第一篇：浙江省信訪案件檔案管理辦法

浙江省信訪案件檔案管理辦法

2007年4月24日

第一章 總則

第一條 為了加強(qiáng)信訪案件檔案的管理，維護(hù)信訪案件檔案的完整與安全，更好地為信訪工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《浙江省實施<中華人民共和國檔案法>辦法》和《浙江省信訪條例》及國家有關(guān)檔案工作的規(guī)定，結(jié)合我省信訪工作實際，特制定本辦法。

第二條 本辦法所指的信訪案件檔案是指信訪部門在辦理中央、國家機(jī)關(guān)，省、市和縣（市、區(qū)）各級領(lǐng)導(dǎo)批示交辦的重要信訪案件的查處和處理群眾來信來訪工作中直接形成的，具有查考利用價值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 信訪案件檔案管理是信訪檔案管理工作的重要組成部分，應(yīng)納入信訪部門檔案全宗，實行集中統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于各方面對檔案的有效利用。

第四條 各級信訪部門要依法加強(qiáng)對信訪案件檔案的管理，開展對下級信訪部門信訪案件檔案管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第五條 各級檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對信訪案件檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)。

第二章 收集、歸檔

第六條 各級信訪部門應(yīng)制定信訪案件檔案整理歸檔制度，明確歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。

第七條 凡是在信訪案件查處過程中形成的，具有查考保存價值的各種文件材料均屬歸檔范圍。信訪案件處理完畢后，相關(guān)的文件應(yīng)規(guī)范整理，及時歸檔。

各級信訪部門在信訪案件查處過程中形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔的信訪案件類材料主要包括：

（一）來信來訪的登記、記錄及信訪人的申訴、舉報、控告材料；

（二）上級部門、領(lǐng)導(dǎo)交辦的重要信訪事項的函、批示及督辦和呈報材料；

（三）處理信訪案件中形成的各種文字材料；

（四）涉及信訪案件的其他材料；

（五）信訪工作計算機(jī)管理系統(tǒng)中生成的有數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)。

歸檔范圍詳見《浙江省信訪字案件檔案歸檔范圍和保管期限表》（附件1）

第八條 歸檔的信訪案件檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確，字跡工整，載體和書寫材料要符合耐久性要求和有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，禁止使用純藍(lán)墨水、紅墨水筆、鉛筆、圓珠筆等不耐久字跡材料起草和簽批文件。

第九條 信訪案件結(jié)案后，具體承辦部門的有關(guān)人員應(yīng)及時收集、整理和歸檔，并在三個月內(nèi)向本單位的綜合檔案室移交。

第十條 信訪案件檔案保管期限分為永久、長期和短期。人民來信來訪的文件材料中有中央、國務(wù)院、各部委領(lǐng)導(dǎo)要求上報的和兩辦領(lǐng)導(dǎo)重要批示的，對本機(jī)關(guān)、國家和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的，為永久；人民來信來訪的文件材料中有省兩辦領(lǐng)導(dǎo)的批示，反映比較重要的集體上訪、聯(lián)名信的案件，在較長時間內(nèi)對本機(jī)關(guān)工作有查考利用價值的，為長期；在較短時間內(nèi)對本機(jī)關(guān)有參考利用價值的，為短期。

第三章

整理、編目

第十一條 信訪案件檔案實行承辦部門整理的原則。辦案過程中形成的文件材料，由有關(guān)人員負(fù)責(zé)整理。

第十二條 根據(jù)信訪案件來源不同，信訪案件檔案可分為重要來信來訪案件檔案和領(lǐng)導(dǎo)批示件兩類。重要來信來訪案件檔案可采用年度——地區(qū)——來信來訪人員姓名排列；領(lǐng)導(dǎo)批示件采用年度一批示人排列。

第十三條 信訪案件檔案整理采用一案一卷的原則。對辦結(jié)完畢的信訪案件材料可整理成獨立的保管單位一卷，每卷信訪案件檔案由若干份文件材料組成。

（一）重要來信來訪案件材料每卷內(nèi)文件材料或按下列順序排列并編流水號：

1.信訪案年辦結(jié)完畢后形成的匯總（匯報）材料；

2.信訪案件審結(jié)單；

3.各承辦單位辦理信訪案件的情況匯報，包括處理信訪問題的會議紀(jì)要、地方審結(jié)單等；

4.要信、包括要信的正文和簽批稿；

5.群眾來信來訪材料，包括信件正文、附件、信封、來訪登記情況、照片、錄音帶、磁帶、磁盤等。

（二）領(lǐng)導(dǎo)批示件每卷內(nèi)文件材料可按下列順序排列并編流水號：

1.上報中央、國務(wù)院、各部委領(lǐng)導(dǎo)或省兩辦領(lǐng)導(dǎo)的匯報材料；

2.信訪案件審結(jié)單；

3.各承辦單位辦理信訪案件的情況匯報，包括處理信訪問題的會議紀(jì)要、地方審結(jié)單等；

4.要信、包括要信的正文和簽批稿；

5.上級部門、領(lǐng)導(dǎo)交辦的重要信訪案件的函、省兩辦領(lǐng)導(dǎo)批件擬辦單、《信訪情況通報》、《信訪情況反映》等。

第十四條 信訪案件檔案應(yīng)按卷（用軟卷皮）采用三孔一線裝訂。使用裝訂的材料應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求。按卷裝訂好的信訪案件檔案應(yīng)填寫案卷封面，并依卷內(nèi)文件排列順序農(nóng)卷編制卷內(nèi)文件目錄。

第十五條 按卷裝訂的檔案按分尖方案和時間先后順序逐卷裝入盒內(nèi)，并填寫備考表、檔案盒盒脊。

第十六條 信訪案件檔案的編目

（一）信訪案件檔案號的編制應(yīng)與本機(jī)關(guān)全宗檔案編號統(tǒng)一，并編寫信訪案件案卷目錄；

（二）信訪案件檔案按重要來信來訪案件類和領(lǐng)導(dǎo)批示件類的分類方案分別以卷為單位編卷內(nèi)文件頁（張）號，卷內(nèi)有照片的頁面，可把照片固定在芯頁上，再農(nóng)頁編寫頁（張）號；

（三）為方便檢索，信訪案件案卷目錄中的信訪案卷題名應(yīng)包括來信來訪人員姓名或批示人姓、信訪內(nèi)容等必備要素。

（四）卷內(nèi)有錄音帶、磁帶、磁盤等特種載體的，應(yīng)另行分類整理編目存放，并填寫相應(yīng)的參見號。可參照《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》和《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)整理。

第四章 保管、利用

第十七條 各級信訪部門應(yīng)根據(jù)檔案工作的要求，采取必要的保管和保護(hù)措施，配置防光、防高溫、防火、防盜、防潮、防蟲、防塵等設(shè)施。

