第一篇：同濟大學各類文件材料的部門立卷和歸檔流程（本站推薦）

同濟大學各類文件材料的部門立卷和歸檔流程

預立卷(材料的形成與積累)————整理組卷——歸檔驗收

一、預立卷

1.學校各院、部、處、館、總支、系、所、社、中心、工會團委和直屬部門均為立卷部門。

2.各立卷部門根據(jù)歷年文件材料形成規(guī)律，參照歸檔范圍，預先編制案卷類目(類目名稱見《同濟大學檔案立卷部門、歸檔范圍和保管期限表》)。

3.各立卷部門要在平時隨時將辦理完畢的文件，按照案卷類目名稱，分別歸卷。

二、立卷分工

1.中共中央、國務院、省、地、市黨委、人民政府、國家教委以及國務院有關部、委下達的文、電、材料，綜合性的，由黨辦、校辦立卷歸檔，專業(yè)性的或具體業(yè)務性的，由各承辦單位立卷歸檔。

2.以黨委、學校名義的發(fā)文，由黨辦、校辦分別立卷歸檔。以部門名義的發(fā)文，由各部門立卷歸檔。

3.黨委和學校召開的代表大會、全委會、常委會、擴大會、辦公會所形成的材料，由黨辦、校辦分別立卷歸檔。職能部門以黨委和學校的名義召開的全校性專門會議、千部會議所形成的材料，由主辦單位立卷歸檔。

4.校內(nèi)各單位向黨委、學校的請示報告正文及相應的批復、批轉的原件，由校辦或黨辦立卷歸檔;請示報告的原稿及批轉、批復的復制件，則由報文單位立卷歸檔。

5.兩個以上單位共同辦理的文件由主辦單位立卷歸檔，非主辦單位只保存復制本。

6.各臨時機構、撤消機構形成的材料，應于機構撤消前做好整理工作，移交學校檔案部門保存，任何人不得帶入其他單位。

三、整理組卷(立卷)1.堅持由文件材料形成部門立卷歸檔的原則，由各部門的專(兼)職檔案員負責將積累的文件材料整理組卷后向檔案部門歸、件

2.在平時積累歸卷基礎上，按照歸檔范圍，調整檢查每組文件是否齊全、完整，剔除無需歸檔的文件材料。(參見《同濟大學檔案歸檔范圍的確定》)3.將文件按年度或問題進行立卷分類。

(1)分年度:將文件按其形成或針對的年度分開。

如:

一般文件歸入文件形成年度。

跨年度的請示與批復，歸入批復年度。

跨年度的規(guī)劃、計劃，歸入文件內(nèi)容針對的第一個年度。

跨年度的總結、報告，歸入文件內(nèi)容針對的最后一個年度。

跨車度的會議文件，歸入會議開幕的年度。

法規(guī)性文件，歸入公布和批準年度。

按學年處理的文件，歸入專門年度。

科研、基建、設備項目分別歸入鑒定、竣工、引進年度。

成績、研究生學位論文分別歸入畢業(yè)年度和授予學位年度。

（2）分問題：將文件按其內(nèi)容所反應的問題分開。4.以問題為主進行立卷組合。

如:

會議文件，按會議的屆次組合，根據(jù)文件的數(shù)量，可以一會一卷、一會數(shù)卷或數(shù)會一卷。

非訴訟案件材料，按立案問題或人頭組合，可以一案一卷或一案數(shù)卷。

統(tǒng)計、報表、名冊等，按照名稱組合。

學校管理和業(yè)務活動形成的文件、材料，按單一問題組合。工作計劃、總結等文件，按責任者或名稱組合。簡報按名稱或期號組合。

科研、基建、設備按項目組卷，一項一卷或若干卷可將管理性文件材料和結論性文件材料綜合組卷后放在各卷之首，其余可按工作階段及重要程度或文件性質分別組成若干卷。5.卷內(nèi)文件材料按重要程度或時間順序排列。

如:

批復在前，請示、報告在后。

上級通知在前，上報材料在后。

正件在前，附件在后。

印件在前，定稿在后。

結論性材料在前，依據(jù)性材料在后。

其他文件材料按時間順序排列。

6.拆除文件上的金屬物，對破損的文件材料及與本卷文件材料不可分割的照片、小字條等要進行加邊修補和裱糊，對較大的圖表，要按手風琴式的樣子折疊。

7.編頁號

成卷裝訂的卷內(nèi)文件編頁號，按件組卷（如藍圖、底圖）的文件材料編件號。

（1）卷內(nèi)目錄、備考表均不編頁號。

（2）卷內(nèi)文件無論單面或雙面只要有書寫文字，均應一面編

寫一個頁號。

（3）頁號應用蘭色或黑色號碼機敲出，起始號為1.(4)頁號的位置在每面材料非裝訂線一側上角。

(5)同一問題的文件組卷后不得超過200頁。

(6)以件為單元的在每件文件材料的右上角加蓋檔號章。

8.填寫卷內(nèi)文件目錄

卷內(nèi)目錄位于卷內(nèi)文件之前，必須用碳素墨水填寫或用計算機打印。(1)序號:以卷內(nèi)文件排列先后順序填寫的序號。

(2)文號:文件制發(fā)機關的發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成，如:“國發(fā)[1995 ] 1號”。其年“[ 1995]”不得簡寫成“（95）".(3)責任者:形成文件部門或對文件負有責任的署名者。

(4)題名:即文件標題，一般照實抄錄。沒有標題或標題不能說明文件內(nèi)容的文件可自擬標題、外加“[ ]”號，如會議記錄應概括出主要內(nèi)容。

(5)日期:文件的形成時間，例:1994.10.10。

(6)頁次:卷內(nèi)每份文件起始之頁的編號，最后一份文件應填起止頁號。9.填寫卷內(nèi)備考表。

卷內(nèi)備考表位于卷內(nèi)文件之后，必須用碳素墨水填寫。

(1)本卷情況說明:填寫卷內(nèi)文件缺損、補充、移出、銷毀等情況。

(2)立卷人:由組成本卷的兼職檔案員簽名。

(3)檢查人:由對案卷質量進行審核的責任者答名。

(4)立卷時間:填寫立卷的時間。10.書寫封面

（1）立卷單位:立卷單位的全稱。

（2）作者:卷內(nèi)文件的主要責任者(單位或個人)。

（3）案卷題名:應簡明確切，結構完整，體式一致。一般包括卷內(nèi)文件主要責任者(不得簡稱本校、上級)、內(nèi)容、名稱（文種）。除會議文件外，不得用“xxx文件材料”；除一般函件外，不得用“xxx來往文書”。案卷標題不超過50個漢字。

（4）卷內(nèi)文件起止日期:卷內(nèi)文件形成的最早至最晚日期。

（5）保管期限:依據(jù)保管期限表，確定案卷的保管期限（永久、長期、短期）。（6）密級:有保密要求的要填寫密級。

11、裝訂

(1)裝訂之前，先檢查文件是否按16開或A3規(guī)格大小形成，如不是則需裁切、貼邊、折邊成16開或A3規(guī)格。

(2)采用三孔一線法，一般不超過200頁(2cm的厚度)。若裝訂線處有字跡，須進行貼邊處理。

四、歸檔驗收

1.歸檔驗收:移交檔案時，交接雙方當面檢查，檔案館根據(jù)有關標準進行驗收。凡不符合要求者，檔案館拒絕接收，并限期改正。

2.移交手續(xù):移交時填寫移交目錄，一式兩份，雙方各執(zhí)一份備查。

3.歸檔時間:黨、政及管理類檔案應在次年6月底前歸檔?？蒲?、基建、設備、出版物、學位論文在鑒定、竣工、引進、出版和授予學位后的三個月內(nèi)歸檔。

第二篇：文件材料立卷歸檔制度

文件材料立卷歸檔制度

為了維護本公司檔案的完整、系統(tǒng)、準確、安全和有效地利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和本校檔案管理的有關規(guī)定，制定我公司文件材料立卷歸檔制度。

一、立卷歸檔范圍

凡本公司及各部門在日常工作中形成的、具有一定保存價值的文字、圖表、聲像各種不同形式的文件材料均屬歸檔范圍（詳見本公司歸檔范圍和保管期限表），一定要收集齊全，按立卷原則分類整理、鑒定、立卷歸檔。

