其中一條：書(shū)名為《城市管理學(xué)導(dǎo)論》，責(zé)任者為周俊主編，出版者為上海大學(xué)出版社，出版時(shí)間為2006年。

3.利用圖書(shū)聯(lián)合目錄查出圖書(shū)兩種，寫(xiě)出檢索過(guò)程,記錄書(shū)名、責(zé)任者、出版者、2-3個(gè)不同地區(qū)的館藏情況。

進(jìn)入“Calis華中地區(qū)中心”，全國(guó)中心下的“educhina中國(guó)高等教育數(shù)字圖書(shū)館”，以書(shū)名為檢索途徑，類(lèi)型選擇中文圖書(shū)，①輸入“電子工程”，檢索結(jié)果共有287條。其中一條：書(shū)名為《電子工程制圖》，責(zé)任者為童幸生，出版者為西安電子科技大學(xué)出版社，武漢市華中農(nóng)業(yè)大學(xué)為紙本館藏，上海市上海交通大學(xué)為紙本館藏，北京市北京大學(xué)為紙本館藏。

②輸入“教育心理學(xué)”，檢索結(jié)果共有1262條。其中一條：書(shū)名為《教育心理學(xué)》，責(zé)任者為葉玉珠著;高源令著;修慧蘭著;葉玉珠著，出版者為心理出版社，武漢市無(wú)該書(shū)紙本館藏信息，上海市華東師范大學(xué)為紙本館藏，廣東省深圳大學(xué)為紙本館藏。

4.自命題，查出兩種電子圖書(shū)，寫(xiě)出檢索過(guò)程,記錄書(shū)名、責(zé)任者、出版者。

進(jìn)入華中農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書(shū)館首頁(yè)，點(diǎn)擊“電子圖書(shū)”，點(diǎn)擊“書(shū)生之家”，以書(shū)名為檢索途徑，①輸入“會(huì)計(jì)學(xué)”，檢索結(jié)果共有485條。其中一條：書(shū)名為《會(huì)計(jì)學(xué)原理》，責(zé)任者為夏益紅，出版社為北京工業(yè)大學(xué)出版社。

②輸入“商務(wù)英語(yǔ)”，檢索結(jié)果共有112條。其中一條：書(shū)名為《實(shí)用商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作》，責(zé)任

者為(英)康，出版社為北京理工大學(xué)出版社。

實(shí)驗(yàn)二（學(xué)術(shù)論文檢索）：

1.自命題，利用數(shù)據(jù)庫(kù)查出與題目相關(guān)的中文期刊論文8篇、學(xué)位論文和會(huì)議論文各一篇。命題：油菜菌核病

檢索過(guò)程：進(jìn)入華中農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書(shū)館首頁(yè)，點(diǎn)擊“中文數(shù)據(jù)庫(kù)”，①點(diǎn)擊查找期刊論文下的“CNKI中國(guó)知網(wǎng)”，點(diǎn)擊“中國(guó)學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)絡(luò)出版總庫(kù)”，以篇名為檢索途徑，輸入“油菜菌核病”，檢索共有555條記錄。以下列舉八篇：

a.題名：《百·菌核凈等對(duì)油菜菌核病的防治效果》，作者：劉永忠;賀生印，出處：青海

農(nóng)林科技

b.題名：《咯菌腈等不同殺菌劑防治油菜菌核病試驗(yàn)初報(bào)》，作者：任利平，出處：青海農(nóng)

林科技

c.題名：《油菜菌核病發(fā)生、危害與氣象因子的關(guān)系》，作者：張立良;沈維冰;劉成社;任

翠龍，出處：安徽農(nóng)業(yè)科學(xué)

d.題名：《油菜菌核病預(yù)報(bào)方法的研究》，作者：居為民;高蘋(píng);李箕根，出處：植保技術(shù)

