第一篇：廣告業(yè)登記、審核、檔案管理制度

登記、審核、檔案管理制度

一、廣告業(yè)務承接登記

公司對外承接廣告業(yè)務時，應依據(jù)廣告法規(guī)的有關要求，簽訂書面合同。由客戶提供資料，經(jīng)辦人清點好資料送初審，初審好后轉(zhuǎn)制作部制作，制作完成后交客戶確認，收費、登記、然后歸檔。

二、廣告業(yè)務的內(nèi)容審核

廣告審查員在審查廣告內(nèi)容時，除查驗相關證明文件，核查廣告內(nèi)容是否符合國家有關規(guī)定，還應對一下內(nèi)容進行審核：

1、廣告是否符合國家有關廣告法規(guī)的要求和真實；

2、廣告內(nèi)容是否存在對公眾或消費者有欺詐、誤導行為；

3、廣告業(yè)務登記信息的內(nèi)容是否真實、完整；

4、廣告客戶提供的手術是否齊全、合法及真實，有證明文件應查驗原件或查詢合法性；

5、如有關廣告內(nèi)容應經(jīng)相關主管部門審批或備案，還應查驗相關審批或備案文件。

三、檔案管理制度

1、根據(jù)廣告法規(guī)的相關規(guī)定，公司對發(fā)生的廣告業(yè)務應建立詳細的檔案材料分類編號管理。

2、廣告業(yè)務歸檔資料應符合：文件材料齊全完整；根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷；根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關系，區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷。案卷標題簡明確切、便于保管。

3、公司所有廣告業(yè)務的檔案資料管理應嚴格執(zhí)行相關檔案保密安全制度，確保大難材料安全、不缺失。

4、如需要須調(diào)閱(或借閱)歸檔后的廣告業(yè)務檔案資料，應履行登記、批準手續(xù)。

第二篇：廣告業(yè)務承接登記、審核、檔案

廣告業(yè)務承接登記、審核、檔案

管 理 制 度

依據(jù)《中華人民共和國廣告法》和公司有關規(guī)定，為加強《建材與裝飾》廣告業(yè)務的管理，保證業(yè)務工作健康、有序地開展，特制定本管理制度。

一、基本原則

（一）遵守國家法律、法規(guī)的原則。

（二）公平、誠實、信用的原則。

（三）“客戶至上”的原則。

（四）廣告收費公開、公平、合理的原則。

（五）建立健全廣告承接、登記、審查、發(fā)布、檔案、財會、考核制度的原則。

二、廣告客戶承接登記制度

1、廣告客戶歸公司所有，由公司統(tǒng)一分配。為保證客戶資源的有效利用，應保持客戶的正常流動，一般3個月流動一次。對客戶分配產(chǎn)生的分歧，由公司統(tǒng)一協(xié)調(diào)，業(yè)務代表應自覺配合。

2、業(yè)務代表應具備獨立開發(fā)新客戶，發(fā)展長約客戶和維護老客戶的能力。對于新開發(fā)的客戶在正式聯(lián)系以前，應在業(yè)務部內(nèi)進行核對，避免交叉。

3、業(yè)務代表不論因何原因離職后，即停止對客戶的聯(lián)系，如有其他原因聯(lián)系的，不得私自代表本公司立場，同時不再享受相應的報酬。其原有客戶由公司統(tǒng)一分配。

4、客戶登記使用統(tǒng)一格式的“客戶登記表”（見樣表），由業(yè)務代表、公司各掌握一份。每名業(yè)務代表掌握各自的客戶，公司通過電腦存儲全部客戶資料?？蛻糍Y料如發(fā)生變化，應由業(yè)務代表會同電腦操作人員及時進行修改補充完善。

5、武漢市客戶采用送達制，即出刊后及時登門拜訪，完成相應后續(xù)工作。外地客戶以電話聯(lián)系為主。無論登門拜訪還是電話聯(lián)系，均應及時仔細填寫“客戶拜訪記錄”（見樣表）

6、二級代理單位負責各自轄區(qū)內(nèi)的客戶市場。

三、廣告發(fā)布合同制

1、為客戶發(fā)布廣告前，均應與客戶單位簽定正式廣告發(fā)布合同。

2、合同書中的各個事項應詳細填寫，對合同中的權利義務如需依據(jù)具體情-1-

況進行修改，也應將雙方確認的修改內(nèi)容在原條款旁標明，同時雙方代表簽字。如需對原合同條款做較大改動，可另行起草合同文本。

3、合同條款內(nèi)容應本著公平、誠實、信用的原則，保證客戶、業(yè)務代表和公司三方的利益。

4、正式簽定的廣告發(fā)布合同一式兩份。雙方各執(zhí)一份，我方合同原件交主編（財務室保管）

四、廣告承接審查制

1、堅持預防為主，充分認識廣告審查工作是廣告業(yè)務合法、順利開展的保證。堅持依法辦事，不因人情、合同額、口頭許諾等原因違反原則。

2、廣告審查的范圍及應提供的文件：

⑴廣告客戶主體資格的審查。對委托承辦或代理廣告業(yè)務的客戶能否做廣告和做某項廣告的合法資格進行審查，需查驗企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照，并將企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照的復印件存檔備案。

