第一篇：試論規(guī)范公文寫作應(yīng)注意的幾個(gè)問題

試論規(guī)范公文寫作應(yīng)注意的幾個(gè)問題

規(guī)范性公文是以強(qiáng)制力推行的用以規(guī)定各種行為規(guī)范的文件。根據(jù)作者、內(nèi)容的差異，規(guī)范性公文可分別作為國家法律、法令、行政法規(guī)、行政規(guī)章、地方性法規(guī)和規(guī)章而存在，還可成為機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他各種社會組織的“規(guī)章制度”。因?yàn)橐?guī)范性公文這種效用等級最高的性質(zhì)，使對其的撰寫要符合撰寫一般性公文的要求外，更有更高的標(biāo)準(zhǔn)。這與我國建設(shè)法治社會的目標(biāo)，公司、單位完善規(guī)章制度深化管理的要求休戚相關(guān)。規(guī)范性公文的制定不以對方是否同意為前提，針對的問題是反復(fù)多次適用、涉及多數(shù)人而非少數(shù)人的普遍性問題，且長期有效，故規(guī)范性公文的制定需要更為嚴(yán)格和規(guī)范，語言的運(yùn)用更講究高度準(zhǔn)確、概括、簡潔、通俗、規(guī)范。正式這種強(qiáng)制性與廣泛適用性，要求我們尤其注意并遵循一些至關(guān)重要的特殊規(guī)律。

錯(cuò)別字在所有文字書寫中均普遍存在，文字的普及使人們在運(yùn)用中有意無意地忽視了文字的嚴(yán)重性，在一定程度上降低了文字規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和權(quán)威。在規(guī)范性公文中，標(biāo)準(zhǔn)與權(quán)威確是我們不可放棄的防線。中國文字是以獨(dú)立的文字意義組合運(yùn)用，字與字的組合在所表達(dá)的意義上取著決定性的作用。在關(guān)鍵之處的一字之差，其含義就有可能相去甚遠(yuǎn)，甚至大相徑庭。文字的運(yùn)用本來是對語言表達(dá)的一種規(guī)范，在運(yùn)用中如果不注意譴詞用字的準(zhǔn)確，有時(shí)候就可能產(chǎn)生很大的偏頗。在一般意義上的表達(dá)，不會產(chǎn)生大的不良后果，還有因可原。如果是專業(yè)文字工作者出現(xiàn)這種現(xiàn)象就不應(yīng)該了。中國文字在筆劃上的分類，不外乎就是橫、豎、撇、捺、折，這幾個(gè)簡單的筆劃。但這幾個(gè)筆劃結(jié)構(gòu)位置上的搭配變化，卻能組成無數(shù)的文字，字與字的組合又構(gòu)成無數(shù)的詞組，表達(dá)不同的含義。有時(shí)一點(diǎn)之差或一字之差，就有可會產(chǎn)生很大的不良后果。對規(guī)范性公文來講，任何錯(cuò)別字引起的偏離預(yù)想解讀所帶來的后果是不可承受的。

在起草頒布規(guī)范性公文前，要明確認(rèn)知本單位、部門的職責(zé)，在法律給予的指揮權(quán)、命令權(quán)基礎(chǔ)上制定文件。行文中要高度注意文件所有部分的一致性。如果擅自行文就構(gòu)成侵權(quán)行為，會造成工作中的許多矛盾。上級機(jī)關(guān)如發(fā)現(xiàn)這種情況，有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷這類公文?，F(xiàn)實(shí)中，這類情況時(shí)有發(fā)生，因此造成“文件打架”、“政出多門”。機(jī)關(guān)或部門都有明確分工，各自只能辦理職責(zé)范圍內(nèi)的事，如果一文數(shù)事，必然涉及幾個(gè)主管部門，給公文交辦帶來困難。運(yùn)用語言的過程中，詞語的概念前后必須保持一致，同類型事物與概念的表達(dá)在必要時(shí)也要大致相同。同時(shí)，文件的內(nèi)容與形式?jīng)Q不與其他法律、法令、法規(guī)和規(guī)章，以及黨的方針政策和上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)有關(guān)文件的規(guī)定相抵觸。切忌不自覺違反相關(guān)法律法規(guī)，內(nèi)容本身出現(xiàn)自相矛盾，相同概念用多種詞語表達(dá)，或者不同概念用同一詞語表達(dá)等等。規(guī)范性公文的制定，其目的是完善法律法規(guī)系統(tǒng)，規(guī)定空白或模糊不清之處，若文件本身或與其他文件相抵觸，輕則削弱文件的效用，重則擾亂法律法規(guī)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

