第一篇：體系文件之招聘、轉(zhuǎn)正及檔案管理規(guī)定

深圳市龍吉順物業(yè)有限公司

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號(hào)：GPM-RL-01 版

本：2.0 管控體系文件

生效日期：2016-10-01

人事聘用、檔案及人員轉(zhuǎn)正管理規(guī)定 密 級(jí)： 發(fā)放編號(hào)： 編 制：易龍批 準(zhǔn)：周宏泉 版本修訂記錄 序號(hào) 修訂日期 修訂內(nèi)容 修訂人 版本 備注

深圳市龍吉順物業(yè)有限公司 編 號(hào)：GPM-RL-01 版 本：2.0 管控

軍 審 核：邱大云

體系文件 生效日期：2016-10-01 1.范 圍 適用于公司本部、本地項(xiàng)目處及異地分公司的員工招聘、檔案及轉(zhuǎn)正管理工作。2.控制目標(biāo) 通過(guò)系統(tǒng)化的招聘、檔案及轉(zhuǎn)正管理保證招聘工作的質(zhì)量，維護(hù)公司人事檔案的完整。3.職 責(zé) 3.1 人事行政部 1)公司人事行政部 a)制訂公司年度人員招聘計(jì)劃； b)本部各部門(mén)人員和深圳區(qū)域管理處及分公司主任級(jí)（含）以上管理人員的招聘、轉(zhuǎn)正和員工檔案管理； c)辦理公司本部及深圳區(qū)域統(tǒng)一招聘的新員工的報(bào)到、轉(zhuǎn)正手續(xù)，檔案管理。2)管理處、分公司指定人事行政管理管理部門(mén) a)組織本管理處或分公司的人員需求調(diào)查，向公司人事行政部提供本單位年度聘用人員需求或補(bǔ)充計(jì)劃； b)組織實(shí)施本管理處或分公司基層員工的招聘、轉(zhuǎn)正并報(bào)公司總部人力資源部備案； c)辦理本單位招聘新員工的報(bào)到手續(xù)和員工檔案管理。3.2 深圳區(qū)域管理處及總部各部門(mén) 1)提供本部門(mén)年度人員需求或補(bǔ)充計(jì)劃； 2)參與對(duì)本部門(mén)新員工的招聘、試用期的考核鑒定工作。3.3 異地管理處及分公司經(jīng)理 1)審核本單位人員年度招聘計(jì)劃； 2)審核本單位主任級(jí)以下員工的招聘錄用、轉(zhuǎn)正異動(dòng)，并上報(bào)相關(guān)資料交公司行政人事部審核； 3）按公司規(guī)范保管本單位員工人事檔案。3.4 公司領(lǐng)導(dǎo) 1)分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)分管區(qū)域年度招聘計(jì)劃審核，管理處主任級(jí)以上人員的招聘、轉(zhuǎn)正審核； 2)總經(jīng)理負(fù)責(zé)年度招聘計(jì)劃審批、異地管理處主任以上人員以及深圳區(qū)域管理處管理員類(lèi)員工的面試；并負(fù)責(zé)所有公司所有管理員累員工的錄用、轉(zhuǎn)正審批。1

深圳市龍吉順物業(yè)有限公司 編 號(hào)：GPM-RL-01 版 本：2.0 管控體系文件 生效日期：2016-10-01 3.5各職級(jí)人員定義 3.5.1 管理類(lèi)員工 包括行政、財(cái)務(wù)、客服、收款員等非基層類(lèi)員工 基層員工 指安全員及保潔員，但安全主管/安全隊(duì)長(zhǎng)、保潔主管不在此類(lèi) 3.6權(quán)責(zé)權(quán)限 3.6.1 招聘面試及錄用轉(zhuǎn)正權(quán)限 職級(jí) 管理處/分公司 相關(guān)部門(mén) 人事行政部 分管副總 總經(jīng)理 管理處主任及以上

一面/審核 二面/審核 終面/審批 異地管理類(lèi)員工 終面/審批 備案 異地基層員工 終面/審批 備案 深圳管理類(lèi)員工 一面/審批 二面/審批 三面/審核 終面/審批 深圳基層員工 終面/審批 備案 3.6.2 檔案保管

職級(jí) 管理處 分公司 人事行政部 管理處主任及以上 保管 異地管理類(lèi)員工 保管 掃描件 異地基層員工 保管 掃描件 深圳區(qū)域員工 保管 4.流程說(shuō)明 4.1 原則 4.1.1 堅(jiān)持公平、公正、公開(kāi)的原則。所有應(yīng)聘者機(jī)會(huì)均等。不因應(yīng)聘者的性別、民族、宗教信仰和推薦人不同而給予不同的考慮。

4.1.2 堅(jiān)持內(nèi)部?jī)?yōu)先原則。對(duì)公司內(nèi)符合招聘職位要求及表現(xiàn)卓越的合適員工，將優(yōu)先給予選拔、晉升。其次再考慮面向社會(huì)公開(kāi)招聘。

4.1.3 堅(jiān)持親屬回避原則。招聘、面試、錄用過(guò)程中，與應(yīng)聘者有親屬關(guān)系的工作人員應(yīng)回避，確為招聘所需的，報(bào)公司人事行政部審批。4.2 招聘計(jì)劃和需求 4.2.1 人事行政部根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)的年度人員編制計(jì)劃，組織各部門(mén)進(jìn)行年度人力資源需求分析，確定需要招聘的崗位及人數(shù)，制定年度公司人員招聘計(jì)劃及相關(guān)費(fèi)用預(yù)算，報(bào) 2

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公司領(lǐng)導(dǎo)審批后組織實(shí)施招聘。4.2.2 用人單位（含本部部門(mén)、本地管理處、異地分公司）因工作需要，需超出編制或改變?cè)甓日衅赣?jì)劃的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)《招聘需求申請(qǐng)表》報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理審批。對(duì)新設(shè)崗位的需附擬該崗位的《崗位說(shuō)明書(shū)》。4.3 招聘渠道 4.3.1 招聘工作應(yīng)根據(jù)招聘崗位、需求數(shù)量、人員要求、到崗時(shí)間和招聘費(fèi)用情況，選擇適合的招聘渠道，在滿足招聘需求的情況下節(jié)約招聘成本。

4.3.2 招聘渠道通常有：內(nèi)部的調(diào)整、推薦；人才中介機(jī)構(gòu)、獵頭公司的推薦；參加招聘會(huì)；報(bào)紙雜志刊登招聘廣告；網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布與查詢等多種形式。

4.4 內(nèi)部推薦與自薦 4.4.1 內(nèi)聘信息公布：當(dāng)空缺職位招聘困難或超過(guò) 30 個(gè)工作日沒(méi)有招聘到合適的人選時(shí)，由人事行政部按標(biāo)準(zhǔn)格式制作《內(nèi)部空缺職位表》，在公司公告欄發(fā)布通知。通知中需明確應(yīng)聘報(bào)名開(kāi)始和截止時(shí)間、應(yīng)聘材料投遞地址、內(nèi)部評(píng)審時(shí)間等。

4.4.2 應(yīng)聘報(bào)名：公司各級(jí)員工均有權(quán)根據(jù)《內(nèi)部空缺職位表》所列的主要工作職責(zé)及規(guī)定的任職資格，向人力資源部門(mén)推薦或自薦候選人，并將候選人的個(gè)人簡(jiǎn)歷、身份證、學(xué)歷證書(shū)及相關(guān)證件的復(fù)印件提交人事行政部，同時(shí)在簡(jiǎn)歷上注明推薦人的姓名、部門(mén)和電話。

4.4.1 評(píng)審和錄用：人事行政部和用人部門(mén)根據(jù)職位說(shuō)明書(shū)進(jìn)行初步篩選。對(duì)初步篩選合格者，人事行政部組織用人部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行內(nèi)部評(píng)審，然后按對(duì)應(yīng)的等級(jí)任免權(quán)限報(bào)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。被錄用員工應(yīng)按《崗位變動(dòng)管理規(guī)定》中的規(guī)定辦理相應(yīng)調(diào)動(dòng)手續(xù)。

4.4.2 推薦成功和獎(jiǎng)勵(lì)辦法 1)如被推薦人不符合空缺職位要求，推薦人不享受任何獎(jiǎng)勵(lì)。2)如被推薦人符合空缺職位的要求，且已通過(guò)最終面試，但沒(méi)有被公司錄用，給予推薦人表 揚(yáng)、紀(jì)念品。

3)如被推薦人被公司錄用并順利經(jīng)過(guò)試用期成為正式員工，推薦人可獲得通報(bào)表?yè)P(yáng)和相應(yīng)的 獎(jiǎng)勵(lì)。

4)本獎(jiǎng)勵(lì)政策不適用于：推薦人為被推薦人的直接或間接主管。4.5 外部招聘 4.5.1 外部招聘要根據(jù)崗位和級(jí)別的不同采取有效的招聘方式。具體招聘方式如下： 3

深圳市龍吉順物業(yè)有限公司 編 號(hào)：GPM-RL-01 版 本：2.0 管控體系文件 生效日期：2016-10-01 1)廣告招聘 通過(guò)相關(guān)電臺(tái)、電視、報(bào)紙、雜志及互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)布招聘廣告。招聘廣告的編寫(xiě)要做到真實(shí)、合法、簡(jiǎn)潔。招聘廣告要包括以下內(nèi)容：公司的基本情況；政府和勞動(dòng)部門(mén)的審批情況； 招聘的職位、數(shù)量與基本條件；薪資和待遇；報(bào)名的時(shí)間、地點(diǎn)、方式及所需的資料；其 他有關(guān)注意事項(xiàng)。

2)人才招聘會(huì)招聘

在選擇招聘會(huì)時(shí)應(yīng)挑選對(duì)公司有價(jià)值的招聘會(huì)，展位準(zhǔn)備要有吸引力，資料準(zhǔn)備要齊全。4.5.2 初步篩選 1)報(bào)名截止后，根據(jù)招聘崗位的要求，由人事行政部進(jìn)行初選。審查求職者的簡(jiǎn)歷和相關(guān) 資料，并根據(jù)收集到的求職者信息按標(biāo)準(zhǔn)的畢業(yè)生和有工作經(jīng)驗(yàn)者申請(qǐng)表分類(lèi)建立外部人 才庫(kù)。2)人事行政部將符合條件的應(yīng)聘人員資料推薦給用人部門(mén)，與用人部門(mén)商定面試人員和初 試時(shí)間，原則上不應(yīng)超過(guò) 3 天。4.5.3 初試 1)人事行政部以電話形式通知應(yīng)聘人員參加面試時(shí)間、需攜帶資料（如學(xué)歷、證書(shū)、身份 證等原件）和注意事項(xiàng)；

