第一篇：同濟(jì)大學(xué)各類文件材料的部門(mén)立卷和歸檔流程（本站推薦）

同濟(jì)大學(xué)各類文件材料的部門(mén)立卷和歸檔流程

預(yù)立卷(材料的形成與積累)————整理組卷——?dú)w檔驗(yàn)收

一、預(yù)立卷

1.學(xué)校各院、部、處、館、總支、系、所、社、中心、工會(huì)團(tuán)委和直屬部門(mén)均為立卷部門(mén)。

2.各立卷部門(mén)根據(jù)歷年文件材料形成規(guī)律，參照歸檔范圍，預(yù)先編制案卷類目(類目名稱見(jiàn)《同濟(jì)大學(xué)檔案立卷部門(mén)、歸檔范圍和保管期限表》)。

3.各立卷部門(mén)要在平時(shí)隨時(shí)將辦理完畢的文件，按照案卷類目名稱，分別歸卷。

二、立卷分工

1.中共中央、國(guó)務(wù)院、省、地、市黨委、人民政府、國(guó)家教委以及國(guó)務(wù)院有關(guān)部、委下達(dá)的文、電、材料，綜合性的，由黨辦、校辦立卷歸檔，專業(yè)性的或具體業(yè)務(wù)性的，由各承辦單位立卷歸檔。

2.以黨委、學(xué)校名義的發(fā)文，由黨辦、校辦分別立卷歸檔。以部門(mén)名義的發(fā)文，由各部門(mén)立卷歸檔。

3.黨委和學(xué)校召開(kāi)的代表大會(huì)、全委會(huì)、常委會(huì)、擴(kuò)大會(huì)、辦公會(huì)所形成的材料，由黨辦、校辦分別立卷歸檔。職能部門(mén)以黨委和學(xué)校的名義召開(kāi)的全校性專門(mén)會(huì)議、千部會(huì)議所形成的材料，由主辦單位立卷歸檔。

4.校內(nèi)各單位向黨委、學(xué)校的請(qǐng)示報(bào)告正文及相應(yīng)的批復(fù)、批轉(zhuǎn)的原件，由校辦或黨辦立卷歸檔;請(qǐng)示報(bào)告的原稿及批轉(zhuǎn)、批復(fù)的復(fù)制件，則由報(bào)文單位立卷歸檔。

5.兩個(gè)以上單位共同辦理的文件由主辦單位立卷歸檔，非主辦單位只保存復(fù)制本。

6.各臨時(shí)機(jī)構(gòu)、撤消機(jī)構(gòu)形成的材料，應(yīng)于機(jī)構(gòu)撤消前做好整理工作，移交學(xué)校檔案部門(mén)保存，任何人不得帶入其他單位。

三、整理組卷(立卷)1.堅(jiān)持由文件材料形成部門(mén)立卷歸檔的原則，由各部門(mén)的專(兼)職檔案員負(fù)責(zé)將積累的文件材料整理組卷后向檔案部門(mén)歸、件

2.在平時(shí)積累歸卷基礎(chǔ)上，按照歸檔范圍，調(diào)整檢查每組文件是否齊全、完整，剔除無(wú)需歸檔的文件材料。(參見(jiàn)《同濟(jì)大學(xué)檔案歸檔范圍的確定》)3.將文件按年度或問(wèn)題進(jìn)行立卷分類。

(1)分年度:將文件按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi)。

如:

一般文件歸入文件形成年度。

跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度。

跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃，歸入文件內(nèi)容針對(duì)的第一個(gè)年度。

跨年度的總結(jié)、報(bào)告，歸入文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度。

跨車度的會(huì)議文件，歸入會(huì)議開(kāi)幕的年度。

法規(guī)性文件，歸入公布和批準(zhǔn)年度。

按學(xué)年處理的文件，歸入專門(mén)年度。

科研、基建、設(shè)備項(xiàng)目分別歸入鑒定、竣工、引進(jìn)年度。

成績(jī)、研究生學(xué)位論文分別歸入畢業(yè)年度和授予學(xué)位年度。

（2）分問(wèn)題：將文件按其內(nèi)容所反應(yīng)的問(wèn)題分開(kāi)。4.以問(wèn)題為主進(jìn)行立卷組合。

如:

會(huì)議文件，按會(huì)議的屆次組合，根據(jù)文件的數(shù)量，可以一會(huì)一卷、一會(huì)數(shù)卷或數(shù)會(huì)一卷。

非訴訟案件材料，按立案問(wèn)題或人頭組合，可以一案一卷或一案數(shù)卷。

統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等，按照名稱組合。

學(xué)校管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件、材料，按單一問(wèn)題組合。工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，按責(zé)任者或名稱組合。簡(jiǎn)報(bào)按名稱或期號(hào)組合。

科研、基建、設(shè)備按項(xiàng)目組卷，一項(xiàng)一卷或若干卷可將管理性文件材料和結(jié)論性文件材料綜合組卷后放在各卷之首，其余可按工作階段及重要程度或文件性質(zhì)分別組成若干卷。5.卷內(nèi)文件材料按重要程度或時(shí)間順序排列。

如:

批復(fù)在前，請(qǐng)示、報(bào)告在后。

上級(jí)通知在前，上報(bào)材料在后。

正件在前，附件在后。

印件在前，定稿在后。

結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。

其他文件材料按時(shí)間順序排列。

6.拆除文件上的金屬物，對(duì)破損的文件材料及與本卷文件材料不可分割的照片、小字條等要進(jìn)行加邊修補(bǔ)和裱糊，對(duì)較大的圖表，要按手風(fēng)琴式的樣子折疊。

7.編頁(yè)號(hào)