與推廣

e.題名《菌核凈及其復(fù)配制劑防治油菜菌核病藥效試驗(yàn)》，作者：朱寶華;曾寧生，出處：

江蘇農(nóng)藥

f.題名：《油菜菌核病和病毒病的發(fā)生與防治》，作者：查國(guó)莉;伊淑麗，出處：安徽農(nóng)業(yè)

科學(xué)

g.題名：《35%菌核光防治油菜菌核病試驗(yàn)》，作者：袁愛(ài)忠;劉榮國(guó);陳寶林，出處：上

海農(nóng)業(yè)科技

h.題名：《油菜菌核病與細(xì)菌性軟腐病鑒別方法》，作者：葉云，出處：江西農(nóng)業(yè)科技 ②點(diǎn)擊“中國(guó)優(yōu)秀碩士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫(kù)”，以題名為檢索途徑，輸入“油菜菌核病”，檢索結(jié)果共有21條記錄。以下列舉其中一篇：

題名：《海洋細(xì)菌Bacillus velezensis DM09在油菜中的定植及對(duì)油菜菌核病的防治研究》，作者：郭春艷，學(xué)校：華中農(nóng)業(yè)大學(xué)，時(shí)間：2010年

③點(diǎn)擊“中國(guó)重要會(huì)議論文全文數(shù)據(jù)庫(kù)”，以篇名為檢索途徑，輸入“油菜菌核病”，檢索結(jié)果共有56條。以下列舉其中一篇：

題名：《油菜菌核病空間分布型和抽樣技術(shù)的研究》，作者：楊廉偉;王華弟;戴以太;陳將贊;丁靈偉，會(huì)議名稱(chēng)：中國(guó)植物病理學(xué)會(huì)2011年學(xué)術(shù)年會(huì)，機(jī)構(gòu)：浙江省天臺(tái)縣植保站、浙江省植物保護(hù)檢疫局，會(huì)議召開(kāi)時(shí)間：2011年08月11日

2.自命題，查出與論題相關(guān)的外文文獻(xiàn)一篇，寫(xiě)出檢索過(guò)程，記錄題名、作者和出處。命題：褐飛虱（Nilaparvata lugens）

檢索過(guò)程：進(jìn)入華中農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書(shū)館首頁(yè)，點(diǎn)擊“外文數(shù)據(jù)庫(kù)”，點(diǎn)擊“BIOSIS Previews”，以題名為檢索途徑，輸入“Nilaparvata lugens”，檢索結(jié)果共有291條。以下列舉其中一篇： 題名：《An orange-eye mutant of the brown planthopper, Nilaparvata lugens(Hemiptera: Delphacidae)》，作者：Seo Bo Yoon;Jung Jin Kyo;Kim Yeongtae，來(lái)源出版物: Journal of Asia-Pacific Entomology卷: 14期: 4頁(yè): 469-47

2實(shí)驗(yàn)三（網(wǎng)站信息檢索）

自命題，分別利用搜索引擎、網(wǎng)絡(luò)資源目錄、相關(guān)的中文網(wǎng)站各查出與命題相關(guān)的信息

3條。寫(xiě)出檢索過(guò)程，記錄題名、責(zé)任者和出處。

命題：光的波粒二象性

①利用搜索引擎“google”，打開(kāi)google主頁(yè)，輸入“光的波粒二象性”，點(diǎn)擊google搜索，搜索結(jié)果中的一條為：

題名：《光的波粒二象性》，責(zé)任者：互動(dòng)百科，出處：/wiki/光的波粒二象性

②利用網(wǎng)絡(luò)資源目錄，打開(kāi)

③利用中文網(wǎng)站“中國(guó)科技網(wǎng)”，打開(kāi)http:///，輸入“光的波粒二象性”，點(diǎn)擊搜索，得其中一條結(jié)果為：

題名：《創(chuàng)立嶄新理論 解答古老難題》，責(zé)任者：高建敏，出處：科技日?qǐng)?bào)

