第一篇：年會(huì)策劃籌備手冊(cè)

年會(huì)策劃籌備手冊(cè)

一．做好預(yù)算計(jì)劃

年會(huì)有各種不同的類型，有的是答謝客戶的，有的是員工總結(jié)大會(huì)，所以在計(jì)劃之前需要明確職責(zé)任務(wù)，不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境，召開會(huì)議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的計(jì)劃。制訂完善的會(huì)議計(jì)劃確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要并達(dá)到會(huì)議預(yù)期目標(biāo)。

制訂預(yù)算：制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作；確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排。通常而言，年會(huì)預(yù)算包括以下幾個(gè)方面：

1、交通費(fèi)用

交通費(fèi)用可以細(xì)分為：

(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通

(2)、會(huì)議期間交通費(fèi)用——主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌ā?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車站、港口交通費(fèi)用。

2、會(huì)議室/廳費(fèi)用

具體可細(xì)分為：

(1)、會(huì)議場(chǎng)地租金——通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。

(2)、會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用——此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比），否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。

(3)、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié)商。

(4)、其他支持費(fèi)用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場(chǎng)行價(jià)要高，如果讓專業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對(duì)比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。

對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。

3、住宿費(fèi)用

住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對(duì)于會(huì)議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會(huì)展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。

正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會(huì)議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。

4、餐飲費(fèi)用

會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡(jiǎn)單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可（但考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用）

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算——自助餐形式，按桌預(yù)算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購(gòu)而非由餐館提供，餐館可能會(huì)收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。

(3)、酒水及服務(wù)費(fèi)

通常，如果在高星級(jí)酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級(jí)酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15％左右的服務(wù)費(fèi)。

(4)、會(huì)場(chǎng)茶歇

此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。

(5)、聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)

事實(shí)上，聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會(huì)復(fù)雜，宴會(huì)只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。但酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算設(shè)計(jì)到場(chǎng)地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長(zhǎng)的時(shí)間確認(rèn)。

(6)、其他——點(diǎn)心、水果及調(diào)制色酒

5、視聽設(shè)備

除非在室外進(jìn)行，否則視聽設(shè)備的費(fèi)用通?？梢院雎浴Ｈ绻麨榱斯碴P(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：

●設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算

●設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會(huì)展服務(wù)商代理

●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

6、演員及節(jié)目

通?？梢赃x定節(jié)目后按場(chǎng)次計(jì)算——預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點(diǎn)如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡(jiǎn)單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專場(chǎng)或包場(chǎng)除外。

7、雜費(fèi)

雜費(fèi)是指會(huì)展過程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)А⑴R時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通?？梢栽跁?huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。

二．尋找年會(huì)優(yōu)化方案

地點(diǎn)選擇：選擇適合的會(huì)議場(chǎng)所，必須依據(jù)當(dāng)?shù)乜商峁┑臅?huì)議資源狀況及該會(huì)議的程序、預(yù)計(jì)的與會(huì)人數(shù)、與會(huì)人員的背景情況，以及最重要的會(huì)議目的、目標(biāo)和與會(huì)者的偏好等因素綜合考慮。

◆按類型劃分

商務(wù)型酒店：這類酒店無論在外部設(shè)計(jì)，還是在內(nèi)部裝修，以及可提供的先進(jìn)通訊工具、適合會(huì)務(wù)的商用場(chǎng)地上（有特定的商務(wù)樓層），一般都充分體現(xiàn)了現(xiàn)代商務(wù)高效、快捷的內(nèi)涵。酒

店既能接待小型會(huì)議也能接待大型會(huì)議，有一個(gè)或多個(gè)多功能廳，24小時(shí)全天候辦公，有較強(qiáng)的服務(wù)能力，此外還有多個(gè)中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設(shè)施。

度假型酒店：這類酒店一般建在旅游勝地或海邊，外部設(shè)計(jì)、園林規(guī)劃、內(nèi)部裝修都充分體現(xiàn)了當(dāng)?shù)靥厣?，集休閑、娛樂于一體。同時(shí)隨著社會(huì)的發(fā)展，度假型酒店也能提供相應(yīng)的會(huì)議設(shè)施、美食和各種代表地方和季節(jié)特色的活動(dòng)，這些無疑大大方便了會(huì)議單位。

◆按地理位置 中心酒店：在選擇位于市中心的酒店時(shí)需考慮酒店與機(jī)場(chǎng)距離（包括交通是否擁擠）。如果與會(huì)者來自國(guó)內(nèi)或本地區(qū)，那么選擇這樣的酒店是明智的。會(huì)議籌劃者一般喜歡選擇位于理想的城市里且設(shè)施和功能齊全的市中心酒店，這樣與會(huì)者的隨行家屬便有很多活動(dòng)可做。市郊酒店：對(duì)于當(dāng)?shù)乜沈?qū)車前往的與會(huì)者來說，這類酒店是大受歡迎的。

比較價(jià)格：在確定數(shù)家會(huì)議場(chǎng)所以后需要同會(huì)議場(chǎng)所的銷售部門直接聯(lián)系，進(jìn)行一個(gè)非常詳細(xì)的報(bào)價(jià)咨詢，予以比較后從中選擇最優(yōu)方案并做進(jìn)會(huì)議整體計(jì)劃中，同時(shí)需要同1、2個(gè)會(huì)議場(chǎng)所保持聯(lián)系以備急需時(shí)調(diào)整。

三．現(xiàn)場(chǎng)考察預(yù)訂

做好年會(huì)預(yù)算并聯(lián)系好幾家會(huì)議場(chǎng)地后，進(jìn)行實(shí)地考察是十分重要的，考察后再最終選定一家場(chǎng)地并提前預(yù)定。

會(huì)議場(chǎng)所實(shí)地考察：視察選定的場(chǎng)所和設(shè)施，檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施；協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)；根據(jù)會(huì)議的具體情況，設(shè)計(jì)并安排會(huì)場(chǎng)的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié)。

