第一篇：秘書(shū)四級(jí)資料——辦公室管理部分

辦公室事務(wù)與管理

鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示

一、鑒定要點(diǎn)

掌握對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查的方法；做好信息的保密工作；能夠處理日常辦公事務(wù)，如安排值班、履行報(bào)銷(xiāo)手續(xù)、零用錢(qián)的管理、印章及介紹信的管理；辦公設(shè)備和辦公用品的發(fā)放和管理；編制時(shí)間表的方法；管理領(lǐng)導(dǎo)和自己的工作日志；熟悉文書(shū)形成與處理的基本程序。

二、重點(diǎn)提示

1．對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查，改進(jìn)辦公環(huán)境

(1)安全檢查的方法

1)確定檢查周期。

2)發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除或減少危險(xiǎn)。

3)發(fā)現(xiàn)個(gè)人職權(quán)無(wú)法排除的危險(xiǎn)，有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)、直到解決。

4)發(fā)現(xiàn)隱患，認(rèn)真填寫(xiě)“隱患記錄及處理表”。

(2)健康、安全的辦公環(huán)境的基本要求

1)建筑堅(jiān)固安全、光線充足、溫度適宜、布局注意通風(fēng)。

2)辦公室空間適當(dāng)、噪聲要低。

3)辦公用品和設(shè)備要滿(mǎn)足工作、安全要求。

4)設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施和設(shè)備。

5)飲用水符合健康安全要求。

2．做好信息的保密工作

(1)口頭信息的安全保密工作

1)不要在組織內(nèi)部、外部談?wù)摫桓嬷挠嘘P(guān)單位的保密信息。

2)在沒(méi)有確認(rèn)對(duì)方身份前，不要通過(guò)電話(huà)、手機(jī)、答錄機(jī)等給出保密信息。

3)只向來(lái)訪者提供組織允許提供的信息。

4)按會(huì)議要求傳達(dá)會(huì)議信息。

(2)紙面信息的安全保密工作

1)接收保密文件要登記，傳閱保密文件要簽收，保存保密信息要?dú)w類(lèi)，攜帶保密文件要放在文件夾或文件盒中。

2)離開(kāi)辦公室時(shí)，要把保密文件鎖入抽屜或柜子；用郵件發(fā)送保密信息要注有“秘密或保密”；高密級(jí)信息由工作人員親自送交收件人。

3)當(dāng)傳真保密信息時(shí)，應(yīng)使用具有保密功能的接收設(shè)備或要求接收人等候在傳真機(jī)旁。

4)極為重要但不經(jīng)常使用的紙面信息可制成微縮膠片，保存到銀行保險(xiǎn)柜里；不再需要的保密文件要銷(xiāo)毀。

(3)電子信息的安全保密工作

1)計(jì)算機(jī)顯示器應(yīng)放置在別人看不到屏幕的地方；打印保密材料時(shí)要人不離機(jī)。

2)在提交電子信息前要向上級(jí)核對(duì)，不能給未被授權(quán)的人；有保密信息的軟盤(pán)不應(yīng)帶出單位。

3)使用密碼保護(hù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，密碼應(yīng)經(jīng)常更換；不要隨意安裝借來(lái)的程序，經(jīng)常查毒、殺毒；重要文件要做備份。

3．安排值班工作，編制值班表

(1)值班工作的主要內(nèi)容：記好值班電話(huà)記錄；記好值班接待記錄；記好值班日記；做好信息傳遞。

(2)值班表包括的內(nèi)容

1)列出值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。

2)按照要求填人值班人員姓名、值班的地點(diǎn)、負(fù)責(zé)人或帶班人姓名、替班人姓名。

3)用簡(jiǎn)短的文字標(biāo)明值班的工作內(nèi)容和人員缺勤的備用方案。

(3)值班管理制度的主要內(nèi)容：信息處理制度，崗位責(zé)任制度，保密制度，交接班制度。

4．零用現(xiàn)金的管理

辦公室中設(shè)立一筆零用現(xiàn)金或稱(chēng)作備用金，用以支付本市交通費(fèi)、郵資、接待用茶點(diǎn)費(fèi)、停車(chē)費(fèi)和添置少量的辦公用品。

(1)秘書(shū)必須建立一本零用現(xiàn)金賬簿。

(2)需要使用零用現(xiàn)金時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)“零用現(xiàn)金憑單”，秘書(shū)要認(rèn)真核對(duì)零用現(xiàn)金憑單，經(jīng)授權(quán)人審批簽字后，方可將現(xiàn)金支付給需用者。

(3)秘書(shū)要認(rèn)真核對(duì)領(lǐng)取者提交的發(fā)票等證據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫(xiě)的完全一致，將發(fā)票等證據(jù)附在零用現(xiàn)金憑單后面。

(4)每當(dāng)支出一筆現(xiàn)金，秘書(shū)均須及時(shí)在零用現(xiàn)金賬簿上記錄。

(5)當(dāng)支出的費(fèi)用到一定數(shù)額后或月末，秘書(shū)到財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)并將現(xiàn)金返還進(jìn)行周轉(zhuǎn)。

5．商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)

(1)申請(qǐng)人提交費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或填寫(xiě)費(fèi)用申請(qǐng)表，經(jīng)組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。

(2)一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或費(fèi)用申請(qǐng)表提交財(cái)務(wù)部門(mén)，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款；另一種情況是先由申請(qǐng)人墊付，完成商務(wù)工作。無(wú)論是使用支票還是現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票。

(3)商務(wù)工作結(jié)束后，申請(qǐng)者應(yīng)將發(fā)票附在“出差報(bào)銷(xiāo)單”后面，并親自簽字提交出納部門(mén)。

(4)如計(jì)劃的費(fèi)用需要超出時(shí)，應(yīng)提前向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，在得到批準(zhǔn)后，超出的部分才可報(bào)銷(xiāo)。

6．公文形成的過(guò)程

交擬→議擬→撰擬→審核→簽發(fā)→印制→用印。

7．公文處理的基本程序

簽收→登記→擬辦→批辦→承辦(閱讀)→交擬→議擬→撰擬→審核→簽發(fā)→印制→用印→登記→發(fā)文→立卷→歸檔→銷(xiāo)毀。

8．文書(shū)立卷、歸檔及銷(xiāo)毀

(1)立卷的范圍：已經(jīng)辦理完畢、具有查考價(jià)值的文件材料。

(2)立卷的工作程序：檢查整理立卷的文件一鑒別區(qū)分保管期限一具體組卷一拆除裝訂障礙一修補(bǔ)不合規(guī)范的文件一編寫(xiě)頁(yè)號(hào)一登記《卷內(nèi)目錄》和《備考表》一擬定案卷標(biāo)題一裝訂成卷一填寫(xiě)案卷封面一案卷排列與編號(hào)一編制《案卷目錄》一編寫(xiě)歸檔號(hào)。

(3)公文案卷歸檔：文書(shū)部門(mén)將立好的案卷定期向檔案部門(mén)移交，以便集中保管。

(4)公文銷(xiāo)毀

1)銷(xiāo)毀的范圍：是指已辦畢的沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文。

2)銷(xiāo)毀的程序：是由文秘部門(mén)對(duì)已辦畢的公文進(jìn)行鑒定；確認(rèn)應(yīng)銷(xiāo)毀的文件后，逐件核定造冊(cè)；將銷(xiāo)毀文件目錄送主管領(lǐng)導(dǎo)人審查簽批；在有關(guān)人員監(jiān)督下送往指定地點(diǎn)銷(xiāo)毀。

3)銷(xiāo)毀的方式：包括焚燒、粉碎、重新制成紙漿。

9．印章及介紹信的管理

(1)印章的管理

1)秘書(shū)部門(mén)掌管的印章主要有三種：?jiǎn)挝挥≌隆挝活I(lǐng)導(dǎo)人“公用”的私章、秘書(shū)部門(mén)的公章。

2)印章的作用：標(biāo)志作用、權(quán)威作用、法律作用、憑證作用。

(2)介紹信的管理：介紹信是用來(lái)介紹被派遣人的姓名、年齡、身份、接洽事項(xiàng)等情況的一種專(zhuān)用書(shū)信，具有介紹和證明雙重作用。出具介紹信要經(jīng)過(guò)單位內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫(xiě)清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。

10．辦公設(shè)備和辦公用品的進(jìn)貨與保管

(1)辦公設(shè)備和辦公用品的接收程序

1)核對(duì)貨物，如數(shù)量不對(duì)應(yīng)立即通知采購(gòu)部門(mén)。

2)接收情況應(yīng)輸入到庫(kù)存卡的接收項(xiàng)中，并及時(shí)更新庫(kù)存余額。

3)按規(guī)定存放好物品，確定物品發(fā)放人。

(2)庫(kù)存保管的措施

1)儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖，以保證安全。

2)各類(lèi)物品要貼上標(biāo)簽，標(biāo)明類(lèi)別和存放地。

3)新物品置于舊物品的下面或后面；體積大、分量重的放置在最下面；體積小和常用的物品放在較大物品的前面。

4)儲(chǔ)藏間要有良好的通風(fēng)和照明。

11．辦公設(shè)備和辦公用品的庫(kù)存記錄

(1)庫(kù)存控制卡的內(nèi)容：項(xiàng)目；單位；庫(kù)存參考號(hào)；日期；最大庫(kù)存量；再定貨量；最小庫(kù)存量；接收(進(jìn)貨卡)；發(fā)放(出貨卡)；余額(庫(kù)存卡)。

(2)庫(kù)存記錄的目的1)資金不被不必要的庫(kù)存占用。

2)空間不被用來(lái)儲(chǔ)存不必要的貨物。

3)監(jiān)督個(gè)人和部門(mén)對(duì)物品的使用。

4)保持充足的庫(kù)存。

5)監(jiān)督偷竊和破壞造成的損失。

6)可利用準(zhǔn)確的庫(kù)存進(jìn)行估價(jià)。

12．編制時(shí)間表的方法

(1)時(shí)間表是管理時(shí)間的一種手段。它是將某一時(shí)間段中已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰地記載和標(biāo)明的表格，是提醒使用人和相關(guān)人按照時(shí)間表的進(jìn)程行動(dòng)，有效管理時(shí)間、保證完成任務(wù)的簡(jiǎn)單方法。

(2)編制時(shí)間表的方法

1)根據(jù)需求確定編制時(shí)間的周期。

2)收集并按時(shí)間順序列出該階段所有工作、活動(dòng)或任務(wù)，如活動(dòng)之間有矛盾應(yīng)及時(shí)調(diào)整。

3)繪制表格，標(biāo)明日期、時(shí)間和適合的行、列項(xiàng)目，用簡(jiǎn)明的文字將信息填人表格。

13．管理工作日志

(1)工作日志的使用方法

1)提前了解上司工作和活動(dòng)的信息，并在兩份日志上填出，同時(shí)在自己的工作日志上標(biāo)出當(dāng)日應(yīng)完成的工作。

2)填入的信息應(yīng)清楚、完整、準(zhǔn)確，當(dāng)日出現(xiàn)情況變化應(yīng)更新工作日志并告知上司，同時(shí)做好善后工作。

(2)工作日志填寫(xiě)的主要內(nèi)容

1)上司工作日志的主要內(nèi)容：上司在單位內(nèi)部參加的會(huì)議、活動(dòng)情況、接待的來(lái)訪者；上司在單位外部參加的會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)等情況；上司的個(gè)人安排；上司的私人信息。

2)秘書(shū)工作日志的主要內(nèi)容：上司的各項(xiàng)活動(dòng)需要秘書(shū)協(xié)助準(zhǔn)備的事宜；上司交辦的工作；自己職責(zé)中應(yīng)做的工作、活動(dòng)。

(3)秘書(shū)在管理工作日志時(shí)應(yīng)注意的問(wèn)題

1)安排的活動(dòng)之間要留有10分鐘左右的間隔。

2)進(jìn)行項(xiàng)目的時(shí)間調(diào)整、變更，應(yīng)遵循先重急后輕緩的原則。

3)確定變更后，應(yīng)立即做好有關(guān)善后工作。

4)檢查工作日志是否已將變更后的信息記錄上。

第二篇：秘書(shū)四級(jí)資料

51、Word2003啟動(dòng)操作：

①“開(kāi)始”菜單;

②單擊“開(kāi)始”，選擇“運(yùn)行”，鍵入“盤(pán)符路徑Winword.exe”“確定”

③快捷方式

52、文件存盤(pán)

選擇“文件“菜單中的”保存“命令或者單擊”常用“工具欄中的“保存”按鈕或者按“Ctrl+S”鍵

如果要想改變正在編輯的文字的名字、路徑或文件格式，可以打開(kāi)“文件”下拉菜單，選擇“另存為”命令，將彈出“另存為”對(duì)話(huà)框。在該對(duì)話(huà)框中，可以重新設(shè)置文件的存儲(chǔ)路徑、文件名以及文件類(lèi)型等信息。

53、Word選取文本

①將鼠標(biāo)指針移至某行最左邊的選定欄中，然后單擊鼠標(biāo)可以選定一行文本。如果要選定多行文本，可以在選定欄中單擊并拖動(dòng)。

②按照“Ctrl”鍵，單擊句子中的任意位置可以選定一句文本。

③要選定一段文本，可以用鼠標(biāo)雙擊選定欄，也可以在該段內(nèi)任意位置三擊鼠標(biāo)

④要選定整個(gè)文檔，可以用鼠標(biāo)在選定欄中三擊

⑤要選定一豎塊文字，可把鼠標(biāo)指針移到選定文本塊的左上角，按住“Alt”鍵的同時(shí)拖動(dòng)鼠標(biāo)向選定文本塊的右下角移動(dòng)即可。

⑥要選定大范圍的文本，先在要選定塊的起始處單擊，按住“Shift”鍵，再單擊選定塊末尾。

54、“復(fù)制”Ctrl+C;“粘貼” Ctrl+V

55、創(chuàng)建表格

①使用“常用”工具欄上的“插入表格”按鈕創(chuàng)建規(guī)則表格

②用“表格”菜單上的“插入”命令建立空表格

③用“表格”菜單上的“繪制表格”命令繪制表格

56、改變行高或列寬：

①使用鼠標(biāo)進(jìn)行調(diào)整;

②使用對(duì)話(huà)框進(jìn)行精確調(diào)整。單擊“表格”菜單(或表格本身)中的“表格屬性”命令，單擊“行”(“列”)選項(xiàng)卡，精確調(diào)整

57、頁(yè)面格式：打開(kāi)“文件”下拉菜單，單擊“頁(yè)面設(shè)置”命令，可以打開(kāi)頁(yè)面設(shè)置對(duì)話(huà)框，該對(duì)話(huà)框中有頁(yè)邊距、紙型、版式、文檔網(wǎng)絡(luò)等選項(xiàng)卡，可進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置。

58、打印預(yù)覽屏幕上顯示的是實(shí)際的打印效果。打印Ctrl+P

58、啟動(dòng)Excel時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)打開(kāi)一個(gè)新的工作簿。該工作簿含3各工作表，名字分別為“Sheet1”,“ Sheet2”,“ Sheet3”.59、單元格選定(選定不相鄰的矩形區(qū)域)

有時(shí)需要用到不連續(xù)的單元格區(qū)域，先按“Ctrl”鍵，然后單擊所需單元格。

60、數(shù)據(jù)輸入

①輸入文字：Excel默認(rèn)單元格寬度是8個(gè)字符寬(4個(gè)漢字)，如果輸入文字超過(guò)默認(rèn)寬度，就會(huì)溢出到右邊的單元格內(nèi)

注意：輸入郵政編碼、電話(huà)號(hào)碼等時(shí)，在其前加上單引號(hào)。

輸入文本字符靠左對(duì)齊，如是數(shù)字則靠右對(duì)齊。

②輸入數(shù)字：Excel將自動(dòng)使用科學(xué)計(jì)數(shù)法來(lái)表示，如“123456789123”，顯示為“1.23E+11”

注意：輸入數(shù)字時(shí)，數(shù)據(jù)中的單個(gè)句號(hào)將會(huì)被作為小數(shù)點(diǎn)處理，正號(hào)會(huì)被忽略，負(fù)數(shù)前加“-”號(hào)或用圓括號(hào)括起來(lái)。

③輸入日期和時(shí)間

a、時(shí)間格式Excel自動(dòng)為24時(shí)，12時(shí)需鍵入AM或PM

b、日期格式2002/3/2或2002-3-2

日期和時(shí)間中用空格分隔2002/3/2 20：00

④“Enter”確認(rèn)輸入;“Tab”指向右邊的單元格

⑤清除單元格，只是刪除單元格內(nèi)內(nèi)容;刪除單元格則是將選定的單元格從表中刪除

61、設(shè)定數(shù)據(jù)有效性步驟：P/85-86

①選定要增加有效檢查的單元格

②執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中“有效性”命令，出現(xiàn)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話(huà)框，單擊“設(shè)置選項(xiàng)卡”。

③在“允許”框中選擇檢驗(yàn)方式，如“小數(shù)”。

④在“數(shù)據(jù)”下拉列表中選擇條件。

⑤在“最小值”與“最大值”中輸入數(shù)值，比如0和100.⑥按下“確定”即可。、改工作表名稱(chēng)：雙擊選中的工作表標(biāo)簽，工作表名反白顯示，然后輸入新名回車(chē)即可。

63、移動(dòng)、復(fù)制工作表：在同一個(gè)工作簿移動(dòng)工作表，只需用鼠標(biāo)單擊要移動(dòng)的工作表標(biāo)簽，然后按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)。

注意：如果在拖動(dòng)前按住“Ctrl”鍵，將會(huì)復(fù)制一張工作表。

64、關(guān)閉：Excel中同時(shí)打開(kāi)了多個(gè)工作簿，為將其一次關(guān)閉，按住“Shift”，單擊“文件”菜單。此時(shí)，原“關(guān)閉”命令變?yōu)椤瓣P(guān)閉所有文件”命令，單擊即可。

65、改變數(shù)字格式的步驟是：

①選定需要格式化的單元格或一個(gè)區(qū)域

②單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在出現(xiàn)的“單元格格式”對(duì)話(huà)框中單擊“數(shù)值”選項(xiàng)卡，在“分類(lèi)”下拉列表選擇一項(xiàng)，比如“數(shù)值”。

③在右側(cè)區(qū)域進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，按“確定”。

66、折行：?jiǎn)螕粢幚淼膯卧?，使單元格中的文字出現(xiàn)在上方的編輯欄中，然后在位于編輯欄中需要折行的文字上單擊，可看到插入點(diǎn)出現(xiàn)。桉“Alt+Enter”，敲“回車(chē)”。還可用“單元格對(duì)話(huà)框”設(shè)置自動(dòng)折行。在出現(xiàn)的“單元格格式”對(duì)話(huà)框中單擊“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，選中“自動(dòng)換行”復(fù)選框，單擊“確定”即可。

67、處理標(biāo)題

在Excel中這一功能的實(shí)現(xiàn)是通過(guò)“合并及居中”按鈕實(shí)現(xiàn)。步驟：按實(shí)際寬度選擇要居中的標(biāo)題，單擊 即可。

67、行列高

①Excel中，單遠(yuǎn)格默認(rèn)寬度是“8.38”。

②自動(dòng)調(diào)整：“格式”→“行”子菜單上的“最適合的行高”或“列”子菜單上的“最適合的列寬”命令。

69、單元格地址：相對(duì)地址(Excel2000默認(rèn)狀態(tài))，絕對(duì)地址、混合地址、三維地址。

70、自動(dòng)求和：選定要求和數(shù)值所在的行或者列中與數(shù)值相鄰的單元格，單擊“常用”工具欄中的自動(dòng)求和∑，用鼠標(biāo)選定要匯總的單元格或單元格區(qū)域，敲“回車(chē)”鍵或按下“確認(rèn)”即可。

71、數(shù)據(jù)排序：

⑴使用“排序”對(duì)話(huà)框進(jìn)行排序

①在需要排序的數(shù)據(jù)清單中，單擊任一單元格;

②選擇“數(shù)據(jù)”菜單上的“排序”命令;

③單擊“主要關(guān)鍵字”右側(cè)的下拉箭頭，選定一個(gè)排序字段，在右邊選項(xiàng)按鈕中選中“升序”或“降序”;

④在“次要關(guān)鍵字”中選定一個(gè)排序字段，右邊選“升/降序”;

⑤“確定”

⑵使用工具按鈕進(jìn)行排序：升序 ↓，降序 ↓。

72、PowerPoint 2003 在其中鍵入文本的區(qū)域是一個(gè)帶虛線邊框的方框，稱(chēng)為“占位符”。

73、在幻燈片窗格的下側(cè)是備注窗格。用戶(hù)在此處鍵入演示時(shí)要使用備注?？梢酝蟿?dòng)該窗格的邊框以擴(kuò)大備注區(qū)域。

74、要新增幻燈片，只需單擊“插入”菜單下的“新幻燈片”命令，或單擊“常用”工具欄中的“新幻燈片”按鈕，將會(huì)出現(xiàn)一張新幻燈片，同時(shí)右側(cè)的任務(wù)窗格變?yōu)椤盎脽羝媸健比蝿?wù)窗格。

75、頁(yè)面設(shè)置步驟：

①打開(kāi)要進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置和打印的幻燈片;

②單擊“文件”菜單中的“頁(yè)面設(shè)置”命令;

③在“幻燈片大小”下拉列表中，選擇一種幻燈片尺寸，當(dāng)選擇了一種尺寸后，在下面的“寬度”和“高度”數(shù)值框中將顯示該幻燈片尺寸類(lèi)型對(duì)應(yīng)的“寬度”和“高度”。在“方向”選項(xiàng)區(qū)中可以指定幻燈片、備注、講義和大綱的方向;

76、打印步驟“

①單擊“文件”菜單上的“打印”命令(打開(kāi)“打印對(duì)話(huà)框”)，可設(shè)置打印機(jī)類(lèi)型、打印范圍和內(nèi)容。

②單擊“確定”

77、應(yīng)用和更好模板的具體步驟：

①打開(kāi)要應(yīng)用設(shè)計(jì)模板的演示文稿;

②單擊“格式”菜單下的“幻燈片設(shè)計(jì)”命令或者在“格式”工具欄上單擊“設(shè)計(jì)”，在右側(cè)會(huì)出現(xiàn)“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格(如已打開(kāi)“幻燈片設(shè)計(jì)”窗格并顯示有配色方案或動(dòng)畫(huà)方案，請(qǐng)單擊“設(shè)計(jì)模板”);

③在“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格中，已用設(shè)計(jì)模板出現(xiàn)在“在此演示文稿中使用”三下，所有可用的設(shè)計(jì)模板都出現(xiàn)在“可供使用”之下。

78、制作新的表格幻燈片步驟：

①單擊“常用”工具欄中的“新幻燈片”按鈕，屏幕右側(cè)出現(xiàn)“幻燈片版式”窗格，在“其他版式”中單擊“標(biāo)題和表格”版式。

②雙擊“幻燈片窗格”中的表格占位符，即可出現(xiàn)“插入表格”對(duì)話(huà)框。

③在對(duì)話(huà)框中輸入表格的行數(shù)和列數(shù)，然后單擊“確定”按鈕，即可生成表格，同時(shí)出現(xiàn)“表格和邊框”工具欄。

79、在已有的幻燈片中添加表格

單擊“插入”菜單中的“表格”命令，出現(xiàn)“插入表格”對(duì)話(huà)框，在對(duì)話(huà)框中輸入表格的行、列數(shù)，單擊“確定”即可。

80、在幻燈片中添加用戶(hù)自己的圖片文件：

①在顯示要插入圖片的幻燈片;

②單擊“插入”菜單中“圖片”子菜單中的“來(lái)自文件”命令，出現(xiàn)“插入圖片對(duì)話(huà)框”。

③在“查找范圍”中找到圖片文件所在的位置，然后選定該圖。

④單擊“插入”即可。

81、啟動(dòng)幻燈片方法：

①單擊演示文稿滾動(dòng)條左側(cè)的“幻燈片放映”按鈕。

②在“幻燈片放映”菜單中單擊“觀看放映”命令。

③單擊“試圖”菜單中的“幻燈片放映”命令。

④按“F5”鍵

82、控制幻燈片放映：“→”，“↓”或“PgDown”鍵，進(jìn)入下一張幻燈片;按“←”，“↑”或“PgUp”鍵，進(jìn)入上一張幻燈片。

83、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)最主要的目的是提供不同計(jì)算機(jī)和用戶(hù)之間的資源共享，大體由兩部分組成，一是通信子網(wǎng)，二是資源子網(wǎng)。另外還有用于確保網(wǎng)絡(luò)通信的協(xié)議。

84、共享資源包括：數(shù)據(jù)資源、軟件資源、硬件資源

85、Tcp/LP協(xié)議特點(diǎn)：一是標(biāo)準(zhǔn)化，幾乎任何網(wǎng)絡(luò)軟件或設(shè)備都能在該協(xié)議上運(yùn)行;二是可路由性，這使得用戶(hù)可將多個(gè)局域網(wǎng)連成一個(gè)大型互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)。

86、網(wǎng)卡即網(wǎng)絡(luò)接口卡，又稱(chēng)網(wǎng)絡(luò)適配器。

87、調(diào)制解調(diào)器是用于實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)環(huán)境與電話(huà)線系統(tǒng)連接的專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，是撥號(hào)用戶(hù)必不可少的設(shè)備只要。

88、按網(wǎng)絡(luò)覆蓋的范圍分，可分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)。

局域網(wǎng)(LAN)：辦公室或?qū)嶒?yàn)室(十米級(jí)網(wǎng))，建筑物的網(wǎng)(百米級(jí)網(wǎng))，校園網(wǎng)(千米級(jí)網(wǎng))。廣域網(wǎng)(WAN):城域網(wǎng)(WAN)、地區(qū)網(wǎng)或行業(yè)網(wǎng)(百公里級(jí))。國(guó)家網(wǎng)(千公里級(jí))甚至洲際網(wǎng)(萬(wàn)公里級(jí))。

89、因特網(wǎng)主要功能：

①數(shù)據(jù)與信息的查詢(xún)(網(wǎng)頁(yè)瀏覽、資料搜索查詢(xún))

②高速通信服務(wù)(電子郵件、電視電話(huà)、電視會(huì)議和文檔傳遞等)

③電子教育(遠(yuǎn)程教育、培訓(xùn)，閱讀電子出版物，訪問(wèn)電子圖書(shū)館等)

④電子娛樂(lè)(播放電影電視，交互式電子游戲，文化娛樂(lè)信息的交流與討論等)

⑤電子購(gòu)物(網(wǎng)絡(luò)購(gòu)物、質(zhì)量投訴、電子傳單、電子廣告、電子化結(jié)帳與各類(lèi)電子消費(fèi)方式)

⑥各類(lèi)應(yīng)急信息服務(wù)請(qǐng)求和社會(huì)保障類(lèi)電子化服務(wù)(遠(yuǎn)程醫(yī)療和會(huì)診、交通信息管理、突發(fā)性事件的緊急響應(yīng)、失物招領(lǐng)、迷失兒童與老人的尋找等)

90、默認(rèn)的封面文件為主頁(yè)。瀏覽器是用來(lái)瀏覽網(wǎng)上信息的主要工具，包括Internet、Explorer、Netscape、Navigator。BBS又稱(chēng)“電子公告牌”用戶(hù)在這里可以發(fā)布并獲得各種信息。著名的搜索引擎Yahoo、Google和搜狐、百度。防火墻是用增強(qiáng)機(jī)構(gòu)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全性的一個(gè)或一組系統(tǒng)，防火墻是只允許授權(quán)的數(shù)據(jù)通過(guò)。

91、域名：要想在網(wǎng)上建立服務(wù)器發(fā)布信息，必須首先注冊(cè)自己的域名，只有擁有了自己的域名，別人才能訪問(wèn)到你。

頂級(jí)域名：機(jī)構(gòu)性域名、地理性域名。

機(jī)構(gòu)性域名：com(營(yíng)利性商業(yè)實(shí)體)、edu(教育機(jī)構(gòu)或設(shè)施)、gov(非軍事性政府或組織)、net(網(wǎng)絡(luò)資源或組織)、org(非營(yíng)利性組織機(jī)構(gòu))、firm(商業(yè)或公司)

