第一篇：年會(huì)策劃與籌備指南(詩酒年華)

公司里的年會(huì)可以說是一個(gè)年度里最盛大的會(huì)議，要慶祝已有的成績，要表彰優(yōu)秀的員工，要呈現(xiàn)和諧的團(tuán)隊(duì)，要奏響明日的華章，簡直就是一部企業(yè)電影。HR部門，往往以組織者的身份來導(dǎo)演這部年度巨作。本文旨在為進(jìn)行年會(huì)策劃與籌備的HR們提供詳細(xì)的操作建議。

年會(huì)策劃是指為達(dá)到開好年會(huì)的目標(biāo)，對(duì)年會(huì)進(jìn)行系統(tǒng)全面的構(gòu)思，制訂并選擇合理的可執(zhí)行方案的過程，年會(huì)的籌備是按照已審批策劃案進(jìn)行統(tǒng)籌和準(zhǔn)備的過程。我將從下面十個(gè)方面對(duì)年會(huì)的策劃和籌備進(jìn)行一一說明。

1.目的

通常情況下企業(yè)組織年會(huì)的目的有三點(diǎn)：一是通過正式的活動(dòng)辭舊迎新；二是通過表彰優(yōu)秀激發(fā)員工的能動(dòng)性；三是通過參與增強(qiáng)組織的凝聚力和員工的歸屬感。此外也有一些企業(yè)不限于以上目的，例如，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)當(dāng)年發(fā)展里程碑的，借助年會(huì)與客戶深度互動(dòng)以增加外部影響力的，等等。

2.性質(zhì)

年會(huì)的性質(zhì)為整個(gè)活動(dòng)定下基調(diào)。純粹的娛樂休閑？專場表彰大會(huì)？內(nèi)部技能大賽？客戶交流？還是兼而有之？

3.主題

年會(huì)的主題是整個(gè)活動(dòng)圍繞的中心內(nèi)容，一般都會(huì)結(jié)合辭舊迎新這個(gè)明顯的時(shí)間特征和本公司年度盛事來確定。常見的年會(huì)主題有：年度表彰大會(huì)、迎新年聯(lián)歡會(huì)、年度慶典會(huì)等。

4.形式

年會(huì)的形式視公司規(guī)模大小和領(lǐng)導(dǎo)重視程度而定，隨著人們對(duì)新鮮新奇的需求增加，越來越多的公司不再囿于傳統(tǒng)中會(huì)議或晚會(huì)的形式，而是采取多種活動(dòng)結(jié)合的形式。下面是幾種形式可供參考：總結(jié)會(huì)、頒獎(jiǎng)禮、慶功宴/團(tuán)年飯、游園或旅游等。

至簡版：年度總結(jié)、頒獎(jiǎng)和晚會(huì)融合在一起的一場年會(huì)

至尊版：年度會(huì)議+頒獎(jiǎng)典禮+聯(lián)歡會(huì)+慶功宴+定點(diǎn)旅游

推薦版：年度會(huì)議+聯(lián)歡會(huì)+團(tuán)年飯（推薦理由：年度總結(jié)采用會(huì)議的形式更加正式有效，融入頒獎(jiǎng)的聯(lián)歡會(huì)純粹是員工交流和聯(lián)歡，順便達(dá)到激勵(lì)的目的；宴會(huì)是中國式年會(huì)的必然選擇，但如果是大型企業(yè)或國企，要主意政治導(dǎo)向不要鋪張浪費(fèi)，最好來點(diǎn)有創(chuàng)意的還那么奢華的）。

5.時(shí)間

時(shí)間的確定非常重要，有兩個(gè)大的注意點(diǎn)。

一是確定大概是在陽歷的年終還是在陰歷的春節(jié)前后。有些零售行業(yè)在12月和1月的時(shí)候正在旺季春節(jié)過后剛好淡季，他們可能傾向于在農(nóng)歷年后；有些領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)心年會(huì)氛圍太濃影響工作會(huì)把時(shí)間安排在農(nóng)歷年前；但越來越多的公司愿意安排在陽歷的12月下旬或元月上中旬，因?yàn)樽匀荒甓雀掀髽I(yè)的經(jīng)營期間，試想農(nóng)歷年后都3月了你再開始談年度計(jì)劃，這是不是很扯的事情？

二是不必在策劃的時(shí)候就把準(zhǔn)確日期定下來，可以先預(yù)判，比如12月下旬或元月第2周；等到后期再根據(jù)公司和領(lǐng)導(dǎo)的工作計(jì)劃確定日期。6.地點(diǎn)

地點(diǎn)的選擇與活動(dòng)形式、參加人員和財(cái)務(wù)控制有關(guān)。建議提出兩個(gè)檔次的地點(diǎn)供選擇，記得每個(gè)檔次也不要只寫一家，可以選2-3家，簡要說明各自特色并做個(gè)推薦。

7.對(duì)象

參加對(duì)象由活動(dòng)主題決定，通常都是公司全員。但有些實(shí)力較強(qiáng)的企業(yè)會(huì)邀請(qǐng)一部分社會(huì)名流、主要客戶等企業(yè)外人士，這要結(jié)合自身實(shí)際。需要指出的是，參加對(duì)象盡量細(xì)致并有合計(jì)人數(shù)，因?yàn)楹竺娴念A(yù)算中需要。例如：總公司86人、A分公司23人、B分公司38人、邀請(qǐng)嘉賓10人，合計(jì)157人。

8.組織

最重要的是活動(dòng)的組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)權(quán)限和具體分工。根據(jù)活動(dòng)規(guī)模的大小，組織人員可能有3-10個(gè)，甚至更多。建議把人員安排和具體任務(wù)形成一個(gè)組織分工與工作計(jì)劃表，會(huì)更加清晰明確。下面是推薦版的組織構(gòu)成，可以根據(jù)自己公司的實(shí)際情況進(jìn)行加或減：

