第一篇：商務(wù)信函的寫作原則及寫作特點(準確)

一 前言

二 寫作原則

三 寫作特點比如商務(wù)信函有格式化的特點，許多套語等等

四 商務(wù)信函寫作時應(yīng)注意的問題（加上你本來的內(nèi)容，融合你的寫作技巧）

五 結(jié)論與體會

商務(wù)公文文體和公文語言的這些特點以及商務(wù)活動

本身的特點決定了商務(wù)信函的以下特點。

1．正確性（correctness）

毫無疑問，這是商務(wù)信函最為重要的特點，且是其

它特點的基礎(chǔ)。舍此而談其它特點沒有任何意義。

這一點很容易理解。只有正確了，才可能去談完整

性（completeness），清 晰 性（clarity），簡 明 性

（conciseness），具體（concreteness），禮貌（courtesy）

等特點。

這里的正確性不僅指使用的語言無拼寫、標點、語

法等方面的錯誤，傳遞的信息（如時間、地點、價格、貨號、數(shù)量、信用證號碼等）準確無誤，而且指要使用

正確的格式等等。

更有研究者（張彥，李師君 2005：171）指出，商

務(wù)信函的正確還應(yīng)包括在翻譯時譯者必須對漢英的不同

表達習慣與方式都要有精確的把握。

2．完整性（completeness）商務(wù)信函的完整性指的是其必須包含所有必需的事 項和信息。

例如，報盤信就必須包括產(chǎn)品名稱、數(shù)量、質(zhì)量、價格、裝運方式、付款方式等必要的信息。如果有所欠

缺，對方就很難還盤，使商務(wù)活動繼續(xù)下去。

又如，如果寫一封投訴信，則必須說明問題所在、為什么要寫這封投訴信、給你帶來了哪些不便以及你希

望見到的結(jié)果等，這樣對方才能采取相應(yīng)措施以解決問

題。

3．清晰性（clarity）

商務(wù)信函的清晰指的是所寫信函必須清楚明了，讓

對方很快了解信函所要傳遞的信息，不會產(chǎn)生歧義。

王曉英，楊靖（2005）指出，為達到這一目的，可

以采取以下措施：（1）使用簡單的單詞和簡單的句子結(jié)

構(gòu)；（2）避免使用有不同意義的單詞；（3）把關(guān)系密切的單詞放在一起；（4）使用主動語態(tài)。

例如，A letter was delivered to the company 和 They

delivered a letter to the company 相比較而言，后者就更清

晰明了，不會引起誤解。

4．簡明性（conciseness）

商務(wù)信函的簡明性指的是用盡量少的單詞或漢字將 事情說清楚。

我們常說，言簡意賅乃語言之精華（Brevity is the soul of wit），商務(wù)信函更是如此。

這里的要求是：（1）用盡量少的單詞或漢字；（2）

一定要將需要傳遞的信息傳遞出來，將需要說的事情說 清楚。我們既不能為了說清楚事情而犧牲簡明性的特點，也不能為了簡明扼要而犧牲完整性的特點。

為達到簡明扼要的目的，（1）可以用常用的簡單詞

來替代較為正式的較長的詞組，如用if來替代in the event that，用 for 來替代 for the purpose of 等等。（2）用單詞 替代句子或詞組。例如，我們可以把 We are returning all the machinery that is broken 中的 that is broken 用 broken 來替代，進而將句子簡化為 We are returning all the broken machinery。

5．具體（concreteness）

商務(wù)信函的具體指的是在信函中應(yīng)該提供具體的信 息而不是概括性和抽象的信息。

例如，The price of our product is about 100 dollars.這

其中的 about 100 dollars 就不具體，95 dollars 也可以，101 dollars 也行，讓別人如何確定？

為了達到具體這一目的，（1）可以使用具體的修飾

詞，如一些具體的數(shù)字。（2）避免使用抽象化的詞，如 The price of gas has really skyrocketed recently。

6．禮貌（courtesy）

禮貌原則在人際交往中非常重要。在英語語用學界，研究人員非常重視禮貌這一原則的研究。Leech 于 1983 年（轉(zhuǎn)引自何自然 1997：107－109）提出了禮貌原則，并指出這一原則包含 6項準則：得體準則（Tact Maxim），慷慨準則（Generosity Maxim），贊譽準則（Approbation Maxim），謙遜準則（Modesty Maxim），一致準則