一部法規(guī)條例，其受矚目程度因?yàn)樗c眾多人有著切身的利害關(guān)系而格外之高，任何結(jié)構(gòu)上的疏漏，語言上的用詞不當(dāng)，都有可能給人以可乘之機(jī)。所以，要保證規(guī)范性公文結(jié)構(gòu)及語言上的嚴(yán)密性。結(jié)構(gòu)上，要做到謹(jǐn)嚴(yán)周至，完整齊全。語意上，一定要表意明確，無含混不清、語意多歧或詞不達(dá)意等現(xiàn)象出現(xiàn)。對于規(guī)定的具體要求，要具體明確，有可查指標(biāo)，不留余地。表達(dá)程度及范圍的用詞上，要范圍明確，有關(guān)職責(zé)的規(guī)定上要明了，不給玩忽職守者以說辭。一些不確切的詞語，如“一般”、“或許”、“等”、“可能”、“應(yīng)該”等，影響判斷是非、確認(rèn)程度，要杜絕使用?！皣?yán)禁”、“禁止”等表達(dá)祈使目的的詞語，在使用之時(shí)要注意辨別輕重，避免錯(cuò)誤使用帶來不恰當(dāng)語意。

公文標(biāo)題作為公文的“眼睛”，對公文質(zhì)量的影響更加直接。公文標(biāo)題中的文種使用不當(dāng)不利于公文性質(zhì)的體現(xiàn)、行文方向的反映、行文目的與要求的表達(dá)以及文種特點(diǎn)的揭示，不利于文書的處理和立卷、歸檔以及日后的檢索和查閱，使公文失去它的規(guī)范性、權(quán)威性，以致降低公文的行政效率。公文的標(biāo)題應(yīng)該準(zhǔn)確地向讀者傳達(dá)全文的基本精神和中心思想，在事由部分直接、準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主旨在公文標(biāo)題的擬寫上是難度最大的，過簡過繁都可能導(dǎo)致表述不清，甚至產(chǎn)生歧義，給工作帶來麻煩。在一篇規(guī)范性公文的標(biāo)題中，應(yīng)明確的列出作用對象，并用“條例”、“辦法”等對公文性質(zhì)加以確定，使公文的文種一目了然。

為了便于理解、記憶和執(zhí)行，文件的語言應(yīng)簡約不繁而明確周詳。這對文件起草者提出了很大挑戰(zhàn)。在這看似矛盾的兩方面中找到平衡點(diǎn)是優(yōu)秀公文撰寫者要具備的素質(zhì)。規(guī)范性公文以說明為主，不議論，不分析，例舉和解釋不應(yīng)過分詳細(xì)，直言獎懲。語句要選擇精練、概括又沒有漏洞經(jīng)得起的時(shí)間及事件變化考驗(yàn)的使用，忌用贅言。規(guī)范性公文的內(nèi)容大部分都是“規(guī)定”，故沒有必要反反復(fù)復(fù)強(qiáng)調(diào)對象、緣由等。文件面向廣泛的人民群眾，應(yīng)避免使用生僻的專業(yè)術(shù)語，不用令人費(fèi)解的語句，以減少作解釋的必要。

在撰寫公文前，要做充分的調(diào)查研究，聽取各方面意見，反復(fù)核查。要確認(rèn)有無起草公文的必要性，能否對作用對象加以控制和約束，自身是否擁有足夠的權(quán)威與能力。要對控制程度加以論證。在寫作過程中，要準(zhǔn)確把握各種界限，使各種提法準(zhǔn)確而概括，經(jīng)得起時(shí)間的考驗(yàn)，對無礙大局的環(huán)境條件變化有一定的適應(yīng)性，應(yīng)避免在一切方面、一切問題上均規(guī)定過死，過于絕對。要杜絕準(zhǔn)備工作不充分，依據(jù)不足、情況不明即倉促制定文件；不得朝令夕改；不能過于絕對化。

對同一行為加以約束和規(guī)范的文件之間有著必要的繼承關(guān)系。要維護(hù)這樣一種連續(xù)性應(yīng)注意在撰寫新文件的過程中廣泛收集、查閱有關(guān)文件，認(rèn)真分析對照，如確需以新規(guī)定取代既有規(guī)定時(shí)，應(yīng)在文中明確對這部分既有規(guī)定的廢止。重復(fù)立法，新不廢舊等問題的參在危害了文件的系統(tǒng)性，降低了文件效用，會造成執(zhí)法中的混亂與困難。

