第一篇：秘書(shū)部門(mén)的職能

秘書(shū)工作的基本職能是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，這種服務(wù)可以分為兩大類；

1、事務(wù)服務(wù)，主要是后勤保障。

2、政務(wù)服務(wù)，主要指辦文、辦會(huì)和辦事。辦文，包括起草、打印、收發(fā)、存檔文件。辦會(huì)，會(huì)前的準(zhǔn)備，會(huì)中、會(huì)后服務(wù)。辦事，包括調(diào)查研究、綜合協(xié)調(diào)、采報(bào)信息、督促檢查、信訪接待、值班等。

秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)有個(gè)范圍，在這個(gè)范

圍內(nèi)，盡量服務(wù)好一些，周到一些。秘書(shū)的服務(wù)一定要對(duì)準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)角色，圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作進(jìn)行服務(wù)，而不是不分主次什么都干。領(lǐng)導(dǎo)干部除了領(lǐng)導(dǎo)的角色外，在家庭還有丈夫、父親、兒子的角色，在外還有戰(zhàn)友、朋友的角色。對(duì)于這些角色秘書(shū)不好服務(wù)。有的秘書(shū)拋開(kāi)自己主要工作，去為領(lǐng)導(dǎo)帶孩子，搞家務(wù)，甚至介入家庭糾紛，把自己降低到保姆的水平，這是不務(wù)正業(yè)。

（一）辦公室的文書(shū)職能

辦公室的工作離不開(kāi)文字，這是辦公室重要工作。就是起草各類文書(shū)，如通知、通告、公告、請(qǐng)示、報(bào)告、函、會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃、總結(jié)、講話稿、協(xié)議書(shū)等，文書(shū)印出來(lái)，還要發(fā)出去，外邊來(lái)了文件要登記、分送、承辦、批復(fù)以及清理、立卷、歸檔等。

公文寫(xiě)作是這次培訓(xùn)班學(xué)習(xí)的重點(diǎn)，如何寫(xiě)好公文，各位教授分專題講。我這里再?gòu)?qiáng)調(diào)幾點(diǎn)，一寫(xiě)好公文是個(gè)長(zhǎng)期積累和磨練的過(guò)程，不能幻想一個(gè)早晨就可以成為熟練的公文寫(xiě)作的能手。有人問(wèn)公文寫(xiě)作有什么秘決，秘決就是多學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)公文寫(xiě)作知識(shí)，學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)；多實(shí)踐，實(shí)踐出真知，熟能生巧，妙筆生花，看人家吃飯自己不飽，要親自動(dòng)手，勤動(dòng)手，多動(dòng)手，懶人寫(xiě)不出好公文；多總結(jié)，要打一仗進(jìn)一步，就要多總結(jié)，這樣才能進(jìn)步，人家的經(jīng)驗(yàn)固然重要，但最管用的還是自己的經(jīng)驗(yàn)。兩個(gè)水平差不多的秘書(shū)，一個(gè)善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，一個(gè)不善于總結(jié)，幾年后寫(xiě)作水平會(huì)有較大差距。

在公文寫(xiě)作中，對(duì)于年輕人來(lái)說(shuō)，失敗和教訓(xùn)是難免的，教訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)同樣可貴，失敗是成功之母，不要怕反復(fù)，不要怕領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)，有的人碰了釘子就灰心，就要打退堂鼓，這是不行的。

公文寫(xiě)作水平，是理論水平，政策水平，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，文字水平的綜合反映，不要認(rèn)為通過(guò)一次培訓(xùn)班學(xué)習(xí)了一些公文寫(xiě)作的知識(shí)和規(guī)則就可以寫(xiě)好公文了。我在這里強(qiáng)調(diào)吃透兩頭的問(wèn)題，一是吃透上頭，就是要學(xué)習(xí)中央領(lǐng)導(dǎo)的講話和中央文件，學(xué)習(xí)黨的政策和國(guó)家的法律，特別是新出臺(tái)的政策和法律，這樣，所寫(xiě)的公文才能符合上頭的精神。第二是吃透下頭，就是熟悉實(shí)際情況，寫(xiě)公文為了指導(dǎo)工作，解決問(wèn)題，熟悉下邊的情況才能做到有的放矢。寫(xiě)公文要符合黨的政策和國(guó)家的法律，但不能照搬照抄，那樣不能有效的貫徹黨的政策和國(guó)家的法律，是一種懶漢的做法。而要根據(jù)當(dāng)?shù)爻霈F(xiàn)的新情況和新問(wèn)題，寫(xiě)出黨委、政府采取的新措施和新招法，總結(jié)出新經(jīng)驗(yàn)。

（二）辦公室的信息職能

人類已進(jìn)入信息社會(huì)，信息的作用越來(lái)越大，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，它是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的依據(jù)，沒(méi)有信息就會(huì)變成瞎子和聾子，就無(wú)法實(shí)行正確的領(lǐng)導(dǎo)。秘書(shū)部門(mén)是領(lǐng)導(dǎo)的耳目，準(zhǔn)確迅速提供大量有用的信息，為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策服務(wù)，是秘書(shū)部門(mén)的重要職責(zé)。領(lǐng)導(dǎo)獲取信息的渠道很多，秘書(shū)部門(mén)是重要渠道。做好信息工作要注意以下幾點(diǎn)：

一要精選信息，每天都發(fā)生大量的信息，這些信息有有用的，也有沒(méi)用的，你不能不加選擇，通通送到領(lǐng)導(dǎo)那里去，領(lǐng)導(dǎo)工作忙，沒(méi)有時(shí)間去看這么多的信息，而且會(huì)把有用信息淹沒(méi)在無(wú)用信息之中，不能發(fā)揮信息的作用，作為秘書(shū)要起過(guò)濾器的作用。選準(zhǔn)信息，要使該選的保證選上，不該選的，不要入選，也不是件容易的事。要有政治敏感性和政治鑒別力，不能把稻草當(dāng)金條，也不能把金條當(dāng)?shù)静荨?/p>

第二要準(zhǔn)確迅速。準(zhǔn)確就是真實(shí)可靠，不夸大也不縮小。有的人愛(ài)傳小道消息，道聽(tīng)途說(shuō)，毫無(wú)根據(jù)的東西也往上報(bào)，給領(lǐng)導(dǎo)造成誤導(dǎo)甚至造成決策失誤，這是非常有害的。對(duì)一些突發(fā)性的事件，需要領(lǐng)導(dǎo)盡快知道，但要完全把事件搞清楚，需要較長(zhǎng)時(shí)間，可以先報(bào)告發(fā)生了什么事情，詳細(xì)情況以后再續(xù)報(bào)?，F(xiàn)在的問(wèn)題對(duì)重要信息的遲報(bào)漏報(bào)比較普遍，如規(guī)定發(fā)現(xiàn)×××人員有外逃、聚集滋事或散發(fā)傳單，以及其他違法活動(dòng)，必須在四個(gè)小時(shí)內(nèi)上報(bào)，有的單位過(guò)了幾天都不上報(bào)，有的干脆不報(bào)。有些信息時(shí)間性強(qiáng)，時(shí)間就是金錢(qián)，時(shí)間就是勝利，如果早一個(gè)小時(shí)知道，就可以避免造成重大損失，馬后炮，時(shí)過(guò)境遷，信息就失去了作用。我這里特別強(qiáng)調(diào)在維護(hù)穩(wěn)定方面要多報(bào)預(yù)警性和內(nèi)幕性信息，這樣的信息，價(jià)值更大，可以把一些違法犯罪活動(dòng)消滅在預(yù)謀階段和萌芽狀態(tài)。

第三要解決報(bào)喜不報(bào)憂的問(wèn)題。報(bào)喜不報(bào)憂的問(wèn)題比較普遍，為此江澤民同志提出了批評(píng)。這種報(bào)喜不報(bào)憂，如不認(rèn)真解決，對(duì)黨的事業(yè)危害極大。它使中央和各級(jí)黨委、政府掌握不到真實(shí)情況，了解不到事情的過(guò)程，它使工作中產(chǎn)生的問(wèn)題被掩蓋起來(lái)，得不到及時(shí)解決，延誤了時(shí)機(jī)，推遲了進(jìn)程，導(dǎo)致矛盾激化，增加了解決問(wèn)題的難度，也助長(zhǎng)了說(shuō)假話的不良風(fēng)氣，敗壞黨風(fēng)，帶壞干部。造成報(bào)喜不報(bào)憂的原因，有秘書(shū)作風(fēng)不深入的問(wèn)題，主要是領(lǐng)導(dǎo)思想作風(fēng)不端正造成的，怕家丑外揚(yáng)，怕往自己臉上抹黑，造成不良影響，以至影響自己的升遷和提拔。

（三）辦公室的督查職能

黨和政府的決策出臺(tái)了，文件下發(fā)了，這只能說(shuō)任務(wù)完成了一半，還有另一半，而且是更重要的一半，就是抓好落實(shí)。決策不落實(shí)，再好的決策

也沒(méi)有用。抓好督查是推動(dòng)決策落實(shí)必不可少的重要環(huán)節(jié)和有效方法。辦公室既要為黨政決策提供有效服務(wù)，又要為決策的落實(shí)搞好服務(wù)。督促檢查工作做得怎么樣，是衡量辦公室工作層次和水平的重要方面。

督查工作要圍繞黨和政府的中心工作，抓住難點(diǎn)和熱點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行督查。黨委和政府的工作千頭萬(wàn)緒，一定要圍繞中心工作來(lái)督查，這樣才能抓到點(diǎn)子上，達(dá)到事半功倍的效果。當(dāng)然中心工作很大，你不能樣樣都去抓，什么都想抓，什么也抓不住。要選好突破口，突破口應(yīng)選在難點(diǎn)和熱點(diǎn)問(wèn)題上。所謂難點(diǎn)就是決策在落實(shí)過(guò)程中出現(xiàn)的中梗阻問(wèn)題。抓住了這個(gè)問(wèn)題就抓住了要害，抓住了關(guān)鍵，其他問(wèn)題就可以迎刃而解。對(duì)于難點(diǎn)問(wèn)題既要敢于抓，又要善于抓。要不怕碰釘子，不怕得罪人，要抓住不放，一查到底。

所謂熱點(diǎn)問(wèn)題是指決策落實(shí)中出現(xiàn)的苗頭性傾向性的問(wèn)題，這些問(wèn)題大多與人民群眾的切身利益有直接關(guān)系，解決好了，可以密切黨和人民群眾的聯(lián)系，對(duì)這樣的問(wèn)題也要抓住不放。

在督查工作中，要采用抓兩頭帶中間的工作方法，督查工作面廣量大，我們不能每個(gè)單位、每個(gè)地區(qū)都跑到，重點(diǎn)抓好兩頭，一頭抓好的，推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。先進(jìn)單位工作走在前頭，工作力度大，在貫徹上級(jí)指示過(guò)程中，能結(jié)合自己的實(shí)際進(jìn)行創(chuàng)新，總結(jié)推廣他們的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)推動(dòng)面上的工作意義重大。再一頭是問(wèn)題比較多的單位，要幫助他們分析問(wèn)題的主客觀原因，找出解決問(wèn)題的辦法。毛主席說(shuō)過(guò)凡是有人群的地方，都可以分為先進(jìn)的，中間狀態(tài)的和落后的三個(gè)部分，抓住兩頭，就可以把中間部分帶動(dòng)起來(lái)。

搞督查工作要有求真務(wù)實(shí)，講求實(shí)效的工作作風(fēng)。要防止主觀主義，官僚主義和形式主義，制止弄虛作假和做表面文章。要力戒不從實(shí)際出發(fā)，不深入基層，坐在家里想點(diǎn)子，跑到下面找例子，靠打電話，報(bào)材料，聽(tīng)匯報(bào)進(jìn)行督查的飄浮作風(fēng)。必須深入實(shí)際，深入群眾，扎實(shí)工作，舍得花氣力，下功夫做艱苦細(xì)致的工作。要力戒大呼隆、走過(guò)場(chǎng)，圖形式，搞花架子應(yīng)付上級(jí)的虛浮作風(fēng)，必須講真話，使真勁，報(bào)實(shí)情，撲下身子抓，沉到下面干，追求落實(shí)的效果。