二、歸檔時間

1、黨群工作、行政管理的文件材料，按一年歸檔一次，應在次年3月份前完成立卷歸檔。

2、基建類的文件材料、圖紙，應在工程項目竣工驗收后立卷歸檔。

3、設備儀器類的文件材料、圖紙，應在設備儀器開箱后立卷歸檔。

4、會計類各種會計憑證、帳簿、報表及其他有關材料，由財會部門整理立卷歸檔，保存一年，于次年3月底前向綜合檔案室移交。

5、計劃統(tǒng)計方面的各種報表及其他有關材料，由計劃統(tǒng)計部門整理立卷歸檔，保存一年，于次年3月份前移交綜合檔案室。

三、歸檔要求

1、歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準確，能反映本公司各部門工作的真實內(nèi)容和歷史過程；歸檔文件的制成材料必須字跡工整，圖樣清晰，利于長久保存；凡是用純藍墨水、圓珠筆（或復寫紙）及鉛筆等書寫的材料，綜合檔案室有權責成其重抄或拒絕接收。

2、管理性文件案卷質量要符合GB 9705-88《文書檔案案卷格式》及《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》中有關條款的要求；基建、設備儀器、科研產(chǎn)品類檔案案卷質量符合GB/J11822-89《科技檔案案卷構成的一般要求》的要求；會計、統(tǒng)計檔案案卷質量要符合會計、統(tǒng)計檔案管理辦法的要求。

第三篇：公路工程竣工文件材料立卷歸檔整理

公路工程竣工文件材料立卷歸檔整理

這里所說的竣工文件是指某工程項目從提出立項、審批、勘察設計、施工到竣工投入使 用全過程中形成的文件、圖表、像片等具有保存、查考利用價值的各種材料?？⒐の募枪?路工程項目全過程的真實寫照,是公路工程項目交工驗收質量等級評定、養(yǎng)護管理的主要依據(jù)。

業(yè)主、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位都必須按照文件材料形成的先后順序或公路工程建設項目完成進展情況,及時積累、收集、整理。在實際操作中,竣工文件的整理常常落后于主體工程的進展。比如主體工程完工的項目,由于當年無條件進行交工驗收,只能待來年附屬工程完工后進行交驗;或者是標段多的項目,由于中標單位不同、施工水平有差異,不能同時完工,無法進行交工驗收,只能待都完工后統(tǒng)一進行交工驗收。如果平時不注重資料的整理,到交工驗收前進行突擊整理,勢必會造成很多不便。

竣工原始文件因施工管理工作不到位、不規(guī)范造成的質量問題,大致有以下幾種: 1.施工綜合管理文件原件不齊全。個別設計、監(jiān)理、業(yè)主下發(fā)的施工管理重要文件,因下發(fā)或轉發(fā)時就是復印件,難以滿足公路工程質量標準中規(guī)定的竣工資料中不允許出現(xiàn)復印件的要求。

2.工程質量驗收簽證資料不齊全。隨著工程施工進展需要,為了急于滿足施工進度要求,現(xiàn)場驗收后,沒有按國家行業(yè)標準 規(guī)定要求辦理書面簽字儀式。有的施工單位管理不嚴格,造成原始文件丟失。也有施工單位專 業(yè)技術人員工作調動移交手續(xù)時,又把關不嚴,造成竣工原始文件遺失。

3.竣工圖文件編制不夠規(guī)范。一些分部工程都不同地程度存在著代用圖,而在竣工中又要求竣工圖以分部工程組卷,圖紙缺量較大,劃改圖紙只有原則的標準規(guī)定,缺少有針對性的細則。

4.施工驗收原始簽證資料格式不規(guī)范。原始施工驗收簽證資料,并非是開工前統(tǒng)一規(guī)定內(nèi)容和格式,而是在施工過程中,不斷增 添內(nèi)容和更換種類,資料格式又不統(tǒng)一,無法統(tǒng)一規(guī)范裝訂組卷。

5.施工原始資料書寫不規(guī)范。施工過程中長期的測量手薄記錄、灌漿施工記錄都用鉛筆書寫,一式四聯(lián)混凝土要料單用復寫紙書寫;施工過程中的原始簽證資料五花八門,有用純藍墨水、藍黑墨水、碳素墨水、圓珠筆、鉛筆等,這些都與竣工資料歸檔要求不符,給后期竣工資料編制工作帶來極大的困難。6.施工原始驗收簽證資料填寫不規(guī)范。原始驗收簽證資料,也有樁號、高程、工程量等項目與實際施工情況不相符,驗收項目有空白欄出現(xiàn),簽字筆跡龍飛鳳舞和隨意涂改等現(xiàn)象,降低了竣工資料的使用價值。

