第一篇：組織大型會(huì)議的注意事項(xiàng)

組織大型會(huì)議注意事項(xiàng)

——2005年度上?！叭龝?huì)”不足匯總

一、邀請(qǐng)工作：

大客戶、經(jīng)銷商邀請(qǐng)不力。反映大客戶多而不精，共計(jì)350多人次（含金陵、上海除外），經(jīng)銷商的邀請(qǐng)與實(shí)際網(wǎng)絡(luò)相比相差很大，經(jīng)銷商73家。

二、服務(wù)工作：

1、聯(lián)誼會(huì)中對(duì)大客戶的接待事宜考慮得不夠周到全面。主席臺(tái)上放的權(quán)威客戶的席位卡未能放到應(yīng)設(shè)的位置上，從而未達(dá)到預(yù)期效果。

2、接待工作缺乏靈活主動(dòng)性，例：客戶來(lái)了，資料、安排在那個(gè)房間都不知道，讓客戶待在那里等，處于尷尬局面，見(jiàn)面后雙方介紹的先后順序不懂及急性的寒噓問(wèn)候。對(duì)于部分不在回執(zhí)名錄內(nèi)的客戶更是接待不周。對(duì)于展臺(tái)前參觀人員接待不周，未主動(dòng)向參觀者介紹車型。

3、客戶用餐必須湊齊每桌10人不妥。

4、對(duì)于客戶的接站沒(méi)有把三家公司客戶到站的時(shí)間表準(zhǔn)備到位，造成早上七點(diǎn)前和晚上八點(diǎn)后到達(dá)的客戶無(wú)人接站，同時(shí)在沒(méi)有車的特殊情況下，沒(méi)能及時(shí)送客戶到達(dá)目的地。沒(méi)有注意到站點(diǎn)有兩個(gè)站口且沒(méi)有接站牌。

5、出發(fā)前沒(méi)有能對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，致使部分員工不能及時(shí)出席展會(huì)、不能參與展會(huì)的工作；在展位上部分人員對(duì)接待工作顯得不熟練，缺乏應(yīng)有的商務(wù)禮儀。

未能在現(xiàn)場(chǎng)組織國(guó)外客戶的接待和洽談工作。

6、禮品未按公司規(guī)定打領(lǐng)條登記發(fā)放導(dǎo)致禮品數(shù)量不符，尤其是客戶不在名錄回執(zhí)內(nèi)的。會(huì)務(wù)組的房卡保管沒(méi)有嚴(yán)肅性，造成人員隨意進(jìn)出導(dǎo)致物品丟失?；ㄙM(fèi)人力、物力卻被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手邀請(qǐng)去對(duì)邀請(qǐng)的客戶參加其它廠家的活動(dòng)沒(méi)有拿出應(yīng)對(duì)措施。

三、展臺(tái)布置：

1、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)布置方面，確定展臺(tái)面積與搭建方案后，場(chǎng)地未能及時(shí)定下來(lái)，導(dǎo)致后繼的許多工作很被動(dòng)。

2、對(duì)于會(huì)場(chǎng)布置方面，企劃人員事前沒(méi)有周密策劃，在現(xiàn)場(chǎng)布置時(shí)沒(méi)能及時(shí)到位，出現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)親力親為的現(xiàn)象；對(duì)展車的數(shù)量及布置效果諸如宣傳片播放，背景音樂(lè)選擇等，事先也沒(méi)有一個(gè)策劃方案與準(zhǔn)備，對(duì)于可能出現(xiàn)的會(huì)議不能按時(shí)開(kāi)始，沒(méi)有應(yīng)對(duì)措施，現(xiàn)場(chǎng)氣氛營(yíng)造方面缺乏相應(yīng)手段。

3、參展展臺(tái)的設(shè)計(jì)平庸、簡(jiǎn)陋、無(wú)品位，展品樣車無(wú)創(chuàng)新，場(chǎng)地環(huán)境擁擠無(wú)檔次、無(wú)勢(shì)無(wú)力，從氛圍上未能起到提升中大品質(zhì)的作用。

4、現(xiàn)場(chǎng)清潔工作不好。

四、產(chǎn)品推廣：

1、各公司人員對(duì)大客戶與經(jīng)銷商只負(fù)責(zé)接到賓館，與其交流太少，忽視與他們很好溝通機(jī)會(huì)。沒(méi)有利用這次機(jī)會(huì)去了解我公司產(chǎn)品的不

足以及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的產(chǎn)品信息，經(jīng)銷商及大客戶調(diào)查表沒(méi)能得到很好的反饋。現(xiàn)場(chǎng)講解人數(shù)不夠，沒(méi)有能夠針對(duì)性地對(duì)經(jīng)銷商、客戶作充分的講解。