定期檢查，確保信訪案件檔案的完整與安全。

第十八條 建立信訪案件檔案查閱和借閱制度，履行查閱、借閱登記手續(xù)。查閱檔案嚴(yán)禁對檔案勾劃、涂改、標(biāo)記號、折疊、污損、撤換、添加內(nèi)容等。外單位借閱信訪檔案，必須憑單位介紹信，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理登記后，方可借閱，并限時歸還。

第十九條 在對檔案信息實行有效保密的前提下，積極利用各種現(xiàn)代化技術(shù)手段，建立信訪案件檔案數(shù)據(jù)庫，為統(tǒng)計匯總、綜合調(diào)研、分析決策、查找利用等創(chuàng)造便捷條件。

第二十條 信訪案件檔案的銷毀要嚴(yán)格按照檔案保管期限執(zhí)行。到期的信訪檔案由信訪部門綜合檔案室提出書面報告，并編制銷毀清冊，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，到指定地點銷毀。

第五章 附則

第二十一條 本辦法適用于全省各級信訪部門對信訪案件檔案的管理工作。

第二十二條 本辦法由省信訪局與省檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第二十三條 本辦法自發(fā)布之日起實施。

浙江省信訪案件檔案歸檔范圍和保重這期限表

1、中央、國務(wù)院、各部委、上級信訪部門對本省范圍內(nèi)的信訪案件、整理的單件和綜合材料的批示件及有關(guān)部門對批示件辦事情況的回報材料（永久）

2、上級部門、領(lǐng)導(dǎo)交辦的信訪案件的函、包括信浙字、訪浙字和《信訪情況通報》、《信訪情況通報》、《信記情況反映》等信息轉(zhuǎn)送、督辦的領(lǐng)導(dǎo)批示函及涉及的簽批件（永久）

3、處理人民來信的文件材料

3.1有中央、國務(wù)院、各部委、上級信訪部門領(lǐng)導(dǎo)和兩辦領(lǐng)導(dǎo)重要批示、辦理信訪案件過程中形成的要信的正文和簽批稿、報結(jié)材料、信訪案件審結(jié)單和匯報材料（永久）

3.2有省兩辦領(lǐng)導(dǎo)或本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理信訪案件過程中形成的要信的正文和簽批稿、報結(jié)材料、信訪案件審結(jié)單和匯報材料（長期）

3.3一般來信的登記和轉(zhuǎn)辦情況登記表（永久）

4、處理人民來訪的文件材料

4.1有中央、國務(wù)院、各部委、上級信訪部門領(lǐng)導(dǎo)和兩辦領(lǐng)導(dǎo)重要批示、辦理信訪案件過程中形成的要信的正文和簽批稿、報結(jié)材料、信訪案件審結(jié)單和匯報材料（永久）

4.2有兩辦領(lǐng)導(dǎo)或本局領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理信訪案件過程中形成的要信的正文和簽批稿、報結(jié)材料、信訪案件審結(jié)單和匯報材料（長期）

4.3一般來訪案件的登記和轉(zhuǎn)辦情況登記表（永久）

5辦理領(lǐng)導(dǎo)批示件、處理信訪問題過程中形成的協(xié)調(diào)會議紀(jì)錄、紀(jì)要等文件材料

5.1 反映重要問題的（永久）

5.2反映比較重要問題的（長期）

第二篇：《浙江省城市建設(shè)檔案管理辦法》

《浙江省城市建設(shè)檔案管理辦法》已經(jīng)省人民政府第68次常務(wù)會議審議通過,現(xiàn)予公布,自2006年9月1日起施行。二○○六年七月十三日

浙江省城市建設(shè)檔案管理辦法

第一條 為了加強(qiáng)對城市建設(shè)檔案的管理,有效地收集、保管和利用檔案，為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市規(guī)劃法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》的規(guī)定，結(jié)合本省實際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱城市建設(shè)檔案，是指在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種載體的文件材料。

第三條 本辦法適用于本省行政區(qū)域內(nèi)城市建設(shè)檔案的管理活動。

第四條 城市人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對城市建設(shè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把城市建設(shè)檔案事業(yè)的發(fā)展納入國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展規(guī)劃，適應(yīng)城市建設(shè)的需要。

第五條 建立健全以各級城市建設(shè)檔案館（室）為基礎(chǔ)的城市建設(shè)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，保證城市建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

城市建設(shè)檔案館的設(shè)計應(yīng)當(dāng)符合檔案館建筑設(shè)計規(guī)范要求。

城市建設(shè)檔案館（室）應(yīng)當(dāng)運用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立和完善城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，將城市建設(shè)信息資料納入收集范圍，及時采集、接收、存儲、整理。

城市建設(shè)檔案館（室）所必需的經(jīng)費，由同級財政部門通過預(yù)算予以安排。

第六條 縣級以上建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的城市建設(shè)檔案工作，業(yè)務(wù)上受同級檔案行政主管部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。有關(guān)行政主管部門應(yīng)當(dāng)重視本系統(tǒng)的城市建設(shè)檔案工作，建立健全本系統(tǒng)城市建設(shè)檔案管理制度。

第七條 城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)履行下列職責(zé)：

（一）負(fù)責(zé)城市建設(shè)檔案的收集、保管和利用；

（二）受建設(shè)行政主管部門委托，具體負(fù)責(zé)城市建設(shè)檔案管理；

（三）法律、法規(guī)和本辦法規(guī)定的其他職責(zé)。

第八條 城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)接收和管理下列檔案：

（一）各類城市建設(shè)工程檔案：

1.工業(yè)、民用建筑工程；

2.市政基礎(chǔ)設(shè)施工程；

3.公用基礎(chǔ)設(shè)施工程；

4.交通基礎(chǔ)設(shè)施工程；

5.園林建設(shè)、風(fēng)景名勝建設(shè)工程；

6.市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程；

7.城市防洪、抗震工程；

8.結(jié)合民用建筑修建的地下防空工程；

9.軍民共建工程檔案資料中，除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關(guān)隱蔽工程的位置圖。

（二）城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)的各類地下管線工程（包括城市供水、排水、燃?xì)狻崃?、電力、電信、工業(yè)等地下管線）檔案。

（三）城市建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理單位（包括城市規(guī)劃、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、園林、風(fēng)景名勝、環(huán)境衛(wèi)生、市政、公用、房地產(chǎn)管理等單位）形成的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。

（四）有關(guān)城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的政策法規(guī)、科研成果和城市風(fēng)貌史料。

（五）建設(shè)部、國家檔案局確定的其他城市建設(shè)檔案資料。

前款規(guī)定的接收、管理的檔案材料的具體范圍，由省建設(shè)行政主管部門、省檔案行政主管部門會同省有關(guān)主管部門另行規(guī)定。

第九條 城市建設(shè)工程檔案材料由各建設(shè)單位按照國家和本省規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)收集、整理，并向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)移交。

