第一篇：兼職檔案員培訓(xùn)教程(新)

兼職檔案員培訓(xùn)教程

一、有關(guān)概念

1、檔案

《檔案法》：是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

2、高等學(xué)校檔案

《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部27號令）：是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

*文件與檔案的關(guān)系——文件是國家機(jī)關(guān)、社會組織、企事業(yè)單位或個人在社會活動中為處理事務(wù)、交流信息而使用的各種載體的文字、圖表、聲像等記錄材料。它不包括傳播知識、信息的出版物，也不包括已被保存起來的歷史記錄，是與“圖書”、“檔案”并列的概念。檔案和文件既有區(qū)別又有聯(lián)系，檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華。

*文件轉(zhuǎn)化為檔案的條件（3個）——辦理完畢的

有一定查考利用價值的 按一定程序集中保存的

3、檔案工作

是人們圍繞檔案實體和信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱。其具體內(nèi)容包括很多方面，從工作程序的角度一般分

為收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、提供利用和編輯研究等8個環(huán)節(jié)。

*檔案業(yè)務(wù)工作各環(huán)節(jié)之間的關(guān)系——各環(huán)節(jié)有自己不同的工作內(nèi)容和任務(wù)，相互促進(jìn)、相互制約，組成相對穩(wěn)定的有機(jī)整體，其中利用是目的，其它7個環(huán)節(jié)是基礎(chǔ)和前提。

*對于部門兼職檔案員來說，主要是進(jìn)行文件材料的收集、整理、歸檔工作，為學(xué)校檔案工作奠定基礎(chǔ)。

4、歸檔及歸檔制度

各部門將工作中形成并已處理完畢的文件材料整理立巻，定期移交給檔案管理部門集中保存，稱為“歸檔”。在我國，“歸檔”已成為黨和國家明文規(guī)定的一項制度，就是歸檔制度。歸檔制度的內(nèi)容包括三個方面：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求。

歸檔范圍——學(xué)校根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定,制定了《金陵科技學(xué)院檔案歸檔范圍》,并根據(jù)工作內(nèi)容的變化適時調(diào)整。

在我校，凡是反映學(xué)校工作活動，具有查考利用價值的文件材料（包括照片、錄音帶、錄像帶等特殊載體材料）均屬歸檔范圍。

今年根據(jù)國家新近修訂的文件：①國家檔案局2006年頒發(fā)的8號令《機(jī)關(guān)文件歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》②教育部與國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》修訂了我校的《各部門歸檔范圍》。

歸檔時間——根據(jù)學(xué)校工作的實際，分兩段歸檔：教學(xué)類檔案當(dāng)年12月底之前完成歸檔；非教學(xué)類檔案在第二年4月底前完成歸檔。

注意：這里歸檔時間是指各部門立卷、移交時間，最遲4月底前完成移交。而不是4月底才開始整理材料。

在這兩個時間內(nèi)，有許多事情要做：文件材料收集后要整理，對不合格材料要重新制作，對缺損材料要補(bǔ);材料在正式立卷前要送檔案館審核，對提出的問題要及時解決;然后才正式立卷移交。所以要抓緊時間，不要等到４月底才開始工作。

歸檔要求——應(yīng)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整；文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，使之系統(tǒng)有序；歸檔文件在技術(shù)加工上應(yīng)符合有關(guān)要求；歸檔文件要按一定次序系統(tǒng)排列，編寫順序號，編制文件目錄等。

二、各部門為什么要向檔案管理部門歸檔？

1、從法制講，《中華人民共和國檔案法》第十條規(guī)定： 對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為已有。

２、從檔案的形成講：文件產(chǎn)生在各職能管理（業(yè)務(wù)）部門，必須通過歸檔將文件轉(zhuǎn)為檔案，歸入檔案管理部門。

３、從檔案的作用講：

檔案是教職工辛勤勞動的結(jié)果，是學(xué)校歷史的真實記錄。它反映了學(xué)校的辦學(xué)軌跡，是我們了解學(xué)校歷史的途徑，是解決問題的依據(jù)，更是規(guī)劃未來的依據(jù)。