2、對(duì)片長(zhǎng)的培訓(xùn)方面，有針對(duì)性，但重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)不夠，由于參展車的實(shí)際配置與我們所宣傳的配置不吻合，沒(méi)有及時(shí)統(tǒng)一公司人員的口徑，出現(xiàn)多人說(shuō)法不一的現(xiàn)象，對(duì)公司形象產(chǎn)生了不良的負(fù)面影響。

3、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息收集不夠，參展人員產(chǎn)品知識(shí)掌握不夠，展會(huì)上有許多國(guó)外客戶對(duì)我司車的造型非常滿意，但當(dāng)客戶提出相應(yīng)的要求時(shí)卻不能立即答復(fù)，如有客戶說(shuō)用燕京底盤、曼發(fā)動(dòng)機(jī)，ZF變速箱、6129HG造型時(shí)卻不知道能否匹配。

4、宣傳資料質(zhì)量欠佳，參展產(chǎn)品的技術(shù)文件雖然準(zhǔn)備齊全，但由于參展產(chǎn)品一時(shí)確定不了，導(dǎo)致準(zhǔn)備資料有難度?，F(xiàn)場(chǎng)宣傳力度不夠，只放了音樂(lè)，未有公司介紹和產(chǎn)品介紹。

5、應(yīng)收集客戶名片進(jìn)行溝通交流，沒(méi)能抓住更多的有效信息和批量購(gòu)車信息。

6、缺乏談判技巧，未及時(shí)與客戶溝通談判簽定購(gòu)買合同從而錯(cuò)失良機(jī)。

7、對(duì)公交、客運(yùn)等大客戶在購(gòu)車動(dòng)態(tài)沒(méi)有完全的掌握，對(duì)我公司的城市客車與同行廠家的差距沒(méi)有完全的了解。

8、在我公司付款方式相對(duì)還沒(méi)有完全放寬的前提下，針對(duì)同行競(jìng)爭(zhēng)企業(yè)的付款方式的差距上，我們大客戶部還沒(méi)有一套成熟積極的運(yùn)作方案。

五、團(tuán)隊(duì)合作：

1、展場(chǎng)布置時(shí)，無(wú)關(guān)人員應(yīng)回到賓館住宿，為第二天的工作做相應(yīng)準(zhǔn)備。如等展場(chǎng)布置完成一起住宿，數(shù)十人耗在展臺(tái)既影響公司形象也影響精力。參展工作人員的住宿以節(jié)省為原則，沒(méi)有安排好，導(dǎo)致員工思想上存在想法。

2、內(nèi)部人員的分工未統(tǒng)一計(jì)劃安排，團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)不強(qiáng)，過(guò)分地強(qiáng)調(diào)各個(gè)公司各自分管一塊。由于事先領(lǐng)導(dǎo)明確的職責(zé)——三個(gè)公司分開(kāi)接待，最終導(dǎo)致工作分工時(shí)人員相互推諉，部分人員擅自離開(kāi)工作崗位，無(wú)法正常地進(jìn)行統(tǒng)籌安排，導(dǎo)致出現(xiàn)漏洞與偏差，存在管理真空現(xiàn)象。

3、會(huì)議期間無(wú)組織性和紀(jì)律性，相關(guān)安排工作都比較亂，無(wú)序。沒(méi)有一個(gè)核心的指揮中心，沒(méi)有精干有力的執(zhí)行層，缺少了一個(gè)主要的“頭”，形成了多“頭”領(lǐng)導(dǎo)。一聲喊不到底，執(zhí)行力差。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)場(chǎng)指揮有抵觸情緒。

4、安排計(jì)劃不緊密，工作流程不詳細(xì)，造成工作混亂，沒(méi)有詳細(xì)安排。會(huì)議期間安排了事先無(wú)計(jì)劃的活動(dòng)，造成最后很多客戶怨聲載道，沒(méi)有達(dá)到理想效果。下級(jí)有情況不向上級(jí)請(qǐng)示，上級(jí)的指示下級(jí)拖的現(xiàn)象比較嚴(yán)重。突發(fā)事件的應(yīng)變處理不到位。如：就餐、游玩和休閑均未能處理得恰到好處，導(dǎo)致費(fèi)用過(guò)分浪費(fèi)，效果卻不理想。

六、生產(chǎn)工藝：

1、參展產(chǎn)品基本上為新品，因?yàn)樾缕返拈_(kāi)發(fā)計(jì)劃并不是根據(jù)參展計(jì)劃來(lái)制定的，出現(xiàn)趕工期、質(zhì)量不過(guò)關(guān)問(wèn)題，為應(yīng)付而造車，無(wú)法

