第一篇：黨政機(jī)關(guān)公文處理與寫作思考題

黨政機(jī)關(guān)公文處理與寫作思考題

一、什么是公文處理？應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持哪些原則？

答：《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定，“公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作?！?公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

二、2012年4月16日，中辦、國辦印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》與原有的《辦法》相比，有哪些新變化？ 答：2012年4月6日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》），同時(shí)廢止了1996年中辦印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和2000年國務(wù)院印發(fā)的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》。與《辦法》對比，《條例》中出現(xiàn)了許多新的變化，主要表現(xiàn)在以下七個方面：

1、公文處理的概念更加科學(xué)。

2、公文的種類更加豐富。

3、公文要素做出了調(diào)整。

4、行文規(guī)則上做了具體規(guī)定。

5、文件簽發(fā)程序更加規(guī)范。

6、公文辦理環(huán)節(jié)更加簡明。

7、公文管理環(huán)節(jié)更加嚴(yán)格。

三、請示和報(bào)告有什么不同？

答：報(bào)告和請示同屬上行文，但是性質(zhì)截然不同的兩類文種。

1.行文目的不同。報(bào)告以陳述情況為主，不要求上級批復(fù)；請示以請求指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)為主，要求上級批復(fù)。

2.公文內(nèi)容不同。請示可圍繞請求事項(xiàng)反映情況，說明理由，不排除含有一定的情況匯報(bào)，但報(bào)告中不能夾雜請示事項(xiàng)。

四、公文材料歸檔的范圍是什么？

答：公文材料歸檔范圍是

1、反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的公文材料。

2、機(jī)關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的公文材料。

3、本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的公文材料，下級機(jī)關(guān)報(bào)送的重要公文材料。

4、其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的公文材料。

五、對不具備歸檔和保存價(jià)值的公文如何處理？

答：不具備歸檔和保存價(jià)值的公文，經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

第二篇：黨政機(jī)關(guān)公文處理與寫作

公文處理與寫作

（2009年3月）

黨的機(jī)關(guān)公文處理的依據(jù)

《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》（中辦發(fā)【1996】14號）《中共四川省機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》（川委辦1996】55號）《中共成都市機(jī)關(guān)公文處理細(xì)則（試行）》（成委辦【2000】105號）

行政機(jī)關(guān)公文處理的依據(jù)

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)【2000】23號）《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》（國標(biāo)GB/T9704-1999）

第一部分 公文處理

一、基本概念

定義：公文是公務(wù)活動中形成的，在黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、人民團(tuán)體廣泛使用，具有特定格式和法定效用的文件總和。

六個特點(diǎn)：法定的作者、特定的公務(wù)活動、法定的文種、法定的權(quán)威和效用、法定的格式、特定的處理程序。

作用：工具和手段。有六個方面:領(lǐng)導(dǎo)和指示，規(guī)范和準(zhǔn)允，交流和聯(lián)系，宣傳和教育，依據(jù)和憑證。

二、公文行文規(guī)則

（一）行文要注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精的原則。對普發(fā)性公文，應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量。(二)黨政分工的原則。黨的領(lǐng)導(dǎo)，主要是思想政治方面的領(lǐng)導(dǎo)，是路線、方針、政策的領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)濟(jì)、社會、文化等各個領(lǐng)域、各個行業(yè)的具體事務(wù)，一般應(yīng)由政府各職能部門自主處理。除重大問題、原則性問題外，黨的機(jī)關(guān)不宜就具體的政務(wù)方面的問題直接向行政機(jī)關(guān)和社會作指示、部署任務(wù)；行政機(jī)關(guān)也不得向黨的組織作指示、部署任務(wù)。

（三）根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確 定行文關(guān)系。

1、向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)主送一個上級機(jī)關(guān)，不得同時(shí)主送其他上級機(jī)關(guān)和上級機(jī)關(guān)的某個部門；如需其他相關(guān)的上級機(jī)關(guān)或部門閱知的，可以抄送。不得越級向上級機(jī)關(guān)行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的上級機(jī)關(guān)。

2、向下級機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級機(jī)關(guān)。

3、黨委或政府各部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級相關(guān)部門行文。黨委或政府的辦公廳（室）根據(jù)授權(quán)，可以向下級黨委或政府行文。

4、受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送上級機(jī)關(guān) 和抄送上級機(jī)關(guān)，由主送上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)請示事項(xiàng)。上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機(jī)關(guān)。

5、部門之間對有關(guān)問題未協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機(jī)關(guān)有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。

6、無隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間一般用函行文。

7、部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）根據(jù)授權(quán)外不得對外正式行文。

（四）聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)必須是同級的原則

同級黨的機(jī)關(guān)、黨的機(jī)關(guān)與其他同級機(jī)關(guān)之間必要時(shí)可聯(lián)合行文。同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍事機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。

（五）請示行文的原則

1、請示應(yīng)一文一事。

2、請示事項(xiàng)必須協(xié)商一致。

3、請示一般只寫一個主送機(jī)關(guān)。

4、不得在報(bào)告等其他非請示公文中夾帶請示事項(xiàng)。

（六）其他有關(guān)行文原則

1、不直接向領(lǐng)導(dǎo)者個人報(bào)送公文。

2、對不符合行文規(guī)則的上報(bào)公文，上級機(jī)關(guān)的秘書部門可退回呈報(bào)機(jī)關(guān)。

三、市委公文處理有關(guān)規(guī)定要求

(一)公文報(bào)送的有關(guān)規(guī)定和要求

1．嚴(yán)格按公文處理程序辦理，一般不超越規(guī)定程序。向市委、市政府報(bào)送公文應(yīng)按程序送市委辦公廳和市政府辦公廳統(tǒng)一辦理，不得多頭報(bào)送，不得直接報(bào)送市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)同志個人，也不得在按規(guī)定渠道報(bào)送的同時(shí)又送領(lǐng)導(dǎo)同志個人。(關(guān)于公文“倒辦件”題，違反了收文處理程序)

問 2．報(bào)送前“六審”：一審是否需要報(bào)送?二審報(bào)送目的是什么?三審向誰報(bào)送?四審以什么名義報(bào)送?五審何時(shí)報(bào)送?六審報(bào)送的背景材料是否齊全? 3．報(bào)送公文要留時(shí)間余地，盡量消除“雞毛信”(錯誤認(rèn)識：報(bào)送到上級機(jī)關(guān)就可以馬上印發(fā)，只要有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字就可以印發(fā))。4．對不按規(guī)范上報(bào)市委的公文實(shí)行退文制度。（1）各區(qū)(市)縣、市級各部門未以黨委（黨組）名義上報(bào)市委的公文。（2）無發(fā)文字號、無簽發(fā)人、無標(biāo)題、無主送機(jī)關(guān)或主送機(jī)關(guān)有誤、無公文主題詞、無印制版記、未加蓋黨委（黨組）印章的公文。（3）不區(qū)分黨委和政府的工作職能、行文關(guān)系不正確的公文。（4）無特殊情況越級請示；“請示”多頭主送；“請示”中要求解決的問題不明確；“請示”不符合一文一事要求；“請示”與“報(bào)告”不分或非請示公文中夾帶請示事項(xiàng)。（5）公文涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)工作而未協(xié)商一致。（6）公文未經(jīng)市委辦公廳秘書部門辦理直接送市委領(lǐng)導(dǎo)同志。（7）公文成文時(shí)間與送文時(shí)間有誤或相隔較長。（8）公文與法律、法規(guī)、政策的規(guī)定相抵觸；公文結(jié)構(gòu)混亂，內(nèi)容不符合有關(guān)要求，文字有歧義；公文未清楚表達(dá)行文意圖。（9）公文用紙不符合規(guī)定，印刷質(zhì)量差，裝訂不整齊。（10）公文有附件而未附。（11）“報(bào)告”未按規(guī)定份數(shù)報(bào)送（報(bào)送市委的報(bào)告須報(bào)送紙質(zhì)公文5份）。（12）其他不符合《條例》規(guī)定的情況。．關(guān)于規(guī)范簡報(bào)報(bào)送。（1）對市委各部委、各人民團(tuán)體上報(bào)的工作簡報(bào)原則上限用1個工作簡報(bào)報(bào)頭，未經(jīng)核準(zhǔn)的工作簡報(bào)，市 委辦公廳受理。（2）原則上每周上報(bào)市委的工作簡報(bào)不超過1期，文字上要做到簡明扼要，每期控制在4頁以內(nèi)。（3）除通過簡報(bào)形式反映工作情況外，其他需要及時(shí)反映的有關(guān)情況，一般以信息方式報(bào)送市委辦公廳。

（二）其他有關(guān)規(guī)定

1、各區(qū)（市）縣委辦公室、市級各部門（單位）辦公室是本地本部門（單位）文件收發(fā)的“總進(jìn)口”和“總出口”，辦公室要規(guī)范、指導(dǎo)本地本部門（單位）文件制發(fā)和文件管理。、各區(qū)（市）縣委辦公室主任、市級各部門（單位）辦公室主任是本地本部門（單位）文件管理工作的第一責(zé)任人。

3、中央文件、省委文件和市委文件由機(jī)要秘書人員接收、管理，文件交接和簽收要嚴(yán)格履行手續(xù)。設(shè)立黨委(黨組)的縣團(tuán)級以上單位應(yīng)建立機(jī)要保密室和機(jī)要閱文室，機(jī)要保密室必須安裝防盜門窗、配備保險(xiǎn)柜等必要的安全保密設(shè)施。

4、各地各部門各單位要嚴(yán)格按照有關(guān)保密規(guī)定，配備專門的機(jī)要秘書人員負(fù)責(zé)中央文件、省委文件和市委文件的管理。機(jī)要秘書人員必須政治可靠、社會關(guān)系清楚，同時(shí)應(yīng)具有很強(qiáng)的保密意識和較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

5、傳遞密級公文，應(yīng)當(dāng)包裝密封，應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通、機(jī)要通信或者指派專人進(jìn)行，并采取相應(yīng)的安全保密措施。

6、中央文件、省委文件和市委文件的閱讀傳達(dá)按文件發(fā)布層次和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不得隨意擴(kuò)大或縮小范圍。確需擴(kuò)大或縮小閱讀傳達(dá)范圍的，須履行嚴(yán) 格的批準(zhǔn)手續(xù)。

7、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位不得擅自公開發(fā)布文件全文、摘要或消息稿。

8、絕密級的中央文件、省委文件和市委文件不得復(fù)制、匯編。機(jī)密、秘密級文件確需復(fù)制、匯編的，應(yīng)從嚴(yán)控制并嚴(yán)格履行報(bào)批手續(xù)。復(fù)制、匯編的文件視同原文件管理。

9、對標(biāo)有密級的中央文件、省委文件和市委文件按進(jìn)行清退和銷毀；未標(biāo)注密級的中央文件、省委文件和市委文件由受文單位自行留存，妥善管理。（關(guān)于每文件清退的有關(guān)問題說明）

10、任何個人不得私自銷毀、留存中央文件、省委文件和市委文件，未經(jīng)批準(zhǔn)不得攜帶外出。

（以上有關(guān)規(guī)定詳見成委辦〔2005〕33號、《手冊》P126—131）

四、公文的格式

黨的機(jī)關(guān)公文一般由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記、印制份數(shù)等18個要素組成。

公文版頭部分：份號，秘級，緊急程度，版頭，發(fā)文字號。公文主體部分：標(biāo)題，主送機(jī)關(guān)，正文，附件，發(fā)文機(jī)關(guān)署名，成文日期，印章；標(biāo)題中不要有標(biāo)點(diǎn)符號，附件在署名后，不能主、附分離。

公文文尾部分：印發(fā)傳達(dá)范圍，主題詞，抄送機(jī)關(guān)，印制版記，印制份數(shù)。

版頭分為兩種，一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，一般用于向下普發(fā)的公文；一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加圓括號標(biāo)明文種組成，用于向上級報(bào)文或向同級、下級和無隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)行文。版頭應(yīng)套紅居中印在公文首頁上部，字體要莊重，字號要適當(dāng)。版頭一經(jīng)確定，應(yīng)長期沿用。聯(lián)合行文，版頭可用主辦機(jī)關(guān)名稱，也可并用聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱。

秘級確定： 絕密、機(jī)密、秘密。關(guān)于份號

緊急程度： 特提、特急、加急、平急。

主送機(jī)關(guān) ：主要受理公文的機(jī)關(guān)，位于標(biāo)題左下方，頂格排印，后面加冒號。主送機(jī)名稱應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱；向下普發(fā)的公文，主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)規(guī)范、穩(wěn)定。決議、決定、指示、規(guī)定、會議紀(jì)要等文種不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。

公文的編排格式：（1）公文的文字從左至右橫排。標(biāo)題、正文的字體、字號要莊重、美觀、大方，搭配協(xié)調(diào)。（2）公文標(biāo)題的字體、字號一般用2號小標(biāo)宋；正文中一級標(biāo)題的字體、字號一般用4號黑體，二級標(biāo)題一般用3號楷體；正文一般用3號仿宋；在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)類公文中，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)按語部分用3號楷體。（3）公文用紙幅面規(guī)格一般采用16開型(長260毫米，寬184毫米)，也可采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長297毫米，寬210毫米)。左側(cè)裝訂。

五、公文格式中的主要問題（一）公文版頭不規(guī)范。

問題表現(xiàn)1：以行政的文頭、黨組的名義向黨委上報(bào)公文，以下發(fā)文件的版頭向黨委請示、報(bào)告工作，公文版頭簡稱不正確。如，某部門黨組報(bào)市委的報(bào)告文件版頭為“成都市××局文件”，某部門黨組報(bào)市委的報(bào)告公文版頭為“成都市××局黨組文件”。

指導(dǎo)意見：部門報(bào)黨委委的公文版頭應(yīng)為“中共××廳（局）黨組或（文種）”或“中共××部（文種）”。

問題表現(xiàn)2：部門黨組文件版頭按國家行政機(jī)關(guān)公文格式印制。如，某市級部門報(bào)市委的請示天頭空白80mm。

指導(dǎo)意見：黨的機(jī)關(guān)公文天頭空白一般為27mm。詳見《手冊》P7、Ｐ249、Ｐ244。

（二）發(fā)文字號、簽發(fā)人標(biāo)注不規(guī)范

問題表現(xiàn)：發(fā)文字號中發(fā)文標(biāo)注使用了圓括號“（）”、尖括號“〈〉”、方括號“［］”，發(fā)文字號標(biāo)注位置隨意。簽發(fā)人標(biāo)注位置不當(dāng)，聯(lián)合行文的上報(bào)公文只標(biāo)注了1個簽發(fā)人。

指導(dǎo)意見：發(fā)文要用“〔〕”標(biāo)注，上報(bào)公文的簽發(fā)人位置應(yīng)標(biāo)注在發(fā)文字號右側(cè)，聯(lián)合上報(bào)的公文應(yīng)標(biāo)注各聯(lián)署機(jī)關(guān)的簽發(fā)人。詳見《手冊》P８—Ｐ９。

（三）公文標(biāo)題不完整、不準(zhǔn)確

問題表現(xiàn)：公文標(biāo)題中沒有發(fā)文機(jī)關(guān)，請示標(biāo)題寫為“關(guān)于報(bào)請××××××的請示”。

指導(dǎo)意見：標(biāo)題應(yīng)由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三要素組成。詳見 《手冊》P８—Ｐ９。

（四）印章加蓋不規(guī)范

問題表現(xiàn)：上報(bào)公文有的沒有加蓋印章，有的加蓋印章不清晰、位置不正確。

指導(dǎo)意見：上報(bào)公文應(yīng)加蓋印章，印章應(yīng)“上不壓正文，下騎年蓋月”。詳見《手冊》P10。

（五）附件和版記標(biāo)注位置不正確

問題表現(xiàn)：附件標(biāo)注在版記之后，版記標(biāo)注在文件單頁或未標(biāo)注在文件末頁，在版記欄標(biāo)注“校對員”、“打字員”姓名等。

指導(dǎo)意見：附件應(yīng)標(biāo)注在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前，版記應(yīng)標(biāo)注在文件末頁（須為雙頁）上，且不能出現(xiàn)空白頁。詳見《手冊》P11。（關(guān)于空白頁的處理）。

（六）印制、裝幀不規(guī)范

問題表現(xiàn)：文件紙張粗糙、印制墨跡不清、散頁裝訂。指導(dǎo)意見：公文用紙、編排、裝訂要符合有關(guān)規(guī)定。詳見《手冊》P１１—Ｐ１２。

六、公文寫作的基本要求

(一)準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖、上級精神 1、領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。（解決對路的問題）

(1)善于抓“點(diǎn)”。要點(diǎn)和核心，講話精華和創(chuàng)造性的見解。（抓住領(lǐng)導(dǎo)交代的要點(diǎn)）

(2)善于連“線”。由點(diǎn)聯(lián)想領(lǐng)導(dǎo)過去同一問題的見解，找聯(lián)系，發(fā)展地串起來。（領(lǐng)導(dǎo)思路的連貫性）

(3)善于擴(kuò)“面”。對領(lǐng)導(dǎo)意圖敢于從理論、內(nèi)容上進(jìn)行擴(kuò)展，使之更豐富和理論化。（合理的理性拓展）

(4)善于構(gòu)“體”。在三者基礎(chǔ)上，圍繞主題，觀點(diǎn)與材料統(tǒng)一，綜合分析，形成總體結(jié)構(gòu)。（合理的布局）

2、吃透上級精神。（1）閱讀范圍要盡量廣泛。（2）閱讀內(nèi)容要突出重點(diǎn)。（3）學(xué)習(xí)態(tài)度要嚴(yán)肅認(rèn)真。

3、明了下頭情況。（1）深入實(shí)際調(diào)查研究。（2）積累消化下面材料。（3）爭取參加有關(guān)會議。（4）指定撰寫專題材料。(二)詳實(shí)搜集占有材料

1、占有材料要 “多”。多多益善。

2、鑒別材料要“嚴(yán)”。真實(shí)、合法性。

3、選擇材料要“精”。以一當(dāng)十。

4、使用材料要“活”。文體、目的。(三)準(zhǔn)確把握寫作結(jié)構(gòu)

1、服從表現(xiàn)主題的需要。

2、適應(yīng)不同文體的特點(diǎn)。(四)準(zhǔn)確把握語言特點(diǎn)

1、準(zhǔn)確。概念、結(jié)論、分析、判斷、政策、措施要求等。

2、莊重。

3、簡明。篇幅短小精悍、用詞簡明顯豁、多用單句短句。(五)快寫細(xì)磨慢推敲

1、突出主題。

2、訂正觀點(diǎn)。

3、增刪材料。

4、調(diào)整結(jié)構(gòu)。

5、潤色語言。得當(dāng)、得體、通俗、規(guī)范、合法。

第二部分 通知、報(bào)告、請示、函的寫作

一、通知的寫作

（一）通知的涵義

上級向下級傳達(dá)指示、布置工作、知照事項(xiàng)時(shí)所使用的一種下行文。



（二）通知的用途

傳達(dá)上級機(jī)關(guān)的指示；發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的文件；轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的文件；印發(fā)本機(jī)關(guān)的工作計(jì)劃、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、會議紀(jì)要或其他材料，要求下級辦理、執(zhí)行或周知的事項(xiàng)。

（三）通知的基本結(jié)構(gòu)

1、標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+通知。

2、主送機(jī)關(guān)：一般為多個。

3、正文：通知的緣由、事項(xiàng)、結(jié)尾部分。

4、落款：寫明發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期。

（四）指示性通知的寫作

1、標(biāo)題的寫法

發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+通知。

2、正文的寫法

分三個部分：即通知緣由、事項(xiàng)、結(jié)尾部分，它通常采用總分條文式結(jié)構(gòu)。

通知緣由部分：一般概述情況，說明目的，交代背景，或陳述理由，指出根據(jù)，或說明依據(jù)，闡明發(fā)通知的目的、意義或指導(dǎo)思想。從中引出問題。然后，用習(xí)慣過渡詞語，如“特作如下通知”、“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”等轉(zhuǎn)入事項(xiàng)部分。這部分一般不宜寫得過詳過細(xì)。

通知事項(xiàng)：是主要部分，要寫明做什么，怎么做，即寫明工作任務(wù)、原則規(guī)定、執(zhí)行要求、具體措施、注意事項(xiàng)等。這部分一般采用分條分項(xiàng)式寫法，并用序碼，也可用小標(biāo)題，分清層次，劃分段落，以便于領(lǐng)會、理解和執(zhí)行。

通知結(jié)尾部分：主要是要求下級機(jī)關(guān)、下屬單位結(jié)合具體情況認(rèn)真研究通知的精神并抓好落實(shí)。如屬于重要通知，其結(jié)尾有時(shí)另起一段提出指示性要求。一般經(jīng)常使用的結(jié)尾語是“望結(jié)合本地具體情 況貫徹（參照、研究）執(zhí)行?！?/p>

以要求、希望來結(jié)束全文，是這類通知寫法上的一個特色。有的通知不寫這部分，通知事項(xiàng)言盡文止。

（五）關(guān)于會議通知

注意五要素完整：會議內(nèi)容、參會人員、時(shí)間、地點(diǎn)、注意事項(xiàng)。有關(guān)事項(xiàng)事先協(xié)調(diào)好，注意細(xì)節(jié)。

（六）通知寫作中常見錯誤：（1）把通知當(dāng)成意見，意見不像意見；（2）講很多宏觀、原則要求，不具體，通知不像通知;(3)結(jié)尾加“特此通知”

二、報(bào)告的寫作

（一）報(bào)告的涵義

報(bào)告是用以向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)詢問的上行公文,是一種陳述性的上行法定公文。

（二）報(bào)告的種類

工作報(bào)告、情況報(bào)告、建議報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、報(bào)送報(bào)告。

（三）報(bào)告的一般結(jié)構(gòu)和寫作要求

1、標(biāo)題。一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)＋事由＋報(bào)告”組成。如報(bào)告事項(xiàng)緊急可在“報(bào)告”前加“緊急”二字。

2、主送機(jī)關(guān)。力求單一，不宜多頭報(bào)送。

3、正文。一般由報(bào)告原由、事項(xiàng)和結(jié)語組成。A．報(bào)告原由。簡要說明寫報(bào)告原因、目的。Ｂ．報(bào)告事項(xiàng)。這是重點(diǎn)，內(nèi)容較多時(shí)，可按情況、做法、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)或問題等內(nèi)容，以橫式結(jié)構(gòu)安排材料； 可依事情的發(fā)展變化脈絡(luò)、認(rèn)識處理問題的由淺入深，以縱式結(jié)構(gòu)安排材料。Ｃ．報(bào)告結(jié)語。一般以“特此報(bào)告”、“請審閱”等語作結(jié)。

4、落款。寫明發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期。

（四）情況報(bào)告

情況報(bào)告寫法不強(qiáng)求一律，但都要力求做到：

1、內(nèi)容集中、單一，突出重點(diǎn)，抓住事物本質(zhì)，實(shí)事求是地反映情況。

2、把情況和問題講清楚，把事情的經(jīng)過、原委、結(jié)果、性質(zhì)寫明白。

（五）工作報(bào)告

正文一般包括基本情況、主要成績、經(jīng)驗(yàn)體會、存在問題、基本教訓(xùn)、下步打算等幾部分。這類報(bào)告篇幅較長，應(yīng)恰當(dāng)安排層次結(jié)構(gòu)，宜列小標(biāo)題分部分或分問題寫。（1）基本情況。可簡要交代時(shí)間、背景和工作條件。（2）主要成績。應(yīng)把工作的過程、措施、結(jié)果和成績敘述清楚。（3）經(jīng)驗(yàn)體會。要從實(shí)際工作中概括出規(guī)律性的東西來，以便指導(dǎo)今后的工作。（4）存在問題。是寫出工作中的缺點(diǎn)與不足。（5）基本教訓(xùn)。這是分析工作失誤的原因和反思值得吸取的教訓(xùn)。（6）下步打算。提出改進(jìn)工作的意見，或者提出今后開展工作的建議。撰寫工作報(bào)告，要根據(jù)行文目的，在內(nèi)容上有側(cè)重。例如偏重總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的工作報(bào)告，可以主要寫情況、成績和經(jīng)驗(yàn)，少寫或不寫問題和意見；偏重匯報(bào)情況的工作報(bào)告，著重寫情況、成績和問題，少寫或不寫經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

（六）報(bào)告寫作中的常見問題:(1)報(bào)告夾帶請示事項(xiàng)；（2）開頭入題太長，不明快，不講政治；（3）夸張溢美之詞多，分寸把握不夠；（4）內(nèi)容提煉不夠，重點(diǎn)不突出；（5）結(jié)束語不正確，錯為“特此報(bào)告，請批示”。

三、請示的寫作

（一）請示的涵義

用于向上級機(jī)關(guān)請求批準(zhǔn)或指示的上行文。

（二）請示的寫作結(jié)構(gòu)

1、標(biāo)題

A、發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種“請示”。

B、不能把文種“請示”誤為“請示報(bào)告”、“報(bào)告”或者“申請”。C、標(biāo)題中的事由要明確，語言要簡明。不宜寫為“關(guān)于請求(或申請)×××的請示”，請示中本身就含有請求、申請的意思了。

2、主送機(jī)關(guān)

一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)用抄送形式。

3、正文

(1)請示原因：應(yīng)簡明扼要而又充分地陳述請示的原因、依據(jù)。原因比較復(fù)雜，就不能因?yàn)橐蠛喴唵位?，必須講清情況，舉出必要的事實(shí)、數(shù)據(jù)來說明原因，才能為請示事項(xiàng)提供充分依據(jù)，令人信服。在概述情況時(shí)，不能籠統(tǒng)、含糊；在陳述困難時(shí)，不能夸大事實(shí)。要注意，即使情況寫得較多，這部分仍然不是請示的重點(diǎn)所在，它仍然是為請示事項(xiàng)作鋪墊的。因此，不要輕重倒置，喧賓奪主。(2)請示事項(xiàng)：這是正文重點(diǎn)，內(nèi)容要具體，建議要求要可行，用語要明確肯定，語氣要得體。

(3)請示結(jié)語：常用“妥否，請批復(fù)”、“特此請示，請予指示”、“請批準(zhǔn)”、“請審批”、“請指示”等慣用語。若是請求批轉(zhuǎn)的請示，則以“以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)××執(zhí)行”等語作結(jié)。不可寫為“妥否，請批準(zhǔn)”。

4、落款：寫明發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期。

（三）請示寫作中常見問題：（1）誤將請示當(dāng)成報(bào)告；（2）標(biāo)題多了“請求”、“要求”、“報(bào)請”等語；（3）結(jié)束語誤為“妥否，請批準(zhǔn)”.四、函的寫作

（一）函的涵義和分類。

函用于平行機(jī)關(guān)之間或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。按照內(nèi)容和用途，函可分為三類：（1）商洽函。用于平行機(jī)關(guān)之間或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、聯(lián)系有關(guān)事宜。（2）請批函。用于向平級的或不相隸屬的業(yè)務(wù)主管部門請求批準(zhǔn)涉及其職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，和業(yè)務(wù)主管部門向平級的或不相隸屬的機(jī)關(guān)就其請求批準(zhǔn)的事項(xiàng)作出審批答復(fù)。（3）詢問答復(fù)函。用于上下級機(jī)關(guān)之間互相詢問答復(fù)處理有關(guān)具體問題。

（二）函的基本結(jié)構(gòu)與寫作要求。

1、標(biāo)題。由“發(fā)文機(jī)關(guān)＋事由＋函”組成。若是復(fù)函，則可 寫明“復(fù)函”。

2、主送機(jī)關(guān)。視具體情況確定，多數(shù)函的主送機(jī)關(guān)較單一。

3、正文。不同類型的函寫法不同。商洽函、詢問函先寫明商洽或詢問的原因，然后寫明所要聯(lián)系、商洽事項(xiàng)或詢問的具體內(nèi)容，特別要注意寫清對對方的要求和希望；結(jié)尾可用“特此函告”、“請即函復(fù)”之類，也可寫“請予支持（協(xié)助）”，并緊接“為荷”、“為盼”、“為感”等語，其后都要加句號。答復(fù)函的開頭說明對方來函收悉（如“某月某日關(guān)于某個問題的來函收悉”），并在簡要復(fù)述對方所詢問問題或所提要求后，常用“經(jīng)??研究，現(xiàn)答復(fù)如下”等語過渡到下文；答復(fù)意見，針對來函內(nèi)容，給予明確、具體的答復(fù)；結(jié)尾，以“此復(fù)”、“特此函復(fù)”或“謹(jǐn)作答復(fù)”作結(jié)，如告知情況部分用了“現(xiàn)答復(fù)如下”，則可不寫結(jié)尾。請求批準(zhǔn)函則要將請批理由寫得簡潔而突出，請批事項(xiàng)表述明確，結(jié)語可寫“請批準(zhǔn)”、“請予審批”等（但不宜寫“請予指示”、“請批示”等請示公文的結(jié)語）；審批函則是針對請求批準(zhǔn)函的回復(fù)，先引述來函標(biāo)題，簡要敘述事由后，明確作出審批答復(fù)，結(jié)語寫“特此函復(fù)”（但不宜寫“特此批復(fù)”等批復(fù)公文的結(jié)語）。

4、落款。寫明發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期。

函寫作中的常見問題：（1）語氣不當(dāng)，如上行文的“請求”、“懇求”、“懇請”語言，下行文的指示性語氣；（2）把函誤為請示或報(bào)告。

第三篇：自考《公文寫作與處理》思考題5

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http://004km.cn/ 自考《公文寫作與處理》思考題

第九章

機(jī)關(guān)其他常用文書的寫作（下）什么是講話類文書？它有哪些主要種類？

答：講話類文書就是人們在各種特定的場合發(fā)言時(shí)所依據(jù)的各類文稿的總稱。

講話類文書的類型：⑴ 講話稿

⑵ 開幕詞、閉幕詞

⑶ 歡迎詞、歡送詞、答謝詞

講話類文稿的特點(diǎn)是什么？

答：講話類文稿的特點(diǎn)是：⑴ 口頭性 ⑵ 直接性 ⑶ 針對性 ⑷ 情感性

簡述講話類文稿的寫作要求。

答：⑴ 主體要鮮明、集中 ⑵ 材料要真實(shí)、新穎 ⑶ 布局要清晰、緊湊 ⑷ 語言要明白、生動 什么是記錄類文書？它有哪些主要種類？

答：記錄類文書是指如實(shí)記錄有關(guān)內(nèi)容而形成的公務(wù)文書。一般包括會議記錄、會議紀(jì)要、電話記錄、接待記錄和大事記等。

記錄類文書的特點(diǎn)是什么？

答：記錄類文書的特點(diǎn)是：⑴ 內(nèi)容的紀(jì)實(shí)性 ⑵ 材料的直接性 ⑶ 語言的實(shí)錄性

什么是簡報(bào)類文書？它的主要作用是什么？

答：簡報(bào)，就是簡明扼要的書面報(bào)告。

簡報(bào)類文書是用于匯報(bào)工作、反映問題、交流經(jīng)驗(yàn)、溝通情況、推動工作開展的一種簡短的、摘要性的信息載體，是使用最普遍、最廣泛也是最常見的應(yīng)用文書之一。

常見的簡報(bào)類文書有哪些名稱？

答：簡報(bào)類文書只是一種統(tǒng)稱，常見的名稱有“簡訊”、“快訊”、“快報(bào)”、“動態(tài)”、“信息”、“工作通訊”、“情報(bào)通訊”、“情況反映”、“內(nèi)部參考”、“摘報(bào)”等。

簡報(bào)類文書的主要特點(diǎn)是什么？

答：⑴ 簡

就是說簡報(bào)在文字上要簡明扼要。

⑵ 快

就是說編發(fā)簡報(bào)要迅速及時(shí)。

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⑶ 新

就是說立意要新、內(nèi)容要新。

什么是建議類文書？它有哪些主要種類？

答：建議類文書是以書面形式提出建議、意見的一類公務(wù)文書。

建議類文書一般可分為議案、提案和建議等。

建議類文書的主要特點(diǎn)是什么？

答：⑴ 建議性。建議類文書應(yīng)對工作提出合理化建議，以利于改進(jìn)工作，推動事業(yè)發(fā)展。

⑵ 說理性。建議類文書是針對現(xiàn)實(shí)中存在的某些問題提出的建設(shè)性、批判性的構(gòu)想，要寫明提出該問題的依據(jù)，充分說明理由，富于說理性。