（Agreement Maxim），同情準則（Sympathy Maxim）。事實證明，這些準則對更好地學習英語語用學、改

善人際關(guān)系起了非常重要的作用。筆者認為，這些準則 對于非常注重禮儀的商務(wù)信函自然也有非常重要的啟迪 作用。

為了體現(xiàn)商務(wù)信函的禮貌這一特點，要求我們在商

務(wù)信函中：（1）使用禮貌用語，如使用 Thank you，Please 等詞語。（2）從對方角度考慮問題或闡述問題，即 You-approach，而不是 I-或 We-approach。這樣很容易 贏得對方的好感。（3）使用積極和正面的詞以替代消極 和負面的詞語，如我們可以用 The office is open until 5

o’clock 以取代 The office is closed after 5 o’clock。很明顯，前者更容易體現(xiàn)禮貌的特點而給人以好感。（4）即使我 們的合理要求沒有得到滿足從而表達不滿的時候，也要平心靜氣地來表述問題，而不能在商務(wù)信函中表達怨氣。漢語里有句俗語，“生意不成情義在”，很有道理。再說 了，就算出現(xiàn)了問題，如果心平氣和地解決好了，說不 定會為自己或公司贏得新的商機。

7．商務(wù)信函中經(jīng)常出現(xiàn)專業(yè)性較強的專業(yè)術(shù)語和行 業(yè)術(shù)語

有研究者（張煜等 2006：151；寥瑛等 2005：111

－113）指出，商務(wù)信函中會大量出現(xiàn)專業(yè)性強、準確度 高的外貿(mào)專業(yè)術(shù)語和行業(yè)術(shù)語。例如，常見的有 B/L（提 單），L/C（信用證），F(xiàn)OB（裝運港船上交貨），CFR（成 本加運費）等等。

而且，由于使用了這些專業(yè)術(shù)語和行業(yè)術(shù)語，會使 商務(wù)信函變得更加正式，書面語的特點顯得更加突出

（二）用語正式莊重，禮貌

因為商貿(mào)函電主要用來洽談業(yè)務(wù)，所以

用詞較為正式，語句顯得誠懇、自然、有禮

貌。禮貌(Courtesy)：禮貌指有禮，它不單

表現(xiàn)在文章的語句上還表現(xiàn)出對對方的態(tài)

度，即用語文雅有禮，不傷害對方積極面

子，對待對方的態(tài)度真誠、合作、體諒。

（三）文中多用專業(yè)術(shù)語和貿(mào)易行話

1．商務(wù)信函多用于貿(mào)易談判，談判的主

要內(nèi)容涉及產(chǎn)品質(zhì)量、價格、包裝、裝船標

志、保險、等國際貿(mào)易知識。在貿(mào)易活動

中，為了交往的方便快捷，形成了一系列的貿(mào)易術(shù)語(commercial terms)，如：

F.A.Q.(Fair Average Quality)產(chǎn) 品 品 質(zhì)

術(shù)語，其意為“中等品質(zhì)”

G.M.Q(Good merchantable quality)產(chǎn)

品品質(zhì)術(shù)語，其意為“適銷品質(zhì)”。

G S P(G e n e r a l i z e d S y s t e m o f

Preference)，國際貿(mào)易政策術(shù)語，其意為

“普惠制”。

CIF(Cost，Insurance and Freight)是

價格術(shù)語，表示“成本、保險加運費”。

O/C(Outward Collection)是付款方式術(shù)

語，表示“進口托收”

TPND(Theft pilferage and Non-

Delivery)是保險術(shù)語，表示“盜竊及提不著

貨險”

2．同時在信函交往中也形成一些常用的套語行話，如：

We are in receipt of?(茲收到)

We are willing to establish business

relations with your company(我們愿與貴公 司建立貿(mào)易聯(lián)系)。

We should be oblidged if you would

send us catalogue and price list of(如 蒙 賜 寄?的目錄冊和價目表，我們將不勝感激)。We are looking forward to your early

reply(盼早日復函)

（四）商貿(mào)信函有相對固定的格式

商貿(mào)信函格式相對固定，大體上由以下

幾 部 分 組 成 ： 信 頭（heading）、日 期（date）、稱 呼（Salutation）、正 文（body）、結(jié) 束 語（the complimentary close）、簽名（the signature）。