第五篇：淺談企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用

淺談企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用

內(nèi)容提要：檔案是企業(yè)重要的信息資源，屬于企業(yè)的資產(chǎn)，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用是檔案工作的一個(gè)永恒的主題。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的完善和發(fā)展，及國(guó)際經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加快，企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用工作越來(lái)越緊迫。從一定意義上講，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作的優(yōu)劣，是檢驗(yàn)檔案管理工作整體水平的“試金石”。開(kāi)發(fā)有效的檔案信息，挖掘其潛在價(jià)值，是推動(dòng)企業(yè)科技進(jìn)步，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的有力保證。本文就企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用進(jìn)行了淺顯的講述。關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用

21世紀(jì)是信息需求飛速增長(zhǎng)的時(shí)代，信息已成為重要資源和財(cái)富。信息資源的迅猛發(fā)展，掀起了以數(shù)字革命為特征的信息化浪潮，不僅改變了人們的時(shí)空觀念、思維方式，而且快速地將全球推向一條高速運(yùn)動(dòng)、共享知識(shí)的網(wǎng)絡(luò)公路，推動(dòng)著全球經(jīng)濟(jì)一體化的進(jìn)程。檔案作為信息資源的重要組成部分，作為一種最直接、最真實(shí)、最具有說(shuō)服力的信息，應(yīng)適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，搞好開(kāi)發(fā)利用，從而推進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步。同時(shí)在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)規(guī)模也發(fā)生了巨大變化，成為面向市場(chǎng)的直接經(jīng)濟(jì)行為，而且對(duì)信息的需求量日益增大。在信息迅速增長(zhǎng)以及社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展的情形下，對(duì)于企業(yè)檔案工作來(lái)說(shuō)，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，企業(yè)檔案工作者必須轉(zhuǎn)變觀念和作風(fēng)，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

一、企業(yè)檔案信息資源的定義和主要特征

檔案信息資源是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成并歸檔保存的一種資源，對(duì)現(xiàn)在和未來(lái)具有參考利用價(jià)值，并對(duì)研究過(guò)去的事物具有查考利用價(jià)值的那部分信息。而且檔案信息具有原始性、憑證性、權(quán)威性、廣泛性、連續(xù)性和可擴(kuò)充性等特點(diǎn)。企業(yè)檔案信息資源是檔案信息資源的一種，它具有檔案信息資源的一般特征。同時(shí)企業(yè)檔案信息資源是企業(yè)的重要財(cái)富，是企業(yè)發(fā)展所必需的信息保障。企業(yè)檔案部門(mén)只有大力開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案信息資源，才能更好地為企業(yè)服務(wù)。企業(yè)檔案信息資源主要有以下幾個(gè)特征：

（一）內(nèi)容廣泛。企業(yè)檔案信息資源包括科技檔案、文書(shū)檔案、經(jīng)營(yíng)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案信息等等。由于檔案信息量大，內(nèi)容豐富，涉及面廣，因此必須實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的辦法對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)、管理，加強(qiáng)宏觀調(diào)控和監(jiān)控，制定完善的檔案管理制度，使內(nèi)容豐富的檔案信息管理有條不絮。

（二）專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)。每個(gè)企業(yè)都具有不同的專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)，具有一定的專(zhuān)業(yè)分工。因此，企業(yè)在科研生產(chǎn)活動(dòng)中形成的檔案信息也相應(yīng)地具有專(zhuān)業(yè)性。由于企業(yè)檔案的專(zhuān)業(yè)性，在實(shí)施過(guò)程中也要體現(xiàn)一定的專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)，例如：檔案的分類(lèi)整理、檔案館室設(shè)置的結(jié)構(gòu)層次等，都應(yīng)與檔案信息的專(zhuān)業(yè)性密切相關(guān)。