前款所稱建設(shè)工程檔案，包括工程項目前期、施工及竣工所形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。工程項目前期管理文件材料可以移交副本。

第十條 建設(shè)單位在向有關(guān)部門申領(lǐng)建設(shè)工程規(guī)劃許可證或者施工許可證期間，應(yīng)當(dāng)將有關(guān)申報材料向工程所在地城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)備案。城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)在接受備案時，應(yīng)當(dāng)書面告知建設(shè)單位有按規(guī)定移交城市建設(shè)檔案的義務(wù)。

第十一條 有關(guān)行政主管部門或者建設(shè)單位組織工程竣工驗收時，應(yīng)當(dāng)通知城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)參加，由城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)對建設(shè)工程的技術(shù)檔案和施工管理資料是否完整提出意見。

第十二條 建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)自建設(shè)工程驗收合格之日起20個工作日內(nèi)，向所在地城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)報送一套符合規(guī)定的建設(shè)工程檔案，但建設(shè)工程決算資料可以在建設(shè)工程驗收合格之日起3個月內(nèi)移交。建設(shè)工程檔案不齊全的，應(yīng)當(dāng)補(bǔ)充齊全。

第十三條 各建設(shè)單位對形成的城市建設(shè)檔案，除按照本辦法規(guī)定向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)移送外，還應(yīng)當(dāng)做好整理、歸檔和利用工作，并由本單位綜合檔案室集中保管。

第十四條 建設(shè)項目投入使用后進(jìn)行改建、擴(kuò)建或者對重要部位進(jìn)行維修的，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計、施工單位據(jù)實修改、補(bǔ)充和完善原建設(shè)工程檔案；涉及結(jié)構(gòu)和平面布置

改變的，應(yīng)當(dāng)重新編制工程竣工檔案，并在工程竣工驗收后３個月內(nèi)向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)移交檔案。

第十五條 城市建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)部各專業(yè)管理單位形成的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，凡具有永久保存價值的，應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起１年至５年內(nèi)，向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)移交；對具有長期保存價值的檔案，城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)可以自檔案形成之日起１年至５年內(nèi)，根據(jù)需要選擇接收。

第十六條 建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)移交下列地下管線工程檔案：

（一）地下管線工程項目前期工作、施工、監(jiān)理及竣工驗收文件和竣工圖；

（二）地下管線工程竣工測量成果；

（三）其他有關(guān)地下管線工程的電子文件、照片、錄像、縮微品等特種載體形態(tài)的檔案資料。

前款規(guī)定的地下管線檔案資料，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)按照本辦法的規(guī)定，與建設(shè)工程檔案一并或者單獨向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)移交。第十七條 建設(shè)單位申領(lǐng)建設(shè)工程規(guī)劃許可證時，應(yīng)當(dāng)?shù)匠鞘薪ㄔO(shè)檔案機(jī)構(gòu)查詢該建設(shè)工程施工地段的地下管線檔案資料，取得施工地段地下管線現(xiàn)狀資料，并向建設(shè)工程規(guī)劃許可證核發(fā)機(jī)關(guān)說明地下管線現(xiàn)狀情況。

第十八條 城市地下管線權(quán)屬單位應(yīng)當(dāng)將更改、報廢、漏測部分的地下管線及時修改、補(bǔ)充到地下管線專業(yè)圖上，并在修改、補(bǔ)充后3個月內(nèi)向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)報送。

第十九條 城市人民政府應(yīng)當(dāng)定期對地下管線進(jìn)行普查和補(bǔ)測。普查和補(bǔ)測形成的檔案材料，由城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理。第二十條 建設(shè)單位收集、整理或者補(bǔ)測補(bǔ)繪檔案材料確有困難的，城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)可以提供咨詢、代理服務(wù)。

第二十一條 城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期公布開放檔案的目錄，有計劃地編纂檔案史料，開發(fā)檔案信息資源，為檔案的利用提供便利。有關(guān)單位查詢利用檔案信息資料，城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)除收取復(fù)印費等工本費外，不得收取其他費用。

涉及國家秘密的城市建設(shè)檔案應(yīng)當(dāng)按照國家秘密范圍的規(guī)定確定密級,并遵守國家有關(guān)保密管理規(guī)定。未經(jīng)產(chǎn)權(quán)單位或者上級主管部門批準(zhǔn)，不得查閱使用。

有關(guān)建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)及時、充分地利用城市建設(shè)檔案資料，確保建設(shè)工程項目的設(shè)計、施工、監(jiān)理質(zhì)量，防止各類損害事故的發(fā)生。

第二十二條 城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全科學(xué)的管理制度，依法做好檔案的接收、整理、保護(hù)、鑒定、統(tǒng)計、保密等工作。

城市建設(shè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，維護(hù)史實，遵紀(jì)守法，具備相應(yīng)的城市建設(shè)檔案管理專業(yè)知識。

第二十三條 違反本辦法第十二條、第十四條規(guī)定的，依照《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》第五十九條規(guī)定處理。

第二十四條 違反本辦法第十五條規(guī)定，不按期移交業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的，由建設(shè)行政主管部門責(zé)令其限期改正，對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政或者紀(jì)律處分。

第二十五條 違反本辦法第十六條、第十八條規(guī)定，未按規(guī)定向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)報送地下管線檔案資料的，由建設(shè)行政主管部門責(zé)令限期改正，并可處1萬元以上5萬元以下的罰款。對他人造成損失的，依法承擔(dān)賠償責(zé)任。對城市建設(shè)公共利益造成損害的，由有權(quán)機(jī)關(guān)對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政或者紀(jì)律處分。

第二十六條 違反本辦法有關(guān)規(guī)定，有下列行為之一的，由檔案行政主管部門或者建設(shè)行政主管部門對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分：

（一）對不符合規(guī)定要求的檔案予以接收的；

（二）在參與工程竣工驗收或者檔案管理工作中弄虛作假的；

（三）其他徇私舞弊、玩忽職守行為。

第二十七條 對違反本辦法規(guī)定的其他行為的處理，有關(guān)檔案管理法律、法規(guī)已有規(guī)定的，從其規(guī)定；構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。

第三篇：行政處罰案件檔案管理辦法

吉林市工商行政管理局 行政處罰案件檔案管理辦法

第一章

總 則

第一條

為規(guī)范行政執(zhí)法行為，加強(qiáng)行政處罰案件檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國行政處罰法》、《工商行政管理機(jī)關(guān)行政處罰程序規(guī)定》及檔案管理有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

第二條

行政處罰案件檔案（簡稱案卷），是指在依法辦理行政處罰案件中形成的、反映執(zhí)法活動全過程、具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。

第三條 本辦法適用于全市工商行政管理系統(tǒng)行政處罰案件的檔案管理。

第四條

行政處罰案件檔案應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門統(tǒng)一進(jìn)行管理，建立健全相關(guān)制度，明確崗位職責(zé)，確保案件檔案的規(guī)范、完整和安全。