⑵審查證明文件。必須要求客戶提供證明其廣告內(nèi)容真實、合法的證明文件，包括生產(chǎn)許可證、技術合格證、銷售許可證、代理委托書、專利證明、商標證明等（上述證明復印件即可）。對不能出示證明或證明文件不全、不真實的，在未征得業(yè)務部經(jīng)理的同意前，不能與客戶簽訂合同。

⑶審查廣告內(nèi)容是否符合《廣告法》規(guī)定，特別是廣告表現(xiàn)形式、訴求對象、廣告語等有無引起消費者誤解，引發(fā)企業(yè)間不正當競爭、損害國家主權及其他不符合社會主義精神文明建設要求的內(nèi)容。

⑷業(yè)務代表應同廣告審查員一起，了解、審查廣告客戶的聲譽及履約能力，避免與有可能影響合作雙方企業(yè)形象、信譽或不能履約的客戶簽約。

3、由廣告審查員在廣告制作、發(fā)布前進行廣告審查，在定稿后的樣搞上簽署審查意見，并監(jiān)督審查意見的執(zhí)行。

五、廣告資料檔案管理制度

1、廣告業(yè)務檔案包括：

①設計完成的廣告樣張，含圖片、照片、文字等資料；

②收取和查驗的廣告證明和查驗記錄。對不能存檔的要記錄內(nèi)容。

③廣告審查情況記錄材料；

④廣告合同；

⑤其它應當保存的材料。

2、檔案內(nèi)保存的文件資料應當完整，真實地反映廣告承辦的全過程。

3、分類保存須利于查找、使用。存檔資料應及時更新。

4、檔案資料不得外借。因特殊原因需借出的，應進行詳細的登記，注明用途及歸還時間，借出人必須簽名。

5、廣告檔案的保存時間為自合同簽定之日起二年。

六、廣告費管理制度

1、以廣告合同為依據(jù)，按照其中“廣告費支付”方法的約定對客戶的廣告費支付、回款情況進行統(tǒng)一登記（附表），以便使公司掌握客戶每月及全年廣告費的回款情況，便于公司對業(yè)務的運作準確掌握，同時合理安排公司的各項開支，減少欠費或縮短回款周期，保障公司及業(yè)務代表的利益。此表一式二份，由業(yè)務員，財務室各執(zhí)一份。

2、與客戶簽訂廣告發(fā)布合同時，雙方應就廣告費支付方法進行協(xié)商并嚴格執(zhí)行。業(yè)務代表有義務督促客戶按時支付廣告費。

3、廣告費支付方法：

（1）武漢地區(qū)的客戶廣告費以轉(zhuǎn)帳支票支付。

（2）外地客戶通過銀行電匯支付廣告費。業(yè)務代表向客戶提供準確的公司銀行資料，同時向客戶確認付款結(jié)果。二級代理機構(gòu)轄區(qū)內(nèi)客戶的廣告費由公司統(tǒng)一收回后按規(guī)定時間集中劃撥。

（3）公司為客戶支付的廣告費開具正式發(fā)票。開發(fā)票前，應由業(yè)務代表負責提供準確的金額、時間及付款單位名稱后再開發(fā)票，避免錯開重開。

（4）因錯開而發(fā)生的作廢發(fā)票，應及時退還財務部門，以免遺失。

（5）如需將發(fā)票寄至外地，必須采用掛號信或具掛號功能的郵寄方式，以保證發(fā)票不會丟失或以備查找。如需寄EMS郵件的，應提前獲得業(yè)務經(jīng)理的簽字批準，否則費用自理。

（6）業(yè)務代表應對自己客戶廣告費的支付情況、合同履行進度全面了解并定期匯報。

4、對欠付廣告費的處理辦法：

(1)通過仔細登記，及時督促，盡量避免出現(xiàn)廣告費長期欠付。

(2)對于可能出現(xiàn)的欠付情況，業(yè)務代表應心中有數(shù)，了解其欠款金額、欠付原因及付款時間，并通知財務部門。

(3)催款方式及操作要求：見“應收廣告費的管理暫行規(guī)定”

七、廣告業(yè)務代表業(yè)績考核制度

（一）基本素質(zhì)要求

1、遵守國家法律、法規(guī)；

2、開拓進取、勤奮敬業(yè)、盡心盡力為客戶服務。

3、具有相應的專業(yè)知識和特長，并能不斷地豐富自己、提高自己工作能力。

4、熟悉廣告管理法規(guī)和有關經(jīng)濟法規(guī)，根據(jù)所從事的業(yè)務繼續(xù)學習，提高工作應具備的不同領域的專業(yè)知識，了解廣告經(jīng)營的基本程序，主動鉆研提高業(yè)務能力的辦法，尋找更有效的途徑擴大業(yè)績。

5、具有強烈的公關意識、成功意識，注重自己的形象、口才、口音及知識水平的發(fā)揮。

6、心理素質(zhì)要求勝不驕，敗不餒，保持沉穩(wěn)、大方的心態(tài)，不膽怯，不怕困難，自我批評，不斷總結(jié)經(jīng)驗，保持良好樂觀的情緒面對客戶和工作。

（二）經(jīng)營業(yè)績考核實行最低定額制，以各人當月實際到帳的廣告費總額為準。

1、編輯部人員的試用期為1-3個月。試用期內(nèi)應積極掌握業(yè)務知識，采集新信息、開發(fā)新客戶，鍛煉提高自身業(yè)務水平，爭取早日出經(jīng)營業(yè)績。