保證生產(chǎn)出真正的精品車。違背了產(chǎn)品開(kāi)發(fā)規(guī)律，結(jié)構(gòu)老套、工藝粗糙、可靠性差。新品展示成為中大汽車缺陷匯總展示，展示的應(yīng)是設(shè)計(jì)制造水平。

2、參展產(chǎn)品遲遲得不到確認(rèn)，有不同的渠道提出近十個(gè)參展產(chǎn)品計(jì)劃，市場(chǎng)部沒(méi)有能統(tǒng)一扎口，及時(shí)確定五個(gè)參展產(chǎn)品（提出六選一方案），制造部門應(yīng)以市場(chǎng)部的通知準(zhǔn)備參展車輛。

3、設(shè)計(jì)工藝不盡合理，尤其是6126HG，由于靠近中門的走道一半的寬度下降成了中門踏步，而顧客往往在走道走的時(shí)候忽略這點(diǎn)，易導(dǎo)致事故，另外導(dǎo)游椅安裝位置也偏高，高個(gè)（1.8米）坐上去，腳也掂不到地板，缺乏人性化設(shè)計(jì)。

4、公交車內(nèi)飾的方面不豪華且沒(méi)有新意。

七、參與評(píng)獎(jiǎng)：

1、本次BAAV獎(jiǎng)活動(dòng)送評(píng)的型，還是04年的老車型，其造型同其他廠家今年送評(píng)的新車型相比，顯得很一般，并沒(méi)有太大的優(yōu)勢(shì)。如果6129或6139車型去參加評(píng)比，效果要好許多。

2、評(píng)獎(jiǎng)方面我司沒(méi)有做好前期的準(zhǔn)備工作，尤其是對(duì)評(píng)委會(huì)的公關(guān)，我們參報(bào)的獎(jiǎng)項(xiàng)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手太多，沒(méi)有像丹東黃海公司（報(bào)最佳底盤獎(jiǎng)）、廈門金旅（報(bào)出口客車評(píng)委特別獎(jiǎng)）等廠家為確保獲獎(jiǎng)，報(bào)的均是冷門獎(jiǎng)項(xiàng)，獲獎(jiǎng)幾率大。

李萍

2005年3月27日

第二篇：大型會(huì)議注意事項(xiàng)及流程

大型會(huì)議注意事項(xiàng)及流程

一、前期的籌備。、確定會(huì)議主題、安排議事日程、確定參會(huì)人選。明確會(huì)務(wù)組成員并予以具體分工、落實(shí)責(zé)任。

2、根據(jù)會(huì)議層次及預(yù)算，考察會(huì)議場(chǎng)所及其配套餐飲、住宿、外部環(huán)境等，以選擇最佳場(chǎng)所。

3、發(fā)布會(huì)議通知。注意通知的內(nèi)容時(shí)間、地點(diǎn)、參加范圍、人員、會(huì)議主要內(nèi)容、參會(huì)要求等。如代表是否發(fā)言、著工裝。會(huì)議通知一定要落實(shí)到人。

4、會(huì)議議程安排有參會(huì)代表發(fā)言的，應(yīng)提前召集所有發(fā)言人開(kāi)會(huì)或通過(guò)其他形式統(tǒng)一思想提出要求、發(fā)言從那些角度寫(xiě)、應(yīng)該寫(xiě)什么、什么時(shí)間上報(bào)稿子、審核等事項(xiàng)。

5、準(zhǔn)備會(huì)議需要的文件資料。

6、準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)講話稿件，多位領(lǐng)導(dǎo)講話的注意內(nèi)容區(qū)分層次避免重復(fù)。

7、準(zhǔn)備會(huì)議須知、會(huì)議日程表、會(huì)場(chǎng)、聚餐、座次表、參會(huì)人員信息表和其他相關(guān)輔助文件資料。

8、所有會(huì)務(wù)資料應(yīng)嚴(yán)格審核后印制并裝訂成冊(cè)。注意內(nèi)頁(yè)裝訂順序。

9、按照參會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備文件袋、筆、記錄本或禮物、會(huì)議餐劵等，并與會(huì)前安排妥當(dāng)。

10、結(jié)合會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)寬度等確定并制作會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)條幅文字，會(huì)議的主題等。大約提前3-5天制作好，橫幅文字大小要適中，一般為紅底白字。