第二章 立卷裝訂

第五條 行政處罰案卷包括簡易程序案卷和一般程序案卷。

第六條 簡易程序案件可以合并立卷，20至50案裝訂成一卷；一般程序案件原則實行“一案一檔一號”的立卷原則，也可以分為正卷、副卷。

第七條 簡易程序案件立卷材料及裝訂順序：

（一）卷內(nèi)目錄表

（二）卷內(nèi)材料部分 1.當(dāng)場處罰決定書

2.必要的證據(jù)材料【現(xiàn)場筆錄、詢問筆錄、與案情相關(guān)的情況說明】

3.行政處罰收據(jù)或執(zhí)行情況記錄 4.其他文件材料

第八條 一般程序案件立卷材料及裝訂順序：

（一）卷內(nèi)目錄表

（二）綜合材料部分（隔頁紙）1.立案審批表 2.行政處罰決定書

3.對當(dāng)事人制發(fā)的其他法律文書 3.1.詢問通知書 3.2.責(zé)令改正通知書

3.3.實施強(qiáng)制措施決定書[含(場所、設(shè)施、財物)清單] 3.4.解除行政強(qiáng)制措施決定書 3.5.延長（查封、扣押）期限決定書

3.6.（檢測、檢驗、檢疫、技術(shù)鑒定）期間告知書 3.7.（查封、扣押）財物移送通知書 3.8.先行處理物品通知書

3.9.分期（延期）繳納罰款通知書 3.10.行政處罰（聽證）告知書 3.11行政決定履行催告書

4.送達(dá)回證：上述文書中，沒有設(shè)置一體式送達(dá)回證的文書，送達(dá)所填寫的送達(dá)回證[送達(dá)處罰決定書、檢驗報告等] 5.聽證筆錄

（三）證據(jù)材料部分（隔頁紙）

1.當(dāng)事人或者其委托代理人詢問筆錄及其提供的與案情相關(guān)的陳述材料

2.當(dāng)事人的主體資格證明材料

2.1.單位：企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人單位證書 2.2.個人：公民身份證明、個體工商戶營業(yè)執(zhí)照等;2.3.委托代理人: 委托代理人身份證明及其委托代理證明文件；

3.證據(jù)復(fù)制（提取）單【涉案行為或物品相關(guān)的進(jìn)貨單、銷售記錄、臺帳、財務(wù)記錄、圖片等】

4.證人證言材料【所有身份證明材料均附于其提供的證言或者書證之后】

5.鑒定結(jié)論【含抽樣取證記錄】 6.現(xiàn)場筆錄和現(xiàn)場檢查圖片材料； 7.其他作為證據(jù)使用材料【巡查記錄等】

（四）財物處理及其他材料部分（隔頁紙）

1.財物處理單據(jù) 1.1.罰沒款收據(jù)

1.2.物品處理記錄[含銷毀記錄和圖片] 1.3.其他財物處理材料 2.其他材料

2.1.涉嫌犯罪案件移送書 2.2.案件移送函 2.3.行政建議書

2.4.實施行政強(qiáng)制措施(場所、設(shè)施、財物)委托保管書

2.5.委托鑒定書

2.6.當(dāng)事人提交的延期或分期繳納罰款的申請 2.7.強(qiáng)制執(zhí)行申請書

（五）副卷（隔頁紙）【分副卷則不需隔頁紙】 1.副卷目錄表 2.案件來源登記表

3.投訴、申訴、舉報等案件來源材料 4.指定管轄通知書

5.案件調(diào)查終結(jié)報告【涉嫌犯罪案件情況調(diào)查報告、案件銷案報告】

5.行政處罰案件有關(guān)事項審批表【實施強(qiáng)制措施審批、強(qiáng)制措施延期審批、解除強(qiáng)制審批、處罰建議審批、延期結(jié)案審批、分期或者延期繳納罰款審批、物品處理審批、涉嫌犯罪移送審批等】

6.行政處罰決定書草擬稿 7.案件核審表 8.案件集體討論記錄 9.行政處罰決定審批表 10.聽證報告

11.行政處罰案件結(jié)案報告

12.其他有關(guān)材料【預(yù)警通知書、(建議去掉)協(xié)助調(diào)查函、檢查建議書、行政處理告知記錄、、回訪表等】

第九條 案卷封面推薦采取打印，目錄及卷內(nèi)文書材料應(yīng)當(dāng)使用打印或鋼筆書寫，字跡要工整、清楚；內(nèi)容要完整、準(zhǔn)確。

第十條 案卷裝訂前應(yīng)當(dāng)清除文書材料上的全部金屬物，并根據(jù)不同情況作如下處理：

（一）文書破損的，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)或者復(fù)制，復(fù)制件放于原件之前；

（二）文書紙面超過A4紙的，按卷面大小折疊整齊；

（三）文書紙面過小或者裝訂后影響字跡的，以A4紙進(jìn)行粘貼；

（四）以視聽資料、計算機(jī)數(shù)據(jù)為證據(jù)的，應(yīng)當(dāng)在案卷中標(biāo)明載體的形式、錄制的時間和地點，以及載體的數(shù)量、內(nèi)容、責(zé)任者、存放地點等；

（五）不能附卷保存的物證可拍攝成照片附卷。

（六）案卷一般采用三孔一線的方法用線裝訂，左側(cè)裝訂，文書材料的左邊和下邊必須對齊，裝訂線以不妨礙卷內(nèi)文書材料閱讀為原則。

（七）案卷厚度以不超過2厘米或者200頁為宜，過多時可以分正卷、副卷裝訂。

第十條 案卷正副卷頁碼應(yīng)當(dāng)分別編排，頁碼應(yīng)當(dāng)標(biāo)注在每頁的右上角，如有反頁則標(biāo)注在左上角，封面、封底、卷內(nèi)目錄、隔頁紙、無文字的不編頁碼。

第十一條 案卷頁碼應(yīng)當(dāng)使用打碼機(jī)順序標(biāo)注，頁碼標(biāo)注通常采用三位數(shù)標(biāo)注法，如“001”；卷宗材料超千頁的，可以采用四位數(shù)標(biāo)注，如“0001”。

第十二條 案卷使用卷繩裝訂成冊后，應(yīng)當(dāng)在加封處蓋上騎縫印，在案卷材料最后一頁與案卷底皮相接處加蓋截封印章，印章上應(yīng)有“截封”字樣，并標(biāo)明辦案機(jī)關(guān)和截封日期。

第十三條 有關(guān)行政處罰文書的文號、內(nèi)容填制一律按照國家工商總局2009年版《工商行政管理機(jī)關(guān)行政處罰文書使用手冊》的規(guī)定及市局制定的《行政處罰文書制作規(guī)范》的具體要求填制。