會(huì)議場(chǎng)所的確立預(yù)定：根據(jù)會(huì)議的級(jí)別，選擇會(huì)議舉辦地；根據(jù)會(huì)議的具體情況，確定是否將會(huì)議劃分為幾個(gè)分會(huì)場(chǎng)，選擇分會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn)，并提前預(yù)約。根據(jù)需要，準(zhǔn)備會(huì)議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；提前調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

四．會(huì)議設(shè)施準(zhǔn)備

在會(huì)議開始前需要根據(jù)會(huì)議的具體情況確定會(huì)議設(shè)施，此項(xiàng)十分繁瑣，所以可以列一個(gè)表，一條一條核對(duì)準(zhǔn)備情況。

常見的會(huì)議設(shè)施：

1、屏幕

2、投影儀（膠片投影儀及多媒體投影儀）

3、錄像機(jī)

4、VCD5、音響

6、話筒（有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風(fēng)）

7、鐳射筆

8、幻燈機(jī)

9、講臺(tái)

10、舞臺(tái)

11、夾紙板

12、大白板

13、簽到臺(tái)

14、名片簿

15、馬克筆

16、鉛筆

17、信簽

18、會(huì)議桌椅

19、插線板

20、彩電

21、橫幅

22、指示牌

23、告示牌

24、桌卡

25、主席臺(tái)

26、盆景

27、鮮花

28、背景板

30、隔板

31、燈光照明

32、同聲翻譯系統(tǒng)

33、產(chǎn)品租賃

五．執(zhí)行預(yù)期計(jì)劃

按照預(yù)期計(jì)劃履行方案，在執(zhí)行過程中，要做到耐心、細(xì)致與周到……在年會(huì)執(zhí)行過程根據(jù)不同年會(huì)形式，需要注意餐飲安排、交通安排、旅游安排、司儀安排、秩序維護(hù)、茶歇安排和攝影攝像等事項(xiàng)。

餐飲安排

根據(jù)參會(huì)人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會(huì)包括西餐、中餐、自助餐、宴會(huì)等等；餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。

類別有中式、西式及清真系列。統(tǒng)一安排餐飲的會(huì)議，對(duì)于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制，很多酒店對(duì)于自助餐的開設(shè)有就餐人數(shù)的要求，可以事先制訂餐標(biāo)及餐譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。

圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜——特別是大型會(huì)議的時(shí)候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時(shí)間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類及付款等。

需要提醒的是，會(huì)議前期考察時(shí)注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。如果就餐者無法按時(shí)集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。交通安排

重要的國(guó)際性會(huì)議、行業(yè)重要會(huì)議、知名公司全球或者大區(qū)會(huì)議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調(diào)度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調(diào)度就值得好好研究。

通常，異地舉辦會(huì)議基本上委托當(dāng)?shù)貙I(yè)機(jī)構(gòu)代理，車輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會(huì)議舉辦地的車源問題。對(duì)于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時(shí)間安排、預(yù)定的合理車輛數(shù)量、行走時(shí)間及線路等等。

因此，主辦方應(yīng)該提前告訴代理方相對(duì)準(zhǔn)確的與會(huì)者抵達(dá)時(shí)間、人數(shù)、此時(shí)間段內(nèi)抵達(dá)客人的身份及車輛使用標(biāo)準(zhǔn)，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預(yù)告情形不符時(shí)希望采取的彌補(bǔ)措施及愿意為此承擔(dān)的代價(jià)。

旅游安排

實(shí)際上，年會(huì)考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關(guān)性質(zhì)的行為，當(dāng)然不排除部

分行為是真正的商務(wù)考察(為獲取行業(yè)或者相關(guān)行業(yè)信息而舉行的市場(chǎng)調(diào)研性質(zhì)的動(dòng)作)。

短線旅行旅程很少離開會(huì)展舉辦地500公里以上，時(shí)間不會(huì)超過48小時(shí)(大多數(shù)為24小時(shí)以內(nèi))。少數(shù)旅程可能超過1000公里以上，時(shí)間可以長(zhǎng)達(dá)一周——甚至可以跨國(guó)旅行。此時(shí)中介公司的作用就相當(dāng)于旅行社，將提供線路咨詢、線路包價(jià)購(gòu)買、導(dǎo)游、景點(diǎn)票務(wù)、車輛、住宿餐飲安排、旅游保險(xiǎn)購(gòu)買、落實(shí)異地返程票務(wù)等服務(wù)。

司儀安排

如果是客戶答謝年會(huì)，必要的禮儀顯得溫馨，而員工大會(huì)則可以較少考慮安排司儀。

禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡(jiǎn)單培訓(xùn)、服裝道具準(zhǔn)備、禮儀執(zhí)行等。值得注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語(yǔ)基本技能考察，而不能簡(jiǎn)單看形體決定是否聘請(qǐng)，另外一點(diǎn)就是禮儀的個(gè)性是否符合工作要求。各種主題的會(huì)議對(duì)禮儀的要求不一樣，學(xué)術(shù)性會(huì)議、政府性質(zhì)會(huì)議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會(huì)展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。

秩序維護(hù)

對(duì)于會(huì)議而言，無不希望有良好的秩序。小型會(huì)議特別是企業(yè)內(nèi)部會(huì)議秩序基本不用控制，但大型會(huì)議，秩序的控制就顯得很重要。大型會(huì)議可以采用代表證或者入場(chǎng)券方式控制，如果需要保密，代表證可以特制，印制有代表的數(shù)碼身份照片，會(huì)場(chǎng)入口設(shè)立保安來維護(hù)為好茶歇安排

茶歇對(duì)于一般的大型會(huì)議而言可能不需要，中、小型會(huì)議，特別是公司或者組織高層會(huì)議，會(huì)間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會(huì)間休息兼氣氛調(diào)節(jié)而設(shè)置的小型簡(jiǎn)易茶話會(huì)，當(dāng)然提供的飲品可能不限于中國(guó)茶，點(diǎn)心也不限于是中國(guó)點(diǎn)心。通常茶歇的準(zhǔn)備包括點(diǎn)心要求、飲品要求、擺飾要求、服務(wù)及茶歇開放時(shí)間要求等等，一般不同時(shí)段可以更換不同的飲品、點(diǎn)心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點(diǎn)心一般是各類糕點(diǎn)、餅干、袋裝食品、時(shí)令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點(diǎn)心有蛋糕、各類甜品、糕點(diǎn)、水果、花式果盤，有的還有中式糕點(diǎn)。

