第一篇：展會(huì)策劃操作流程（范文模版）

展會(huì)策劃操作流程

所有策劃行為都要以市場(chǎng)為導(dǎo)向，策劃應(yīng)考慮從兩方面入手，一是：營(yíng)造勢(shì)力，這里是指利用各種宣傳、廣告手段，營(yíng)造商業(yè)氛圍，形成市場(chǎng)聲勢(shì)，并利用各種關(guān)系和途徑，建立起龐大的展覽營(yíng)銷網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行廣泛的市場(chǎng)推廣和招展，最終令目標(biāo)客戶紛紛前來(lái)報(bào)名參展；二是：以專業(yè)的展覽服務(wù)，贏得買(mǎi)家和賣(mài)家的支持和信賴；原則上是應(yīng)該使80%以上的參展商都達(dá)到參展目的，使70%以上的參觀商都達(dá)到參觀效果為標(biāo)準(zhǔn)。

一、策劃階段

（一）項(xiàng)目的選定

1． 執(zhí)行項(xiàng)目市場(chǎng)調(diào)查。根據(jù)本地、本區(qū)域的教育產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、地理位置、交通狀況和展覽設(shè)施條件等特點(diǎn)，首先考慮本區(qū)域的優(yōu)勢(shì)學(xué)科和主導(dǎo)學(xué)科，其次考慮重點(diǎn)發(fā)展中的學(xué)科，再次考慮政府扶持的學(xué)科。2． 辦展資源的整合。辦展資源包括：資金、人力、物力（辦公設(shè)備和通訊工具）以及信息資源和社會(huì)資源。信息資源指目標(biāo)客戶的信息量、合作單位的信息量，還有關(guān)于該項(xiàng)目的行業(yè)、產(chǎn)業(yè)的信息量；如：該行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)、該行業(yè)的熱門(mén)話題、行業(yè)的亮點(diǎn)等；社會(huì)關(guān)系指與該展覽所屬行業(yè)的主辦單位、主管部門(mén)的關(guān)系；與全國(guó)及海外合作伙伴、招展組團(tuán)代理的關(guān)系；還有與各大專業(yè)媒體和公眾媒體的關(guān)系等； 3． 同行對(duì)此項(xiàng)目的反應(yīng)。同行業(yè)是否經(jīng)營(yíng)同類的展覽項(xiàng)目，特別是本地、本區(qū)域，如果有同類項(xiàng)目的話，就須慎重考慮；

4． 該項(xiàng)目舉辦的時(shí)間選定。原則上要避開(kāi)國(guó)內(nèi)外同類展覽項(xiàng)目的舉辦時(shí)間，避免沖突。

5． 創(chuàng)意命題。項(xiàng)目確定后，展覽名稱命題需要有創(chuàng)意，而且要抓住行業(yè)的亮點(diǎn)和市場(chǎng)的特點(diǎn)，而進(jìn)行命題。

（二）尋求支持單位

尋求的目標(biāo)--行業(yè)的政府主管部門(mén)、行業(yè)的權(quán)威協(xié)會(huì)、具有廣泛影響力的行業(yè)媒體等。目的是提高展覽會(huì)的檔次、規(guī)格和權(quán)威性；擴(kuò)大展覽會(huì)的影響力，吸引媒體的廣泛關(guān)注，便于展開(kāi)新聞宣傳和炒作；提高行業(yè)號(hào)召力，利于組織目標(biāo)客戶參展和目標(biāo)買(mǎi)家參觀； 能代表行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r和趨勢(shì)； 能有效地形成項(xiàng)目的品牌效應(yīng)，最終實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略；

（三）尋求合作單位

尋求的目標(biāo)--媒體支持單位：專業(yè)性、大眾性、權(quán)威性等。合作招展（組團(tuán)）單位：當(dāng)?shù)匦袠I(yè)協(xié)會(huì)、主辦單位的分支機(jī)構(gòu)、行業(yè)權(quán)威機(jī)構(gòu)、辦展機(jī)構(gòu)（公司），還有海外的代理機(jī)構(gòu)（國(guó)際展）的建立。目的是提高展覽會(huì)的影響力，加快信息的有效快速傳遞；善用資源，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，加快資源整合；最大限度挖掘新客戶，壯大參展隊(duì)伍；最大限度地降低招展成本。

二、實(shí)施階段

（一）廣告攻勢(shì)

宣傳的主要方式包括：媒體廣告和戶外廣告。媒體廣告 ：圍繞展覽不同的賣(mài)點(diǎn)和亮點(diǎn)來(lái)進(jìn)行宣傳，按區(qū)域、分行業(yè)地設(shè)計(jì)制作不同的軟廣告和硬廣告；除此之外，還可以通過(guò)新聞發(fā)布會(huì)、行業(yè)研討會(huì)等形式制造新聞?lì)}材，或?qū)款^參展的行業(yè)代表（企業(yè)）進(jìn)行新聞專訪，從側(cè)面?zhèn)鞑フ褂[會(huì)信息，來(lái)進(jìn)行新聞炒作。戶外廣告：利用人流量較大的公共場(chǎng)所，如：機(jī)場(chǎng)、車站、碼頭、商業(yè)街道和廣場(chǎng)等地點(diǎn)，以海報(bào)、燈箱、廣告牌、宣傳布幅、彩旗等形式，進(jìn)行廣泛宣傳。其目的是營(yíng)造展覽會(huì)的聲勢(shì)，形成廣告宣傳攻勢(shì)。廣告宣傳的效果，是展覽會(huì)成功與否的最關(guān)鍵因素，打造品牌的最有效方法。

（二）招展和組團(tuán)工作

如果說(shuō)宣傳廣告是展覽會(huì)的戰(zhàn)略性武器，那么招展和組團(tuán)工作就起到陸戰(zhàn)隊(duì)的作用--攻城略地。主辦單位與潛在客戶和目標(biāo)客戶之間雙向交流信息。它的優(yōu)勢(shì)是信息可以滲透的很深入，能清楚地了解情況，掌握第一手資料。招展和組團(tuán)工作必須要堅(jiān)持：一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)的原則。一個(gè)中心是：以優(yōu)秀的專業(yè)服務(wù)得到應(yīng)有的濟(jì)經(jīng)效益；兩個(gè)基本點(diǎn)是：一是著眼于買(mǎi)家（參觀商），二是著眼于賣(mài)家（參展商）。我們所有的工作都要圍繞以上原則來(lái)開(kāi)展： 1.尋求支持及協(xié)助單位--建立展覽營(yíng)銷網(wǎng)絡(luò)； 2.組織實(shí)施的具體工作項(xiàng)目；（１）認(rèn)真做好項(xiàng)目預(yù)算。

（２）收集可能參展的客戶名錄，建立信息庫(kù)。

（３）宣傳資料的ＣＩ設(shè)計(jì)、制作，及發(fā)送調(diào)查表、征詢表。（４）主辦單位打印文件下發(fā)。

（５）利用新聞發(fā)布會(huì)、酒會(huì)，介紹及配合市場(chǎng)的宣傳文章（軟廣告）。（６）利用各種媒體做宣傳廣告（硬廣告）。

（７）電話聯(lián)系或發(fā)送傳真件，并通過(guò)因特網(wǎng)發(fā)布信息。（８）印刷宣傳資料一般有： a.招展邀請(qǐng)函、征詢函、調(diào)查表等 b.展商須知（或參展手冊(cè)）c.招商邀請(qǐng)函 d.門(mén)票 e.會(huì)刊 f.紙袋

g.展覽會(huì)進(jìn)展報(bào)告、挖掘--潛在的參展企業(yè)、大的參展商。

（９）對(duì)展商目標(biāo)名錄的分析研究、篩選和甄別，發(fā)送招展邀請(qǐng)函、征詢函、調(diào)查表等。（１０）上門(mén)拜訪一些主要的牽頭參展企業(yè)。

（１１）聯(lián)合可能合作的同行，采取讓利的辦法，合作招展。（１２）展位的銷售安排及布置。

（１３）收集盡范圍可能的參觀商名錄，有計(jì)劃地發(fā)送登記表和門(mén)票。（１４）與展覽會(huì)有關(guān)的各項(xiàng)廣告征集工作。（１５）展覽工程業(yè)務(wù)和展具租賃的預(yù)定工作。