檔案維系著學(xué)校的昨天、今天和明天。為了學(xué)校的發(fā)展，各職能管理（業(yè)務(wù)）部門應(yīng)向檔案管理部門歸檔。

三、兼職檔案人員崗位職責(zé)：

1、根據(jù)本院（部）、部門文件材料的形成規(guī)律，做好收集、積累、整理、保管工作，保證歸檔材料的齊全、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

2、按照校檔案館的要求，認(rèn)真做好立卷歸檔工作，按時向檔案館移交。

3、對自存檔案或暫不移交的檔案材料，加強(qiáng)管理，積極提供利用。

4、積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案工作有關(guān)法律、法規(guī)和專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，做好院（部）、部門檔案工作。

四、兼職檔案員如何開展工作

兼職檔案員要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案工作有關(guān)文件，領(lǐng)會文件精神和工作要求，了解本部門檔案歸檔范圍，遇到問題一定要向部門檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持。第一步

準(zhǔn)備工作

1、編制文件立卷類目

什么叫文件立卷類目——立卷類目是一個比較具體的立卷計劃。它是在一年的實際文件材料還沒有形成前，根據(jù)部門工作的規(guī)律和本年度的的工作計劃，按照立卷的原則與方法，擬制出的本年度文件分類歸卷條目。

兼職檔案員在學(xué)年初或自然年度的年初，根據(jù)本部門年度工作計劃、總結(jié)、年度工作目標(biāo)和網(wǎng)頁新聞所提供的部門工作情況，掌握本部門一年的工作內(nèi)容，根據(jù)《各部門歸檔范圍》的要求，預(yù)先擬寫出文件立卷類目。

立卷類目擬好后，報部門領(lǐng)導(dǎo)審定。然后打印送本部門具體工作的承辦人，要求他們按照立卷類目中的條款做好平時文件材料積累工作，以便于立卷歸檔。

*注意：a、編制立卷類目時，要考慮收集的文件材料必須對學(xué)校有保存利用價值，能夠反映本部門職能活動的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

b、事先編制的立卷類目難免會與實際形成的文件有出入，這是很自然的。兼職檔案員可以在平時歸卷過程中，根據(jù)文件的實際情況，隨時進(jìn)行修改或增補(bǔ)。每年年終或次年年初，應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗并結(jié)合下一個年度的工作計劃，對類目進(jìn)行一次全面的調(diào)整與修改，以備下一年度使用。

第二步

平時歸卷

做好平時歸卷工作，是加強(qiáng)對文件的日常管理，防止散失堆積，方便部門利用，并為年終案卷的整理歸檔打好基礎(chǔ)。具體方法：

兼職檔案員指導(dǎo)每一項工作的承辦人按照立卷類目，為每一個條款準(zhǔn)備一個卷盒或檔案袋，并將條款號和條款名稱抄寫在卷脊或卷面上，卷盒或檔案袋按條款號依次分類排放，以便隨時歸入和查找文件。承辦人員將工作中辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，及時歸入卷盒（袋）；對于已經(jīng)歸卷的文件，應(yīng)該定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)歸卷不適當(dāng)?shù)囊S時調(diào)整；

