第一篇：淺談辦公室管理策略(辦公室心得)

淺談辦公室管理策略

辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務等紛

繁復雜的工作，是協(xié)調(diào)機關各部門、連接領導和基層的樞紐，是機關的參謀中心、信息中心、服務中心、運轉中心和指揮中心，具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務、把關、督辦等六大職能。從近一年辦公室管理中，我個人認為，辦公室要想真正成為機關的中心樞紐和典范，必須按照“133”工作思路，扮好四種角色，做好三大重點工作，強化三項建設，必將為早日實現(xiàn)效能機關、節(jié)約機關、勤政機關形象履好職、帶好頭，促進各部門工作聯(lián)系更加緊密，工作落實更加有力，工作成效更加突出。

一、把握方向，自加壓力，認真落實“133”工作任務

思路決定出路，辦公室工作決不能盲目侍從、見子打子，要賦

予更多的細心、安心與責任心，尤其是作為主任的助手，更要“擺正位置，當好配角；胸懷全局，當好參謀；真抓實干，團結帶領辦公室一班人“圍繞一個中心（黨委政府的中心工作）、切實做到三個加強（加強辦公室內(nèi)部精細化管理、加強與機關各部門團結協(xié)作、加強區(qū)域交流）、全面做好三大業(yè)務（黨務、政務和綜合業(yè)務）”為主要內(nèi)容的“133”工作思路，力爭實現(xiàn)辦文零毛病、辦會零失誤、辦事零差錯的工作目標，全力營造機關干部協(xié)同干事、和諧干事、高效干事的良好氛圍和環(huán)境，有效的推進了辦公室運轉的制度化、規(guī)范化和高效化。

二、找準位置，沉下身來，扮好“四種角色”

（一）當好話筒傳信息。為確保上情下達、下情上達信息流通

準確、及時，我認為，在認真落實部門工作協(xié)調(diào)例會的前提下，辦公室必須專設一名信息員，專門負責采集、篩選、加工、分類信息工作，為領導提供第一手及時、準確、全面、真實反映社情民意的重要信息，為領導決策提供基礎。同時，辦公室人員人人都要擔當信息員，分別對口聯(lián)系領導和各部門，形成沒周一收集、每月一整理的信息匯編制度，確保全鎮(zhèn)信息縱橫暢通，促進宣傳工作上臺階。

（二）當好“助理”抓調(diào)研。辦公室要為領導決策提供服務，當好參謀助手，這就要求我們把調(diào)研工作作為一個重要任務來抓。對此，辦公室一定要對全鎮(zhèn)工作重點、領導關注的焦點和群眾反映的熱點問題，主動出擊，提前介入，分階段、有步驟地開展專題調(diào)研活動。并有針對性地把調(diào)研任務分派到分管領導、部門手中，加強協(xié)作、注重落實，確保調(diào)研出成果，推動工作。

（三）當好“欽差”抓督查。為杜絕工作布置得多、落實得少，辦公室一定要有不怕得罪人的思想，堅持原則、注重方法，對黨委政府作出的重要決定、部署進行不定期重點督查，嚴格執(zhí)行通報制度，確保政令暢通；對領導批辦的文件和安排的重要工作，建議建立專門登記制度，指定辦公室人員專門跟蹤，及時提醒，做到事事有交代，件件有著落，事事有回音。同時，加大工作目標管理考核力度，硬實要拿出一筆可觀的專項考核資金，落實重獎重罰工作制度，功過分明、獎罰分明，進一步提高干部干事創(chuàng)業(yè)激情，增強干部合力，確保工作顯真效。

（四）當好“管家”抓后勤。建議一是要理順采購制度，盡量

減少政務成本；二是要加強機關電話、網(wǎng)絡系統(tǒng)、用電情況等的監(jiān)

控、數(shù)據(jù)分析、分項管理等，努力打造節(jié)約型機關；三是要加強小車管理，認真落實派車單制度，抓好車輛的維修養(yǎng)護和安全運行，盡早使用網(wǎng)絡“車管家”，加強公車監(jiān)管，在保證公務用車的前提下減少費用開支。四是要加強安全保衛(wèi)、衛(wèi)生保潔、辦公用品發(fā)放等工作，使機關日常管理有條不紊。

三、重點突出，強化三種意識，做好“三大重點”工作

（一）強化精品意識，辦好重點文。所謂“精品意識”就是要業(yè)務精、工作熟、能力強，人人都要會干事，而且是要干成事、干好事，在平凡的崗位上扎實工作出成效，創(chuàng)新工作出精品。尤其是在辦文方面，需要辦公室工作人員把好三關。一是要抓好文稿起草工作，嚴把政策關，克服文稿“硬傷”，認真審核公文的體例、格式，準確、全面地體現(xiàn)發(fā)文意圖；二是嚴把文字關，避免文稿“軟傷”，綜合文稿要思路清、高度夠、表達準、特點明，力爭上報材料差錯率為零；三是嚴把程序關，嚴格按收文、發(fā)文程序確保公文運行規(guī)范有序、高效，避免文件“誤傷”。同時加強檔案工作日?；芾?，杜絕文件亂、差、丟等現(xiàn)象，要為歷史負責。

（二）強化精細意識，辦好重點會。按照精細化管理規(guī)范化安

排、點對點負責、的要求，推行“ABC”角環(huán)環(huán)協(xié)作工作制，堅持“少說話、多干事，少推卸、多擔待，少出錯、多細心”的原則，確保每一項工作做到有人負責、有人落實、有人監(jiān)督。特別是對各類綜合性會議，從議題確定、材料準備、會議紀律和督查落實等重要環(huán)節(jié)，在統(tǒng)籌安排中做到有具體的服務細則，該加班就加班，做到會前部署周密細致，會中服務萬無一失，會后工作注重落實。

（三）強化精干意識，辦好重點事。干事創(chuàng)業(yè)關鍵是干，核心

是干精、干好，我個人認為，黨政辦要做就要做全機關干事的典范，這樣才能達到有令必行。干事者必先勞其脛骨、餓其體膚，要有能吃苦、吃得了苦的敬業(yè)精神；要有坐得、等得、干得的毅力；要學會苦干、實干加巧干的方法，勤學好思、博學多長，練就一身過硬的本領，能圍繞黨委政府中心工作，超負荷完辦好重點事，完成各種急難險重任務，為領導分憂，為部門搭橋，為地區(qū)謀發(fā)展。

