第一篇：秘書論文資料

秘書工作內(nèi)容廣、任務(wù)雜、服務(wù)性強(qiáng)等特點(diǎn)對(duì)從業(yè)人員的素質(zhì)提出了很高要求。尤其是高校秘書更應(yīng)注重個(gè)人素質(zhì)的提升，因?yàn)榇髮W(xué)校園思想活躍，多元文化交融，高校秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，在政治素質(zhì)方面應(yīng)具有高度的政治敏感性，較高的理論、政策水平，較強(qiáng)的法律意識(shí)和全心全意為人民服務(wù)的思想。除此之外，還應(yīng)具有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)和過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。摘要秘書因?yàn)楣ぷ餍再|(zhì)、地位和職能的特殊性，在工作過程中會(huì)產(chǎn)生各種心理障礙和壓力。探討消解秘書人員的心理障礙和壓力的辦法，培養(yǎng)他們良好的心理素質(zhì)，保持良好的心態(tài)，對(duì)秘書人員的工作和生活具有重要意義。

秘書的心理障礙會(huì)給秘書的行為帶來消極影響。如何克服這些心理障礙，加強(qiáng)自我心理調(diào)節(jié)是做好秘書工作的基本前提。

一、由于缺泛交往的實(shí)踐鍛煉，另一方面既希望交往，又對(duì)進(jìn)行交往缺泛信心和勇氣，甚至存在著懼怕心理，這就產(chǎn)生了羞怯心理，它是交往過程中的一種正常的情緒情感反應(yīng)。但是羞怯往往導(dǎo)致記憶衰退、思維混亂、語無倫次，在行為上則表現(xiàn)為退宿、回避、離群和依賴，從而影響秘書的正常交往和工作，并且反過來加劇心理上的矛盾狀態(tài)，形成惡性循環(huán)。秘書羞怯心理的自我調(diào)節(jié)，一是要有正確的認(rèn)識(shí)，要把交往作為完善自己人格和實(shí)現(xiàn)職業(yè)活動(dòng)目標(biāo)的重要手段，提高交往的自覺性和主動(dòng)性；二是有意識(shí)地從每一次交往中培養(yǎng)自己的交往能力。在交往過程中注意鎮(zhèn)定自若。

二、依賴心理調(diào)節(jié)由于秘書 對(duì)工作被動(dòng)型和主動(dòng)性的辯證關(guān)系缺乏認(rèn)識(shí)，思想上存

在著惰性，另一方面領(lǐng)導(dǎo)者事必躬親，包攬一切，這就產(chǎn)生了依賴心理；它是一種希望事事依賴他人的消極心理狀態(tài)。例如：有的凡事不做獨(dú)立思考、唯上是從，明智領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)了，也不提出異議；有的凡事都要領(lǐng)導(dǎo)者布置、交代，撥一撥，動(dòng)一動(dòng)，毫無主動(dòng)性可言。秘書依賴心理的自我調(diào)節(jié)，一是要正確把握秘書工作被動(dòng)型和主動(dòng)性的辯證關(guān)系，提高主動(dòng)的自覺性：二是要克服惰性，養(yǎng)成獨(dú)立思考的習(xí)慣：三是工作態(tài)度認(rèn)真負(fù)責(zé)，提高自己獨(dú)立辦事的能力，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性。

三、自負(fù)和自卑心理調(diào)節(jié)由于秘書人員直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者，客觀上容易以“二首長(zhǎng)”

自居，自以為了不起，脫離群眾；工作中常常自以為是，自行其事，聽不進(jìn)他人的批評(píng)和勸導(dǎo)。這是過高的評(píng)價(jià)自我而造成的一種心理失調(diào)。秘書人員尤其是一些學(xué)歷層次較低、缺乏秘書工作經(jīng)驗(yàn)的年輕秘書，在遇到困難和挫折時(shí)，如不能正確對(duì)待，往往容易喪失信心，甚至從此一蹶不振，看不到自己的潛能和優(yōu)勢(shì)，總覺得不如別人，內(nèi)心變得過于敏感、緊張，遇到問題往往束手無策。一些原來自負(fù)的秘書，一旦面臨重大挫折，也往往從一極端走向另一個(gè)極端，由自負(fù)變?yōu)樽员?。它是過低的評(píng)價(jià)自我而造成的一種心理失調(diào)。秘書的自負(fù)和自卑心理的自我調(diào)節(jié)，一是要客觀辯證的評(píng)價(jià)自己，既不能過高，也能過低，既要看到自己的長(zhǎng)處，也要看到自己的短處；二是尊重他人，虛心誠(chéng)懇地聽取他人的批評(píng)和意見，努力克服自身的缺點(diǎn)；三是正確對(duì)待成功與挫折，做到勝不驕，敗不餒；四是充分發(fā)揮自己的潛能，扎扎實(shí)實(shí)的提高自己的實(shí)際工作能力，以出色的工作表現(xiàn)證明自我的價(jià)值，重塑自己的形象。

四、壓抑心理調(diào)節(jié)由于秘書自我是吸納的期望過高，超越了秘書職業(yè)活動(dòng)的許可范圍，表現(xiàn)為不切實(shí)際的幻想，一旦目標(biāo)受挫，就會(huì)感到壓抑；另一方面由于組織

環(huán)境的因素，使秘書都才華得不到應(yīng)有的施展，比如領(lǐng)導(dǎo)者作風(fēng)專制，組織內(nèi)部人際關(guān)

系緊張等等，就會(huì)產(chǎn)生壓抑心理，它是人的心理需求受到環(huán)境限制而得不到滿足時(shí)的一

種心理感受。這種心理一旦形成，輕則情緒低落，行動(dòng)遲緩，工作缺乏主動(dòng)和熱情，重

則情緒沮喪，牢騷滿腹，工作處處被動(dòng)，甚至消極抵觸。秘書壓抑心理的自我調(diào)節(jié)，一

是丟掉好高騖遠(yuǎn)的幻想，端正對(duì)秘書職業(yè)活動(dòng)性質(zhì)和特點(diǎn)的認(rèn)識(shí)，確定切合實(shí)際的期望

目標(biāo)，規(guī)范自己的行為；二是要正確認(rèn)識(shí)和把握周圍的環(huán)境，提高適應(yīng)和改造環(huán)境的能

力。要學(xué)會(huì)與領(lǐng)導(dǎo)者交往，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)者的理解和支持；要積極處理好人際關(guān)系，改善自

己的工作環(huán)境，為發(fā)揮自己的聰明才智創(chuàng)造條件；三是采取恰當(dāng)?shù)姆绞奖憩F(xiàn)自己的才華

以便得到周圍環(huán)境的認(rèn)同。

五、過于焦慮心理調(diào)節(jié)由于秘書的工作負(fù)擔(dān)過重，工作節(jié)奏緊張，競(jìng)爭(zhēng)激烈，秘書難以適應(yīng)；另一方面秘書缺乏自信，工作缺少計(jì)劃性和條理性，或者雖有計(jì)劃但缺

少?gòu)椥院陀嗟?，在?jì)劃執(zhí)行中不善于靈活應(yīng)變，當(dāng)工作進(jìn)展不大或目標(biāo)受挫后，焦慮心

理表油然而生。它是一種緊張不安，急躁憂郁的表現(xiàn)狀態(tài)。秘書過于焦慮心理的自我調(diào)

節(jié)，一是要增強(qiáng)自信心，樹立堅(jiān)定頑強(qiáng)的意志，正視困難，敢于競(jìng)爭(zhēng)；二是安排工作要

科學(xué)合理，定計(jì)劃要留有余地，工作時(shí)既要有條不紊，又要靈活應(yīng)變，努力提高工作效

率；三是凡事一旦遭受挫折時(shí)，能夠有足夠的思想準(zhǔn)備。

六、厭煩心理調(diào)節(jié)由于秘書事務(wù)活動(dòng)的繁瑣性、單調(diào)性和重復(fù)性；另一方面秘

書缺乏崇高的職業(yè)理想，把秘書工作當(dāng)做權(quán)宜之計(jì)，或者從根本上輕視秘書工作，就會(huì)

產(chǎn)生厭煩心理。這是心理疲勞的一種情緒表現(xiàn)。它會(huì)使秘書的注意力分散，記憶力衰退，精神疲憊，工作頻頻出錯(cuò)。秘書厭煩心理的自我調(diào)節(jié)，一是要確立崇高的職業(yè)理想和正

確的職業(yè)態(tài)度，熱愛秘書崗位，愿為秘書事業(yè)貢獻(xiàn)自己的才智和年華；二是科學(xué)安排工

作時(shí)間，注意勞逸結(jié)合，努力減輕心理疲勞；三是善于總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)工作方

法，給枯燥泛味的事務(wù)性工作注入生機(jī)和活力。

第二篇：秘書資料

征地拆遷檔案管理模式的報(bào)告

征地拆遷檔案是征地拆遷部門直接記述和反映拆遷工作，保存?zhèn)洳楹透鞣N拆遷文件材料的總稱。先將塔城市城市用地管理辦公室檔案管理模式報(bào)告如下：

一、基本情況

塔城市城市用地管理辦公室于1999年成立，二、領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)管理，提高檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

三、落實(shí)經(jīng)費(fèi)，改善檔案硬件設(shè)施

四、落實(shí)人員，責(zé)任到人，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)

五、健全制度，規(guī)范檔案管理

六、編制檢索工作和編寫年鑒資料

根據(jù)檔案綜合管理的有關(guān)要求，編制案卷目錄、全引目錄、人事任免專題目錄、專業(yè)職稱評(píng)聘專題目錄，表彰先進(jìn)專題目錄、聲像目錄、實(shí)物目錄等檢索工作。拆遷檔案室有《全宗介紹》、《大事記》等多種參考資料。

七、重視檔案的開發(fā)利用

學(xué)院自ＸＸＸ年復(fù)建就設(shè)立了檔案室，1990年10月正式任命檔案室為科級(jí)單位。目前我院檔案室保存了復(fù)建以來黨群、行政、教學(xué)、科研、財(cái)會(huì)、出版、基建、外事、設(shè)備儀器、聲像十大門類的檔案，共計(jì)6103卷，照片3500余張。有專職檔案員4人，兼職檔案員25人。先后編制了4種檢索目錄，編印了7種材料，制定了《檔案管理辦法》等7個(gè)文件和有關(guān)的9項(xiàng)規(guī)章制度，以及檔案室主任、工作人員崗位職責(zé)，檔案工作基本實(shí)現(xiàn)了科學(xué)化、規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化。1998年11月，經(jīng)省檔案局、省教育廳的專家組考核、評(píng)審，學(xué)院的檔案工作達(dá)到了高校系統(tǒng)省一級(jí)水平；2003年11月經(jīng)省檔案局檔案工作考核組考核，學(xué)院的檔案工作達(dá)到了省優(yōu)秀標(biāo)準(zhǔn)。2004年11月經(jīng)省檔案局專家組考核、評(píng)審，學(xué)院的檔案工作達(dá)到了省一級(jí)水平。2005年學(xué)院申請(qǐng)保持省一級(jí)水平。2006年學(xué)院正準(zhǔn)備接受國(guó)家教育部對(duì)本院本科教學(xué)水平的評(píng)估，因此繼續(xù)申請(qǐng)保持省一級(jí)水平。檔案方面的主要工作和體會(huì)是：

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)管理，形成檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系

通過學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《__省檔案條例》、《普通高校檔案管理辦法》，學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)深刻認(rèn)識(shí)到，檔案是重要的信息資源，是學(xué)校的寶貴財(cái)富；檔案工作是反映學(xué)校管理水平、關(guān)系到學(xué)校發(fā)展的一項(xiàng)重要工作；只有把它納入到目標(biāo)管理的軌道，加大管理力度，才能推動(dòng)檔案工作更快、更好地向科學(xué)化、規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化方向發(fā)展，才能促進(jìn)學(xué)校整體工作水平的進(jìn)一步提高。基于這一認(rèn)識(shí)，學(xué)院于1998年成立了由院長(zhǎng)任組長(zhǎng)、分管院領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任為副組長(zhǎng)、有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)為成員的院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)了對(duì)檔案工作的宏觀管理和具體指導(dǎo)。2000年4月，學(xué)院與原__省體育運(yùn)動(dòng)技術(shù)學(xué)院、原__省體育科學(xué)研究中心三家合并為新的__體育學(xué)院。根據(jù)這一新情況，學(xué)院又及時(shí)對(duì)院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員做了調(diào)整。2006年6月針對(duì)今年學(xué)院有關(guān)部門處科干部大范圍調(diào)整的情況，學(xué)院再次進(jìn)行了一次調(diào)整，進(jìn)一步加強(qiáng)了組織領(lǐng)導(dǎo)，理順了關(guān)系。

為了把檔案工作的各項(xiàng)任務(wù)落到實(shí)處，把檔案工作的目標(biāo)責(zé)任下達(dá)到基層，提高部門領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的工作責(zé)任感，學(xué)院要求各部門的主要負(fù)責(zé)同志分管本部門的檔案工作，兼職檔案員具體負(fù)責(zé)本部門日常工作中形成文件的收集、整理、保管、預(yù)立卷、移交歸檔工作，檔案室具體指導(dǎo)基層的業(yè)務(wù)工作。目前學(xué)院已建立了有29人組成的專兼職檔案員隊(duì)伍，形成了完善的院級(jí)檔案綜合管理體系，為搞好檔案工作打下了堅(jiān)實(shí)的組織基礎(chǔ)。

為了加強(qiáng)檔案工作，充分發(fā)揮檔案在學(xué)院建設(shè)和發(fā)展中的重要作用，學(xué)院擬定了《__體育學(xué)院2005?2010年檔案工作發(fā)展規(guī)劃（草案）》，并將其納入學(xué)院的“十一五”建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃，認(rèn)真組織落實(shí)。院長(zhǎng)辦公室作為院檔案室的直接管理部門，每年的工作計(jì)劃和總結(jié)中，都把檔案工作單列一項(xiàng)，認(rèn)真部署，并在日常工作中抓好任務(wù)落實(shí)。

（二）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高專兼職檔案員的素質(zhì)

加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高檔案員的素質(zhì)是加強(qiáng)檔案工作的必要條件。近年來，學(xué)院注意把工作認(rèn)真扎實(shí)、責(zé)任心強(qiáng)、文化層次高、業(yè)務(wù)水平強(qiáng)的人員選拔到檔案員隊(duì)伍中來，使檔案工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)有了明顯提高。目前，全院專兼職檔案員中具有大專以上學(xué)歷的有24人，占檔案員總數(shù)的82.3%。為了提高檔案員的業(yè)務(wù)水平，學(xué)院還突出抓了兩方面的工作：一是加強(qiáng)專職檔案員工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)。專職檔案員承擔(dān)著組織、協(xié)調(diào)全院檔案工作的職責(zé)，其業(yè)務(wù)水平和工作能力的高低直接影響著全院檔案工作的水平。為此，學(xué)院除了為檔案室訂《__檔案》、《學(xué)校檔案》、《中國(guó)檔案》、《中國(guó)檔案報(bào)》、《學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)》等業(yè)務(wù)書刊，組織他們進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)以外，還積極支持他們參加國(guó)家和省檔案局舉辦的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)班，到兄弟院校和檔案工作先進(jìn)單位學(xué)習(xí)取經(jīng)，使專職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)得到了明顯提高。二是加強(qiáng)兼職檔案員的培訓(xùn)工作。兼職檔案員是檔案形成過程中承上啟下的“紐帶”，既接受院檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，又承擔(dān)著本單位日常檔案的收集、整理、預(yù)立卷、移交歸檔工作。他們的工作態(tài)度和能力如何直接影響到檔案的質(zhì)量和完整。為此，學(xué)院編印了《檔案工作文件匯編》，其中包括《__體育學(xué)院檔案分類法》，發(fā)給兼職檔案員人手一冊(cè)，供學(xué)習(xí)、參考；定期舉辦檔案員培訓(xùn)班，組織學(xué)習(xí)《檔案法》、《__省檔案條例》等上級(jí)有關(guān)的規(guī)章制度，邀請(qǐng)檔案工作專家作了“立卷的基本程序和方法”的專題講座等等。通過學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，收到了顯著成效，廣大兼職檔案員的工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)大大提高。

（三）規(guī)范檔案管理，檔案設(shè)施日益完善

近年來按照上級(jí)有關(guān)文件精神，學(xué)院制定了檔案工作的一系列規(guī)章制度，并采取多種措施，把檔案管理列入了各單位的正常工作，保障了檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。歸納起來，主要有四點(diǎn)：一是實(shí)行了學(xué)院的各項(xiàng)工作與檔案工作的“四同步”管理。即在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。學(xué)院把檔案工作納入單位工作計(jì)劃，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入到單位職工的崗位責(zé)任制。每年學(xué)院和院長(zhǎng)辦公室的工作計(jì)劃要點(diǎn)、總結(jié)中，都對(duì)檔案工作進(jìn)行專門部署和總結(jié)。二是建立和完善了文件材料的歸檔制度，并納入教學(xué)、科研、財(cái)會(huì)和管理人員的職責(zé)范圍內(nèi)，要求在每個(gè)重要會(huì)議召開、每項(xiàng)科技成果鑒定、基建工程竣工驗(yàn)收、重要儀器設(shè)備開箱驗(yàn)收時(shí)，專職或兼職檔案員都參與進(jìn)去，保證所形成的檔案完整、準(zhǔn)確。三是形成了院檔案室人員指導(dǎo)下的部門預(yù)立卷制度。按照上級(jí)文件和《__體育學(xué)院檔案管理辦法》中規(guī)定的各類檔案歸檔時(shí)間，院檔案室及時(shí)督促有關(guān)部門預(yù)立卷，使各類檔案在每年的6月底前基本完成了立卷歸檔。四是加大了對(duì)檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作非常重視，1997、1998在學(xué)校經(jīng)費(fèi)緊張、各部門都需用錢的情況下?lián)艹鰧？顬闄n案室添置了有關(guān)設(shè)備，經(jīng)費(fèi)達(dá)7萬元之多；2002年又投入5萬多元購(gòu)置了彩色激光打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、奔騰4系列臺(tái)式計(jì)算機(jī)、惠普激光打印機(jī)以及檔案管理軟件和去濕機(jī)；2005年又投入4000多元購(gòu)置一臺(tái)彩色激光打印機(jī)。

（四）加強(qiáng)自身建設(shè)，不斷提高業(yè)務(wù)水平

近年來，我們采取了一系列措施，加快檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，加強(qiáng)檔案室自身建設(shè)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。一是建立健全了檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。1998年3月，根據(jù)上級(jí)精神和本院實(shí)際，我們制定完善了《檔案管理辦法》、《檔案分類法》、《關(guān)于文書材料歸檔范圍和保管期限的規(guī)定》、《科研檔案管理?xiàng)l例》等7個(gè)文件和檔案的收集、整理、保管、鑒定與銷毀、統(tǒng)計(jì)、借閱、利用、保密工作、檔案庫(kù)房管理等項(xiàng)規(guī)定，使檔案從形成到銷毀形成了一整套的制度，工作起來有章可循，有法可依。二是重視了檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。學(xué)院在處級(jí)以上干部會(huì)上、在檔案員培訓(xùn)班上以及在日常工作中，都提出了把好“三關(guān)”的問題，要求各部門負(fù)責(zé)人協(xié)助檔案員把好材料起草關(guān)、文件收集關(guān)、鑒定驗(yàn)收關(guān)。由于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案員認(rèn)真負(fù)責(zé)，制度保障有力，近年來學(xué)院較好地完成了以科技檔案為主體的各門類檔案的立卷歸檔任務(wù)。1998年以來各類檔案歸檔率達(dá)到了100%，檔案的移交建立了完備的交接手續(xù)，歸檔文件完整率、準(zhǔn)確率達(dá)到98%以上。三是案卷質(zhì)量嚴(yán)格按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。1994年以來，學(xué)院檔案從目錄到封皮全部采用激光打印機(jī)打印，案卷格式達(dá)到了規(guī)范、統(tǒng)一，案卷的合格率接近100%。四是檔案保管條件明顯改善，1998年學(xué)院實(shí)行了檔案庫(kù)房、辦公室兩分開，2003年按照檔案局的要求，我們實(shí)行了檔案庫(kù)房、閱文室、辦公室三分開，庫(kù)房面積達(dá)50m2，閱文室16m2，辦公室32m2，庫(kù)房面積能夠滿足檔案的需要，還留有一定的余地，并采取了防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等措施，為庫(kù)房配備了溫、濕度測(cè)試儀、滅火器、空調(diào)機(jī)和去濕機(jī)等項(xiàng)設(shè)施設(shè)備。

