第一篇：關于全校性大型會議組織籌備工作規(guī)定

關于全校性大型會議組織籌備工作規(guī)定

校黨辦字〔2010〕1號

為保證全校性大型會議的組織籌備工作有序進行，充分發(fā)揮職能部門的作用，確保會議順利舉行，特制定本規(guī)定。

一、全校性大型會議范圍

包括黨代會、校黨委全委會、教職工代表大會、工代會、團代會、學代會、黨建和思想政治工作會議、宣傳工作會議、新生開學典禮、學生畢業(yè)典禮、教學工作會議、科研工作會議、離退休工作會議、大學生先進集體和個人表彰大會、五四表彰大會、體育運動會等。

二、會務工作分工

會議由主管部門主辦，有關部門協(xié)辦。

主辦部門的主要任務是，主動做好會議內(nèi)容（包括文字材料的起草）及會務的籌備工作，以及其它屬于部門職責范圍內(nèi)、力所能及的事情。

根據(jù)會議內(nèi)容，分別由黨委辦公室或校長辦公室協(xié)助做好校領導講話稿的審核，主席臺人員及座次安排，會議程序的審定。會議的新聞報道由宣傳部負責。三地視頻會議由現(xiàn)代教育中心負責。

部門之間要主動協(xié)調(diào)做好工作。部門協(xié)調(diào)有困難的，由黨委辦公室或校長辦公室負責協(xié)調(diào)。

三、大會的主持

1．黨代會由黨委負責同志主持；

2．教職工代表大會由大會秘書長主持；

3．校黨委全委會、黨建和思想政治工作會議由黨委副書記主持；

4．新生開學典禮、學生畢業(yè)典禮由校長辦公室主任主持；

5．其它會議由主辦部門負責人主持。

四、著裝要求

除黨代會、校黨委全委會、教職工代表大會、工代會、團代會、學代會、新生開學典禮、學生畢業(yè)典禮等大會可要求統(tǒng)一著正裝外，其他會議不再做要求。

五、未盡事宜由黨委辦公室或校長辦公室協(xié)調(diào)解決。

六、本規(guī)定自頒布之日起實施。原《關于全校性大型會議組織籌備工作的暫行規(guī)定》（校黨辦字〔2000〕5號）同時廢止。

中共山東科技大學委員會辦公室

山東科技大學校長辦公室

2010年1月4日

主題詞：會務工作組織籌備規(guī)定

————————————————————————––––––————— 中共山東科技大學委員會辦公室2010年1月11日印發(fā) ————————————————————————––––––—————（共印140份）—2 —

第二篇：大型會議組織內(nèi)容

秘書工作：大型會議安排的３０個程序性環(huán)節(jié)（集體原創(chuàng)）

2007-08-02 0:54

關鍵詞：秘書 會務工作 程序

各位網(wǎng)友：

<<大型會議的３０個準備環(huán)節(jié)>>,是我和政府辦公室同事們集體修訂的一個的會議工作細節(jié)對照落實表格。內(nèi)容只能是大現(xiàn)在它發(fā)給你們，如對您個工作有些許啟發(fā)，那就非常高興了；如果您提出修正或補充意見，那就非常感謝！大家一起來談談，共同營造天涯論壇平等，共享的活躍氛圍。

1.會議申請，確定會議召開和會議名稱主題

2.成立會議組織，確定會議主持人

3.確定會議具體議程

4.會議宣傳和氣氛渲染

5.會務禮儀、接待、保安、保密等工作培訓

6.初步確定會議時間、地點

7.會議通知起草、發(fā)送；根據(jù)反饋信息確定終日程

8.確認與會人員接站時間、住宿、車輛、特殊要求

9.費用預算、借支票、報銷

10.會議發(fā)言稿、議事規(guī)則等文件起草;制作議程和話稿PPT

樂、價格；

13.購買或借用會議用品

（紅綠各2支黑筆4支）、白板擦、吸鐵石（6）筆記本（帶光驅、軟驅）、3寸軟盤（若干）打印機、驅動程序、打印紙等１４．會議接站與禮儀；住宿服務、返程差旅等信息確認調(diào)整布置會、調(diào)試儀器