2)初試前，應(yīng)聘人員需提供真實(shí)的履歷表，提供相關(guān)證書(shū)證件的原件以供復(fù)印存檔，若日后發(fā)現(xiàn)有提供虛假材料的欺騙行為，將會(huì)受到取消公司成員資格的處理； 3)初試由人事行政部組織和協(xié)調(diào)，按審批權(quán)限安排相關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)主考。初試主考人組織對(duì)應(yīng)聘人員的智力、品德、綜合素質(zhì)、專業(yè)技能進(jìn)行初試和評(píng)價(jià)，并將評(píng)語(yǔ)填寫(xiě)在《面試評(píng)估表》相應(yīng)欄目?jī)?nèi)； 4)初試主考人應(yīng)在面試時(shí)向應(yīng)聘人員詳細(xì)宣講公司業(yè)務(wù)內(nèi)容、企業(yè)發(fā)展方向及企業(yè)文化，崗 位描述和公司薪酬、保險(xiǎn)福利待遇、績(jī)效考核方法等；

5)初試主考人可酌情對(duì)初試合格的人員進(jìn)行筆試和測(cè)評(píng)。4.5.4 復(fù)試 1)人事行政部將初試通過(guò)人員的初試意見(jiàn)、筆試、測(cè)評(píng)結(jié)果遞交用人部門(mén)的負(fù)責(zé)人，確定 復(fù)試人選和復(fù)試時(shí)間，原則上不應(yīng)超過(guò) 3 天。

2)復(fù)試按相關(guān)審批權(quán)限由相關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)主持，提出面試意見(jiàn)和錄用建議并記錄在《面試評(píng) 4

深圳市龍吉順物業(yè)有限公司 編 號(hào)：GPM-RL-01 版 本：2.0 管控體系文件 生效日期：2016-10-01 估表》相應(yīng)欄目?jī)?nèi)。4.5.5 錄用審批 1)人事行政部須對(duì)復(fù)試合格的主任級(jí)（含）以上人員進(jìn)行背景調(diào)查，填寫(xiě)《員工背景調(diào)查記錄》；

2)人事行政部與用人部門(mén)協(xié)商，根據(jù)公司薪酬標(biāo)準(zhǔn)提出員工薪酬建議，按相應(yīng)的審批權(quán)限規(guī)定，辦理新進(jìn)人員錄用審批手續(xù)。

3)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)確認(rèn)錄用的人員下發(fā)錄用通知，明確告知擬聘崗位、薪資水平、入職 時(shí)間，需提供資料、證明等，必要時(shí)可進(jìn)行面談。4)對(duì)經(jīng)復(fù)試或?qū)徟蟛挥桎浻玫娜藛T，由人事行政部負(fù)責(zé)通知其不被錄用或暫不錄用；對(duì) 有儲(chǔ)備價(jià)值的應(yīng)聘資料按崗位進(jìn)行分類(lèi)，存入公司人才儲(chǔ)備庫(kù)。4.5.6 員工報(bào)到程序 1)對(duì)被確定錄用的人員，人事行政部與用人部門(mén)確定到崗時(shí)間，提前一周通知本人，被錄 用員工必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到人事行政部報(bào)到，如在發(fā)出錄用通知 15天內(nèi)不能正常報(bào)到者，可取消其錄用資格。特殊情況經(jīng)審批后可延期報(bào)到。

2)入職人員辦理入職手續(xù)時(shí)應(yīng)攜帶的相關(guān)資料包括： a)本人身份證、戶籍證明原件； b)最高學(xué)歷、學(xué)位證書(shū)，專業(yè)技術(shù)職稱、資格，特殊崗位執(zhí)業(yè)資格證書(shū)原件； c)一個(gè)月之內(nèi)的區(qū)級(jí)以上醫(yī)院體檢報(bào)告原件； d)一寸紅底彩色照片 1張；

e)上一家服務(wù)單位離職證明或解除勞動(dòng)關(guān)系證明； 3)人事行政部應(yīng)對(duì)入職員工提供資料進(jìn)行詳細(xì)審查，對(duì)有虛假者不予辦理入職手續(xù)。同時(shí) 還應(yīng)指定專人,協(xié)助新員工辦理報(bào)到手續(xù)和入職引導(dǎo)。4)入職員工報(bào)到事項(xiàng)有： a)填寫(xiě)《員工入職信息登記表》； b)簽訂試用合同； c)申領(lǐng)辦公用品和其他用品； 5)人力資源部門(mén)根據(jù)試用人員的相關(guān)資料在員工一周內(nèi)建立其《個(gè)人檔案》，檔案一般包括學(xué)歷證明、身份證明、資格證明、健康證明、考試記錄等。5

深圳市龍吉順物業(yè)有限公司 編 號(hào)：GPM-RL-01 版 本：2.0 管控體系文件 生效日期：2016-10-01 a)公司本部、異地公司主任級(jí)以上員工及深圳區(qū)域所有員工檔案由人事行政部辦理并保存； b)異地公司主任級(jí)以下員工原始檔案由項(xiàng)目/分公司按保存，但需掃描報(bào)備人事行政部； c)員工檔案屬于機(jī)密文件，除直接上級(jí)外，任何人借閱員工檔案需報(bào)人事行政部并經(jīng)總經(jīng)理審批； d)員工檔案保存期限為員工在公司勞動(dòng)關(guān)系存續(xù)期及離職后兩年。4.6 試用期管理 4.6.1 入職培訓(xùn) 1）人事行政部或項(xiàng)目在辦理完畢新員工入職手續(xù)后，組織對(duì)新員工的入職培訓(xùn)，并對(duì)培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行考核。入職培訓(xùn)的主要內(nèi)容有： a)公司簡(jiǎn)介：公司組織結(jié)構(gòu)、規(guī)模、業(yè)務(wù)方向等； b)企業(yè)文化：公司發(fā)展史、工作目標(biāo)、管理理念、行為準(zhǔn)則等； c)管理制度：?jiǎn)T工手冊(cè)、公司行政管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理制度等； d)行為規(guī)范：?jiǎn)T工日常行為規(guī)范、辦公禮節(jié)禮儀等； e)各部處對(duì)報(bào)到的新員工安排至少一天的崗前培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容一般包括崗位說(shuō)明書(shū)、相關(guān)的工作流程、該崗位在工作中可能遇到的問(wèn)題及解決方法。

4.6.2 試用時(shí)間

1）新員工自報(bào)到入職之日起進(jìn)入試用期，試用期原則上為三個(gè)月，期滿后公司認(rèn)為欠滿意，但認(rèn)為有必要繼續(xù)試用的，可延長(zhǎng)試用期，試用期最長(zhǎng)不得超過(guò)六個(gè)月。

2）新員工工作滿三個(gè)月時(shí)，管理處（本部由人事行政部）及時(shí)通知新員工填寫(xiě)實(shí)習(xí)報(bào)告，交給用人部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行轉(zhuǎn)正評(píng)估。4.6.3 轉(zhuǎn)正審批 1）新員工在試用期間發(fā)現(xiàn)有下列情況者，公司可隨時(shí)停止試用，予以解雇： a)發(fā)現(xiàn)提供不實(shí)經(jīng)歷或虛假入職資料者； b)嚴(yán)重違反公司規(guī)章制度，給公司造成損失者； c)工作成績(jī)欠佳，且工作態(tài)度不正，經(jīng)指導(dǎo)不能提高者； d)試用期間無(wú)故曠工超過(guò) 2 個(gè)工作日天或事假累計(jì)超過(guò) 7 天者。2）分公司/管理處制定人事管理員（本部由人事行政部）將已批準(zhǔn)的《員工轉(zhuǎn)正表》交人事行政部（相關(guān)資料按權(quán)限予以存檔）。6

深圳市龍吉順物業(yè)有限公司 編 號(hào)：GPM-RL-01 版 本：2.0 管控體系文件 生效日期：2016-10-01 3）員工轉(zhuǎn)正的審批權(quán)限按錄用審批權(quán)限執(zhí)行。

4）人事行政部門(mén)按照國(guó)家合同法相關(guān)規(guī)定，組織員工簽訂勞動(dòng)合同。

6.相關(guān)記錄

6.1 年度員工招聘計(jì)劃

6.2 招聘需求申請(qǐng)表 6.3 員工入職登記表 6.4 錄用審批表 6.5 員工背景調(diào)查記錄 6.6 內(nèi)部空缺職位表 6.7 錄用通知函 6.8 職務(wù)任免及工資審批表 6.9 員工轉(zhuǎn)正/工資審批表

6.10 員工檔案目錄

6.11 員工手冊(cè)簽認(rèn)單 7

年度員工招聘計(jì)劃表 年 需要補(bǔ)充人員類(lèi)別 所需條件 人招聘完招聘方式 需求單位 數(shù) 成日期 類(lèi)別 擬聘崗位 性別 年齡 學(xué)歷 專業(yè) 經(jīng)理管理員級(jí) 安全 員及保潔 員 其他 人事行政部意見(jiàn)： R-RL-006/2.0

/主 任級(jí) 主管級(jí)

分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)

總經(jīng)理意見(jiàn)

招聘需求申請(qǐng)表 需求部門(mén)： 日期： 數(shù)性年學(xué)編內(nèi)/崗位名稱 職稱

專業(yè)知識(shí)與技能要求 量 別 齡 歷 編外 需求部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)： 人事行政部意見(jiàn) 分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)： 總經(jīng)理意見(jiàn) R-RL-007/1.0

員工入職登記表 編號(hào)：

入職時(shí)間： 年 月 日 姓名 性別 項(xiàng)目 職位 出生年月 最后學(xué)歷 專業(yè) 畢業(yè)時(shí)間近期一寸 免冠照片 聯(lián)系畢業(yè)院校

政治面貌

電話 基職稱級(jí)別

專業(yè)

取得時(shí)間

本情資格級(jí)別 專業(yè) 取得時(shí)間 況 婚姻狀況 計(jì)生情況 血型 身高 籍貫 身份證號(hào) 社保號(hào) 戶口 家庭地址 現(xiàn)住址 服役 服役地 兵種 年限 學(xué)校名稱(高中起點(diǎn))專業(yè) 證件 起始時(shí)間 教育 情況 單位名稱 工作崗位 主要職責(zé) 證明人 起始時(shí)間 工作 情 況 最佳工作經(jīng)驗(yàn)及特長(zhǎng)： 姓名 工作單位 與本人關(guān)系 聯(lián)系電話 家 庭 情 況 發(fā)生緊急情況 與本人關(guān)系 聯(lián)系電話 時(shí)聯(lián)系人 附件：□學(xué)歷證 □職稱證 □資格證 □身份證 □健康證