⑶ 委婉性。建議類文書不僅要其能曉之以理，還要求能動之以情，這就要求建議者的語氣委婉平和，切中要害、切勿使用要挾性語言，以免適得其反。

簡述提案及建議的寫作格式與要求。

答：㈠ 提案的寫作格式及寫作要求：

提案的寫作一般包括：標(biāo)題、案由、提案人、理由、辦法、日期。

提案的寫作要求：

⑴ 熟悉同提案的有關(guān)情況。

⑵ 注意區(qū)別提案同一般文章的行文格式。

㈡ 建議的寫作格式：建議的篇章結(jié)構(gòu)，是由標(biāo)題、稱謂、正文和落款組成。

建議的寫作要求：

⑴ 把握分寸要適度

⑵ 所列內(nèi)容要具體

⑶ 表述語言要精煉

第十章 公文處理工作 簡述公文處理工作的概念及其理解。

答：對公文處理工作的概念，從廣義上說，公文處理工作就是運(yùn)用科學(xué)的原則、程序和方法對機(jī)關(guān)公文的擬制、辦理、管理以及整理歸檔所進(jìn)行的一系列銜接有序的工作。

公文處理工作這一廣義的概念，可以從以下幾個方面來理解：

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⑴ 從發(fā)文階段來說，從思想觀點(diǎn)的醞釀、材料的收集與整理、文字起草與討論修改、審核把關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)定稿以至印制發(fā)出所必須經(jīng)歷的一系列處理環(huán)節(jié)。

⑵ 從收文階段來說，從來文的簽收、登記、分辦、傳閱、擬辦、擬辦到承辦、催辦以及答復(fù)等，也必須經(jīng)歷一系列處理環(huán)節(jié)。

⑶ 從公文的管理來說，機(jī)關(guān)秘書部門應(yīng)當(dāng)切實(shí)做好公文的平時(shí)管理工作，既要充分發(fā)揮公文的效用，又要有利于公文的保密，還必須建立一系列管理環(huán)節(jié)。

⑷ 從公文的整理歸檔階段來說，公文的處理完畢以后，人們還要將其中對今后的機(jī)關(guān)工作活動仍然具有一定查考利用價(jià)值的文件，進(jìn)一步管理編目，進(jìn)行歸檔保存。

狹義的公文處理工作的概念，主要是指機(jī)關(guān)內(nèi)文書工作人員所承擔(dān)的公文的收發(fā)、登記、催辦、管理與保管等方面的具體工作。

公文處理工作的特點(diǎn)是什么？

答：⑴ 政治性 ⑵ 時(shí)限性 ⑶ 機(jī)要性 ⑷ 規(guī)范性

公文處理工作對機(jī)關(guān)工作所起的作用表現(xiàn)在哪些方面？

答：⑴ 助手作用。在機(jī)關(guān)內(nèi)部，公文處理工作是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)工作者不可或缺的助手。

⑵ 紐帶作用。任何一個機(jī)關(guān)，都不能孤立地存在，都有上下左右的機(jī)關(guān)與之發(fā)生各種各樣的聯(lián)系。

⑶ 查考作用。公文在處理完畢之后，需整理歸檔。

簡述機(jī)關(guān)公文處理工作的基本任務(wù)及主要內(nèi)容。

答：機(jī)關(guān)公文處理工作的基本任務(wù)是：科學(xué)地組織機(jī)關(guān)的文書工作，及時(shí)準(zhǔn)確地處理機(jī)關(guān)的往來公文，有條理地、安全地運(yùn)轉(zhuǎn)公文，完整地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進(jìn)機(jī)關(guān)工作，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

機(jī)關(guān)公文處理工作這一基本任務(wù)的主要內(nèi)容包括：

⑴ 文件的收發(fā)、登記和分送。

⑵ 文件的擬辦、批辦、承辦和承辦。

⑶ 文件的撰寫、校核、簽發(fā)、繕印、校對和用印。

⑷ 會議、匯報(bào)、電話的紀(jì)錄和整理。

⑸ 文件材料的平時(shí)整理、提供借閱利用等工作。

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⑹ 歸檔文件材料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作。

⑺ 處理群眾來信。

⑻ 為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備有關(guān)資料并完成機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書工作的任務(wù)。

公文處理工作的組織包括哪些方面？

答：包括組織機(jī)構(gòu)、組織領(lǐng)導(dǎo)和組織形式三個方面。

怎樣設(shè)置機(jī)關(guān)公文處理工作的組織機(jī)構(gòu)？

答：⑴ 對于一些較大的機(jī)關(guān)來說。由于他們的公文處理工作任務(wù)比較繁重，而且某一些環(huán)節(jié)又具有專門的業(yè)務(wù)技能，所以可以考慮設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)，歸機(jī)關(guān)的辦公廳領(lǐng)導(dǎo)。

⑵ 對一些較小的機(jī)關(guān)，或者基層單位來說。由于他們在工作活動中形成的文件數(shù)量比較少，就沒有必要設(shè)立專門的公文處理工作的機(jī)構(gòu)。

⑶ 對一些企業(yè)單位來說。一般的大中型企業(yè)都在辦公室內(nèi)設(shè)文書科或秘書科等公文處理的工作機(jī)構(gòu)，來進(jìn)行日常的企業(yè)公文處理工作；而小型企業(yè)則只在辦公室內(nèi)設(shè)專、兼職的文書工作人員就行了。怎樣認(rèn)識機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系？

答：⑴ 從全國來說，由中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳分別負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書工作。

⑵ 從一個機(jī)關(guān)來說，它的公文處理工作是由本機(jī)關(guān)的秘書長或辦公廳（室）主任負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。

⑶ 從上下級機(jī)關(guān)的關(guān)系來說，上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦公廳（室）負(fù)有責(zé)任對其所屬的機(jī)關(guān)、單位的處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

⑷ 從機(jī)關(guān)主要業(yè)務(wù)職能部門來說，機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)職能部門可責(zé)成一名秘書分工負(fù)責(zé)本部門、本單位的公文處理工作。

⑸ 對機(jī)關(guān)檔案部門來說，機(jī)關(guān)檔案部門所開展的檔案業(yè)務(wù)工作和公務(wù)處理工作具有密切的關(guān)系，它對機(jī)關(guān)的公文處理工作也負(fù)有一定的指導(dǎo)責(zé)任。

簡述機(jī)關(guān)公文處理工作組織形式的類型及其選擇。

答：公文處理工作組織形式的類型：集中形式、分工形式。

公文處理工作組織形式的選擇：

⑴ 機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職權(quán)范圍。

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⑵ 機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的層次、數(shù)量。

⑶ 機(jī)關(guān)收發(fā)文件數(shù)量的多少。

⑷ 機(jī)關(guān)辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠(yuǎn)近。

⑸ 機(jī)關(guān)工作人員的數(shù)目和機(jī)關(guān)文書工作人員的配備，等等。

機(jī)關(guān)公文處理工作的基本原則是什么？

答：機(jī)關(guān)公文處理工作的基本原則是：公文處理必須準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密，加強(qiáng)集中統(tǒng)一管理，堅(jiān)持實(shí)事求是，按照行文機(jī)關(guān)要求和公文處理規(guī)定進(jìn)行的原則。

公文處理工作的具體要求有哪些？分別說明這些要求的重要性。

答：公文處理工作的具體要求概括為：準(zhǔn)確周密，確保質(zhì)量；及時(shí)迅速，注重時(shí)效；保守機(jī)密，安全可靠；集中統(tǒng)一，加強(qiáng)管理；實(shí)事求是，遵規(guī)守紀(jì)；精簡文件，提高效率。

⑴ 公文處理必須準(zhǔn)確、周密，確保質(zhì)量。準(zhǔn)確、周密是對機(jī)關(guān)公文處理工作提出的質(zhì)量上的要求，包含了公文處理工作在政治上、文字上、運(yùn)轉(zhuǎn)處理上的全面質(zhì)量要求。

⑵ 公文處理必須及時(shí)、迅速，注重時(shí)效。任何一項(xiàng)工作，都必須注重時(shí)效，提高效率。

⑶ 公文處理必須做到安全可靠，確保機(jī)密。公文在運(yùn)轉(zhuǎn)處理的過程中，必須注意安全，所謂安全，就是維護(hù)好文件，使文件不受損壞，延長壽命。

⑷ 公文處理工作必須加強(qiáng)集中統(tǒng)一管理。黨和國家機(jī)關(guān)的公務(wù)文書，是在機(jī)關(guān)工作中具有強(qiáng)烈的政治性、機(jī)密性和現(xiàn)實(shí)效用性的重要辦事工具。

⑸ 公文處理工作必須堅(jiān)持實(shí)事求是，遵規(guī)守紀(jì)，按行文機(jī)關(guān)要求和公文處理規(guī)定進(jìn)行。公務(wù)處理堅(jiān)持實(shí)事求是，按行文機(jī)關(guān)要求和公文處理規(guī)定進(jìn)行的原則體現(xiàn)在公文呢處理的每一個階段和每一個環(huán)節(jié)中。

⑹ 精簡文件，深入實(shí)際、反對官僚主義和文牘主義。官僚主義是機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)問題，而文牘主義是同官僚主義有著密切關(guān)系的，它們都是妨礙全黨、全國人民進(jìn)行有效的四化建設(shè)的極大障礙。

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第四篇：自考《公文寫作與處理》思考題2

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http://004km.cn/ 自考《公文寫作與處理》思考題

第三章 公文的體式與稿本 什么是公文體式？為什么公文要有一定的體式？

答：⑴ 公文的體式是指公文的文體、構(gòu)成要素及其在格式上的安排。

⑵ 公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。什么是公文文體？公文文體在表達(dá)方式和語言運(yùn)用上有哪些特點(diǎn)？

答：公文的文體，是指在公文寫作中運(yùn)用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點(diǎn)，即公文的表達(dá)方式和語體特征。

公文文體與一般的應(yīng)用問題不同，在表達(dá)方式和語言運(yùn)用上有它自身的特點(diǎn)。

⑴ 公文的表達(dá)方式。表達(dá)方式是指在寫作中運(yùn)用語言的方法和手段，它是辨別文章體裁的重要標(biāo)志。在公文寫作中，兼用敘述、說明和議論三種表達(dá)方式，并以說明為主，而一般不宜使用描寫和抒情。

⑵ 公文的語言特點(diǎn)。語體文具有通俗易懂、語義確切等優(yōu)點(diǎn)。由于公文具有很強(qiáng)的政治性、政策性和現(xiàn)實(shí)效用性，所以，公文運(yùn)用語言應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確、簡明、莊重、得體。

簡述公文寫作中怎樣才能做到語言簡明。

答：在公文寫作中，做到語言簡明，絕非易事。要寫得簡短明白，既需要一定的思想理論水平，又要思路清晰，有一定的分析概括能力，還要有較高的文字修養(yǎng)。在此基礎(chǔ)上，方能做到敘述平直，說明扼要，邏輯嚴(yán)密，議論精當(dāng)。要力戒空話、套話，不要使用一些生僻的詞語。

什么是公文的書面格式？它在公文的文面上分成哪幾個部分？

答：公文的文面格式即公文的規(guī)格樣式，是指公文的各個要素在公文文面上標(biāo)識的位置和書寫的樣式。公文講求文面格式，這是公文在形式上區(qū)別于一般文章的重要標(biāo)志。

《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》將公文各個要素劃分為眉首、主體、版記三個部分。

什么是公文的構(gòu)成要素？眉首、主體、版記三個部分各有哪些構(gòu)成要素。

答：一份完整的公文是由一些規(guī)定的項(xiàng)目構(gòu)成的，如發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、印章、成文時(shí)間、主題詞等。這些項(xiàng)目就是公文的構(gòu)成要素，或稱公文的組成部分。

眉首的構(gòu)成要素：⑴ 公文份數(shù)序號 ⑵ 秘密等級和保密期限 ⑶ 緊急程度

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⑷ 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識 ⑸ 發(fā)文字號

⑹ 簽發(fā)人

主體的構(gòu)成要素：⑴ 公文標(biāo)題 ⑵ 主送機(jī)關(guān) ⑶ 正文 ⑷ 附件 ⑸ 成文時(shí)間

⑹ 公文生效標(biāo)識

⑺ 附注

版記的構(gòu)成要素：⑴ 主題詞 ⑵ 抄送機(jī)關(guān) ⑶ 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)說明

發(fā)文字號的作用是什么？編排發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)注意哪些問題？

答：發(fā)文字號的作用：一是統(tǒng)計(jì)發(fā)文的數(shù)量，便于公文的管理；二是在查找和引用公文時(shí)可作為該份公文的代號使用。

編排發(fā)文字號要力求準(zhǔn)確、穩(wěn)固、系統(tǒng)。機(jī)關(guān)代字應(yīng)是該機(jī)關(guān)名稱中最具特征、最精煉、最集中的概括。發(fā)文機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)內(nèi)各組織單位的代字應(yīng)由機(jī)關(guān)的辦公廳（室）統(tǒng)一編排，從機(jī)關(guān)和單位名稱中選取最具有代表性的字，并注意名稱相近的單位機(jī)關(guān)代字不能重復(fù)或雷同。主要是講究實(shí)用，盡量減少公文文字?jǐn)?shù)。公文標(biāo)題是怎樣構(gòu)成的？怎樣編寫好公文標(biāo)題？

答：⑴ 公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題和文種組成，是對公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡要的概括和提示。

⑵ 公文標(biāo)題的書寫位置應(yīng)位于紅色橫線之下，分1行或多行居中排列。一般說來，公文標(biāo)題要盡量簡短，不要占的行數(shù)太多，對那些較長的標(biāo)題則要動些腦筋，先要把標(biāo)題的意思搞懂，回行時(shí)要注意做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)；做到既有美感，又要避免產(chǎn)生異議，然后再決定如何斷行，不要草率從事。為什么要正確選定公文的主送機(jī)關(guān)？公文的主送機(jī)關(guān)一般有哪幾種情況？

答：公文的主送機(jī)關(guān)一定要選準(zhǔn)，這是公文發(fā)出去以后能否得到及時(shí)處理的一個關(guān)鍵問題。因?yàn)槿魏我粋€機(jī)關(guān)的發(fā)文，都是為了公務(wù)活動的需要，公文中的事項(xiàng)或問題都要靠對方機(jī)關(guān)來處理或答復(fù)，這是公文的現(xiàn)實(shí)效用性所決定的。如果將主送機(jī)關(guān)的名稱定錯了，該送的沒送，或者將不該送的也送了，就會造成責(zé)任不明，意見不一，或相互推諉，無人過問，以致貽誤工作。

公文的主送機(jī)關(guān)一般有以下三種情況：

⑴ 上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對下級發(fā)出的公文，其所屬的下級機(jī)關(guān)單位都負(fù)有貫徹執(zhí)行的責(zé)任。

⑵ 下級機(jī)關(guān)向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)出的請示或報(bào)告等上行文，在一般情況下都只有一個具體的主送機(jī)關(guān)，不要多頭主送。

⑶ 直接向社會公眾發(fā)布的公文。

簡述公文正文的結(jié)構(gòu)及寫作要求。

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答：正文的機(jī)構(gòu)一般可分為導(dǎo)語、正文主體、結(jié)束語三個部分。

⑴ 導(dǎo)語。導(dǎo)語部分的寫作一般有依據(jù)式、目的式、原因式三種寫法，以表明制發(fā)這份公文的依據(jù)、目的或原因。

⑵ 正文主體。正文的主體是公文的最主要部分，也是寫好公文的關(guān)鍵和難點(diǎn)所在。由于公文的文種不同，行文目的不同，其寫作的具體要求也不同。

⑶ 結(jié)束語。結(jié)束語就是正文的結(jié)尾。結(jié)束語部分要意盡言止，自然終結(jié)。

公文標(biāo)注主題詞的作用是什么？主題詞的標(biāo)注應(yīng)當(dāng)注意哪些問題？

答：公文標(biāo)注主題詞的作用是：

⑴ 公文標(biāo)注主題詞，可以準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容。

⑵ 公文標(biāo)注主題詞，可以幫助我們大大提高文件檢索、查詢的速度，有利于提高整個機(jī)關(guān)的辦事效率。

⑶ 公文標(biāo)注主題詞，有利于文書檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化。

公文標(biāo)注主題詞應(yīng)當(dāng)注意以下問題：

⑴ 必須在公文主題詞表中選用主題詞。

⑵ 公文主題詞表中的類別標(biāo)題不作主題詞用。

⑶ 主題詞標(biāo)引的順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。

⑷ 一份文件如有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對第二個主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。

⑸ 在公文上標(biāo)注主題詞，要直接反映出該份公文所說明的問題或論述的事物。

⑹ “主題詞”三字居左頂格用3號黑體字標(biāo)注在抄送機(jī)關(guān)上1行，“主題詞”后標(biāo)冒號，一般不超過五個主題詞為宜。什么是“版記”？怎樣正確理解“版記”的特定含義與保持公文書面格式完整性之間的關(guān)系？

答：置于主題詞之下的各要素統(tǒng)稱版記。

版記的特點(diǎn)是位置要依公文主題的構(gòu)成而定?！陡袷健芬?guī)定，版記應(yīng)置于公文最后一頁（封四），版記的最后一個要素置于最后以行。這樣，眉首與版記之間的所有部分都是公文不可缺少的部分。由此可以準(zhǔn)確認(rèn)定公文是否完整。一份完整的公文，眉首、主體、版記三部分缺一不可。

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http://004km.cn/ 簡述公文的排版形式與裝訂要求。

答：⑴ 公文的排版形式，是指公文各構(gòu)成要素在文件版面上的標(biāo)印格式，是指公文的外觀形式。公文的排版形式主要包括：公文版頭設(shè)計(jì)、版面安排、字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規(guī)格等。

⑵ 對公文提出裝訂要求，是保證公文在裝訂過程中的質(zhì)量控制。公文印在左側(cè)裝訂、不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整，不空。無壞釘、漏釘、重釘、釘腳平伏牢固，后背不可散頁明釘。裁切成品尺寸齊整，四角成90度，無毛茬或缺損。

比較公文的草稿與定稿，正本、副本與存本的異同。

答：草稿。草稿是指內(nèi)容和文字表述都還未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的歷次文稿都稱之為草稿。草稿主要供發(fā)文機(jī)關(guān)內(nèi)部在撰擬公文過程中的討論、修改和送審使用。草稿是未定型的非正式文稿。

定稿。定稿是指草稿經(jīng)過修改、審閱，并由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿。定稿是機(jī)關(guān)執(zhí)法文件的唯一可靠的標(biāo)準(zhǔn)稿本。

正本。根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件，稱為“正本”。正本最突出的特點(diǎn)是蓋有發(fā)文機(jī)關(guān)的印章或領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽署，以證實(shí)文件的效力。

副本。凡是根據(jù)公文正本復(fù)制、譽(yù)抄的其他稿本成為副本，副本又稱抄本。副本的作用，主要代替正本供穿越、參考和備查使用。

存本。公文的存本，是指發(fā)文機(jī)關(guān)印制一份文件的正本留在本機(jī)關(guān)的除草稿、定稿以外的印制本。它的特點(diǎn)是根據(jù)正本印制甚至同時(shí)印制出來，除印章或簽署外，具有正本同樣的文件格式和附加標(biāo)記。

第四章 公文的行文規(guī)范 什么是公文的行文規(guī)范？它包括哪幾方面？

答：按照一定的規(guī)定或準(zhǔn)則來維護(hù)機(jī)關(guān)之間的行文秩序稱為行文規(guī)范。公文行文規(guī)范的內(nèi)容包括行文關(guān)系、行文方向與方式以及行文規(guī)則三個方面。什么是公文的行文關(guān)系？確定行文關(guān)系的基本原則是什么？

答：公文的行文關(guān)系是指發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的公文往來關(guān)系。

確定行文關(guān)系的基本原則是：

⑴ 國家行政機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍。⑵ 黨的各級機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍。

怎樣劃分機(jī)關(guān)之間的行文關(guān)系？

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答：⑴ 同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)，既有上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，又有下級被領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，上下級機(jī)關(guān)之間，構(gòu)成領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。

⑵ 上級業(yè)務(wù)主管部門和下級業(yè)務(wù)部門之間具有業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)關(guān)系。

⑶ 非同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)之間，無論級別高低，既無領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，又無上下級業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)關(guān)系，它們僅僅是一般性關(guān)系，或稱不相隸屬關(guān)系。

⑷ 同一系統(tǒng)的同級機(jī)關(guān)之間的關(guān)系，屬于平行關(guān)系。

簡述公文的行文方向與方式。

答：根據(jù)機(jī)關(guān)之間的不同的行文關(guān)系，可以將機(jī)關(guān)的行文分為上行、下行和平行三個方向，并根據(jù)機(jī)關(guān)工作的需要分為以下幾種不同的行文方式：

一 下行文：⑴ 逐級下行文 ⑵ 多級下行文 ⑶ 直達(dá)基層組織和群眾的下行文

二 上行文：⑴ 逐級上行文 ⑵ 多級上行文 ⑶ 越級上行文

三平行文：平行文是指同級機(jī)關(guān)，或者不相隸屬的，沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)、部門、單位之間的一種行文。為什么說逐級上行文是上行文中最基本、最常用的一種方式？

答：逐級上行文就是指下級機(jī)關(guān)直接向所屬上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的一種行文方式。這是上行文中最基本、最常用的一種方式。在正常情況下，下級機(jī)關(guān)一般都應(yīng)當(dāng)采取這種逐級行文的方式向所屬上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)請示和報(bào)告工作，以保證正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和業(yè)務(wù)工作關(guān)系。

行文規(guī)則的主要內(nèi)容有哪些？

答：⑴ 注意隸屬關(guān)系，尊重機(jī)關(guān)職權(quán)。

⑵ 大力精簡文件，嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量和范圍。

⑶ 在一般情況下，黨政機(jī)關(guān)不得越級行文。

⑷ 牽涉到幾個部門的問題，部門之間要先協(xié)商一致或經(jīng)上級裁決，然后向下行文。

⑸ 行文必須正確確定主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。

⑹ 主送機(jī)關(guān)與公文文種要相互呼應(yīng)。

⑺ 關(guān)于聯(lián)合行文的問題。

⑻ 關(guān)于“請示”的行文問題。

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⑼ 關(guān)于各級黨政機(jī)關(guān)辦公廳（室）的行文問題。

⑽ 經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，應(yīng)視為正式公文依照執(zhí)行。

簡述行文關(guān)系與發(fā)文范圍之間的關(guān)系。

答：各級機(jī)關(guān)的行文都必須本著精減的原則，嚴(yán)格控制發(fā)文的數(shù)量和范圍。上級機(jī)關(guān)對其所隸屬的下級機(jī)關(guān)有權(quán)行文，而不是對其所屬的機(jī)關(guān)都一定要每文必發(fā)，按級別確定發(fā)文范圍，行文關(guān)系和發(fā)文范圍，可以發(fā)文和每文必發(fā)是有區(qū)別的。

為什么說在一般情況下黨政機(jī)關(guān)不得越級行文？

答：黨政機(jī)關(guān)要嚴(yán)格控制越級行文，除非確有特殊情況，一般以不越級為宜，以免打亂正常的領(lǐng)導(dǎo)隸屬關(guān)系和工作業(yè)務(wù)聯(lián)系。下級機(jī)關(guān)如果拋開直接的上級機(jī)關(guān)越級向上行文，就可能使直接的上級機(jī)關(guān)的工作陷入被動，或者造成公文往返傳遞延誤時(shí)間。同樣，上級機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)主管部門向下級行文，一般也要按照直接的隸屬關(guān)系而不應(yīng)當(dāng)越級，這樣，上下級機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門之間就可以及時(shí)溝通情況，以免造成工作上的脫節(jié)。為什么說牽涉到幾個部門的問題要先協(xié)商一致或經(jīng)上級裁決后才能向下行文？

答：在機(jī)關(guān)工作中，有些問題往往牽涉到幾個部門，尤其在當(dāng)前改革經(jīng)濟(jì)體制和轉(zhuǎn)變政府職能的新形勢下，對某些問題的決定可能影響到某些部門的利益或增加某些部門的工作難度。這就要從全局或整體利益出發(fā)，經(jīng)過有關(guān)方面充分協(xié)商。如果意見未協(xié)商一致，就匆匆忙忙各自向下發(fā)文件，把不同的意見捅下去，會使下級單位無所適從。如部門擅自行文，上級機(jī)關(guān)有權(quán)責(zé)令糾正或下令撤銷。簡述公文的主送機(jī)關(guān)與公文名稱之間的關(guān)系。

答：一份公文的文種要與該份公文的主送機(jī)關(guān)相互呼應(yīng)。主送機(jī)關(guān)是直屬上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的，其行文可使用“請示”、“報(bào)告”等上行文種；主送機(jī)關(guān)是直屬下級機(jī)關(guān)的，其行文可使用通知、通報(bào)、命令、指示、決定、批復(fù)等下行文公文文種；主送機(jī)關(guān)是同級機(jī)關(guān)或不相隸屬、不同級別的機(jī)關(guān)，一般只用平行文“函”的公文文種。如果公文文種與主送機(jī)關(guān)搭配不當(dāng)，也會出現(xiàn)行文關(guān)系上的混亂。什么是聯(lián)合行文？聯(lián)合行文要注意哪些問題？

答：一般來說，同級機(jī)關(guān)、部門或單位可以聯(lián)合行文。

聯(lián)合行文要注意的問題：

⑴ 聯(lián)合行文的各機(jī)關(guān)或部門必須是同級的，不同級別的機(jī)關(guān)或部門不能聯(lián)合行文。

⑵ 聯(lián)合行文對于共同貫徹執(zhí)行有關(guān)方針、政策或興辦某些事業(yè)是非常有利的。

⑶ 幾個平行機(jī)關(guān)或部門聯(lián)合行文，應(yīng)將相對應(yīng)的各機(jī)關(guān)都列為主送機(jī)關(guān)，以便于公ton處理或貫徹執(zhí)行。

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⑷ 聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，且單位不宜過多。各級黨政機(jī)關(guān)辦公廳（室）的行文如何把握好職權(quán)范圍和授權(quán)范圍？

答：各級黨政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）向下行文，必須把握好職權(quán)范圍和授權(quán)范圍。

⑴ 各級黨政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）是各級黨政機(jī)關(guān)的辦事機(jī)構(gòu)，黨政機(jī)關(guān)的一些文件，常常以辦公廳（室）的名義發(fā)文，要求下一級黨政機(jī)關(guān)或有關(guān)部門貫徹執(zhí)行，這是辦公廳（室）的工作職責(zé)。

⑵ 辦公廳（室）雖然有代表它所隸屬的黨政機(jī)關(guān)直接向下發(fā)文的權(quán)力，但它畢竟不是黨政機(jī)關(guān)本身，而是黨政機(jī)關(guān)的辦事機(jī)構(gòu)，只限于它的職權(quán)范圍內(nèi)的文件和經(jīng)它所隸屬的黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)授權(quán)的文件。

⑶ 在自己的職權(quán)范圍內(nèi)行文和按照授權(quán)的范圍內(nèi)行文有著不同的要求，因而在文字表達(dá)上也就有所區(qū)別。

⑷ 凡是授權(quán)辦公廳（室）名義下發(fā)的文件，對授權(quán)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人要在文件開頭加以說明。

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第五篇：公文寫作與處理 整理稿

按公文來源劃分：1）對外文件，第一章 公 文 是指本機(jī)關(guān)擬制的向外單位發(fā)出

一、什么是公文：即公務(wù)文書，的文件，是作為傳達(dá)本機(jī)關(guān)的意是國家機(jī)關(guān)及其他社會組織在行圖發(fā)往需。要與之聯(lián)系的針對機(jī)使職權(quán)和實(shí)施管理過程中形成的關(guān)的文件。2）收來文件，指由外具有法定效力和規(guī)范體式的文機(jī)關(guān)擬制的，作為傳達(dá)其自身機(jī)書，是進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。關(guān)的意圖，發(fā)送到本機(jī)關(guān)來的文其含義：1）公文形成的主體是國件。3）內(nèi)部文件，指制發(fā)和使用家機(jī)關(guān)及其他社會組織 2公文形都限于機(jī)關(guān)內(nèi)部的文件

2、按公文成的條是行使職權(quán)和實(shí)施管理3的行文關(guān)系劃分：1）上行文，指公文是具有法定效力和規(guī)范體式下級機(jī)關(guān)、下級業(yè)務(wù)部門向它所的文書4公文是進(jìn)行公務(wù)活動的屬的上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和上級業(yè)務(wù)部重要工具 門所發(fā)出的公文（報(bào)告、請示）2）

二、公文的產(chǎn)生與發(fā)展

1、公文，平行文，指同級機(jī)關(guān)或者不相隸或稱文書、文件，是一種社會現(xiàn)屬的，沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)象，是人類社會實(shí)踐活動的產(chǎn)物。關(guān)之間的一種行文（函）3）下公文是隨著階級、國家、文字的行文，指上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對所屬的產(chǎn)生而產(chǎn)生的，隨著生產(chǎn)與管理下級機(jī)關(guān)的一種行文（指示、決活動的發(fā)展而不斷發(fā)展的。

2、定、通知、批復(fù)）

3、按公文秘密公文的發(fā)展階段：① 恩格斯把文程度和閱讀范圍來劃分： 1）秘字應(yīng)用文獻(xiàn)記錄，即文書工作的密文件，指內(nèi)容涉及黨和國家的出現(xiàn)當(dāng)作人類文明的重要標(biāo)志②秘密，需要控制知密范圍和知密原始社會：結(jié)繩記事；商代后期：對象的文件（分為絕密、機(jī)密、甲骨文書—是我國迄今發(fā)現(xiàn)的最秘密三種）2）普通文件，指非早的文書檔案；西周：設(shè)立了專無密可保，可供任何人閱看的文門管理文書的機(jī)構(gòu)與起草文書的件3）公布文件，是向人民群眾和官吏；《尚書》是我國最早的一部國內(nèi)外公開發(fā)布的文件，如公告、政治文件匯編本；秦漢時(shí)期，是通告、公報(bào)、法律、法令，中央我國封建社會文書工作的確立時(shí)領(lǐng)導(dǎo)同志的講話、報(bào)告

4、按公期，秦代出現(xiàn)的“書”、“奏”，是文的制發(fā)機(jī)關(guān)性質(zhì)劃分：1）法律、我國最早的上行文；漢代及稍后，法規(guī)文件，指由中央和地方各級又出現(xiàn)了章、表、疏、議、啟等權(quán)力機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)所制發(fā)的法上行文，官府之間移書、關(guān)、刺、律、法令和行政法規(guī)與規(guī)章（分咨等平行文，另令、諭、制、教為三種：法律文件、法令文件、等下行文；1912年元月，臨時(shí)政行政法規(guī)與規(guī)章文件）2）行政文府規(guī)定公文分為：令、咨、呈、件，指國家機(jī)關(guān)在日常公務(wù)活動示、狀五種。③漢代以前，我國文中所形成和使用的文件，如請示、書的載體材料一般為：金石、青報(bào)告、通知、意見等。3）黨的文銅、竹木、謙帛等 直至 東晉末件，指中國共產(chǎn)黨的機(jī)關(guān)、組織年，太尉恒玄下令公文統(tǒng)一用紙。形成和使用的文件，反映黨的領(lǐng)

三、文書、文件和公文

1、文導(dǎo)、工作和建設(shè)等活動。

5、按公書：可以作為所有文件材料總稱，文內(nèi)容性質(zhì)與作用來劃分：1）指既可指公務(wù)文書，也可以指私人揮性公文件，指上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對文書，是一個整體概念?！钤缦录墮C(jī)關(guān)或群眾發(fā)出的用以領(lǐng)導(dǎo)出現(xiàn)于西漢。

2、文件：—出現(xiàn)于與指導(dǎo)工作的公文，如命令、指清末。廣義上說：文書一樣，既示、決定、意見、批復(fù)和政策性可指公務(wù)文件，也可指私人文件，通知等。2）規(guī)范性公文，指由機(jī)有時(shí)也可以指文件材料的總稱。關(guān)、組織、社會團(tuán)體依據(jù)法律、狹義上說：文主要是指機(jī)關(guān)、組行政法規(guī)和及組織章程制定的，織制成和發(fā)布的具有固定格式和要求其成員在工作活動等方面嚴(yán)文件版頭的正式行文。

3、公文：格遵守的行為規(guī)范，如各種條例、是指各機(jī)單位為了辦理公務(wù)而形規(guī)定、辦法、細(xì)則、章程、規(guī)則成的文件材料?！霈F(xiàn)于東漢末等3）報(bào)請性公文，是下級機(jī)關(guān)向年和三國時(shí)期。