三、建章立制，高效運轉，強化“三項建設”

為保證辦公室工作高效規(guī)范運轉，不斷提高干部的綜合素質和

辦公室建設水平，我個人建議要大力推進程序建設、責任建設和制度建設。

（一）強化程序建設。把辦公室工作按照工作流程鏈條式推進，做到辦會流程清晰化。從會議方案準備到會議精神落實全過程的每個環(huán)節(jié)，編制成一張流程圖，確保每個環(huán)節(jié)有專人負責，責任落實；做到辦文流程制度化。明確辦文的各個環(huán)節(jié)、責任領導、責任處室，確保辦文及時高效；做到辦事流程規(guī)范化。對調(diào)查研究、督查督辦、領導交辦事項、政務接待、政務值班等日常工作，建立一套規(guī)章制度，使每一項工作不斷檔、不脫節(jié)、無死角、無盲區(qū)。

（二）強化責任建設。一是硬化崗位責任制。進一步完善辦公

室崗位職責，建立健全機關各項工作制度，做到工作有章可循，各司其職、各負其責、團結協(xié)作。二是落實雙線責任制。對重要接待、大型會議或活動，建立分管領導、分管部門為定點定事牽頭負責人、辦公室聯(lián)系人員協(xié)作負責的雙線責任制，確保每項重點工作有人做、有人查，責任到人，落實到位。三是責任獎懲倒插制。對工作中表

現(xiàn)優(yōu)異或在工作上出現(xiàn)重大差錯的同志，制定責任獎懲倒插制，該獎則獎、該罰則罰，一竿子插到底，減少工作失誤，提高工作質量和效率。

（三）強化制度建設。首先有合理分工，根據(jù)辦公室每位同志的特長與優(yōu)勢，將辦公室分成文秘、綜合、信息、后勤等各個崗位，制定相應的工作職責，落實任務，各司其職，各盡其責。其次有目標計劃，做到年有工作要點、季有工作安排、月有情況通報。同時，辦公室負責人要加強督查，建立監(jiān)督機制，提高辦事效率，進一步增強辦事合力。再次有考核激勵，按照人員責任分工情況，將個人德、能、勤、績進行量化考核，制定激勵措施，進一步提高辦公室人員的綜合協(xié)調(diào)能力、服務能力、調(diào)研能力、督查落實能力等，整體推進辦公室工作向規(guī)范化、制度化高效運轉，促進全機關日常工作管理上臺階。

第二篇：辦公室6S管理心得

辦公室6S管理心得

素養(yǎng)建立習慣與意識，從根本上提升人員的素養(yǎng)通過宣傳、培訓、激勵等方法，將外在的管理要求轉化為員工自身的習慣、意識，使上述各項活動成為發(fā)自內(nèi)心的自覺行動

工作現(xiàn)場管理的基本目標

5s/6s的精要之處，在于它總結出了工作現(xiàn)場（包括物品、環(huán)境、場所等）管理的要點，并融會了工作與生活的哲學。如果離開了工作現(xiàn)場管理這個主題，就不容易體會到這幾個要素的精練性、可操作性以及完整性，離開了對其背后的哲學或觀念的認同，就不容易理解其重要性。

管理良好的工作場所，其狀態(tài)具備“門類清楚、區(qū)隔整齊、標識分明，潔凈安全”這樣一些基本特征，它們也就是工作現(xiàn)場管理的基本目標。如表二所列出的6s前四項要素，正是達到和保持這上述基本目標的操作性要點。

要素關系與分析

清理、整頓、清掃、安全，是6s中關于現(xiàn)場狀況改進提升的四項基本行動?！扒謇怼笔歉倪M工作現(xiàn)場的源頭或開始，在進行清理時，還可參照以下更具體、更具操作性的分類管理方法：將物品區(qū)分為“常用，偶爾使用，不使用三類”，然后將1.常用物品安置在現(xiàn)場；2.偶爾使用物品放在固定的儲存處；3.不使用的物品清除或處理掉。

“整頓”是銜接在清理之后的，在將不需要的東西移開后，對現(xiàn)場進行整理整頓，包括重新規(guī)劃與安排，是十分自然的。

“清掃”最好在整頓之后進行，這三項工作是關聯(lián)的，有次序的。“安全”這一要素，是對原有5s的一個補充。以“工作現(xiàn)場管理要點”這個主題去理解，增加“安全”這個要點是很可取的。安全不僅僅是意識，它需要當作一件大事獨立、系統(tǒng)地進行，并不斷維護，安全工作常常因為細小的疏忽而釀成大錯，光強調(diào)意識是不夠的。因此，筆者其位置提升到“規(guī)范”之前，成為一個行動要素，而在后面的“規(guī)范”、“素養(yǎng)”當中自然也應當包括安全方面的規(guī)范與意識，這樣才真正將“安全”要素融入了原有的5s體系。相比流行的6s提法，有時僅強調(diào)“安全意識”，與“素養(yǎng)”并列，并沒有真正與5s的行動體系與哲學融合。

“規(guī)范”是上述基本行動之外的管理活動。對于大多數(shù)管理不善的工作場所，上述的工作通常得不到完整、系統(tǒng)的重視，或偶爾為之，不能堅持。在開始強調(diào)和實施6s時，造一些聲勢，搞些運動，讓大家都動起來，重視起來，只要實施得力，總是能在短期內(nèi)迅速改變工作現(xiàn)場的面貌。然而，運動的缺點就是來得快，去得也快，工作現(xiàn)場的良好狀態(tài)是需要時刻保持的，從管理方法的角度說，要想保持好的做法長期貫徹，就應當將有關的方法和要求總結出來，形成規(guī)范與制度。所以，6s中的“規(guī)范”就是要將運動轉化為常規(guī)行動，需要將好的方法、要求總結出來，形成管理制度，長期貫徹實施，并不斷檢查改進。一些流行中文提法，將這個要素稱為“清潔”，而在含義解釋上，加上許多字面上概括不到的內(nèi)容，這在中文表達上，實在顯得很牽強，這與詞匯翻譯方式有關。綜合各種5s資料，尤其是近些年的總結，“規(guī)范”是一個比較恰當?shù)?、廣泛采用的概括。