第十四條 內(nèi)辦結(jié)的行政處罰案件完成立卷裝訂后，由辦案人員妥善保管。于次年1月份之前，由辦案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一呈報同級法制部門登記后，移交檔案管理部門保管。如因工作需要，也可以采取即時歸檔方式。

第三章 檔案管理

第十五條 案卷移交檔案管理部門前，承辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)對立卷裝訂質(zhì)量進(jìn)行檢查，確保移交案卷的規(guī)范性和完整性。

第十六條 與案卷有關(guān)的電子文件或者有關(guān)證物應(yīng)當(dāng)隨紙質(zhì)案卷一并移交。

第十七條 檔案管理部門接收移交的案卷時，對不符合歸檔要求的案卷可以要求案件承辦機(jī)構(gòu)重新裝訂完善，案件承辦機(jī)構(gòu)應(yīng)在10日內(nèi)將重新裝訂完善的案卷移交檔案管理部門。

第十八條 案卷移交時應(yīng)辦理移交手續(xù)，建立移交登記。移交登記包括：時間、案卷名稱、案卷頁碼、移交人簽字、接收人簽字、備注等內(nèi)容。

第十九條 案卷移交檔案管理部門后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔分類、編目、編制檢索工具等工作。

第二十條 案卷歸檔后，任何人不得私自增加或者抽取案卷材料。

第二十一條 檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立《案卷查借閱制度》和《案卷查借閱登記簿》，履行查借閱登記手續(xù)。案卷查借閱登記簿應(yīng)當(dāng)包括：時間、案卷名稱、查閱用途、查閱事項、查閱單位、查閱人簽名、查閱證件、借卷歸還時間、備注等內(nèi)容。

第二十二條 下列單位或者個人經(jīng)本級局局長（含副局長）批準(zhǔn)后，可以借閱案卷：

（一）法院、檢察院、公安機(jī)關(guān)；

（二）案件的當(dāng)事人及其委托代理人；

（三）案件的利害關(guān)系人及其委托代理人；

（四）工商行政管理機(jī)關(guān)及其行政執(zhí)法人員因工作需要；

（五）其他依據(jù)有關(guān)規(guī)定可以借閱案卷的單位或者個人。

第二十三條 借閱案卷時，單位應(yīng)當(dāng)出具介紹信及經(jīng)辦人員的身份證明；個人應(yīng)當(dāng)出具身份證明；委托代理人應(yīng)當(dāng)出具委托人身份證明、委托書及本人的身份證明。不能出具的，不得借閱案卷。

第二十四條 經(jīng)批準(zhǔn)借閱案卷的人員應(yīng)當(dāng)在檔案管理部門辦公場所查閱案卷，案卷管理人員應(yīng)當(dāng)陪同。經(jīng)批準(zhǔn)，案卷借閱人員可以復(fù)印案卷的有關(guān)材料。復(fù)印時，案卷管理人員應(yīng)當(dāng)陪同。

第二十五條 除上級機(jī)關(guān)調(diào)取及本單位工作需要外，原則上不得將案卷帶出檔案管理部門。

第二十六條 依照有關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)對借閱人保密的案卷材料，借閱人不得查閱。比如：實名舉報材料、涉及國家秘密、商業(yè)秘密及個人隱私的材料等。

第二十七條 借出的案卷不得轉(zhuǎn)借其他的單位或個人使用。

第二十八條 檔案管理人員要及時催還查閱或借出的案卷，歸還時應(yīng)認(rèn)真驗看，如發(fā)現(xiàn)案卷被拆，文件材料短缺、涂改、增刪、污損等情況，應(yīng)立即本單位負(fù)責(zé)人匯報并及時追查。

第二十九條 檔案管理人員應(yīng)當(dāng)履行下列職責(zé)：

（一）負(fù)責(zé)案卷的接收、審核、保管、利用、編研和統(tǒng)計工作；

（二）負(fù)責(zé)日常檔案、資料的借閱和管理，確保檔案的完整與安全；

（三）與案卷管理有關(guān)的其他工作。

第三十條 檔案管理人員工作變動時，交接雙方必須逐卷逐件進(jìn)行清點，編制移交目錄，嚴(yán)格履行移交手續(xù)，工作交清后方可離職。

第三十一條 案卷保存期限為永久。

第三十二條 案卷應(yīng)當(dāng)按有關(guān)規(guī)定與其他門類檔案一并定期向本級政府檔案館移交。

第四章 附 則

第三十三條 出現(xiàn)下列情形的，將依據(jù)有關(guān)規(guī)定對責(zé)任部門及相關(guān)責(zé)任人員作出相應(yīng)處理：

（一）案件承辦機(jī)構(gòu)未按照規(guī)定期限移交案卷的；

（三）故意瞞報、漏報有關(guān)材料、證物，將文件、資料據(jù)為己有，拒絕移交檔案管理部門歸檔的；

（四）案卷丟失、損毀或者不負(fù)責(zé)任、失職失責(zé)給工作帶來貽誤和損失的；

（五）檔案管理人員違反制度規(guī)定，擅自借閱案卷并造成不良后果的；

（六）應(yīng)當(dāng)處理的其他情形。

第三十四條 行政復(fù)議、行政賠償案件的立卷、歸檔及檔案管理參照本規(guī)定執(zhí)行。

第三十五條 市局在本規(guī)定實施前制定的有關(guān)規(guī)定與本規(guī)定不符的，按照本規(guī)定執(zhí)行；本規(guī)定與法律、法規(guī)、規(guī)章以及上級有關(guān)規(guī)定不符的，從其規(guī)定。

第三十六條 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。

第四篇：浙江省司法鑒定業(yè)務(wù)檔案管理辦法

司法鑒定業(yè)務(wù)檔案管理辦法

第一章總則

第一條為加強(qiáng)司法鑒定業(yè)務(wù)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家檔案工作的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省實際情況，制定本辦法。

第二條司法鑒定業(yè)務(wù)檔案(以下簡稱鑒定檔案)，是司法鑒定機(jī)構(gòu)及鑒定人從事司法鑒定業(yè)務(wù)活動的歷史記錄，是國家重要的專業(yè)檔案。

第三條司法鑒定機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)收集、整理、保存、管理好鑒定檔案，接受司法行政機(jī)關(guān)和檔案行政管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第四條司法鑒定機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)配備檔案管理人員，負(fù)責(zé)鑒定檔案的集中統(tǒng)一管理。

第五條檔案管理人員的職責(zé)是:

(一)執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)定；

(二)指導(dǎo)、督促、檢查鑒定人的立卷、歸檔工作;

(三)負(fù)責(zé)鑒定檔案的日常管理和利用；

(四)接受司法行政機(jī)關(guān)和檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期匯報檔案情況。