1、本部門形成的發(fā)文，可以在文件正本發(fā)出時，同時將定稿和印制的文件存本歸入指定的卷盒或卷袋；

2、本部門收到的文件可以根據(jù)文件登記號，結(jié)合催辦工作，在文件辦完清退后按號入卷；

3、科研工作、基建工作給每一個課題、項目編一個號，有材料形成或收到有關(guān)材料時及時歸入；

*注意：a、文件歸卷之前，要注意檢查文書處理程序是否完成，處理的來龍去脈是否注明；頁數(shù)、附件等是否齊全完整；承辦中形成的電子文件是否歸檔。遇有不明之處應(yīng)及時詢問有關(guān)承辦人，然后將文件按案卷類目對號入座，歸入卷盒（袋）。借閱歸還的文件，亦應(yīng)隨時銷帳歸卷。對于不須立卷歸檔的文件材料，可以另放。

b、收集文件時，要特別注意帳外文件的收集，力求將各種文件收集齊全，不要遺漏；

帳內(nèi)文件：經(jīng)過收發(fā)文簿登記的文件。

帳外文件：各種規(guī)章制度；會議記錄（紀(jì)要）；會議文件；計劃、總結(jié)；登記表；調(diào)查報告；合同；工作人員從外單位帶回的會議材料；領(lǐng)導(dǎo)人講話；照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等聲像材料。

檢查的重點(diǎn)：

?請示、報告有無落款單位、落款時間、公章。?協(xié)議、管理制度等有沒有簽字蓋章。

?是否有請示、沒有批復(fù)，或有批復(fù)、沒有請示。?是否只有定稿沒有原稿或只有原稿沒有定稿。?是否缺少附件。

?發(fā)文稿紙上有沒有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、批示。?是否用已使用過的廢紙反面打印歸檔文件。?是否將不屬于歸檔范圍的材料放入。

第三步

文件材料整理、立卷工作

1、年終調(diào)整定卷

在正式立卷之前，需對平時積累、歸卷的文件材料進(jìn)行一次全面的檢查調(diào)整，然后確定組卷。檢查的方法和注意的問題：

a、兼職檔案員進(jìn)行一次清理，檢查立卷類目各條款是否完全涵蓋了所有工作。特別注意突發(fā)性、臨時性工作。

b、如果到歸檔時工作尚未完成，則應(yīng)轉(zhuǎn)入下一個年度立卷類目。c、檢查同一條款中的文件，是否屬于同一項工作，工作中產(chǎn)生的具有查考利用價值的文件是否全部留存了，是否合理地保持了文件之間的聯(lián)系。

d、歸入的文件是否齊全完整：相應(yīng)產(chǎn)生的電子文件是否歸入；多余的重份文件應(yīng)剔除。檢查歸檔的文件材料有無加蓋公章，要簽名的欄目有無漏簽，附件是否齊全。

2、組卷

a、組卷整理的基本原則：

遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，適當(dāng)考慮保存期限。

b、組卷的方法：

（1）分年度：將文件材料按其形成或針對的年度分開。

? 一般情況下文件材料歸入其形成年度，不同年度的文件應(yīng)分開；

? 統(tǒng)計報表歸入文件內(nèi)容針對的年度；

? 長遠(yuǎn)規(guī)劃、計劃、預(yù)算放在文件內(nèi)容針對的第一年；

? 跨年度的請示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度；跨年度的總結(jié)、報告、決算歸入文件內(nèi)容針對的最后一年；

? 跨年度的會議文件歸入會議開幕的年度； ? 法規(guī)性文件歸入公布和批準(zhǔn)年度； ? 按學(xué)年處理的文件歸入學(xué)年度；

? 科研、基建、設(shè)備項目分別歸入鑒定、竣工、購進(jìn)年度； ? 重大活動的文件材料歸入結(jié)束年度。

（2）分問題：將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。

l管理和業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，按單一問題組合； l會議文件，按會議的屆次組合，一會一卷或一會數(shù)卷； l非訴訟案件材料，按立案問題組合,一案一卷或一案數(shù)卷； l工作計劃、總結(jié)等，按責(zé)任者或名稱組合； l統(tǒng)計報表、名冊等按名稱組合； l簡報按名稱、期號組合；

l科研、基建、設(shè)備的項目檔案，按項目組合，管理性和結(jié)論性的文件材料組成卷后放在各卷之首，其余材料可按階段、結(jié)構(gòu)、部件等分別組卷；