“素養(yǎng)”，是6s中最獨特的一項要素，也是其精華之處。前5項要素，都是十分鮮明的“行動要素”，其中一到四項是現(xiàn)場改善的行動，第五項將現(xiàn)場改善上升到系統(tǒng)的、制度的層面，而第六項，進一步上升到人的意識這個根本。對于人，制度是外在的、強制性的。更徹底的保障，是將外在的要求轉化為員工主動的，發(fā)自內(nèi)心的行動。也就是變規(guī)定、要求為人的意識、習慣，素養(yǎng)一旦養(yǎng)成，將潛移默化地、長期地影響人們的工作生活質量。素養(yǎng)是建立在人的意識之中的，提高素養(yǎng)需要進行培訓、宣傳，并有效地運用獎罰、激勵等輔助手段。

第三篇：辦公室工作管理心得

辦公室是一個單位或企業(yè)的樞紐，起著承上啟下、綜合協(xié)調(diào)、參謀助手、督促檢查和服務保障大家工作安全的作用。內(nèi)勤則是辦公室的內(nèi)部勤務人員，負責辦公室內(nèi)部事務管理、文書處理、報表填寫、文件起草等日常工作，是辦公室工作的直接組織者和承擔者。結合以前的工作經(jīng)歷，談一些我對辦公室內(nèi)勤工作的粗淺認識。

一、干好辦公室內(nèi)勤工作要處理好“四種矛盾”。

一是處理好大局和小局的矛盾。辦公室作為一個綜合部門，其性質主要體現(xiàn)在服務性上，內(nèi)勤人員主要是為領導和基層服務。首先是為領導服務。因此，“一切服從大局，一切服務大局”就是內(nèi)勤工作的出發(fā)點和落腳點，當小局工作與大局工作發(fā)生矛盾的時候，自覺地做到小局服從大局、局部服從整體。同時盡力做好小局工作，因為小局工作是做好大局的基礎和前提。

二是處理好主動和被動的矛盾。辦公室工作的服務性職能決定了工作的被動性，但要做好辦公室工作，又必須發(fā)揮內(nèi)勤人員的主動性，善于在被動中求主動，變被動為主動。對一些常規(guī)性、規(guī)律性、階段性等確定性工作，不要消極等待，要主動著手，提前準備。對領導臨時交辦的任務、應急事件和突發(fā)事件等非確定性工作，要靈活機動，做到忙而不亂。同時要積極適應領導的工作思路，想領導所想，謀領導所謀，把問題想在前，把工作做在前，主動做好超前服務。

三是處理好政務和事務的矛盾。政務和事務是辦公室工作的兩個輪子，政務工作主要有決策參謀、調(diào)查研究、政務信息、政務文電處理、政務督促檢查、機要檔案保密等工作；事務工作一般是指除政務以外的其他各項工作，主要是行政后勤工作，諸如接待應酬、吃住行、安全衛(wèi)生等。事務工作是搞好政務工作的先決條件，不能把政務看成是大事，把事務看成是小事或可有可無的事。更不能把政務看成是高層次的，把事務看成是低層次的。辦公室內(nèi)勤工作事無巨細，不能有半點疏忽和懈怠。四是處理好“過”與“不及”的矛盾。為領導出主意，當參謀，一定要把握“度”，掌握分寸。辦公室在領導決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。要想領導之所想，急領導之所急，要為領導決策提供盡可能多的背景資料，但不能越俎代庖，要積極諫言獻策，但不能瞎摻和。

二、干好辦公室內(nèi)勤工作要扮演好“三種角色”。

首先，要當好領導的“計囊團”。內(nèi)勤人員是企業(yè)領導的參謀助手，是領導的“計囊團”。要不斷學習理論，分析形勢，研究問題，善于站在全局的角度和領導的高度認識問題、分析問題，提出新觀點、新思想、新認識；要深入基層、深入社會、深入市場進行調(diào)查研究，找準企業(yè)運行過程中的優(yōu)、劣勢，形成有分析、有建議、有對策的調(diào)查報告，為領導科學決策服務；要圍繞領導工作和所要解決的問題，提出的各種工作建議，針對實踐報告中急待解決的問題所提出參謀意見；要為落實某項工作或貫徹領導者的意見提出具體的實施辦法，根據(jù)客觀要求和企業(yè)運行的狀況提出切實可行的工作思路等等。

其次，要當好干群的“勤務員”。內(nèi)勤人員要做到眼勤、手勤、嘴勤、腦勤、腿勤。要盡心為領導搞好服務。領導交辦的事情要想方設法去完成，積極主動去干好，做到積極而不越權，服從但不消極，讓領導滿意。要熱心為群眾辦好事情。熱情接待每一位前來辦事的同志，主動幫助辦理各種相關手續(xù)，讓辦事人員滿意；主動關心員工的工作和生活，員工的合理訴求及時向領導匯報，及時給予答復和辦理，讓員工滿意。力求做到不讓工作在自己這里延誤，不讓事項在自己手里積壓，不讓差錯在自己身上發(fā)生，不讓來辦事的同志在自己這里受冷落，不讓辦公室的形象在自己這里受損害。

三是，要當好機關的“內(nèi)當家”。要認真抓好公司的日常事務管理，安排好每一次會議，籌劃好每一次宴會，調(diào)配好每一次用車；要認真抓好公司考勤管理，對各部門員工的出勤情況做好監(jiān)督管理，按時統(tǒng)計公示；要積極搞好各部門之間、上下級之間工作的協(xié)調(diào)，保障公司各部門工作的統(tǒng)一性和集中性；要切實發(fā)揮督查職能，在動真碰硬上下功夫，嚴厲查處每一個部門和個人不落實的行為，使辦公室的參謀服務更加有效，領導的決策真正得到落實。

三、干好辦公室內(nèi)勤工作要做到“五‘得’兼?zhèn)洹薄?/p>

一是“想得到”。多謀才能善斷。辦公室內(nèi)勤人員要立足發(fā)展變化的新情況，多動腦筋、想辦法、出主意，發(fā)揮參謀助手作用，不斷提高參與決策能力；要有較強的政治意識、責任意識，增強工作的主動性、預見性、創(chuàng)造性，以較高的政策理論素養(yǎng)和業(yè)務工作能力為領導出謀劃策、查漏補缺；要善于站在全局的高度，把注意力集中在那些牽動全局、涉及長遠的大事上，放在情況復雜、矛盾突出的熱點、難點問題上，既要了解面上的總體工作，又要了解近期的重點工作，既要了解上級領導的工作意見和要求，還要了解本單位的實際情況和干部職工的意見和建議。