攝影攝像安排

攝影攝像安排：根據(jù)會(huì)議的級(jí)別和要求，需要安排專業(yè)的攝影攝像人員對(duì)會(huì)議進(jìn)行全程拍攝，拍攝以后還需要考慮是否將資料制作成光盤分發(fā)給

六．會(huì)后結(jié)算總結(jié)

會(huì)后總結(jié)是成功會(huì)議必不可少的一步，即體現(xiàn)了辦會(huì)者的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，又能為下一次年會(huì)的成功積累經(jīng)驗(yàn)……

會(huì)議資料：會(huì)議資料的收集和資料的保管

會(huì)議的結(jié)算：同會(huì)議的各個(gè)合作方進(jìn)行對(duì)帳結(jié)算，開具發(fā)票

通訊錄：制作通訊錄并發(fā)送參會(huì)人員

總結(jié)：對(duì)整個(gè)會(huì)議流程進(jìn)行詳細(xì)的總結(jié)

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年會(huì)策劃籌備手冊(cè) 一．做好預(yù)算計(jì)劃

年會(huì)有各種不同的類型，有的是答謝客戶的，有的是員工總結(jié)大會(huì)，所以在計(jì)劃之前需要明確職責(zé)任務(wù)，不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境，召開會(huì)議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的計(jì)劃。制訂完善的會(huì)議計(jì)劃確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要并達(dá)到會(huì)議預(yù)期目標(biāo)。

制訂預(yù)算：制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作；確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排。

通常而言，年會(huì)預(yù)算包括以下幾個(gè)方面：

1、交通費(fèi)用

交通費(fèi)用可以細(xì)分為：

(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通

(2)、會(huì)議期間交通費(fèi)用——主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌?、?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車站、港口交通費(fèi)用。

2、會(huì)議室/廳費(fèi)用

具體可細(xì)分為：

(1)、會(huì)議場(chǎng)地租金——通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。

(2)、會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用——此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通常可向?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比），否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。

(3)、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié)商。

(4)、其他支持費(fèi)用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場(chǎng)行價(jià)要高，如果讓專業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對(duì)比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。

對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。

3、住宿費(fèi)用

住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對(duì)于會(huì)議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會(huì)展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。

正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會(huì)議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。

4、餐飲費(fèi)用

會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡(jiǎn)單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可（但考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用）

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算——自助餐形式，按桌預(yù)算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購(gòu)而非由餐館提供，餐館可能會(huì)收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。

(3)、酒水及服務(wù)費(fèi)

通常，如果在高星級(jí)酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級(jí)酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15％左右的服務(wù)費(fèi)。

(4)、會(huì)場(chǎng)茶歇

此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。

(5)、聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)

事實(shí)上，聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會(huì)復(fù)雜，宴會(huì)只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。但酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算設(shè)計(jì)到場(chǎng)地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長(zhǎng)的時(shí)間確認(rèn)。

(6)、其他——點(diǎn)心、水果及調(diào)制色酒

5、視聽設(shè)備

除非在室外進(jìn)行，否則視聽設(shè)備的費(fèi)用通?？梢院雎浴Ｈ绻麨榱斯碴P(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：

●設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算

●設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會(huì)展服務(wù)商代理

●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

6、演員及節(jié)目

通?？梢赃x定節(jié)目后按場(chǎng)次計(jì)算——預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點(diǎn)如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡(jiǎn)單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專場(chǎng)或包場(chǎng)除外。

7、雜費(fèi)

雜費(fèi)是指會(huì)展過程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)?、臨時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通?？梢栽跁?huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。

二．尋找年會(huì)優(yōu)化方案

地點(diǎn)選擇：選擇適合的會(huì)議場(chǎng)所，必須依據(jù)當(dāng)?shù)乜商峁┑臅?huì)議資源狀況及該會(huì)議的程序、預(yù)計(jì)的與會(huì)人數(shù)、與會(huì)人員的背景情況，以及最重要的會(huì)議目的、目標(biāo)和與會(huì)者的偏好等因素綜合考慮。

◆按類型劃分

商務(wù)型酒店：這類酒店無論在外部設(shè)計(jì)，還是在內(nèi)部裝修，以及可提供的先進(jìn)通訊工具、適合會(huì)務(wù)的商用場(chǎng)地上（有特定的商務(wù)樓層），一般都充分體現(xiàn)了現(xiàn)代商務(wù)高效、快捷的內(nèi)涵。酒店既能接待小型會(huì)議也能接待大型會(huì)議，有一個(gè)或多個(gè)多功能廳，24小時(shí)全天候辦公，有較強(qiáng)的服務(wù)能力，此外還有多個(gè)中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設(shè)施。

度假型酒店：這類酒店一般建在旅游勝地或海邊，外部設(shè)計(jì)、園林規(guī)劃、內(nèi)部裝修都充分體現(xiàn)了當(dāng)?shù)靥厣蓍e、娛樂于一體。同時(shí)隨著社會(huì)的發(fā)展，度假型酒店也能提供相應(yīng)的會(huì)議設(shè)施、美食和各種代表地方和季節(jié)特色的活動(dòng)，這些無疑大大方便了會(huì)議單位。

◆按地理位置 中心酒店：在選擇位于市中心的酒店時(shí)需考慮酒店與機(jī)場(chǎng)距離（包括交通是否擁擠）。如果與會(huì)者來自國(guó)內(nèi)或本地區(qū)，那么選擇這樣的酒店是明智的。會(huì)議籌劃者一般喜歡選擇位于理想的城市里且設(shè)施和功能齊全的市中心酒店，這樣與會(huì)者的隨行家屬便有很多活動(dòng)可做。市郊酒店：對(duì)于當(dāng)?shù)乜沈?qū)車前往的與會(huì)者來說，這類酒店是大受歡迎的。