92、中國(guó)教育和科研計(jì)算機(jī)網(wǎng)(CERNET)主要服務(wù)于學(xué)校、科研和學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)以及非營(yíng)利性政府部門(mén)。

http:∥004km.cn。

93、選擇“文本文件”，可以將頁(yè)面中的文字內(nèi)容保存為一個(gè)文本文件。

94、脫機(jī)收藏夾步驟：

①打開(kāi)Web站點(diǎn)，單擊“收藏”菜單下的“添加到收藏夾”命令，打開(kāi)“添加到收藏夾”對(duì)話(huà)框。

②選中“允許脫機(jī)使用”復(fù)選框，然后單擊“自定義”按鈕，出現(xiàn)“脫機(jī)收藏夾向?qū)А焙?jiǎn)介屏幕，單擊“下一步”。

③把“下載與該頁(yè)連接的1層網(wǎng)頁(yè)”改為適當(dāng)?shù)膶訑?shù)，然后單擊“下一步”，直至完成。

95、電郵地址由一個(gè)字符串組成，該字符串被“@”分為兩部分。

96、目前常用的電子郵件收發(fā)軟件工具主要有OutlookFoxmail等。

97、發(fā)送郵件步驟：

①單擊工具欄中的“創(chuàng)建郵件”按鈕;

②在“收件人”、“抄送”欄中輸入接收者E-mail地址;“抄送”：用英文“，”間隔接收者E-mail地址;保密信件不使用“抄送”。

③在“主題”框中輸入郵件的主題;

④在文本編輯區(qū)內(nèi)輸入郵件的主題內(nèi)容;

⑤如需插入附件，可單擊“附件”或“插入”菜單下的“文件附件”命令，在彈出的文件選擇對(duì)話(huà)框中選擇要附帶的文件，然后單擊“附件”，將會(huì)在“主題”欄下插入“附件”一欄，附件文件名顯示在欄中;

⑥單擊“發(fā)送”。

98、溝通是一種信息的交換過(guò)程，是人們?yōu)榱思榷ǖ哪繕?biāo)用一定的語(yǔ)言符號(hào)(書(shū)面、口頭)，把信息、思想和情感進(jìn)行傳遞的過(guò)程。

99、溝通既是人際的交流，也涉及組織之間的交流。

100、秘書(shū)職業(yè)特點(diǎn)：①非權(quán)利支配性;②非職責(zé)限定性③認(rèn)同疏導(dǎo)性

1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或()后面加“文件”組成。

A.統(tǒng)稱(chēng)

B.簡(jiǎn)稱(chēng)

C.規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)

D.稱(chēng)謂

【答案】C

2.發(fā)文字號(hào)位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下()。

A.不空行

B.空1行

C.空2行

D.空3行

【答案】C

3.紅色反線的作用在于把()與主體部分隔開(kāi)。

A.眉首

B.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

C.發(fā)文字號(hào)

D.版記

【答案】A 251、違約責(zé)任是指合同當(dāng)事人沒(méi)有履行或者沒(méi)有按照合同約定履行義務(wù)所應(yīng)承擔(dān)的民事責(zé)任。

252、承擔(dān)違約責(zé)任的原則：

合同法對(duì)違約責(zé)任采取的是嚴(yán)格責(zé)任原則，即不管主觀上是否有過(guò)錯(cuò)，只要不履行合同義務(wù)或者履行合同義務(wù)不符合約定，除不可抗力可以免責(zé)外，都要承擔(dān)違約責(zé)任。

253、承擔(dān)違約責(zé)任的方式：①支付違約金;②支付賠償金;③要求繼續(xù)履行;④修理、更換、重作、退貨和減少價(jià)款或酬金等;⑤定金制裁;⑥采取補(bǔ)救措施的合理費(fèi)用。

254、我國(guó)于1993年9月2日通過(guò)了《中華人民共和國(guó)反不當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》，自1993年12月1日起施行。

255、反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法基本原則包括自愿、公平、平等、誠(chéng)實(shí)信用、遵守公認(rèn)商業(yè)道德以及不得濫用競(jìng)爭(zhēng)權(quán)利等。

256、限制競(jìng)爭(zhēng)行為表現(xiàn)為：①濫用優(yōu)勢(shì)地位限制競(jìng)爭(zhēng)行為;②濫用行政權(quán)利;③不當(dāng)搭售行為;④串通投標(biāo)行為。

257、濫用優(yōu)勢(shì)地位限制競(jìng)爭(zhēng)行為表現(xiàn)為：

①濫用行政權(quán)力限定他人購(gòu)買(mǎi)其指定的經(jīng)營(yíng)者的商品。

②濫用權(quán)力限制其他經(jīng)營(yíng)者正常的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

③濫用行政權(quán)力限制外地商品進(jìn)入本地市場(chǎng)，或本地商品流向外地市場(chǎng)。

259、不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為的要領(lǐng)和特征：

①不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為的主體是經(jīng)營(yíng)者;

②不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為是違法行為;

③不正常競(jìng)爭(zhēng)行為侵害的客體是其他經(jīng)營(yíng)者的合法權(quán)益和正常的社會(huì)經(jīng)濟(jì)秩序。

260、不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為類(lèi)別：①假名冒牌行為;②商業(yè)賄賂行為;③虛假宣傳行為;④侵犯商業(yè)秘密行為;⑤低價(jià)傾銷(xiāo)行為;⑥不正當(dāng)有獎(jiǎng)銷(xiāo)售行為;⑦詆毀商譽(yù)行為。

261、假名冒牌表現(xiàn)：

①假冒他們注冊(cè)商標(biāo);②擅自使用知名品牌特有名稱(chēng)、包裝;③擅自使用他們企業(yè)名稱(chēng)或姓名;④在商品上偽造或冒用認(rèn)證標(biāo)志。

262、可以以明示方式給對(duì)方折扣，可以中間人傭金，但必須如實(shí)入帳。

263、下列情形不屬于不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為：

①銷(xiāo)售鮮活商品;

②處理有效期限將至商品或其他積壓商品;

③季節(jié)性降價(jià);

④因清償債務(wù)、轉(zhuǎn)產(chǎn)、歇業(yè)降業(yè)銷(xiāo)售商品。

264、監(jiān)督檢查部門(mén)職權(quán)：①詢(xún)問(wèn)權(quán);②查詢(xún)復(fù)制權(quán);③檢查權(quán);④處罰權(quán)。

265、可以查詢(xún)、復(fù)制與不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)形為有關(guān)的協(xié)議、帳冊(cè)、單據(jù)、文件、記錄、業(yè)務(wù)函電和其他資料。

266、不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為的法律責(zé)任：①民法責(zé)任;②行政責(zé)任;③刑法責(zé)任。

267、行為責(zé)任包括：①?gòu)?qiáng)制行為人停止不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為;②沒(méi)收非法所得;③處以罰款;④吊銷(xiāo)營(yíng)業(yè)執(zhí)照。

268、勞動(dòng)適用于：

①?lài)?guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)組織、社會(huì)團(tuán)體的工勤人員。

②實(shí)行企業(yè)化管理的事業(yè)組織的非工勤人員。

③其他通過(guò)勞動(dòng)合同與國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)組織、社會(huì)團(tuán)體建立勞動(dòng)關(guān)系的勞動(dòng)者。

勞動(dòng)法不適用于：公務(wù)員和比照公務(wù)員制度的事業(yè)組織和社會(huì)團(tuán)體的工作人員，以及農(nóng)村勞動(dòng)者(鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)職工和進(jìn)城務(wù)工、經(jīng)商的農(nóng)民除外)、現(xiàn)役軍人、家庭保姆、在中國(guó)境內(nèi)享有外交特權(quán)和豁免權(quán)的外國(guó)人等。

269、勞動(dòng)就業(yè)原則：①平等就業(yè)原則;②雙向選擇原則;③照顧特殊群體人員就業(yè)原則;④禁止雇用童工原則。

270、勞動(dòng)法規(guī)定，對(duì)殘疾人、少數(shù)民族人員、退出現(xiàn)役的軍人的就業(yè)實(shí)行特殊政策，給予特別保護(hù);禁止用人單位招用未滿(mǎn)16周歲的成年人，文藝、體育和特種工藝單位招用未滿(mǎn)16周歲的文藝工作者、運(yùn)動(dòng)員和藝徒時(shí)，須報(bào)經(jīng)縣級(jí)以上(含縣級(jí))勞動(dòng)行政部門(mén)批準(zhǔn)，并保障其接受義務(wù)教育的權(quán)利。

271、勞動(dòng)合同特征：

①勞動(dòng)合同的主體一方是勞動(dòng)者，另一方是用人單位;

②勞動(dòng)合同的內(nèi)容具有權(quán)利和義務(wù)的統(tǒng)一性和對(duì)應(yīng)性;

③勞動(dòng)合同的客體是勞動(dòng)力;

④勞動(dòng)合同是要式、有償合同。

272、勞動(dòng)合同內(nèi)容：

①勞動(dòng)合同的期限

②工作內(nèi)容

③勞動(dòng)保護(hù)和勞動(dòng)條件

④勞動(dòng)報(bào)酬

⑤勞動(dòng)紀(jì)律

⑥勞動(dòng)合同終止的條件

⑦違反勞動(dòng)合同的責(zé)任

272、勞動(dòng)合同期限：固定、無(wú)固定、完成一定工作。

試用期最長(zhǎng)不得走過(guò)6個(gè)月。

201、已經(jīng)開(kāi)具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應(yīng)當(dāng)保存5年;保存期滿(mǎn)，報(bào)經(jīng)國(guó)稅機(jī)關(guān)查驗(yàn)后可以銷(xiāo)毀。

202、對(duì)與發(fā)票案件有關(guān)情況和資料，可以記錄、錄像、照相和復(fù)制。

203、增值稅專(zhuān)用發(fā)票由水印防偽圖案，紅色熒光防偽標(biāo)記、無(wú)色熒光防偽標(biāo)記3項(xiàng)防偽標(biāo)記組成。

204、稅收分類(lèi)：

⑴以課稅對(duì)象為標(biāo)準(zhǔn)：

① 流轉(zhuǎn)稅;②所得稅;

③行為稅(對(duì)某些特定行為課征的稅，如印花稅、車(chē)船稅)

⑵以計(jì)稅標(biāo)準(zhǔn)為標(biāo)準(zhǔn)：

①?gòu)牧慷?以課稅對(duì)象的實(shí)物量為計(jì)稅依據(jù))

②從價(jià)稅(以課稅對(duì)象的價(jià)值量為計(jì)稅依據(jù))

205、增值稅是我國(guó)第一大稅種。

206、文化體育業(yè)(文化業(yè)、體育業(yè))：3%;娛樂(lè)業(yè)(歌廳、舞廳、卡拉OK歌舞廳、音樂(lè)茶座、臺(tái)球、高爾夫球、保齡球、游藝)：5%-20%

207、企業(yè)所得稅33%(原)。2008年1月1日起，國(guó)企、外企稅率25%，高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)15%。

208、個(gè)人所得稅征稅對(duì)象：①工資、薪金所得;②勞務(wù)報(bào)酬所得;③稿酬所得;④儲(chǔ)蓄存款利息、股息、紅利所得;⑤偶然所得。

稅率：工資、薪金所得適用5%-45%的超額累進(jìn)稅率;勞務(wù)報(bào)酬20%。500-2000元，10%，25元。股票交易印花稅千分之四。

209、社會(huì)保險(xiǎn)具有強(qiáng)制性、保障性、福利性和普遍性的特點(diǎn)。職工在試用期內(nèi)也應(yīng)享有保險(xiǎn)。

210、養(yǎng)老保險(xiǎn)的享受待遇：累進(jìn)繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)15年以上，并達(dá)到法定退休年齡，可以享受養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇。我國(guó)的失業(yè)保險(xiǎn)制度屬于強(qiáng)制性失業(yè)保險(xiǎn)制度。醫(yī)療保險(xiǎn)具有社會(huì)保險(xiǎn)的基本特征外，還具有公平性、信息不對(duì)稱(chēng)性和費(fèi)用結(jié)算方式的復(fù)雜性。

211、工傷保險(xiǎn)制度的實(shí)施原則：無(wú)責(zé)任補(bǔ)償原則;因工受傷與非工公受傷相區(qū)別的原則;風(fēng)險(xiǎn)負(fù)擔(dān)、互助互濟(jì)原則;個(gè)人不交費(fèi)原則;補(bǔ)償與預(yù)防、康復(fù)相結(jié)合原則;直接經(jīng)濟(jì)損失和間接經(jīng)濟(jì)損失相區(qū)別的原則;一次性補(bǔ)償與長(zhǎng)期補(bǔ)償相結(jié)合原則。

212、無(wú)責(zé)任補(bǔ)償原則，又稱(chēng)無(wú)過(guò)失補(bǔ)償原則，是指工傷事故發(fā)生后，無(wú)論事故責(zé)任在誰(shuí)，都應(yīng)及時(shí)對(duì)受傷者進(jìn)行無(wú)條件的一定經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。因工受傷是勞動(dòng)者為他人和社會(huì)做出的犧牲。非因工受傷并不屬為他人和社會(huì)做出的犧牲。直接經(jīng)濟(jì)損失指因工受傷者的第一職業(yè)的勞動(dòng)報(bào)酬，這是工傷保險(xiǎn)的內(nèi)容。

213、工傷認(rèn)定申請(qǐng)(合同期內(nèi))提供材料：

初次治療診斷書(shū)或住院病歷、職業(yè)病診斷證明(原件、復(fù)印件各一份)、交通事故需提供交通大隊(duì)的事故裁決書(shū)或交通部門(mén)的交通事故證明、身份證復(fù)印件、有效期內(nèi)的勞動(dòng)合同原件。

214、《住房公積金管理?xiàng)l例》規(guī)定：?jiǎn)挝讳浻寐毠?，?yīng)當(dāng)自錄用之日起30日內(nèi)到住房公積金管理中心辦理繳存登記，并持住房公積金中心的審核文件，到受托銀行辦理職工 住房公積金賬號(hào)的設(shè)立或者轉(zhuǎn)移手續(xù);新參加工資的職工從參加工資的存第二個(gè)月開(kāi)始繳的住房公積金，月繳存余額為職工本人當(dāng)月工資乘以住房公積金繳存比例。

215、職工有下列情形之一的，可提取住房公積金賬戶(hù)內(nèi)的存儲(chǔ)余額：

①購(gòu)買(mǎi)、建造、翻修、大修自住住房的。

②離休、退休的。

③完全喪失勞動(dòng)能力，并與單位終止勞動(dòng)關(guān)系的。

④出境定居的。

⑤償還購(gòu)房貸款本息的。

⑥房租超出家庭工資收入的規(guī)定比例的

216、按股票持有者可分為國(guó)家股、法人股、個(gè)人股3種。按發(fā)行范圍分A股、B股、H股和F股4種。滬深股市基本交易規(guī)則：價(jià)格優(yōu)先、時(shí)間優(yōu)先。

217、A股：人民幣，國(guó)內(nèi);B股：外國(guó)人，外幣;H股：香港股市;F股：海外市場(chǎng)。

218、中國(guó)人民銀行下設(shè)：商業(yè)銀行、政策性銀行、非銀行金融機(jī)構(gòu)、國(guó)家外匯管理局。

219、我國(guó)的中央銀行是中國(guó)人民銀行，其全部資產(chǎn)屬?lài)?guó)家所有，是非營(yíng)利機(jī)構(gòu)。

220、我國(guó)的商業(yè)銀行大體分為國(guó)有獨(dú)資銀行、股份制商業(yè)銀行和城市商業(yè)銀行。

221、政策性銀行不以盈利為目的，專(zhuān)門(mén)為貫徹、配合政府的社會(huì)經(jīng)濟(jì)政策或意圖，具有特殊的融資原則。1994年，我國(guó)組建了3家政策性銀行，即國(guó)家開(kāi)發(fā)銀行、中國(guó)進(jìn)出口銀行、中國(guó)農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行。

222、非銀行金融機(jī)構(gòu)主要是保險(xiǎn)公司、信用合作社和信托投資公司。

223、利息的計(jì)算方法分為單利和復(fù)利計(jì)算法兩種。我國(guó)除活期存款帶有一定的復(fù)利性質(zhì)，其余各類(lèi)存款均按單利計(jì)算。利息率=利息額/本金額×100%。國(guó)外司慣用年利率，我國(guó)習(xí)慣用月利率。

224、名義利率是以名義貨幣所表示的利率。

225、匯率的表示方法有直接標(biāo)價(jià)法、簡(jiǎn)接標(biāo)價(jià)法、美元標(biāo)價(jià)法。

226、直接標(biāo)價(jià)法是指以一定單位的外國(guó)貨幣為基礎(chǔ)，將其折合為一定數(shù)額的本國(guó)貨幣的標(biāo)價(jià)方法。日元、加拿大元、港幣、新加坡元、人民幣采用均采用直接標(biāo)價(jià)法。歐元、英鎊、澳大利亞元采用間接標(biāo)價(jià)法。

227、公司的住所是指公司的主要辦事機(jī)構(gòu)所在地。

228、公司的資本包括注冊(cè)資本、發(fā)行資本、認(rèn)購(gòu)資本和實(shí)繳資本等。

229、股東以其出資額為限度公司承擔(dān)責(zé)任，公司以其全部資產(chǎn)對(duì)公司的債務(wù)承擔(dān)責(zé)任的其余法人。有限責(zé)任公司的資本不分為等額股份，證明股東出資份額的權(quán)利證書(shū)稱(chēng)為出資證明書(shū)。有限責(zé)任公司的股東有最高人數(shù)限制。

230、有限責(zé)任公司的設(shè)立條件：

①股東符合法定人數(shù)，有限責(zé)任公司由50人以下股東共同出資設(shè)立。②有限責(zé)任公司注冊(cè)資本的最低限額為人民幣3萬(wàn)元。公司全體股東的首次出資額不得低于注冊(cè)資本的20%。

231、股東可以用貨幣出資，也可以用實(shí)物、工業(yè)產(chǎn)權(quán)、非專(zhuān)利技術(shù)、土地使用權(quán)等作價(jià)出資。

232、有限責(zé)任公司的組織機(jī)構(gòu)：

①股東會(huì)是公司的最高權(quán)力機(jī)關(guān)，每年至少召開(kāi)一次。

②董事會(huì)(執(zhí)行董事)與經(jīng)理：董事會(huì)是公司的業(yè)務(wù)執(zhí)行機(jī)構(gòu)，董事會(huì)成員為3人-13人。董事每屆任期不得超過(guò)3年，屆滿(mǎn)可連選連任。執(zhí)行董事可以兼任公司經(jīng)理。

③監(jiān)事會(huì)：監(jiān)事會(huì)是公司的監(jiān)督機(jī)關(guān)，其成員不少于3人。監(jiān)事會(huì)應(yīng)當(dāng)包括股東代表和適當(dāng)比例的公司職工代表，其中職工代表的比例不得低于1/3。董事、高級(jí)管理人員不得兼任監(jiān)事。

233、股權(quán)轉(zhuǎn)讓?zhuān)?/p>

公司法不允許股東向公司轉(zhuǎn)讓股份，但允許股東向本公司的其他股東或者本公司股東以外的其他人轉(zhuǎn)讓股份。股東向股東以外的人轉(zhuǎn)讓其出資時(shí)，必須經(jīng)全體股東過(guò)半數(shù)同意;不同意轉(zhuǎn)讓的股東應(yīng)該購(gòu)買(mǎi)給轉(zhuǎn)讓的出資，否則視為同意轉(zhuǎn)讓;對(duì)于經(jīng)同意轉(zhuǎn)讓的出資，其他股東有同等條件下的優(yōu)先購(gòu)買(mǎi)權(quán)。

234、一人有限責(zé)任公司的注冊(cè)資本最低限額為人民幣10萬(wàn)元。

235、股份有限公司特征：

⑴公司的全部資本為等額股份，股份采取股票形式。

⑵股東以所持股份為限對(duì)公司承擔(dān)責(zé)任。

⑶公司的股東有最低人數(shù)限制，而沒(méi)有最高人數(shù)限制。

⑷股份有限公司的設(shè)立程序較為復(fù)雜。

236、設(shè)立股份有限公司，應(yīng)當(dāng)有2人以上200人以下發(fā)起人。法定注冊(cè)資本的最低限額500萬(wàn)元人民幣。

237、股份有限公司的組織機(jī)構(gòu)：

①股東大會(huì)應(yīng)當(dāng)每年召開(kāi)一次年會(huì)。召開(kāi)股東大會(huì)，應(yīng)當(dāng)將會(huì)議審議的事項(xiàng)于會(huì)議召開(kāi)20日以前通知各股東。

②董事會(huì)與經(jīng)理：董事會(huì)是公司的業(yè)務(wù)執(zhí)行機(jī)關(guān)，其成員為5人-19人。

③監(jiān)事會(huì)是公司的監(jiān)督機(jī)關(guān)，其成員不得少于3人。職工代表的比例不得低于1/3 238、股份發(fā)行原則：必須同股同權(quán)、同股同利。股票發(fā)行價(jià)價(jià)格可以按票面金額，也可以超過(guò)票面金額，但不得低于票面金額。

239、股東持有的股份可以依法轉(zhuǎn)讓。發(fā)起人持有的本公司股份，自公司成立之日起3年內(nèi)不得轉(zhuǎn)讓;公司董事、監(jiān)事、經(jīng)理應(yīng)向公司申報(bào)所持有的本公司的股份，并在任職期內(nèi)不得轉(zhuǎn)讓。

240、公司合并包括吸收合并和新設(shè)合并。公司應(yīng)當(dāng)自做出合并決議起10日內(nèi)通知債權(quán)人，并于30日內(nèi)在報(bào)紙上至少公告3次。

241、清算程序。公司財(cái)產(chǎn)在分別支付清算費(fèi)用、職工的工資、社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用和法定補(bǔ)償金，繳納所欠稅款，清償公司的債務(wù)后剩余財(cái)產(chǎn)。

242、婚姻、收養(yǎng)、監(jiān)護(hù)等有關(guān)身份關(guān)系的協(xié)議，適用其他法律的規(guī)定(不在合同法之內(nèi))。

243、合同類(lèi)別：

①根據(jù)合同的成立是否以交付標(biāo)的物為成立條件，可分為諾成性合同與實(shí)踐性合同

②根據(jù)合同成立是否需要特定的形式，可分為要式合同與非要式合同。

244、合同基本原則：

①平等、自愿、公平原則。

②誠(chéng)實(shí)、信用原則。

③合法原則。

245、要約是一方當(dāng)事人以訂立合同為目的，向?qū)Ψ疆?dāng)事人提出合同條件，希望對(duì)方當(dāng)事人接受的意思表示。構(gòu)成要約須符合下列條件：

①要約須顯示向特定人發(fā)出的意思表示。

②要約的內(nèi)容必須具體、確定。

③要約中應(yīng)當(dāng)明確表明該要約一經(jīng)受要約人承諾，要約人就要受該意思表示的約束。

246、締約過(guò)失的損害賠償包括訂立合同費(fèi)用、準(zhǔn)備履行所支出的費(fèi)用、喪失與第三人另訂合同的機(jī)關(guān)所產(chǎn)生的損失。

247、合同法規(guī)定下列免責(zé)條款無(wú)效：

①造成對(duì)方人身傷害的;

②因故意或者重大過(guò)失造成對(duì)方財(cái)產(chǎn)損失的。

248、合同內(nèi)容約定不明時(shí)合同的履行：

①質(zhì)量要求不明確的，按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)履行、沒(méi)有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，按照通常標(biāo)準(zhǔn)或者符合合同目的特定標(biāo)準(zhǔn)履行。

②價(jià)格或者報(bào)酬不明確的，按照訂立合同時(shí)履行地的市場(chǎng)價(jià)格履行，依法應(yīng)當(dāng)執(zhí)行政府定價(jià)或者政府指導(dǎo)價(jià)的，按照規(guī)定履行。

249、合同履行擔(dān)保方式有定金、保證、抵押、質(zhì)押和留置。

250、合同的轉(zhuǎn)讓?zhuān)孩俸贤瑱?quán)利的轉(zhuǎn)讓;②合同義務(wù)的轉(zhuǎn)移;③合同權(quán)利和義務(wù)一并轉(zhuǎn)讓。簡(jiǎn)報(bào)的特點(diǎn)：簡(jiǎn) 快 新 實(shí)

簡(jiǎn)報(bào)的類(lèi)型：(1)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)(2)動(dòng)態(tài)簡(jiǎn)報(bào)(3)工作簡(jiǎn)報(bào)

簡(jiǎn)報(bào)結(jié)構(gòu)：報(bào)頭+報(bào)核+報(bào)核

簡(jiǎn)報(bào)秘密等級(jí)寫(xiě)在報(bào)頭左上角，字?jǐn)?shù)一般控制在1000字以?xún)?nèi)，不超過(guò)2000字

意向書(shū)的特點(diǎn)： 協(xié)商性 靈活性 簡(jiǎn)略性

結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部

訂貨單特點(diǎn)：協(xié)約性 嚴(yán)肅性

結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部

商品說(shuō)明書(shū)：真實(shí)性 科學(xué)性 條理性 通俗性

設(shè)計(jì)注意：(1)如實(shí)介紹 真實(shí)可信(2)抓住特征 突出個(gè)性(3)語(yǔ)言簡(jiǎn)潔 通俗明了

(4)設(shè)計(jì)新穎 美觀大方

報(bào)告特點(diǎn)： 匯報(bào)性 陳述性

報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別：(1)性質(zhì)要求不同，報(bào)告不用有明確回復(fù)，請(qǐng)示必須得到明確回復(fù)

(2)行文時(shí)限不同，請(qǐng)示必須事前。(3)請(qǐng)示必須一文一事，且請(qǐng)批對(duì)應(yīng)(4)請(qǐng)示需逐級(jí)請(qǐng)示，語(yǔ)氣溫和謙恭

會(huì)議紀(jì)錄特點(diǎn)：真實(shí)性 資料性

商務(wù)接待

接待規(guī)格：高規(guī)格 低規(guī)格 對(duì)等

高規(guī)格接待最能體現(xiàn)友好 對(duì)等接待最常用 低規(guī)格接待適用基層

接待計(jì)劃內(nèi)容：接待規(guī)格 日程安排 經(jīng)費(fèi)預(yù)算 工作人員

經(jīng)費(fèi)預(yù)算由接待規(guī)格 人員數(shù)量 活動(dòng)內(nèi)容確定

接待計(jì)劃的制訂由接待規(guī)格制約

接待計(jì)劃草訂需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定，日程安排后與來(lái)訪者進(jìn)行溝通

制訂接待計(jì)劃首先要了解客人身份與來(lái)訪目的。

影響接待規(guī)格的因素：(1)雙方關(guān)系(2)突然變化(3)上次接待標(biāo)準(zhǔn)

座次高低由司機(jī)身份決定

司機(jī)如是專(zhuān)職司機(jī)，上座為后排右座

話(huà)別時(shí)間在半小時(shí)內(nèi)為宜

接待計(jì)劃主要項(xiàng)目：(1)陪同人員(2)食宿安排(3)接待日程(4)經(jīng)費(fèi)預(yù)算

制訂計(jì)劃注意：(1)執(zhí)行規(guī)章制度(2)適應(yīng)來(lái)賓生活習(xí)慣(3)做好保密工作

溝通工作特點(diǎn)：(1)非權(quán)利支配性(2)非職責(zé)限定性(3)認(rèn)同疏導(dǎo)性

溝通類(lèi)型：(1)人與人溝通(2)人與自我溝通(3)人與機(jī)器溝通(4)組織之間溝通

秘書(shū)所涉及的多為人與人之間和組織之間的溝通

網(wǎng)絡(luò)溝通優(yōu)勢(shì)：(1)降低成本 提高效率(2)平等 即時(shí)性強(qiáng)(3)有安全感

制約性：(1)語(yǔ)言存在歧義(2)橫向溝通擴(kuò)展張 縱向溝通弱化

尊重與理解溝通是有效溝通的前提，傾聽(tīng)和提問(wèn)是有效溝通的關(guān)鍵

溝通目標(biāo)：(1)說(shuō)明事物(2)表達(dá)感情(3)建立聯(lián)系(4)和諧工作環(huán)境

與客戶(hù)溝通原則：(1)區(qū)分到訪客戶(hù)是多次還是首次(2)區(qū)分內(nèi)部外部客戶(hù)

橫向溝通是員工間的溝通，其目的在于增強(qiáng)合作，減少摩擦，表現(xiàn)形式為：會(huì)議 面談

備忘錄 報(bào)告

橫向溝通的障礙(1)溝通技術(shù)存在障礙(2)心理活動(dòng)障礙(3)不善傾聽(tīng)，草率評(píng)判(4)表達(dá)理解存在歧義

上行溝通策略：建立信任 走動(dòng)管理 維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)部統(tǒng)一

下行溝通形式：政策 報(bào)告 信函 備忘錄 談話(huà) 會(huì)議 傳真

上行溝通形式：建立系統(tǒng) 申訴請(qǐng)求 員工座談會(huì)

