第一篇：選擇會議場地的技巧

選擇會議場地的技巧

選擇到一個與會議匹配的會議場地，無疑會對會議的影響和效果增色不少?？偨Y(jié)會務(wù)通多年選擇會議場地的技巧經(jīng)驗，好的會議場地是大小適中的會議場地，遠(yuǎn)近適當(dāng)?shù)臅h場地，環(huán)境適合的會議場地，以及設(shè)備齊全的適用的會議場地。

一、選擇大小適中的會議場地

會議場地的大小是根據(jù)會議的規(guī)模而定。一般中、小型會議可以選擇本單位的會議室、辦公室或會議廳，而中型以上的會議，則需要選擇會堂、禮堂或體育場館等場所。選擇會議場地時，必須首先考慮其容納人數(shù)的多少，一般來說其容量應(yīng)與參加會議的人數(shù)大體相當(dāng)，不宜過大，也不宜過小。因為過大的會議場地會使會議顯得不夠緊湊，因而影響會議的氣氛；過小的場所則顯得過分擁擠，給與會者造成不舒適的感覺。

二、選擇遠(yuǎn)近適當(dāng)?shù)臅h場地

選擇會議場地的場址，首先，要考慮與會者是否便于前往，交通是否便利。其次，要考慮會議主辦單位離會址也不宜過遠(yuǎn)，以致給會務(wù)工作造成不便。第三，如果是需要住宿的會議，還要考慮到會議場地與住宿地點的距離，一般來講兩者之間的距離越近越方便。

三、選擇環(huán)境適合的會議場地

為了使與會人員能夠?qū)Ｏ滦膩黹_會，保證會議的質(zhì)量，在選擇會議場地時，除了要考慮會議場地的大小、距離的遠(yuǎn)近之外，環(huán)境也應(yīng)當(dāng)是考慮的重要因素之一。一般來講，應(yīng) 當(dāng)選擇具有比較清靜、不易受干擾的周邊環(huán)境的會議場地。嘈雜喧囂的鬧市區(qū)肯定不是召開會議的理想環(huán)境。尤其是一些重要的會議，一方面需要安靜的環(huán)境，另一方面 也是為了避免由于離單位太近而受到不必要的人事干擾，遇到這類情況可以考慮舍近求遠(yuǎn)。

四、選擇設(shè)備齊全適用的會議場地

會議場地內(nèi)設(shè)備在這里主要包括召開會議所必須的設(shè)備，如照明設(shè)備、音響設(shè)備、通風(fēng)空調(diào)設(shè)備、桌椅用具、衛(wèi)生設(shè)施及安全設(shè)備如消防設(shè)備等。在選擇會議場地時，首先應(yīng) 察看這些設(shè)備是否齊備，性能是否良好；其次，根據(jù)會議內(nèi)容的具體要求需要添加一些特殊設(shè)備時，應(yīng)考慮到會議場地內(nèi)原有設(shè)備是否適用。例如，在用電量大的情況 下，是否會超出電源負(fù)荷。如果召開的是展示會，要考慮在場內(nèi)能否設(shè)置展臺等。

選擇會議場地的技巧除了以上幾點外，也要考慮到會議的實際預(yù)算，盡可能的貼近預(yù)算，節(jié)約會議成本。

會務(wù)通，是上海大型的會務(wù)咨詢交流平臺，依托會務(wù)通長期合作的眾多優(yōu)質(zhì)滬上會議場地資源，可提供商務(wù)會議場地、企業(yè)年會議場地地、團(tuán)體宴會議場地地、活動展覽場地等預(yù)訂。多年的會議服務(wù)及選擇會議場地的技巧經(jīng)驗，會務(wù)通不僅能幫企業(yè)客戶尋找到最適合開會的會議場地，而且能提供專業(yè)的會議組織和策劃等一站式會議服務(wù)。

第二篇：會議的場地選擇

會場的選擇要根據(jù)會議的性質(zhì)，規(guī)模，與會者情況，可供選擇會場的會議住宿、交通、接待條件等眾多方面來決定會場的選擇：

酒店按類型劃分主要分為商務(wù)型酒店和度假型酒店

商務(wù)型酒店：

這類酒店無論在外部設(shè)計，還是在內(nèi)部裝修，以及可提供的先進(jìn)通訊工具、適合會務(wù)的商用場地上（有特定的商務(wù)樓層），一般都充分體現(xiàn)了現(xiàn)代商務(wù)高效、快捷的內(nèi)涵。酒店既能接待小型會議也能接待大型會議，有一個或多個多功能廳，24小時全天候辦公，有較強(qiáng)的服務(wù)能力，此外還有多個中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設(shè)施。度假型酒店：