（四）辦公室的協(xié)調(diào)職能

辦公室是綜合協(xié)調(diào)部門(mén)，是協(xié)調(diào)各方面的橋梁和紐帶，具有溝通上下，協(xié)調(diào)左右，聯(lián)系內(nèi)外的功能。在改革開(kāi)放的新形勢(shì)下，新情況、新矛盾、新問(wèn)題不斷出現(xiàn)，有大量的協(xié)調(diào)工作要做。如黨委、政府發(fā)文件，涉及到政策、法律問(wèn)題要協(xié)調(diào)；開(kāi)會(huì)，會(huì)前，會(huì)中、會(huì)后的一系列事項(xiàng)要協(xié)調(diào)；在制定決策和落實(shí)決策過(guò)程中涉及到一些部門(mén)、單位的利益調(diào)整要協(xié)調(diào)；對(duì)那些職能交叉，分工不明確的事情，更需要協(xié)調(diào)。通過(guò)協(xié)調(diào)理順關(guān)系，調(diào)動(dòng)大家的積極性，共同把工作做好。

作為秘書(shū)，特別是辦公室主任，要注意培養(yǎng)自己的協(xié)調(diào)能力。要站在全局的角度考慮和處理問(wèn)題，要注重調(diào)查研究，傾聽(tīng)多方意見(jiàn)，先把情況搞清楚，再處理問(wèn)題，切勿主觀武斷。辦事要公道正派，既要堅(jiān)持原則，又要有靈活性，要考慮各方利益，不要偏聽(tīng)偏信。

（五）辦公室的辦事職能

辦公室直接為黨委、政府和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的許多具體事務(wù)。除以上各項(xiàng)任務(wù)外，還有會(huì)務(wù)接待、檔案保密、來(lái)信來(lái)訪、安全保衛(wèi)、值班一直到吃喝拉撒睡，樣樣都管，成為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的不管部。

我這里著重講講信訪工作。信訪工作是黨和政府了解社會(huì)的窗口，信訪部門(mén)是黨和政府聯(lián)系人民群眾的橋梁，做好信訪工作是實(shí)踐“三個(gè)代表”重要思想的實(shí)際行動(dòng)，一定要做好。要把人民群眾上訪看作送上門(mén)的群眾思想工作，是群眾對(duì)政府信任的表現(xiàn)。所以一定要耐心接待。凡應(yīng)該解決，又有條件解決的就要果斷解決，不留尾巴，有些事情應(yīng)該解決但由于受條件限制，一時(shí)解決不了，要說(shuō)明情況，積極創(chuàng)造條件解決。群眾提的問(wèn)題，如5.7家屬工享受退休待遇的問(wèn)題，不符合政策，解決了會(huì)帶來(lái)連鎖反應(yīng)，就要講明政策，使其心服口服，不要推出了事。

信訪工作政策性強(qiáng)，信訪干部一定要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的政策，特別是新出臺(tái)的政策要學(xué)習(xí)好，否則，人家來(lái)上訪，本來(lái)人家說(shuō)的對(duì)，你把人家批評(píng)一頓，人家說(shuō)的不對(duì)，你表示同情，這就會(huì)把事情辦壞，影響黨和政府威信。

當(dāng)然，我們不主張大規(guī)模的集體上訪，那樣會(huì)影響正常的工作秩序、生產(chǎn)秩序和社會(huì)秩序，還會(huì)被壞人所利用。為了避免大規(guī)模集體上訪，就要做好基層工作，力爭(zhēng)把問(wèn)題解決在基層，不要等大規(guī)模群眾來(lái)上訪才去做工作。

《秘書(shū)部門(mén)的職能》

第二篇：秘書(shū)部門(mén)的職能和秘書(shū)工作的特征

秘書(shū)部門(mén)的職能和秘書(shū)工作的特征

一、秘書(shū)工作的起源、發(fā)展和秘書(shū)學(xué)的形成

秘書(shū)的定義，秘書(shū)是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的辦公室人員，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)和日常辦公事務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。他的從業(yè)范圍很寬，凡是有管理組織、有領(lǐng)導(dǎo)的地方都有秘書(shū)，主要分布在黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體和企事業(yè)單位等。

秘書(shū)工作是個(gè)古老的職業(yè)、秘書(shū)的出現(xiàn)，必須具備兩個(gè)條件，一是管理組織的出現(xiàn)。原始社會(huì)，生產(chǎn)力低下，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)之分，隨著生產(chǎn)力的發(fā)展，出現(xiàn)了社會(huì)管理組織，出現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)和公務(wù)活動(dòng)，也就需要秘書(shū)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理公務(wù)，秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)有著天然的聯(lián)系，先有領(lǐng)導(dǎo)，后有秘書(shū)。二是文字的出現(xiàn)，有文字才能有公文，而公文的制作、傳遞、管理，是秘書(shū)工作的重要內(nèi)容。因此，秘書(shū)同文字、公文是密不可分的。

秘書(shū)起源于什么時(shí)代？一般地說(shuō)，起源于距今4500年至4100年的黃帝至禹時(shí)期，這個(gè)時(shí)期是部落聯(lián)盟的昌盛時(shí)期，國(guó)家尚未形成，社會(huì)管理組織已產(chǎn)生。因?yàn)椴柯渎?lián)盟是由多個(gè)部落組成的，地域廣、人口多，單靠口頭指揮難以實(shí)施管理，因?yàn)檎Z(yǔ)言在空間上不能傳于異地，在時(shí)間上不能傳于異時(shí)，語(yǔ)言不能及時(shí)、準(zhǔn)確傳遍整個(gè)部落聯(lián)盟。這個(gè)時(shí)候，公文應(yīng)運(yùn)而生，秘書(shū)和秘書(shū)工作也就產(chǎn)生了。秘書(shū)是生產(chǎn)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步到一定程度才產(chǎn)生的，秘書(shū)產(chǎn)生后，作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，又促進(jìn)了生產(chǎn)的發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步。

夏朝是我國(guó)第一個(gè)奴隸制國(guó)家。那時(shí)已有了正規(guī)的文書(shū)，“尚書(shū)”就是一部最早的文書(shū)集，收入該書(shū)的多是帝王的作戰(zhàn)命令。西周時(shí)期，開(kāi)始有了秘書(shū)機(jī)構(gòu)，叫太史尞，就是現(xiàn)在的辦公室，并且有了文書(shū)檔案，“左傳”、“國(guó)語(yǔ)”，就是根據(jù)文書(shū)檔案編寫(xiě)而成的。東周（戰(zhàn)國(guó)）時(shí)期，開(kāi)始有了私人秘書(shū)，當(dāng)時(shí)的高級(jí)官僚，養(yǎng)了不少門(mén)客，這些門(mén)客就是做秘書(shū)工作的，大家聽(tīng)說(shuō)過(guò)毛遂自薦的故事，毛遂是當(dāng)時(shí)趙國(guó)平原君的秘書(shū)。秦漢時(shí)期，秘書(shū)工作已經(jīng)形成制度，并通過(guò)法律的形式固定下來(lái)。著明的政治家、文學(xué)家李斯就是秘書(shū)出身，曾當(dāng)過(guò)秦朝長(zhǎng)史（政府秘書(shū)長(zhǎng)）寫(xiě)過(guò)著名的《諫逐客書(shū)》，對(duì)秦朝統(tǒng)一中國(guó)，建立一個(gè)中央集權(quán)國(guó)家發(fā)揮了重要作用。魏晉南北朝時(shí)期，秘書(shū)工作有了比較大的發(fā)展，公文成為獨(dú)立的文種，開(kāi)始對(duì)公文進(jìn)行研究，涌現(xiàn)出秘書(shū)工作的優(yōu)秀人才。被稱為建安七子的陳琳是個(gè)出色的秘書(shū)，曾寫(xiě)文章罵過(guò)曹操。因?yàn)楣膶?xiě)的好，曹操不但沒(méi)殺他，反而收他為秘書(shū)，稱陳琳寫(xiě)的公文可以治療他的頭痛病。唐宋時(shí)期，秘書(shū)工作為成熟期，文書(shū)、檔案分流，文體正齊化一。唐初政治家魏征，也是秘書(shū)出身，向皇帝提出200多條批評(píng)建議。“兼聽(tīng)則明，偏聽(tīng)則暗”，“水能載舟，亦能覆舟”等名言，就是他提出來(lái)的。明清時(shí)期是秘書(shū)工作的強(qiáng)化時(shí)期，通過(guò)科舉選拔人才，秘書(shū)的地位有很大提高。

新中國(guó)成立以后，特別是改革開(kāi)放以后，秘書(shū)工作從內(nèi)容到形式都有很大的發(fā)展。明確了三服務(wù)的思想，一為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；二為同級(jí)和上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)；三為人民服務(wù)。三服務(wù)中，最直接最大量的是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，是秘書(shū)工作的立足點(diǎn)，為機(jī)關(guān)服務(wù)是秘書(shū)工作的責(zé)任和義務(wù)，為人民服務(wù)是秘書(shū)工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。三個(gè)服務(wù)是一致的。在工作方式上強(qiáng)調(diào)四個(gè)轉(zhuǎn)變：一，從偏重于辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻(xiàn)策；二，從單純的收發(fā)傳遞信息，轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；三，從單純憑老經(jīng)驗(yàn)辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理；四，從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。工作內(nèi)容上突出四個(gè)強(qiáng)化。一輔助決策的強(qiáng)化；二信息工作的強(qiáng)化；三督查工作的強(qiáng)化；四協(xié)調(diào)工作的強(qiáng)化。辦公手段自動(dòng)化，節(jié)約了時(shí)間和經(jīng)費(fèi)，提高工作效率。

秘書(shū)工作雖然有了4000多年的歷史，但在我國(guó)形成一門(mén)系統(tǒng)的科學(xué)，還是近20多年的事，也可以說(shuō)黨的改革開(kāi)放政策促進(jìn)了秘書(shū)學(xué)的形成。大家可以回顧一下，在20世紀(jì)80年代以前，秘書(shū)工作沒(méi)有一本系統(tǒng)的教材，沒(méi)有專門(mén)培養(yǎng)秘書(shū)的院校。那時(shí)，秘書(shū)工作是封閉的，重點(diǎn)是處理事務(wù)性工作，效率很低。培養(yǎng)秘書(shū)的方法是老秘書(shū)帶新秘書(shū)，或在工作中摸索。

1985年，中央召開(kāi)了全國(guó)秘書(shū)長(zhǎng)和辦公廳主任會(huì)議，這次會(huì)議在我國(guó)秘書(shū)發(fā)展史上樹(shù)立了新的里程碑，明確新的歷史時(shí)期秘書(shū)工作的指導(dǎo)思想，從內(nèi)容到形式都有許多創(chuàng)新，把秘書(shū)工作提高到新水平。在這之后，涌現(xiàn)出一批秘書(shū)學(xué)專著和秘書(shū)學(xué)帶頭人，全國(guó)有120多所高等院校開(kāi)設(shè)了秘書(shū)專業(yè)，一批秘書(shū)工作學(xué)術(shù)團(tuán)體相繼成立，一批秘書(shū)工作雜志相繼創(chuàng)刊，秘書(shū)科學(xué)研究十分活躍。這些都標(biāo)志著秘書(shū)學(xué)的誕生。

二、秘書(shū)部門(mén)的職能

秘書(shū)工作的基本職能是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，這種服務(wù)可以分為兩大類；

1、事務(wù)服務(wù)，主要是后勤保障。

2、政務(wù)服務(wù)，主要指辦文、辦會(huì)和辦事。辦文，包括起草、打印、收發(fā)、存檔文件。辦會(huì)，會(huì)前的準(zhǔn)備，會(huì)中、會(huì)后服務(wù)。辦事，包括調(diào)查研究、綜合協(xié)調(diào)、采報(bào)信息、督促檢查、信訪接待、值班等。

秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)有個(gè)范圍，在這個(gè)范圍內(nèi)，盡量服務(wù)好一些，周到一些。秘書(shū)的服務(wù)一定要對(duì)準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)角色，圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作進(jìn)行服務(wù)，而不是不分主次什么都干。領(lǐng)導(dǎo)干部除了領(lǐng)導(dǎo)的角色外，在家庭還有丈夫、父親、兒子的角色，在外還有戰(zhàn)友、朋友的角色。對(duì)于這些角色秘書(shū)不好服務(wù)。有的秘書(shū)拋開(kāi)自己主要工作，去為領(lǐng)導(dǎo)帶孩子，搞家務(wù)，甚至介入家庭糾紛，把自己降低到保姆的水平，這是不務(wù)正業(yè)。