（五）加強(qiáng)服務(wù)工作，提高檔案咨詢和信息開發(fā)利用率

學(xué)院檔案室擁有二十多年的各門類檔案。近年來，學(xué)院利用檔案開展了多種形式的檔案咨詢服務(wù)和信息開發(fā)利用工作，取得了較好效果。檔案室已成為學(xué)院檔案的保管基地和查找利用的中心。1997年全省高校教學(xué)工作評(píng)價(jià)、1998年省級(jí)重點(diǎn)學(xué)科評(píng)估、2002年申請(qǐng)碩士授權(quán)單位、2003年高校畢業(yè)生就業(yè)工作評(píng)估、2004年高校德育評(píng)估、2005年成人教育評(píng)估、2006年本科教學(xué)水平評(píng)估等各項(xiàng)較大工作和重要活動(dòng)中，學(xué)院檔案室均提供了大宗檔案材料及數(shù)據(jù)，并承擔(dān)、參與編印了多種文件、材料匯編。在檔案利用效果方面，學(xué)院比較突出的有以下幾件：一是1997年省里分配教職工住房建設(shè)一次性補(bǔ)助經(jīng)費(fèi)時(shí)，因未將省體育場(chǎng)的45人列在我院教職工數(shù)額之內(nèi)，所以少撥給我院12萬元，經(jīng)查1985年永久卷，找到了省政府1985年明確省體育場(chǎng)歸我院管理的文件。由此，省有關(guān)部門將少撥的經(jīng)費(fèi)全部補(bǔ)發(fā)給了學(xué)院。二是1992年學(xué)院與柴油機(jī)廠、自來水公司發(fā)生土地確權(quán)爭(zhēng)執(zhí)時(shí)，三方各持己見，最后經(jīng)查找檔案找到了依據(jù)，使這一問題得到了較好的解決。三是1996年學(xué)院有幾處地界確權(quán)不清（如綜合樓以北、一號(hào)樓東北角等），與有關(guān)部門產(chǎn)生了爭(zhēng)議，經(jīng)查1985年有關(guān)檔案，省政府會(huì)議紀(jì)要上寫的很明確，這些地方歸學(xué)院使用。由此，使又一起爭(zhēng)執(zhí)得到了滿意的解決。近年來學(xué)院檔案室編制了4種檢索工具，建立了提供利用登記制度，按照檔案借閱規(guī)定，向有關(guān)部門提供了大批檔案材料，檔案人員調(diào)卷迅速、準(zhǔn)確。查全率、查準(zhǔn)率達(dá)98%以上，使檔案在為學(xué)校教學(xué)、科研、管理工作服務(wù)中發(fā)揮了積極作用。先后參與編撰出版了《崗位責(zé)任制匯編》、《__體育學(xué)院規(guī)章制度匯編》、《校慶30年紀(jì)念冊(cè)》、《校慶35年紀(jì)念冊(cè)》、《校慶35年畫冊(cè)》、《檔案工作文件匯編》、《1958?2002年大事記匯編》、《1998?2002年科研成果目錄匯編》、《德育工作評(píng)估資料目錄》、《德育工作文件制度匯編》、《德育工作理論與實(shí)踐研究成果叢書》、《__體育學(xué)院“一站五中心”工作制度匯編》、《__體育年鑒》和《__教育年鑒》__體育學(xué)院部分、建設(shè)和發(fā)展中的__體育學(xué)院（錄相帶）、2004年新的__體育學(xué)院（DVW）、__體育學(xué)院宣傳片（VCD）、2006年__體院新畫冊(cè)等，受到了領(lǐng)導(dǎo)和師生員工的好評(píng)。

三、存在的主要問題和今后打算

近年來學(xué)院檔案工作雖然取得了一定的成績(jī)，但也存在著不少問題，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是東校區(qū)的檔案目前只收集、保存了文書檔案，而大量的基建檔案和具有我院特色的運(yùn)動(dòng)競(jìng)賽檔案均散落在各部門。二是我院檔案信息的開發(fā)利用比較薄弱，目前2001年之前的檔案信息因各種原因還未全部錄入，阻礙了檔案工作上層次。三是檔案網(wǎng)絡(luò)利用工作尚待進(jìn)一步努力。

為了進(jìn)一步做好今后的檔案工作，學(xué)院擬采取以下措施：首先，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識(shí)。積極組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)國(guó)家和省關(guān)于檔案工作的一系列法規(guī)、文件，深入貫徹落實(shí)《檔案法》和國(guó)家教委6號(hào)令精神，不斷加深對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感和緊迫感。其次，加大檔案信息開發(fā)利用的力度，爭(zhēng)取院領(lǐng)導(dǎo)的支持，購(gòu)置網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，短時(shí)間內(nèi)把檔案信息全部錄入，進(jìn)入學(xué)校的局域網(wǎng)，以方便全院的檔案查詢、利用，爭(zhēng)取每年編研出版一本年鑒或檔案匯編材料。第三，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和目標(biāo)管理。完善檔案工作目標(biāo)責(zé)任制，加強(qiáng)對(duì)檔案收集、整理、分類、歸檔、銷毀等各環(huán)節(jié)的督促、檢查和指導(dǎo)，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化，把我院的檔案工作提高到新的層次和水平，使檔案工作在為教學(xué)、訓(xùn)練、科研、管理等各項(xiàng)工作服務(wù)中發(fā)揮更大、更好的作用。

檔案集中統(tǒng)一管理是指由檔案部門對(duì)本單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。其標(biāo)志：一是對(duì)全部檔案實(shí)行集中或相對(duì)集中管理，二是建立統(tǒng)一的檔案管理制度。從理論上講，該管理模式適合一切類型的企業(yè)，但從具體實(shí)施中往往受到企業(yè)規(guī)模、企業(yè)管理體制、企業(yè)技術(shù)水平的制約，集中統(tǒng)一管理的程度會(huì)有所差異。其優(yōu)點(diǎn)是：便于維護(hù)檔案的完整與安全，有利于形成統(tǒng)一的檔案信息利用中心。

1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理?！稒n案法》第五條規(guī)定：“檔案工作實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整安全，便于社會(huì)各方面的利用”。浙江省實(shí)施《中華人民共和國(guó)檔案法》第五條規(guī)定：“省檔案行政管理部門主管本省檔案事業(yè)，對(duì)本行政區(qū)域的檔案工作實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一制度、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)”，“市（地）、縣（市、區(qū)）檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域的檔案事業(yè)，對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作實(shí)現(xiàn)監(jiān)督和指導(dǎo)”。國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)明確了檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)。各級(jí)檔案局是本行政區(qū)域的檔案行政管理部門，檔案館是檔案事業(yè)的主體，檔案室是檔案事業(yè)的基礎(chǔ)

3、定向收集，定期移交。《檔案法》第十一條規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織必須按照國(guó)家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》第十三條規(guī)定“屬于中央和省級(jí)、設(shè)區(qū)的國(guó)家綜合檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交；屬于縣級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級(jí)檔案館移交”。據(jù)此可以看出，各綜合檔案館所保存的檔案為10至20年前形成的，即館藏信息揭示的是10至20年前本地區(qū)的社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)部門規(guī)范性文件規(guī)定，按照專業(yè)需要設(shè)置各專業(yè)檔案館，負(fù)責(zé)收集和保管本專業(yè)的檔案。

4、期滿開放，有限利用。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法規(guī)定，各級(jí)各類檔案館保管的檔案，應(yīng)當(dāng)分期分批地向社會(huì)開放：建國(guó)前形成的檔案，自《檔案法》實(shí)施之日起向社會(huì)開放；建國(guó)后形成的檔案，一般自形成之日起滿30年向社會(huì)開放；經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案，可以隨時(shí)向社會(huì)開放。上述所列的檔案中涉及到國(guó)防、外交、公安、國(guó)家安全等國(guó)家重大利益的，以及其它到期不能開放的檔案，其開放時(shí)間可以延長(zhǎng)至50年；滿50年開放仍有可能對(duì)國(guó)家重大利益造成損失的，可以繼續(xù)延期開放。中國(guó)公民和組織利用檔案，分為三個(gè)層次：一是持有介紹信、身份證、工作證等合法證明，可以利用已開放的檔案；二是利用檔案館保存的尚未開放的檔案，須經(jīng)保存該檔案的檔案館同意；三是利用尚未向檔案館移交的檔案，須經(jīng)檔案保存單位的同意。

構(gòu)建全方位的檔案資源收集體系。一是依法進(jìn)行收集。二是積極向社會(huì)征集檔案。如西湖叢書的編纂，就將目光投向社會(huì)和民間，這也是一種有益的嘗試。三是建立電子文件歸檔制度。結(jié)合電子公文的推行和政府OA系統(tǒng)的運(yùn)行，將電子文件的歸檔納入機(jī)關(guān)檔案管理的基本內(nèi)容。四是開拓網(wǎng)上檔案收集途徑。目前各部門很多文件都上網(wǎng)，這為網(wǎng)上收集檔案提供了條件，檔案部門應(yīng)有專門人員瀏覽各部門的網(wǎng)頁(yè)，擇取有關(guān)的文件資料、檔案信息，轉(zhuǎn)錄到自己的數(shù)據(jù)庫(kù)中，以便存儲(chǔ)和提供利用。五是試行現(xiàn)場(chǎng)收集檔案方法。在特定的情況下，到事件發(fā)生的現(xiàn)場(chǎng)，把事物的形態(tài)，事情發(fā)生、發(fā)展的過程及其人物的主要活動(dòng)等記錄下來，真正掌握第一手的資料。六是構(gòu)建檔案資源收集保障體系。建議財(cái)政設(shè)立檔案征集專項(xiàng)資金，用于征集事關(guān)我市經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展的重要文獻(xiàn)、檔案；同時(shí)設(shè)立專門的檔案征集或捐贈(zèng)渠道，便于社會(huì)檔案的有效收集。

第三篇：秘書論文

畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）

目錄

畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）

秘書的性別差異對(duì)秘書工作的影響

摘要：秘書的性別差異其對(duì)工作的影響，從各方面對(duì)秘書性別的不同對(duì)工作的影響進(jìn)行深層探討、分析、對(duì)比。秘書工作一直是國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的一個(gè)不可或缺的部分。本論文主要通過對(duì)男性秘書和女性秘書在心理、思維、語言、行為等幾方面的性別差異的進(jìn)行討論，總結(jié)出性別差異對(duì)秘書工作的影響，以及男女秘書各自的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，提出男女秘書如何正確認(rèn)識(shí)自身的優(yōu)缺點(diǎn)并揚(yáng)長(zhǎng)避短，提高工作效率的方法。同時(shí)，在結(jié)合國(guó)內(nèi)外研究狀況及相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行探討的基礎(chǔ)下，結(jié)合本身的實(shí)際情況、實(shí)際事例提出自己的一些見解、觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：秘書性別 性別差異 工作影響 表現(xiàn)

Abstract The secretary works always is the country administrative organ and a business unit normal work indispensable part, in recent years, because of the particularity of the secretary works, the secretary sex becomes a sensitive topic.The present paper mainly through to the masculine secretary and the feminine secretary in psychological, the thought, the language, the behavior four aspects sex difference discussion, summarizes displays temper other difference the influence which works to the secretary, as well as the male and female secretary respective superiority and the inferiority, proposed how the male and female secretary correctly did know own good and bad points and enhance strong points and avoid weaknesses, enhance the working efficiency the method.At the same time, also put forward a series of proposals in the secretary staff's raise.Key words : sex difference ,secretary works ,the talented person, raise working efficiency

一、引言

在現(xiàn)代社會(huì)，秘書已成為一種職業(yè)，和許多工作一樣，秘書工作也可以由不同性別的人來做，但由于秘書角色的特殊性，更因領(lǐng)導(dǎo)干部及其秘書中出現(xiàn)了一些不良現(xiàn)象，使秘書的性別有時(shí)成為一個(gè)敏感話題。2003年，四川省委辦公廳發(fā)布過兩份針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部身邊工作人員的文件，其中“男領(lǐng)導(dǎo)不能配女秘書”的規(guī)定，曾引起廣泛關(guān)注和爭(zhēng)論。直到今天，可不可以使用異性秘書仍然是令一些領(lǐng)導(dǎo)頭疼的問題，尤其是男領(lǐng)導(dǎo)對(duì)與女下屬，任何關(guān)注都有可能被誤認(rèn)為不懷好意。由此可見，進(jìn)行秘書性別的研究確有必要。

首先，秘書性別研究可為領(lǐng)導(dǎo)合理使用秘書提供理論依據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)如能成分認(rèn)識(shí)男女秘書的各自特點(diǎn)，從性別角度來安排工作、考慮問題，使用秘書就會(huì)得心應(yīng)手，秘書工作也會(huì)提高效率，否則，不顧性別特點(diǎn)，為了避嫌而不敢使用異性秘書，勢(shì)必會(huì)影響工作。

畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）

其次，秘書性別研究可為秘書人才的選拔與培養(yǎng)提供依據(jù)。目前，我國(guó)機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位的秘書主要是高校畢業(yè)生，但未必全部出自文秘專業(yè)。實(shí)際上近些年高校秘書專業(yè)教育與社會(huì)需求之間存在著嚴(yán)重脫節(jié)的想象：一方面，學(xué)秘書專業(yè)的可能不做秘書，做秘書的可能沒學(xué)過秘書專業(yè)；另一方面，許多單位為找不到稱職的秘書發(fā)愁。這種情況固然是多方面因素造成的，但在秘書培養(yǎng)中不重視性別差異是不容忽視的原因之一。如果培養(yǎng)秘書注重激發(fā)其性別優(yōu)勢(shì)，相信提高秘書自身素質(zhì)會(huì)有幫助。曾有用人單位建議，高校秘書專業(yè)的培養(yǎng)計(jì)劃中對(duì)女生應(yīng)適當(dāng)增加女性修養(yǎng)課程，如花道、茶道等；對(duì)男生適當(dāng)增加駕駛、武術(shù)等方面課程。

再次，秘書性別研究為秘書學(xué)發(fā)展開辟了新的領(lǐng)域。目前的秘書學(xué)教材多是泛泛而論秘書的素質(zhì)，如能從性別差異角度揭示男女秘書各自應(yīng)具備的能力素質(zhì)，無疑會(huì)增加秘書學(xué)研究廣度和深度，使其內(nèi)容更充實(shí)、更科學(xué)。秘書性別的比例情況及原因；

改革開放以來，秘書隊(duì)伍中女秘書的比例上升迅速，這有深刻的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的原因。

二、秘書性別的比例情況及原因；

改革開放以來，秘書隊(duì)伍中女秘書的比例上升迅速，而男秘書卻持下降的趨勢(shì)，這有深刻的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的原因。

(一)“三資”企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)劇增，這類企業(yè)在使用秘書方面受港澳臺(tái)地區(qū)秘書職業(yè)婦女化的影響，多喜歡聘用女秘書。(二)女性社會(huì)地位、文化素質(zhì)的提高。

(三)秘書工作事務(wù)性強(qiáng)，女性更適合干這項(xiàng)工作。(四)人們擇業(yè)觀的變化及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件 下價(jià)值取向的影響。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，經(jīng)濟(jì)收人的高低是人們擇業(yè)時(shí)考慮的一個(gè)重要因素。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位秘書的地位及收入相對(duì)較高，許多大專院校的男性畢業(yè)生愿意擔(dān)住秘書工作，但在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下他們則愿意從事收人更高的管理、營(yíng)銷方面的工作。而女性出于對(duì)秘書工作環(huán)境較舒適、工作相對(duì)容易勝任的考慮，愿意當(dāng)秘書的比男性更多。從孫彤、李悅主編的《職業(yè)設(shè)計(jì)與優(yōu)選人才》一書中對(duì)大學(xué)生擇業(yè)情況的調(diào)查結(jié)果來看，愿意選擇文秘工作作為自己職業(yè)的女性占6..4緯，而男性幾乎是零。我最近對(duì)四個(gè)秘書專業(yè)班進(jìn)行了調(diào)查，畢業(yè)后打算從事文秘工作的男生為23人，占接受調(diào)查的男生總數(shù)的31.08%;女生為36人，占女生總數(shù)的48.62%。從北京160就業(yè)信息臺(tái)發(fā)布的信息來看，沒有專業(yè)技能的男性求職者傾向于做推銷員，有中專以上學(xué)歷的年輕女性則愿意做秘書。這種狀況無疑會(huì)導(dǎo)致女秘書比例大大提高。(五)精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)及男秘書改行或“下?！钡挠绊?。政治經(jīng)濟(jì)體制改革和建立現(xiàn)代企業(yè)制度促使各機(jī)關(guān)、企業(yè)精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)，減少辦公室人員。如1995年湘鋼黨政辦公室就精減了19人，這些富余人員有的另謀高蔚孫有的下海經(jīng)商，其中大多是男秘書。這也是造成女性在秘書隊(duì)伍中比例上升的一個(gè)原因。(六)錯(cuò)誤的用人觀的影響。一些企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)把秘書當(dāng)成“花瓶”，只聘請(qǐng)年輕靚麗的女性;一些人對(duì)“公關(guān)”工作有誤解，非女性不要;一些“三資”企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)或個(gè)體戶用人動(dòng)機(jī)不純，用女不用男，據(jù)調(diào)查，合資企業(yè)有半數(shù)女秘書遭受過性騷擾。

三、男女秘書對(duì)工作影響的表現(xiàn)；

（一）心里差異的表現(xiàn)；

第一,女秘書自信心不如男秘書強(qiáng)。心理學(xué)家布勞克等人通過對(duì)學(xué)生考試后估計(jì)分?jǐn)?shù)的心 理分析發(fā)現(xiàn),女生的自我評(píng)估往往低于男生。這種性別差異在學(xué)齡前就十分明顯。一項(xiàng)以4 歲兒童為測(cè)試對(duì)象的實(shí)驗(yàn)發(fā)現(xiàn),小女孩對(duì)自己成績(jī)的期望明顯低于男孩子。這種性別差異會(huì)延續(xù)至成人的工作中。我們常常發(fā)現(xiàn),男秘書慣于主導(dǎo)職場(chǎng)環(huán)境:一有機(jī)會(huì)便很自然地推薦

畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）

自己,爭(zhēng)取扮演火車頭的角色;在會(huì)上總是踴躍發(fā)表意見,儼然成竹在胸;接受領(lǐng)導(dǎo)交辦的 任務(wù)時(shí)大都充滿信心,相信自己能做好。這種心理暗示可以使他們把工作做得更出色。與此 相反,女秘書往往低估自己,不敢接受挑戰(zhàn)性工作,給人一種沒有氣魄的感覺。第二,女秘書比男秘書顯得膽小、怯懦、多慮。早期的有關(guān)研究證明,女孩子比男孩子容易出現(xiàn)恐懼情緒。男性在恐懼時(shí)會(huì)報(bào)告自己并不恐懼,女性常在自己并不恐懼時(shí)卻報(bào)告自己恐懼。女性通過報(bào)告自己恐懼獲得社會(huì)寵愛, 男性通過報(bào)告自己不恐懼獲得社會(huì)對(duì)其堅(jiān)強(qiáng)性格的贊揚(yáng)和認(rèn)同。第三,女秘書更為細(xì)心。女秘書能細(xì)致周密地為領(lǐng)導(dǎo)安排好工作日程,認(rèn)真負(fù)責(zé)地管理 好資料文檔,會(huì)用委婉、溫和的口氣恰到好處地拒絕領(lǐng)導(dǎo)不愿見的客人,還會(huì)在領(lǐng)導(dǎo)疲倦時(shí) 端上濃茶和咖啡。這些男秘書較難做到。第四,女秘書容易情緒化。女性多是感性的,較容易被情緒左右。相對(duì)而言,男秘書往往不拘小節(jié),對(duì)小事不會(huì)耿耿于懷,不會(huì)過于計(jì)較得失,在處理事務(wù)時(shí)較少情緒化。第五,女秘書更善于理解他人。女秘書在工作中更能體諒別人,能為領(lǐng)導(dǎo)、同事著想,能拉近與領(lǐng)導(dǎo)的距離,因此也就更容易溝通。男秘書往往不懂得體貼,沒有耐心做傾聽者,有時(shí)還會(huì)頂撞領(lǐng)導(dǎo)。第六,女秘書更容易產(chǎn)生從眾心理。這與女性獨(dú)立性相對(duì)較弱有關(guān)。因而女秘書常常不敢進(jìn)諫,凡事按部就班隨大流,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示不愿提出異議。男秘書則喜歡打破常規(guī),敢于提出不同見解,能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供更廣闊的思路。第七,女秘書權(quán)力欲沒有男秘書強(qiáng)。有些男秘書為了取得權(quán)力有時(shí)會(huì)不擇手段,不惜犧牲身邊人的利益。相反女性對(duì)權(quán)力看得較淡,對(duì)利益的要求也不是很強(qiáng)烈,喜歡助人為樂,這極有利于團(tuán)隊(duì)工作的開展。