（1）總顧問：由公司最高領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，說白了是個(gè)榮譽(yù)職位，大公司可以設(shè)，小公司免設(shè)。

（2）總指揮：由公司高層管理人員擔(dān)任，比如副總，主要負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)。

（3）總策劃：一般會(huì)有HR部、行政部、企劃部等這些執(zhí)行部門的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，這就看公司年會(huì)主要由哪個(gè)部門來組織。

（4）策劃組：通常由年會(huì)組織部門負(fù)責(zé)，主要負(fù)責(zé)整個(gè)活動(dòng)的計(jì)劃制定、流程設(shè)計(jì)、宣傳推廣和年會(huì)主持。

（5）推廣組：通常由年會(huì)組織部門和部分業(yè)務(wù)部門人員組成，主要職責(zé)之一是內(nèi)部宣傳營造氣氛，之二是外部推廣，比如邀約客戶甚至是招商拉贊助。

（6）會(huì)務(wù)組：這是整個(gè)活動(dòng)最核心的小組，通常由行政部、HR部或后勤部參與。大致包括三類崗位，一是禮儀小組，負(fù)責(zé)接待、引導(dǎo)和頒獎(jiǎng)禮儀；二是現(xiàn)場執(zhí)行小組，負(fù)責(zé)現(xiàn)場的布置和道具擺放；三是導(dǎo)播小組，負(fù)責(zé)現(xiàn)場的燈光、音響、幻燈片播放等；四是攝影小組，主要負(fù)責(zé)拍照和錄像。

（7）節(jié)目組：通常由年會(huì)組織部門負(fù)責(zé)，包括節(jié)目的征集、遴選和排練。

（8）物資組：通常由行政部或后勤部參與，主要負(fù)責(zé)會(huì)場接洽、物料采購和統(tǒng)籌。

（9）機(jī)動(dòng)組：機(jī)動(dòng)人員，根據(jù)需要臨時(shí)安排工作。

9.流程

整個(gè)年會(huì)的活動(dòng)流程包括前期策劃與籌備階段，中期的推動(dòng)執(zhí)行與現(xiàn)場執(zhí)行階段，后期的總結(jié)宣傳階段。建議總流程以甘特圖的形式來展現(xiàn)，分流程可以用流程表來展現(xiàn)，比如節(jié)目單就是一個(gè)明顯的時(shí)間順序流程表。

活動(dòng)現(xiàn)場的流程設(shè)計(jì)，根據(jù)具體內(nèi)容確定。推薦版年會(huì)（年度會(huì)議+聯(lián)歡會(huì)+團(tuán)年飯）的流程建議如下：簽到→年度會(huì)議（領(lǐng)導(dǎo)講話→各部門發(fā)言→領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)）→聯(lián)歡晚會(huì)（領(lǐng)導(dǎo)講話→節(jié)目演藝→穿插頒獎(jiǎng)→節(jié)目演藝→穿插游戲→節(jié)目結(jié)束→現(xiàn)場評(píng)選→優(yōu)秀節(jié)目頒獎(jiǎng)）→晚宴開始→宴會(huì)結(jié)束→安排返回。

10.預(yù)算

預(yù)算是整個(gè)活動(dòng)策劃中至關(guān)重要的一項(xiàng)，一旦預(yù)算需要調(diào)整，那么所策劃的活動(dòng)內(nèi)容一定會(huì)有所變化。預(yù)算的基本原則，一是看年初的財(cái)務(wù)預(yù)算；二是結(jié)合往年情況和本年度的總體經(jīng)營管理情況測(cè)算。當(dāng)然你也可以旁敲側(cè)擊地打探領(lǐng)導(dǎo)的意思，但務(wù)必記住想要辦一場高大上的年會(huì)但不愿意付出是難以實(shí)現(xiàn)的。

預(yù)算結(jié)果以表格的形式呈現(xiàn)，應(yīng)到包括項(xiàng)目、內(nèi)容、計(jì)量單位、單價(jià)、數(shù)量和金額以及必要的備注；費(fèi)用的大概項(xiàng)目有場地費(fèi)、物料費(fèi)、獎(jiǎng)品購置費(fèi)、餐飲消費(fèi)和其他必要支出，比如異地的交通費(fèi)和住宿費(fèi)等。

第二篇：詩酒趁年華

詩酒趁年華

------在全校升旗儀式上的講話

尊敬的老師、親愛的同學(xué)：

大家早上好。今天我演講的題目是 《詩酒趁年華》。

上周，馬云辭去了阿里巴巴CEO職務(wù)。在他的演講中，有一句話值得我們深思：當(dāng)大家都在抱怨的時(shí)候，其實(shí)就是你贏得機(jī)會(huì)的時(shí)候。馬云創(chuàng)造了網(wǎng)購商務(wù)平臺(tái)，他卻在事業(yè)的黃金時(shí)期，人生的盛年48歲的時(shí)候退下來，一時(shí)讓很多人唏噓不已。其實(shí)，退下來后，生活就是他的另一領(lǐng)域的工作，還有很多人生故事等待開啟。我認(rèn)為，不辜負(fù)伴隨自己成長的青春時(shí)光，即使玩也要玩出水平和個(gè)性。絕不能在生命的歷程里坐等花開，因?yàn)樵娋埔媚耆A，別讓歲月倦怠了眼眸，更別讓時(shí)光蹉跎了腳步。