最后，公文文字工作者應(yīng)在實(shí)踐中不斷提高知識力。知識力的增強(qiáng)與提高，要靠自己廣見、博學(xué)、多積累。文字綜合工作中的知識力，首先要求具有“通才”素質(zhì)?！捌ひ拙?，盡善難求”。鑒于文字綜合的工作性質(zhì)所決定，雖然“難”，也要“求”。從事文字綜合工作，對知識的需求是無限量的。所以，要增加知識的投入和積累。投入多，基本功扎實(shí)，才有希望獲得產(chǎn)出，收功見效，當(dāng)然，在實(shí)際生活中，投入多未必產(chǎn)出多，這里有個(gè)方法是否科學(xué)的問題。要使投入的知識在需要的時(shí)候能轉(zhuǎn)化成為文字綜合的能力，就要特別注意圍繞應(yīng)用去投入。

第二篇：公文寫作應(yīng)注意的問題

公文寫作應(yīng)注意的問題、一、切戒長而空，提倡寫短文

文章長而空。一是空洞議論多；二是敘述過程多；三是面面俱到多。如何克服這些問題？

少說空話、套話，把公文寫短些、寫實(shí)些、寫精些。

第二，注意公文的效用。要重點(diǎn)考慮要達(dá)到什么目的，解決什么事，需要我們做什么，所以要注意公文的效用。

第三，要在實(shí)事求是、聯(lián)合本系實(shí)際情況上下功夫。

第四，內(nèi)容要充實(shí)，提倡寫短文。

二、避免“三舊”，力求“三新”

1、避免道理舊、辦法舊、表述舊。

2、力求觀點(diǎn)新、材料新、角度新。

三、詳略適宜，突擊垂點(diǎn)。

平鋪直敘，面面俱到，沒有重點(diǎn)或重點(diǎn)不突擊，是公文中覺的事，主要是：

一 是“大而全”。就是文章的柜架大，所做的事情說得全。

二 是不分主次。平均著墨，該詳不詳，該略不略。

三 是，流水賬，全過程。只寫“干了什么”，不寫“干得怎么樣”不作分析，平平淡淡。

如何突擊重點(diǎn)？要掌握詳略適宜的原則。

一是：實(shí)則詳，虛則略。

二是：新則詳，舊則略。

三是：特點(diǎn)詳，一般略。

四、緊扣主題，材料與觀點(diǎn)要統(tǒng)一

材料是文章的基礎(chǔ)，觀點(diǎn)是文章的統(tǒng)帥。材料與觀點(diǎn)的關(guān)系，是被統(tǒng)帥與統(tǒng)帥的關(guān)系，觀點(diǎn)統(tǒng)帥材料，材料說明觀點(diǎn)。材料與觀點(diǎn)必須高度統(tǒng)一，這是寫好公文的基本要求。

處理好材料與觀點(diǎn)的關(guān)系，達(dá)到兩者的統(tǒng)一：

一是：先“立意”，緊扣主題?！耙狻奔粗黝}、主題思想、總觀點(diǎn)，是一個(gè)意思。立意之后文字材料必須緊緊圍繞主題，選材必須服務(wù)于主題。

二是：概括必須準(zhǔn)確。概括不準(zhǔn)主要包括有時(shí)概括過寬，有時(shí)概括過窄，“過寬”、“過窄”，就是概括失度。

要克服這個(gè)弊端，取決于對事物（材料）的深入研究，從掌握的材料中提練出觀點(diǎn)來，精心推敲操練出來的觀點(diǎn)，才能準(zhǔn)確，材料和觀點(diǎn)才能統(tǒng)一。

第三篇：公文寫作注意問題

附件：

公文寫作注意問題

一、字體要求

標(biāo)題：方正小標(biāo)宋簡體，小二號（若無此字體可到網(wǎng)上下載）

正文：仿宋_GB2312，小三號，行間距26-32磅，根據(jù)文件長度情況適當(dāng)調(diào)整。

數(shù)字處理：文本形成后，做全選，然后在字體里選TIME NEW ROMAN字體（目的對阿拉伯?dāng)?shù)字和英文字母處理美觀）。

結(jié)構(gòu)層次序數(shù):第一層為“一”（黑體，不加粗），第二層為“

（一）”（楷體_GB2312，加粗），第三層為“1.”（阿拉伯?dāng)?shù)字后面是實(shí)心圓點(diǎn)，不是頓號，三層之后加粗，不改字體），第四層為“（1）”。如果只有兩個(gè)層次，可以第一層為“一”，第二層為“1.”。

二、標(biāo)題

1.擬寫公文標(biāo)題時(shí)，一般先寫介詞“關(guān)于”，準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并準(zhǔn)確標(biāo)明文種，任何情況下不得省略文種。

2.一個(gè)題目中只能有一個(gè)“關(guān)于”、一個(gè)“通知”、一個(gè)“轉(zhuǎn)發(fā)”或“印發(fā)”，要避免重復(fù)。