（一）辦公室的文書(shū)職能

辦公室的工作離不開(kāi)文字，這是辦公室重要工作。就是起草各類文書(shū)，如通知、通告、公告、請(qǐng)示、報(bào)告、函、會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃、總結(jié)、講話稿、協(xié)議書(shū)等，文書(shū)印出來(lái)，還要發(fā)出去，外邊來(lái)了文件要登記、分送、承辦、批復(fù)以及清理、立卷、歸檔等。

公文寫(xiě)作是這次培訓(xùn)班學(xué)習(xí)的重點(diǎn)，如何寫(xiě)好公文，各位教授分專題講。我這里再?gòu)?qiáng)調(diào)幾點(diǎn)，一寫(xiě)好公文是個(gè)長(zhǎng)期積累和磨練的過(guò)程，不能幻想一個(gè)早晨就可以成為熟練的公文寫(xiě)作的能手。有人問(wèn)公文寫(xiě)作有什么秘決，秘決就是多學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)公文寫(xiě)作知識(shí)，學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)；多實(shí)踐，實(shí)踐出真知，熟能生巧，妙筆生花，看人家吃飯自己不飽，要親自動(dòng)手，勤動(dòng)手，多動(dòng)手，懶人寫(xiě)不出好公文；多總結(jié)，要打一仗進(jìn)一步，就要多總結(jié)，這樣才能進(jìn)步，人家的經(jīng)驗(yàn)固然重要，但最管用的還是自己的經(jīng)驗(yàn)。兩個(gè)水平差不多的秘書(shū)，一個(gè)善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，一個(gè)不善于總結(jié)，幾年后寫(xiě)作水平會(huì)有較大差距。

在公文寫(xiě)作中，對(duì)于年輕人來(lái)說(shuō)，失敗和教訓(xùn)是難免的，教訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)同樣可貴，失敗是成功之母，不要怕反復(fù)，不要怕領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)，有的人碰了釘子就灰心，就要打退堂鼓，這是不行的。

公文寫(xiě)作水平，是理論水平，政策水平，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，文字水平的綜合反映，不要認(rèn)為通過(guò)一次培訓(xùn)班學(xué)習(xí)了一些公文寫(xiě)作的知識(shí)和規(guī)則就可以寫(xiě)好公文了。我在這里強(qiáng)調(diào)吃透兩頭的問(wèn)題，一是吃透上頭，就是要學(xué)習(xí)中央領(lǐng)導(dǎo)的講話和中央文件，學(xué)習(xí)黨的政策和國(guó)家的法律，特別是新出臺(tái)的政策和法律，這樣，所寫(xiě)的公文才能符合上頭的精神。第二是吃透下頭，就是熟悉實(shí)際情況，寫(xiě)公文為了指導(dǎo)工作，解決問(wèn)題，熟悉下邊的情況才能做到有的放矢。寫(xiě)公文要符合黨的政策和國(guó)家的法律，但不能照搬照抄，那樣不能有效的貫徹黨的政策和國(guó)家的法律，是一種懶漢的做法。而要根據(jù)當(dāng)?shù)爻霈F(xiàn)的新情況和新問(wèn)題，寫(xiě)出黨委、政府采取的新措施和新招法，總結(jié)出新經(jīng)驗(yàn)。

（二）辦公室的信息職能

人類已進(jìn)入信息社會(huì)，信息的作用越來(lái)越大，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，它是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的依據(jù)，沒(méi)有信息就會(huì)變成瞎子和聾子，就無(wú)法實(shí)行正確的領(lǐng)導(dǎo)。秘書(shū)部門(mén)是領(lǐng)導(dǎo)的耳目，準(zhǔn)確迅速提供大量有用的信息，為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策服務(wù)，是秘書(shū)部門(mén)的重要職責(zé)。領(lǐng)導(dǎo)獲取信息的渠道很多，秘書(shū)部門(mén)是重要渠道。做好信息工作要注意以下幾點(diǎn)：

一要精選信息，每天都發(fā)生大量的信息，這些信息有有用的，也有沒(méi)用的，你不能不加選擇，通通送到領(lǐng)導(dǎo)那里去，領(lǐng)導(dǎo)工作忙，沒(méi)有時(shí)間去看這么多的信息，而且會(huì)把有用信息淹沒(méi)在無(wú)用信息之中，不能發(fā)揮信息的作用，作為秘書(shū)要起過(guò)濾器的作用。選準(zhǔn)信息，要使該選的保證選上，不該選的，不要入選，也不是件容易的事。要有政治敏感性和政治鑒別力，不能把稻草當(dāng)金條，也不能把金條當(dāng)?shù)静荨?/p>

第二要準(zhǔn)確迅速。準(zhǔn)確就是真實(shí)可靠，不夸大也不縮小。有的人愛(ài)傳小道消息，道聽(tīng)途說(shuō)，毫無(wú)根據(jù)的東西也往上報(bào)，給領(lǐng)導(dǎo)造成誤導(dǎo)甚至造成決策失誤，這是非常有害的。對(duì)一些突發(fā)性的事件，需要領(lǐng)導(dǎo)盡快知道，但要完全把事件搞清楚，需要較長(zhǎng)時(shí)間，可以先報(bào)告發(fā)生了什么事情，詳細(xì)情況以后再續(xù)報(bào)?，F(xiàn)在的問(wèn)題對(duì)重要信息的遲報(bào)漏報(bào)比較普遍，如規(guī)定發(fā)現(xiàn)法輪功人員有外逃、聚集滋事或散發(fā)傳單，以及其他違法活動(dòng)，必須在四個(gè)小時(shí)內(nèi)上報(bào)，有的單位過(guò)了幾天都不上報(bào)，有的干脆不報(bào)。有些信息時(shí)間性強(qiáng)，時(shí)間就是金錢(qián)，時(shí)間就是勝利，如果早一個(gè)小時(shí)知道，就可以避免造成重大損失，馬后炮，時(shí)過(guò)境遷，信息就失去了作用。我這里特別強(qiáng)調(diào)在維護(hù)穩(wěn)定方面要多報(bào)預(yù)警性和內(nèi)幕性信息，這樣的信息，價(jià)值更大，可以把一些違法犯罪活動(dòng)消滅在預(yù)謀階段和萌芽狀態(tài)。

第三要解決報(bào)喜不報(bào)憂的問(wèn)題。報(bào)喜不報(bào)憂的問(wèn)題比較普遍，為此江澤民同志提出了批評(píng)。這種報(bào)喜不報(bào)憂，如不認(rèn)真解決，對(duì)黨的事業(yè)危害極大。它使中央和各級(jí)黨委、政府掌握不到真實(shí)情況，了解不到事情的過(guò)程，它使工作中產(chǎn)生的問(wèn)題被掩蓋起來(lái)，得不到及時(shí)解決，延誤了時(shí)機(jī)，推遲了進(jìn)程，導(dǎo)致矛盾激化，增加了解決問(wèn)題的難度，也助長(zhǎng)了說(shuō)假話的不良風(fēng)氣，敗壞黨風(fēng)，帶壞干部。造成報(bào)喜不報(bào)憂的原因，有秘書(shū)作風(fēng)不深入的問(wèn)題，主要是領(lǐng)導(dǎo)思想作風(fēng)不端正造成的，怕家丑外揚(yáng)，怕往自己臉上抹黑，造成不良影響，以至影響自己的升遷和提拔。

（三）辦公室的督查職能

黨和政府的決策出臺(tái)了，文件下發(fā)了，這只能說(shuō)任務(wù)完成了一半，還有另一半，而且是更重要的一半，就是抓好落實(shí)。決策不落實(shí)，再好的決策也沒(méi)有用。抓好督查是推動(dòng)決策落實(shí)必不可少的重要環(huán)節(jié)和有效方法。辦公室既要為黨政決策提供有效服務(wù)，又要為決策的落實(shí)搞好服務(wù)。督促檢查工作做得怎么樣，是衡量辦公室工作層次和水平的重要方面。

督查工作要圍繞黨和政府的中心工作，抓住難點(diǎn)和熱點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行督查。黨委和政府的工作千頭萬(wàn)緒，一定要圍繞中心工作來(lái)督查，這樣才能抓到點(diǎn)子上，達(dá)到事半功倍的效果。當(dāng)然中心工作很大，你不能樣樣都去抓，什么都想抓，什么也抓不住。要選好突破口，突破口應(yīng)選在難點(diǎn)和熱點(diǎn)問(wèn)題上。所謂難點(diǎn)就是決策在落實(shí)過(guò)程中出現(xiàn)的中梗阻問(wèn)題。抓住了這個(gè)問(wèn)題就抓住了要害，抓住了關(guān)鍵，其他問(wèn)題就可以迎刃而解。對(duì)于難點(diǎn)問(wèn)題既要敢于抓，又要善于抓。要不怕碰釘子，不怕得罪人，要抓住不放，一查到底。

所謂熱點(diǎn)問(wèn)題是指決策落實(shí)中出現(xiàn)的苗頭性傾向性的問(wèn)題，這些問(wèn)題大多與人民群眾的切身利益有直接關(guān)系，解決好了，可以密切黨和人民群眾的聯(lián)系，對(duì)這樣的問(wèn)題也要抓住不放。

在督查工作中，要采用抓兩頭帶中間的工作方法，督查工作面廣量大，我們不能每個(gè)單位、每個(gè)地區(qū)都跑到，重點(diǎn)抓好兩頭，一頭抓好的，推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。先進(jìn)單位工作走在前頭，工作力度大，在貫徹上級(jí)指示過(guò)程中，能結(jié)合自己的實(shí)際進(jìn)行創(chuàng)新，總結(jié)推廣他們的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)推動(dòng)面上的工作意義重大。再一頭是問(wèn)題比較多的單位，要幫助他們分析問(wèn)題的主客觀原因，找出解決問(wèn)題的辦法。毛主席說(shuō)過(guò)凡是有人群的地方，都可以分為先進(jìn)的，中間狀態(tài)的和落后的三個(gè)部分，抓住兩頭，就可以把中間部分帶動(dòng)起來(lái)。

搞督查工作要有求真務(wù)實(shí)，講求實(shí)效的工作作風(fēng)。要防止主觀主義，官僚主義和形式主義，制止弄虛作假和做表面文章。要力戒不從實(shí)際出發(fā)，不深入基層，坐在家里想點(diǎn)子，跑到下面找例子，靠打電話，報(bào)材料，聽(tīng)匯報(bào)進(jìn)行督查的飄浮作風(fēng)。必須深入實(shí)際，深入群眾，扎實(shí)工作，舍得花氣力，下功夫做艱苦細(xì)致的工作。要力戒大呼隆、走過(guò)場(chǎng)，圖形式，搞花架子應(yīng)付上級(jí)的虛浮作風(fēng)，必須講真話，使真勁，報(bào)實(shí)情，撲下身子抓，沉到下面干，追求落實(shí)的效果。

（四）辦公室的協(xié)調(diào)職能

辦公室是綜合協(xié)調(diào)部門(mén)，是協(xié)調(diào)各方面的橋梁和紐帶，具有溝通上下，協(xié)調(diào)左右，聯(lián)系內(nèi)外的功能。在改革開(kāi)放的新形勢(shì)下，新情況、新矛盾、新問(wèn)題不斷出現(xiàn)，有大量的協(xié)調(diào)工作要做。如黨委、政府發(fā)文件，涉及到政策、法律問(wèn)題要協(xié)調(diào)；開(kāi)會(huì)，會(huì)前，會(huì)中、會(huì)后的一系列事項(xiàng)要協(xié)調(diào)；在制定決策和落實(shí)決策過(guò)程中涉及到一些部門(mén)、單位的利益調(diào)整要協(xié)調(diào)；對(duì)那些職能交叉，分工不明確的事情，更需要協(xié)調(diào)。通過(guò)協(xié)調(diào)理順關(guān)系，調(diào)動(dòng)大家的積極性，共同把工作做好。