4、在機(jī)關(guān)中三者上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、都是指國家機(jī)關(guān)及其他社會組織請示問題所使的陳述性、請求性在工作活動中形成和處理的收來公文，主要是報(bào)告、請示4）知照文件、發(fā)出文件以及機(jī)關(guān)內(nèi)部所性公文，指機(jī)關(guān)單位發(fā)布的需要使用的文件 材料，即公務(wù)文書。周知或遵守，以及各機(jī)關(guān)單位之第二節(jié) 公文的特點(diǎn)與作用

間聯(lián)系工作，通報(bào)情況所使用的一、公文的特點(diǎn)：1）有法定的作公文，如公報(bào)、公告、知照性者 2）有法定的權(quán)威 3）有特定通知、通報(bào)、函等。5）記錄性的效用 4）有規(guī)范的體式 5）有公文，指各機(jī)關(guān)、組織用以記載規(guī)定睥處理程序

法定作公務(wù)活動以備查考的公文，如會者：是指依據(jù)憲法和其他有關(guān)法議記錄、電話記錄、會議紀(jì)要、律、章程、決定成立的并能以自大事記、值班日志等。

6、按文件己的名義行使法定的職能權(quán)利和的緩急程度劃分：1）急件（兩負(fù)擔(dān)一定的任務(wù)、義務(wù)的機(jī)關(guān)、種：特急件、急件）2）平件；組織或代表機(jī)關(guān)組織的領(lǐng)導(dǎo)人。按文件的使用范圍劃分：1）通用行文單位：能在自己的職權(quán)范圍文件 2）專用文件 3）技術(shù)文件；內(nèi)制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、部門或單位，按文件的發(fā)送目的劃分：1）主送稱為行文單位。公文的制發(fā)：經(jīng)件、抄送件 2）批轉(zhuǎn)件、轉(zhuǎn)發(fā)件；過起草、核稿、簽發(fā)等程序。公按文件的處理要求劃分：1）需辦文的簽收：簽收登記、分辦、批文件（辦件）2）參閱文件（閱辦、承辦、催辦等。件）；

二、公文的作用：在于它是黨和

二、公文的名稱：統(tǒng)稱文種。它國家具體領(lǐng)導(dǎo)和管理政務(wù)，機(jī)關(guān)是根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)限、發(fā)文機(jī)之間相互進(jìn)行聯(lián)系以及機(jī)關(guān)內(nèi)部關(guān)和收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系以及發(fā)處理工作事務(wù)的一種工具。公文文的具體目的和要求而確定的。作用：1）領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用 2）行公文文種的確定：1）公文機(jī)關(guān)的為規(guī)范作用 3）傳遞信息作用 4）權(quán)限 2）發(fā)文機(jī)關(guān)和收文機(jī)關(guān)間公務(wù)聯(lián)系作用 5）憑據(jù)記載作用 的關(guān)系 3）發(fā)文的具體目的和要第三節(jié) 公文的分類與名稱

求1、1993年11月21日 國務(wù)院

一、公文的分類：

1、公文的分類 辦公廳 《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》 12類13種命令（令）、議案、決議、指示、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)請、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要 2、1996年5月3日中共中央辦公廳正式發(fā)布了《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》，規(guī)定黨的機(jī)關(guān)公文文種有14種：①決議 ②決定 ③指示 ④意見 ⑤通知 ⑥通報(bào) ⑦公報(bào) ⑧報(bào)告 ⑨請示 ⑩批復(fù) ⑾條例 ⑿規(guī)定 ⒀函 ⒁會議紀(jì)要3、2000年8月24日，國務(wù)院發(fā)布了新的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》現(xiàn)行公文文種13種：1）命令（令）2）決定 3）公告 4）通告 5）通知 6）通報(bào) 7）議案 8）報(bào)告 9請示 10）批復(fù) 11）意見 12）函 13）會議紀(jì)要 第二章公文寫作公文寫作概述

一、公文寫作是代機(jī)關(guān)立言公文寫作，指公文的起草與修改，是撰寫者代機(jī)關(guān)立言，體現(xiàn)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖和愿望的寫作活動。公文寫作包括起草初稿、討論修改形成送審稿的整個過程。考試大自考站，你的自考專家！起草初稿：是指構(gòu)思基本完成后動筆行文，寫出公文初稿有的具體過程。討論修改：是指對初稿作進(jìn)一步加工直到形成送審稿的過程?！锕牡钠鸩莸慕M織可分為：1）由一人準(zhǔn)備、選取材料并構(gòu)思布局直至擬寫成文。2）由多人共同討論、構(gòu)思和準(zhǔn)備材料，最后由一人執(zhí)筆（最普遍的基本組織形式）3）由起草小組共同醞釀，多人分工執(zhí)筆，一人統(tǒng)稿貫穿全文

二、★公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在兩方面：1）在思想內(nèi)容方面，應(yīng)該政策性強(qiáng)、針對性強(qiáng)、科學(xué)性強(qiáng)（1）政策性強(qiáng)：就是要求政治上正確，思想觀點(diǎn)正確，準(zhǔn)確地宣布、傳達(dá)、體現(xiàn)黨和國家的方針、政策的精神。（2）針對性強(qiáng)：就是要求有的放矢，切中要害。（3）科學(xué)性：就是反映工作的實(shí)際情況和客觀規(guī)律，敢于實(shí)事求是，能夠及時(shí)地、正確的提出問題、分析問題和解決問題，經(jīng)得起時(shí)間的考驗(yàn)，經(jīng)得起實(shí)踐的檢驗(yàn)。2）在文字表達(dá)方面，應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、語言精當(dāng)、行文規(guī)范。結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)：是指章法問題、布局謀篇的問題。要示：主次分明、條理清楚；重點(diǎn)突出、銜接自然；聯(lián)系緊密、完整劃一。語言精當(dāng)：是指運(yùn)用語言要精確、簡明、貼切、恰當(dāng)。既要符合語法，修辭和邏輯的要求，又要恰如其分地表達(dá)內(nèi)容。行文規(guī)范：是指公文的種類、格式等都由國家統(tǒng)一規(guī)定，書寫要清楚，標(biāo)點(diǎn)要正確文面要整潔。

2、公文效用：是指公文對機(jī)關(guān)公務(wù)活動所起的作用。公文效用所起的作用：領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用、法規(guī)和準(zhǔn)繩作用、溝通和聯(lián)系作用、依據(jù)和憑證作用。

三、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要親自動手撰寫重要公文 領(lǐng)導(dǎo)干部親自動手起草起草重要公文是領(lǐng)導(dǎo)工作中的原則性問題。第二節(jié) 公文寫作的特點(diǎn)和要求

一、★公文寫作特點(diǎn)：1）被動寫作遵命性強(qiáng) 2）對象明確針對性強(qiáng) 3）集思廣益群體性強(qiáng)4）決策之作政策性強(qiáng) 5）急迫之作時(shí)限性強(qiáng) 6）講究格式規(guī)范性強(qiáng)

二、★公文寫作基本要求（寫好公文中正文應(yīng)注意的問題）：1）要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性 2）要實(shí)事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律3）在文字表述上準(zhǔn)確、鮮明、生動，符合語法與邏輯 4）公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。5）要注意選用書寫的載體與字跡材料體式：公文文體、結(jié)構(gòu)、附加標(biāo)記和文件格式。程序：交擬、起草、審核、簽發(fā)、印制、發(fā)出盡量使用毛筆和鋼筆，不要使用圓珠筆和鉛筆；使用墨汁、藍(lán)黑墨水和碳素墨水，不使用純藍(lán)、紅色墨水。

第三節(jié) 公文寫作步驟與方法

一、公文寫作的步驟：1）明確發(fā)文主旨 ①公文的中心內(nèi)容是什么子②根據(jù)公文內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種③要明確公文發(fā)送范圍和閱讀對象④明確發(fā)文的具體要求 2）收集有關(guān)材料①收集、閱讀和研究有關(guān)的文件材料②深入下去，收集有關(guān)的實(shí)際材料a 收集有關(guān)材料要求：真實(shí)、典型、適用、時(shí)效3）擬出寫作提綱先寫什么、后寫什么、分幾個段落、幾層意思4認(rèn)真起草正文（導(dǎo)語、主體結(jié)束語）5反復(fù)檢查修改

二、正文起草步驟：1）把握公文主題，選好用好材料； 2）觀點(diǎn)正確情況確實(shí)3）內(nèi)容涉及的有關(guān)部門要經(jīng)過會商取得一致意見； 4）文字表述要簡練，交代問題要清楚

三、公文的修改有以下幾方面：1）關(guān)于主題的修改：看主題思想是否正確、論述是否集中、挖掘是否深刻。2）關(guān)于觀點(diǎn)的修改 ：觀點(diǎn)是否正確，表達(dá)有無問題。3）關(guān)于材料的修改 ：材料是公文的基礎(chǔ)，有了正確的觀點(diǎn)，還要通過恰當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。4）關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改：包括：

1、公文總體結(jié)構(gòu)的修正

2、起承轉(zhuǎn)合的調(diào)整

3、層次位置的改變

4、詳略的更動

公文結(jié)構(gòu)是為表現(xiàn)公文主旨，表達(dá)公文內(nèi)容服務(wù)的對公文結(jié)構(gòu)進(jìn)行修改調(diào)整，其目的在于使公文更加嚴(yán)謹(jǐn)、暢達(dá)、勻稱和完整。5）關(guān)于語言的修改：準(zhǔn)確、鮮明、精練、生動

四、★公文寫作人員修養(yǎng)重要性與體現(xiàn)和途徑：1）公文寫作是各級機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，是一項(xiàng)政治性和政策性很強(qiáng)的工作；2）公文是國家黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)與管理的重要工具與手段。體現(xiàn)：1）政治素質(zhì)好：明確的政治方向、堅(jiān)定的政治立場、敏銳的政治洞察力和政治鑒別力。嚴(yán)守紀(jì)律，嚴(yán)守保密制度；2）有一定政策理論水平公文寫作是執(zhí)行政策、依靠政策、理解政策、表達(dá)政策的過程。政治水平的高低直接決定公文寫作的成敗；3）熟悉業(yè)務(wù)和機(jī)關(guān)工作情況；4）有較寬的知識面； 5）有較好的文字功底.途徑：1）與時(shí)俱進(jìn)勇于創(chuàng)新 不斷學(xué)習(xí)、不斷實(shí)踐、不斷提高、不斷創(chuàng)新；2）博覽群書增長知識勤于、勇于、善于向書本學(xué)習(xí)；3）深入實(shí)踐勤學(xué)苦練勤學(xué)苦練、鍥而不舍、持之以恒?？荚嚧笫占?第三章 公文的體式與搞本

第一節(jié) 公文的體式

一、公文的體式是指：公文的文體、結(jié)構(gòu)要素及在格式上的安排。公文體式作用：為了保證公文的完整性、正確性與有效性、提高辦事效率并為了公文處理工作提供方便。

二、公文的文體

公文的文體：是指公文寫作中運(yùn)用語言陳述事情、說明問題所采用的具體方法和特點(diǎn)，即公文的表達(dá)方式和語體特征。公文的文體具有應(yīng)用文體的一般特點(diǎn)：實(shí)用性、嚴(yán)肅性、程式性。

1、公文的表達(dá)方式：是指在寫作中運(yùn)用語言的方法和手段，它是辨別文章體裁的重要標(biāo)志 主要有：敘述、議論、說明1）敘述，是將人物的經(jīng)歷和事件的發(fā)展變化過程所作的敘說和交代，除計(jì)劃性、法規(guī)性文件一般不采用敘事、指令性文件較少采用敘事外其他通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、總結(jié)、會議紀(jì)要都必須以敘事為基礎(chǔ)。如通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、總結(jié)、會議紀(jì)要以敘事為基礎(chǔ)。★（公文敘事與一般記敘文的不同：

1、公文的敘事是通過對基本情況或個別事實(shí)的敘術(shù)來說明一定的問題，達(dá)到反映情況、交流思想、闡明觀點(diǎn)的目的。

2、主要是順敘

3、在敘述的同時(shí)，可恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用倒敘、插敘、分?jǐn)⒌确椒ǎ?）說明，是用簡明扼要的文字，把事物的形狀、性質(zhì)、特征、成因、關(guān)系、功用等客觀真實(shí)地解說清楚。說明是公文寫作中最常見、最主要的表達(dá)方式。（說明的主要方法有：

1、定義說明，指用下定義的方法來說明事物的性質(zhì)和特征。

2、注釋說明，指對事物的性狀、特征、成因等作簡要的注釋。

3、比較說明，指運(yùn)用同類事物或不同事物跟所要說明的事物作比較。

4、數(shù)字說明，指用確切的數(shù)字來說明事物。

5、舉例說明，指根據(jù)事物在形狀、成因、功用、關(guān)系等屬性的差別，劃分成若干類別，分別加以說有的方法。

6、圖表說明

7、引用說明

8、分析說明）3）議論，是義事說明把道理說清楚。（議論的要素：

1、論點(diǎn)，又叫論題或觀點(diǎn)，是議論的核心。

2、論據(jù)，是證明論點(diǎn)真實(shí)性的根據(jù)。

3、論證，是運(yùn)用論據(jù)來證明論點(diǎn)的方法和過程。論點(diǎn)、論據(jù)、論證三者間的關(guān)系：論點(diǎn)是統(tǒng)帥，回答“要證明什么”的問題—是議論的核心；論據(jù)是基礎(chǔ)，回答“用什么證明”的問題。分三類：一類是事實(shí)論據(jù)；二是理論論據(jù)；三類是政策法規(guī)；而論證是溝通二者間內(nèi)在聯(lián)系的橋梁；回答“如何證明”的問題。）

三、公文的語言特點(diǎn)：1）準(zhǔn)確（是公文語言的主要特征和基本要求）2）簡明 ：用最少的文字表達(dá)盡可能多的內(nèi)容。3）莊重：指公文用語必須講究莊嚴(yán)、鄭重。4）得體：指公文語言的運(yùn)用要與公文的行文目的、內(nèi)容、對象、條件的特定需要相適應(yīng)，在準(zhǔn)確表達(dá)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步促使受文對象產(chǎn)生與行文目的一致的心理效應(yīng)。得體的基本要求： 是發(fā)適應(yīng)行文的語體風(fēng)格；是要分清上下級關(guān)系，掌握好分寸； 是要多運(yùn)用公文的專用語。

四、公文中的常見詞語：1）特定用語——它言簡意賅、簡潔明快、典雅莊重，其特定含義是人所公認(rèn)的。包括：

1、端用語—用于表示行文目的、休養(yǎng)所與原因的。如為、為了、關(guān)于、由于、遵照、依照、依據(jù)、茲有、茲因、茲定于、茲將、茲介紹等。

2、引敘用語—在引敘來文（電）時(shí)使用，如現(xiàn)接、近接、膠接、欣悉、近悉、敬悉、據(jù)報(bào)、據(jù)查、據(jù)了解等。

3、經(jīng)辦用語—表示工作辦理的時(shí)間及過程，如業(yè)經(jīng)、已經(jīng)、復(fù)經(jīng)、一經(jīng)、迭經(jīng)、前經(jīng)、茲經(jīng)、經(jīng)過、通過等。

4、稱謂用語—用以表示不同人稱的，如我局、你局、貴局、該局（公司、廠、處）等。

5、期請用語—用來表示請求與期望，如擬請、函請、務(wù)請、懇請、希、希望、望、希即等。

6、表態(tài)用語—用來對來文表明態(tài)度，如同意、照辦、可行、擬同意、不同意、不要、不妥、請核查等。

7、綜合用語—對所敘述的情況進(jìn)行綜合時(shí)使用，如，如上所述、綜上所述、上述、總之等。

8、過渡用語，如為此、據(jù)此、因此、現(xiàn)函復(fù)如下、現(xiàn)通告如下等。

8、過渡用語—在公文的段落之間使用、承上啟下，起過渡作用。（為此、據(jù)此、因此、現(xiàn)函復(fù)如下、現(xiàn)通告如下等）

9、謙敬用語，如恭請、敬請、謹(jǐn)請、惠于、惠贈、惠示、承蒙協(xié)助、承蒙惠允、不勝、不勝榮勝、不勝感激等。

10、結(jié)尾用語，如此令、此布、此告、為要、為盼、請批示、請批復(fù)、特此函告、特此函達(dá)、特此通知、特此通告、請遵照辦 理、請認(rèn)真貫徹執(zhí)行、以上意見如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地區(qū)執(zhí)行等。）2）慣用語，指一定民族語言中長期形成的習(xí)慣用語，如“抓辮子”、“吃大鍋飯”。3）縮略語，是較長詞語縮短省略而成，如“一國兩制”、“三個代表”4）成語，一種相沿習(xí)用具有書面語言色彩的定型詞組或短語。5）引用語，指在寫作中引用前人的現(xiàn)成語句來論證或說明文章中所要論述的問題①引用名人名言；②引用古書上現(xiàn)成語句③引用黨和國家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)重要文件中的語句。

第二節(jié) 公文的構(gòu)成要素與書面格式

一、公文的構(gòu)成要素（公文的組成部分）：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、公文公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、印章、成文時(shí)間、主題詞等—是由黨和國家在關(guān)部門頒布的規(guī)范性文件所規(guī)定的。公文的書面格式：指公文的各要素在公文文面上所處的位置和書寫樣式?！枪脑谛问缴蠀^(qū)別于一般文章的重要標(biāo)志?！锕牡拿际撞糠职ǎ?）公文份數(shù)序號：將同一文稿印制若干份時(shí)每份的順序編號（不是所有都需要）——規(guī)定帶有密級公文要編制份數(shù)序號位置：位于版心左上角成本頂格第一行；一般由六位阿拉伯?dāng)?shù)字（不得少于2位）組成。其位置在版心左上角頂格第1行，數(shù)字不足規(guī)定數(shù)時(shí)，前面用“0”（零）補(bǔ)齊2）密等級和保密期限：是指公文秘密程度的一種標(biāo)志。分為絕密、機(jī)密、秘密三級；涉及黨和國家秘密的公文應(yīng)標(biāo)明密級。標(biāo)注方法：在密級與時(shí)限中間加“★”。如“秘密★六個月”、“絕密★長期”。位置：位于文件首面公文版頭右上角第一行3號黑體，凡傳遞秘密公文應(yīng)在文件封皮上加蓋戳記注明。保密時(shí)限：一般分一年以內(nèi)，一年用一的以上，長期和期限不作標(biāo)注，凡不作標(biāo)注的可按二十年認(rèn)定。絕密：是最重要的國家機(jī)密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。機(jī)密：是重要的國家機(jī)密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害。秘密：是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損失。3）急程度 ：是對公文送達(dá)和辦理的時(shí)間限度。（包括：特急和急件，電報(bào)分為：特提、特急、加急、平急，位置在文件首頁文頭右上角，需要與密極同時(shí)使用，緊急程度置于密級之下，上下對齊。時(shí)限送達(dá)的文件須在文件封筒上注明“務(wù)于某日某時(shí)送到”或“限某日某時(shí)送達(dá)”。）4）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識（文頭），是發(fā)文機(jī)關(guān)用來制發(fā)正式文件時(shí)使用的的固定版式的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識。位置：發(fā)文機(jī)關(guān)版頭大字居中套紅印在文件首頁上瑞，約占圖文區(qū)的三分之一或五分之二。字體選長宋體。—使用這種套文頭的文件，通常稱之為“紅頭文件”。、黨的文件在間隔線中間印上一顆五角星。5）發(fā)文字號：指由發(fā)文機(jī)關(guān)編排的文件代號。（由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份（加六角括號[ ]）和序號組成）★發(fā)文字號作用：1）統(tǒng)計(jì)發(fā)文的數(shù)量，便于公文的管理 2）在查找和引用公文時(shí)可作為該份公文的代號使用。編排發(fā)文字號要力求準(zhǔn)確、穩(wěn)固、系統(tǒng)。位置：有版頭的文件，應(yīng)標(biāo)注在文件版頭之下，間隔橫線之上，居中排列；用信箋頭的文件，則置于信箋頭橫線之下，公文標(biāo)題之上，右側(cè)排列：“命令（令）”則在公文標(biāo)題下面當(dāng)中，寫“第X號”。簽發(fā)人：在上報(bào)的公文中才出現(xiàn)的目的是為上級單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級單位誰對上報(bào)的公文內(nèi)容負(fù)責(zé)。一般供上行文使 用。位置應(yīng)平行排列于公文字號右側(cè)，與發(fā)文字號同處在一行 ★公文主體部分包括：1）公文標(biāo)題，：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題（事由）和文種組成，是對公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡要的概括和提示。位置應(yīng)于紅色橫線下分1行或多行居中排列（省略情況：

1、省略公文機(jī)關(guān)名稱

2、省略事由的

3、機(jī)關(guān)名稱和事由同時(shí)省略的）2）主送機(jī)關(guān)，：指主要受理公文的機(jī)關(guān)。也就是發(fā)文機(jī)關(guān)要求對公文予以辦理或答復(fù)的對方機(jī)關(guān)。（一般有三種情況：

1、上級機(jī)關(guān)對下級發(fā)出的公文，下級機(jī)關(guān)單位負(fù)有貫徹執(zhí)行的責(zé)任，除批復(fù)外，有兩個以上主送機(jī)關(guān)。

2、下級機(jī)關(guān)向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)報(bào)發(fā)出的請示報(bào)告等上行文，一般只有一個主送機(jī)關(guān)。

3、直接向社會公眾發(fā)布的公文，主送機(jī)關(guān)就沒有必要再寫了）位置應(yīng)在正文之上公文標(biāo)題左下方，無論一行或多行，應(yīng)靠左頂格書寫。3）正文：是公文的主體部份，用來表達(dá)公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，是公文的核心?？煞譃椋?①導(dǎo)語（導(dǎo)語寫作有：

1、依據(jù)式，簡要說明發(fā)文的根據(jù)，常用語有根據(jù)、按照、遵照等。

2、目的式，開宗說明發(fā)文的目的，常用語有為、為了等。

3、原因式，簡要說明發(fā)文的原因，常用簡潔語言，以敘述、說明或夾敘夾議的方式開頭）②正文主體，是公文最主要部分，也是寫好公文的關(guān)鍵和難點(diǎn)所在。正文主體一般要求：③結(jié)束語，正文的結(jié)尾1）內(nèi)容要符合黨路線方針政策和有關(guān)規(guī)定，符合國家的法律法規(guī)，提出新的政策規(guī)定要注意保持連續(xù)性，提法要同已公布的文件相銜接；2）所反映的情況問題數(shù)據(jù)等必須真實(shí)可靠，提出的措施和辦法要切合工作實(shí)際，切 實(shí)可行；3）內(nèi)容涉及的有關(guān)部門要經(jīng)過協(xié)調(diào)會商，取得一致意見；4）文字表達(dá)概念準(zhǔn)確，觀點(diǎn)鮮明，條理清楚，層次分明，篇幅簡短，實(shí)是求是，合乎語法規(guī)范，正確使用標(biāo)點(diǎn)符號；5）公文中的數(shù)字年份均不能回行。4）附件，附件說明位于正文的左下方，公文生效標(biāo)識之上，注明所附文件材料名稱及件數(shù)，——應(yīng)在正文下一行加以標(biāo)識形式有：圖表、目錄、名單、簡介及其他有關(guān)文件材料。位置應(yīng)于正文左下方，公文生效標(biāo)識上。注明附件材料名稱及件5）成文時(shí)間，指公文形成的時(shí)間是一項(xiàng)重要內(nèi)容，它是文件生效及日后查考的重要依據(jù)之一。（年、月、日要寫全-用漢字位置應(yīng)標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下方。不論其文字多少，都要注意二者的距離相稱。注意事項(xiàng)：（1）一般情況下，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（2）經(jīng)會議討論通過的公文，以會議通過的日期為準(zhǔn)，并加括號寫在公文標(biāo)題的 正下方。（3）法規(guī)、規(guī)章類文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。（4）兩個以上機(jī)關(guān)的聯(lián)合行文，以最后一個簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日 期為準(zhǔn)。（5）一般的日常事務(wù)性公文，如涉用具體事項(xiàng)的通知、通告、簡報(bào)、函等的成文日期經(jīng)它們的印發(fā)日期為準(zhǔn)。6）公文生效標(biāo)識，指在正文或附件之后加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章或簽署人姓名，是證明公文效力的表現(xiàn)形式。（1）單一發(fā)文機(jī)關(guān)（落款不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)成文時(shí)間，在成文時(shí)間上加蓋機(jī)關(guān)印章即為公文生效標(biāo)識）（2）聯(lián)合行文印章（3）關(guān)于在公文中不再標(biāo)識“此頁無正文”的說明—用調(diào)整行距和字距的方法處理7）附注，是對公文的發(fā)放范圍，使用時(shí)需注意的事項(xiàng)加以說明。應(yīng)用圓括號括入，左空2字標(biāo)識在成文時(shí)間下一行?！锕牡陌嬗洸糠郑?）主題詞，指能夠準(zhǔn)備表達(dá)公文主題內(nèi)容便于公文檢索查詢的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。位置：位于注釋或特殊要求說明左下方，文尾橫線上端頂格書寫。最多不超過五個主題詞。★主題詞作用：1）可以準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容；2）提高文件檢索查詢速度，有利于提高整個機(jī)關(guān)的辦事效率（主要表現(xiàn)在：一快，二準(zhǔn)，三全）；3）有利于文書檔案管理的規(guī)范化系統(tǒng)化科學(xué)化1997年12月，國務(wù)院辦公廳秘書局修訂發(fā)布的《國務(wù)院公文主題表》共由15類1059個主題詞組成，公為主表和附表兩大部分。主表有13類751個主題詞，附表有2類298個主題詞。詞表分三個層次。第一層是對主題區(qū)域的分類。第二層是類別詞。第三層是類屬詞。注意事項(xiàng)：（1）必須在公文主題詞表中選用主題詞。（2）公文主題詞表中的類別標(biāo)題不作主題詞。（3）主題詞標(biāo)引的順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。（4）一公文件有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對第二主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。（5）在公文上標(biāo)注主題詞，要直反映出該份公文所說明的問題或論述的事物。⑹“主題詞三字居左頂格用3號黑體字標(biāo)注在抄送機(jī)關(guān)上1行，”主題詞“后標(biāo)冒號；冒號后標(biāo)主題詞的詞目，詞目之間應(yīng)有一個安的間距，一般不超過五個主題詞為宜。

2）抄送機(jī)關(guān)，指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。（抄送機(jī)關(guān)要掌握的原則：①抄送要限于同文件內(nèi)容有關(guān)，需對知道或協(xié)助辦理的機(jī)關(guān)，既不濫報(bào)濫送，也不漏報(bào)漏送。②向上級機(jī)關(guān)的請示、報(bào)告，不可同時(shí)抄送下級機(jī)關(guān)。③向下級機(jī)關(guān)的重要行文，可抄送直接上級級關(guān)，翻印或轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)的文件，不要再上報(bào)上級機(jī)關(guān)。④一般情況下，下級機(jī)關(guān)不得越級行文請示、報(bào)告，也不得越級抄送文件，因特殊情況必須越級，應(yīng)抄送被過的上級機(jī)關(guān)。⑤受雙重領(lǐng)導(dǎo)單位的請示、報(bào)告，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容確定主送和抄送機(jī)關(guān)，上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)單位的行文，應(yīng)視文件內(nèi)容抄送受文單位的另一個上級機(jī)關(guān)。）

位置：位于主題詞下一行，左空1字用3號仿宋標(biāo)識“抄送”，“抄送”后標(biāo)冒號，抄送機(jī)關(guān)用頓號隔開，回行時(shí)與上1行的抄送機(jī)關(guān)對齊，最后一個抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。

3）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)說明，是對文件制發(fā)情況的說明記載，包括文件制發(fā)單位名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)等，位置應(yīng)于抄送機(jī)關(guān)之下，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字，然后在下方劃一條與版心等長的橫線作底線，底線下面右側(cè)標(biāo)注印制份數(shù)。位置：位于抄送區(qū)域橫線之下，左側(cè)行首空一個字標(biāo)注制發(fā)單位名稱，右側(cè)注明印制時(shí)間，行尾空一個字。然后在下方劃一條與圖文區(qū)等長的間隔線作底線，底線下面右側(cè)標(biāo)注印制份數(shù)。印制單位：一般是各級機(jī)關(guān)的辦公廳（室），使用全稱或規(guī)范化簡稱。印發(fā)時(shí)間：是秘書部門起印文件的時(shí)間，要完整寫出年月日。印制份數(shù)：是該份文件所印的數(shù)量。注：翻印文件的說明同印刷說明大體相同，但翻印秘密文件時(shí)須經(jīng)制發(fā)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或授權(quán)，翻印后要向原發(fā)文機(jī)關(guān)備案，上級機(jī)關(guān)翻印下屬機(jī)關(guān)文件可不受此限。版記部分三個項(xiàng)目的含義、標(biāo)注位置及標(biāo)注方法，每個項(xiàng)目之間都要用與版心等長的間隔橫線隔開。版記部分—雙稱“文尾”置于公文最后一頁，版記頁面的最后一個要素置于最后一行。

三、公文的特定格式：1）信函格式 2）命令格式 3）會議紀(jì)要格式

第三節(jié) 公文的排版形式與裝訂要求

一、公文的排版形式公文的排版形式：是指公文數(shù)據(jù)項(xiàng)目在文件版面上的標(biāo)印格式，是指公文的外觀形式。包括：公文版頭設(shè)計(jì)，版面安排，字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規(guī)格等。1988年9月國家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家機(jī)關(guān)公文格式》相關(guān)規(guī)定：公文排版的有關(guān)問題：1）公文用紙尺寸與規(guī)格： 國際A4：長297mm、寬210mm2）公文的書寫形式：一律采用從上至下、自左向右橫寫橫排。（少數(shù)民族文字除外），正文文字的每行長度與圖文區(qū)寬度相等。多層次結(jié)構(gòu)的標(biāo)識方法： 第一級用：一、二、三…第二級用：

（一）、（二）、（三）……第三級用：1、2、3、……第四級用：（1）、（2）、（3）

3）字體字號的選用：一般按發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、大標(biāo)題、小標(biāo)題、標(biāo)識字符、正文作注釋說明等順序依次從大到小地選用。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識使用小標(biāo)宋，紅色標(biāo)識；大標(biāo)題2號宋體，小標(biāo)題3號宋體；秘密等級，緩急時(shí)限、主題詞和各標(biāo)記字符或其他重點(diǎn)推薦使用3號黑體；一般的公文發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文時(shí)間、附注、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)說明使用3號仿宋；簽發(fā)人姓名用3號楷體。4）排版規(guī)格：正文用3號仿宋，每面22行，每行28個字。5）制版要求，版面干凈，字跡清楚，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不差過一毫米。6）印刷要求，雙面印刷、頁碼套正，兩面誤差不超過2毫米。

二、公文的裝訂要求 ：公文一律左側(cè)裝訂、不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整。采用線裝、釘裝或膠粘等的辦法。第四節(jié) 公文的稿本

一、公文的稿本

1、公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿。草稿是指內(nèi)容和和文字表述都還未成熟 的原始稿件。文件在定稿之前的歷次文稿都稱為草稿。草稿的特點(diǎn)：尚未定型、非 正式、無效力。公文文稿按修改次數(shù) 可分為：初稿、二稿、三稿等；公文文稿按照作用和形成行點(diǎn)可分為：討論稿、征求意見稿、修改稿、送審稿。

2、定稿又稱“原稿、底稿、正稿”是指草稿經(jīng)過修改、審閱、，并由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿，是機(jī)關(guān)制發(fā)文件的惟一可靠的標(biāo)準(zhǔn)稿本。定稿與草稿的顯著區(qū)別是：定稿是“孤本”，定稿的文面上帶有文件簽發(fā)人的簽發(fā)標(biāo)記，經(jīng)會議批準(zhǔn)通過的定稿有會議批準(zhǔn)通過的情況的記載。