比較價(jià)格：在確定數(shù)家會(huì)議場(chǎng)所以后需要同會(huì)議場(chǎng)所的銷售部門直接聯(lián)系，進(jìn)行一個(gè)非常詳細(xì)的報(bào)價(jià)咨詢，予以比較后從中選擇最優(yōu)方案并做進(jìn)會(huì)議整體計(jì)劃中，同時(shí)需要同1、2個(gè)會(huì)議場(chǎng)所保持聯(lián)系以備急需時(shí)調(diào)整。

三．現(xiàn)場(chǎng)考察預(yù)訂

做好年會(huì)預(yù)算并聯(lián)系好幾家會(huì)議場(chǎng)地后，進(jìn)行實(shí)地考察是十分重要的，考察后再最終選定一家場(chǎng)地并提前預(yù)定。

會(huì)議場(chǎng)所實(shí)地考察：視察選定的場(chǎng)所和設(shè)施，檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施；協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)；根據(jù)會(huì)議的具體情況，設(shè)計(jì)并安排會(huì)場(chǎng)的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié)。

會(huì)議場(chǎng)所的確立預(yù)定：根據(jù)會(huì)議的級(jí)別，選擇會(huì)議舉辦地；根據(jù)會(huì)議的具體情況，確定是否將會(huì)議劃分為幾個(gè)分會(huì)場(chǎng)，選擇分會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn)，并提前預(yù)約。根據(jù)需要，準(zhǔn)備會(huì)議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；提前調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。四．會(huì)議設(shè)施準(zhǔn)備

在會(huì)議開始前需要根據(jù)會(huì)議的具體情況確定會(huì)議設(shè)施，此項(xiàng)十分繁瑣，所以可以列一個(gè)表，一條一條核對(duì)準(zhǔn)備情況。

常見的會(huì)議設(shè)施：

1、屏幕

2、投影儀（膠片投影儀及多媒體投影儀）

3、錄像機(jī)

4、VCD

5、音響

6、話筒（有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風(fēng)）

7、鐳射筆

8、幻燈機(jī)

9、講臺(tái)

10、舞臺(tái)

11、夾紙板

12、大白板

13、簽到臺(tái)

14、名片簿

15、馬克筆

16、鉛筆

17、信簽

18、會(huì)議桌椅

19、插線板

20、彩電

21、橫幅

22、指示牌

23、告示牌

24、桌卡

25、主席臺(tái)

26、盆景

27、鮮花

28、背景板

30、隔板

31、燈光照明

32、同聲翻譯系統(tǒng)

33、產(chǎn)品租賃

五．執(zhí)行預(yù)期計(jì)劃

按照預(yù)期計(jì)劃履行方案，在執(zhí)行過程中，要做到耐心、細(xì)致與周到……在年會(huì)執(zhí)行過程根據(jù)不同年會(huì)形式，需要注意餐飲安排、交通安排、旅游安排、司儀安排、秩序維護(hù)、茶歇安排和攝影攝像等事項(xiàng)。

餐飲安排

根據(jù)參會(huì)人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會(huì)包括西餐、中餐、自助餐、宴會(huì)等等；

餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。

類別有中式、西式及清真系列。統(tǒng)一安排餐飲的會(huì)議，對(duì)于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制，很多酒店對(duì)于自助餐的開設(shè)有就餐人數(shù)的要求，可以事先制訂餐標(biāo)及餐譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。

圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜——特別是大型會(huì)議的時(shí)候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時(shí)間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類及付款等。

需要提醒的是，會(huì)議前期考察時(shí)注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。如果就餐者無法按時(shí)集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。

交通安排

重要的國(guó)際性會(huì)議、行業(yè)重要會(huì)議、知名公司全球或者大區(qū)會(huì)議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調(diào)度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調(diào)度就值得好好研究。

通常，異地舉辦會(huì)議基本上委托當(dāng)?shù)貙I(yè)機(jī)構(gòu)代理，車輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會(huì)議舉辦地的車源問題。對(duì)于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時(shí)間安排、預(yù)定的合理車輛數(shù)量、行走時(shí)間及線路等等。

因此，主辦方應(yīng)該提前告訴代理方相對(duì)準(zhǔn)確的與會(huì)者抵達(dá)時(shí)間、人數(shù)、此時(shí)間段內(nèi)抵達(dá)客人的身份及車輛使用標(biāo)準(zhǔn)，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預(yù)告情形不符時(shí)希望采取的彌補(bǔ)措施及愿意為此承擔(dān)的代價(jià)。

旅游安排

實(shí)際上，年會(huì)考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關(guān)性質(zhì)的行為，當(dāng)然不排除部分行為是真正的商務(wù)考察(為獲取行業(yè)或者相關(guān)行業(yè)信息而舉行的市場(chǎng)調(diào)研性質(zhì)的動(dòng)作)。

短線旅行旅程很少離開會(huì)展舉辦地500公里以上，時(shí)間不會(huì)超過48小時(shí)(大多數(shù)為24小時(shí)以內(nèi))。少數(shù)旅程可能超過1000公里以上，時(shí)間可以長(zhǎng)達(dá)一周——甚至可以跨國(guó)旅行。此時(shí)中介公司的作用就相當(dāng)于旅行社，將提供線路咨詢、線路包價(jià)購(gòu)買、導(dǎo)游、景點(diǎn)票務(wù)、車輛、住宿餐飲安排、旅游保險(xiǎn)購(gòu)買、落實(shí)異地返程票務(wù)等服務(wù)。