成卷裝訂的卷內(nèi)文件編頁(yè)號(hào)，按件組卷（如藍(lán)圖、底圖）的文件材料編件號(hào)。

（1）卷內(nèi)目錄、備考表均不編頁(yè)號(hào)。

（2）卷內(nèi)文件無(wú)論單面或雙面只要有書(shū)寫(xiě)文字，均應(yīng)一面編

寫(xiě)一個(gè)頁(yè)號(hào)。

（3）頁(yè)號(hào)應(yīng)用蘭色或黑色號(hào)碼機(jī)敲出，起始號(hào)為1.(4)頁(yè)號(hào)的位置在每面材料非裝訂線一側(cè)上角。

(5)同一問(wèn)題的文件組卷后不得超過(guò)200頁(yè)。

(6)以件為單元的在每件文件材料的右上角加蓋檔號(hào)章。

8.填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄

卷內(nèi)目錄位于卷內(nèi)文件之前，必須用碳素墨水填寫(xiě)或用計(jì)算機(jī)打印。(1)序號(hào):以卷內(nèi)文件排列先后順序填寫(xiě)的序號(hào)。

(2)文號(hào):文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)組成，如:“國(guó)發(fā)[1995 ] 1號(hào)”。其年“[ 1995]”不得簡(jiǎn)寫(xiě)成“（95）".(3)責(zé)任者:形成文件部門(mén)或?qū)ξ募?fù)有責(zé)任的署名者。

(4)題名:即文件標(biāo)題，一般照實(shí)抄錄。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的文件可自擬標(biāo)題、外加“[ ]”號(hào)，如會(huì)議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容。

(5)日期:文件的形成時(shí)間，例:1994.10.10。

(6)頁(yè)次:卷內(nèi)每份文件起始之頁(yè)的編號(hào)，最后一份文件應(yīng)填起止頁(yè)號(hào)。9.填寫(xiě)卷內(nèi)備考表。

卷內(nèi)備考表位于卷內(nèi)文件之后，必須用碳素墨水填寫(xiě)。

(1)本卷情況說(shuō)明:填寫(xiě)卷內(nèi)文件缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

(2)立卷人:由組成本卷的兼職檔案員簽名。

(3)檢查人:由對(duì)案卷質(zhì)量進(jìn)行審核的責(zé)任者答名。

(4)立卷時(shí)間:填寫(xiě)立卷的時(shí)間。10.書(shū)寫(xiě)封面

（1）立卷單位:立卷單位的全稱。

（2）作者:卷內(nèi)文件的主要責(zé)任者(單位或個(gè)人)。

（3）案卷題名:應(yīng)簡(jiǎn)明確切，結(jié)構(gòu)完整，體式一致。一般包括卷內(nèi)文件主要責(zé)任者(不得簡(jiǎn)稱本校、上級(jí))、內(nèi)容、名稱（文種）。除會(huì)議文件外，不得用“xxx文件材料”；除一般函件外，不得用“xxx來(lái)往文書(shū)”。案卷標(biāo)題不超過(guò)50個(gè)漢字。

（4）卷內(nèi)文件起止日期:卷內(nèi)文件形成的最早至最晚日期。

（5）保管期限:依據(jù)保管期限表，確定案卷的保管期限（永久、長(zhǎng)期、短期）。（6）密級(jí):有保密要求的要填寫(xiě)密級(jí)。

11、裝訂

(1)裝訂之前，先檢查文件是否按16開(kāi)或A3規(guī)格大小形成，如不是則需裁切、貼邊、折邊成16開(kāi)或A3規(guī)格。

(2)采用三孔一線法，一般不超過(guò)200頁(yè)(2cm的厚度)。若裝訂線處有字跡，須進(jìn)行貼邊處理。

四、歸檔驗(yàn)收

1.歸檔驗(yàn)收:移交檔案時(shí)，交接雙方當(dāng)面檢查，檔案館根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。凡不符合要求者，檔案館拒絕接收，并限期改正。

2.移交手續(xù):移交時(shí)填寫(xiě)移交目錄，一式兩份，雙方各執(zhí)一份備查。

3.歸檔時(shí)間:黨、政及管理類檔案應(yīng)在次年6月底前歸檔。科研、基建、設(shè)備、出版物、學(xué)位論文在鑒定、竣工、引進(jìn)、出版和授予學(xué)位后的三個(gè)月內(nèi)歸檔。

第二篇：文件材料立卷歸檔制度

文件材料立卷歸檔制度

為了維護(hù)本公司檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、安全和有效地利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和本校檔案管理的有關(guān)規(guī)定，制定我公司文件材料立卷歸檔制度。

一、立卷歸檔范圍

凡本公司及各部門(mén)在日常工作中形成的、具有一定保存價(jià)值的文字、圖表、聲像各種不同形式的文件材料均屬歸檔范圍（詳見(jiàn)本公司歸檔范圍和保管期限表），一定要收集齊全，按立卷原則分類整理、鑒定、立卷歸檔。

二、歸檔時(shí)間

1、黨群工作、行政管理的文件材料，按一年歸檔一次，應(yīng)在次年3月份前完成立卷歸檔。

2、基建類的文件材料、圖紙，應(yīng)在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后立卷歸檔。

3、設(shè)備儀器類的文件材料、圖紙，應(yīng)在設(shè)備儀器開(kāi)箱后立卷歸檔。

4、會(huì)計(jì)類各種會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表及其他有關(guān)材料，由財(cái)會(huì)部門(mén)整理立卷歸檔，保存一年，于次年3月底前向綜合檔案室移交。

5、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面的各種報(bào)表及其他有關(guān)材料，由計(jì)劃統(tǒng)計(jì)部門(mén)整理立卷歸檔，保存一年，于次年3月份前移交綜合檔案室。

三、歸檔要求

1、歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，能反映本公司各部門(mén)工作的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程；歸檔文件的制成材料必須字跡工整，圖樣清晰，利于長(zhǎng)久保存；凡是用純藍(lán)墨水、圓珠筆（或復(fù)寫(xiě)紙）及鉛筆等書(shū)寫(xiě)的材料，綜合檔案室有權(quán)責(zé)成其重抄或拒絕接收。