二是“管得寬”。辦公室內(nèi)勤工作綜合全局，協(xié)調(diào)各方，承內(nèi)聯(lián)外，有自身的工作職責和工作規(guī)則，既要全面了解領導們各方面工作情況，為領導們工作的順利開展創(chuàng)造條件，又要協(xié)調(diào)各方，處理好上下左右的關系，確保政令暢通。對于職責內(nèi)的工作一定要抓緊抓好，并且做到抓一件成一件，件件有交代，項項有落實。對職責以外但沒有部門抓的或職責不明的工作，也要義不容辭承擔起來，做到工作不留空檔，保證各項工作全面推進。

三是“做得細”。內(nèi)勤工作無小事。這就要求內(nèi)勤人員在工作中一要細心、細致，二要從細小的事抓起。對任何一件經(jīng)辦的工作，都要嚴謹細致，一絲不茍，來不得半點敷衍和虛假。要時時刻刻、事事處處，認真再認真，細致再細致，做到不讓領導布置的工作在我手中延誤，不讓需要辦理的文電在我手中積壓，不讓到辦公室聯(lián)系工作的同志在我這里受到冷落，不讓辦公室的形象在我這里受到影響。

四是“碰得硬”。內(nèi)勤工作涉及到的事務方方面面，有的還關系到職工的切身利益。在原則問題上敢不敢碰硬是檢驗作風是否過硬的重要標志。因此，工作必須講原則，嚴肅辦事紀律。要按政策辦事，決不允許在政策問展工作；要按組織原則辦事，堅持民主集中制原則，堅持一級對一級負責。

五是“抓得實”。要據(jù)實情、講實話、干實事、創(chuàng)實效，扎扎實實，不慕虛榮，不圖虛名。內(nèi)勤人員一定要實事求是干工作，實事求是反映情況，具備求真務實的精神，包括聽取基層意見，向領導反映情況，都要全面、真實。工作中，要一步一個腳印，不作表面文章。

從內(nèi)部環(huán)境來看，要做到：

1、觀念的創(chuàng)新，企業(yè)與員工是整體與個體的關系，員工觀念的落后制約著企業(yè)的發(fā)展，反之，員工觀念的超前就會促進企業(yè)良好的運轉。當然，作為企業(yè)英雄人物的前衛(wèi)意識，應當引起高度重視。

2、治理的創(chuàng)新，從生產(chǎn)調(diào)度到管網(wǎng)安裝，從水質安全到計量營銷，從制度建設到行政后勤，摸索一條適合企業(yè)自身發(fā)展的企業(yè)文化，以文化為載體，形成合力，增強凝聚力。

3、技術的創(chuàng)新，時代在變遷，社會在發(fā)展，技術改造的步伐在加快，無論是工程建設還是設備更新，從配用管件到專用工具，都在發(fā)生著變化，有許多先進的技術等待我們?nèi)ラ_發(fā)應用。

以上僅是筆者個人的泛泛之談，更多的內(nèi)容還需我們供水行業(yè)的有識之士不吝賜教。不過，我想，只要大家群策群力，開動腦筋，挖掘自主創(chuàng)新的潛力，就會共同實現(xiàn)供水行業(yè)的大豐收

隨著知識經(jīng)濟和科學技術的迅猛發(fā)展以及社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，在企業(yè)管理方面的人才需求量，給國有企業(yè)的發(fā)展帶來前所未有的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)代企業(yè)管理在社會經(jīng)濟發(fā)展中的地位日益重要。我國現(xiàn)代化建設急需大批既擁有一定的專業(yè)技術知識基礎、又懂得管理學基本原理和必要的管理技能、了解中國企業(yè)實情、具有決策能力、創(chuàng)新意識和開拓精神的復合型企業(yè)管理人才。而學校提供的這門課，給我們提供了系統(tǒng)學習現(xiàn)代企業(yè)管理知識的平臺，優(yōu)化管理知識結構，更新管理理論，開拓視野，自我超越，全面提升管理能力和管理素質。目的是讓我們了解和掌握企業(yè)管理的一般原理、理論和方法，培養(yǎng)我們專業(yè)性的企業(yè)管理意識和企業(yè)管理思維，為我們從事具體企業(yè)管理工作奠定理論基礎。

現(xiàn)代企業(yè)管理是一門應用性很強的學科,它直接指導企業(yè)管理的具體實踐,促進企業(yè)管理水平的提高,在我國社會主義市場經(jīng)濟下,努力提高管理,增強企業(yè)的競爭能力和發(fā)展能力,已成為當務之急.因此學習現(xiàn)代企業(yè)管理具有十分重要的理論意義和現(xiàn)實意義.通過學習,我們應該掌握現(xiàn)代企業(yè)管理基本原理和基本知識,熟悉企業(yè)管理的主要職能和一般過程,掌握現(xiàn)代管理的科學方法和技能,為今后工作奠定一定的理論基礎.管理學家克拉克說過一句很深刻的話，信息革命改變著人類社會，必定要改變企業(yè)的組織和機制。一方面，隨著世界經(jīng)濟一體化進程的加快，新知識、高科技發(fā)展異常迅猛，企業(yè)間競爭已由“大魚吃小魚”向“快魚吃慢魚”急速轉變。企業(yè)直接面對更大范圍、更深程度上來自國內(nèi)外越來越大的競爭壓力。如果企業(yè)組織內(nèi)部的變化速度慢于外部的變化速度，那么失敗就在眼前。另一方面，天下沒有白吃的午餐，你投入一些錢，拿到人家標準化的軟硬件，依樣畫葫蘆想大幅提升競爭力，也是不可能的事。從許多管理專案活動失敗的案例可以得知，沒有執(zhí)行力，就沒有競爭力。依據(jù)當今世界各種先進管理理論，并結合已往的經(jīng)驗，經(jīng)過對公司發(fā)展狀況的科學分析與判斷，我們應當選擇以學習力為依托，以執(zhí)行力為抓手，全面提升企業(yè)管理水平，推動企業(yè)健康、持續(xù)的發(fā)展?？偟膩碇v，可將此種方法歸納為如下幾點：

一、著眼學習力，增強創(chuàng)新力，創(chuàng)建學習型企業(yè)

當代企業(yè)之間的競爭，說到底是人才的競爭，是人才的學習力的競爭。所謂學習力就是一個人、一個企業(yè)或一個組織學習的動力、毅力和能力的綜合體現(xiàn)。學習力貫穿于企業(yè)管理的始終，是企業(yè)獲得生存與發(fā)展的基本條件。我們緊緊圍繞“三要素”提高學習力，針對工作的重點、難點增強創(chuàng)新力，實實在在從組織保證、措施落實、載體創(chuàng)新等方面抓好學習型企業(yè)的建設，為做大做強企業(yè)打好基礎。