（１６）展覽現(xiàn)場(chǎng)的氣氛營(yíng)造（現(xiàn)場(chǎng)的布置、開(kāi)幕式安排、開(kāi)幕廣告等）。

（１７）展覽現(xiàn)場(chǎng)的優(yōu)質(zhì)服務(wù)（工程、廣告、會(huì)務(wù)、清潔、保安、交通等協(xié)調(diào)工作）。（１８）主辦、協(xié)辦單位及開(kāi)幕嘉賓人員的會(huì)務(wù)及禮品安排。（１９）展覽會(huì)有關(guān)數(shù)據(jù)、信息的統(tǒng)計(jì)和收集。（２０）著眼于第二屆的預(yù)告宣傳工作。3.組織實(shí)施過(guò)程的階段劃分： 從展商的角度劃分：（１）初步認(rèn)識(shí)展覽會(huì)階段。（２）進(jìn)一步了解展覽會(huì)階段。（３）被展覽會(huì)吸引階段。（４）拍板決定參展階段。（５）展覽實(shí)施階段。從主辦單位工作劃分：（１）信息發(fā)布階段： a.發(fā)送調(diào)查表； b.發(fā)送征詢表； c.發(fā)送邀請(qǐng)函。（２）營(yíng)造氣氛階段： a.媒體廣告、文章宣傳； b.新聞發(fā)布會(huì)、酒會(huì)及研討會(huì)； c.主辦單位文件下發(fā)對(duì)口企業(yè)； d.電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)廣泛宣傳； e.第二次發(fā)邀請(qǐng)函； f.合作單位發(fā)邀請(qǐng)函。（３）與展商直接聯(lián)系階段： a.電話、傳真、電子郵件； b.拜訪重點(diǎn)客戶；

c.合作單位同時(shí)開(kāi)始招展工作。（４）與展商洽談階段： a.電話； b.約見(jiàn)； c.拜訪； d.傳真；

e.發(fā)送籌備進(jìn)度報(bào)告； f.發(fā)送門(mén)票。

（５）展覽服務(wù)階段： a.廣告征集；

b.工程預(yù)定展具工作； c.招商廣告安排； d.招商邀請(qǐng)函； e.招商門(mén)票發(fā)放； f.現(xiàn)場(chǎng)營(yíng)造氣氛；

g.發(fā)送各種類型的調(diào)查表； h.著眼于第二屆的宣傳； i.現(xiàn)場(chǎng)的專業(yè)服務(wù)。

三、展后階段

展后工作一般分三個(gè)階段進(jìn)行：展后跟蹤階段、總結(jié)階段和評(píng)估階段。

（一）展后跟蹤階段；

展后的跟蹤服務(wù)主要是針對(duì)參展商和重要的參觀商而進(jìn)行的，其目的是加深目標(biāo)客戶的印象；樹(shù)立展覽會(huì)品牌形象；為下一屆展覽會(huì)作預(yù)告宣傳。

1.感謝工作--對(duì)象是所有的參展企業(yè)、重要的參觀商和支持單位、合作單位以及曾給予展覽會(huì)大力支持的媒體。對(duì)于重要的客戶，我們可以采取登門(mén)致謝，甚至通過(guò)宴請(qǐng)方式表示謝意。

2.媒體跟蹤報(bào)道--主要是對(duì)展覽會(huì)進(jìn)行一個(gè)回顧性的報(bào)道，將有關(guān)情況、有關(guān)的統(tǒng)計(jì)資料數(shù)據(jù)，提供給新聞界炒作，進(jìn)一步擴(kuò)大展覽會(huì)的影響；展覽會(huì)的各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)包括展覽環(huán)境如參觀人數(shù)、專業(yè)含量、平均參觀時(shí)間等；展覽效果如展位布局、成交額、展商和觀眾的反饋意見(jiàn)等； 3.發(fā)布下屆展覽信息;4.給展商發(fā)放展后意見(jiàn)調(diào)查表、征詢表。

（二）總結(jié)階段；

一般展后總結(jié)分三部分：1.從籌備到開(kāi)展中的各項(xiàng)工作總結(jié)；2.效益分析和成本核算；3.項(xiàng)目市場(chǎng)調(diào)查--本展覽會(huì)在市場(chǎng)同類項(xiàng)目中所占的市場(chǎng)分額、優(yōu)劣勢(shì)比較、競(jìng)爭(zhēng)情況等。

（三）評(píng)估階段；

評(píng)估工作在展覽會(huì)開(kāi)展前一個(gè)月進(jìn)行，主辦單位成立專門(mén)的評(píng)估小組，并指定專人負(fù)責(zé)操作，收集展覽會(huì)各種資料，然后作出預(yù)測(cè)和統(tǒng)計(jì)，系統(tǒng)地評(píng)估，如：對(duì)成本效益的評(píng)估、宣傳質(zhì)量效果的評(píng)估、招展代理完成目標(biāo)任務(wù)的評(píng)估、主辦單位是否具有預(yù)計(jì)的號(hào)召力的評(píng)估等，將有利于我們發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、改進(jìn)工作和提高效率。

一、計(jì)劃立項(xiàng)

1、工作時(shí)段安排；包括可行性報(bào)告分析、實(shí)施的具體方案、宣傳費(fèi)用計(jì)劃表。（1）包括可行性報(bào)告分析立項(xiàng)的條件；進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查 對(duì)行業(yè)而言項(xiàng)目的利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)是否夠大

地域性的考慮。要結(jié)合本地的實(shí)際特點(diǎn)，立項(xiàng)要符合當(dāng)?shù)氐牡貐^(qū)性。

時(shí)間性或者季節(jié)性的考慮。項(xiàng)目?jī)?nèi)容要符合季節(jié)特征，比如不能在冬天搞風(fēng)扇展之類的。同時(shí)時(shí)間上要考慮避免國(guó)內(nèi)知名展會(huì)的沖突。（2）實(shí)施的具體方案（3）宣傳費(fèi)用計(jì)劃表 A、廣告時(shí)間段的投入

以4-6個(gè)月為例，一般的廣告投入時(shí)間段為：項(xiàng)目開(kāi)始（前兩個(gè)月）為總宣傳費(fèi)用的10%~20%[在專業(yè)媒體上投入]；三個(gè)月左右，重點(diǎn)投入為總宣傳費(fèi)用的30%~40%[主要在專業(yè)媒體上投入，少量在大眾媒體上投入]；開(kāi)展前一個(gè)月，為總宣傳費(fèi)用的40%[主要在大眾媒體上投入，以20%的大眾媒體，20%的專業(yè)媒體] B、廣告投放的形式

戶外廣告（主要是POP板、車身廣告、道路兩邊條幅廣告等，這些廣告主要用在展會(huì)之前一段時(shí)間以及展會(huì)期間）

雜志報(bào)紙媒體廣告（主要是專業(yè)雜志媒體和大眾雜志媒體等，這些廣告主要是在招展之前和招展期間進(jìn)行）

2、尋找主辦單位。

（1）主辦單位的條件：在當(dāng)?shù)匾袡?quán)威性、知名度等

（2）合作方式：一種合作方式為對(duì)方單位為我們提供一些服務(wù)，費(fèi)用形式為展會(huì)利潤(rùn)的百分之幾；另一種形式為對(duì)方單位只是掛名形式，采用一次性付款。

3、申請(qǐng)各種批文

4、場(chǎng)地聯(lián)系

以成都為例，四川省展覽館主要是進(jìn)行大眾性的展會(huì),主要是引起百姓關(guān)注的;而國(guó)際會(huì)展中心主要進(jìn)行專業(yè)性的展會(huì).5、聯(lián)系宣傳媒體