11、制作PPT或音樂(lè)、MV等宣傳資料，用于會(huì)前空閑時(shí)間及中場(chǎng)休息時(shí)間循環(huán)播放

12、提前制作獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀。會(huì)議開(kāi)始前送達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)。會(huì)議需合影的應(yīng)提前聯(lián)絡(luò)攝影師、確 定合影場(chǎng)所、安排確認(rèn)前排座次。有安排會(huì)議聚餐的應(yīng)提前準(zhǔn)備相關(guān)煙酒、飲料、礦泉水等并確定聚餐菜單。

二、會(huì)場(chǎng)的布置及接待。

1、懸掛會(huì)場(chǎng)橫幅

2、主席臺(tái)的安排（幾個(gè)人，座次怎樣安排，有桌簽的需提前擺放好。主席臺(tái)有臺(tái)花的，也需提前購(gòu)買、布置到位，會(huì)議期間注意噴水保養(yǎng)。）

3、會(huì)場(chǎng)椅子、凳子是否夠用，怎樣安排。注意會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生、溫度、通風(fēng)、外部噪聲等環(huán)境。

4、給與會(huì)主席臺(tái)代表的資料提前送到或擺放到桌子的相應(yīng)位置。

5、測(cè)試話筒、音響、LED屏幕、電腦、空調(diào)、照明、攝像機(jī)、照相機(jī)等設(shè)備是否能正常使用

6、張貼會(huì)場(chǎng)路線引導(dǎo)、指示標(biāo)志。會(huì)場(chǎng)入口處可安排服務(wù)人員引導(dǎo)。

7、舉行頒獎(jiǎng)儀式的，獎(jiǎng)牌獎(jiǎng)狀要提前送至主席臺(tái)。注意安排領(lǐng)獎(jiǎng)人員上臺(tái)路線和現(xiàn)場(chǎng)拍照。

8、要有專人在入口處接待、登記、發(fā)放會(huì)議資料等。

9，明確專人聯(lián)系接送、接待上級(jí)公司領(lǐng)導(dǎo)、本公司領(lǐng)導(dǎo)和外部特邀嘉賓參會(huì)。含安排車輛、路線、住宿、用餐等。

10、會(huì)議期間應(yīng)安排人員在會(huì)場(chǎng)值班。

三、會(huì)議的過(guò)程。

1、會(huì)議主持人要隨時(shí)掌握現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)展，必要時(shí)予以調(diào)整。

2、會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員具體要求。（1著裝得體。2動(dòng)作要輕、慢、柔、避免快、重。如女性的皮鞋，走動(dòng)時(shí)注意不能發(fā)出聲響。3注意禮貌。4主持人要避免走動(dòng)（如有特急的事情，可以通過(guò)寫(xiě)紙條的形式來(lái)傳遞）。

5會(huì)議錄像或照相專人負(fù)責(zé)。會(huì)議記錄專人負(fù)責(zé)。6安排專人在會(huì)議開(kāi)始前巡查會(huì)場(chǎng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改存在的問(wèn)題 7其他注意事

項(xiàng)（如安排會(huì)議旅游、辦理返程車票等）。

四、會(huì)議結(jié)束后續(xù)工作

1、協(xié)調(diào)延時(shí)退房、用餐等問(wèn)題。

2、清理會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，檢查有無(wú)遺留物品、資料等。

3、辦理會(huì)議結(jié)算、報(bào)銷事項(xiàng)。

4、總結(jié)、反饋辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)和不足。

第三篇：大型會(huì)議組織內(nèi)容

秘書(shū)工作：大型會(huì)議安排的３０個(gè)程序性環(huán)節(jié)（集體原創(chuàng)）

2007-08-02 0:54

關(guān)鍵詞：秘書(shū) 會(huì)務(wù)工作 程序

各位網(wǎng)友：

<<大型會(huì)議的３０個(gè)準(zhǔn)備環(huán)節(jié)>>,是我和政府辦公室同事們集體修訂的一個(gè)的會(huì)議工作細(xì)節(jié)對(duì)照落實(shí)表格。內(nèi)容只能是大現(xiàn)在它發(fā)給你們，如對(duì)您個(gè)工作有些許啟發(fā)，那就非常高興了；如果您提出修正或補(bǔ)充意見(jiàn)，那就非常感謝！大家一起來(lái)談?wù)劊餐瑺I(yíng)造天涯論壇平等，共享的活躍氛圍。

1.會(huì)議申請(qǐng)，確定會(huì)議召開(kāi)和會(huì)議名稱主題

2.成立會(huì)議組織，確定會(huì)議主持人

3.確定會(huì)議具體議程

4.會(huì)議宣傳和氣氛渲染

5.會(huì)務(wù)禮儀、接待、保安、保密等工作培訓(xùn)