二、公文的文本同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分正本、副本、存本、修訂本；一些法規(guī)性文件又有試本、暫行本的形式；同一內(nèi)容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。公文文本按不同用途可分為：1）正本：根據(jù)已簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件，稱為“正本”。（特點(diǎn)：蓋有發(fā)文機(jī)關(guān)印章或領(lǐng)導(dǎo)人親筆簽署，以證實(shí)文件的效力）2）副本：凡是根據(jù)公文正本復(fù)制、譽(yù)抄的其他稿本稱為副本，副本又稱抄本。（作用：代替正本供傳閱、參考和備查使用）3）存本：公文的存本，是指發(fā)文機(jī)關(guān)印制一份文件的正本后留在本機(jī)關(guān)的除草稿、定稿以外的印制本。（特點(diǎn)：根據(jù)正本印制甚至同時(shí)印制出來，除印章或簽署外，具有正本同樣的文件格式和附加標(biāo)記。存本與副本的區(qū)別：存本是不外發(fā)的，一般不加蓋印章或簽署，只是作為正本的樣本留在本機(jī)關(guān)以備查考之用，副本有正本一樣的效用。4）修訂本：是對已經(jīng)發(fā)布生效的文件，在實(shí)行一段時(shí)期以后，文件中的某些內(nèi)容已不適合當(dāng)前的情況需要進(jìn)行修改補(bǔ)充的的文本，從修訂本發(fā)布之日起，原文本即行失效。5）試行本、暫時(shí)本：文件的試行本、暫行本一般都是以試行、暫時(shí)、試行草案等字樣標(biāo)在公文標(biāo)題中的文種的后面或前面。大多用于一些法律、法規(guī)類文件，在制發(fā)機(jī)關(guān)認(rèn)為文件內(nèi)容還不十分成熟，還必須經(jīng)過一定時(shí)期實(shí)踐檢驗(yàn)，再行修訂時(shí)所使用的。6）各種文字文本：包括二層意思：一是少數(shù)民族地區(qū)，發(fā)文往往是同一份文件使用漢字文本和少數(shù)民族文字文本；二是在外交工作中使用的文件，往往有中文文本和外文文本兩種文本具有同等效力。

第四章 公文的行文規(guī)范公文的行文規(guī)范的意義：為了充分發(fā)揮這些公文的現(xiàn)實(shí)效用，機(jī)關(guān)文書部門必須按照黨和國家有關(guān)文書工作的文件規(guī)定或準(zhǔn)則來規(guī)范其行文，以保證機(jī)關(guān)行文和對公文辦理的有條不紊地進(jìn)行，從而維護(hù)機(jī)關(guān)工作的正常秩序，提高機(jī)關(guān)的辦事效率。公文的行文規(guī)范：按照一定的規(guī)定或準(zhǔn)則來維護(hù)機(jī)關(guān)之間的行文秩序。

第一節(jié) 公文的行文關(guān)系公文行文規(guī)范的內(nèi)容包括：行文關(guān)系、行文方向與方式以及行文規(guī)則三個方面?？荚嚧笞钥颊?，你的自考專家！公文的行文關(guān)系：是指發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的公文往來關(guān)系。行文關(guān)系是根據(jù)機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍所確定的機(jī)關(guān)之間的文件授受關(guān)系。

一、確定行文關(guān)系原則：1）國家行政機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍 ；2）黨的各級機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍

二、機(jī)關(guān)之間行文關(guān)系的劃分黨政機(jī)關(guān)的行文關(guān)系從隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍可分為：

1、同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)，既有上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，又有下級被領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，上下級機(jī)關(guān)之間，構(gòu)成領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系?！褂谩吧闲形摹薄跋滦形摹?/p>

2、上級業(yè)務(wù)主管部門和下級業(yè)務(wù)部門之間具有業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)關(guān)系?！褂谩吧闲形摹薄跋滦形摹?/p>

3、非同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)之間，無論級別高低、既無領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，又無上下級業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)關(guān)系，它們僅僅是一般性關(guān)系，或稱不相隸屬關(guān)系。—使用“平行文”4 同一系統(tǒng)的同級機(jī)關(guān)之間的關(guān)系屬于平行關(guān)系?！褂谩捌叫形摹?/p>

第二節(jié) 公文的行文方向與方式★行文方式根據(jù)機(jī)關(guān)工作的需要分為：1）下行文：是指上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門對報(bào)屬下級機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門的一種行文。（根據(jù)發(fā)文不同上的和要求分為：

1、逐級下行文 ：是指采取逐級下達(dá)或者只對直屬下級機(jī)關(guān)下達(dá)的一種行文方式。

2、多級下行文：是指黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)根據(jù)工作需要，同時(shí)下達(dá)幾級機(jī)關(guān)的一種行文方式。

3、直達(dá)基層組織和群眾的下行文：是指黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)直接發(fā)到最基層的黨政組織或者直接傳達(dá)到人民群眾的一種行文方式。）2）上行文：是指下級機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門向所屬上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門的一種行文。（根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的實(shí)際工作需要分為：

1、逐級上行文：是指下級機(jī)關(guān)直接向所屬上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的一種行文方式。是上行文最基本最常用的一種方式

2、多級上行文：是指下級機(jī)關(guān)同時(shí)向自己的直屬上級機(jī)關(guān)或更高級的上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的一種行文方式。

3、越級上行文：是指在非常必要的時(shí)候，下級機(jī)關(guān)可以越過自己的直接上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，各更高一級的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)直至中央的一種行文方式。）3）平行文：是指同級機(jī)關(guān)、或不相隸屬的，沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)、部門、單位之間的一種行文。

第三節(jié) 公文的行文規(guī)則行文規(guī)則：是指機(jī)關(guān)行文必須遵守的具體規(guī)定或準(zhǔn)則?！锕男形囊?guī)則：1）注意隸屬關(guān)系尊重機(jī)關(guān)職權(quán)； 2）大力精減文件嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量和范圍； 3）一般情況黨政機(jī)關(guān)不得越級行文4）牽涉幾個部門的問題，部門間要先協(xié)商一致或經(jīng)上級裁決，然后向下行文；5）行文必須正確確定主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān) 6）主送機(jī)關(guān)與公文文種要相互呼應(yīng) 7）關(guān)于聯(lián)合行文的問題； 8）關(guān)于請示的行文問題9）關(guān)于各級黨政機(jī)關(guān)辦公廳室的行文問題；10）經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，應(yīng)視為正式公文依照執(zhí)行?？荚嚧笫占?/p>

第五章 機(jī)關(guān)法定公文的寫作（上）

一、命令（令）概述

1、命令：簡稱令，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)頒發(fā)的具有強(qiáng)制執(zhí)行性質(zhì)的指揮性公文。

2、適用范圍：適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布重大強(qiáng)制性行政措施；獎懲有關(guān)人員；撤消下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定。（《辦法》）

3、哪些領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)有權(quán)發(fā)布命令？（1）中華人民共和國主席；（2）國務(wù)院；（3）國務(wù)院所屬各部、各委員會；（4）縣級以上各級人民政府；（5）鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)的人民政府。

二、★命令的特點(diǎn)：1）權(quán)威性（1）主體：鄉(xiāng)以上級別的國家權(quán)力機(jī)關(guān)的執(zhí)行機(jī)關(guān)。⑵ 內(nèi)容：具有不可更改性。2）指揮性 3）強(qiáng)制性

三、最常用的命令類型：1）公布令：也可稱發(fā)布令或頒布令，適用于國家公布法律，國家行政機(jī)關(guān)發(fā)布根據(jù)法律制定的行政法規(guī)和規(guī)章。2）行政令 ：是國家行政機(jī)關(guān)為實(shí)行重大強(qiáng)制性行政措施而發(fā)布的命令。3）嘉獎令：是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)為獎勵有突出貢獻(xiàn)的人員或集體而發(fā)布的命令。還有任免令、動員令、戒嚴(yán)令、通輯令、特赦令

四、★命令（令）的寫作 要求：1）必須根據(jù)憲法法律規(guī)定的權(quán)限范圍發(fā)布命令；2）要注意各類型命令的共同點(diǎn)不不同點(diǎn)；3）語言要準(zhǔn)確、凝煉、莊重、有力。

命令的內(nèi)容：單一、一文一事，篇幅較短。命令的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、編號、正文、簽署四部分組成。標(biāo)題一般可以：

1、發(fā)文機(jī)關(guān)加事由+文種

2、發(fā)文機(jī)關(guān)（領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)）+文種 編號方法：一種是單獨(dú)編號（央政府和國家首腦）；另一種不是單獨(dú)編號（地方政府）Q各類命令（令）的寫法：① 公布令寫法：要說明公布什么法規(guī)，什么機(jī)關(guān)什么時(shí)候通過，什么時(shí)間開始施行。必須把法規(guī)全文放在命令之后同時(shí)公布。② 行政令寫法：正文一般由命令原由、命令事項(xiàng)、執(zhí)行要求三部分組成。③嘉獎令寫法：正文一般由先進(jìn)事跡、嘉獎內(nèi)容、號召三部分組成?！镄姓钫牡膶懛ǎ?）由命令原由、命令事項(xiàng)、執(zhí)行要求組成2）命令原由放在正文開頭，用一兩句話說明發(fā)布此命令的必要和重要性3）命令事項(xiàng)是行政令的主要部分，應(yīng)把要做什么不能做什么交待清楚，常用分條列舉，使行文清晰。4）執(zhí)行要求放在正文最后，說明執(zhí)行命令過程中的特殊要求，有時(shí)還說明獎懲措施?？蓡为?dú)成段也可作為命令事項(xiàng)的最后一項(xiàng)例出?！锛为劻钫牡膶懛ǎ?）由先進(jìn)事跡、嘉獎內(nèi)容、號召組成2）先進(jìn)事跡放在正文最前面，扼要清楚地說明受嘉獎人的功績3）嘉獎內(nèi)容說明給予受嘉獎人怎樣的獎勵4）號召表達(dá)發(fā)布命令者對于有關(guān)人員的期望，向受嘉獎人學(xué)習(xí)什么。

第二節(jié) 議 案

1、議案：是有議案提出權(quán)的機(jī)構(gòu)或人民代表，向同級人民代表大會或其常務(wù)委員會，提請審議事項(xiàng)的建議性公文

2、適用范圍：是國家權(quán)力機(jī)關(guān)的有關(guān)機(jī)構(gòu)及人員以及人民代表。

二、議案的特點(diǎn)：1）行文關(guān)系及辦理程序的法定性 2）行文內(nèi)容的單一性和可行性①議案內(nèi)容必須單一，一個議案提請審議一個事項(xiàng)。②提交會議審議的事項(xiàng)，必須是成熟的，可以實(shí)施的。

三、議案的類型： 1）由職能機(jī)構(gòu)提出的議案（職能機(jī)構(gòu)：主要指國家權(quán)力機(jī)構(gòu)的辦事或執(zhí)行機(jī)構(gòu)。如全國人大主席團(tuán)、全國人大常委會、全國人大各專門委員會、國務(wù)院、中央軍事委員會、最高人民法院、最高人民檢察院）2）由人民代表提出的議案

四、議案寫作注意事項(xiàng)：1）提出的問題重要且已具備解決的條件 2）要注意提出的權(quán)限和時(shí)限 3）要注意行文格式和辦理程序標(biāo)題：由提議案人、議案內(nèi)容、文種三部分組成；正文：要說明提出議案的理由及具體內(nèi)容。議案的簽署：提案人可以是機(jī)關(guān)，也可以是機(jī)關(guān)首腦。議案的辦理運(yùn)作程序和一般公文有所不同，所以議案沒有發(fā)文號。議案審議表格：一般包括編號、案由、提議案人、議案內(nèi)容、審議結(jié)果等部分。

第三節(jié) 決定 決議

一、決定

1、決定：是黨政機(jī)關(guān)對重要事項(xiàng)或重大行動作出決策和安排的指導(dǎo)性公文。適用：對于重要事項(xiàng)或者重大行動作出決策和安排。

2、決定的特點(diǎn)：1）內(nèi)容重要 2）政策性強(qiáng) 3）有約束力

3、決定的類型：1）指揮型：對重要事項(xiàng)和重大行動作出決策或部署，其特點(diǎn)是影響大，指揮和導(dǎo)向作用明顯。2）個案型 ：對某些性質(zhì)重要、影響較大的個人或事件作出決定，目的是引起注意或警惕，擴(kuò)大正面影響，縮小消極影響。3）知照型：有些事情比較重要，需要讓大家知道，用決定的形式公布只是“廣而告之”的意思，并不需要大家都去實(shí)施★決定的寫作方法：1）決定的標(biāo)題，由決定機(jī)構(gòu)、事由、文種構(gòu)成，在標(biāo)題下面用括號標(biāo)出決定日期，有的還標(biāo)明由什么會議通過 2）決定的正文，三種類型的決定寫法不同：①指揮性，由決定理由、決定事項(xiàng)、執(zhí)行要求組成，事項(xiàng)清楚、執(zhí)行要求明確，具體行文，理由要簡明扼要，事項(xiàng)和執(zhí)行要求，可分開或一起寫，視情況定。②個案性，由決定理由（個案事實(shí)分析）、決定事項(xiàng)、期望要求組成，事實(shí)分析要清楚，期望要求要具體。③知照性，正文寫作較簡單，把需要“廣而告之”的決定事項(xiàng)例出就行，決定根據(jù)或理由，可不說，有的需說明一下。3）決定的文字要準(zhǔn)確、鮮明、簡潔以便領(lǐng)會執(zhí)行。

二、決議：是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)主持召開的會議通過的對重要事項(xiàng)進(jìn)行決策部署的指揮性公文。

1、★決議的特點(diǎn)：1）表達(dá)群體意志 2）權(quán)威性和約束力。適用：用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項(xiàng)。

2、★決議的類型：1）決策部署型，是重要問題經(jīng)過會議充分研究討論后作出的決議，內(nèi)容多半是分析問題的性質(zhì)，提出解決問題的辦法，部署今后的行動。2）結(jié)果公布型，是重要會議往往通過一系列決議，有些決議需要公布于眾，這些決議有的簡單，只要說明會議通過了什么，有的詳細(xì)，還要說明會議對事項(xiàng)的看法等。

3、★決定和決議的異同：共同點(diǎn)：1）都是下行的指揮性公文，在內(nèi)容方面接近，側(cè)重于對重要事項(xiàng)的決策；2）在文字表達(dá)方面都要求準(zhǔn)確、鮮明、簡潔。不同點(diǎn)：1）形成的程序不完全一樣（決議必須由會議通過，而決定可以由會議作出，也可以由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)在職權(quán)范圍內(nèi)作出。）2）內(nèi)容的范圍不盡相同（決議多半針對全局性問題作出決策；決定既可解決全局性問題，也用以解決具體問題。）3）發(fā)布形式略有不同（決議以會議名稱發(fā)布；決定也可以會議名稱發(fā)布，但多半以機(jī)關(guān)名稱發(fā)布。）

第四節(jié) 指示 意見

一、指示：是上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)指工作的公文?！镏甘镜奶攸c(diǎn)：1）針對性 2）原則性 ★指示的類型：按照指示內(nèi)容涉及的范圍，可分：1）涉及全局問題，帶普遍性的指示 2）涉及局部問題，帶有特殊性的指示★指示的寫作：1）指示標(biāo)題由發(fā)文單位、事由、文種三部分組成。（如工作特別緊急，則可用“緊急指示”）2）指示 正文一般由指示根據(jù)、指示事項(xiàng)、執(zhí)行要求三部分組成。根據(jù)包括理論根據(jù)、政策根據(jù)、現(xiàn)實(shí)根據(jù)等文字要精練扼要，突出主要根據(jù)。指示事項(xiàng)和執(zhí)行要求要寫得具體明白，使下級能正確領(lǐng)會、執(zhí)行?？偟谜f要以政策把握方向，內(nèi)容要明確扼要，條理要清晰

二、意見 ：是黨政機(jī)關(guān)對重要事項(xiàng)發(fā)表的對工作有指導(dǎo)性質(zhì)的文件

1、意見的類型：意見都是對重要事項(xiàng)發(fā)表見解，但由于發(fā)表見解機(jī)構(gòu)的地們不同，因而意見的類型也有二種。1）直接指導(dǎo)性 2）批轉(zhuǎn)執(zhí)行型

2、意見的寫作： 注意內(nèi)的政策性、原則性，對下級的要求要明確具體，表達(dá)條理要清晰。1）意見標(biāo)題：一般也是發(fā)文單位加事由加文種。但如經(jīng)上級機(jī)構(gòu)批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)，則上級多半用“通知”的形式下達(dá)，而將“意見”全文附在后面。2）意見正文：一般根據(jù)意見的多少，分部分或分條分點(diǎn)闡述，其第一部分或第一點(diǎn)，多半是提出意見的現(xiàn)實(shí)依據(jù)。后面部分則是對工作的具體要求及實(shí)施的細(xì)則、步驟、方法等。意見的內(nèi)容，要原則而不空洞，具體而不瑣細(xì)，要讓下級知道怎么做，但又不致束縛下級的創(chuàng)造性。

第六章 機(jī)關(guān)法定公文的寫作（中）第五節(jié) 公告 通告 公報(bào)

一、公告 通告

1、公告、通告概述公告，是機(jī)關(guān)、團(tuán)體向公眾宣布重要事項(xiàng)的告知性文件。通告，是機(jī)關(guān)、團(tuán)體在一定范圍內(nèi)公布事項(xiàng)的告知性文件。

2、★公告通告的特點(diǎn)和差異：1）發(fā)布的公開性，內(nèi)容都是公開的，發(fā)布的目的是要讓大家知道或遵守。差異在發(fā)布的范圍不相同，公告涉及范圍廣通常通過新聞媒體向全世界發(fā)布，通告的范圍小，可通過新聞媒體發(fā)布，也可只在一定范圍內(nèi)張貼公布 2）事項(xiàng)的重要性，公告和通告是代表政府或一定的機(jī)構(gòu)發(fā)布的，其內(nèi)容涉及較多群眾，因而必須是重要的事情才可以使用公 告、通告的形式發(fā)布。一般公告公布的，都是比較重大的事情；通告公布的，則次于公告。考試大自考站，你的自考專家！3）操作的嚴(yán)肅性，公告由國家各級政權(quán)機(jī)構(gòu)發(fā)布，涉及地方法規(guī)的，必須由省級以上人民代表大會準(zhǔn)備，一般機(jī)關(guān)團(tuán)體不得隨意發(fā)布公告。公告和通告均內(nèi)容重要而涉及面廣，因而操作時(shí)必須嚴(yán)肅，要嚴(yán)格按章辦事。

3、公告和通告的類型，按其內(nèi)容的性質(zhì)，都可以分為： 1）涉及法定事項(xiàng)的公告、通告—有關(guān)人員必須遵守2）知照性公告、通告—“廣而告之”不需要遵守或執(zhí)行

4、公告、通告的寫作： 1）符合權(quán)限，一事一告；2）內(nèi)容明確，語氣莊重；3）注意格式：① 公告、通告標(biāo)題的四種形式：發(fā)文單位加事由加文種、發(fā)文單位加文種、事由加文種、只有文種名稱②正文：只要把公布事情扼要寫出。③署名和日期：一般放在全文最后的右下方，但如果標(biāo)題部分已顯示，則最后可以不再另署。

二、公報(bào)：

是公開發(fā)布重要決定或重大事件的告知性文件

1、公報(bào)的特點(diǎn)：1）具有內(nèi)容的公開性和重要性 2）發(fā)布機(jī)關(guān)的權(quán)威性

2、公報(bào)和公告的區(qū)別：1）從發(fā)布機(jī)關(guān)來說，黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)多用公報(bào)，政府機(jī)關(guān)多用公告；2）從內(nèi)容來主，宣布單獨(dú)事件多用公告，發(fā)布會議情況、談判情況、統(tǒng)計(jì)情況等多用公報(bào)。宣布要有關(guān)人員遵守的法定事項(xiàng)，用公告而不用公報(bào)。

3、★公報(bào)的類型：1）會議公報(bào)，用以公布黨的重要會議召開的情況及會議所作的決定；2）統(tǒng)計(jì)公報(bào)，發(fā)布國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展各方面情況的統(tǒng)計(jì)數(shù)字；3）外交公報(bào)，涉及兩個或兩個以上國家的政府、政黨、團(tuán)體等在會談或交往后發(fā)表的文件，主要公布會談各方面的觀點(diǎn)及取得的共識

4、★公報(bào)的寫作：不同類型的公報(bào)，寫作時(shí)要注意的側(cè)重點(diǎn)有所不同：1）會議公報(bào)因發(fā)布目的不同而有不同的寫法，如目的是公布會議結(jié)果，只要簡明扼要說明最后結(jié)果就行了；如目的是傳達(dá)會議精神，就要根據(jù)會議內(nèi)容，作詳細(xì)的分析闡述。2）統(tǒng)計(jì)公報(bào)必須由國家各級統(tǒng)計(jì)部門或國家指定的機(jī)構(gòu)發(fā)布，任何機(jī)構(gòu)不得隨意發(fā)布全國性、地區(qū)性統(tǒng)計(jì)數(shù)字。統(tǒng)計(jì)公報(bào)以發(fā)布各種數(shù)據(jù)為主，其內(nèi)容一定要科學(xué)、準(zhǔn)確。3）外交公報(bào)涉及對外關(guān)系，其發(fā)布應(yīng)遵循法定的審批手續(xù)和途徑。其內(nèi)容涉及各方的觀點(diǎn)和承諾，行文要十分準(zhǔn)確和莊重。

通知

一、通知：是向特定受文對象告知或轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項(xiàng)或文件，讓對象知道或執(zhí)行的公文。

1、通知是一促使用面積廣，以下行文為主也可以是平行的公文種。通知是機(jī)關(guān)使用最頻繁的公文文種。

2、通知的用途：1）上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)通知應(yīng)該知道或辦理的一般事項(xiàng)；2）發(fā)布某些行政法規(guī)或?qū)ο录墮C(jī)關(guān)工作指示，不適宜于命令或指示發(fā)布；3）國務(wù)院和各部各委員會及地方各級委員會的秘書工作部門轉(zhuǎn)達(dá)它的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的會議通過的文件和領(lǐng)導(dǎo)上的指示；4）平行機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)之間互相通知需要知道的事項(xiàng)

二、★通知的類型： 1）發(fā)布性通知，用于發(fā)布行政規(guī)章制度及黨內(nèi)規(guī)章制度；2）批轉(zhuǎn)性通知，用于上級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文（如請示、報(bào)告等）給所屬有關(guān)人員，讓他們周知或執(zhí)行；3）轉(zhuǎn)發(fā)性通知，用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文給所屬有關(guān)人員，讓他們周知或執(zhí)行；4）指示性通知，用于上級機(jī)關(guān)指示下級機(jī)關(guān)如何開展工作；5）任免性通知，用于任免和聘用干部； 6）事務(wù)性通知，用于處理日常工作中帶事務(wù)性的事情，常把有關(guān)信息或要求用通知的形式傳達(dá)給有關(guān)機(jī)構(gòu)或群眾。

三、★通知的寫作：1）標(biāo)題，多采用發(fā)文單位+事由+文種、事由+文種兩種形式。簡單的事務(wù)性通知，標(biāo)題也可只寫“通知”二字。2）正文，不同類型寫法不同：①發(fā)布性通知只要寫明發(fā)布什么規(guī)章，請貫徹執(zhí)行就可。②批轉(zhuǎn)性、轉(zhuǎn)發(fā)性通知，簡單的只要寫明批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)什么文件，請貫徹執(zhí)行就行，多數(shù)情況下發(fā)文單位要對原文件發(fā)表一下意見，最好另起一段，內(nèi)容是對原文件的評價(jià)、對貫徹執(zhí)行提出的要求和希望。③請示性通知：寫法相對比較復(fù)雜。大凡指示下級做一件工作，應(yīng)把工作來由、工作內(nèi)容、工作要求三方面講清楚。指示性通知正文框架：先用一段或幾段說明為什么要做這件工作，相當(dāng)于引言；工作內(nèi)容和工作要求一般結(jié)合起來寫，內(nèi)容多的要分條列出；最后一段或一條相當(dāng)于小結(jié)，對受文單位提出總的要求和希望。④任免性通知，一般只要寫明什么權(quán)力機(jī)關(guān)任合或免去什么人擔(dān)任什么職務(wù)就行。⑤事務(wù)性通知，只要把需要周知或執(zhí)行的事寫清楚就行。事務(wù)性工作較瑣細(xì)，寫作時(shí)要十分仔細(xì)。3）其他事項(xiàng)：

1、一般在正文前左上角寫受文機(jī)關(guān)，在正文后右下角寫發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文日期。

2、少數(shù)通報(bào)情況的通知，或受文面極廣的通知，可不寫受文單位名稱。

3、緊急通知一般要在標(biāo)題標(biāo)明事由和“緊急通”字樣，并在正文中說明發(fā)出的原因。

通報(bào)

一、通報(bào)：是在一定范圍內(nèi)表彰先進(jìn)、批評錯誤，傳達(dá)事項(xiàng)的告知性文件。表彰先進(jìn)、批評錯誤是通報(bào)的主要功能也是特有功能。

二、通報(bào)的特點(diǎn)：1）周知性 ：在發(fā)文范圍內(nèi)所有人都知道。2）指導(dǎo)性：通報(bào)對讀者的思想、行為有指導(dǎo)、導(dǎo)向作用。

三、★通報(bào)的類型：1）表彰先進(jìn)型：用于表彰個體或集體 的先進(jìn)人物，公布他們的事跡，宣布給他們的獎勵，分析他們的先進(jìn)思想，指出應(yīng)該向他們學(xué)習(xí)什么。2）批評錯誤型：用于批評犯錯誤的個人或群體，公布他們的錯誤事實(shí)，宣布給他們什么處分，分析錯誤的性質(zhì)，指明應(yīng)該吸取的教訓(xùn)。3）傳達(dá)事項(xiàng)型：用于將領(lǐng)導(dǎo)掌握的精神或情況傳達(dá)給下屬，以便在開展工作、處理問題時(shí)能做到心中有數(shù)。

四、通報(bào)的寫作（通報(bào)的格式與通知差不多）

1、標(biāo)題：“發(fā)文機(jī)關(guān)加事由加文種”或“事由加文種”。

2、署名和日期： 一般放在正文之后的右下角

3、受文者名稱：放在正文之前的左上角。

4、正文：不同類型有不同寫法。（1）表彰先進(jìn)型：一般按介紹先進(jìn)事跡、宣布表彰決定、分析先進(jìn)思想、指明如何向先進(jìn)學(xué)習(xí)四個步驟。2）批評錯誤型：應(yīng)把批評根據(jù)、錯誤事實(shí)、處分決定、錯誤性質(zhì)、善后辦法五個方面寫清楚。（3）傳達(dá)事項(xiàng)型：一般由兩部分組成，一部分是通報(bào)事項(xiàng)的情況或者精神，包括對事項(xiàng)的分析，如它的性質(zhì)、重要性等等；另一部分是對下屬或群眾的要求、希望。第二部分要不要或者

報(bào)告

一、報(bào)告，是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作情況的陳述性公文。報(bào)告主要作用是上下溝通。

二、★報(bào)告的特點(diǎn)：1）重陳述 2）有主見

三、★報(bào)告的類型：

1、按內(nèi)容涉及的范圍可分為：1）綜合報(bào)告：多屬例行報(bào)告；2）專題報(bào)告：就某件事或某個問題專門定的報(bào)告，多半是不定期的，根據(jù)實(shí)際情況的需而撰寫。

2、按行文的目的不同可分為：1）呈報(bào)性報(bào)告：行文目的單純，就是將有關(guān)情況報(bào)告上級，讓上級知道。（一般匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問的報(bào)告多屬此類）2）呈轉(zhuǎn)性報(bào)告：行文目的不僅僅是匯報(bào)，它還要求上級機(jī)關(guān)在同意報(bào)告的情況下，將報(bào)告批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)單位執(zhí)行。

四、★報(bào)告寫作要求：1）陳述事實(shí)要清楚扼要 2）表達(dá)觀點(diǎn)要精練清晰 3）語言要簡潔樸實(shí)請示，是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求指示或批準(zhǔn)的報(bào)請性公文

五、報(bào)告的格式（較簡單）

1、標(biāo)題多由“事由加文種”形式。

2、正文之前寫受文單位；正文之后署發(fā)文單位和日期。

請示

一、請示的概述 請示：是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求指示或批準(zhǔn)的報(bào)請性公文。

二、★請示的特點(diǎn)： ①超前性：請示必須是在辦事之前。②說明性：請示的目的在向上級說明情況，請求幫助。③單一性：必須“一文一事”。

三、請示的類型：1）請求批準(zhǔn)類 2）請求幫助類 3）請求批轉(zhuǎn)類

四、★請示寫作要求：—請示內(nèi)容單一，目的較單純

1、★要遵守行文規(guī)則：1）請示應(yīng)當(dāng)一文一事；2）請示一般寫一個主送機(jī)關(guān)，如需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時(shí)抄送下級機(jī)關(guān)；3）一般不得越級請示，因特殊情況應(yīng)抄送被越過的上級機(jī)關(guān)；4）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)應(yīng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)。

2、理由要充分、要求要合理。

3、格式要正確，語言要得體。①標(biāo)題：一般用“事由加文種”形式。（不能只寫“請示”二字）② 正文：多半按請示理由、請示事項(xiàng)、結(jié)束語的順序?qū)憽＃ㄕ埵纠碛蓱?yīng)自成段落③ 正文之前寫受文單位，正文之后署發(fā)文單位和日期。（語言要得體）

批復(fù)

一、批復(fù)：是答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)的指示性公文。

二、★批復(fù)的特點(diǎn)：1）針對性 ：針對“請示”這一文種，針對請示的機(jī)關(guān)，針對請示的問題。2）指導(dǎo)性：批復(fù)針對請示表態(tài)或發(fā)表意見，對下級的工作有指導(dǎo)、規(guī)范作用，下級不能違背上級的批復(fù)。

三、★批復(fù)的類型：針對請示的內(nèi)容主要是請求批準(zhǔn)和請示幫助兩個方面，批復(fù)可分為兩類： 1）表態(tài)性批復(fù)，主要是答復(fù)請求批準(zhǔn)類的請示，或同意，或不同意。同意的不必說理由，不同意的一般略說理由。2）指示性批復(fù)，針對下級請示的事項(xiàng)或提出的問題，提出處理意見，帶有指導(dǎo)下級工作的性質(zhì)。

四、★批復(fù)寫作要求：1）要先回應(yīng)后批復(fù) 2）態(tài)度要鮮明，措辭要明確 3）要及時(shí)批復(fù)

函

一、函：是機(jī)關(guān)之間辦理日常公務(wù)的交往性公文。一般用于平行機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)，但有時(shí)也可用于上下級之間的交往。

二、★函的特點(diǎn)：1）形式靈活，適應(yīng)性強(qiáng) ； 2）務(wù)實(shí)性強(qiáng)。

三、★函的類型：

1、商洽函：用于機(jī)關(guān)之間商洽工作、討論問題?！糜谄叫袡C(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)。

2、問復(fù)函：用于機(jī)關(guān)之間提出詢問和答復(fù)詢問?！糜谄叫袡C(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)，也可用于上下級之間的交往。

3、請準(zhǔn)函：用于向沒有隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)?！糜谄叫袡C(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)。

4、知照函：用于把自己管轄范圍的事項(xiàng)告訴有關(guān)的機(jī)構(gòu)。—用于平行機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)，也可用于上下級之間的交往。

四、★函的寫作要求—格式與寫法，與一般書信基本相同：1）一事一函，直陳其事；2）語言要平實(shí)、親切、自然。

五、函的格式： 函的正文，一般由緣由、事故、結(jié)語（表達(dá)發(fā)函者的愿望）三部分組成。會議紀(jì)要

一、會議紀(jì)要：是記載會議情況和精神用以公布或傳達(dá)的紀(jì)實(shí)性文件。會議紀(jì)要要出現(xiàn)于民國末年。

二、★會議紀(jì)要的特點(diǎn)：

1、紀(jì)要性：把會議的主要精神和議定事項(xiàng)，經(jīng)歸納整理。表述出來，而不涉及會議的一般過程，議而未決的事項(xiàng)。

2、約束性：反映統(tǒng)一精神和議定事項(xiàng)的會議紀(jì)要，對與會者和有關(guān)人員，具有約束力。

3、知照型：公開發(fā)表或內(nèi)部交流的會議紀(jì)要，可以讓群眾或有關(guān)人員了解會議情況。

三、會議紀(jì)要的類型：1）決議性會議紀(jì)要；2）協(xié)議性會議紀(jì)要；3）研討性會議紀(jì)要。根據(jù)會議的性質(zhì)和擬寫會議紀(jì)要的目的，可分三大類：

1、決議性會議紀(jì)要：多半是有一定權(quán)力的機(jī)構(gòu)召開的研究工作的會議，紀(jì)要記載會議的主要精神和決議事項(xiàng)，可以作為傳達(dá)和部署工作的依據(jù)，對今后工作的指導(dǎo)意義?！亲顬槌Ｒ姷募o(jì)要。

2、協(xié)議性會議紀(jì)要：由代表不同方面的不同機(jī)構(gòu)聯(lián)合召開的商討共同關(guān)心問題的會議，紀(jì)要主要記載各方取得的一致辭意見，對各方今后的工作有約束力。這種會議紀(jì)要具有協(xié)議書、意見書性質(zhì)。