2、管理性文件案卷質(zhì)量要符合GB 9705-88《文書(shū)檔案案卷格式》及《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》中有關(guān)條款的要求；基建、設(shè)備儀器、科研產(chǎn)品類檔案案卷質(zhì)量符合GB/J11822-89《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的要求；會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)檔案案卷質(zhì)量要符合會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)檔案管理辦法的要求。

第三篇：公路工程竣工文件材料立卷歸檔整理

公路工程竣工文件材料立卷歸檔整理

這里所說(shuō)的竣工文件是指某工程項(xiàng)目從提出立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工到竣工投入使 用全過(guò)程中形成的文件、圖表、像片等具有保存、查考利用價(jià)值的各種材料。竣工文件是公 路工程項(xiàng)目全過(guò)程的真實(shí)寫(xiě)照,是公路工程項(xiàng)目交工驗(yàn)收質(zhì)量等級(jí)評(píng)定、養(yǎng)護(hù)管理的主要依據(jù)。

業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位都必須按照文件材料形成的先后順序或公路工程建設(shè)項(xiàng)目完成進(jìn)展情況,及時(shí)積累、收集、整理。在實(shí)際操作中,竣工文件的整理常常落后于主體工程的進(jìn)展。比如主體工程完工的項(xiàng)目,由于當(dāng)年無(wú)條件進(jìn)行交工驗(yàn)收,只能待來(lái)年附屬工程完工后進(jìn)行交驗(yàn);或者是標(biāo)段多的項(xiàng)目,由于中標(biāo)單位不同、施工水平有差異,不能同時(shí)完工,無(wú)法進(jìn)行交工驗(yàn)收,只能待都完工后統(tǒng)一進(jìn)行交工驗(yàn)收。如果平時(shí)不注重資料的整理,到交工驗(yàn)收前進(jìn)行突擊整理,勢(shì)必會(huì)造成很多不便。

竣工原始文件因施工管理工作不到位、不規(guī)范造成的質(zhì)量問(wèn)題,大致有以下幾種: 1.施工綜合管理文件原件不齊全。個(gè)別設(shè)計(jì)、監(jiān)理、業(yè)主下發(fā)的施工管理重要文件,因下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)就是復(fù)印件,難以滿足公路工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件的要求。

2.工程質(zhì)量驗(yàn)收簽證資料不齊全。隨著工程施工進(jìn)展需要,為了急于滿足施工進(jìn)度要求,現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收后,沒(méi)有按國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 規(guī)定要求辦理書(shū)面簽字儀式。有的施工單位管理不嚴(yán)格,造成原始文件丟失。也有施工單位專 業(yè)技術(shù)人員工作調(diào)動(dòng)移交手續(xù)時(shí),又把關(guān)不嚴(yán),造成竣工原始文件遺失。

3.竣工圖文件編制不夠規(guī)范。一些分部工程都不同地程度存在著代用圖,而在竣工中又要求竣工圖以分部工程組卷,圖紙缺量較大,劃改圖紙只有原則的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定,缺少有針對(duì)性的細(xì)則。

4.施工驗(yàn)收原始簽證資料格式不規(guī)范。原始施工驗(yàn)收簽證資料,并非是開(kāi)工前統(tǒng)一規(guī)定內(nèi)容和格式,而是在施工過(guò)程中,不斷增 添內(nèi)容和更換種類,資料格式又不統(tǒng)一,無(wú)法統(tǒng)一規(guī)范裝訂組卷。

5.施工原始資料書(shū)寫(xiě)不規(guī)范。施工過(guò)程中長(zhǎng)期的測(cè)量手薄記錄、灌漿施工記錄都用鉛筆書(shū)寫(xiě),一式四聯(lián)混凝土要料單用復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě);施工過(guò)程中的原始簽證資料五花八門(mén),有用純藍(lán)墨水、藍(lán)黑墨水、碳素墨水、圓珠筆、鉛筆等,這些都與竣工資料歸檔要求不符,給后期竣工資料編制工作帶來(lái)極大的困難。6.施工原始驗(yàn)收簽證資料填寫(xiě)不規(guī)范。原始驗(yàn)收簽證資料,也有樁號(hào)、高程、工程量等項(xiàng)目與實(shí)際施工情況不相符,驗(yàn)收項(xiàng)目有空白欄出現(xiàn),簽字筆跡龍飛鳳舞和隨意涂改等現(xiàn)象,降低了竣工資料的使用價(jià)值。

分析其主要原因是:(1)工程建設(shè)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)薄弱。在我國(guó)基本建設(shè)領(lǐng)域中,長(zhǎng)期以來(lái)存在著重建 設(shè)、輕檔案的現(xiàn)象。(2)建設(shè)單位與施工單位簽訂合同內(nèi)容對(duì)竣工資料的整編責(zé)任、內(nèi)容、深度、要求不明確、不具體、不細(xì)化是造成竣工資料質(zhì)量失控的法定原因。(3)國(guó)家檔案法和公路工程關(guān)于竣工資料編制的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范宣傳學(xué)習(xí)渠道不暢通,造成 工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)檔案意識(shí)、檔案知識(shí)的缺乏和相關(guān)專業(yè)知識(shí)素 質(zhì)偏低。(4)施工單位作業(yè)層素質(zhì)低,技術(shù)力量薄弱,培訓(xùn)少,管理水平差,是造成施工過(guò)程中產(chǎn)生 的竣工原始文件不規(guī)范、質(zhì)量不高的一個(gè)不可忽視的重要因素。(5)監(jiān)理單位人員大多數(shù)來(lái)自設(shè)計(jì)單位和少數(shù)來(lái)自社會(huì)招聘人員,正規(guī)參加過(guò)國(guó)家監(jiān)理工 程師培訓(xùn)和持監(jiān)理工程師資質(zhì)證書(shū)人員少,特別是施工現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工程師,有專業(yè)技術(shù)而施工管 理水平差,對(duì)現(xiàn)場(chǎng)簽證工作把關(guān)不嚴(yán)。(6)建設(shè)單位和施工單位質(zhì)量管理體系對(duì)竣工資料管理重視不夠,缺乏有效控制竣工文件 質(zhì)量的具體措施。