□計(jì)劃生育證明

□一寸免冠彩照 張 □其它：

1、以前有無(wú)違反治安條例或國(guó)家法律法規(guī)等行為。（□ 有 □ 無(wú)）

2、以前有無(wú)精神病史或家族遺傳病史等。（□ 有 □無(wú)）申 報(bào)

1、保證以上內(nèi)容及所提供的資料真實(shí)，否則愿意接受公司處理及承擔(dān)由此引起的一切后果；

2、保人證接受公司提供的工作環(huán)境，工作條件；

3、保聲聲明人： 明 年 月 日 R-RL-008/2.0

證遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。

員工錄用審批表 編號(hào)： 填表時(shí)間： 年 月 日 姓 名 性 別 出生年月 學(xué)歷 職稱 錄 用 審 批 用人 部門(mén) 意見(jiàn) 面試人： 年

月

日

人力

資源

部評(píng)評(píng)價(jià)人： 年

月

日 價(jià)

分管 領(lǐng)導(dǎo)

評(píng)價(jià)人： 年 月 日 錄用 所屬部門(mén) 職別 職位 試用期共 個(gè)月，試用期定級(jí)： 元/月 自 年 月 日至 年 月 日。薪金

待 遇 轉(zhuǎn)正后： 元/月，其他說(shuō)明： 董事長(zhǎng)（核定權(quán)負(fù) 責(zé)人）審批 審批人簽名：

****年**月**日 轉(zhuǎn)正審批 審批人簽名： 年 月 日 R-RL-009/2.0 員工背景調(diào)查記錄 姓 名 年 齡 性 別 最后學(xué)歷 畢業(yè)院校 應(yīng)聘崗位 個(gè)人基本情況 調(diào)查內(nèi)容 調(diào)查結(jié)果 調(diào)查人 聯(lián)系方法、電話真實(shí)性

家庭（居?。⑼ㄓ嵉刂氛鎸?shí)性 學(xué)籍、學(xué)歷證書(shū)真實(shí)性 執(zhí)業(yè)資格、其他資料真實(shí)性 工作經(jīng)歷 調(diào)查結(jié)果：工作時(shí)間、職位、薪金水平、工作能力、業(yè)被調(diào)部聯(lián)系電話 績(jī)（表現(xiàn)）、離職原因、人際關(guān)系、溝通能力、同事評(píng)工作單位 門(mén)（人）價(jià)、個(gè)性 綜述： 最終調(diào) 查意見(jiàn) 錄用建議：□錄用 □不錄用 調(diào)查時(shí)間： 年 月 日 調(diào)查責(zé)任人： 說(shuō)明： 1.主任級(jí)以上（含）崗位錄用前必須進(jìn)行背景調(diào)查，其他崗位可根據(jù)需要酌情進(jìn)行背景調(diào)查。2.《員工背景調(diào)查記錄》作為員工入職必備資料存入員工內(nèi)部檔案。R-RL-010/1.0

內(nèi)部空缺職位表

職位名稱： 所屬部門(mén)、崗位： 直接主管： 主要工作職責(zé)： 1． 2． 3． 4． 5． 任職資格要求： 學(xué)歷： 年齡/性別： 外語(yǔ)/ 電腦能力： 相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)： 性格/能力/態(tài)度：

公布日期： 要求上崗日期： 聯(lián)系人及電話： R-RL-011/1.0

錄用通知函

先生/小姐： 您好!承蒙應(yīng)聘本公司，經(jīng)過(guò)慎重篩選，我公司已初步?jīng)Q定聘用您到我公司 部門(mén) 崗 位任職，你的報(bào)到日期為，試用期為

個(gè)月。您的試用期崗位工資為人民幣 元（稅 前）。恭喜您被錄用，請(qǐng)攜帶下列打的資料到公司報(bào)到： 體檢表。一寸彩色免冠相片2張。身份證、畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)（本科及本科以上者）、職稱證書(shū)原件及復(fù)印件。我公司將進(jìn)行查驗(yàn)，根據(jù)《員工手冊(cè)》有關(guān)規(guī)定，持假證件者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將立即終止聘用。已婚者需《結(jié)婚證》原件。

有獨(dú)生子女者需《獨(dú)生子女證》原件。本錄用通知書(shū)的有效性將基于你合格的體檢證明和有效的學(xué)歷、身份證明。您有義務(wù)對(duì)您的薪資內(nèi)容保密，不將其告知第三方。報(bào)到后，我們會(huì)為你做職前介紹，并安排您完成入職培訓(xùn)。祝您在我公司工作愉快！如有疑問(wèn)或困難，請(qǐng)與我們聯(lián)系。聯(lián)系人： 小姐/先生 電話： 深圳市龍吉順物業(yè)管理有限公司（蓋章）年 月 日 R-RL-012/1.0

職務(wù)任免及工資審批表

姓名 性別 民族

出生日期 籍貫 婚否 專業(yè) 文化程度 身高 體重 特長(zhǎng) 政治面貌 所屬部門(mén) 編號(hào) 類(lèi)別 □試用 □調(diào)崗 □待崗 □借調(diào) □外派 現(xiàn)職務(wù) 入司(新錄用人員時(shí)間 不填此項(xiàng))擬任命 時(shí) 間 年 月 日— 年 月 日 職務(wù) 擬免 免職時(shí)間 年 月 日 職務(wù) 任免事由：（新錄用人員不填此項(xiàng)，不夠可另附頁(yè)說(shuō)明）部門(mén)意見(jiàn)：（新錄用人員不填此項(xiàng)）

工資級(jí)別 班長(zhǎng)津貼 綜合加班費(fèi) 其 它 工資標(biāo)準(zhǔn)及福利 住房補(bǔ)助(此項(xiàng)由人力資源部填寫(xiě))通訊費(fèi)補(bǔ)助 執(zhí)行時(shí)間 此標(biāo)準(zhǔn)自 年 月 日起執(zhí)行 人力資源部經(jīng)理R-RL-013/1.0 意見(jiàn)

分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)

總經(jīng)理意見(jiàn)

員工轉(zhuǎn)正考核表 頁(yè)次1/2 姓名 部門(mén) 職位 入職時(shí)間 考核時(shí)間 1．請(qǐng)寫(xiě)出您的日常主要工作職責(zé)： 2．您對(duì) 公司及所在部門(mén)的管理運(yùn)作有何意見(jiàn)或建議？(以下空格不足可附紙?zhí)顚?xiě))3．實(shí)習(xí)報(bào)告：（用A4紙張規(guī)范填寫(xiě)附后）部處負(fù)責(zé)人簽閱意見(jiàn)：

考核項(xiàng)目 評(píng)價(jià) 評(píng) 語(yǔ) 優(yōu) 良 中 差 本人自評(píng)/簽名： 完成工作質(zhì)量 員工自評(píng)： 主管評(píng)分：

優(yōu) 良 中 差 工作效率/能力 員工自評(píng)：

主管評(píng)分：

主管評(píng)分： 優(yōu) 良 中 差 工作態(tài)度 員工自評(píng)：

優(yōu) 良 中 差 完成工作可靠性 員工自評(píng)：

直接主管意見(jiàn)/簽名： 主管評(píng)分： 優(yōu) 良 中 差 服務(wù)至上 員工自評(píng)：

主管評(píng)分：

優(yōu) 良 中 主管評(píng)分： 差 批評(píng)與自我批評(píng) 員工自評(píng)：

優(yōu) 良 中 差 團(tuán)隊(duì)協(xié)作 員工自評(píng)：

主管評(píng)分：

中 差 尊重他人及勞動(dòng) 員工自評(píng)： 人意見(jiàn)/簽名： 主管評(píng)分：

中 差 誠(chéng)實(shí)、開(kāi)放、激情 員工自評(píng)： 分：

行 員工自評(píng)：

優(yōu) 良 部門(mén)負(fù)責(zé)優(yōu) 良 主管評(píng)

優(yōu) 良 中 差 敏于思而慎于主管評(píng)分：

領(lǐng)導(dǎo)意

優(yōu) 良 中 差 主人翁意識(shí) 員工自評(píng)： 見(jiàn)/簽名： 主管評(píng)分： 差 結(jié)果導(dǎo)向 員工自評(píng)：

優(yōu) 良 中

主管評(píng)分：

R-RL-014/1.0 員工檔案目錄 姓名： 崗位： 入職時(shí)間：

建檔人：

序號(hào) 檔案分類(lèi) 檔案內(nèi)容 確認(rèn) 1 個(gè)人簡(jiǎn)歷 2 面試評(píng)估表 3 背景調(diào)查表 4 員工身份證復(fù)印件 5 學(xué)歷復(fù)印件 6 銀行卡復(fù)印件或確認(rèn)書(shū) 入職資料 7 勞動(dòng)合同 8 《員工手冊(cè)》確認(rèn)書(shū) 9 擔(dān)保書(shū) 10 體檢報(bào)告 11 離職證明 12 錄用審批表（帶審批意見(jiàn)）13 新員工入職引導(dǎo)任務(wù)書(shū) 轉(zhuǎn)正資料 14 轉(zhuǎn)正考核表 15 薪資 薪資調(diào)整單 16 新員工入職培訓(xùn)清單 培訓(xùn)資料 17 培訓(xùn)協(xié)議 18 獎(jiǎng)懲資料 員工獎(jiǎng)懲資料 19 離職申請(qǐng)表 20 離職工資結(jié)算單 離職資料 21 終止勞動(dòng)合同通知書(shū) 22 離職交接表

其他資料

R-RL-015/1.0

員工手冊(cè)簽認(rèn)單（公司存根聯(lián)）萬(wàn)廈世紀(jì) 公司（分公司）： 我已領(lǐng)取《員工手冊(cè)》，并仔細(xì)學(xué)習(xí)了《員工手冊(cè)》的內(nèi)容。同意手冊(cè)的規(guī)定并自愿遵守，自覺(jué)維護(hù)《員工手冊(cè)》的執(zhí)行，并確認(rèn)本手冊(cè)的規(guī)定與《勞動(dòng)合同書(shū)》具有同等的法律效力。合同有關(guān)書(shū)面文件、通知等無(wú)法直接送達(dá)本人時(shí)，本人確認(rèn)在《員工入職審批表》或《員工情況登記表》上所填寫(xiě)的家庭地址為郵寄送達(dá)地址。員工簽名： 時(shí) 間： 員工手冊(cè)