3、研討性會議紀(jì)要：研討問題或交流情況、經(jīng)驗(yàn)的會議，各抒已見，不需要統(tǒng)一意見，不需要作決議，經(jīng)要只要把各方的主要觀點(diǎn)、意見或情況記下就可以。

四、會議紀(jì)要的寫作：

1、會議紀(jì)要一般是在會議結(jié)束后起草的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人簽字同意才算定稿。

2、會議紀(jì)要的標(biāo)題最常用的形式是“會議名稱加文種”，但中間可以省去“會議”二字。

3、會議紀(jì)要的正文一般分為會議概況、會議內(nèi)容、結(jié)束語三個部分。

4、會議紀(jì)要由會議主持機(jī)關(guān)撰寫，可以在最后署機(jī)關(guān)名稱和撰寫日期。也可只在正文中寫出主持機(jī)關(guān)，不另外署名。第3點(diǎn)的★會議紀(jì)要的正文寫法：1）正文一般分為會議概況、會議內(nèi)容、結(jié)束語三部分；2）會議概況介結(jié)開會時(shí)間、會議名稱、會議議題、出席者、主持者、會議過程等，其詳略視實(shí)際需要決定，應(yīng)盡可能簡要，一般放在正文開頭，有時(shí)可移至正文最后； 3）會議內(nèi)容是主要部分，介結(jié)會議討論和決定的主要事項(xiàng)，要寫得觀點(diǎn)鮮明、主題突出、內(nèi)容充實(shí)、不可出現(xiàn)漏缺，常見有綜合歸納和分項(xiàng)例舉兩種寫法；4）結(jié)束語是小結(jié)，往往對與會者、下級機(jī)關(guān)、有關(guān)群眾提出一些希望和要求。

條列 規(guī)定

一、條例，是由黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定和發(fā)布的系統(tǒng)規(guī)范某一方面工作活動、行為等的法規(guī)性公文。條例的類型：1）黨的中央機(jī)關(guān)制定的條例 ：知用于規(guī)范全黨的工作、活動和黨員行為。2）國家行政機(jī)關(guān)制定的條例 ：適用于規(guī)范全國性的某一方面的工作。3）地方權(quán)力機(jī)關(guān)制定的條例：適用于規(guī)范地方某一方面的工作。

二、規(guī)定，是各級黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位規(guī)范某方面工作的規(guī)章性公文。規(guī)定的類型：1）黨內(nèi)規(guī)定 ：由黨的中央機(jī)關(guān)制定，適用于對黨內(nèi)某一方面的工作作出的規(guī)定。2）法規(guī)性規(guī)定：由有條件制

定法規(guī)的機(jī)構(gòu)制定，適用于對某一方面的行政工作或某個地方的某項(xiàng)工作作出的規(guī)定。3）一般性規(guī)定：機(jī)關(guān)團(tuán)體對某些工作作出的具體規(guī)定，不屬法規(guī)性質(zhì)，但在一定范圍內(nèi)的規(guī)范作用。

三、條例和規(guī)定的寫作：條例和規(guī)定的內(nèi)容用條文表達(dá)，常見的有“章條式”和“條款式”兩種

1、★草擬條例和規(guī)定的原則：1）堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，為改革開放，搞活社會主義現(xiàn)代建設(shè)服務(wù) 2）符合憲法和法律，符合黨和國家的路線方針政策 3）從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是 4）貫徹民主集中制，充分發(fā)揚(yáng)民主

2、起草條例和規(guī)定，應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)行內(nèi)容相同的法規(guī)進(jìn)行清理，如果現(xiàn)行的法規(guī)將被起草的法規(guī)所代替，必須在草案中寫明予以予廢止。

3、條例和規(guī)定的內(nèi)容用條文表達(dá)，常見的有“章條式”和“條款式”兩種寫法。章條式“適用于內(nèi)容比較復(fù)雜的：”條款式“適用于內(nèi)容比較簡單的。

4、語言要準(zhǔn)確、嚴(yán)密。

機(jī)關(guān)其他常用文書的寫作

第一節(jié) 規(guī)章類文書

一、規(guī)章類文書：是規(guī)范工作、活動、行為等的規(guī)章制度類文書，適用于黨政系統(tǒng)、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及各類組織機(jī)構(gòu)

1、規(guī)章類文書包括：條例、規(guī)定、辦法、實(shí)施細(xì)則、章程、規(guī)則、守則、制度、公約等文種。

2、★規(guī)章文書的特點(diǎn)：1）具有內(nèi)容的規(guī)范性；2）執(zhí)行的強(qiáng)制性；3）制定的程序性：①內(nèi)容的規(guī)范性：是指規(guī)章類文書是為了規(guī)范特定范圍、特定方面的工作、活動、行為而制定的，它是辦事的準(zhǔn)則、活動的依據(jù)、行為的規(guī)范。②執(zhí)行的強(qiáng)制性：是指規(guī)章制度一經(jīng)確定并公布實(shí)施，有關(guān)人員就必須遵守、不能有特殊例外者，不能任意解釋或變通.③制定的程序性：是指規(guī)章類文書從草擬、確定到公布實(shí)施，應(yīng)按一定的程序進(jìn)行。考試大自考站，你的自考專家！

二、規(guī)章類文書的寫作四種類型

1、辦法：對某一項(xiàng)行政工作作出比較具體的規(guī)定?！k法和條例、規(guī)定一樣，同屬行政法規(guī)。（屬行政法規(guī)）辦法的內(nèi)容應(yīng)：具體、周全、便于操作。多條款形式。

2、實(shí)施細(xì)則：是實(shí)施法律、法規(guī)的細(xì)小規(guī)則，它多半是主管總門針對實(shí)施法律、法規(guī)時(shí)已經(jīng)或者可能出現(xiàn)的種種問題而制定的規(guī)則。目的：是加強(qiáng)法律、法規(guī)的可操作性，保證法律、法規(guī)的順利實(shí)施。寫法：一般也是“章條式”或“條款式”，但每一條必須說明是哪個法律或法規(guī)的實(shí)施細(xì)則。實(shí)施細(xì)則與法律、法規(guī)的聯(lián)系和區(qū)別： ①區(qū)別為：法律、法規(guī)必須概括；實(shí)施細(xì)則必須具體，便于操作。②聯(lián)系為：實(shí)施細(xì)則的內(nèi)容必須和法律、法規(guī)的有關(guān)條款相對應(yīng)

3、章程：是一定組織機(jī)構(gòu)制定的確定組織原則或辦事原則的規(guī)章類文書。章程的種類：① 組織章程：系統(tǒng)闡明一個組織的性質(zhì)、宗旨、任務(wù)、成員、機(jī)構(gòu)、活動方式、經(jīng)費(fèi)來源等② 辦事章程：是為了辦理某項(xiàng)工作而制定的規(guī)章制度。章程的形式：“章條式”—政黨、較大的社會團(tuán)體的章程多采用； “條款式”—機(jī)構(gòu)較小、涉及事務(wù)不很多的章程采用。4守則：是特定范圍的全體成員必須遵守的行為準(zhǔn)則。寫作要求：簡短、精練、易記。

第二節(jié) 計(jì)劃類文書

一、計(jì)劃類文書，是機(jī)關(guān)團(tuán)體為達(dá)到某一目標(biāo)或完成某一任務(wù)，對目標(biāo)達(dá)到、任務(wù)完成前特定時(shí)段工作的設(shè)計(jì)和安排。計(jì)劃類文書包括規(guī)劃、綱要、計(jì)劃、安排等文種★計(jì)劃類文書的作用：1）下情上達(dá) ：下級機(jī)關(guān)通過上報(bào)工作計(jì)劃，可以得到上級機(jī)關(guān)的指導(dǎo)和幫助，減少完成計(jì)劃過程中的困難。有些工作超出本身權(quán)限的，更需要上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后才能實(shí)施。2）上情下達(dá)：上級機(jī)關(guān)把自己的工作計(jì)劃告訴下級機(jī)關(guān)，可以起宏觀調(diào)控的作用，使下級機(jī)關(guān)能根據(jù)全局的計(jì)劃，安排好自己那部分工作。3）統(tǒng)一自身步調(diào)：機(jī)關(guān)單位通過對本單位工作計(jì)劃的討論和制定，可以使全體成員思想統(tǒng)一、步調(diào)一致，共同為完成計(jì)劃貢獻(xiàn)自己的力量。

二、★計(jì)劃類文書的特點(diǎn)：1）目標(biāo)的前瞻性：任何工作計(jì)劃都有一個需要完成的預(yù)期目標(biāo)，這目標(biāo)不是任意確定的，它必須服從更長遠(yuǎn)的奮斗目標(biāo)。2）操作的預(yù)想性：工作計(jì)劃必須有實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的步驟和措施，這些步驟和措施，是根據(jù)主觀和客觀條件，借鑒自己和別人以往的工作經(jīng)驗(yàn)，設(shè)計(jì)出來的，它應(yīng)當(dāng)具有可操作性，同時(shí)又具有尚未經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)的預(yù)想性質(zhì)。

三、★計(jì)劃類文書的類型：根據(jù)完成期限、內(nèi)容側(cè)重、具體作用的不同，分三大類

1、規(guī)劃類：實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的期限較長，往往是五年以上。內(nèi)容側(cè)重在工作的指導(dǎo)方針、努力方向，工作的實(shí)施步驟和重要措施等。作用主要是針對全局工作作略性、方向性的規(guī)定，以指導(dǎo)局部的、短期的各項(xiàng)工作。文種名稱常用：規(guī)劃、發(fā)展規(guī)劃、遠(yuǎn)景規(guī)劃、綱要、發(fā)展綱要等。

2、計(jì)劃類：實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的期限較規(guī)劃短，以計(jì)劃和一年以內(nèi)的短期計(jì)劃為多。計(jì)劃類文種一般都叫“計(jì)劃”

3、安排類：指較短時(shí)間段內(nèi)對工作的具體安排。它的內(nèi)容具體、細(xì)致、執(zhí)行和檢查均極方便。計(jì)劃類文書的格式以“條款式”和“表格式”最為多見，以也條款式和表格式結(jié)合使用的四、★計(jì)劃類文書寫作要求：1）分析情況要認(rèn)真細(xì)致一定要吃透三方面情況： ①大環(huán)境的形勢及要求，包括全國、本地區(qū)、本系統(tǒng)的發(fā)展形勢及對本單位提出的要求； ② 主觀條件，指本身人力、物力、財(cái)力情況及可挖掘潛力； ③客觀條件，指上級和其他部門可能給予的的幫助。2）確定目標(biāo)要實(shí)事求是 3）措施步驟要切實(shí)可行 4）條目要分明，語言要簡潔① 標(biāo)題 ：由機(jī)關(guān)名稱、適用時(shí)間、內(nèi)容類別、文種名稱四部分組成。②正文格式：多用“條款式”或“表格式”。

五、完整的計(jì)劃包括：1）現(xiàn)狀分析；2）目標(biāo)和任務(wù)；3）主要措施；4）實(shí)施步驟；5）執(zhí)行要求計(jì)劃正文的格式以“條款式”或“表格式“最為多見，也有條款式和表格式結(jié)合使用的，條款式分條分點(diǎn)，眉目清晰；表格式一般用于說明任務(wù)分配，時(shí)間安排等內(nèi)容，其好處是一目了然。計(jì)劃的文字盡量簡潔，但表達(dá)要明確。第三節(jié) 總結(jié)

一、總結(jié)，是機(jī)關(guān)團(tuán)體在實(shí)施計(jì)劃或完成任務(wù)之后，對已做工作進(jìn)行概括及評估的文書?？偨Y(jié)與計(jì)劃關(guān)系：總結(jié)和計(jì)劃是相對應(yīng)的：計(jì)劃是工作之前擬定，用以指導(dǎo)工作；總結(jié)是工作之后進(jìn)行，用以檢查計(jì)劃完成情況，認(rèn)識計(jì)劃執(zhí)行過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，目的是提高執(zhí)行者的水平，以利今后的工作。總結(jié)的作用：下情上達(dá)和提高自身。

二、總結(jié)的特點(diǎn)：1）回顧性：總結(jié)的內(nèi)容是回顧已經(jīng)做過的工作。2）經(jīng)驗(yàn)性：從工作中引出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為以后的工作提拱借鑒。

三、總結(jié)的類型：從內(nèi)容的涵蓋來分，可分兩種：1）綜合性總結(jié) ：是關(guān)系全局的總結(jié)，內(nèi)容涉及多方面的工作。2）專題性總結(jié)：只就一個方面、一項(xiàng)工作，甚至一個問題進(jìn)行總結(jié)，內(nèi)容比較單一。

四、★總結(jié)的寫作要求：1）回顧工作情況要實(shí)事求是 2）總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)要著眼未來 3）綱目要清晰，文風(fēng)要平實(shí)標(biāo)題：常見有單行標(biāo)題和雙行標(biāo)題兩類。正文：兩種寫法 1）“分層展開式”：是一種縱式結(jié)構(gòu)，其內(nèi)容和排列順序通常是這樣的：總體概括、主要成績及做法、存在問題、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、今后努力方向五層內(nèi)容。2）“綱目帶動式”：是一種橫式結(jié)構(gòu)，采用夾敘夾議的寫法，以議論為綱目，帶動具體材料的陳述，內(nèi)容的幾個層次之間是并列關(guān)系。

第四節(jié) 調(diào)查報(bào)告

一、調(diào)查報(bào)告，是針對現(xiàn)實(shí)中發(fā)生的較重要的問題，作專門調(diào)查后，利用調(diào)查材料寫成的書面報(bào)告?！镎{(diào)查報(bào)告作用：主要是提供真實(shí)的社會情況，為制訂政策、貫徹政策、宣揚(yáng)先進(jìn)、揭露陰暗、解決工作中的疑難問題服務(wù)

二、★調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)：1）針對性強(qiáng)：即調(diào)查報(bào)告寫作的目的很明確，都是針對一定的現(xiàn)實(shí)問題定的。2）紀(jì)實(shí)性強(qiáng)：調(diào)查報(bào)告的主要任務(wù)是提供與要解決的問題有關(guān)的事實(shí)，是真實(shí)的、確鑿的材料?！锸裁辞闆r需寫調(diào)查報(bào)告：1）社會普遍關(guān)注或需要引起社會關(guān)注的問題的調(diào)查，寫成后供傳媒發(fā)表 2）為領(lǐng)導(dǎo)重要決策服務(wù)的有關(guān)情況和信息的調(diào)查，寫成后供領(lǐng)導(dǎo)參考 3）為解決較復(fù)雜問題服務(wù)的專題調(diào)查，寫成后供有關(guān)人員參考

三、調(diào)查報(bào)告的類型：根據(jù)調(diào)查報(bào)告的性質(zhì)和作用分：1）新聞性調(diào)查報(bào)告 2）政務(wù)性調(diào)查報(bào)告 3）個案性調(diào)查報(bào)告

四、調(diào)查報(bào)告寫作要求：1）深入細(xì)致、客觀公平的調(diào)查是寫好調(diào)查報(bào)告的前提；2）圍繞問題展示重要的、典型的材料是調(diào)查報(bào)告的主要任務(wù)；3）調(diào)查報(bào)告的標(biāo)題有公文式標(biāo)題和新聞式標(biāo)題調(diào)查報(bào)告的格式

① 標(biāo)題：有公文式標(biāo)題和新聞式標(biāo)題兩種形式。a.公文式標(biāo)題：“對象加內(nèi)容加文種”、“對象加文種”、“內(nèi)容加文種”三種形式。b.新聞標(biāo)題：有單行和雙行兩種。單行的形式有：直陳式、提問式、結(jié)論式等。雙行的一般是正標(biāo)題點(diǎn)明主題或提出問 題，副標(biāo)題說明調(diào)查對象、內(nèi)容等。標(biāo)題中如果沒有“調(diào)查報(bào)告”或“調(diào)查”字樣，發(fā)表時(shí)一般應(yīng)注明“調(diào)查報(bào)告”或“新聞?wù){(diào)查”。② 正文：一般分前言、主體、結(jié)尾三個部分.前言：陳述調(diào)查材料之前的說明，可以介紹調(diào)查對象，介紹調(diào)查的目的和過程，也可闡述調(diào)查的意義，甚至可以點(diǎn)明調(diào)查的結(jié)論。主體：調(diào)查報(bào)告的主要部分，調(diào)查所得的材料和結(jié)論都放在這部分。結(jié)尾：調(diào)查報(bào)告全文的總結(jié)，或再一次強(qiáng)調(diào)結(jié)論，或提出建議與希望，或提出進(jìn)一步思考的問題等?？荚嚧笫占?/p>

第五節(jié) 講話類文書

一、講話類文書：是人們在各種特定的場合發(fā)言時(shí)所依據(jù)的各類文稿的總稱——是在公眾場合經(jīng)常使用的文書

二、講話類文書的類型： 根據(jù)講話的場合及主旨的不同，可分為三類：1）講話稿 ：是指各級領(lǐng)導(dǎo)在各種會議上宣讀的文稿。2）開幕詞：是在大會開始時(shí)，由主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會會宣讀的闡明會議宗旨、說明會議議題、向與會代表提出希望的書面文稿?！哂兄笇?dǎo)性、方向性和基調(diào)性的作用。閉幕詞：是在大會結(jié)束時(shí)由主要領(lǐng)導(dǎo)人向大大會會宣讀的概括大會主人精神、總結(jié)大會成果、指出會后努力方向的文稿?！哂锌偨Y(jié)性、激勵性和評估性的作用。3）歡迎詞：是對客人的到來表示熱烈的歡迎的一種講話類文書。歡送詞：是是客人時(shí)表達(dá)良好祝愿的一種講話類文書。答謝詞：是賓客在受到主人的熱情款待時(shí)，向主人表示感謝的一種講話類文書。

三、★講話類文書的特點(diǎn)：1）口頭性 2）直接性 3）針對性

四、講話類文書的寫作 ：都由開頭、主體、結(jié)尾三部分組成。

五、講話類文書的寫作

1、寫作格式①講話稿：沒有固定的寫作格式，往往依講話的內(nèi)容、場合和目的而定。開頭：可彩開門見山的單 直入式，也可以采用設(shè)置懸念的提問式，或說明講話目的和原因的交代式。主體：主要是闡明形勢、任務(wù)、方法對策等內(nèi)容。結(jié)尾：一般總結(jié)全文，自然收束，并提出希望。展望未來，使人回味無窮。②開幕詞：開頭：宣告會議開幕，常用稱呼開頭，接著說明會議的組織組織情況。主體：一般先總結(jié)以信成敗得失，然后說明大會議題（大會任務(wù)）；指出解決這些議題（任務(wù)）的有利條件，進(jìn)行可行性分析，使大家認(rèn)識到在本次會議上解決這些問題時(shí)機(jī)是成熟的，條件已經(jīng)具備；還可交代大會議程（主要活動安排情況）。結(jié)尾：要有鼓動性、號召性和預(yù)祝性，提出要求和希望，意在為大會的順利進(jìn)行創(chuàng)造良好的氣氛。閉幕詞 ：開頭：概括總結(jié)大會的主要成效。主體：包括兩方面內(nèi)容。一是分門別類總結(jié)大會情況。二是提出貫徹執(zhí)行的意見。結(jié)尾：一般提出號召或希望，也可以鼓舞人心的口號作為結(jié)尾。③ 歡迎詞、歡送詞、答謝詞：開頭：首先要交代歡迎、歡送或是答謝的對象（應(yīng)用尊稱），然后用熱情洋溢的語言向客人表示歡迎、歡送或是對主人的盛情表示謝意。寫作時(shí)應(yīng)充分流露致詞者的友好心情。主體：這部分內(nèi)容寫作比較靈活自由，無固定的寫作格式。整個主體部分的寫作要充分表示出友好的態(tài)度。結(jié)尾：應(yīng)對主體部分的內(nèi)容做出總結(jié)，同時(shí)對有關(guān)問題，特別是涉及雙方共同關(guān)以便向本單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（3）接心的有關(guān)事項(xiàng)發(fā)出號召，提出期受上級指示或通知時(shí)，要分條記望。寫作時(shí)應(yīng)使用一些具有激勵明指示或通知事項(xiàng)，對時(shí)間限制、性、鼓舞性的語言，從而起到振工作安排和要求等要記清楚、準(zhǔn)奮人必、激勵向上的作用。最后確。（4）重要的發(fā)話內(nèi)容，要求再寫一些表示祝愿的話語。

2、對方復(fù)述，讓對方確認(rèn)無誤才行?！镏v話類文書的寫作要求：1）主向別人傳達(dá)重要事項(xiàng)時(shí)，也應(yīng)要題要鮮明、集中、切勿顧左右而求受話人復(fù)述受內(nèi)容。（5）一定言他，東拉西扯；2）材料要真實(shí)、要記下來電話人或受話人的姓新穎；3）布局要清晰、緊湊、講名、職務(wù)、以保證內(nèi)容的可靠、究步步推進(jìn)，環(huán)環(huán)相扣； 4）語保密，并有據(jù)可查。

（三）接等記言要明白、生活，表達(dá)要簡單、錄的寫作要求：

1、接待記錄的格明了、生動活潑。

式應(yīng)包括來訪者的姓名及有關(guān)情第六節(jié) 記錄類文書

況、反映的問題及要求、接待人

一、記錄類文書，是指如實(shí)記錄姓名、時(shí)間以及辦理結(jié)果等項(xiàng)。

2、有關(guān)內(nèi)容而形成的公務(wù)文書。接待記錄的寫作要求基本同于會記錄類文書的類型包括：①會議記議記錄和電話記錄。

錄：是指如實(shí)記載有關(guān)會議基本

（四）大事記的寫作格式及寫作情況和主要內(nèi)容的文書。還是制要求

1、大事記的寫作一般包括： 作會議經(jīng)要、會議簡報(bào)等公務(wù)文（1）標(biāo)題：一般由機(jī)關(guān)名稱及內(nèi)書的重要依據(jù)。②電話記錄：是在容加“大事記”構(gòu)成。（2）開頭：用用電話處理公務(wù)時(shí)，記載有關(guān)通于說明編寫目的、意義、體例及話內(nèi)容的文書。③接待記錄：是指時(shí)限等。（3）正文：由時(shí)間和記在接待群眾來訪時(shí)，記載有關(guān)接事兩部分構(gòu)成。按年月日排序。待內(nèi)容的文書。（4）結(jié)尾：用于說明材料的真實(shí)④大事記：是將本機(jī)關(guān)本部門工作性和使用、處理等事項(xiàng)。

2、★大的重大公務(wù)活動或重大事件按事記的寫作要求：1）要記述“大”年、月、日的先后順序進(jìn)行如實(shí)事。大事不漏，小事不記。2）要記載的一種記錄性文書。具有客客觀真實(shí)； 3）要言簡意賅。觀、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、可信的特點(diǎn)。第七節(jié) 簡報(bào)類文書一、二、★記錄類文書特點(diǎn)：1）內(nèi)容簡報(bào)：是簡明扼要的書面報(bào)告。紀(jì)實(shí)性 2）材料的直接性 3）語簡報(bào)類文書：是用于匯報(bào)工作、言的實(shí)錄性

三、記錄類文書的寫反映問題、交流經(jīng)驗(yàn)、溝通情況、作

（一）會議記錄的寫作格式及推動工作展開的一種簡短的、摘寫作要求：

1、會議記錄一般包括要性的信息載體。一般在內(nèi)部運(yùn)以下部分：1）會議組織情況：應(yīng)轉(zhuǎn)，是使用最普遍、最廣泛也是寫明會議名稱、屆數(shù)、起止時(shí)間、最常見的應(yīng)用文書之一。常見的地點(diǎn)、出席、列席、缺席人數(shù)和名稱有：“簡訊”“快訊”“快報(bào)”“動姓名以及缺席原因，主持人和記態(tài)”“信息”“工作通訊”“情況通錄人的姓名，會議主要議題等。2）報(bào)”“情況反映”“內(nèi)部參考”“摘報(bào)”會議議題和議程 3）會議的進(jìn)程等。

二、簡報(bào)類文書的類型：1）和內(nèi)容4）必要的手續(xù)：每次記錄會議簡報(bào)：即專門報(bào)道、交流有完畢后、散會前把記錄當(dāng)眾宣讀，關(guān)重要會議的內(nèi)容和情況的簡發(fā)現(xiàn)成就或遺漏應(yīng)立即更正或補(bǔ)報(bào)。2）工作簡報(bào)：就是反映本部充，然后由會議主持人和記錄人門、本系統(tǒng)各方面工作情況的簡在記錄后邊簽字，并注明本次記報(bào)。

三、簡報(bào)類文書特點(diǎn)：1）簡，錄的總頁數(shù)。

2、會議記錄一般要即簡報(bào)在文字上要簡明扼要 2）做到：1）記錄人必須集中精力，快，即編發(fā)簡報(bào)要迅速及時(shí) 3）把應(yīng)該記錄的內(nèi)容迅速記錄下新，即立意要新、內(nèi)容要新

四、來。2）要求記得正確、清楚、完簡報(bào)類文書寫作：

1、簡報(bào)類文書整，重點(diǎn)內(nèi)容要求準(zhǔn)確、詳細(xì)。3）的寫作格式： 一般由報(bào)頭、主題、對特別重要的會議內(nèi)容，為保證報(bào)尾三部分組成。① 報(bào)頭：簡報(bào)記錄的準(zhǔn)確，可根據(jù)現(xiàn)場錄音整的一個突出特點(diǎn)就是有獨(dú)特的報(bào)理或核對記錄稿，可幾人同時(shí)記頭。②主體：主體一般由按語、錄，完畢后核對，整理出一份準(zhǔn)標(biāo)題和正文組成。按語：用來說確、完整的記錄。4）會議記錄明編發(fā)簡報(bào)的原因或目的，以引一般用漢字書寫，字體要規(guī)范、起讀者的重視。標(biāo)題：擬定標(biāo)題清楚，不要用速記符號或其他非要盡可能做到準(zhǔn)確、簡練、新穎、規(guī)范文字、文體，以保證其作為有吸引力。③報(bào)尾：正文寫完之后，原始依據(jù)的有效性。

（二）電話記用一條黑線將主體部份與報(bào)尾部錄的寫作格式及定價(jià)寫作要求： 隔開，在黑線下寫簡報(bào)的報(bào)、送、一般有發(fā)出電話記錄和接收電話發(fā)單位及簡報(bào)的份數(shù)。

2、簡報(bào)類紀(jì)錄表格填寫。①★電話記錄要注文書寫作要求：1）內(nèi)容要真實(shí)、意的情況（接受電話一般應(yīng)包括確切；2）篇幅要短小；3）針對的內(nèi)容）：1）接受時(shí)間。2）來性、指導(dǎo)性要強(qiáng)

電單位和來電會話人、注明其姓第八節(jié) 建議類文書

一、建議類名、職務(wù)等身份情況。3）來電話文書概述

1、★建議類文書，是以內(nèi)容。4）處理結(jié)果，即將電話記書面形式提出建議、意見的一類錄交有關(guān)人員處理的情況，此項(xiàng)公務(wù)文書。

2、建議類分文書的分內(nèi)容在受話完畢后才能填寫。5）類：提案、建議三種。①提案：是接電話人姓名，必要時(shí)寫明職務(wù)。指提請機(jī)關(guān)或一定組織的會議討②發(fā)出電話記錄一般應(yīng)該包括：發(fā)論、處理的意見或建議的文書。電時(shí)間；發(fā)往機(jī)關(guān)；發(fā)電話人（姓一般在各級政協(xié)會議和職工代表名、職務(wù)）；接電話人（姓名、職大會中使用。②建議：是組織、單務(wù)）；發(fā)電話事由。③作電話記錄位或個人對某項(xiàng)工作、某項(xiàng)活動要注意以下（1）接受匯報(bào)或了解或某方面的問題提出建設(shè)性的意情況時(shí)，要記明事件情況，必要見、建議時(shí)使用的文書。

二、★建時(shí)還要詢問有關(guān)情節(jié)和細(xì)節(jié)，每議類文書的特點(diǎn)：①建議性②說理個要素、情況都城要細(xì)致準(zhǔn)確，性：文字表達(dá)上力求實(shí)實(shí)在在，整體情況要完整。（2）電話請示明確具體富于說理性③委婉性：語時(shí)，要記清領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人作氣要委婉和切中要害

三、建議類的指示或答復(fù)，并記明發(fā)話人（傳文書的寫作

1、提案的寫作格式達(dá)人或領(lǐng)導(dǎo)本人）的姓名、職務(wù)，與寫作要求 ① 提案的寫作一般包括：（1）標(biāo) 題 寫明XXX單

位XXX會議第X號提案。（2）案 由 此部份簡明扼要地寫明提案的內(nèi)容。（3）提案人 在“案由”下方，定上提案人的姓名。（4）理 由 理由要說明提出建議或意見的原因。（5）辦 法 寫明解決問題的辦法和措施。（6）日 期 在正文的右下方，署上提案所寫的時(shí)間。②★提案的寫作要求：1）熟悉同提案有關(guān)的情況 2）注意區(qū)別提案同一般文章的行文格式。為醒目起見，分別把“案由”、“提案人”、“理由”、“辦法”突出來頂格寫在每部分的開頭。

2、建議的寫作格式及寫作要求①建議的寫作格式：由標(biāo)題、稱謂、正文和落款組成。（1）標(biāo)題：有三種寫法：一是直接寫“建議”或“建議書”；二是在其之前加上建議或倡議的主要內(nèi)容，有時(shí)還加上建議單位名稱；三是采用文章標(biāo)題寫法2）稱謂：即被建議單位的名稱或被建議的個人的姓名。（3）正文：一般由前言、主體和結(jié)語組成。前言寫建議的背景、原因、目的等；主體寫建議的具體事項(xiàng)。結(jié)語寫希望、要求等（4）落款：寫建議者個人、集體或單位名稱，并注明年月日。②建議的寫作要求：1）把握分寸要適度 2）所列內(nèi)容要具體3）表述語言要精練 第十章 公文處理工作第一節(jié) 公文處理工作概述

一、什么是公文處理工作 ：常見有廣義和狹義二種解釋。

1、廣義上說，公文處理工作就是運(yùn)用科學(xué)的原則、程序和方法對機(jī)關(guān)公文的擬制、辦理、管理以級立卷歸檔所進(jìn)行的一系列銜接有序的工作。廣義可以從以下幾個方面來理解： ①從發(fā)文階段來說：從思想觀點(diǎn)的醞釀、材料的收集與整理、文字起草與討修改、審核把關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)定稿以至印制發(fā)出所必須經(jīng)歷的一系列處理環(huán)節(jié)。②從收文階段來說，從來文的簽收、登記、分法、傳閱、擬辦、批辦到承辦、催辦以及答復(fù)等，也必須經(jīng)歷一系列處理環(huán)節(jié)。③從公文的管理來說，機(jī)關(guān)秘書部門應(yīng)當(dāng)切實(shí)做好公文的管理工作，既要充分發(fā)揮公文的效用，又要有利于公文的保密，還必須建立一系列管理環(huán)節(jié)。④從公文的立卷歸檔階段來說，公文在處理完畢以后，人們還要將其中對今后的機(jī)關(guān)的機(jī)關(guān)工作活動仍然具有一定查考利用價(jià)值的文件，進(jìn)一步整理立卷，進(jìn)行歸檔保存，必須經(jīng)歷一系列的處理環(huán)節(jié)。

2、狹義方面來說：主要是指機(jī)關(guān)內(nèi)文書工作人員所承擔(dān)的公文的收發(fā)、登記、催辦、整理與保管等方面的具體工作?？荚嚧笞钥颊?，你的自考專家！我們所說的公文處理工作，是指廣義的概念及其理解。

二、★公文處理工作的特點(diǎn)：1）政治性，指機(jī)關(guān)的公文的處理直接關(guān)系到黨和國家的方針政策、法令法規(guī)的貫徹執(zhí)行，還表現(xiàn)在提高機(jī)關(guān)工作效率的重要環(huán)節(jié)上，還集中體現(xiàn)在它是整個國噥機(jī)器正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證；2）★時(shí)限性（主要表現(xiàn)在：

1、凡進(jìn)入文書部門的公文一般都要及時(shí)迅速地進(jìn)行處理，不能延誤。

2、有的公文的處理要講究適時(shí)。

3、公文處理的各個環(huán)節(jié)都要注意時(shí)間上的銜接。）3）機(jī)要性：是指公文處理所涉及的一些文件的內(nèi)容具有不同程序的機(jī)密性，以及文書工作崗位的重要性；4）規(guī)范性：是指公文在形成、辦理、管理和立卷歸檔的過程中，必須遵循統(tǒng)一的規(guī)范。★公文處理工作的作用：公文處理工作對機(jī)關(guān)工作人員所起的作用主要表現(xiàn)在：