如果要解決上述問(wèn)題,需要業(yè)主的特別重視,聯(lián)合監(jiān)理和承包單位,統(tǒng)一認(rèn)識(shí),齊抓共管,應(yīng)將竣工文件整理工作納入工程建設(shè)的一部分,從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始就設(shè)立竣工機(jī)構(gòu)及人員,負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作,對(duì)資料進(jìn)行系統(tǒng)的收集整理,如項(xiàng)目建 議書(shū)及審批文件,工程預(yù)、工程可行性研究報(bào)告及批復(fù)、項(xiàng)目評(píng)估、環(huán)境影響評(píng)價(jià)及批準(zhǔn)文件、水土保持批準(zhǔn)文件、水文氣象等其他設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、項(xiàng)目的總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、工程初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)的審批文件及概預(yù)算書(shū),開(kāi)工前審計(jì)意見(jiàn),征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖,上級(jí)有關(guān)指示等往來(lái)文件、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議文件等等。這些資料的及時(shí)收集歸檔為竣 工文件的整理開(kāi)了一個(gè)好頭,同時(shí)也有利于上級(jí)部門(mén)的檢查審計(jì)。在工程項(xiàng)目的具體施工中,要想做好竣工資料的整理,避免資料整理不規(guī)范,必須根據(jù)河南省交通廳豫交辦【2011】印發(fā)的《河南省公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔整理規(guī)范》的要求進(jìn)行資料的整理,《規(guī)范》中對(duì)于案卷的封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料及備考表的紙張、文字、外觀、內(nèi)容填寫(xiě)等都做了具體說(shuō)明,并提供了統(tǒng)一的填寫(xiě)表樣。業(yè)主最好根據(jù)項(xiàng)目自身情況,制定針對(duì)該項(xiàng)目的《竣工資料整理要求》,對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的分部、分項(xiàng)工程，依據(jù)規(guī)范做出具體劃分,對(duì)有爭(zhēng)議的問(wèn)題及時(shí)統(tǒng)一意見(jiàn),使施工單位、監(jiān)理單位根據(jù)《要求》 對(duì)所需資料做到一目了然。施工單位、監(jiān)理單位根據(jù)《要求》的規(guī)定,及時(shí)收集施工過(guò)程中形 成的各種有關(guān)文字材料、技術(shù)數(shù)據(jù)及各種檢測(cè)資料,并按要求分類歸檔?！兑蟆分袑?duì)竣工資 料填寫(xiě)的紙張、字體、字?jǐn)?shù)、線條、份數(shù)、目錄、組卷的構(gòu)成、排列次序、裝訂、封皮等細(xì)節(jié)都必須要做出詳細(xì)規(guī)定,還要對(duì)施工原始記錄歸檔進(jìn)行詳細(xì)的劃分,另外還要對(duì)各單位工程 的檔號(hào)編寫(xiě)排序進(jìn)行系統(tǒng)的排列,各單位只要按照這樣的順序?qū)Y料檔號(hào)進(jìn)行排號(hào)就可以了。

業(yè)主、設(shè)計(jì)、監(jiān)理和承包單位要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),提高管理水平。施工中原始資料的整理完善過(guò)程也是項(xiàng)目施工、監(jiān)理程序的執(zhí)行過(guò)程,每完成一個(gè)分項(xiàng)工程,都及時(shí)進(jìn)行評(píng)定,在此基礎(chǔ)上逐級(jí)進(jìn)行相應(yīng)分部工程、單位工程、建設(shè)項(xiàng)目的評(píng)定,并進(jìn)行匯總表、竣工表的填寫(xiě)。出現(xiàn)疑問(wèn)就根據(jù)相關(guān)文件及時(shí)查找解決。所以竣工文件的編制過(guò)程,也是一個(gè)學(xué)習(xí)積累的過(guò)程。盡管由于道路的等級(jí)不同,竣工文件要求的簡(jiǎn)繁程度不同,但都是依據(jù)部頒標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行,各單位都進(jìn)行了經(jīng)驗(yàn)總結(jié),逐步建立、完善自己的資料庫(kù),以便下一個(gè)項(xiàng)目的修改利用。發(fā)揚(yáng)先進(jìn)的、成功的經(jīng)驗(yàn),找出彌補(bǔ)不足之處的方法,在管理水平、施工水平提高的情況下,資料整理水平也上了一個(gè)新臺(tái)階。達(dá)到了在工程外業(yè)一開(kāi)始就能按要求編排目錄、編制檔號(hào),做到“邊整理、邊歸檔”,達(dá)到工完資料成的目的?？傊?公路工程竣工資料是公路工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)到工程施工,然后到工程竣工的全過(guò) 程的縮影,它的整理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,是涉及各個(gè)專業(yè)技術(shù)部門(mén)的一項(xiàng)復(fù)合型工作。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全的資料整理,真實(shí)地記錄和反映施工及竣工驗(yàn)收的全過(guò)程,為國(guó)民經(jīng)濟(jì)中長(zhǎng) 遠(yuǎn)的公路建設(shè)提供不可多得的參考依據(jù),促進(jìn)公路行業(yè)的合理健康發(fā)展。為完成公路工程資料的完全準(zhǔn)確收集、公路工程建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、施工和監(jiān)理單位對(duì)建設(shè)期間形成資料 的收集、整理工作,應(yīng)納入到工程建設(shè)管理之中,制定編制與管理辦法,并配備專職管理人員,不斷加強(qiáng)建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、施工和監(jiān)理單位的管理水平,才能保證公路工程“一流”的竣工資料檔案的形成。

參考文獻(xiàn) [1]郭俊飛,韓全學(xué)《公路工程竣工評(píng)定與資料歸檔整理指南..北京:中國(guó)電力出版社.[2]李慶瑞,李占朝.《河南省公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔整理規(guī)范》.北京:中國(guó)廣播電視出版社.