l不同類別的文件材料，必須分別排列組合。

（3）分期限：將文件按不同的保管期限分開。

? 各部門在整理歸檔材料時，可參考《各部門歸檔范圍》，先將文件材料按永久、長期、短期分開，再結(jié)合問題進(jìn)行立卷。

? 如果歸檔材料較少，只能組一卷，則不再分卷，所組成的案卷保管期限從長。

? 只對本部門的工作有短期參考價值文件材料，留本部門保存，不向檔案館移交。

c、卷內(nèi)文件排列：

經(jīng)過年終調(diào)整定卷后，每個案卷里面的文件，需要進(jìn)行系統(tǒng)化的排列，體現(xiàn)出一定的條理，以便于利用。排列的方法可以視每個案卷的具體情況而定，按文號順序、重要程度或時間順序排列。

排列方法：

l 同一件文件材料，按正件在前，附件在后； l 正本在前，定稿在后；

l 結(jié)論、決定、判決性材料在前，依據(jù)性材料在后排列； l 批復(fù)在前，請示在后；

l 校內(nèi)發(fā)文：正文——發(fā)文稿紙——原稿； l 其他文件材料按文號或時間順序排列。

d、送檔案館審核、整改

在卷內(nèi)文件排列好，編號之前，一定要送檔案館審核，對檔案館反饋的問題要及時整改，解決不了的問題要寫出書面報告，分管領(lǐng)導(dǎo)要簽字。

e、卷內(nèi)文件的編號

卷內(nèi)文件經(jīng)過系統(tǒng)化排列后，要以編號來固定文件的排列順序，便于對照卷內(nèi)文件目錄查閱文件，便于統(tǒng)計文件的張數(shù)或件數(shù)。編號位置在：正面為文件的右下角，反面為文件的左下角，凡有內(nèi)容的文件每頁編一個號。

f、填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表

l卷內(nèi)文件目錄——是放在卷首的詳細(xì)目錄，逐份登記卷內(nèi)的文件，便于查閱，并有利于卷內(nèi)文件的完整。

l順序號：以卷內(nèi)文件排列先后順序填寫的序號；

l收發(fā)文號：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號，如：“國發(fā)[2004]8號”，其中[2004]不得簡寫成[04]；

l文件作者：形成文件部門或?qū)ξ募?fù)有責(zé)任的署名者； 標(biāo)題：即文件標(biāo)題，一般照實抄錄，無標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文l件內(nèi)容的，可自擬標(biāo)題，外加“（）號”，例：標(biāo)題為“請示”的文件，應(yīng)概括出主要內(nèi)容寫為“（關(guān)于設(shè)備專項經(jīng)費(fèi)使用的）請示”；

l文件日期：文件的形成時間，例： 1998.02.01；

所在張?zhí)枺壕韮?nèi)每份文件起始之頁的編號，最后一份文件應(yīng)填l起止頁號；

l備注：要說明卷內(nèi)文件特殊情況的文字。

備考表——卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后，用于注明卷內(nèi)文件與立卷狀況。

l本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。一般情況下不用填寫。情況說明可以手工填寫，也可用計算機(jī)打印。

l立卷人：由完成本卷立卷工作的兼職檔案員簽名。檢查人：由部門檔案工作負(fù)責(zé)人簽名。立卷時間：由兼職檔案員填寫立卷的時間。ll*注意：簽字部分必須用鋼筆或簽字筆填寫。第四步

移交

辦理交接手續(xù)，將立好的案卷移交檔案館。

第五步

部門自存檔案的管理

部門對于自存檔案資料也應(yīng)組卷，要有裝具和固定的存放地點(diǎn)，有詳細(xì)的目錄，要落實人員的管理責(zé)任，以便于管理和利用。

各機(jī)關(guān)職能部門在做好歸檔工作以后，對于工作中常用的檔案材料要留存副本或復(fù)印件；另外要做好二級存檔文件材料的立卷、保管工作。

各院、部要做好二級存檔文件材料的立卷、保管工作。因為大量的教學(xué)過程材料產(chǎn)生在院、部，根據(jù)歸檔范圍這些材料是不進(jìn)校檔案館的。