（1）對(duì)象：專業(yè)媒體和大眾媒體

（2）方式：直接付款；用展位交換和我們會(huì)刊廣告交換。

6、制作邀請(qǐng)函（已經(jīng)附）

7、建立客戶名錄（通過(guò)會(huì)刊收集和雜志、網(wǎng)站等）

二、實(shí)施招展

1、招展方式：主要是電話聯(lián)系，其次可以郵寄信封、E-MAIL、上門(mén)拜訪、朋友介紹等

2、招展的步驟：

（1）發(fā)布信息（主要通過(guò)電話傳真、郵件等方式把項(xiàng)目邀請(qǐng)函發(fā)給客戶名錄中的單位）（2）跟蹤拜訪（找準(zhǔn)負(fù)責(zé)人）A、在對(duì)方收到邀請(qǐng)函后進(jìn)行第一次跟蹤拜訪，這一次拜訪會(huì)產(chǎn)生三種客戶：即時(shí)決定型、斷然拒絕型、提出異議型（分別以5%、10%、75%的比例分布）； 針對(duì)第一種客戶： 問(wèn)清客戶需求 要求進(jìn)一步促成購(gòu)買(mǎi) 愉快地答應(yīng)客戶的 針對(duì)第二種客戶： 了解客戶拒絕的原因 為面談作好準(zhǔn)備 二次面談

向客戶推薦下一屆展覽會(huì) 要求客戶介紹其它客戶 保持關(guān)系，待以后聯(lián)系 針對(duì)第三種客戶： 問(wèn)清客戶需求和異議 進(jìn)行第二次拜訪 消除顧客顧慮

3、招展中用到的文書(shū)：項(xiàng)目邀請(qǐng)函、展位確認(rèn)書(shū)、參展商指南

三、實(shí)施招商

（1）在招展過(guò)程中，可以把拒絕型客戶轉(zhuǎn)換成參觀商（2）通過(guò)媒體可以間接招來(lái)一些參觀商

（3）主要的招商工作還是在開(kāi)展前1~2周，承辦單位組織招商工作，比如出差到二級(jí)市場(chǎng)進(jìn)行專業(yè)觀眾的組織；發(fā)短信息邀請(qǐng)；打電話邀請(qǐng)。（4）組辦單位為展會(huì)提供的工作

四、相關(guān)活動(dòng)

展覽會(huì)的相關(guān)活動(dòng)，是指研討會(huì)、技術(shù)交流等。舉辦這些活動(dòng)的目的，是為參展商和貿(mào)易觀眾提供附加服務(wù)，從而提高展覽會(huì)的形象與檔次。

五、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)

（1）布展：參展商提前兩天進(jìn)行布展工作。展臺(tái)的搭建、展位的協(xié)調(diào)、后期款的收付、物品的運(yùn)輸?shù)龋?）開(kāi)展：現(xiàn)場(chǎng)的協(xié)調(diào)；觀眾的組織；配套的服務(wù)等

六、展會(huì)后的控制工作

包括參觀參展的意見(jiàn)反饋等，后期了解工作

第二篇：展會(huì)策劃操作流程

目

錄

一、策劃階段.............................................................................................................1

（一）項(xiàng)目的選定.......................................................................................................1

（二）尋求支持單位...................................................................................................2

（三）尋求合作單位...................................................................................................2

二、實(shí)施階段.............................................................................................................2

（一）廣告攻勢(shì)...........................................................................................................2

（二）招展和組團(tuán)工作...............................................................................................2

1.尋求支持及協(xié)助單位--建立展覽營(yíng)銷網(wǎng)絡(luò)；.............................................................3 2.組織實(shí)施的具體工作項(xiàng)目；........................................................................................3 3.組織實(shí)施過(guò)程的階段劃分：........................................................................................4

三、展后階段...............................................................................................................5

（一）展后跟蹤階段；...............................................................................................5

（二）總結(jié)階段；.......................................................................................................5

（三）評(píng)估階段；.......................................................................................................5

我們所有策劃行為都要以市場(chǎng)為導(dǎo)向，策劃應(yīng)考慮從兩方面入手，一是：營(yíng)造勢(shì)力，這里是指利用各種宣傳、廣告手段，營(yíng)造商業(yè)氛圍，形成市場(chǎng)聲勢(shì)，并利用各種關(guān)系和途徑，建立起龐大的展覽營(yíng)銷網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行廣泛的市場(chǎng)推廣和招展，最終令目標(biāo)客戶紛紛前來(lái)報(bào)名參展；二是：以專業(yè)的展覽服務(wù)，贏得買(mǎi)家和賣(mài)家的支持和信賴；原則上是應(yīng)該使80%以上的參展商都達(dá)到參展目的，使70%以上的參觀商都達(dá)到參觀效果為標(biāo)準(zhǔn)。

一、策劃階段

（一）項(xiàng)目的選定

1． 執(zhí)行項(xiàng)目市場(chǎng)調(diào)查。根據(jù)本地、本區(qū)域的教育產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、地理位置、交通狀況和展覽設(shè)施條件等特點(diǎn)，首先考慮本區(qū)域的優(yōu)勢(shì)學(xué)科和主導(dǎo)學(xué)科，其次考慮重點(diǎn)發(fā)展中的學(xué)科，再次考慮政府扶持的學(xué)科。

2． 辦展資源的整合。辦展資源包括：資金、人力、物力（辦公設(shè)備和通訊工具）以及信息資源和社會(huì)資源。信息資源指目標(biāo)客戶的信息量、合作單位的信息量，還有關(guān)于該項(xiàng)目的行業(yè)、產(chǎn)業(yè)的信息量；如：該行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)、該行業(yè)的熱門(mén)話題、行業(yè)的亮點(diǎn)等；社會(huì)關(guān)系指與該展覽所屬行業(yè)的主辦單位、主管部門(mén)的關(guān)系；與全國(guó)及海外合作伙伴、招展組團(tuán)代理的關(guān)系；還有與各大專業(yè)媒體和公眾媒體的關(guān)系等；

3． 同行對(duì)此項(xiàng)目的反應(yīng)。同行業(yè)是否經(jīng)營(yíng)同類的展覽項(xiàng)目，特別是本地、本區(qū)域，如果有同類項(xiàng)目的話，就須慎重考慮； 4． 該項(xiàng)目舉辦的時(shí)間選定。原則上要避開(kāi)國(guó)內(nèi)外同類展覽項(xiàng)目的舉辦時(shí)間，避免沖突。5． 創(chuàng)意命題。項(xiàng)目確定后，展覽名稱命題需要有創(chuàng)意，而且要抓住行業(yè)的亮點(diǎn)和市場(chǎng)的特點(diǎn)，而進(jìn)行命題。

（二）尋求支持單位

尋求的目標(biāo)--行業(yè)的政府主管部門(mén)、行業(yè)的權(quán)威協(xié)會(huì)、具有廣泛影響力的行業(yè)媒體等。目的是提高展覽會(huì)的檔次、規(guī)格和權(quán)威性；擴(kuò)大展覽會(huì)的影響力，吸引媒體的廣泛關(guān)注，便于展開(kāi)新聞宣傳和炒作；提高行業(yè)號(hào)召力，利于組織目標(biāo)客戶參展和目標(biāo)買(mǎi)家參觀； 能代表行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r和趨勢(shì)； 能有效地形成項(xiàng)目的品牌效應(yīng)，最終實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略；

（三）尋求合作單位

尋求的目標(biāo)--媒體支持單位：專業(yè)性、大眾性、權(quán)威性等。合作招展（組團(tuán)）單位：當(dāng)?shù)匦袠I(yè)協(xié)會(huì)、主辦單位的分支機(jī)構(gòu)、行業(yè)權(quán)威機(jī)構(gòu)、辦展機(jī)構(gòu)（公司），還有海外的代理機(jī)構(gòu)（國(guó)際展）的建立。目的是提高展覽會(huì)的影響力，加快信息的有效快速傳遞；善用資源，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，加快資源整合；最大限度挖掘新客戶，壯大參展隊(duì)伍；最大限度地降低招展成本。

二、實(shí)施階段

（一）廣告攻勢(shì)

宣傳的主要方式包括：媒體廣告和戶外廣告。媒體廣告 ：圍繞展覽不同的賣(mài)點(diǎn)和亮點(diǎn)來(lái)進(jìn)行宣傳，按區(qū)域、分行業(yè)地設(shè)計(jì)制作不同的軟廣告和硬廣告；除此之外，還可以通過(guò)新聞發(fā)布會(huì)、行業(yè)研討會(huì)等形式制造新聞?lì)}材，或?qū)款^參展的行業(yè)代表（企業(yè)）進(jìn)行新聞專訪，從側(cè)面?zhèn)鞑フ褂[會(huì)信息，來(lái)進(jìn)行新聞炒作。戶外廣告：利用人流量較大的公共場(chǎng)所，如：機(jī)場(chǎng)、車站、碼頭、商業(yè)街道和廣場(chǎng)等地點(diǎn)，以海報(bào)、燈箱、廣告牌、宣傳布幅、彩旗等形式，進(jìn)行廣泛宣傳。其目的是營(yíng)造展覽會(huì)的聲勢(shì)，形成廣告宣傳攻勢(shì)。廣告宣傳的效果，是展覽會(huì)成功與否的最關(guān)鍵因素，打造品牌的最有效方法。