上行溝通作用：(1)提供員工參與管理的機(jī)會(huì)(2)減少因誤解造成的損失(3)營(yíng)造民主式管理氛圍(4)緩解工作壓力

下行溝通策略：(1)制訂針對(duì)性溝通(2)精簡(jiǎn)環(huán)節(jié)(3)減輕分流溝通任務(wù)(4)提倡簡(jiǎn)約(5)啟用反饋(6)多介質(zhì)組合

多介質(zhì)組合是最簡(jiǎn)單最主要的方法

溝通重點(diǎn)：(1)企業(yè)員工(2)危機(jī)中受害者(3)新聞媒體

危機(jī)認(rèn)定：(1)團(tuán)隊(duì)內(nèi)存在使人情緒不佳的氛圍(2)缺少交流(3)消極言論普遍存在(4)間接渠道使用較多，直接渠道使用較少(5)執(zhí)行不力，隱患增多

對(duì)策：(1)反應(yīng)迅速機(jī)敏(2)強(qiáng)調(diào)共同基礎(chǔ)(3)建立危機(jī)小組(4)利用多種溝通方式(5)參與調(diào)查

需要搜集文件是會(huì)前會(huì)中會(huì)后產(chǎn)生分發(fā)的文件

立卷歸檔的意義：（1）是文件轉(zhuǎn)為檔案的重要步驟和基礎(chǔ)（2）保持了歷史聯(lián)系，便于查找利用（3）保持了歷史聯(lián)系，反映了客觀進(jìn)程（4）保護(hù)了文件的完整安全，便于保管利用

（5）保證了工作的連續(xù)性，為檔案工作奠定了基礎(chǔ)

不需要立卷歸檔的文件：重份文件 事務(wù)性 臨時(shí)性 無(wú)查考價(jià)值的文件 草稿 修改稿 會(huì)議主要文件如 領(lǐng)導(dǎo)講話(huà) 結(jié)論 決議 報(bào)告單獨(dú)立卷，大會(huì)發(fā)言按日期立卷 書(shū)面發(fā)言按單位地區(qū)立卷 通知來(lái)往文書(shū) 按時(shí)間立卷

大會(huì)文件按重要程度和時(shí)間排列

整理錄音的技巧：（1）刪除（2）增加（3）修改（4）送審

清理方法：收銷(xiāo)帶存

會(huì)議文件保管分為長(zhǎng)期 短期 永久三種

會(huì)議文件整理注意及時(shí)完整，會(huì)議文件多帶有參考與草稿性質(zhì)

注意：正確區(qū)分保管期限

辦理好移交手續(xù)

會(huì)議紀(jì)要是在記錄的基礎(chǔ)上進(jìn)一步綜合分析提煉而成用于記載傳達(dá)會(huì)議情況及議定事項(xiàng)的文件

會(huì)議紀(jì)要的種類(lèi)：（1）辦公會(huì)議紀(jì)要（2）工作會(huì)議紀(jì)要（3）協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要（4）研討會(huì)議紀(jì)要

擬寫(xiě)要求：（1）實(shí)事求是（2）集中概括 提煉歸納（3）條理清楚 一目了然

會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)根據(jù)其印發(fā)范圍和查看等級(jí) 印發(fā)范圍根據(jù)其會(huì)議性質(zhì)和紀(jì)要內(nèi)容來(lái)確認(rèn)。絕密會(huì)議紀(jì)要只印發(fā)與領(lǐng)導(dǎo)

會(huì)議經(jīng)費(fèi)決算：（1）會(huì)議擬定開(kāi)支預(yù)算（2）準(zhǔn)備專(zhuān)用賬冊(cè)（3）對(duì)開(kāi)支進(jìn)行詳細(xì)記錄（4）會(huì)后按預(yù)算決算（5）遵循勤儉節(jié)約原則

催辦要求：準(zhǔn)確及時(shí)到位 不可拖延 斷章取義 搞本位主義

業(yè)務(wù)范圍明確專(zhuān)一的工作由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé) 綜合信不過(guò) 交叉性工作交由秘書(shū)部門(mén) 聯(lián)合會(huì)議決議由牽頭部門(mén)負(fù)責(zé) 領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)本身形成決定交由秘書(shū)部門(mén)和指定單位

催辦方式：（1）發(fā)文催辦（2）電話(huà)催辦（3）派員催辦

電話(huà)催辦快速方便，可直接找當(dāng)事人，可進(jìn)行雙向溝通，適于本部一般工作部署，但容易被忽視，頻率間隔短

派員催辦直接，有督促作用，容易受到重視，但較為花費(fèi)精力

對(duì)于難辦事項(xiàng)可以采用會(huì)議催辦

傳達(dá)落實(shí)要求：（1）迅速果斷 保證質(zhì)量（2）忠于決策 不打折扣（3）解放思想 有創(chuàng)造性落實(shí)

瀏覽景觀一般分為人文景觀和自然景觀

娛樂(lè)活動(dòng)分為觀看項(xiàng)目和參與項(xiàng)目

制定方案時(shí)注意：（1）安排好人員（2）參觀地點(diǎn)檢查（3）提前預(yù)定好門(mén)票（4）人數(shù)過(guò)多時(shí)，可外包旅行社

在制定接待計(jì)劃考慮客人的信仰 忌諱 身份 性別 年齡 是否帶有家屬

預(yù)定餐廳時(shí)注意：事項(xiàng)確定好時(shí)間 地點(diǎn) 宴請(qǐng)人員 桌次座次 菜單

選擇賓館時(shí)考慮（1）交通便利與否（2）檔次是否合適（3）環(huán)境是否優(yōu)雅

正式宴請(qǐng)晚上居多，以中高檔餐廳為佳，多為包間。根據(jù)其主人主賓身份來(lái)確定檔次，在根據(jù)事由 規(guī)模確定地點(diǎn)大小

撰擬出國(guó)申請(qǐng)內(nèi)容：（1）路線（2）時(shí)間（3）地點(diǎn)（4）交通工具（5）具體事項(xiàng)（6）備注

辦理護(hù)照的相關(guān)證件：（1）任務(wù)批件（2）政審批件（3）邀請(qǐng)書(shū)（4）2寸免冠照

申辦簽證的途徑：（1）我國(guó)大使館和領(lǐng)事館（2）權(quán)威簽證代辦機(jī)構(gòu)（3）目的國(guó)使館

商務(wù)旅行制訂程序：（1）制訂計(jì)劃（2）制訂旅程表（3）準(zhǔn)備發(fā)言提綱（4）辦理好簽證 護(hù)照 黃皮書(shū) 出境登記卡的手續(xù)（5）訂購(gòu)機(jī)票

準(zhǔn)備工作：（1）審查最佳旅程表（2）兌換外幣（3）準(zhǔn)備隨身用品（4）準(zhǔn)備文件 相關(guān)證件

（5）做好旅行安排（6）注意時(shí)差（7）搜集資料

辦公室布置要求：（1）優(yōu)先采用光線 通風(fēng) 監(jiān)督 溝通占優(yōu)的辦公室（2）使用同樣大小高度的桌椅柜子（3）將接待部門(mén)置于入口處（4）預(yù)留充分空間（5）常用設(shè)備檔案置于使用者附近背對(duì)背放置檔案柜（6）設(shè)置休息區(qū)

光線應(yīng)來(lái)自桌子左上方和斜后上方

辦公室布置三原則：（1）利于溝通（2）協(xié)調(diào)舒適（3）便于監(jiān)督

協(xié)調(diào)要求：（1）連續(xù)性（2）協(xié)同性（3）有序和諧

內(nèi)部監(jiān)督特點(diǎn)：（1）是種日常監(jiān)督（2）具有雙向多維監(jiān)督特點(diǎn)（3）是一種內(nèi)部力量的約束

辦公桌按直線對(duì)稱(chēng)原則排列，以最佳線路最佳 防止逆流交叉

布置程序：（1）對(duì)工作內(nèi)容加以考察分析，明確關(guān)系并以此確定員工的工作位置。（2）記載各部門(mén)人員及其工作（3）選配相應(yīng)家具桌椅并予以記載（4）繪制布置圖（5）對(duì)設(shè)備安放提出合理建議

信息保密工作：（1）口頭信息（2）書(shū)面信息（3）電子信息

保密信息內(nèi)容：（1）人事信息（2）財(cái)務(wù)信息（3）產(chǎn)品信息（4）客戶(hù)信息

印章和介紹信是對(duì)外聯(lián)系的標(biāo)志和行使職權(quán)的憑證管理

印章種類(lèi)：（1）單位印章（2）單位印章（3）秘書(shū)公章

單位印章是對(duì)外行使權(quán)利的標(biāo)志

印章作用：（1）標(biāo)志作用（2）權(quán)威作用（3）法律作用（4）憑證作用

印章使用要求：（1）專(zhuān)人負(fù)責(zé)（2）確保安全（3）防止污損

印章的刻制啟用需經(jīng)上一級(jí)主管單位批準(zhǔn)，在公安部門(mén)登記后，由公安部門(mén)指定單位刻制，啟用時(shí)選用選定啟用時(shí)間，發(fā)出啟用通知，填寫(xiě)印?？?/p>

用印時(shí)，蓋印位置保證恰當(dāng)，正式公文在文本落款出蓋章，帶存根公函 介紹信分別加蓋騎縫章和文本落款章，蓋印文件應(yīng)于用印申請(qǐng)單分?jǐn)?shù)一致

印章取回銷(xiāo)毀都應(yīng)該有兩人參與

上司交辦事項(xiàng)：（1）會(huì)議通知（2）查問(wèn)回復(fù)（3）接待工作（4）轉(zhuǎn)告?zhèn)鬟_(dá)（5）上司生活服務(wù)工作

公務(wù)接洽制度（1）崗位責(zé)任制度（2）登記記錄制度（3）轉(zhuǎn)告?zhèn)鬟_(dá)（4）交接班制度（5）保密制度

匯報(bào)技巧：（1）問(wèn)明情況 及時(shí)報(bào)告（2）作好記錄 避免失誤

值班日志以天為單，它有利與下一班人員；了解情況 保持工作的聯(lián)系性 有利于了解檢查考核值班工作和編寫(xiě)參考資料

電話(huà)是值班工作中使用最頻繁的工具

快匯匯票由秘書(shū)認(rèn)購(gòu)

零用現(xiàn)金數(shù)額以企業(yè)規(guī)模和平時(shí)指出次數(shù)確定，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，用于支付本市交通費(fèi) 郵資 茶點(diǎn)費(fèi) 停車(chē)費(fèi)和少量辦公用品費(fèi)

文書(shū)形成程序：草擬 審核 簽發(fā) 復(fù)核 繕印 用印 登記 分發(fā)

上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)特點(diǎn)：（1）廣泛性（2）臨時(shí)性 基本特點(diǎn)（3）具體性（4）緊迫性

辦理原則：（1）積極主動(dòng) 千方百計(jì)這是應(yīng)有態(tài)度（2）符合政策，靈活變通（3）有著落 有回音

要點(diǎn)記錄法用于電話(huà) 來(lái)訪 會(huì)議記錄

詳細(xì)記錄法用于上級(jí)重要講話(huà)插話(huà)發(fā)言，重要會(huì)議討論決議 反應(yīng)問(wèn)題建議調(diào)查 領(lǐng)導(dǎo)指示

用ABCD法排出工作等級(jí)，先做A類(lèi)，重要緊急的，在做B類(lèi)，急而不重，在做C類(lèi) 重而不急的，最后做C類(lèi)，不重不急的上司日志內(nèi)容：（1）上司接待信息（2）上司會(huì)議信息（3）上司個(gè)人安排（4）上司私人信息 秘書(shū)日志內(nèi)容：（1）上司所需秘書(shū)協(xié)助事宜（2）上司交辦自己的工作（3）自己應(yīng)作活動(dòng)

注意事項(xiàng)：（1）確保保密，只給上司授權(quán)的人查閱（2）保持一致準(zhǔn)確，每天檢查更新（3）熟悉約會(huì)時(shí)間和工作習(xí)慣，每天最早最晚約會(huì)時(shí)間（4）熟悉上司用餐和休息時(shí)間

在安排活動(dòng)時(shí)遵循先重急后輕緩原則，并留出10分鐘左右間隔。

檢驗(yàn)辦事效率原則：（1）工作質(zhì)量（2）工作速度（3）產(chǎn)生影響

復(fù)命三注意（1）不失真（2）不吹噓（3）不邀利

庫(kù)存卡作用：（1）保證資金不被占用(2)保證空間充足（3）監(jiān)督物品使用（4）防止損失

（5）正確估計(jì)

庫(kù)存概念（1）最大庫(kù)存量，庫(kù)存物品都不應(yīng)該超過(guò)這個(gè)數(shù)量（2）最小庫(kù)存量，當(dāng)余額達(dá)到這個(gè)量時(shí)，即采取措施（3）重新訂購(gòu)線，即再訂貨標(biāo)準(zhǔn)

訂購(gòu)數(shù)量以剩余庫(kù)存量為基礎(chǔ)

保管措施（1）房間柜子上鎖（2）各類(lèi)物品貼好標(biāo)簽（3）新物品置于舊物品之下（4）體積大 分量重的物品放置最下（5）小物品 常用物放在較大物品前面（6）注意通風(fēng) 有良好照明

選擇供應(yīng)商時(shí)考慮：（1）價(jià)格費(fèi)用(2)質(zhì)量交貨（3）服務(wù)和位置（4）安全和可靠性 傳遞方式和內(nèi)容應(yīng)該綜合考慮對(duì)象 效果 時(shí)效 費(fèi)用

如何做好會(huì)議記錄：(1)提前抵達(dá)會(huì)場(chǎng)，安排地方。(2)迅速繪制座位圖(3)提前參閱其他會(huì)議記錄

會(huì)議記錄要求：(1)快速是基本要求(2)紀(jì)實(shí)性是重要特征 具體為真實(shí) 準(zhǔn)確 突出重點(diǎn)

會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)分為報(bào)頭 報(bào)尾 報(bào)核，標(biāo)題要求：簡(jiǎn)明 醒目 準(zhǔn)確 生動(dòng) 形式靈活

簡(jiǎn)報(bào)要求：(1)真實(shí)準(zhǔn)確是其生命(2)短小精悍是其力量所在(3)快是質(zhì)量的體現(xiàn)(4)生動(dòng)活潑

信息分類(lèi)：按作用分為：(1)與會(huì)者信息(2)指導(dǎo)宣傳信息(3)議題性信息(4)主題內(nèi)容信息(5)記錄結(jié)果性信息(6)程序性信息(7)交流性信息(8)參考性信息(9)管理性信息

按會(huì)議信息保密性劃分：(1)保密性信息(2)內(nèi)部性信息(3)公開(kāi)性信息

按傳遞方式劃分：(1)講話(huà)信息(2)會(huì)議書(shū)面信息(3)會(huì)議聲像信息

收集信息要求：齊全 及時(shí) 準(zhǔn)確 有效

確定會(huì)議信息搜集方法：(1)召集開(kāi)會(huì)(2)提供書(shū)面材料(3)個(gè)別約見(jiàn)(4)會(huì)議結(jié)束后及時(shí)搜集(5)個(gè)別催退(6)按清退目錄搜集(7)限時(shí)交退

信息反饋方式：口頭 書(shū)面 會(huì)議反饋

會(huì)議值班內(nèi)容：電話(huà)記錄 接待記錄 值班日志

會(huì)議值班意義：(1)起著溝通內(nèi)外，協(xié)調(diào)上下的作用(2)保證重大事項(xiàng) 指令 精神的及時(shí)傳達(dá)(3)保證會(huì)議順利進(jìn)行(4)代表了會(huì)議工作質(zhì)量(5)直接影響了會(huì)議主辦方的工作效率

值班工作制度：(1)信息處理制度(2)崗位責(zé)任制度(3)交接班制度

一、擬訂會(huì)議議程、日程

（一）會(huì)議議程和會(huì)議日程的內(nèi)容及作用

1、會(huì)議議程的內(nèi)容

會(huì)議議程是為完成議題而做出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問(wèn)題的大致安排，會(huì)議主持人要根據(jù)議程主持會(huì)議。會(huì)議議程是會(huì)議具體的概略安排，它通過(guò)會(huì)議日程顯示出來(lái)。大中型會(huì)議的議程一般安排開(kāi)幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)作報(bào)告；分組討論；大會(huì)發(fā)言；參觀或其他活動(dòng)；會(huì)議總結(jié)；宣讀決議；閉幕式。

2、會(huì)議日程的內(nèi)容

會(huì)議日程就是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。

3、會(huì)議議程和日程的作用

通過(guò)了解會(huì)議議程和日程，與會(huì)者可以更好地了解會(huì)議所要討論的問(wèn)題，清楚會(huì)議順序計(jì)劃，即獲得有效信息。會(huì)議議程更是一個(gè)溝通的平臺(tái)，一個(gè)高效的市場(chǎng)管理工具。

（二）會(huì)議議程的制定程序

1、明確目標(biāo)和參加者

2、安排各議程事項(xiàng)的時(shí)間

3、確定每一項(xiàng)議程

4、決定會(huì)議討論形式

（三）會(huì)議日程的編制方法

1、制定議程表時(shí)，應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無(wú)對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。

2、制定議程表之前還須明確會(huì)議活動(dòng)的人員、日期和時(shí)間、地點(diǎn)、有關(guān)的餐飲安排。

3、宣布議程，然后說(shuō)明一些有關(guān)此次會(huì)議事務(wù)性的內(nèi)容，之后在安排討論的問(wèn)題。

4、盡量將同類(lèi)性質(zhì)的問(wèn)題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關(guān)列席人員到會(huì)和退席。

5、保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。

二、提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案

（一）會(huì)議地點(diǎn)選擇的要求

1、交通便利。

2、會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符。

3、場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置。

4、場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。

5、選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無(wú)停車(chē)場(chǎng)所。

6、場(chǎng)地租借的成本必須合理。

（二）會(huì)議場(chǎng)地選擇的工作程序

1、會(huì)議的目的與形態(tài)

2、實(shí)質(zhì)上的需要、與會(huì)者的期望

3、列出選擇會(huì)議場(chǎng)地需求的工作清單，確定會(huì)議場(chǎng)地

4、對(duì)會(huì)議地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn) 考試吧編輯整理

5、簽訂書(shū)面合同

（三）實(shí)地考察會(huì)議地點(diǎn)的注意事項(xiàng)1、2、3、4、會(huì)見(jiàn)能作決策的人，有利于以后解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題。

只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀。

不要出于個(gè)人原因再次參觀酒店。

不要帶家屬同行參觀。

5、要考慮是否以一個(gè)普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對(duì)客人的接待情況。

6、要考慮另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現(xiàn)被動(dòng)局面。

三、布置會(huì)場(chǎng)和安排座次

（一）會(huì)場(chǎng)整體布局安排

1、會(huì)場(chǎng)整體布局的要求

（1）莊重、美觀、舒適。

（2）會(huì)場(chǎng)的整體格局要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。

（3）中大型會(huì)議要保證一個(gè)絕對(duì)的中心。

（4）小型會(huì)場(chǎng)要注意集中和方便。

2、會(huì)場(chǎng)整體布局的類(lèi)型

（1）較大型會(huì)場(chǎng)的座次安排。

（2）中小型會(huì)議的座次安排。

3、會(huì)場(chǎng)整體布局安排的工作程序

（1）確定會(huì)場(chǎng)形式。

（2）合理擺放桌椅。

（3）布置附屬性設(shè)備

(二)主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排

1、主席臺(tái)座次和場(chǎng)內(nèi)座次的要求

主席臺(tái)是與會(huì)人員矚目的地方，也是會(huì)場(chǎng)布置工作的重點(diǎn)。各種大中型會(huì)議均應(yīng)該設(shè)主席臺(tái)。座談會(huì)和日常工作會(huì)議一般不設(shè)主席臺(tái)或主席桌。無(wú)論是否設(shè)置主席臺(tái)，都要注意使會(huì)議主持人面向與會(huì)人員，避免同與會(huì)人員背向現(xiàn)象。另外，一般會(huì)議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請(qǐng)上主席臺(tái)，只請(qǐng)講話(huà)人和主持人即可。

2、主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排

（1）安排主席臺(tái)的座次。會(huì)議主席臺(tái)就坐者都是主辦方的負(fù)責(zé)人、貴賓或主席團(tuán)成員，安排座位時(shí)應(yīng)注意以下慣例：

1）依職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次。職務(wù)最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。

2）為工作便利起見(jiàn)，會(huì)議主持人有時(shí)需在前排的邊座就座，有時(shí)可按職務(wù)順序就座。

3）主席臺(tái)座次的編排應(yīng)編制成表，先報(bào)主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺(tái)入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

4）在主席臺(tái)的桌上，于每個(gè)座位的左側(cè)放置姓名臺(tái)簽。

（2）安排場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次

1）小型會(huì)場(chǎng)內(nèi)座位的安排。分清上下座，一般離會(huì)場(chǎng)的入口處遠(yuǎn)、離會(huì)議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會(huì)議的主持人或會(huì)議主席的位置應(yīng)置于遠(yuǎn)離入口處、正對(duì)門(mén)的位置。

2）中大型會(huì)場(chǎng)內(nèi)座次的安排。常見(jiàn)的安排方法有三種：

①橫排法。是按照參加會(huì)議人員的名單以及姓氏筆畫(huà)或單位名稱(chēng)筆畫(huà)為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。

②豎排法。是按照各代表團(tuán)或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫(huà)從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務(wù)高者排在前，列席成員、職務(wù)低者排在后。

③左后排列法。是按照參加會(huì)議人員姓氏筆畫(huà)或單位名稱(chēng)筆畫(huà)為序，以會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展排列座位的方法。

四、發(fā)布會(huì)議信息

（一）會(huì)議信息的內(nèi)容和類(lèi)型

1、會(huì)議信息的內(nèi)容

會(huì)議信息的內(nèi)容包括：會(huì)議的報(bào)名時(shí)間、地點(diǎn)、費(fèi)用及方法；會(huì)務(wù)聯(lián)系電話(huà)與聯(lián)系人；會(huì)議報(bào)到及會(huì)議議程、日程；與會(huì)者的信息；會(huì)議報(bào)送的交流信息；會(huì)議的記錄和紀(jì)要內(nèi)容；會(huì)議的宣傳報(bào)道內(nèi)容；會(huì)議的決議內(nèi)容。

2、會(huì)議的類(lèi)型

會(huì)議信息分類(lèi)是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個(gè)類(lèi)別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

（二）發(fā)布會(huì)議信息的工作程序

1、傳遞會(huì)議通知信息

2、分發(fā)傳遞會(huì)議文件

3、溝通傳遞會(huì)議有關(guān)情況

（三）注意事項(xiàng)

1、發(fā)布會(huì)議信息前要進(jìn)行報(bào)審

2、要對(duì)媒體進(jìn)行選擇

五、安排會(huì)議食宿

（一）會(huì)議餐飲的常識(shí)和工作程序

1、會(huì)議餐飲的常識(shí)

（1）餐飲安排的原則是讓代表吃好而又不浪費(fèi)。

（2）就餐大體上是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，要適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者。確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)餐方式，照顧南北不同代表的口味。

（3）秘書(shū)人員應(yīng)提前到現(xiàn)場(chǎng)布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

（4）座位的通知除在請(qǐng)柬上注明外，還可在宴會(huì)上陳列宴會(huì)簡(jiǎn)圖，標(biāo)出全場(chǎng)座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫(xiě)好姓名席位，發(fā)給本人。

2、安排會(huì)議餐飲

（1）根據(jù)會(huì)議的經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會(huì)議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。

（2）就餐方式可根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和性質(zhì)來(lái)確定，提倡實(shí)行自助餐制和分餐制。

（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲時(shí)間和地點(diǎn)。

（4）事先設(shè)計(jì)和確定就餐的憑證。

（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要衛(wèi)生、可口、品種多。

（6）事先要準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。

（7）給因開(kāi)會(huì)或服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。

（8）做好飲水、飲料的供應(yīng)。

3、會(huì)議餐飲的類(lèi)型和標(biāo)準(zhǔn)

（1）早餐。早餐食物的選擇可以是正規(guī)的復(fù)雜早餐，也可以是自助早餐。

（2）會(huì)場(chǎng)休息期間的茶歇。一般供應(yīng)咖啡、茶或其他飲料。

（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會(huì)議安排。

（4）正式晚餐。晚餐食物的選擇既要考慮到營(yíng)養(yǎng)和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。

（5）招待會(huì)。應(yīng)選擇健康的、美味的、人們愛(ài)吃的配餐。

會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達(dá)意愿的行為過(guò)程。

（二）會(huì)議住宿的常識(shí)和工作程序

1、會(huì)議住宿的常識(shí)

（1）要提前編制住房方案。

（2）長(zhǎng)者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧。

（3）具體安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會(huì)人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。

（4）有時(shí)還要按地區(qū)集中，統(tǒng)籌安排。

（5）不同標(biāo)準(zhǔn)的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合代表具體情況列出住宿表。

（6）報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2、安排會(huì)議住宿

（1）安排方式的選擇。

（2）預(yù)定會(huì)議住宿的程序。

（3）確定會(huì)議住宿的程序。

3、會(huì)議房間的分配

（1）如果由主辦方支付費(fèi)用，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會(huì)人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近。

（2）年齡較大的與會(huì)者和女性應(yīng)盡量安排到向陽(yáng)、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。

（3）注意盡量不要把漢族與會(huì)者與有禁忌的少數(shù)民族與會(huì)者安排在同一房間。

（4）可預(yù)先在會(huì)議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標(biāo)明，請(qǐng)與會(huì)者自己選擇預(yù)訂。

（5）預(yù)訂住宿地點(diǎn)的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。

六、邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓

（一）、會(huì)議嘉賓的類(lèi)型和要求

1、會(huì)議嘉賓的類(lèi)型

（1）組織方的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和政府官員。

（2）企業(yè)的重要客戶(hù)和各種利益相關(guān)方。

（3）社會(huì)名流和電影明星。

（4）對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人。

2、嘉賓邀請(qǐng)的要求

（1）要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認(rèn)能否出場(chǎng)。

（2）要發(fā)出正式邀請(qǐng)函。

（3）要做到有禮貌。

（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系。

（5）對(duì)于難以分辨是否應(yīng)該邀請(qǐng)的人士，最好能采取“寧可邀請(qǐng)，而不排斥”的原則。

（6）嘉賓人數(shù)不宜過(guò)多。

（二）邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓的工作程序

（1）在邀請(qǐng)參會(huì)嘉賓方面，要開(kāi)會(huì)研究，確定嘉賓名單，而接下來(lái)邀請(qǐng)嘉賓的工作就由工作組負(fù)責(zé)組織實(shí)施。

（2）擬寫(xiě)并發(fā)送嘉賓請(qǐng)柬，要使每一份請(qǐng)柬都制作精美。

（3）要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)其參會(huì)情況。

（4）在會(huì)議正式召開(kāi)之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。

七、準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品

（一）會(huì)議資料的類(lèi)型和準(zhǔn)備

1、會(huì)議資料的類(lèi)型

（1）來(lái)賓資料：會(huì)議手冊(cè)、宣傳材料、會(huì)議管理性材料。

（2）會(huì)議資料：開(kāi)會(huì)的請(qǐng)示、提交會(huì)議審批的文件、會(huì)上用的文件、會(huì)議宣傳性文件。

（3）溝通資料：來(lái)賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄。

2、會(huì)議資料的準(zhǔn)備

（1）來(lái)賓資料袋內(nèi)容：會(huì)議手冊(cè)、會(huì)議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號(hào)、餐券等。

（2）會(huì)務(wù)資料內(nèi)容：接站一覽表、來(lái)賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會(huì)議討論分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄。

（3）溝通資料內(nèi)容：會(huì)議參考文件、會(huì)議宣傳文件資料、各種記錄、各種會(huì)議協(xié)議和合同以及相關(guān)資料。

（二）會(huì)議用品的類(lèi)型和準(zhǔn)備

1、會(huì)議用品的類(lèi)型

（1）必備用品和設(shè)備是指各類(lèi)會(huì)議都需要的用品和設(shè)備。

1）會(huì)議內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、錄音、攝像等設(shè)備以及必要的安全設(shè)施等。

2）常用物資有電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

（2）特殊用品是指一些特殊類(lèi)型的會(huì)議所需用品和設(shè)備。例如，選舉會(huì)議、談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)經(jīng)常需要的特殊用品和設(shè)備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊(duì)、鮮花等。

2、準(zhǔn)備會(huì)議用品

（1）檢查空調(diào)設(shè)備，必要時(shí)做好開(kāi)機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會(huì)議前兩小時(shí)預(yù)熱或預(yù)冷。

（2）檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。

（3）檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

（4）如有陌生人或外來(lái)人參加會(huì)議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。

（5）在每人座位前擺放紙筆。

（6）多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。

（7）如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準(zhǔn)備好投票箱、計(jì)數(shù)設(shè)備和獎(jiǎng)勵(lì)用品。