以下是一封拒絕承兌交單付款方式要求的信函，從中我們可看出商務(wù)信函文體特 點。

第二篇：商務(wù)信函的寫作特點

寫作商務(wù)信函并不要求您使用華麗優(yōu)美的詞句。所有您需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。圍繞這一點，我們總結(jié)了幾方面的內(nèi)容，希望對您寫作商務(wù)信函有借鑒作用?？谡Z化每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現(xiàn)感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務(wù)信函就應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應(yīng)該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎？只不過是把交談的內(nèi)容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。想象一下，如果您由于無法準時交貨而在電話上跟您的合作伙伴表示歉意時，您會怎么說？我想您會說“I am sorry we cannot deliver the goods today”。既然在電話中您會這樣說，為什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放棄這種所謂的“生意腔”吧，讓您的信也象談話那樣簡單，自然，人性化。語氣語調(diào)由于您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的語氣語調(diào)也應(yīng)該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什么樣的目的，您希望對收信人產(chǎn)生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調(diào)來表現(xiàn)。真誠不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠是最重要也是最基礎(chǔ)的，所以您的信函也必須能夠充分體現(xiàn)您的真誠。不管說什么，都要帶著您的誠意去說。把寫好的信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與您通話，他一定能夠感受到您的自然和真誠。直接跟您一樣，您的合作伙伴們每天都要閱讀大量信函文件。所以，信函一定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。如果是不符合主題或者對信函的目的不能產(chǎn)生利益的內(nèi)容，請毫不留情的舍棄它們。因為這些內(nèi)容不僅不能使交流通暢，反而會混淆視聽，非但不能讓讀者感興趣，反而會讓他們惱火，產(chǎn)生反感。禮貌我們這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現(xiàn)一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態(tài)度。如果本著這樣的態(tài)度去跟別人交流，那么就算您這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今后合作的機會。特別要注意，當雙方觀點不能統(tǒng)一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現(xiàn)一下您的高姿態(tài)，您可以據(jù)理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語言。還要提醒一點，中國人有句話叫做“過猶不及”。任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真幼稚。所以最關(guān)鍵的還是要把握好“度”，才能達到預期的效果。簡潔就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，讓您的信函讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復雜的單詞。一個單詞可以表達，就不要用詞組。多用短句，因為短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長的連詞。在同一封信函里，不要使用多個相同含義的單詞。比如，您前面寫了“goods have been sent”，那后面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因為這樣寫會誤導您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。精確當涉及到數(shù)據(jù)或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確。這樣會使交流的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務(wù)的進程。針對性請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發(fā)的通函，從而表示對此的重視。當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。語言樸實前面我們說過，商務(wù)信函不需要用華麗的詞句。根據(jù)西方的語言習慣，他們更愿意使用簡練而樸實的語言。所以當我們跟西方人進行商務(wù)溝通時，也要盡量避免華麗復雜的詞句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接寫成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，這樣才更加符合西方人的語言習慣?；貜脱杆偌皶r給買家的回復，千萬要迅速及時。因為買家通常只看最先收到的幾封回復，從中去選擇合適的供應(yīng)商。如果您的回復不夠及時，就可能因為搶不到先機而失去商機。標題這一點是特別針對寫電子郵件的。也許很多人都沒有意識到，事實上，E-mail的標題是很重要的一個部分，您的郵件給對方的第一個印象就是通過標題來完成的。如果標題沒有內(nèi)容，看起來象群發(fā)的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除。比如這樣的標題“How are you?”，“Can we work together?”，建議您改成“proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile‘s partnership Opportunity”或者“Introduction: Our product Offerings for Bright Ideas Imports.”這樣您的郵件會顯得更加專業(yè)。校對寫完之后，一定要檢查。最基本是要確保拼寫和語法正確，然后檢查一下您所提供的事實，數(shù)據(jù)等是否有錯。我們都會犯錯，但即使在您的信函里有一個極小的失誤，也可能會破壞您在溝通方面的可信度，并使人對您表達的其他信息投下懷疑的陰影。

第三篇：商務(wù)信函寫作

邀請函

邀請人：

人事部經(jīng)理，張建國

被邀請人：各有關(guān)公司人事部門經(jīng)理

時間：12月3日——4日

地點：濱海友誼酒店

會議內(nèi)容：就有關(guān)新形勢人事管理模式和方法進行討論和發(fā)言

信函

以李明的名義給Mr.Black寫一封信，內(nèi)容：您已收到他寄來的禮物（一本精美的相冊）你非常喜歡這份禮物，你得知他將來上海參加你的生日派對，非常高興，請他告知你所乘坐的航班，你到時去機場接

他，要求：按標準的寫信格式，寫明時間，地點，地址，發(fā)信人等

投訴信

寫一封投訴信給學校領(lǐng)導

1.八個人住一間宿舍，太擁擠了

2.宿舍上不了網(wǎng)，學習不方便

3.希望可以延遲熄燈時間，特別是在考試期間

4.要求裝空調(diào)，否則夏天太熱無法入睡

㈠ Dear mangers,I’m the Personnel Manger of the Blue Sky Bloc.Our bloc is going to hold a conference at Coastal Friendship Hotel in December from third to fourth.The conference is aimed at discussing about new personnel management mode and method and making a statement.I’m looking forward to attending the conference.Yours sincerelyZhangjianguoPersonnel Manger