（二）招展和組團(tuán)工作

如果說(shuō)宣傳廣告是展覽會(huì)的戰(zhàn)略性武器，那么招展和組團(tuán)工作就起到陸戰(zhàn)隊(duì)的作用--攻城略地。主辦單位與潛在客戶和目標(biāo)客戶之間雙向交流信息。它的優(yōu)勢(shì)是信息可以滲透的很深入，能清楚地了解情況，掌握第一手資料。招展和組團(tuán)工作必須要堅(jiān)持：一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)的原則。一個(gè)中心是：以優(yōu)秀的專業(yè)服務(wù)得到應(yīng)有的濟(jì)經(jīng)效益；兩個(gè)基本點(diǎn)是：一是著眼于買(mǎi)家（參觀商），二是著眼于賣(mài)家（參展商）。我們所有的工作都要圍繞以上原則來(lái)開(kāi)展： 1.尋求支持及協(xié)助單位--建立展覽營(yíng)銷網(wǎng)絡(luò)； 2.組織實(shí)施的具體工作項(xiàng)目；（１）認(rèn)真做好項(xiàng)目預(yù)算。

（２）收集可能參展的客戶名錄，建立信息庫(kù)。

（３）宣傳資料的ＣＩ設(shè)計(jì)、制作，及發(fā)送調(diào)查表、征詢表。（４）主辦單位打印文件下發(fā)。

（５）利用新聞發(fā)布會(huì)、酒會(huì)，介紹及配合市場(chǎng)的宣傳文章（軟廣告）。（６）利用各種媒體做宣傳廣告（硬廣告）。

（７）電話聯(lián)系或發(fā)送傳真件，并通過(guò)因特網(wǎng)發(fā)布信息。（８）印刷宣傳資料一般有： a.招展邀請(qǐng)函、征詢函、調(diào)查表等 b.展商須知（或參展手冊(cè)）c.招商邀請(qǐng)函 d.門(mén)票 e.會(huì)刊 f.紙袋

g.展覽會(huì)進(jìn)展報(bào)告、挖掘--潛在的參展企業(yè)、大的參展商。

（９）對(duì)展商目標(biāo)名錄的分析研究、篩選和甄別，發(fā)送招展邀請(qǐng)函、征詢函、調(diào)查表等。（１０）上門(mén)拜訪一些主要的牽頭參展企業(yè)。

（１１）聯(lián)合可能合作的同行，采取讓利的辦法，合作招展。（１２）展位的銷售安排及布置。

（１３）收集盡范圍可能的參觀商名錄，有計(jì)劃地發(fā)送登記表和門(mén)票。（１４）與展覽會(huì)有關(guān)的各項(xiàng)廣告征集工作。（１５）展覽工程業(yè)務(wù)和展具租賃的預(yù)定工作。

（１６）展覽現(xiàn)場(chǎng)的氣氛營(yíng)造（現(xiàn)場(chǎng)的布置、開(kāi)幕式安排、開(kāi)幕廣告等）。

（１７）展覽現(xiàn)場(chǎng)的優(yōu)質(zhì)服務(wù)（工程、廣告、會(huì)務(wù)、清潔、保安、交通等協(xié)調(diào)工作）。（１８）主辦、協(xié)辦單位及開(kāi)幕嘉賓人員的會(huì)務(wù)及禮品安排。（１９）展覽會(huì)有關(guān)數(shù)據(jù)、信息的統(tǒng)計(jì)和收集。（２０）著眼于第二屆的預(yù)告宣傳工作。3.組織實(shí)施過(guò)程的階段劃分： 從展商的角度劃分：（１）初步認(rèn)識(shí)展覽會(huì)階段。（２）進(jìn)一步了解展覽會(huì)階段。（３）被展覽會(huì)吸引階段。（４）拍板決定參展階段。（５）展覽實(shí)施階段。從主辦單位工作劃分：（１）信息發(fā)布階段：

a.發(fā)送調(diào)查表；b.發(fā)送征詢表；c.發(fā)送邀請(qǐng)函。（２）營(yíng)造氣氛階段：

a.媒體廣告、文章宣傳；b.新聞發(fā)布會(huì)、酒會(huì)及研討會(huì)； c.主辦單位文件下發(fā)對(duì)口企業(yè)；d.電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)廣泛宣傳； e.第二次發(fā)邀請(qǐng)函；f.合作單位發(fā)邀請(qǐng)函。（３）與展商直接聯(lián)系階段：

a.電話、傳真、電子郵件；b.拜訪重點(diǎn)客戶；c.合作單位同時(shí)開(kāi)始招展工作。（４）與展商洽談階段：

a.電話；b.約見(jiàn)；c.拜訪；d.傳真；e.發(fā)送籌備進(jìn)度報(bào)告；f.發(fā)送門(mén)票。（５）展覽服務(wù)階段：

a.廣告征集；b.工程預(yù)定展具工作；c.招商廣告安排；d.招商邀請(qǐng)函；e.招商門(mén)票發(fā)放； f.現(xiàn)場(chǎng)營(yíng)造氣氛；g.發(fā)送各種類型的調(diào)查表；h.著眼于第二屆的宣傳；i.現(xiàn)場(chǎng)的專業(yè)服務(wù)。

三、展后階段

展后工作一般分三個(gè)階段進(jìn)行：展后跟蹤階段、總結(jié)階段和評(píng)估階段。

（一）展后跟蹤階段；

展后的跟蹤服務(wù)主要是針對(duì)參展商和重要的參觀商而進(jìn)行的，其目的是加深目標(biāo)客戶的印象；樹(shù)立展覽會(huì)品牌形象；為下一屆展覽會(huì)作預(yù)告宣傳。

1.感謝工作--對(duì)象是所有的參展企業(yè)、重要的參觀商和支持單位、合作單位以及曾給予展覽會(huì)大力支持的媒體。對(duì)于重要的客戶，我們可以采取登門(mén)致謝，甚至通過(guò)宴請(qǐng)方式表示謝意。2.媒體跟蹤報(bào)道--主要是對(duì)展覽會(huì)進(jìn)行一個(gè)回顧性的報(bào)道，將有關(guān)情況、有關(guān)的統(tǒng)計(jì)資料數(shù)據(jù)，提供給新聞界炒作，進(jìn)一步擴(kuò)大展覽會(huì)的影響；展覽會(huì)的各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)包括展覽環(huán)境如參觀人數(shù)、專業(yè)含量、平均參觀時(shí)間等；展覽效果如展位布局、成交額、展商和觀眾的反饋意見(jiàn)等；

3.發(fā)布下屆展覽信息;4.給展商發(fā)放展后意見(jiàn)調(diào)查表、征詢表。

（二）總結(jié)階段；

一般展后總結(jié)分三部分：1.從籌備到開(kāi)展中的各項(xiàng)工作總結(jié)；2.效益分析和成本核算；3.項(xiàng)目市場(chǎng)調(diào)查--本展覽會(huì)在市場(chǎng)同類項(xiàng)目中所占的市場(chǎng)分額、優(yōu)劣勢(shì)比較、競(jìng)爭(zhēng)情況等。

（三）評(píng)估階段；

評(píng)估工作在展覽會(huì)開(kāi)展前一個(gè)月進(jìn)行，主辦單位成立專門(mén)的評(píng)估小組，并指定專人負(fù)責(zé)操作，收集展覽會(huì)各種資料，然后作出預(yù)測(cè)和統(tǒng)計(jì)，系統(tǒng)地評(píng)估，如：對(duì)成本效益的評(píng)估、宣傳質(zhì)量效果的評(píng)估、招展代理完成目標(biāo)任務(wù)的評(píng)估、主辦單位是否具有預(yù)計(jì)的號(hào)召力的評(píng)估等，將有利于我們發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、改進(jìn)工作和提高效率。

第三篇：展會(huì)流程策劃手冊(cè)