距離高考僅有18天，高三的同學(xué)竭盡全力奮戰(zhàn)紅五月，只為六月閃光，夢(mèng)想輝煌?？嘁稽c(diǎn)累一點(diǎn)，算什么，還有什么比實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值更值得期待？有一位成功人士說：沒有經(jīng)歷高三的人生是不完美的人生。實(shí)際上，高三讓很多人飽受考試的折磨和打擊，有的同學(xué)甚至一蹶不振。有同學(xué)戲稱高三：面對(duì)無休無止的考試，你麻木了，就有狀態(tài)了。你能忍受別人不能忍受的，你就占據(jù)了高考制高點(diǎn)。高三是奮斗的代名詞，也只有經(jīng)歷了高三的陣痛，你才會(huì)走向成熟，也才會(huì)獲得登上另一段航程的船票。所以，在你最苦最絕望的時(shí)候，輕輕地對(duì)自己說：至少我奮斗在路上，沒有錯(cuò)過，我要努力抓住青春的尾巴。

全國人民都在做一個(gè)偉大的中國夢(mèng)，是為實(shí)現(xiàn)中華民族的偉大復(fù)興。我們能做的就是做好自己，從容面對(duì)每一次挑戰(zhàn)。哪怕你深陷苦海，你也要含淚微笑。記住，你的如水年華靠自己把握，沒有人來得及光顧你的惆悵和失落。

既然我們注定是公元2013年六月的主角，那就要醞釀最好的情緒，把每一個(gè)細(xì)節(jié)

第1頁，國旗下講話，勵(lì)志人生。

做到極致。坦然從容面對(duì)每一天，相信破繭成蝶的升華就從現(xiàn)在開始。12級(jí)的閆婷文

姐姐在平凡中書寫傳奇，她順利考上北大。她在《育才苑》的一篇文章中寫到：最后的成功是面對(duì)困難不要太在意，要微笑，要瀟灑大方，更要淡然淡定。很多同學(xué)非常優(yōu)秀，一到考試就如臨大敵，其實(shí)就是不夠自信，不能正確看待得與失。高考?xì)埧岫利?，?/p>

考知識(shí)更考人品。歷經(jīng)大小考試若干，我們算是身經(jīng)百戰(zhàn)。高考，只不過是我們的第十

三次強(qiáng)化訓(xùn)練而已。

“休對(duì)故人思故國，且將新火試新茶，詩酒趁年華”。東坡在困境中表現(xiàn)出超然的曠

達(dá)與樂觀。既然我們能有機(jī)會(huì)登泰山，不如來一個(gè)“登泰山而小天下”。誰不希望一

馬平川、一帆風(fēng)順？誰不期待長纓在手、笑傲江湖？既然懷揣著夢(mèng)想，就應(yīng)張開翅膀，遨游于九天之外。

我的演講結(jié)束了，謝謝大家。

第2頁，國旗下講話，勵(lì)志人生。

第三篇：詩酒趁年華(作文素材)

高三作文素材

《望江南》 蘇軾

春未老，風(fēng)細(xì)柳斜斜。

試上超然臺(tái)上看，半壕春水一成花。煙雨暗千家。

寒食后，酒醒卻咨嗟。

休對(duì)故人思故國，且將新火試新茶。詩酒趁年華。

一直以來，我都認(rèn)為，人生有許多的巧合。一片云彩，一枚落葉，一闋清詞，一首古曲，都會(huì)在不同時(shí)候，暗合自己的心情?；蛟S，這就是所謂的緣分，緣來時(shí)當(dāng)珍惜，緣去時(shí)也莫牽懷。

每當(dāng)我讀起這首《望江南》，無論于何地，懷著怎樣的心情，都可以瞬間入境。微風(fēng)細(xì)雨的季節(jié)，行走在烏衣巷，濕潤的石板路上，流淌著過往的醇香。巷陌里的人家，同往常一樣，過著簡單而寧靜的生活。不知誰家，用寒食過后的新火，煮著谷雨前采的“雨前茶”，裊裊茶香，從半掩的窗扉飄出，熏染了一季的相逢。也不知道是誰，將淡淡的春愁，掛在晾衣架上，希望過客裝進(jìn)行囊，帶去天涯。

分明在煙火的俗世間，只聞茶香，又覺此中歲月，悠然忘塵。我喜歡這份洗盡塵埃的潔凈，一句詩酒趁年華，有一種灑然于世的超脫。仿佛所有的失意與落寂，都是無端的辜負(fù)和蹉跎。人生浮沉，世事難測(cè)，當(dāng)知得失隨緣，閑淡由之。

在煙塵飛揚(yáng)的世間，猶記明月清風(fēng)。在顛沛流離的境遇，學(xué)會(huì)隨遇而安。這就是蘇軾的處世之道，于不合時(shí)宜的境況里依舊清醒曠達(dá)，不訴悲涼之音。他遭謫貶，被放逐，一生輾轉(zhuǎn)流離，得意太少，失意太多。許多座城市留下了他的足跡，留下了他的故事，也留下了他的詩詞，更留下了他的離合悲歡。

他在黃州偏遠(yuǎn)的鄉(xiāng)間，咀嚼幾碟素菜，品出“人間有味是清歡”的淡泊。他在惠州的陋室，隔簾聽雨，享受“又得浮生一日涼”的意境。他在杭州西湖，看桃紅柳綠，吟詠“淡妝濃抹總相宜”的清雅。他在密州的煙雨叢林，竹杖芒鞋，感悟“一蓑煙雨任平生”的況味。東坡居士的詞句，蘊(yùn)含大自然的鐘靈毓秀，藏納人生的世情百味，也滲透了釋道儒的雋永深沉。沒有姹紫嫣紅，無須驚濤駭浪，蘇軾就是這樣，在他的云水生涯里，品出淡定與從容。