結(jié)束語

立卷歸檔既是文書處理及業(yè)務(wù)管理工作的終結(jié)，又是檔案管理工作的開端，是保障學(xué)校檔案齊全、完整和有效利用的重要環(huán)節(jié)。我們將繼續(xù)推進(jìn)部門立卷制度，希望各位同志繼續(xù)努力，與檔案館加強(qiáng)聯(lián)系和溝通,為學(xué)校的發(fā)展,按時保質(zhì)保量地完成今年的立卷歸檔工作。使我校檔案歸檔工作步入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。

文件材料的整理方法：老方法稱作三孔一線裝訂法；新方法可以理解為以件為單位的三角袋套裝法，這也就是全國現(xiàn)在較為通行的方法，我們采用的就是這后一種方法。按照這種方法進(jìn)行歸檔文件整理，就是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。以件為單位，就是要求以每份文件為一件：文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文為一件（請示與批復(fù)為一件）。

第二篇：兼職檔案員職責(zé)

兼職檔案員職責(zé)

1、學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》和《保密法》，提高干部、職工的檔案工作意識、保密觀念和利用檔案服務(wù)于機(jī)關(guān)工作的自覺性。

2、負(fù)責(zé)本園各部門檔案資料的收集、整理工作，按規(guī)定時間和程序向檔案室移交符合質(zhì)量要求的檔案。

3、協(xié)助檔案室做好檔案資料的分類、立卷工作。

第三篇：兼職檔案員崗位職責(zé)

一、熱愛本職工作，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，熟悉部門專業(yè)工作，不斷提高管理水平。

二、努力按照檔案工作的規(guī)定，做好各類文件材料的形成，積累、立卷、保管工作，保證案卷質(zhì)量，維護(hù)文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

三、按照檔案管理規(guī)定，提出保管期限，劃出密級，當(dāng)年的文件材料，在次年的上半年內(nèi)及時向綜合檔案室移交。

四、認(rèn)真做好各部門各類文件的利用與保密工作。

五、積極參加檔案工作會議及學(xué)習(xí)、交流等活動。

六、聲像檔案在各項活動結(jié)束后，負(fù)責(zé)及時收集、整理、附上文字說明；向綜合檔案室移交。

七、檔案工作列入兼職檔案員年終考核內(nèi)容，并作為晉升和評先進(jìn)的依據(jù)之一。

第四篇：文書檔案管理(兼職檔案員)

文書檔案管理

一、檔案的基本概述

1、檔案的定義：

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和公民個人在實踐活動中直接形成的有一定保存價值的各種形式的歷史記錄。它包括收發(fā)文件、電報、會議記錄、電話記錄、技術(shù)文件、出版物原稿、印模、照片、影片、錄音、錄像帶等。

文書檔案是指本企業(yè)在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。

2、檔案歷史時期的劃分。

（1）、舊政權(quán)檔案：指中華人民共和國成立前的歷代封建王朝、中華民國時期的檔案。

（2）、革命歷史檔案：包括1919年“五四”運(yùn)動至1949年中華人民共和國成立的整個新民主革命時期形成的檔案。

（3）、建國后檔案：中華人民共和國成立以后形成的檔案。

3、檔案全宗。

全宗指一個獨(dú)立的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或人物在各項活動中形成的全部檔案的有機(jī)整體，它是檔案部門對社會組織的檔案進(jìn)行管理的基本單位。集團(tuán)公司本級有2個全宗號，2002年以前形成的檔案全宗號是3〃40，2002年及以后形成的檔案全宗號是2〃7。

4、立檔單位的概念。

立檔單位也叫全宗構(gòu)成者，也就是形成全宗的單位或個人。

5、檔案工作的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

檔案工作的基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研等八項工作，通常稱為檔案工作的八項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