這類酒店一般建在旅游勝地或海邊，外部設(shè)計、園林規(guī)劃、內(nèi)部裝修都充分體現(xiàn)了當(dāng)?shù)靥厣?，集休閑、娛樂于一體。同時隨著社會的發(fā)展，度假型酒店也能提供相應(yīng)的會議設(shè)施、美食和各種代表地方和季節(jié)特色的活動，這些無疑大大方便了會議單位。

第三篇：選擇會議場地的六大基本步驟

會議的成敗，場地的選擇相當(dāng)重要。會議策劃者在選擇會議場地時，以下6個基本步驟都需考慮進(jìn)去：

（1）確定會議目的（2）確定會議形態(tài)

（3）決定實質(zhì)上的需求

（4）考慮與會者的期望

（5）選擇何種會議地點與設(shè)備

（6）評估選擇的正確性

第四篇：選擇會議場地需要考慮哪些事項?

會議策劃者在選擇會議場地時需要考慮的主要事項有：

地區(qū)

a、費用(成本)與便利性

b、是否鄰近機(jī)場

c、轎車或出租車是否足夠

d、是否有充足的停車空間

e、如果需要，接送交通工具是否充足，費用情況

環(huán)境

a、當(dāng)?shù)赜惺裁绰糜尉包c

b、購物環(huán)境

c、休閑活動

d、氣候狀況

e、環(huán)境是否良好

f、餐廳數(shù)量和質(zhì)量

g、當(dāng)?shù)刂伟?/p>

h、社區(qū)經(jīng)濟(jì)狀況

j、過去會議舉行情況

k、當(dāng)?shù)氐男蜗笕绾?/p>

l、當(dāng)?shù)貢h管理部門支持與服務(wù)情況

m、會議周邊供應(yīng)廠商的經(jīng)驗、設(shè)備是否足夠（如視聽器材公司、展覽公司、事務(wù)機(jī)器公司）

n、安全保障

飯店設(shè)施和服務(wù)

a大廳是否整潔，吸引人

b報到處是否容易找到

c是否有足夠房間供工作人員使用

d是否有能力處理客人住店和離店的高峰時段

e接待處的人力是否足夠

f是否有足夠的電梯設(shè)備。

g詢問處是否全天候有人值班。

h是否有藥店

j是否有禮品店

k是否有保險箱

l對客人的服務(wù)：門童是否友好

m服務(wù)員工作效率如何

客房

a家具是否完好

b沖浴設(shè)備如何

c光線是否充足

d是否足夠的衣櫥空間與衣架

e煙霧警示器

f火災(zāi)逃生資料是否清楚

g冰箱和小酒吧

h走道是否整潔，包括清潔人員是否定時清理通道、煙灰

i是否在每層樓有冰塊和飲料

j電梯服務(wù)

k標(biāo)準(zhǔn)房與豪華房標(biāo)準(zhǔn)

l是否有特別樓層提供特殊服務(wù)

m豪華套房的數(shù)量與形式

n客廳、臥室尺寸和睡床類型

o房間類別，如高樓層或低樓層，面海景或面山景

p每一種類別的房間數(shù)

q有多少房間數(shù)可以使用，如果需要，對早來晚走的與會者如何處理

r會議房價與一般房價如何

s何時能提供確定的會議房價

t是否需要保證數(shù)量與訂金

u進(jìn)房與退房的時間

v什么時間取消已預(yù)訂的房間

w付款方式

x接受哪幾種信用卡

y萬一取消訂房，退款方式為何

z訂房的程序和方法

會議室

（1）會議室尺寸(面積)。

（2）當(dāng)會議室做不同座位安排時，其容量如何

（3）會議室隔音設(shè)備是否良好

（4）電源開關(guān)、冷暖氣控制是否單獨分開

（5）會議室的音響效果，是否有良好音響系統(tǒng)