分析其主要原因是:(1)工程建設主管部門領導檔案意識薄弱。在我國基本建設領域中,長期以來存在著重建 設、輕檔案的現(xiàn)象。(2)建設單位與施工單位簽訂合同內(nèi)容對竣工資料的整編責任、內(nèi)容、深度、要求不明確、不具體、不細化是造成竣工資料質量失控的法定原因。(3)國家檔案法和公路工程關于竣工資料編制的質量標準規(guī)范宣傳學習渠道不暢通,造成 工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位領導人對檔案意識、檔案知識的缺乏和相關專業(yè)知識素 質偏低。(4)施工單位作業(yè)層素質低,技術力量薄弱,培訓少,管理水平差,是造成施工過程中產(chǎn)生 的竣工原始文件不規(guī)范、質量不高的一個不可忽視的重要因素。(5)監(jiān)理單位人員大多數(shù)來自設計單位和少數(shù)來自社會招聘人員,正規(guī)參加過國家監(jiān)理工 程師培訓和持監(jiān)理工程師資質證書人員少,特別是施工現(xiàn)場監(jiān)理工程師,有專業(yè)技術而施工管 理水平差,對現(xiàn)場簽證工作把關不嚴。(6)建設單位和施工單位質量管理體系對竣工資料管理重視不夠,缺乏有效控制竣工文件 質量的具體措施。

如果要解決上述問題,需要業(yè)主的特別重視,聯(lián)合監(jiān)理和承包單位,統(tǒng)一認識,齊抓共管,應將竣工文件整理工作納入工程建設的一部分,從工程項目立項開始就設立竣工機構及人員,負責工程項目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作,對資料進行系統(tǒng)的收集整理,如項目建 議書及審批文件,工程預、工程可行性研究報告及批復、項目評估、環(huán)境影響評價及批準文件、水土保持批準文件、水文氣象等其他設計基礎材料、項目的總體規(guī)劃設計、工程初步設計、技術設計、施工圖設計的審批文件及概預算書,開工前審計意見,征用土地批準文件及紅線圖,上級有關指示等往來文件、招投標文件、合同協(xié)議文件等等。這些資料的及時收集歸檔為竣 工文件的整理開了一個好頭,同時也有利于上級部門的檢查審計。在工程項目的具體施工中,要想做好竣工資料的整理,避免資料整理不規(guī)范,必須根據(jù)河南省交通廳豫交辦【2011】印發(fā)的《河南省公路建設項目文件材料立卷歸檔整理規(guī)范》的要求進行資料的整理,《規(guī)范》中對于案卷的封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料及備考表的紙張、文字、外觀、內(nèi)容填寫等都做了具體說明,并提供了統(tǒng)一的填寫表樣。業(yè)主最好根據(jù)項目自身情況,制定針對該項目的《竣工資料整理要求》,對整個項目的分部、分項工程，依據(jù)規(guī)范做出具體劃分,對有爭議的問題及時統(tǒng)一意見,使施工單位、監(jiān)理單位根據(jù)《要求》 對所需資料做到一目了然。施工單位、監(jiān)理單位根據(jù)《要求》的規(guī)定,及時收集施工過程中形 成的各種有關文字材料、技術數(shù)據(jù)及各種檢測資料,并按要求分類歸檔?！兑蟆分袑⒐べY 料填寫的紙張、字體、字數(shù)、線條、份數(shù)、目錄、組卷的構成、排列次序、裝訂、封皮等細節(jié)都必須要做出詳細規(guī)定,還要對施工原始記錄歸檔進行詳細的劃分,另外還要對各單位工程 的檔號編寫排序進行系統(tǒng)的排列,各單位只要按照這樣的順序對資料檔號進行排號就可以了。