2、試用期內(nèi)工資按600/700/800遞增上漲（其中基本工資300，200元的回款定額考核工資，其余部分為日?？蛻糸_發(fā)、維護、信息采編等崗位和職務工作考核），每月2000元回款定額（定額每差1000元扣考核工資100元）；

3、采編人員每月需開發(fā)30個新客戶，500份報紙的發(fā)行，150個老客戶的維護，本部分以書面記載為考核基礎；

3、試用期滿后，經(jīng)本人提出書面申請，由同事及主編會同公司人力資源考核結(jié)果提出對該員工的轉(zhuǎn)正意見。經(jīng)多方意見統(tǒng)一后方可轉(zhuǎn)正。轉(zhuǎn)正后，每月的回款定額為4000元/月。

4、公司根據(jù)業(yè)務發(fā)展情況及策略，對上述定額進行適當調(diào)整及作出必要的解釋。

（三）員工提成辦法

廣告業(yè)績提成辦法按當月回款總數(shù)的40%返回編輯部統(tǒng)一分配，活動提成按毛收入的40%返回編輯部統(tǒng)一分配（公司提留10%在年終時再一次性發(fā)到個人，如未到年終而離開公司的則不再享有余下的10%提成）；部門分配時參與員工業(yè)績考核進行分配。

八、特殊廣告業(yè)務的管理

為吸引更多處于發(fā)展中的企業(yè)與我公司建立長期、穩(wěn)定的合作關系，鼓勵業(yè)務代表積極開發(fā)客戶，提高客戶簽單率，加快廣告費的回收，結(jié)合目前我公司所代理的專業(yè)媒體——《建材與裝飾》報廣告業(yè)務開展過程中出現(xiàn)的新現(xiàn)象，制定“公司特殊廣告經(jīng)營管理辦法”。

（一）公布媒體廣告最低限價

《建材與裝飾》報廣告版位價格規(guī)定最低限價。在此基礎上，為進一步做好客戶服務工作，最大限度地保證公司和業(yè)務代表的共同利益，在廣告采取最低限價的同時，以最低限價簽定廣告合同且要贈送版面的，必須經(jīng)主編批準。贈送時，文字版或廣告版選擇其一，不能同時贈送。贈送文字版時，字數(shù)應為500——2000字版面。文章內(nèi)容由企業(yè)提供，并按照媒體的編輯要求進行修改。

（二）關于贈送廣告版面的規(guī)定

為進一步提高媒體在行業(yè)內(nèi)的知名度和美譽度，有利于廣告合同的簽定，公司同意在一定條件下適當贈送廣告版位。具體要求如下：

（1）不以贈送廣告版位作為簽合同的主要手段。

（2）要求業(yè)務員必須努力提高個人談判水平，提高個人修養(yǎng)，加深對媒體的理解，對行業(yè)的認識，對客戶的把握，以積極維護公司和媒體的利益為原則，在公開、公平、公正的前提下開展業(yè)務聯(lián)系。

（3）版面贈送要求：

對簽定12期及以上或合同金額超過20000元并為預付（含分期預付）的客戶，公司同意在客戶提出贈送版位要求的前提下，在合同之外贈送其相應廣告版位2個。贈送版位的原則為：

①如需贈送版位，業(yè)務員應在廣告方案中列明并在呈送客戶前報業(yè)務經(jīng)理批準；如同意贈送，業(yè)務經(jīng)理應在廣告方案正本以及廣告合同上簽字，廣告合同同時報財務部備案；

②沒有提前報批即擅自贈送廣告版面而簽定的廣告合同，其廣告費收入不列入各項業(yè)績提成（獎勵）核算范圍；

（四）含咨詢費的業(yè)務管理

1、為促進業(yè)務的廣泛開展，公司同意在經(jīng)過廣告業(yè)務經(jīng)理批準后支付客戶方廣告經(jīng)辦人一定金額的咨詢費，則合同總額為廣告版面成交價+咨詢費。

2、需支付咨詢費的合同，其廣告版面成交價格應高于最低限價簽定，且單次廣告的咨詢費不應高于版位的成交價。

3、咨詢費的支付時間及金額與客戶公司實際的付款時間、付款方式相關，即：按付款頻率將全部應付咨詢費平分計算每次應付的咨詢費金額。我方收到一筆廣告費即支付一次咨詢費。咨詢費也可累計支付。

4、支付廣告費時，客戶應將咨詢費隨廣告版面費（即合同總額）一起支付，待足額廣告費到帳后，由公司財務部門會同業(yè)務員統(tǒng)一辦理咨詢費支付手續(xù)。

5、實際支付的咨詢費金額為扣除稅額（6%）后的金額；咨詢費由財務部統(tǒng)一匯款到指定帳戶中，特殊情況業(yè)務員可提前申請現(xiàn)金支付。

6、計算業(yè)務獎勵、提成時，應從回款額中扣除咨詢費金額后，按剩余金額即凈回款額及相應提成比例提成。

7、咨詢費金額不計入全年業(yè)績總額。

九、合同管理規(guī)定

1、合同領用實行登記制。業(yè)務員領用合同時，應按照登記表（本）的登記內(nèi)容的要求詳細登記。業(yè)務員每次最多同時領取2份（4頁）合同。

2、合同內(nèi)容的填寫：

1）合同應一式兩份，由客戶、公司各存一份正本，業(yè)務員存留合同復印件。

2）填寫合同一律使用黑色簽字筆或蘭色圓珠筆，不能用鉛筆填寫。

3）填寫合同時，應作到字跡清晰、工整，涉及到版位、廣告尺寸、廣告價格、付款方式等內(nèi)容時更應準確、明了，不能有任何涂改現(xiàn)象。如有特殊條款需要修改或補充，可另外用紙注明并作為合同附件一并歸檔。合同附件也應由簽約雙方簽字、蓋章。