(二)思維差異

第一,在思維品質(zhì)上,兩性差異明顯:女性有較強(qiáng)的記憶能力,善于形象思維,富于想象力,但思維的靈活性不夠,理解力較差;男性更善于抽象思維,長(zhǎng)于判斷和推理,有較強(qiáng)的演繹、歸納能力,思維的靈活性較強(qiáng),理解力較強(qiáng)。所以,男秘書做事腦子更冷靜、更富有條理而且更果斷,較少優(yōu)柔寡斷、拖泥帶水,這是女秘書難以企及的。第二,在思維方式上,女性傾向于模仿,處理問題更注意部分和細(xì)節(jié),對(duì)全局與各部分之間的關(guān)系把握較差;男秘書更善于獨(dú)立思考,分析綜合能力較強(qiáng),處理問題更重視全局與各部分之間的聯(lián)系,但對(duì)細(xì)節(jié)注意不夠。女秘書做事大多謹(jǐn)慎仔細(xì),很少出差錯(cuò),但是難以給領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策;男秘書多半注重全局,但是對(duì)細(xì)節(jié)?？紤]不周,所以容易出現(xiàn)疏漏。(三)語言、行為差異 首先,語言風(fēng)格不同。男人的閑言碎語永遠(yuǎn)比女人少,這一點(diǎn)是公認(rèn)的。但是在語言風(fēng)格上,女性比男性占有優(yōu)勢(shì)。因?yàn)槟行韵矚g發(fā)號(hào)施令,常用命令式口氣,既不和善也不溫良;而女性說話較含蓄,在表達(dá)反對(duì)意見時(shí)也多用委婉的方式,不會(huì)過于尖銳。比如,公司要解聘一些員工,若讓女秘書去講,通常會(huì)用同情的語氣,這樣就不會(huì)引起大的矛盾。所以,女秘書是軟性調(diào)節(jié)劑。其次,女性更具利他行為。利他行為是一種助人為樂、公而忘私、無私奉獻(xiàn)的行為,是人際關(guān)系中的一種積極因素。男性則有以自我為中心的傾向。再次,支配欲望不同。一個(gè)人的支配欲望表現(xiàn)在兩個(gè)方面:其一是支配他人,以獲得別人的順從為滿足;其二是對(duì)他人所施加的影響予以抗拒。實(shí)驗(yàn)研究證明,男性較女性具有更強(qiáng)烈的支配欲望。最后,創(chuàng)造能力不同。受思維差異的影響,男秘書比女秘書有更強(qiáng)的動(dòng)手能力,也樂于探索,有強(qiáng)烈的創(chuàng)造欲望。而女秘書對(duì)創(chuàng)造活動(dòng)不太感興趣,也很少探索,動(dòng)手能力相對(duì)較差,更愿意從事規(guī)定性的工作。

四、男女秘書在日常工作中的分配情況；

如前所述,男女秘書在心理、思維、行為上的差異是客觀存在的,因此領(lǐng)導(dǎo)在崗位安排、任務(wù)調(diào)配以及培訓(xùn)培養(yǎng)等方面要考慮這些性別特點(diǎn)。首先,在崗位安排上,要注意將男性秘書放在具有挑戰(zhàn)性、需要膽量和魄力的部門,如需經(jīng)常陪領(lǐng)導(dǎo)外出并身兼保安、司機(jī)等多重角

畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）

色的崗位。其次,在任務(wù)調(diào)配上,應(yīng)視具體情況合理安排工作。例如,女性秘書的機(jī)械記憶力比較強(qiáng),對(duì)單位的常用電話號(hào)碼、主要文件文號(hào)和各種大事都能熟記于心、脫口而出。因此,在中小規(guī)模的單位可將文件和檔案管理工作交給女秘書做。男性的邏輯思維能力較強(qiáng)且具創(chuàng)新精神,因此諸如公關(guān)策劃、企業(yè)策劃方案可讓男秘書參與完成,企業(yè)的危機(jī)公關(guān)處理由男秘書來做會(huì)更有效率。再次,在培訓(xùn)培養(yǎng)上,領(lǐng)導(dǎo)可針對(duì)男女秘書的某些性別弱點(diǎn)指導(dǎo)他們?cè)诠ぷ髦羞M(jìn)行鍛煉提高,有人將此稱為“雙性化人格”培養(yǎng)。即有意識(shí)地讓男性多做女性有優(yōu)勢(shì)的工作,讓女性多做更適合男性做的工作,久而久之雙方都會(huì)得到鍛煉,形成性別互補(bǔ)。

五、男女秘書在工作中的優(yōu)勢(shì)；（一)男秘書有自己的優(yōu)勢(shì)。

與女性相比，一般說來男秘書在如下幾方面占有優(yōu)勢(shì):一是思維更活躍填密，應(yīng)變力更強(qiáng)，更能適應(yīng)變幻莫測(cè)的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境;二是想象力豐富，綜合分析問題的能力及預(yù)測(cè)能力更強(qiáng)，能更好地利用信息輔助決策者;三是獨(dú)立處理事務(wù)的能力強(qiáng)，往往比女性更果斷堅(jiān)決，更能抓住稍縱即逝的市場(chǎng)機(jī)會(huì)，穩(wěn)妥地處理好突發(fā)事件;四是更富于理智，堅(jiān)持原則，不感情用事;五是精力充沛，能連續(xù)作戰(zhàn)，適合出差和出外調(diào)查。男性和女性在從業(yè)上各有千秋，能力才是職業(yè)適應(yīng)性首要的和基本的條件。實(shí)際上，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中大顯身手的男秘書是很多的。四川長(zhǎng)虹電器有限公司在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮中乘風(fēng)破浪，成為我國(guó)最大的彩電生產(chǎn)基地，其總經(jīng)理辦公室的秘書是清一色的男子漢，誰又能說男秘書缺乏競(jìng)爭(zhēng)力呢? 從我國(guó)企事業(yè)單位近年招聘秘書的情況看，招聘的女秘書在數(shù)量上占絕對(duì)優(yōu)勢(shì)，招聘的辦公室主任則大部分限于男性。目前我國(guó)各行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的高層秘書絕大部分也是男性。

（二）女秘書也有自己的優(yōu)勢(shì)；

頭腦靈皓，待人熱情，辦事干練，打扮得體，加上美麗的外表和非凡的氣質(zhì)和一定的文化素養(yǎng)，無論是為老板辦事，魅是與客戶洽談業(yè)務(wù)，往往都能收到事半功倍的效果，也是一 般男秘書所不能做到的。古代有言叫陰柔之美，陽剛之美，什么叫美?和諧為美。什么叫和諧呢?陰陽調(diào)順也。試想一個(gè)男企業(yè)家，飽嘗經(jīng)營(yíng)過程中的酸甜苦辣，忽有一日遇到憤怒、挫折之事，抬頭看見的偏偏又是陽剛之氣的男人，好比人在其熱無比的時(shí)候，看見了太陽，他會(huì)怎樣呢?如果面前站著一位女性，他的氣怒可能會(huì)煙消云散，或者轉(zhuǎn)而成為傾訴，就如吹來了溫柔和煦清涼的風(fēng)，可能使他獲得意外的頓悟。業(yè)家擁有一位高層次的女秘書，會(huì)很容易提高素質(zhì)，特別是做人的素質(zhì)。一個(gè)事業(yè)家，會(huì)找一個(gè)精明強(qiáng)干的女秘書，因?yàn)?他需要事業(yè);一個(gè)發(fā)明家，會(huì)找一個(gè)悟性極高的女人做秘書，因?yàn)樗枰獎(jiǎng)?chuàng)造;一個(gè)好色之徒，會(huì)找一個(gè)放蕩女人做他的秘書，因?yàn)樗枰氖切?，這是我們所鄙視的。一個(gè)優(yōu)秀的企業(yè)家期望尋找一位更全面的女秘書，甚至對(duì)她的相貌、氣質(zhì)也有相當(dāng)?shù)囊?，因?yàn)槊貢ぷ鞅旧砭褪侨轿坏?，需要?yīng)付多種多樣的人，操作各種各樣的事。從思維角度看，男企業(yè)家有個(gè)女秘書，可以在觀點(diǎn)上達(dá)到融合。男人看問題的方法和女人往往是有區(qū)別的。如果是位能聽得見別人意見的企業(yè)家，女秘書的意見往往可以補(bǔ)其未料之不足。

六、男女秘書如何正確認(rèn)識(shí)自身的優(yōu)缺點(diǎn)并揚(yáng)長(zhǎng)避短；

（一）對(duì)女秘書而言,應(yīng)做到以下幾點(diǎn):第一,培養(yǎng)獨(dú)立性和創(chuàng)造性。在日常工作中,女秘書要有意識(shí)地克服依賴性,培養(yǎng)獨(dú)立自主的思維品格,要勤于思考并在觀察中發(fā)現(xiàn)和提出新問題;還要注意創(chuàng)造性思維的培養(yǎng),提高多角度思考的能力。同時(shí),要多參加一些野外拓展活動(dòng),培養(yǎng)過人的膽量。第二,培養(yǎng)保密意識(shí)。要時(shí)刻注意自己的言行,該保密處要嚴(yán)格保守秘密。第三,語言行為得體。語言要文明、得當(dāng),切忌粗俗、淺薄;態(tài)度要謙和、誠(chéng)摯,切忌孤傲、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）

虛浮;舉止要端莊、文雅,切忌拉拉扯扯、打打鬧鬧;服飾要莊重、得體,切忌奇異、袒露。第四,鍛煉心理承受能力。女秘書要時(shí)刻保持平和的心態(tài),不能被情緒所左右。一個(gè)有心理障礙的人、一個(gè)喜怒無常的人是做不好秘書工作的。第五,改掉愛抱怨的壞毛病。尤其要注意的是,不要和同事一起議論別人的是非,受到挫折時(shí)不要過多地向朋友或同事傾訴煩惱。

（二）對(duì)男秘書而言,要注意以下幾點(diǎn):第一,要學(xué)會(huì)積極的聆聽。與領(lǐng)導(dǎo)溝通時(shí),聆聽是尊重領(lǐng)導(dǎo)的表現(xiàn),也是秘書的本分,要克服自以為是的毛病。女同事遇到困惑時(shí),男秘書更要設(shè)身處地為其著想。根據(jù)兩性專家朱麗亞絲的分析:女性在傾訴抱怨時(shí),重點(diǎn)并不在解決問題,而是希望你同情她的處境、了解她的心情。第二,克服以自我為中心的壞毛病。男秘書要像女秘書一樣多關(guān)心別人,拉近與他人的距離,這樣才能更有效地開展工作。第三,培養(yǎng)溫和的語言風(fēng)格。男秘書在溝通時(shí)要多借鑒女性語言風(fēng)格,遇事不頂撞,不口氣粗魯、大喊大叫、態(tài)度蠻橫。和女性溝通時(shí)不要專談以“事件”為主的政治或經(jīng)貿(mào)話題,應(yīng)多談人的感情和人際關(guān)系,尋求與女性語言的契合與共鳴。第四,降低權(quán)力欲望,培養(yǎng)奉獻(xiàn)精神。按照傳統(tǒng)觀念,秘書的發(fā)展目標(biāo)就是做領(lǐng)導(dǎo),但隨著秘書國(guó)際化、職業(yè)化的深入發(fā)展,做一名終身秘書的觀念已越來越被人接受。秘書要正確看待自己的角色,不能挖空心思往上爬,尤其不要官欲膨脹,更不能利用秘書工作的便利條件腐敗弄權(quán)。

七、國(guó)內(nèi)外研究狀況；

八、提出自己的論證觀點(diǎn)或解決方法，簡(jiǎn)述初步理由。

九、結(jié)論；

不管是男秘書還是女秘書，在認(rèn)識(shí)到自己的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)后，能揚(yáng)長(zhǎng)避短，才是一個(gè)優(yōu)秀的秘書。本文章通過對(duì)秘書性別差異的研究、探討，讓廣大從事秘書行業(yè)的人們，正視自己的自身情況，通過本文結(jié)合實(shí)踐，培養(yǎng)自己的長(zhǎng)處。我個(gè)人認(rèn)為，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的資源最佳配置原則和男女平等競(jìng)爭(zhēng)原則應(yīng)成為我們考察社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下秘書性別角色差異的根本出發(fā)點(diǎn)。當(dāng)然，在現(xiàn)實(shí)生活中我們不能完全排除用人單位的認(rèn)識(shí)、情感等多種因素對(duì)秘書人才性別選擇的影響。

十、相關(guān)文獻(xiàn)；

致謝

本論文是在導(dǎo)師袁思強(qiáng)老師的悉心指導(dǎo)下完成的。導(dǎo)師淵博的專業(yè)知識(shí)，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹螌W(xué)態(tài)度，精益求精的

畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）

工作作風(fēng)，誨人不倦的高尚師德，嚴(yán)以律己、寬以待人的崇高風(fēng)范，樸實(shí)無華、平易近人的人格魅力對(duì)我影響深遠(yuǎn)。不僅使我樹立了遠(yuǎn)大的學(xué)術(shù)目標(biāo)、掌握了基本的研究方法，還使我明白了許多為人處世的道理。在此，謹(jǐn)向袁思強(qiáng)導(dǎo)師表示崇高的敬意和衷心的感謝！

本論文的順利完成，離不開各位老師、同學(xué)和朋友的關(guān)心和幫助。在此對(duì)他們表示感謝。

同時(shí)感謝河源職業(yè)技術(shù)學(xué)院人文學(xué)院全體老師，感謝他們對(duì)于我在學(xué)校學(xué)習(xí)、生活等各方面的關(guān)心和幫助。

最后，我要向在百忙之中抽時(shí)間對(duì)本文進(jìn)行審閱、評(píng)議和參加本人論文答辯的各位老師表示感謝！

第四篇：秘書論文

山東交通學(xué)院

秘書學(xué)論文

題目 秘書從業(yè)人員應(yīng)具備的能力素質(zhì)要求 系部

班級(jí)

學(xué)號(hào) 學(xué)生姓名

時(shí)間

管理系 公事081 081010218 馬曉波 2010年11月8日

摘要：從“秘書素質(zhì)的系統(tǒng)性”角度出發(fā)，探討秘書能力素質(zhì)新結(jié)構(gòu)應(yīng)該具備的四個(gè)意識(shí)：應(yīng)變意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、獨(dú)立意識(shí)和現(xiàn)代意識(shí)。

關(guān)鍵詞：秘書從業(yè)人員；素質(zhì)；新結(jié)構(gòu)

“秘書素質(zhì)”的話題伴隨著秘書隊(duì)伍的擴(kuò)大而日漸高漲，但是大多強(qiáng)調(diào)“專業(yè)技巧，即如何應(yīng)對(duì)某一件具體事件”，而在很大程度上忽略了秘書綜合素質(zhì)的系統(tǒng)性。知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下的企事業(yè)單位對(duì)秘書從業(yè)人員提出了更高的能力素質(zhì)要求。

一、社會(huì)對(duì)秘書從業(yè)人員的需求狀況分析

根據(jù)近年來從人才市場(chǎng)反饋的供需信息分析，社會(huì)對(duì)文秘人才的需求大致可分為四類：一類為服務(wù)型秘書。如公司辦公室、基層行政事業(yè)單位辦公室的服務(wù)人員、生活類秘書等；二類為事務(wù)型秘書，如企業(yè)、公司、基層行政事業(yè)單位的辦公室文員、公關(guān)人員、檔案管理人員等；三類為文字型秘書，如企業(yè)、公司、行政事業(yè)單位的文書起草人員；四類為管理型秘書，如公司、企業(yè)單位的總經(jīng)理助理、部門經(jīng)理、辦公室主任?；鶎有姓聵I(yè)單位辦公室主任等。

依據(jù)職責(zé)的大小，秘書又可以分為以下三種：一是初級(jí)秘書——以接電話、發(fā)傳真、收發(fā)信件等服務(wù)為主。比如企業(yè)的初級(jí)秘書應(yīng)包括公司前臺(tái)接待、電話接線生、部門事務(wù)助理等。他們的職責(zé)比較單一，技術(shù)含量較低，薪金相對(duì)較低。二是中級(jí)秘書——能夠?qū)懸话阈藕?。起草?bào)告和準(zhǔn)備會(huì)議等，多為大?；虮究飘厴I(yè)。比如，企事業(yè)單位中的部門經(jīng)理秘書、經(jīng)理助理等處于中層管理者身邊的秘書，處理各種事件的能力要求較高，薪酬也相對(duì)較高。三是高級(jí)秘書——能起草重要的合同文本，懂法律、稅務(wù)知識(shí)，有應(yīng)急處理能力。高級(jí)秘書是隨著市場(chǎng)環(huán)境下。組織橫向聯(lián)系的加強(qiáng)以及現(xiàn)代化辦公手段對(duì)組織的滲透而出現(xiàn)的?，F(xiàn)代高級(jí)秘書特別強(qiáng)調(diào)的素質(zhì)有公關(guān)才能、外語水平和辦公行政管理的能力等。比如，企事業(yè)單位中的高級(jí)秘書包括跨國(guó)公司首腦秘書、董事會(huì)秘書、地區(qū)總裁秘書以及總經(jīng)理的高級(jí)行政助理等，目前屬于人才市場(chǎng)上的稀有資源。

二、秘書從業(yè)人員能力素質(zhì)現(xiàn)狀分析

高科技日新月異的發(fā)展，新技術(shù)的運(yùn)用不僅改變了人們的工作條件，還使人類進(jìn)入了信息傳播全球化的時(shí)代。傳統(tǒng)的以紙和筆為載體的書寫方式為打字機(jī)、計(jì)算機(jī)所代替，通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改變了人們獲得信息和交流信息的方式?，F(xiàn)代辦公室設(shè)備的使用。不僅要求從事辦公室事務(wù)的秘書從業(yè)人員具有傳統(tǒng)意義上秘書應(yīng)具有的基本素質(zhì)，而且要具有熟練使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力，具有使用現(xiàn)代通信手段獲取信息并及時(shí)整理和傳送的能力。這對(duì)現(xiàn)代秘書的知識(shí)技能結(jié)構(gòu)和能力提出了越來越高的要求，秘書人才逐漸向“復(fù)合型”方向發(fā)展，其知識(shí)

體系日趨復(fù)雜和全面。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，秘書工作被劃分到行政管理范疇，主要是幫助行政領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)理分擔(dān)日常事務(wù)，職責(zé)涉及到文檔信息管理、會(huì)議和約會(huì)的安排、起草信函和文件以及內(nèi)部和外部的溝通等各方面，已經(jīng)成為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位不可或缺的職位。目前。我國(guó)秘書從業(yè)人員約2300萬人。秘書逐漸成為一種職業(yè)，其地位日益提高。以往只負(fù)責(zé)抄抄寫寫的秘書已經(jīng)不能適應(yīng)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位對(duì)人才渴望的需求，這對(duì)秘書從業(yè)人員的能力結(jié)構(gòu)提出了新的要求。

當(dāng)前的主要問題：一是素質(zhì)單一化，過多地強(qiáng)調(diào)技巧訓(xùn)練。某些民營(yíng)培訓(xùn)學(xué)?；蛘吣承└呗氃盒榱丝s短培養(yǎng)周期，追求短期的經(jīng)濟(jì)效益，以速成班培養(yǎng)速成型秘書，他們用短至一年甚至不到一年的時(shí)間，學(xué)習(xí)辦公自動(dòng)化、速記、應(yīng)用寫作等幾門課程。學(xué)成經(jīng)考試合格后頒發(fā)國(guó)家承認(rèn)的結(jié)業(yè)證書。單純地教與他們處理日常事務(wù)的技巧，如何應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)需求，處于被動(dòng)式的應(yīng)付事務(wù)。其次。中文專業(yè)畢業(yè)生“萬金油”型秘書，這一類秘書從業(yè)人員大多被看重的是文字功底好，“能說會(huì)道”。而隨著行業(yè)的分化，社會(huì)分工的細(xì)化，各行各業(yè)對(duì)秘書從業(yè)人員的要求也越來越專業(yè)化。因此，這類秘書從業(yè)人員到了具體的崗位上仍然從頭做起，需要在實(shí)際工作中跨學(xué)科、跨專業(yè)、跨領(lǐng)域地加強(qiáng)自己的綜合素質(zhì)適應(yīng)新的崗位。二是素質(zhì)模式化。秘書角色意識(shí)淡化。秘書從業(yè)人員處于從屬地位，領(lǐng)導(dǎo)說什么就是什么，領(lǐng)導(dǎo)讓干什么就干什么，做事盲目服從，缺乏“自立”、“自我”意識(shí)。雖被稱為領(lǐng)導(dǎo)的“左膀右臂”，在實(shí)際工作中缺乏主動(dòng)性，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，秘書“獨(dú)立自主”角色意識(shí)淡化。

三、秘書從業(yè)人員能力素質(zhì)的新要求

(一)應(yīng)變意識(shí)——秘書專業(yè)自身生存的特點(diǎn)

秘書工作的具體內(nèi)容也完成了四個(gè)轉(zhuǎn)變：由原來簡(jiǎn)單的辦文辦事，發(fā)展為既辦文辦事又出謀劃策：由原來的收發(fā)信息轉(zhuǎn)向綜合處理信息：由原來的單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)向?qū)崿F(xiàn)科學(xué)化管理：由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向主動(dòng)服務(wù)。政策的轉(zhuǎn)變必然要求秘書解放思想、打破思維定勢(shì)，用變化發(fā)展的眼光看問題。