這是一個(gè)暮春的細(xì)雨天，風(fēng)中楊柳依依，東坡居士獨(dú)自登上超然臺(tái)，看一江春水，滿城花開，看煙雨中的萬千人家。他的心穿越煙云霧海，在萬象的蒼茫中，體味一種物我兩忘的超然明凈。

這是個(gè)適合觀雨品茶的季節(jié)，整座城，擁有青蔥的華年。西廂養(yǎng)蠶，燕子筑巢，杏花疏落，牡丹初好。面對(duì)這份大自然的清新與潔凈，又何必再去懷思故國？山水依舊，更迭的只是朝代，就像時(shí)光仍在，流逝的只是我們。關(guān)于命運(yùn)的玄機(jī)，我們無須覺悟太早，也不可覺悟太遲，流年似水匆匆，卻無論如何，都會(huì)給我們留下或深或淺的回憶。

忘記孤獨(dú)，模糊悲喜，用青翠的季節(jié)之火，烹煮一壺碧綠的新茶，那芬芳，無須細(xì)品，沾唇即醉。在細(xì)雨的窗扉下，攤開一紙書箋，寫下這樣的詩行：

讓我平靜的看著你，直到淡淡的老去。

這樣一段明凈的詩酒年華，縱然坐到白發(fā)蒼顏，我都想要淡然地珍惜。

你帶著唐時(shí)如意、宋時(shí)記憶，還有明清煙雨，循過長荷素淡的香跡，才給了我今生真實(shí)的歡喜。

也曾夢(mèng)回故里，也曾萍聚萍散，到最后，我還是我，你還是你。

如果有一天你將我無由地忘記，我也不會(huì)忘了你。

只是不再尋覓，守著一段溫潤的光陰，我還是我自己....是的，就是這樣，詩酒趁年華。每個(gè)人，都是一顆種子長成蒼天大樹的。短短數(shù)十載的光陰，如果不曾用心去珍惜，年華就從身邊悄悄流走。一盤棋，可以下到爛柯忘時(shí)，一壺茶，可以喝到人生老盡。許多人，走到生命的盡頭，回首過往，只覺是南柯一夢(mèng)，沒有一個(gè)真實(shí)的記憶可以觸摸。都說人生若只如初見，卻不知，任何茫然的開始，都要自己寫下最后的結(jié)局。從紅顏到白發(fā)，就這樣枉自蹉跎，韶華像是一種幻覺，依稀來過，又真的走遠(yuǎn)。

人生有緣彌可貴，歲月無期當(dāng)自珍。如果現(xiàn)在，你正擁有最好的華年，當(dāng)自珍惜，不要讓它似流水，從時(shí)光的縫隙間倉促流失。不要讓錯(cuò)過成為一生不可挽回的缺憾，不要枉讀了“且將新火試新茶，詩酒趁年華”的詞句。倘若，你已和年華擦肩而過，也請(qǐng)你，在歲月的年輪里，一點(diǎn)一滴地找尋丟失的回憶，重新拼湊起一本青春的詩集。

第四篇：年會(huì)策劃籌備手冊(cè)

年會(huì)策劃籌備手冊(cè)

一．做好預(yù)算計(jì)劃

年會(huì)有各種不同的類型，有的是答謝客戶的，有的是員工總結(jié)大會(huì)，所以在計(jì)劃之前需要明確職責(zé)任務(wù)，不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境，召開會(huì)議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的計(jì)劃。制訂完善的會(huì)議計(jì)劃確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要并達(dá)到會(huì)議預(yù)期目標(biāo)。

制訂預(yù)算：制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作；確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排。通常而言，年會(huì)預(yù)算包括以下幾個(gè)方面：

1、交通費(fèi)用

交通費(fèi)用可以細(xì)分為：

(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場、碼頭至住宿地的交通

(2)、會(huì)議期間交通費(fèi)用——主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌?、?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場、車站、港口交通費(fèi)用。

2、會(huì)議室/廳費(fèi)用

具體可細(xì)分為：

(1)、會(huì)議場地租金——通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。

(2)、會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用——此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通常可向?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比），否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。

(3)、會(huì)場布置費(fèi)用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié)商。

(4)、其他支持費(fèi)用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲(chǔ)、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場行價(jià)要高，如果讓專業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對(duì)比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。

對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。

3、住宿費(fèi)用

住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對(duì)于會(huì)議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會(huì)展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。

正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會(huì)議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。

4、餐飲費(fèi)用

會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可（但考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用）

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算——自助餐形式，按桌預(yù)算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購而非由餐館提供，餐館可能會(huì)收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。

(3)、酒水及服務(wù)費(fèi)

通常，如果在高星級(jí)酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級(jí)酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15％左右的服務(wù)費(fèi)。

(4)、會(huì)場茶歇

此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。

(5)、聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)

事實(shí)上，聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會(huì)復(fù)雜，宴會(huì)只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。但酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算設(shè)計(jì)到場地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長的時(shí)間確認(rèn)。

(6)、其他——點(diǎn)心、水果及調(diào)制色酒

5、視聽設(shè)備

除非在室外進(jìn)行，否則視聽設(shè)備的費(fèi)用通?？梢院雎?。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：

●設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算

●設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會(huì)展服務(wù)商代理

●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

6、演員及節(jié)目

通?？梢赃x定節(jié)目后按場次計(jì)算——預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點(diǎn)如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專場或包場除外。

7、雜費(fèi)

雜費(fèi)是指會(huì)展過程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)?、臨時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通常可以在會(huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。

二．尋找年會(huì)優(yōu)化方案

地點(diǎn)選擇：選擇適合的會(huì)議場所，必須依據(jù)當(dāng)?shù)乜商峁┑臅?huì)議資源狀況及該會(huì)議的程序、預(yù)計(jì)的與會(huì)人數(shù)、與會(huì)人員的背景情況，以及最重要的會(huì)議目的、目標(biāo)和與會(huì)者的偏好等因素綜合考慮。