6、檔案工作的基本原則。

檔案法第五條明確規(guī)定：檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面利用。

7、檔案工作人員的基本要求。

一是要求每個檔案工作者必須具備必要的科學(xué)文化知識。必須加強(qiáng)檔案學(xué)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，具備檔案管理的理論和技能，這是檔案人員必不可少的業(yè)務(wù)基本功；二是要求檔案工作人員必須樹立全心全意為機(jī)關(guān)工作、為基層工作、為施工生產(chǎn)服務(wù)的思想，積極、熱情、主動、細(xì)致地搞好檔案利用工作，積極為各項工作創(chuàng)造條件；三是要求檔案工作者加強(qiáng)黨性觀念，堅持歷史唯物主義，堅持實事求是，保護(hù)檔案的真實面貌，切實做好檔案的保密、保管工作。

二、名詞解釋（文件材料著錄時需用）

1、全宗代號：同一全宗代號的流水號，例2002年的全宗代號1，2003年的全宗代號為2，以此類推。

2、全宗單位名稱：中鐵十七局集團(tuán)有限公司

3、責(zé)任者：集團(tuán)公司機(jī)關(guān)責(zé)任者分五類，中鐵十七局集團(tuán)有限公司黨委、中鐵十七局集團(tuán)有限公司、中鐵十七局集團(tuán)有限公司紀(jì)委、中鐵十七局集團(tuán)有限公司工會、中鐵十七局集團(tuán)有限公司團(tuán)委，工程項目等臨時機(jī)構(gòu)責(zé)任者就是工程項目規(guī)范化簡稱。

4、保管期限代號：代號1代表永久，代號2代表30年（長期），代號3代表10年（短期）

5、目錄號：集團(tuán)公司機(jī)關(guān)各職能部門的目錄號是部門代號++保管期限代號，例集團(tuán)公司企管部，其部門代號為5，2009年形成的保管期限為30年的案卷，其目錄號為5—2009—2。工程項目部等臨時機(jī)構(gòu)的目錄號是機(jī)構(gòu)簡稱+保管期限代號。例：鄭西指揮部保管期限為30年的案卷，其目錄號為鄭西指—2；保管期限為10年的案卷其目錄號為鄭西指—3，保管期限為永久的案卷其目錄號為鄭西指—1。

6、檔案號：目錄號+案卷流水號

7、張數(shù)：每一件歸檔文件的總張數(shù)。文件中有圖文的頁面為一張，文件處理單為一張，大張的文件或圖表折疊后仍按未折疊前的張數(shù)計算。

8、：歸檔文件的所屬，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。

9、立卷部門：指文件的組卷部門。

10、承辦部門：指文件的主要辦理部門。

三、文書處理與平時立卷。

1、文書處理與檔案工作的關(guān)系

文書處理與檔案工作既有區(qū)別，又有聯(lián)系，是不可分割的統(tǒng)一體。文書處理是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書處理的必然歸宿；文書處理是現(xiàn)行文件的處理，檔案工作是指歸檔文件和管理。

2、文書處理及歸檔程序

（1）收文辦理過程：收文、登記分發(fā)、承辦、催辦、清退、立卷、移交歸檔。（2）發(fā)文辦理過程：擬稿、核稿、簽發(fā)、打印、用印、分發(fā)、立卷、移交歸檔。

（3）文件轉(zhuǎn)化為檔案：收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研。

3、文書處理工作的基本要求是：及時、準(zhǔn)確、安全（保密），并且要把好文書處理工作的“四關(guān)”：一是把好發(fā)文關(guān)；二是把好收文關(guān)；三是把好文件收集關(guān)；四是把好平時立卷關(guān)。