哲學(xué)一直被看作智慧的象征，而哲學(xué)從根本上講就是“變”的科學(xué)。發(fā)展的科學(xué)。秘書工作思維方法和工作方法的基礎(chǔ)堅(jiān)持哲學(xué)“變”的觀點(diǎn)，堅(jiān)持客觀性，按客觀規(guī)律辦事，以“思辨”達(dá)到“思變”。秘書工作要忠于事實(shí)，以客觀實(shí)際作為出發(fā)點(diǎn)，不是把原則作為出發(fā)點(diǎn)。同時(shí)，在綜合處理信息、科學(xué)化管理方面，秘書部門必須發(fā)揮靈活性的特點(diǎn)。堅(jiān)持變化、發(fā)展、求新，不能墨守陳規(guī)，以不變應(yīng)萬變。要積極主動(dòng)地關(guān)注變化、新情況、新問題，及時(shí)關(guān)注社會(huì)動(dòng)態(tài)，了解市場(chǎng)熱點(diǎn)和“敏感點(diǎn)”，掌握瞬息萬變的信息，更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。作為新世紀(jì)的秘書，不能封閉、保守、僵化，做事被動(dòng)。充分發(fā)揮自己辦文辦事的主觀能動(dòng)性。更好地發(fā)揮參謀助手作用。古人講“登高望遠(yuǎn)”，只有思想放開了，才有可能打破僵化。

(二)創(chuàng)新意識(shí)——秘書從業(yè)人員參謀決策性體現(xiàn)

秘書部門的首要任務(wù)是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者在正確決策并有效執(zhí)行方面提供參謀服務(wù)，即輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策。有人比喻得力的秘書是領(lǐng)導(dǎo)的“左膀右臂”。顯而易見，秘書在日常工作中，不僅應(yīng)該正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，更應(yīng)該及時(shí)補(bǔ)充領(lǐng)導(dǎo)思想盲區(qū)，幫助領(lǐng)導(dǎo)打開思路，激活思想。因此。秘書從業(yè)人員必需增

強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，學(xué)會(huì)獨(dú)立思考，打破常規(guī)，張揚(yáng)個(gè)性。而回到現(xiàn)實(shí)中來，“秘書工作被動(dòng)論”的論調(diào)占據(jù)主導(dǎo)地位，不少秘書在工作中對(duì)領(lǐng)導(dǎo)是絕對(duì)的服從。不是唯唯諾諾，不敢越雷池半步，就是溜須拍馬，俯首貼耳。從根本上毫無主見，創(chuàng)新精神更是無從談起。秘書從業(yè)人員要有自我實(shí)現(xiàn)的追求，要實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值，必須當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手，就必須將自我意識(shí)融入到角色的扮演中。在角色中體現(xiàn)自我。在規(guī)范的角色位置上塑造自我。在21世紀(jì)這樣一個(gè)高科技時(shí)代，人們思維方式的深刻變革是必然的趨向。衡量秘書工作的優(yōu)劣，區(qū)分秘書水平的高低的最重要標(biāo)準(zhǔn)就是看對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施輔助得如何?！翱泼ぁ泵貢请y以完成輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策任務(wù)的，科學(xué)知識(shí)與人文知識(shí)具有不同的歷史和特征，但兩者之間有不可分割的聯(lián)系，共同構(gòu)成完整的社會(huì)文化?？墒情L(zhǎng)期以來，兩者之間存在著互不理解的鴻溝，人文學(xué)者往往認(rèn)為科技學(xué)者抱有一種淺薄的樂觀主義，不注重人的處境；而科技學(xué)者則認(rèn)為人文學(xué)者缺乏遠(yuǎn)見。只熱衷于關(guān)注藝術(shù)和思想存在的瞬間，他們對(duì)待問題的態(tài)度明顯不同，甚至在情感方面也難以找到共同的基礎(chǔ)，這種文化分裂現(xiàn)象直接導(dǎo)致了我們?nèi)瞬潘刭|(zhì)培養(yǎng)方面的單一和偏失。秘書教育的主體衍生于文學(xué)教育，受其母體中國(guó)語言文學(xué)的遺傳，它先天就帶有十分濃重的人文色彩。秘書學(xué)基礎(chǔ)課大部分內(nèi)容就是語言、文學(xué)。甚至。受社會(huì)浮躁心態(tài)和功利主義的影響，只注重人際“技巧”和變通藝術(shù)，所學(xué)課程，幾乎與科學(xué)無關(guān)。中國(guó)人受漢字的影響，在強(qiáng)化具體思維的同時(shí)，卻忽略了抽象思維能力的培養(yǎng)。而抽象思維則是培養(yǎng)創(chuàng)新性意識(shí)的關(guān)鍵。立體幾何學(xué)的學(xué)習(xí)培養(yǎng)了我們抽象思維能力；普通邏輯學(xué)的學(xué)習(xí)，鍛煉豐富了我們的想象空間，使大腦思維得以延伸；數(shù)學(xué)、算學(xué)的學(xué)習(xí)又激活了大腦思考的縝密性，使我們的思考更加精細(xì)、嚴(yán)密。人文與科學(xué)的力量相借重，藝術(shù)與邏輯的力量相補(bǔ)充，數(shù)理科學(xué)不僅賦予發(fā)散思維的秘書專業(yè)以必要的收斂思維能力，而且會(huì)使人們?cè)诿貢ぷ髦懈朴诶硇运伎?，善于發(fā)現(xiàn)。展示自我，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。相信我們的創(chuàng)造力會(huì)使我們?cè)诠ぷ黝I(lǐng)域更加游刃有余。

(三)獨(dú)立意識(shí)——秘書的獨(dú)立人格的體現(xiàn)

在秘書行業(yè)，有不少這樣的定位：秘書是“參謀”、“助手”、“心腹”、“左膀右臂”，是“二把手”，是無名英雄等。而涉及到秘書人格，卻有不少人持這樣的觀點(diǎn)：領(lǐng)導(dǎo)兩袖清風(fēng)，秘書也清正廉潔；領(lǐng)導(dǎo)人腐敗犯罪，秘書也必然品行不端。這就完全抹煞了秘書人格的獨(dú)立性。秘書。夾雜在上級(jí)與下級(jí)中間，對(duì)上級(jí)來說，是“跑腿的”、“打雜的”；對(duì)下級(jí)來說，又是領(lǐng)導(dǎo)的“跟班”。其實(shí)多年之后，不少秘書對(duì)于自己的身份。常常感嘆“什么也不是”。那么，秘書的人格到底在哪里?

秘書人格的確立，必然要求秘書明確角色意識(shí)和自我意識(shí)的關(guān)系。人的自我意識(shí)表現(xiàn)為愿望、意向、興趣、信念等，是不斷進(jìn)取、自我實(shí)現(xiàn)的精神支柱。依馬斯洛的“需求理論”。每個(gè)人在進(jìn)入自我實(shí)現(xiàn)的某個(gè)階段后，又會(huì)出現(xiàn)新的更高的造出鮮明的角色形象。在角色形象中展現(xiàn)出獨(dú)特的自我。

(四)現(xiàn)代意識(shí)——秘書與時(shí)俱進(jìn)能力的體現(xiàn)

二十一世紀(jì)，是個(gè)嶄新的世紀(jì)，是個(gè)知識(shí)與技能飛速發(fā)展變化的時(shí)代。因特網(wǎng)和電子郵件的廣泛應(yīng)用，物理上的時(shí)空距離進(jìn)一步縮小。辦公室的許多工作，如各部門文件的傳送、會(huì)議活動(dòng)的安排、文件的處理、通知的傳達(dá)等，都可以通過電子郵件在瞬間完成。計(jì)算機(jī)中文語音輸入系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，使秘書動(dòng)口不動(dòng)手也能寫出生花文章。辦公室工作高度智能，將使“文山會(huì)?！睆氐壮蔀闅v史，也把

秘書從業(yè)人員從繁重的材料堆中解放出來，提高了工作效率，減輕了工作強(qiáng)度。隨著電腦的普及，固定的上下班時(shí)間將會(huì)被打破，秘書可以在家里完成領(lǐng)導(dǎo)交給的大部分任務(wù)，傳統(tǒng)的聚集在一個(gè)擁擠辦公室的景觀將成為人們的記憶。隨著“政府上網(wǎng)”工程的啟動(dòng)，網(wǎng)上共享信息成為信息社會(huì)的必然選擇。這使代表著時(shí)代價(jià)值觀念的口號(hào)“時(shí)間就是金錢，效率就是生命”逐步向“信息就是金錢，決策就是生命”轉(zhuǎn)變。然而受長(zhǎng)期以來文化積習(xí)的影響，我們秘書的日常工作仍然生活在封閉、墨守陳規(guī)、滿足現(xiàn)狀的傳統(tǒng)套子中。時(shí)代在變化、生活在變化，我們的傳統(tǒng)意識(shí)也要隨著變化：變封閉為開放；變守舊為創(chuàng)新；變保守為寬容；變被動(dòng)為主動(dòng)；變傳統(tǒng)為現(xiàn)代。增強(qiáng)秘書從業(yè)人員的現(xiàn)代意識(shí)，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：一是公關(guān)意識(shí)。在現(xiàn)代社會(huì)，秘書從業(yè)人員沒有一定的公關(guān)意識(shí)是難以立足的。一個(gè)單位如果不懂得塑造自身良好形象，不懂得知名度和美譽(yù)度對(duì)單位生存和發(fā)展的價(jià)值，勢(shì)必在日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)中失去地位和發(fā)展空間。群眾是事業(yè)發(fā)展的基石，如何有效地實(shí)現(xiàn)與公眾的溝通，是秘書從業(yè)人員的一項(xiàng)重要職能。秘書從業(yè)人員要開展好工作，還必須協(xié)調(diào)好與單位內(nèi)部各部門的關(guān)系。秘書從業(yè)人員在實(shí)際工作中要強(qiáng)化公關(guān)意識(shí)，就必須掌握基本的公關(guān)理論知識(shí)和實(shí)務(wù)知識(shí)，要有良好的精神風(fēng)貌和心理承受能力，要有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)組織能力和宣傳推廣能力。二是競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)充滿競(jìng)爭(zhēng)的社會(huì)，面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的環(huán)境，秘書從業(yè)人員必須強(qiáng)化競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。隨著領(lǐng)導(dǎo)水平的不斷提高，作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀的秘書只有不斷挑戰(zhàn)自我、超越自我，才能更好地勝任工作。三是法律意識(shí)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的確立和社會(huì)主義法制的日趨完善，社會(huì)各行業(yè)與法律的關(guān)系日益密切。這必然要求秘書從業(yè)人員熟悉法律知識(shí)，樹立較強(qiáng)的法律意識(shí)，否則就難以在依法治國(guó)、依法行政方面當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。四是協(xié)作意識(shí)。當(dāng)今世界，許多生產(chǎn)、工作離不開部門、行業(yè)的協(xié)作，而市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展更強(qiáng)化了人們相互依賴、相互協(xié)作的社會(huì)關(guān)系。對(duì)一個(gè)秘書從業(yè)人員來說，不依靠集體的力量，個(gè)人再有能力和抱負(fù)都難以成就事業(yè)。因此，秘書從業(yè)人員要自覺地與其他同事加強(qiáng)溝通和交流。這樣才能提高工作效率。

引用文獻(xiàn)：

[1]王熙梅、王景清主編：《現(xiàn)代秘書學(xué)通論》，海洋出版社，1993年版。

[2]錢祺喻，劉開文：《企業(yè)秘書學(xué)》，四川民族出版社，1987年版。

[3]張金安、常崇宜編著：《秘書學(xué)概論》，云南人民出版社，1984年版。

[4]張希林、吳長(zhǎng)有主編：《文秘學(xué)》，遼寧大學(xué)出版社，1989年版。

[5]董繼超主編：《秘書學(xué)教程》，中央廣播電視大學(xué)出版社，1993年版。

[6]袁維國(guó)編著：《秘書學(xué)》，廣東高等教育出版社，1987年版。

第五篇：秘書四級(jí)資料

51、Word2003啟動(dòng)操作：

①“開始”菜單;

②單擊“開始”，選擇“運(yùn)行”，鍵入“盤符路徑Winword.exe”“確定”

③快捷方式

52、文件存盤

選擇“文件“菜單中的”保存“命令或者單擊”常用“工具欄中的“保存”按鈕或者按“Ctrl+S”鍵

如果要想改變正在編輯的文字的名字、路徑或文件格式，可以打開“文件”下拉菜單，選擇“另存為”命令，將彈出“另存為”對(duì)話框。在該對(duì)話框中，可以重新設(shè)置文件的存儲(chǔ)路徑、文件名以及文件類型等信息。

53、Word選取文本

①將鼠標(biāo)指針移至某行最左邊的選定欄中，然后單擊鼠標(biāo)可以選定一行文本。如果要選定多行文本，可以在選定欄中單擊并拖動(dòng)。

②按照“Ctrl”鍵，單擊句子中的任意位置可以選定一句文本。

③要選定一段文本，可以用鼠標(biāo)雙擊選定欄，也可以在該段內(nèi)任意位置三擊鼠標(biāo)

④要選定整個(gè)文檔，可以用鼠標(biāo)在選定欄中三擊

⑤要選定一豎塊文字，可把鼠標(biāo)指針移到選定文本塊的左上角，按住“Alt”鍵的同時(shí)拖動(dòng)鼠標(biāo)向選定文本塊的右下角移動(dòng)即可。

⑥要選定大范圍的文本，先在要選定塊的起始處單擊，按住“Shift”鍵，再單擊選定塊末尾。

54、“復(fù)制”Ctrl+C;“粘貼” Ctrl+V

55、創(chuàng)建表格

①使用“常用”工具欄上的“插入表格”按鈕創(chuàng)建規(guī)則表格

②用“表格”菜單上的“插入”命令建立空表格

③用“表格”菜單上的“繪制表格”命令繪制表格

56、改變行高或列寬：

①使用鼠標(biāo)進(jìn)行調(diào)整;

②使用對(duì)話框進(jìn)行精確調(diào)整。單擊“表格”菜單(或表格本身)中的“表格屬性”命令，單擊“行”(“列”)選項(xiàng)卡，精確調(diào)整

57、頁(yè)面格式：打開“文件”下拉菜單，單擊“頁(yè)面設(shè)置”命令，可以打開頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框，該對(duì)話框中有頁(yè)邊距、紙型、版式、文檔網(wǎng)絡(luò)等選項(xiàng)卡，可進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置。

58、打印預(yù)覽屏幕上顯示的是實(shí)際的打印效果。打印Ctrl+P

58、啟動(dòng)Excel時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)打開一個(gè)新的工作簿。該工作簿含3各工作表，名字分別為“Sheet1”,“ Sheet2”,“ Sheet3”.59、單元格選定(選定不相鄰的矩形區(qū)域)

有時(shí)需要用到不連續(xù)的單元格區(qū)域，先按“Ctrl”鍵，然后單擊所需單元格。

60、數(shù)據(jù)輸入

①輸入文字：Excel默認(rèn)單元格寬度是8個(gè)字符寬(4個(gè)漢字)，如果輸入文字超過默認(rèn)寬度，就會(huì)溢出到右邊的單元格內(nèi)

注意：輸入郵政編碼、電話號(hào)碼等時(shí)，在其前加上單引號(hào)。

輸入文本字符靠左對(duì)齊，如是數(shù)字則靠右對(duì)齊。

②輸入數(shù)字：Excel將自動(dòng)使用科學(xué)計(jì)數(shù)法來表示，如“123456789123”，顯示為“1.23E+11”

注意：輸入數(shù)字時(shí)，數(shù)據(jù)中的單個(gè)句號(hào)將會(huì)被作為小數(shù)點(diǎn)處理，正號(hào)會(huì)被忽略，負(fù)數(shù)前加“-”號(hào)或用圓括號(hào)括起來。

③輸入日期和時(shí)間

a、時(shí)間格式Excel自動(dòng)為24時(shí)，12時(shí)需鍵入AM或PM

b、日期格式2002/3/2或2002-3-2

日期和時(shí)間中用空格分隔2002/3/2 20：00

④“Enter”確認(rèn)輸入;“Tab”指向右邊的單元格

⑤清除單元格，只是刪除單元格內(nèi)內(nèi)容;刪除單元格則是將選定的單元格從表中刪除

61、設(shè)定數(shù)據(jù)有效性步驟：P/85-86

①選定要增加有效檢查的單元格

②執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中“有效性”命令，出現(xiàn)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，單擊“設(shè)置選項(xiàng)卡”。

③在“允許”框中選擇檢驗(yàn)方式，如“小數(shù)”。

④在“數(shù)據(jù)”下拉列表中選擇條件。

⑤在“最小值”與“最大值”中輸入數(shù)值，比如0和100.⑥按下“確定”即可。、改工作表名稱：雙擊選中的工作表標(biāo)簽，工作表名反白顯示，然后輸入新名回車即可。

63、移動(dòng)、復(fù)制工作表：在同一個(gè)工作簿移動(dòng)工作表，只需用鼠標(biāo)單擊要移動(dòng)的工作表標(biāo)簽，然后按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)。

注意：如果在拖動(dòng)前按住“Ctrl”鍵，將會(huì)復(fù)制一張工作表。

64、關(guān)閉：Excel中同時(shí)打開了多個(gè)工作簿，為將其一次關(guān)閉，按住“Shift”，單擊“文件”菜單。此時(shí)，原“關(guān)閉”命令變?yōu)椤瓣P(guān)閉所有文件”命令，單擊即可。

65、改變數(shù)字格式的步驟是：

①選定需要格式化的單元格或一個(gè)區(qū)域

②單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在出現(xiàn)的“單元格格式”對(duì)話框中單擊“數(shù)值”選項(xiàng)卡，在“分類”下拉列表選擇一項(xiàng)，比如“數(shù)值”。

③在右側(cè)區(qū)域進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，按“確定”。

66、折行：?jiǎn)螕粢幚淼膯卧?，使單元格中的文字出現(xiàn)在上方的編輯欄中，然后在位于編輯欄中需要折行的文字上單擊，可看到插入點(diǎn)出現(xiàn)。桉“Alt+Enter”，敲“回車”。還可用“單元格對(duì)話框”設(shè)置自動(dòng)折行。在出現(xiàn)的“單元格格式”對(duì)話框中單擊“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，選中“自動(dòng)換行”復(fù)選框，單擊“確定”即可。

67、處理標(biāo)題

在Excel中這一功能的實(shí)現(xiàn)是通過“合并及居中”按鈕實(shí)現(xiàn)。步驟：按實(shí)際寬度選擇要居中的標(biāo)題，單擊 即可。

67、行列高

①Excel中，單遠(yuǎn)格默認(rèn)寬度是“8.38”。

②自動(dòng)調(diào)整：“格式”→“行”子菜單上的“最適合的行高”或“列”子菜單上的“最適合的列寬”命令。

69、單元格地址：相對(duì)地址(Excel2000默認(rèn)狀態(tài))，絕對(duì)地址、混合地址、三維地址。

70、自動(dòng)求和：選定要求和數(shù)值所在的行或者列中與數(shù)值相鄰的單元格，單擊“常用”工具欄中的自動(dòng)求和∑，用鼠標(biāo)選定要匯總的單元格或單元格區(qū)域，敲“回車”鍵或按下“確認(rèn)”即可。

71、數(shù)據(jù)排序：

⑴使用“排序”對(duì)話框進(jìn)行排序

①在需要排序的數(shù)據(jù)清單中，單擊任一單元格;

②選擇“數(shù)據(jù)”菜單上的“排序”命令;

③單擊“主要關(guān)鍵字”右側(cè)的下拉箭頭，選定一個(gè)排序字段，在右邊選項(xiàng)按鈕中選中“升序”或“降序”;

④在“次要關(guān)鍵字”中選定一個(gè)排序字段，右邊選“升/降序”;

⑤“確定”

⑵使用工具按鈕進(jìn)行排序：升序 ↓，降序 ↓。

72、PowerPoint 2003 在其中鍵入文本的區(qū)域是一個(gè)帶虛線邊框的方框，稱為“占位符”。

73、在幻燈片窗格的下側(cè)是備注窗格。用戶在此處鍵入演示時(shí)要使用備注?？梢酝蟿?dòng)該窗格的邊框以擴(kuò)大備注區(qū)域。

74、要新增幻燈片，只需單擊“插入”菜單下的“新幻燈片”命令，或單擊“常用”工具欄中的“新幻燈片”按鈕，將會(huì)出現(xiàn)一張新幻燈片，同時(shí)右側(cè)的任務(wù)窗格變?yōu)椤盎脽羝媸健比蝿?wù)窗格。

75、頁(yè)面設(shè)置步驟：

①打開要進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置和打印的幻燈片;

②單擊“文件”菜單中的“頁(yè)面設(shè)置”命令;

③在“幻燈片大小”下拉列表中，選擇一種幻燈片尺寸，當(dāng)選擇了一種尺寸后，在下面的“寬度”和“高度”數(shù)值框中將顯示該幻燈片尺寸類型對(duì)應(yīng)的“寬度”和“高度”。在“方向”選項(xiàng)區(qū)中可以指定幻燈片、備注、講義和大綱的方向;

76、打印步驟“

①單擊“文件”菜單上的“打印”命令(打開“打印對(duì)話框”)，可設(shè)置打印機(jī)類型、打印范圍和內(nèi)容。

②單擊“確定”

77、應(yīng)用和更好模板的具體步驟：

①打開要應(yīng)用設(shè)計(jì)模板的演示文稿;