第四篇：文件的立卷與歸檔

文件的立卷與歸檔

第一條文件的歸檔范圍：

1.凡下列文件統(tǒng)一的分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔；

a.上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；

b.黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、報(bào)告等；

c.廠黨委會(huì)、廠長(zhǎng)辦公會(huì)、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄；

d.廠黨代會(huì)、職代會(huì)、工會(huì)會(huì)員代表大、團(tuán)代會(huì)等一級(jí)的黨群組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)，會(huì)議記錄等；

e.有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果；

f.參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等；

g.上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)電來(lái)廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料； h.反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;

I.工廠日志和大事記；

j.工廠向上級(jí)批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料；

2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

第二條產(chǎn)卷要求：

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類地進(jìn)行整理歸檔。

2.立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。

4.上形成的文件材料，要求在下五月份以前整理完。六月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查)。

第五篇：審計(jì)文件材料立卷歸檔作業(yè)規(guī)程

審計(jì)署關(guān)于發(fā)布《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)文件材料立卷歸檔作業(yè)規(guī)程》的通知 審辦發(fā)[1997]第267號(hào)1997年

各省、自治區(qū)、直轄市和計(jì)劃單列市審計(jì)廳（局），各特派員辦事處，駐國(guó)務(wù)院部門(mén)審計(jì)局，有關(guān)部門(mén)內(nèi)審機(jī)構(gòu)，南京審計(jì)學(xué)院，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)審計(jì)局：

《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)文件材料立卷歸檔作業(yè)規(guī)程》已經(jīng)審定，現(xiàn)予發(fā)布。請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)文件材料立卷歸檔作業(yè)規(guī)程

第一條 為了做好審計(jì)文件材料立卷歸檔工作，提高審計(jì)案卷質(zhì)量，更好地為審計(jì)工作服務(wù)，根據(jù)《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案工作的規(guī)定》和其他審計(jì)工作規(guī)范，制定本作業(yè)規(guī)程。

第二條 本作業(yè)規(guī)程所稱審計(jì)文件材料，是指審計(jì)機(jī)關(guān)在履行審計(jì)監(jiān)督職責(zé)和執(zhí)行審計(jì)調(diào)查任務(wù)的過(guò)程中，收集、制作與使用的各種文字、圖表、聲像、電子和實(shí)物等形態(tài)的記錄材料。

第三條 審計(jì)機(jī)關(guān)實(shí)行審計(jì)文件材料立卷歸檔工作責(zé)任制。審計(jì)文件材料的收集、整理、立卷由審計(jì)組負(fù)責(zé)；審計(jì)案卷的質(zhì)量檢查由相關(guān)審計(jì)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)；審計(jì)案卷的接收由機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)。做到誰(shuí)審計(jì)誰(shuí)立卷，審結(jié)卷成，定期歸檔。

第四條 審計(jì)文件材料立卷的原則

（一）歸入審計(jì)案卷的文件材料必須是審計(jì)監(jiān)督項(xiàng)目或?qū)徲?jì)調(diào)查項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的專門(mén)性業(yè)務(wù)文件材料。

（二）審計(jì)文件材料的組合要遵循其形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持內(nèi)在的歷史聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。

（三）審計(jì)文件材料的排列要符合規(guī)范化要求，一般應(yīng)分為“結(jié)論性文件材料”、“證明性文件材料”、“立項(xiàng)性文件材料”三個(gè)單元。

第五條 審計(jì)文件材料立卷的基本要求

（一）為確保審計(jì)檔案中文件材料的合法、有用、有效，在案卷內(nèi)容上，要做到“完整”與“精煉”。

“完整”是指每一審結(jié)的審計(jì)項(xiàng)目和完成的調(diào)查項(xiàng)目案卷要收集齊全；每一項(xiàng)目所產(chǎn)生的審計(jì)文件材料要收集齊全；每一案卷內(nèi)重要文件的各次稿本要收集齊全。

“精煉”是指在立卷時(shí)要嚴(yán)格按照審計(jì)文件材料的保存價(jià)值決定取舍。審計(jì)文件材料與行政文件材料一般不得混合立卷或重復(fù)立卷。未經(jīng)核實(shí)的或與審計(jì)事項(xiàng)無(wú)關(guān)的文件材料，不重要的文件修改稿不得歸入審計(jì)案卷。

（二）為便于審計(jì)檔案的安全保管和提供利用，要做到案卷封面整潔、書(shū)寫(xiě)規(guī)范，文件整齊有序、組裝嚴(yán)密。

第六條 審計(jì)文件材料的收集范圍

凡記錄和反映審計(jì)機(jī)關(guān)在履行審計(jì)監(jiān)督或?qū)徲?jì)調(diào)查任務(wù)中直接形成的文件、筆錄、證據(jù)。電報(bào)、信函的原件或復(fù)制件，照片、聲像磁帶、電腦軟盤(pán)、光盤(pán)，以及與項(xiàng)目有關(guān)的其他文件材料，均屬審計(jì)檔案的收集范圍。

（一）審計(jì)機(jī)關(guān)在執(zhí)行審計(jì)監(jiān)督和審計(jì)調(diào)查任務(wù)中，根據(jù) 《審計(jì)法》、《審計(jì)法實(shí)施條例》 和《中國(guó)審計(jì)規(guī)范》制作和使用的各種審計(jì)公文。