4、平時立卷。

（1）從文件材料處理程序來說，文件材料的平時立卷屬于它的終端環(huán)節(jié)，而從檔案工作來說，文件材料的平時立卷又是積累檔案的開端。（2）對歸檔的文件要做到“四個清楚”、“十個完整”、“二個檢查”?！八膫€清楚”指發(fā)文清楚、收文清楚、領(lǐng)導(dǎo)手中文件清楚、業(yè)務(wù)部門的文件清楚；“十個完整”指正件與附件完整、正稿與定稿完整、請示件與批復(fù)件完整、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件完整、賬內(nèi)件與賬外件完整；“二個檢查”是一要檢查收回的文件是否缺損和不符合歸檔要求，二是檢查立卷歸檔的文件是否完整齊全。

四、文件材料的歸檔范圍及歸檔時間。

1、文件材料的歸檔范圍（詳見附表）。也可參照公司辦[2009]147號文件。

2、文件材料的歸檔時間。

（1）附表中有特殊要求的按注明的時間歸檔。

（2）所有電子文件材料可在文件材料辦理完畢后隨時歸檔。

（3）紙質(zhì)文件材料。集團(tuán)公司機(jī)關(guān)形成的紙質(zhì)文件材料在第二年的4月份前歸檔，工程項目部形成的紙質(zhì)文件材料在移交竣工資料時一并交回。

五、文件材料歸檔要求。

1、所有歸檔文件材料由兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔。

2、歸檔文件材料應(yīng)齊全完整、模糊不清或破損的應(yīng)予修復(fù)。

3、歸檔文件材料應(yīng)為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用、法律效用的文件材料，歸檔后不得更改。

4、歸檔的本級文件（紅頭文件、函件）必須是蓋有公章的正本。其定稿發(fā)文稿紙（首頁）必須有單位領(lǐng)導(dǎo)的簽字，必須使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水進(jìn)行書寫和簽批，計算機(jī)生成部分使用噴墨或激光打印機(jī)打印，應(yīng)歸有修改痕跡的最后定稿，末頁落款處加蓋公章。正本的發(fā)文時間必須與定稿首頁單位領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)時間一致，若不一致要在備注項說明。

5、歸檔文件材料使用紙張大小符合公文格式要求和檔案保管要求。一般是A4或A3紙。

6、歸檔的外文材料（含少數(shù)民族文字材料）應(yīng)與中文翻譯件一并歸檔，無譯文的要譯出文件材料標(biāo)題后歸檔。

7、各種會議記錄必須采用統(tǒng)一的活頁會議記錄用紙，一次會議記錄作為一份文件歸檔。

8、文件材料一般歸檔一份。重要的，利用頻繁的或有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。紅頭文件因編研需要?dú)w檔二份。

9、兩個以上單位合作完成的項目，主辦單位保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。

10、上級或外單位的文件，呈（傳）閱單作為文件的一部分附在文件的末頁一并歸檔。

11、文件材料統(tǒng)一使用不銹鋼釘書針裝訂，不再用縫紉機(jī)進(jìn)行裝訂。

六、文件材料的移交。

1、集團(tuán)公司機(jī)關(guān)的本級行文（紅頭文件）由文書科兼職檔案員移交，函件、上級來文或外來文及其他文件材料由各職能部門的兼職檔案員移交。

2、各工程項目部所有歸檔文件材料由辦公室兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、整理、移交。

3、兼職檔案員在移交紙質(zhì)的歸檔文件材料時，按永久、30年、10年分別裝盒按盒移交。同時要編制“移交清冊”一式兩份，并對歸檔文件材料中的特殊情況編寫移交說明。交接雙方認(rèn)真核對后簽名蓋章，各存一份備查。移交清冊及歸檔文件目錄樣式詳見《中鐵十七局檔案管理辦法》附件18、19、22。在軟件里進(jìn)行過錄入的，移交清冊可自動生成，不必重新編制。