作為秘書(shū)，特別是辦公室主任，要注意培養(yǎng)自己的協(xié)調(diào)能力。要站在全局的角度考慮和處理問(wèn)題，要注重調(diào)查研究，傾聽(tīng)多方意見(jiàn)，先把情況搞清楚，再處理問(wèn)題，切勿主觀武斷。辦事要公道正派，既要堅(jiān)持原則，又要有靈活性，要考慮各方利益，不要偏聽(tīng)偏信。

（五）辦公室的辦事職能

辦公室直接為黨委、政府和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的許多具體事務(wù)。除以上各項(xiàng)任務(wù)外，還有會(huì)務(wù)接待、檔案保密、來(lái)信來(lái)訪、安全保衛(wèi)、值班一直到吃喝拉撒睡，樣樣都管，成為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的不管部。

我這里著重講講信訪工作。信訪工作是黨和政府了解社會(huì)的窗口，信訪部門(mén)是黨和政府聯(lián)系人民群眾的橋梁，做好信訪工作是實(shí)踐“三個(gè)代表”重要思想的實(shí)際行動(dòng)，一定要做好。要把人民群眾上訪看作送上門(mén)的群眾思想工作，是群眾對(duì)政府信任的表現(xiàn)。所以一定要耐心接待。凡應(yīng)該解決，又有條件解決的就要果斷解決，不留尾巴，有些事情應(yīng)該解決但由于受條件限制，一時(shí)解決不了，要說(shuō)明情況，積極創(chuàng)造條件解決。群眾提的問(wèn)題，如5.7家屬工享受退休待遇的問(wèn)題，不符合政策，解決了會(huì)帶來(lái)連鎖反應(yīng)，就要講明政策，使其心服口服，不要推出了事。

信訪工作政策性強(qiáng)，信訪干部一定要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的政策，特別是新出臺(tái)的政策要學(xué)習(xí)好，否則，人家來(lái)上訪，本來(lái)人家說(shuō)的對(duì)，你把人家批評(píng)一頓，人家說(shuō)的不對(duì)，你表示同情，這就會(huì)把事情辦壞，影響黨和政府威信。

當(dāng)然，我們不主張大規(guī)模的集體上訪，那樣會(huì)影響正常的工作秩序、生產(chǎn)秩序和社會(huì)秩序，還會(huì)被壞人所利用。為了避免大規(guī)模集體上訪，就要做好基層工作，力爭(zhēng)把問(wèn)題解決在基層，不要等大規(guī)模群眾來(lái)上訪才去做工作。

三、秘書(shū)工作的基本特征 秘書(shū)工作的本質(zhì)特征 秘書(shū)工作是輔助性的工作，然而又不是一般的輔助性的工作，因?yàn)檩o助性的工作很多，秘書(shū)工作是綜合性的輔助性的工作，秘書(shū)人員是領(lǐng)導(dǎo)眼、耳、手、足、口、腦等器官的延伸，秘書(shū)工作是領(lǐng)導(dǎo)工作的延伸。主要表現(xiàn)在：

（一）秘書(shū)工作貼近領(lǐng)導(dǎo)，同領(lǐng)導(dǎo)同步運(yùn)轉(zhuǎn)，同心運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）秘書(shū)必須站在領(lǐng)導(dǎo)者的角度和高度來(lái)思考和處理各種問(wèn)題。

（三）秘書(shū)工作成果具有潛隱性，就是秘書(shū)的勞動(dòng)成果不單獨(dú)表現(xiàn)出來(lái)，而是包含在或是隱藏在領(lǐng)導(dǎo)的勞動(dòng)成果之中。秘書(shū)工作具有幕后臺(tái)下的性質(zhì)。

秘書(shū)工作的一般特征

（一）機(jī)要性和群眾性的統(tǒng)一。

“秘書(shū)”一詞帶有“秘密”的意思。秘書(shū)部門(mén)是綜合部門(mén)，要害部門(mén)，處在中樞的位置上。文件電報(bào)領(lǐng)導(dǎo)能看到的，秘書(shū)都能看到，而且先于領(lǐng)導(dǎo)看到，開(kāi)會(huì)作記錄，領(lǐng)導(dǎo)班子的決策最先知道，秘書(shū)掌握著大量的機(jī)密。這些機(jī)密一旦泄露出去將會(huì)造成重大損失。

但秘書(shū)工作也有群眾性的一面，秘書(shū)部門(mén)是黨委、政府聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶，是觀察社會(huì)動(dòng)態(tài)的窗口，辦公室每天都要接受來(lái)自社會(huì)的各方面信息，接受群眾的來(lái)信來(lái)訪，并且還要親自去深入基層，到群眾中去調(diào)查研究，反映群眾的心聲，傾聽(tīng)群眾的呼聲，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。因此，作為一個(gè)秘書(shū)，既要有很強(qiáng)的保密觀念，又要密切聯(lián)系群眾。只有前者沒(méi)有后者就會(huì)把自己與群眾隔離起來(lái)，只有后者沒(méi)有前者，因泄露國(guó)家機(jī)密而犯錯(cuò)誤，二者不可偏廢。

（二）綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一

秘書(shū)部門(mén)不是專項(xiàng)業(yè)務(wù)部門(mén)，而是綜合性的部門(mén)。因此，秘書(shū)工作涉及的范圍和內(nèi)容是十分廣泛，具有突出的綜合性，包括起草綜合性文電，提供綜合性信息，進(jìn)行綜合性調(diào)研，處理綜合性事務(wù)等等。因?yàn)槭蔷C合性的工作，它要求秘書(shū)具有全局觀念，站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去觀察和處理問(wèn)題，知識(shí)面要寬，成為本系統(tǒng)的專家和通才。

同時(shí)秘書(shū)工作也不是誰(shuí)都可以干的“萬(wàn)斤油”，它有自己的一套專業(yè)，要求秘書(shū)有較高的政策水平，文字水平和理論水平，較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和辦事能力，熟悉文書(shū)，檔案，保密，信訪，信息，督查，會(huì)務(wù)，禮儀知識(shí)，會(huì)操作現(xiàn)代化辦公設(shè)施。要做合格的秘書(shū)并非易事，要進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，取得專業(yè)證書(shū)。不同行業(yè)的秘書(shū)，還要熟悉本行業(yè)的專門(mén)知識(shí)，如黨委秘書(shū)，要熟悉黨務(wù)知識(shí)，軍隊(duì)秘書(shū)要熟悉軍隊(duì)知識(shí)，企業(yè)秘書(shū)要熟悉企業(yè)管理知識(shí)，涉外秘書(shū)要熟悉外交知識(shí)等。

綜合性是主要的，專業(yè)性是次要的，二者互相滲透，互相促進(jìn)。

（三）事務(wù)性和思想性的統(tǒng)一

秘書(shū)部門(mén)是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的辦事機(jī)構(gòu)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)。每天都有大量的事務(wù)性工作，起草、收發(fā)文電，值班接聽(tīng)電話，信訪接待，搞會(huì)務(wù)，這些工作都很具體，繁雜，事務(wù)性比較強(qiáng)。

同時(shí)，秘書(shū)部門(mén)又是個(gè)參謀部門(mén)，在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮著重要的參謀作用，領(lǐng)導(dǎo)決策前要調(diào)查研究，提供信息，制訂方案，在決策過(guò)程中要起草文電，決策后要進(jìn)行督查和落實(shí)，所有這些都有很強(qiáng)的政治性。

事務(wù)性是秘書(shū)工作的基礎(chǔ)，思想性是秘書(shū)工作的靈魂，思想性處于主導(dǎo)地位，事務(wù)性處于從屬地位。思想性通過(guò)事務(wù)性工作體現(xiàn)出來(lái)。如文電的校對(duì)，如果稍有疏忽，錯(cuò)校一個(gè)關(guān)鍵的字，文件發(fā)出去，就可能造成重大的政治影響。主席臺(tái)排座次，如果排錯(cuò)了，錄相放出去，就可能引起各方面猜測(cè)。所以事務(wù)性工作滲透著思想性。不能因?yàn)槭聞?wù)性工作就可疏忽大意。

（四）被動(dòng)性和主動(dòng)性的統(tǒng)一

秘書(shū)工作的被動(dòng)性是由秘書(shū)工作的從屬性和服務(wù)宗旨決定的。大家都有體會(huì)，自己支配的時(shí)間極少，秘書(shū)總是圍著領(lǐng)導(dǎo)的屁股轉(zhuǎn)，秘書(shū)工作總是按照領(lǐng)導(dǎo)的需要和指令來(lái)進(jìn)行，很少按照自己的意愿安排工作，常常來(lái)了文件辦文件，來(lái)了電話接電話，有時(shí)正做著這件事，又來(lái)了新任務(wù)，又要改做另一件事，總是顯得很被動(dòng)。

當(dāng)然，這種被動(dòng)，不是消極被動(dòng)，不是不可以發(fā)揮主觀能動(dòng)性，消極被動(dòng)，滿足于領(lǐng)導(dǎo)叫干啥就干啥，遇到啥就干啥，那樣是干不好工作的。我們要在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，摸索規(guī)律，掌握了規(guī)律就可以把工作做到前邊，領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)想到的你想到了，領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)叫做的事，但又必須做的事，你提前做了，這樣才能當(dāng)一個(gè)好的參謀和助手，才能做到優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

第三篇：秘書(shū)部門(mén)的功能與職能

一、秘書(shū)部門(mén)的基本功能

什么是功能，什么又是職能?這是常易被混為一談的問(wèn)題。這里講的功能，是指事物(具體講是指系統(tǒng)、機(jī)構(gòu))主體所具有的能力和作用的總和，它是由這一事物(系統(tǒng)、機(jī)構(gòu))內(nèi)在的索質(zhì)及其結(jié)構(gòu)組成所決定的。簡(jiǎn)言之，功能是某一事物(系統(tǒng)、機(jī)構(gòu))所能發(fā)揮的效能與作用。例如政府的基本功能是保衛(wèi)國(guó)家與管理(建設(shè))國(guó)家?；蛘哒f(shuō)政府的行政功能主要有：保衛(wèi)功能、管理功能、服務(wù)功能等。當(dāng)其一個(gè)組織機(jī)構(gòu)建立、出現(xiàn)的時(shí)候，它的功能基本上也就確定了,一般是不以人們的主觀意愿隨意變化的。好比秘書(shū)部門(mén)通常不是行政執(zhí)行部門(mén),如果領(lǐng)導(dǎo)人硬要把它當(dāng)作行政執(zhí)行部門(mén)去使用，那就必須改變它的內(nèi)在組成狀況與改變它的內(nèi)部結(jié)構(gòu)才行，而經(jīng)過(guò)這樣改造后的機(jī)構(gòu)，實(shí)質(zhì)上成為行使政府職權(quán)的機(jī)構(gòu)，已經(jīng)不再是原來(lái)意義上的秘書(shū)機(jī)構(gòu)了。

職能與功能既有聯(lián)系，又有區(qū)別。職能通常指領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)根據(jù)其需要與某一機(jī)構(gòu)的功能，而要求、交付給這一機(jī)構(gòu)的職責(zé)任務(wù)。功能與職能都含有我們通常所說(shuō)的“作用”的意思。但功能含有先天的客觀性，人們不能任意夸大某一種機(jī)構(gòu)的功能，例如說(shuō)秘書(shū)部門(mén)具有行政管理的功能,就不準(zhǔn)確；職能則含有外在的領(lǐng)導(dǎo)賦予性，上級(jí)可以賦予下級(jí)某些職能，不過(guò)最多不能超過(guò)上級(jí)本身的職能權(quán)限，職能的概念比功能小，不能超越功能的范圍，比如要求秘書(shū)部門(mén)發(fā)揮保衛(wèi)祖國(guó)的職能，顯然也是不準(zhǔn)確的。

(一)秘書(shū)部門(mén)的基本功能是“服務(wù)”與“輔助”

l.秘書(shū)部門(mén)的基本功能是“服務(wù)”，這是1985年以來(lái)歷屆全國(guó)秘書(shū)長(zhǎng)座談會(huì)精神都指明了的。從歷史上也可以看出，自古領(lǐng)導(dǎo)人設(shè)置秘書(shū)部門(mén)，就是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)人的事務(wù)日繁、政務(wù)日重，必須要有一個(gè)或大或小的機(jī)構(gòu)，—批或多或少的秘書(shū)為之服務(wù)，為之分擔(dān)一部分輔助性的、事務(wù)性的工作，才能進(jìn)行其領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)。黨中央多次強(qiáng)調(diào)的秘書(shū)部門(mén)“三服務(wù)”——為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為各部門(mén)服務(wù)，為人民群眾服務(wù)的根本指導(dǎo)思想，也是從秘書(shū)部門(mén)的功能出發(fā)，并反映了這一功能的。