簽

認(rèn)（員工保留聯(lián)）萬(wàn)廈世紀(jì) 公司（分公司）： 我已領(lǐng)取《員工手冊(cè)》，并仔細(xì)學(xué)習(xí)了《員工手冊(cè)》的內(nèi)容。同意手冊(cè)的規(guī)定并自愿遵守，自覺(jué)維護(hù)《員工手冊(cè)》的執(zhí)行，并確認(rèn)本手冊(cè)的規(guī)定與《勞動(dòng)合同書(shū)》具有同等的法律效力。合同有關(guān)書(shū)面文件、通知等無(wú)法直接送達(dá)本人時(shí)，本人確認(rèn)在《員工入職審批表》或《員工情況登記表》上所填寫(xiě)的單

家庭地址為郵寄送達(dá)地址。員工簽名： 時(shí)

間：

R-RL-016/1.0

第二篇：文件檔案管理規(guī)定

文件檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 目的。為了規(guī)范公司文件檔案管理工作，特制定本制度。

第二條 管理部門(mén)

1、文書(shū)結(jié)案后，原稿由行政部門(mén)歸檔，經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件。如因業(yè)務(wù)處理

需要，原稿需由經(jīng)辦部門(mén)保管，應(yīng)經(jīng)行政部門(mén)經(jīng)理同意后妥善保存，行政部門(mén)以復(fù)印件歸檔。

2、各分公司檔案分類(lèi)目錄及編號(hào)原則，由總公司行政部統(tǒng)一制定，分公司行政部門(mén)自行管

理。

第二章 文件、檔案整理

第一條 文件點(diǎn)收

文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，根據(jù)如下原則點(diǎn)收。

1、檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查和歸入。

2、文件如需經(jīng)過(guò)抽查，應(yīng)有管理部門(mén)經(jīng)理簽認(rèn)。

3、文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)。

4、與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)。

第二條 文件整理

點(diǎn)收文件后，應(yīng)依照下列方式整理。

1、中文豎排文件以右方裝訂為原則，中文橫排或外文文件則以左方裝訂為原則。

2、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角，理齊釘牢。

3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一。

第三章 檔案分類(lèi)

第一條 檔案分類(lèi)應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、部門(mén)組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門(mén)、大類(lèi)、小類(lèi)3級(jí)分

類(lèi)。先以部門(mén)區(qū)分，然后依案件性質(zhì)分為若干大類(lèi)，再在同類(lèi)中依序分為若干小類(lèi)。

第二條 檔案分類(lèi)應(yīng)力求實(shí)用。如果因案件較多，3級(jí)分類(lèi)不夠應(yīng)用時(shí)，須在第3級(jí)之后增

設(shè)第4級(jí)“細(xì)類(lèi)”。如案件不多，也可僅使用“部門(mén)”及“大類(lèi)”或“小類(lèi)”2級(jí)。

第三條 同一“小類(lèi)”（或細(xì)類(lèi)）的案件以裝訂于一個(gè)檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾

不夠使用時(shí)，可分為2各以上檔夾裝訂，并于小類(lèi)（或細(xì)類(lèi)）之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查閱。

第四條 所有的已審批的管理規(guī)定、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)（包括計(jì)劃、合同、臨時(shí)通知等）或表格

格式應(yīng)交行政部歸口、分類(lèi)并統(tǒng)一編號(hào)。

第五條 檔號(hào)的表示方式如下：

HYK/X1X2－X3（X4）－X5－X6/ X71、編號(hào)方法

管理規(guī)定、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、表格

HYK/X1X2－X3（X4）－X5－X6/ X7

各中心/

2、以公司名義對(duì)外行文：

穗+公司簡(jiǎn)稱+主辦部門(mén)簡(jiǎn)稱[發(fā)行年號(hào)]+第（順序號(hào)）號(hào)；

3、內(nèi)部文件（主要包括命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要等）：

單位簡(jiǎn)稱+主辦部門(mén)簡(jiǎn)稱 [發(fā)行年號(hào)]第（順序）號(hào)

4、合同（協(xié)議）：

集團(tuán)的合同（協(xié)議）：（完整年號(hào)）HYK-順序號(hào)

各單位的合同（協(xié)議）：（完整年號(hào)）各單位拼音簡(jiǎn)寫(xiě)-順序號(hào)

5、公司所有已審批的外來(lái)文件根據(jù)需要交行政部歸口、分類(lèi)。外來(lái)文件的編號(hào)采用發(fā)文單位的原編號(hào)。

6、技術(shù)文件、圖紙的編號(hào)方法另行規(guī)定。

第四章檔案名稱及編號(hào)

第一條檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定的范疇，不能籠統(tǒng)含糊。

第二條檔案分類(lèi)各級(jí)名稱確定后，應(yīng)編制“檔案分類(lèi)編號(hào)表”、將所有分類(lèi)各級(jí)名稱及其代表數(shù)子編號(hào)，按一定順序依次排序，以便查閱。

第三條檔案分類(lèi)各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以便將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)可隨時(shí)增補(bǔ)。

第四條檔案分類(lèi)各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。第五條檔案編號(hào)

1、新檔案，應(yīng)從“檔案分類(lèi)編號(hào)表”查明該檔案所屬類(lèi)別及其卷次、目次順序，以此來(lái)編列檔案號(hào)。

2、檔案如歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔案號(hào)并予以同號(hào)編列。

3、檔案號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一檔案件敘述多件事或一案歸入多類(lèi)者，應(yīng)先確定其主要類(lèi)別，再編列檔案號(hào)。

4、檔案號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔案號(hào)填寫(xiě)于案件首頁(yè)的左上角；左方裝訂者則填寫(xiě)于右上角。

第五章檔案歸檔管理

第一條歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類(lèi)別的檔案夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“現(xiàn)出紙”注明目次號(hào)碼，以便查閱。

第三條 檔案夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔案夾內(nèi)所含案件的分類(lèi)編號(hào)及名稱，以便查閱。第四條 保存期限

文件保存期限除政府又換法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理。

1、永久保存 A、公司章程 B、股東名冊(cè)

C、組織規(guī)程及辦事細(xì)則 D、董事會(huì)及股東會(huì)記錄 E、財(cái)務(wù)報(bào)表

F、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件

G、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證 H、工程設(shè)計(jì)圖

I、其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū) 2、10年保存 A、預(yù)算、決算類(lèi) B、會(huì)計(jì)憑證

C、事業(yè)計(jì)劃資料

D、其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū) 3、5年保存

A、期滿或解除之合約

B、其他經(jīng)核定須保存5年的文書(shū)4、1年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。

5、各種規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存，使用部門(mén)視其有效期予以相應(yīng)年限的保存。

第六章檔案調(diào)閱管理

第一條各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)“檔案調(diào)閱單”，經(jīng)其部門(mén)主管核準(zhǔn)后向檔案保管人員調(diào)閱。

第二條調(diào)閱檔案（包括文件資料）時(shí)，必須在“檔案調(diào)閱登記薄”登記后方可借閱；秘密級(jí)以上的檔案文件須經(jīng)經(jīng)理級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。

第三條 案卷不許借出，只供在檔案室查閱；未歸檔的文件及資料可借出。第四條 檔案管理人員接到“檔案調(diào)閱單”，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于“檔案調(diào)閱單”

上填注借出日期，然后將檔案交予調(diào)卷人員，調(diào)卷人員接到檔案后，在“檔案調(diào)

閱單”上簽字。“檔案調(diào)閱單”按歸還日期的先后整理，以備催還。

第五條 調(diào)閱期限不得超過(guò)2個(gè)星期，到期必須歸還。如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

第六條 調(diào)閱檔案的人員必須愛(ài)護(hù)檔案，要保護(hù)檔案的安全與秘密。不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞，否則按違反“保密法”追究當(dāng)事人責(zé)任。

第七條 調(diào)閱的檔案交還時(shí)必須當(dāng)面點(diǎn)清交接清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。第八條 外單位調(diào)閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總裁批準(zhǔn)后方可借閱，但不能將檔案

帶離檔案室。

第九條 外單位摘抄卷內(nèi)檔案應(yīng)經(jīng)總裁同意，對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行審查簽章。第十條 檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人員核查無(wú)誤后，檔案即歸入檔案夾?！皺n案調(diào)閱單”由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤５谑粭l 調(diào)閱的檔案應(yīng)與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如借閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部

門(mén)經(jīng)理同意。

第七章 檔案清理

第一條 檔案管理人員應(yīng)及時(shí)擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀，腐朽，每年更換檔

案時(shí)，依規(guī)定清理一次。已到保持期限者，予以銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前先應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄附注欄內(nèi)注明銷(xiāo)毀日期。

第二條 保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值的，檔案管理人員應(yīng)在“檔案目錄表”上注明需保留文件，并注明其他銷(xiāo)毀部分銷(xiāo)毀的日期。

第三條 每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管情況等進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。

第四條 對(duì)于已失去作用的檔案應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理，銷(xiāo)毀材料檔案要認(rèn)真鑒

定，確定銷(xiāo)毀檔案材料已列冊(cè)登記。第五條 銷(xiāo)毀檔案材料時(shí)，必須指派專人監(jiān)銷(xiāo)，防止失密。

第三篇：檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案管理工作，更好地收集、保管和利用各類(lèi)檔案資料，為公司經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指公司在各項(xiàng)工作中形成的、具有查考利用價(jià)值的各種文字、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 檔案工作是公司的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，是維護(hù)公司合法權(quán)益、防范金融風(fēng)險(xiǎn)、記載歷史真實(shí)面貌、保證各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的必要手段。

第四條 公司檔案管理實(shí)行“集中管理、分層保管”的原則。公司設(shè)檔案室，配專職檔案管理員；各部室設(shè)置檔案柜，配專兼職檔案管理員。

第五條 公司所有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和全體員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)和責(zé)任。

第六條 檔案資料的收集、審核、修整、整理、移交、歸檔須列入有關(guān)人員崗位職責(zé)，部室負(fù)責(zé)人對(duì)檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。檔案工作落實(shí)情況須寫(xiě)入所有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和全體員工的工作總結(jié)與工作安排并納入公司績(jī)效考核。

第二章 公司檔案管理 第一節(jié) 歸檔內(nèi)容

第七條 歸檔內(nèi)容

凡是能夠反映公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)狀況、具有查考利用價(jià)值的資料，均應(yīng)移交公司檔案室集中管理。歸檔內(nèi)容詳見(jiàn)《公司歸檔文件一覽表》（見(jiàn)附件一）。