3.一行放不下分成兩行時(shí)，第一行不要擠滿，一個(gè)詞語不要分行，要調(diào)整到同一行；第一行要比第二行長，居中排列保持 美觀。

4.標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。5.標(biāo)題中單位名稱對內(nèi)可簡寫，標(biāo)題盡量簡單明晰，字?jǐn)?shù)一般不超過40個(gè)。例如：“關(guān)于中國郵政儲蓄銀行XX市分行增設(shè)定期存單小額質(zhì)押貸款開辦網(wǎng)點(diǎn)的請示”可以簡寫為“關(guān)于XX市分行增加定期存單小額質(zhì)押貸款網(wǎng)點(diǎn)的請示”。用最少的字?jǐn)?shù)表達(dá)清楚意思即可，不用面面俱到。對外單位名稱要標(biāo)明全稱。轉(zhuǎn)發(fā)公文被轉(zhuǎn)單位名稱不得省略。

三、主送單位

應(yīng)寫全稱，例如“中國郵政儲蓄銀行遼寧省分行”、“中國銀行業(yè)監(jiān)督管理委員會XX監(jiān)管局”等。主送機(jī)關(guān)頂格書寫，加冒號。

四、附件

公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文下空1行，左空2字標(biāo)識，“附件”后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號，使用阿拉伯?dāng)?shù)字，數(shù)字后標(biāo)小圓點(diǎn)，附件名稱不加書名號，其后不加標(biāo)點(diǎn)符號。轉(zhuǎn)發(fā)文件時(shí)可以不在正文中標(biāo)注附件。

附件頁：要在附件首頁左上角標(biāo)注“附件”，后標(biāo)全角冒號。多個(gè)附件要按順序標(biāo)注“附件1：”“附件2：”……字體：仿宋_GB2312，字號：小三，加粗。并按順序插入頁碼。

五、成文日期

要大寫，例如“二○○九年七月一日”，非“二00九年七月一日”（菜單欄“插入”→“特殊符號”→“○”）。成文日期為簽發(fā)日期，不要單獨(dú)在一頁，要和正文在一頁，可以通過調(diào)整正文行距來實(shí)現(xiàn)。成文日期位于距離正文4行的右下角，后面空4字 2 距離。蓋章后，印章上沿與正文要有1行距離。

六、版記格式

1.主題詞。一般為規(guī)范化名詞，應(yīng)包括文種。上行文主題詞要在OA系統(tǒng)提供的規(guī)范化主題詞中選擇，OA系統(tǒng)中沒有的，要在主題詞后面標(biāo)注“△”?！爸黝}詞：”應(yīng)頂格，詞目之間空1個(gè)漢字的位臵，詞目之間、結(jié)尾不用標(biāo)點(diǎn)符號。主題詞要便于計(jì)算機(jī)檢索，體現(xiàn)文件重要內(nèi)容。

抄送不能為個(gè)人，如需送行領(lǐng)導(dǎo)可成文后傳閱行領(lǐng)導(dǎo)。2.抄送單位。應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱，按先外后內(nèi)、先大后小的順序排列，行內(nèi)部門應(yīng)在前面加注“行內(nèi)：”。無抄送單位的，將抄送文本框和反線刪除，不予保留。

3.版記一律在封底，單獨(dú)在一頁。

七、表格

要調(diào)好，盡量內(nèi)容在一頁內(nèi)，打印預(yù)覽確認(rèn)無誤后再上傳。正文中表格字體一般用楷體_GB2312（標(biāo)題四號、加粗，表內(nèi)小四）；附件表格字體一般用宋體。數(shù)字字體：Times New Roman。

Word（excel）表格格式：

標(biāo)題：宋體、三號（18號）、加粗、居中排列

表內(nèi)：宋體、小四（12號，根據(jù)內(nèi)容多少定）、居中排列（長句居左排列，以美觀為宜）。

備注：仿宋_GB2312、五號（11號）、居左排列

八、擬發(fā)上行文需注意問題

（一）請示

1.一事一請。一般為一個(gè)主送機(jī)關(guān)。如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時(shí)抄送其下級機(jī)關(guān)。

2.最后以“當(dāng)否，請批復(fù)”為結(jié)語，非“當(dāng)否，請批示”或者“妥否，請批復(fù)”。

3.請示必須以附注形式注明聯(lián)系人姓名和電話，緊貼日期下一行，居左空2字，加圓括號。

（二）報(bào)告。報(bào)告是向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)詢問的陳述性公文，不得夾帶請示事項(xiàng)。報(bào)告一般結(jié)尾以呈請語“特此報(bào)告，請審閱”或“以上報(bào)告如有不妥之處，請予指正”作結(jié)。