6.初步確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)

7.會(huì)議通知起草、發(fā)送；根據(jù)反饋信息確定終日程

8.確認(rèn)與會(huì)人員接站時(shí)間、住宿、車輛、特殊要求

9.費(fèi)用預(yù)算、借支票、報(bào)銷

10.會(huì)議發(fā)言稿、議事規(guī)則等文件起草;制作議程和話稿PPT

樂(lè)、價(jià)格；

13.購(gòu)買或借用會(huì)議用品

（紅綠各2支黑筆4支）、白板擦、吸鐵石（6）筆記本（帶光驅(qū)、軟驅(qū)）、3寸軟盤（若干）打印機(jī)、驅(qū)動(dòng)程序、打印紙等１４．會(huì)議接站與禮儀；住宿服務(wù)、返程差旅等信息確認(rèn)調(diào)整布置會(huì)、調(diào)試儀器

１５．打印、放置會(huì)場(chǎng)指引牌、房間住宿人員名單

１６．報(bào)到，簽到、會(huì)前文件發(fā)放

１７．場(chǎng)內(nèi)負(fù)責(zé)：調(diào)試機(jī)器、發(fā)放資料、提供辦公用品

１８．場(chǎng)外負(fù)責(zé)：傳遞信息、應(yīng)急處理、候會(huì)接待、提醒前臺(tái)叫早、提供娛樂(lè)休閑

１９．會(huì)議記錄：錄音錄象、會(huì)議記錄

２０．媒體應(yīng)對(duì)和會(huì)議新聞稿綱要提供

２１．會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、紀(jì)要等文書(shū)起草

２２．引導(dǎo)參會(huì)人員用餐、確認(rèn)用餐時(shí)人員的到場(chǎng)情況

２３．休會(huì)期間服務(wù)人員的工作指導(dǎo)及會(huì)場(chǎng)的重新布置

２４．會(huì)議文件清退

２５．返程差旅票證服務(wù)、會(huì)議結(jié)束時(shí)收回房間鑰匙

２６．檢查會(huì)議車輛是否按時(shí)往返、是否夠用；安排與會(huì)人員乘車返回

２７．報(bào)銷、結(jié)帳

２８．會(huì)議督查催辦

２９．會(huì)議文書(shū)歸檔

３０．會(huì)務(wù)總結(jié) 有不一樣的地方。其中的1-30的序號(hào)也只能大致上表明順序，因?yàn)樵S多工作都是起頭并進(jìn)或穿插進(jìn)行，由辦公室主任統(tǒng)籌安排。11.確定具體會(huì)場(chǎng)（設(shè)施：停車、大小、桌椅放置、溫度、燈光、音12.響、麥克、電源、投影位置、背景音樂(lè)、桌臺(tái)花飾 等實(shí)物投影儀，激光筆（2），激光筆電池（2）膠片投影儀（檢查 兩個(gè)燈泡均正常）投影幕（最大的，檢查并試用）膠片

第四篇：組織大型會(huì)議流程

針對(duì)我以后經(jīng)常組織大型會(huì)議，根據(jù)這次培訓(xùn)班經(jīng)驗(yàn)總結(jié)有關(guān)流程，以備參考。

一、人員分工明確

1、確定總負(fù)責(zé)人：臨場(chǎng)負(fù)責(zé)突發(fā)事情，檢查監(jiān)督各項(xiàng)分工的進(jìn)行。

2、確定會(huì)場(chǎng)布置負(fù)責(zé)人：

（１）會(huì)標(biāo)：會(huì)議名稱。字體規(guī)范、排列整齊、粘貼結(jié)實(shí)、懸掛端正。

（２）就坐安排及臺(tái)牌：主席臺(tái)就坐安排。臺(tái)下就坐安排。臺(tái)牌擺放次序符合禮儀。

（３）鮮花：①主席臺(tái)后放翠綠花草②主席臺(tái)前放３排鮮花③臺(tái)下放一排中高花。

（４）面巾碟、面巾、面紙：主席臺(tái)按座位全部擺放面巾碟、面巾、面紙，面巾要干凈柔軟。

臺(tái)下擺放一次性口杯。

（５）音響準(zhǔn)備：專業(yè)人員提前對(duì)會(huì)場(chǎng)音響效果、燈光進(jìn)行全面測(cè)試，確保燈光、音響、投影儀設(shè)備正常。投影儀和電腦務(wù)必調(diào)試好。并且留有專人保證整個(gè)培訓(xùn)過(guò)程完整進(jìn)行。