司儀安排

如果是客戶答謝年會(huì)，必要的禮儀顯得溫馨，而員工大會(huì)則可以較少考慮安排司儀。

禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡(jiǎn)單培訓(xùn)、服裝道具準(zhǔn)備、禮儀執(zhí)行等。值得注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語(yǔ)基本技能考察，而不能簡(jiǎn)單看形體決定是否聘請(qǐng)，另外一點(diǎn)就是禮儀的個(gè)性是否符合工作要求。各種主題的會(huì)議對(duì)禮儀的要求不一樣，學(xué)術(shù)性會(huì)議、政府性質(zhì)會(huì)議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會(huì)展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。

秩序維護(hù)

對(duì)于會(huì)議而言，無不希望有良好的秩序。小型會(huì)議特別是企業(yè)內(nèi)部會(huì)議秩序基本不用控制，但大型會(huì)議，秩序的控制就顯得很重要。大型會(huì)議可以采用代表證或者入場(chǎng)券方式控制，如果需要保密，代表證可以特制，印制有代表的數(shù)碼身份照片，會(huì)場(chǎng)入口設(shè)立保安來維護(hù)為好

茶歇安排

茶歇對(duì)于一般的大型會(huì)議而言可能不需要，中、小型會(huì)議，特別是公司或者組織高層會(huì)議，會(huì)間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會(huì)間休息兼氣氛調(diào)節(jié)而設(shè)置的小型簡(jiǎn)易茶話會(huì)，當(dāng)然提供的飲品可能不限于中國(guó)茶，點(diǎn)心也不限于是中國(guó)點(diǎn)心。通常茶歇的準(zhǔn)備包括點(diǎn)心要求、飲品要求、擺飾要求、服務(wù)及茶歇開放時(shí)間要求等等，一般不同時(shí)段可以更換不同的飲品、點(diǎn)心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點(diǎn)心一般是各類糕點(diǎn)、餅干、袋裝食品、時(shí)令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點(diǎn)心有蛋糕、各類甜品、糕點(diǎn)、水果、花式果盤，有的還有中式糕點(diǎn)。

攝影攝像安排

攝影攝像安排：根據(jù)會(huì)議的級(jí)別和要求，需要安排專業(yè)的攝影攝像人員對(duì)會(huì)議進(jìn)行全程拍攝，拍攝以后還需要考慮是否將資料制作成光盤分發(fā)給

六．會(huì)后結(jié)算總結(jié)

會(huì)后總結(jié)是成功會(huì)議必不可少的一步，即體現(xiàn)了辦會(huì)者的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，又能為下一次年會(huì)的成功積累經(jīng)驗(yàn)……

會(huì)議資料：會(huì)議資料的收集和資料的保管

會(huì)議的結(jié)算：同會(huì)議的各個(gè)合作方進(jìn)行對(duì)帳結(jié)算，開具發(fā)票

通訊錄：制作通訊錄并發(fā)送參會(huì)人員

總結(jié)：對(duì)整個(gè)會(huì)議流程進(jìn)行詳細(xì)的總結(jié)

第三篇：2014年會(huì)籌備通知

關(guān)于籌備、組織迎接2013立生集團(tuán)總結(jié)表彰大會(huì)暨

2014全年發(fā)展工作會(huì)議順利召開的通知

集團(tuán)各部門、各子公司：

2013年在集團(tuán)總部的正確領(lǐng)導(dǎo)下，立生集團(tuán)全體上下積極圍繞建設(shè)“2013品牌建設(shè)年”的中心目標(biāo)，切實(shí)貫徹落實(shí)目標(biāo)推進(jìn)，各部門、各子公司在今年各自的實(shí)際工作中，積極呈現(xiàn)出了你追我趕，攜手并進(jìn)的良好態(tài)勢(shì)，并不斷創(chuàng)造良好業(yè)績(jī)。為鼓舞并弘揚(yáng)在工作中的所表現(xiàn)出的先進(jìn)代表，經(jīng)集團(tuán)辦公會(huì)研究決定，集團(tuán)計(jì)劃2014年1月18日在南昌立生國(guó)際大酒店召開2013立生集團(tuán)總結(jié)表彰大會(huì)暨2014全年發(fā)展工作會(huì)議，為確保會(huì)議順利、如期召開，現(xiàn)就年會(huì)籌備工作提出如下具體要求：

1、各部門、各子公司在接到本通知后，應(yīng)立即召集相關(guān)人員開會(huì)研究、組織迎接年會(huì)的具體工作安排及參會(huì)負(fù)責(zé)人（具體籌備工作是指：參會(huì)負(fù)責(zé)人的確定，參會(huì)人員的數(shù)量名單、年會(huì)發(fā)言代表的確定、發(fā)言稿件的編撰、以及與年會(huì)相關(guān)的事務(wù)籌備??等），在接到本通知后，請(qǐng)于2013年12月1日前將各自所在企業(yè)、部門的籌備工作計(jì)劃和參會(huì)負(fù)責(zé)人名單書面報(bào)備集團(tuán)總部；

2、由于2013年是集團(tuán)“品牌建設(shè)年”，因此，本次年會(huì)更是該主題的總結(jié)性活動(dòng)，因此，特別要求各部門、各子公司的主要領(lǐng)導(dǎo)必須切實(shí)關(guān)心、支持年會(huì)的籌備工作，并指定專人依照本通知各項(xiàng)要求，負(fù)責(zé)籌備工作的開展；

3、為對(duì)集團(tuán)“2013品牌建設(shè)年”活動(dòng)形成有效延續(xù)，經(jīng)研究決定，在年會(huì)召開前夕，即四季度開展“總結(jié)2013，品牌建設(shè)我建言”征文活動(dòng)，征文要求如下：

①、集團(tuán)各部門、各子公司應(yīng)組織開展該主題下的文稿征集，經(jīng)本部門、子

公司初步篩選后，選送“行政管理組”與“生產(chǎn)一線組”各兩篇以上優(yōu)秀作品參加總評(píng)選；集團(tuán)總部在各單位選送的作品中分別評(píng)出“行政管理組”與“生產(chǎn)一線組”的一等獎(jiǎng)1名，二等獎(jiǎng)2名，三等獎(jiǎng)3名，頒獎(jiǎng)活動(dòng)將作為本次年會(huì)的活動(dòng)流程之一。