4)業(yè)務員個人不得隨便答應客戶方工作人員提出的未經(jīng)我公司領導批準的任何條件。如有合同正常內(nèi)容以外的要求需要我司配合，業(yè)務員須及時通過業(yè)務部負責人向廣告部經(jīng)理和總經(jīng)理匯報，批準后方可執(zhí)行。

5)填寫合同時應深思熟濾，避免出錯。一旦填寫錯誤，則合同作廢，應由合同領取人將作廢的合同全部退回，并在登記表（本）上注明“作廢”字樣。該合同不再使用。

3、各類合同屬公司的保密文件，持有或保管合同的人員，不得將合同交給任何無關人員查閱或提供任何形式的合同文本。如發(fā)現(xiàn)違反此規(guī)定的行為，立即給予有關責任人嚴肅批評并扣除其當月職務工資的50%作為處罰；如由此給公司造成廣告發(fā)布錯誤、廣告費無法收回、客戶流失、合同失效等損失，對直接責任人進行扣除全部當月職務工資的處罰，直至辭退。

4、合同的登記與保管：

1)已簽定的廣告合同，由財務部門統(tǒng)一保管；財務部也可委托其他有關負責人暫時代為保管；

2）登記合同時，可按刊期、廣告版位、廣告色別、客戶行業(yè)、業(yè)務員、姓名等分類標注，以利查找；

3）已執(zhí)行完畢的合同、正在執(zhí)行的合同以及未執(zhí)行合同應分開保管。

4)廣告合同作為廣告客戶檔案的一部分，保存時間為2年。

5、到期合同的處理：到期合同由財務部統(tǒng)一存檔。業(yè)務員于合同有效期結(jié)束前2個月，開始從事合同的續(xù)訂工作并及時簽定新的合同。

第三篇：失業(yè)登記審核檔案及辦理失業(yè)證程序

失業(yè)登記審核檔案及辦理失業(yè)證程序

1、送審檔案材料包括：

《職工檔案》（須包括招工表或分配表）；

《勞動合同》；

《單位終止（解除）職工勞動合同的文件》一份；

《失業(yè)人員登記申請表》一份；

《終止（解除）勞動合同證明》一份。

注：《終止（解除）勞動合同證明》填寫一式二份，其中一份隨檔案一起送審，另一份的（存根）部分由企業(yè)留存，證明部分交失業(yè)職工辦理失業(yè)登記。

2、送審時限

參保單位與單位職工終止、解除勞動合同后，須在七個工作日日內(nèi)將檔案材料送失業(yè)保險科審核。

3、辦證程序

失業(yè)職工在與單位終止（解除）勞動合同后，須在60天內(nèi)到失業(yè)保險科辦理失業(yè)登記手續(xù)。

失業(yè)職工辦理失業(yè)登記手續(xù)須帶材料：

《失業(yè)保險繳費手冊》；

《終止（解除）勞動合同證明》；

《身份證》或《戶口本》原件；

一寸免冠相片兩張。

失業(yè)職工辦理失業(yè)登記時須填寫《失業(yè)保險金申領登記表》。

第四篇：房地產(chǎn)登記檔案

房地產(chǎn)登記檔案

重點圍繞三個問題：什么是房地產(chǎn)登記檔案？如何管理房地產(chǎn)登記檔案？如何做好房地產(chǎn)登記檔案的利用工作？

第一部分 什么是登記檔案

?掌握登記檔案、登記簿、登記材料的定義

?掌握登記檔案、登記簿、登記材料三者之間的關系 ?熟悉登記檔案的作用 ?了解登記檔案的特點

一、登記檔案、登記簿、登記材料的定義

（一）登記檔案的定義

１、登記檔案定義的表述

（１）房地產(chǎn)登記檔案（以下簡稱登記檔案）是房地產(chǎn)檔案中的一種。是指登記機構(gòu)在房地產(chǎn)物權登記活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種形式的歷史記錄。它反映了房地產(chǎn)物權設立、變更、轉(zhuǎn)讓、消滅的情況，是城市房地產(chǎn)物權登記工作的真實記載和重要依據(jù)。

（２）登記檔案的定義有廣義和狹義之分。

廣義的登記檔案，指登記資料歸檔后成為登記檔案。登記資料由房屋登記簿（以下簡稱登記簿）和房屋登記材料（以下簡稱登記材料）兩部分內(nèi)容組成。

狹義的登記檔案，特指原始登記材料，也就是傳統(tǒng)意義上的以卷宗為外在表現(xiàn)形式的登記檔案，包括了登記過程中產(chǎn)生的申請、審核、發(fā)證等原始資料。