人們通常說(shuō)秘書(shū)職業(yè)是服務(wù)性職業(yè)，秘書(shū)部門(mén)是服務(wù)性部門(mén)，秘書(shū)是服務(wù)人員，就是從其功能的角度講的。

2.秘書(shū)部門(mén)的職業(yè)性功能是“輔助領(lǐng)導(dǎo)”的“輔助功能”。也就是通常所說(shuō)的助手作用的意思。前面已講到的，秘書(shū)部門(mén)的基本功能是“服務(wù)”，這是不錯(cuò)的。然而，服務(wù)—詞是一個(gè)廣泛社會(huì)化的詞語(yǔ)，使用范圍極其廣闊?？梢哉f(shuō)幾乎沒(méi)有什么行業(yè)與服務(wù)無(wú)關(guān)的。小平同志說(shuō)“領(lǐng)導(dǎo)就是服務(wù)”。我們說(shuō)教師為學(xué)生服務(wù)，醫(yī)生為病人服務(wù)，炊事員為吃飯的人服務(wù)，社會(huì)上所有的職業(yè)部是直接間接為他人服務(wù)，為人民服務(wù)的。但各行各業(yè)又都有其不同的、獨(dú)有的服務(wù)特點(diǎn)，教師通過(guò)教書(shū)育人為人民服務(wù)，醫(yī)生通過(guò)治病救人為人民服務(wù)，炊事員通過(guò)做好飯菜為人民服務(wù)。秘書(shū)部門(mén)則是通過(guò)做好領(lǐng)導(dǎo)的助手，輔助領(lǐng)導(dǎo)來(lái)體現(xiàn)為人民服務(wù)的。因此，也可以直接說(shuō)，秘書(shū)部門(mén)的功能是輔助領(lǐng)導(dǎo)的“輔助”功能，秘書(shū)是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)起一種助手作用的輔助性的服務(wù)人員，秘書(shū)部門(mén)應(yīng)當(dāng)發(fā)揮輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)工作的功能。由于助手作用仍然含義較廣，許多其他部門(mén)也是領(lǐng)導(dǎo)人的助手部門(mén)，其他許多工作人員也是領(lǐng)導(dǎo)人的助手，總書(shū)記在1990年全國(guó)秘書(shū)長(zhǎng)座談會(huì)上，稱秘書(shū)部門(mén)為領(lǐng)導(dǎo)的“左右手”，這就較之籠統(tǒng)地談助手更明確了。領(lǐng)導(dǎo)的助手很多，而“左右手”部門(mén)則只此一家。

“左右手”是形象化的語(yǔ)言，它說(shuō)明的有兩點(diǎn)含義：一是秘書(shū)部門(mén)處于領(lǐng)導(dǎo)核心的左右，具有“近身”的特點(diǎn)，也有人稱之為“圍核性”，這種位置可說(shuō)是秘書(shū)部門(mén)所獨(dú)有的位置，人們說(shuō)秘書(shū)部門(mén)居于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的樞紐地位、是領(lǐng)導(dǎo)同外部接觸的橋梁等，都含有類似的意思。二是指它的重要性，領(lǐng)導(dǎo)人如無(wú)左膀右臂輔助，就會(huì)耳目不靈，事務(wù)纏身，可以說(shuō)連一個(gè)通知也發(fā)不出去，一個(gè)電話也接不進(jìn)來(lái)。顯然就不能正確決策與貫徹決策。

(二)秘書(shū)部門(mén)輔助功能的兩大方面

秘書(shū)部門(mén)輔助功能有兩大方面，其一是發(fā)揮事務(wù)助手作用；其二是發(fā)揮智力助手作用。

1.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種事務(wù)，具體說(shuō)就是做好辦事、辦文，辦會(huì)(還可以加上辦信訪……)等工作，以達(dá)到保證領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，把領(lǐng)導(dǎo)人從繁瑣的日常事務(wù)中解放出來(lái)，集中精力抓全局、抓大事的目的，這叫做事務(wù)助手作用。給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好事務(wù)助手，是領(lǐng)導(dǎo)設(shè)置秘書(shū)部門(mén)的本來(lái)用意，事務(wù)性工作也是秘書(shū)部門(mén)天天都有、工作量最大的基礎(chǔ)性工作，是秘書(shū)部門(mén)第—位的功能。我們?cè)O(shè)置秘書(shū)部門(mén)的分支機(jī)構(gòu)，培訓(xùn)提高秘書(shū)人員的工作素質(zhì)，都要首先考慮到這一基本功能的發(fā)揮。

“辦事、辦文、辦會(huì)”這“三辦”中當(dāng)然也含有大量的智力服務(wù)內(nèi)容，“三辦”都是要用腦筋，靠智慧才能做好的。但它們畢竟是程序化了的日常工作。另外我們把辦事放在辦文之前，并無(wú)輕視秘書(shū)的文字工作之意，而是說(shuō)辦文雖系最傳統(tǒng)意義上的秘書(shū)工作,但作為群體的現(xiàn)代秘書(shū)機(jī)構(gòu)，最多的人員、最大的工作量還是辦事。就是高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)要秘書(shū)、民間的私人秘書(shū)，絕大多數(shù)時(shí)間也是在辦事，只有少數(shù)專門(mén)的“秀才型”秘書(shū)，才以寫(xiě)文章為主。至于辦會(huì)，是因?yàn)槲覈?guó)的會(huì)議具有多、大、長(zhǎng)特點(diǎn)，成為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)和領(lǐng)導(dǎo)方法中極為為的一種，消滅會(huì)海尚屬遙遙無(wú)期，必須依靠一批秘書(shū)來(lái)辦會(huì)，提高會(huì)議的質(zhì)量，發(fā)揮會(huì)議的效果。

２.輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策，起好智力助手的作用，是秘書(shū)部門(mén)輔助功能的另一方面，也是現(xiàn)階段各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所特別強(qiáng)調(diào)的。大家知道，決策是領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)功能的集中體現(xiàn)，也是領(lǐng)導(dǎo)的最主要的職能之一。在我國(guó)歷史上，曾經(jīng)出現(xiàn)過(guò)“大躍進(jìn)”、“文化大革命”等多次戰(zhàn)略性的重大決策錯(cuò)誤，給國(guó)家和人民造成巨大損失，充分說(shuō)明了決策的失誤是最大的失誤這一真理。我們付出了許多學(xué)費(fèi)，才懂得了必須實(shí)行科學(xué)決策民主決策的道理。而領(lǐng)導(dǎo)人的正確決策，離不開(kāi)正確的信息支持，也就離不開(kāi)秘書(shū)部門(mén)發(fā)揮智力助手作用。所謂參謀作用，就其實(shí)質(zhì)來(lái)說(shuō)，也是建立在信息加工基礎(chǔ)上的智力助手作用。領(lǐng)導(dǎo)人要正確決策，必須依靠大量精確信息的支持，通俗地說(shuō)就是必須依靠參謀、外腦的智力支持，否則任何再高明的領(lǐng)導(dǎo)也必然有其所不知不懂的領(lǐng)域。但我們必須懂得，領(lǐng)導(dǎo)人的參謀外腦，主要地并不是靠的秘書(shū)部門(mén)這一家，更不是靠的某一個(gè)秘書(shū)個(gè)人。秘書(shū)并非各種專業(yè)領(lǐng)域的專家，例如外貿(mào)、司法、土壤、建筑等等許多專業(yè)，一般的黨政秘書(shū)大概是都不大精通的。秘書(shū)部門(mén)的人員結(jié)構(gòu)，也大量配備的是辦事型的秘書(shū)或偏政偏文的秘書(shū)，所以秘書(shū)部門(mén)并不可能充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的參謀部，而只是一個(gè)信息加工廠。秘書(shū)部門(mén)并非領(lǐng)導(dǎo)的信息源，而是信息與領(lǐng)導(dǎo)的中介，能夠做好信息加工工作就算發(fā)揮了很大的參謀作用了。同理，秘書(shū)個(gè)人也要緊緊掌握智力輔助的界限，有的領(lǐng)導(dǎo)稱秘書(shū)為他的“高參”，那或許是很特殊的情況，或者是個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)人的信口開(kāi)河；還有的學(xué)者寫(xiě)文章要求秘書(shū)做領(lǐng)導(dǎo)人的“諫客”，像魏征諫唐太宗李世民那樣發(fā)揮參謀作用，其實(shí)魏征是專職的諫議大夫，后來(lái)是太師，是進(jìn)入了領(lǐng)導(dǎo)核心的幾個(gè)高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)之一，而并非現(xiàn)今意義上的高級(jí)秘書(shū)或辦公廳主任。有的學(xué)者要求秘書(shū)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的諫客，顯然也是超越了秘書(shū)功能的信口開(kāi)河。正確的說(shuō)法只能是“參謀提醒”，這已經(jīng)是很高的要求了。

秘書(shū)部門(mén)發(fā)揮智力助手作用，輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策的主要途徑，是發(fā)揮信息加工的作用，所以信息工作在秘書(shū)部門(mén)工作中越來(lái)趣為重要。

二、秘書(shū)部門(mén)的基本職能

秘書(shū)部門(mén)的職能，也就是領(lǐng)導(dǎo)或上司根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的客觀需要，也根據(jù)秘書(shū)部門(mén)的功能、能量的主觀因素，所要求秘書(shū)部門(mén)發(fā)揮的作用與承擔(dān)的職責(zé)任務(wù)。職能與功能有時(shí)是交叉一致的，比如說(shuō)秘書(shū)部門(mén)具有辦事(指“三辦”)與參謀(指智力助手)的職能或功能，就比較一致并無(wú)矛盾。但職能的含義范圍顯然應(yīng)當(dāng)小于功能，而大于具體的各項(xiàng)任務(wù)。有的同志把職能與工作任務(wù)完成等同起來(lái)，因而得出秘書(shū)部門(mén)有辦文、辦會(huì)、信訪、檔案……等等一二十種職能，則又過(guò)于繁瑣具體，就事論事，缺少必要的理性上升。在改革開(kāi)放中，典型的秘書(shū)部門(mén)的職能既有較大拓寬，也有縮減的地方。以下只就基本的職能作用，按其性質(zhì)相近情況，分述如下：

(一)后勤保障的職能

1.后勤保障的職能，是任何領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)秘書(shū)部門(mén)都有的基本職能之一。各種各類秘書(shū)部門(mén)，其他職能也許有時(shí)不那么強(qiáng)調(diào)，比如有的單位文字與文書(shū)工作可能很少，有的單位沒(méi)有下屬因而督促檢查工作很少；但是任何一個(gè)單位只要是一個(gè)實(shí)體，有領(lǐng)導(dǎo)、有職工，有日常工作在每天運(yùn)轉(zhuǎn)，這種“運(yùn)動(dòng)”就要不停地消耗能源與物資，而領(lǐng)導(dǎo)與職工也同樣每天要消耗大量的能量與物質(zhì)，必須有后勤工作予以不斷的支持。試估計(jì)一下，一個(gè)上百人的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，每天消耗的物質(zhì)與能量，諸如房屋設(shè)備、辦公用品、車輛汽油、水電氣、吃喝拉撒睡，樣樣得有人管。這些工作通常都屬于秘書(shū)部門(mén)的工作，由秘書(shū)長(zhǎng)統(tǒng)轄。例如各地市的機(jī)關(guān)事務(wù)局、行政科、交際科、房產(chǎn)科、維修科、總務(wù)處、伙食團(tuán)，大單位的附屬醫(yī)院、職工俱樂(lè)部等，一般都屬于大秘書(shū)工作的范圍。中央領(lǐng)導(dǎo)同志在1994年底全國(guó)秘書(shū)長(zhǎng)座談會(huì)上，明確要求秘書(shū)部門(mén)要保證機(jī)關(guān)的日常運(yùn)轉(zhuǎn)，明確了后勤工作的意義。