業(yè)主、設計、監(jiān)理和承包單位要不斷加強業(yè)務學習,提高管理水平。施工中原始資料的整理完善過程也是項目施工、監(jiān)理程序的執(zhí)行過程,每完成一個分項工程,都及時進行評定,在此基礎上逐級進行相應分部工程、單位工程、建設項目的評定,并進行匯總表、竣工表的填寫。出現(xiàn)疑問就根據(jù)相關文件及時查找解決。所以竣工文件的編制過程,也是一個學習積累的過程。盡管由于道路的等級不同,竣工文件要求的簡繁程度不同,但都是依據(jù)部頒標準進行,各單位都進行了經(jīng)驗總結,逐步建立、完善自己的資料庫,以便下一個項目的修改利用。發(fā)揚先進的、成功的經(jīng)驗,找出彌補不足之處的方法,在管理水平、施工水平提高的情況下,資料整理水平也上了一個新臺階。達到了在工程外業(yè)一開始就能按要求編排目錄、編制檔號,做到“邊整理、邊歸檔”,達到工完資料成的目的。總之,公路工程竣工資料是公路工程項目從項目立項到工程施工,然后到工程竣工的全過 程的縮影,它的整理工作是一項系統(tǒng)工程,是涉及各個專業(yè)技術部門的一項復合型工作。完整、準確、系統(tǒng)、齊全的資料整理,真實地記錄和反映施工及竣工驗收的全過程,為國民經(jīng)濟中長 遠的公路建設提供不可多得的參考依據(jù),促進公路行業(yè)的合理健康發(fā)展。為完成公路工程資料的完全準確收集、公路工程建設單位、勘察設計單位、施工和監(jiān)理單位對建設期間形成資料 的收集、整理工作,應納入到工程建設管理之中,制定編制與管理辦法,并配備專職管理人員,不斷加強建設單位、勘察設計單位、施工和監(jiān)理單位的管理水平,才能保證公路工程“一流”的竣工資料檔案的形成。

參考文獻 [1]郭俊飛,韓全學《公路工程竣工評定與資料歸檔整理指南..北京:中國電力出版社.[2]李慶瑞,李占朝.《河南省公路建設項目文件材料立卷歸檔整理規(guī)范》.北京:中國廣播電視出版社.

第四篇：文件的立卷與歸檔

文件的立卷與歸檔

第一條文件的歸檔范圍：

1.凡下列文件統(tǒng)一的分別由兩辦負責歸檔；

a.上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復；

b.黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、報告等；

c.廠黨委會、廠長辦公會、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；

d.廠黨代會、職代會、工會會員代表大、團代會等一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報，會議記錄等；

e.有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；

f.參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報發(fā)言材料等；

g.上級機關領導電來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料； h.反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品;

I.工廠日志和大事記；

j.工廠向上級批復的文件及上報的有關材料；

2.業(yè)務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

第二條產(chǎn)卷要求：

1.文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4.上形成的文件材料，要求在下五月份以前整理完。六月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查)。

第五篇：審計文件材料立卷歸檔作業(yè)規(guī)程

審計署關于發(fā)布《審計機關審計文件材料立卷歸檔作業(yè)規(guī)程》的通知 審辦發(fā)[1997]第267號1997年

各省、自治區(qū)、直轄市和計劃單列市審計廳（局），各特派員辦事處，駐國務院部門審計局，有關部門內(nèi)審機構，南京審計學院，新疆生產(chǎn)建設兵團審計局：

《審計機關審計文件材料立卷歸檔作業(yè)規(guī)程》已經(jīng)審定，現(xiàn)予發(fā)布。請認真貫徹執(zhí)行。審計機關審計文件材料立卷歸檔作業(yè)規(guī)程

第一條 為了做好審計文件材料立卷歸檔工作，提高審計案卷質量，更好地為審計工作服務，根據(jù)《審計機關審計檔案工作的規(guī)定》和其他審計工作規(guī)范，制定本作業(yè)規(guī)程。

第二條 本作業(yè)規(guī)程所稱審計文件材料，是指審計機關在履行審計監(jiān)督職責和執(zhí)行審計調查任務的過程中，收集、制作與使用的各種文字、圖表、聲像、電子和實物等形態(tài)的記錄材料。

第三條 審計機關實行審計文件材料立卷歸檔工作責任制。審計文件材料的收集、整理、立卷由審計組負責；審計案卷的質量檢查由相關審計業(yè)務部門負責；審計案卷的接收由機關檔案管理部門負責。做到誰審計誰立卷，審結卷成，定期歸檔。

第四條 審計文件材料立卷的原則

（一）歸入審計案卷的文件材料必須是審計監(jiān)督項目或審計調查項目實施過程中形成的專門性業(yè)務文件材料。

（二）審計文件材料的組合要遵循其形成規(guī)律和特點，保持內(nèi)在的歷史聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。

（三）審計文件材料的排列要符合規(guī)范化要求，一般應分為“結論性文件材料”、“證明性文件材料”、“立項性文件材料”三個單元。

第五條 審計文件材料立卷的基本要求

（一）為確保審計檔案中文件材料的合法、有用、有效，在案卷內(nèi)容上，要做到“完整”與“精煉”。

“完整”是指每一審結的審計項目和完成的調查項目案卷要收集齊全；每一項目所產(chǎn)生的審計文件材料要收集齊全；每一案卷內(nèi)重要文件的各次稿本要收集齊全。