（8）會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議，要安排好茶水飲料，并指定專(zhuān)人服務(wù)。

（9）如果是電話(huà)、廣播會(huì)議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

八、安排會(huì)議禮儀服務(wù)

（一）會(huì)議禮儀的種類(lèi)

1、會(huì)議的通用禮儀

（1）會(huì)議文書(shū)禮儀。

（2）迎送禮儀。

（3）參會(huì)禮儀。

（4）服務(wù)禮儀。

2、主持人的禮儀

3、會(huì)議發(fā)言者禮儀

4、會(huì)議參加者禮儀

（二）安排會(huì)議禮儀服務(wù)的工作程序

1、選擇會(huì)議禮儀服務(wù)人員（1）從組織內(nèi)部員工中選擇。

（2）聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)禮儀公司或禮儀人士承擔(dān)會(huì)議主要的禮儀服務(wù)。

2、分解工作程序

3、培訓(xùn)會(huì)議禮儀服務(wù)人員

（1）對(duì)會(huì)議工作的宗旨和合作精神的培訓(xùn)。

（2）對(duì)會(huì)議禮儀知識(shí)和工作技能的培訓(xùn)。

（3）對(duì)會(huì)議的設(shè)備和用品的使用常識(shí)培訓(xùn)。

4、準(zhǔn)備服裝用具

（1）禮儀服務(wù)人員的服裝應(yīng)統(tǒng)一并且與會(huì)場(chǎng)環(huán)境協(xié)調(diào)。

（2）迎接一般的與會(huì)者不需要獻(xiàn)花。

5、禮儀執(zhí)行

（1）接待禮儀及程序。

（2）引領(lǐng)。

（3）乘車(chē)的座次安排。

九、檢查會(huì)議常用視聽(tīng)設(shè)備是否正常

（一）會(huì)議常用視聽(tīng)設(shè)備的選用

音響手段與視覺(jué)手段可以分開(kāi)單獨(dú)使用，也可以合在一起使用。

常用的設(shè)備類(lèi)型有表決系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、發(fā)言討論系統(tǒng)、多媒體投影儀、幻燈機(jī)、投影儀、錄像機(jī)、電視機(jī)、攝像機(jī)、燈光設(shè)備等。

對(duì)于會(huì)議使用的設(shè)備，應(yīng)設(shè)專(zhuān)人操作與維護(hù)。來(lái)源于考試吧

（二）檢查會(huì)議常用視聽(tīng)設(shè)備的工作程序

1、確定工作人員的職責(zé)。

2、預(yù)演和檢查會(huì)場(chǎng)視聽(tīng)設(shè)備。

一、安排會(huì)議值班

（一）會(huì)議值班工作的內(nèi)容和意義

1、會(huì)議值班工作的內(nèi)容

（1）值班電話(huà)記錄。

（2）值班接待記錄。

（3）值班日記。

（4）做好信息傳遞。

2、會(huì)議值班的意義

會(huì)議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會(huì)議的順利進(jìn)行。

（二）安排會(huì)議值班的工作程序

1、制定值班工作制度

（1）信息處理制度。

（2）崗位責(zé)任制度。

（3）交接班制度。

2、明確值班工作任務(wù)

（1）在會(huì)議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。

（2）要加強(qiáng)與會(huì)議無(wú)關(guān)人員出入會(huì)場(chǎng)的控制。

（3）手邊要有公司和各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問(wèn)題及時(shí)與之聯(lián)絡(luò)、請(qǐng)示。

（4）要備有一份設(shè)備維修人員、車(chē)隊(duì)調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門(mén)主管人員的電話(huà)通訊錄。

（5）要堅(jiān)守崗位，保證會(huì)議信息的暢通無(wú)阻。（6）必要時(shí)，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專(zhuān)職會(huì)議服務(wù)人員為與會(huì)者做好各項(xiàng)具體的服務(wù)。

（7）做好會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。

（8）必要時(shí)，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

3、編制會(huì)議值班表

會(huì)議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：

（1）會(huì)議值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。

（2）會(huì)議值班人員姓名。

（3）會(huì)議值班的地點(diǎn)，并在會(huì)議須知上注明會(huì)議值班室的房間號(hào)。

（4）會(huì)議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。

（5）用簡(jiǎn)明的文字表明值班的工作內(nèi)容。

（6）表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

二、接待采訪會(huì)議的新聞媒體

（一）相關(guān)知識(shí)

1、接待采訪會(huì)議的新聞媒體的基本原則

（1）報(bào)道的內(nèi)容必須與會(huì)議基本內(nèi)容相吻合。

（2）掌握會(huì)議信息的保密度，做到內(nèi)外有別。

（3）報(bào)道中的重要觀點(diǎn)和提法，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定。

（4）要準(zhǔn)備得全面周到、主動(dòng)積極。

（5）在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則綜合考慮。

（6）在會(huì)議中，秘書(shū)要隨時(shí)注意收集外界輿論和新聞媒體對(duì)會(huì)議的反映信息的報(bào)道。

（7）在會(huì)議結(jié)束后，秘書(shū)要為召開(kāi)媒體溝通會(huì)提供必須的信息資料。

2、接待新聞媒體的工作內(nèi)容

（1）由會(huì)議秘書(shū)撰寫(xiě)新聞報(bào)道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，向媒體發(fā)送。

（2）在會(huì)議召開(kāi)期間，邀請(qǐng)有關(guān)報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)派記者駐會(huì)隨訪，發(fā)表消息。

（3）在會(huì)議結(jié)束時(shí)，召開(kāi)記者報(bào)告會(huì)，由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會(huì)議情況，并親自回答記者提出的問(wèn)題。

（二）工作程序

1、媒體人員登記

2、為媒體人員提供簡(jiǎn)單的會(huì)議材料

3、安排拍照和新聞發(fā)布會(huì)等傳統(tǒng)活動(dòng)

4、安排媒體溝通會(huì)

（三）妥善處理新聞媒體的負(fù)面報(bào)道

（1）快速作出反應(yīng)。

（2）聯(lián)合或聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)公關(guān)公司處理危機(jī)。

（3）讓負(fù)責(zé)人出面。

（4）對(duì)未知的事實(shí)不要推測(cè)。

（5）不要隱瞞事實(shí)真相。

（6）為媒體采訪敞開(kāi)大門(mén)。

（7）統(tǒng)一口徑，用同一個(gè)聲音說(shuō)話(huà)。

（8）頻繁溝通。

三、做好會(huì)議的記錄工作和簡(jiǎn)報(bào)工作

（一）做好會(huì)議的記錄工作

1、會(huì)議記錄的內(nèi)容（1）會(huì)議描述。

（2）與會(huì)者姓名。

（3）缺席者請(qǐng)假條。

（4）宣讀上次會(huì)議記錄。

（5）有會(huì)議記錄中產(chǎn)生的問(wèn)題。

（6）通訊記錄。

（7）一般事務(wù)。

（8）其他事務(wù)。

（9）下次會(huì)議日期。

（10）主席簽名。

2、會(huì)議記錄的要求

（1）速度要求。

（2）真實(shí)性要求。

1）準(zhǔn)確

2）清楚

3）突出重點(diǎn)

（3）資料性要求

3、會(huì)議記錄的工作程序

會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部。

（1）標(biāo)題。一種是會(huì)議名稱(chēng)+文種。另一種是文種。

（2）正文。首部+主體+結(jié)尾。

（3）尾部。右下方寫(xiě)明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。

（二）做好會(huì)議的簡(jiǎn)報(bào)工作 來(lái)源于考試吧

1、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容

會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)要迅速反映會(huì)議的實(shí)際情況，交流會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)，溝通會(huì)議的信息。要反映出會(huì)議的新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)、新見(jiàn)解、新趨勢(shì)，更好地對(duì)會(huì)議起到指導(dǎo)和溝通作用。

2、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的要求

（1）真實(shí)準(zhǔn)確。

（2）短小精悍。

（3）快是簡(jiǎn)報(bào)的質(zhì)量體現(xiàn)。

（4）生動(dòng)活潑。

3、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的工作程序

（1）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容。

（2）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的結(jié)構(gòu)。

四、收集信息的分類(lèi)

（一）會(huì)議信息的分類(lèi)

1、按照會(huì)議信息的作用劃分

（1）與會(huì)者信息。

（2）會(huì)議指導(dǎo)性、宣傳性信息。

（3）會(huì)議議題性信息。

（4）會(huì)議主題內(nèi)容信息。

（5）記錄性、結(jié)果性文件信息。

（6）會(huì)議的程序性文件信息。

（7）會(huì)議交流性文件信息。（8）會(huì)議參考性信息。

（9）會(huì)議管理性信息。

2、按照會(huì)議信息的保密性劃分

（1）保密性會(huì)議信息。

（2）內(nèi)部性會(huì)議信息。

（3）公開(kāi)性會(huì)議信息。

3、按照會(huì)議信息傳遞方式劃分

（1）會(huì)議講話(huà)信息。

（2）會(huì)議書(shū)面信息。

（3）會(huì)議聲像信息。

（二）收集會(huì)議信息的要求

1、齊全。

2、及時(shí)。

3、準(zhǔn)確。

4、有效。

（1）責(zé)任到人。

（2）履行登記。

（3）嚴(yán)格保密。

（4）明確范圍，（5）有針對(duì)性。

（三）收集會(huì)議信息的工作程序

1、確定會(huì)議信息的搜集范圍。

2、選擇會(huì)議信息的搜集渠道。

3、確定搜集會(huì)議信息的方法。

（1）召集開(kāi)會(huì)。

（2）提供書(shū)面材料。

（3）個(gè)別約見(jiàn)。

（4）會(huì)議結(jié)束時(shí)及時(shí)搜集。

（5）個(gè)別催退。

（6）按清退目錄收集。

（7）限時(shí)交退。

五、反饋會(huì)議信息

（一）反饋會(huì)議信息的內(nèi)容和要求

1、反饋會(huì)議信息的內(nèi)容

（1）反饋會(huì)前信息。

（2）反饋會(huì)中信息。

（3）反饋會(huì)后傳達(dá)落實(shí)的情況。

2、反饋會(huì)議信息的要求

（1）會(huì)議的信息反饋要注意店面結(jié)合，正負(fù)反饋結(jié)合。

（2）會(huì)議信息反饋的目的要明確。

（3）充分重視會(huì)議的反饋信息溝通。

（二）反饋會(huì)議信息的工作程序

1、布置會(huì)議信息收集工作。

2、會(huì)議信息的搜集渠道的選擇和建設(shè)。

3、建立定期的會(huì)議信息反饋制度。

4、做好會(huì)議信息的反饋匯報(bào)工作。

5、抓好會(huì)議反饋信息的落實(shí)工作。

會(huì)議分為大型會(huì)議、中型會(huì)議和小型會(huì)議三種。

一般而言,會(huì)議申報(bào)與審批大體有三種形式：口頭申報(bào)、書(shū)面申報(bào)、會(huì)議申報(bào)。

秘書(shū)部門(mén)對(duì)有關(guān)職能部門(mén)申報(bào)召開(kāi)的會(huì)議,要本著精簡(jiǎn)從嚴(yán)的審批原則,嚴(yán)格把好審批關(guān)。要分析會(huì)議是否有必要開(kāi),能否合并開(kāi),可否用其他方式解決問(wèn)題等。會(huì)議審批還應(yīng)遵循“一支筆”的原則。

案例一

英豪公司將舉行銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)會(huì)議，研究銷(xiāo)售工作下一季度的目標(biāo)以及人員招聘、銷(xiāo)售二部經(jīng)理人選等問(wèn)題，在會(huì)上，還將進(jìn)行東部地區(qū)銷(xiāo)售情況的總結(jié)、銷(xiāo)售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問(wèn)題的發(fā)言。如果你是秘書(shū)，請(qǐng)制定一個(gè)會(huì)議議程表。

英豪公司銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程表

公司銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將于5月25日星期一上午九點(diǎn)在公司總部的三樓會(huì)議室舉行。

宣布議程。

說(shuō)明有關(guān)人員缺席情況。

宣讀并通過(guò)上次會(huì)議的記錄。

東部地區(qū)銷(xiāo)售情況總結(jié)。

銷(xiāo)售一部經(jīng)理關(guān)于加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)溝通問(wèn)題的發(fā)言。

公司銷(xiāo)售人員的招聘和重組。

銷(xiāo)售二部經(jīng)理的人選。

下季度銷(xiāo)售目標(biāo)。

案例二

公司準(zhǔn)備在暑假召開(kāi)一個(gè)各部門(mén)負(fù)責(zé)人的培訓(xùn)會(huì)議，經(jīng)理讓秘書(shū)鐘苗選擇一個(gè)會(huì)議地點(diǎn)，鐘苗經(jīng)過(guò)仔細(xì)考慮，預(yù)定了位于市郊風(fēng)景區(qū)的一家酒店，價(jià)格相對(duì)便宜，而且風(fēng)景宜人。經(jīng)理及參加培訓(xùn)的人員都很滿(mǎn)意。

點(diǎn)評(píng)：由于該會(huì)議的參加者都是本單位人員，可一起驅(qū)車(chē)前往，所以郊外是比較理想的選擇，不但價(jià)位適中，而且位于風(fēng)景區(qū)，可使與會(huì)者身心放松。

案例三

名山公司要召開(kāi)2003總結(jié)大會(huì)，作為大會(huì)工作人員的王琴主要負(fù)責(zé)會(huì)議文件材料工作。會(huì)前王琴進(jìn)行會(huì)議籌備有關(guān)信息的搜集，為會(huì)議議題的確定及大會(huì)會(huì)議材料的形成做好準(zhǔn)備。大會(huì)的工作報(bào)告非常重要，包括一定時(shí)期的工作總結(jié)、體會(huì)或者經(jīng)驗(yàn)，對(duì)目前情況的分析和下一步工作的思路、要求及具體措施等內(nèi)容。為此，王琴有針對(duì)性地、廣泛搜集一段時(shí)間以來(lái)各方面工作的進(jìn)展情況。會(huì)議期間王琴認(rèn)真做好會(huì)議記錄，力求會(huì)議記錄準(zhǔn)確、完整，忠實(shí)發(fā)言人的原意，并進(jìn)行會(huì)議發(fā)言錄音和錄像。為了使會(huì)議信息盡快傳遞給與會(huì)者，她及時(shí)編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、使會(huì)議達(dá)到良好的效果。會(huì)后王琴認(rèn)真編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，作為與會(huì)代表貫徹執(zhí)行的依據(jù)，推動(dòng)會(huì)議精神的貫徹落實(shí)，她還搜集齊會(huì)議期間所有文件材料，及時(shí)整理有關(guān)會(huì)議文件，為會(huì)議文件的歸檔打下基礎(chǔ)。王琴大會(huì)期間的表現(xiàn)贏得了大家的一致好評(píng)。

點(diǎn)評(píng)：會(huì)議信息流動(dòng)和處理是否科學(xué)、務(wù)實(shí)、有效，直接影響會(huì)議的質(zhì)量和效率，影響會(huì)議的實(shí)際效果。王琴的會(huì)議信息工作實(shí)際上是確保會(huì)議信息有效流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的的工作。

考試吧編輯整理

案例四

天地公司年底為表示對(duì)客戶(hù)的謝意，召開(kāi)了客戶(hù)聯(lián)誼會(huì)，會(huì)后共進(jìn)晚餐。負(fù)責(zé)接待工作的秘書(shū)鐘苗根據(jù)上司的指示和宴會(huì)慣例，安排桌次座位。這次宴會(huì)共設(shè)3桌，餐廳正面靠墻為主桌，編1號(hào)，靠入口處為2、3號(hào)桌，擺成三角形，突出主桌。重要客戶(hù)在主桌。為方便來(lái)賓入席，鐘苗特意做了座位名簽，并擺在桌上。但由于這次聯(lián)誼會(huì)時(shí)間緊，與會(huì)人員名單確定得晚，鐘苗在抄寫(xiě)時(shí)漏了應(yīng)便在主桌的一位重要客戶(hù)，結(jié)果致使該客戶(hù)入席時(shí)找不到座位，出現(xiàn)了十分尷尬的場(chǎng)面。

點(diǎn)評(píng)：秘書(shū)鐘苗在安排會(huì)議晚宴時(shí)，只注意到桌次的正確安排和名簽的擺放，但忽略了對(duì)人員和名簽的核對(duì)，致使重要嘉賓未能受到應(yīng)有的禮遇，給組織的公關(guān)工作造成了不良的影響。

案例五

某公司要舉辦成立大會(huì)，請(qǐng)了有關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)參加，秘書(shū)小李負(fù)責(zé)嘉賓的邀請(qǐng)。她用電話(huà)通知各位嘉賓，但有的嘉賓電話(huà)沒(méi)通，所以沒(méi)有找到，事后她把這件事忘掉了，會(huì)前也沒(méi)和嘉賓再次確認(rèn)。對(duì)于重要嘉賓發(fā)出了邀請(qǐng)函，但邀請(qǐng)函不是十分美觀，比較簡(jiǎn)陋。結(jié)果開(kāi)會(huì)那

天，來(lái)的嘉賓很少。

點(diǎn)評(píng)：秘書(shū)小李的做法有許多不妥之處。邀請(qǐng)嘉賓是一項(xiàng)重要的工作，一定要抓住確認(rèn)環(huán)節(jié)，這樣才不會(huì)使組織很被動(dòng)。另外，要注意邀請(qǐng)的禮節(jié)，在邀請(qǐng)函和請(qǐng)柬這些事情上都要精益

求精，顯示出組織應(yīng)有的尊重和誠(chéng)意。

案例六

某公司舉辦大型服裝新品展銷(xiāo)會(huì)。與會(huì)者是來(lái)自各大公司的老總或經(jīng)理。本次活動(dòng)得到了媒體的廣泛關(guān)注。當(dāng)?shù)卣矊?duì)此產(chǎn)生了濃厚的興趣。該公司也向當(dāng)?shù)卣l(fā)出了邀請(qǐng)。由副市長(zhǎng)代表參加。市長(zhǎng)由于有另外一個(gè)活動(dòng)，不能確定。展銷(xiāo)會(huì)即將開(kāi)始時(shí)，市長(zhǎng)卻來(lái)到了。各嘉賓已經(jīng)在臺(tái)上就座。但發(fā)現(xiàn)沒(méi)有市長(zhǎng)的名臺(tái)和座位，會(huì)議主辦方十分尷尬。

點(diǎn)評(píng)：該公司應(yīng)實(shí)現(xiàn)考慮好領(lǐng)導(dǎo)的到來(lái)可能性。即使不來(lái)，也要做好物品的準(zhǔn)備工作。

案例七

海潮公司正在召開(kāi)新產(chǎn)品質(zhì)量鑒定會(huì)，會(huì)務(wù)秘書(shū)黃嘉正在會(huì)務(wù)組值班室值班，這時(shí)進(jìn)來(lái)一位西裝革履的先生，聲稱(chēng)要找一位鑒定專(zhuān)家有事，黃嘉便讓他自己到會(huì)場(chǎng)去找，這時(shí)，一個(gè)工作人員匆匆跑來(lái)，告訴她會(huì)議的電源插口有了問(wèn)題，讓她快找公司的電工師傅，黃嘉說(shuō)：“今天是周六，我哪知道他在哪?。俊庇谑?，便不再管。過(guò)了一會(huì)兒，她看了看表，快下午5：00了，估計(jì)不會(huì)再有什么事，便離開(kāi)了公司。

點(diǎn)評(píng)：會(huì)議的值班工作是一項(xiàng)重要和嚴(yán)肅的工作，值班人員要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度做好工作，不能脫崗，不能推諉責(zé)任。在值班時(shí)，手邊要有相關(guān)人員的通訊錄。

案例八

在公司召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)期間，秘書(shū)鐘苗與媒體進(jìn)行了良好的溝通。她在會(huì)前為記者安排了一個(gè)介紹會(huì)，準(zhǔn)備了詳盡的會(huì)議材料，專(zhuān)門(mén)辟出場(chǎng)地以供攝影攝像，并且給了記者充分的提問(wèn)時(shí)間。發(fā)布會(huì)很成功，媒體的報(bào)道內(nèi)容翔實(shí)，很有說(shuō)服力，在社會(huì)上引起了較大的反響。

點(diǎn)評(píng)：會(huì)議期間一定要注意接待好新聞媒體，讓記者能夠有充分的機(jī)會(huì)與時(shí)間了解相關(guān)信息，為記者的報(bào)道提供了方便。

案例九 華夏企業(yè)協(xié)會(huì)舉辦了“華夏公司融資操作研討會(huì)”，此次會(huì)議邀請(qǐng)了國(guó)內(nèi)一批頂尖的經(jīng)濟(jì)學(xué)家、管理學(xué)家到場(chǎng)發(fā)表演說(shuō)，各大媒體聞風(fēng)而動(dòng)，齊聚會(huì)場(chǎng)。秘書(shū)鄧林負(fù)責(zé)會(huì)議的信息宣傳工作。她因事先對(duì)情況估計(jì)不足，當(dāng)許多記者向她索要新聞稿、宣傳資料、專(zhuān)家講座大綱時(shí)，無(wú)法滿(mǎn)足對(duì)方的要求，協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)向她詢(xún)問(wèn)各大媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道情況時(shí)，她也沒(méi)有做好簡(jiǎn)報(bào)收集、留齊各種資料，無(wú)法為領(lǐng)導(dǎo)提供適用的信息。點(diǎn)評(píng)：作為會(huì)議期間負(fù)責(zé)信息工作的秘書(shū)，應(yīng)該為記者準(zhǔn)備好新聞稿、宣傳資料、專(zhuān)家講座大綱等材料。在會(huì)議期間，還要及時(shí)做好簡(jiǎn)報(bào)收集，留齊各種資料，為領(lǐng)導(dǎo)提供適用的信息。

案例十

風(fēng)雷公司在2002年末召開(kāi)了改革企業(yè)管理制度新春座談會(huì)，會(huì)上各個(gè)部門(mén)的職工代表就如何改革現(xiàn)有的企業(yè)管理制度紛紛獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，公司總經(jīng)理在做會(huì)議總結(jié)之前，讓秘書(shū)許茹收集會(huì)議各方面的信息，許茹從簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄和群眾來(lái)信中搜集了一些資料，但總經(jīng)理卻認(rèn)為她沒(méi)有能夠提供一些反饋信息，希望她能改進(jìn)這方面的工作。

點(diǎn)評(píng)：許秘書(shū)在掌握會(huì)議反饋信息搜集途徑方面不夠全面，因此所收集的信息量不夠。許茹應(yīng)擴(kuò)大自己收集信息的渠道，掌握更多的收集方法。

案例十一

某公司日常管理比較混亂，秘書(shū)沒(méi)有將公司會(huì)議記錄立卷歸檔，經(jīng)常發(fā)生找不到會(huì)議文件資料的事情。一次，公司與合作方經(jīng)過(guò)幾次協(xié)商，雙方簽署了一個(gè)項(xiàng)目的合作意向。不久，雙方約定再次商談并簽訂正式文本。然而，當(dāng)需要簽署意向書(shū)時(shí)，秘書(shū)在自己所保存的文件中無(wú)論如何也找不到了。當(dāng)合作方聽(tīng)說(shuō)此事后，中止了與該公司的合作。

點(diǎn)評(píng)：秘書(shū)在收齊會(huì)議文件后，應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議相關(guān)文件，加工、修改與會(huì)人員的討論稿，根據(jù)需要形成決議紀(jì)要或會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議文件資料的立卷歸檔原則上是一會(huì)一卷，便于日后

查找、利用。

案例十二

開(kāi)具發(fā)票時(shí)有出入怎么辦？

公司員工小張去某城市參加全國(guó)電子產(chǎn)品交流會(huì)，會(huì)期一周。按照會(huì)議通知，他交了1600元的會(huì)務(wù)費(fèi)，組織方開(kāi)具了發(fā)票。小張回來(lái)報(bào)銷(xiāo)時(shí)，財(cái)務(wù)處說(shuō)發(fā)票無(wú)效不予報(bào)銷(xiāo)，原因是發(fā)票上缺少財(cái)務(wù)章。小張馬上與會(huì)務(wù)組織聯(lián)系，幾經(jīng)周折才聯(lián)系上，對(duì)方稱(chēng)他們的發(fā)票是正式的，不可能沒(méi)有財(cái)務(wù)章。讓小張將發(fā)票寄給他們，如果確實(shí)有問(wèn)題愿意承擔(dān)責(zé)任?？荚嚢删?/p>

輯整理 點(diǎn)評(píng)：發(fā)票是報(bào)銷(xiāo)的憑證。發(fā)票開(kāi)具應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)限和順序，逐欄、全部聯(lián)次一次性如實(shí)開(kāi)具，并加蓋單位財(cái)務(wù)印章和發(fā)票專(zhuān)用章。不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)憑證，任

何單位和個(gè)人有權(quán)拒收。

案例十三

會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦。一段時(shí)間以來(lái)，某公司的一些會(huì)議決定遲遲得不到落實(shí)，有的部門(mén)因?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)處理問(wèn)題持有異議，故意將會(huì)議決定拖延。這使領(lǐng)導(dǎo)非常撓頭。為解決此種被動(dòng)狀況，秘書(shū)協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)層層開(kāi)會(huì)，首先對(duì)一些問(wèn)題加以澄清，統(tǒng)一了認(rèn)識(shí)，從而疏通了信息決辦

環(huán)節(jié)。

點(diǎn)評(píng)：傳達(dá)落實(shí)會(huì)議精神是秘書(shū)的重要職責(zé)之一。會(huì)后的檢查催辦是會(huì)后工作中不可缺少的重要內(nèi)容?？梢远卮贂?huì)議精神落到實(shí)處。如果落實(shí)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)疏通。

第三篇：秘書(shū)四級(jí)考試——會(huì)議管理部分

會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達(dá)意愿的行為過(guò)程。

會(huì)議分為大型會(huì)議、中型會(huì)議和小型會(huì)議三種。

一般而言,會(huì)議申報(bào)與審批大體有三種形式：口頭申報(bào)、書(shū)面申報(bào)、會(huì)議申報(bào)。

秘書(shū)部門(mén)對(duì)有關(guān)職能部門(mén)申報(bào)召開(kāi)的會(huì)議,要本著精簡(jiǎn)從嚴(yán)的審批原則,嚴(yán)格把好審批關(guān)。要分析會(huì)議是否有必要開(kāi),能否合并開(kāi),可否用其他方式解決問(wèn)題等。會(huì)議審批還應(yīng)遵循“一支筆”的原則?？荚嚧笫占?。會(huì)前籌備

一、擬訂會(huì)議議程、日程

（一）會(huì)議議程和會(huì)議日程的內(nèi)容及作用

1、會(huì)議議程的內(nèi)容

會(huì)議議程是為完成議題而做出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問(wèn)題的大致安排，會(huì)議主持人要根據(jù)議程主持會(huì)議。會(huì)議議程是會(huì)議具體的概略安排，它通過(guò)會(huì)議日程顯示出來(lái)。大中型會(huì)議的議程一般安排如下：開(kāi)幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)作報(bào)告；分組討論；大會(huì)發(fā)言；參觀或其他活動(dòng)；會(huì)議總結(jié)；宣讀決議；閉幕式。

2、會(huì)議日程的內(nèi)容

會(huì)議日程就是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。

3、會(huì)議議程和日程的作用

通過(guò)了解會(huì)議議程和日程，與會(huì)者可以更好地了解會(huì)議所要討論的問(wèn)題，清楚會(huì)議順序計(jì)劃，即獲得有效信息。會(huì)議議程更是一個(gè)溝通的平臺(tái)，一個(gè)高效的市場(chǎng)管理工具。

（二）會(huì)議議程的制定程序

1、明確目標(biāo)和參加者

2、安排各議程事項(xiàng)的時(shí)間

3、確定每一項(xiàng)議程

4、決定會(huì)議討論形式

（三）會(huì)議日程的編制方法

1、制定議程表時(shí)，應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無(wú)對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。

2、制定議程表之前還須明確會(huì)議活動(dòng)的人員、日期和時(shí)間、地點(diǎn)、有關(guān)的餐飲安排。

3、宣布議程，然后說(shuō)明一些有關(guān)此次會(huì)議事務(wù)性的內(nèi)容，之后在安排討論的問(wèn)題。

4、盡量將同類(lèi)性質(zhì)的問(wèn)題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關(guān)列席人員到會(huì)和退席。

5、保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。

二、提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案

（一）會(huì)議地點(diǎn)選擇的要求

1、交通便利。

2、會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符。

3、場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置。

4、場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。

5、選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無(wú)停車(chē)場(chǎng)所。

6、場(chǎng)地租借的成本必須合理。

（二）會(huì)議場(chǎng)地選擇的工作程序

1、會(huì)議的目的與形態(tài)