◆按類型劃分

商務(wù)型酒店：這類酒店無論在外部設(shè)計(jì)，還是在內(nèi)部裝修，以及可提供的先進(jìn)通訊工具、適合會(huì)務(wù)的商用場地上（有特定的商務(wù)樓層），一般都充分體現(xiàn)了現(xiàn)代商務(wù)高效、快捷的內(nèi)涵。酒

店既能接待小型會(huì)議也能接待大型會(huì)議，有一個(gè)或多個(gè)多功能廳，24小時(shí)全天候辦公，有較強(qiáng)的服務(wù)能力，此外還有多個(gè)中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設(shè)施。

度假型酒店：這類酒店一般建在旅游勝地或海邊，外部設(shè)計(jì)、園林規(guī)劃、內(nèi)部裝修都充分體現(xiàn)了當(dāng)?shù)靥厣蓍e、娛樂于一體。同時(shí)隨著社會(huì)的發(fā)展，度假型酒店也能提供相應(yīng)的會(huì)議設(shè)施、美食和各種代表地方和季節(jié)特色的活動(dòng)，這些無疑大大方便了會(huì)議單位。

◆按地理位置 中心酒店：在選擇位于市中心的酒店時(shí)需考慮酒店與機(jī)場距離（包括交通是否擁擠）。如果與會(huì)者來自國內(nèi)或本地區(qū)，那么選擇這樣的酒店是明智的。會(huì)議籌劃者一般喜歡選擇位于理想的城市里且設(shè)施和功能齊全的市中心酒店，這樣與會(huì)者的隨行家屬便有很多活動(dòng)可做。市郊酒店：對(duì)于當(dāng)?shù)乜沈?qū)車前往的與會(huì)者來說，這類酒店是大受歡迎的。

比較價(jià)格：在確定數(shù)家會(huì)議場所以后需要同會(huì)議場所的銷售部門直接聯(lián)系，進(jìn)行一個(gè)非常詳細(xì)的報(bào)價(jià)咨詢，予以比較后從中選擇最優(yōu)方案并做進(jìn)會(huì)議整體計(jì)劃中，同時(shí)需要同1、2個(gè)會(huì)議場所保持聯(lián)系以備急需時(shí)調(diào)整。

三．現(xiàn)場考察預(yù)訂

做好年會(huì)預(yù)算并聯(lián)系好幾家會(huì)議場地后，進(jìn)行實(shí)地考察是十分重要的，考察后再最終選定一家場地并提前預(yù)定。

會(huì)議場所實(shí)地考察：視察選定的場所和設(shè)施，檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施；協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)；根據(jù)會(huì)議的具體情況，設(shè)計(jì)并安排會(huì)場的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié)。

會(huì)議場所的確立預(yù)定：根據(jù)會(huì)議的級(jí)別，選擇會(huì)議舉辦地；根據(jù)會(huì)議的具體情況，確定是否將會(huì)議劃分為幾個(gè)分會(huì)場，選擇分會(huì)場的地點(diǎn)，并提前預(yù)約。根據(jù)需要，準(zhǔn)備會(huì)議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；提前調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

四．會(huì)議設(shè)施準(zhǔn)備

在會(huì)議開始前需要根據(jù)會(huì)議的具體情況確定會(huì)議設(shè)施，此項(xiàng)十分繁瑣，所以可以列一個(gè)表，一條一條核對(duì)準(zhǔn)備情況。

常見的會(huì)議設(shè)施：

1、屏幕

2、投影儀（膠片投影儀及多媒體投影儀）

3、錄像機(jī)

4、VCD5、音響

6、話筒（有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風(fēng)）

7、鐳射筆

8、幻燈機(jī)

9、講臺(tái)

10、舞臺(tái)

11、夾紙板

12、大白板

13、簽到臺(tái)

14、名片簿

15、馬克筆

16、鉛筆

17、信簽

18、會(huì)議桌椅

19、插線板

20、彩電

21、橫幅

22、指示牌

23、告示牌

24、桌卡

25、主席臺(tái)

26、盆景

27、鮮花

28、背景板

30、隔板

31、燈光照明

32、同聲翻譯系統(tǒng)

33、產(chǎn)品租賃

五．執(zhí)行預(yù)期計(jì)劃

按照預(yù)期計(jì)劃履行方案，在執(zhí)行過程中，要做到耐心、細(xì)致與周到……在年會(huì)執(zhí)行過程根據(jù)不同年會(huì)形式，需要注意餐飲安排、交通安排、旅游安排、司儀安排、秩序維護(hù)、茶歇安排和攝影攝像等事項(xiàng)。

餐飲安排

根據(jù)參會(huì)人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會(huì)包括西餐、中餐、自助餐、宴會(huì)等等；餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。

類別有中式、西式及清真系列。統(tǒng)一安排餐飲的會(huì)議，對(duì)于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制，很多酒店對(duì)于自助餐的開設(shè)有就餐人數(shù)的要求，可以事先制訂餐標(biāo)及餐譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。

圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜——特別是大型會(huì)議的時(shí)候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時(shí)間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類及付款等。

需要提醒的是，會(huì)議前期考察時(shí)注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。如果就餐者無法按時(shí)集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。交通安排

重要的國際性會(huì)議、行業(yè)重要會(huì)議、知名公司全球或者大區(qū)會(huì)議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調(diào)度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調(diào)度就值得好好研究。

通常，異地舉辦會(huì)議基本上委托當(dāng)?shù)貙I(yè)機(jī)構(gòu)代理，車輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會(huì)議舉辦地的車源問題。對(duì)于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時(shí)間安排、預(yù)定的合理車輛數(shù)量、行走時(shí)間及線路等等。