“精煉”是指在立卷時要嚴格按照審計文件材料的保存價值決定取舍。審計文件材料與行政文件材料一般不得混合立卷或重復立卷。未經(jīng)核實的或與審計事項無關的文件材料，不重要的文件修改稿不得歸入審計案卷。

（二）為便于審計檔案的安全保管和提供利用，要做到案卷封面整潔、書寫規(guī)范，文件整齊有序、組裝嚴密。

第六條 審計文件材料的收集范圍

凡記錄和反映審計機關在履行審計監(jiān)督或審計調查任務中直接形成的文件、筆錄、證據(jù)。電報、信函的原件或復制件，照片、聲像磁帶、電腦軟盤、光盤，以及與項目有關的其他文件材料，均屬審計檔案的收集范圍。

（一）審計機關在執(zhí)行審計監(jiān)督和審計調查任務中，根據(jù) 《審計法》、《審計法實施條例》 和《中國審計規(guī)范》制作和使用的各種審計公文。

（二）審計實施類文書。審計組在審計實施過程中，取得和制作的有關評價、證實、處理問題的審計作業(yè)文書。包括原始審計工作底稿、分項目審計工作底稿、匯總審計工作底稿、審計證據(jù)、審計取證材料清單、法規(guī)依據(jù)、審計報告等。

（三）審計項目管理文件。審計機關和審計組在管理具體審計項目過程中，進行立項審批，編制審計方案，審定、復核審計報告、審計意見書和審計決定，了解審計意見采納情況，監(jiān)督審計決定執(zhí)行情況所產(chǎn)生的各種文件和記錄。

（四）審計項目往來文件。審計過程中與上級審計機關、本級政府、各有關部門、單位之間有關審計項目的請示、報告、問函、批復、批示、復函等。

（五）與審計項目有關的各種舉報材料。

（六）其他有關文件。

第七條 不歸入審計檔案的文件

（一）與具體審計項目無關的行政文書和審計綜合管理性文件。

（二）未用作審計依據(jù)，或未經(jīng)核實的證明性文件材料。

（三）審計所依據(jù)的法規(guī)、政策文件中無關的條款及其他參考材料。

（四）未經(jīng)領導審簽的文電草稿。

（五）其他不應歸入審計檔案的文件材料。

第八條 審計文件材料的組卷方法

（一）審計文件材料的組合采用按職能分類，按項目立卷，按單元排列的基本方法。一個審計項目可立一個卷或幾個卷，多卷項目在分卷時應防止割斷卷內(nèi)文件材料的聯(lián)系性。一般情況下，不得把幾個審計項目的文件材料合并為一個卷。

（二）跨的審計項目，在項目審計終結的立卷。

（三）行業(yè)審計項目的綜合報告與子項目的審計結果報告合并立卷，各子項目的審計文件材料另行立卷。

（四）定期審計項目的總體審計方案與綜、審計報告單獨立卷，對定期審計范圍內(nèi)各被審計單位進行審計形成的文件材料另行立卷。

（五）建設項目預算、概算執(zhí)行情況，決算、項目竣工決算和開、復工前審計均以項目為單位立卷。

（六）經(jīng)濟責任審計、期滿審計或離任審計以項目為單位立卷。

（七）審計行政復議項目，由受理復議的審計機關按項目立卷。原審計機關收到的復議文件材料，可在審計案卷中設“第四單元”存入。審計行政應訴項目，由應訴審計機關單獨立卷。