2、實(shí)質(zhì)上的需要、與會(huì)者的期望

3、列出選擇會(huì)議場(chǎng)地需求的工作清單，確定會(huì)議場(chǎng)地

4、對(duì)會(huì)議地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn) 考試大編輯整理

5、簽訂書(shū)面合同

（三）實(shí)地考察會(huì)議地點(diǎn)的注意事項(xiàng)

1、會(huì)見(jiàn)能作決策的人，有利于以后解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題。

2、只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀。

3、不要出于個(gè)人原因再次參觀酒店。

4、不要帶家屬同行參觀。

5、要考慮是否以一個(gè)普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對(duì)客人的接待情況。

6、要考慮另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現(xiàn)被動(dòng)局面。

三、布置會(huì)場(chǎng)和安排座次

（一）會(huì)場(chǎng)整體布局安排

1、會(huì)場(chǎng)整體布局的要求

（1）莊重、美觀、舒適。

（2）會(huì)場(chǎng)的整體格局要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。

（3）中大型會(huì)議要保證一個(gè)絕對(duì)的中心。

（4）小型會(huì)場(chǎng)要注意集中和方便。

2、會(huì)場(chǎng)整體布局的類(lèi)型

（1）較大型會(huì)場(chǎng)的座次安排。

（2）中小型會(huì)議的座次安排。

3、會(huì)場(chǎng)整體布局安排的工作程序

（1）確定會(huì)場(chǎng)形式。

（2）合理擺放桌椅。

（3）布置附屬性設(shè)備

(二)主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排

1、主席臺(tái)座次和場(chǎng)內(nèi)座次的要求

主席臺(tái)是與會(huì)人員矚目的地方，也是會(huì)場(chǎng)布置工作的重點(diǎn)。各種大中型會(huì)議均應(yīng)該設(shè)主席臺(tái)。座談會(huì)和日常工作會(huì)議一般不設(shè)主席臺(tái)或主席桌。無(wú)論是否設(shè)置主席臺(tái)，都要注意使會(huì)議主持人面向與會(huì)人員，避免同與會(huì)人員背向現(xiàn)象。另外，一般會(huì)議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請(qǐng)上主席臺(tái)，只請(qǐng)講話(huà)人和主持人即可。

2、主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排

（1）安排主席臺(tái)的座次。會(huì)議主席臺(tái)就坐者都是主辦方的負(fù)責(zé)人、貴賓或主席團(tuán)成員，安排座位時(shí)應(yīng)注意以下慣例：

1）依職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次。職務(wù)最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。

2）為工作便利起見(jiàn)，會(huì)議主持人有時(shí)需在前排的邊座就座，有時(shí)可按職務(wù)順序就座。

3）主席臺(tái)座次的編排應(yīng)編制成表，先報(bào)主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺(tái)入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

4）在主席臺(tái)的桌上，于每個(gè)座位的左側(cè)放置姓名臺(tái)簽。

（2）安排場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次

1）小型會(huì)場(chǎng)內(nèi)座位的安排。分清上下座，一般離會(huì)場(chǎng)的入口處遠(yuǎn)、離會(huì)議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會(huì)議的主持人或會(huì)議主席的位置應(yīng)置于遠(yuǎn)離入口處、正對(duì)門(mén)的位置。

2）中大型會(huì)場(chǎng)內(nèi)座次的安排。常見(jiàn)的安排方法有三種： ①橫排法。是按照參加會(huì)議人員的名單以及姓氏筆畫(huà)或單位名稱(chēng)筆畫(huà)為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。

②豎排法。是按照各代表團(tuán)或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫(huà)從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務(wù)高者排在前，列席成員、職務(wù)低者排在后。

③左后排列法。是按照參加會(huì)議人員姓氏筆畫(huà)或單位名稱(chēng)筆畫(huà)為序，以會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展排列座位的方法。

四、發(fā)布會(huì)議信息

（一）會(huì)議信息的內(nèi)容和類(lèi)型

1、會(huì)議信息的內(nèi)容

會(huì)議信息的內(nèi)容包括：會(huì)議的報(bào)名時(shí)間、地點(diǎn)、費(fèi)用及方法；會(huì)務(wù)聯(lián)系電話(huà)與聯(lián)系人；會(huì)議報(bào)到及會(huì)議議程、日程；與會(huì)者的信息；會(huì)議報(bào)送的交流信息；會(huì)議的記錄和紀(jì)要內(nèi)容；會(huì)議的宣傳報(bào)道內(nèi)容；會(huì)議的決議內(nèi)容。

2、會(huì)議的類(lèi)型

會(huì)議信息分類(lèi)是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個(gè)類(lèi)別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

（二）發(fā)布會(huì)議信息的工作程序

1、傳遞會(huì)議通知信息

2、分發(fā)傳遞會(huì)議文件

3、溝通傳遞會(huì)議有關(guān)情況

（三）注意事項(xiàng)

1、發(fā)布會(huì)議信息前要進(jìn)行報(bào)審

2、要對(duì)媒體進(jìn)行選擇

五、安排會(huì)議食宿

（一）會(huì)議餐飲的常識(shí)和工作程序

1、會(huì)議餐飲的常識(shí)

（1）餐飲安排的原則是讓代表吃好而又不浪費(fèi)。

（2）就餐大體上是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，要適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者。確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)餐方式，照顧南北不同代表的口味。

（3）秘書(shū)人員應(yīng)提前到現(xiàn)場(chǎng)布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

（4）座位的通知除在請(qǐng)柬上注明外，還可在宴會(huì)上陳列宴會(huì)簡(jiǎn)圖，標(biāo)出全場(chǎng)座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫(xiě)好姓名席位，發(fā)給本人。

2、安排會(huì)議餐飲

（1）根據(jù)會(huì)議的經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會(huì)議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。

（2）就餐方式可根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和性質(zhì)來(lái)確定，提倡實(shí)行自助餐制和分餐制。

（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲時(shí)間和地點(diǎn)。

（4）事先設(shè)計(jì)和確定就餐的憑證。

（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要衛(wèi)生、可口、品種多。

（6）事先要準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。

（7）給因開(kāi)會(huì)或服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。

（8）做好飲水、飲料的供應(yīng)。

3、會(huì)議餐飲的類(lèi)型和標(biāo)準(zhǔn)

（1）早餐。早餐食物的選擇可以是正規(guī)的復(fù)雜早餐，也可以是自助早餐。

（2）會(huì)場(chǎng)休息期間的茶歇。一般供應(yīng)咖啡、茶或其他飲料。

（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會(huì)議安排。（4）正式晚餐。晚餐食物的選擇既要考慮到營(yíng)養(yǎng)和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。

（5）招待會(huì)。應(yīng)選擇健康的、美味的、人們愛(ài)吃的配餐。

（二）會(huì)議住宿的常識(shí)和工作程序

1、會(huì)議住宿的常識(shí)

（1）要提前編制住房方案。

（2）長(zhǎng)者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧。

（3）具體安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會(huì)人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。

（4）有時(shí)還要按地區(qū)集中，統(tǒng)籌安排。

（5）不同標(biāo)準(zhǔn)的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合代表具體情況列出住宿表。

（6）報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2、安排會(huì)議住宿

（1）安排方式的選擇。

（2）預(yù)定會(huì)議住宿的程序。

（3）確定會(huì)議住宿的程序。

3、會(huì)議房間的分配

（1）如果由主辦方支付費(fèi)用，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會(huì)人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近。

（2）年齡較大的與會(huì)者和女性應(yīng)盡量安排到向陽(yáng)、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。

（3）注意盡量不要把漢族與會(huì)者與有禁忌的少數(shù)民族與會(huì)者安排在同一房間。

（4）可預(yù)先在會(huì)議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標(biāo)明，請(qǐng)與會(huì)者自己選擇預(yù)訂。

（5）預(yù)訂住宿地點(diǎn)的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。

六、邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓

（一）、會(huì)議嘉賓的類(lèi)型和要求

1、會(huì)議嘉賓的類(lèi)型

（1）組織方的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和政府官員。

（2）企業(yè)的重要客戶(hù)和各種利益相關(guān)方。

（3）社會(huì)名流和電影明星。

（4）對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人。

2、嘉賓邀請(qǐng)的要求

（1）要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認(rèn)能否出場(chǎng)。

（2）要發(fā)出正式邀請(qǐng)函。

（3）要做到有禮貌。

（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系。

（5）對(duì)于難以分辨是否應(yīng)該邀請(qǐng)的人士，最好能采取“寧可邀請(qǐng)，而不排斥”的原則。

（6）嘉賓人數(shù)不宜過(guò)多。

（二）邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓的工作程序

（1）在邀請(qǐng)參會(huì)嘉賓方面，要開(kāi)會(huì)研究，確定嘉賓名單，而接下來(lái)邀請(qǐng)嘉賓的工作就由工作組負(fù)責(zé)組織實(shí)施。

（2）擬寫(xiě)并發(fā)送嘉賓請(qǐng)柬，要使每一份請(qǐng)柬都制作精美。

（3）要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)其參會(huì)情況。

（4）在會(huì)議正式召開(kāi)之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。

七、準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品

（一）會(huì)議資料的類(lèi)型和準(zhǔn)備

1、會(huì)議資料的類(lèi)型

（1）來(lái)賓資料：會(huì)議手冊(cè)、宣傳材料、會(huì)議管理性材料。

（2）會(huì)議資料：開(kāi)會(huì)的請(qǐng)示、提交會(huì)議審批的文件、會(huì)上用的文件、會(huì)議宣傳性文件。

（3）溝通資料：來(lái)賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄。

2、會(huì)議資料的準(zhǔn)備

（1）來(lái)賓資料袋內(nèi)容：會(huì)議手冊(cè)、會(huì)議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號(hào)、餐券等。

（2）會(huì)務(wù)資料內(nèi)容：接站一覽表、來(lái)賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會(huì)議討論分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄。

（3）溝通資料內(nèi)容：會(huì)議參考文件、會(huì)議宣傳文件資料、各種記錄、各種會(huì)議協(xié)議和合同以及相關(guān)資料。

（二）會(huì)議用品的類(lèi)型和準(zhǔn)備

1、會(huì)議用品的類(lèi)型

（1）必備用品和設(shè)備是指各類(lèi)會(huì)議都需要的用品和設(shè)備。

1）會(huì)議內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、錄音、攝像等設(shè)備以及必要的安全設(shè)施等。

2）常用物資有電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

（2）特殊用品是指一些特殊類(lèi)型的會(huì)議所需用品和設(shè)備。例如，選舉會(huì)議、談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)經(jīng)常需要的特殊用品和設(shè)備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊(duì)、鮮花等。

2、準(zhǔn)備會(huì)議用品

（1）檢查空調(diào)設(shè)備，必要時(shí)做好開(kāi)機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會(huì)議前兩小時(shí)預(yù)熱或預(yù)冷。

（2）檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。

（3）檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

（4）如有陌生人或外來(lái)人參加會(huì)議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。

（5）在每人座位前擺放紙筆。

（6）多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。

（7）如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準(zhǔn)備好投票箱、計(jì)數(shù)設(shè)備和獎(jiǎng)勵(lì)用品。

（8）會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議，要安排好茶水飲料，并指定專(zhuān)人服務(wù)。

（9）如果是電話(huà)、廣播會(huì)議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

八、安排會(huì)議禮儀服務(wù)

（一）會(huì)議禮儀的種類(lèi)

1、會(huì)議的通用禮儀

（1）會(huì)議文書(shū)禮儀。

（2）迎送禮儀。

（3）參會(huì)禮儀。

（4）服務(wù)禮儀。

2、主持人的禮儀

3、會(huì)議發(fā)言者禮儀

4、會(huì)議參加者禮儀

（二）安排會(huì)議禮儀服務(wù)的工作程序

1、選擇會(huì)議禮儀服務(wù)人員（1）從組織內(nèi)部員工中選擇。

（2）聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)禮儀公司或禮儀人士承擔(dān)會(huì)議主要的禮儀服務(wù)。

2、分解工作程序

3、培訓(xùn)會(huì)議禮儀服務(wù)人員

（1）對(duì)會(huì)議工作的宗旨和合作精神的培訓(xùn)。

（2）對(duì)會(huì)議禮儀知識(shí)和工作技能的培訓(xùn)。

（3）對(duì)會(huì)議的設(shè)備和用品的使用常識(shí)培訓(xùn)。

4、準(zhǔn)備服裝用具

（1）禮儀服務(wù)人員的服裝應(yīng)統(tǒng)一并且與會(huì)場(chǎng)環(huán)境協(xié)調(diào)。

（2）迎接一般的與會(huì)者不需要獻(xiàn)花。

5、禮儀執(zhí)行

（1）接待禮儀及程序。

（2）引領(lǐng)。

（3）乘車(chē)的座次安排。

九、檢查會(huì)議常用視聽(tīng)設(shè)備是否正常

（一）會(huì)議常用視聽(tīng)設(shè)備的選用

音響手段與視覺(jué)手段可以分開(kāi)單獨(dú)使用，也可以合在一起使用。

常用的設(shè)備類(lèi)型有表決系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、發(fā)言討論系統(tǒng)、多媒體投影儀、幻燈機(jī)、投影儀、錄像機(jī)、電視機(jī)、攝像機(jī)、燈光設(shè)備等。

對(duì)于會(huì)議使用的設(shè)備，應(yīng)設(shè)專(zhuān)人操作與維護(hù)。來(lái)源于考試大

（二）檢查會(huì)議常用視聽(tīng)設(shè)備的工作程序

1、確定工作人員的職責(zé)。

2、預(yù)演和檢查會(huì)場(chǎng)視聽(tīng)設(shè)備。

會(huì)中服務(wù)

一、安排會(huì)議值班

（一）會(huì)議值班工作的內(nèi)容和意義

1、會(huì)議值班工作的內(nèi)容

（1）值班電話(huà)記錄。

（2）值班接待記錄。

（3）值班日記。

（4）做好信息傳遞。

2、會(huì)議值班的意義

會(huì)議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會(huì)議的順利進(jìn)行。

（二）安排會(huì)議值班的工作程序

1、制定值班工作制度

（1）信息處理制度。

（2）崗位責(zé)任制度。

（3）交接班制度。

2、明確值班工作任務(wù)

（1）在會(huì)議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。

（2）要加強(qiáng)與會(huì)議無(wú)關(guān)人員出入會(huì)場(chǎng)的控制。

（3）手邊要有公司和各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問(wèn)題及時(shí)與之聯(lián)絡(luò)、請(qǐng)示。

（4）要備有一份設(shè)備維修人員、車(chē)隊(duì)調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門(mén)主管人員的電話(huà)通訊錄。

（5）要堅(jiān)守崗位，保證會(huì)議信息的暢通無(wú)阻。

（6）必要時(shí)，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專(zhuān)職會(huì)議服務(wù)人員為與會(huì)者做好各項(xiàng)具體的服務(wù)。

（7）做好會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。

（8）必要時(shí)，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

3、編制會(huì)議值班表

會(huì)議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：

（1）會(huì)議值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。

（2）會(huì)議值班人員姓名。

（3）會(huì)議值班的地點(diǎn)，并在會(huì)議須知上注明會(huì)議值班室的房間號(hào)。

（4）會(huì)議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。

（5）用簡(jiǎn)明的文字表明值班的工作內(nèi)容。

（6）表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

二、接待采訪會(huì)議的新聞媒體

（一）相關(guān)知識(shí)

1、接待采訪會(huì)議的新聞媒體的基本原則

（1）報(bào)道的內(nèi)容必須與會(huì)議基本內(nèi)容相吻合。

（2）掌握會(huì)議信息的保密度，做到內(nèi)外有別。

（3）報(bào)道中的重要觀點(diǎn)和提法，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定。

（4）要準(zhǔn)備得全面周到、主動(dòng)積極。

（5）在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則綜合考慮。

（6）在會(huì)議中，秘書(shū)要隨時(shí)注意收集外界輿論和新聞媒體對(duì)會(huì)議的反映信息的報(bào)道。

（7）在會(huì)議結(jié)束后，秘書(shū)要為召開(kāi)媒體溝通會(huì)提供必須的信息資料。

2、接待新聞媒體的工作內(nèi)容

（1）由會(huì)議秘書(shū)撰寫(xiě)新聞報(bào)道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，向媒體發(fā)送。

（2）在會(huì)議召開(kāi)期間，邀請(qǐng)有關(guān)報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)派記者駐會(huì)隨訪，發(fā)表消息。

（3）在會(huì)議結(jié)束時(shí)，召開(kāi)記者報(bào)告會(huì)，由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會(huì)議情況，并親自回答記者提出的問(wèn)題。

（二）工作程序

1、媒體人員登記

2、為媒體人員提供簡(jiǎn)單的會(huì)議材料

3、安排拍照和新聞發(fā)布會(huì)等傳統(tǒng)活動(dòng)

4、安排媒體溝通會(huì)

（三）妥善處理新聞媒體的負(fù)面報(bào)道

（1）快速作出反應(yīng)。

（2）聯(lián)合或聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)公關(guān)公司處理危機(jī)。

（3）讓負(fù)責(zé)人出面。

（4）對(duì)未知的事實(shí)不要推測(cè)。

（5）不要隱瞞事實(shí)真相。

（6）為媒體采訪敞開(kāi)大門(mén)。

（7）統(tǒng)一口徑，用同一個(gè)聲音說(shuō)話(huà)。

（8）頻繁溝通。

三、做好會(huì)議的記錄工作和簡(jiǎn)報(bào)工作

（一）做好會(huì)議的記錄工作

1、會(huì)議記錄的內(nèi)容

（1）會(huì)議描述。

（2）與會(huì)者姓名。

（3）缺席者請(qǐng)假條。

（4）宣讀上次會(huì)議記錄。

（5）有會(huì)議記錄中產(chǎn)生的問(wèn)題。

（6）通訊記錄。

（7）一般事務(wù)。

（8）其他事務(wù)。

（9）下次會(huì)議日期。

（10）主席簽名。

2、會(huì)議記錄的要求

（1）速度要求。

（2）真實(shí)性要求。

1）準(zhǔn)確

2）清楚

3）突出重點(diǎn)

（3）資料性要求。

3、會(huì)議記錄的工作程序

會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部。

（1）標(biāo)題。一種是會(huì)議名稱(chēng)+文種。另一種是文種。

（2）正文。首部+主體+結(jié)尾。

（3）尾部。右下方寫(xiě)明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。

（二）做好會(huì)議的簡(jiǎn)報(bào)工作 來(lái)源于考試大

1、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容

會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)要迅速反映會(huì)議的實(shí)際情況，交流會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)，溝通會(huì)議的信息。要反映出會(huì)議的新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)、新見(jiàn)解、新趨勢(shì)，更好地對(duì)會(huì)議起到指導(dǎo)和溝通作用。

2、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的要求

（1）真實(shí)準(zhǔn)確。

（2）短小精悍。

（3）快是簡(jiǎn)報(bào)的質(zhì)量體現(xiàn)。

（4）生動(dòng)活潑。

3、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的工作程序

（1）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容。

（2）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的結(jié)構(gòu)。

四、收集信息的分類(lèi)

（一）會(huì)議信息的分類(lèi)

1、按照會(huì)議信息的作用劃分

（1）與會(huì)者信息。

（2）會(huì)議指導(dǎo)性、宣傳性信息。

（3）會(huì)議議題性信息。

（4）會(huì)議主題內(nèi)容信息。

（5）記錄性、結(jié)果性文件信息。

（6）會(huì)議的程序性文件信息。（7）會(huì)議交流性文件信息。

（8）會(huì)議參考性信息。

（9）會(huì)議管理性信息。

2、按照會(huì)議信息的保密性劃分

（1）保密性會(huì)議信息。

（2）內(nèi)部性會(huì)議信息。

（3）公開(kāi)性會(huì)議信息。

3、按照會(huì)議信息傳遞方式劃分

（1）會(huì)議講話(huà)信息。

（2）會(huì)議書(shū)面信息。

（3）會(huì)議聲像信息。

（二）收集會(huì)議信息的要求

1、齊全。

2、及時(shí)。

3、準(zhǔn)確。

4、有效。

（1）責(zé)任到人。

（2）履行登記。

（3）嚴(yán)格保密。

（4）明確范圍，（5）有針對(duì)性。

（三）收集會(huì)議信息的工作程序

1、確定會(huì)議信息的搜集范圍。

2、選擇會(huì)議信息的搜集渠道。

3、確定搜集會(huì)議信息的方法。

（1）召集開(kāi)會(huì)。

（2）提供書(shū)面材料。

（3）個(gè)別約見(jiàn)。

（4）會(huì)議結(jié)束時(shí)及時(shí)搜集。

（5）個(gè)別催退。

（6）按清退目錄收集。

（7）限時(shí)交退。

五、反饋會(huì)議信息

（一）反饋會(huì)議信息的內(nèi)容和要求

1、反饋會(huì)議信息的內(nèi)容

（1）反饋會(huì)前信息。

（2）反饋會(huì)中信息。

（3）反饋會(huì)后傳達(dá)落實(shí)的情況。

2、反饋會(huì)議信息的要求

（1）會(huì)議的信息反饋要注意店面結(jié)合，正負(fù)反饋結(jié)合。

（2）會(huì)議信息反饋的目的要明確。

（3）充分重視會(huì)議的反饋信息溝通。

（二）反饋會(huì)議信息的工作程序

1、布置會(huì)議信息收集工作。

2、會(huì)議信息的搜集渠道的選擇和建設(shè)。

3、建立定期的會(huì)議信息反饋制度。

4、做好會(huì)議信息的反饋匯報(bào)工作。

5、抓好會(huì)議反饋信息的落實(shí)工作。

會(huì)后落實(shí)

一、會(huì)議文件資料收集的要求

（一）收集會(huì)議文件資料的要求和內(nèi)容

1、收集會(huì)議文件資料的要求

（1）確定會(huì)議文件資料的收集范圍。

（2）收集會(huì)議文件資料要及時(shí)，確保文件資料在與會(huì)人員離會(huì)前全部收集齊全。

（3）選擇收集文件資料的渠道，運(yùn)用收集文件資料的不同方式方法。

（4）收集會(huì)議文件要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)。來(lái)源于考試大（5）收集整理過(guò)程中要注意保密。

2、需收集的文件資料

（1）會(huì)前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件。

（2）會(huì)議期間產(chǎn)生的文件。

（3）會(huì)后產(chǎn)生的文件。

（二）會(huì)議文件的立卷歸檔

1、會(huì)議文件立卷歸檔的意義

（1）保持會(huì)議文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。

（2）保持歷史的真是面貌，反映工作的客觀進(jìn)程。

（3）保護(hù)會(huì)議文件的完整與安全，便于保存和保管。

（4）保證會(huì)議秘書(shū)工作的聯(lián)系性，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。

2、會(huì)議文件立卷歸檔的范圍的范圍和分工。

（1）會(huì)議文件立卷歸檔范圍

（2）會(huì)議文件立卷歸檔分工。

3、會(huì)議文件立卷的基本原則和方法

（1）會(huì)議文件立卷的基本原則。

（2）會(huì)議文件立卷方法。

4、會(huì)議文件立卷工作程序。

（1）大中型會(huì)議文件立卷

（2）日常工作會(huì)議文件資料立卷。

（三）會(huì)議文件資料收集整理的工作程序

將收集的文件資料進(jìn)行登記——向上級(jí)總結(jié)、匯報(bào)情況——甄別整理、分類(lèi)歸卷——卷內(nèi)文件的排列——卷內(nèi)文件的編號(hào)、編目——填寫(xiě)卷內(nèi)文件的備考表——案卷標(biāo)題的擬制——填案卷封面——移交給檔案室——清理-銷(xiāo)毀不再利用的紙張。

二、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容和要求

（一）會(huì)議紀(jì)要的種類(lèi)

（1）辦公關(guān)于紀(jì)要。

（2）工作會(huì)議紀(jì)要。

（3）協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要。

（4）研討會(huì)議紀(jì)要。

（二）會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容（1）會(huì)議情況簡(jiǎn)述。

（2）對(duì)會(huì)議精神的闡發(fā)。

（三）會(huì)議紀(jì)要的要求

1、會(huì)議紀(jì)要的擬寫(xiě)要求

（1）實(shí)事求是，忠于會(huì)議實(shí)際。

（2）內(nèi)容要集中概括。

（3）要有條理。

2、印制并分發(fā)給有關(guān)部門(mén)有關(guān)人員或歸檔保存

3、會(huì)議紀(jì)要要按印發(fā)范圍和查看等級(jí)分發(fā)

（1）確定印發(fā)范圍。

（2）確認(rèn)接收者。

（3）簽發(fā)會(huì)議執(zhí)行。

（四）工作程序

完善會(huì)議記錄→起草、編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要→確定印發(fā)范圍→接收者確認(rèn)→領(lǐng)導(dǎo)簽字→打印成文→印制、分發(fā)或歸檔保存。

三、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的方法

（一）會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的方法和要求

1、會(huì)議的收費(fèi)與付費(fèi)方法

（1）收款的方法與時(shí)機(jī)。

（2）付款的方法和時(shí)間表。

2、會(huì)議付費(fèi)的要求

（1）會(huì)議經(jīng)費(fèi)的名稱(chēng)要規(guī)范。

（2）遵守公司零用現(xiàn)金、消費(fèi)價(jià)格及用品報(bào)銷(xiāo)的各種財(cái)務(wù)制度和規(guī)定。

（二）會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的工作程序

通知與會(huì)人員結(jié)算時(shí)間地點(diǎn)→清點(diǎn)費(fèi)用支出發(fā)票→核實(shí)發(fā)票→填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單、將發(fā)票貼于報(bào)銷(xiāo)單背面→請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)者簽字→到財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)→與相關(guān)部門(mén)及人員結(jié)清費(fèi)用。

（三）會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的注意事項(xiàng) 考試大編輯整理

（1）開(kāi)具會(huì)議住宿費(fèi)發(fā)票時(shí)，需要向賓館酒店索取蓋有酒店章的正式發(fā)票，保證開(kāi)立的發(fā)票與收取的會(huì)務(wù)費(fèi)相等。

（2）住宿費(fèi)一般不包括使用房間的長(zhǎng)途電話(huà)費(fèi)、客房小酒吧、在酒店簽單的費(fèi)用。

四、跟蹤反饋落實(shí)會(huì)議精神

（一）會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)

1、會(huì)議傳達(dá)決定事項(xiàng)的要求

（1）傳達(dá)會(huì)議決定事項(xiàng)必須準(zhǔn)確，必須原原本本傳達(dá)。

（2）傳達(dá)會(huì)議決定事項(xiàng)必須及時(shí)。

（3）傳達(dá)會(huì)議決定事項(xiàng)必須到位。

2、會(huì)議傳達(dá)落實(shí)的作用

（1）會(huì)議決策傳達(dá)落實(shí)是實(shí)現(xiàn)會(huì)議決策目標(biāo)的最主要環(huán)節(jié)。

（2）會(huì)議決策傳達(dá)落實(shí)是衡量下級(jí)組織得力與否的主要標(biāo)志。

（3）會(huì)議決策傳達(dá)落實(shí)是對(duì)會(huì)議決策的檢驗(yàn)。

3、傳達(dá)落實(shí)會(huì)議決策的具體實(shí)施

（1）傳達(dá)動(dòng)員。

（2）分解任務(wù)。

（3）互相溝通。（4）操作控制。

（5）效益考核。

（二）會(huì)議決定事項(xiàng)反饋

（1）反饋的原則。

（2）反饋的重點(diǎn)。

（2）綜合反饋。

（三）跟蹤反饋落實(shí)會(huì)議精神的工作程序

會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)→會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦與登記制度→會(huì)議決定事項(xiàng)的反饋。

（四）跟蹤反饋落實(shí)會(huì)議精神的注意事項(xiàng)

（1）綜合性的須由多部門(mén)共同辦理的工作事項(xiàng)。

（2）部門(mén)責(zé)任分工邊緣的、交錯(cuò)的工作事項(xiàng)。

第四篇：秘書(shū)四級(jí)專(zhuān)業(yè)技能部分復(fù)習(xí)重點(diǎn)

秘書(shū)四級(jí)考試

專(zhuān)業(yè)技能部分

第一部分 會(huì)議管理

1、會(huì)議議程、日程 1（1）主要內(nèi)容：會(huì)議議程是會(huì)議的概略安排，主要包括：開(kāi)幕式；來(lái)賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)作報(bào)告；分組討論；大會(huì)發(fā)言；參觀或其他活動(dòng)；會(huì)議總結(jié)；宣讀決議；閉幕式。會(huì)議日程是根據(jù)議程做出的具體安排。（2）制定會(huì)議議程程序：