1、提高認識，完善激勵，激活員工學習動力

當今，紡織品市場競爭日趨激烈，市場開拓難度越來越大，特別是一些私營、合資企業(yè)的興起，對包袱沉重的國有老企業(yè)擠壓力越來越大，產(chǎn)品質量要求高、價格低、批量小、周期短，給企業(yè)的工作和盈利帶來了一定的難度。面對這種情景，我們要求把工作的壓力作為學習的動力，倡導干部員工樹立新的學習理念，以學習帶動創(chuàng)新，以創(chuàng)新推動企業(yè)發(fā)展。通過對市場上產(chǎn)品競爭、價格競爭、服務競爭的宣傳報道，使每個員工都認識到面對競爭日趨激烈的紡織品市場，要適應市場需要學習；要產(chǎn)品上做到人無我有、人有我好，更需要不斷學習，使學習工作化，工作學習化；不僅是適應性的學習，而且是創(chuàng)造性的學習。

學習的動力源于學習目標的確立，思想意識的提高使員工獲得了不僅要個人學而且要團隊學的全員動力，而內(nèi)部激勵機制完善更催發(fā)了個人學習內(nèi)動力。一是薪酬激勵。近年來出臺了不同學歷給予不同的基本薪酬制度；同時，完善崗位聘用制度，對有學歷而無學習與創(chuàng)新能力的不聘，對無學歷而勤奮學習，不斷有創(chuàng)新成績的給予破格聘用。二是獎懲激勵。制定新產(chǎn)品開發(fā)獎勵辦法、小改小革獎勵評選制度、設立“金點子”獎等，對在管理創(chuàng)新、科技攻關、產(chǎn)品創(chuàng)新等方面做出成績的給予及時的獎勵。極大地鼓舞了員工學習的積極性和主動性。三是目標激勵。制定各種培訓目標，明確學習的步驟與計劃并量化考核。在員工中開展一對一幫教、集中培訓、傳統(tǒng)性技術比武等活動。對各部門的綜合技術水平和個人技術等級目標要納入量化指標考核中，并與集體和個人的能力工資掛鉤，進一步激發(fā)員工學習的熱情。

2、確立愿景、建立組織、強化員工學習毅力

學習型企業(yè)的創(chuàng)建工作是一項長期的系統(tǒng)工程，要扎扎實實深入持久，必須保持員工的學習毅力，也就是堅持學習、學有成效。為此，公司應組織創(chuàng)建學習型企業(yè)領導小組，提供組織保障、落實監(jiān)督措施、規(guī)定目標跟蹤具體辦法；確立學習愿景規(guī)劃，并層層制定貫徹執(zhí)行辦法；建立獎懲約束機制，確保員工學習的積極性。如我們首先確立學習型企業(yè)創(chuàng)建目標，圍繞整體目標，層層開展培訓需求調(diào)查與分析，再結合企業(yè)的實際，設計出專門的培訓計劃記錄表，對學習內(nèi)容、目標要求、學習進度、時間、學習型式等做出詳細的安排，并做出對學習效果驗證的具體要求，報企管部對各種學習措施的落實效果進行考核。

3、擴充載體，學以致用，提高員工學習能力

我們在設計載體，開展活動中，著重圍繞干部員工學習能力的培養(yǎng)和提升，重點解決怎樣學更有效的問題。為此，我們應根據(jù)企業(yè)中現(xiàn)有人員的素質狀況，從實際出發(fā)，建立了適合不同層次需要和不同工作需要的各種載體，在組織形式上采用外送培養(yǎng)、內(nèi)部培訓、聯(lián)合培訓、定期講座等辦法，在活動形式上采用集中培訓、調(diào)研、學習、經(jīng)驗交流、崗位目標學習等。重點是引進戴爾提出的三種方法：在錯誤中學習、通過提出問題學習、通過比較學習。如我們通過提高如何做到降本增效的問題，要求各部門學習《利潤倍增》這本書，并結合工作實際完成有分析和見解的學習心得體會。利用比較學習，開展多次的內(nèi)、外部學習交流活動，取長補短，促進先進經(jīng)驗的推廣與利用。

二、著手執(zhí)行力，形成凝聚力，打造獨特競爭力

樹根理論為學習企業(yè)尋求不斷進步，超越自我，獲得充足資源，提供了新型管理平臺。有許多企業(yè)不乏經(jīng)營戰(zhàn)略、人力資源管理、運營管理等各種新型經(jīng)濟理論中學到了多種方法和技巧，但卻很少關注他們之間的相互聯(lián)系和結合，沒能取得預期的效果，達到希望的速度。而將人員、戰(zhàn)略、運營三個流程結合起來，正是執(zhí)行力的精髓所在。執(zhí)行力要求快速行動，簡潔明快。在快速發(fā)展與變化的世界里，速度已經(jīng)起主導作用。速度就是一切，快慢決定成敗，為此，我們在創(chuàng)建學習型企業(yè)的同時，以執(zhí)行力的提高來打造企業(yè)的獨特競爭力，從而為企業(yè)的長久生存和成功抓好關鍵。

1、明確目標，常抓不懈，引導執(zhí)行力文化

隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)文化已成為一種強大的力量。21世紀企業(yè)之間的競爭，最根本的是文化的競爭。引領執(zhí)行力文化的形成，貫穿于公司的各項政策和領導行為中。

首先，對公司出臺的各項方針政策和管理制度，始終如一地堅持，決不能虎頭蛇尾。如在對公司方針目標和管理制度的措施落實上，我們結合質量管理體系的內(nèi)審工作，查措施落實、查制度執(zhí)行的有效性。針對存在的不足，提出整改要求，拿出改進方案，并納入工作管理業(yè)績考核。同時，對各種政策、措施的執(zhí)行，公司領導親自抓并帶頭執(zhí)行，發(fā)揮引導作用。如在抓比價采購工作中，公司總經(jīng)理親自抓貨比三家、價比三家措施的落實工作；查安全制度的落實情況時，公司分管領導親自督查；對質量事故的追究先從分管領導開始等等。凡是牽扯到管理者方面的，領導都率先示范，做出表率。