2.后勤保障的職能，是秘書(shū)部門(mén)工作中花費(fèi)人員、精力與錢(qián)財(cái)最大的一系列工作。廣義的機(jī)關(guān)行政管理的內(nèi)容很寬，主要的有機(jī)關(guān)(含企事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān))財(cái)務(wù)管理、物資設(shè)備管理、房產(chǎn)管理、基本建設(shè)管理、醫(yī)療保健管理、環(huán)境管理、車輛管理、產(chǎn)權(quán)管理、機(jī)關(guān)所屬產(chǎn)業(yè)管理、職工生活管理、大單位的交通與治安管理、以及職工與家屬的福利事項(xiàng)與文化生活的管理等等。這些工作象一顆顆的螺絲釘一樣，保證了機(jī)關(guān)機(jī)器的正常運(yùn)動(dòng)，缺少了哪一方面都不行。其中某些方面，機(jī)關(guān)常需再細(xì)設(shè)分技職能機(jī)構(gòu)或科室專管，如附屬醫(yī)院、伙食團(tuán)等；財(cái)務(wù)科則通常由一位領(lǐng)導(dǎo)分工領(lǐng)導(dǎo)，秘書(shū)長(zhǎng)協(xié)助具體管轄。

3.后勤工作是科學(xué)性很強(qiáng)的一系列工作，秘書(shū)部門(mén)要發(fā)揮好后勤保障的職能作用，一是要從革命分工的角度，認(rèn)識(shí)后勤工作的重要、光榮的意義，教育職工牢固樹(shù)立“三服務(wù)”的服務(wù)思想；二是要加強(qiáng)后勤改革，理順關(guān)系，轉(zhuǎn)換機(jī)制，提高管理水平，實(shí)行部分后勤工作的社會(huì)化，保障后勤工作的效率；三是要努力造就一支又紅又專，精通科學(xué)管理，掌握現(xiàn)代化先進(jìn)技能的后勤隊(duì)伍；四是要充實(shí)后勤服務(wù)手段與必要的設(shè)備、設(shè)施。

(二)辦理文書(shū)的職能

l.辦理文書(shū)的職能是秘書(shū)部門(mén)傳統(tǒng)的職能，古代領(lǐng)導(dǎo)人使用秘書(shū)的一個(gè)重要原因，就是為了協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理文書(shū)事務(wù)。由于隨著領(lǐng)導(dǎo)人的政務(wù)日繁，各級(jí)政權(quán)機(jī)構(gòu)的文書(shū)越來(lái)越多，而且辦理文書(shū)的專業(yè)性也越來(lái)越強(qiáng)，已非一般官員所能辦理，從而逐漸產(chǎn)生了各級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)身旁專門(mén)處理文書(shū)事務(wù)的秘書(shū)機(jī)構(gòu)。如秦代的御史大夫寺專門(mén)“掌天下文書(shū)”，兼“主柱下方書(shū)”；唐代的翰林院等官員“協(xié)理批答四方章表疏議，起草制詔書(shū)敕”；明代內(nèi)閣設(shè)中書(shū)科起草公文，設(shè)制敕房繕寫(xiě)公文等。及至到了現(xiàn)代社會(huì)，由于各種各樣的機(jī)構(gòu)單位數(shù)量激增，辦文要求更為嚴(yán)格與規(guī)范，這就使得辦理文書(shū)成為機(jī)關(guān)單位秘書(shū)部門(mén)的一項(xiàng)經(jīng)常性的也是基礎(chǔ)性的工作。

2.辦理文書(shū)的職能又可分為四個(gè)方面的系列工作：

（1）起草撰寫(xiě)公文與其他應(yīng)用文書(shū)。任何實(shí)體機(jī)構(gòu)，或多或少都有一定的文書(shū)撰寫(xiě)任務(wù)，如請(qǐng)示問(wèn)題、報(bào)告情況、制定計(jì)劃……等。過(guò)去人們稱秘書(shū)為“秀才”、“筆桿子”，就是指此。

(2)文書(shū)處理工作，又包括收文與發(fā)文兩大方面。文書(shū)只有經(jīng)過(guò)處理，才能產(chǎn)生作用。

(3)檔案工作，也就是把辦完而有查考價(jià)值的文書(shū)，經(jīng)過(guò)秘書(shū)部門(mén)或其他業(yè)務(wù)部門(mén)立卷歸檔，最后移交給檔案部門(mén)保管。檔案工作是辦文的最后環(huán)節(jié)，是大秘書(shū)的范圍。

(4)信息工作，本來(lái)主要是各種文書(shū)資料的加工工作，由于它的地位作用越來(lái)越強(qiáng)，將于后專門(mén)介紹。

我國(guó)各級(jí)辦公廳(室)下設(shè)的秘書(shū)局、處、科，實(shí)際上就是辦理文書(shū)的處室。黨和國(guó)家對(duì)于文書(shū)處理有專門(mén)的條例規(guī)范。

(三)信息加工的職能

信息一詞被廣泛使用，不過(guò)是八十年代以來(lái)的事，但信息工作巳經(jīng)成為秘書(shū)部門(mén)的重頭工作，秘書(shū)信息是領(lǐng)導(dǎo)掌握外部情況，認(rèn)識(shí)客觀社會(huì)的主渠道。中央要求秘書(shū)部門(mén)發(fā)揮好對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的參謀作用，主要是依靠秘書(shū)信息工作與調(diào)查研究相結(jié)合，向領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)決策的依據(jù)。秘書(shū)參謀作用，也主要指的是提供信息的作用。但是秘書(shū)和秘書(shū)部門(mén)本身并不是信息源，而只是“加工廠”，所以，對(duì)信息加工然后提供給領(lǐng)導(dǎo)，成為秘書(shū)部門(mén)輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策的—項(xiàng)重要職能。

1.信息是至今人類尚未完全認(rèn)識(shí)的東西，也還沒(méi)有公認(rèn)的科學(xué)定義，廣義的信息很難準(zhǔn)確下出定義來(lái)，最早把信息概念推廣到人、動(dòng)物與機(jī)械之中的科學(xué)家維納認(rèn)為,“信息是人們?cè)谶m應(yīng)外部世界并使這種適應(yīng)反作用于外部世界過(guò)程中，同外部世界進(jìn)行交換的內(nèi)容的名稱”。這話不大好懂，日本學(xué)者把它簡(jiǎn)化發(fā)展成一句話：“信息是生活主體同外部客體之間有關(guān)情況的消息”。以上說(shuō)法有三個(gè)要點(diǎn)：

(1)信息是指反映客觀世界中客觀事物的特征及其變化的表征；

(2)信息是客觀事物的狀態(tài)經(jīng)過(guò)傳遞后的再現(xiàn)；

(3)信息對(duì)于接收者是一種有用的知識(shí)。

也就是說(shuō)，信息是指具有新內(nèi)容、新知識(shí)的消息。信息是關(guān)于事物運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的表述。信息包括自然信息與社會(huì)信息，諸如星星閃動(dòng)，刮風(fēng)下雨，機(jī)器轟鳴，野獸狂嚎，都是一種信息。秘書(shū)處理的信息的范圍顯然要狹小得多，我們把它定義為“秘書(shū)信息”。這樣，使用秘書(shū)信息這一詞語(yǔ)，有助于明確秘書(shū)向領(lǐng)導(dǎo)提供的信息的范圍與重點(diǎn)：即凡屬一般秘書(shū)部門(mén)所必須掌握，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供輔助、服務(wù)的信息，均屬秘書(shū)信息，這就是秘書(shū)信息的特定范圍。

有些領(lǐng)導(dǎo)同志要求秘書(shū)部門(mén)提供的信息“越多越好”，有的秘書(shū)部門(mén)也要求下屬提供信息條數(shù)越多越受表?yè)P(yáng)，這其實(shí)是不科學(xué)的方法，會(huì)使大量信息無(wú)法加工應(yīng)用，甚至造成信息污染，勞民傷財(cái)，這是信息工作的誤區(qū)。

2.秘書(shū)部門(mén)的信息工作，從縱的方面，可分為收集信息、篩選信息(即篩選掉大量無(wú)用的、價(jià)值不大、重復(fù)過(guò)時(shí)的、虛假的信息)、研究信息(指科學(xué)地研究，包括統(tǒng)一口徑與分類等)、傳輸信息、貯存信息、反饋信息等不同環(huán)節(jié)的工作。從橫的方面講，主要是信息工作與調(diào)查研究?jī)煞矫妫际敲貢?shū)部門(mén)的重要工作。

對(duì)于秘書(shū)部門(mén)來(lái)說(shuō)，信息學(xué)是一門(mén)十分重要的學(xué)問(wèn)，如何加工信息，如何提供對(duì)路(優(yōu)質(zhì))信息，如何精簡(jiǎn)一般(無(wú)用)信息，如何處理憂信息，如何開(kāi)發(fā)(增值)信息，都是有待進(jìn)一步解決的課題。

(四)綜合協(xié)調(diào)的職能

1.綜合是秘書(shū)部門(mén)的特點(diǎn)，有人稱秘書(shū)部門(mén)是唯一具有“綜合權(quán)”的部門(mén)。秘書(shū)部門(mén)位居領(lǐng)導(dǎo)近身，地位比較超脫，又具有這種綜合權(quán)，使秘書(shū)部門(mén)能夠發(fā)揮綜合的職能作用。協(xié)調(diào)則是協(xié)同動(dòng)作，統(tǒng)一行為的意思。領(lǐng)導(dǎo)人要使所屬范圍內(nèi)外矛盾盡量縮小，工作步驟盡量一致，改善組織之間、工作之間、個(gè)人之間的關(guān)系使之和諧一致，就必須掌握運(yùn)用綜合協(xié)調(diào)的藝術(shù)。由于秘書(shū)部門(mén)前述的近身、超脫、綜合等特點(diǎn)，使秘書(shū)部門(mén)成為協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展協(xié)調(diào)工作的最佳部門(mén)。

秘書(shū)部門(mén)發(fā)揮好綜合協(xié)調(diào)的職能，無(wú)論從促進(jìn)科學(xué)管理，減少內(nèi)耗，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的角度，或從改善公共杜會(huì)形象的角度，都是非常重要的。

2.綜合協(xié)調(diào)工作。貫穿于秘書(shū)工作的許多方面，而不可能設(shè)立一個(gè)專門(mén)科室來(lái)做，這是和其他許多職能工作不同的特點(diǎn)。比如信息、保密、檔案、文書(shū)等都可設(shè)立等門(mén)科室專司其事；而協(xié)調(diào)卻存在于全部秘書(shū)工作之中動(dòng)。辦文有辦文中的協(xié)調(diào)，辦會(huì)有會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的大量協(xié)調(diào)，就是處理一件具體內(nèi)部矛盾事務(wù)，比如各個(gè)科室之間分配電扇、安排人打掃衛(wèi)生，也得做好協(xié)調(diào)才能減少阻力，順利完成任務(wù)。

協(xié)調(diào)總的講是領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)任務(wù)，秘書(shū)部門(mén)是處于做好輔助事務(wù)，輔助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)的地位。但對(duì)于純粹機(jī)關(guān)內(nèi)部非政策性事務(wù)的協(xié)調(diào)，如前所說(shuō)的分配電扇一類事情，則秘書(shū)長(zhǎng)、辦公室主任應(yīng)當(dāng)大膽負(fù)責(zé)，把它搞好，這也是減少領(lǐng)導(dǎo)負(fù)擔(dān)的一種服務(wù)方式。