②單擊“格式”菜單下的“幻燈片設(shè)計(jì)”命令或者在“格式”工具欄上單擊“設(shè)計(jì)”，在右側(cè)會(huì)出現(xiàn)“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格(如已打開“幻燈片設(shè)計(jì)”窗格并顯示有配色方案或動(dòng)畫方案，請(qǐng)單擊“設(shè)計(jì)模板”);

③在“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格中，已用設(shè)計(jì)模板出現(xiàn)在“在此演示文稿中使用”三下，所有可用的設(shè)計(jì)模板都出現(xiàn)在“可供使用”之下。

78、制作新的表格幻燈片步驟：

①單擊“常用”工具欄中的“新幻燈片”按鈕，屏幕右側(cè)出現(xiàn)“幻燈片版式”窗格，在“其他版式”中單擊“標(biāo)題和表格”版式。

②雙擊“幻燈片窗格”中的表格占位符，即可出現(xiàn)“插入表格”對(duì)話框。

③在對(duì)話框中輸入表格的行數(shù)和列數(shù)，然后單擊“確定”按鈕，即可生成表格，同時(shí)出現(xiàn)“表格和邊框”工具欄。

79、在已有的幻燈片中添加表格

單擊“插入”菜單中的“表格”命令，出現(xiàn)“插入表格”對(duì)話框，在對(duì)話框中輸入表格的行、列數(shù)，單擊“確定”即可。

80、在幻燈片中添加用戶自己的圖片文件：

①在顯示要插入圖片的幻燈片;

②單擊“插入”菜單中“圖片”子菜單中的“來自文件”命令，出現(xiàn)“插入圖片對(duì)話框”。

③在“查找范圍”中找到圖片文件所在的位置，然后選定該圖。

④單擊“插入”即可。

81、啟動(dòng)幻燈片方法：

①單擊演示文稿滾動(dòng)條左側(cè)的“幻燈片放映”按鈕。

②在“幻燈片放映”菜單中單擊“觀看放映”命令。

③單擊“試圖”菜單中的“幻燈片放映”命令。

④按“F5”鍵

82、控制幻燈片放映：“→”，“↓”或“PgDown”鍵，進(jìn)入下一張幻燈片;按“←”，“↑”或“PgUp”鍵，進(jìn)入上一張幻燈片。

83、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)最主要的目的是提供不同計(jì)算機(jī)和用戶之間的資源共享，大體由兩部分組成，一是通信子網(wǎng)，二是資源子網(wǎng)。另外還有用于確保網(wǎng)絡(luò)通信的協(xié)議。

84、共享資源包括：數(shù)據(jù)資源、軟件資源、硬件資源

85、Tcp/LP協(xié)議特點(diǎn)：一是標(biāo)準(zhǔn)化，幾乎任何網(wǎng)絡(luò)軟件或設(shè)備都能在該協(xié)議上運(yùn)行;二是可路由性，這使得用戶可將多個(gè)局域網(wǎng)連成一個(gè)大型互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)。

86、網(wǎng)卡即網(wǎng)絡(luò)接口卡，又稱網(wǎng)絡(luò)適配器。

87、調(diào)制解調(diào)器是用于實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)環(huán)境與電話線系統(tǒng)連接的專用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，是撥號(hào)用戶必不可少的設(shè)備只要。

88、按網(wǎng)絡(luò)覆蓋的范圍分，可分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)。

局域網(wǎng)(LAN)：辦公室或?qū)嶒?yàn)室(十米級(jí)網(wǎng))，建筑物的網(wǎng)(百米級(jí)網(wǎng))，校園網(wǎng)(千米級(jí)網(wǎng))。廣域網(wǎng)(WAN):城域網(wǎng)(WAN)、地區(qū)網(wǎng)或行業(yè)網(wǎng)(百公里級(jí))。國(guó)家網(wǎng)(千公里級(jí))甚至洲際網(wǎng)(萬公里級(jí))。

89、因特網(wǎng)主要功能：

①數(shù)據(jù)與信息的查詢(網(wǎng)頁(yè)瀏覽、資料搜索查詢)

②高速通信服務(wù)(電子郵件、電視電話、電視會(huì)議和文檔傳遞等)

③電子教育(遠(yuǎn)程教育、培訓(xùn)，閱讀電子出版物，訪問電子圖書館等)

④電子娛樂(播放電影電視，交互式電子游戲，文化娛樂信息的交流與討論等)

⑤電子購(gòu)物(網(wǎng)絡(luò)購(gòu)物、質(zhì)量投訴、電子傳單、電子廣告、電子化結(jié)帳與各類電子消費(fèi)方式)

⑥各類應(yīng)急信息服務(wù)請(qǐng)求和社會(huì)保障類電子化服務(wù)(遠(yuǎn)程醫(yī)療和會(huì)診、交通信息管理、突發(fā)性事件的緊急響應(yīng)、失物招領(lǐng)、迷失兒童與老人的尋找等)

90、默認(rèn)的封面文件為主頁(yè)。瀏覽器是用來瀏覽網(wǎng)上信息的主要工具，包括Internet、Explorer、Netscape、Navigator。BBS又稱“電子公告牌”用戶在這里可以發(fā)布并獲得各種信息。著名的搜索引擎Yahoo、Google和搜狐、百度。防火墻是用增強(qiáng)機(jī)構(gòu)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全性的一個(gè)或一組系統(tǒng)，防火墻是只允許授權(quán)的數(shù)據(jù)通過。

91、域名：要想在網(wǎng)上建立服務(wù)器發(fā)布信息，必須首先注冊(cè)自己的域名，只有擁有了自己的域名，別人才能訪問到你。

頂級(jí)域名：機(jī)構(gòu)性域名、地理性域名。

機(jī)構(gòu)性域名：com(營(yíng)利性商業(yè)實(shí)體)、edu(教育機(jī)構(gòu)或設(shè)施)、gov(非軍事性政府或組織)、net(網(wǎng)絡(luò)資源或組織)、org(非營(yíng)利性組織機(jī)構(gòu))、firm(商業(yè)或公司)

92、中國(guó)教育和科研計(jì)算機(jī)網(wǎng)(CERNET)主要服務(wù)于學(xué)校、科研和學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)以及非營(yíng)利性政府部門。

http:∥004km.cn。

93、選擇“文本文件”，可以將頁(yè)面中的文字內(nèi)容保存為一個(gè)文本文件。

94、脫機(jī)收藏夾步驟：

①打開Web站點(diǎn)，單擊“收藏”菜單下的“添加到收藏夾”命令，打開“添加到收藏夾”對(duì)話框。

②選中“允許脫機(jī)使用”復(fù)選框，然后單擊“自定義”按鈕，出現(xiàn)“脫機(jī)收藏夾向?qū)А焙?jiǎn)介屏幕，單擊“下一步”。

③把“下載與該頁(yè)連接的1層網(wǎng)頁(yè)”改為適當(dāng)?shù)膶訑?shù)，然后單擊“下一步”，直至完成。

95、電郵地址由一個(gè)字符串組成，該字符串被“@”分為兩部分。

96、目前常用的電子郵件收發(fā)軟件工具主要有OutlookFoxmail等。

97、發(fā)送郵件步驟：

①單擊工具欄中的“創(chuàng)建郵件”按鈕;

②在“收件人”、“抄送”欄中輸入接收者E-mail地址;“抄送”：用英文“，”間隔接收者E-mail地址;保密信件不使用“抄送”。

③在“主題”框中輸入郵件的主題;

④在文本編輯區(qū)內(nèi)輸入郵件的主題內(nèi)容;

⑤如需插入附件，可單擊“附件”或“插入”菜單下的“文件附件”命令，在彈出的文件選擇對(duì)話框中選擇要附帶的文件，然后單擊“附件”，將會(huì)在“主題”欄下插入“附件”一欄，附件文件名顯示在欄中;

⑥單擊“發(fā)送”。

98、溝通是一種信息的交換過程，是人們?yōu)榱思榷ǖ哪繕?biāo)用一定的語言符號(hào)(書面、口頭)，把信息、思想和情感進(jìn)行傳遞的過程。

99、溝通既是人際的交流，也涉及組織之間的交流。

100、秘書職業(yè)特點(diǎn)：①非權(quán)利支配性;②非職責(zé)限定性③認(rèn)同疏導(dǎo)性

1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或()后面加“文件”組成。

A.統(tǒng)稱

B.簡(jiǎn)稱

C.規(guī)范化簡(jiǎn)稱

D.稱謂

【答案】C

2.發(fā)文字號(hào)位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下()。

A.不空行

B.空1行

C.空2行

D.空3行

【答案】C

3.紅色反線的作用在于把()與主體部分隔開。

A.眉首

B.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

C.發(fā)文字號(hào)

D.版記

【答案】A 251、違約責(zé)任是指合同當(dāng)事人沒有履行或者沒有按照合同約定履行義務(wù)所應(yīng)承擔(dān)的民事責(zé)任。

252、承擔(dān)違約責(zé)任的原則：

合同法對(duì)違約責(zé)任采取的是嚴(yán)格責(zé)任原則，即不管主觀上是否有過錯(cuò)，只要不履行合同義務(wù)或者履行合同義務(wù)不符合約定，除不可抗力可以免責(zé)外，都要承擔(dān)違約責(zé)任。

253、承擔(dān)違約責(zé)任的方式：①支付違約金;②支付賠償金;③要求繼續(xù)履行;④修理、更換、重作、退貨和減少價(jià)款或酬金等;⑤定金制裁;⑥采取補(bǔ)救措施的合理費(fèi)用。

254、我國(guó)于1993年9月2日通過了《中華人民共和國(guó)反不當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》，自1993年12月1日起施行。

255、反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法基本原則包括自愿、公平、平等、誠(chéng)實(shí)信用、遵守公認(rèn)商業(yè)道德以及不得濫用競(jìng)爭(zhēng)權(quán)利等。

256、限制競(jìng)爭(zhēng)行為表現(xiàn)為：①濫用優(yōu)勢(shì)地位限制競(jìng)爭(zhēng)行為;②濫用行政權(quán)利;③不當(dāng)搭售行為;④串通投標(biāo)行為。

257、濫用優(yōu)勢(shì)地位限制競(jìng)爭(zhēng)行為表現(xiàn)為：

①濫用行政權(quán)力限定他人購(gòu)買其指定的經(jīng)營(yíng)者的商品。

②濫用權(quán)力限制其他經(jīng)營(yíng)者正常的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

③濫用行政權(quán)力限制外地商品進(jìn)入本地市場(chǎng)，或本地商品流向外地市場(chǎng)。

259、不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為的要領(lǐng)和特征：

①不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為的主體是經(jīng)營(yíng)者;

②不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為是違法行為;

③不正常競(jìng)爭(zhēng)行為侵害的客體是其他經(jīng)營(yíng)者的合法權(quán)益和正常的社會(huì)經(jīng)濟(jì)秩序。

260、不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為類別：①假名冒牌行為;②商業(yè)賄賂行為;③虛假宣傳行為;④侵犯商業(yè)秘密行為;⑤低價(jià)傾銷行為;⑥不正當(dāng)有獎(jiǎng)銷售行為;⑦詆毀商譽(yù)行為。

261、假名冒牌表現(xiàn)：

①假冒他們注冊(cè)商標(biāo);②擅自使用知名品牌特有名稱、包裝;③擅自使用他們企業(yè)名稱或姓名;④在商品上偽造或冒用認(rèn)證標(biāo)志。

262、可以以明示方式給對(duì)方折扣，可以中間人傭金，但必須如實(shí)入帳。

263、下列情形不屬于不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為：

①銷售鮮活商品;

②處理有效期限將至商品或其他積壓商品;

③季節(jié)性降價(jià);

④因清償債務(wù)、轉(zhuǎn)產(chǎn)、歇業(yè)降業(yè)銷售商品。

264、監(jiān)督檢查部門職權(quán)：①詢問權(quán);②查詢復(fù)制權(quán);③檢查權(quán);④處罰權(quán)。

265、可以查詢、復(fù)制與不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)形為有關(guān)的協(xié)議、帳冊(cè)、單據(jù)、文件、記錄、業(yè)務(wù)函電和其他資料。

266、不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為的法律責(zé)任：①民法責(zé)任;②行政責(zé)任;③刑法責(zé)任。

267、行為責(zé)任包括：①?gòu)?qiáng)制行為人停止不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為;②沒收非法所得;③處以罰款;④吊銷營(yíng)業(yè)執(zhí)照。

268、勞動(dòng)適用于：

①國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)組織、社會(huì)團(tuán)體的工勤人員。

②實(shí)行企業(yè)化管理的事業(yè)組織的非工勤人員。

③其他通過勞動(dòng)合同與國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)組織、社會(huì)團(tuán)體建立勞動(dòng)關(guān)系的勞動(dòng)者。

勞動(dòng)法不適用于：公務(wù)員和比照公務(wù)員制度的事業(yè)組織和社會(huì)團(tuán)體的工作人員，以及農(nóng)村勞動(dòng)者(鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)職工和進(jìn)城務(wù)工、經(jīng)商的農(nóng)民除外)、現(xiàn)役軍人、家庭保姆、在中國(guó)境內(nèi)享有外交特權(quán)和豁免權(quán)的外國(guó)人等。

269、勞動(dòng)就業(yè)原則：①平等就業(yè)原則;②雙向選擇原則;③照顧特殊群體人員就業(yè)原則;④禁止雇用童工原則。

270、勞動(dòng)法規(guī)定，對(duì)殘疾人、少數(shù)民族人員、退出現(xiàn)役的軍人的就業(yè)實(shí)行特殊政策，給予特別保護(hù);禁止用人單位招用未滿16周歲的成年人，文藝、體育和特種工藝單位招用未滿16周歲的文藝工作者、運(yùn)動(dòng)員和藝徒時(shí)，須報(bào)經(jīng)縣級(jí)以上(含縣級(jí))勞動(dòng)行政部門批準(zhǔn)，并保障其接受義務(wù)教育的權(quán)利。

271、勞動(dòng)合同特征：

①勞動(dòng)合同的主體一方是勞動(dòng)者，另一方是用人單位;

②勞動(dòng)合同的內(nèi)容具有權(quán)利和義務(wù)的統(tǒng)一性和對(duì)應(yīng)性;

③勞動(dòng)合同的客體是勞動(dòng)力;

④勞動(dòng)合同是要式、有償合同。

272、勞動(dòng)合同內(nèi)容：

①勞動(dòng)合同的期限

②工作內(nèi)容

③勞動(dòng)保護(hù)和勞動(dòng)條件

④勞動(dòng)報(bào)酬

⑤勞動(dòng)紀(jì)律

⑥勞動(dòng)合同終止的條件

⑦違反勞動(dòng)合同的責(zé)任

272、勞動(dòng)合同期限：固定、無固定、完成一定工作。

試用期最長(zhǎng)不得走過6個(gè)月。

201、已經(jīng)開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應(yīng)當(dāng)保存5年;保存期滿，報(bào)經(jīng)國(guó)稅機(jī)關(guān)查驗(yàn)后可以銷毀。

202、對(duì)與發(fā)票案件有關(guān)情況和資料，可以記錄、錄像、照相和復(fù)制。

203、增值稅專用發(fā)票由水印防偽圖案，紅色熒光防偽標(biāo)記、無色熒光防偽標(biāo)記3項(xiàng)防偽標(biāo)記組成。

204、稅收分類：

⑴以課稅對(duì)象為標(biāo)準(zhǔn)：

① 流轉(zhuǎn)稅;②所得稅;

③行為稅(對(duì)某些特定行為課征的稅，如印花稅、車船稅)

⑵以計(jì)稅標(biāo)準(zhǔn)為標(biāo)準(zhǔn)：

①?gòu)牧慷?以課稅對(duì)象的實(shí)物量為計(jì)稅依據(jù))

②從價(jià)稅(以課稅對(duì)象的價(jià)值量為計(jì)稅依據(jù))

205、增值稅是我國(guó)第一大稅種。

206、文化體育業(yè)(文化業(yè)、體育業(yè))：3%;娛樂業(yè)(歌廳、舞廳、卡拉OK歌舞廳、音樂茶座、臺(tái)球、高爾夫球、保齡球、游藝)：5%-20%

207、企業(yè)所得稅33%(原)。2008年1月1日起，國(guó)企、外企稅率25%，高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)15%。

208、個(gè)人所得稅征稅對(duì)象：①工資、薪金所得;②勞務(wù)報(bào)酬所得;③稿酬所得;④儲(chǔ)蓄存款利息、股息、紅利所得;⑤偶然所得。

稅率：工資、薪金所得適用5%-45%的超額累進(jìn)稅率;勞務(wù)報(bào)酬20%。500-2000元，10%，25元。股票交易印花稅千分之四。

209、社會(huì)保險(xiǎn)具有強(qiáng)制性、保障性、福利性和普遍性的特點(diǎn)。職工在試用期內(nèi)也應(yīng)享有保險(xiǎn)。

210、養(yǎng)老保險(xiǎn)的享受待遇：累進(jìn)繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)15年以上，并達(dá)到法定退休年齡，可以享受養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇。我國(guó)的失業(yè)保險(xiǎn)制度屬于強(qiáng)制性失業(yè)保險(xiǎn)制度。醫(yī)療保險(xiǎn)具有社會(huì)保險(xiǎn)的基本特征外，還具有公平性、信息不對(duì)稱性和費(fèi)用結(jié)算方式的復(fù)雜性。

211、工傷保險(xiǎn)制度的實(shí)施原則：無責(zé)任補(bǔ)償原則;因工受傷與非工公受傷相區(qū)別的原則;風(fēng)險(xiǎn)負(fù)擔(dān)、互助互濟(jì)原則;個(gè)人不交費(fèi)原則;補(bǔ)償與預(yù)防、康復(fù)相結(jié)合原則;直接經(jīng)濟(jì)損失和間接經(jīng)濟(jì)損失相區(qū)別的原則;一次性補(bǔ)償與長(zhǎng)期補(bǔ)償相結(jié)合原則。

212、無責(zé)任補(bǔ)償原則，又稱無過失補(bǔ)償原則，是指工傷事故發(fā)生后，無論事故責(zé)任在誰，都應(yīng)及時(shí)對(duì)受傷者進(jìn)行無條件的一定經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。因工受傷是勞動(dòng)者為他人和社會(huì)做出的犧牲。非因工受傷并不屬為他人和社會(huì)做出的犧牲。直接經(jīng)濟(jì)損失指因工受傷者的第一職業(yè)的勞動(dòng)報(bào)酬，這是工傷保險(xiǎn)的內(nèi)容。

213、工傷認(rèn)定申請(qǐng)(合同期內(nèi))提供材料：

初次治療診斷書或住院病歷、職業(yè)病診斷證明(原件、復(fù)印件各一份)、交通事故需提供交通大隊(duì)的事故裁決書或交通部門的交通事故證明、身份證復(fù)印件、有效期內(nèi)的勞動(dòng)合同原件。

214、《住房公積金管理?xiàng)l例》規(guī)定：?jiǎn)挝讳浻寐毠?，?yīng)當(dāng)自錄用之日起30日內(nèi)到住房公積金管理中心辦理繳存登記，并持住房公積金中心的審核文件，到受托銀行辦理職工 住房公積金賬號(hào)的設(shè)立或者轉(zhuǎn)移手續(xù);新參加工資的職工從參加工資的存第二個(gè)月開始繳的住房公積金，月繳存余額為職工本人當(dāng)月工資乘以住房公積金繳存比例。

215、職工有下列情形之一的，可提取住房公積金賬戶內(nèi)的存儲(chǔ)余額：

①購(gòu)買、建造、翻修、大修自住住房的。

②離休、退休的。

③完全喪失勞動(dòng)能力，并與單位終止勞動(dòng)關(guān)系的。

④出境定居的。

⑤償還購(gòu)房貸款本息的。

⑥房租超出家庭工資收入的規(guī)定比例的

216、按股票持有者可分為國(guó)家股、法人股、個(gè)人股3種。按發(fā)行范圍分A股、B股、H股和F股4種。滬深股市基本交易規(guī)則：價(jià)格優(yōu)先、時(shí)間優(yōu)先。

217、A股：人民幣，國(guó)內(nèi);B股：外國(guó)人，外幣;H股：香港股市;F股：海外市場(chǎng)。

218、中國(guó)人民銀行下設(shè)：商業(yè)銀行、政策性銀行、非銀行金融機(jī)構(gòu)、國(guó)家外匯管理局。

219、我國(guó)的中央銀行是中國(guó)人民銀行，其全部資產(chǎn)屬國(guó)家所有，是非營(yíng)利機(jī)構(gòu)。

220、我國(guó)的商業(yè)銀行大體分為國(guó)有獨(dú)資銀行、股份制商業(yè)銀行和城市商業(yè)銀行。

221、政策性銀行不以盈利為目的，專門為貫徹、配合政府的社會(huì)經(jīng)濟(jì)政策或意圖，具有特殊的融資原則。1994年，我國(guó)組建了3家政策性銀行，即國(guó)家開發(fā)銀行、中國(guó)進(jìn)出口銀行、中國(guó)農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行。