（a）明確會(huì)議目標(biāo)及與會(huì)人員。（b）安排議程時(shí)間。議程時(shí)間長(zhǎng)分為若干短時(shí)間會(huì)議；重要的事情放在前面；存在重大爭(zhēng)議的話(huà)題放在最后；涉及秘密的事放在最后.（c）確定每一項(xiàng)議程

a)議程達(dá)到的目標(biāo) b)與會(huì)者準(zhǔn)備及貢獻(xiàn) c)時(shí)間安排 d)演講者

e)提前分發(fā)議題

（d）決定會(huì)議討論形式

a)典型會(huì)議式 b)頭腦風(fēng)暴式 c)團(tuán)隊(duì)列名式

（e）決定會(huì)議決策方式（3）會(huì)議議程編制的注意事項(xiàng)

（a）注意各議程的習(xí)慣性順序和公司對(duì)議程有無(wú)相關(guān)規(guī)定（b）在確定會(huì)議議程前還需明確會(huì)議活動(dòng)的人員、時(shí)間、地點(diǎn)等安排（c）宣布議程，說(shuō)明會(huì)議常務(wù)性?xún)?nèi)容（d）將同類(lèi)性質(zhì)的議程安排在一起（e）保密性較強(qiáng)的議題安排在后面

2、會(huì)議地點(diǎn)備選方案 1（1）會(huì)議地點(diǎn)選擇

（a）交通便利

（b）場(chǎng)地大小與會(huì)議規(guī)模相符（c）有良好配置（d）不受外界干擾（e）應(yīng)有停車(chē)場(chǎng)所（f）成本合理

（2）工作流程（5步）

（a）確定會(huì)議目的與形態(tài)（b）實(shí)質(zhì)需求與與會(huì)者期望

（c）列出需要清單，確定會(huì)議場(chǎng)地

a)所在地區(qū)情況，是否便利，成本如何 b)會(huì)場(chǎng)環(huán)境 c)設(shè)施情況

（d）負(fù)責(zé)人核對(duì)、確認(rèn)地點(diǎn)（e）簽訂書(shū)面合同

3、會(huì)場(chǎng)布置

（1）整體布局

（a）確定會(huì)場(chǎng)形式（b）合理擺放桌椅（c）布置附屬設(shè)備（2）座次安排

4、傳遞會(huì)議信息

（1）傳遞會(huì)議通知信息。主要包括：會(huì)議名稱(chēng)、主辦者、會(huì)議內(nèi)容、參加對(duì)象、時(shí)間與地點(diǎn)等，通知樣本需要作為檔案保留。（2）分發(fā)、傳遞會(huì)議文件（3）溝通傳遞會(huì)議有關(guān)情況

（a）會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的溝通（b）辦好會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)（c）向領(lǐng)導(dǎo)傳遞信息（d）發(fā)布新聞信息

（4）注意事項(xiàng)：發(fā)布會(huì)議信息之前要進(jìn)行報(bào)審，要對(duì)媒體進(jìn)行選擇。

5、安排會(huì)議食宿

（1）餐飲常識(shí)要點(diǎn)

（a）經(jīng)濟(jì)實(shí)惠，吃好不貴（b）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，照顧少數(shù)群體（c）事先擺放座位卡

（d）提前通知與會(huì)者座位情況（2）會(huì)議住宿常識(shí)

（a）提前編制住房分配方案（b）適當(dāng)照顧病老殘弱和領(lǐng)導(dǎo)（c）統(tǒng)籌安排所有人員情況（d）有時(shí)還要注意集中便于討論（e）交由領(lǐng)導(dǎo)審核額

6、會(huì)議嘉賓邀請(qǐng) 1（1）嘉賓類(lèi)型。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和政府官員；重要客戶(hù)和利益相關(guān)方；名流；潛在貢獻(xiàn)者（2）注意事項(xiàng)

（a）事先與嘉賓取得聯(lián)系確認(rèn)是否能夠出席（b）正式邀請(qǐng)函（c）邀請(qǐng)不卑不亢

（d）了解嘉賓背景，處理好嘉賓間關(guān)系（e）寧可邀請(qǐng)，而不排斥的原則（f）人數(shù)不宜過(guò)多（3）程序

（a）開(kāi)會(huì)確定邀請(qǐng)嘉賓名單（b）擬訂請(qǐng)柬

（c）聯(lián)絡(luò)嘉賓，確認(rèn)參會(huì)情況（d）開(kāi)會(huì)之前再次聯(lián)系，確定接送（4）相關(guān)連接

（a）嘉賓的安全保衛(wèi)。人身安全保衛(wèi)、私人物品保衛(wèi)、文件保衛(wèi)、駐地保衛(wèi)、設(shè)施保衛(wèi)、車(chē)輛保衛(wèi)。

（b）嘉賓接待。接站工作：安排專(zhuān)人提前20分鐘接站；領(lǐng)導(dǎo)到停車(chē)處接待；

7、會(huì)議值班工作（注意與事務(wù)值班相區(qū)別）

（1）值班工作的內(nèi)容

（a）值班電話(huà)記錄，主要包括：來(lái)電時(shí)間、單位、姓名、內(nèi)容等（b）值班接待記錄，主要包括：來(lái)訪人員姓名、單位、事由、聯(lián)系方法等

（c）值班日記，主要包括：外來(lái)的信函、電報(bào)、反應(yīng)情況等進(jìn)行登記，保證值班工作的連續(xù)性。（d）做好信息傳遞。（2）值班的意義

會(huì)議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證信息的及時(shí)流通。

（3）值班工作程序

（a）制定值班工作制度。主要包括：信息處理制度，對(duì)信息進(jìn)行基本處理的程序；崗位職責(zé)制度；交接班制度。（b）明確值班工作任務(wù) 搜集資料，傳遞信息 b)控制人員出入

c)有公司和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系電話(huà)，及時(shí)溝通 d)堅(jiān)守崗位，人不離崗 e)協(xié)助服務(wù)人員做好工作 f)做好各種協(xié)調(diào)工作

g)必要時(shí)建立領(lǐng)導(dǎo)帶班制度（c）編制會(huì)議值班表。值班表應(yīng)報(bào)送主管領(lǐng)導(dǎo)審批，之后根據(jù)實(shí)際情況安排值班。

8、接待新聞媒體

（1）基本原則

（a）新聞實(shí)事求是，符合會(huì)議內(nèi)容（b）注意保密，內(nèi)外有別（c）重要觀點(diǎn)須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批（d）主動(dòng)積極

（e）綜合考慮傳遞方式和內(nèi)容（f）隨時(shí)收集外界信息

（g）為媒體溝通會(huì)提供必需的資料（2）工作內(nèi)容

（a）撰寫(xiě)新聞稿，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后向媒體發(fā)送（b）邀請(qǐng)媒體前來(lái)采訪（c）召開(kāi)記者會(huì)（3）工作程序

（a）媒體人員登記（b）發(fā)放會(huì)議材料

（c）安排新聞發(fā)布會(huì)等傳統(tǒng)活動(dòng)（d）安排媒體溝通會(huì)（4）應(yīng)對(duì)媒體負(fù)面報(bào)道

（a）快速做出反應(yīng)

（b）聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)公司危機(jī)公關(guān)（c）負(fù)責(zé)人出面

（d）不要推測(cè)未知事實(shí)（e）不要隱瞞真相（f）對(duì)媒體敞開(kāi)大門(mén)（g）統(tǒng)一口徑（h）頻繁溝通

9、會(huì)議記錄 a)（1）會(huì)議記錄的準(zhǔn)備工作。準(zhǔn)備好記錄的相關(guān)設(shè)備和物資，提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，了解會(huì)場(chǎng)座次，提前熟悉會(huì)議議程（2）會(huì)議記錄的內(nèi)容。

（a）標(biāo)題。會(huì)議名稱(chēng)+文種（b）正文。首部+正文+尾部

a)首部，主要包括一會(huì)概況：會(huì)議名稱(chēng)，地點(diǎn)，時(shí)間，參與人員，主持人等

b)正文，主要包括會(huì)議議題、發(fā)言人及發(fā)言?xún)?nèi)容、會(huì)議決議等 c)結(jié)尾，另起行，寫(xiě)明散會(huì)時(shí)間（c）尾部，主持人簽字和記錄人簽字（3）會(huì)議記錄的要求

（a）速度

（b）真實(shí)。準(zhǔn)確、清楚、突出重點(diǎn)（c）資料性?？砷L(zhǎng)期保存。

10、會(huì)議資料的收集整理

（1）收集會(huì)議文件資料的要求

（a）確定收集范圍（b）收集要及時(shí)

（c）確定合適的收集渠道（d）嚴(yán)格收集登記程序（e）注意保密（2）需要收集的資料

（a）會(huì)前分發(fā)的（b）會(huì)中產(chǎn)生的（c）會(huì)后產(chǎn)生的

（3）會(huì)議文件的立檔歸卷

（a）立檔的意義

a)便于查找利用 b)反應(yīng)工作進(jìn)程 c)便于保存管理

d)保證秘書(shū)工作連續(xù)性

11、會(huì)議紀(jì)要

（1）會(huì)議紀(jì)要的種類(lèi)。辦公會(huì)議紀(jì)要、工作會(huì)議紀(jì)要、協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要、研討會(huì)議紀(jì)要

（2）會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容

（a）會(huì)議情況簡(jiǎn)述

（b）對(duì)會(huì)議精神的闡發(fā)（3）會(huì)議紀(jì)要的擬寫(xiě)要求

（a）實(shí)事求是，忠于會(huì)議實(shí)際（b）內(nèi)容集中概括

（c）調(diào)理明晰，一目了然

（4）會(huì)議紀(jì)要工作程序。完善會(huì)議記錄-起草-確定印發(fā)范圍-接受者確認(rèn)-領(lǐng)導(dǎo)簽字-打印成文-印制、分發(fā)、歸檔

12、會(huì)議成本報(bào)銷(xiāo)

（1）原則。

（a）遵守制度，嚴(yán)格手續(xù)（b）量入為出，收支平衡（c）精打細(xì)算，厲行節(jié)約

（2）清點(diǎn)費(fèi)用發(fā)票-核實(shí)發(fā)票-填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單，粘貼發(fā)票-領(lǐng)導(dǎo)簽字-財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)-結(jié)清費(fèi)用

第二部分 事務(wù)管理

1、制定接待計(jì)劃

（1）確定接待規(guī)格

（a）來(lái)訪者的身份和目的（b）對(duì)方與己方的關(guān)系（c）突然的變化（d）上一次接待標(biāo)準(zhǔn)（2）接待計(jì)劃的主要內(nèi)容

（a）接待規(guī)格（b）日程安排（c）經(jīng)費(fèi)預(yù)算（d）工作人員（3）工作程序

（a）了解掌握背景資料

a)了解來(lái)訪目的

b)了解來(lái)訪者基本情況（b）草擬接待計(jì)劃。需要與來(lái)訪者一方進(jìn)行協(xié)商，并須經(jīng)征得上司同意。

a)主要陪同人員 b)住宿 c)宴請(qǐng) d)會(huì)見(jiàn)，會(huì)談地點(diǎn) e)參觀游覽地點(diǎn)

（c）與本單位溝通有關(guān)情況（d）與來(lái)訪者溝通（e）報(bào)請(qǐng)上司批準(zhǔn)（4）注意事項(xiàng)

（a）嚴(yán)格遵守單位規(guī)章制度

（b）了解客人飲食習(xí)慣，特別是與宗教相關(guān)的飲食忌諱（c）注意保密工作

2、團(tuán)體接待常識(shí)

（1）用車(chē)禮儀

（a）乘車(chē)禮儀

a)若駕駛者為主人，上座為副駕駛，其次依次是后排右座、左座、中座。七座車(chē)則為最后一排。

b)駕駛者為司機(jī)，上座為后排右座，其他依次。副駕駛位秘書(shū)、警衛(wèi)等人員座位。

（b）乘車(chē)次序

a)上車(chē)。主賓先上，接待方需給主賓拉開(kāi)車(chē)門(mén)，等賓客上車(chē)再關(guān)上車(chē)門(mén)，最后上車(chē)

b)下車(chē)。如果外面有人開(kāi)門(mén)，則應(yīng)該讓主賓先下車(chē)；如果沒(méi)有人開(kāi)門(mén)，則應(yīng)該秘書(shū)先下車(chē)給主賓開(kāi)門(mén)。

（2）見(jiàn)面禮儀

（a）主方先做自我介紹，由身份自高向低介紹。（b）主方應(yīng)主動(dòng)伸手握手，秘書(shū)馬上接過(guò)客人的行李，私人物品除外。

3、值班工作

（1）值班工作的任務(wù)與要求

（a）辦理上司交代的事項(xiàng)

a)臨時(shí)會(huì)議通知

b)詢(xún)問(wèn)情況并回復(fù)領(lǐng)導(dǎo) c)委托的接待工作 d)轉(zhuǎn)告上司指示

（b）上傳下達(dá)，溝通內(nèi)外

（c）認(rèn)真處理來(lái)電來(lái)函，只傳達(dá)不表態(tài)。（d）負(fù)責(zé)接待工作

（e）掌握上司外出活動(dòng)情況（f）協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作（2）值班工作規(guī)范（a）堅(jiān)守值班崗位（b）認(rèn)真處理事務(wù)（c）做好值班記錄（d）熱情接待來(lái)訪者（e）加強(qiáng)安全防衛(wèi)（3）值班實(shí)務(wù)處理

（a）做好公務(wù)接洽

a)公務(wù)接洽的職責(zé)范圍。

b)處理辦法。簡(jiǎn)單事務(wù)直接處理，重要事務(wù)請(qǐng)示后處理 c)建立健全公務(wù)接洽制度。崗位責(zé)任制度和登記管理制度（b）匯報(bào)情況

a)問(wèn)明情況，做好記錄 b)重要情況，及時(shí)匯報(bào) c)謹(jǐn)防假冒，避免失誤（c）處置突發(fā)事件

a)盡快反應(yīng) b)準(zhǔn)確了解情況 c)主動(dòng)做好預(yù)測(cè)

（4）制作值班表

（a）值班表內(nèi)容

a)值班日志。記錄值班情況和經(jīng)歷 b)值班報(bào)告。值班期間重大突發(fā)情況 c)來(lái)人登記與接待記錄 d)電話(huà)記錄 e)交接班

4、安排上司的差旅事務(wù)

（1）制定商務(wù)旅行計(jì)劃

（b）時(shí)間、接站安排（c）路線、住宿安排（d）會(huì)晤計(jì)劃

（e）交通工具的選擇（f）需要攜帶的文件（g）其他特別要求

（h）目的地的天氣狀況

（i）差旅費(fèi)用、現(xiàn)金、外幣、支票等（j）行程安排、會(huì)議計(jì)劃等（2）制作旅程表（a）日期（b）時(shí)間（c）地點(diǎn)（d）交通工具（e）具體事項(xiàng)（f）備注

（3）準(zhǔn)備上司不同場(chǎng)合的發(fā)言稿（4）辦理出國(guó)手續(xù)

5、完成上司臨時(shí)交辦的事項(xiàng)

（1）臨時(shí)事項(xiàng)的特點(diǎn)

（a）廣泛性（b）臨時(shí)性（c）具體性（d）緊迫性

（2）臨時(shí)事項(xiàng)的范圍

（a）文書(shū)工作（b）會(huì)務(wù)工作（c）信訪工作（d）信息工作（e）調(diào)研工作（f）督查工作（g）聯(lián)絡(luò)工作（h）協(xié)調(diào)工作（i）接待工作（3）臨時(shí)事項(xiàng)的原則

（a）積極主動(dòng)，千方百計(jì)

（b）既要符合政策，又要靈活應(yīng)對(duì)（c）件件有著落，事事有回音

6、信息管理

（1）信息收集

（a）信息收集的要求

a)價(jià)值性 b)時(shí)效性 c)層次性 d)針對(duì)性 e)全面性

（b）信息收集的程序 a)明確信息收集范圍 b)熟悉信息來(lái)源

c)選擇信息收集方法 d)查找信息（c）注意事項(xiàng)

a)收集各種形態(tài)的信息 b)建立通訊聯(lián)系索引卡 c)信息收集要有超前性

（2）信息篩選

（a）篩選信息的常用方法

a)留意標(biāo)題 b)復(fù)印、剪裁 c)摘記 d)標(biāo)記說(shuō)明（b）篩選的要求

a)要選擇對(duì)工作具有指導(dǎo)意義、與業(yè)務(wù)活動(dòng)密切相關(guān)，帶有傾向性動(dòng)向性或突發(fā)性的信息，能遇見(jiàn)未來(lái)趨勢(shì)，為決策提供服務(wù)的信息。

（c）工作程序

b)看來(lái)源 c)看標(biāo)題 d)看正文 e)決定取舍

（3）信息分類(lèi)，根據(jù)信息內(nèi)容性質(zhì)不同的異同、分門(mén)別類(lèi)地組織起來(lái)的一種科學(xué)方法。

（a）信息分類(lèi)的方法

a)字母分類(lèi)法。按照作者姓名、單位名稱(chēng)、信息標(biāo)題等字母順序分類(lèi)組合

b)地區(qū)分類(lèi)法。按照信息形成地區(qū)字母先后順序 c)主題分類(lèi)法。按信息內(nèi)容分類(lèi) d)數(shù)字分類(lèi)法。按照一定規(guī)則給已有信息編排數(shù)字，用索引卡標(biāo)出其類(lèi)別

e)時(shí)間分類(lèi)法。按信息形成日期分類(lèi)（b）信息分類(lèi)的要求

a)講究科學(xué)性、邏輯性系統(tǒng)性和實(shí)用性

b)認(rèn)真確定分類(lèi)體系，明確分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和分類(lèi)層次 c)準(zhǔn)確歸類(lèi)，界限清楚（c）工作程序

a)熟悉信息內(nèi)容 b)選擇分類(lèi)方法。

? 字母分類(lèi)法。規(guī)則簡(jiǎn)單易操作，不需制作索引卡，但某一字母下信息較多查找費(fèi)時(shí)，不易估計(jì)儲(chǔ)存容量。

? 地區(qū)分類(lèi)法。便于查找具有區(qū)域特征的信息，但需具有一定的地理知識(shí)，比較局限

? 主題分類(lèi)法。相關(guān)內(nèi)容集中存放，方便檢索，但不易掌握標(biāo)準(zhǔn)。

? 數(shù)字分類(lèi)法。按數(shù)字順序排列，規(guī)則簡(jiǎn)單，適宜電腦儲(chǔ)存，但需建立索引卡，花費(fèi)時(shí)間。

? 時(shí)間分類(lèi)法?？勺龃笮托畔⑾到y(tǒng)的細(xì)分規(guī)則，但需要與索引系統(tǒng)配合使用。

c)瓣類(lèi)。即按照一定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行類(lèi)別劃分。d)歸類(lèi)。根據(jù)一定規(guī)范要求，（d）注意事項(xiàng)

a)利用顏色、標(biāo)簽分類(lèi)別 b)建立交叉參照卡

（4）信息校核，對(duì)經(jīng)過(guò)初步甄選的信息進(jìn)行進(jìn)一步的校驗(yàn)審核，分析信息可靠性與準(zhǔn)確性，認(rèn)定信息真實(shí)性。（a）信息校核的要求

a)以原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)

b)校核要排除主觀因素的干擾（b）工作程序

a)確定校核的內(nèi)容，根據(jù)信息用途確定校核的具體內(nèi)容 b)選擇校核方法。溯源法、邏輯法、核對(duì)法、比較法等 c)核實(shí)、分析信息 d)做出判斷（c）注意事項(xiàng)

a)各種方法相互補(bǔ)充使用

b)綜合運(yùn)用知識(shí)，保證信息可靠

（5）信息傳遞

（a）方向。內(nèi)向傳遞，為了協(xié)調(diào)合作，在單位內(nèi)部進(jìn)行信息交流；外向傳遞，利用媒介傳遞信息。（b）要素。信源、信道、信宿。（c）要求。

a)按不同需要把握傳遞方式、時(shí)間、地點(diǎn) 主動(dòng)、不失時(shí)機(jī)將信息傳遞給接受者 保密信息在保密范圍內(nèi)傳遞 保證內(nèi)容不失真 工作程序

確定傳遞信息內(nèi)容 選擇并確定傳遞方式

? 信件，具有憑證作用，便于閱讀參考，但花費(fèi)時(shí)間較多，不便于交流。

? 備忘錄，使用方便，便于查閱參考，但信息量少，不便于交流

? 報(bào)告，正式。? 通知 ? 指示 ? 新聞稿 ? 傳閱單 ? 新聞發(fā)布會(huì) ? 聲明

c)確定傳遞方法

? 語(yǔ)言傳遞 ? 文字傳遞 ? 電訊傳遞

? 可視化輔助物傳遞 d)進(jìn)行信息傳遞 e)確認(rèn)傳遞質(zhì)量

（6）信息儲(chǔ)存

（a）工作程序

a)登記?？偫ǖ怯?，反映儲(chǔ)存全貌；個(gè)別登記，按順序逐件登記。b)編碼。順序編碼，按信息順序或者規(guī)定順序；分組編號(hào)，利用數(shù)字進(jìn)行單獨(dú)編碼 c)排列。

d)保存。手工保存、計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、電子化儲(chǔ)存 e)保管。（b）儲(chǔ)存的意義 b)c)d)（d）

a)b)

第三部分 文書(shū)擬寫(xiě)與處理

1、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知2、3、4、5、（1）批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知的類(lèi)型

（a）轉(zhuǎn)批通知。轉(zhuǎn)批下級(jí)機(jī)關(guān)公文，重點(diǎn)在“批”。

（b）轉(zhuǎn)發(fā)通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)或者不相隸屬機(jī)關(guān)公文，重點(diǎn)在“轉(zhuǎn)”。（c）印發(fā)通知。印發(fā)本機(jī)關(guān)或聯(lián)合行文公文的通知，為了引起重視或貫徹執(zhí)行，重點(diǎn)在“公布”。

報(bào)告

（1）報(bào)告的概念。匯報(bào)工作，反應(yīng)情況答復(fù)上級(jí)詢(xún)問(wèn)（2）報(bào)告的特點(diǎn)。

（a）匯報(bào)性（b）陳述性

（3）報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別

（a）性質(zhì)不同。報(bào)告為反映工作，匯報(bào)情況；請(qǐng)示是請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)或者請(qǐng)求指示。

（b）行文時(shí)限不同。報(bào)告可在事前、事后、事中行文；請(qǐng)示只能在事前。

（4）報(bào)告的類(lèi)型

（a）匯報(bào)工作報(bào)告（b）反映情況報(bào)告（c）答復(fù)情況報(bào)告 請(qǐng)示

（1）請(qǐng)示的特點(diǎn)

（a）一文一事（b）請(qǐng)批對(duì)應(yīng)（c）事前行文（2）請(qǐng)示的類(lèi)型

（a）求示性請(qǐng)示（b）求批性指示（3）注意事項(xiàng)

（a）主送一個(gè)機(jī)關(guān)（b）逐級(jí)請(qǐng)示（c）語(yǔ)氣溫和恭謙 問(wèn)答函

（1）概念。問(wèn)答函是進(jìn)行詢(xún)問(wèn)或者答復(fù)的函（2）類(lèi)型。

（a）詢(xún)問(wèn)函。特此函達(dá)，請(qǐng)予復(fù)函。（b）答復(fù)函。收悉。特此復(fù)函。簡(jiǎn)報(bào)（1）概念。內(nèi)部事務(wù)文書(shū)。（2）簡(jiǎn)報(bào)的特點(diǎn)。

（a）簡(jiǎn)（b）快（c）新（d）實(shí)

（3）簡(jiǎn)報(bào)的類(lèi)型

（a）工作簡(jiǎn)報(bào)（b）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)（c）動(dòng)態(tài)簡(jiǎn)報(bào)

6、意向書(shū)

（1）意向書(shū)的特點(diǎn)

（a）協(xié)商性（b）靈活性（c）簡(jiǎn)略性

7、訂貨單

（1）概念。由買(mǎi)賣(mài)雙方填寫(xiě)。（2）特點(diǎn)。

（a）嚴(yán)肅性（b）協(xié)約性

8、檔案分類(lèi)

（1）含義。根據(jù)檔案來(lái)源、時(shí)間等異同將檔案劃分為若干層次和類(lèi)別構(gòu)成體系的工作。（2）分類(lèi)方法。

（a）分類(lèi)法。適用于機(jī)構(gòu)界限不清，檔案數(shù)量少的單位（b）組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法。內(nèi)部機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定的單位

（c）問(wèn)題分類(lèi)發(fā)。適用于只能分工不清，檔案數(shù)量少的單位（3）檔案分類(lèi)的綜合運(yùn)用

（a）——組織機(jī)構(gòu)法（b）——問(wèn)題分類(lèi)法（c）組織機(jī)構(gòu)——問(wèn)題分類(lèi)法（d）問(wèn)題——分類(lèi)法（4）工作程序

（a）了解文件形成情況（b）分析檔案形成單位情況（c）選擇檔案分類(lèi)方法（d）文件歸類(lèi)

9、檔案檢索工具的編制

（1）工作內(nèi)容。檔案檢索工具是檔案提供利用的基礎(chǔ)和前提，是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的必要條件

（2）檔案檢索工具的含義。是揭示檔案內(nèi)容和成分，報(bào)道和查找檔案的工具。

（3）檢索工具的類(lèi)型

（a）歸檔文件目錄（b）分類(lèi)目錄（c）主題目錄（d）人民目錄（e）全宗指南

10、檔案鑒定

（1）內(nèi)容。按照一定的原則、方法和標(biāo)準(zhǔn)，判斷檔案的價(jià)值，確定檔案的保管年限，提出無(wú)價(jià)值檔案的工作。

（2）期限。永久；長(zhǎng)期：16-50年；短期：15年以下（3）要求

（a）逐件閱讀檔案內(nèi)容

（b）綜合分析檔案各方面特征（c）綜合檔案的需求判定檔案價(jià)值（4）工作程序

（a）判斷文件是否需要保存

（b）分析檔案價(jià)值。來(lái)源、內(nèi)容、形式特征、技術(shù)因素、功能因素。（c）確定文件保管期限（d）對(duì)保管文件進(jìn)行復(fù)審

11、檔案保管

（1）注意事項(xiàng)

（a）庫(kù)房安排集中，查閱方便為原則

（b）建立檔案保管制度。包括定期檢查制度、安全制度、檔案進(jìn)出庫(kù)房登記制度、設(shè)備管理制度、衛(wèi)生制度。

第五篇：四級(jí)秘書(shū)知識(shí)點(diǎn)

四級(jí)秘書(shū)

會(huì)議管理

會(huì)前籌備

一、擬定會(huì)議議程、日程

會(huì)議議程：是為完成議題而作出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問(wèn)題的大致安排。會(huì)議日程：根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。

1、會(huì)議議程的內(nèi)容：開(kāi)幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)做報(bào)告；分組討論；大會(huì)發(fā)言；參觀或其他活動(dòng)；會(huì)議總結(jié)，宣讀決議； 閉幕式。

2、會(huì)議日程的內(nèi)容：根據(jù)議程逐日做出具體安排。

3、會(huì)議議程和日程的作用：與會(huì)者可以更好地了解會(huì)議所要討論的問(wèn)題，清楚會(huì)議順序計(jì)劃，即獲得有效信息。議程是一個(gè)溝通的平臺(tái)，一個(gè)高效的市場(chǎng)管理工具。

4、會(huì)議議程的制定程序

（1）明確目標(biāo)和參加者（06年11月）（2）安排各議程事項(xiàng)的時(shí)間（3）確定每一項(xiàng)議程（4）決定會(huì)議討論形式：

① 典型的會(huì)議形式：自由討論式

② 頭腦風(fēng)暴式

③ 團(tuán)隊(duì)列名方法

④ 小型團(tuán)隊(duì)

（5）決定會(huì)議決策的方式

5、會(huì)議日程的編制方法；

（1）制定議程表時(shí)，應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無(wú)對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。

（2）制定議程表之前還須明確會(huì)議活動(dòng)人員、日期和時(shí)間、地點(diǎn)、有關(guān)的餐飲安排。多采用表格形式。（3）宣布議程。

（4）盡量將同類(lèi)性質(zhì)的問(wèn)題集中排列在一起。（5）保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。

6、會(huì)議議程和日程的區(qū)別：

議程是對(duì)會(huì)議所要通過(guò)的文件、所要解決的問(wèn)題概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來(lái)。會(huì)前發(fā)給與會(huì)者。

日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。一般采用簡(jiǎn)短文字或表格形式。

7、正確處理會(huì)議臨時(shí)動(dòng)議

二、提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案

1、會(huì)議地點(diǎn)選擇的要求：（1）交通便利。

（2）會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符。（3）場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配制。（4）場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。（5）應(yīng)考慮有無(wú)停車(chē)場(chǎng)所。（6）場(chǎng)地租借的成本必須合理。