1、助手作用。在機(jī)關(guān)內(nèi)部，公文處理工作是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和業(yè)務(wù)工作者不可或缺的助手。

2、紐帶作用。任何一個機(jī)關(guān)，都不能孤立地存在，都有上下左右的機(jī)關(guān)與之發(fā)生各種各樣的聯(lián)系。

3、查考作用。其中一部分按規(guī)定移交檔案管，作為長期或永久保存，以備日后查考之用。公文處理工作的作有用與公文的作用的區(qū)別：（1）公文的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用，行為規(guī)范作用、信息傳遞作用、公務(wù)聯(lián)系作用和憑據(jù)記載等作用是通過公文這個載體中的內(nèi)容來實(shí)現(xiàn)的。（2）公文處理工作的作用，主要是指從公文的形成到公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環(huán)節(jié)對機(jī)關(guān)工作所發(fā)揮的作用。

第二節(jié) 公文處理工作的任務(wù)與組織

一、★公文處理工作的基本任務(wù)科學(xué)地組織機(jī)關(guān)的文書工作，及時(shí)準(zhǔn)確在處理機(jī)關(guān)的往來公文，有條理地、安全地運(yùn)轉(zhuǎn)公文，完整地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進(jìn)機(jī)關(guān)工作，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。★公文處理工作的基本任務(wù)的主要內(nèi)容包括以下幾個方面：：1）文件的收發(fā)、登記和分送；2）文件的擬辦、批辦、承辦和催辦；3）文件的撰寫、校核、簽發(fā)、繕印、校對和用?。?）會議、匯報(bào)、電話的記錄和整理； 5）文件材料的平時(shí)整理、提供借閱利用等工作；6）歸檔文件材料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作；7）處理群眾來信；8）為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備有關(guān)資料并完成機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書工作的任務(wù)。

二、公文處理工作的組織：組織機(jī)構(gòu)、組織領(lǐng)導(dǎo)和組織形式三個方面。

1、公文處理工作的組織機(jī)構(gòu)：①對于一些較大的機(jī)關(guān)來說?？煽紤]設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)，歸機(jī)關(guān)的辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)。這些主要擔(dān)負(fù)公文公文處理工作的機(jī)構(gòu)，通常被稱為文書文書處理部門，而相對地將機(jī)關(guān)內(nèi)期貨業(yè)務(wù)職能機(jī)構(gòu)稱之為承辦單位或辦文部門。公文處理工作的主要部分由機(jī)關(guān)的辦公廳（室）負(fù)責(zé)，其下邊可以設(shè)立文書處（室）、信訪處（室）、機(jī)要室、打字室、印刷廠、收發(fā)室、通訊科等公文處理機(jī)構(gòu)。通常稱為文書處理部門 ②對于一些較小的機(jī)關(guān)，或者基層單位來說。一般只在辦公室設(shè)一兩個專職或者兼職的文書工作人員也就夠了。③對于一些企業(yè)單位來說。大中型企業(yè)都在辦公室內(nèi)設(shè)文書科或秘書科等公文處理工作機(jī)構(gòu)；小型企業(yè)則只在辦公室內(nèi)設(shè)專、兼職的文書工作人員就行了。

2、公文處理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)①從全國來說，由中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳分別負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書工作。②從一個機(jī)關(guān)來說，它的公文處理工作由本機(jī)關(guān)的秘書長或辦公室主任負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)?！锼闹饕氊?zé)有：1）對本機(jī)關(guān)公文處理工作的任務(wù)和公文處理的組織工作，提出全面的工作計(jì)劃和實(shí)施方案。2）總結(jié)本機(jī)關(guān)及其所屬單位公文處理工作的經(jīng)驗(yàn)，推廣先進(jìn)典型，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾正，并提出改進(jìn)的意見和辦法。3）設(shè)計(jì)文書規(guī)格，促進(jìn)機(jī)關(guān)公文處理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，組織印制機(jī)關(guān)公文規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化所需要的公文表格、公文版頭、公文稿紙、公文處理簽等，并組織購置公文處理工作所需要的設(shè)備。4）指導(dǎo)、幫助機(jī)關(guān)各部門專職、兼職文書工作人員的業(yè)務(wù)工作。5）制定機(jī)關(guān)公文處理工作規(guī)范的有關(guān)規(guī)章制度，并對執(zhí)行情況進(jìn)行檢查、監(jiān)督和協(xié)調(diào)。③從上下級機(jī)關(guān)的關(guān)系來說，上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦公廳（室）負(fù)有負(fù)責(zé)對其所屬的機(jī)關(guān)、單位的文書處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。④從機(jī)關(guān)主要 業(yè)務(wù)職能部門來說，機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)職能部門可責(zé)成一名秘書分工負(fù)責(zé)本部門、本單位的公文處理工作。其主要職責(zé)：1）負(fù)責(zé)本部門、本單位同機(jī)關(guān)辦公廳（室）、檔案室的聯(lián)系，在本部門、本單位傳達(dá)、貫徹有關(guān)公文處理的工作事項(xiàng)。2）在本部門、本單位負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，全面負(fù)責(zé)本部門、本單位公文處理工作組織，對本部門、本單位的公文處理工作的質(zhì)量、效率和效益，進(jìn)行檢查、總結(jié)，學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾正。3）拾遺補(bǔ)缺，負(fù)責(zé)做好本部門、本單位公文處理工作中他人遺忘、不周到、應(yīng)當(dāng)補(bǔ)做的工作。⑤對機(jī)關(guān)檔案部門來說。機(jī)關(guān)檔案部門所開展的業(yè)務(wù)工作和公文處理工作具有密切的關(guān)系，它對機(jī)關(guān)的公文處理工作也負(fù)有一定的指導(dǎo)責(zé)任。其主要職責(zé)：1）協(xié)助機(jī)關(guān)辦公廳（室）在公文整理歸檔等業(yè)務(wù)方面，對機(jī)關(guān)各部門的文書工作人員進(jìn)行幫助和指導(dǎo)。2）機(jī)關(guān)辦公廳（室）以及其他公文處理工作部門共同制定本機(jī)關(guān)的公文處理工作以及歸檔文件整理工作等方面的規(guī)章制度。3）從有利于開展檔案工作的角度，對本機(jī)關(guān)的公文處理工作提出合理的建議。

3、公文處理工作的組織形式：是指一個機(jī)關(guān)如何和安排公文處理的各個環(huán)節(jié)。也就是說一個機(jī)關(guān)到底采取什么樣的合理工作形式，對機(jī)關(guān)內(nèi)公文處理工作作出科學(xué)的、有效的組織安排，這是關(guān)系到能否提高公文處理工作效率的重要組織措施和保證?！锕奶幚砉ぷ鹘M織形式的類型：1）集中形式：它是指在一個機(jī)關(guān)內(nèi)，除了文件的承辦外，公文處理的各個環(huán)節(jié)都集中在機(jī)關(guān)的中心機(jī)構(gòu)，亦即辦公室來進(jìn)行。由辦公室直接同機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，而各業(yè)務(wù)部門一般就不再設(shè)立公文處理機(jī)構(gòu)或者專職、兼職的文書工作人員；2）分工形式：它是指將一個機(jī)關(guān)的公文處理工作分別由機(jī)關(guān)的辦公廳（室）以及各業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的公文處理部門或?qū)Ｂ殹⒓媛毼臅ぷ魅藛T分工負(fù)責(zé)進(jìn)行。（A按文件內(nèi)容和職責(zé)分工B按公文處理的不同環(huán)節(jié)分工）②公文處理工作組織形式的選擇：應(yīng)根據(jù)各機(jī)關(guān)的實(shí)際情況而定，以能及時(shí)、準(zhǔn)確地處理公文，提高機(jī)關(guān)工作效率和方便工作為原則。公文處理工作組織形式的選擇要結(jié)合考慮以下情況：A機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職權(quán)范圍。B機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的層次、數(shù)量。C機(jī)關(guān)收發(fā)文件數(shù)量的多少。D機(jī)關(guān)辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠(yuǎn)近。E機(jī)關(guān)工作人員的數(shù)目和機(jī)關(guān)文書工作人員的配備等等。小機(jī)關(guān)適用：集中形式。中等機(jī)關(guān)：視情況而定（集中、分工）。大機(jī)關(guān)采用：分工處理的形式 號碼是否一致；3）查清文件封口

第三節(jié) 公文處理工作的原則與是否破損，包裝是否牢固，如發(fā)要求

一、★公文處理工作原則：現(xiàn)有散包、破封、密封條被拆情必須準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密，況，應(yīng)及時(shí)追查原因。4）查清文加強(qiáng)集中統(tǒng)一管理，堅(jiān)持實(shí)是求件登記件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符 是，按照行文機(jī)關(guān)要求和公文處

2、拆封—文書人員的職責(zé)（寫明理規(guī)定進(jìn)行原則 由本機(jī)關(guān)或部門收啟的封件進(jìn)行

二、★公文處理工作要求：1）必拆封）對于寫明某某領(lǐng)“親收”、“親須準(zhǔn)確、周密，確保質(zhì)量 2）必啟”的封件，則由領(lǐng)導(dǎo)人本人拆封須及時(shí)、迅速，注重時(shí)效 3）必或由其委托的人代拆。密件則應(yīng)須做到安全可靠確保機(jī)密 4）必交機(jī)要文書或機(jī)要室拆封。

3、登須加強(qiáng)集中統(tǒng)一管理 5）必須堅(jiān)記：就是將需要登記的文件在收持實(shí)是求是，遵規(guī)守紀(jì)，按行文文登記簿上編號和記載文件的來機(jī)關(guān)要求和公文處理規(guī)定進(jìn)行 源、去向，經(jīng)保正文件的收受和6）精簡文件，深入實(shí)際、反對官處理。公文登記是收文辦理的重僚主義和文牘主義?？荚嚧笫占绦?，也是公文處理工作的基整理 礎(chǔ)?！锕牡怯涀饔茫?）便于管第十一章 公文辦理程序 第一理和保護(hù)文件，防止積壓和丟失；節(jié) 公文辦理程序概述

一、什么2）便于檢查和檢索文件；3）便是公文辦理程序公文辦理，有它于文件的統(tǒng)計(jì)和催辦工作 4）作科學(xué)的運(yùn)轉(zhuǎn)程序，主要有收文辦為核對與交接文件的憑據(jù) 公文理和發(fā)文辦理。公文辦理程序就登記的具體范圍：1）上級機(jī)關(guān)文是指公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部從形成到運(yùn)件，包括指導(dǎo)性、參閱性和需要轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)辦理的文件；2）下級機(jī)關(guān)文件，節(jié)。公文辦理程序，在《辦法》包括請示、報(bào)告性文件；3）重要和《條例》中都有明確的規(guī)定。的帶有密級的刊物、資料；4）其這些具體規(guī)定將在本章第二、三他機(jī)關(guān)商洽問題和需要答復(fù)的文節(jié)詳述。任何一個機(jī)關(guān)組織，件；5）上級機(jī)關(guān)召開會議印發(fā)的在擬制對外發(fā)文，對內(nèi)文件或處會議材料。公文登記的原則上理收來文件時(shí)，都應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定方便文件的運(yùn)轉(zhuǎn)和管理。公文的環(huán)節(jié)辦理。這些環(huán)節(jié)前后銜接、中不登記的文件（公文登記的手環(huán)環(huán)相扣、排列有序，從整體上續(xù)要盡量做到簡便有效，減少不構(gòu)成了機(jī)關(guān)公文運(yùn)轉(zhuǎn)處理的科學(xué)必要的工作量）：1）各種公開的流程。和內(nèi)部不保密的出版物；2）一般

二、公文辦理程序示意圖現(xiàn)將《辦性的公開信和不應(yīng)拆的私人信法》和《條例》所規(guī)定的公文辦件；3）已被綜合性文件包括的文理程序的主要環(huán)節(jié)之間的銜接，件材料；4）行政事務(wù)性的通知、作如下圖示： 便函、介紹信用和請請柬等；5）上圖所示，只是在一般情況下機(jī)領(lǐng)導(dǎo)“親收”、“親啟”件這類信件應(yīng)關(guān)收發(fā)公文所經(jīng)過的辦理程序，由收件人本人或其委托人收閱并不是說機(jī)關(guān)的收文和發(fā)文都必后，認(rèn)為須交機(jī)關(guān)存查或處理的，須經(jīng)過以上所有的程序。由于各再行登記，并交有關(guān)部門處理。類機(jī)關(guān)的規(guī)模、工作性質(zhì)不同，二、審核分發(fā)和傳閱

1、審核：機(jī)公文的種類、數(shù)量不同，關(guān)文書部門收到下級機(jī)關(guān)上報(bào)的各種公文的辦理要求和方法也有需要辦理的公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。所不同。因此，不同機(jī)關(guān)、不同審核的重點(diǎn)：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦公文的辦理程序也是不盡相同理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是的。在公文辦理的過程中，我們否符合國家法律、法規(guī)及其他有一方面應(yīng)當(dāng)盡可能地完善它們的關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或 地區(qū)職程序環(huán)節(jié)，不要人為地顛倒順序權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過協(xié)商、或隨意增刪環(huán)節(jié)，以免影響公文會簽；使用公文文種、公文格式處理的質(zhì)量另一方面又不要搞絕是否規(guī)范等。

2、分發(fā)：亦稱分辦，對化，一刀切，要允許從實(shí)際情是指文書人員在文件拆封登記以況出發(fā)對不同類型的機(jī)關(guān)所形成后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦的不同性質(zhì)和內(nèi)容的公文有著不理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地將收來文同的辦理程序。件分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和第二節(jié) 收文辦理程序收文，承辦人員閱辦。分發(fā)的原則和具

指機(jī)關(guān)文書部門收進(jìn)外單位發(fā)來體要求是：①對那些方針政策性的文件材料。收文辦理，指文的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮書部門收到文件材料后，在機(jī)關(guān)性文件，或重大問題的請示、報(bào)內(nèi)部及時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)直到閱辦完畢的全告之類的文件，以及文書人員還過程。組成這一過程的一系列相不能判定應(yīng)由哪個部門承辦的文互銜接的環(huán)節(jié)稱之為收文辦理程件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或序?！锸瘴霓k理程序主要有：簽收、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，再根據(jù)批辦意見分發(fā)拆封與登記；分發(fā)與傳閱；擬辦、辦理；②對對那些屬于機(jī)關(guān)日常事批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。務(wù)性的已有明確分工的文件，或

一、簽收、拆封和登記

1、簽收：早的批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行是指收到文件材料后，收件人在公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍直對方的公文投遞單或送文簿上簽接分送哪個部門閱辦； ③對來文字，以明確交接雙方的責(zé)任，保機(jī)關(guān)答復(fù)本機(jī)關(guān)詢問的文件，（批證公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。是收文復(fù)、復(fù)函）要按本機(jī)關(guān)原發(fā)文的辦理的第一個環(huán)節(jié)，機(jī)關(guān)的收文承辦部門或主管人分送，既原來主要有三個來源：1）機(jī)關(guān)交通送是哪個部門請示、詢問或要求下來的的機(jī)要件；2）郵局送來的掛級報(bào)送的，復(fù)文就分送哪個部門號函件和電報(bào)；3）外機(jī)關(guān)和部門閱辦；④在文件份數(shù)少，閱辦閱知直接送來的文件材料★簽收不論部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)是從何種渠道送來的文件材料，按先辦理、后閱知。先主辦、后都要對照公文投遞清單或送文登協(xié)辦，先正職、后副職的次序分記簿認(rèn)真清點(diǎn)，做到四查清：1）送；⑤公文的分發(fā)要建立登記交換查清信封或封筒上的收文機(jī)關(guān)名制度，無論是分發(fā)給本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)稱，是否確屬本機(jī)關(guān)的收文，以人或各業(yè)務(wù)部門的文件，還是轉(zhuǎn)防錯投、錯收；2）查清信封號碼發(fā)給外機(jī)關(guān)的文件，都要履行簽與遞送人在簽收登記簿上所登的收手續(xù)；對那些要求退回歸檔的文件，要在文件上標(biāo)明“閱后請退回歸檔”字樣，以便及進(jìn)收回，防止文件散失。

3、傳閱：是指單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機(jī)關(guān)各們領(lǐng)導(dǎo)人和許多部門閱知時(shí)，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。傳閱現(xiàn)已成為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)，互通信息的一種有效的方式。屬于傳閱件之列的主要包括：①上級機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性文件或重要會議文件；②需要幾位領(lǐng)導(dǎo)共同批辦的文件，包括上級機(jī)關(guān)和有關(guān)部門的專項(xiàng)業(yè)務(wù)文憑，下級機(jī)關(guān)的請示，以及本機(jī)關(guān)制發(fā)的需要會簽的文件等；③機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在文件上有重要批示，需其他領(lǐng)導(dǎo)同志和部門閱知閱辦的文件。傳閱文件應(yīng)當(dāng)注意的事項(xiàng)：1）傳閱的順序，一般應(yīng)先送給機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)人和業(yè)部門閱讀，再送其他有關(guān)需要閱知的對象。2）傳閱文件應(yīng)以文書人員為中心進(jìn)行傳達(dá)室遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪輻式傳 閱”；3）在傳閱過程中或傳閱完畢后，文書人員要及時(shí)對文件時(shí)行檢查，如有領(lǐng)導(dǎo)批示，要按批示意見進(jìn)行處理 4）每份傳閱文件，都應(yīng)由文書部門在文件首頁附上《文件傳閱單》。文件閱畢后，閱讀人員要在《文件傳閱單》上簽注姓名和日期。

三、擬辦、批辦與承辦

1、擬辦：是指對來文的處理提出初步的意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。

擬辦是收文處理中的一個重要環(huán)節(jié)，是秘書部門實(shí)現(xiàn)“四個轉(zhuǎn)變”，在辦文辦事中出謀獻(xiàn)策，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，發(fā)揮參謀助手作用的具體體現(xiàn)。如何做好擬辦工作：① 擬辦之前，要認(rèn)真研究公文的內(nèi)容和發(fā)文機(jī)關(guān)的要求，弄清來文的背景，查明問題的癥結(jié)所在，便有針對性的提出切實(shí)可行的擬辦意見。②要清楚地掌握有關(guān)政策和規(guī)定，力求使擬辦意見既符合實(shí)際情況，又符合政策規(guī)定。③要熟悉業(yè)務(wù)。④擬辦意見要周到，要綜合考慮各方面的因素和影響。⑤擬辦意見不是具體的承辦計(jì)劃或方案，文字要簡明扼要。要簽署擬辦人姓名和日期

2、批辦：是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對送批的文件如何處理所作的批示。公文批辦的作用：在于使機(jī)關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人及時(shí)閱讀重要的收文，掌握上級指示精神、工作發(fā)展情況和其他有關(guān)信息；并便于加強(qiáng)對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，向承辦人及時(shí)交代意圖與要求，合理組織人力，避免承辦人在文書處理上走彎路，或由于分工不明，責(zé)任不清，形成觀望等待而拖延時(shí)間等。批辦的主要內(nèi)容包括：①提出處理該份文件所述問題的原則和方法。②提出并指明負(fù)責(zé)承辦該文件的單位或者承辦人，規(guī)定承辦的時(shí)限。③凡是需要兩個單位或者人員共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執(zhí)行。④各項(xiàng)批辦意見，均應(yīng)鄭重地填寫在《公文處理清單》的“批辦意見”欄目內(nèi)，并簽署批辦人姓名日期。

3、承辦：是指機(jī)關(guān)有關(guān)部門或人員按照來文的要求進(jìn)行具體工作或辦理復(fù)文。承辦這一環(huán)節(jié)，是收文的最后一道程序，又是發(fā)文程序的開始，是公文處理中的一個關(guān)鍵性的環(huán)節(jié)，它直接關(guān)系到發(fā)文的質(zhì)量和機(jī)關(guān)公文處理工作的效率。公文承辦有兩方面的意思： ①從業(yè)務(wù)部門來說，承辦是指對具體工作問題的執(zhí)行和處理，如上級的有關(guān)政策、規(guī)定，要組織學(xué)習(xí)和貫徹落實(shí)；平級機(jī)關(guān)來函商辦的業(yè)務(wù)問題，要進(jìn)行調(diào)查和辦理。②從公文處理工作來說，主要是批指根據(jù)擬辦和批辦的意見辦理復(fù)文（指那些必須回復(fù)的來文）。承辦部門或承辦人員在辦理來文過程中要注意幾點(diǎn)： ①對有領(lǐng)導(dǎo)具體批示的意見的公文，一定要認(rèn)真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖辦理復(fù)文，不得延誤推諉②對沒有領(lǐng)導(dǎo)簽署批辦的意見的公文，即一般性文件，應(yīng)根據(jù)有關(guān)的文件精神、按照規(guī)定或按以前的慣例，酌情辦理。③對領(lǐng)導(dǎo)批辦要求本部門牽頭與其他部門或單位聯(lián)合辦理的公文，本部門要先擬出復(fù)文稿請有關(guān)部門或單位會商，并由本部門和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽名后，再報(bào)請機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。④來文內(nèi)容涉及到以前的收文或其他有關(guān)材料時(shí)，承辦人要查找或調(diào)閱有關(guān)文件材料作為承辦復(fù)文的參考，不能憑記憶辦事，以防出錯。復(fù)文需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人審定的，將有關(guān)團(tuán)料一并附上，以保證領(lǐng)導(dǎo)全面掌握情況，作出正確地判斷和決策。

四、催辦、查辦與注辦

1、催辦：是指那些必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查。催辦的目的：是為了避免辦理拖沓，文件積壓，克服官僚主義，加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，提高機(jī)關(guān)辦事效率的重要措施。催辦工作一般有兩種情況： ①對內(nèi)催辦主要內(nèi)容是：上級機(jī)關(guān)發(fā)來本機(jī)關(guān)的文件，特別是要及時(shí)回復(fù)的文件的催辦；平行 或不相隸屬的機(jī)關(guān)單位向本機(jī)關(guān)聯(lián)系商洽工作的文件的催辦；下屬單位主送本機(jī)關(guān)的請示性文件的催辦；本機(jī)關(guān)下發(fā)所屬單位需要回復(fù)文件的催辦。②對外催辦：主要是指本機(jī)關(guān)上行或平行需要對方回復(fù)的文件的催辦。催辦工作應(yīng)當(dāng)注意做到的幾點(diǎn)：① 要明確催辦范圍。②要明確催辦落實(shí)。③要建立和加強(qiáng)公文催辦工作的組織機(jī)構(gòu)。催辦的形式：口頭催辦、電話催辦和書面催辦等。催辦的形式其主要方法：應(yīng)根據(jù)不同的懷脫胎換骨，采用口頭催辦、電話催辦和書面催辦等形式：①在機(jī)關(guān)內(nèi)部，盡可能由催辦人員上門當(dāng)面催詢，了解有關(guān)公文的承辦情況，也可以利用分送文件給領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)人員的機(jī)會進(jìn)行口頭催辦。②對外機(jī)關(guān)，可由催辦人向承辦單位或者承辦人用電話進(jìn)行催詢，或用發(fā)便函、催辦單等方式進(jìn)行催辦。③如果為了便于掌握情況，由負(fù)責(zé)內(nèi)收發(fā)的文書工作人員兼管公文催辦工作時(shí)，就可以利用收文登記薄將必須催辦的文件登記，注明承辦時(shí)間，在辦理答復(fù)以后，立限即填上復(fù)文號，然后經(jīng)常檢查登記簿來掌握文件催辦的進(jìn)展情況。公文催辦存在的問題：①一些單位對公文催辦工作還不夠重視，缺乏健全的制度和相應(yīng)的措施。②對需要盡快辦理的公文，拖長辦文時(shí)間，給工作造成不必在的損失和影響。③有些辦理完畢的文件，承辦單位領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)辦人沒有將辦理的主要情況或結(jié)果記在《文件處理單》上，給以后查考文件帶來很大的困難。

2、查辦：是指文書工作人員協(xié)組機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檢查各項(xiàng)方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實(shí)，以及對某些問題進(jìn)行查處，解決的一項(xiàng)承辦性工作。一般在縣以上的黨委辦公廳（室）內(nèi)部都設(shè)有專門機(jī)構(gòu)，其任務(wù)是督促檢查并協(xié)助辦理下列問題： ①黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)各項(xiàng)方針政策、決議的貫徹落實(shí)情況；②各種會議的決辦事項(xiàng)；③文件、電報(bào)的擬辦、擬復(fù)事項(xiàng)；④對需要解決的重大問題提出查辦意見，報(bào)請領(lǐng)導(dǎo)批示；⑤領(lǐng)導(dǎo)批示或交辦的事項(xiàng)。查辦與催辦的異同：①相同：都是對公文的承辦情況進(jìn)行督促檢查或催詢。② 區(qū)別：（1）查辦主要是對大政方針的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查，查辦的事項(xiàng)要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示或授權(quán)后才能進(jìn)行；而催辦則是文書部門的一項(xiàng)例行性工作，凡應(yīng)催辦的公文。文書部門應(yīng)按承辦時(shí)限的要求主動進(jìn)行催辦。（2）查辦的問題要進(jìn)行查辦立項(xiàng)，結(jié)果要寫出匯報(bào)材料及時(shí)反饋，實(shí)質(zhì)是督促檢查，限期落實(shí)，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)同官僚主義作風(fēng)作斗爭的一種手段，查辦的重點(diǎn)在于查證落實(shí)；而催辦作為收文處的一道程序，一般只是限于了解是否已經(jīng)辦理，對如何辦理及辦理結(jié)果是不大過問的。查辦工作一般按以下程序進(jìn)行：

①閱讀有關(guān)材料，搞清查辦的問題。②查辦立項(xiàng)。—立項(xiàng)既是查辦工作的開始，也是必須經(jīng)過的法定程序。立項(xiàng)內(nèi)空包括五要素：（1）確定查辦的事由；（2）明確辦理要求；（3）指明承辦單位或承辦人；（4）規(guī)定完成時(shí)限；（5）提出辦結(jié)后的反饋要求。③查辦的辦理。分兩種情況：一種是轉(zhuǎn)出交辦；一種是由查辦人員直接承辦。④查辦的結(jié)果與反饋。結(jié)果的幾種情況：（1）肯定的。即反映問題屬實(shí)，按規(guī)定作了處理；（2）否定的。即反映問題失實(shí)，向批示人、當(dāng)事人說明了情況；（3）部分肯定，部分否定。（4）事件的范圍有所擴(kuò)大，即由一個問題涉及一片，或一個人的問題牽涉到同類事、同類人的問題。⑤ 立卷歸檔。

3、注辦：是指對公文承辦結(jié)束后，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡要說明。注辦便于公文的整理和日后查考。注辦一般包括以下內(nèi)容： ①一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書人員應(yīng)注明閱畢的日期。②需要辦理復(fù)文的文件，辦理后要注明“已復(fù)文”，并注上復(fù)日的日期和文號。③用口頭或電話答復(fù)的要注明時(shí)間、地點(diǎn)、接談或接電話有、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字。④不需復(fù)文的文件要注明“已閱”“已辦”、“已摘記”等字樣。

第三節(jié) 發(fā)文辦理程序發(fā)文：是指機(jī)關(guān)文書部門根據(jù)機(jī)關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料，包括本機(jī)關(guān)制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復(fù)印的文件材料等。發(fā)文辦理：就是指文件從擬稿到印制發(fā)出的整個運(yùn)轉(zhuǎn)過程。發(fā)文辦理程序：1）擬稿、審核與簽發(fā) 2）核發(fā)、繕印與校對 3）用印、登記與分發(fā)發(fā)文辦理的作用：是機(jī)關(guān)秘書工作的重要組成部門，是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)具體貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策的重要方式。它對及時(shí)有效地實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)工作，處理問題起到重要的作用。

一、擬稿、審核與簽發(fā)

1、擬稿：公文擬稿是公文承辦人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)交擬或批辦的意見草擬文稿的過程。擬稿的注意事項(xiàng)：1）要符合黨和國家的方針、政策、法律、法律及有關(guān)規(guī)定。2）要情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精練，字詞規(guī)范，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅簡短；3）文稿人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確，日期應(yīng)具體；4）如要引用某份公文，就先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號；5）涉及計(jì)量單位時(shí)，必須用國家法定的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量單位；6）在使用簡稱時(shí)，應(yīng)先用全稱，并加以注明；7）公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部門結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使?jié)h字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

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2、審核：是指公文的草稿在送交機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)以前，對公文的內(nèi)容、體式進(jìn)行的全面審核和檢查。審核的重點(diǎn)：1）是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理 ；2）是否符合行文規(guī)則；3）內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；4）涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的事項(xiàng)是否經(jīng)過協(xié)商、會簽；5）使用公文文種、公文格式是否規(guī)范。公文審核六查內(nèi)容：1）查是否需要行文，以什么名義行文；2）查文稿內(nèi)容與法律法規(guī)和政策及上級的有關(guān)規(guī)定是否一致，與平行機(jī)關(guān)和本部門已有的規(guī)定是否矛盾；3）查要求和措施是否明確具體，切實(shí)可行；4）查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽；5）查文字表述是否準(zhǔn)確簡練條理清楚，標(biāo)點(diǎn)使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范；6）查公文格式是否符合規(guī)定。

目前沒有切實(shí)把好關(guān)的主要有幾個問題：（1）涉及幾個部門的問題，主辦單位事先末征詢有關(guān)部門意見，就直接向上行文，甚至徑直多頭分送機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人。（2）本來由幾個部門經(jīng)過協(xié)商就可解決的問題，有的部門卻不主動與有關(guān)單位聯(lián)系，商量如何解決，而是各自從本部門的角度考慮，分別向上級機(jī)關(guān)行文要求給予批準(zhǔn)；有些理應(yīng)由主管部門處理的問題，有關(guān)單位配合不夠，意見為一，經(jīng)致造成互相扯皮，最后將矛盾上交。（3）有些下行文件，涉及其他部門或地區(qū)的問題末協(xié)商一致就向下發(fā)出了，結(jié)果使下級單位在工作中實(shí)際上難以執(zhí)行，也給發(fā)文機(jī)關(guān)造成了工作上的被動。公文格式的審核主要包括：（1）查文種的使用是否恰當(dāng)（2）查公文標(biāo)題是否能正確體現(xiàn)文件內(nèi)容（3）查公文格式安排是否得當(dāng)

3、簽發(fā)：是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審批。需要注意的幾個問題：①機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在簽發(fā)公文時(shí)，必須確認(rèn)是自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)公文才有權(quán)簽發(fā)，不可越級簽發(fā)公文。②以機(jī)關(guān)內(nèi)某個部門名義的發(fā)文，可由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。③簽發(fā)人在簽發(fā)文件時(shí)，必須對文件的內(nèi)容和文字作嚴(yán)格的審 閱修改對其所簽發(fā)的公文內(nèi)容和文字表達(dá)的正確性應(yīng)負(fù)完全責(zé)任。④文件經(jīng)簽發(fā)人審批同意發(fā)出時(shí)，簽發(fā)人應(yīng)在送簽的 發(fā)文稿 紙的簽發(fā)欄內(nèi)明確寫上“發(fā)”、“印發(fā)”、“急發(fā)”等字樣，并簽署全名，注明年月日。⑤幾個相關(guān)或部門的聯(lián)合發(fā)文，一般應(yīng)由主辦該公文的單位負(fù)責(zé)，送請有關(guān)聯(lián)署機(jī)關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人會簽。

二、核發(fā)、繕印與校對

1、核發(fā)：是指在公文正式印發(fā)之前，對經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿進(jìn)行復(fù)核并確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)的一項(xiàng)工作。

核發(fā)的內(nèi)容和要求：1）文稿是否報(bào)請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批，手續(xù)是否完備，意見是否明確，審批人是否簽署全名及時(shí)間等；2）文稿中的人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文和文字表述、密級、印發(fā)（傳達(dá)）范圍、主題詞是否準(zhǔn)確，標(biāo)點(diǎn)、計(jì)量單位、數(shù)字的用法及文種，、格式是否符合規(guī)定；3）編排發(fā)文字號；4）對需要標(biāo)明密級、緊急程序的公文進(jìn)行標(biāo)注；5）確定分送單位和印制份數(shù)。