(五)完成其他檔案管理工作。

第二章立卷、歸檔和接收

第六條鑒定人應(yīng)當(dāng)在鑒定事項辦結(jié)后三個月內(nèi)收集下列材料，整理立卷并簽字后歸檔:

(一)司法鑒定委托書;

(二)鑒定案件受理合同或受理通知書;

(三)鑒定文書正本；

(四)鑒定文書底稿；

(五)檢驗檢查記錄;

(六)送鑒材料;

(七)送達(dá)回證;

(八)收費憑據(jù)復(fù)印;(九)其他應(yīng)當(dāng)歸檔的特種載體材料。

需退還委托方的送鑒材料，應(yīng)當(dāng)復(fù)印或拍照存檔。如不便復(fù)印或拍照存檔，應(yīng)當(dāng)附加說明。

第七條歸檔的照片、光盤、錄音帶、錄像帶、數(shù)據(jù)庫光盤、CT片、X片等，應(yīng)當(dāng)注明承辦單位、制作人、制作時間、說明與其相關(guān)的鑒定檔案的參見號，并單獨整理存放。

第八條卷內(nèi)材料的編號及案卷封面、目錄和備考表的制作應(yīng)當(dāng)符合以下要求:

(一)卷內(nèi)材料經(jīng)過系統(tǒng)排列后，應(yīng)當(dāng)在有文字的材料正面的右上角、背面的左上角用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫頁碼。

(二)案卷封面可打印或書寫。書寫應(yīng)當(dāng)用藍(lán)黑墨水或碳素墨水，字跡要工整、清晰、規(guī)范。

(三)卷內(nèi)目錄應(yīng)當(dāng)按卷內(nèi)材料排列順序逐一載明，并標(biāo)明起止頁碼。

(四)卷內(nèi)備考表應(yīng)當(dāng)載明與本案卷有關(guān)的影像、聲像等資料的歸檔情況;案卷歸檔后經(jīng)司法鑒定機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人同意入卷或撤出的材料情況;立卷人、機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員的姓名;立卷、接收日期，以及其他需要說明的事項。

第九條對裝訂線以外有字跡或破損的材料，以及與本案卷材料不可分割的照片、小字條等，要進(jìn)行加邊和托裱;對過大的紙張要折疊;對材料上的金屬物要拆除，方可裝訂。

第十條案卷應(yīng)當(dāng)做到材料齊全完整、排列有序，標(biāo)題簡明確切，保管期限劃分準(zhǔn)確，裝訂不掉頁不壓字。

第十一條檔案管理人員接收案卷時，應(yīng)當(dāng)按照立卷歸檔的要求進(jìn)行驗收，驗收合格后辦理歸檔手續(xù)。

第十二條檔案管理人員對已接收的案卷，應(yīng)當(dāng)按保管期限、順序、鑒定類別進(jìn)行排列編號。涉密案卷應(yīng)當(dāng)單獨編號存放。

第十三條檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在分類排列的基礎(chǔ)上編制《案卷目錄》、計算機(jī)數(shù)據(jù)庫等檢索工具。

第三章保管期限

第十四條鑒定檔案的保管期限按受理后是否出具鑒定書分類。受理后出具鑒定書的，列為永久保管。受理后沒有出具鑒定書的，列為定期保管，保管期限為十年。

鑒定檔案的保管期限，從該鑒定事項辦結(jié)后的下一起算。

第十五條鑒定檔案目錄登記簿、接收登記簿、銷毀登記簿、銷毀批件、移交登記簿列為永久保管。

第四章庫房管理

第十六條檔案庫房應(yīng)當(dāng)堅固，具備防火、防盜、防潮、防高溫、防鼠、防蟲、防光、防污染等條件，室內(nèi)應(yīng)當(dāng)保持清潔、整齊、通風(fēng)。嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)外存放易燃、易爆物品。

第十七條隨卷歸檔的影像和聲像資料，應(yīng)當(dāng)防止受潮、磁化，數(shù)據(jù)庫光盤等要定期復(fù)制，并存放在特種載體類檔案。

第十八條檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)破損、變質(zhì)、字跡褪色和被蟲蛀、鼠咬的檔案應(yīng)當(dāng)及時采取防治措施，并進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。發(fā)現(xiàn)丟失的，應(yīng)當(dāng)立即報告，并負(fù)責(zé)查找。

第五章查閱和借調(diào)

第十九條司法鑒定機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立鑒定檔案的查閱和借調(diào)制度。

第二十條司法行政機(jī)關(guān)司法鑒定管理部門和司法機(jī)關(guān)因工作需要查閱和借調(diào)鑒定檔案的，應(yīng)當(dāng)出具單位函件，出示行政執(zhí)法證件（工作證），并履行登記手續(xù)。借調(diào)鑒定檔案的應(yīng)當(dāng)在一個月內(nèi)歸還。

其他國家機(jī)關(guān)依法需要查閱鑒定檔案的，應(yīng)當(dāng)出具單位函件，出示經(jīng)辦人工作證，經(jīng)司法鑒定機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并履行登記手續(xù)。

其他單位和個人一般不得查閱鑒定檔案，確因特殊情況需要查閱的，應(yīng)當(dāng)出具單位函件，出示個人有效身份證明，經(jīng)司法行政機(jī)關(guān)司法鑒定管理部門批準(zhǔn)，并履行登記手續(xù)。

第二十一條經(jīng)司法鑒定機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人同意，卷內(nèi)材料可以摘抄或復(fù)制。復(fù)制的材料，由檔案管理人員核對后，注明“復(fù)印二十二條鑒定人查閱或借調(diào)鑒定檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)司法鑒定機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人同意，履行登記手續(xù)。借調(diào)鑒定檔案的，在七天內(nèi)歸還。

第二十三條借調(diào)鑒定檔案到期未歸還的，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)催還。造成檔案損毀或丟失的，依法追究相關(guān)當(dāng)事人責(zé)任。第六章鑒定、銷毀和移交

第二十四條司法鑒定機(jī)構(gòu)對保管的鑒定檔案，應(yīng)當(dāng)每五年進(jìn)行一次鑒定。鑒定工作由司法行政機(jī)關(guān)司法鑒定管理部門和司法鑒定機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成鑒定小組共同進(jìn)行。

第二十五條鑒定檔案經(jīng)鑒定小組鑒定一致認(rèn)為無保存價值的，登記造冊后予以銷毀。銷毀鑒定檔案時，應(yīng)當(dāng)由兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)當(dāng)在銷毀登記簿上簽名。

第二十六條司法鑒定機(jī)構(gòu)和檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照檔案移交的規(guī)定做好鑒定檔案移交工作。

第二十七條列為永久保管的鑒定檔案在國家規(guī)定的保存期滿后，應(yīng)當(dāng)連同案卷目錄、數(shù)據(jù)庫光盤等有關(guān)檢索工具、參考資料一并向當(dāng)?shù)貦n案館移交。移交的檔案應(yīng)當(dāng)在移交登記簿中詳細(xì)載明。