（二）審計(jì)實(shí)施類文書(shū)。審計(jì)組在審計(jì)實(shí)施過(guò)程中，取得和制作的有關(guān)評(píng)價(jià)、證實(shí)、處理問(wèn)題的審計(jì)作業(yè)文書(shū)。包括原始審計(jì)工作底稿、分項(xiàng)目審計(jì)工作底稿、匯總審計(jì)工作底稿、審計(jì)證據(jù)、審計(jì)取證材料清單、法規(guī)依據(jù)、審計(jì)報(bào)告等。

（三）審計(jì)項(xiàng)目管理文件。審計(jì)機(jī)關(guān)和審計(jì)組在管理具體審計(jì)項(xiàng)目過(guò)程中，進(jìn)行立項(xiàng)審批，編制審計(jì)方案，審定、復(fù)核審計(jì)報(bào)告、審計(jì)意見(jiàn)書(shū)和審計(jì)決定，了解審計(jì)意見(jiàn)采納情況，監(jiān)督審計(jì)決定執(zhí)行情況所產(chǎn)生的各種文件和記錄。

（四）審計(jì)項(xiàng)目往來(lái)文件。審計(jì)過(guò)程中與上級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)、本級(jí)政府、各有關(guān)部門(mén)、單位之間有關(guān)審計(jì)項(xiàng)目的請(qǐng)示、報(bào)告、問(wèn)函、批復(fù)、批示、復(fù)函等。

（五）與審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)的各種舉報(bào)材料。

（六）其他有關(guān)文件。

第七條 不歸入審計(jì)檔案的文件

（一）與具體審計(jì)項(xiàng)目無(wú)關(guān)的行政文書(shū)和審計(jì)綜合管理性文件。

（二）未用作審計(jì)依據(jù)，或未經(jīng)核實(shí)的證明性文件材料。

（三）審計(jì)所依據(jù)的法規(guī)、政策文件中無(wú)關(guān)的條款及其他參考材料。

（四）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審簽的文電草稿。

（五）其他不應(yīng)歸入審計(jì)檔案的文件材料。

第八條 審計(jì)文件材料的組卷方法

（一）審計(jì)文件材料的組合采用按職能分類，按項(xiàng)目立卷，按單元排列的基本方法。一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目可立一個(gè)卷或幾個(gè)卷，多卷項(xiàng)目在分卷時(shí)應(yīng)防止割斷卷內(nèi)文件材料的聯(lián)系性。一般情況下，不得把幾個(gè)審計(jì)項(xiàng)目的文件材料合并為一個(gè)卷。

（二）跨的審計(jì)項(xiàng)目，在項(xiàng)目審計(jì)終結(jié)的立卷。

（三）行業(yè)審計(jì)項(xiàng)目的綜合報(bào)告與子項(xiàng)目的審計(jì)結(jié)果報(bào)告合并立卷，各子項(xiàng)目的審計(jì)文件材料另行立卷。

（四）定期審計(jì)項(xiàng)目的總體審計(jì)方案與綜、審計(jì)報(bào)告單獨(dú)立卷，對(duì)定期審計(jì)范圍內(nèi)各被審計(jì)單位進(jìn)行審計(jì)形成的文件材料另行立卷。

（五）建設(shè)項(xiàng)目預(yù)算、概算執(zhí)行情況，決算、項(xiàng)目竣工決算和開(kāi)、復(fù)工前審計(jì)均以項(xiàng)目為單位立卷。

（六）經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、期滿審計(jì)或離任審計(jì)以項(xiàng)目為單位立卷。

（七）審計(jì)行政復(fù)議項(xiàng)目，由受理復(fù)議的審計(jì)機(jī)關(guān)按項(xiàng)目立卷。原審計(jì)機(jī)關(guān)收到的復(fù)議文件材料，可在審計(jì)案卷中設(shè)“第四單元”存入。審計(jì)行政應(yīng)訴項(xiàng)目，由應(yīng)訴審計(jì)機(jī)關(guān)單獨(dú)立卷。

（八）專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查項(xiàng)目，按項(xiàng)目立卷。

第九條 審計(jì)案卷內(nèi)文件材料的排列規(guī)則

（一）項(xiàng)目審計(jì)產(chǎn)生的文件材料，一般應(yīng)按三個(gè)單元作如下排列：

1．第一單元 結(jié)論性文件材料 逆審計(jì)程序并結(jié)合文件材料的重要程度排列：

（1）通報(bào)或公布審計(jì)結(jié)果的文件；

（2）審計(jì)工作報(bào)告或?qū)徲?jì)結(jié)果報(bào)告、綜合審計(jì)報(bào)告，以及上級(jí)機(jī)關(guān)、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)上述報(bào)告的批示；

（3）審計(jì)決定與檢查審計(jì)決定執(zhí)行情況的文件；

（4）采取審計(jì)行政強(qiáng)制措施的文件；

（5）審計(jì)建議書(shū)、移送處理函；

（6）審計(jì)意見(jiàn)書(shū)與審計(jì)意見(jiàn)采納情況的文件；

（7）審計(jì)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告征求意見(jiàn)書(shū)，被審計(jì)單位對(duì)審計(jì)報(bào)告的書(shū)面意見(jiàn)及審計(jì)組的書(shū)面說(shuō)明；

（8）審定審計(jì)報(bào)告的會(huì)議紀(jì)要或記錄摘要；

（9）舉行審計(jì)聽(tīng)證會(huì)的文件材料；

（10）審計(jì)復(fù)核文件（亦可置于針對(duì)文件之后）。2.第二單元證明性文件材料 按與審計(jì)報(bào)告所列問(wèn)題和審計(jì)評(píng)價(jià)意見(jiàn)相對(duì)應(yīng)的順序進(jìn)行排列：