222、非銀行金融機(jī)構(gòu)主要是保險(xiǎn)公司、信用合作社和信托投資公司。

223、利息的計(jì)算方法分為單利和復(fù)利計(jì)算法兩種。我國(guó)除活期存款帶有一定的復(fù)利性質(zhì)，其余各類存款均按單利計(jì)算。利息率=利息額/本金額×100%。國(guó)外司慣用年利率，我國(guó)習(xí)慣用月利率。

224、名義利率是以名義貨幣所表示的利率。

225、匯率的表示方法有直接標(biāo)價(jià)法、簡(jiǎn)接標(biāo)價(jià)法、美元標(biāo)價(jià)法。

226、直接標(biāo)價(jià)法是指以一定單位的外國(guó)貨幣為基礎(chǔ)，將其折合為一定數(shù)額的本國(guó)貨幣的標(biāo)價(jià)方法。日元、加拿大元、港幣、新加坡元、人民幣采用均采用直接標(biāo)價(jià)法。歐元、英鎊、澳大利亞元采用間接標(biāo)價(jià)法。

227、公司的住所是指公司的主要辦事機(jī)構(gòu)所在地。

228、公司的資本包括注冊(cè)資本、發(fā)行資本、認(rèn)購(gòu)資本和實(shí)繳資本等。

229、股東以其出資額為限度公司承擔(dān)責(zé)任，公司以其全部資產(chǎn)對(duì)公司的債務(wù)承擔(dān)責(zé)任的其余法人。有限責(zé)任公司的資本不分為等額股份，證明股東出資份額的權(quán)利證書稱為出資證明書。有限責(zé)任公司的股東有最高人數(shù)限制。

230、有限責(zé)任公司的設(shè)立條件：

①股東符合法定人數(shù)，有限責(zé)任公司由50人以下股東共同出資設(shè)立。②有限責(zé)任公司注冊(cè)資本的最低限額為人民幣3萬元。公司全體股東的首次出資額不得低于注冊(cè)資本的20%。

231、股東可以用貨幣出資，也可以用實(shí)物、工業(yè)產(chǎn)權(quán)、非專利技術(shù)、土地使用權(quán)等作價(jià)出資。

232、有限責(zé)任公司的組織機(jī)構(gòu)：

①股東會(huì)是公司的最高權(quán)力機(jī)關(guān)，每年至少召開一次。

②董事會(huì)(執(zhí)行董事)與經(jīng)理：董事會(huì)是公司的業(yè)務(wù)執(zhí)行機(jī)構(gòu)，董事會(huì)成員為3人-13人。董事每屆任期不得超過3年，屆滿可連選連任。執(zhí)行董事可以兼任公司經(jīng)理。

③監(jiān)事會(huì)：監(jiān)事會(huì)是公司的監(jiān)督機(jī)關(guān)，其成員不少于3人。監(jiān)事會(huì)應(yīng)當(dāng)包括股東代表和適當(dāng)比例的公司職工代表，其中職工代表的比例不得低于1/3。董事、高級(jí)管理人員不得兼任監(jiān)事。

233、股權(quán)轉(zhuǎn)讓：

公司法不允許股東向公司轉(zhuǎn)讓股份，但允許股東向本公司的其他股東或者本公司股東以外的其他人轉(zhuǎn)讓股份。股東向股東以外的人轉(zhuǎn)讓其出資時(shí)，必須經(jīng)全體股東過半數(shù)同意;不同意轉(zhuǎn)讓的股東應(yīng)該購(gòu)買給轉(zhuǎn)讓的出資，否則視為同意轉(zhuǎn)讓;對(duì)于經(jīng)同意轉(zhuǎn)讓的出資，其他股東有同等條件下的優(yōu)先購(gòu)買權(quán)。

234、一人有限責(zé)任公司的注冊(cè)資本最低限額為人民幣10萬元。

235、股份有限公司特征：

⑴公司的全部資本為等額股份，股份采取股票形式。

⑵股東以所持股份為限對(duì)公司承擔(dān)責(zé)任。

⑶公司的股東有最低人數(shù)限制，而沒有最高人數(shù)限制。

⑷股份有限公司的設(shè)立程序較為復(fù)雜。

236、設(shè)立股份有限公司，應(yīng)當(dāng)有2人以上200人以下發(fā)起人。法定注冊(cè)資本的最低限額500萬元人民幣。

237、股份有限公司的組織機(jī)構(gòu)：

①股東大會(huì)應(yīng)當(dāng)每年召開一次年會(huì)。召開股東大會(huì)，應(yīng)當(dāng)將會(huì)議審議的事項(xiàng)于會(huì)議召開20日以前通知各股東。

②董事會(huì)與經(jīng)理：董事會(huì)是公司的業(yè)務(wù)執(zhí)行機(jī)關(guān)，其成員為5人-19人。

③監(jiān)事會(huì)是公司的監(jiān)督機(jī)關(guān)，其成員不得少于3人。職工代表的比例不得低于1/3 238、股份發(fā)行原則：必須同股同權(quán)、同股同利。股票發(fā)行價(jià)價(jià)格可以按票面金額，也可以超過票面金額，但不得低于票面金額。

239、股東持有的股份可以依法轉(zhuǎn)讓。發(fā)起人持有的本公司股份，自公司成立之日起3年內(nèi)不得轉(zhuǎn)讓;公司董事、監(jiān)事、經(jīng)理應(yīng)向公司申報(bào)所持有的本公司的股份，并在任職期內(nèi)不得轉(zhuǎn)讓。

240、公司合并包括吸收合并和新設(shè)合并。公司應(yīng)當(dāng)自做出合并決議起10日內(nèi)通知債權(quán)人，并于30日內(nèi)在報(bào)紙上至少公告3次。

241、清算程序。公司財(cái)產(chǎn)在分別支付清算費(fèi)用、職工的工資、社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用和法定補(bǔ)償金，繳納所欠稅款，清償公司的債務(wù)后剩余財(cái)產(chǎn)。

242、婚姻、收養(yǎng)、監(jiān)護(hù)等有關(guān)身份關(guān)系的協(xié)議，適用其他法律的規(guī)定(不在合同法之內(nèi))。

243、合同類別：

①根據(jù)合同的成立是否以交付標(biāo)的物為成立條件，可分為諾成性合同與實(shí)踐性合同

②根據(jù)合同成立是否需要特定的形式，可分為要式合同與非要式合同。

244、合同基本原則：

①平等、自愿、公平原則。

②誠(chéng)實(shí)、信用原則。

③合法原則。

245、要約是一方當(dāng)事人以訂立合同為目的，向?qū)Ψ疆?dāng)事人提出合同條件，希望對(duì)方當(dāng)事人接受的意思表示。構(gòu)成要約須符合下列條件：

①要約須顯示向特定人發(fā)出的意思表示。

②要約的內(nèi)容必須具體、確定。

③要約中應(yīng)當(dāng)明確表明該要約一經(jīng)受要約人承諾，要約人就要受該意思表示的約束。

246、締約過失的損害賠償包括訂立合同費(fèi)用、準(zhǔn)備履行所支出的費(fèi)用、喪失與第三人另訂合同的機(jī)關(guān)所產(chǎn)生的損失。

247、合同法規(guī)定下列免責(zé)條款無效：

①造成對(duì)方人身傷害的;

②因故意或者重大過失造成對(duì)方財(cái)產(chǎn)損失的。

248、合同內(nèi)容約定不明時(shí)合同的履行：

①質(zhì)量要求不明確的，按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)履行、沒有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，按照通常標(biāo)準(zhǔn)或者符合合同目的特定標(biāo)準(zhǔn)履行。

②價(jià)格或者報(bào)酬不明確的，按照訂立合同時(shí)履行地的市場(chǎng)價(jià)格履行，依法應(yīng)當(dāng)執(zhí)行政府定價(jià)或者政府指導(dǎo)價(jià)的，按照規(guī)定履行。

249、合同履行擔(dān)保方式有定金、保證、抵押、質(zhì)押和留置。

250、合同的轉(zhuǎn)讓：①合同權(quán)利的轉(zhuǎn)讓;②合同義務(wù)的轉(zhuǎn)移;③合同權(quán)利和義務(wù)一并轉(zhuǎn)讓。簡(jiǎn)報(bào)的特點(diǎn)：簡(jiǎn) 快 新 實(shí)

簡(jiǎn)報(bào)的類型：(1)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)(2)動(dòng)態(tài)簡(jiǎn)報(bào)(3)工作簡(jiǎn)報(bào)

簡(jiǎn)報(bào)結(jié)構(gòu)：報(bào)頭+報(bào)核+報(bào)核

簡(jiǎn)報(bào)秘密等級(jí)寫在報(bào)頭左上角，字?jǐn)?shù)一般控制在1000字以內(nèi)，不超過2000字

意向書的特點(diǎn)： 協(xié)商性 靈活性 簡(jiǎn)略性

結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部

訂貨單特點(diǎn)：協(xié)約性 嚴(yán)肅性

結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部

商品說明書：真實(shí)性 科學(xué)性 條理性 通俗性

設(shè)計(jì)注意：(1)如實(shí)介紹 真實(shí)可信(2)抓住特征 突出個(gè)性(3)語言簡(jiǎn)潔 通俗明了

(4)設(shè)計(jì)新穎 美觀大方

報(bào)告特點(diǎn)： 匯報(bào)性 陳述性

報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別：(1)性質(zhì)要求不同，報(bào)告不用有明確回復(fù)，請(qǐng)示必須得到明確回復(fù)

(2)行文時(shí)限不同，請(qǐng)示必須事前。(3)請(qǐng)示必須一文一事，且請(qǐng)批對(duì)應(yīng)(4)請(qǐng)示需逐級(jí)請(qǐng)示，語氣溫和謙恭

會(huì)議紀(jì)錄特點(diǎn)：真實(shí)性 資料性

商務(wù)接待

接待規(guī)格：高規(guī)格 低規(guī)格 對(duì)等

高規(guī)格接待最能體現(xiàn)友好 對(duì)等接待最常用 低規(guī)格接待適用基層

接待計(jì)劃內(nèi)容：接待規(guī)格 日程安排 經(jīng)費(fèi)預(yù)算 工作人員

經(jīng)費(fèi)預(yù)算由接待規(guī)格 人員數(shù)量 活動(dòng)內(nèi)容確定

接待計(jì)劃的制訂由接待規(guī)格制約

接待計(jì)劃草訂需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定，日程安排后與來訪者進(jìn)行溝通

制訂接待計(jì)劃首先要了解客人身份與來訪目的。

影響接待規(guī)格的因素：(1)雙方關(guān)系(2)突然變化(3)上次接待標(biāo)準(zhǔn)

座次高低由司機(jī)身份決定

司機(jī)如是專職司機(jī)，上座為后排右座

話別時(shí)間在半小時(shí)內(nèi)為宜

接待計(jì)劃主要項(xiàng)目：(1)陪同人員(2)食宿安排(3)接待日程(4)經(jīng)費(fèi)預(yù)算

制訂計(jì)劃注意：(1)執(zhí)行規(guī)章制度(2)適應(yīng)來賓生活習(xí)慣(3)做好保密工作

溝通工作特點(diǎn)：(1)非權(quán)利支配性(2)非職責(zé)限定性(3)認(rèn)同疏導(dǎo)性

溝通類型：(1)人與人溝通(2)人與自我溝通(3)人與機(jī)器溝通(4)組織之間溝通

秘書所涉及的多為人與人之間和組織之間的溝通

網(wǎng)絡(luò)溝通優(yōu)勢(shì)：(1)降低成本 提高效率(2)平等 即時(shí)性強(qiáng)(3)有安全感

制約性：(1)語言存在歧義(2)橫向溝通擴(kuò)展張 縱向溝通弱化

尊重與理解溝通是有效溝通的前提，傾聽和提問是有效溝通的關(guān)鍵

溝通目標(biāo)：(1)說明事物(2)表達(dá)感情(3)建立聯(lián)系(4)和諧工作環(huán)境

與客戶溝通原則：(1)區(qū)分到訪客戶是多次還是首次(2)區(qū)分內(nèi)部外部客戶

橫向溝通是員工間的溝通，其目的在于增強(qiáng)合作，減少摩擦，表現(xiàn)形式為：會(huì)議 面談

備忘錄 報(bào)告

橫向溝通的障礙(1)溝通技術(shù)存在障礙(2)心理活動(dòng)障礙(3)不善傾聽，草率評(píng)判(4)表達(dá)理解存在歧義

上行溝通策略：建立信任 走動(dòng)管理 維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)部統(tǒng)一

下行溝通形式：政策 報(bào)告 信函 備忘錄 談話 會(huì)議 傳真

上行溝通形式：建立系統(tǒng) 申訴請(qǐng)求 員工座談會(huì)

上行溝通作用：(1)提供員工參與管理的機(jī)會(huì)(2)減少因誤解造成的損失(3)營(yíng)造民主式管理氛圍(4)緩解工作壓力

下行溝通策略：(1)制訂針對(duì)性溝通(2)精簡(jiǎn)環(huán)節(jié)(3)減輕分流溝通任務(wù)(4)提倡簡(jiǎn)約(5)啟用反饋(6)多介質(zhì)組合

多介質(zhì)組合是最簡(jiǎn)單最主要的方法

溝通重點(diǎn)：(1)企業(yè)員工(2)危機(jī)中受害者(3)新聞媒體

危機(jī)認(rèn)定：(1)團(tuán)隊(duì)內(nèi)存在使人情緒不佳的氛圍(2)缺少交流(3)消極言論普遍存在(4)間接渠道使用較多，直接渠道使用較少(5)執(zhí)行不力，隱患增多

對(duì)策：(1)反應(yīng)迅速機(jī)敏(2)強(qiáng)調(diào)共同基礎(chǔ)(3)建立危機(jī)小組(4)利用多種溝通方式(5)參與調(diào)查

需要搜集文件是會(huì)前會(huì)中會(huì)后產(chǎn)生分發(fā)的文件

立卷歸檔的意義：（1）是文件轉(zhuǎn)為檔案的重要步驟和基礎(chǔ)（2）保持了歷史聯(lián)系，便于查找利用（3）保持了歷史聯(lián)系，反映了客觀進(jìn)程（4）保護(hù)了文件的完整安全，便于保管利用

（5）保證了工作的連續(xù)性，為檔案工作奠定了基礎(chǔ)

不需要立卷歸檔的文件：重份文件 事務(wù)性 臨時(shí)性 無查考價(jià)值的文件 草稿 修改稿 會(huì)議主要文件如 領(lǐng)導(dǎo)講話 結(jié)論 決議 報(bào)告單獨(dú)立卷，大會(huì)發(fā)言按日期立卷 書面發(fā)言按單位地區(qū)立卷 通知來往文書 按時(shí)間立卷

大會(huì)文件按重要程度和時(shí)間排列

整理錄音的技巧：（1）刪除（2）增加（3）修改（4）送審

清理方法：收銷帶存

會(huì)議文件保管分為長(zhǎng)期 短期 永久三種

會(huì)議文件整理注意及時(shí)完整，會(huì)議文件多帶有參考與草稿性質(zhì)

注意：正確區(qū)分保管期限

辦理好移交手續(xù)

會(huì)議紀(jì)要是在記錄的基礎(chǔ)上進(jìn)一步綜合分析提煉而成用于記載傳達(dá)會(huì)議情況及議定事項(xiàng)的文件

會(huì)議紀(jì)要的種類：（1）辦公會(huì)議紀(jì)要（2）工作會(huì)議紀(jì)要（3）協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要（4）研討會(huì)議紀(jì)要

擬寫要求：（1）實(shí)事求是（2）集中概括 提煉歸納（3）條理清楚 一目了然

會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)根據(jù)其印發(fā)范圍和查看等級(jí) 印發(fā)范圍根據(jù)其會(huì)議性質(zhì)和紀(jì)要內(nèi)容來確認(rèn)。絕密會(huì)議紀(jì)要只印發(fā)與領(lǐng)導(dǎo)

會(huì)議經(jīng)費(fèi)決算：（1）會(huì)議擬定開支預(yù)算（2）準(zhǔn)備專用賬冊(cè)（3）對(duì)開支進(jìn)行詳細(xì)記錄（4）會(huì)后按預(yù)算決算（5）遵循勤儉節(jié)約原則

催辦要求：準(zhǔn)確及時(shí)到位 不可拖延 斷章取義 搞本位主義

業(yè)務(wù)范圍明確專一的工作由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé) 綜合信不過 交叉性工作交由秘書部門 聯(lián)合會(huì)議決議由牽頭部門負(fù)責(zé) 領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)本身形成決定交由秘書部門和指定單位

催辦方式：（1）發(fā)文催辦（2）電話催辦（3）派員催辦

電話催辦快速方便，可直接找當(dāng)事人，可進(jìn)行雙向溝通，適于本部一般工作部署，但容易被忽視，頻率間隔短

派員催辦直接，有督促作用，容易受到重視，但較為花費(fèi)精力

對(duì)于難辦事項(xiàng)可以采用會(huì)議催辦

傳達(dá)落實(shí)要求：（1）迅速果斷 保證質(zhì)量（2）忠于決策 不打折扣（3）解放思想 有創(chuàng)造性落實(shí)

瀏覽景觀一般分為人文景觀和自然景觀

娛樂活動(dòng)分為觀看項(xiàng)目和參與項(xiàng)目

制定方案時(shí)注意：（1）安排好人員（2）參觀地點(diǎn)檢查（3）提前預(yù)定好門票（4）人數(shù)過多時(shí)，可外包旅行社

在制定接待計(jì)劃考慮客人的信仰 忌諱 身份 性別 年齡 是否帶有家屬

預(yù)定餐廳時(shí)注意：事項(xiàng)確定好時(shí)間 地點(diǎn) 宴請(qǐng)人員 桌次座次 菜單

選擇賓館時(shí)考慮（1）交通便利與否（2）檔次是否合適（3）環(huán)境是否優(yōu)雅

正式宴請(qǐng)晚上居多，以中高檔餐廳為佳，多為包間。根據(jù)其主人主賓身份來確定檔次，在根據(jù)事由 規(guī)模確定地點(diǎn)大小

撰擬出國(guó)申請(qǐng)內(nèi)容：（1）路線（2）時(shí)間（3）地點(diǎn)（4）交通工具（5）具體事項(xiàng)（6）備注

辦理護(hù)照的相關(guān)證件：（1）任務(wù)批件（2）政審批件（3）邀請(qǐng)書（4）2寸免冠照

申辦簽證的途徑：（1）我國(guó)大使館和領(lǐng)事館（2）權(quán)威簽證代辦機(jī)構(gòu)（3）目的國(guó)使館

商務(wù)旅行制訂程序：（1）制訂計(jì)劃（2）制訂旅程表（3）準(zhǔn)備發(fā)言提綱（4）辦理好簽證 護(hù)照 黃皮書 出境登記卡的手續(xù)（5）訂購(gòu)機(jī)票

準(zhǔn)備工作：（1）審查最佳旅程表（2）兌換外幣（3）準(zhǔn)備隨身用品（4）準(zhǔn)備文件 相關(guān)證件

（5）做好旅行安排（6）注意時(shí)差（7）搜集資料

辦公室布置要求：（1）優(yōu)先采用光線 通風(fēng) 監(jiān)督 溝通占優(yōu)的辦公室（2）使用同樣大小高度的桌椅柜子（3）將接待部門置于入口處（4）預(yù)留充分空間（5）常用設(shè)備檔案置于使用者附近背對(duì)背放置檔案柜（6）設(shè)置休息區(qū)

光線應(yīng)來自桌子左上方和斜后上方

辦公室布置三原則：（1）利于溝通（2）協(xié)調(diào)舒適（3）便于監(jiān)督

協(xié)調(diào)要求：（1）連續(xù)性（2）協(xié)同性（3）有序和諧

內(nèi)部監(jiān)督特點(diǎn)：（1）是種日常監(jiān)督（2）具有雙向多維監(jiān)督特點(diǎn)（3）是一種內(nèi)部力量的約束

辦公桌按直線對(duì)稱原則排列，以最佳線路最佳 防止逆流交叉

布置程序：（1）對(duì)工作內(nèi)容加以考察分析，明確關(guān)系并以此確定員工的工作位置。（2）記載各部門人員及其工作（3）選配相應(yīng)家具桌椅并予以記載（4）繪制布置圖（5）對(duì)設(shè)備安放提出合理建議

信息保密工作：（1）口頭信息（2）書面信息（3）電子信息

保密信息內(nèi)容：（1）人事信息（2）財(cái)務(wù)信息（3）產(chǎn)品信息（4）客戶信息

印章和介紹信是對(duì)外聯(lián)系的標(biāo)志和行使職權(quán)的憑證管理

印章種類：（1）單位印章（2）單位印章（3）秘書公章

單位印章是對(duì)外行使權(quán)利的標(biāo)志

印章作用：（1）標(biāo)志作用（2）權(quán)威作用（3）法律作用（4）憑證作用

印章使用要求：（1）專人負(fù)責(zé)（2）確保安全（3）防止污損

印章的刻制啟用需經(jīng)上一級(jí)主管單位批準(zhǔn)，在公安部門登記后，由公安部門指定單位刻制，啟用時(shí)選用選定啟用時(shí)間，發(fā)出啟用通知，填寫印?？?/p>