１５．打印、放置會場指引牌、房間住宿人員名單

１６．報到，簽到、會前文件發(fā)放

１７．場內(nèi)負責：調(diào)試機器、發(fā)放資料、提供辦公用品

１８．場外負責：傳遞信息、應急處理、候會接待、提醒前臺叫早、提供娛樂休閑

１９．會議記錄：錄音錄象、會議記錄

２０．媒體應對和會議新聞稿綱要提供

２１．會議簡報、紀要等文書起草

２２．引導參會人員用餐、確認用餐時人員的到場情況

２３．休會期間服務人員的工作指導及會場的重新布置

２４．會議文件清退

２５．返程差旅票證服務、會議結束時收回房間鑰匙

２６．檢查會議車輛是否按時往返、是否夠用；安排與會人員乘車返回

２７．報銷、結帳

２８．會議督查催辦

２９．會議文書歸檔

３０．會務總結 有不一樣的地方。其中的1-30的序號也只能大致上表明順序，因為許多工作都是起頭并進或穿插進行，由辦公室主任統(tǒng)籌安排。11.確定具體會場（設施：停車、大小、桌椅放置、溫度、燈光、音12.響、麥克、電源、投影位置、背景音樂、桌臺花飾 等實物投影儀，激光筆（2），激光筆電池（2）膠片投影儀（檢查 兩個燈泡均正常）投影幕（最大的，檢查并試用）膠片

第三篇：組織大型會議流程

針對我以后經(jīng)常組織大型會議，根據(jù)這次培訓班經(jīng)驗總結有關流程，以備參考。

一、人員分工明確

1、確定總負責人：臨場負責突發(fā)事情，檢查監(jiān)督各項分工的進行。

2、確定會場布置負責人：

（１）會標：會議名稱。字體規(guī)范、排列整齊、粘貼結實、懸掛端正。

（２）就坐安排及臺牌：主席臺就坐安排。臺下就坐安排。臺牌擺放次序符合禮儀。

（３）鮮花：①主席臺后放翠綠花草②主席臺前放３排鮮花③臺下放一排中高花。

（４）面巾碟、面巾、面紙：主席臺按座位全部擺放面巾碟、面巾、面紙，面巾要干凈柔軟。

臺下擺放一次性口杯。

（５）音響準備：專業(yè)人員提前對會場音響效果、燈光進行全面測試，確保燈光、音響、投影儀設備正常。投影儀和電腦務必調(diào)試好。并且留有專人保證整個培訓過程完整進行。

（６）桌椅及室內(nèi)衛(wèi)生：會場桌椅要擺放整齊，衛(wèi)生要打掃干凈。

3、確定材料負責人：

（１）會議指南，人手一份。講義材料準備：收集、印刷、分裝，人手一份

（２）領導講話。人手一份。

（３）會議主持詞。包括會前、會中、會后講話稿。

（４）其他參會人員發(fā)言材料。

（５）會議材料袋若干。

對于領導講話、會議議程等相關材料務必于會議召開前一天打印、分裝完畢。要求：紙面干凈、字體清晰、裝訂整齊、無錯別字。

4、確定會場服務負責人：

（１）簽到發(fā)材料。簽到時告訴與會者座次。

（２）茶水。安排若干名服務人員倒水，保證會議供水充足。

（３）空調(diào)。根據(jù)天氣情況開放，但要事先調(diào)試好。

（４）提出會議紀律要求

（5）會議記錄。做好攝影留念。

5、確定用餐負責人：

（1）用餐編組（地區(qū)式、課題式、自定式）

（2）專家、領導用餐

（3）備用數(shù)量（人員增減）

（4）專家餐后休息處

（5）早、晚自助餐用餐人數(shù)