（６）桌椅及室內(nèi)衛(wèi)生：會(huì)場(chǎng)桌椅要擺放整齊，衛(wèi)生要打掃干凈。

3、確定材料負(fù)責(zé)人：

（１）會(huì)議指南，人手一份。講義材料準(zhǔn)備：收集、印刷、分裝，人手一份

（２）領(lǐng)導(dǎo)講話。人手一份。

（３）會(huì)議主持詞。包括會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后講話稿。

（４）其他參會(huì)人員發(fā)言材料。

（５）會(huì)議材料袋若干。

對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議議程等相關(guān)材料務(wù)必于會(huì)議召開(kāi)前一天打印、分裝完畢。要求：紙面干凈、字體清晰、裝訂整齊、無(wú)錯(cuò)別字。

4、確定會(huì)場(chǎng)服務(wù)負(fù)責(zé)人：

（１）簽到發(fā)材料。簽到時(shí)告訴與會(huì)者座次。

（２）茶水。安排若干名服務(wù)人員倒水，保證會(huì)議供水充足。

（３）空調(diào)。根據(jù)天氣情況開(kāi)放，但要事先調(diào)試好。

（４）提出會(huì)議紀(jì)律要求

（5）會(huì)議記錄。做好攝影留念。

5、確定用餐負(fù)責(zé)人：

（1）用餐編組（地區(qū)式、課題式、自定式）

（2）專家、領(lǐng)導(dǎo)用餐

（3）備用數(shù)量（人員增減）

（4）專家餐后休息處

（5）早、晚自助餐用餐人數(shù)

（6）宴請(qǐng)的位置擺放、酒水、香煙。

6、確定賓館接洽負(fù)責(zé)人：

（1）賓館業(yè)務(wù)接洽：

（1）接待能力符合會(huì)議要求

（2）會(huì)議相關(guān)設(shè)施考察一遍、（3）食宿收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)

（4）就餐方式：自助、桌餐

（5）菜單模式與基本標(biāo)準(zhǔn)

（6）會(huì)議室標(biāo)準(zhǔn)

（7）付費(fèi)結(jié)帳事宜：

（8）結(jié)算方式

餐：按餐卷，注意人數(shù)提前確定，或者按照餐券收費(fèi)

按桌，或者每個(gè)人的標(biāo)準(zhǔn)確定

宿：按實(shí)際、按預(yù)定，退房時(shí)間允許延遲2個(gè)小時(shí)

（9）熱水供應(yīng)

（10）娛樂(lè)活動(dòng)

（11）出現(xiàn)超員情況的應(yīng)對(duì)方式

（12）賓館門前懸掛祝賀、歡迎條幅

（13）專家、重要領(lǐng)導(dǎo)特殊住宿要求（小型交流，寫(xiě)作，休息條件等）

7、做好經(jīng)費(fèi)預(yù)算

（1）餐費(fèi)

（2）宿費(fèi)

（3）資料費(fèi)

（4）會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)

（5）交通費(fèi)

（6）房間內(nèi)水果、洗漱用品標(biāo)準(zhǔn)

（7）專家費(fèi)用（食宿費(fèi)、交通費(fèi)、講課費(fèi)、活動(dòng)費(fèi)）

（8）會(huì)務(wù)補(bǔ)助費(fèi)

（9）通訊費(fèi)

（10）不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)

8、專家、領(lǐng)導(dǎo)等安排

（1）確定專職人員服務(wù)。全程跟蹤，聽(tīng)課、用餐、休息等要全程陪同，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題隨時(shí)解決。如中午休息要安排房間，上課前10分鐘要敲門提醒等。

（2）迎接人、車輛安排

（3）住宿規(guī)格安排

（4）支付講課費(fèi)、交通費(fèi)

（5）交通安排（包括機(jī)票訂購(gòu)、幾點(diǎn)送往）

（6）活動(dòng)安排（非報(bào)告期間）

（7）專家就餐安排、專桌、環(huán)境安靜

（8）送行人、車輛安排

二、流程安排

1、前期：各負(fù)責(zé)任人分頭準(zhǔn)備各自工作，及時(shí)向總負(fù)責(zé)人匯報(bào)進(jìn)程，完畢后制作會(huì)議指南。

2、進(jìn)行中：各負(fù)責(zé)人分頭進(jìn)行各自工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題能解決現(xiàn)場(chǎng)解決，不能解決要拿出方案立即向總負(fù)責(zé)人匯報(bào)。