（八）專項審計調查項目，按項目立卷。

第九條 審計案卷內(nèi)文件材料的排列規(guī)則

（一）項目審計產(chǎn)生的文件材料，一般應按三個單元作如下排列：

1．第一單元 結論性文件材料 逆審計程序并結合文件材料的重要程度排列：

（1）通報或公布審計結果的文件；

（2）審計工作報告或審計結果報告、綜合審計報告，以及上級機關、有關領導對上述報告的批示；

（3）審計決定與檢查審計決定執(zhí)行情況的文件；

（4）采取審計行政強制措施的文件；

（5）審計建議書、移送處理函；

（6）審計意見書與審計意見采納情況的文件；

（7）審計報告、審計報告征求意見書，被審計單位對審計報告的書面意見及審計組的書面說明；

（8）審定審計報告的會議紀要或記錄摘要；

（9）舉行審計聽證會的文件材料；

（10）審計復核文件（亦可置于針對文件之后）。2.第二單元證明性文件材料 按與審計報告所列問題和審計評價意見相對應的順序進行排列：

（l）匯總審計工作底稿；

（2）審計取證材料清單；

（3）分項目審計工作底稿；

（4）原始審計工作底稿；

（5）審計證據(jù)；

（6）審計所依據(jù)的法規(guī)目錄或摘要?！?/p>

3．第三單元 立項性文件材料 按文件材料形成的時間順序，并結合文件材料的重要程度進行排列：

（1）上級機關及有關部門的指令性文件或授權審計通知書；

（2）與審計項目有關的舉報材料；

（3）審計方案及編制審計方案所形成的文件材料；

（4）審計通知書；

（5）審計文書送達回證（亦可置于針對文件之后）。

三個單元內(nèi)未列入的其他文件（如審計行政復議文書、審計應訴法律文書等），可增設第四單元存入案卷；也可單獨立卷。

（二）各單元內(nèi)每份或每組文件材料之間的排列規(guī)則是：正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批復在前，請示在后；批示在前，報告在后；重要文件在前，次要文件在后；匯總性文件在前，原始性文件在后。

第十條 審計文件材料的立卷程序

（一）審計方案經(jīng)批準后，審計組應確定本項目立卷責任人，并提出明確要求。立卷責任人應備置專門卷夾，做好立卷準備工作。

（二）項目審計實施開始后，立卷責任人要隨著審計程度各個環(huán)節(jié)的完成，及時收集本審計項目的文件材料，并認真檢查每一份文件材料的內(nèi)容、格式是否完整、合規(guī)，手續(xù)是否完備，字跡是否清晰。

（三）項目審計終結以后，立卷責任人要對本審計項目的全部文件材料進行系統(tǒng)的整理，進一步做好文件材料的鑒別和篩選工作，并按照本規(guī)程第九條的有關規(guī)定進行排列。

（四）整理審計案卷如遇有個別審計文件材料與行政文件或審計綜合管理文件在內(nèi)容上相互交*，難以劃分時，應在保證審計檔案完整的前提下確定取舍。必要時，可在審計檔案和行政文書檔案中“同時立卷”。

（五）對立卷責任人整理出的項目審計文件材料，由審計組長或相關業(yè)務部門負責人進行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合要求之處，應責成立卷責任人進行補救。

（六）檢查合格后，按以下規(guī)定做好審計案卷的編目工作：

1．編寫頁號：

在有文字的每頁文件材料的正面右上角、背面左上角，用鉛筆書寫阿拉伯數(shù)字；文件材料背面是空白的，不編寫頁號。

2．編寫卷內(nèi)文件目錄：

（1）順序號 每份文件材料為一號。證明性文件材料，每一分項目（包括證實一項問題的所有審計證據(jù)和審計記錄）為一號。按文件材料的排列次序逐一填寫。

（2）文件字號 按文件材料制發(fā)單位所確定的文件字號填寫，沒有文件字號的不填寫。

（3）責任者 結論性和立項性文件，填寫文件的署名單位名稱，未署名的應加以判定；證明性材料，填寫文件材料的收集者和制作者（即審計組）。

（4）題名 應照實填入。無標題或標題不明確的，應根據(jù)文件內(nèi)容自擬標題，并用“【 】”注明。

（5）日期 填寫文件材料的成文日期，可省略“年”、“月”、“日”字，在年、月的數(shù)字后加“．”號，一組證明材料的日期，可采用“1997．1．11－2．18”的省略寫法。文件材料上無日期的，應準確判定后再行填寫。