公司檔案室保管的一級(jí)門(mén)類(lèi)檔案分為文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案六類(lèi)。

第二節(jié) 歸檔時(shí)間

第八條 經(jīng)辦人員應(yīng)隨時(shí)將辦理完畢的具有保存價(jià)值的檔案資料移交給部室兼職檔案員，并做好交接記錄；公司檔案管理員每周五集中接收各部室檔案管理員移交的歸檔資料，具體規(guī)定如下：

（一）文書(shū)檔案

合同（協(xié)議）、貸款時(shí)效、判決書(shū)、調(diào)解書(shū)等重要文書(shū)，必須于公司用印后2日內(nèi)移交公司檔案室。因合作方的原因，材料不能及時(shí)返回，最遲不得超過(guò)7個(gè)工作日歸檔，最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書(shū)面說(shuō)明（樣表見(jiàn)附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門(mén)。

收發(fā)文、總裁辦公會(huì)議記錄（紀(jì)要）、專業(yè)委員會(huì)會(huì)議記錄（紀(jì)要）等資料，秘書(shū)于次年3月31日前移交公司檔案室。董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東大會(huì)相關(guān)資料由總裁辦秘書(shū)于材料形成后5個(gè)工作日移交公司檔案室。

（二）會(huì)計(jì)檔案

會(huì)計(jì)檔案的二級(jí)門(mén)類(lèi)包括：自主業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、臨柜會(huì)計(jì)檔案和其他會(huì)計(jì)檔案。自主業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，每月及時(shí)整理、裝訂會(huì)計(jì)憑證、科目余額表和發(fā)生賬；按季裝訂柜臺(tái)每日?qǐng)?bào)送的清退業(yè)務(wù)報(bào)表；按年裝訂財(cái)務(wù)報(bào)表、銀行對(duì)賬單等會(huì)計(jì)資料，隔年于1月31日前移交公司檔案室。

貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，由貸款財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)立卷，貸款財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部指定專人負(fù)責(zé)貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的日常管理工作，貸款財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人對(duì)貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作負(fù)責(zé)。

貸款財(cái)務(wù)部每日根據(jù)業(yè)務(wù)處理情況，及時(shí)將貸款項(xiàng)目原始憑證粘貼在貸款項(xiàng)目記賬憑證后，防止遺失和散落?！顿Y金貸款分配/兌付項(xiàng)目通知單》、《貸款項(xiàng)目資金運(yùn)用付款通知單》、貸款項(xiàng)目清算報(bào)告復(fù)印件作為貸款項(xiàng)目原始憑證，也粘貼在貸款項(xiàng)目記賬憑證后。

貸款財(cái)務(wù)部每日應(yīng)及時(shí)整理貸款項(xiàng)目原始憑證及記賬憑證；每月應(yīng)及時(shí)整理貸款業(yè)務(wù)資產(chǎn)負(fù)債表、貸款業(yè)務(wù)利潤(rùn)及利潤(rùn)分配表、貸款項(xiàng)目資產(chǎn)負(fù)債表、貸款項(xiàng)目利潤(rùn)及利潤(rùn)分配表、貸款項(xiàng)目收益情況表、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單；每年應(yīng)及時(shí)整理貸款項(xiàng)目科目余額表、貸款項(xiàng)目明細(xì)分類(lèi)賬。

貸款項(xiàng)目完全清退3個(gè)月內(nèi)，貸款財(cái)務(wù)部應(yīng)將以下資料歸檔：貸款項(xiàng)目原始憑證與記賬憑證、貸款項(xiàng)目科目余額表、貸款項(xiàng)目明細(xì)分類(lèi)賬、貸款項(xiàng)目資產(chǎn)負(fù)債表、貸款項(xiàng)目利潤(rùn)及利潤(rùn)分配表、貸款項(xiàng)目收益情況表。貸款財(cái)務(wù)部按貸款項(xiàng)目單獨(dú)建立檔案盒，并逐盒歸檔。

對(duì)于存續(xù)期超過(guò)3年的貸款項(xiàng)目，以3年為周期進(jìn)行立卷歸檔，直至貸款項(xiàng)目完全清退。為方便貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的查閱和使用，貸款財(cái)務(wù)部形成的存續(xù)期在3年以內(nèi)（含3年）貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案由貸款財(cái)務(wù)部保管，存續(xù)期超過(guò)3年及完全清退但尚不夠銷(xiāo)毀年限的各類(lèi)貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)及時(shí)移交公司檔案室保管。

理財(cái)中心柜臺(tái)事中監(jiān)督員于營(yíng)業(yè)次日9：00前將前一天發(fā)生的需交接的業(yè)務(wù)文書(shū)、單據(jù)憑證、報(bào)表等整理完畢后交接至合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員。

合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員于次年年初將上一年結(jié)束的合同文書(shū)類(lèi)檔案、憑證類(lèi)檔案、報(bào)表類(lèi)檔案及其他需要?dú)w檔的檔案向公司檔案室移交。

柜臺(tái)存取款憑條隔年于1月31日前移交公司檔案室。

歸檔最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書(shū)面說(shuō)明（樣表見(jiàn)附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門(mén)。

（三）業(yè)務(wù)檔案

業(yè)務(wù)檔案的二級(jí)門(mén)類(lèi)包括：自主業(yè)務(wù)檔案和貸款業(yè)務(wù)檔案。

業(yè)務(wù)檔案的收集、交接、審核、整理、管理等按照本辦法和《業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》執(zhí)行。

（四）科技檔案

基建檔案：固定資產(chǎn)、基建、工程項(xiàng)目資料在工程竣工驗(yàn)收結(jié)算后5個(gè)工作日內(nèi)移交公司檔案室。電子檔案：財(cái)會(huì)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)年備份用的光盤(pán)、硬盤(pán)，于次月前5個(gè)工作日內(nèi)移交公司檔案室。歸檔最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書(shū)面說(shuō)明（樣表見(jiàn)附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門(mén)。

（五）聲像檔案

聲像檔案于攝錄完成后5個(gè)工作日內(nèi)移交公司檔案室。最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書(shū)面說(shuō)明（樣表見(jiàn)附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門(mén)。

（六）實(shí)物檔案

實(shí)物檔案取得后立即移交公司檔案室。

第三節(jié) 歸檔要求

第九條 歸檔資料應(yīng)為原件或能夠反映公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)狀況且具有查考利用價(jià)值的復(fù)印件，要求字跡、印章清晰，內(nèi)容填寫(xiě)完整。

第十條 歸檔資料產(chǎn)生部室對(duì)移交公司檔案室前歸檔資料的真實(shí)、完整、有效和保密負(fù)責(zé)。第十一條 歸檔資料應(yīng)體現(xiàn)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的系統(tǒng)性和完整性。

第十二條 各部室經(jīng)營(yíng)活動(dòng)形成的檔案資料原件，必須及時(shí)移交公司檔案室集中管理，任何人不得據(jù)為己有或長(zhǎng)期個(gè)人保存，任何部室或個(gè)人不得擅自毀損保管的檔案資料。

第十三條 部室檔案管理員根據(jù)公司業(yè)務(wù)管理流程在向其它部室或公司檔案室移交檔案資料前，對(duì)于以后工作中經(jīng)常使用的檔案資料，部門(mén)應(yīng)復(fù)印或掃描一份留存。

第十四條 經(jīng)辦人移交歸檔資料前應(yīng)對(duì)不符合要求的歸檔文件資料進(jìn)行必要的修整，包括對(duì)破損文件進(jìn)行修裱、去除文件上易銹蝕的金屬物、對(duì)過(guò)大的文件進(jìn)行折疊等。

部室檔案管理員有權(quán)拒絕接收不符合上述要求的歸檔文件資料。

第十五條 經(jīng)辦人向部室檔案管理員移交檔案資料時(shí)，交接雙方必須履行交接手續(xù)，交接記錄一式兩份，經(jīng)移交人、接收人雙方簽字確認(rèn)后，交接雙方各執(zhí)一份永久保存。

第十六條 部室檔案管理員向公司檔案員移交檔案資料時(shí)，應(yīng)保證歸檔材料整理規(guī)范，目錄內(nèi)容登記正確、完整，符合公司歸檔要求。未達(dá)到歸檔要求的，公司檔案員有權(quán)拒絕接收，待整理合格后再接收。交接雙方必須履行交接手續(xù)，交接記錄一式兩份，經(jīng)移交人、移交部室負(fù)責(zé)人、接收人三方簽字確認(rèn)后，交接雙方各執(zhí)一份永久保存。第十七條 各部室負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真做好本部室檔案的歸檔、保管等管理工作，保證經(jīng)營(yíng)活動(dòng)檔案資料齊全、歸檔及時(shí)、保管有序。

第四節(jié) 檔案整理

第十八條 各部室移交檔案室的檔案資料，由公司檔案管理員以部室為單位分類(lèi)保管，次年3月進(jìn)行整理。

資金貸款成立檔案，由合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員進(jìn)行整理。會(huì)計(jì)檔案，由計(jì)劃財(cái)務(wù)部和貸款財(cái)務(wù)部檔案管理員進(jìn)行整理。第十九條 整理原則 以“件”為單位進(jìn)行文件整理，即將歸檔資料以“件”為單位進(jìn)行分類(lèi)、排序、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化。

第二十條 檔案整理具體工作包括：

（一）文件修整

主要是對(duì)歸檔文件資料進(jìn)行進(jìn)一步的修整，包括對(duì)破損文件進(jìn)行修裱、對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制等。

（二）文件裝訂

文件裝訂的目的在于從實(shí)體上最終確定“件”的形態(tài)，起到固定文件頁(yè)次、防止文件張頁(yè)丟失的作用，便于歸檔后保管和利用。

1、排序：將單份文件作為一“件”，將諸如正文與定稿、批復(fù)與請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等由多份文件構(gòu)成一“件”的材料按照要求進(jìn)行排序。

2、裝訂：將“件”內(nèi)的諸頁(yè)文件左、下側(cè)對(duì)齊，選擇裝訂用品和裝訂方式，如：不銹鋼夾、漿糊及膠水粘貼、無(wú)酸紙封套等。裝訂必須符合檔案保護(hù)的要求，盡量保持文件原始面貌。

（三）文件分類(lèi)

歸檔文件的分類(lèi)采用復(fù)式分類(lèi)法，即保管期限——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法，先將歸檔文件按保管期限分類(lèi)，每個(gè)保管期限下按分類(lèi)，再在下按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)。