2、會(huì)議酒店的類(lèi)型劃分：

按類(lèi)型分：商務(wù)型、度假型。

按地點(diǎn)分：位于市中心、位于市郊。

3、工作程序

（1）會(huì)議目的與形態(tài)

（2）實(shí)質(zhì)上的需求、與會(huì)者的期望

（3）列出選擇會(huì)議場(chǎng)地需求的工作清單：

所在地區(qū)情況

會(huì)場(chǎng)的環(huán)境 會(huì)議地點(diǎn)的設(shè)施（4）確定會(huì)議場(chǎng)地

隨意抽查的內(nèi)容：一個(gè)單人房間、一個(gè)雙人房間、一個(gè)套房的設(shè)備。（5）對(duì)會(huì)議地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)

★ 隨意抽查一個(gè)單人房間、一個(gè)雙人房間和一個(gè)套房的設(shè)備。（06年11月）（6）簽訂書(shū)面合同 合同應(yīng)包括的細(xì)節(jié)：

① 確定全部會(huì)議場(chǎng)地，包括每個(gè)房間的名稱(chēng)及可供使用的時(shí)間。

② 確定保證的客房間數(shù)。

③ 確定有旅館提供的免費(fèi)商品和服務(wù)。

④ 說(shuō)明特殊設(shè)備安裝活改裝,是否需要增加特別人員,服務(wù)或設(shè)施,并明確開(kāi)支怎樣負(fù)擔(dān)。

⑤ 確定預(yù)定和開(kāi)票手續(xù),包括組織方為賓客承擔(dān)財(cái)務(wù)責(zé)任的限度。

⑥ 列明應(yīng)向參加者個(gè)人直接收取的費(fèi)用。

⑦ 指定可以取消預(yù)定而不向參會(huì)單位收費(fèi)的一段時(shí)間或作后期限。

4、廣泛收集會(huì)議地點(diǎn)的信息

(1)會(huì)見(jiàn)能作決策的人,有利于以后解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題。(2)只要可能,一定要在酒店建議的日期去參觀。(3)不要出于個(gè)人原因再次參觀酒店。(4)不要帶家屬同行參觀。

(5)要考慮是否以一個(gè)普通客人的身份不宣而至。(6)要考慮另外一兩家酒店作為備選。

5、實(shí)地考察會(huì)議地點(diǎn)的注意事項(xiàng)

三、布置會(huì)場(chǎng)和安排座次

1、會(huì)場(chǎng)整體布局的要求：

（1）莊重、美觀、舒適，體現(xiàn)出會(huì)議主題和氣氛，同時(shí)還要考慮會(huì)議的性質(zhì)、規(guī)格、規(guī)模等因素。（06年11月）

（2）會(huì)場(chǎng)的整體格局要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。

（3）中大型會(huì)議要保證一個(gè)絕對(duì)的中心，因此多采用半圓形，大小方形的形式，以突出主持人和發(fā)言人。

（4）小型會(huì)場(chǎng)要注意集中和方便。

2、主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次

3、工做程序：

（1）會(huì)場(chǎng)整體布局安排

確定會(huì)場(chǎng)形式；

合理拜訪桌椅；

布置附屬性設(shè)備。

★ 聲像布置的內(nèi)容。（06年11月）（2）主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排： 主席臺(tái)：（06年11月）

① 依職務(wù)高低和選舉的結(jié)果安排座次。

② 為工作便利，會(huì)議主持人有時(shí)需要在前排的邊座就座，有時(shí)可按職務(wù)順序就座。

③ 主席臺(tái)的座次的編排應(yīng)編制成表，先報(bào)主管上司審核，然后貼于貴賓室，休息室或主席臺(tái)入口處的墻上，也可在出席證、簽到證證件上標(biāo)明。

④ 在主席臺(tái)的桌上，于每個(gè)座位的左側(cè)放置姓名臺(tái)簽。其他人員座次：（06年11月）

① 小型會(huì)場(chǎng)：

一般離會(huì)場(chǎng)的入口處遠(yuǎn)、離會(huì)議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會(huì)議的主持人或會(huì)議主席的位置應(yīng)置于遠(yuǎn)離入口處、正對(duì)門(mén)的位置。

② 中大型會(huì)場(chǎng)：橫排法、豎排法、左后排列法

四、發(fā)布會(huì)議信息

1、會(huì)議信息的類(lèi)型

2、工作程序

（1）傳遞會(huì)議通知信息（2）分發(fā)傳遞會(huì)議文件：

環(huán)節(jié)：準(zhǔn)備、登記、附清退目錄、封裝、發(fā)出。（06年11月）

★ 簽到時(shí)發(fā)出的主要文件。（06年11月）（3）溝通傳遞會(huì)議有關(guān)情況

3、發(fā)布會(huì)議信息前要進(jìn)行報(bào)審

4、要對(duì)媒體進(jìn)行選擇

5、發(fā)布會(huì)議信息的程序：收集、篩選、加工、報(bào)送審核、發(fā)布

6、媒體的類(lèi)型：

地方媒體、全國(guó)性媒體、會(huì)議組織者自有媒體、發(fā)言人或參會(huì)者家鄉(xiāng)的地方媒體。

五、安排會(huì)議食宿

1、會(huì)議餐飲的常識(shí)

食宿安排的原則是讓代表吃好、住好而又不浪費(fèi)。

大體上是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，要適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者，照顧南北不同口味。秘書(shū)人員應(yīng)提前到現(xiàn)場(chǎng)布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，應(yīng)事先將座位卡及菜單擺上。席位的通知除在請(qǐng)柬上注明外，還可在宴會(huì)上陳列宴會(huì)簡(jiǎn)圖。

2、會(huì)議住宿的常識(shí)：

（1）要提前編制分配方案；

（2）長(zhǎng)者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧。

（3）具體安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會(huì)人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。

（4）有時(shí)還要考慮地區(qū)集中，便于討論。

（5）不同標(biāo)準(zhǔn) 的房間要作出合理 分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合代表具體情況列出住宿表。

（6）報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

3、安排會(huì)議餐飲：

（1）根據(jù)會(huì)議的經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會(huì)議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。

（2）就餐方式可根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和性質(zhì)來(lái)確定，提倡自助餐制和分餐制。（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲的時(shí)間和地點(diǎn)。

（4）事先設(shè)計(jì)和確定就餐的憑證。

（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要干凈、衛(wèi)生、美味可口、品種多。（6）事先準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。

（7）給因開(kāi)會(huì)或服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。（8）做好飲水、飲料的供應(yīng)。

4、安排會(huì)議住宿

安排會(huì)議住宿方式的最簡(jiǎn)單方法是由與會(huì)者自己安排住宿。

5、會(huì)議餐飲的類(lèi)型和標(biāo)準(zhǔn)：正式宴會(huì)、便宴、酒會(huì)、茶會(huì)、工作餐等。

6、會(huì)議房間的分配

六、邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓

1、會(huì)議嘉賓的類(lèi)型：

組織方的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和政府官員

企業(yè)的重要客戶(hù)和各種利益方

社會(huì)名流和影視明星

對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人

2、嘉賓邀請(qǐng)的要求

（1）首先確定嘉賓的名單，并事先確認(rèn)能否出席；（2）要發(fā)出正式邀請(qǐng)函。（3）要做到有禮貌。

（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系。

（5）對(duì)于難以分辨是否應(yīng)該邀請(qǐng)的人士，最好能采取“寧可邀請(qǐng)，而不排斥”的原則，邀請(qǐng)他們參加，以免遺漏。（6）嘉賓人數(shù)不宜過(guò)多。

3、工作程序：

（1）研究邀請(qǐng)嘉賓名單。（2）擬發(fā)請(qǐng)柬。

（3）要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)其參會(huì)情況。

（4）在會(huì)議正式開(kāi)始之前，要再次與嘉賓 聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。

4、會(huì)議嘉賓的安全和保衛(wèi)

職責(zé)： 應(yīng)熟悉地方和國(guó)家法律、法規(guī)，能夠冷靜協(xié)助公安人員制服滋事者；防范火災(zāi)；熟知會(huì)場(chǎng)的緊急疏散示意圖，了解如何在大規(guī)?？只胖芯S持秩序；向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)事故情況；監(jiān)督裝卸會(huì)議用品，防止與會(huì)議有關(guān)的財(cái)產(chǎn)或展品被盜；會(huì)議值班制度要健全，安全保衛(wèi)人員要堅(jiān)守崗位。（06年11月）

檢查：確保會(huì)場(chǎng)內(nèi)所有設(shè)備線路、運(yùn)轉(zhuǎn)及操作規(guī)范的安全可靠；確保會(huì)場(chǎng)內(nèi)消防設(shè)施齊全有效；確保會(huì)場(chǎng)的防竊聽(tīng)裝置靈敏高效；確保會(huì)場(chǎng)的防盜設(shè)施處于運(yùn)行狀態(tài)；檢查進(jìn)出會(huì)場(chǎng)的人員的身份，禁止與會(huì)議無(wú)關(guān)的人員進(jìn)出會(huì)場(chǎng)。

5、會(huì)議嘉賓的接待：接站工作、迎接工作、具體接待工作。

七、準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品

1、會(huì)議資料的類(lèi)型：來(lái)賓資料、會(huì)務(wù)資料、溝通資料

2、會(huì)議用品的類(lèi)型：必備用品、特殊用品

3、工作程序

（1）準(zhǔn)備會(huì)議資料

來(lái)賓資料袋內(nèi)容：會(huì)議手冊(cè)、會(huì)議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證

會(huì)務(wù)資料內(nèi)容：接站一覽表、來(lái)賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會(huì)

議討論分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄。

溝通資料內(nèi)容：會(huì)議參考文件、會(huì)議宣傳文件資料、各種記錄、各種會(huì)議和協(xié)議合同以及相關(guān)資料。

（2）準(zhǔn)備會(huì)議用品

4、處理會(huì)議臨時(shí)產(chǎn)生的文件：由臨時(shí)動(dòng)議產(chǎn)生的提案記錄、決議等。

5、選擇會(huì)議用品及會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用應(yīng)該注意的問(wèn)題（1）樹(shù)立全局觀念，搞好綜合平衡。（2）經(jīng)濟(jì)適用，合理先進(jìn)。

（3）嚴(yán)格根據(jù)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的預(yù)算，量入為出。（4）注意輕重緩急，精打細(xì)算。

八、安排會(huì)議禮儀服務(wù)

1、會(huì)議的通用禮儀

（1）會(huì)議文書(shū)禮儀。會(huì)議的請(qǐng)柬、邀請(qǐng)函、通知等文書(shū)在格式、稱(chēng)謂、語(yǔ)言上都應(yīng)遵守相關(guān)禮儀要求。

（2）迎送禮儀。無(wú)論是參會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓還是一般的參會(huì)人員都應(yīng)該熱情接待和周到服務(wù)。一般應(yīng)在會(huì)前組成一個(gè)會(huì)務(wù)組，專(zhuān)門(mén)處理有關(guān)問(wèn)題。

（3）參會(huì)禮儀。要遵守會(huì)議紀(jì)律和時(shí)間，不交頭接耳，不遲到早退，發(fā)言不超過(guò)規(guī)定時(shí)間。（4）服務(wù)禮儀。在會(huì)議的簽到、引領(lǐng)、食宿接待服務(wù)中要遵守禮儀的一般要求，注意服務(wù)忌語(yǔ)，使用禮貌用語(yǔ)。

2、主持人的禮儀

3、會(huì)議發(fā)言者禮儀

4、會(huì)議參加者禮儀

5、工作程序：

（1）選擇會(huì)議禮儀服務(wù)人員（2）分解工作程序

（3）培訓(xùn)會(huì)議禮儀服務(wù)人員（4）準(zhǔn)備服裝用具（5）禮儀執(zhí)行

九、檢查會(huì)議常用視聽(tīng)設(shè)備是否正常

1、工作程序

（1）確定工作人員的職責(zé)（2）預(yù)演和檢查會(huì)場(chǎng)視聽(tīng)設(shè)備

2、遠(yuǎn)程會(huì)議視聽(tīng)設(shè)備的檢查

3、會(huì)議視聽(tīng)設(shè)備的保管（注意）（1）電源及連線（2）散熱（3）清潔

會(huì)中服務(wù)

一、安排會(huì)議值班

1、會(huì)議值班工作的內(nèi)容：（1）值班電話(huà)記錄（2）值班接待記錄（3）值班日記

（4）作好信息傳遞。

2、工作程序

（1）制定值班工作制度（2）明確值班工作任務(wù)（3）編制會(huì)議值班表

3、編制值班表應(yīng)有的項(xiàng)目

（1）會(huì)議值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。（2）會(huì)議值班人員姓名。

（3）會(huì)議值班的地點(diǎn)，并在會(huì)議須知上注明會(huì)議值班室的房間號(hào)。（4）會(huì)議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。

（5）有時(shí)須用簡(jiǎn)明的文字表明值班的工作內(nèi)容。（6）標(biāo)明人員 缺勤的備用方案或替班人員姓名。

二、接待采訪會(huì)議的新聞媒體

1、接待采訪會(huì)議的新聞媒體的基本原則：（1）會(huì)議要求實(shí)事求是。

（2）掌握會(huì)議信息的保密度，做到內(nèi)外有別。

（3）報(bào)道中的重要觀點(diǎn)和提法，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定，以免造成差錯(cuò)或失誤。（4）要準(zhǔn)備得全面周到、主動(dòng)積極。

（5）在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則綜合考慮。

（6）要隨時(shí)收集外界輿論和新聞媒體對(duì)會(huì)議的反映信息的報(bào)道，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確掌握會(huì)議的效果提供參考。

（7）會(huì)議結(jié)束后，秘書(shū)要為召開(kāi)媒體溝通會(huì)提供必須的信息資料，使會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者能更好地向新聞媒體介紹會(huì)議情況，回答記者的提問(wèn)。

2、接待新聞媒體的工作內(nèi)容：

（1）由會(huì)議秘書(shū)撰寫(xiě)新聞報(bào)道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)者審閱后，向媒體發(fā)送。

（2）在會(huì)議召開(kāi)期間，邀請(qǐng)有關(guān)報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)派記者駐會(huì)隨訪，發(fā)布消息。

（3）在會(huì)議結(jié)束時(shí)，召開(kāi)記者報(bào)告會(huì)，由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會(huì)議情況，并親自回答記者提出的問(wèn)題。

3、工作程序

（1）媒體人員登記。

（2）為媒體人員提供簡(jiǎn)單的會(huì)議材料。（3）安排拍照和新聞發(fā)布會(huì)等傳統(tǒng)活動(dòng)。（4）安排媒體溝通會(huì)。

4、注意事項(xiàng)

（1）妥善處理新聞媒體的負(fù)面報(bào)道。（2）匯總新聞媒體的各種報(bào)道。

三、做好會(huì)議記錄工作和簡(jiǎn)報(bào)工作

1、為會(huì)議記錄做好準(zhǔn)備工作。

2、會(huì)議記錄的內(nèi)容：會(huì)議描述、與會(huì)者姓名、缺席者請(qǐng)假條、宣讀上次會(huì)議記錄、有會(huì)議記錄中產(chǎn)生的問(wèn)題、通訊情況、一般事務(wù)、其他事務(wù)、下次會(huì)議日期、主席簽名。

3、會(huì)議記錄：標(biāo)題＋正文＋尾部

4、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)

（1）內(nèi)容：反映會(huì)議情況，交流會(huì)議經(jīng)驗(yàn)，溝通會(huì)議的信息。（2）結(jié)構(gòu)：報(bào)頭、報(bào)核、報(bào)尾

5、會(huì)議記錄的要求：（1）快速。

（2）真實(shí)性：準(zhǔn)確、清楚、突出重點(diǎn)。（3）資料性要求。

6、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的要求（1）真實(shí)準(zhǔn)確；（2）短小精悍；

（3）快是簡(jiǎn)報(bào)的質(zhì)量體現(xiàn)；（4）生動(dòng)活潑。

四、收集會(huì)議信息

1、會(huì)議信息的分類(lèi)

2、收集會(huì)議信息的要求：齊全、及時(shí)、準(zhǔn)確、有效。

3、提供會(huì)議信息服務(wù)

4、收集會(huì)議信息的程序

（1）確定會(huì)議信息的搜集范圍。（2）選擇會(huì)議信息的搜集渠道。（3）確定搜集會(huì)議信息的方法。

5、會(huì)議信息的作用：

（1）利用信息保證會(huì)議的順利進(jìn)行。（2）利用信息進(jìn)行會(huì)議溝通。（3）利用信息進(jìn)行催辦。（4）利用信息為決策服務(wù)。（5）利用信息為商務(wù)活動(dòng)服務(wù)。（6）利用會(huì)議信息進(jìn)行宣傳。

五、反饋會(huì)議信息

1、反饋會(huì)議信息的內(nèi)容（1）會(huì)前信息（2）會(huì)中信息

（3）會(huì)后傳達(dá)落實(shí)的情況

2、反饋會(huì)議信息的要求

（1）要注意點(diǎn)面結(jié)合，正負(fù)反饋結(jié)合。

（2）會(huì)議信息反饋的目的要明確，要看服務(wù)對(duì)象。

（3）充分重視會(huì)議的反饋信息溝通，正、負(fù)反饋都要力求做到適時(shí)、適量、適度。

3、工作程序

（1）布置會(huì)議信息收集工作。

（2）會(huì)議信息的搜集渠道的選擇和建設(shè)。（3）建立定期的會(huì)議信息反饋制度。（4）做好會(huì)議信息的反饋匯報(bào)工作。（5）抓好會(huì)議反饋信息的落實(shí)工作。

4、會(huì)議信息的反饋時(shí)機(jī)

（1）在會(huì)議工作進(jìn)展順利時(shí)反饋。（2）在會(huì)議工作出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)反饋。（3）在會(huì)議工作處于停滯時(shí)反饋。

5、選擇會(huì)議信息的反饋形式：正面指導(dǎo)反饋、建設(shè)性反饋。

6、會(huì)議信息的反饋方式：口頭、書(shū)面、會(huì)議

會(huì)后落實(shí)

一、會(huì)議文件資料收集整理的要求

1、收集會(huì)議文件資料的要求和內(nèi)容（06年11月專(zhuān)業(yè)能力卷）（1）要求：

① 確定會(huì)議文件資料的收集范圍。

② 收集會(huì)議文件資料要及時(shí)，確保文件資料在與會(huì)人員離會(huì)之前全部收集齊全。

③ 選擇收集文件資料的渠道，運(yùn)用收集文件資料的不同方式方法。

④ 收集會(huì)議文件也要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)。

⑤ 要注意保密。

2、會(huì)議文件的立卷歸檔：

★ 歸檔范圍（06年11月）

3、工作程序

將收集的文件資料進(jìn)行登記—向上級(jí)總結(jié)、匯報(bào)情況—甄別整理、分類(lèi)歸卷—卷內(nèi)文件的排列—卷內(nèi)文件的編號(hào)、編目 — 填寫(xiě)卷內(nèi)文件的備考表—案卷標(biāo)題的擬制—填案卷封面—移交給檔案室—清理、銷(xiāo)毀不再利用的紙張

4、整理會(huì)議文字記錄

（1）熟悉有關(guān)方針政策，提高思想理論水平，增強(qiáng)分析和理解能力。（2）善于對(duì)講話(huà)中的不足之處進(jìn)行補(bǔ)正。（3）加強(qiáng)寫(xiě)作訓(xùn)練，提高協(xié)作水平。

5、整理會(huì)議錄音：刪除、增加、修改、送審。

6、清理文件

7、案卷移交須辦移交手續(xù)

8、正確區(qū)分會(huì)議文件保管期限

二、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容和要求

1、整理、編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字后及時(shí)打印成交。

2、印制并分發(fā)給有關(guān)部門(mén)有關(guān)人員或歸檔保存。

3、會(huì)議紀(jì)要按印發(fā)范圍和查看等級(jí)分發(fā)。

4、會(huì)議紀(jì)要工作程序：

完善會(huì)議記錄—起草、編寫(xiě)會(huì)議記錄—確定印發(fā)范圍—接收者確認(rèn)—領(lǐng)導(dǎo)簽字— 打印成文—印制、分發(fā)或歸檔保存

三、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的方法

1、會(huì)議的收費(fèi)與付費(fèi)方法

2、會(huì)議付費(fèi)的要求：

（1）會(huì)議經(jīng)費(fèi)的名稱(chēng)要規(guī)范。

（2）遵守公司零用現(xiàn)金、消費(fèi)價(jià)格及用品報(bào)銷(xiāo)的各種財(cái)務(wù)制度和規(guī)定。

3、結(jié)算會(huì)議開(kāi)支費(fèi)用的程序：通知與會(huì)人員結(jié)算時(shí)間地點(diǎn)—清點(diǎn)費(fèi)用支出發(fā)票—核實(shí)發(fā)票—填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單、將發(fā)票貼于報(bào)銷(xiāo)單背面—請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽字—到財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)—與相關(guān)部門(mén)及人員結(jié)清費(fèi)用

4、會(huì)議成本

直接會(huì)議費(fèi)用=會(huì)場(chǎng)租用及布置費(fèi)+會(huì)議設(shè)備租用費(fèi)+會(huì)議郵電通訊費(fèi)+會(huì)議培訓(xùn)費(fèi)+會(huì)議交通參觀費(fèi)+會(huì)議食宿費(fèi)+會(huì)議資料費(fèi)+會(huì)議宣傳交際費(fèi)+紀(jì)念品購(gòu)置費(fèi)+水電費(fèi)+其他符合規(guī)定的雜支費(fèi)等

5、會(huì)議財(cái)務(wù)管理應(yīng)遵循的原則：（1）遵守制度，嚴(yán)格手續(xù)。（2）量入為出，收支平衡。（3）精打細(xì)算，例行節(jié)約。

四、跟蹤反饋落實(shí)會(huì)議精神

1、會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)

要求：準(zhǔn)確、及時(shí)、到位（06年11月）

2、會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦與登記制度（1）明確催辦人員。（2）健全登記制度。（3）建立匯報(bào)制度。

3、會(huì)議決定事項(xiàng)的反饋：

反饋的原則：迅速及時(shí)、真實(shí)準(zhǔn)確、要對(duì)堵塞言路、阻止反饋的言行認(rèn)真對(duì)待和處理。

4、催辦的方式：發(fā)文催辦、電話(huà)催辦、派員催辦、約請(qǐng)承辦部門(mén)來(lái)人匯報(bào)

5、會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦程序：

會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)—會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦與登記制度—會(huì)議決定事項(xiàng)的反饋

6、注意事項(xiàng)，需注意以下兩類(lèi)問(wèn)題：

（1）綜合性的，需由多部門(mén)共同辦理的工作事項(xiàng)。（2）部門(mén)職責(zé)分工邊緣的、交錯(cuò)的工作事項(xiàng)。

7、會(huì)議決策傳達(dá)落實(shí)的作用

8、傳達(dá)落實(shí)的要求

（1）迅速果斷，保證質(zhì)量。（2）忠實(shí)決策，不打折扣。（3）解放思想，創(chuàng)造性地落實(shí)。

9、傳達(dá)落實(shí)會(huì)議決策的具體實(shí)施：

傳達(dá)動(dòng)員、分解任務(wù)、互相溝通、操作控制、效益考核。

事物管理

接待

一、制定接待工作計(jì)劃

1、接待規(guī)格：（1）高規(guī)格接待；

（2）對(duì)等接待（最常用的）（06年11月）（3）低規(guī)格接待

2、接待規(guī)格的確定（06年11月）（1）對(duì)方與我方的關(guān)系。（2）一些突然變化的影響。

（3）對(duì)以前接待過(guò)的客人，接待規(guī)格最好參照上一次的標(biāo)準(zhǔn)。

3、接待計(jì)劃的主要內(nèi)容：（1）確定接待規(guī)格。（2）日程安排。（3）經(jīng)費(fèi)預(yù)算。（06年11月）（4）工作人員。

4、工作程序：

（1）了解掌握背景資料。（06年11月）（2）草擬接待計(jì)劃。

（3）與本單位相關(guān)部門(mén)溝通情況。（06年11月）（4）與來(lái)訪者溝通情況。（5）報(bào)請(qǐng)上司審批。

二、安排迎送來(lái)訪團(tuán)體

1、用車(chē)的禮節(jié)常識(shí)（座次見(jiàn)97頁(yè)圖）。（06年11月）

2、團(tuán)體見(jiàn)面禮節(jié)常識(shí)。

3、工作程序

（1）迎接來(lái)訪團(tuán)體的方法：

主陪人在賓館等候，派副職或辦公室主任帶人到機(jī)場(chǎng)、車(chē)站迎接。主陪人親自到機(jī)場(chǎng)或車(chē)站迎接，這對(duì)來(lái)訪者是表示了非常重視。（2）送別來(lái)訪團(tuán)體的方法

三、安排來(lái)訪者食宿、交通、行程

1、中餐禮節(jié)常識(shí)（1）餐具使用禮節(jié)：

筷子：

① 夾菜時(shí)，不可用筷子在盤(pán)子里挑挑撿撿，只應(yīng)該在靠近自己子的一邊夾。② 夾菜時(shí)，筷子上不可有飯粒，更不得用嘴吮吸筷子。

③ 不要把菜從盤(pán)子里直接夾入口中，應(yīng)先放入自己的盤(pán)或碗里，然后在送入口中。④ 不要把筷子架在公用的菜盤(pán)上，可架在筷架或自己的盤(pán)子上。⑤ 不要用自己的筷子為客人夾菜。⑥ 談話(huà)時(shí)，不要拿著筷子比比劃劃。

2、工作程序：（1）了解情況。

（2）確定餐飲、住宿、用車(chē)標(biāo)準(zhǔn)。（3）預(yù)定餐廳、住宿房間。（06年11月）（4）根據(jù)對(duì)方要求調(diào)整方案。

四、安排來(lái)訪者的參觀、娛樂(lè)活動(dòng)

1、明確參觀目的

2、明了參觀內(nèi)容

3、不同娛樂(lè)活動(dòng)的特點(diǎn)與適應(yīng)對(duì)象：

游覽活動(dòng)：人文景觀和自然景觀

了解客人的身體、年齡、興趣等相關(guān)情況； 要熟悉將要游覽的地方。

娛樂(lè)活動(dòng)：觀看項(xiàng)目和參與項(xiàng)目（06年11月）

4、參觀、娛樂(lè)的相關(guān)禮節(jié)

（1）觀看各類(lèi)文藝節(jié)目時(shí)，不要遲到；（06年11月）

（2）無(wú)論在參觀、游覽還是觀看節(jié)目中，都不要大聲喧嘩、議論；（3）著裝應(yīng)該根據(jù)場(chǎng)合調(diào)整。

5、工作程序

（1）初步確定內(nèi)容（2）征求對(duì)方意見(jiàn)（3）修改、確定方案

（4）實(shí)施方案

辦公環(huán)境管理

一、合理布置辦公室

1、布置辦公室的基本要求：（1）采用一大間辦公室。（2）使用同樣大小桌子。

（3）使同一區(qū)域的檔案柜與其他柜子的高度一致，以增進(jìn)美觀。（4）將通常有許多外賓來(lái)訪的部門(mén)置于入口處。

（5）將自動(dòng)售貨機(jī)、噴水池、公告板置于不致引起職員分散精力及造成擁擠之處。（6）應(yīng)預(yù)留充分的空間，以備最大的工作負(fù)荷的需要。（7）主管坐位應(yīng)位于員工作為之后方。

（8）自然光應(yīng)來(lái)自桌子的左上方或斜后上方。（9）裝設(shè)充足的電源插座，供辦公室設(shè)備之用。（10）常用的設(shè)備與檔案應(yīng)置于使用者附近。

2、布置辦公室的三大原則：（06年11月）

有利于溝通 便于監(jiān)督 協(xié)調(diào)、舒適

3、辦公室布置的具體要求

(1)辦公室的排列應(yīng)按照直線對(duì)稱(chēng)的原則和工作程序的順序，其路線以最接近直線為佳。（2）各座位間通道要適宜，應(yīng)以事就人。（3）領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)位于后方，以便監(jiān)督。（4）光線應(yīng)來(lái)自左方，以保護(hù)視力。（5）常用設(shè)備應(yīng)放在使用者近處。

（6）電話(huà)最好是５平方米空間范圍一部。

4、工作程序

（1）對(duì)各部門(mén)的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察與分析，明確各部門(mén)及員工間的關(guān)系，以次為依據(jù)確定每位員工的工作位置。

（2）列表將各部門(mén)的工作人員及其工作分別記載下來(lái)。

（3）根據(jù)工作需要，選配相應(yīng)的家具、桌椅等，并列表分別詳細(xì)記載。（4）繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。（5）對(duì)設(shè)備的安放提出合理建議。