（6）頁號填寫本份文件材料所在之頁的編號。

3．填制備考表：

（1）本卷情況說明 應寫明本項目審計文件材料有無缺損、修改、補充、移出、銷毀，以及本卷與其它卷的關聯(lián)等情況。由填寫人簽名，并標注說明日期。

（2）立卷人 由立卷責任人簽名并標注立卷日期。

（3）檢查人 由審計組組長或相關業(yè)務部門負責人在檢查質量后簽名并標注檢查日期。

4．書寫案卷封面：

（1）全宗名稱 填寫（或印制）立檔單位全稱或通用簡稱。

（2）案卷分類名稱 根據(jù)機關檔案分類方案，填寫審計項目承辦部門名稱，或審計項目類別名稱。

（3）審計案卷題名 于“審計檔案”四字下的空白處取中書寫。書寫格式為“立檔單位+對（介詞）+被審計單位名稱+項目審計的時間范圍+項目審計種類名稱”。

（4）審計時間 填寫從發(fā)出審計通知書至做出審計意見書和審計決定的起止時間。

（5）審計組負責人 填寫審計通知書上規(guī)定的審計組組長姓名。

（6）本項目共 卷（第 卷）填寫本審計項目所立案卷的總數(shù)以及本卷是其中的第幾卷。只有一卷的，括號內(nèi)不填數(shù)。

（7）自 年 月至 年 月 填寫本審計案卷卷內(nèi)審計文件材料最早形成日期（不包括引用法規(guī)原件的日期）和最晚形成日期。

（8）本卷共 件 頁 填寫卷內(nèi)目錄表中順序號的最后一號和頁號的最后一號。

（9）保管期限 按《審計檔案保管期限表》的規(guī)定劃注。

（10）歸檔號 填寫《審計案卷立卷類目》中的文書處理號。

（七）審計案卷的裝訂

1．審計案卷的裝具，可根據(jù)實際需要采用硬卷皮（規(guī)格為長300mm、寬220mm，用250克牛皮紙制作）或軟卷皮（規(guī)格為297mm ×210mm或260mm×185mm）。使用軟卷皮裝訂案卷，應當將若干簿卷裝入卷盒，并在卷盒脊背上注明所裝審計案卷的起止號。

2．裝訂審計案卷必須做到：

（1）拆除文件材料上的金屬物；

（2）對破損、褪色的文件材料，要進行修復或復制；

（3）文件材料裝訂部分不足25mm，或其間有字的，要貼紙加寬后再裝訂；

（4）文件材料紙面小的，要粘貼或托裱在標準的16開紙上再裝訂；

（5）文件材料字跡模糊難以辨認的，應附抄件并加以說明：

（6）外文材料應附有中文譯本；

（7）每卷裝訂的文件材料，一般不得超過200頁，超出的應按文件材料的階段性適當分卷；

（8）文件材料裝訂時應在右邊和下邊取齊；

（9）裝訂要牢固、整齊、美觀，不丟頁、不錯頁、不訂反、不損壞文件、不妨礙使用。

（八）審計證物的處理

1．與審計案卷相關的證物，凡能入卷保存的均應裝入卷盒或卷皮所附的物品袋內(nèi)。除在袋上注明證物名稱、形狀、數(shù)量、特征、來源外，并應列入卷內(nèi)目錄，以便查對和利用。

2．不能入卷保存的相關證物，應另行包裝，并在包裝上注明相應的審計案卷題名、案卷號、證物收集日期、品名、數(shù)量、來源等。包裝后的證物可與審計案卷存放一處。

3．不宜保存的證物，應及時拍成照片存入審計案卷內(nèi)。

4．與審計案卷相關的聲像磁帶、電腦軟盤、光盤，應按件登記其內(nèi)容、時間、作者及相應的審計案卷題名、案卷號，另行存放，并應在相應審計案卷的“備考表”中注明。

第十一條 審計案卷的密級和保密期限，按卷內(nèi)文件的最高密級和最長保密期限確定，并按規(guī)定做出標志。

第十二條 審計文件材料的歸檔

（一）審計業(yè)務部門應以項目審計案卷為單位歸檔。無特殊情況，不得向檔案部門移交單份審計文件材料。

（二）對準備歸檔的審計案卷，由相關審計業(yè)務部門在事先逐卷檢查合格的基礎上，登記造冊，填寫“審計檔案移交清冊”（一式兩份），由機關檔案人員逐卷清點驗收。移交人和接收人在清冊上簽字蓋章。

（三）審計案卷的歸檔時間不得遲于該審計項目結束后次年六月底之前。

（四）審計案卷歸檔后，對于不存入審計案卷但尚有參考價值的文件材料，可由業(yè)務部門自行保存和使用；確無價值的文件材料可經(jīng)業(yè)務部門負責人審查后銷毀。

第十三條 本作業(yè)規(guī)程由審計署辦公廳負責解釋與修改。

第十四條 本作業(yè)規(guī)程自發(fā)布之日起施行。