（三）意見。意見用于上行文時(shí)，可以對某一重要問題提出看法、建議，呈報(bào)上級批準(zhǔn)；可以提出問題，請求上級單位幫助予以解決。

注：請示和報(bào)告的區(qū)別：請示是在事前，報(bào)告在事后；請示應(yīng)一文一事，報(bào)告可以一文多事；請示只送一個(gè)受文機(jī)關(guān)，報(bào)告則相對靈活；請示要求上級批復(fù)，報(bào)告一般不用批復(fù)。

九、公文中常見錯(cuò)別字（括號中為正確的）∕賬：記賬、賬目、賬本 ＼帳：帳篷、蚊帳、帳子

∕作：作廢、作假、作為、作處理 ＼做：做文章、做官、做人、做事

再接再勵(lì)（厲）精神可佳（嘉）防礙公務(wù)（妨）準(zhǔn)備就序（緒）待人誠肯（懇）

權(quán)力義務(wù)（利）自行其事（是）

直接了當(dāng)（截）

迫不急待（及）任人為親（唯）

不加思索（假）滑而不實(shí)（華）肯請（懇）題綱（提）精減（簡）布署（部）部臵（布）

必竟（畢）既使（即）簽定（訂）充份（分）過份（分）

處份（分）份外（分）份子（分）

份內(nèi)（分）事必（勢）種養(yǎng)殖（種植 養(yǎng)殖）

十、其他應(yīng)注意問題

1.“截至”或“截止到”XX月XX日，非“截止XX月XX日”。2.公文中日期要寫全，例如“2009年”不能寫成“09年”。3.“第”字后面跟大寫數(shù)字，例如“第一季度”、“第二位”。4.公文中盡量避免“了”、“的”等多余的虛詞，例如“為了提高競爭力”→“為提高競爭力”、“抓住發(fā)展的契機(jī)” →“抓住發(fā)展契機(jī)”。

5.轉(zhuǎn)發(fā)公文或者公文中引用其他公文時(shí)，被轉(zhuǎn)發(fā)或被引用公文標(biāo)題后要標(biāo)注發(fā)文字號，用圓括號括起來。發(fā)文字號中年份為公元紀(jì)年，用六角括號括入，非圓括號或方括號。例如：“現(xiàn)將總行《關(guān)于規(guī)范本外幣儲蓄代扣代繳利息稅手續(xù)費(fèi)處理流程的通知》（郵銀辦發(fā)?2009?576號）轉(zhuǎn)發(fā)你們，請認(rèn)真學(xué)習(xí)，并嚴(yán)格按通報(bào)要求執(zhí)行?！?/p>

6．法規(guī)、規(guī)章、制度等不能直接以正文形式出現(xiàn)，需擬正文后，再以附件形式出現(xiàn)。標(biāo)題應(yīng)為：關(guān)于印發(fā)XX規(guī)章的通知。7.常用法定公文文種有決定、通知、通報(bào)、通告、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要十種，其他法定公文外的文種如規(guī)劃、計(jì)劃、要點(diǎn)、安排、活動方案等不能以法定公文的形式制發(fā)公文。如要以公文形式下發(fā)計(jì)劃、安排等，應(yīng)以“關(guān)于印發(fā)XXXX規(guī)劃、計(jì)劃、要點(diǎn)、安排、方案等的通知”的形式，使用的文種是通知。

8.人名、地名、單位名稱等名詞在一篇公文中數(shù)次出現(xiàn)時(shí)要表述一致；如果需要排列次序，要按照一定的規(guī)則排列；不能 5 隨意用簡稱。

9.密級文件不得通過網(wǎng)絡(luò)或傳真流轉(zhuǎn)，一律用紙質(zhì)形式通過機(jī)要形式郵寄。

第四篇：標(biāo)引公文主題詞及應(yīng)注意問題

標(biāo)引公文主題詞及應(yīng)注意問題

（一）主題詞標(biāo)引程序“三步”走 第一步：審讀文件，分析主題。

首先通讀公文，了解公文的主要內(nèi)容和發(fā)文意圖。一般來說，審讀文件標(biāo)題，進(jìn)行主題詞標(biāo)引是文秘人員常用的方法。如文件標(biāo)題能概括公文的主要內(nèi)容，就從標(biāo)題入手分析主題。否則，就要從公文的內(nèi)容入手進(jìn)行主題分析。

主題類型分為單主題和多主題兩種。單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個(gè)對象或問題。多主題是指一份公文所研究和論述的主題對象不只一個(gè)，而是兩個(gè)或者更多，而且都是并列的獨(dú)立主題。單主題標(biāo)引時(shí)用多個(gè)表達(dá)同一概念主題詞，多主題用分組的多個(gè)主題詞分別表達(dá)各自的主題概念。