2、繕?。菏侵笇σ押灠l(fā)的公文定稿進(jìn)行印制?？樣〉淖⒁馐马?xiàng)：1）要忠于原稿，不允許隨意改動原稿的文字、標(biāo)點(diǎn)、符號、文面格式以及掉換層次、段落，如須改動須經(jīng)秘書或辦公部門同意才行。2）要做到文字準(zhǔn)確，設(shè)計(jì)美觀，頁面整潔，字體大小得當(dāng)，標(biāo)題居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于閱讀辦理。3）不要出現(xiàn)末頁無正文現(xiàn)象。正式的公文，還須在最后一頁的底部標(biāo)明印制單位和印發(fā)日期、份數(shù)，以此為封底。4）要注意保密，不能讓外人隨便翻閱文稿和印制的公文。保密公文要有專人負(fù)責(zé)或送指定的印制廠印制。5）要建立登記制度。，3、校對：指將公文的謄寫稿、打印稿清樣與經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的原稿核對校正，以修改和消耗除書寫、排字上的錯誤。—校對要確保文字準(zhǔn)確、格式規(guī)范、杜絕差錯。公文校對的兩種方法：① 由印制單位先校對一次或者兩次，然后再次由承辦人校對一次；② 另一種方法是完全由承辦人員負(fù)責(zé)校對。校對的注意事項(xiàng)：1）必須以原稿為準(zhǔn)。2）校對的方法原則上應(yīng)當(dāng)實(shí)行雙人對制。一般公文應(yīng)做到“一校一讀”，重要公文應(yīng)堅(jiān)持“兩校一讀”。3）校對發(fā)現(xiàn)的錯、漏字須以醒目色筆和紡一符號標(biāo)明。在付印校樣上改的字或符號必須牽出版芯，不要在原 錯字上加字或減字。4）校對完畢后應(yīng)對文件格式、文頭文尾等處的附加標(biāo)記、簽發(fā)手續(xù)等作全面復(fù)查，查對無誤后，在校樣上簽字，然后付印。

三、用印、登記與封發(fā)

1、用?。菏侵冈谟『玫奈募霞由w機(jī)關(guān)印章。用印的注意事項(xiàng)：1）須以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文原稿為依據(jù)，經(jīng)核對無誤后始得用印。2）用印要端正、清晰、不得模糊歪倒。3）聯(lián)合下發(fā)的公文，各機(jī)關(guān)部門都要加蓋印章。4）用印一定要與制發(fā)公文的機(jī)關(guān)、部門或單位相一致。5）要核實(shí)份數(shù)，超過份數(shù)不能蓋印。

2、發(fā)文登記：一切發(fā)出的文件，均應(yīng)進(jìn)行登記。發(fā)文登記的作用：便于對文件進(jìn)行管理和查找。

發(fā)文登記采用的形式為簿冊式登記，又分為：1）內(nèi)收發(fā)的發(fā)文登記簿 2）內(nèi)收發(fā)對外收發(fā)的送文登記簿 3）外收發(fā)的發(fā)文登記簿

3、封發(fā)：是指對準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。★封發(fā)文件應(yīng)注意幾點(diǎn)：①文件分裝之前，先要看發(fā)文稿紙注明的發(fā)送單位、密級、有無附件等，然后按發(fā)送份數(shù)進(jìn)行分裝。②收文機(jī)關(guān)的郵政編碼、地址、名稱要在發(fā)送文件的信封上寫準(zhǔn)確。字跡要清楚、工整。機(jī)關(guān)的名稱要寫全稱或者通用的簡稱。③發(fā)文如系密件、急件、親啟件，凡文稿上沒有注明的，須分別注明，并在封套加蓋密件戳、急件戳、寫明親啟。④文件裝封后，應(yīng)及時(shí)發(fā)送，發(fā)送的方式可按文件的性質(zhì)分別采用郵遞、機(jī)要交通傳遞和專人傳遞。“三密”文件應(yīng)由機(jī)要通信部門或指定專人傳遞。郵寄重要文件應(yīng)有回執(zhí)單，通訊員送遞的，應(yīng)有收件人簽收。⑤會議發(fā)放的文件，凡允許與會人員帶回的，也要履行簽字手續(xù)，燕應(yīng)向與會人員所在單位發(fā)出“會議文件目錄”或者“會議文件通知單”，以加強(qiáng)對會議文件的管理?？荚嚧笫占?/p>

第十二章 公文立卷工作第一節(jié) 歸檔文件整理工作概述

一、什么是歸檔文件整理工作《辦法》第三十八條規(guī)定：“公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔?！边@一規(guī)定同以前的《辦法》相比，是將立卷二字加上了括號，這就是說，對我國沿用多年的公文整理方法“立卷”將進(jìn)行改革。2000年12月6日，國家檔案局頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》（中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2000）（以下簡稱《規(guī)則》）《規(guī)則》指出，歸檔文件整理是指“將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。”《規(guī)則》還規(guī)定了歸檔文件整理的原則要求和方法步驟，它的適用范圍是各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會組織?！兑?guī)則》是國家檔案局頒布實(shí)施的新時(shí)期檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化文件，是對傳統(tǒng)檔案工作的一項(xiàng)重要改革，同時(shí)，也對文書處理部門和承辦部門的公文整理（立卷）和歸檔工作提出了新的要求。各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會組織的文書處理部門和承辦部門都應(yīng)當(dāng)在《規(guī)則》的指導(dǎo)下，按照新的文件整理方法，對其在職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料進(jìn)行整理（立卷）和歸檔?？荚嚧笞钥颊?，你的自考專家！從上世紀(jì)五十年代開始，我國各級機(jī)關(guān)、社會組織的文書部門整理與保存文件的重要方法是“立卷”。它是將已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。將“案卷”作為文書檔案的基本保管單位，這已經(jīng)形成了我國傳統(tǒng)的文書檔案的整理方法。而《規(guī)則》則以“簡化整理、深化檢索”為宗旨，對傳統(tǒng)的立卷方法進(jìn)行了重大改革，取消“案卷”，推行“文件級”整理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程，大幅度簡化了整理工作中的手工操作，為歸檔文件整理手段的創(chuàng)新創(chuàng)造了良好的條件。

二、歸檔文件整理工作的意義機(jī)關(guān)對應(yīng)歸檔的文件按照《規(guī)則》提出的“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”的原則，進(jìn)行整理，這對于機(jī)關(guān)公文處理工作和檔案工作都具有重要意義，主要有以下幾個方面：

1.歸檔文件整理能夠保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于文件的查找利用。在機(jī)關(guān)的日常工作中，文件總是一份一份地形成的。應(yīng)當(dāng)說，每一份文件既是獨(dú)立的，有它特定的使命和作用，這是文件的個性方面；同時(shí)，我們也要看到，在進(jìn)行同一項(xiàng)工作，或者處理同一個問題的過程中所形成的許多份文件，它們之間必然具有一定的內(nèi)在聯(lián)系，這就是文件的共性方面。比如，建設(shè)一項(xiàng)工程、處理一次事故或召開一次會議，都要形成一系列的有密切聯(lián)系的文件材料。將這些文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂，分類、排列（按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列）編號、編目與裝盒，使之有序化。也就是將具有查考利用價(jià)值的全部文件材料按照它們之間的相互聯(lián)系齊全、完整地加以整理和保存，這樣才便于對文件的查找利用。文件材料如果不經(jīng)過整理，那必然是一種雜亂無章、亂堆亂放，無規(guī)律可循的無序狀態(tài)，查找起來就非常困難。常常是找到一些材料，又不甚完整。例如找到了請示，又不見批復(fù)；找到了問函，又不見復(fù)函；找到了一份會議文件，會議的其他重要文件不知在哪里，等等。這樣，就得多花一些研究考證的工夫，有時(shí)甚至考證不清。其結(jié)果就必然會影響工作的順利進(jìn)行，更談不上提高機(jī)關(guān)工作效率了。

2.歸檔文件整理可以維護(hù)文件的完整與安全，也便于文件的保管?！兑?guī)則》規(guī)定歸檔文件整理以“件”為單位，這同傳統(tǒng)的立卷方法將文件材料按其形成規(guī)律和保存價(jià)值組成“案卷”相比，其整理過程是大為簡化了。但是以“件”為單位，并不是說任其零散堆放的自然狀態(tài)，而是以“件”為單位進(jìn)行整理，其整理原則和質(zhì)量要求同過去立卷一樣，是非常嚴(yán)格的。如在質(zhì)量方面要求歸檔文件齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的應(yīng)予復(fù)制。以“件”為單位進(jìn)行裝訂，規(guī)定正本與定稿為一件，來文與復(fù)文可為一件，這就保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系，然后進(jìn)行分類、排列、編號、編目、裝盒，使每一份文件材料都有一個固定的位置，防止了文件材料的散失。同時(shí)，以“件”為單位查閱利用，可以有效地控制文件，防止文件失密。因此，對歸檔文件進(jìn)行整理是維護(hù)文件的完整與安全和保管文件的重要措施。

3.歸檔文件整理為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。機(jī)關(guān)文書處理部門將已經(jīng)辦理完畢的文件進(jìn)行整理（立卷）才能最后完成公文處理工作，整理好的文件向機(jī)關(guān)檔案室移交以后，文件就從發(fā)揮現(xiàn)行效用轉(zhuǎn)入到備作查考作用。也就是說，從現(xiàn)行的公文運(yùn)轉(zhuǎn)處理階段轉(zhuǎn)入到檔案管理階段。

文件的整理（立卷），是機(jī)關(guān)的公文處理工作與檔案工作的交接環(huán)節(jié)，它既是公文處理工作的最后一道程序，又是檔案工作的起點(diǎn)。所以人們把它稱之為文書工作與檔案工作的“結(jié)合部”。

文件材料以歸檔為界，歸檔之前是文件，歸檔以后是檔案。通過對文件進(jìn)行整理（立卷），機(jī)關(guān)各部門每年都要形成相當(dāng)數(shù)量的歸檔文件，這些歸檔文件就是機(jī)關(guān)檔案室檔案的來源，其中那些屬于永久保存的歸檔文件，經(jīng)過若干年為本機(jī)關(guān)查考利用后，還需要向有關(guān)檔案館移交，為社會提供利用。

由此可見，歸檔文件整理（立卷）的質(zhì)量如何，對檔案工作具有極大的影響，或者說，直接影響到檔案室、檔案館的工作質(zhì)量，如歸檔的文件是否齊全完整，按“件”裝訂和分類，排列等是否符合要求，保管期限的劃分是否恰當(dāng)。所以說，文書處理部門做好歸檔文件的整理（立卷）工作，就是為檔案工作打下了良好的基礎(chǔ)。

第二節(jié) 歸檔文件整理（立卷）工作的組織

歸檔文件整理（立卷）工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性、技術(shù)性較強(qiáng)同時(shí)又比較細(xì)致的工作，盡管《規(guī)則》取消了“案卷”的概念，簡化了復(fù)雜的立卷過程，也不需要擬寫案卷標(biāo)題和編制案卷目錄了，但由于機(jī)關(guān)的歸檔文件整理（立卷）工作涉及到機(jī)關(guān)的各個部門，為了做好這項(xiàng)工作，應(yīng)當(dāng)按照《規(guī)則》的要求，很好地進(jìn)行組織。歸檔文件整理工作的組織主要有建立和健全文書部門整理（立卷）制度，正確選擇立卷環(huán)節(jié)和明確公文整理（立卷）的范圍等方面。分述于下：

一、建立和健全文書部門整理（立卷）制度文書部門立卷制度，是指由機(jī)關(guān)的承辦和處理公文的部門負(fù)責(zé)進(jìn)行立卷的制度。具體地說，是指由機(jī)關(guān)的文書部門或者業(yè)務(wù)部門的專職或兼職的文書工作人員負(fù)責(zé)進(jìn)行文件材料的整理（立卷）工作。

實(shí)行文書部門立卷制度，是與機(jī)關(guān)檔案室整理（立卷）相對而言的。如前所述，公文的整理（立卷）是機(jī)關(guān)公文處理工作與檔案工作的結(jié)合部，這項(xiàng)工作介于公文處理工作與檔案工作之間，到底由誰來做更為合理呢？實(shí)踐證明，由機(jī)關(guān)的文書部門負(fù)責(zé)整理（立卷），是公文處理工作與檔案工作實(shí)行科學(xué)分工、相互協(xié)作的重要標(biāo)志，也是一項(xiàng)切實(shí)可行、行之有效的合理制度。

1.文書部門立卷制度的確立與推行。新中國成立以來，確立和推行文書部門立卷制度，是經(jīng)歷了一段曲折發(fā)展過程的。

建國初期，這項(xiàng)工作在大多數(shù)機(jī)關(guān)，還是由承辦人將單份文件隨辦完隨歸檔，然后由檔案室負(fù)責(zé)立卷。由于檔案工作人員不熟悉機(jī)關(guān)各個部門、單位的業(yè)務(wù)，以及收文處理過程的具體情況，很難掌握文件之間的來龍去脈與相互之間的聯(lián)系。因此，立卷的質(zhì)量很難保證。同時(shí)，由于整個機(jī)關(guān)各個部門、單位的文件，都集中在檔案室立卷，文件數(shù)量很多，而檔案室人手有限，往往造成積壓，加上往來借閱頻繁，使機(jī)關(guān)公文處理部門和檔案室都感到工作很不方便。

從1953年開始，中央機(jī)關(guān)逐步開始試行由文書部門負(fù)責(zé)立卷的制度。1954年12月，中共中央辦公廳召開了黨的第一次全國檔案工作會議，討論通過了《中國共產(chǎn)黨中央和?。ㄊ校┘墮C(jī)關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行條例》?！稌盒袟l例》第十七條規(guī)定：“機(jī)關(guān)內(nèi)各單位辦理（或領(lǐng)導(dǎo)人親辦）完畢的文書材料，均應(yīng)匯交本單位文書處理工作部門或文書處理工作人員立卷保存?！边@就明確指出了公文立卷工作是機(jī)關(guān)文書部門的一項(xiàng)任務(wù)。黨中央于1955年1月17日批準(zhǔn)了這一《暫行條例》，劉少奇同志在主持討論時(shí)說，這是第一次改革，今后還要繼續(xù)改革。中央批示，這個條例原則上也適用于軍隊(duì)和政府機(jī)關(guān)。從此，由文書部門負(fù)責(zé)立卷就從制度上確定下來。1955年開始，在黨的機(jī)關(guān)和政府系統(tǒng)的中央一級機(jī)關(guān)試行。但就當(dāng)時(shí)全國大多數(shù)機(jī)關(guān)來看，仍然是采取單份文件“隨辦隨歸”?；蛘呤寝k完之后堆積起來到一定時(shí)間將成堆的文件移送檔案室清理立卷。于是造成許多機(jī)關(guān)積存了大量的零散文件，使檔案室的工作陷于被動。這種狀況，與我國50年代大規(guī)模經(jīng)濟(jì)建設(shè)開始以后，各項(xiàng)工作對檔案工作的要求不相適應(yīng)。有鑒于此，1956年4月16日國務(wù)院作出《關(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的決定》，《決定》指出，應(yīng)“全面推行文書處理部門立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度?！?/p>

1957年，《檔案工作》雜志曾專門就立卷問題組織過討論。經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)，大多數(shù)同志都認(rèn)為文書部門立卷是科學(xué)的。國家檔案局對這次討論作了總結(jié)。隨著文書部門立卷制度的全面推行，通過實(shí)際工作的體會，認(rèn)識基本得到統(tǒng)一，逐步形成了一個統(tǒng)一的、固定的工作制度。從此，這項(xiàng)制度在黨的機(jī)關(guān)和政府機(jī)關(guān)全面實(shí)行，促進(jìn)了文書工作與檔案工作的密切協(xié)作與健康發(fā)展。

但是，這樣一項(xiàng)好的工作制度，以及由于實(shí)行這一制度而出現(xiàn)的文書工作和檔案工作的正常秩序，被林彪、“四人幫”制造的十年**所破壞。許多機(jī)關(guān)比較普遍地重新形成大量的積存零散文件，甚至已經(jīng)整理立卷的檔案也遭到了嚴(yán)重破壞，使許多檔案文件損壞散失，給檔案工作造成了一場空前的災(zāi)難。

粉碎“四人幫”以后，各地大力進(jìn)行整頓、恢復(fù)與健全文書部門立卷制度。在1979年8月召開的全國檔案工作會議上以及同年12月召開的中央機(jī)關(guān)文書立卷歸檔工作和檔案室工作經(jīng)驗(yàn)交流會上，中央辦公廳主管檔案工作的負(fù)責(zé)人和國家檔案局的負(fù)責(zé)同志，在講話中都強(qiáng)調(diào)要堅(jiān)決把文書部門立卷歸檔制度盡快恢復(fù)和健全起來，要求尚未恢復(fù)這一制度的單位，在1980年盡可能恢復(fù)起來。1981年2月27日國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》規(guī)定：“公文辦理完畢后，承辦人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文立卷的要求把公文原稿和有關(guān)材料整理好，送交文書部門或者主管人員清理立卷。”1993年11月11日國務(wù)院辦公廳修訂發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》又明確規(guī)定：“公文辦完后，應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。電報(bào)隨同文件一起立卷?！蓖瑫r(shí)指出：“案卷應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交，個人不得保存應(yīng)歸檔的公文?！?000年8月24日國務(wù)院發(fā)布的《辦法》又重申了這一規(guī)定，指出：“公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔”。

以上，從文書部門立卷制度的形成和發(fā)展過程，以及黨和國家的有關(guān)規(guī)定，都說明公文立卷歸檔工作是文書部門或業(yè)務(wù)部門的任務(wù)，它對滿足機(jī)關(guān)工作查考的需要，對改善檔案工作的條件，提高檔案工作的水平，更好地為機(jī)關(guān)工作服務(wù)都具有重要的作用，也符合公文處理工作和檔案工作的客觀規(guī)律。因此，我們要加強(qiáng)對文書部門立卷意義的認(rèn)識，在實(shí)際工作中，堅(jiān)持、鞏固并不斷完善文書部門立卷的工作制度。

2.實(shí)行文書部門整理（立卷）制度的優(yōu)越性。

實(shí)踐證明，文書部門整理（立卷）制度的優(yōu)越性主要表現(xiàn)在以下方面：

（1）由文書部門整理（立卷），可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本職業(yè)務(wù)和了解文書處理過程的長處，便于提高歸檔文件整理的質(zhì)量和整理（立卷）工作的效率。

（2）由文書部門整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于歸檔文件的齊全完整，以及保守黨和國家的秘密。

（3）由文書部門整理（立卷），文書部門就可以暫時(shí)保存當(dāng)年的文件材料，有關(guān)承辦人員平時(shí)查閱文件就比較方便，也便于平時(shí)文件的收集與整理。

（4）由文書部門整理（立卷），按集中歸檔，并且確保文件歸檔的質(zhì)量，可以促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作，提高機(jī)關(guān)檔案管理水平，更好地為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。

二、公文整理（立卷）環(huán)節(jié)的選擇公文整理（立卷）環(huán)節(jié)的選擇，亦即選擇立卷地點(diǎn)，是指機(jī)關(guān)的公文整理（立卷）工作究竟放在機(jī)關(guān)的哪一層，或者機(jī)關(guān)的哪些機(jī)構(gòu)、單位，由誰來負(fù)責(zé)整理（立卷）的問題。

實(shí)行文書部門整理（立卷），并不是說機(jī)關(guān)內(nèi)每一個承辦文書的部門、單位或者承辦人都必須參與整理（立卷）的工作。機(jī)關(guān)大小不同，機(jī)關(guān)內(nèi)部文書部門的設(shè)置也不一樣。如何正確選擇立卷環(huán)節(jié)，必須認(rèn)真進(jìn)行調(diào)查研究，根據(jù)各機(jī)關(guān)的不同情況來確定，總的原則是把整理（立卷）的環(huán)節(jié)設(shè)在最能掌握文件形成和處理情況的地方，以便于平時(shí)文件的整理，提高整理工作質(zhì)量和機(jī)關(guān)工作效率。

1.選擇機(jī)關(guān)公文整理（立卷）環(huán)節(jié)應(yīng)考慮的相關(guān)因素是：

（1）被確定為整理（立卷）環(huán)節(jié)的文書部門要直接經(jīng)手文件的處理。比如，文件的收發(fā)、分辦、催辦、承辦等。這樣才能保證對公文形成過程的了解，才能掌握文件之間的歷史聯(lián)系，整理（立卷）的質(zhì)量才有保證。

（2）對整理（立卷）環(huán)節(jié)所經(jīng)手處理文件的數(shù)量有一定的要求。公文數(shù)量過大，勢必影響對公文形成情況的了解，就可以考慮向下把立卷環(huán)節(jié)分開，由下一級文書部門去分頭立卷。文件數(shù)量過少，這就要考慮向上集中。

（3）確定整理（立卷）環(huán)節(jié)時(shí)，還要考慮機(jī)關(guān)辦公地點(diǎn)的分布情況。機(jī)關(guān)各部門集中辦公的，立卷的環(huán)節(jié)可以適當(dāng)集中。辦公地點(diǎn)分散的，立卷的環(huán)節(jié)也要適當(dāng)分散。

（4）還要考慮文書工作人員的數(shù)量和配備情況以及他們對業(yè)務(wù)的熟悉程度等因素。

2.各類機(jī)關(guān)單位對公文立卷環(huán)節(jié)的選擇一般應(yīng)與機(jī)關(guān)文書處理工作的組織形式相適應(yīng)?？刹杉惺?、分散式或集中與分散相結(jié)合的形式。

（1）對一些比較小的機(jī)關(guān)或基層單位來說，由于它們內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)比較簡單，工作人員也不多，而且辦公地點(diǎn)也比較集中，每年形成的文件數(shù)量也不多。在這種情況下，可以考慮采用集中式，即由機(jī)關(guān)的辦公室或者秘書室來負(fù)責(zé)集中進(jìn)行整理（立卷）的工作。

（2）對一些中等機(jī)關(guān)或者大機(jī)關(guān)來說，他們一般都有兩層以上的組織機(jī)構(gòu)，可以根據(jù)機(jī)關(guān)駐地的遠(yuǎn)近、業(yè)務(wù)分工、文件數(shù)量和文書工作組織等方面的情況，可采取分散式或者部分集中、部分分散立卷的方法。具體地說，如果駐地比較分散，文件數(shù)量又比較多，而且業(yè)務(wù)分工又比較明確，就可以考慮各自確定立卷環(huán)節(jié)；如果機(jī)關(guān)中有一部分機(jī)構(gòu)駐地比較集中，文件數(shù)量也不算很多，就可以考慮集中在秘書部門進(jìn)行整理（立卷）。

（3）對財(cái)會、人事、信訪、保衛(wèi)等業(yè)務(wù)性質(zhì)具有特殊性的組織機(jī)構(gòu)來說，就可以考慮由他們自己來單獨(dú)進(jìn)行整理（立卷），以方便這些單位工作的進(jìn)行。

（4）要恰當(dāng)?shù)剡x擇和確定立卷人員。在一個組織機(jī)構(gòu)里，具體負(fù)責(zé)整理（立卷）的人員，最好是考慮選擇擔(dān)任內(nèi)收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦等工作的文書工作人員為好。因?yàn)檫@些人員熟悉公文的來龍去脈，了解文件之間的歷史聯(lián)系，掌握公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部的運(yùn)轉(zhuǎn)處理過程。由他們負(fù)責(zé)管理（立卷），就可以充分發(fā)揮這些長處，提高歸檔文件整理的效率與質(zhì)量。

三、明確公文整理（立卷）的范圍明確公文整理（立卷）的范圍，就是要弄清楚機(jī)關(guān)工作活動中形成并處理完畢的文件材料，哪些應(yīng)該整理（立卷），哪些不需要整理（立卷）。只有這樣，才能保證在公文整理（立卷）工作中將那些具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，齊全完整地保存下來，便于以后的查找利用。

公文整理（立卷）范圍的確定，應(yīng)以國家檔案局頒發(fā)的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《文書檔案保管期限表》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》等文件的基本思想為指導(dǎo)，即按照辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點(diǎn)和方法，從本機(jī)關(guān)形成檔案的實(shí)際情況出發(fā)，實(shí)事求是地研究解決歸檔文件材料的質(zhì)量問題，并減少檔案中龐雜臃腫的現(xiàn)象，科學(xué)地進(jìn)行檔案鑒定工作，使保存的檔案既精練又完整，以維護(hù)黨和國家歷史的真實(shí)面貌，便于本機(jī)關(guān)和國家各項(xiàng)工作的利用。

1.應(yīng)該整理（立卷）的文件材料的范圍。

文書立卷的范圍，也就是文件材料歸檔的范圍。是指凡是本機(jī)關(guān)工作活動中所形成的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的收發(fā)文件、電報(bào)、會議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會議記錄、本機(jī)關(guān)編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊、聲像材料等文件材料，都必須進(jìn)行整理歸檔，都屬于公文整理（立卷）與歸檔的范圍之內(nèi)。

掌握公文整理（立卷）的范圍要抓住反映本機(jī)關(guān)工作活動和具有查考利用價(jià)值這兩個主要條件。按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的規(guī)定，應(yīng)該整理歸檔的文件材料的范圍，一般說來，可以歸納為以下方面：

（1）上級機(jī)關(guān)的文件材料：

①上級機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料；

②上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)有關(guān)并要執(zhí)行的文件材料，如決議、決定、指示、命令、重要通知、通報(bào)、條例、規(guī)定等；

③上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)的重要指示、題詞、照片以及有保存價(jià)值的聲像材料等；

④上級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件以及本機(jī)關(guān)代上級機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印制本；

（2）本機(jī)關(guān)的文件材料；

①本機(jī)關(guān)召開重要會議（包括代表會議、工作會議、專業(yè)會議）的文件材料，如參加會議的名單、會議通知、報(bào)告、決議，領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報(bào)、會議記錄、會議紀(jì)要、錄音帶、照片等；

②本機(jī)關(guān)對外發(fā)出的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿及重要文件的修改稿；

③本機(jī)關(guān)重要的往來公文，如請示與批復(fù)，來函與復(fù)函等；

④本機(jī)關(guān)及其內(nèi)部職能部門活動形成的重要文件材料，如工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、會計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告以及本機(jī)關(guān)匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析資料（包括計(jì)算機(jī)盤片）等；

⑤本機(jī)關(guān)處理群眾來信來訪的原件，記錄及處理結(jié)果等；

⑥本機(jī)關(guān)及下屬機(jī)關(guān)成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信等文件材料以及本機(jī)關(guān)歷史沿革、大事記和反映本機(jī)關(guān)重要活動的剪報(bào)、照片、錄音帶、錄像帶等；

⑦本機(jī)關(guān)干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、職工獎懲、紀(jì)律檢查、治安保衛(wèi)以及職工勞動工資、福利等方面的文件材料；

⑧本機(jī)關(guān)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證以及與有關(guān)機(jī)關(guān)簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；

⑨本機(jī)關(guān)黨、團(tuán)、工會和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作活動中形成的文件材料；

⑩本機(jī)關(guān)外事活動和外事往來方面的文件材料。

（3）同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料①同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的規(guī)范性文件，如條例，規(guī)定、通知等；

②有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對本機(jī)關(guān)工作檢查形成的文件。

（4）下級機(jī)關(guān)的文件材料①下級機(jī)關(guān)報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算等文件材料；

②下級機(jī)關(guān)報(bào)送的法規(guī)性備案文件以及重要的科技文件材料等。

此外，機(jī)關(guān)工作活動中形成的電報(bào)，應(yīng)根據(jù)其保存價(jià)值與文件統(tǒng)一立卷，實(shí)行“文電合一”制度。

2.不需要立卷歸檔的文件材料的范圍。

（1）重份文件；

（2）未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿；

（3）一些事務(wù)性的、臨時(shí)性的沒有查考利用價(jià)值的文件材料；

（4）與本機(jī)關(guān)、本部門主管業(yè)務(wù)無關(guān)的文件及非隸屬機(jī)關(guān)送來的參考性文件；

（5）無特殊保存價(jià)值的信封；

（6）本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件材料。

各機(jī)關(guān)單位應(yīng)根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的精神，結(jié)合本機(jī)關(guān)單位的實(shí)際情況來制定本機(jī)關(guān)、本單位、本系統(tǒng)文件材料歸檔和不歸檔的具體范圍。

3.公文整理（立卷）的分工公文整理（立卷）的分工，是指哪一級的文件由哪個機(jī)關(guān)或部門整理（立卷），其作用主要是為了避免各黨政機(jī)關(guān)或部門之間在整理（立卷）時(shí)發(fā)生不必要的重復(fù)或遺漏。

一般說來，那些應(yīng)該整理（立卷）的文件材料，應(yīng)以本機(jī)關(guān)、本部門為主。因此，整理（立卷）有個分工，歸檔范圍有個界線。原則上以什么名義發(fā)的文件就放在哪里整理（立卷），是哪個部門承辦或主辦的文件，就放在哪里整理（立卷）。例如：

（1）上級黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的來文。綜合性、全面性的，由機(jī)關(guān)辦公秘書部門整理歸檔。如中共中央文件，由省、自治區(qū)、直轄市、地（市、州）、縣（市）委秘書部門整理歸檔；國務(wù)院文件，由省、自治區(qū)、直轄市、地區(qū)行署（市）、自治州、縣（市）、人民政府秘書部門整理歸檔；專業(yè)性、業(yè)務(wù)性的由業(yè)務(wù)部門整理歸檔；上級業(yè)務(wù)主管部門的來文，由業(yè)務(wù)對口部門整理歸檔。

（2）本機(jī)關(guān)的文件。由機(jī)關(guān)秘書部門起草或承辦的，由機(jī)關(guān)秘書部門整理歸檔；有關(guān)業(yè)務(wù)部門起草或承辦的，由有關(guān)業(yè)務(wù)部門整理歸檔；兩個以上機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，正本和定稿由主辦機(jī)關(guān)整理歸檔，其他機(jī)關(guān)只保存印制件。其他機(jī)關(guān)針對本機(jī)關(guān)的文件，可視同本機(jī)關(guān)文件，如上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、下級機(jī)關(guān)的請示等。

（3）下級機(jī)關(guān)的來文。哪個部門辦理的，由哪個部門整理歸檔。

（4）會議文件。以機(jī)關(guān)名義召開的會議所形成的文件材料，由機(jī)關(guān)秘書部門整理歸檔；由業(yè)務(wù)主管部門召開的專業(yè)性會議所形成的文件材料，應(yīng)由召開會議的業(yè)務(wù)主管部門整理歸檔。

此外，本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任兩個以上機(jī)關(guān)的職務(wù)時(shí)所形成的文件，應(yīng)按其不同身份和業(yè)務(wù)內(nèi)容分別在有關(guān)機(jī)關(guān)整理歸檔；本機(jī)關(guān)各職能部門互發(fā)的文件，由形成文件的部門整理歸檔；同級機(jī)關(guān)之間互發(fā)的文件，凡經(jīng)本機(jī)關(guān)制發(fā)、辦理的，應(yīng)由本機(jī)關(guān)整理歸檔，有關(guān)政策性規(guī)定，雖未經(jīng)本機(jī)關(guān)承辦，如本機(jī)關(guān)需要日后查找利用，也可存留一份；本機(jī)關(guān)臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的文件，由臨時(shí)機(jī)構(gòu)整理歸檔，臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，應(yīng)將全部檔案移交機(jī)關(guān)檔案室，或經(jīng)協(xié)商直接移交檔案館保存。

第三節(jié) 歸檔文件整理的原則與要求

一、歸檔文件整理的幾個基本概念《規(guī)則》對歸檔文件整理的基本概念（歸檔文件、歸檔文件管理、件）作出如下定義。

1.歸檔文件歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

這一含義可從以下方面來理解：

（1）指出了歸檔文件的來源和范圍。歸檔文件是立檔單位在其職能活動中形成的。立檔單位是檔案專業(yè)術(shù)語，它是指構(gòu)成檔案全宗的國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人。也就是說，這些機(jī)構(gòu)、組織或個人在其職能活動中，除了本機(jī)關(guān)形成的文件材料外，上級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)發(fā)來的與其職能活動有關(guān)的文件材料，都屬于歸檔文件。

（2）應(yīng)予歸檔的文件必須是辦理完畢的文件，正在辦理的文件還不能歸檔。這里說的“辦理完畢”并不是說文件內(nèi)所說的事情已經(jīng)辦理完畢，而是指在公文處理程序上已經(jīng)辦理完畢。機(jī)關(guān)公文處理部門在確定各類不同文件的整理（立卷）時(shí)間上，應(yīng)掌握以下幾點(diǎn)：

①領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件，是從普遍意義上闡述問題的。因此，不要求某一方面的機(jī)關(guān)馬上回答。如規(guī)范性文件以及重要的決議、決定，還有如計(jì)劃、長期規(guī)劃等。從發(fā)文機(jī)關(guān)來說，在這些文件發(fā)出之后就可以將定稿和存本及時(shí)整理（立卷）；從收文機(jī)關(guān)來說，則須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門閱知，向下傳達(dá)或采取了措施之后，才算告一段落，然后再將來文整理（立卷）。