(五)督促檢查的職能

督促檢查是一種領(lǐng)導(dǎo)行為，科學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)離不開(kāi)督促檢查，領(lǐng)導(dǎo)督查是決策落實(shí)的“第一推動(dòng)力”。歷史上雖然秘書(shū)機(jī)構(gòu)有時(shí)也承擔(dān)有“奉旨督查”，“刷卷督查”(即定期檢查各衙門(mén)文卷實(shí)行督查)和“催報(bào)督查”等形式，但在多數(shù)時(shí)代和情況下，秘書(shū)部門(mén)不是監(jiān)督部門(mén)，也沒(méi)有很重的督查任務(wù)，更多是限于文書(shū)的催辦而已。80年代以后，由于形勢(shì)的需要，中央再次強(qiáng)調(diào)了秘書(shū)部門(mén)要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好督查工作，賦予了秘書(shū)部門(mén)新的職能，使督促檢查成為秘書(shū)部門(mén)輔助領(lǐng)導(dǎo)的一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，它對(duì)于克服官僚主義、分散主義、地方主義、本位主義等，以保持政令的暢通，決策的貫徹，具有決定性的作用。按照中央領(lǐng)導(dǎo)同志的指示，如果只有決策、部署而沒(méi)有督促檢查，就叫做任務(wù)只完成了“一半”。這在秘書(shū)工作中叫做應(yīng)樹(shù)立“一半”意識(shí)，成為一個(gè)專門(mén)的新術(shù)語(yǔ)。

經(jīng)過(guò)十幾年的發(fā)展，秘書(shū)督查工作已經(jīng)積累了一定經(jīng)驗(yàn)，中央制定了有關(guān)督促檢查工作的條例，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的辦公廳建立了督查處科。在新時(shí)期，秘書(shū)部門(mén)要加大督查力度，維護(hù)黨和國(guó)家的重大方針政策的健康落實(shí)。

(六)“不管部”的職能

在各種領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)中，還有許多無(wú)法歸給某一職能科室管理的工作，也會(huì)有一些全面性的重要任務(wù)，無(wú)法交給哪一個(gè)科室去完成，領(lǐng)導(dǎo)通常把這類任務(wù)交付給秘書(shū)部門(mén)，這就使秘書(shū)部門(mén)常常發(fā)揮著一種“不管部”的職能。

“不管部”職能內(nèi)容廣泛，難以明確界定。大體上有兩大類：一類是常規(guī)性的，指機(jī)關(guān)內(nèi)遇到的沒(méi)有其他職能科室專管的，帶全面性的日常工作或臨時(shí)任務(wù)。諸如前些年各單位發(fā)行公債，宣傳部門(mén)只管宣傳，財(cái)經(jīng)部門(mén)只管財(cái)務(wù)，但總還得有個(gè)部門(mén)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌總管，自然非秘書(shū)部門(mén)莫屬。另一種是指執(zhí)行機(jī)關(guān)公務(wù)中遇到的重大新情況、新問(wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)也常常交給秘書(shū)部門(mén)去代表或協(xié)助他調(diào)查處理，這在現(xiàn)實(shí)中也是很多的，特別是高層次的秘書(shū)長(zhǎng)、辦公廳主任，常常從事這類授權(quán)的特殊工作。

“不管部”職能使秘書(shū)工作產(chǎn)生了有限無(wú)窮的延伸，有限是講它不能超越本機(jī)關(guān)、本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)權(quán)限；無(wú)窮是講具體的事務(wù)各種各樣，時(shí)刻可能發(fā)生，甚至可能趕過(guò)本來(lái)的工作量。秘書(shū)對(duì)此應(yīng)有正確認(rèn)識(shí)與思想準(zhǔn)備，把發(fā)揮不管部職能作用看作是份內(nèi)之事，才能有所準(zhǔn)備地、積極愉快地完成這些任務(wù)。

三、秘書(shū)部門(mén)如何發(fā)揮它的職能作用

(一)需要進(jìn)一步科學(xué)地明確規(guī)范秘書(shū)部門(mén)的基本職能。隨著時(shí)代的前進(jìn)、事業(yè)的發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)人素質(zhì)的變化，秘書(shū)部門(mén)的基本功能沒(méi)有變化，但職能任務(wù)則既有拓寬又有減縮。在這種拓寬與縮減的過(guò)程中做到科學(xué)合理，是一個(gè)重要的尚未引起有關(guān)方面充分注意的問(wèn)題。秘書(shū)部門(mén)的職能應(yīng)當(dāng)明確集中，保證機(jī)關(guān)運(yùn)轉(zhuǎn)，保證領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)，主要為領(lǐng)導(dǎo)決策與貫徹決策服務(wù)，其他的宜于縮減，不斷地延伸會(huì)帶來(lái)“力不從心”的結(jié)果。

(二)秘書(shū)部門(mén)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，需要進(jìn)一步科學(xué)合理，理順上下、縱橫、左右、內(nèi)外的關(guān)系。改善內(nèi)部人員結(jié)構(gòu)，以求發(fā)揮整體功能，才能在長(zhǎng)期人少事多的情況下達(dá)到“l(fā)+1>2”，做好工作。

(三)提高秘書(shū)人員素質(zhì)，是發(fā)揮秘書(shū)部門(mén)職能作用的基礎(chǔ)，需要重視的問(wèn)題主要有兩個(gè)方面：一是秘書(shū)隊(duì)伍從工農(nóng)型到秀才型、經(jīng)驗(yàn)型，偏政偏文是必要的，但實(shí)務(wù)技能的培養(yǎng)也是刻不宜緩的問(wèn)題。沒(méi)有良好的職業(yè)意識(shí)(對(duì)秘書(shū)職業(yè)的光榮感、自豪感)與良好的職業(yè)技能，均將難以適應(yīng)現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)人的需要。比如不懂經(jīng)濟(jì)、不會(huì)外語(yǔ)、不能操作現(xiàn)代辦公與通訊設(shè)備的秘書(shū)，無(wú)疑將難以充分發(fā)揮參謀助手作用。另一方面是秘書(shū)觀念的現(xiàn)代化問(wèn)題，也是秘書(shū)培訓(xùn)教育工作的重點(diǎn)，特別在民間、私人秘書(shū)中，效率與效益是一回事。是民間企業(yè)生命攸關(guān)的頭等問(wèn)題，沒(méi)有高度的效率與效益觀念，慢騰騰的辦事、辦文，是不具備現(xiàn)代秘書(shū)的資格的。還有現(xiàn)代秘書(shū)的思維規(guī)律問(wèn)題，也是值得研究的。

(四)加強(qiáng)秘書(shū)工作與秘書(shū)部門(mén)的有關(guān)規(guī)章制度的建設(shè)，如秘書(shū)的資格認(rèn)定與晉升、秘書(shū)的工作方法與紀(jì)律、秘書(shū)工作中許多方面的標(biāo)準(zhǔn)化與程序化、秘書(shū)教學(xué)大綱等，有的已在著手之中，但要使之完善任務(wù)還較艱巨，需要國(guó)家有一個(gè)機(jī)構(gòu)專門(mén)考慮這方面的問(wèn)題。

（作者單位：四川成都大學(xué)；原載《秘書(shū)界》１９９７年３、４期）

第四篇：秘書(shū)職能

《秘書(shū)職能》教學(xué)設(shè)計(jì)

潁州職業(yè)教育中心 張洪鋒

教學(xué)目的：

一、理解掌握秘書(shū)基本職能范疇的特征；

二、掌握秘書(shū)文稿撰擬要領(lǐng)。教學(xué)重點(diǎn)：

掌握秘書(shū)的基本職能 教學(xué)課時(shí)：一課時(shí) 教學(xué)過(guò)程：

一、秘書(shū)的基本職能

《現(xiàn)代漢語(yǔ)小詞典》這樣解釋“職能”——人、事物、機(jī)構(gòu)應(yīng)有的作用。秘書(shū)的職能，是在秘書(shū)機(jī)構(gòu)、秘書(shū)職位功能的框架內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)組織目標(biāo)與管理工作的需要而明確賦予秘書(shū)機(jī)構(gòu)或秘書(shū)職位的具體職責(zé)權(quán)限。

秘書(shū)職能，在具有一定的規(guī)范性和相對(duì)穩(wěn)定性的同時(shí)，也具有一定的可變性。這種可變性緣于組織目標(biāo)與管理工作的需要，緣于辦公手段的更新，也緣于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)的信任度。

秘書(shū)的基本職能可以概況為：辦理事務(wù)、協(xié)調(diào)關(guān)系、輔助決策、綜合服務(wù)，具體來(lái)說(shuō)就是“管理事務(wù)，參與政務(wù)”。

1、辦理事務(wù)

秘書(shū)的事務(wù)工作是相對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人的政務(wù)工作而言的。政務(wù)是指領(lǐng)導(dǎo)者所從事的具有全局性和戰(zhàn)略性意義的公務(wù)活動(dòng)，如決策。事務(wù)是指一切同領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)的日常具體工作，如電話接打、會(huì)議服務(wù)、信訪工作、文書(shū)處理等。

政務(wù)是事務(wù)的統(tǒng)帥和核心，事務(wù)是政務(wù)的基礎(chǔ)和保證。兩者是相輔相成的。秘書(shū)的事務(wù)工作無(wú)論是經(jīng)常重復(fù)出現(xiàn)的還是偶發(fā)的，在辦理的過(guò)程中都有一定的程序性。秘書(shū)人員在辦理事務(wù)的過(guò)程中要遵循被動(dòng)中求主動(dòng)、原則中求靈活、繁雜中求規(guī)范的原則。

2、協(xié)調(diào)關(guān)系

現(xiàn)代管理活動(dòng)處處離不開(kāi)協(xié)調(diào)。任何組織只有通過(guò)協(xié)調(diào)，才能形成整體的合力，實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)。

秘書(shū)的協(xié)調(diào)是指秘書(shū)人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺(jué)地調(diào)整各類組織、各項(xiàng)工作、各個(gè)人員之間的關(guān)系，促進(jìn)各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化和和諧化，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過(guò)程。

與領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)和職能部門(mén)的協(xié)調(diào)不同，秘書(shū)部門(mén)的協(xié)調(diào)有從屬性、廣泛性、間接性等特征，在協(xié)調(diào)關(guān)系的過(guò)程中要遵循政策指導(dǎo)、客觀公正、平等協(xié)商、注重整體、靈活適度等原則。

3、輔助決策 在實(shí)際工作中，任何決策都是一個(gè)過(guò)程而不僅僅只是拍板這一個(gè)環(huán)節(jié)。因此，輔助決策定義為：在決策過(guò)程中，在知識(shí)（包括理論）、能力（包括技術(shù)）、經(jīng)驗(yàn)和精力等方面給予決策主體全面的補(bǔ)償，以提高決策的科學(xué)性和時(shí)效性。

秘書(shū)人員輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策一般要經(jīng)過(guò)：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定目標(biāo)、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計(jì)方案、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)評(píng)優(yōu)選優(yōu)、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施反饋等四個(gè)階段。

4、綜合服務(wù)

秘書(shū)是為以領(lǐng)導(dǎo)為核心的集團(tuán)服務(wù)的，秘書(shū)通常提供的是全方位的服務(wù)，既包含公務(wù)，如果領(lǐng)導(dǎo)需要，有時(shí)也包括辦理一些私事。所以，秘書(shū)一定要有牢固的服務(wù)意識(shí)，“全心全意地為領(lǐng)導(dǎo)及其集團(tuán)服務(wù)”。當(dāng)然，在服務(wù)的過(guò)程中要注意方式方法，還要善于運(yùn)用資源。

二、秘書(shū)日常事務(wù)職能

1、辦公用品管理

2、接待

3、安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)

4、值班

5、通訊工作

6、印章管理

7、機(jī)要保密

三、秘書(shū)專項(xiàng)職能

1、信息管理

2、調(diào)查研究

3、會(huì)務(wù)工作

4、公文處理

5、檔案管理

6、信訪工作

四、秘書(shū)特別受權(quán)職能

1、公文寫(xiě)作

秘書(shū)在撰擬文稿時(shí)要注意一下幾個(gè)方面：要明確自己代筆者的地位，要準(zhǔn)確使用規(guī)范文種，要選用準(zhǔn)確而不含糊、莊重而不易產(chǎn)生歧義的語(yǔ)言表達(dá)，要反復(fù)進(jìn)行認(rèn)真修改，要有可靠依據(jù)，要有精益求精認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。

2、督查

3、協(xié)調(diào)

4、談判

受權(quán)談判中秘書(shū)工作的任務(wù)：①協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定談判的中心議題和準(zhǔn)備達(dá)到的目標(biāo)。②準(zhǔn)備好談判各方的有關(guān)材料。③對(duì)談判中意外情況的預(yù)測(cè)和準(zhǔn)備。④把握談判進(jìn)程。⑤總結(jié)和評(píng)價(jià)談判的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，及時(shí)搞好信息反饋。