分析主題重點(diǎn)是主題結(jié)構(gòu)分析，確定主題因素。主題結(jié)構(gòu)分析即分析主題里面的主要成分和次要成分以及它們之間的關(guān)系。

主題因素分為主體因素、通用因素、位置因素、時(shí)間因素和文獻(xiàn)類型因素五部分。主體因素是指公文論述的主題中的關(guān)鍵性概念，它是公文主題的主要成分，其他主題因素都附屬于這個(gè)主體因素；通用因素是構(gòu)成主題的一些通用概念，它說明主體因素的動態(tài)和趨勢。通用概念沒有專指性也沒有獨(dú)立檢索價(jià)值，不宜單獨(dú)使用；位置因素是表明主體因素所處的位置和范圍，文件規(guī)定適用的地區(qū)、位置和對象。位置因素包括國家名稱、地區(qū)名稱和組織機(jī)構(gòu)名稱；時(shí)間因素是從時(shí)間上對主體因素進(jìn)行限定，把主題對象放在特定的時(shí)間范圍之內(nèi)。時(shí)間因素包括年代、時(shí)代、朝代、期限等；文獻(xiàn)類型因素包括文獻(xiàn)種類、公文文種、文件名稱編號等。

第二步：提煉、轉(zhuǎn)換主題概念。

經(jīng)過分析主題類型和主題結(jié)構(gòu)后，就掌握了一份文件的全部主題概念。對這些主題概念，并不完全需要標(biāo)引出來，而應(yīng)當(dāng)去粗取精，有所取舍。要提煉標(biāo)引那些最重要的、專指性最強(qiáng)的主題概念，舍棄一般的主題概念。

對提煉出的公文真正具有檢索意義的主題概念，查公文主題詞表將其準(zhǔn)確、規(guī)范、科學(xué)地轉(zhuǎn)換成主題詞。

1、公文主題詞的選取方法主要有四：一是從公文標(biāo)題中摘錄；二是從公文正文中提??；三是題文結(jié)合撮要；四是自己概括。以能表達(dá)公文的主要內(nèi)容為原則。

2、主題詞組配標(biāo)引，就是用兩個(gè)或兩個(gè)以上主題詞構(gòu)成邏輯關(guān)系組合以表達(dá)一個(gè)專指概念的一種方式。它以詞間語法關(guān)系和邏輯關(guān)系為基礎(chǔ)，只有相容關(guān)系的概念詞才可以組配，而且，不是字面上的組配，決定的因素是邏輯關(guān)系。組配標(biāo)引有概念交叉組配、概念限定組配、上位詞或下位詞組配。應(yīng)優(yōu)先考慮交叉組配和限定組配。

交叉組配是指兩個(gè)組配的概念之間具有交叉關(guān)系，兩個(gè)概念的外延有一部分重合。限定組配是以概念的限定為基礎(chǔ)，由屬概念過渡到種概念的組配。

在標(biāo)注過程中，如果沒有十分貼切的主題詞，應(yīng)遵照“宜寬不宜嚴(yán)”的原則，選擇相近的主題詞。如國務(wù)院辦公廳頒布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》一文的主題詞，必須使用《國家行政機(jī)關(guān)公文主題詞表》中所列之詞。因該表中沒有“處理”二字，可用相近的“管理”一詞代替。

第三步：標(biāo)引記錄，審核校驗(yàn)。

主題詞成功組配后，根據(jù)《國家機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，將主題詞標(biāo)注在公文末頁下部抄送欄目左上側(cè)。詞目之間空一字，不用標(biāo)點(diǎn)符號，按主體、通用、空間、時(shí)間、文種等要素，依次進(jìn)行著錄。

在結(jié)束主題詞標(biāo)引之前，必須對標(biāo)引結(jié)果進(jìn)行審核。審核的主要內(nèi)容有：

1、主題概念提煉是否準(zhǔn)確、全面，有無漏項(xiàng)；

2、主題詞的轉(zhuǎn)換是否符合標(biāo)強(qiáng)規(guī)則和組配規(guī)則；

3、同類型公文所選用的主題詞是否一致；

4、標(biāo)引記錄有無遺漏等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾正補(bǔ)救。

（二）主題詞標(biāo)引“三要”、“三不”

1、“三要”

一要準(zhǔn)，即主題詞的標(biāo)引對公文的內(nèi)容揭失要準(zhǔn)確，包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，（1）在主題分析過程中對公文主要內(nèi)容的分析和提煉是否準(zhǔn)確，（2）對分析出來的主題概念轉(zhuǎn)換成主題詞準(zhǔn)確。二要全，標(biāo)引主題盡量能全面反映公文的主題內(nèi)容，不能漏標(biāo)。三要專，即標(biāo)引的主題詞與公文主要內(nèi)容的相符程度，一般說來，對于一個(gè)公文主題概念只有一個(gè)專指的主題詞。這是衡量主題詞揭示主題概念精度的一個(gè)重要因素。