2、面對現(xiàn)實，作風嚴謹，維護執(zhí)行力文化

如果不將信念和價值觀轉化成具體的行動，再好的信念和價值觀都只是空中樓閣。所以，對企業(yè)內(nèi)的各種行為進行規(guī)范和引導是維護執(zhí)行力文化的重要手段。為此，我們應在每引進一項新的管理體系，或新的管理制度，實施新的管理辦法時，本著嚴謹?shù)膽B(tài)度，結合實際先分析其可行性，再衡量其合理性、規(guī)范性，謹防生搬硬套，全盤照搬帶來的水土不服。并經(jīng)過認真的論證后下達執(zhí)行，按照九千體系的方法，先試行，后改進，再固定。在試行過程一定維護政策的相對穩(wěn)定，決不朝令夕改，在試行期內(nèi)也維護政策的權威性，其次，從正反二方面入手，一是選其首惡，進行批評處理，殺雞敬猴；二是樹立正反典型予以表彰獎勵。改變執(zhí)行者的意識。

3、依托學習，找準方法，提高執(zhí)行力水平

執(zhí)行力發(fā)揮的水平主要取決于執(zhí)行的人，以及他們頭腦里所有的想法和他們一起工作的能力。從運營流程的設計到人員流程的選擇都直接關系到執(zhí)行力的發(fā)揮。為此，在提高執(zhí)行力效率上，我們應通過學習引進信息化管理中某些先進管理理論，進行科學的流程再造提升工作效率，如對跨部門配合的項目，實行項目負責制，選準項目負責人，組成跨部門的項目小組，促進有效配合，提高了最終效果。對需要綜合技術解決的問題，可以以召開專題會的方式，代替以往各部門的逐個審批，提高了快速反應能力。其次，在提高執(zhí)行的準確性上，我們應認識到方向比速度和距離更重要，在提高各自的學習能力的同時，對每一新制度的出臺，在實施前明確規(guī)定：要組織相關執(zhí)行人員學習理解規(guī)定的要求，有相關部門指導執(zhí)行的努力方向，并作具體的解釋，保證讓能執(zhí)行的人去執(zhí)行。執(zhí)行速度的快與慢在此有了質的變化。

4、實施監(jiān)督，完善考核，順暢執(zhí)行力流程

執(zhí)行力三個核心流程是以完善的管理制度為紐帶，靈活多樣的考核制度為航標緊密連接在一起，去實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標的。

為保證各項規(guī)章制度能得到正確的貫徹執(zhí)行，在制定各項制度時就應明確目的、責任部門、適用范圍及運作方式，并指定目標監(jiān)督部門和考核方式。文件格式的標準化，涵蓋了戰(zhàn)略流程、組織流程、運營流程的內(nèi)容，同時為監(jiān)督與考核的實施創(chuàng)造了便利。在制定考核項目與指標時，結合公司的長期目標與短期計劃，針對不同時期出現(xiàn)的具體情況，合理調(diào)整考核項目與目標值要求，將公司要實現(xiàn)的戰(zhàn)略意圖以不斷完善的考核方式加以引導。如在績效考核設計上，分集體指標與個人指標、質量指標與消耗指標等，隨公司戰(zhàn)略導向的變化而不斷調(diào)整與完善；在考核目標設置上，以縱向比較為主，橫向比較為輔；在獎懲形式上，以獎勵為主，扣罰為輔。既培養(yǎng)團隊精神又鼓勵個人奮斗，為執(zhí)行力在各個流程中順暢地發(fā)揮威力起到推波助瀾的作用。

總之，學習能力的提高擴展了我們的思維能力；共同的學習目標培養(yǎng)了我們的團隊精神；學習的毅力鑄就了我們執(zhí)行的堅韌性。而現(xiàn)代企業(yè)管理最為直接有效的方式也可以此為基準來達到推動企業(yè)健康、持續(xù)的發(fā)展的目標。

第四篇：辦公室節(jié)約策略

辦公室節(jié)約策略

紙類減量

1公司同仁請使用玻璃杯、磁杯，紙杯主要供訪客使用。2.影印時盡可能雙面使用，并適量印刷。

3.用過的牛皮紙袋盡量反復使用。

4.公文用紙、名片、文宣品及其它用紙盡量采用雙面印刷。

5.使用過的計算機報表紙、傳真紙裁成便條紙使用。

6.盡量避免

購買使用一次即丟的物品，如免洗餐具、紙杯、紙巾等物品。

7.購物時避免不必要的包裝，并自備購物袋。

8.多用手帕擦汗、擦手，可減少衛(wèi)生紙、面紙的浪費及盡量使用抹布。

9.盡量使用電子文件，減少紙的用量。

10.盡量使用再生紙制品。

《建議》

1.盡量使用回紋針、大頭針、訂書機來取代含苯的膠水。

2.盡量使用鉛筆﹝寫錯了，可以用橡皮擦擦掉﹞，如此，可減少揮發(fā)性墨水和立可白﹝修正液﹞的使用。

3.辦公室盡量少用清潔劑、地板亮光劑。

4.減少使用含二甲苯、甲醇等有毒溶劑的空氣芳香劑或電話筒的芳香片錠。

5.選擇并慎用殺蟲劑。

其它建議

1.購置可換筆蕊之原子筆或鋼筆作為書寫工具。

2.購買外食的同仁鼓勵自備餐具。

3.各種器材使用前請閱讀標示，并養(yǎng)成閱讀產(chǎn)品標示的習慣。

第五篇：辦公室管理

辦公室管理

一、單項選擇題1．辦公室布置要注意(各種溝通、保密)。2．傳真機的使用哪一項是不對的(隨時隨地可向對方發(fā)送)3．在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當?shù)?作會議記錄時離開會議室接聽電話)。4．以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的(讓員工們隨意領取辦公用品)。5．以下文員的工作順序中，哪一項是正確的(文員也應具有適當判斷情況，機智應對的應變能力)。6．文員必須管理好金錢，學會節(jié)約開支，以下行為中哪一項是不恰當?shù)?最好到價格便宜的商店去購買，質量并不重要)。7．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的(應該有自己的個性，盡可能使別人服從自己)8．以下關于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的(審查功能)。9．吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去10．文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應避免(日程安排計劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄)

二、判斷題1．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應從較親近的人開始介紹(√)2．如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等?！?．如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。(√)4．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔“，有歸檔范圍和要求，但沒有期限?！?．要發(fā)問或有意見時，應該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應說服上司?！?．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾?！?．宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒?！?．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把有關資料輸入電腦，準備交往提示文件?！?．假如對方所要求的日期已經(jīng)被預約，除非有相當?shù)拇_認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。√10．為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。×