當(dāng)發(fā)現(xiàn)有不妥，要向總負(fù)責(zé)人二次表達(dá)不同意見(jiàn)。

（1）早餐時(shí)間

（2）上午會(huì)議時(shí)間、內(nèi)容、主講人、主持人

（3）中餐時(shí)間

（4）主講人、領(lǐng)導(dǎo)休息

（5）下午會(huì)議時(shí)間、內(nèi)容、主講人、主持人

（6）晚餐時(shí)間

（7）餐后活動(dòng)安排

（8）休息時(shí)間

（9）返程票定購(gòu)、發(fā)放

（10）離會(huì)時(shí)間

（11）交通介紹，賓館位置及聯(lián)系電話

第五篇：大型會(huì)議活動(dòng)策劃注意事項(xiàng)

策劃大型活動(dòng)應(yīng)注意以下事項(xiàng)：

大型活動(dòng)的策劃方案中需要包括詳細(xì)的分工（具體到人）和需要完成的時(shí)間。

1．舉辦活動(dòng)應(yīng)本著講求實(shí)效、突出特色的原則，避免雷同、重復(fù)。

2．活動(dòng)應(yīng)及早籌劃與確定。邀請(qǐng)國(guó)外、境外人士前來(lái)參加活動(dòng)，至少于半年前發(fā)出邀請(qǐng)，寄送項(xiàng)目說(shuō)明資料。

3.會(huì)務(wù)準(zhǔn)備時(shí)列出物資清單為佳，同時(shí)派專人落實(shí)和保管，以免遺忘或者遺失；

4.一般要準(zhǔn)備主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)席卡，主持人席卡和簽到席席卡，礦泉水，主席臺(tái)發(fā)放的文件材料(通常需要用粉紅紙打印)，筆，鮮花，研會(huì)旗幟，國(guó)歌磁帶等；

5.大型活動(dòng)還須設(shè)簽到席，派專人負(fù)責(zé)簽到；

6．由多個(gè)機(jī)構(gòu)共同舉辦的活動(dòng)，要事先明確各自職責(zé)分工，避免多頭指揮、多頭對(duì)外。

7．確定開(kāi)幕時(shí)間應(yīng)充分考慮當(dāng)?shù)亟煌?、氣候及工作?xí)慣等因素，開(kāi)幕式盡量按原定時(shí)間舉行，避免時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。

8.一般至少需要提前2小時(shí)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，留足布置會(huì)場(chǎng)的時(shí)間，與會(huì)人員需要提前半小時(shí)開(kāi)始入場(chǎng)。

9.領(lǐng)導(dǎo)嘉賓需要事先聯(lián)系好小的會(huì)議室，提前到者先引導(dǎo)到小會(huì)議室休息，活動(dòng)正式開(kāi)始時(shí)再引導(dǎo)入會(huì)場(chǎng).10．開(kāi)幕式主持人應(yīng)以適當(dāng)方式說(shuō)明自己的身份（請(qǐng)禮儀小姐擔(dān)任主持人除外）。

11．開(kāi)幕式宣布的出席活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)人名不宜過(guò)多。在介紹“出席××活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)、貴賓”中，不應(yīng)包括主辦單位的領(lǐng)導(dǎo)人，應(yīng)是外賓、外單位領(lǐng)導(dǎo)人。一般情況下各主辦單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)排在賓客后面（主辦單位領(lǐng)導(dǎo)是國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人的則應(yīng)先報(bào)）；如有外國(guó)駐華大使參加的，其位置則應(yīng)提前（因其是外國(guó)元首的代表）。

12．開(kāi)幕式剪彩活動(dòng)能免則免，確需安排剪彩活動(dòng)的，剪彩人不宜多。為節(jié)約起見(jiàn)，應(yīng)以彩帶代替綢帶。

13．在開(kāi)場(chǎng)稱呼中，可按國(guó)際慣例稱“女士們、先生們”，或“貴賓們、女士們、先生們”，后面不必再加“朋友們、同志們”。

14．講話中“歡迎”“感謝”之類的句子要盡量歸納，以節(jié)省鼓掌時(shí)間。使用現(xiàn)場(chǎng)翻譯時(shí)，應(yīng)盡量控制場(chǎng)面，使講話人與譯員相配合，不要在中文講完時(shí)中方人士立即鼓掌，應(yīng)而在翻譯完后中外雙方共同鼓掌，以示對(duì)外賓的尊重。

15.所借的音響設(shè)備必須事先調(diào)試，確保萬(wàn)無(wú)一失；如有必要，還要準(zhǔn)備錄音筆、mp3等現(xiàn)場(chǎng)錄音設(shè)備（也須調(diào)試），并安排專人負(fù)責(zé)；