因此，主辦方應(yīng)該提前告訴代理方相對(duì)準(zhǔn)確的與會(huì)者抵達(dá)時(shí)間、人數(shù)、此時(shí)間段內(nèi)抵達(dá)客人的身份及車輛使用標(biāo)準(zhǔn)，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預(yù)告情形不符時(shí)希望采取的彌補(bǔ)措施及愿意為此承擔(dān)的代價(jià)。

旅游安排

實(shí)際上，年會(huì)考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關(guān)性質(zhì)的行為，當(dāng)然不排除部

分行為是真正的商務(wù)考察(為獲取行業(yè)或者相關(guān)行業(yè)信息而舉行的市場調(diào)研性質(zhì)的動(dòng)作)。

短線旅行旅程很少離開會(huì)展舉辦地500公里以上，時(shí)間不會(huì)超過48小時(shí)(大多數(shù)為24小時(shí)以內(nèi))。少數(shù)旅程可能超過1000公里以上，時(shí)間可以長達(dá)一周——甚至可以跨國旅行。此時(shí)中介公司的作用就相當(dāng)于旅行社，將提供線路咨詢、線路包價(jià)購買、導(dǎo)游、景點(diǎn)票務(wù)、車輛、住宿餐飲安排、旅游保險(xiǎn)購買、落實(shí)異地返程票務(wù)等服務(wù)。

司儀安排

如果是客戶答謝年會(huì)，必要的禮儀顯得溫馨，而員工大會(huì)則可以較少考慮安排司儀。

禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓(xùn)、服裝道具準(zhǔn)備、禮儀執(zhí)行等。值得注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請(qǐng)，另外一點(diǎn)就是禮儀的個(gè)性是否符合工作要求。各種主題的會(huì)議對(duì)禮儀的要求不一樣，學(xué)術(shù)性會(huì)議、政府性質(zhì)會(huì)議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會(huì)展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。

秩序維護(hù)

對(duì)于會(huì)議而言，無不希望有良好的秩序。小型會(huì)議特別是企業(yè)內(nèi)部會(huì)議秩序基本不用控制，但大型會(huì)議，秩序的控制就顯得很重要。大型會(huì)議可以采用代表證或者入場券方式控制，如果需要保密，代表證可以特制，印制有代表的數(shù)碼身份照片，會(huì)場入口設(shè)立保安來維護(hù)為好茶歇安排

茶歇對(duì)于一般的大型會(huì)議而言可能不需要，中、小型會(huì)議，特別是公司或者組織高層會(huì)議，會(huì)間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會(huì)間休息兼氣氛調(diào)節(jié)而設(shè)置的小型簡易茶話會(huì)，當(dāng)然提供的飲品可能不限于中國茶，點(diǎn)心也不限于是中國點(diǎn)心。通常茶歇的準(zhǔn)備包括點(diǎn)心要求、飲品要求、擺飾要求、服務(wù)及茶歇開放時(shí)間要求等等，一般不同時(shí)段可以更換不同的飲品、點(diǎn)心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點(diǎn)心一般是各類糕點(diǎn)、餅干、袋裝食品、時(shí)令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點(diǎn)心有蛋糕、各類甜品、糕點(diǎn)、水果、花式果盤，有的還有中式糕點(diǎn)。

攝影攝像安排

攝影攝像安排：根據(jù)會(huì)議的級(jí)別和要求，需要安排專業(yè)的攝影攝像人員對(duì)會(huì)議進(jìn)行全程拍攝，拍攝以后還需要考慮是否將資料制作成光盤分發(fā)給

六．會(huì)后結(jié)算總結(jié)

會(huì)后總結(jié)是成功會(huì)議必不可少的一步，即體現(xiàn)了辦會(huì)者的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，又能為下一次年會(huì)的成功積累經(jīng)驗(yàn)……

會(huì)議資料：會(huì)議資料的收集和資料的保管

會(huì)議的結(jié)算：同會(huì)議的各個(gè)合作方進(jìn)行對(duì)帳結(jié)算，開具發(fā)票

通訊錄：制作通訊錄并發(fā)送參會(huì)人員

總結(jié)：對(duì)整個(gè)會(huì)議流程進(jìn)行詳細(xì)的總結(jié)

第五篇：年會(huì)策劃籌備手冊(cè)

年會(huì)策劃籌備手冊(cè) 一．做好預(yù)算計(jì)劃

年會(huì)有各種不同的類型，有的是答謝客戶的，有的是員工總結(jié)大會(huì)，所以在計(jì)劃之前需要明確職責(zé)任務(wù)，不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境，召開會(huì)議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的計(jì)劃。制訂完善的會(huì)議計(jì)劃確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要并達(dá)到會(huì)議預(yù)期目標(biāo)。

制訂預(yù)算：制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作；確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排。

通常而言，年會(huì)預(yù)算包括以下幾個(gè)方面：

1、交通費(fèi)用

交通費(fèi)用可以細(xì)分為：

(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場、碼頭至住宿地的交通

(2)、會(huì)議期間交通費(fèi)用——主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌?、?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場、車站、港口交通費(fèi)用。

2、會(huì)議室/廳費(fèi)用

具體可細(xì)分為：

(1)、會(huì)議場地租金——通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。

(2)、會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用——此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比），否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。

(3)、會(huì)場布置費(fèi)用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié)商。

(4)、其他支持費(fèi)用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲(chǔ)、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場行價(jià)要高，如果讓專業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對(duì)比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。

對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。

3、住宿費(fèi)用

住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對(duì)于會(huì)議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會(huì)展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。

正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會(huì)議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。