（6）宴請的位置擺放、酒水、香煙。

6、確定賓館接洽負責人：

（1）賓館業(yè)務接洽：

（1）接待能力符合會議要求

（2）會議相關設施考察一遍、（3）食宿收費標準

（4）就餐方式：自助、桌餐

（5）菜單模式與基本標準

（6）會議室標準

（7）付費結帳事宜：

（8）結算方式

餐：按餐卷，注意人數(shù)提前確定，或者按照餐券收費

按桌，或者每個人的標準確定

宿：按實際、按預定，退房時間允許延遲2個小時

（9）熱水供應

（10）娛樂活動

（11）出現(xiàn)超員情況的應對方式

（12）賓館門前懸掛祝賀、歡迎條幅

（13）專家、重要領導特殊住宿要求（小型交流，寫作，休息條件等）

7、做好經(jīng)費預算

（1）餐費

（2）宿費

（3）資料費

（4）會場布置費

（5）交通費

（6）房間內(nèi)水果、洗漱用品標準

（7）專家費用（食宿費、交通費、講課費、活動費）

（8）會務補助費

（9）通訊費

（10）不可預見費

8、專家、領導等安排

（1）確定專職人員服務。全程跟蹤，聽課、用餐、休息等要全程陪同，發(fā)現(xiàn)問題隨時解決。如中午休息要安排房間，上課前10分鐘要敲門提醒等。

（2）迎接人、車輛安排

（3）住宿規(guī)格安排

（4）支付講課費、交通費

（5）交通安排（包括機票訂購、幾點送往）

（6）活動安排（非報告期間）

（7）專家就餐安排、專桌、環(huán)境安靜

（8）送行人、車輛安排

二、流程安排

1、前期：各負責任人分頭準備各自工作，及時向總負責人匯報進程，完畢后制作會議指南。

2、進行中：各負責人分頭進行各自工作，發(fā)現(xiàn)問題能解決現(xiàn)場解決，不能解決要拿出方案立即向總負責人匯報。

當發(fā)現(xiàn)有不妥，要向總負責人二次表達不同意見。

（1）早餐時間

（2）上午會議時間、內(nèi)容、主講人、主持人

（3）中餐時間

（4）主講人、領導休息

（5）下午會議時間、內(nèi)容、主講人、主持人

（6）晚餐時間

（7）餐后活動安排

（8）休息時間

（9）返程票定購、發(fā)放

（10）離會時間

（11）交通介紹，賓館位置及聯(lián)系電話

第四篇：大型會議活動組織實施方案(模版)

大型會議活動組織實施方案

一、活動時間：*****

二、活動地點：*****

三、活動組委會

總策劃：***

總指揮：***

總執(zhí)行：**********

四、活動組委會下設小組成員名單 邀請組：************

文案組：************

簽到組：***********

接待組：**********

會務組、晚宴組：******

票務組、禮品組：******

影視攝像組：******

安全保衛(wèi)組：******

車輛服務組：****

五、活動具體分工安排表

附件：日程安排及會議議程

日程安排

會議議程

第五篇：組織大型會議的注意事項

組織大型會議注意事項

——2005上?！叭龝辈蛔銋R總

一、邀請工作：

大客戶、經(jīng)銷商邀請不力。反映大客戶多而不精，共計350多人次（含金陵、上海除外），經(jīng)銷商的邀請與實際網(wǎng)絡相比相差很大，經(jīng)銷商73家。

二、服務工作：

1、聯(lián)誼會中對大客戶的接待事宜考慮得不夠周到全面。主席臺上放的權威客戶的席位卡未能放到應設的位置上，從而未達到預期效果。

2、接待工作缺乏靈活主動性，例：客戶來了，資料、安排在那個房間都不知道，讓客戶待在那里等，處于尷尬局面，見面后雙方介紹的先后順序不懂及急性的寒噓問候。對于部分不在回執(zhí)名錄內(nèi)的客戶更是接待不周。對于展臺前參觀人員接待不周，未主動向參觀者介紹車型。

3、客戶用餐必須湊齊每桌10人不妥。

4、對于客戶的接站沒有把三家公司客戶到站的時間表準備到位，造成早上七點前和晚上八點后到達的客戶無人接站，同時在沒有車的特殊情況下，沒能及時送客戶到達目的地。沒有注意到站點有兩個站口且沒有接站牌。

5、出發(fā)前沒有能對員工進行培訓，致使部分員工不能及時出席展會、不能參與展會的工作；在展位上部分人員對接待工作顯得不熟練，缺乏應有的商務禮儀。

未能在現(xiàn)場組織國外客戶的接待和洽談工作。

6、禮品未按公司規(guī)定打領條登記發(fā)放導致禮品數(shù)量不符，尤其是客戶不在名錄回執(zhí)內(nèi)的。會務組的房卡保管沒有嚴肅性，造成人員隨意進出導致物品丟失。花費人力、物力卻被競爭對手邀請去對邀請的客戶參加其它廠家的活動沒有拿出應對措施。

三、展臺布置：

1、展會現(xiàn)場布置方面，確定展臺面積與搭建方案后，場地未能及時定下來，導致后繼的許多工作很被動。

2、對于會場布置方面，企劃人員事前沒有周密策劃，在現(xiàn)場布置時沒能及時到位，出現(xiàn)有領導親力親為的現(xiàn)象；對展車的數(shù)量及布置效果諸如宣傳片播放，背景音樂選擇等，事先也沒有一個策劃方案與準備，對于可能出現(xiàn)的會議不能按時開始，沒有應對措施，現(xiàn)場氣氛營造方面缺乏相應手段。

3、參展展臺的設計平庸、簡陋、無品位，展品樣車無創(chuàng)新，場地環(huán)境擁擠無檔次、無勢無力，從氛圍上未能起到提升中大品質(zhì)的作用。

4、現(xiàn)場清潔工作不好。

四、產(chǎn)品推廣：

1、各公司人員對大客戶與經(jīng)銷商只負責接到賓館，與其交流太少，忽視與他們很好溝通機會。沒有利用這次機會去了解我公司產(chǎn)品的不

足以及競爭對手的產(chǎn)品信息，經(jīng)銷商及大客戶調(diào)查表沒能得到很好的反饋?，F(xiàn)場講解人數(shù)不夠，沒有能夠針對性地對經(jīng)銷商、客戶作充分的講解。