二、營(yíng)造健康、安全的辦公環(huán)境

1、工作程序：

（1）確定安全檢查周期、定期檢查。

（2）發(fā)現(xiàn)隱患，立即報(bào)告、排除，在職責(zé)范圍內(nèi)排除危險(xiǎn)或減少危險(xiǎn)。（3）發(fā)現(xiàn)個(gè)人職權(quán)無(wú)法排除的危險(xiǎn)，有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)，直到解決。

2、注意事項(xiàng)

上崗前應(yīng)了解的辦公場(chǎng)所的安全規(guī)定 安全隱患表與設(shè)備故障表的區(qū)別

辦公室日常事務(wù)管理

一、管理印章和介紹信

1、印章的種類(lèi)(1)正式印章(2)套印章(3)鋼印

(4)領(lǐng)導(dǎo)人簽名章(5)專(zhuān)用章

2、印章的樣式(1)印章的質(zhì)料(2)形狀(3)印文(4)圖案(5)尺寸規(guī)格

3、印章的管理與使用要求（1）專(zhuān)人負(fù)責(zé)（06年11月）（2）確保安全（3）防止污損

4、介紹信的使用要求：要經(jīng)過(guò)單位內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫(xiě)清楚，與存根一致，加蓋騎縫線，并有存根備查。

5、印章的刻制程序：

上級(jí)正式機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)—制發(fā)單位開(kāi)具公函— 附章樣到公安部門(mén)辦理登記—公安部門(mén)指定刻制單位—刻制印章—選定啟用時(shí)間 — 發(fā)出附印樣的通知—雙人同行取回印章—拆封檢驗(yàn)—專(zhuān)人保管

6、印章的使用程序：

申請(qǐng)用印 正確用印 用印登記

7、注意事項(xiàng)

（1）印章的停用與繳銷(xiāo)

銷(xiāo)毀舊公章要登記造冊(cè)，要經(jīng)上司批準(zhǔn)，要有兩人監(jiān)督。（06年11月）（2）介紹信的管理

① 要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理。

② 介紹信的保管應(yīng)同印章保管一樣，牢固加鎖，隨用隨開(kāi)。

③ 管理介紹信的人員在使用介紹信時(shí)，要在存根上加以記載，涉及重要事項(xiàng)的要請(qǐng)批準(zhǔn)人在介紹信存根上簽字。

④ 對(duì)于開(kāi)出后未用的介紹信，管理人員應(yīng)及時(shí)催回，粘貼在存根上。⑤ 介紹信持有者若將介紹信丟失，應(yīng)及時(shí) 報(bào)告單位或部門(mén)負(fù)責(zé)人，并告知介紹信管理人員。

（3）介紹信的使用

8、用印要謹(jǐn)慎

二、安排值班工作

1、值班工作的任務(wù)與要求：(1)辦理上司交辦的事項(xiàng)。(2)上傳下達(dá)，溝通內(nèi)外。(3)認(rèn)真處理來(lái)函來(lái)電。

(4)負(fù)責(zé)接待工作。

(5)掌握上司的外出活動(dòng)情況。(6)協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作。

2、值班工作規(guī)范(1)堅(jiān)守值班崗位。(2)認(rèn)真處理事務(wù)。(3)做好值班記錄。(4)熱情接待來(lái)訪。(5)加強(qiáng)安全保衛(wèi)。

3、工作程序：

制定值班制度與值班規(guī)定—編制值班安排表—通知并給領(lǐng)導(dǎo)班子發(fā)放值班表—值班人員做值班記錄—重大事件做值班報(bào)告—值班結(jié)束交接班

4、注意事項(xiàng)

（1）值班實(shí)務(wù)處理的方法與技巧

建立健全公務(wù)接洽制度： 崗位責(zé)任制度、登記記錄制度（06年11月）（2）值班內(nèi)容的記錄（06年11月）

值班日志 值班報(bào)告

來(lái)人登記與接待記錄 電話(huà)記錄 處理值班電話(huà)

三、管理零用現(xiàn)金并辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)

1、零用現(xiàn)金的管理要求（06年11月）

（1）應(yīng)嚴(yán)格遵守辦公程序和財(cái)務(wù)制度，不應(yīng)自己或協(xié)助他人建立辦公室的“小金庫(kù)”。（2）保管備用金，應(yīng)把辦公室的開(kāi)支紀(jì)錄下來(lái)，以便了解辦公開(kāi)支的情況，也可以作為資料存查。

2、報(bào)銷(xiāo)手續(xù)的要求： 提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，要嚴(yán)格按照公司的有關(guān)規(guī)定履行報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。報(bào)銷(xiāo)要及時(shí)。

四、安排上司的差旅事務(wù)

1、差旅準(zhǔn)備的要求

（1）根據(jù)公司規(guī)定，弄清上司出差應(yīng)享受的待遇。（2）準(zhǔn)備定票是一定要查用最新的時(shí)刻表。

（3）訂房、訂票時(shí)要考慮上司的個(gè)人愛(ài)好和習(xí)慣。

（4）平時(shí)注意學(xué)習(xí)訂房訂票的相關(guān)知識(shí)，以確保工作的順利進(jìn)行。

2、制定旅程計(jì)劃表

3、零用現(xiàn)金的管理：

通常由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由秘書(shū)保管和支出的現(xiàn)金。

4、制定商務(wù)旅行計(jì)劃

5、制定旅程表

6、準(zhǔn)備上司在不同場(chǎng)合的發(fā)言提綱

7、辦理出國(guó)手續(xù)（06年11月）

8、秘書(shū)在上司出行前應(yīng)落實(shí)的工作內(nèi)容（1）審查選定最佳旅程表。

（2）了解外匯信息，辦理兌換外幣。

（3）準(zhǔn)備隨身用品。（4）準(zhǔn)備文件。（5）轉(zhuǎn)被相關(guān)證件。（6）做好旅行安排。（7）注意時(shí)差問(wèn)題。

（8）收集所到國(guó)的背景資料。

9、秘書(shū)在上司外出旅行時(shí)的工作：

檢查上司遺漏的東西。抓住機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)。電話(huà)的處理。

五、完成上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)

1、上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的特點(diǎn)：（06年11月）

廣泛性、臨時(shí)性、具體性、緊迫性

2、辦理上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的原則（1）積極主動(dòng)，千方百計(jì)

（2）既要符合政策，又要靈活變通（3）件件有著落，事事有回音

3、文字記錄工作：要點(diǎn)記錄法、詳細(xì)記錄法、常用速記法、筆記與錄音并用法。

4、文字記錄的要求

5、文字記錄的程序：

準(zhǔn)備記錄工具—認(rèn)真聽(tīng)、快速記—補(bǔ)充—修改—管理—請(qǐng)上司確認(rèn)記錄

6、注意事項(xiàng)

上司講話(huà)記錄。

上司日常工作部署的記錄。

辦理上司交辦事項(xiàng)應(yīng)注意的問(wèn)題。整理記錄應(yīng)注意的事項(xiàng)。

六、管理時(shí)間，提高工作效率

1、時(shí)間管理的內(nèi)容

2、個(gè)人時(shí)間管理的技巧：ABCD 法：

A 重而急 B 重而不急 C 急而不重 D 不重不急

3、工作時(shí)間表的內(nèi)容與編寫(xiě)要求

4、工作日至的內(nèi)容與編寫(xiě)要求

5、其他時(shí)間管理的工具：效率手冊(cè)、時(shí)間表、待辦文件夾、墻上計(jì)劃板、商務(wù)通、值班表“在不在”布告板等。

6、工作程序：

（1）編制工作時(shí)間表（2）編制、管理工作日志

7、秘書(shū)辦事的學(xué)問(wèn)：

（1）如何辦好上司交辦事項(xiàng)（2）如何辦好請(qǐng)辦事項(xiàng)

辦公用品與設(shè)備的使用和管理

一、訂購(gòu)、接收、管理辦公用品

1、庫(kù)存控制：（1）作用

（2）定義：最大庫(kù)存量

最小庫(kù)存量（06年11月）再訂貨量

2、庫(kù)存控制卡：項(xiàng)目、單位、庫(kù)存參考號(hào)、最大庫(kù)存量、再訂貨量、最小庫(kù)存量、日期、接收、發(fā)放、余額。

3、工作程序：（1）選擇供應(yīng)商（2）選擇訂購(gòu)方式（3）辦理進(jìn)貨手續(xù)

（4）保管：保管應(yīng)采取的措施：（06年11月）

① 儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖。② 各類(lèi)物品要清楚地貼上標(biāo)簽。③ 新物品置于舊物品的下面或后面。④ 體積大、分量重的物品放在最下面。

⑤ 小的物品、常用的物品應(yīng)放在較大物品的前面。⑥ 儲(chǔ)藏間要有良好的通風(fēng)，房間保持干燥。

⑦ 儲(chǔ)藏辦公用品的房間應(yīng)有良好的照明，以便容易找到物品。

4、庫(kù)存監(jiān)督

二、數(shù)碼相機(jī)的使用

1、數(shù)碼相機(jī)的工作原理：CCD

2、數(shù)碼相機(jī)與傳統(tǒng)相機(jī)的區(qū)別（1）感光不同。（2）存儲(chǔ)介質(zhì)不同。（3）圖像質(zhì)量不同。（4）輸入輸出方式不同。

3、數(shù)碼相機(jī)的性能指標(biāo)（06年11月）（1）分辨率

（2）光學(xué)與數(shù)碼變焦（3）鏡頭（4）測(cè)光系統(tǒng)（5）相當(dāng)感光度

（6）圖像存儲(chǔ)格式（06年11月）（7）存儲(chǔ)卡（8）光學(xué)取景器（9）LCD 顯示屏（10）閃光燈（11）電池

（12）連接方式（13）白平衡

（14）色彩位數(shù)（06年11月）

（15）連續(xù)拍攝

4、操作步驟（1）拍攝照片。

（2）連接數(shù)碼相機(jī)與計(jì)算機(jī)。（3）將圖片文件導(dǎo)入計(jì)算機(jī)。（4）編輯圖片。

5、注意事項(xiàng)：

（1）數(shù)碼相機(jī)不適宜拍攝自然風(fēng)光。（2）拍攝時(shí)要盡量靠近被攝體。（3）取景要準(zhǔn)確。

（4）在逆光拍攝時(shí)要使用閃光燈進(jìn)行補(bǔ)光。

6、保養(yǎng)：

（1）清洗（06年11月）（2）防熱防寒

（3）防水、防霉、防沙（4）旅行保護(hù)（5）相機(jī)保藏

三、掃描儀的使用

1、工作原理

2、種類(lèi)和作用：

按顏色分：黑白、彩色

按掃描方式 分：手持式、平臺(tái)式、滾筒式；

3、選購(gòu)常識(shí)：（06年11月）分辨率 色彩位數(shù) 接口類(lèi)型

4、操作步驟

安裝：硬件連接、安裝掃描儀驅(qū)動(dòng)程度、安裝掃描軟件 掃描圖像 掃描文字

5、注意事項(xiàng)：（06年11月）（1）不要忘記鎖定掃描儀。（2）注意掃描儀的清潔。（3）不要帶電接插掃描儀。（4）注意更新掃描儀驅(qū)動(dòng)程序。（5）不要使用太高的分辨率。

（6）不要讓掃描儀工作在震動(dòng)的環(huán)境中。（7）不要頻繁開(kāi)關(guān)掃描儀。

6、掃描儀常見(jiàn)故障及其解決方案（06年11月）

四、光盤(pán)刻錄機(jī)的使用

1、原理

2、分類(lèi)：CD-R和CD-RW（06年11月）

3、主要性能指標(biāo)：數(shù)據(jù)傳輸速度、緩存容量、兼容性（06年11月）

4、操作步驟：

（1）連接光盤(pán)刻錄機(jī)與計(jì)算機(jī)。

（2）光盤(pán)刻錄機(jī)驅(qū)動(dòng)程序與刻錄軟件的安裝。

制作數(shù)據(jù)光盤(pán)。

★ 刻錄機(jī)在讀盤(pán)性能方面并不是很好。（06年11月）

5、注意事項(xiàng)：

（1）安裝時(shí)注意散熱（06年11月）（2）保持清潔

（3）避免刻錄機(jī)長(zhǎng)時(shí)間工作（4）刻盤(pán)過(guò)程中的注意事項(xiàng)（5）及時(shí)取出盤(pán)片

6、盤(pán)片的選擇

五、投影儀的使用

1、相關(guān)知識(shí)：（1）分辨率（2）亮度（3）對(duì)比度

（4）帶寬（06年11月）（5）均勻度

（6）燈泡的類(lèi)型和壽命（7）接口配置

2、操作步驟：（1）安放投影儀

（2）連接投影儀與電腦

（3）接通電源，設(shè)置好輸出方式（4）對(duì)焦

（5）設(shè)置分辨率（6）關(guān)閉投影儀

3、注意事項(xiàng)

（1）保持投影儀鏡頭的清潔。

（2）投影過(guò)程中不能用鏡頭蓋遮擋畫(huà)面。（3）不要關(guān)機(jī)后立即斷電。（4）不要帶電插拔電纜。（5）不要頻繁開(kāi)關(guān)機(jī)。

4、投影儀常見(jiàn)簡(jiǎn)單故障

（1）投影儀RGB端口無(wú)輸入信號(hào)（2）投影儀有信息輸入，但無(wú)圖像（3）投影儀圖像偏色

六、攝像機(jī)的使用

1、攝像機(jī)概述 ★ 數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)。（06年11月）

2、數(shù)碼記錄原理

3、操作步驟：開(kāi)機(jī)—裝錄像帶—拍攝—回放檢查—關(guān)機(jī)

4、注意事項(xiàng)（1）日常維護(hù)

（2）鏡頭的維護(hù)（3）磁頭的保護(hù)（4）磁帶（5）電池

5、基本的攝像技巧

6、DV數(shù)碼采集方法

信息管理

一、信息的收集

1、信息的含義：信息是事物存在的方式或運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的直接或間接的反映。

2、信息的特征：客觀性、時(shí)效性、可塑性、共享性、依附性、傳遞性、無(wú)限性

3、信息的種類(lèi)

4、信息工作的程序：收集、整理、傳遞、存儲(chǔ)、反饋、利用

5、信息收集的渠道：大眾媒介、圖書(shū)館、聯(lián)機(jī)信息檢索渠道、供應(yīng)商和客戶(hù)、貿(mào)易交流渠道、信息機(jī)構(gòu)渠道、關(guān)系渠道、調(diào)查渠道

6、信息收集的范圍

7、信息收集的要求：價(jià)值性、時(shí)效性、層次性、針對(duì)性、全面性

8、工作程序

（1）明確信息收集范圍（2）熟悉信息來(lái)源

（3）選擇信息的收集方法：觀察法、閱讀法、詢(xún)問(wèn)法、問(wèn)卷法、網(wǎng)絡(luò)法、交換法、購(gòu)置法

觀察法：人們直接用感官或借助其他工具認(rèn)識(shí)客觀事物，獲取信息。（06年11月）（4）查找信息

9、注意事項(xiàng)

（1）收集各種形態(tài)的信息（2）建立通訊聯(lián)系索引卡（3）信息收集要有超前性

二、信息的篩選

1、信息篩選的含義

2、辦公室常備的信息資料

3、閱讀篩選信息資料的方法

4、信息篩選的要求

5、工作程序：（1）看來(lái)源（2）看標(biāo)題（3）看正文（4）決定取舍

6、注意事項(xiàng)

三、信息的分類(lèi)

1、信息分類(lèi)的含義

2、信息分類(lèi)的方法：字母分類(lèi)法、地區(qū)分類(lèi)法、主題分類(lèi)法、數(shù)字分類(lèi)法、時(shí)間分類(lèi)法

3、信息分類(lèi)的要求

4、工作程序

（1）熟悉信息內(nèi)容

（2）選擇分類(lèi)方法（3）辨類(lèi)（4）歸類(lèi)

5、注意事項(xiàng)：

（1）利用顏色、標(biāo)簽區(qū)分類(lèi)別（2）建立交叉參照卡

四、信息的校核

1、信息校核的含義

2、信息校核的范圍

3、信息校核的要求

（1）校核要以原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)。（2）要排除主觀因素的干擾。

4、工作程序

（1）確定校核的內(nèi)容

（2）選擇校核的方法：溯源法、比較法、核對(duì)法、邏輯法、調(diào)查法、數(shù)理統(tǒng)計(jì)法。（3）核實(shí)、分析信息（4）作出判斷

五、信息的傳遞

1、信息傳遞的方向：內(nèi)向、外向

2、信息傳遞的要素：信源、信道、信宿（06年11月）

3、工作程序

（1）確定傳遞信息的內(nèi)容。

（2）選擇并確定傳遞信息的形式。（3）確定傳遞信息的方法。

★ 折線圖的定義。（06年11月）（4）進(jìn)行信息傳遞。（5）確認(rèn)信息傳遞質(zhì)量。

六、信息的存儲(chǔ)

1、信息存儲(chǔ)的載體：（06年11月）

紙質(zhì)載體

磁性載體：軟盤(pán)、硬盤(pán)、磁帶、光盤(pán)、縮微品

2、信息存儲(chǔ)的裝具與設(shè)備：文件夾、文件盒、文件袋、文件柜、文件架

3、信息存儲(chǔ)管理系統(tǒng)

4、信息存儲(chǔ)的要求

5、工作程序：登記、編碼、排列、保存、保管

★ 個(gè)別登記的定義。（06年11月）

6、信息存儲(chǔ)的意義

文書(shū)擬寫(xiě)與處理

文書(shū)的擬寫(xiě)

一、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知

1、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知的概念

2、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知的類(lèi)型

批轉(zhuǎn)通知

轉(zhuǎn)發(fā)通知 印發(fā)通知 擬寫(xiě)要點(diǎn)

3、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期+轉(zhuǎn)（印）發(fā)文件原文

4、注意事項(xiàng)

二、報(bào)告

1、報(bào)告的概念：是匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢(xún)問(wèn)的公文。

2、報(bào)告的特點(diǎn)：匯報(bào)性、陳述性、3、報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別（1）性質(zhì)要求不同（2）行文時(shí)限不同

4、報(bào)告的類(lèi)型：匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢(xún)問(wèn)

5、注意事項(xiàng)

（1）報(bào)告事項(xiàng)真實(shí)（2）報(bào)告時(shí)間及時(shí)

（3）報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)

三、請(qǐng)示

1、概念：是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的公文。

2、特點(diǎn)

（1）一文一事（2）請(qǐng)批對(duì)應(yīng)

（3）事前行文

3、請(qǐng)示的類(lèi)型（1）求示性請(qǐng)示（2）求批性請(qǐng)示

4、擬寫(xiě)要點(diǎn)：

請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期+附注

5、注意事項(xiàng)

（1）主送一個(gè)機(jī)關(guān)（2）逐級(jí)請(qǐng)示

（3）語(yǔ)氣宜溫和謙恭

四、問(wèn)答函

1、概念：是不相隸屬機(jī)關(guān)就工作問(wèn)題進(jìn)行詢(xún)問(wèn)或答復(fù)的函

2、問(wèn)答涵的類(lèi)型(1)詢(xún)問(wèn)函(2)答復(fù)函

3、詢(xún)問(wèn)函與答復(fù)函的結(jié)構(gòu)：

標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期

4、注意事項(xiàng)：

（1）單位間交往的問(wèn)答函應(yīng)采用“信函式格式”行文。（2）單位內(nèi)部交往的信函可采用便函形式。

五、簡(jiǎn)報(bào)

1、概念：簡(jiǎn)報(bào)是國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體為匯報(bào)工作、交流經(jīng)驗(yàn)、反映情況、溝通信息、報(bào)道動(dòng)態(tài)而編發(fā)的內(nèi)部常用事務(wù)文書(shū)，也叫“動(dòng)態(tài)”、“簡(jiǎn)訊”、“摘報(bào)”、“工作通訊”、“情況反映”、“情況交流”、“內(nèi)部參考”等。

2、特點(diǎn)：簡(jiǎn)、快、新、實(shí)

3、簡(jiǎn)報(bào)的類(lèi)型：（06年11月）

工作簡(jiǎn)報(bào) 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 動(dòng)態(tài)簡(jiǎn)報(bào)

4、擬寫(xiě)要點(diǎn)

結(jié)構(gòu)：報(bào)頭+報(bào)核+報(bào)尾

六、意向書(shū)

1、概念：意向書(shū)是當(dāng)事人雙方或多方之間，在對(duì)某項(xiàng)事務(wù)正式簽訂條約，達(dá)成協(xié)議之前，表達(dá)初步設(shè)想的經(jīng)濟(jì)意圖和目的的意向性文書(shū)。

2、特點(diǎn)：（1）協(xié)商性（2）靈活性（3）簡(jiǎn)略性

3、意向書(shū)的類(lèi)型：加工承攬意向書(shū)、建設(shè)工程承包意向書(shū)、貨物運(yùn)輸意向書(shū)、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)意向書(shū)、科技協(xié)作意向書(shū)。

4、意向書(shū)的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部

5、注意事項(xiàng)：

（1）語(yǔ)言準(zhǔn)確，表達(dá)清楚（2）忠實(shí)于洽談內(nèi)容

七、訂貨單

1、訂貨單的概念：訂購(gòu)產(chǎn)品和貨物的單據(jù)

2、訂貨單的特點(diǎn)：協(xié)約性、嚴(yán)肅性

3、擬寫(xiě)要點(diǎn)：

一般結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部

4、注意事項(xiàng)：

（1）制作訂貨單應(yīng)注明有效期限

（2）注意訂貨單與訂貨合同的區(qū)別。金額巨大的大宗貨物交易，不宜用訂貨單，要考慮簽訂訂貨合同。

八、商品說(shuō)明書(shū)

1、商品說(shuō)明書(shū)的概念

2、商品說(shuō)明書(shū)的內(nèi)容和特點(diǎn)（1）真實(shí)性（2）科學(xué)性（3）條理性（4）通俗性

3、擬寫(xiě)要點(diǎn)

（1）簡(jiǎn)單商品說(shuō)明書(shū)

標(biāo)題+正文+落款（2）復(fù)雜商品說(shuō)明書(shū)

封面+目錄+概述+正文+封底

4、注意事項(xiàng)：

（1）如實(shí)介紹、真實(shí)可信]

（2）抓住特征，突出個(gè)性（3）語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，通俗明了（4）設(shè)計(jì)新穎，美觀大方

收發(fā)文處理

一、繕印文書(shū)

1、文書(shū)繕印的含義：對(duì)文章進(jìn)行謄抄繕寫(xiě)和打字、油印、電腦打印以及復(fù)印機(jī)復(fù)印等工作

2、要求

（1）文字準(zhǔn)確，字跡工整清晰（2）符合規(guī)定體式，頁(yè)面美觀大方（3）不隨意改動(dòng)原稿（4）裝訂齊整牢固（5）注意保密

3、工作程序：

（1）確定印刷的文書(shū)（2）確定印制格式（3）完成印制

（4）交付印制的文書(shū)

4、注意事項(xiàng)：

繕印應(yīng)建立登記制度，登記文書(shū)名稱(chēng)、送文單位、印文數(shù)量、印制時(shí)間、印制人姓名等項(xiàng)目

二、校對(duì)文書(shū)

1、含義：校對(duì)是根據(jù)定稿對(duì)文件校樣進(jìn)行核對(duì)校正

2、文書(shū)校對(duì)的內(nèi)容：

（1）校訂清樣上的錯(cuò)字、漏字、多字。（2）規(guī)范字體、字號(hào)。

（3）檢查版式、標(biāo)題是否端正，頁(yè)碼是否連貫，行、字距離是否勻稱(chēng)，版面是否美觀。（4）檢查引文、人名、地名、數(shù)據(jù)、計(jì)量單位、專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)是否有誤。（5）檢查版式是否與文種格式統(tǒng)一，有無(wú)需調(diào)整和改版之處。

3、要求：

（1）把握原則，仔細(xì)校對(duì)。（2）認(rèn)真仔細(xì)、一絲不茍。

（3）校對(duì)文稿時(shí)正確使用校對(duì)符號(hào)。

（4）校對(duì)一般要進(jìn)行一校、二校、三校3個(gè)校次。

4、工作程序

（1）準(zhǔn)備好原稿和校樣。（2）選定校對(duì)方法。（3）核對(duì)校正。

5、注意事項(xiàng)

（1）注意對(duì)同音異體、字形相近的字的核查。（2）注意對(duì)數(shù)字、人名、地名的核查。（3）校出的錯(cuò)漏，要以規(guī)定的符號(hào)標(biāo)明。

三、用印

四、傳閱文書(shū)

1、文書(shū)傳閱的含義：在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。

2、要求：

（1）迅速、準(zhǔn)確地將文書(shū)送達(dá)閱文人。

（2）文書(shū)的傳閱要區(qū)分內(nèi)容的輕重緩急和職責(zé)分工。（3）傳閱的順序是由管理層到一般人員。

3、工作程序

（1）確定傳閱對(duì)象

（2）選擇傳閱方式（06年11月）（3）傳遞文書(shū)（4）履行傳閱手續(xù)（5）檢查清理文件

4、注意事項(xiàng)

（1）嚴(yán)格傳閱范圍（2）嚴(yán)禁文件橫傳（3）控文件運(yùn)行

文檔管理

一、檔案的分類(lèi)

1、檔案的分類(lèi)的含義：按照來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，將歸檔文件劃分為若干層次和類(lèi)別，構(gòu)成有機(jī)體系的工作。（06年11月）

2、常用的檔案分類(lèi)方法

（1）分類(lèi)法（06年11月）（2）組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法（3）問(wèn)題分類(lèi)法

3、檔案分類(lèi)方法的結(jié)合運(yùn)用

4、檔案分類(lèi)的要求

（1）正確判定檔案文件所隸屬。（06年11月）（2）正確判斷檔案文件所屬機(jī)構(gòu)。

5、工作程序

（1）了解文件形成情況（2）分析檔案形成單位情況（3）選擇檔案分類(lèi)方法（4）文件歸類(lèi)

6、注意事項(xiàng)

二、檔案檢索工具的編制

1、檔案檢索工具的內(nèi)容（1）檔案信息存儲(chǔ)（2）信息檢查

2、檔案檢索工具的含義：揭示檔案內(nèi)容和成分，報(bào)道和查找檔案的工具。

3、檔案檢索工具的類(lèi)型：歸檔文件目錄、分類(lèi)目錄、主題目錄、任命索引、全宗指南

4、工作程序

（1）選擇檢索工具（2）分析檔案的內(nèi)容（3）形成檔案條目

（4）構(gòu)成檢索工具

5、注意事項(xiàng)：

（1）檢索工具有書(shū)本式檢索工具、卡片式檢索工具。

（2）為了滿(mǎn)足多方面的利用需求，應(yīng)編制不同功能的檢索工具。

三、檔案的鑒定

1、檔案鑒定工作的內(nèi)容：按照一定的原則、方法和標(biāo)準(zhǔn)，判定檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價(jià)值的檔案予以銷(xiāo)毀的檔案業(yè)務(wù)工作。（06年11月）

2、檔案保管期限：

永久

長(zhǎng)期：16—50年 短期：15年以下

3、檔案鑒定工作的要求

（1）逐件、逐頁(yè)閱讀檔案內(nèi)容。（2）綜合分析文件的各方面特征。（3）結(jié)合檔案的需求判定檔案價(jià)值。

4、工作程序：

（1）判斷文件是否需要保存。（2）分析檔案價(jià)值。

（3）確定文件的保管期限。（4）對(duì)保管的檔案進(jìn)行復(fù)審。

5、注意事項(xiàng)

（1）經(jīng)鑒定要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)辦理批準(zhǔn)手續(xù)。（2）對(duì)要銷(xiāo)毀的檔案要編制銷(xiāo)毀清冊(cè)。

6、檔案鑒定的意義

7、檔案鑒定的原則：

從整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)判定檔案的價(jià)值。

四、檔案庫(kù)房及存儲(chǔ)檔案的管理

1、檔案保管工作的含義與內(nèi)容

2、檔案保管工作的要求

（1）做到防火、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防光、防塵。（2）保持庫(kù)房的清潔衛(wèi)生。

3、工作程序

（1）了解檔案庫(kù)房的編號(hào)。

（2）熟悉檔案柜價(jià)的擺放與編號(hào)。（3）調(diào)節(jié)保管場(chǎng)所的溫濕度。（4）進(jìn)行衛(wèi)生、安全檢查。（5）進(jìn)行檔案流動(dòng)中的保護(hù)。

4、注意事項(xiàng)：

（1）庫(kù)房布局的安排（2）建立檔案保管制度