三、簡答題1．文員進言是指什么?進言具有什么作用?方法和要求是什么?(1)進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸；(2)參謀作用；(3)補缺作用；(4)增進關系作用；(5)適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；(6)適時?？紤]時機；(7)適地?？磮龊希?8)適度。要注意掌握分寸。2．什么是文書的立卷特征?通?？梢园凑漳膸追N特征立卷?(1)文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；(2)按問題特征立卷；(3按作者特征立卷；(4)按文種特征立卷；(5)按時間特征立卷；(6)按地區(qū)特征立卷；(7)按通訊者特征立卷；(8)在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。

四、設計題1．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會?(1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領域的專家和學者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；(2)座談會以小型為主，人數(shù)以

七、／八人為宜；(3)座談會上，文秘人員應與主持人密切配合；(4)主持人負責引導、組織，可不做記錄；(5)詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做；(6)座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短；(7)會場應準備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。，2．科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務人員4人，會議時間為5小時。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設一個月工作30天、一天工作8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費200元，飲料

費100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人10元。請計算會議的成本。1)會議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6(G+S)T·n+后勤開支(2)G-------參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為10元，(2400÷30÷8)(3)S——參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。(600÷30÷8)(4)T——參加會議人員人均到會時間為5小時；(5)n——參加會議人數(shù)為50人(46+4)；(6)后勤開支——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為800(200+100+10×50)(7)會議成本一6×(10+2．5)×5×50+800 =18750一-800=19550(元)

五、案例分析題1．某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當天準備上報的統(tǒng)計報表，本公司一位實習生，剛從大學經(jīng)濟管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進來，小林了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢?’’小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。小趙還在悶悶不樂時，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進來了，他們因平時工作不遵，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好??你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應該怎么做才對。(1)不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧’’，辦公室人員不能替上司做主；(2)接待來訪者應細心傾聽，不應邊看報表邊聽；(3)對提重要建議的來訪者，應認真記錄，匯報上司；(4)應熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷；

(5)對言辭激烈的來訪者應有禮有節(jié)，宣傳政策；(6)應盡快為總經(jīng)理解圍，可以請保安或打110。2．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。正式會談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒暄時，小陳拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮，指責客商?？蜕谭餍涠ァ９趴偼h去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能!” 小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，與我有什么關系?”小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應該是怎樣的?(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作

環(huán)境，不符合特定的會談工作要求；(2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；

(3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；(4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；(5)小沈應該對領導的作風、性格有所了解，有針對性地彌補領導的不足。古總經(jīng)理與客商爭執(zhí)，她應采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責客商；(6)小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應保持冷靜，不反駁，應理解上司的難處。找適當?shù)臋C會，用適當?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。

一、單項選擇題

1、文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應該是（姓名、部門、地址、國名）

2、有時應上司要求，文員參與會見或會談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務（發(fā)表意見）

3、郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致（應提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦）４、以下哪些接打電話的行為是不正確的（受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊）５、文員根據(jù)上司指示，向對方要求約會時，以下哪些做法是錯誤的（如果上司出差，可以在他回來的當天安排約會）６、以下關于名片的使用方式，哪些是錯誤的（名片只能當面遞送，寄去是不禮貌的）７、文員要做好檔案收集，應該收集的文書資料是（下級單位報送的報告、統(tǒng)計報表等）８、值班人員不應該做以下哪類事情（簽發(fā)文件）９、接受忠告的反應應該是（切勿事感用事）

10、以下哪些不是辦公室事務管理的特征（決策性）

二、判斷題

1、辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（×）

2、文員應避免必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。（√）

3、文員在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。（×）

4、如果會客室的門是推開的，文員應先小步走進會客

室，等客人進入后，再輕輕關上門。（√）

5、文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（×）

6、假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。（×）

7、代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效，(√）８、文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應該一同鎖入抽屜。（×）９、交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關系。（√）

10、不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（√）

三、簡答題１、單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？(1)單位印章、套印章；（2）鋼印、領導人簽名章、其他印章；（3）刻制公章有兩種情況；一種是由上級主管機關刻制頒發(fā)；（4）另一種由法人代表申請，經(jīng)主管部門批準，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應專人專用；（6）加蓋公章，是哪一級的公章，須經(jīng)哪一級的負責人批準，并審核簽名；（7）將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領用人、蓋章人等項詳細登記；（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；（9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。２、按照2000院行政機關公文處理辦法》的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？（1）命令（令）；（2）決定；（3）公告；通告；（4）通知；通報；（5）議案；（6）報告；（7）請示；（8）批復；意見；（9）函；（10）會議紀要。

四、設計題１、康橋賓館位于本市南京西路４５號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在11月15日上午9：00至12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？（1）會議的名稱：（2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；3）日期、時間（開始到結束的預定時刻）；（4）地點：（具體在幾樓幾號會議室）；（5）議題（或者議事日程）；（6）主辦者的聯(lián)絡處，電話號碼等；（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；（8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當天應備的資料等。２、某個下雨天，在利達公司召開的新產(chǎn)品推介會結束了。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？（1）要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領、冒領；（3）有留話時，切記務必傳達；（4）檢查會場有無物品遺漏；（5）要為參加會議的人員送行；（6）文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅；（7）桌、椅早先若和移動，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；（9）關緊門窗并上鎖；（10）通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結束。

五、案例分析題

1、波揚公司準備在本市市中心如開大型的新產(chǎn)品訂貨會。參加的有本單位、外單位的人員。總經(jīng)理讓辦公室負責安排，會上要放映資料電影，進行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機。預定會議廳和租借放映機的任務交給了文員劉小姐。劉小姐翻看了有關資料，打電話問了一些情總，決定租借黎明大廈的會議廳。會議的召開時間是8月9日上午十點整，而資料放時間是十點十五分。劉小姐打電話給租憑公司，要求租千憑公司在9日上午九點四十五分必須準時把放映機送到黎明大廈的會議廳。會議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會場，結果發(fā)現(xiàn)會議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。9日上午，大家正在緊張地做著最后的準備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點五十分了，放映機還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機器已送出。眼看著各地來賓陸續(xù)進場，劉小姐心急如焚??突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷；“怎么這個地方連停車場也沒有??”問題：（1）假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應該如何處理？（1）請租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員；（2）如果聯(lián)系不上送貨員，向總經(jīng)理匯報，請示該如何辦？