展會(huì)流程手冊(cè)
目錄

一、日程工作安排

二、會(huì)前準(zhǔn)備
人員安排 物料準(zhǔn)備 會(huì)前培訓(xùn) 展會(huì)狀況分布 交通線路熟悉

三、會(huì)中工作
業(yè)務(wù)開(kāi)展 現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)

四、會(huì)后總結(jié)
總結(jié) 制定跟蹤目標(biāo)

五、注意事項(xiàng)

日程工作安排： 日程工作安排：
5 月 3 日討論具體方案，主要負(fù)責(zé)人分工； 5 月 4 日做會(huì)前各種物料準(zhǔn)備、方案實(shí)施及人員定位安排，查找熟悉

交通線路，下午培訓(xùn)； 5 月 5 日上午進(jìn)行注意事項(xiàng)培訓(xùn)，聯(lián)系、預(yù)約客戶（北京的或距離比 較近的）到展會(huì)參觀，下午核對(duì)展會(huì)上所用物料。5 月 6 日上午針對(duì)展會(huì)進(jìn)行業(yè)務(wù)專題培訓(xùn)，下午 1:00 布展人員必須到 位，布完展到會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)熟悉環(huán)境。晚上回公司開(kāi)總結(jié)大會(huì)，作最后的 要點(diǎn)培訓(xùn)，劃分業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)區(qū)域； 5 月 7 日全體員工奔赴展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，主要負(fù)責(zé)人在 7:45 分之前必須到場(chǎng)，其他人員 8:00 之前到場(chǎng)，做好當(dāng)天的工作安排，午飯由行政部統(tǒng)一 安排，并且輪流用餐，下午閉館前所有物資清點(diǎn)，閉館后全體總結(jié)； 5 月 8 日重復(fù) 7 日的工作內(nèi)容，并根據(jù) 7 日總結(jié)情況做相應(yīng)調(diào)整； 5 月 9 日上午做好掃尾工作，下午開(kāi)展會(huì)總結(jié)大會(huì)。

會(huì)前準(zhǔn)備
參與人員： 參與人員：中國(guó)醫(yī)促會(huì)亞健康專業(yè)委員會(huì)全體員工，共22人，袁宏偉、張浩、周柏河、張利剛、吳培剛、張祎鑫、黃明娟、黃倫、汪夢(mèng)潔、常凱、付喻喻、王彥、劉冰、吳坳新、劉勇、賀志明、王 世輝、趙存錄、張思琪、劉英杰、楊海燕，王凱玥。人員安排： 人員安排：總指揮張立新會(huì)長(zhǎng)；副總指揮袁宏偉秘書(shū)長(zhǎng)；組長(zhǎng)張 總、周柏河、吳培剛；副組長(zhǎng)張利剛、張祎鑫、黃明娟、賀志明。張 總負(fù)責(zé)仁義堂連鎖方面談判；周柏河、張利剛在展位協(xié)助會(huì)長(zhǎng)工作； 黃明娟、付喻喻、汪夢(mèng)潔、王凱玥負(fù)責(zé)后勤工作；常凱負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)器械

維護(hù)；張祎鑫負(fù)責(zé)機(jī)動(dòng)接待及人員應(yīng)急調(diào)動(dòng)；賀志明、吳培剛主管業(yè) 務(wù)。除去指揮人員，負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的共 12 人（吳培剛、黃倫、王彥、劉 冰、吳坳新、劉勇、賀志明、王世輝、趙存錄、張思琪、劉英杰、楊 海燕），分成 2 個(gè)大組（市場(chǎng)組和招商組）個(gè)小組，每小組 2 人，6 賀志明負(fù)責(zé)招商組，吳培剛負(fù)責(zé)市場(chǎng)組。特別邀請(qǐng)劉老師參加；邀請(qǐng) 中經(jīng)網(wǎng)記者、編輯及相關(guān)工作人員共 4 人。物料配備： 物料配備：電腦 3 臺(tái)、無(wú)線網(wǎng)卡 2 張、插線板 5 個(gè)、名片每人 1 盒、工作證每人 1 張、筆記本 25 本、筆 30 支、中經(jīng)網(wǎng)健康頻道手 冊(cè) 2000 本、仁義堂加盟手冊(cè) 2000 本、會(huì)員手冊(cè) 400 本、培訓(xùn)手冊(cè) 400 本、小瓶礦泉水 5 件、相機(jī) 2 臺(tái)、相機(jī)電池共 4 塊、相機(jī)支架 2 個(gè)、攝像機(jī) 1 部、訂書(shū)器 3 個(gè)、訂書(shū)釘 6 盒、剪刀 2 把、膠帶 6 卷、員

工聯(lián)絡(luò)表 雙面膠 20 卷、繩子 50 米、員工聯(lián)絡(luò)表 20 份、中間專訪桌 1 張、椅 子 6 把、業(yè)務(wù)談判桌 2 張、椅子 4 把、打印機(jī) 1 臺(tái)、注冊(cè)申報(bào)易拉 一塊，一塊）、采 寶 1 個(gè)、背景 KT 板 2 塊（1.6m×5.8m 一塊，1.6m×8.8m 一塊）采、訪稿 5 份、專訪大綱 5 份、信息登記表 2000 份、中醫(yī)治未病資料 100 合同文本（專訪、連鎖、份、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室再評(píng)價(jià)資料 100 份、合同文本（專訪、連鎖、產(chǎn)品 采購(gòu)、會(huì)員理事、培訓(xùn)、申報(bào)注冊(cè)、平面廣告）采購(gòu)、會(huì)員理事、培訓(xùn)、申報(bào)注冊(cè)、平面廣告）各 30 份、紅頭文件 50 份、信息登記本 5 本【注：所需物料，相關(guān)負(fù)責(zé)人（紅色部分的 由行政部負(fù)責(zé)，責(zé)任人黃明娟；藍(lán)色部分由設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)，責(zé)任人吳培 剛；綠色部分由張利剛負(fù)責(zé)；）在 5 號(hào)上班之前必須落實(shí)到位，未提 到得物料根據(jù)需要及時(shí)補(bǔ)充】。

會(huì)前培訓(xùn)： 由袁會(huì)長(zhǎng)、張助理和賀主任為全體人員做注意事項(xiàng)培 會(huì)前培訓(xùn)： 訓(xùn)、業(yè)務(wù)專題培訓(xùn)、談判技巧培訓(xùn)。展會(huì)狀況分布： 4、5 號(hào)展館是保健食品；

6、展會(huì)狀況分布：

2、3 號(hào)展館是食品； 7 號(hào)展館是器械類。交通線路熟悉： 國(guó)際展覽中心位于北京市朝陽(yáng)區(qū)北三環(huán)東路靜安 交通線路熟悉： 莊，公交車有 966 路、606 路、730 路、731 路、830 路、300 路、18 路、小 20 路、957 快 2、638 路、302 路、801 路、671 路、419 路、984 路、985 路、運(yùn)通 104 路、367 路、718 路、967 路、304 路、725 路、825 路，到靜安莊下車或國(guó)展中心下車。

會(huì)中工作
開(kāi)館后與會(huì)人員進(jìn)入展會(huì)，迅速到展位集合，檢查所需資料是否 齊全，聽(tīng)取負(fù)責(zé)人安排具體工作，進(jìn)行小組、區(qū)域劃分。會(huì)長(zhǎng)、張助理、黃主任、付喻喻、常凱主抓協(xié)會(huì)方面事務(wù)，并留 守展位，常凱為機(jī)動(dòng)人員，負(fù)責(zé)兩部分一切設(shè)備維護(hù)； 張總、吳培剛、王夢(mèng)潔主抓加盟連鎖方面事務(wù)，留守展位，吳培剛為機(jī)動(dòng)人員，既負(fù) 責(zé)帶領(lǐng)業(yè)務(wù)人員開(kāi)展工作又負(fù)責(zé)展位接待談判； 張祎鑫負(fù)責(zé)各方面聯(lián) 絡(luò)及人員調(diào)配。業(yè)務(wù)人員主要圍繞著現(xiàn)場(chǎng)專訪、預(yù)約專訪、圖文直播、平面廣告、加盟連鎖、會(huì)員理事、培訓(xùn)、注冊(cè)申報(bào)、治未病工作站、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室 在評(píng)價(jià)等業(yè)務(wù)展開(kāi)，各組人員首先在 4、5 號(hào)展館（保健食品）開(kāi)展