②、本次比賽的主題為“總結(jié)2013，品牌建設(shè)我建言”。因此，所有參賽人

員的撰稿必須圍繞集團(tuán)2013品牌建設(shè)活動(dòng)的過程、結(jié)合各自崗位實(shí)際，充分表達(dá)自身對(duì)于集團(tuán)在2013品牌建設(shè)中所展現(xiàn)的良好態(tài)勢(shì)以及存在的不足，并提出積極的建言獻(xiàn)策。

③、各部門、子公司在接到本通知后，請(qǐng)于2013年12月1日前將“行政管

理組”與“生產(chǎn)一線組”各兩篇以上優(yōu)秀作品依照集團(tuán)內(nèi)刊《立生之聲》的征稿要求，形成電子版報(bào)送集團(tuán)企劃部，以便在內(nèi)刊中刊載公示；

4、各部門、各子公司請(qǐng)于2013年12月15日前把本優(yōu)秀員工的事跡及照片整理好及時(shí)上報(bào)集團(tuán)總部行政部，QQ郵箱：770985614；請(qǐng)各單位、各部門負(fù)責(zé)人切實(shí)認(rèn)真準(zhǔn)備好2013年的年終總結(jié)及2014年的工作規(guī)劃，寫好后于2014年元月5日前報(bào)集團(tuán)行政部轉(zhuǎn)呈集團(tuán)辦公會(huì)審議。

5、為活躍年會(huì)氛圍，提升各級(jí)員工參與企業(yè)文化建設(shè)的積極性，本次年會(huì)將在2014年1月18日晚八點(diǎn)舉辦“品牌建設(shè)合家歡”主題文藝晚會(huì)，晚會(huì)節(jié)目由各部門、各單位圍繞晚會(huì)主題，自編、自導(dǎo)、自演。因此，請(qǐng)各部門、各單位應(yīng)在2013年12月30日前完成各自報(bào)送節(jié)目的初排及曲目上報(bào)。晚會(huì)籌備總負(fù)責(zé)人為酒店公司總經(jīng)理助理，有關(guān)晚會(huì)節(jié)目要求細(xì)則將另行通告；

6、有關(guān)本次年會(huì)的詳細(xì)細(xì)則，集團(tuán)總部將在匯總各部門、各單位的籌備工作計(jì)劃和參會(huì)負(fù)責(zé)人名單后另行頒布，如有變更，將另行書面通知。

第四篇：黨代會(huì)年會(huì)籌備情況

某某鎮(zhèn)黨代會(huì)年會(huì)籌備情況

根據(jù)旗委組織部《阿魯科爾沁旗試行蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨代會(huì)年會(huì)制實(shí)施細(xì)則》，我們立即組織成立了籌備工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)我鎮(zhèn)黨代會(huì)年會(huì)籌備工作進(jìn)行了部署安排，現(xiàn)將其籌備情況作簡(jiǎn)要匯報(bào)：

一、認(rèn)真做好黨代會(huì)的組織工作。根據(jù)會(huì)議日程安排，我鎮(zhèn)及時(shí)召開了鎮(zhèn)黨委會(huì)議，對(duì)黨代會(huì)籌備工作進(jìn)行安排部署。一是成立了以鎮(zhèn)黨委書記為組長(zhǎng)，黨委副書記為副組長(zhǎng)的籌備工作領(lǐng)導(dǎo)小組，具體負(fù)責(zé)此次大會(huì)的組織領(lǐng)導(dǎo)。二是抽調(diào)人員成立了會(huì)務(wù)組、宣傳組、信訪維穩(wěn)組等三個(gè)工作小組，對(duì)組成人員的主要職責(zé)進(jìn)行了細(xì)化分解，做到職責(zé)明確、分工負(fù)責(zé)，形成籌備工作的整體合力。三是召開專題會(huì)議匯報(bào)工作進(jìn)度，部署具體任務(wù)，檢查督促，狠抓落實(shí)。

二、做好了黨代表情況調(diào)查和黨代表補(bǔ)選工作。巴彥花鎮(zhèn)第六屆黨代表共87人，因人事變動(dòng)調(diào)出代表11人。需補(bǔ)選代表11人。目前，我鎮(zhèn)黨代表補(bǔ)選工作已經(jīng)完成，補(bǔ)選黨代表11人。我鎮(zhèn)現(xiàn)有黨代表87人。經(jīng)調(diào)查摸底，能參加黨代會(huì)年會(huì)的黨代表79人，符合法定人數(shù)。

三、做好會(huì)議報(bào)告的起草工作。根據(jù)旗第十三屆第十次全委擴(kuò)大會(huì)議精神，結(jié)合我鎮(zhèn)實(shí)際情況，鎮(zhèn)黨委高度重視黨委工作報(bào)告和紀(jì)委工作報(bào)告的起草工作，超前安排，明確專人負(fù)責(zé)，增強(qiáng)寫好工作報(bào)告的責(zé)任意識(shí)。同時(shí)，征集了黨代

表議案10余條，包括經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、民生等方方面面，為進(jìn)一步完善報(bào)告內(nèi)容提供了寶貴意見和建議，使鎮(zhèn)黨委對(duì)工作報(bào)告做了及時(shí)的精細(xì)化修改。

四、做好會(huì)議議程的安排工作。按照精簡(jiǎn)、務(wù)實(shí)、高效的原則，科學(xué)設(shè)置年會(huì)議程，即聽取和審議鎮(zhèn)黨委、鎮(zhèn)紀(jì)委工作報(bào)告并作出決議等；書面聽取鎮(zhèn)黨委班子成員述職述廉報(bào)告，并進(jìn)行民主測(cè)評(píng)；聽取提案審查委員會(huì)關(guān)于代表提案的處理意見的報(bào)告。緊湊安排會(huì)議議程,切實(shí)體現(xiàn)年會(huì)程序的嚴(yán)謹(jǐn)性和內(nèi)容的科學(xué)性。