（三）成套性強(qiáng)。企業(yè)科技活動(dòng)都是以某一個(gè)項(xiàng)目或某一特有現(xiàn)象為對(duì)象進(jìn)行的，企業(yè)檔案信息的成套性是由科技、生產(chǎn)活動(dòng)的特點(diǎn)檢索決定的。圍繞著某一項(xiàng)

目有規(guī)律地形成一系列相關(guān)的科技文件，是在一個(gè)整體下，以不同階段的特點(diǎn)相區(qū)別，企業(yè)檔案信息資源的成套性和完整性直接影響檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。

（四）現(xiàn)實(shí)性強(qiáng)。企業(yè)檔案信息主體為科技檔案信息，科技檔案信息具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性，具有現(xiàn)行生產(chǎn)功能。在設(shè)計(jì)和生產(chǎn)單位，較長(zhǎng)時(shí)期發(fā)揮其現(xiàn)實(shí)效用，這對(duì)檔案管理提出了某些特殊要求，要求檔案信息必須同它記錄的科技對(duì)象保持一致，不能失真，否則就不能保證檔案信息資源的利用，就無(wú)法滿足其現(xiàn)實(shí)使用功能，要建立必要的管理制度，保證檔案信息適時(shí)、及時(shí)地補(bǔ)充，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。

二、影響企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的因素

在激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)要想立于不敗之地，就不得不重視企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。但是，現(xiàn)在企業(yè)還沒(méi)有很好的開(kāi)發(fā)利用其資源，沒(méi)有將企業(yè)的檔案信息資源轉(zhuǎn)化為企業(yè)的優(yōu)勢(shì)，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。而是仍然存在著很多問(wèn)題。

1．企業(yè)檔案（館）室藏不豐富。企業(yè)檔案室要開(kāi)展利用工作，沒(méi)有一定數(shù)量的檔案資源是無(wú)法進(jìn)行的，同時(shí)檔案（館）室藏不豐富、門(mén)類(lèi)不齊全就很難滿足企業(yè)各部門(mén)的各種工作及各類(lèi)人員對(duì)檔案利用的各種不同要求。

2．企業(yè)檔案人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，素質(zhì)偏低。信息的收集、加工、處理乃至提供利用，是一項(xiàng)比較復(fù)雜的精細(xì)的勞動(dòng)，所以就要求從事這項(xiàng)工作的人員具有較高的文化素質(zhì)和相關(guān)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。然而，有些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)在配備檔案人員時(shí)，很少考慮到崗位要求的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，因而導(dǎo)致了從事檔案工作的人員素質(zhì)低下。

3．觀念陳舊，未能走出“重檔案實(shí)體管理，輕開(kāi)發(fā)利用”的誤區(qū)。由于傳統(tǒng)思想的影響，企業(yè)檔案工作一直是以管理為主，而忽視了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，很少為企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

三、企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的前提

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和完善企業(yè)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生了越來(lái)越重要的影響。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中對(duì)檔案信息的需求也越來(lái)越廣泛。領(lǐng)導(dǎo)的重視和公民的檔案意識(shí)是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的前提。

企業(yè)檔案部門(mén)既是企業(yè)檔案信息的管理部門(mén)，也是服務(wù)部門(mén)，其主要任務(wù)是為了滿足企業(yè)科研、生產(chǎn)任務(wù)的需要而進(jìn)行檔案信息管理和開(kāi)發(fā)利用。其一半工作是為了滿足科研，生產(chǎn)而提供所需的信息資料：另一半的工作是從事檔案信息管理的開(kāi)發(fā)，它既要做好檔案的收集、歸檔、整理、編目、保管等日常工作，還要從事檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，包括編研、編制檢索工具、提供利用、收集反饋信息等，因此，檔案信息的開(kāi)發(fā)在檔案工作中的比重只占四分之一左右時(shí)間。企業(yè)改革主要從管理上入手，管理的一個(gè)重點(diǎn)部分是信息管理，檔案信息是信息的重要組成部分，檔案信息管理水平高低直接反映了企業(yè)的管理水平。現(xiàn)在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)都注重管理，講究管理創(chuàng)造效益，要想做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持不可少，努力提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，使開(kāi)發(fā)工作在各方面得到支持，保證開(kāi)發(fā)工作的順利完成。同時(shí)也離不開(kāi)公民的支持和配合，要提高公民的檔案意識(shí)，才真正有助于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。