16．考慮到翻譯上的困難，講話中避免使用國(guó)內(nèi)工作中常用的縮略語(yǔ)或慣用語(yǔ)，如“三改一加強(qiáng)”、“掃黃打非”等）或引用古詩(shī)、諺語(yǔ)。

17．對(duì)外講話中（含文件、資料），宜用“我國(guó)”、“中國(guó)政府”等。

18.如果現(xiàn)場(chǎng)需要播放ppt，需事先將所有需播放PPT拷入筆記本電腦，放至桌面文件夾，并按次序加前綴，需要事先調(diào)試投影儀位置，調(diào)試好分辨率等；

19.大型活動(dòng)需事先制作議程PPT，一項(xiàng)議程一頁(yè)P(yáng)PT，字體大一點(diǎn)，可適當(dāng)配相關(guān)圖片，配合主持人介紹時(shí)播放議程PPT，注意電腦屏幕顯示效果跟投影效果往往有較大差異，字體顏色和背景色間的對(duì)比可能需要調(diào)整.20．介紹地方或企業(yè)情況時(shí)，要突出重點(diǎn)，語(yǔ)言簡(jiǎn)練，一忌長(zhǎng)篇大論，由古至今，人文地理，面面俱到；二忌數(shù)字堆砌（如有必要，可提供文字資料）。

21．研討會(huì)不同于報(bào)告會(huì)，領(lǐng)導(dǎo)人講話、主題演講人不宜長(zhǎng)篇發(fā)言。研討會(huì)不應(yīng)片面追求人數(shù)規(guī)模，而應(yīng)主題明確，主持人和演講人要有一定水平，能引起討論。研討會(huì)提問(wèn)（含出訪時(shí)對(duì)方介紹情況后提問(wèn)），要盡量簡(jiǎn)明具體，不必多說(shuō)客套話。

22．介紹招商項(xiàng)目時(shí)，不宜以我方預(yù)計(jì)生產(chǎn)規(guī)模及投資數(shù)作過(guò)于準(zhǔn)確的描述，如“生產(chǎn)規(guī)模125萬(wàn)噸，預(yù)計(jì)投資1650萬(wàn)元”等。一是實(shí)際數(shù)字不可能如此精確，二是生產(chǎn)規(guī)模和投資額應(yīng)與投資者商定。

23.重要活動(dòng)中，要適時(shí)提醒出席者關(guān)掉手機(jī)、尋呼機(jī)，或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)。

24．拜訪國(guó)外機(jī)構(gòu)時(shí)，應(yīng)提前進(jìn)行聯(lián)系、確認(rèn)，說(shuō)明拜訪目的，一經(jīng)確認(rèn)，應(yīng)如約赴會(huì)。拜訪（含出席宴請(qǐng)）人數(shù)有增減，都應(yīng)提前通知對(duì)方。

25．組織出國(guó)展覽應(yīng)事先進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，了解當(dāng)?shù)禺a(chǎn)品供需情況。參展企業(yè)和產(chǎn)品要有一定代表性，避免參展的同類產(chǎn)品互相壓價(jià)競(jìng)爭(zhēng)。

26．嚴(yán)禁攜帶假冒偽劣、侵犯知識(shí)產(chǎn)權(quán)等違禁品參展。要遵守展覽規(guī)定，不違規(guī)零售展覽樣品，禁止出售清冊(cè)外的樣品和私人物品。

27．布展時(shí)應(yīng)聽(tīng)從當(dāng)?shù)卣褂[組織者的統(tǒng)一指揮，不要隨意亂拉亂搶道具，攤位墻板不要用樣本代替標(biāo)準(zhǔn)圖片或文字說(shuō)明。展品布置要注意展示和貿(mào)易效果，既不要因展品過(guò)少而使攤位空蕩，也不要雜亂無(wú)章地堆放展品，搞“雜貨鋪”或“擺地?cái)偂薄?/p>

28．嚴(yán)格按展覽規(guī)定的時(shí)間參展和撤展，不遲到，不早退。

29．展出時(shí)，接待觀眾要熱情、主動(dòng)、耐心，不要在館內(nèi)扎堆聊天或攤位間相互亂串，出現(xiàn)攤位無(wú)人照管現(xiàn)象。展館和展位應(yīng)保持清潔，注意防火、防盜。

30.議結(jié)束后清點(diǎn)物資并整理干凈后才能離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)，以免遺失所帶的物資。

31.活動(dòng)結(jié)束后應(yīng)該主動(dòng)及時(shí)將新聞稿、照片和活動(dòng)總結(jié)發(fā)送給相關(guān)負(fù)責(zé)人,并在BBS研會(huì)版上發(fā)貼總結(jié)并虛心聽(tīng)取大家意見(jiàn).