2、“三不”

一是不能使用表外詞。有很多人在標(biāo)引主題詞時(shí)，往往都是從標(biāo)題中抽取幾個(gè)關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)引，根本沒有由于使用主題詞表轉(zhuǎn)換，致使標(biāo)引的主題詞出現(xiàn)了表外詞，這是主題詞標(biāo)引的大忌。

二是不能顛倒順序。主題詞的標(biāo)引按照主體、通用、空間、時(shí)間、文種五大因素的順序排列。但是有很多人都是依據(jù)公文的標(biāo)題，從前向后依次標(biāo)引。三是不能字面組配。主題詞標(biāo)引時(shí)經(jīng)常遇到待標(biāo)的主題概念沒有現(xiàn)成的主題詞可供直接標(biāo)引，必須先將該主題概念分解成二個(gè)以上的簡單的主題概念，然后再分別用相應(yīng)的主題詞進(jìn)行轉(zhuǎn)換。分解時(shí)應(yīng)將主題概念分解成兩個(gè)或多個(gè)有交叉關(guān)系的子概念，或者是有限定關(guān)系的子概念，切忌避免字面拆分。

（三）在公文主題詞標(biāo)注中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

1、必須熟悉各自的《公文主題詞表》。不熟悉公文主題詞表就談不上公文主題詞的標(biāo)注。

2、必須認(rèn)真審研公文內(nèi)容。可以說，不懂公文內(nèi)容就不可能標(biāo)注出恰如其分的公文主題詞。

3、切實(shí)做好結(jié)合文章。這就是把主題詞表與公文內(nèi)容緊密結(jié)合融會貫通，便能找出適當(dāng)?shù)闹黝}詞。

4、必須遵守如下標(biāo)注規(guī)則。

（1）主題詞不一定是一個(gè)完整的意思，不考慮語法上的結(jié)構(gòu)，不考慮詞與詞之間的搭配連接與必然的聯(lián)系，只是將各個(gè)詞依次羅列出來。

（2）堅(jiān)持用詞“宜寬不宜嚴(yán)”的原則，如果沒有確切的主題詞，可用相近的詞或上位詞代替。

（3）標(biāo)注注意按“一范圍、二內(nèi)容、三文種”的順序“由大到小”排列。在同一組主題詞中，要按“屬概念在前，種概念在后”的秩序排列。

（4）用詞數(shù)量一般不少于3個(gè)，最多不超過5個(gè)。

（5）明確主題詞的位置。公文主題詞位于末頁下方，抄送范圍的上方，也就是注釋域或特殊說明域以下，抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識域以上。

（6）掌握主題詞的結(jié)構(gòu)及其標(biāo)印格式。主題詞的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題和主文兩部分組成。標(biāo)題即主題詞三個(gè)字，用黑體字頂格加冒號，其后為主文。主文不使用標(biāo)點(diǎn)符號，每個(gè)主題詞之間空出一個(gè)字的位置。應(yīng)注意的問題

(一)主題詞的排列

反映公文整體(概述)內(nèi)容的主題詞在前，反映公文部分(分述)內(nèi)容的主題詞在后。在單主題公文中，反映中心內(nèi)容的主題詞在前，反映其他方面的主題詞在后；在多主題公文中，反映公文整體(概述)內(nèi)容的主題詞在前，反映公文其他內(nèi)容的各主題詞按出現(xiàn)的先后次序排列。作為自由詞標(biāo)引的地名(組織機(jī)構(gòu)名)、時(shí)間、人名等，應(yīng)置于表現(xiàn)公文內(nèi)容的主題詞后面，置于表現(xiàn)公文形式的主題詞前面。同時(shí)出現(xiàn)在同一公文中，則按地名(組織機(jī)構(gòu)名)、時(shí)間、人名的順序排列。

(二)文種的標(biāo)引

文種作為正式主題詞，標(biāo)在所有主題詞的最末位。在轉(zhuǎn)(印)發(fā)類型通知中，被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文的文種可不作為主題詞標(biāo)引。但如果被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文屬法規(guī)性質(zhì)，其名稱為條例、規(guī)定、辦法等，則應(yīng)作為主題詞標(biāo)引。

(三)標(biāo)點(diǎn)符號的標(biāo)引

公文主題詞一般不應(yīng)出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號。

在《公文主題詞表》中帶有標(biāo)點(diǎn)符號的正式主題詞，應(yīng)予保留。因?yàn)檫@些標(biāo)點(diǎn)符號有特殊功能，刪去后容易引發(fā)歧義。