業(yè)務(wù)，盡量收集參展商詳細(xì)信息，有意向合作的，索要企業(yè)資質(zhì)，并 以成交為主要目的。張祎鑫沒(méi)特殊情況不能離開(kāi)展位，隨時(shí)準(zhǔn)備圖文直播的文字錄入 工作，王夢(mèng)潔配合做圖片剪輯。主管負(fù)責(zé)人隨時(shí)與業(yè)務(wù)人員溝通，實(shí)時(shí)了解其工作進(jìn)展情況，業(yè) 務(wù)人員遇到問(wèn)題，要及時(shí)反饋到機(jī)動(dòng)接待處，由負(fù)責(zé)人快速解決，現(xiàn) 場(chǎng)的任何一個(gè)問(wèn)題都是大問(wèn)題，遇到困難

難需掌握借勢(shì)，做好相互配合。業(yè)務(wù)人員要對(duì)每家參展商的詳細(xì)情況做好備注，以便第二次拜訪 作為參考。后勤負(fù)責(zé)人做好就餐人員安排計(jì)劃，定好輪流就餐時(shí)間，以免發(fā) 生撞車。

會(huì)后總結(jié)
會(huì)后清點(diǎn)所有物品、資料，及時(shí)開(kāi)總結(jié)會(huì)，沒(méi)有返回的意向客戶，及時(shí)再約，制定會(huì)后短期跟進(jìn)方案。整理客戶資料，把客戶分類，制定客戶跟蹤目標(biāo)和計(jì)劃，以點(diǎn)帶 面拓展新的客戶。已合作的客戶做好后期維護(hù)和服務(wù)計(jì)劃。

注意事項(xiàng)
所有工作人員必須服從上級(jí)指揮，嚴(yán)格遵守展會(huì)期間工作時(shí)間，

穿著正裝，佩帶工作證，女士不化濃妝；會(huì)上手機(jī)必須開(kāi)機(jī)并保證即 時(shí)能通話；會(huì)上注意言談舉止，坐姿端正，禁止嬉戲打鬧；所有人員 必須熟悉公司項(xiàng)目的相關(guān)報(bào)價(jià)，掌握自己權(quán)限內(nèi)的低價(jià)； 業(yè)務(wù)人員所 需資料（每人信息登記表 50 份、紅頭文件 1 份、健康頻道手冊(cè) 1 本、加盟連鎖手冊(cè) 1 本、員工聯(lián)絡(luò)表 1 份、培訓(xùn)手冊(cè) 1 本、會(huì)員理事手冊(cè) 1 本、再評(píng)價(jià)資料 1 份、中醫(yī)治未病資料 1 份、產(chǎn)品申報(bào)注冊(cè)資料 1 份、筆記本 1 本、筆 2 支、名片若干、工作證等）攜帶齊全。

備注：所有員工必須認(rèn)真閱讀，注意里面的數(shù)字！備注：所有員工必須認(rèn)真閱讀，注意里面的數(shù)字！

中國(guó)醫(yī)促會(huì)亞健康專業(yè)委員會(huì)策劃部宣 中國(guó)醫(yī)促會(huì)亞健康專業(yè)委員會(huì)辦公室發(fā) 2011 年 5 月 3 日

第四篇：展會(huì)流程

企業(yè)參加展會(huì)流程

企業(yè)參加展會(huì)流程

展覽會(huì)已經(jīng)不是簡(jiǎn)單意義上的展示產(chǎn)品、推銷產(chǎn)品、購(gòu)買(mǎi)商品的場(chǎng)所。現(xiàn)代展覽會(huì)已經(jīng)快速發(fā)展為交流和獲得信息的中心。參加展覽會(huì)是企業(yè)整個(gè)市場(chǎng)拓展工作的重要組成部分，應(yīng)被列為全盤(pán)市場(chǎng)計(jì)劃之中。在確定了參展目的后，選擇核實(shí)的展覽會(huì)是關(guān)鍵。

報(bào)展程序

選擇某個(gè)展覽后，與主辦單位取得聯(lián)系，對(duì)方會(huì)傳真或郵寄給您報(bào)展文件。這些文件應(yīng)包括展覽會(huì)介紹資料、參展申請(qǐng)表格、參展費(fèi)用、有關(guān)服務(wù)、展館展位圖、參展人員手冊(cè)等。

填好參展表格、返回給大會(huì)主辦者、并得以確認(rèn)之后，您還要將全部或者部分展位費(fèi)作為定金匯至主辦者，這樣您的展位便得到最后的確定。

費(fèi)用預(yù)算

參展費(fèi)用包括展位費(fèi)、展位裝飾裝修費(fèi)、展品運(yùn)輸費(fèi)、機(jī)票火車長(zhǎng)途車費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、食宿費(fèi)、必要的設(shè)備租賃費(fèi)、廣告宣傳費(fèi)、資料印刷費(fèi)、禮品制作費(fèi)、會(huì)議室租賃費(fèi)等。做參展經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí)，還要加上總費(fèi)用的１０％，作為不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)用的支出。

展臺(tái)位置

展臺(tái)的位置由主辦者全盤(pán)規(guī)劃，按照產(chǎn)品和服務(wù)的內(nèi)容、行業(yè)、地區(qū)等因素安排展臺(tái)的位置，或者是以展位費(fèi)的多少來(lái)區(qū)分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標(biāo)出了哪些位置可供選擇?？傊?，越早將參展申請(qǐng)表格遞交給大會(huì)主辦者，越容易得到好的位置。

標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)

除國(guó)內(nèi)某些大型商品定貨會(huì)仍采用面積較小的展位外，通常展覽會(huì)的展位面積為９平方米（３米Ｘ３米），成為標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)。大會(huì)主辦負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)的搭建并提供展示所需要的基本設(shè)施，包括三面展墻，二個(gè)能固定在展墻上的射燈，一個(gè)展桌（長(zhǎng)１米，寬５０厘米，高８０厘米），二把椅子，地毯，２２０Ｖ５Ａ三項(xiàng)電源插座一個(gè)，以及刻寫(xiě)眉板文字即貴公司的名稱。無(wú)特殊要求，眉板文字是您填寫(xiě)在參展表格中的單位名稱。

展覽會(huì)的標(biāo)準(zhǔn)展位中，有一種特殊的位置--位于每行展位的頂端，是最多只有兩面展墻的展位，它有兩個(gè)邊甚至三個(gè)邊可以面對(duì)觀眾行走的通道，能更多接觸到參觀者。因此，如果您越早申請(qǐng)參展，您越有機(jī)會(huì)向大會(huì)主辦者尋求該種展位。

特殊裝修

超過(guò)四個(gè)或者四個(gè)以上的標(biāo)準(zhǔn)展位的面積時(shí)，您可以只預(yù)定光地面積，而自行策劃、特殊裝修。特殊裝修可以根據(jù)公司產(chǎn)品特點(diǎn)、技術(shù)特點(diǎn)、市場(chǎng)定位、展覽期間的活動(dòng)安排，做出別出心裁的獨(dú)特裝修。展位的裝修大會(huì)提供標(biāo)準(zhǔn)展位的搭建，展墻、桌椅都采用的防火材料，在做特殊裝修時(shí)要特別注意，如果采用的是木結(jié)構(gòu)的展架和裝飾物，應(yīng)涂上防火材料。

家俱

大多數(shù)參展商會(huì)有這樣的感受，就是一個(gè)資料桌不夠用。大會(huì)組織者、展覽場(chǎng)館以及展覽服務(wù)公司，可以提供桌、椅、柜子、沙發(fā)等家俱的臨時(shí)租用服務(wù)。

水、電、煤氣

如果您在展覽中要有大的用電量、使用上下水、煤氣、天然氣等，您一定要在參展申請(qǐng)表格中加以說(shuō)明、特別強(qiáng)調(diào)，在收取一定的費(fèi)用后，大會(huì)主辦者會(huì)安排、并可以提供這些服務(wù)。

電話

您可以申請(qǐng)?jiān)谡褂[期間租用電話線（國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途ＤＤＤ，和國(guó)際長(zhǎng)途ＩＤＤ），但要提前向主辦單位提出，以免除不必要的加急費(fèi)用。

