第一篇：秘書(shū)怎樣進(jìn)行自我調(diào)空(四)

有時(shí)候工作一忙，秘書(shū)往往容易把老板交代的事情忘了。此時(shí)，除了規(guī)規(guī)矩矩地向上司道歉之外，別無(wú)選擇。如果因?yàn)橐粫r(shí)提不起勇氣認(rèn)錯(cuò)而置之不理，反而會(huì)使事情更加惡化。道歉也是有學(xué)問(wèn)的。如果道歉時(shí)臉上掛著虛假的笑容，或者強(qiáng)詞奪理地尋找各種借口和理由，也會(huì)使對(duì)方更加惱火，不如干脆以真誠(chéng)的態(tài)度，坦白這是因?yàn)樽约阂粫r(shí)不慎而犯下的過(guò)錯(cuò)。但是這種情況只許一次，下不為例。如果三番兩次地重蹈覆轍，那么不管你如何賠禮道歉，都挽回不了上司對(duì)你的評(píng)價(jià)。每個(gè)人的辦事效率各有不同，有的人喜歡以平均的速度按部就班進(jìn)行，有的人卻老是拖到有了燃眉之急時(shí)才快馬加鞭地一氣呵成。當(dāng)然，就一般情形來(lái)說(shuō)，只要能在期限前完成工作，便不至于造成太大的困擾。問(wèn)題是有些人作風(fēng)怪異，明明早已經(jīng)把事情辦好了，卻把它們壓在抽屜里，非得等到有人催促他們才把東西交出來(lái)。其實(shí)這是非常不好的作風(fēng)。早一天把工作做好，就早一天交上，不要因?yàn)橄胝仪彘e就故意積壓，給人以不夠爽快的感覺(jué)。對(duì)于秘書(shū)，這種作風(fēng)更不可取。作為一名秘書(shū)，把上司交代的事情辦好就是本分，但隨著工作時(shí)間的增加，工作往往越來(lái)越多，責(zé)任也越來(lái)越大，可能加班也完不成當(dāng)天工作，怎樣才能使工作順利進(jìn)行呢？很簡(jiǎn)單，從一開(kāi)始就做好計(jì)劃的調(diào)配，有條不紊地安排一切，以便循序漸進(jìn)地完成工作，以下是要點(diǎn)：

1、掌握工作的整體情況：忽略這一點(diǎn)將使工作輕重不分，效率低下。

2、善于借助他人力量：這里的人，包括后輩、資深同事和上司等，一切可以幫助你的人都在內(nèi)。為了順利借助他人的力量，秘書(shū)在平時(shí)工作中一定要注意廣結(jié)好人緣，建立良好的人際關(guān)系。

3、了解自己的實(shí)力：知道自己的能力極限，才有可能有效地建立工作進(jìn)度表。

4、盡快完成他人的委托：無(wú)庸置疑，這是表現(xiàn)你責(zé)任感的最好途徑。

第二篇：秘書(shū)怎樣進(jìn)行自我調(diào)空（三）

任何工作都是從接受指示展開(kāi)第一步的，如果連這個(gè)階段都處理不好，就不能期望有良好的工作表現(xiàn)。這就要求秘書(shū)聆聽(tīng)上司指示工作的時(shí)候，有幾點(diǎn)必須注意：

1、表現(xiàn)士氣高昂的態(tài)度。在接受一項(xiàng)任務(wù)的時(shí)候抱著可有可無(wú)的態(tài)度，往往會(huì)使這個(gè)過(guò)程流于公式化。相反地，如果能表現(xiàn)出積極熱情的反應(yīng)，相信上司講解起來(lái)也會(huì)格外賣力。

2、自始至終專心聆聽(tīng)。不要中途打斷或者搶先回答上司的說(shuō)明，即使心中有任何疑問(wèn)，也必須等他全部說(shuō)完后再提出。

3、不明白的地方必須問(wèn)清楚。有些事情上司以為你已經(jīng)知道而省略不提，結(jié)果問(wèn)題往往就出現(xiàn)在那里。因此，如果發(fā)現(xiàn)任何不明白的疑點(diǎn)，都應(yīng)該鼓起勇氣問(wèn)到清楚為止。