（3）馬上向總經(jīng)理報告，不得擅自決定調(diào)整會議議程；（4）得到總經(jīng)理指示，可能把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時？（5）聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺放映機（或原租賃公司再送一臺）；（6）召開大會型會議，各種準備工作，包括音響、電子類裝置應至少提前一天安排；（7）租借會議廳應全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設施，包括噪音問題、停車場等，（8）不能僅憑電話聯(lián)系，應實地查看；（9）重要設備應考慮備用（或兩套方案）。

（2）假如放映機在十點十分還未送到，你還應該做些什么？（3）從這件事中你得到了什么教訓？

2、小李受上司委托在浦東機場接到公司的一位重要客人，“歡迎、歡迎”，嘴里說著，并不主動伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好?！倍?，自己坐到汽車后排座位上。一路上，小李非常關心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入，福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么??你認為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應該怎么做才是正確的？（1）主人和客人之間，應該主人先伸手；（3分）（2）在替客人拿行李前應征求同意；“我替你拿可以嗎？”（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（4）司機開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下”；（5）客人應該坐后排，小李應該坐副駕駛座；（6）客人公司的一些內(nèi)容情況、個人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題；（7）應該與客人談一些合適的話題，如天氣、風土人情、新聞等。

一、單項選擇題1．在使用復印機的過程中，以下哪項內(nèi)容是不恰當?shù)?接通電源可立即復印操作)。2，以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項是不適宜的(標準的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個簽名)。3．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜的(可以按照文員自己的習慣進行工作)。4．文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的(傳達可以根據(jù)上司主要意思，夾進自己的意見)。5．以下文員應遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的(打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話)。6．以下文員應遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的(未用完一道萊時，應將刀叉平行排放在盤了上右側，叉尖向上，刀刃向內(nèi))。7．以下關于預訂工作的行為中，哪一項是不適宜的(不一定要弄到確認旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明)8．文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮(有無休息室)。9．以下關于說話的要領中，哪一項不適宜(由過程先說)。10．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是(騎邊章)。

二、判斷題1．文秘人員對上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務、私事方面的協(xié)助、財物管理及其他活動。(√)2．凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關單位。(×)3．值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領導批示或轉交有關部門處理。．(√)4．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。(×)5．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責任制度。(×)6．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。(×)7．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。(√)8．宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。(×)9．無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I結”，便表示穿無尾正式禮服。(√)10．拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。(√)

三、簡答題

1．來信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么?(1)受理的范圍是：

國家機關、主管部門或新聞單位轉來的信件；職工、群眾直接給機關、單位領導的信件。

(2)及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關單位緊急處理。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后，要一并裝訂。(3)認真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領導標明信中的重點，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證”等。提供領導復信所需要的資料。(4)逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位(人)以及承辦后的情況、結果和立卷存檔號等詳細記載，便于統(tǒng)計、查找和催辦。(5)認真處理。處理信伺：應該按照“分級負責、歸口辦理”的原則，進行轉辦、交辦或自辦。(6)及時復信。復信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。復信可采取收信人(單位)復信，或承辦人(單位)復信兩種方式進行。2．文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求?(1)不要失去報告的適當時機。報告時機原則上最好是在完成被指示工

作之時，但有時也要在尚未完成之時先作期中報告。有時因上司太忙，不妨預先約好時間。

(2)不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人(上司)報告；(3)報告的順序基本上是先說結論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如：“結果是這樣，理由有三個，一是???！?/p>

(4)一定要簡短、扼要、流暢；．(5)如報告過于復雜，應事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏；(6)如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼?/p>

四、設計題1．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣做?(1)在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；(2)還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣等；(3)在日歷上應該清楚地標明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當?shù)氐馁徫锃h(huán)境。(4)還應熟知以下

規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當?shù)亩Y物即可。

(5)要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。(6)贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下。(7)如果不是親自送禮，應該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。(8)文秘人員應準備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。(9)為了避免所送禮物的重復，文秘人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。2．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作?

(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。(2)回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如

果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。

(3)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。(4)把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。

五、案例分析題1．某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預定12日上午回來。文員小王負責處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵們科長”，小李把信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會，小王想，總邀請總，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。小王處理郵件的做法是否正確?如果不正確，正確的做法應該是怎樣的?(1)河南分公司郵件轉交銷售科處理的，應制作簽收單，要求小李簽名，并注明時間；(2)把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復；(3)12日回來就參加會議不妥當，不宜在總經(jīng)理出差回來的當天安排活動；(4)在回信上應簽上自己的職稱(某某人的文秘人員)，發(fā)出前復印一份，留待上司過目；(5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應及時打電話或寫信與寄信人聯(lián)系；(6)沒有訂購的東西不能簽收；(7)在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好。

2．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題：(1)市教委關于2003年招生工作的通知；(2)東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要；(3)東方學院2003年招生工作計劃；(4)東方學院關于2003年招生工作的請示(呈市教委)；(5)市教委關于東方學院2003年招生工作的批復；(6)東方學院院務會議關于調(diào)整系主任的決定；(7)東方學院關于調(diào)整系主任的通知；(8)東方學院關于做好開學工作的通知；(9)東方學院各系關于開學準備工作的報告；(10)東方學院各系關于加強學生思想工作的報告；(11)東方學院各系關

于提高教學質量的報告；(12)東方學院2003工作總結； 2．(題略)答案 案卷一：

1．市教委關于2003年招生工作的通知；4．東方學院關于2003年招生工作的請示(呈市教委)；L市教委關于東方學院2003年招生工作的批復；標題：市教委、東方學院關于招生工作的通知、請示、批復案卷二：(2．東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要； 6．東方學院院務會議關于調(diào)整系主任的決定； 7．東方學1憲關于調(diào)整系主任的通知； 8．東方學院關于做好開學工作的通知；標題：東方學院關于招生工作、系主任調(diào)整、開學工作的會議紀要、決定、通知案卷三：3．東方學院2003年招生工作計劃； 12．東方學院2003工作總結；標題：東方學院招生工作計劃、工作總結案卷四：9．東方學院各系關于開學準備工作的報告； 10．東方學院各系關于加強學生思想工作的報告； 11．東方學院各系關于提高教學質量的報告；標題：東方學院各系關于開學準備、加強學生思想工作、提高教學質量的報告 公