物品保管

展覽期間，大會(huì)組織者對(duì)展會(huì)提供安全保障，展覽館出入口設(shè)有保安，大件展品的出入館都要登記。但目前我國(guó)展館尚缺少貴重物品保險(xiǎn)柜租用存放服務(wù)。展覽期間人了人往，難免零亂，所以小件展品和貴重物品等應(yīng)自己妥善保管。如果是特裝修的展位，不要忽略了貯藏室的設(shè)計(jì)和搭建。貯藏室可以放置公司禮品、文件、和工作人員的衣服、隨身物品等。標(biāo)準(zhǔn)展位的參展工作人員則應(yīng)隨身攜帶公文箱包，用于攜帶和臨時(shí)存放小件物品、錢(qián)財(cái)?shù)取?/p>

包裝箱的存放

展覽開(kāi)始之前，主辦者和展覽館管理者、展覽運(yùn)輸服務(wù)公司會(huì)收走包裝紙箱、包裝木箱和材料，或者指定統(tǒng)一存放的倉(cāng)庫(kù)，這是為展位整潔的需要，同時(shí)也是防火安全的要求。通常，展覽結(jié)束撤館時(shí)，包裝材料會(huì)退還或自行領(lǐng)走。

展品的運(yùn)輸

大會(huì)主辦者會(huì)在參展細(xì)則里提供展品運(yùn)輸?shù)奶嶝涁?fù)責(zé)人的姓名和收貨地址，您可以按此，將展品提前運(yùn)往展覽所在地。另一便捷的方式是委托運(yùn)輸代理，運(yùn)輸代理提供門(mén)到展位到門(mén)的服務(wù)。

布展和撤展

大會(huì)組織者通常會(huì)給布展留出足夠的時(shí)間，大會(huì)展覽會(huì)的布展時(shí)間為３天以上，并且可以在正常工作時(shí)間之外加班施工。在大會(huì)最后一天，觀眾清場(chǎng)以后即可以開(kāi)始撤展。

清潔服務(wù)

大會(huì)免費(fèi)提供參觀者通道和其他公共場(chǎng)地的清潔衛(wèi)生，但展位內(nèi)的清潔通常由參展單位自行負(fù)責(zé)。工作證

參展人員報(bào)導(dǎo)時(shí)，大會(huì)主辦者會(huì)提供參展工作證，一般一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)展位提供２-３個(gè)工作證。工作證也是通行證，在整個(gè)布展、展覽和撤展期間有效。

入場(chǎng)券

大會(huì)主辦者視展位面積的多少分配給每個(gè)參展單位一定數(shù)量的展覽入場(chǎng)券甚至開(kāi)幕式請(qǐng)柬，這給您提供了聯(lián)系客戶和關(guān)系單位的機(jī)會(huì)，您可以列出名單，將入場(chǎng)券和名片一起寄給這些嘉賓，邀請(qǐng)他們前來(lái)參觀和見(jiàn)面。

會(huì)刊

每個(gè)展覽會(huì)都要出版一期展覽會(huì)會(huì)刊或參展商名錄，可免費(fèi)列入每個(gè)參展單位的名稱、地址、電話、聯(lián)系人、甚至產(chǎn)品介紹，這是展覽會(huì)的重要一環(huán)而不可忽視，它是展覽會(huì)的延續(xù)。那些在展覽會(huì)上沒(méi)有看到您們的參觀這他，那些沒(méi)有來(lái)參觀該展覽會(huì)的人們，都可以在會(huì)刊中找到您們的名字。如果有足夠的展覽和宣傳經(jīng)費(fèi)，在會(huì)刊上刊登廣告，其效果當(dāng)然更加明顯。

場(chǎng)地廣告

除會(huì)刊宣傳外，大會(huì)主辦者和展覽館還提供室內(nèi)室外的場(chǎng)地廣告，包括條幅、橫幅、旗幟、氣球等。對(duì)展覽館場(chǎng)地熟悉、有經(jīng)驗(yàn)的參展單位的展覽策劃者會(huì)最早占領(lǐng)有利的位置。

技術(shù)講座

部分展覽會(huì)還同期舉辦技術(shù)講座和研討會(huì)，除大會(huì)特別要請(qǐng)的專題報(bào)告講座外，參展商也可以要求在期間舉辦一場(chǎng)或者多場(chǎng)講座。這是向各界來(lái)訪者推薦新產(chǎn)品和新服務(wù)的一種很好的形式，這些有備而來(lái)的參加者，費(fèi)普通聽(tīng)眾，而是專業(yè)人士，這是您發(fā)展用戶的良好機(jī)會(huì)。通常，在交納規(guī)定的費(fèi)用后，大會(huì)主辦者提供會(huì)議室和基本的會(huì)議設(shè)備。特殊的會(huì)議設(shè)備，您可以預(yù)先甚至臨時(shí)租用。請(qǐng)繼續(xù)看下段文字。

舉辦活動(dòng)及租用會(huì)議設(shè)備

為了吸引觀眾，參展商可以在展位內(nèi)舉辦小型活動(dòng)，如小型產(chǎn)品講座，技術(shù)講座，有獎(jiǎng)活動(dòng)，發(fā)送小紀(jì)念品，甚至新穎的文藝演出。總之，應(yīng)在有限的時(shí)間、場(chǎng)地和經(jīng)費(fèi)預(yù)算內(nèi)達(dá)到最好的宣傳效果。這些活動(dòng)所需要的設(shè)備，包括上述會(huì)議、技術(shù)講座所需要的設(shè)備，如聲像設(shè)備的大屏幕電視、電視墻、音響、舞臺(tái)燈光、電視、錄像機(jī)、ＶＣＤ、ＤＶＤ等。

參展人員的選用

選用了合適的參展人員，便能得到更佳的參展效果、更好的銷售業(yè)績(jī)。參展人員應(yīng)具備以下基本條件：對(duì)公司的產(chǎn)品和技術(shù)有較深入的專業(yè)知識(shí)；自信、適應(yīng)能力強(qiáng)；性格外向，易于與各種人交談；有參展經(jīng)驗(yàn)；身體健康，樂(lè)于出差。

著裝

除日用消費(fèi)品、食品的展銷活動(dòng)、娛樂(lè)性展示活動(dòng)和產(chǎn)品促銷活動(dòng)的需要外，展覽會(huì)期間應(yīng)穿著正式服裝。首先，在展位里您是公司的發(fā)言人，代表的是公司的形象，另一方面也是對(duì)參觀者的尊重。如果能配合展臺(tái)的搭建和公司顏色統(tǒng)一著裝，則效果會(huì)不同凡響。

食宿

如果您對(duì)展覽所在的城市不熟悉，您可以住宿在大會(huì)推薦的招待所、賓館和飯店。大會(huì)組織者推薦的住所通常是距離展館較近，來(lái)往展館交通方便并且價(jià)格適中。通常情況，大會(huì)會(huì)安排展覽期間的午餐供應(yīng)。展覽資料的準(zhǔn)備

參加展覽會(huì)之前您要準(zhǔn)備足夠的宣傳資料，包括名片、產(chǎn)品介紹、公司介紹、產(chǎn)品價(jià)格清單，其使用量往往會(huì)超過(guò)您的預(yù)料，所以要做好充分的準(zhǔn)備工作。會(huì)后的聯(lián)系

展會(huì)期間，參觀者只是對(duì)您有了粗淺的認(rèn)識(shí)，真正的生意往往會(huì)來(lái)自于會(huì)后。展覽會(huì)雖結(jié)束，生意則剛剛開(kāi)始。所以切記兩點(diǎn)：

一、展會(huì)期間的用戶訪談?dòng)涗?；這是您的第一筆財(cái)富；

二、會(huì)后資料的整理：用戶跟蹤聯(lián)系。抓住這兩條，成功就屬于您了。

第五篇：展會(huì)策劃

展前策劃

2016年6月廣州國(guó)際照明展覽會(huì)（光亞展）策劃書(shū)

第一，展會(huì)基本情況

參展名稱：2016廣州國(guó)際照明展覽會(huì)

展出地點(diǎn)：中國(guó)進(jìn)出口商品交易會(huì)（琶洲展館）

參展時(shí)間：2016/6/9至2016/6/12 上午九點(diǎn)到下午六點(diǎn)