（３）本教材所稱登記檔案，是指廣義的登記檔案。

２、登記檔案定義的內(nèi)涵

說明了登記檔案的來源、指出了登記檔案的形成條件、明確了登記檔案的形式、顯現(xiàn)了登記檔案的本質(zhì)。

（三）房屋登記簿的定義

房屋登記簿是房屋權利歸屬和內(nèi)容的根據(jù)，可以采用電子介質(zhì)，也可以采用紙介

（六）法律性：登記檔案記載了房地產(chǎn)權利歸屬并擁有詳實的憑證材料，是房地產(chǎn)登記部門和司法部門確認房屋權利歸屬、處理房地產(chǎn)糾紛的主要依據(jù)。

第二部分 如何管理登記檔案

?了解登記檔案管理的內(nèi)容

?了解登記檔案管理的職責

?掌握登記簿的管理

?掌握登記材料的管理

一、登記檔案管理的內(nèi)容

（一）登記檔案生成：登記檔案生成由登記受理開始，并貫穿于登記確認的每一個環(huán)節(jié)。受理、審核、登簿、發(fā)證各環(huán)節(jié)，要按照歸檔范圍和要求收集、制作登記資料，并做好向下一環(huán)節(jié)移交的工作，以保證登記檔案生成的規(guī)范。

（二）立卷整理：登記檔案立卷整理工作是將接收的登記資料排序、編目，使之科學化、規(guī)范化、標準化的過程。

（三）歸檔：登記檔案的歸檔是指將立卷后形成的登記檔案移交檔案管理人員入庫保存的過程。

（四）鑒定：是登記檔案管理的基礎工作之一，是按照有關規(guī)定對登記館藏檔案不斷優(yōu)化，推動登記檔案利用工作順利進行的一個重要環(huán)節(jié)。

（五）保管：是登記檔案管理的重要工作內(nèi)容，是實現(xiàn)維護檔案完整和安全的重點環(huán)節(jié)和主要手段。

（六）異動管理：是指房地產(chǎn)狀況發(fā)生變化后，及時對登記檔案進行異動整理和統(tǒng)計，建立與實際一致的檔案。

（七）利用：管理登記檔案的目的，是為各項工作及社會提供利用。為滿足利用者的需求，采取各種形式和方法，對登記檔案進行利用，就形成了登記檔案的利用工作。

二、登記檔案管理的職責

１、電子登記簿的異動：在辦理相關登記事項時登記審核完畢后的記載登記簿環(huán)節(jié)，由系統(tǒng)自動生成。

２、紙質(zhì)登記簿的異動：是按登簿內(nèi)容用增頁等方式記載，注明目錄和頁碼，并將增頁歸并到已建立的紙質(zhì)簿冊中。

（五）登記簿的歸檔： １、電子登記簿歸檔

（１）邏輯歸檔：登記官記載完畢，一經(jīng)確認，即為電子登記簿邏輯歸檔。（２）物理歸檔：指定期把電子登記簿備份到可脫機保存的載體上，編制目錄向登記機構(gòu)的檔案管理部門移交。

２、紙質(zhì)登記簿歸檔：紙質(zhì)登記簿入冊即為歸檔。

（六）登記簿的保管：登記機構(gòu)永久保存

四、登記材料的管理

（一）登記材料管理工作的步驟：接收、整理、掃描、立卷、入加、鑒定、保管、異動管理

各步驟的定義

１、接收是登記部門在登記過程結(jié)束后將登記材料移交登記檔案管理部門的過程。

２、整理是將登記材料排序、編目使之科學化、規(guī)范化、標準化的過程。３、掃描是根據(jù)檔案數(shù)字化的要求對登記材料進行數(shù)字化處理，形成完整清晰、便于利用的登記檔案圖像數(shù)據(jù)庫的過程。

４、立卷是將登記材料編號，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，案卷封面編目與案卷裝訂的過程

５、入庫是將登記材料形成的案卷，依丘號大小按廚柜從上到下、從左到右的順序排列的過程。

６、鑒定是對登記材料進行去粗取精，不斷優(yōu)化登記材料質(zhì)量的過程。７、保管是登記材料管理的重要工作內(nèi)容，是實現(xiàn)維護檔案完整和安全的過程。８、異動管理是動態(tài)管理登記材料，對登記材料進行異動整理和統(tǒng)計，建立與實際一致的登記檔案的過程。

（１）按所有權在前、他項權在后排列。

（２）按權利客體在前、權利主體證明文件在后排列。（３）按權利變動證明文件在前、其他證明文件在后排列。（４）按房屋登記材料形成時間的先后排列。（５）按房屋登記材料之間的邏輯關系排列。

（三）立卷：

１、立卷原則 ：立卷范圍應符合相關規(guī)定原則、即時立卷原則 ２、立卷要求：

（１）立卷內(nèi)容完整：種類齊全、材料完整（２）立卷內(nèi)容準確：

?、登記材料記載的內(nèi)容要與實際狀況相符，絕不能有差錯。?、立卷的登記材料，不能張冠李戴，誤入別人或別處的檔案之中。?、不準確的材料要退回上道工序。（３）形式標準規(guī)范：