第二十八條有下列情形的，司法行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)監(jiān)督其做好鑒定檔案移交工作:

(一)司法鑒定機(jī)構(gòu)被撤銷或注銷的，撤銷或注銷前應(yīng)當(dāng)將鑒定檔案移交當(dāng)?shù)貦n案館或由司法行政機(jī)關(guān)代管;

(二)司法鑒定機(jī)構(gòu)分離的，分離前應(yīng)當(dāng)將鑒定檔案移交當(dāng)?shù)貦n案館或確定一個分離后的鑒定機(jī)構(gòu)保管;

(三)鑒定機(jī)構(gòu)合并的，其鑒定檔案由合并后的鑒定機(jī)構(gòu)保管。

第二十九條檔案管理人員調(diào)動工作時，司法鑒定機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)督促做好鑒定檔案的移交工作，辦理移交登記手續(xù)。

第七章附則

第三十條司法鑒定機(jī)構(gòu)及其檔案管理人員違反有關(guān)檔案管理法律法規(guī)的，由司法行政機(jī)關(guān)和檔案行政管理部門負(fù)責(zé)處理。

第三十一條本辦法由浙江省司法廳負(fù)責(zé)解釋。

第三十二條本辦法自頒布之日起施行。

第五篇：關(guān)于對《浙江省社會保障檔案管理辦法》

關(guān)于對《浙江省社會保障檔案管理辦法》《浙江省最低生活保障檔案管理辦法》《浙江省新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理辦法》實施情況執(zhí)法檢查的報告

發(fā)布時間： 2007-08-10 訪問次數(shù)：

字體：【大 中 小】

寧 波 市 檔 案 局

寧波市勞動和社會保障局 文件

寧 波 市 民 政 局

寧 波 市 衛(wèi) 生 局

甬檔〔2007〕54號

關(guān)于對《浙江省社會保障檔案管理辦法》

《浙江省最低生活保障檔案管理辦法》

《浙江省新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理辦法》

實施情況執(zhí)法檢查的報告

浙江省檔案局、浙江省勞動和社會保障廳、浙江省民政廳、浙江省衛(wèi)生廳：

根據(jù)浙江省檔案局、浙江省勞動和社會保障廳、浙江省民政廳、浙江省衛(wèi)生廳要求，現(xiàn)將我市對《浙江省社會保障檔案管理辦法》、《浙江省最低生活保障檔案管理辦法》、《浙江省新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理辦法》（以下簡稱三個《辦法》）實施情況開展專項執(zhí)法檢查的情況報告如下：

一、執(zhí)法檢查工作情況

省四家單位聯(lián)合下發(fā)三個《辦法》實施專項檢查文件后，寧波市檔案局、寧波市勞動和社會保障局、寧波市民政局和寧波市衛(wèi)生局就此召開聯(lián)席會議，成立了市社會保障檔案專項檢查組，對做好三個《辦法》執(zhí)法檢查工作進(jìn)行了周密部署。5月16日又聯(lián)合下發(fā)對三個《辦法》實施情況專項檢查的通知，明確了這次檢查的內(nèi)容、方法和步驟。各縣（市）區(qū)檔案、勞動保障、民政、衛(wèi)生等部門，在收到文件后都按要求進(jìn)行了自查，并將自查報告上報市社會保障檔案專項檢查組。根據(jù)報告反映情況，檢查組自7月23日至25日，赴江北區(qū)、鎮(zhèn)海區(qū)、寧?？h、余姚市等四個地區(qū)12家單位進(jìn)行了抽查。二、三個《辦法》實施情況

從執(zhí)法檢查的情況看，寧波市貫徹實施三個《辦法》情況總體良好，相關(guān)領(lǐng)域檔案管理工作基本依法有序進(jìn)行。

1.貫徹落實三個《辦法》的良好氛圍已基本形成。

三個《辦法》出臺后，各地各有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)高度重視，把貫徹落實好三個《辦法》擺上重要位置。把三個《辦法》的學(xué)習(xí)與《中華人民共和國檔案法》、《寧波市檔案工作條例》等學(xué)習(xí)相結(jié)合，進(jìn)一步統(tǒng)一了思想，切實提高對社保檔案管理工作重要性的認(rèn)識。在此基礎(chǔ)上，針對當(dāng)?shù)厣绫n案管理狀況，完善落實相應(yīng)機(jī)構(gòu)，制訂一系列制度、辦法，規(guī)范社保檔案的管理。絕大多數(shù)單位通過檔案目標(biāo)管理工作，將做好社保檔案工作納入崗位責(zé)任考核，做到有法可依、有章可循，為三個《辦法》的實施提供了保證。

海曙區(qū)先后下發(fā)了《海曙區(qū)社會勞動保險管理所檔案管理辦法（試行）》、《海曙區(qū)醫(yī)保辦檔案管理辦法（試行）》等文件，進(jìn)一步規(guī)范全區(qū)的社保檔案工作的管理。余姚市檔案局在會同市人大教科文衛(wèi)工作委員會對部分市屬事業(yè)單位檔案工作開展執(zhí)法檢查時，將社保單位作為檢查的一個重點。各地檔案部門還借召開全市（縣、區(qū)）檔案大會、檔案協(xié)作組會議等機(jī)會，積極部署落實好三個《辦法》。各地開展檔案宣傳周等活動，分發(fā)各類宣傳冊、資料，廣泛宣傳社會保障檔案工作的重要性，使公民的社會保障意識進(jìn)一步提高。通過各種措施，進(jìn)一步促進(jìn)了社保檔案的科學(xué)、規(guī)范地管理，優(yōu)化了三個《辦法》實施的環(huán)境。

2.加強(qiáng)調(diào)研，建章立制，對社保檔案的監(jiān)督和管理進(jìn)一步提高。

市各級檔案行政管理部門從上世紀(jì)九十年代起，就積極會同當(dāng)?shù)厣绫C(jī)構(gòu)，開展建檔調(diào)研工作。各縣（市）區(qū)檔案、勞動保障、民政、衛(wèi)生等部門緊緊圍繞當(dāng)?shù)厣鐣Ｕ象w系建設(shè)狀況，對各社會保障機(jī)構(gòu)的職能、檔案管理等情況進(jìn)行了認(rèn)真細(xì)致的調(diào)查摸底，在此基礎(chǔ)上，制訂了文件材料歸檔范圍、保管期限及檔案管理辦法、檔案立卷歸檔制度等一系列規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。同時建立社會保障檔案監(jiān)管模式，形成檔案行政管理部門和其業(yè)務(wù)主管部門齊抓共管、各級社會保障部門分工負(fù)責(zé)的檔案工作監(jiān)管模式，保障了社會保障檔案規(guī)范化建設(shè)。