（四）文件排列

1、排列原則：堅(jiān)持“事由”原則，即將同一事由的相關(guān)文件排列在一起?！笆掠伞敝敢患唧w的事，或一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段較緊密的工作過(guò)程等。

2、排列方法：將屬于同一事由的文件按一定順序排列在一起，再采用一定的方法對(duì)不同事由的文件進(jìn)行排列。在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目中按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

（五）文件編號(hào)

1、件號(hào)：指室編件號(hào)，即歸檔文件在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目中的排列順序號(hào)。如采用“保管期限——機(jī)構(gòu)”分類(lèi)，室編件號(hào)就應(yīng)在同一保管期限同一的一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)從“1”開(kāi)始逐件流水編號(hào)。

2、編號(hào)項(xiàng)目：在文件首頁(yè)上端居中的空白位置用紅色印油加蓋歸檔章并按照項(xiàng)目?jī)?nèi)容填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容，包括：收文日期、收文編號(hào)、全宗號(hào)、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、、保管期限、室編件號(hào)等。

（六）編制歸檔文件目錄

依據(jù)分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄，即按照分類(lèi)、排列的結(jié)果，逐類(lèi)、逐件編制目錄，歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注等項(xiàng)目。編制目錄以“件”為單位進(jìn)行，一件體現(xiàn)為一條條目。編制完畢按不同保管期限裝訂成冊(cè)。

（七）歸檔文件裝盒 歸檔文件按照分類(lèi)方法的不同，將不同類(lèi)別的歸檔文件嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入不同的檔案盒中，并與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)地找到文件實(shí)體。

1、裝盒要求：視文件的厚度選擇適宜的檔案盒；不同形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同機(jī)構(gòu)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；同一事由的文件不一定裝在同一檔案盒中。

2、填寫(xiě)檔案室盒脊內(nèi)容：包括全宗號(hào)、、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等。

3、填寫(xiě)備考表：包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。

第二十一條 公司檔案管理員于次年5月末前將上一的檔案資料全部整理完畢，裝盒歸檔保存。

第二十二條 為便于查詢，公司檔案管理員將每一份檔案材料的有關(guān)內(nèi)容輸入微機(jī)，并校對(duì)、編輯、打印《歸檔文件目錄》。

第五節(jié) 檔案保管

第二十三條 保管期限

依據(jù)檔案類(lèi)別與內(nèi)容，公司檔案保管期限劃分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。凡是反映公司主要業(yè)務(wù)活動(dòng)和基本歷史面貌的、對(duì)公司的建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存；凡是在一定期間內(nèi)對(duì)公司具有利用、查考價(jià)值的，應(yīng)酌情確定長(zhǎng)期（50年）或短期（15年）保存。涉及到具體的業(yè)務(wù)文書(shū)，法律、行政法規(guī)有明確規(guī)定的，按規(guī)定執(zhí)行。

第二十四條 保管要求

（一）檔案要按類(lèi)別不同分別擺放，同類(lèi)檔案依保管期不同分別按順序排列。

（二）公司檔案管理員每季對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清查核對(duì)，保證賬物相符，對(duì)破損和載體變質(zhì)的檔案及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

（三）檔案室必須保持良好的環(huán)境條件，具備防盜、防光、防潮、防塵、防火、防蟲(chóng)、防有害生物、防污染等防護(hù)設(shè)施。庫(kù)房溫度要控制在14℃至20℃之間，相對(duì)濕度要控制在45%至60%之間。

（四）檔案室內(nèi)禁止吸煙，禁止放置易燃易爆品、食品、花卉、衣物及其他雜物等。

（五）檔案室禁止無(wú)關(guān)人員擅自出入，禁止任何外來(lái)人員入內(nèi)。

第六節(jié) 檔案利用

第二十五條 查閱檔案限于公司正式員工。

第二十六條 查閱檔案必須履行登記審批手續(xù)，由經(jīng)辦人填寫(xiě)檔案查(借)閱登記表，由有權(quán)審批人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱、復(fù)印、借出檔案材料，須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)；電子復(fù)制須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管總裁、合規(guī)風(fēng)控部負(fù)責(zé)人及分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)；取走原件，須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管總裁、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及分管總裁、合規(guī)風(fēng)控部負(fù)責(zé)人及分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)。理財(cái)中心和合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員保管的資金貸款推介材料和財(cái)會(huì)檔案在未歸入檔案室之前，也必須建立檔案查閱登記簿，履行登記審批手續(xù)。第二十七條 查閱檔案只限在檔案室內(nèi)，如需借出，必須經(jīng)公司相關(guān)審批人批準(zhǔn)，并由公司檔案管理員本人攜帶。

第二十八條 查閱密級(jí)檔案必須經(jīng)公司審批人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格限定查閱頁(yè)數(shù)、范圍。第二十九條 查閱的檔案不得拆卷、刪改、涂抹、損壞。

第三十條 檔案資料閱后歸還時(shí)，公司檔案管理員必須仔細(xì)檢查核對(duì)有無(wú)缺頁(yè)、損壞，并及時(shí)做好記錄。復(fù)印的廢損檔案，必須及時(shí)銷(xiāo)毀。

第三十一條 外單位人員來(lái)公司查閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信或司法機(jī)關(guān)證明，經(jīng)公司審批人批準(zhǔn)后，由公司有關(guān)部室指定專人代為查閱后，為其提供所需內(nèi)容。

第七節(jié) 檔案鑒定和銷(xiāo)毀

第三十二條 公司應(yīng)定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案必須在公司負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由辦公室、審計(jì)部和相關(guān)部室組成鑒定小組共同進(jìn)行，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)公司董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。

第三十三條 檔案管理部門(mén)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。

第三十四條 銷(xiāo)毀檔案時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由公司負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，防止檔案遺失或泄密。銷(xiāo)毀完畢，銷(xiāo)毀人、監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將銷(xiāo)毀清冊(cè)存檔。

第三章 部室檔案管理

第三十五條 歸檔內(nèi)容及要求

部室檔案包括以本部室為主要責(zé)任者形成的或其他部室向本部室移交的應(yīng)歸檔案室保管資料的原件或復(fù)印件，以及其他對(duì)本部室處理業(yè)務(wù)有一定參考作用的資料等。

經(jīng)辦人員在業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)立即將相關(guān)資料復(fù)印件留存，并將原件及復(fù)印件一并歸給部室檔案管理員。由部室檔案管理員按公司規(guī)定的歸檔范圍及歸檔程序移交給公司或有關(guān)部室及建立部室檔案。部室檔案原件及復(fù)印件均可。

第三十六條 各部室檔案柜保管的資料按業(yè)務(wù)類(lèi)別分類(lèi)，以戶為單位，按時(shí)間順序排列，業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)所經(jīng)辦業(yè)務(wù)檔案資料的更新與保管，部室檔案管理員負(fù)責(zé)建檔登記，并定期檢查復(fù)核檔案目錄與材料是否相符，同時(shí)負(fù)責(zé)對(duì)外查閱的登記事宜；部室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檢查檔案是否完整，監(jiān)督本部室檔案管理工作。部室負(fù)責(zé)人應(yīng)保證本部室檔案管理員每周整理檔案的時(shí)間。

第三十七條 部室檔案利用應(yīng)填寫(xiě)《檔案利用登記簿》，經(jīng)部室經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。第三十八條 各部室檔案資料的保管期限為業(yè)務(wù)結(jié)束后2年，個(gè)別檔案根據(jù)業(yè)務(wù)需要適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。各部室檔案管理員應(yīng)在每年三月份前對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案資料登記造冊(cè)，報(bào)部室負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司審批人批準(zhǔn)后，由公司組織進(jìn)行統(tǒng)一銷(xiāo)毀，公司委派相關(guān)部室及人員進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。

第三十九條 部室檔案管理工作由辦公室及審計(jì)部負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。

第四章 歸檔督辦與復(fù)核

第一節(jié) 歸檔督辦

第四十條 部室檔案員應(yīng)隨時(shí)提醒督促業(yè)務(wù)人員將辦理完畢的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔。第四十一條 部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)部門(mén)業(yè)務(wù)辦理情況，督促并檢查業(yè)務(wù)人員對(duì)應(yīng)歸檔資料進(jìn)行收集、整理、歸檔；監(jiān)督檢查部門(mén)檔案員的工作及部門(mén)檔案的管理情況。

第四十二條 公司檔案管理員要對(duì)各部室歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、催辦。每月初根據(jù)上月用印情況匯總應(yīng)歸而未歸檔案明細(xì)，在公司辦公平臺(tái)上進(jìn)行公示，將公示結(jié)果計(jì)入合規(guī)績(jī)效考核，進(jìn)行扣分管理。

第二節(jié) 歸檔核對(duì)

第四十三條 各部室檔案員應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行復(fù)核，保證每份文件字跡、印章清晰，內(nèi)容完整，無(wú)遺漏事項(xiàng)，三級(jí)簽字齊全。

第四十四條 各部室負(fù)責(zé)人對(duì)歸檔文件進(jìn)行初步的審查，確保其完整齊全，無(wú)缺失。第四十五條 公司檔案管理員要與相關(guān)部室配合，對(duì)各部室歸檔情況進(jìn)行檢查與核對(duì)。

公司檔案管理員將已歸檔明細(xì)與印章管理員的用印文書(shū)登記表進(jìn)行核對(duì)，查找已用印但未歸檔文書(shū)，做好登記與催收。以上核對(duì)每月進(jìn)行一次。

公司檔案管理員將已歸檔明細(xì)與審計(jì)部綜合統(tǒng)計(jì)員業(yè)務(wù)發(fā)生額表進(jìn)行核對(duì)，逐筆業(yè)務(wù)核對(duì)檔案歸檔情況，做好登記與催收。以上核對(duì)半年進(jìn)行一次。

第五章 罰則

第四十六條 合規(guī)績(jī)效考核結(jié)果與工資掛鉤，未按照公司規(guī)章制度要求及時(shí)歸檔或歸檔有誤的，由人力資源部對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。

第四十七條 凡未及時(shí)歸檔、未及時(shí)備份、擅自修改檔案、擅自借閱檔案以及保管不善造成檔案損壞或丟失，給公司造成影響或損失的，視情節(jié)輕重，追究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人的責(zé)任。

第六章 附則

第四十八條 公司檔案管理工作由辦公室負(fù)責(zé)，設(shè)檔案管理員，負(fù)責(zé)公司檔案的具體管理工作；理財(cái)中心和貸款財(cái)務(wù)部專門(mén)配備檔案柜，分別負(fù)責(zé)自貸款計(jì)劃成立至貸款項(xiàng)目清退期間的資金貸款推介檔案和財(cái)會(huì)檔案的管理；部室設(shè)（專）兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部室檔案的管理工作。