用印時(shí)，蓋印位置保證恰當(dāng)，正式公文在文本落款出蓋章，帶存根公函 介紹信分別加蓋騎縫章和文本落款章，蓋印文件應(yīng)于用印申請(qǐng)單分?jǐn)?shù)一致

印章取回銷毀都應(yīng)該有兩人參與

上司交辦事項(xiàng)：（1）會(huì)議通知（2）查問回復(fù)（3）接待工作（4）轉(zhuǎn)告?zhèn)鬟_(dá)（5）上司生活服務(wù)工作

公務(wù)接洽制度（1）崗位責(zé)任制度（2）登記記錄制度（3）轉(zhuǎn)告?zhèn)鬟_(dá)（4）交接班制度（5）保密制度

匯報(bào)技巧：（1）問明情況 及時(shí)報(bào)告（2）作好記錄 避免失誤

值班日志以天為單，它有利與下一班人員；了解情況 保持工作的聯(lián)系性 有利于了解檢查考核值班工作和編寫參考資料

電話是值班工作中使用最頻繁的工具

快匯匯票由秘書認(rèn)購(gòu)

零用現(xiàn)金數(shù)額以企業(yè)規(guī)模和平時(shí)指出次數(shù)確定，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，用于支付本市交通費(fèi) 郵資 茶點(diǎn)費(fèi) 停車費(fèi)和少量辦公用品費(fèi)

文書形成程序：草擬 審核 簽發(fā) 復(fù)核 繕印 用印 登記 分發(fā)

上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)特點(diǎn)：（1）廣泛性（2）臨時(shí)性 基本特點(diǎn)（3）具體性（4）緊迫性

辦理原則：（1）積極主動(dòng) 千方百計(jì)這是應(yīng)有態(tài)度（2）符合政策，靈活變通（3）有著落 有回音

要點(diǎn)記錄法用于電話 來訪 會(huì)議記錄

詳細(xì)記錄法用于上級(jí)重要講話插話發(fā)言，重要會(huì)議討論決議 反應(yīng)問題建議調(diào)查 領(lǐng)導(dǎo)指示

用ABCD法排出工作等級(jí)，先做A類，重要緊急的，在做B類，急而不重，在做C類 重而不急的，最后做C類，不重不急的上司日志內(nèi)容：（1）上司接待信息（2）上司會(huì)議信息（3）上司個(gè)人安排（4）上司私人信息 秘書日志內(nèi)容：（1）上司所需秘書協(xié)助事宜（2）上司交辦自己的工作（3）自己應(yīng)作活動(dòng)

注意事項(xiàng)：（1）確保保密，只給上司授權(quán)的人查閱（2）保持一致準(zhǔn)確，每天檢查更新（3）熟悉約會(huì)時(shí)間和工作習(xí)慣，每天最早最晚約會(huì)時(shí)間（4）熟悉上司用餐和休息時(shí)間

在安排活動(dòng)時(shí)遵循先重急后輕緩原則，并留出10分鐘左右間隔。

檢驗(yàn)辦事效率原則：（1）工作質(zhì)量（2）工作速度（3）產(chǎn)生影響

復(fù)命三注意（1）不失真（2）不吹噓（3）不邀利

庫(kù)存卡作用：（1）保證資金不被占用(2)保證空間充足（3）監(jiān)督物品使用（4）防止損失

（5）正確估計(jì)

庫(kù)存概念（1）最大庫(kù)存量，庫(kù)存物品都不應(yīng)該超過這個(gè)數(shù)量（2）最小庫(kù)存量，當(dāng)余額達(dá)到這個(gè)量時(shí)，即采取措施（3）重新訂購(gòu)線，即再訂貨標(biāo)準(zhǔn)

訂購(gòu)數(shù)量以剩余庫(kù)存量為基礎(chǔ)

保管措施（1）房間柜子上鎖（2）各類物品貼好標(biāo)簽（3）新物品置于舊物品之下（4）體積大 分量重的物品放置最下（5）小物品 常用物放在較大物品前面（6）注意通風(fēng) 有良好照明

選擇供應(yīng)商時(shí)考慮：（1）價(jià)格費(fèi)用(2)質(zhì)量交貨（3）服務(wù)和位置（4）安全和可靠性 傳遞方式和內(nèi)容應(yīng)該綜合考慮對(duì)象 效果 時(shí)效 費(fèi)用

如何做好會(huì)議記錄：(1)提前抵達(dá)會(huì)場(chǎng)，安排地方。(2)迅速繪制座位圖(3)提前參閱其他會(huì)議記錄

會(huì)議記錄要求：(1)快速是基本要求(2)紀(jì)實(shí)性是重要特征 具體為真實(shí) 準(zhǔn)確 突出重點(diǎn)

會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)分為報(bào)頭 報(bào)尾 報(bào)核，標(biāo)題要求：簡(jiǎn)明 醒目 準(zhǔn)確 生動(dòng) 形式靈活

簡(jiǎn)報(bào)要求：(1)真實(shí)準(zhǔn)確是其生命(2)短小精悍是其力量所在(3)快是質(zhì)量的體現(xiàn)(4)生動(dòng)活潑

信息分類：按作用分為：(1)與會(huì)者信息(2)指導(dǎo)宣傳信息(3)議題性信息(4)主題內(nèi)容信息(5)記錄結(jié)果性信息(6)程序性信息(7)交流性信息(8)參考性信息(9)管理性信息

按會(huì)議信息保密性劃分：(1)保密性信息(2)內(nèi)部性信息(3)公開性信息

按傳遞方式劃分：(1)講話信息(2)會(huì)議書面信息(3)會(huì)議聲像信息

收集信息要求：齊全 及時(shí) 準(zhǔn)確 有效

確定會(huì)議信息搜集方法：(1)召集開會(huì)(2)提供書面材料(3)個(gè)別約見(4)會(huì)議結(jié)束后及時(shí)搜集(5)個(gè)別催退(6)按清退目錄搜集(7)限時(shí)交退

信息反饋方式：口頭 書面 會(huì)議反饋

會(huì)議值班內(nèi)容：電話記錄 接待記錄 值班日志

會(huì)議值班意義：(1)起著溝通內(nèi)外，協(xié)調(diào)上下的作用(2)保證重大事項(xiàng) 指令 精神的及時(shí)傳達(dá)(3)保證會(huì)議順利進(jìn)行(4)代表了會(huì)議工作質(zhì)量(5)直接影響了會(huì)議主辦方的工作效率

值班工作制度：(1)信息處理制度(2)崗位責(zé)任制度(3)交接班制度

一、擬訂會(huì)議議程、日程

（一）會(huì)議議程和會(huì)議日程的內(nèi)容及作用

1、會(huì)議議程的內(nèi)容

會(huì)議議程是為完成議題而做出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問題的大致安排，會(huì)議主持人要根據(jù)議程主持會(huì)議。會(huì)議議程是會(huì)議具體的概略安排，它通過會(huì)議日程顯示出來。大中型會(huì)議的議程一般安排開幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)作報(bào)告；分組討論；大會(huì)發(fā)言；參觀或其他活動(dòng)；會(huì)議總結(jié)；宣讀決議；閉幕式。

2、會(huì)議日程的內(nèi)容

會(huì)議日程就是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。

3、會(huì)議議程和日程的作用

通過了解會(huì)議議程和日程，與會(huì)者可以更好地了解會(huì)議所要討論的問題，清楚會(huì)議順序計(jì)劃，即獲得有效信息。會(huì)議議程更是一個(gè)溝通的平臺(tái)，一個(gè)高效的市場(chǎng)管理工具。

（二）會(huì)議議程的制定程序

1、明確目標(biāo)和參加者

2、安排各議程事項(xiàng)的時(shí)間

3、確定每一項(xiàng)議程

4、決定會(huì)議討論形式

（三）會(huì)議日程的編制方法

1、制定議程表時(shí)，應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。

2、制定議程表之前還須明確會(huì)議活動(dòng)的人員、日期和時(shí)間、地點(diǎn)、有關(guān)的餐飲安排。

3、宣布議程，然后說明一些有關(guān)此次會(huì)議事務(wù)性的內(nèi)容，之后在安排討論的問題。

4、盡量將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關(guān)列席人員到會(huì)和退席。

5、保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。

二、提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案

（一）會(huì)議地點(diǎn)選擇的要求

1、交通便利。

2、會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符。

3、場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置。

4、場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。

5、選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場(chǎng)所。

6、場(chǎng)地租借的成本必須合理。

（二）會(huì)議場(chǎng)地選擇的工作程序

1、會(huì)議的目的與形態(tài)

2、實(shí)質(zhì)上的需要、與會(huì)者的期望

3、列出選擇會(huì)議場(chǎng)地需求的工作清單，確定會(huì)議場(chǎng)地

4、對(duì)會(huì)議地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn) 考試吧編輯整理

5、簽訂書面合同

（三）實(shí)地考察會(huì)議地點(diǎn)的注意事項(xiàng)1、2、3、4、會(huì)見能作決策的人，有利于以后解決可能出現(xiàn)的問題。

只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀。

不要出于個(gè)人原因再次參觀酒店。

不要帶家屬同行參觀。

5、要考慮是否以一個(gè)普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對(duì)客人的接待情況。

6、要考慮另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現(xiàn)被動(dòng)局面。

三、布置會(huì)場(chǎng)和安排座次

（一）會(huì)場(chǎng)整體布局安排

1、會(huì)場(chǎng)整體布局的要求

（1）莊重、美觀、舒適。

（2）會(huì)場(chǎng)的整體格局要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。

（3）中大型會(huì)議要保證一個(gè)絕對(duì)的中心。

（4）小型會(huì)場(chǎng)要注意集中和方便。

2、會(huì)場(chǎng)整體布局的類型

（1）較大型會(huì)場(chǎng)的座次安排。

（2）中小型會(huì)議的座次安排。

3、會(huì)場(chǎng)整體布局安排的工作程序

（1）確定會(huì)場(chǎng)形式。

（2）合理擺放桌椅。

（3）布置附屬性設(shè)備

(二)主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排

1、主席臺(tái)座次和場(chǎng)內(nèi)座次的要求

主席臺(tái)是與會(huì)人員矚目的地方，也是會(huì)場(chǎng)布置工作的重點(diǎn)。各種大中型會(huì)議均應(yīng)該設(shè)主席臺(tái)。座談會(huì)和日常工作會(huì)議一般不設(shè)主席臺(tái)或主席桌。無論是否設(shè)置主席臺(tái)，都要注意使會(huì)議主持人面向與會(huì)人員，避免同與會(huì)人員背向現(xiàn)象。另外，一般會(huì)議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請(qǐng)上主席臺(tái)，只請(qǐng)講話人和主持人即可。

2、主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排

（1）安排主席臺(tái)的座次。會(huì)議主席臺(tái)就坐者都是主辦方的負(fù)責(zé)人、貴賓或主席團(tuán)成員，安排座位時(shí)應(yīng)注意以下慣例：

1）依職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次。職務(wù)最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。

2）為工作便利起見，會(huì)議主持人有時(shí)需在前排的邊座就座，有時(shí)可按職務(wù)順序就座。

3）主席臺(tái)座次的編排應(yīng)編制成表，先報(bào)主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺(tái)入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

4）在主席臺(tái)的桌上，于每個(gè)座位的左側(cè)放置姓名臺(tái)簽。

（2）安排場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次

1）小型會(huì)場(chǎng)內(nèi)座位的安排。分清上下座，一般離會(huì)場(chǎng)的入口處遠(yuǎn)、離會(huì)議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會(huì)議的主持人或會(huì)議主席的位置應(yīng)置于遠(yuǎn)離入口處、正對(duì)門的位置。

2）中大型會(huì)場(chǎng)內(nèi)座次的安排。常見的安排方法有三種：

①橫排法。是按照參加會(huì)議人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。

②豎排法。是按照各代表團(tuán)或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務(wù)高者排在前，列席成員、職務(wù)低者排在后。

③左后排列法。是按照參加會(huì)議人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，以會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展排列座位的方法。

四、發(fā)布會(huì)議信息

（一）會(huì)議信息的內(nèi)容和類型

1、會(huì)議信息的內(nèi)容

會(huì)議信息的內(nèi)容包括：會(huì)議的報(bào)名時(shí)間、地點(diǎn)、費(fèi)用及方法；會(huì)務(wù)聯(lián)系電話與聯(lián)系人；會(huì)議報(bào)到及會(huì)議議程、日程；與會(huì)者的信息；會(huì)議報(bào)送的交流信息；會(huì)議的記錄和紀(jì)要內(nèi)容；會(huì)議的宣傳報(bào)道內(nèi)容；會(huì)議的決議內(nèi)容。

2、會(huì)議的類型

會(huì)議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個(gè)類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

（二）發(fā)布會(huì)議信息的工作程序

1、傳遞會(huì)議通知信息

2、分發(fā)傳遞會(huì)議文件

3、溝通傳遞會(huì)議有關(guān)情況

（三）注意事項(xiàng)

1、發(fā)布會(huì)議信息前要進(jìn)行報(bào)審

2、要對(duì)媒體進(jìn)行選擇

五、安排會(huì)議食宿

（一）會(huì)議餐飲的常識(shí)和工作程序

1、會(huì)議餐飲的常識(shí)

（1）餐飲安排的原則是讓代表吃好而又不浪費(fèi)。

（2）就餐大體上是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，要適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者。確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)餐方式，照顧南北不同代表的口味。

（3）秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場(chǎng)布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

（4）座位的通知除在請(qǐng)柬上注明外，還可在宴會(huì)上陳列宴會(huì)簡(jiǎn)圖，標(biāo)出全場(chǎng)座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發(fā)給本人。

2、安排會(huì)議餐飲

（1）根據(jù)會(huì)議的經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會(huì)議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。

（2）就餐方式可根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡實(shí)行自助餐制和分餐制。

（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲時(shí)間和地點(diǎn)。

（4）事先設(shè)計(jì)和確定就餐的憑證。

（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要衛(wèi)生、可口、品種多。

（6）事先要準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。

（7）給因開會(huì)或服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。

（8）做好飲水、飲料的供應(yīng)。

3、會(huì)議餐飲的類型和標(biāo)準(zhǔn)

（1）早餐。早餐食物的選擇可以是正規(guī)的復(fù)雜早餐，也可以是自助早餐。

（2）會(huì)場(chǎng)休息期間的茶歇。一般供應(yīng)咖啡、茶或其他飲料。

（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會(huì)議安排。

（4）正式晚餐。晚餐食物的選擇既要考慮到營(yíng)養(yǎng)和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。

（5）招待會(huì)。應(yīng)選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐。

會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達(dá)意愿的行為過程。

（二）會(huì)議住宿的常識(shí)和工作程序

1、會(huì)議住宿的常識(shí)

（1）要提前編制住房方案。

（2）長(zhǎng)者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧。

（3）具體安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會(huì)人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。

（4）有時(shí)還要按地區(qū)集中，統(tǒng)籌安排。

（5）不同標(biāo)準(zhǔn)的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合代表具體情況列出住宿表。

（6）報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2、安排會(huì)議住宿

（1）安排方式的選擇。

（2）預(yù)定會(huì)議住宿的程序。

（3）確定會(huì)議住宿的程序。

3、會(huì)議房間的分配

（1）如果由主辦方支付費(fèi)用，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會(huì)人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近。

（2）年齡較大的與會(huì)者和女性應(yīng)盡量安排到向陽、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。

（3）注意盡量不要把漢族與會(huì)者與有禁忌的少數(shù)民族與會(huì)者安排在同一房間。

（4）可預(yù)先在會(huì)議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標(biāo)明，請(qǐng)與會(huì)者自己選擇預(yù)訂。

（5）預(yù)訂住宿地點(diǎn)的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。

六、邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓

（一）、會(huì)議嘉賓的類型和要求

1、會(huì)議嘉賓的類型

（1）組織方的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和政府官員。

（2）企業(yè)的重要客戶和各種利益相關(guān)方。

（3）社會(huì)名流和電影明星。

（4）對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人。

2、嘉賓邀請(qǐng)的要求

（1）要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認(rèn)能否出場(chǎng)。

（2）要發(fā)出正式邀請(qǐng)函。

（3）要做到有禮貌。

（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系。

（5）對(duì)于難以分辨是否應(yīng)該邀請(qǐng)的人士，最好能采取“寧可邀請(qǐng)，而不排斥”的原則。

（6）嘉賓人數(shù)不宜過多。

（二）邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓的工作程序

（1）在邀請(qǐng)參會(huì)嘉賓方面，要開會(huì)研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請(qǐng)嘉賓的工作就由工作組負(fù)責(zé)組織實(shí)施。

（2）擬寫并發(fā)送嘉賓請(qǐng)柬，要使每一份請(qǐng)柬都制作精美。

（3）要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)其參會(huì)情況。

（4）在會(huì)議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。

七、準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品

（一）會(huì)議資料的類型和準(zhǔn)備

1、會(huì)議資料的類型

（1）來賓資料：會(huì)議手冊(cè)、宣傳材料、會(huì)議管理性材料。

（2）會(huì)議資料：開會(huì)的請(qǐng)示、提交會(huì)議審批的文件、會(huì)上用的文件、會(huì)議宣傳性文件。

（3）溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄。

2、會(huì)議資料的準(zhǔn)備

（1）來賓資料袋內(nèi)容：會(huì)議手冊(cè)、會(huì)議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號(hào)、餐券等。

（2）會(huì)務(wù)資料內(nèi)容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會(huì)議討論分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄。

（3）溝通資料內(nèi)容：會(huì)議參考文件、會(huì)議宣傳文件資料、各種記錄、各種會(huì)議協(xié)議和合同以及相關(guān)資料。

（二）會(huì)議用品的類型和準(zhǔn)備

1、會(huì)議用品的類型

（1）必備用品和設(shè)備是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備。

1）會(huì)議內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、錄音、攝像等設(shè)備以及必要的安全設(shè)施等。

2）常用物資有電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議所需用品和設(shè)備。例如，選舉會(huì)議、談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)經(jīng)常需要的特殊用品和設(shè)備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊(duì)、鮮花等。

2、準(zhǔn)備會(huì)議用品

（1）檢查空調(diào)設(shè)備，必要時(shí)做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會(huì)議前兩小時(shí)預(yù)熱或預(yù)冷。

（2）檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。

（3）檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

（4）如有陌生人或外來人參加會(huì)議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。

（5）在每人座位前擺放紙筆。

（6）多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。

（7）如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準(zhǔn)備好投票箱、計(jì)數(shù)設(shè)備和獎(jiǎng)勵(lì)用品。

（8）會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務(wù)。

（9）如果是電話、廣播會(huì)議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

八、安排會(huì)議禮儀服務(wù)

（一）會(huì)議禮儀的種類

1、會(huì)議的通用禮儀

（1）會(huì)議文書禮儀。

（2）迎送禮儀。

（3）參會(huì)禮儀。

（4）服務(wù)禮儀。

2、主持人的禮儀

3、會(huì)議發(fā)言者禮儀

4、會(huì)議參加者禮儀

（二）安排會(huì)議禮儀服務(wù)的工作程序

1、選擇會(huì)議禮儀服務(wù)人員（1）從組織內(nèi)部員工中選擇。

（2）聘請(qǐng)專業(yè)禮儀公司或禮儀人士承擔(dān)會(huì)議主要的禮儀服務(wù)。

2、分解工作程序

3、培訓(xùn)會(huì)議禮儀服務(wù)人員

（1）對(duì)會(huì)議工作的宗旨和合作精神的培訓(xùn)。

（2）對(duì)會(huì)議禮儀知識(shí)和工作技能的培訓(xùn)。

（3）對(duì)會(huì)議的設(shè)備和用品的使用常識(shí)培訓(xùn)。

4、準(zhǔn)備服裝用具

（1）禮儀服務(wù)人員的服裝應(yīng)統(tǒng)一并且與會(huì)場(chǎng)環(huán)境協(xié)調(diào)。

（2）迎接一般的與會(huì)者不需要獻(xiàn)花。

5、禮儀執(zhí)行

（1）接待禮儀及程序。

（2）引領(lǐng)。

（3）乘車的座次安排。

九、檢查會(huì)議常用視聽設(shè)備是否正常

（一）會(huì)議常用視聽設(shè)備的選用

音響手段與視覺手段可以分開單獨(dú)使用，也可以合在一起使用。

常用的設(shè)備類型有表決系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、發(fā)言討論系統(tǒng)、多媒體投影儀、幻燈機(jī)、投影儀、錄像機(jī)、電視機(jī)、攝像機(jī)、燈光設(shè)備等。

對(duì)于會(huì)議使用的設(shè)備，應(yīng)設(shè)專人操作與維護(hù)。來源于考試吧

（二）檢查會(huì)議常用視聽設(shè)備的工作程序

1、確定工作人員的職責(zé)。

2、預(yù)演和檢查會(huì)場(chǎng)視聽設(shè)備。

一、安排會(huì)議值班

（一）會(huì)議值班工作的內(nèi)容和意義

1、會(huì)議值班工作的內(nèi)容

（1）值班電話記錄。

（2）值班接待記錄。

（3）值班日記。

（4）做好信息傳遞。

2、會(huì)議值班的意義

會(huì)議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會(huì)議的順利進(jìn)行。

（二）安排會(huì)議值班的工作程序

1、制定值班工作制度

（1）信息處理制度。

（2）崗位責(zé)任制度。

（3）交接班制度。

2、明確值班工作任務(wù)