五、做好代表培訓(xùn)和會(huì)議提案征集報(bào)告。采取以會(huì)代訓(xùn)、專題輔導(dǎo)的形式，集中培訓(xùn)黨代表，對(duì)黨代表任期制，黨代表提案、提議制度等有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了宣傳和學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提高黨代表的履職能力和水平。同時(shí)，組織黨代表通過視察調(diào)研、走訪慰問等形式深入基層一線，廣泛收集黨員群眾的意見建議，加強(qiáng)黨代表的提案收集工作。

為了進(jìn)一步擴(kuò)大基層黨內(nèi)民主，激發(fā)黨內(nèi)活力，***鎮(zhèn)黨委加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，本著“把握?qǐng)?bào)告方向，嚴(yán)格會(huì)議議程，注重學(xué)習(xí)宣傳，突出本地特色”，已精心做好了黨代會(huì)年會(huì)籌備各項(xiàng)工作。

第五篇：2011年年會(huì)暨年夜飯籌備活動(dòng)策劃方案

深圳市中桓實(shí)業(yè)發(fā)展有限公司文件中桓實(shí)業(yè)關(guān)于2010年工作總結(jié)及 “評(píng)優(yōu)頒獎(jiǎng)”和2011年夜飯活動(dòng)具體安排 各部門及項(xiàng)目部：

為了加強(qiáng)公司員工的凝聚力，豐富公司文化生活;表達(dá)公司對(duì)員工節(jié)日的關(guān)懷與問候，同時(shí)給新員工們一個(gè)展示自己才華的舞臺(tái)，讓領(lǐng)導(dǎo)員工齊聚一堂開心快樂地度過2011年春節(jié)，同時(shí)公司特對(duì)2010公司工作(如項(xiàng)目進(jìn)度、外包項(xiàng)目、項(xiàng)目開發(fā)等)進(jìn)行分析總結(jié)。制訂2011年新工作總體規(guī)劃，明確新工作方向和目標(biāo)。

一、活動(dòng)時(shí)間和地點(diǎn)

時(shí)間：2010年01月16日下午4:50

地點(diǎn)：深圳市福田保稅區(qū)福田絨花路9-8號(hào)圣豐城酒樓

二、活動(dòng)內(nèi)容：

機(jī)密 第 壹 頁(yè) 2013-4-14

領(lǐng)導(dǎo)講話、評(píng)優(yōu)頒獎(jiǎng)、全體人員聚餐、幸運(yùn)大抽獎(jiǎng)等四個(gè)環(huán)節(jié)。

三、活動(dòng)特色：

特色一：活動(dòng)出彩點(diǎn)——熱鬧互動(dòng)游戲;獎(jiǎng)品獎(jiǎng)勵(lì);主持人調(diào)動(dòng)氣氛，臺(tái)上臺(tái)下呼應(yīng)氣氛熱烈。特色二：活動(dòng)亮點(diǎn)——關(guān)愛和鼓勵(lì)，領(lǐng)導(dǎo)致辭以表鼓勵(lì)和關(guān)愛，頒獎(jiǎng)及抽獎(jiǎng)?wù){(diào)動(dòng)員工積極性，節(jié)目?jī)?nèi)容圍繞歡樂及團(tuán)結(jié)，鼓舞。

四、參加人員：

公司全體人員、廣州項(xiàng)目部、惠州項(xiàng)目部、龍崗項(xiàng)目部、南山項(xiàng)目部

五、組織形式及具體人員安排

設(shè)立特別工作小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織、執(zhí)行。年會(huì)主持人一名，負(fù)責(zé)開場(chǎng)閉幕協(xié)調(diào);攝像師一名(負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)資訊采集);獎(jiǎng)品發(fā)放人員一名，負(fù)責(zé)獎(jiǎng)品的控制協(xié)調(diào)和發(fā)放;場(chǎng)地設(shè)計(jì)(色調(diào)主要以紅色、金色為主，突出節(jié)日喜慶氣氛)、布臵和必要道具安排由年會(huì)小組負(fù)責(zé);具體人員安排名單如下：

組織執(zhí)行：李曉敏鄭少燕

主 持 人： 楊漫

攝影： 羅軍

機(jī)密 第 貳 頁(yè) 2013-4-1

4獎(jiǎng)品發(fā)放：李曉敏

現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)：李緒烽林昌偉常久在六、活動(dòng)內(nèi)容簡(jiǎn)述(活動(dòng)分為兩大部分)

1、2011主題嘉年華會(huì)議開始(時(shí)間：17：00---21：00)

2、全體員工集體聚餐。按10(人)×4(桌)計(jì)

1)主持人宣布年會(huì)開始17：00-17：10

2)首先總經(jīng)理致詞并作總結(jié)及公司展望發(fā)言17:10—18:00

3）主持人宣布獲獎(jiǎng)個(gè)人及部門登臺(tái)領(lǐng)獎(jiǎng)。18:00—18:20

4)邀請(qǐng)總經(jīng)理上臺(tái)給先進(jìn)個(gè)人及優(yōu)秀部門頒獎(jiǎng)并頒發(fā)獲獎(jiǎng)證書。18:20—18:40

5）優(yōu)秀個(gè)人獲獎(jiǎng)感言。18:40—19:00

6)聚餐開始19:00—19：30

7）有獎(jiǎng)游戲19:30--21:00

旨在促進(jìn)年會(huì)的娛樂性及員工的參與性，特設(shè)有獎(jiǎng)游戲活動(dòng)。在聚餐中穿插進(jìn)行(注：二三等獎(jiǎng)在聚餐前抽取(由員工代表上臺(tái)抽取，機(jī)密 第 叁 頁(yè) 2013-4-1

4副總經(jīng)理們頒獎(jiǎng))，一等獎(jiǎng)在聚餐結(jié)束后期抽取(一等獎(jiǎng)由總經(jīng)理抽取并頒獎(jiǎng))。

獎(jiǎng)品如下（暫定）：

一等獎(jiǎng)1名(價(jià)值800-1000元微波爐或等價(jià)產(chǎn)品一個(gè))