（四）自由詞標(biāo)引

自由詞標(biāo)引是用未經(jīng)規(guī)范化處理的自然語言表述公文主題概念，并作為表達(dá)公文主題概念的檢索標(biāo)識。

自由詞標(biāo)引范圍：一是某些主題概念雖然可以采用組配標(biāo)引或上位詞標(biāo)引，但使用頻率較高；二是新出現(xiàn)的主題概念，包括新科技、新政策、新理論、新名詞術(shù)語等；三是人物、時(shí)間和年代稱號；四是地區(qū)、組織機(jī)構(gòu)名稱。

自由詞標(biāo)引應(yīng)遵守的規(guī)則：一是應(yīng)認(rèn)真地查找詞表，確實(shí)沒有合適的專指的主題詞，才進(jìn)行自由詞標(biāo)引。二是可選用其他詞表以及權(quán)威性參考書、工具書上的詞。三是所選的詞必須具有較強(qiáng)的檢索功能和組配功能，具有實(shí)用性，能檢索，能組配。四是應(yīng)盡可能做到詞形簡單、概念明確。五是在標(biāo)出自由詞的同時(shí)相應(yīng)標(biāo)出它的上位主題詞(或類別詞)。六是在自由詞后標(biāo)上“△”符號，并適時(shí)將新詞登記在主題詞表上。選用《詞表》以外的地名(組織機(jī)構(gòu)名)、時(shí)間、人名、文獻(xiàn)名稱等專用名詞作自由詞標(biāo)引時(shí)，不作△標(biāo)記。

（五）值得注意的是，在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件時(shí)，如果只選擇一個(gè)主題詞來標(biāo)文種，可選擇被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件的文種。如《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布<國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法>的通知》，其主題詞是“文秘工作 公文 辦法”，標(biāo)注的就是被發(fā)布文件的文種“辦法”，而不是發(fā)布文件的文種“通知”。如果想要完整反映文件的形式，也可將前后兩個(gè)文種同時(shí)標(biāo)注；但如果是用“通知”轉(zhuǎn)發(fā)“通知”，為避免文種上的重疊，只標(biāo)一個(gè)“通知”即可。

第五篇：公文寫作應(yīng)遵守語體規(guī)范

公文寫作應(yīng)遵守語體規(guī)范

所謂語體(a register of language)，就是人們在各種社會活動領(lǐng)域，針對不同對象、不同環(huán)境，使用語言進(jìn)行交際時(shí)所形成的常用詞匯、句式結(jié)構(gòu)、修辭手段等一系列運(yùn)用語言的特點(diǎn)。語體在實(shí)際生活中，根據(jù)不同的語言環(huán)境來有效地進(jìn)行語言交流，不僅涉及內(nèi)容，而且也涉及語言的本身，涉及語言材料及其表達(dá)手段、組合方式等等的準(zhǔn)確選擇。因此，語體學(xué)可以說是現(xiàn)代語言學(xué)中緊密聯(lián)系社會交際環(huán)境來研究語言可變性規(guī)律的一門分支學(xué)科。語體分為口頭語體和書面語體兩類，其中口頭語體包括談話語體和演講語體，書面語體又分為法律語體、事務(wù)語體、科技語體，政論語體、文藝語體、新聞?wù)Z體、網(wǎng)絡(luò)語體七種。

一、區(qū)分口語與書面語。語文準(zhǔn)確來說應(yīng)該是指口語與書面語。因此口語中有可能出現(xiàn)用詞不當(dāng)、句子不順、次序顛倒、前后脫節(jié)、以及重復(fù)遺漏等問題。這些問題如果通過書面語可以完全避免。

二、區(qū)分書面語體內(nèi)部的不同類型?？谡Z、書面語各有不同類型及語體風(fēng)格，公文寫作要運(yùn)用事務(wù)語體，特點(diǎn)如下：

在詞語上，名詞、動詞多，形容詞、代詞少，副詞、介詞比較固定，擬生詞、語氣詞幾乎不用。

在句式上，從功能上看，公文的陳述句、祈使句多，疑問句很少用，感嘆句只用于少數(shù)文體末尾，用來號召、祝福。從結(jié)構(gòu)上看，公文句子較嚴(yán)整，主謂句、動賓句多，兼語式多，介賓短語多。

在修辭上，公文修辭格的類型很少，使用頻率也較低，使用的幾種修辭格較簡易。如比喻、比擬、夸張手法限于常見的流行詞或短語上（如文山會海、釘子戶、保護(hù)傘等）。對偶、排比句式較常見，但結(jié)構(gòu)比較寬松（常用數(shù)字概括法，例如一個(gè)中心