4、餐飲費(fèi)用

會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可（但考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用）

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算——自助餐形式，按桌預(yù)算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購而非由餐館提供，餐館可能會(huì)收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。

(3)、酒水及服務(wù)費(fèi)

通常，如果在高星級(jí)酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級(jí)酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15％左右的服務(wù)費(fèi)。

(4)、會(huì)場茶歇

此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。

(5)、聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)

事實(shí)上，聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會(huì)復(fù)雜，宴會(huì)只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。但酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算設(shè)計(jì)到場地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長的時(shí)間確認(rèn)。

(6)、其他——點(diǎn)心、水果及調(diào)制色酒

5、視聽設(shè)備

除非在室外進(jìn)行，否則視聽設(shè)備的費(fèi)用通?？梢院雎?。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：

●設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算

●設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會(huì)展服務(wù)商代理

●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

6、演員及節(jié)目

通常可以選定節(jié)目后按場次計(jì)算——預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點(diǎn)如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專場或包場除外。

7、雜費(fèi)

雜費(fèi)是指會(huì)展過程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)А⑴R時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通?？梢栽跁?huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。

二．尋找年會(huì)優(yōu)化方案

地點(diǎn)選擇：選擇適合的會(huì)議場所，必須依據(jù)當(dāng)?shù)乜商峁┑臅?huì)議資源狀況及該會(huì)議的程序、預(yù)計(jì)的與會(huì)人數(shù)、與會(huì)人員的背景情況，以及最重要的會(huì)議目的、目標(biāo)和與會(huì)者的偏好等因素綜合考慮。

◆按類型劃分

商務(wù)型酒店：這類酒店無論在外部設(shè)計(jì)，還是在內(nèi)部裝修，以及可提供的先進(jìn)通訊工具、適合會(huì)務(wù)的商用場地上（有特定的商務(wù)樓層），一般都充分體現(xiàn)了現(xiàn)代商務(wù)高效、快捷的內(nèi)涵。酒店既能接待小型會(huì)議也能接待大型會(huì)議，有一個(gè)或多個(gè)多功能廳，24小時(shí)全天候辦公，有較強(qiáng)的服務(wù)能力，此外還有多個(gè)中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設(shè)施。

度假型酒店：這類酒店一般建在旅游勝地或海邊，外部設(shè)計(jì)、園林規(guī)劃、內(nèi)部裝修都充分體現(xiàn)了當(dāng)?shù)靥厣?，集休閑、娛樂于一體。同時(shí)隨著社會(huì)的發(fā)展，度假型酒店也能提供相應(yīng)的會(huì)議設(shè)施、美食和各種代表地方和季節(jié)特色的活動(dòng)，這些無疑大大方便了會(huì)議單位。

◆按地理位置 中心酒店：在選擇位于市中心的酒店時(shí)需考慮酒店與機(jī)場距離（包括交通是否擁擠）。如果與會(huì)者來自國內(nèi)或本地區(qū)，那么選擇這樣的酒店是明智的。會(huì)議籌劃者一般喜歡選擇位于理想的城市里且設(shè)施和功能齊全的市中心酒店，這樣與會(huì)者的隨行家屬便有很多活動(dòng)可做。市郊酒店：對(duì)于當(dāng)?shù)乜沈?qū)車前往的與會(huì)者來說，這類酒店是大受歡迎的。

比較價(jià)格：在確定數(shù)家會(huì)議場所以后需要同會(huì)議場所的銷售部門直接聯(lián)系，進(jìn)行一個(gè)非常詳細(xì)的報(bào)價(jià)咨詢，予以比較后從中選擇最優(yōu)方案并做進(jìn)會(huì)議整體計(jì)劃中，同時(shí)需要同1、2個(gè)會(huì)議場所保持聯(lián)系以備急需時(shí)調(diào)整。

三．現(xiàn)場考察預(yù)訂

做好年會(huì)預(yù)算并聯(lián)系好幾家會(huì)議場地后，進(jìn)行實(shí)地考察是十分重要的，考察后再最終選定一家場地并提前預(yù)定。

會(huì)議場所實(shí)地考察：視察選定的場所和設(shè)施，檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施；協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)；根據(jù)會(huì)議的具體情況，設(shè)計(jì)并安排會(huì)場的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié)。

會(huì)議場所的確立預(yù)定：根據(jù)會(huì)議的級(jí)別，選擇會(huì)議舉辦地；根據(jù)會(huì)議的具體情況，確定是否將會(huì)議劃分為幾個(gè)分會(huì)場，選擇分會(huì)場的地點(diǎn)，并提前預(yù)約。根據(jù)需要，準(zhǔn)備會(huì)議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；提前調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。四．會(huì)議設(shè)施準(zhǔn)備

在會(huì)議開始前需要根據(jù)會(huì)議的具體情況確定會(huì)議設(shè)施，此項(xiàng)十分繁瑣，所以可以列一個(gè)表，一條一條核對(duì)準(zhǔn)備情況。

常見的會(huì)議設(shè)施：

1、屏幕

2、投影儀（膠片投影儀及多媒體投影儀）

3、錄像機(jī)

4、VCD

5、音響

6、話筒（有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風(fēng)）

7、鐳射筆

8、幻燈機(jī)

9、講臺(tái)

10、舞臺(tái)

11、夾紙板

12、大白板

13、簽到臺(tái)

14、名片簿

15、馬克筆

16、鉛筆

17、信簽

18、會(huì)議桌椅

19、插線板

20、彩電

21、橫幅

22、指示牌

23、告示牌

24、桌卡

25、主席臺(tái)

26、盆景

27、鮮花

28、背景板

30、隔板

31、燈光照明

32、同聲翻譯系統(tǒng)