二等獎(jiǎng)2名(價(jià)值200元至500元的小家電或其他產(chǎn)品一臺(tái))三等獎(jiǎng)8名(價(jià)值100元至150元的保溫杯或旅行壺或U盤一個(gè))

8、年會(huì)聚餐結(jié)束，安排唱K21:00—12:009、節(jié)目結(jié)束，由總經(jīng)理發(fā)言結(jié)束晚會(huì)。

10、晚會(huì)結(jié)束，安排員工回公司或項(xiàng)目部。

深圳市中桓實(shí)業(yè)發(fā)展有限公司

2011-1-1

1主 題 詞：評(píng)優(yōu)總結(jié)聚會(huì)抽獎(jiǎng)抄送：辦公室廣州項(xiàng)目部、龍崗項(xiàng)目部、惠州項(xiàng)目部南山項(xiàng)目部

機(jī)密 第 肆 頁(yè) 2013-4-1

4主持人臺(tái)詞：

開場(chǎng)白：

男：年年歲歲花相似，歲歲年年人不同。

女：尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)、親愛的同事們。

合：大家下午好！

男：2011新的一年即將到來，時(shí)光的車輪又留下了一道深深的印痕。女：在這新年伊始，我們歡聚一堂，共同感受春天的氣息，一起度過這美好的時(shí)光。

男：跨越，分秒之內(nèi)，或許顛覆一個(gè)世界。

女：勇恒，在每一個(gè)人的路上.男：一棋，一天下，勝勢(shì)在握。更在意從心所欲的姿態(tài)

女：自然的大地與天空之間，企及顛峰的心性無所不至。

男：奇跡-從來只在我們手中。

女：走過往昔，奮斗的汗水剛剛拭去

男：回首旅途，勝利的笑容正在蔓延

女：攜手今宵，高歌這一路榮耀感動(dòng)

男：展望明朝，伙伴們，讓我們攜手同行

女：一曲歌唱出心中摯愛，一段舞跳出熱血豪邁，一首詩(shī)譜寫出果敢堅(jiān)毅一路有你。

男：執(zhí)著、夢(mèng)想、追求、團(tuán)結(jié)、我們共同燃心為香，巔峰領(lǐng)躍！夢(mèng)想從不止步。女：一心有一份大海的氣魄、一生有一份蒼穹的廣闊?？缙D難而含笑，厲萬險(xiǎn)而傲然。

男：一路走來，正是憑借著內(nèi)心深處這份果敢和英武，讓我們不畏懼困境、不畏懼坎坷，迎難而上，譜寫中桓之歌。

女：今晚相約在這里，享受春日和煦，享受節(jié)日歡樂！

男：今晚相聚在這里，用心感受真情，釋放你的激情！

女：讓我們一起祝愿在座各位：

合：身體健康、工作順利、生活幸福、合家歡樂！

男：新的一年，我們更要攜手共進(jìn)、再創(chuàng)輝煌！

女：讓我們共同祝福中桓事業(yè)蒸蒸日上，向著既定的目標(biāo)展翼飛翔！

男：深圳市中桓實(shí)業(yè)發(fā)展有限公司2010年評(píng)優(yōu)頒獎(jiǎng)及相聚2011嘉年華晚會(huì)現(xiàn)在開始。

女：今夜我們的晚會(huì)以評(píng)優(yōu)頒獎(jiǎng)、聚餐和幸運(yùn)抽獎(jiǎng)等形式出現(xiàn)，祝大家好運(yùn)。（請(qǐng)大家鼓掌！）

男：下面掌聲有請(qǐng)公司總經(jīng)理為我們致辭。（請(qǐng)大家鼓掌?。偨?jīng)理致辭）女：感謝中桓實(shí)業(yè)總經(jīng)理熱情洋溢的祝福，我們一定不辜負(fù)總經(jīng)理的殷切期望，努力將今年的工作做得更好！

男：接著以熱烈的掌聲歡迎中桓公司總經(jīng)理為我們的優(yōu)秀標(biāo)兵及優(yōu)秀部門頒獎(jiǎng)。頒獎(jiǎng)過程

女：分享勝利的歡悅；分享成長(zhǎng)的快樂，我們現(xiàn)場(chǎng)問問獲得優(yōu)秀標(biāo)兵者的獲獎(jiǎng)感言。

男：多么質(zhì)樸的形象，多么感人的語(yǔ)言，令中桓所有的人值得學(xué)習(xí)。女：必須的機(jī)密 第 伍 頁(yè) 2013-4-1

4男：讓我們舉起杯，為美好的明天祝福！愿中桓美好，生活更美好！

女：朋友們，帶上此刻這份愉悅的心情，帶上我們真摯的祝福，去迎接美好的明天吧！

因?yàn)橄嗑?，讓我們分享了這快樂的時(shí)光，因?yàn)樾履?，讓我們承載無盡的祝福。

男：相聚2011嘉年華聚餐正式開始。

第二章：幸運(yùn)抽獎(jiǎng)

1.請(qǐng)xxx抽取三等獎(jiǎng)幸運(yùn)號(hào)碼

2.請(qǐng)xxx抽取二等獎(jiǎng)幸運(yùn)號(hào)碼；

3請(qǐng)總經(jīng)理為我們抽取今天的一等獎(jiǎng)幸運(yùn)號(hào)碼。

第三章 閉幕辭

男：辭舊迎新，高歌奮進(jìn)，昨天的業(yè)績(jī)已成為歷史，明天的征程任重道遠(yuǎn)。

女：讓我們以蓬勃的朝氣、昂揚(yáng)的銳氣、無畏的勇氣，勵(lì)精

圖治、開拓創(chuàng)新，譜寫中桓新一年更加輝煌燦爛的新篇章。

男：中桓公司相聚2011年嘉年華到此暫告結(jié)束。

合：祝大家新年愉快！兔年大吉！身體健康！合家歡樂！萬事如意

機(jī)密 第 陸 頁(yè) 2013-4-14