2、對片長的培訓方面，有針對性，但重點強調(diào)不夠，由于參展車的實際配置與我們所宣傳的配置不吻合，沒有及時統(tǒng)一公司人員的口徑，出現(xiàn)多人說法不一的現(xiàn)象，對公司形象產(chǎn)生了不良的負面影響。

3、競爭對手信息收集不夠，參展人員產(chǎn)品知識掌握不夠，展會上有許多國外客戶對我司車的造型非常滿意，但當客戶提出相應的要求時卻不能立即答復，如有客戶說用燕京底盤、曼發(fā)動機，ZF變速箱、6129HG造型時卻不知道能否匹配。

4、宣傳資料質(zhì)量欠佳，參展產(chǎn)品的技術文件雖然準備齊全，但由于參展產(chǎn)品一時確定不了，導致準備資料有難度?，F(xiàn)場宣傳力度不夠，只放了音樂，未有公司介紹和產(chǎn)品介紹。

5、應收集客戶名片進行溝通交流，沒能抓住更多的有效信息和批量購車信息。

6、缺乏談判技巧，未及時與客戶溝通談判簽定購買合同從而錯失良機。

7、對公交、客運等大客戶在購車動態(tài)沒有完全的掌握，對我公司的城市客車與同行廠家的差距沒有完全的了解。

8、在我公司付款方式相對還沒有完全放寬的前提下，針對同行競爭企業(yè)的付款方式的差距上，我們大客戶部還沒有一套成熟積極的運作方案。

五、團隊合作：

1、展場布置時，無關人員應回到賓館住宿，為第二天的工作做相應準備。如等展場布置完成一起住宿，數(shù)十人耗在展臺既影響公司形象也影響精力。參展工作人員的住宿以節(jié)省為原則，沒有安排好，導致員工思想上存在想法。

2、內(nèi)部人員的分工未統(tǒng)一計劃安排，團隊合作意識不強，過分地強調(diào)各個公司各自分管一塊。由于事先領導明確的職責——三個公司分開接待，最終導致工作分工時人員相互推諉，部分人員擅自離開工作崗位，無法正常地進行統(tǒng)籌安排，導致出現(xiàn)漏洞與偏差，存在管理真空現(xiàn)象。

3、會議期間無組織性和紀律性，相關安排工作都比較亂，無序。沒有一個核心的指揮中心，沒有精干有力的執(zhí)行層，缺少了一個主要的“頭”，形成了多“頭”領導。一聲喊不到底，執(zhí)行力差。對領導的現(xiàn)場指揮有抵觸情緒。

4、安排計劃不緊密，工作流程不詳細，造成工作混亂，沒有詳細安排。會議期間安排了事先無計劃的活動，造成最后很多客戶怨聲載道，沒有達到理想效果。下級有情況不向上級請示，上級的指示下級拖的現(xiàn)象比較嚴重。突發(fā)事件的應變處理不到位。如：就餐、游玩和休閑均未能處理得恰到好處，導致費用過分浪費，效果卻不理想。

六、生產(chǎn)工藝：

1、參展產(chǎn)品基本上為新品，因為新品的開發(fā)計劃并不是根據(jù)參展計劃來制定的，出現(xiàn)趕工期、質(zhì)量不過關問題，為應付而造車，無法

保證生產(chǎn)出真正的精品車。違背了產(chǎn)品開發(fā)規(guī)律，結構老套、工藝粗糙、可靠性差。新品展示成為中大汽車缺陷匯總展示，展示的應是設計制造水平。

2、參展產(chǎn)品遲遲得不到確認，有不同的渠道提出近十個參展產(chǎn)品計劃，市場部沒有能統(tǒng)一扎口，及時確定五個參展產(chǎn)品（提出六選一方案），制造部門應以市場部的通知準備參展車輛。

3、設計工藝不盡合理，尤其是6126HG，由于靠近中門的走道一半的寬度下降成了中門踏步，而顧客往往在走道走的時候忽略這點，易導致事故，另外導游椅安裝位置也偏高，高個（1.8米）坐上去，腳也掂不到地板，缺乏人性化設計。

4、公交車內(nèi)飾的方面不豪華且沒有新意。

七、參與評獎：

1、本次BAAV獎活動送評的型，還是04年的老車型，其造型同其他廠家今年送評的新車型相比，顯得很一般，并沒有太大的優(yōu)勢。如果6129或6139車型去參加評比，效果要好許多。

2、評獎方面我司沒有做好前期的準備工作，尤其是對評委會的公關，我們參報的獎項競爭對手太多，沒有像丹東黃海公司（報最佳底盤獎）、廈門金旅（報出口客車評委特別獎）等廠家為確保獲獎，報的均是冷門獎項，獲獎幾率大。

李萍

2005年3月27日