同時(shí)，館藏的數(shù)量和質(zhì)量也是企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的前提。開(kāi)發(fā)檔案信息資源就是要挖掘檔案信息資源中的潛在價(jià)值，這就要求所藏的檔案信息應(yīng)是真實(shí)、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和有效的，在這樣的基礎(chǔ)上的檔案信息開(kāi)發(fā)才是有使用價(jià)值。因

此做好檔案的基礎(chǔ)工作是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的前提條件，檔案工作者應(yīng)嚴(yán)把關(guān)，從檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)入手，每?jī)?nèi)個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)實(shí)施嚴(yán)格的管理制度，這樣才能保證檔案基礎(chǔ)工作上水平，從檔案信息的收集、整理、歸檔、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，按檔案管理的各項(xiàng)要求，切實(shí)做好檔案基礎(chǔ)工作，豐富檔案館藏，提高質(zhì)量，為企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造更好的條件。

四、開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的對(duì)策

1提高檔案人員素質(zhì)，是開(kāi)發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源的有力保證。檔案信息的開(kāi)發(fā)是一項(xiàng)知識(shí)性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作，作為企業(yè)檔案工作人員首先要有高度的事業(yè)心和責(zé)任感，要有鉆研和創(chuàng)新的精神，其次還要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高理論水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，開(kāi)發(fā)出有利用價(jià)值的檔案信息，積極主動(dòng)地為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)，這是搞好開(kāi)發(fā)利用工作的有力保證。

2實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是開(kāi)發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源的重要手段?，F(xiàn)代企業(yè)管理需要從管理方法、管理方式、管理手段等方面從傳統(tǒng)的手工管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變。企業(yè)檔案工作要適應(yīng)建立現(xiàn)代化企業(yè)制度、社會(huì)信息化的要求，檔案管理不能只停留在一般水平上，改變低質(zhì)檔案手工管理的舊模式，盡快實(shí)現(xiàn)電子計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、聲像、縮微等技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，加快檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，使企業(yè)對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用更快捷、更方便、更及時(shí)，最大程度地滿足企業(yè)對(duì)檔案部門(mén)提供信息的需求，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

3．更新觀念，開(kāi)展編研工作，是開(kāi)發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源的有效途徑。目前，企業(yè)檔案工作仍停留在收集、整理、保管等基礎(chǔ)工作上，檔案編研工作仍然落后，編研水平有限，難以滿足企業(yè)多方面的需求。因此，企業(yè)檔案管理部門(mén)要更新觀念，走出重實(shí)體輕利用的誤區(qū)，在做好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的同時(shí)，大力開(kāi)發(fā)編研工作，檔案工作人員要深入基層，熟悉企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程，了解基層對(duì)檔案信息的需求，結(jié)合實(shí)際需要，從大量的館藏檔案中提煉出規(guī)律性、結(jié)論的東西，編制出文字精練、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、系統(tǒng)完整的檔案信息整合體，只有這樣，才能使企業(yè)檔案顯示出強(qiáng)大的生命力。

五、小結(jié)

綜上所述，企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作是企業(yè)檔案工作的根本，開(kāi)發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源是檔案工作的發(fā)展方向，要不斷研究檔案信息開(kāi)發(fā)利用的方法和途徑，提高開(kāi)發(fā)能力。檔案無(wú)“聲”，開(kāi)發(fā)是“金”，企業(yè)檔案的管理者和擁有者應(yīng)該拓寬視野，不僅要管好檔案，還要用好檔案，使企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用成為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新的增長(zhǎng)點(diǎn)。

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