七、歸檔文件材料保管期限（詳見公司辦[2009]147號文）。

歸檔文件材料保管期限分為永久、30年、10年。為了準(zhǔn)確鑒定保管期限，請各職能部門兼職檔案員在歸檔之前，首先根據(jù)本部門工作需要劃分保管期限，移交史志檔案館以后再由檔案管理人員根據(jù)公司辦[2009]147號文按“就長不就短”的原則重新鑒定保管期限。

八、文書檔案的借閱。

1、借閱本部門形成的檔案無須批準(zhǔn)。

2、借閱其他部門形成的檔案須經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、外單位借閱本單位的檔案須按審批權(quán)限向本單位分管領(lǐng)導(dǎo)報批。

4、黨委會及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的會議記錄只限形成部門借閱。

5、無特殊需要不借出原件。

第五篇：兼職檔案員基本職責(zé)

兼職檔案員基本職責(zé)

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹《檔案法》，嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校檔案工作的規(guī)章 度，了解檔案工作方針，掌握檔案管理工作的基本技能。

二、負(fù)責(zé)本部門各種資料的收集、整理、立卷、歸檔、統(tǒng)計工作，保證歸檔的文件材料系統(tǒng)完整、準(zhǔn)確。

三、接受綜合檔案室對本部門立卷工作的督促、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，保質(zhì)按時完成歸檔任務(wù)，做到標(biāo)題明確，材料系統(tǒng)完整，字跡工整。

四、參加涉及本部門的，已超期檔案的鑒定、銷毀工作。

五、積極支持和配合綜合檔案室檔案人員業(yè)務(wù)工作，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高業(yè)務(wù)能力。

兼職檔案員工作職責(zé)

一、結(jié)合本部門的工作實際，積極向有關(guān)人員宣傳檔案工作的意義和作用，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行學(xué)院的檔案工作規(guī)章制度。

二、加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，主動接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，及時反映有關(guān)人員對學(xué)院檔案工作的建議和要求。

三、負(fù)責(zé)上級及本部門的文件材料的收集、保管、整理、立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

四、堅持平時預(yù)立卷制度，即根據(jù)本部門不同種類文件材料形成的特征，制定案卷類目。平時應(yīng)注意合理分類存放，便于利用及按時立卷移交綜合檔案室。

五、歸檔案卷應(yīng)做到組卷合理，編寫頁號準(zhǔn)確，卷內(nèi)目錄填寫清楚，案卷標(biāo)題簡明扼要。

六、立卷時應(yīng)注意去掉文件中的金屬物，用蠟線裝訂，裝訂好的檔案材料要求整整潔。

七、如調(diào)動工作時，應(yīng)辦理文件材料的交接手續(xù)。

崗位職責(zé)范本-檔案管理員

崗位名稱：檔案管理員

直接上級：文秘科科長

工作目標(biāo)：負(fù)責(zé)公司的檔案的管理工作

權(quán)力和責(zé)任：

1．負(fù)責(zé)收集公司分散在各個部門和個人手中的文件、資料集中起來，經(jīng)過整理、立卷、當(dāng)檔保存；

2．做好公司立卷檔案的鑒定和保存期限；

3．負(fù)責(zé)對檔案的收進(jìn)、移交、保管、利用、銷毀等情況隨時以表冊、數(shù)字形

式，進(jìn)行登記和統(tǒng)計；

4．負(fù)責(zé)保管檔案系統(tǒng)完整和安全；

5．負(fù)責(zé)編輯檔案文件資料匯集、編制目錄、卡片、索引等； 6．負(fù)責(zé)建立檔案借閱管理制度；

7．遵守國家和公司的保密規(guī)定及有關(guān)規(guī)程； 8．做好公司領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事項； 9．熟悉計算機(jī)的使用；

崗位要求：

1．具有高中以上的文化程度；

2．具有檔案管理基礎(chǔ)知識和工作經(jīng)驗； 3．工作心細(xì)，品行端正，原則性強(qiáng)；

參加會議：

1．參加每周一次的工作會議； 2．參加每月一次的管理工作評比會； 3．參加公司召開的職工大會。