②不必辦復(fù)的收文，如上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)來的任免令、通知、通報(bào)等，經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人閱知以及有關(guān)部門傳閱，也就算辦理完畢了，即可將來文整理（立卷）。

③問復(fù)性公文，一來一往公文，如請示與批復(fù)，問函與復(fù)函，在復(fù)文機(jī)關(guān)發(fā)出或?qū)Ψ綑C(jī)關(guān)收到后，就可以各自整理（立卷）。

④重大問題，可能要處理較長一段時(shí)間才能結(jié)束，但大問題是由許多小問題構(gòu)成的，只要其中某項(xiàng)具體問題已經(jīng)解決，有關(guān)這項(xiàng)具體問題的文件，在公文辦理程序上就算辦理完畢了，因此，也可以整理（立卷），不必等整個工作結(jié)束再整理（立卷）。

總之，正在辦理的，仍然處于公文運(yùn)轉(zhuǎn)辦理過程中的文件，還不能馬上整理（立卷），只有等到它們辦理完畢，也就是完成了公文辦理程序的文件，才能夠整理（立卷）。

（3）應(yīng)予歸檔的文件，必須是能作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。這里就明確了三點(diǎn)：一是能作為文書檔案保存的必需是有保存價(jià)值或者說是有查考利用價(jià)值的文件；二是只適用于文書檔案，至于科技、會計(jì)、聲像及其他專門檔案則按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。因?yàn)椤兑?guī)則》的頒布實(shí)施，實(shí)質(zhì)上是對文書檔案整理方法的改革，核心是簡化文書立卷程序，所以它只適用于實(shí)體整理的文書檔案；三是只適用于各種紙質(zhì)文件材料。非紙質(zhì)載體材料的文件（如電子文件等）無法按《規(guī)則》規(guī)定的要求和方法進(jìn)行整理。

2.歸檔文件整理歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒使之有序化的過程。

這一含義可以從以下兩個方面來理解：

（1）歸檔文件的整理單位是“件”。以“件”為單位進(jìn)行文件整理，是文書工作和檔案工作的一項(xiàng)重大改革，是對傳統(tǒng)文件整理（立卷）工作的否定。比之于傳統(tǒng)的立卷方法，新的立卷方法不需要考慮文件材料的“六個特征”，不必進(jìn)行組卷、擬寫案卷標(biāo)題。編制案卷目錄及案卷裝訂等項(xiàng)工作，也無須顧及案卷的厚薄，節(jié)省了諸如對歸檔文件的具體內(nèi)容進(jìn)行綜合、分析的技術(shù)勞動，適應(yīng)了計(jì)算機(jī)管理的需要。由于“案卷”概念的消失，簡化了歸檔文件整理工作的程序。大大提高了工作效率，符合經(jīng)濟(jì)、高效的原則。

（2）將歸檔文件的整理分六個步驟來進(jìn)行。這六個步驟比起傳統(tǒng)的文書立卷的工作步驟是大為簡化了，具體如何進(jìn)行將在本章第四節(jié)的整理方法中詳細(xì)介紹。

3.件：“件”，是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為—件。

以上對“件”的概念進(jìn)行界定，說得明白具體，使人一看就懂，也便于掌握。把“件”作為歸擋文件整理的基本單位，是從檢索的實(shí)際需要及減輕立卷工作量出發(fā)的。只有理解和掌握了“件”的概念，在實(shí)際進(jìn)行文件整理時(shí)，就可以將文件按“件”裝訂，然后再進(jìn)行后續(xù)程序的工作。

二、歸檔文件的整理的基本原則歸檔文件的整理的基本原則是：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

《規(guī)則》對歸檔文件整理原則的這一表述，同1984年《檔案工作》雜志發(fā)表的《關(guān)于立卷問題討論的綜述》中指出的公文立卷的原則“保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，便于保管和利用”是一致的。也就是說，歸檔文件整理的這一重要原則，是我國文書檔案工作者經(jīng)過長期的工作實(shí)踐探索總結(jié)出來的，是比較準(zhǔn)確、完整、科學(xué)的。它是我國公文立卷以及現(xiàn)在提的歸檔文件整理工作所必須遵循的基本原則。這一原則的基本點(diǎn)是：

1.遵循文件形成的規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。文件在形成過程中總有其自身的規(guī)律，每一個機(jī)關(guān)，在工作活動中形成的文件材料，記述和反映了這個機(jī)關(guān)的全部活動和全部歷史。同時(shí)任何一個機(jī)關(guān)的工作活動都不可能是孤立地進(jìn)行的，必須同自己的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)以及其他有關(guān)機(jī)關(guān)發(fā)生上下左右、四面八方、多種多樣、錯綜復(fù)雜的聯(lián)系。在一個機(jī)關(guān)內(nèi)部的各個部門之間，各項(xiàng)工作之間，以及每項(xiàng)工作各個發(fā)展階段之間，也都有著密切的聯(lián)系。機(jī)關(guān)工作活動的客觀規(guī)律，決定了文件材料的形成規(guī)律，文件材料是反映機(jī)關(guān)工作活動的歷史記錄。機(jī)關(guān)工作活動的相互聯(lián)系，也賦予了這些文件材料之間的密切聯(lián)系。這種聯(lián)系是客觀地、歷史地、自然地形成的，是必然的歷史聯(lián)系。

例如：進(jìn)行某項(xiàng)工作，一般要有工作計(jì)劃、工作計(jì)劃決定下來之后還要上報(bào)、下達(dá)，在了解工作進(jìn)展情況過程中遇到的問題需要研究解決，或向上級請示，或提出解決意見，直到工作的最后完成。這些工作的進(jìn)行直至完成要形成一系列的文件材料，如工作計(jì)劃、報(bào)告、通知、請示、批復(fù)、工作總結(jié)等；召開一次會議，要有會議通知、日程安排、名單、報(bào)告、總結(jié)、會議簡報(bào)、會議記錄、會議紀(jì)要或決議等；它們?nèi)鐚?shí)地記述和反映了開展一項(xiàng)工作，召開—次會議的全過程，在進(jìn)行文件整理時(shí)，不能將它們打亂。必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照《規(guī)則》的有關(guān)規(guī)定將文件按“件”進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)注意其排列順序的科學(xué)性（如正本與定稿，正本在前，定稿在后；來文與復(fù)文，復(fù)文在前、來文在后）。在進(jìn)行分類時(shí)，應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，將歸檔文件按不同、不同保管期限、不同機(jī)構(gòu)（或問題）分開。在進(jìn)行排列時(shí)，應(yīng)根據(jù)“事由原則”結(jié)合時(shí)間、重要程度進(jìn)行，即將同一事由形成的文件排列在一起。會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件則集中排列，使文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。

為了更好地保持文件之間的歷史聯(lián)系，進(jìn)行歸檔文件整理的人員要熟悉本機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、職能、組織機(jī)構(gòu)、文件來源以及處理情況。在整理時(shí)，要認(rèn)真分析文件之間的內(nèi)在的、有機(jī)的聯(lián)系，只有這樣，才能使歸檔的文件正確地反映機(jī)關(guān)工作活動的基本面貌，反映各項(xiàng)方針、政策在本機(jī)關(guān)的貫徹執(zhí)行情況和各項(xiàng)工作的發(fā)展過程，才能使歸檔文件成為本機(jī)關(guān)本系統(tǒng)的歷史記錄。

2.區(qū)分文件的不同保存價(jià)值。

文件的保存價(jià)值是由文件本身固有的內(nèi)在的各種因素決定的，文件內(nèi)容的重要程度不同，所起的作用不同，保存價(jià)值也就不同。

一般說來，凡是反映社會歷史發(fā)展和記錄機(jī)關(guān)主要職能活動、反映機(jī)關(guān)基本歷史面貌的重要文件，例如，本機(jī)關(guān)發(fā)出的指導(dǎo)性文件，會議通過的決議性文件，重要的請示或報(bào)告文件，上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的重要文件，下級機(jī)關(guān)報(bào)送的有關(guān)方針政策性和重要問題的請示、報(bào)告等，所起的作用和保存價(jià)值就必然要大一些；而機(jī)關(guān)工作活動中所形成的一般性文件，通知、便函、機(jī)關(guān)之間一般往來公文等，所起的作用和保存價(jià)值相對而言要小一些，有的根本就沒有保存的價(jià)值。此外，文件制發(fā)機(jī)關(guān)（即法定的作者）的地位、作用不同，反映其工作活動和表達(dá)的思想、意圖的文件保存價(jià)值也不同；文件的正本、副本、定稿、草稿等反映了文件的形成過程和不同作用，標(biāo)志著不同的可靠程度，其保存價(jià)值往往也不同。以上這些不同保存價(jià)值的文件材料在整理（立卷）時(shí)必須嚴(yán)格加以區(qū)分。

區(qū)分文件的保存價(jià)值，應(yīng)依照《機(jī)關(guān)檔案歸檔與不歸檔的范圍》和《文書檔案保管期限表》等有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。

在進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)，將不同保存價(jià)值的文件材料區(qū)別整理，可以合理使用人力、物力、財(cái)力和時(shí)間，對不同保存價(jià)值的文件進(jìn)行整理后按其保存價(jià)值相對集中，使其玉石分明，也為日后檔案館的整理工作打下了基礎(chǔ)。

3.便于保管和利用。

便于保管和利用，是歸檔文件整理的根本目的，也是衡量歸檔文件整理質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。歸檔的文件是否便于保管和利用，不僅關(guān)系到機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的開展，而且關(guān)系到機(jī)關(guān)檔案室、各級檔案館工作有無可靠的基礎(chǔ)和保證?！兑?guī)則》推行文件級管理，正是從便于保管和利用這一原則出發(fā)的。過去，在手工模式下實(shí)現(xiàn)檔案管理和查找作用，“立卷”也是一種很好的方式，它按照一定的邏輯關(guān)系，將歸檔文件組合成一個個案卷，并通過層層目錄來提供檢索途徑，從而限定了檢索范圍，增強(qiáng)了手工檢索的效率。但立卷過程比較復(fù)雜，組合案卷和擬定案卷標(biāo)題等環(huán)節(jié)立卷人員很難掌握。而《規(guī)則》以“簡化整理、深化檢索”為宗旨，取消“案卷”，推行文件級管理，大幅度簡化了整理中的手工操作，同時(shí)也為檔案的保管和利用提供了有利條件。歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行整理、分類、排列和編目，在計(jì)算機(jī)的參與和操縱下，加快了檢索速度，方便了利用者，大大提高了檔案利用率，利用的深度、廣度、查全、查準(zhǔn)以及利用效果也將得到極大提高。

三、歸檔文件整理的質(zhì)量要求歸檔文件整理的質(zhì)量要求是：

1.歸檔的文件應(yīng)當(dāng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。

（1）歸檔的文件應(yīng)當(dāng)齊全完整，這是歸檔文件的基本要求。如果歸檔的文件有復(fù)文沒有來文，有正本沒有定稿，有附件的文件而附件又不知去向，這就使歸檔文件的質(zhì)量得不到保證，也給今后檔案的查找利用帶來困難。因此，凡是本機(jī)關(guān)在職能活動中形成的，辦理完畢，應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料都應(yīng)當(dāng)按照《規(guī)則》的要求收集完整，進(jìn)行整理歸檔。這就要求，承擔(dān)歸檔文件整理工作的部門和人員，在平時(shí)應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握文件的收發(fā)運(yùn)轉(zhuǎn)情況，做好文件的平時(shí)積累工作，及時(shí)收集、嚴(yán)格登記、嚴(yán)格檢查、隨辦隨歸、妥善管理。在第二年上半年進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)，應(yīng)充分發(fā)揮其熟悉文件形成、運(yùn)轉(zhuǎn)的來龍去脈的長處，將應(yīng)歸檔的文件材料齊全完整地收集起來進(jìn)行整理歸檔。

（2）對破損的文件進(jìn)行修復(fù)，以延長文件的壽命。主要是針對一些有孔洞，殘缺或折疊處已被磨損的文件，應(yīng)按照檔案保護(hù)的要求加以修補(bǔ)和托裱。

（3）復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件。比如傳真件，字跡耐久性差，有些用純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆等字跡材料制成的文件材料極易褪變，須復(fù)制后才能歸檔。目前一般采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制，復(fù)印時(shí)，墨粉濃度不宜過大，顏色不宜太深，并且最好采用單面復(fù)印2.整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

（1）書寫材料，指的是筆和墨水的使用，即應(yīng)使用鋼筆、毛筆、碳素墨水、藍(lán)黑墨水及墨汁，不能使用鉛筆、圓珠筆，不能使用純藍(lán)、紅色墨水等質(zhì)量低劣的墨水。

（2）紙張，是指應(yīng)選用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型60—80克的膠版印刷紙或復(fù)印紙。檔案盒和歸檔文件封套應(yīng)使用無酸紙制作。

（3）裝訂材料，是指以“件”為單位裝訂時(shí)使用的裝訂材料，如細(xì)線、鋼夾、塑料夾等，應(yīng)選用優(yōu)質(zhì)材料制成，以防斷線、年久生銹及斷裂等情況發(fā)生。

第四節(jié) 歸檔文件整理方法與歸檔

一、歸檔文件整理方法的改革歸檔文件整理以“件”為單位進(jìn)行，這是《規(guī)則》提出新的公文整理（立卷）方法，是我國文書檔案工作的一項(xiàng)重大改革，也是對傳統(tǒng)的文書檔案整理方法的否定，以“件”為單位的整理方法同傳統(tǒng)的整理方法“立卷”比較，主要有以下不同：

1.取消案卷，實(shí)現(xiàn)文件級管理，免除了繁鎖、復(fù)雜的組卷過程；

2.界定“件”的概念，從檢索的實(shí)際需要及減輕工作量出發(fā)，規(guī)定“正本與定稿為一件，來文與復(fù)文可為一件”；

3.分類方法固定為、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題），并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次；

4.裝訂以“件”為單位進(jìn)行，對裝訂材料不作統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護(hù)要求即可；

5.文件排列方法強(qiáng)調(diào)按事由（即問題）排列，時(shí)間、重要程度作為參考因素，可根據(jù)實(shí)際情況選用；

6.歸檔章的位置不限于首頁右角上，首頁上端任何空白處均可；同時(shí)對歸檔章的項(xiàng)目加以調(diào)整，只保留檢索必備項(xiàng)目；

7.取消案卷卷內(nèi)文件兩級目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄；

8.無需編頁號，目錄改設(shè)“頁數(shù)”項(xiàng)；

9.歸檔文件直接裝盒保管；

10.無需撰寫案卷名和填寫案卷封面，只需填寫盒脊；

11.檔案盒的項(xiàng)目設(shè)置有了較大變化。封面只設(shè)“全宗名稱”項(xiàng)，取消了“類目名稱、案卷題名、起止時(shí)間、保管期限、件頁數(shù)量，全宗號、目錄號、案卷號、歸檔號”等項(xiàng)目；盒脊取消了“目錄號、案卷號”項(xiàng)，保留“全宗號、”項(xiàng)目，增設(shè)“保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號、盒號”。

從以上改革的具體內(nèi)容可以看出。新的歸檔文件整理方法，同傳統(tǒng)的“立卷”比較，簡化了文書檔案整理的環(huán)節(jié)，減輕了文件歸檔人員及檔案整理的工作量，同時(shí)又提高了檔案行政管理部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培養(yǎng)的工作效率，是一項(xiàng)應(yīng)予積極推行的好方法。

二、歸檔文件整理方法的推行推行以“件”為單位的歸檔文件整理方法，應(yīng)當(dāng)做好以下幾個方面的工作：

1.更新觀念，增強(qiáng)改革意識。

2.提高人員素質(zhì)。

3.加強(qiáng)硬件建設(shè)，即加大對現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施的投入。

4.注意新舊整理方法的銜接。以“件”為單位對歸檔文件進(jìn)行整理，要做好與原有的立卷方法的銜接，要注意以下兩點(diǎn)：

（1）《規(guī)則》是國家檔案局于2000年12月6日發(fā)布，從2001年1月1日正式實(shí)施的。由于《規(guī)則》屬于行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)，只能調(diào)整、規(guī)范2001年以后的文件整理行為，對2001年以前的文件整理行為不具有約束力。因此，對2001年以前整理好的案卷，只要整理方法及規(guī)則符合當(dāng)時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)，有規(guī)可循，有目可查，就應(yīng)保持原有的整理體系，不必拆卷重新整理。如果對已經(jīng)整理好的案卷輕易地推倒重來，既不利于檔案保護(hù)，又浪費(fèi)了人力、物力資源，違背了經(jīng)濟(jì)、高效的管理原則。這種做法，在實(shí)際工作中是應(yīng)當(dāng)盡力避免的。

（2）歸檔文件的整理方法由卷改為件，不只是整理形式上的變化，它需要一系列的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度、措施與之相配合，如文件材料歸檔制度的修訂與更新、計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施的配備，全宗內(nèi)分類方案的調(diào)整以及編號方法的變革等。各機(jī)關(guān)單位在實(shí)施新的整理方法時(shí)應(yīng)事先做好以上工作。此外，還要注意加強(qiáng)與當(dāng)?shù)貦n案主管部門以及檔案館的聯(lián)系，爭取多給予業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)。少走彎路，并隨時(shí)研究工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，使各項(xiàng)制度與措施逐步完善起來。

三、歸檔文件整理的工作步驟按照《規(guī)則》的規(guī)定，歸檔文件整理分為裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒六個步驟進(jìn)行。分述如下：

1.裝訂。裝訂是歸檔文件整理的第一步驟，通過這一環(huán)節(jié)可以從實(shí)體上將歸檔文件的基本單位——“件”確立下來。以“件”為單位進(jìn)行裝訂時(shí)應(yīng)做好以下工作：

（1）首先應(yīng)對“件”內(nèi)文件進(jìn)行排列?！凹眱?nèi)文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；回復(fù)性文件在前，報(bào)請性文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；不同文字的文件，無特殊規(guī)定的，漢文本在前、少數(shù)民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。

（2）對用紙規(guī)格大于A4型的報(bào)表、圖樣等文字材料，按照A4型紙的尺寸加以折疊。但應(yīng)注意盡量減少折疊層次，折痕應(yīng)處于文件、圖表字跡之外，取齊右邊和下沿。應(yīng)折疊的文件頁數(shù)較多時(shí)，宜單張折疊，以方便歸檔后的查閱利用。

（3）裝訂前，應(yīng)對不符合要求的文件材料進(jìn)行必要的修整。其主要工作內(nèi)容包括：對破損文件進(jìn)行修復(fù)；對字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制；去掉原裝訂文件用的易銹蝕的金屬物。

（4）裝訂前，應(yīng)將“件”內(nèi)的各項(xiàng)按一定方式對齊。采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。不要隨意裁切文件，盡量保持文件的原貌。

（5）裝訂用品必須符合檔案保護(hù)要求。裝訂的方式視文件頁數(shù)多少及保存期限長短可采用以下幾種方式：

①對頁數(shù)較多的文件可用細(xì)線裝訂；

②使用變形材料如鋼夾、塑料夾等，使用這種裝訂方法簡單，但對材料必須有較高要求。鋼夾必須采用優(yōu)質(zhì)不銹鋼制品，而且必須同時(shí)考慮所在地區(qū)氣候條件以及庫房保管條件，謹(jǐn)慎使用；塑料制品則必須有足夠的強(qiáng)度，以免年久斷裂。

③對頁數(shù)不多的單份文件可使用縫紉機(jī)扎邊進(jìn)行裝訂，但針腳不能過密。

④對那些永久或長期保存的歸檔文件，可使用無酸紙封套。即使用60—80克的無酸紙制成的右上側(cè)開口的封套，將歸檔文件以“件”為單位夾裝其中。封套上可以印制歸檔章，以方便整理和檢索。無酸紙，是指PH值呈中性的紙，由化學(xué)處理的木紙漿制成的紙通常為中性，可以在良好條件下長時(shí)間保存。因此，使用這種無酸紙制成的文件封套可以起到保護(hù)檔案的作用。

2.分類歸檔文件的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類，即將歸檔文件按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過程，分類是歸檔文件整理的重要環(huán)節(jié)，歸檔文件經(jīng)過科學(xué)合理的分類，不但能夠揭示出文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使檔案成為一個有序化的整體，而且便于排列上架，編目等后續(xù)工作的順利開展。

《規(guī)則》指出，歸檔文件可以采用——機(jī)構(gòu)（問題）——保管期限或保管期限—一——機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

歸檔文件的分類，可按以下的方法及步驟進(jìn)行：

（1）按分類。分類法就是根據(jù)形成和處理文件的對歸檔文件進(jìn)行分類。它是目前運(yùn)用得最廣泛的一種分類方法。在具體操作時(shí)，應(yīng)注意處理好以下幾種情況：

①一份文件往往有多個時(shí)間特征，如成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等等。分時(shí)，一般說來應(yīng)以文件簽發(fā)日期（或成文日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬。計(jì)劃、規(guī)則、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同的文件，應(yīng)統(tǒng)一按簽發(fā)日期（或成文日期）判定文件所屬。

②跨的會議和案件等形成的文件材料，分類時(shí)，會議文件材料歸入閉幕年，案件等文件材料歸入結(jié)案年。

幾份文件作為一“件”時(shí)，判定“件”的日期，以排列在前面的文件日期為準(zhǔn)，如跨的請示與批復(fù)，按批復(fù)在前。請示在后的裝訂順序，以批復(fù)的所在為準(zhǔn)。

③沒有標(biāo)明落款日期的文件材料，應(yīng)對文件內(nèi)容及特征進(jìn)行考證，以推斷文件材料的形成日期并據(jù)以劃分。

④專門中形成的文件材料，應(yīng)按照專門進(jìn)行分類。

（2）按保管期限分類。保管期限分類法就是根據(jù)對歸檔文件規(guī)定的不同保管期限進(jìn)行分類，即將同—的歸檔文件按永久（50年以上）、長期（15—50年）、短期（15年以下）三種保管期限分類，這種分類方法能夠?qū)⒉煌瑑r(jià)值的歸檔文件從實(shí)體上區(qū)分開來，使檔案部門能夠有針對性地采取整理和保護(hù)措施，同時(shí)，為庫房排架管理，檔案移交進(jìn)館和到期檔案鑒定等管理工作提供便利。

對歸檔文件按保管期限分類，應(yīng)按照國家檔案局頒發(fā)的《文書檔案保管期表》的規(guī)定執(zhí)行。

（3）按機(jī)構(gòu)（問題）分類。機(jī)構(gòu)（問題）分類法是指將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。這種分類法的實(shí)質(zhì)就是根據(jù)本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)的職能性質(zhì)或文件內(nèi)容所說明的問題來設(shè)置類別。又可分為機(jī)構(gòu)分類法和問題分類法兩種。

①機(jī)構(gòu)分類法。機(jī)構(gòu)分類法是按文件形成和處理的承辦單位進(jìn)行分類。原則上是一個機(jī)構(gòu)設(shè)置一個類，機(jī)構(gòu)名稱就是類名。各類的次序可按照立檔單位機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣上的順序來排列。一般是將領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、綜合性機(jī)構(gòu)排在前，再依次排列各業(yè)務(wù)部門。

歸檔文件采用機(jī)構(gòu)分類法進(jìn)行分類能夠體現(xiàn)出全宗內(nèi)文件在來源方面的客觀聯(lián)系，從而反映出立檔單位的歷史面貌；同時(shí)由于每個機(jī)構(gòu)都有其特定的職能與任務(wù)，按機(jī)構(gòu)將歸檔文件分類可在一定程度上集中反映某一方面的工作內(nèi)容，便于檔案的查找和利用。

采用機(jī)構(gòu)分類法時(shí)不能同時(shí)采用問題分類法。

②問題分類法。問題分類法是按文件內(nèi)容所說明的問題將歸檔文件分類。按問題分類要求各類特點(diǎn)明確，不能互相包容。問題分類法的類別與類名，原則上設(shè)置為“黨群工 作”、“行政工作”、“業(yè)務(wù)工作”等類。

歸檔文件采用問題分類法，可以避免或減少同類問題文件分散的現(xiàn)象，便于按專題查找和利用檔案。但問題分類法在實(shí)際操作時(shí)，受人為因素的影響較大，不便劃分。因此，一般基層單位較少采用。

采用問題分類法時(shí)，不能同時(shí)采用機(jī)構(gòu)分類法。

（4）幾種分類方法的結(jié)合運(yùn)用。在實(shí)際工作中，當(dāng)歸檔文件較多時(shí)，分類工作需要分層進(jìn)行。單純采用一種分類方法的情況是比較少見的，一般是將幾種方法結(jié)合起來使用?！兑?guī)則》提供的、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）三種分類方法，不同類型、不同層次的單位可按實(shí)際需要組合成多種復(fù)式分類法。采用復(fù)式分類法時(shí)，其中的、保管期限是必選項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問題）一般為選擇項(xiàng)。具體地說，那些內(nèi)部機(jī)構(gòu)較多，職能分工明確、形成文件數(shù)量較多的單位可采用“——組織機(jī)構(gòu)——保管期限”或“機(jī)構(gòu)————保管期限”三重分類法；那些內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡單，歸檔文件數(shù)量較少的單位則采用“——保管期限”二重分類法就可以了。分類方案是進(jìn)行歸檔文件分類的依據(jù)，分類方案確定之后，同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

3.排列。歸檔文件的排列，是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。《規(guī)則》指出：“歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列，會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列”。這里說的“最低一級類目”是指分類時(shí)所確定的類目體系中設(shè)在最低層次的一級類目。例如按照“——機(jī)構(gòu)——保管期限”分類的，“保管期限”就是最低一級類目。這里說的“事由”是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程。一項(xiàng)工程、—次活動、一次會議，均可分別視為一個事由。一份請示，當(dāng)針對該請示的批復(fù)收到后，即可視為事由辦理完畢。對歸檔文件按事由進(jìn)行排列，遵循了文件形成的客觀規(guī)律，能夠保持文件之般打印3份，1份隨文件裝盒、1間的有機(jī)聯(lián)系，使歸檔文件進(jìn)一份移交、1份備考）

步系統(tǒng)化，充分體現(xiàn)了文件的價(jià)

編制歸檔文件目錄的內(nèi)容：①值，便于檢索和利用。歸檔文件目錄封面的內(nèi)容應(yīng)包

歸檔文件按事由結(jié)合時(shí)間，括：全宗名稱、、保管期限、重要程度排列的具體方法有： 機(jī)構(gòu)（問題）等項(xiàng)（全宗號應(yīng)用

（1）對同一事由的歸檔文件，全稱或是規(guī)范性簡稱）②歸檔文件即一個作者，一個問題的文件，整理說明的內(nèi)容應(yīng)包括：本可按文件形成時(shí)間的先后排列或歸檔單位概況，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)以及黨、者按文件的重要程度排列。政主要領(lǐng)導(dǎo)人變化情況，本

（2）對不同事由的歸檔文件，文書檔案整理歸檔情況等；③歸檔可采用以下方法排列： 文件目錄的內(nèi)容包括：件號、責(zé)

①按不同事由形成時(shí)間的先任者、文號、題名日期、頁數(shù)、后排列，所謂事由的形成時(shí)間，備注。

即事由的辦結(jié)時(shí)間，這種方法只

編制歸檔文件目錄的填寫要要求將不同事由的文件，按其辦求：① 件號：填寫室編件號；②結(jié)時(shí)間的先后順序排列就可以責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，了，而不考慮其他因素。這種方就是發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者；③文號：法比較容易掌握，一般適用于“隨發(fā)文字號；④題目：文件標(biāo)題；⑤辦隨歸”的機(jī)關(guān)。日期：文件的形成時(shí)間；⑥頁數(shù)：

②按事由的重要程度排列。將以件為單位填寫總頁數(shù)，用于統(tǒng)主要職能或重要活動形成的文件計(jì)和核對；⑦備注：用于填寫歸檔材料排在前面，其他工作形成的文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包文件材料排在后面，或?qū)⒕C合性括缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷工作的文件排在前面，具體業(yè)務(wù)毀等。

工作的文件排在后面。會議文件

6、裝盒—指將歸檔文件按室可將會議通知、開幕詞、閉幕詞，編件號順序裝入檔案盒，并填寫工作報(bào)告、代表提案，大會決定檔案盒封面、盒脊及備考表等工等重要文件排在前面，其他文件作內(nèi)容。排在后面。綜合性文件可將計(jì)劃、①檔案盒封面：全宗號、、總結(jié)、規(guī)章、領(lǐng)導(dǎo)講話等排在前保管期限、機(jī)構(gòu)、起止件號、盒面，其他材料排在后面。號（3）對具有保存價(jià)值，但因故沒

②盒脊：全宗號、、保管有及時(shí)歸檔的零散文件，其排列期限、機(jī)構(gòu)、起止件號、盒號 方法是：可將零散文件排列在相

③備考表：盒內(nèi)文件情況說應(yīng)類別歸檔文件的最后或與相關(guān)明、整理人、檢查人、日期（隨的某件歸檔文件裝成一件，然后文件裝盒）

在歸檔文件目錄備注欄或備考表

裝盒要求：應(yīng)按分類方法，中加以說明。不過這種情況在實(shí)將不同類別的歸檔文件按件號順際整理工作中應(yīng)當(dāng)盡力避免。序分別裝入檔案盒中。不同形成4.編號。歸檔文件的編號，是、不同保管期限、不同機(jī)構(gòu)指將歸檔文件在全宗中的位置符（問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放號進(jìn)行標(biāo)識，并以歸檔章的形式入同一個檔案盒中。

在歸檔文件上注明。其目的是記

四、公文歸檔機(jī)關(guān)文書部門錄和反映分類排列這些系統(tǒng)化工或業(yè)務(wù)部門將歸檔文件整理裝盒作的成果。通過編號，使歸檔文后，逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中件在全宗中的位置固定下來，為保管，稱為“歸檔”。文件材料整理后續(xù)的編目工作以及日常管理和歸檔，能保證本機(jī)關(guān)檔案齊全完查找利用工作提供便利?！兑?guī)則》整，便于查找利用，又可為黨和指出：“歸檔文件應(yīng)依分類方案和國家積累檔案財(cái)富。排列順序逐件編號，在文件首頁

1、公文歸檔制度

上端的空白位置加蓋歸檔章并填

①歸檔范圍—機(jī)關(guān)工作活動寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章應(yīng)設(shè)置全宗中形成的具有保存價(jià)值的文件材號、、保管期限、件號等必料，經(jīng)文書部門或業(yè)務(wù)部門整理、備項(xiàng)，并可以設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）立卷后，應(yīng)定期向檔案部門歸檔。等選擇項(xiàng)”。②歸檔時(shí)限—文件材料整理好后

（1）歸檔章的式樣如下： 歸檔時(shí)限在第二年的上半年。

×××歸 檔

③★文件歸檔要求：（1）應(yīng)歸章 檔的文件材料齊全、完整；（2）全宗號

年

度

機(jī)文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系，合構(gòu)

（問題）保管期限

并整理、立卷；（3）歸檔的文件件號 材料，應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)

室系，區(qū)分保存價(jià)值，便于保管和編

館編 利用。

（2）歸檔章：全宗號、、2、歸檔文件的交接手續(xù)完成保管期限、件號、機(jī)構(gòu)（承辦機(jī)后，機(jī)關(guān)文書部門就完成了上一關(guān)）、問題 年的文書工作，歸檔文件被機(jī)關(guān)

（3）★簡述加蓋歸檔章的具檔案部門接收后凡進(jìn)入了檔案管體要求：1）歸檔章應(yīng)加蓋在歸檔理階段。

文件首頁上端的空白位置，加蓋

件內(nèi)文件排列方法：1）正本歸檔章不應(yīng)壓蓋文件字跡，不應(yīng)在前，定稿在后；2）正文在前，與批示文字或收文章等重疊。2）附件在后；3）原件在前，復(fù)制件填寫歸檔章項(xiàng)目應(yīng)使用用碳素墨在后；4）轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文水等符合檔案保護(hù)要求的字跡材在后；5）回復(fù)性文件在前，報(bào)請料，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純性文件在后；6）結(jié)論性材料在前，藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料進(jìn)行依據(jù)性材料在后；7）不同文字文填寫，有條件的單位，還可將本件無特殊規(guī)定的，漢文本在前，單位的全宗號、保管期限刻在歸少數(shù)民族文本在后，中文在前外檔章上。文在后。

5、編目—指編制歸檔文件目 錄，是歸檔文件整理工作的重要

內(nèi)容之一。

（一個裝訂成一本，目錄一