4、確認(rèn)內(nèi)容。囫圇地接受命令或者指示是冒險(xiǎn)的行為，有時(shí)候甚至等到完成后提出報(bào)告時(shí)才發(fā)現(xiàn)自己徹頭徹尾完全搞錯(cuò)。所以無(wú)論如何必須養(yǎng)成習(xí)慣，在上司說(shuō)完后確認(rèn)其內(nèi)容與各項(xiàng)重點(diǎn)。上司交代下來(lái)的事情，無(wú)論是什么差事，都應(yīng)該欣然接受。即使你內(nèi)心認(rèn)為負(fù)荷過(guò)重，或者根本不這個(gè)任務(wù)，也不可以說(shuō)出“辦不到”這樣的字眼。因?yàn)樯纤就ǔＪ墙?jīng)過(guò)觀察你的能力之后，認(rèn)為你足以勝任，才會(huì)放心地將工作交給你，也才讓你做他的秘書(shū)。如果貿(mào)然表示自己無(wú)法辦到，那么也會(huì)使上司覺(jué)得他選錯(cuò)了人。因此，無(wú)論如何，拿出勇氣，抱著決心一試的意志向工作挑戰(zhàn)，即使最后真的無(wú)法完成，但上司知道你已經(jīng)盡力了，也會(huì)對(duì)你另眼相看。但是有一點(diǎn)必須留意，如果限期內(nèi)不能順利達(dá)成工作目標(biāo)，應(yīng)該盡早向上司匯報(bào)，謀求補(bǔ)救的對(duì)策。

第三篇：秘書(shū)怎樣進(jìn)行自我調(diào)控(一)

秘書(shū)工作需要持續(xù)地集中注意力，因而要采取一些措施控制周圍的噪音，改善辦公室的環(huán)境以減少精神分散。要根據(jù)工作流程和文件周轉(zhuǎn)程序，對(duì)檔案柜和辦公臺(tái)子的位置進(jìn)行妥善安排。秘書(shū)的工作臺(tái)上要把最為常用的設(shè)備如電話和日用品放在手頭最近便的地方。辦公室的照明應(yīng)當(dāng)均勻地分布，避開(kāi)強(qiáng)烈的陽(yáng)光和陰影，但是光度要足夠照亮整個(gè)辦公臺(tái)。有95％以上的秘書(shū)都常常為臺(tái)子上堆滿東西而苦惱，這里介紹一個(gè)保持臺(tái)子干凈整齊的有效辦法。

1、除了你手頭事情以外，把臺(tái)子上所有其他文件清理掉。手頭那件事應(yīng)當(dāng)是你目前先要解決的一件事。

2、2、所有其他文件都必須放在文件夾里或者抽屜里，而且應(yīng)當(dāng)放在一個(gè)好找的地方。

3、其他文件不要放到你正在進(jìn)行的工作中去；也不要做其他很有吸引力的工作。

4、一件工作轉(zhuǎn)手后，再調(diào)查一下你的工作安排次序，然后開(kāi)始做下一件最為重要的事情。

5、早晨你上班前，當(dāng)天首先要做的那件事所需要的資料都要放在工作臺(tái)上。

6、經(jīng)常查看你的工作臺(tái)，保持工作臺(tái)整潔。有個(gè)調(diào)查報(bào)告說(shuō)，一位經(jīng)理每天平均要花三個(gè)小時(shí)閱看和答復(fù)信件。調(diào)查表明，大約有82％的經(jīng)理說(shuō)，他們沒(méi)有時(shí)間去翻閱同他們專業(yè)有關(guān)的書(shū)報(bào)雜志，可是要跟上專業(yè)領(lǐng)域里的發(fā)展形勢(shì)，對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，這不能算是一個(gè)次要的事情。為了盡快閱讀這些資料，采取分派閱讀任務(wù)的辦法比較有效。這種做法的好處包括：

1、保證這些資料馬上在有關(guān)人員之間傳閱。

2、使你的同事及時(shí)知道最新發(fā)展的情況。

3、看過(guò)資料的人要圈出最重要的章節(jié)和注明它們?cè)趹?yīng)用上的可能性。

4、你可以知道什么資料對(duì)你的同事最重要。

5、你可以不再為閱讀資料而苦惱，因?yàn)槿蝿?wù)已經(jīng)分配，最重要的資料可以保證有人看過(guò)。隨便把文件攤開(kāi)在桌上就離開(kāi)的秘書(shū)，以及看到客人來(lái)時(shí)慌忙把文件收起來(lái)的秘書(shū)都不是謹(jǐn)慎的秘書(shū)。一個(gè)謹(jǐn)慎的秘書(shū)應(yīng)該做到：

1、離開(kāi)座位之前，把放在桌子上的文件收拾好，或者放在抽屜里。

2、必須能在一方面注意周圍的動(dòng)靜，一方面也能安心地辦事。如果只注意埋頭做自己的事，對(duì)周圍的動(dòng)靜一點(diǎn)都不關(guān)心，絕對(duì)不是一個(gè)好秘書(shū)。等到客人站在自己面前開(kāi)口問(wèn)，才知道有人來(lái)，慌亂中收起文件的做法會(huì)讓所有人都很不自然。

第四篇：秘書(shū)怎樣進(jìn)行自我調(diào)控（二）

相信大家都聽(tīng)過(guò)一句話：看一個(gè)人閱覽的報(bào)紙和書(shū)刊，便知道他是怎樣一個(gè)人。有些人不喜歡別人去他的書(shū)房，知道他都收藏、閱讀那些書(shū)籍，惟恐因此而暴露了他的內(nèi)心世界或者思想傾向。對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，在辦公室放置什么書(shū)刊可是一門學(xué)問(wèn)，它們可以成為他的“工具”，在別人心目中造成一種印象或者錯(cuò)覺(jué)，所以不能掉以輕心。