?、文件材料標準：書寫用紙標準化、各種表格標準化、文字書寫標準化

?、變動管理規(guī)范：按簿、圖、檔案、房屋四相符的要求，分別核查所接收的資料與變動情況是否一致，核對歸檔清冊，確認無誤后方可作為原始登記材料。

?、驗收標準規(guī)范：數(shù)量充分，質(zhì)量優(yōu)化；內(nèi)容翔實，結(jié)構(gòu)合理。

３、立卷責任人的確立：登記材料立卷責任人為完成對登記材料整理、裝訂，制作登記卷盒及將登記材料裝盒等工作的作業(yè)人員。

（四）入庫：

１、檔案架(柜)的排放與編號要求：

（１）檔案架(柜)的排放應一致，做到橫豎成行，盡可能達到整齊美觀。（２）檔案架(柜)的排列應與窗戶垂直，以免陽光直射，并便于通風。（３）檔案架(柜)的排列不宜太緊或太松，既要注意最大限度地利用庫房面積，又要便于平時檔案的取放。

（４）檔案庫房中的檔案架(柜)應進行統(tǒng)一的編號。２、檔案排列要求：

（２）鑒定工作的組織領導（３）鑒定工作的步驟 ３、登記材料的銷毀

（１）銷毀登記材料應編制檔案銷毀清冊，辦理審批手續(xù)，執(zhí)行監(jiān)銷制度。（２）銷毀時要注意安全保密，一般要有二人以上進行監(jiān)銷，銷毀后監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字蓋章，并注明銷毀方式(焚毀或打漿)和日期，以示負責。

第三部分 如何做好登記檔案的利用工作？

?熟悉登記檔案利用的法律依據(jù) ?了解登記檔案利用的意義 ?掌握登記簿的利用形式和要求 ?掌握登記材料的利用方式和要求

一、登記檔案利用的法律依據(jù)

１、《物權法》第十八條

２、《房屋登記辦法》第二十八條

３、《城市房地產(chǎn)權屬檔案管理辦法》第二十四條

４、《房屋權屬登記信息查詢暫行辦法》第六條

５、《房屋登記簿管理試行辦法》第十四條

二、登記檔案利用的意義

１、保護人民群眾財產(chǎn)利益

２、保證房地產(chǎn)行政管理工作正常開展

３、促進城市建設發(fā)展

４、協(xié)助公檢法部門辦案，維護社會穩(wěn)定

三、登記簿的利用

（一）登記簿利用的形式

１、提供利用電子登記簿觸摸屏查詢。

３、登記簿利用的方法要求

（１）房屋登記簿的利用，應當在登記機關設定的場所內(nèi)進行。

（２）對符合規(guī)定的查詢申請，申請人可通過查詢編號自行在電子觸摸屏上查詢。（３）對于需要出具有關查詢證明的，應當由登記機關指定專人負責接待，并根據(jù)查詢需求摘錄或打印查詢結(jié)果。

四、登記材料的利用

（一）登記材料利用的方式

１、出具物權證明。

２、提供利用登記材料原件。

３、提供利用登記材料復制本。

４、根據(jù)登記材料內(nèi)容編寫參考資料提供利用。

（二）登記材料利用的要求 １、登記材料利用者的范圍要求（１）房屋權利人及其配偶。

（２）房屋繼承人、受贈人和受遺贈人。

（３）國家安全機關、公安機關、檢察機關、審判機關、紀檢監(jiān)察部門和證券監(jiān)管部門。

（４）公證機構(gòu)、仲裁機構(gòu)。

（５）仲裁事項、訴訟案件的當事人。２、登記材料利用的手續(xù)要求

（１）房屋權利人的配偶，應出示夫妻關系證明。

（２）繼承人、受贈人和受遺贈人應當提交發(fā)生繼承、贈與和受遺贈事實的證明材料。

（３）國家安全機關、公安機關、檢察機關、審判機關、紀檢監(jiān)察部門、證券監(jiān)管部門應當提交本單位出具的查詢證明以及執(zhí)行查詢?nèi)蝿盏墓ぷ魅藛T的工作證件。

（４）公證機構(gòu)、仲裁機構(gòu)應當提交本單位出具的查詢證明、當事人申請公證或仲裁的證明，以及執(zhí)行查詢?nèi)蝿盏墓ぷ魅藛T的工作證件。

（５）仲裁、訴訟案件的當事人應當提交仲裁機構(gòu)或者審判機關受理案件的證明，1

第五篇：013-1 磐石市不動產(chǎn)登記中心檔案管理制度

磐石市不動產(chǎn)登記中心檔案管理制度

為保證磐石市不動產(chǎn)登記中心檔案資料的完整，依據(jù)《不動產(chǎn)登記暫行條例》、《不動產(chǎn)登記暫行條例實施細則》和《不動產(chǎn)登記操作規(guī)范》（試行），特制定本制度。

一、登記資料的管理

（一）登記資料的范圍 不動產(chǎn)登記資料包括：

1、不動產(chǎn)登記簿等不動產(chǎn)登記結(jié)果；

2、不動產(chǎn)登記原始資料，包括不動產(chǎn)登記申請書、申請人身份證明、不動產(chǎn)權屬來源材料、登記原因文件、不動產(chǎn)權籍調(diào)查表等申請材料；不動產(chǎn)登記機構(gòu)查驗、詢問、實地查看或調(diào)查、公告等形成的審核材料；其他有關機關出具的復函、意見以及不動產(chǎn)登記過程中產(chǎn)生的其他依法應當保存的材料等。不動產(chǎn)登記資料由不動產(chǎn)登記中心統(tǒng)一管理。