㈡Li Ming

Box408

No.18 Nanjing Road

Mr Black

Dep.Of Business College

Leland Stanford Junior University

California

U.S.A Shanghai 200001 P.R.China December.9.2012

Dear Mr Black,Thank you for sending me the gift, a elegant photo album.I like it very much.Since I knew you would come to Shanghai to join my birthday party, I’ve been so pleased.If you’re planning to come to Shanghai , please inform me that the flight in advance and I’ll be there to meet you at the airport.Friendly yoursLi Ming

㈢ Dear sir(madam),I am writing to complaint about the dormitory problems ,which have affected our normal life.Firstly, eight people live in a dormitory ,too crowded.Secondly, it’s not handy to study without network in the dorm.Thirdly, we hope the dorm supervisor can delay turning off the lights, especially during the test period.Finally, we require to set an air conditioning in the dorm, for we can’t fall asleep because of the hot weather in summer.Could you please look into these and we’d really appreciate if you could solve all of the problems for us.Thanks.Yours cordiallyLi Hua

第四篇：商務(wù)信函的寫作特點總結(jié)（范文模版）

商務(wù)信函的寫作特點總結(jié)

1、口語化

每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現(xiàn)感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務(wù)信函就應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應(yīng)該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎?只不過是把交談的內(nèi)容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。

2、語氣語調(diào)

由于您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的語氣語調(diào)也應(yīng)該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什么樣的目的，您希望對收信人產(chǎn)生一種怎樣的影響呢?是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調(diào)來表現(xiàn)。

3、禮貌

我們這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現(xiàn)一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態(tài)度。如果本著這樣的態(tài)度去跟別人交流，那么就算您這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今后合作的機會。

特別要注意，當雙方觀點不能統(tǒng)一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現(xiàn)一下您的高姿態(tài)，您可以據(jù)理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語言。

還要提醒一點，中國人有句話叫做“過猶不及”。任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真幼稚。所以最關(guān)鍵的還是要把握好“度”，才能達到預期的效果。

4、簡潔/ 6

就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，讓您的信函讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復雜的單詞。一個單詞可以表達，就不要用詞組。多用短句，因為短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長的連詞。在同一封信函里，不要使用多個相同含義的單詞。比如，您前面寫了“goods have been sent”，那后面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因為這樣寫會誤導您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。

5、回復迅速及時

給買家的回復，千萬要迅速及時。因為買家通常只看最先收到的幾封回復，從中去選擇合適的供應(yīng)商。如果您的回復不夠及時，就可能因為搶不到先機而失去商機。

6、標題

這一點是特別針對寫電子郵件的。也許很多人都沒有意識到，事實上，E-mail的標題是很重要的一個部分，您的郵件給對方的第一個印象就是通過標題來完成的。如果標題沒有內(nèi)容，看起來象群發(fā)的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除。比如這樣的標題“How are you?”，“Can we work together?”，建議您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile’s Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”這樣您的郵件會顯得更加專業(yè)。

7、精確

當涉及到數(shù)據(jù)或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到

精確。這樣會使交流的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務(wù)的進程。

8、針對性

請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發(fā)的通函，從而表示對此的重視。當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。

[商務(wù)信函的寫作特點總結(jié)

]相關(guān)文章：/ 6 / 6 / 6 / 6 / 6

第五篇：商務(wù)信函寫作 Payment

Relon Brand Company Limited

No.28Queen’s Road Hong Kong, China Email：xxy2016@163.com

November.16,2016

Armanii Company No.36 Baker Street London,British.We have received your letter of11 this month, in which you suggested our accepting payment by D/A at 45 days for better cash flow and lower costs.Whilewe appreciate your trial order of $7,800for our goods, we very much regret that we are unable to entertain your request for payment under D/A terms as we generally ask for payment by Letter of Credit.In consideration of promoting business between us, we are, as an exceptional case, prepared to accept payment for your trial order on a D/P sight basis.Please understand that we can only make this concession under the circumstance, but this should not be taken as a precedence.Our products always find a good market in many counties in the world.We are confident that this product you have ordered will have a wonderful sales in your market.We hope that the above payment terms will be acceptable to you and look forward to the pleasure of hearing from you soon.Yours faithfully

Wendy

Wendy

Sales manager 題目 ：要求：Your customer Mr.Smith is placing a trial order for $7,800, and asking for payment by D/A 45 days, for better cash flow and lower costs.Please write a reply to negotiate the most suitable payment terms.