1、禁忌：如果您是一個(gè)男秘書(shū)的話，即使閣下是一位風(fēng)流人物，也切不可在辦公室內(nèi)放置像《花花公子》一類的裸女雜志。一般人對(duì)色迷迷的人都不會(huì)產(chǎn)生什么好感。假若進(jìn)入辦公室的是一位女士，反感自然更大。對(duì)您的印象也會(huì)大打折扣。這些雜志只適合放在家里，而不是帶到工作的地方。如果您是一個(gè)女士，也不要在桌子上放許多花花綠綠的時(shí)裝、化妝等方面的書(shū)籍和雜志，這些東西可能會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)覺(jué)得您總會(huì)時(shí)不時(shí)翻一下它們，不專心工作，不注重職業(yè)素質(zhì)的提升。雖然只是可能，不如換成那些業(yè)務(wù)類的書(shū)籍、雜志來(lái)得更安全。

2、哪些雜志、報(bào)紙、書(shū)籍最為合適，也可“裝門面”：如果您英文非常好的話，大可在案頭放一些金融類的報(bào)紙或者《華爾街時(shí)報(bào)》，表示您是一個(gè)很關(guān)心經(jīng)濟(jì)、金融的行政人員。至于雜志和書(shū)籍，以此類推吧。由于格調(diào)高，水準(zhǔn)高，如果注意到這些，您的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)對(duì)你另眼相看的。同時(shí)，相信主管們也不會(huì)反對(duì)把書(shū)籍作為道具用，因?yàn)檫@畢竟也代表著公司工作人員的層次和水平，所以，選什么書(shū)放在桌子上一定要花些心思。

第五篇：秘書(shū)自我調(diào)空（六）-克服怯懦和失意

克服怯懦不是沒(méi)有方法，試著按照下面的方法做一下：

1、徑直迎著要找的人走上去，好象他欠了你的錢；

2、訓(xùn)練自己盯住別人的鼻梁，讓人感到你在正視他的眼睛；

3、開(kāi)口時(shí)候聲音洪亮，結(jié)束時(shí)也強(qiáng)有力。如果開(kāi)口軟弱，那么閉嘴的時(shí)候也就軟弱；

4、學(xué)會(huì)適度、適時(shí)地保持沉默，迫使對(duì)方講話；

5、會(huì)見(jiàn)陌生人之前，先列出一個(gè)話題單子；

6、熟記演講的開(kāi)頭和結(jié)尾，這樣有助于你自始至終口若懸河；

7、想方法接觸大人物，和比自己年紀(jì)大、比自己強(qiáng)的人交往，這樣，你不但會(huì)學(xué)到知識(shí)，同時(shí)還可以觀察強(qiáng)者的弱點(diǎn)和缺點(diǎn)，從而增強(qiáng)自信心；

8、不斷給自己出難題，不斷實(shí)踐克服怯懦的方法。做上述訓(xùn)練的前提是精通本職工作，有能力才會(huì)有信心，也才會(huì)實(shí)現(xiàn)個(gè)人的價(jià)值。有人指出，失意類型的人有三種：

1、自負(fù)型：這類人優(yōu)越感強(qiáng)，期望很高，總想出人頭地，達(dá)不到目的就會(huì)怨天尤人。這種人需要自知的是，他們的愿望是不現(xiàn)實(shí)和自私的。

2、自卑型：這些人初踏上人生旅程就遭遇到嚴(yán)重挫折，結(jié)果導(dǎo)致他們用凡事往壞處想的方式來(lái)對(duì)抗更大的挫折。比如，有些人總是想象著人世間充滿著險(xiǎn)惡和冷酷，斷定他生活的道路上有著重重阻礙等等。假若用這種方式來(lái)治療生活創(chuàng)傷，只會(huì)陷入永遠(yuǎn)無(wú)法解脫的煩惱之中，因?yàn)樗偸巧钤诨脺绾屠溲叟杂^的人生狀態(tài)里。

3、默從型：這類人過(guò)分注重輿論，總是想處處討人喜歡，無(wú)論干什么事情都要先考慮再三‘我怎么做才能使別人說(shuō)我好呢’，而事情往往適得其反，他越是注重別人對(duì)他的期望，就越是處處碰壁，因?yàn)樗冀K無(wú)法滿足每個(gè)人的要求。預(yù)防失意和減輕憂慮的關(guān)鍵是應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到，并非所有的愿望都能實(shí)現(xiàn)。應(yīng)該量力而為。在期待中要加入更多的估計(jì)，減少愿望的成分。而要從極度失意中恢復(fù)過(guò)來(lái)，就要承認(rèn)自己的痛苦和感傷，不要隱瞞。唯一要記住的事是：失意是選擇人生道路的機(jī)會(huì)