（二）登記資料管理

不動產(chǎn)登記資料由檔案科管理。檔案科按照以下要求確保不動產(chǎn)登記信息的絕對安全：

1、不動產(chǎn)登記簿等不動產(chǎn)登記結(jié)果及權籍圖應當永久保存；不動產(chǎn)權籍圖包括宗地圖、宗海圖（宗海位置圖、界址圖）和房屋平面圖等；

2、不動產(chǎn)登記原始資料應當按照規(guī)定整理后歸檔保存和管理；

3、不動產(chǎn)登記資料應當逐步電子化，不動產(chǎn)登記電子登記資料應當通過統(tǒng)一的不動產(chǎn)登記信息管理基礎平臺進行管理、開發(fā)和利用；

4、任何單位和個人不得隨意損毀登記資料、不得泄露登記信息；

5、中心應當建立符合防火、防盜、防漬、防有害生物等安全保護要求的專門場所，存放不動產(chǎn)登記簿和權籍圖等；

6、除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定或者因緊急情況為避免不動產(chǎn)登記簿毀損、滅失外，任何單位或個人不得將不動產(chǎn)登記簿攜出不動產(chǎn)登記機構(gòu)。

二、紙質(zhì)資料管理

（一）保管

檔案科應妥善保管登記資料，防止登記資料污損、遺失，確保登記資料齊全、完整。

（二）移交

登記事項登簿后，不動產(chǎn)登記人員應整理登記資料，填寫統(tǒng)一制式的移交清單，將不動產(chǎn)登記原始資料和具有保存價值的其他材料收集、整理，并及時、完整地移交至檔案科。

（三）接收

檔案科應比對移交清單對移交材料進行檢查驗收，對符合要求的，檔案科應予接收。

（四）立卷 資料立卷宜采用1件1卷的原則，即每辦理1件登記所形成的材料立1個卷。資料的立卷應包括：卷內(nèi)材料的排列與編號、卷內(nèi)目錄和備考表的編制、卷皮和資料盒或資料袋的編寫工作，并應符合下列規(guī)定：

1、卷內(nèi)材料應按下列順序排列：（1）目錄；

（2）結(jié)論性審核材料；（3）過程性審核材料；

（4）當事人提供的登記申請材料；（5）圖紙；（6）其他；（7）備考表。

2、卷內(nèi)材料應每1頁材料編寫1個頁號。單面書寫的材料應在右上角編寫頁號；雙面書寫的材料，應在正面右上角、背面左上角編寫頁號。圖表、照片可編在與此相應位置的空白處或其背面；卷內(nèi)目錄、備考表可不編頁號。編寫頁號應使用阿拉伯數(shù)字，起始號碼從“1”開始。

3、卷內(nèi)目錄編制應符合下列規(guī)定:（1）順序號應按卷內(nèi)材料的排列順序，每份材料應編1個順序號，不得重復、遺漏；

（2）材料題名應為材料自身的標題，不得隨意更改和省略。如材料沒有標題，應根據(jù)材料內(nèi)容擬寫一個標題；（3）頁次應填寫該材料所在的起始頁，最后頁應填起止頁號；

（4）備注應填寫需注明的內(nèi)容。

4、備考表的編制應符合下列規(guī)定：

（1）立卷人應為負責歸檔材料立卷裝訂的人員；

（2）檢查人應為負責檢查歸檔材料立卷裝訂質(zhì)量的人員；（3）日期應為歸檔材料立卷裝訂完畢的日期。

5、卷皮與資料盒或資料袋項目的填寫可采用計算機打印或手工填寫。手工填寫時應使用黑色墨水或墨汁填寫，字體工整，不得涂改。

（五）編號

資料編號可采用歸檔流水號統(tǒng)一制定編號規(guī)則。

（六）裝訂

資料裝訂應符合下列規(guī)定:

1、材料上的金屬物應全部剔除干凈，操作時不得損壞材料，不得對材料進行剪裁；

2、破損的或幅面過小的材料應采用A4白襯紙托裱，1頁白襯紙應托裱1張材料，不得托裱2張及以上材料；字跡擴散的應復制并與原件一起存檔，原件在前，復制件在后；

3、幅面大于A4的材料，應按A4大小折疊整齊，并預留出裝訂邊際；

4、卷內(nèi)目錄題名與卷內(nèi)材料題名、卷皮姓名或名稱與卷內(nèi)材料姓名或名稱應保持一致。姓名或名稱不得用同音字或隨意簡化字代替；

5、卷內(nèi)材料應向左下角對齊，裝訂孔中心線距材料左邊際應為12.5mm；

6、應在材料左側(cè)采用線繩裝訂；

7、材料折疊后過厚的，應在裝訂線位置加入墊片保持其平整；

8、卷內(nèi)材料與卷皮裝訂在一起的，應整齊美觀，不得壓字、掉頁，不得妨礙翻閱。

（七）入庫

紙質(zhì)資料整理裝訂完畢，宜消毒除塵后入庫。

（八）上架

紙質(zhì)資料入庫后，宜及時上架，以備查驗和利用。

（九）保管

不動產(chǎn)登記資料保管，應符合下列規(guī)定：

1、資料庫房應安裝溫濕度記錄儀、配備空調(diào)及去濕、增濕設備，并應定期進行檢修、保養(yǎng)；庫房的溫度應控制在14℃～24℃,相對濕度應控制在45%～60%；