（l）匯總審計(jì)工作底稿；

（2）審計(jì)取證材料清單；

（3）分項(xiàng)目審計(jì)工作底稿；

（4）原始審計(jì)工作底稿；

（5）審計(jì)證據(jù)；

（6）審計(jì)所依據(jù)的法規(guī)目錄或摘要?！?/p>

3．第三單元 立項(xiàng)性文件材料 按文件材料形成的時(shí)間順序，并結(jié)合文件材料的重要程度進(jìn)行排列：

（1）上級(jí)機(jī)關(guān)及有關(guān)部門(mén)的指令性文件或授權(quán)審計(jì)通知書(shū)；

（2）與審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)的舉報(bào)材料；

（3）審計(jì)方案及編制審計(jì)方案所形成的文件材料；

（4）審計(jì)通知書(shū)；

（5）審計(jì)文書(shū)送達(dá)回證（亦可置于針對(duì)文件之后）。

三個(gè)單元內(nèi)未列入的其他文件（如審計(jì)行政復(fù)議文書(shū)、審計(jì)應(yīng)訴法律文書(shū)等），可增設(shè)第四單元存入案卷；也可單獨(dú)立卷。

（二）各單元內(nèi)每份或每組文件材料之間的排列規(guī)則是：正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；批示在前，報(bào)告在后；重要文件在前，次要文件在后；匯總性文件在前，原始性文件在后。

第十條 審計(jì)文件材料的立卷程序

（一）審計(jì)方案經(jīng)批準(zhǔn)后，審計(jì)組應(yīng)確定本項(xiàng)目立卷責(zé)任人，并提出明確要求。立卷責(zé)任人應(yīng)備置專門(mén)卷夾，做好立卷準(zhǔn)備工作。

（二）項(xiàng)目審計(jì)實(shí)施開(kāi)始后，立卷責(zé)任人要隨著審計(jì)程度各個(gè)環(huán)節(jié)的完成，及時(shí)收集本審計(jì)項(xiàng)目的文件材料，并認(rèn)真檢查每一份文件材料的內(nèi)容、格式是否完整、合規(guī)，手續(xù)是否完備，字跡是否清晰。

（三）項(xiàng)目審計(jì)終結(jié)以后，立卷責(zé)任人要對(duì)本審計(jì)項(xiàng)目的全部文件材料進(jìn)行系統(tǒng)的整理，進(jìn)一步做好文件材料的鑒別和篩選工作，并按照本規(guī)程第九條的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行排列。

（四）整理審計(jì)案卷如遇有個(gè)別審計(jì)文件材料與行政文件或?qū)徲?jì)綜合管理文件在內(nèi)容上相互交*，難以劃分時(shí)，應(yīng)在保證審計(jì)檔案完整的前提下確定取舍。必要時(shí)，可在審計(jì)檔案和行政文書(shū)檔案中“同時(shí)立卷”。

（五）對(duì)立卷責(zé)任人整理出的項(xiàng)目審計(jì)文件材料，由審計(jì)組長(zhǎng)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合要求之處，應(yīng)責(zé)成立卷責(zé)任人進(jìn)行補(bǔ)救。

（六）檢查合格后，按以下規(guī)定做好審計(jì)案卷的編目工作：

1．編寫(xiě)頁(yè)號(hào)：

在有文字的每頁(yè)文件材料的正面右上角、背面左上角，用鉛筆書(shū)寫(xiě)阿拉伯?dāng)?shù)字；文件材料背面是空白的，不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

2．編寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄：

（1）順序號(hào) 每份文件材料為一號(hào)。證明性文件材料，每一分項(xiàng)目（包括證實(shí)一項(xiàng)問(wèn)題的所有審計(jì)證據(jù)和審計(jì)記錄）為一號(hào)。按文件材料的排列次序逐一填寫(xiě)。

（2）文件字號(hào) 按文件材料制發(fā)單位所確定的文件字號(hào)填寫(xiě)，沒(méi)有文件字號(hào)的不填寫(xiě)。

（3）責(zé)任者 結(jié)論性和立項(xiàng)性文件，填寫(xiě)文件的署名單位名稱，未署名的應(yīng)加以判定；證明性材料，填寫(xiě)文件材料的收集者和制作者（即審計(jì)組）。

（4）題名 應(yīng)照實(shí)填入。無(wú)標(biāo)題或標(biāo)題不明確的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容自擬標(biāo)題，并用“【 】”注明。

（5）日期 填寫(xiě)文件材料的成文日期，可省略“年”、“月”、“日”字，在年、月的數(shù)字后加“．”號(hào)，一組證明材料的日期，可采用“1997．1．11－2．18”的省略寫(xiě)法。文件材料上無(wú)日期的，應(yīng)準(zhǔn)確判定后再行填寫(xiě)。

（6）頁(yè)號(hào)填寫(xiě)本份文件材料所在之頁(yè)的編號(hào)。

3．填制備考表：

（1）本卷情況說(shuō)明 應(yīng)寫(xiě)明本項(xiàng)目審計(jì)文件材料有無(wú)缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀，以及本卷與其它卷的關(guān)聯(lián)等情況。由填寫(xiě)人簽名，并標(biāo)注說(shuō)明日期。

（2）立卷人 由立卷責(zé)任人簽名并標(biāo)注立卷日期。

（3）檢查人 由審計(jì)組組長(zhǎng)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人在檢查質(zhì)量后簽名并標(biāo)注檢查日期。

4．書(shū)寫(xiě)案卷封面：

（1）全宗名稱 填寫(xiě)（或印制）立檔單位全稱或通用簡(jiǎn)稱。

（2）案卷分類名稱 根據(jù)機(jī)關(guān)檔案分類方案，填寫(xiě)審計(jì)項(xiàng)目承辦部門(mén)名稱，或?qū)徲?jì)項(xiàng)目類別名稱。