33、產(chǎn)品租賃

五．執(zhí)行預(yù)期計(jì)劃

按照預(yù)期計(jì)劃履行方案，在執(zhí)行過程中，要做到耐心、細(xì)致與周到……在年會(huì)執(zhí)行過程根據(jù)不同年會(huì)形式，需要注意餐飲安排、交通安排、旅游安排、司儀安排、秩序維護(hù)、茶歇安排和攝影攝像等事項(xiàng)。

餐飲安排

根據(jù)參會(huì)人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會(huì)包括西餐、中餐、自助餐、宴會(huì)等等；

餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。

類別有中式、西式及清真系列。統(tǒng)一安排餐飲的會(huì)議，對(duì)于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制，很多酒店對(duì)于自助餐的開設(shè)有就餐人數(shù)的要求，可以事先制訂餐標(biāo)及餐譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。

圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜——特別是大型會(huì)議的時(shí)候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時(shí)間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類及付款等。

需要提醒的是，會(huì)議前期考察時(shí)注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。如果就餐者無法按時(shí)集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。

交通安排

重要的國際性會(huì)議、行業(yè)重要會(huì)議、知名公司全球或者大區(qū)會(huì)議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調(diào)度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調(diào)度就值得好好研究。

通常，異地舉辦會(huì)議基本上委托當(dāng)?shù)貙I(yè)機(jī)構(gòu)代理，車輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會(huì)議舉辦地的車源問題。對(duì)于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時(shí)間安排、預(yù)定的合理車輛數(shù)量、行走時(shí)間及線路等等。

因此，主辦方應(yīng)該提前告訴代理方相對(duì)準(zhǔn)確的與會(huì)者抵達(dá)時(shí)間、人數(shù)、此時(shí)間段內(nèi)抵達(dá)客人的身份及車輛使用標(biāo)準(zhǔn)，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預(yù)告情形不符時(shí)希望采取的彌補(bǔ)措施及愿意為此承擔(dān)的代價(jià)。

旅游安排

實(shí)際上，年會(huì)考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關(guān)性質(zhì)的行為，當(dāng)然不排除部分行為是真正的商務(wù)考察(為獲取行業(yè)或者相關(guān)行業(yè)信息而舉行的市場調(diào)研性質(zhì)的動(dòng)作)。

短線旅行旅程很少離開會(huì)展舉辦地500公里以上，時(shí)間不會(huì)超過48小時(shí)(大多數(shù)為24小時(shí)以內(nèi))。少數(shù)旅程可能超過1000公里以上，時(shí)間可以長達(dá)一周——甚至可以跨國旅行。此時(shí)中介公司的作用就相當(dāng)于旅行社，將提供線路咨詢、線路包價(jià)購買、導(dǎo)游、景點(diǎn)票務(wù)、車輛、住宿餐飲安排、旅游保險(xiǎn)購買、落實(shí)異地返程票務(wù)等服務(wù)。

司儀安排

如果是客戶答謝年會(huì)，必要的禮儀顯得溫馨，而員工大會(huì)則可以較少考慮安排司儀。

禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓(xùn)、服裝道具準(zhǔn)備、禮儀執(zhí)行等。值得注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請(qǐng)，另外一點(diǎn)就是禮儀的個(gè)性是否符合工作要求。各種主題的會(huì)議對(duì)禮儀的要求不一樣，學(xué)術(shù)性會(huì)議、政府性質(zhì)會(huì)議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會(huì)展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。

秩序維護(hù)

對(duì)于會(huì)議而言，無不希望有良好的秩序。小型會(huì)議特別是企業(yè)內(nèi)部會(huì)議秩序基本不用控制，但大型會(huì)議，秩序的控制就顯得很重要。大型會(huì)議可以采用代表證或者入場券方式控制，如果需要保密，代表證可以特制，印制有代表的數(shù)碼身份照片，會(huì)場入口設(shè)立保安來維護(hù)為好

茶歇安排

茶歇對(duì)于一般的大型會(huì)議而言可能不需要，中、小型會(huì)議，特別是公司或者組織高層會(huì)議，會(huì)間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會(huì)間休息兼氣氛調(diào)節(jié)而設(shè)置的小型簡易茶話會(huì)，當(dāng)然提供的飲品可能不限于中國茶，點(diǎn)心也不限于是中國點(diǎn)心。通常茶歇的準(zhǔn)備包括點(diǎn)心要求、飲品要求、擺飾要求、服務(wù)及茶歇開放時(shí)間要求等等，一般不同時(shí)段可以更換不同的飲品、點(diǎn)心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點(diǎn)心一般是各類糕點(diǎn)、餅干、袋裝食品、時(shí)令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點(diǎn)心有蛋糕、各類甜品、糕點(diǎn)、水果、花式果盤，有的還有中式糕點(diǎn)。

攝影攝像安排

攝影攝像安排：根據(jù)會(huì)議的級(jí)別和要求，需要安排專業(yè)的攝影攝像人員對(duì)會(huì)議進(jìn)行全程拍攝，拍攝以后還需要考慮是否將資料制作成光盤分發(fā)給

六．會(huì)后結(jié)算總結(jié)

會(huì)后總結(jié)是成功會(huì)議必不可少的一步，即體現(xiàn)了辦會(huì)者的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，又能為下一次年會(huì)的成功積累經(jīng)驗(yàn)……

會(huì)議資料：會(huì)議資料的收集和資料的保管

會(huì)議的結(jié)算：同會(huì)議的各個(gè)合作方進(jìn)行對(duì)帳結(jié)算，開具發(fā)票

通訊錄：制作通訊錄并發(fā)送參會(huì)人員

總結(jié)：對(duì)整個(gè)會(huì)議流程進(jìn)行詳細(xì)的總結(jié)