2、資料庫房應配備消防器材，并應按要求定期進行檢查和更換；應安全使用電器設備，并應定期檢查電器線路；庫房內(nèi)嚴禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆物品；庫房內(nèi)應安裝防火及防盜自動報警裝置，并應定期檢查；

3、資料庫房人工照明光源宜選用白熾燈，照度不宜超過100Lx；當采用熒光燈時，應對紫外線進行過濾；不宜采用自然光源，當有外窗時應采取遮陽措施，資料在任何情況下均應避免陽光直射；

4、資料密集架應與地面保持80mm以上距離，其排列應便于通風降濕；

5、應檢查蟲霉、鼠害。當發(fā)現(xiàn)蟲霉、鼠害時，應及時投放藥劑，滅菌殺蟲；

6、應配備吸塵器，加裝密封門。有條件的可設置空氣過濾裝置。

三、電子資料管理

（一）一般規(guī)定

電子資料的范圍應包括電子資料目錄、電子登記簿和紙質(zhì)資料的數(shù)字化加工處理成果。

1、電子資料應以1次登記為1件，按件建立電子資料目錄；

2、電子登記簿應按宗地為單位建立并應與電子資料目錄形成關聯(lián)；

3、不動產(chǎn)登記紙質(zhì)資料宜進行數(shù)字化處理。

（二）紙質(zhì)資料數(shù)字化處理

數(shù)字化處理基本流程應包括案卷整理、資料掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)關聯(lián)、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份與異地保存。

數(shù)字化掃描處理應符合下列規(guī)定：

1、掃描應根據(jù)資料幅面的大小選擇相應規(guī)格的掃描設備，大幅面資料可采用大幅面掃描儀，也可采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理；

2、對頁面為黑白二色且字跡清晰、不帶插圖的資料，可采用黑白二值模式進行掃描；對頁面為黑白二色，但字跡清晰度差或帶有插圖的資料，以及頁面為多色文字的資料，可采用灰度模式掃描；對頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的資料，可采用彩色模式進行掃描；

3、當采用黑白二值、灰度、彩色等模式對資料進行掃描時，其分辨率宜選擇大于或等于100dpi；在文字偏小、密集、清晰度較差等特殊情況下，可適當提高分辨率；

4、對粘貼折頁，可采用大幅面掃描儀掃描，或先分部掃描后拼接；對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術解決；對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術解決；對頁面中有黑白或彩色照片的材料，可采用JPEG、TIF等格式儲存，應確保照片清晰度。

數(shù)字化圖像處理應符合下列規(guī)定：

1、對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾偏處理；對方向不正確的圖像應進行旋轉(zhuǎn)還原；

2、對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)資料原貌的原則；

3、對大幅面資料進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像；

4、彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊。數(shù)字化圖像存儲應符合下列規(guī)定：

1、采用黑白二值模式掃描的圖像材料，宜采用TIF格式存儲；采用灰度模式和彩色模式掃描的材料，宜采用JPEG格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀為前提。提供網(wǎng)絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式；

2、圖像材料的命名應確保其唯一性，并應與電子資料目錄形成對應。

數(shù)字化成果匯總應當符合下列規(guī)定：

資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的電子資料目錄與數(shù)字化圖像，應通過網(wǎng)絡及時加載到數(shù)據(jù)服務器端匯總、驗收，并應實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關聯(lián)的數(shù)字圖像的自動搜索，數(shù)字圖像的排列順序與紙質(zhì)資料相符。

（三）電子資料數(shù)據(jù)驗收

電子資料數(shù)據(jù)驗收應符合下列規(guī)定：

1、對錄入的目錄數(shù)據(jù)和不動產(chǎn)登記簿數(shù)據(jù)應進行抽查，抽查率不得低于10%，錯誤率不得高于3%；

2、對紙質(zhì)材料掃描后形成的圖像材料應進行清晰度、污漬、黑邊、偏斜等圖像質(zhì)量問題的控制；

3、對圖像和目錄數(shù)據(jù)掛接應進行抽查，抽查率不得低于10%，錯誤率不得高于3%。

（四）電子資料備份和異地保存

電子資料備份和異地保存應符合下列規(guī)定：

1、電子資料目錄、電子登記簿以及紙質(zhì)資料的數(shù)字化加工處理成果均應進行備份；

2、可選擇在線增量備份、定時完全備份以及異地容災備份的備份方式；

3、應至少每天1次做好增量數(shù)據(jù)和材料備份；

4、應至少每周1次定時做好完全備份，并應根據(jù)自身條件，應至少每年1次離線存放。存放地點應符合防火、防盜、防高溫、防塵、防光、防潮、防有害氣體和防有害生物的要求，還應采用專用的防磁柜存放；

5、應建立異地容災體系，應對可能的災害事故。異地容災的數(shù)據(jù)存放地點與源數(shù)據(jù)存放地點距離不得小于20km，在地震災害頻發(fā)地區(qū)，間隔距離不宜小于800km；

6、備份數(shù)據(jù)應定期進行檢驗。備份數(shù)據(jù)檢驗的主要內(nèi)容宜包括備份數(shù)據(jù)正常打開、數(shù)據(jù)信息完整、材料數(shù)量準確等；

7、數(shù)據(jù)與災備機房的設計應符合現(xiàn)行國家標準《電子信息系統(tǒng)機房設計規(guī)范》GB50174的規(guī)定。

磐石市不動產(chǎn)登記中心

二〇一七年十二月二十日