第二，參展的背景及目標(biāo)

參展背景：2016年是充滿機(jī)遇與挑戰(zhàn)的一年，照明業(yè)正經(jīng)歷著前所未有的變革。公司以創(chuàng)新思維，從技術(shù)、市場(chǎng)和設(shè)計(jì)的角度重新思索照明未來(lái)的發(fā)展方向，從而應(yīng)對(duì)急劇變化的市場(chǎng)環(huán)境。參展目標(biāo)：樹(shù)立品牌，開(kāi)拓市場(chǎng)，贏取客戶，創(chuàng)造業(yè)績(jī) 第三，參展方案

（一）樹(shù)立品牌形象宣傳活動(dòng)

1，所有宣傳紙張中都要包含公司英文商標(biāo)“LED HIPOWER”

2，附贈(zèng)客戶的紙袋上需印上公司商標(biāo)，公司名稱，地址等信息，紙袋內(nèi)包含宣傳手冊(cè)，產(chǎn)品報(bào)價(jià)表，客戶回饋表，小禮品

（二）宣傳公司文化和產(chǎn)品

1，公司宣傳手冊(cè)印制，宣傳手冊(cè)30業(yè)以上，內(nèi)容包括公司簡(jiǎn)介，新產(chǎn)品和經(jīng)典產(chǎn)品主推，產(chǎn)品圖片勾選，關(guān)鍵詞突出，三中檔次價(jià)位，美工制圖制作精美手冊(cè)。2，公司展會(huì)專用海報(bào)，折頁(yè)制作 3，公司展會(huì)名片制作 4，公司展會(huì)宣傳片制作

（三）參展物料準(zhǔn)備

1，能讓展方提供的由展方提供

2，展方不能提供的自己準(zhǔn)備，如展示的樣品，接待客人的桌椅等 3，布展參展人員所需日用品，工具等

四，參展安排

（一）參展物料準(zhǔn)備

1，宣傳手冊(cè)，折頁(yè)，名片，紙袋在五月份開(kāi)始準(zhǔn)備，六月初完成，由美工負(fù)責(zé) 2，參展所需樣品五月份定出名單，六月初樣品準(zhǔn)備好，由研發(fā)部負(fù)責(zé) 3，參展所用文具，桌椅，攝像機(jī)，紙筆等物品由行政部負(fù)責(zé)展會(huì)前三天準(zhǔn)備完畢

（二）人員準(zhǔn)備 1，參展負(fù)責(zé)人1位

2，參展業(yè)務(wù)人員12人，其中2人當(dāng)禮儀 3，監(jiān)督員1位

4，產(chǎn)品講解人員2人/天 五，參展具體工作安排 展前：

4月，決定參展并通過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，與展方協(xié)商好相關(guān)事宜，預(yù)定展位。5月，準(zhǔn)備宣傳冊(cè)等印刷制品，業(yè)務(wù)人員和工程師擬定，確定所需樣品并開(kāi)始制作。6月，落實(shí)各類工作準(zhǔn)備情況，查漏補(bǔ)缺。參展：

6月6-8日，研發(fā)工程師和技術(shù)員布置會(huì)展，領(lǐng)導(dǎo)到場(chǎng)檢查并強(qiáng)調(diào)注意事項(xiàng)。

6月9-12日，早上八點(diǎn)公司集合，九點(diǎn)前參展人員到場(chǎng)開(kāi)展工作，業(yè)務(wù)人員發(fā)放宣傳手冊(cè)，一位工程師為客戶講解產(chǎn)品，另一位工程師參觀其他展位產(chǎn)品以了解行業(yè)情況，兩人輪流換崗。撤展：

6月12日下午兩點(diǎn)，工程師和技術(shù)人員拆掉布置好的會(huì)場(chǎng)，業(yè)務(wù)人員收集剩下的宣傳冊(cè)跟車一起帶回。六，人員和物品統(tǒng)計(jì) 1，領(lǐng)導(dǎo)人員： 2，業(yè)務(wù)人員： 3，其他人員：

4，物品：宣傳冊(cè)：3000冊(cè)，折頁(yè)3000冊(cè)，紙袋3000個(gè)，產(chǎn)品樣品，小禮品，筆兩盒，筆記本一臺(tái)，音響 兩個(gè)，攝像機(jī)一個(gè)等 七．注意事項(xiàng)

1，展期關(guān)注參展物品，防止丟失，如筆記本演示。2，關(guān)注被邀客戶的行程，是否已經(jīng)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，給予關(guān)心。3，參展人員服裝統(tǒng)一使用公司套裝，待人熱情。

4，閉館后及時(shí)整理衛(wèi)生，垃圾帶出，總結(jié)一天的工作，有問(wèn)題及時(shí)解決。5，司機(jī)每天做好接送工作，撤展清理所有物品和人員，防止遺漏。展后宣傳：

巨能光電閃耀光亞展

第21屆廣州國(guó)際照明展覽會(huì)(以下簡(jiǎn)稱“光亞展”)于2016年6月9日至12日在中國(guó)進(jìn)出口商品交易會(huì)廣州琶洲展館盛大舉行。作為國(guó)內(nèi)知名LED生產(chǎn)企業(yè)深圳市巨能光電有限公司在本次光亞展上展出最新的產(chǎn)品和一系列照明應(yīng)用解決方案。產(chǎn)品涵蓋建筑照明、景觀照明、酒店照明、商業(yè)照明、辦公照明多各個(gè)應(yīng)用領(lǐng)域。

巨能光電的參展展位設(shè)在10.2號(hào)館B54，展臺(tái)通過(guò)場(chǎng)景化展臺(tái)設(shè)計(jì)與燈光演繹，成功實(shí)現(xiàn)了技術(shù)、設(shè)計(jì)與人文的和完美統(tǒng)一。從上面的展位效果圖上看到，展位外觀時(shí)尚大氣，極富現(xiàn)代感;內(nèi)部以”簡(jiǎn)約·卓越“為展示主題設(shè)置辦公室、會(huì)議室、客廳、等幾個(gè)現(xiàn)場(chǎng)照明實(shí)景展示廳。作為L(zhǎng)ED戶外照明產(chǎn)品知名企業(yè)，此次展示“簡(jiǎn)約?卓越”的理念，推出了感應(yīng)照明產(chǎn)品與多款新款LED燈具、庭院燈與亮化產(chǎn)品、同時(shí)展示主題文化特色定制燈具，彰顯文化定制、專業(yè)配光、精端研發(fā)的核心概念。按照產(chǎn)品特色，打造出不同風(fēng)格的體驗(yàn)館。讓感應(yīng)照明、主題燈具、亮化光影展示出變幻莫測(cè)的燈光效果，讓參觀者領(lǐng)略智慧照明的巨大魅力。

展會(huì)體驗(yàn)館

公司從展會(huì)主題到各個(gè)展示廳的材料，從接待策略到應(yīng)急預(yù)案，每個(gè)細(xì)節(jié)都考慮地十分周全。公司從幾個(gè)月前就開(kāi)始籌備光亞展，產(chǎn)品手冊(cè)、宣傳資料、展會(huì)道具都已經(jīng)準(zhǔn)備妥當(dāng)，為這次光亞展做了充分的準(zhǔn)備。

店內(nèi)陳列

光亞展作為全球最大的照明行業(yè)盛會(huì)，為L(zhǎng)ED業(yè)界人士提供全方位一站式展示、采購(gòu)與交流平臺(tái)，成為照明暨LED行業(yè)的晴雨表和風(fēng)向標(biāo)。同時(shí)光亞展也是各個(gè)公司展示自身實(shí)力的舞臺(tái)，縱觀公司展會(huì)的亮點(diǎn)，本次展廳的主題是“簡(jiǎn)約?卓越”，采用開(kāi)放式空間，人們?cè)谛羞M(jìn)間能夠更好的體驗(yàn)燈光的魅力;展廳的主體主要是以墻面為主，所有燈具都會(huì)掩藏在墻體里，能夠更好的體現(xiàn)簡(jiǎn)約，相互相應(yīng)，相互交融，讓顧客們感受到自然、舒適、溫馨燈光體驗(yàn)。展館內(nèi)部有熱情的業(yè)務(wù)人員和專業(yè)的技術(shù)工程師提供咨詢和幫助。

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