余姚市在2004年建立各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）社會保障中心的基礎(chǔ)上，將所有社保檔案納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室的統(tǒng)一管理，并及時下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）文件材料收集歸檔工作的通知》，進(jìn)一步明確了鄉(xiāng)鎮(zhèn)社保檔案的歸檔范圍、工作要求以及責(zé)任部門；通過對村級檔案材料的歸檔范圍的調(diào)整和充實，使社保檔案成為基層檔案資源的重要組成部分。

各級檔案行政管理部門還繼續(xù)加大對社會保障檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的力度，與各社保單位合力加強(qiáng)社保檔案管理隊伍的建設(shè)。通過接受檔案行政管理部門上門指導(dǎo)督促、定期培訓(xùn)相關(guān)業(yè)務(wù)人員等形式，各單位查漏補(bǔ)缺，提高了檔案專業(yè)人員的管理水平。我市絕大多數(shù)社會保障檔案、新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案等都走上了標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的軌道，做到有明確的分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理網(wǎng)絡(luò)，檔案收集基本齊全，配置了專門的檔案人員，按時完成每年的整理和立卷工作，檔案保管基本具備獨立的檔案室并符合“七防”標(biāo)準(zhǔn)。

近年來，各地各有關(guān)部門在社保檔案的管理上取得了一定的成績。余姚社保處、農(nóng)保處、醫(yī)保中心分別在1999年、2003年達(dá)到了“國家二級”、“省一級”、“寧波市一級”管理水平。江北、奉化、慈溪、寧海等地的醫(yī)保、社保等檔案管理工作達(dá)到寧波市級以上。

3.深入開展信息化建設(shè)，全社會服務(wù)能力進(jìn)一步增強(qiáng)。

隨著社會保障事業(yè)的發(fā)展，我市各社保業(yè)務(wù)主管單位及時主動與檔案行政管理部門溝通、協(xié)作，開展社保檔案信息化建設(shè)。通過建立和完善新型農(nóng)村合作醫(yī)療信息管理系統(tǒng)、社會勞動保障信息管理系統(tǒng)和最低生活保障信息管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)了社保檔案管理與開發(fā)利用由手工操作向計算機(jī)管理的轉(zhuǎn)變，積極為社會服務(wù)。余姚除山區(qū)三個鄉(xiāng)鎮(zhèn)和行政村外，其余所有社保管理單位和１８個鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）均已應(yīng)用檔案管理軟件，逐步開展數(shù)據(jù)庫建設(shè)，達(dá)到文件級檢索。慈溪通過數(shù)據(jù)庫建設(shè)，主動為業(yè)務(wù)操作和保障參保人員服務(wù)，年利用達(dá)到300余人次，收到了良好的社會效益。

三、存在問題與改進(jìn)措施

通過檢查的情況來看，我市社保檔案工作雖然取得了一些成績，但一些問題依然存在。

1.地區(qū)、部門之間工作不平衡。雖然部分機(jī)構(gòu)社保檔案管理規(guī)范，在制度、機(jī)構(gòu)、人員和庫房等基本達(dá)到規(guī)定，且一直保持良好發(fā)展。但辦公用房普遍緊張。部分單位仍未實行檔案的集中統(tǒng)一管理，對今后的管理使檔案保管存在較大隱患。

2.檔案形成、積累、整理、歸檔存在不規(guī)范情況。部分單位檔案資料歸檔范圍不夠齊全；對涉及社保工作的有關(guān)照片、錄音、錄像等特種載體未及時收集、歸檔情況較多；有的檔案由經(jīng)辦人員整理后移交檔案室未進(jìn)行手續(xù)的辦理；檔案利用后未進(jìn)行利用登記現(xiàn)象也較多；給今后檔案匯總和利用反饋帶來困難。

3.檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力還需加強(qiáng)。由于檔案人員頻繁調(diào)動，一些檔案人員未參加相應(yīng)的業(yè)務(wù)崗位培訓(xùn)，在收集、管理方面存在一定問題。

4.社保檔案的信息化建設(shè)有待于加強(qiáng)。目前社保各系統(tǒng)都有相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，但軟件無法直接實現(xiàn)電子信息的歸檔，也無法按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)打印文件目錄，目前只能通過對信息的備份，在以后的工作中逐步實現(xiàn)與檔案管理軟件的數(shù)據(jù)對接。

要解決上述問題，各部門在今后做好以下改進(jìn)工作。

1.各部門要進(jìn)一步把檔案管理工作提高到社保檔案事關(guān)民生、必需依法管理的高度去認(rèn)識，把檔案工作切實納入工作計劃和議事日程，配置和改善人員、辦公場所和檔案保管庫房，為檔案工作的正常開展和檔案的集中統(tǒng)一管理創(chuàng)造必要條件，確保社保檔案的系統(tǒng)、完整與安全。

2.按照三個《辦法》的要求，及時全面收集應(yīng)歸檔的各類材料，做到月月整理，全部歸檔。各檔案室應(yīng)嚴(yán)格檢查、監(jiān)督，保證有價值檔案的齊全、準(zhǔn)確、規(guī)范和便于利用。

3.加強(qiáng)檔案專兼職人員的培訓(xùn)。各檔案行政管理部門要積極創(chuàng)造條件，各業(yè)務(wù)主管單位要主動配合，通過參加相應(yīng)的崗位培訓(xùn)等方式提高檔案業(yè)務(wù)水平，改進(jìn)工作方法，使檔案管理隊伍素質(zhì)不斷提高。

4.加強(qiáng)業(yè)務(wù)主管部門與檔案部門的溝通，努力實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化與業(yè)務(wù)工作現(xiàn)代化的同步發(fā)展，將檔案管理系統(tǒng)納入到業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中去或者實現(xiàn)有效掛接，使檔案工作不滯后，更及時有效的為社保工作服務(wù)，為廣大人民群眾服務(wù)。

通過這次對三個《辦法》的貫徹實施情況的專項檢查，對全市社保檔案管理工作是一次很有效的推動。使各單位對提高社會保障檔案工作的重要性和必要性有了進(jìn)一步認(rèn)識，有力地保障了此項工作長期有效地開展下去。我市將以這次檢查為契機(jī)，嚴(yán)格按照三個《辦法》的規(guī)定，使檔案管理部門與相關(guān)主管部門形成共識、齊抓共管，緊跟社會保障體系社會化的潮流，不斷樹立新的服務(wù)觀念，努力創(chuàng)新檔案管理模式，使社會保障檔案工作持續(xù)、穩(wěn)健發(fā)展。

寧 波 市 檔 案 局 寧波市勞動和社會保障局

寧 波 市 民 政 局 寧 波 市 衛(wèi) 生 局

二○○七年八月八日

主題詞：社會保障△ 管理辦法 檢查 報告

寧波市檔案局辦公室 2007年8月8日印發(fā)