第四十九條 公司各級(jí)檔案管理員必須執(zhí)行公司保密規(guī)定，加強(qiáng)責(zé)任心和保密意識(shí)，禁止泄漏檔案秘密。

第五十條 公司業(yè)務(wù)檔案管理同時(shí)適用本辦法和《業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》。

第五十一條 公司貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理同時(shí)適用本辦法和《貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理暫行規(guī)定》。第五十二條 理財(cái)中心柜臺(tái)事后監(jiān)督檔案管理同時(shí)適用本辦法和《理財(cái)中心柜臺(tái)事后監(jiān)督檔案管理暫行規(guī)定》。

第五十三條 根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，新開(kāi)辦的業(yè)務(wù)品種所需的檔案資料在《公司歸檔文件一覽表》中另行增加。

第五十四條 本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。

第五十五條 本規(guī)定由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋與修訂。

第四篇：檔案管理規(guī)定

檔案資料管理規(guī)定

一、借、查閱資料人員必須填寫(xiě)《檔案資料借、查閱單》，借出的檔案資料規(guī)定于1周內(nèi)歸還，不能及時(shí)歸還的，經(jīng)管理人員同意后可辦理續(xù)借手續(xù)；閱畢及時(shí)歸還：歸還時(shí)，管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)確認(rèn)檔案完整之后再入庫(kù)存放。

二、非公司人員借、查閱檔案資料的，須持有有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱查看。

三、借、查閱資料人員必須愛(ài)護(hù)所借、查閱的檔案資料，不得在檔案資料上涂改、勾化、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記，不得遺失、抽換、轉(zhuǎn)借，并對(duì)借、查閱的資料負(fù)有保密的完全責(zé)任。

四、借、查閱資料人員若需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)管理人員同意方可復(fù)??；圖紙資料若需借出復(fù)印的，須經(jīng)管理人員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。

五、任何人不得擅自要求檔案管理人員查閱資料，未經(jīng)管理人員允許，不得隨意翻閱相關(guān)資料。

六、任何人不得以任何理由指派命令，管理人員離開(kāi)工作崗位，為其遞送資料，必須按規(guī)定程序申請(qǐng)、登記、查閱。

七、副礦長(zhǎng)以上領(lǐng)導(dǎo)可借、查閱普通級(jí)文件；若需借、查閱絕密級(jí)文件資料，必須由礦長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)后方可借閱查看；常用性資料查閱，須由部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可借閱查看。

八、非管理人員不得隨意出入資料室，確需進(jìn)入資料室的則須由管理人員陪同并相伴始終。

九、借閱者不得在借閱時(shí)大聲喧嘩、吸煙，保持資料室的清潔、整齊。

要繼續(xù)深入的實(shí)施檔案分類(lèi)學(xué)細(xì)化管理，嚴(yán)格又嚴(yán)格的控制檔案室所有的原始文件的出庫(kù)借閱制度，繼續(xù)大力度的收集所有與企業(yè)有關(guān)的各類(lèi)各種往來(lái)文件、文字以及項(xiàng)目資料，要繼續(xù)實(shí)施檔案室掌握公司印章使用動(dòng)態(tài)的職能和作用，同時(shí)留取管理印跡，與其他管理機(jī)構(gòu)與管理人員并軌多重管理參與管理，必須做到動(dòng)則有痕跡、查其有證據(jù)、說(shuō)話有依據(jù)、辦事講規(guī)矩、檔案是證據(jù)、管理重實(shí)據(jù)的檔案工作原則。要對(duì)所有檔案室的人員實(shí)施保密教育和保密管理培訓(xùn)，使其明確的知道其崗位和職責(zé)的重要性和特殊性，要必須做到檔案管理的專業(yè)性和專一性，必須做到只講原則、不聽(tīng)原因、不管客觀、只講主觀嚴(yán)肅性，文件一但出檔必須跟蹤管理，按時(shí)追繳收檔。

珠拉公司檔案管理程序

1.目的和范圍：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷(xiāo)毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì)，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補(bǔ)充。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門(mén)及個(gè)人。

2．職責(zé)：

2.1公司檔案按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的辦法進(jìn)行組織管理，即檔案室負(fù)責(zé)公司檔案的總體管理，部門(mén)資料員負(fù)責(zé)本部門(mén)的立卷歸檔工作，檔案室對(duì)各部室進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

2.2財(cái)務(wù)檔案（包含各類(lèi)合同）由檔案室統(tǒng)一管理，使用時(shí)，由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部指定專人調(diào)檔。

2.3鑒于人事檔案的特殊性，公司人事檔案由人力資源部自管，人力資源部經(jīng)理指定專人按集中管理、嚴(yán)格保密的原則進(jìn)行管理，檔案室提供存放點(diǎn)。

3．流程： 3.1檔案分類(lèi)：

3.1.1文書(shū)檔案：即在公司管理過(guò)程中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的普發(fā)性內(nèi)、外部文件。

3.1.2基建檔案：即以竣工圖為核心的在工程建設(shè)過(guò)程中形成的專業(yè)材料。

3.1.3財(cái)務(wù)檔案：即在公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。

3.1.4人事檔案：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評(píng)、辭職等人事活動(dòng)中形成的反映個(gè)人基本情況、工作表現(xiàn)的個(gè)人資料。

3.1.5經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售檔案：即公司房產(chǎn)經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄，如合同評(píng)審記錄、簽訂的合同、客戶檔案、市場(chǎng)調(diào)研資料等。

3.1.6對(duì)外聯(lián)絡(luò)檔案：即公司在項(xiàng)目報(bào)批、報(bào)建過(guò)程中形成的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄，如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會(huì)議紀(jì)要等。

3.1.7聲像檔案：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的有保留價(jià)值的、以音像或圖象記錄成電子檔案，并配有文字說(shuō)明的歷史記錄。

3.2 具體管理： 3.2.1 立卷歸檔： A．流程：

各部室資料員在每年年初，根據(jù)以往本部門(mén)文件運(yùn)轉(zhuǎn)情況，預(yù)計(jì)當(dāng)年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類(lèi)目，并將空白的文件清單置于該類(lèi)目文件的最前面。隨時(shí)將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類(lèi)目及時(shí)歸入卷內(nèi)，并按文件收進(jìn)順序隨時(shí)填寫(xiě)文件清單。一個(gè)較長(zhǎng)時(shí)間段后，對(duì)手頭上的所有文件進(jìn)行清理，對(duì)不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨(dú)存放文書(shū)檔案每2年為基建檔案在財(cái)務(wù)檔案在會(huì)單位工聲像檔一個(gè)歸檔周期。各竣工決算工計(jì)終了程預(yù)決案的歸部室資料員在逢作完成后兩后，暫由財(cái)務(wù)算可在檔時(shí)間偶數(shù)年的6月底，個(gè)月內(nèi)歸計(jì)統(tǒng)部保管3清尾款同文書(shū)將前兩年形成的檔，項(xiàng)目前年后再存放于后半年檔案，文件整理后向圖期資料一年圖書(shū)檔案室，內(nèi)歸檔書(shū)檔案室移交后歸檔。

B．要求：

a.各部室向圖書(shū)檔案室移交檔案時(shí)，均需附上移交清單一式兩份；移交時(shí)，交接雙方據(jù)此進(jìn)行清點(diǎn)簽收，并各自保存一份（移交清單即文件清單）。

b.各部室向圖書(shū)檔案室移交檔案時(shí)要做到種類(lèi)齊全、份數(shù)完整，圖書(shū)檔案室不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。

c.文件在各部室保存階段，要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整，防止發(fā)生霉變等,復(fù)寫(xiě)件、圓珠筆書(shū)寫(xiě)件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印存檔。

d.各部室可根據(jù)實(shí)際工作需要保存文件，但向檔案室移交檔案時(shí)，則應(yīng)按規(guī)定的歸檔范圍進(jìn)行。

a）總經(jīng)理室：會(huì)議紀(jì)要、董事會(huì)文件、訴訟文書(shū)、項(xiàng)目策劃與計(jì)劃文件、有關(guān)公司送交的文件、各部門(mén)送交的文件、外來(lái)文件、外送文 件、大事記等；

b）人力資源部：人事行政發(fā)文、企業(yè)設(shè)立與登記材料、員工的人事資料（應(yīng)聘表、編制表、工資單、培訓(xùn)記錄等）、內(nèi)部刊物等；

c）工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料（亦即內(nèi)業(yè)資料、竣工資料、設(shè)備說(shuō)明書(shū)等）；其中前期文件由工程部負(fù)責(zé)收集，竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制；文書(shū)如外送文件、外來(lái)文件、有關(guān)人員出差帶回來(lái)的文件等；

d）財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部：財(cái)會(huì)檔案見(jiàn)第三層次文件《財(cái)務(wù)檔案管理程序》

e）審計(jì)核算部：決算資料、簽價(jià)單、外送文件、外來(lái)文件等；

f）經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售部：合同評(píng)審記錄、售樓合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、外送文件、外來(lái)文件等；

g）設(shè)計(jì)研發(fā)部：工程地質(zhì)勘察報(bào)告、方案設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、擴(kuò)初設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、勘察設(shè)計(jì)報(bào)告及招標(biāo)文件（標(biāo)書(shū)、合同等）、工程設(shè)計(jì)概算說(shuō)明、各項(xiàng)目往來(lái)文件（傳真、工作聯(lián)系函等）施工設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)合同、外送文件、外來(lái)文件等。

h）對(duì)外聯(lián)絡(luò)部：聯(lián)絡(luò)函、活動(dòng)計(jì)劃、外送文件、外來(lái)文件等?？蛻舴?wù)部：客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶滿意度 調(diào)查及分析記錄等。

3.2.2 整理上架： A.流程鑒定：對(duì)各部室移交的檔案，圖書(shū)檔案組卷：通過(guò)鑒定的文件材料嚴(yán)格按室檔案員要重新審查其價(jià)值性，并剔除規(guī)定排列、打號(hào)、裝訂、著錄并制無(wú)保存價(jià)值的文件材料。作卷內(nèi)目錄，組成案卷。上架：案卷按檔號(hào)順序豎放在密集架上，造冊(cè)：制作全引目錄和案卷目錄，一般小號(hào)在左，大號(hào)在右，自上而下,形成保管清冊(cè)。