（1）在會(huì)議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。

（2）要加強(qiáng)與會(huì)議無關(guān)人員出入會(huì)場(chǎng)的控制。

（3）手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題及時(shí)與之聯(lián)絡(luò)、請(qǐng)示。

（4）要備有一份設(shè)備維修人員、車隊(duì)調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。

（5）要堅(jiān)守崗位，保證會(huì)議信息的暢通無阻。（6）必要時(shí)，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會(huì)議服務(wù)人員為與會(huì)者做好各項(xiàng)具體的服務(wù)。

（7）做好會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。

（8）必要時(shí)，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

3、編制會(huì)議值班表

會(huì)議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：

（1）會(huì)議值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。

（2）會(huì)議值班人員姓名。

（3）會(huì)議值班的地點(diǎn)，并在會(huì)議須知上注明會(huì)議值班室的房間號(hào)。

（4）會(huì)議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。

（5）用簡(jiǎn)明的文字表明值班的工作內(nèi)容。

（6）表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

二、接待采訪會(huì)議的新聞媒體

（一）相關(guān)知識(shí)

1、接待采訪會(huì)議的新聞媒體的基本原則

（1）報(bào)道的內(nèi)容必須與會(huì)議基本內(nèi)容相吻合。

（2）掌握會(huì)議信息的保密度，做到內(nèi)外有別。

（3）報(bào)道中的重要觀點(diǎn)和提法，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定。

（4）要準(zhǔn)備得全面周到、主動(dòng)積極。

（5）在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則綜合考慮。

（6）在會(huì)議中，秘書要隨時(shí)注意收集外界輿論和新聞媒體對(duì)會(huì)議的反映信息的報(bào)道。

（7）在會(huì)議結(jié)束后，秘書要為召開媒體溝通會(huì)提供必須的信息資料。

2、接待新聞媒體的工作內(nèi)容

（1）由會(huì)議秘書撰寫新聞報(bào)道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，向媒體發(fā)送。

（2）在會(huì)議召開期間，邀請(qǐng)有關(guān)報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)派記者駐會(huì)隨訪，發(fā)表消息。

（3）在會(huì)議結(jié)束時(shí)，召開記者報(bào)告會(huì)，由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會(huì)議情況，并親自回答記者提出的問題。

（二）工作程序

1、媒體人員登記

2、為媒體人員提供簡(jiǎn)單的會(huì)議材料

3、安排拍照和新聞發(fā)布會(huì)等傳統(tǒng)活動(dòng)

4、安排媒體溝通會(huì)

（三）妥善處理新聞媒體的負(fù)面報(bào)道

（1）快速作出反應(yīng)。

（2）聯(lián)合或聘請(qǐng)專業(yè)公關(guān)公司處理危機(jī)。

（3）讓負(fù)責(zé)人出面。

（4）對(duì)未知的事實(shí)不要推測(cè)。

（5）不要隱瞞事實(shí)真相。

（6）為媒體采訪敞開大門。

（7）統(tǒng)一口徑，用同一個(gè)聲音說話。

（8）頻繁溝通。

三、做好會(huì)議的記錄工作和簡(jiǎn)報(bào)工作

（一）做好會(huì)議的記錄工作

1、會(huì)議記錄的內(nèi)容（1）會(huì)議描述。

（2）與會(huì)者姓名。

（3）缺席者請(qǐng)假條。

（4）宣讀上次會(huì)議記錄。

（5）有會(huì)議記錄中產(chǎn)生的問題。

（6）通訊記錄。

（7）一般事務(wù)。

（8）其他事務(wù)。

（9）下次會(huì)議日期。

（10）主席簽名。

2、會(huì)議記錄的要求

（1）速度要求。

（2）真實(shí)性要求。

1）準(zhǔn)確

2）清楚

3）突出重點(diǎn)

（3）資料性要求

3、會(huì)議記錄的工作程序

會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部。

（1）標(biāo)題。一種是會(huì)議名稱+文種。另一種是文種。

（2）正文。首部+主體+結(jié)尾。

（3）尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。

（二）做好會(huì)議的簡(jiǎn)報(bào)工作 來源于考試吧

1、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容

會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)要迅速反映會(huì)議的實(shí)際情況，交流會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)，溝通會(huì)議的信息。要反映出會(huì)議的新情況、新問題、新經(jīng)驗(yàn)、新見解、新趨勢(shì)，更好地對(duì)會(huì)議起到指導(dǎo)和溝通作用。

2、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的要求

（1）真實(shí)準(zhǔn)確。

（2）短小精悍。

（3）快是簡(jiǎn)報(bào)的質(zhì)量體現(xiàn)。

（4）生動(dòng)活潑。

3、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的工作程序

（1）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容。

（2）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的結(jié)構(gòu)。

四、收集信息的分類

（一）會(huì)議信息的分類

1、按照會(huì)議信息的作用劃分

（1）與會(huì)者信息。

（2）會(huì)議指導(dǎo)性、宣傳性信息。

（3）會(huì)議議題性信息。

（4）會(huì)議主題內(nèi)容信息。

（5）記錄性、結(jié)果性文件信息。

（6）會(huì)議的程序性文件信息。

（7）會(huì)議交流性文件信息。（8）會(huì)議參考性信息。

（9）會(huì)議管理性信息。

2、按照會(huì)議信息的保密性劃分

（1）保密性會(huì)議信息。

（2）內(nèi)部性會(huì)議信息。

（3）公開性會(huì)議信息。

3、按照會(huì)議信息傳遞方式劃分

（1）會(huì)議講話信息。

（2）會(huì)議書面信息。

（3）會(huì)議聲像信息。

（二）收集會(huì)議信息的要求

1、齊全。

2、及時(shí)。

3、準(zhǔn)確。

4、有效。

（1）責(zé)任到人。

（2）履行登記。

（3）嚴(yán)格保密。

（4）明確范圍，（5）有針對(duì)性。

（三）收集會(huì)議信息的工作程序

1、確定會(huì)議信息的搜集范圍。

2、選擇會(huì)議信息的搜集渠道。

3、確定搜集會(huì)議信息的方法。

（1）召集開會(huì)。

（2）提供書面材料。

（3）個(gè)別約見。

（4）會(huì)議結(jié)束時(shí)及時(shí)搜集。

（5）個(gè)別催退。

（6）按清退目錄收集。

（7）限時(shí)交退。

五、反饋會(huì)議信息

（一）反饋會(huì)議信息的內(nèi)容和要求

1、反饋會(huì)議信息的內(nèi)容

（1）反饋會(huì)前信息。

（2）反饋會(huì)中信息。

（3）反饋會(huì)后傳達(dá)落實(shí)的情況。

2、反饋會(huì)議信息的要求

（1）會(huì)議的信息反饋要注意店面結(jié)合，正負(fù)反饋結(jié)合。

（2）會(huì)議信息反饋的目的要明確。

（3）充分重視會(huì)議的反饋信息溝通。

（二）反饋會(huì)議信息的工作程序

1、布置會(huì)議信息收集工作。

2、會(huì)議信息的搜集渠道的選擇和建設(shè)。

3、建立定期的會(huì)議信息反饋制度。

4、做好會(huì)議信息的反饋匯報(bào)工作。

5、抓好會(huì)議反饋信息的落實(shí)工作。

會(huì)議分為大型會(huì)議、中型會(huì)議和小型會(huì)議三種。

一般而言,會(huì)議申報(bào)與審批大體有三種形式：口頭申報(bào)、書面申報(bào)、會(huì)議申報(bào)。

秘書部門對(duì)有關(guān)職能部門申報(bào)召開的會(huì)議,要本著精簡(jiǎn)從嚴(yán)的審批原則,嚴(yán)格把好審批關(guān)。要分析會(huì)議是否有必要開,能否合并開,可否用其他方式解決問題等。會(huì)議審批還應(yīng)遵循“一支筆”的原則。

案例一

英豪公司將舉行銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議，研究銷售工作下一季度的目標(biāo)以及人員招聘、銷售二部經(jīng)理人選等問題，在會(huì)上，還將進(jìn)行東部地區(qū)銷售情況的總結(jié)、銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問題的發(fā)言。如果你是秘書，請(qǐng)制定一個(gè)會(huì)議議程表。

英豪公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程表

公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將于5月25日星期一上午九點(diǎn)在公司總部的三樓會(huì)議室舉行。

宣布議程。

說明有關(guān)人員缺席情況。

宣讀并通過上次會(huì)議的記錄。

東部地區(qū)銷售情況總結(jié)。

銷售一部經(jīng)理關(guān)于加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)溝通問題的發(fā)言。

公司銷售人員的招聘和重組。

銷售二部經(jīng)理的人選。

下季度銷售目標(biāo)。

案例二

公司準(zhǔn)備在暑假召開一個(gè)各部門負(fù)責(zé)人的培訓(xùn)會(huì)議，經(jīng)理讓秘書鐘苗選擇一個(gè)會(huì)議地點(diǎn)，鐘苗經(jīng)過仔細(xì)考慮，預(yù)定了位于市郊風(fēng)景區(qū)的一家酒店，價(jià)格相對(duì)便宜，而且風(fēng)景宜人。經(jīng)理及參加培訓(xùn)的人員都很滿意。

點(diǎn)評(píng)：由于該會(huì)議的參加者都是本單位人員，可一起驅(qū)車前往，所以郊外是比較理想的選擇，不但價(jià)位適中，而且位于風(fēng)景區(qū)，可使與會(huì)者身心放松。

案例三

名山公司要召開2003總結(jié)大會(huì)，作為大會(huì)工作人員的王琴主要負(fù)責(zé)會(huì)議文件材料工作。會(huì)前王琴進(jìn)行會(huì)議籌備有關(guān)信息的搜集，為會(huì)議議題的確定及大會(huì)會(huì)議材料的形成做好準(zhǔn)備。大會(huì)的工作報(bào)告非常重要，包括一定時(shí)期的工作總結(jié)、體會(huì)或者經(jīng)驗(yàn)，對(duì)目前情況的分析和下一步工作的思路、要求及具體措施等內(nèi)容。為此，王琴有針對(duì)性地、廣泛搜集一段時(shí)間以來各方面工作的進(jìn)展情況。會(huì)議期間王琴認(rèn)真做好會(huì)議記錄，力求會(huì)議記錄準(zhǔn)確、完整，忠實(shí)發(fā)言人的原意，并進(jìn)行會(huì)議發(fā)言錄音和錄像。為了使會(huì)議信息盡快傳遞給與會(huì)者，她及時(shí)編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、使會(huì)議達(dá)到良好的效果。會(huì)后王琴認(rèn)真編寫會(huì)議紀(jì)要，作為與會(huì)代表貫徹執(zhí)行的依據(jù)，推動(dòng)會(huì)議精神的貫徹落實(shí)，她還搜集齊會(huì)議期間所有文件材料，及時(shí)整理有關(guān)會(huì)議文件，為會(huì)議文件的歸檔打下基礎(chǔ)。王琴大會(huì)期間的表現(xiàn)贏得了大家的一致好評(píng)。

點(diǎn)評(píng)：會(huì)議信息流動(dòng)和處理是否科學(xué)、務(wù)實(shí)、有效，直接影響會(huì)議的質(zhì)量和效率，影響會(huì)議的實(shí)際效果。王琴的會(huì)議信息工作實(shí)際上是確保會(huì)議信息有效流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的的工作。

考試吧編輯整理

案例四

天地公司年底為表示對(duì)客戶的謝意，召開了客戶聯(lián)誼會(huì)，會(huì)后共進(jìn)晚餐。負(fù)責(zé)接待工作的秘書鐘苗根據(jù)上司的指示和宴會(huì)慣例，安排桌次座位。這次宴會(huì)共設(shè)3桌，餐廳正面靠墻為主桌，編1號(hào)，靠入口處為2、3號(hào)桌，擺成三角形，突出主桌。重要客戶在主桌。為方便來賓入席，鐘苗特意做了座位名簽，并擺在桌上。但由于這次聯(lián)誼會(huì)時(shí)間緊，與會(huì)人員名單確定得晚，鐘苗在抄寫時(shí)漏了應(yīng)便在主桌的一位重要客戶，結(jié)果致使該客戶入席時(shí)找不到座位，出現(xiàn)了十分尷尬的場(chǎng)面。

點(diǎn)評(píng)：秘書鐘苗在安排會(huì)議晚宴時(shí)，只注意到桌次的正確安排和名簽的擺放，但忽略了對(duì)人員和名簽的核對(duì)，致使重要嘉賓未能受到應(yīng)有的禮遇，給組織的公關(guān)工作造成了不良的影響。

案例五

某公司要舉辦成立大會(huì)，請(qǐng)了有關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)參加，秘書小李負(fù)責(zé)嘉賓的邀請(qǐng)。她用電話通知各位嘉賓，但有的嘉賓電話沒通，所以沒有找到，事后她把這件事忘掉了，會(huì)前也沒和嘉賓再次確認(rèn)。對(duì)于重要嘉賓發(fā)出了邀請(qǐng)函，但邀請(qǐng)函不是十分美觀，比較簡(jiǎn)陋。結(jié)果開會(huì)那

天，來的嘉賓很少。

點(diǎn)評(píng)：秘書小李的做法有許多不妥之處。邀請(qǐng)嘉賓是一項(xiàng)重要的工作，一定要抓住確認(rèn)環(huán)節(jié)，這樣才不會(huì)使組織很被動(dòng)。另外，要注意邀請(qǐng)的禮節(jié)，在邀請(qǐng)函和請(qǐng)柬這些事情上都要精益

求精，顯示出組織應(yīng)有的尊重和誠(chéng)意。

案例六

某公司舉辦大型服裝新品展銷會(huì)。與會(huì)者是來自各大公司的老總或經(jīng)理。本次活動(dòng)得到了媒體的廣泛關(guān)注。當(dāng)?shù)卣矊?duì)此產(chǎn)生了濃厚的興趣。該公司也向當(dāng)?shù)卣l(fā)出了邀請(qǐng)。由副市長(zhǎng)代表參加。市長(zhǎng)由于有另外一個(gè)活動(dòng)，不能確定。展銷會(huì)即將開始時(shí)，市長(zhǎng)卻來到了。各嘉賓已經(jīng)在臺(tái)上就座。但發(fā)現(xiàn)沒有市長(zhǎng)的名臺(tái)和座位，會(huì)議主辦方十分尷尬。

點(diǎn)評(píng)：該公司應(yīng)實(shí)現(xiàn)考慮好領(lǐng)導(dǎo)的到來可能性。即使不來，也要做好物品的準(zhǔn)備工作。

案例七

海潮公司正在召開新產(chǎn)品質(zhì)量鑒定會(huì)，會(huì)務(wù)秘書黃嘉正在會(huì)務(wù)組值班室值班，這時(shí)進(jìn)來一位西裝革履的先生，聲稱要找一位鑒定專家有事，黃嘉便讓他自己到會(huì)場(chǎng)去找，這時(shí)，一個(gè)工作人員匆匆跑來，告訴她會(huì)議的電源插口有了問題，讓她快找公司的電工師傅，黃嘉說：“今天是周六，我哪知道他在哪?。俊庇谑?，便不再管。過了一會(huì)兒，她看了看表，快下午5：00了，估計(jì)不會(huì)再有什么事，便離開了公司。

點(diǎn)評(píng)：會(huì)議的值班工作是一項(xiàng)重要和嚴(yán)肅的工作，值班人員要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度做好工作，不能脫崗，不能推諉責(zé)任。在值班時(shí)，手邊要有相關(guān)人員的通訊錄。

案例八

在公司召開新聞發(fā)布會(huì)期間，秘書鐘苗與媒體進(jìn)行了良好的溝通。她在會(huì)前為記者安排了一個(gè)介紹會(huì)，準(zhǔn)備了詳盡的會(huì)議材料，專門辟出場(chǎng)地以供攝影攝像，并且給了記者充分的提問時(shí)間。發(fā)布會(huì)很成功，媒體的報(bào)道內(nèi)容翔實(shí)，很有說服力，在社會(huì)上引起了較大的反響。

點(diǎn)評(píng)：會(huì)議期間一定要注意接待好新聞媒體，讓記者能夠有充分的機(jī)會(huì)與時(shí)間了解相關(guān)信息，為記者的報(bào)道提供了方便。

案例九 華夏企業(yè)協(xié)會(huì)舉辦了“華夏公司融資操作研討會(huì)”，此次會(huì)議邀請(qǐng)了國(guó)內(nèi)一批頂尖的經(jīng)濟(jì)學(xué)家、管理學(xué)家到場(chǎng)發(fā)表演說，各大媒體聞風(fēng)而動(dòng)，齊聚會(huì)場(chǎng)。秘書鄧林負(fù)責(zé)會(huì)議的信息宣傳工作。她因事先對(duì)情況估計(jì)不足，當(dāng)許多記者向她索要新聞稿、宣傳資料、專家講座大綱時(shí)，無法滿足對(duì)方的要求，協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)向她詢問各大媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道情況時(shí)，她也沒有做好簡(jiǎn)報(bào)收集、留齊各種資料，無法為領(lǐng)導(dǎo)提供適用的信息。點(diǎn)評(píng)：作為會(huì)議期間負(fù)責(zé)信息工作的秘書，應(yīng)該為記者準(zhǔn)備好新聞稿、宣傳資料、專家講座大綱等材料。在會(huì)議期間，還要及時(shí)做好簡(jiǎn)報(bào)收集，留齊各種資料，為領(lǐng)導(dǎo)提供適用的信息。

案例十

風(fēng)雷公司在2002年末召開了改革企業(yè)管理制度新春座談會(huì)，會(huì)上各個(gè)部門的職工代表就如何改革現(xiàn)有的企業(yè)管理制度紛紛獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，公司總經(jīng)理在做會(huì)議總結(jié)之前，讓秘書許茹收集會(huì)議各方面的信息，許茹從簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄和群眾來信中搜集了一些資料，但總經(jīng)理卻認(rèn)為她沒有能夠提供一些反饋信息，希望她能改進(jìn)這方面的工作。

點(diǎn)評(píng)：許秘書在掌握會(huì)議反饋信息搜集途徑方面不夠全面，因此所收集的信息量不夠。許茹應(yīng)擴(kuò)大自己收集信息的渠道，掌握更多的收集方法。

案例十一

某公司日常管理比較混亂，秘書沒有將公司會(huì)議記錄立卷歸檔，經(jīng)常發(fā)生找不到會(huì)議文件資料的事情。一次，公司與合作方經(jīng)過幾次協(xié)商，雙方簽署了一個(gè)項(xiàng)目的合作意向。不久，雙方約定再次商談并簽訂正式文本。然而，當(dāng)需要簽署意向書時(shí)，秘書在自己所保存的文件中無論如何也找不到了。當(dāng)合作方聽說此事后，中止了與該公司的合作。

點(diǎn)評(píng)：秘書在收齊會(huì)議文件后，應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議相關(guān)文件，加工、修改與會(huì)人員的討論稿，根據(jù)需要形成決議紀(jì)要或會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議文件資料的立卷歸檔原則上是一會(huì)一卷，便于日后

查找、利用。

案例十二

開具發(fā)票時(shí)有出入怎么辦？

公司員工小張去某城市參加全國(guó)電子產(chǎn)品交流會(huì)，會(huì)期一周。按照會(huì)議通知，他交了1600元的會(huì)務(wù)費(fèi)，組織方開具了發(fā)票。小張回來報(bào)銷時(shí)，財(cái)務(wù)處說發(fā)票無效不予報(bào)銷，原因是發(fā)票上缺少財(cái)務(wù)章。小張馬上與會(huì)務(wù)組織聯(lián)系，幾經(jīng)周折才聯(lián)系上，對(duì)方稱他們的發(fā)票是正式的，不可能沒有財(cái)務(wù)章。讓小張將發(fā)票寄給他們，如果確實(shí)有問題愿意承擔(dān)責(zé)任?？荚嚢删?/p>

輯整理 點(diǎn)評(píng)：發(fā)票是報(bào)銷的憑證。發(fā)票開具應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)限和順序，逐欄、全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋單位財(cái)務(wù)印章和發(fā)票專用章。不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證，任

何單位和個(gè)人有權(quán)拒收。

案例十三

會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦。一段時(shí)間以來，某公司的一些會(huì)議決定遲遲得不到落實(shí)，有的部門因?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)處理問題持有異議，故意將會(huì)議決定拖延。這使領(lǐng)導(dǎo)非常撓頭。為解決此種被動(dòng)狀況，秘書協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)層層開會(huì)，首先對(duì)一些問題加以澄清，統(tǒng)一了認(rèn)識(shí)，從而疏通了信息決辦

環(huán)節(jié)。

點(diǎn)評(píng)：傳達(dá)落實(shí)會(huì)議精神是秘書的重要職責(zé)之一。會(huì)后的檢查催辦是會(huì)后工作中不可缺少的重要內(nèi)容?？梢远卮贂?huì)議精神落到實(shí)處。如果落實(shí)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)疏通。