五、秘書(shū)深層職能

秘書(shū)的深層職能主要指的是秘書(shū)的參謀輔助職能。

秘書(shū)參謀的原則：①明確角色定位，不失職不越權(quán)。②明確參謀定位，謀而不斷。③立足規(guī)勸層面，諫而有度。

六、思考與聯(lián)系

（一）、案例分析

方秘書(shū)作繭自縛

一個(gè)大型會(huì)議的晚會(huì)內(nèi)容怎么定，方秘書(shū)先請(qǐng)示分管辦會(huì)的黃副主任，定為“舉辦電影晚會(huì)”。黃沒(méi)有說(shuō)要再往上請(qǐng)示，而方秘書(shū)自認(rèn)為再請(qǐng)示一把手賈主任也許會(huì)更好辦事。在請(qǐng)示賈時(shí)又沒(méi)有把已請(qǐng)示黃所定的意見(jiàn)告訴賈，賈的批復(fù)定為“觀看戲劇演出”。這樣，一個(gè)晚會(huì)出現(xiàn)兩種不同安排的領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)，該怎么辦？方秘書(shū)左右為難。幾個(gè)辦會(huì)秘書(shū)研究，最近定為按賈主任的意見(jiàn)執(zhí)行。由方秘書(shū)向黃副主任作自我批評(píng)，說(shuō)明擬按賈主任的意見(jiàn)辦，請(qǐng)黃諒解。當(dāng)時(shí)黃對(duì)方秘書(shū)多頭請(qǐng)示很不高興，但還是同意了按賈的意見(jiàn)執(zhí)行。

1、請(qǐng)分析此案例中方秘書(shū)做法的不妥之處。

2、如果你是方秘書(shū)，你認(rèn)為最好的挽回此事的辦法是什么？

（二）、學(xué)寫(xiě)一篇發(fā)言稿。

第五篇：秘書(shū)職能

秘書(shū)的基本職能

★輔助決策：

秘書(shū)的決策職能體現(xiàn)在調(diào)查研究、處理來(lái)信來(lái)訪、收集處理信息、參與討論起草工作計(jì)劃等實(shí)際工作中。

就決策的形成、實(shí)施、檢驗(yàn)過(guò)程中秘書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的輔佐決策職能。秘書(shū)輔佐決策的職能基礎(chǔ)、職能特點(diǎn)及其方法。

一、秘書(shū)輔佐決策的職能基礎(chǔ)。

秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)上傳下達(dá)、溝通四方，便于領(lǐng)會(huì)決策意圖，掌握覺(jué)得依據(jù)，收集決策反饋，檢驗(yàn)決策執(zhí)行效果，對(duì)決策的形成、論證、實(shí)施、修正、補(bǔ)充和優(yōu)化都能起到重要的作用，秘書(shū)輔佐覺(jué)得的職能基礎(chǔ)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

▲秘書(shū)為決策提供有效的依據(jù)。

覺(jué)得最忌憑空杜撰和依據(jù)不足。秘書(shū)具有為領(lǐng)導(dǎo)工作綜合服務(wù)的職能，以此有著為決策提供有效依據(jù)之使命。

——掌管文件材料，便于為決策提供政策依據(jù)；

——經(jīng)常深入基層，調(diào)查研究，便于為決策提供群眾可受性信息依據(jù)；

——在各職能部門(mén)間起到溝通協(xié)調(diào)作用，便于為決策提供各職能系統(tǒng)綜合信息依據(jù)； ——組織對(duì)外聯(lián)系，是對(duì)外聯(lián)系的窗口，便于為決策提供環(huán)境變化狀態(tài)依據(jù)； ——組織會(huì)議事務(wù)，便于為決策提供群體意識(shí)依據(jù)。

總之，秘書(shū)的職能工作，大多與領(lǐng)導(dǎo)決策有著密切聯(lián)系，便于在各方面為決策提供有效的依據(jù)。▲秘書(shū)加速?zèng)Q策實(shí)施的進(jìn)程。

——受權(quán)督辦、查辦與催辦，有利于加速各執(zhí)行系統(tǒng)實(shí)施決策并檢查其結(jié)果；

——發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，調(diào)解決策執(zhí)行中出現(xiàn)的矛盾和問(wèn)題，有利于加速?zèng)Q策執(zhí)行的進(jìn)程；

——收集各子系統(tǒng)、各有關(guān)方面的反饋信息，有利于決策調(diào)整、補(bǔ)充、修正，保證決策的順利進(jìn)行； ——協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理突發(fā)事件，有利于消除決策實(shí)施過(guò)程中隨機(jī)出現(xiàn)的障礙；

——接待處理人民來(lái)信來(lái)訪，有利于在決策執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)、分析和處理問(wèn)題，轉(zhuǎn)化消極因素，調(diào)動(dòng)群眾積極性。

總之，秘書(shū)在決策執(zhí)行中的各項(xiàng)職能活動(dòng)，能夠有效地加速?zèng)Q策的進(jìn)程，保證決策的實(shí)施?！貢?shū)促進(jìn)決策的優(yōu)化。

——擬定和收集多種可行方案，有利于決策的選優(yōu)；

——提供參謀咨詢，收集群眾的意見(jiàn)和建議，有利于發(fā)揮群體智能作用； ——參與并組織有關(guān)學(xué)者行家進(jìn)行決策討論，有利于在反復(fù)論證中優(yōu)化決策； ——參與決策效果的考核評(píng)價(jià)，有利于發(fā)現(xiàn)疏漏和失誤，采取必要的補(bǔ)救措施；

——撰擬總結(jié)、匯報(bào)材料，對(duì)決策形成、實(shí)施過(guò)程以及效果進(jìn)行全面系統(tǒng)的分析研究，有利于為制定和實(shí)施新的決策提供有益的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。

總之，在優(yōu)化決策和實(shí)施決策的過(guò)程中，秘書(shū)能夠起到不可低估的作用。

二、秘書(shū)輔佐決策的特點(diǎn)。▲全面系統(tǒng)和隨機(jī)輔佐相結(jié)合。

秘書(shū)輔佐決策與從事某一方面專項(xiàng)管理的職能部門(mén)工作人員不同。他要發(fā)揮綜合辦公的職能優(yōu)勢(shì)，全面系統(tǒng)地輔佐決策。他不僅從可行性，還可以從時(shí)空變化，組織內(nèi)外環(huán)境條件發(fā)展的角度，考慮決策執(zhí)行的適度性和決策宗旨的維持性。全面地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行科學(xué)決策，系統(tǒng)地跟蹤決策目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的全過(guò)程，這是秘書(shū)輔佐決策的一大特點(diǎn)。但是，秘書(shū)全面系統(tǒng)地輔佐決策，有具體體現(xiàn)其日常工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人分析問(wèn)題和解決問(wèn)題的隨機(jī)事件中。秘書(shū)不是專門(mén)研究決策的智囊人物，而是追蹤決策目標(biāo)實(shí)現(xiàn)全過(guò)程的實(shí)際工作者。在這個(gè)全過(guò)程的具體工作中，無(wú)論發(fā)現(xiàn)哪一方面、某個(gè)因素出現(xiàn)問(wèn)題，便能立即協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人分析和解決問(wèn)題，這就形成了秘書(shū)全面系統(tǒng)地鋪位決策與隨機(jī)性地輔佐決策的有機(jī)結(jié)合。

▲決策輔佐與實(shí)施輔佐相結(jié)合。

秘書(shū)輔佐決策，與專職出謀劃策的研究咨詢機(jī)關(guān)的專家學(xué)者不同。專家學(xué)者受聘制定某項(xiàng)決策方案，但不參與決策方案的具體實(shí)施工作。秘書(shū)則不然，他既要為決策形成提供各方面的服務(wù)，又要具體參與決策實(shí)施工作，在實(shí)踐中幫助領(lǐng)導(dǎo)指揮、協(xié)調(diào)和控制實(shí)施過(guò)程，確保決策目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。這種對(duì)決策的形成輔佐與實(shí)施輔助的結(jié)合，有利于秘書(shū)在形成決策的輔佐中，更具體地從實(shí)施決策的個(gè)步驟、各環(huán)節(jié)和各項(xiàng)具體措施，深入細(xì)致地考慮實(shí)施方向與決策目標(biāo)的一致性，決策要求與實(shí)施效果的統(tǒng)一性。這些正是組織領(lǐng)導(dǎo)人在決策形成和實(shí)施中必須要全面考慮的問(wèn)題。

▲超脫性輔佐與參與性輔佐相結(jié)合。

領(lǐng)導(dǎo)人及其副職，執(zhí)掌著決策權(quán)（即決斷權(quán)、表決權(quán)和否決權(quán)），承擔(dān)著決策效果是否符合組織要求的全部責(zé)任。秘書(shū)則不同，既不執(zhí)掌決策權(quán)，又不對(duì)決策效果的好壞直接承擔(dān)責(zé)任。秘書(shū)的輔佐決策，從某種意義上說(shuō)，是超脫于決策的權(quán)力與責(zé)任的。

但是，秘書(shū)實(shí)際工作中又參與了決策形成實(shí)施的全過(guò)程，秘書(shū)的工作成效，事業(yè)與期望，功過(guò)與報(bào)酬，無(wú)不與決策的成敗有著密切的關(guān)系。這就形成了秘書(shū)超脫性輔佐與參與性輔佐的有機(jī)結(jié)合。這有利于秘書(shū)用不同于領(lǐng)導(dǎo)人的比較超脫的目光更客觀地觀察問(wèn)題和分析問(wèn)題；有不同于“局外人”、“第三者”對(duì)決策的議論。秘書(shū)自始至終參與決策，與決策成敗有著不可分割的相關(guān)性，使其必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、全力以赴地投入決策的全過(guò)程。

秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)

秘書(shū)工作的綜合性，要求秘書(shū)人員在橫向上要有較寬廣的知識(shí)面，但又要有自己的專業(yè)特點(diǎn)，在縱向上要有深厚的專業(yè)知識(shí)。這樣縱橫結(jié)合，可以用大寫(xiě)的英文“T”字母來(lái)表示，或者說(shuō)秘書(shū)人才應(yīng)該是“T”型人才。

秘書(shū)人員應(yīng)該有三個(gè)方面的知識(shí)結(jié)構(gòu)：基礎(chǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、其他方面相關(guān)知識(shí)。

★基礎(chǔ)知識(shí)。分為兩個(gè)方面：一是社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，即語(yǔ)文、政治、歷史、地理、外語(yǔ)知識(shí)；另一方面是自然科學(xué)知識(shí)，即物理、化學(xué)、數(shù)學(xué)、生物等自然科學(xué)知識(shí)，以及一些工農(nóng)生產(chǎn)和科技知識(shí)。

★專業(yè)知識(shí)。專業(yè)知識(shí)包括兩方面：一是秘書(shū)人員應(yīng)具有的秘書(shū)業(yè)務(wù)知識(shí)，包括：公文和應(yīng)用文寫(xiě)作，文書(shū)寫(xiě)作和文書(shū)處理，檔案保管，調(diào)查研究知識(shí)，會(huì)議組織知識(shí)，信訪工作知識(shí)，資料工作和信息科學(xué)知識(shí)，保密工作知識(shí)等。二是秘書(shū)所在工作部門(mén)的專業(yè)知識(shí)。如在政府機(jī)關(guān)部門(mén)工作的必須具有行政管理知識(shí)，在工商企業(yè)部門(mén)工作的必須具有企業(yè)管理知識(shí)等。

專業(yè)知識(shí)是秘書(shū)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)中的基本層次。

★專業(yè)知識(shí)。這一部分是秘書(shū)人員為適應(yīng)時(shí)代需要，做好工作，應(yīng)加以進(jìn)修提高的知識(shí)，是秘書(shū)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)中的較高層次。有經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、傳播學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)等。學(xué)習(xí)這些知識(shí)，可以使秘書(shū)人員從更寬更廣闊的領(lǐng)域從事秘書(shū)工作，比如我國(guó)當(dāng)前的工作重點(diǎn)已轉(zhuǎn)移到經(jīng)濟(jì)建設(shè)上來(lái)，那經(jīng)濟(jì)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、法學(xué)就要成為較高層次的重點(diǎn)知識(shí)，哪行哪業(yè)都不例外。