（6）固定設(shè)備如黑板、銀幕和家具

（7）障礙物如圓柱

（8）視聽設(shè)備

（9）視聽效果

（10）是否后座的人可以看到銀幕

（11）會議室天花板高度

（12）是否有裝飾燈架

（13）裝飾的鏡子是否會反光

（14）是否有窗簾遮住窗戶光線

（15）電源控制位置

（16）火災(zāi)逃生口

（17）公共區(qū)域是否整潔

（18）相同性質(zhì)的會議室是否在同一層樓或分在不同樓層舉行

（19）房間和公用電話是否很方便

（20）洗手間數(shù)量、位置，是否干凈

（21）衣帽問數(shù)量、位置

（22）是否有足夠空間放置家具和器材

（23）良好光線

（24）很容易讓與會者找到

（25）足夠的電源插座

（26）安全性如何

（27）桌子、椅子數(shù)量和規(guī)格

（28）是否有不同高度的舞臺

（29）是否有有地毯和鋪裙邊的舞臺

（30）講臺：站立式講臺，有燈光的講臺

（31）黑板和布告欄

（32）指示架

（33）廢紙簍與垃圾桶

（34）照明燈與輔助燈設(shè)備

（35）燈光控制盤。

（36）報到臺

（37）麥克風(fēng)數(shù)量和種類

第五篇：會議活動場地舞臺

會議活動場地舞臺，燈光和音響要求一

只有在充分考慮會議活動對場地的所有要求之后，你才能選定理想的會議活動地點。比如，你在策劃一個1000人參加的會議活動，打算選用一個可容納1000人進(jìn)行坐式宴會的大廳。但是，你還想安裝一個背投設(shè)備（它會使會議活動看起來正規(guī)專業(yè)），這就需要一些額外的空間，在屏幕背后至少需要留出18至26英尺的空間來安放投影器材，這大約相當(dāng)于250個座位的面積。在這種情況下，你要么放棄使用投影，要么減少客人數(shù)量或者改用更大的宴會廳。你是否計劃在大廳的前部安裝視聽設(shè)備？是否需要設(shè)監(jiān)聽室，翻譯間或是舞池？這些設(shè)施也都會進(jìn)一步擠占座位的空間。因此，在開始檢查會議活動場地可用于否之前，你絕對有必要了解所有的要求。在考慮到所有的需求之后，曾經(jīng)看似在合適不過的場地也可能無法滿足會議活動的需要。把你想要的列出一張清單，考慮清楚哪些方面可以讓步，哪些方面不可以，更不要忘記你希望達(dá)到的效果。你想要的是熱烈，活潑的會議活動氣氛，但如果客人們感覺房間太小，太擠，太熱，太不舒服的話，是不可能形成這種氣氛的。

安排空間時，不要為了省一點錢而讓所有人都肩并肩地擠在一起，讓8個人坐10人桌（讓10個人坐12人桌）并且留出休息區(qū)顯然是更好的選擇。確保桌與桌之間有足夠的距離，讓人們能夠輕松地出入其間。當(dāng)然，也不能走另一個極端，在一個大廳里寥寥地擺上幾桌，這樣同樣會影響會議活動的氣氛。你想要的效果是，空間疏密適度，氣氛熱烈活潑。雖然，從某種意義上說，空間過大比過小要好，因為你總可以通過增加裝飾物把空間變小，但是又何必花這樣的冤枉錢呢？

你需要考慮的要求不僅僅是空間上的，還有時間上的。舞臺，視聽和燈光設(shè)備的搬運，安裝，音響測試，排演，拆卸的時間都要列入考慮的范圍。另外，樂手們是否需要更衣室和休息室？你是否需要劃出一定的空間來存放物品？一定要方方面面都考慮到，免得簽訂了合同之后又發(fā)現(xiàn)空間或者時間不夠用。

如果你計劃在一家酒店或者會議中心舉辦會議活動，那么就要調(diào)查一下，在你之前有誰已經(jīng)在此預(yù)訂。

這時需要問的問題包括：

他們的設(shè)備什么時候能拆卸完畢并搬走？ 他們都要拆卸和搬走什么設(shè)備？ 設(shè)備的拆卸和搬運有沒有可能延遲？ 你什么時候可以開始使用房間？

還有誰要與你同一天進(jìn)入場地并開始布置？

在世界安排方面有沒有沖突？與競爭者和同事舉行的其他會議活動直接有沒有沖突？ 有沒有安排其他會議活動與你的會議活動同時舉辦？它們何時開始，何時結(jié)束？

其他的會議活動中中間休息時會不會產(chǎn)生噪音，會不會打斷你的會議活動？會不會使會議活動場地變得擁擠？如果會的話，你恐怕要調(diào)整一下自己的時間安排。