（3）審計(jì)案卷題名 于“審計(jì)檔案”四字下的空白處取中書(shū)寫(xiě)。書(shū)寫(xiě)格式為“立檔單位+對(duì)（介詞）+被審計(jì)單位名稱+項(xiàng)目審計(jì)的時(shí)間范圍+項(xiàng)目審計(jì)種類名稱”。

（4）審計(jì)時(shí)間 填寫(xiě)從發(fā)出審計(jì)通知書(shū)至做出審計(jì)意見(jiàn)書(shū)和審計(jì)決定的起止時(shí)間。

（5）審計(jì)組負(fù)責(zé)人 填寫(xiě)審計(jì)通知書(shū)上規(guī)定的審計(jì)組組長(zhǎng)姓名。

（6）本項(xiàng)目共 卷（第 卷）填寫(xiě)本審計(jì)項(xiàng)目所立案卷的總數(shù)以及本卷是其中的第幾卷。只有一卷的，括號(hào)內(nèi)不填數(shù)。

（7）自 年 月至 年 月 填寫(xiě)本審計(jì)案卷卷內(nèi)審計(jì)文件材料最早形成日期（不包括引用法規(guī)原件的日期）和最晚形成日期。

（8）本卷共 件 頁(yè) 填寫(xiě)卷內(nèi)目錄表中順序號(hào)的最后一號(hào)和頁(yè)號(hào)的最后一號(hào)。

（9）保管期限 按《審計(jì)檔案保管期限表》的規(guī)定劃注。

（10）歸檔號(hào) 填寫(xiě)《審計(jì)案卷立卷類目》中的文書(shū)處理號(hào)。

（七）審計(jì)案卷的裝訂

1．審計(jì)案卷的裝具，可根據(jù)實(shí)際需要采用硬卷皮（規(guī)格為長(zhǎng)300mm、寬220mm，用250克牛皮紙制作）或軟卷皮（規(guī)格為297mm ×210mm或260mm×185mm）。使用軟卷皮裝訂案卷，應(yīng)當(dāng)將若干簿卷裝入卷盒，并在卷盒脊背上注明所裝審計(jì)案卷的起止號(hào)。

2．裝訂審計(jì)案卷必須做到：

（1）拆除文件材料上的金屬物；

（2）對(duì)破損、褪色的文件材料，要進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；

（3）文件材料裝訂部分不足25mm，或其間有字的，要貼紙加寬后再裝訂；

（4）文件材料紙面小的，要粘貼或托裱在標(biāo)準(zhǔn)的16開(kāi)紙上再裝訂；

（5）文件材料字跡模糊難以辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件并加以說(shuō)明：

（6）外文材料應(yīng)附有中文譯本；

（7）每卷裝訂的文件材料，一般不得超過(guò)200頁(yè)，超出的應(yīng)按文件材料的階段性適當(dāng)分卷；

（8）文件材料裝訂時(shí)應(yīng)在右邊和下邊取齊；

（9）裝訂要牢固、整齊、美觀，不丟頁(yè)、不錯(cuò)頁(yè)、不訂反、不損壞文件、不妨礙使用。

（八）審計(jì)證物的處理

1．與審計(jì)案卷相關(guān)的證物，凡能入卷保存的均應(yīng)裝入卷盒或卷皮所附的物品袋內(nèi)。除在袋上注明證物名稱、形狀、數(shù)量、特征、來(lái)源外，并應(yīng)列入卷內(nèi)目錄，以便查對(duì)和利用。

2．不能入卷保存的相關(guān)證物，應(yīng)另行包裝，并在包裝上注明相應(yīng)的審計(jì)案卷題名、案卷號(hào)、證物收集日期、品名、數(shù)量、來(lái)源等。包裝后的證物可與審計(jì)案卷存放一處。

3．不宜保存的證物，應(yīng)及時(shí)拍成照片存入審計(jì)案卷內(nèi)。

4．與審計(jì)案卷相關(guān)的聲像磁帶、電腦軟盤(pán)、光盤(pán)，應(yīng)按件登記其內(nèi)容、時(shí)間、作者及相應(yīng)的審計(jì)案卷題名、案卷號(hào)，另行存放，并應(yīng)在相應(yīng)審計(jì)案卷的“備考表”中注明。

第十一條 審計(jì)案卷的密級(jí)和保密期限，按卷內(nèi)文件的最高密級(jí)和最長(zhǎng)保密期限確定，并按規(guī)定做出標(biāo)志。

第十二條 審計(jì)文件材料的歸檔

（一）審計(jì)業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)以項(xiàng)目審計(jì)案卷為單位歸檔。無(wú)特殊情況，不得向檔案部門(mén)移交單份審計(jì)文件材料。

（二）對(duì)準(zhǔn)備歸檔的審計(jì)案卷，由相關(guān)審計(jì)業(yè)務(wù)部門(mén)在事先逐卷檢查合格的基礎(chǔ)上，登記造冊(cè)，填寫(xiě)“審計(jì)檔案移交清冊(cè)”（一式兩份），由機(jī)關(guān)檔案人員逐卷清點(diǎn)驗(yàn)收。移交人和接收人在清冊(cè)上簽字蓋章。

（三）審計(jì)案卷的歸檔時(shí)間不得遲于該審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后次年六月底之前。

（四）審計(jì)案卷歸檔后，對(duì)于不存入審計(jì)案卷但尚有參考價(jià)值的文件材料，可由業(yè)務(wù)部門(mén)自行保存和使用；確無(wú)價(jià)值的文件材料可經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審查后銷毀。

第十三條 本作業(yè)規(guī)程由審計(jì)署辦公廳負(fù)責(zé)解釋與修改。

第十四條 本作業(yè)規(guī)程自發(fā)布之日起施行。