B．要求：

a.卷內(nèi)文件的排列應(yīng)條理系統(tǒng)。文書(shū)檔案按時(shí)間順序依次排列，具有密切聯(lián)系的文件應(yīng)依一定的次序排列在一起，即批復(fù)在前、請(qǐng)示在后；正件在前、附件在后；基建檔案的卷內(nèi)排列順序?yàn)槲那皥D后。

b.不同保存價(jià)值的文件應(yīng)分開(kāi)組卷。

c.凡有文字部分的均應(yīng)打上號(hào)碼（采用打號(hào)機(jī)，正面右上角，背面左上角）。

d.文件材料裝訂前應(yīng)剔除金屬物。

e.圖紙采用手風(fēng)琴式折疊法，規(guī)格為 30cm×21cm；裝訂邊應(yīng)加墊紙以使左右平整并注意露出圖標(biāo)。

3.2.3 保管： A.庫(kù)房管理：

a.庫(kù)房應(yīng)集中布置、自成一區(qū)，不堆放與檔案資料無(wú)關(guān)的物品，不從事與庫(kù)房管理無(wú)關(guān)的活動(dòng)；庫(kù)內(nèi)檔案必須按順號(hào)上架，不得錯(cuò)架、亂架； b.除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入庫(kù)房，確需進(jìn)庫(kù)的（如維修庫(kù)房 或設(shè)備等），則須有檔案員陪同并相伴始終；

c.庫(kù)房設(shè)有中央空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度測(cè)量?jī)x和消防噴淋等設(shè)備，檔案員要定期檢查，以確保以上設(shè)施的安全有效；

d.隨時(shí)注意庫(kù)房溫濕度的具體指數(shù)，務(wù)必使溫度保持在 140C200C，相對(duì)濕度 5065；

e.檔案入庫(kù)前要進(jìn)行嚴(yán)格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲(chóng)的部位；同時(shí)對(duì)檔案必須進(jìn)行定期的防疫檢查，有計(jì)劃、分期分批地對(duì)檔案進(jìn)行翻動(dòng)；

f.每月中旬定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門(mén)窗等，特別是對(duì)一些小角落、縫隙要進(jìn)行清潔消毒以防害蟲(chóng)滋生；

g.檔案員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)應(yīng)隨手鎖門(mén)，并注意檢查庫(kù)房門(mén)窗的緊閉性；

h.公司采用移動(dòng)式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放，密集架的編號(hào)及檔案的存放順序?yàn)樽蚤T(mén)口起，從左自右，從上到下。

B.流動(dòng)中的安全防護(hù)：

a.檔案在庫(kù)房外未被使用時(shí)，不允許長(zhǎng)時(shí)間攤放在桌子上，而應(yīng)及時(shí)放入庫(kù)房或?qū)Ｓ玫墓褡又墟i好，更不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的使用場(chǎng)所； b.未經(jīng)許可，利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人，以防泄密；

c.未經(jīng)許可，利用者不得擅自拍照、抄錄、復(fù)印； d.盡量減少檔案原件在同一使用人手中的滯留時(shí)間，以防因檔案外借時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。

3.2.4 提供利用： A．加強(qiáng)基礎(chǔ)工作：

a．編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案使用者提供必要的檢索工具；

b．安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率； c．開(kāi)辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。B．開(kāi)展查借服務(wù)： a．借閱：

a）公司內(nèi)部人員借閱檔案的，須填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，閱畢及時(shí)歸還；歸還時(shí)，管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)檔案頁(yè)數(shù)，之后再入庫(kù)；

b）非公司人員借閱檔案的，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)主管同意后方可借閱；

c）借閱者必須愛(ài)護(hù)所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記；不得撕去檔案內(nèi)頁(yè)；

d）借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。b．借出： a）檔案使用人如需借出檔案，須填寫(xiě)《檔案借出登記表》，并按規(guī)定于1周內(nèi)歸還，不能及時(shí)歸還的，經(jīng)檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù)；歸還時(shí)，檔案管理人員必須當(dāng)面確認(rèn)檔案完整性后方可入庫(kù)。

b）非公司人員若需借出檔案，須持有關(guān)單位介紹信，并征得公司相關(guān)部 門(mén)主管同意后，方可借出；

c）借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉(zhuǎn)借，并負(fù)有保密的完全責(zé)任。

c．復(fù)?。?/p>

a）檔案使用人若需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)檔案員同意； b）圖紙資料若需借出復(fù)印的，須經(jīng)檔案員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。

3.2.5 銷(xiāo)毀：

A．流程：圖書(shū)檔案室檔案復(fù)查結(jié)果上報(bào)圖書(shū)檔案室檔案員將確員每?jī)赡陮?duì)已到人力資源部經(jīng)認(rèn)銷(xiāo)毀的檔案材料登記保管期限的檔案理審批在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上，資料進(jìn)行復(fù)查并組織銷(xiāo)毀。

B．要求：

a．準(zhǔn)備銷(xiāo)毀的檔案材料在未批準(zhǔn)前應(yīng)單獨(dú)保管； b．批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機(jī)銷(xiāo)毀，嚴(yán)禁將需要銷(xiāo)毀的檔案作其他用途，更不允許出賣(mài)。

c．檔案銷(xiāo)毀時(shí)，須有兩人以上監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字以示負(fù)責(zé)。

4．相關(guān)文件：

4.1《珠拉公司檔案管理規(guī)定》 4.2《珠拉公司檔案管理流程》 4.3《珠拉檔案管理制度》 5．相關(guān)表單：

5.1 文件清單/移交清單

5.2 檔案借閱登記表（借出時(shí)間、文件名稱、份數(shù)、借閱人、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人）；

5.3 檔案查閱登記表（查閱時(shí)間、文件名稱、份數(shù)、是否復(fù)印、查閱人、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人）；

5.4 檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)編制（時(shí)間、名稱、序號(hào)、備注、監(jiān)銷(xiāo)人）。

公司檔案管理流程方法

第一條管理部門(mén)

1、文書(shū)結(jié)案后，原稿由各文書(shū)管理部門(mén)歸檔，經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要留存印本。

第五篇：檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定

檔案是全面反映公司經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄，是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。特制定本方法，各部門(mén)必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。第一節(jié) 檔案范圍

公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。

其中，文件包括：規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、工程資料、財(cái)務(wù)資料、人事資料、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。

第二節(jié) 檔案分類(lèi)及編號(hào)

一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門(mén)可分為六大類(lèi)：

1、行政類(lèi)

2、財(cái)務(wù)類(lèi)

3、人事類(lèi)

4、經(jīng)營(yíng)類(lèi)

5、工程類(lèi)

二、機(jī)要檔案須在檔案編號(hào)后注明：絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見(jiàn)本制度第三節(jié)第二條。

三、檔案編號(hào)以“一案一號(hào)”為原則，遇有一案歸入多類(lèi)者，應(yīng)先確定其主要類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)。

四、歸檔后須填寫(xiě)《檔案管理登記表》（附表1）。第三節(jié) 機(jī)要檔案

一、機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。其中：

二、劃分標(biāo)準(zhǔn)： 絕密檔案包括：

公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬(wàn)元以上的重大合同。機(jī)密檔案包括：

1、財(cái)務(wù)資料；

2、公司重要會(huì)議紀(jì)要；

3、公司經(jīng)營(yíng)情況；

4、人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同；

5、技術(shù)資料；

6、金額在10萬(wàn)-100萬(wàn)元的合同。秘密檔案包括：

1、重要項(xiàng)目資料；

2、項(xiàng)目合同協(xié)議。第四節(jié) 檔案裝訂

一、以左方裝訂為原則，右上角標(biāo)明檔案號(hào)。

二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。第五節(jié) 保存期限

檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：

一、永久保存：

1、公司章程；

2、股東名簿；

3、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要；

4、公司證照；

5、各級(jí)批文；

6、印鑒；

7、公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃；

8、公司經(jīng)營(yíng)總結(jié)；

9、財(cái)務(wù)報(bào)表；

10、技術(shù)資料；

11、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；

12、人事資料；

13、大型活動(dòng)圖片、音像資料；

14、其他核定須永久保存的文書(shū)。二、十五年保存：

1、會(huì)計(jì)憑證；

2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書(shū)。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)三、五年保存：

1、期滿或解除的合同協(xié)議；

2、完結(jié)后的項(xiàng)目方案；

3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書(shū)。四、一年保存：

1、部門(mén)工作計(jì)劃及工作總結(jié)；

2、完結(jié)后的部門(mén)請(qǐng)求報(bào)告；

3、完結(jié)后無(wú)長(zhǎng)期保存必要文書(shū)。

五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門(mén)視其有效期限予以保存。第六節(jié) 保管部門(mén)

一、財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管。

二、人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。

三、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)資料由董事會(huì)秘書(shū)保管。

四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。第七節(jié) 檔案移交

一、公司各類(lèi)證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。

二、公司章程，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。

三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。

四、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門(mén)自行立卷、歸檔、管理。

五、其余檔案半年移交一次，時(shí)間為每年的１月和７月。

六、檔案移交須填寫(xiě)《檔案移交清冊(cè)》（附表2）。

七、《檔案移交清冊(cè)》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。第八節(jié) 檔案調(diào)閱

一、因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí)，須填寫(xiě)《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》（附表3），并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

二、行政類(lèi)檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、人事類(lèi)檔案、業(yè)務(wù)類(lèi)檔案、工程類(lèi)檔案、拓展類(lèi)檔案的調(diào)閱須部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門(mén)檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。（保密性檔案的范圍見(jiàn)《機(jī)要檔案管理制度》）。

三、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。

四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》里注明的查閱人。

五、《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

六、檔案借閱時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)8個(gè)工作時(shí)。

七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長(zhǎng)，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。第九節(jié) 檔案銷(xiāo)毀

一、超過(guò)保存期，且無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷(xiāo)毀。

二、需銷(xiāo)毀的檔案由保管部門(mén)填報(bào)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》（附表4），經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

三、部門(mén)內(nèi)部檔案由部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀；機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀；其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀。

四、銷(xiāo)毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷(xiāo)毀，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀登記表》（附表5）。

五、檔案銷(xiāo)毀每半年進(jìn)行一次，即每年的１月和７月。

六、《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》、《檔案銷(xiāo)毀登記表》各一式二份，申請(qǐng)部門(mén)一份，總經(jīng)辦一份。第十節(jié) 其他

一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲(chóng)蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。

二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。

三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場(chǎng)所。

四、本制度附件包括：《機(jī)要檔案管理制度》。

五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)。

六、各部門(mén)必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案