第一篇：公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度

某公司人事檔案管理辦法：

人事檔案管理辦法

一、目的為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案管理內容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。

三、檔案相關規(guī)定

1、基礎管理

1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。

1.4當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。

1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。

2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有經(jīng)過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規(guī)定處理。

2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

3、查、借閱檔案注意事項

3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。

4.3經(jīng)批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

人力資源部

6月31日

第二篇：公司人事檔案管理辦法

公司人事檔案管理辦法

一、目的

為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案管理內容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。

三、檔案相關規(guī)定

1、基礎管理

1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。

1.4當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。

2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有經(jīng)過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規(guī)定處理。

2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

3、查、借閱檔案注意事項

3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。

4.3經(jīng)批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

第三篇：公司人事檔案管理辦法[范文]

公司人事檔案管理辦法

來源： 王士忠的日志

《公司人事檔案管理辦法》

一、公司人事檔案管理辦法總則

為進一步加強公司人事檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，結合公司實際，制定本辦法。

1、人事檔案，是指企業(yè)在招聘錄用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文字材料。是歷史地、全面地考察職工的重要依據(jù)。

2、在檔案管理中，應嚴格執(zhí)行保密制度，保證檔案安全。

二、公司人事檔案管理辦法職責

（一）綜合辦勞資員

1、負責正確應用好檔案，做到職工檔案工資的準確無誤。

2、負責辦理工人檔案的查閱、借閱和轉遞手續(xù)。

3、負責登記工人工作變動情況。

4、負責為有關部門提供職工情況

5、負責定期向本單位檔案室移交檔案。

（二）綜合辦檔案員

1、負責保管工人檔案，做好對勞資使用檔案情況的監(jiān)督。

2、負責收集、鑒別和整理工人檔案材料。

3、負責做好工人檔案的安全、保密、保護工作。

三、公司人事檔案管理辦法管理規(guī)定

（一）工人檔案的內容和分類：

1、履歷材料。是指個人經(jīng)歷和基本情況，包括簡歷表、履歷表、招聘職工登記表、職工登記表、更改姓名證明等材料；

2、自傳材料。是指自己撰寫的傳記材料；

3、鑒定、考核、考察材料。包括實習、畢業(yè)鑒定，學習、培訓、工作、技術、工作調動等考核鑒定材料；

4、評定崗位技能和學歷材料。包括學歷、學位、學績、培訓結業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料；

5、政審材料。包括政審表，政治歷史問題和本人檢查交代及證明材料，申訴及落實政策的材料；

6、參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料。包括加入黨團組織和民主黨派的申請書、志愿書、轉正材料，退出黨團組織和民主黨派的材料等；

7、獎勵材料。包括經(jīng)公司級以上組織授予的各種物質、榮譽獎勵決定和先進事跡材料。如先進生產者、勞動模范、三八紅旗手、模范黨團員及立功材料；

8、處分材料。包括違犯黨紀國法或違反廠規(guī)廠紀所受的處罰、處分決定及本人檢查、旁證材料；

9、招用、勞動合同，調動、聘用、復員退伍、轉業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料。包括崗位工種變動審批表、工齡改變證明、轉正定級表、工資變更審批表、調資升級表、調動工作登記表、工資處理表、聘用審批表、解聘登記表、保險福利待遇審批表、出國、內退、退職、退休、解除或終止勞動合同證明等材料；

10、其他可供組織參考的材料。是指凡以上九類不能包括的、有較大參考價值的，以及縣或相當縣級以上組織蓋章的結論材料。

11、材料內容混在一起無法按上述分類的，按其主要內容確定歸類。

（二）檔案的收集、鑒別與歸檔

1、勞動工資部門對職工進行考察、考核、培訓、獎懲、轉正定級、入黨、入團、調資升級等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。

2、對遺失的檔案應積極查找，確實查找不到的應登記造冊，經(jīng)分管領導批準后補建。

3、檔案材料不齊全的，應由勞資部門負責收集、補充，經(jīng)分管領導批準后歸檔。

4、立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料真實、文字清楚，手續(xù)完備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔，做到人檔相符。

5、屬于歸檔的材料，必須齊全、完整。對頭尾不清，來源和時間不明的材料，要查清注明后再歸檔。

6、不屬于歸檔的材料，應登記造冊，轉交本人保存，或轉交有關部門保管或處理。

7、各類歸檔材料一般按每項材料形成的時間，由遠至近依次排列。其中第一類，應將一份近期職工登記表（履歷表）放在首頁（在目錄上仍按時間順序排列）。

（三）檔案的保管

1、建立健全檔案管理工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

2、嚴禁任何人私自保管他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。

3、勞動工資部門成員及其直系親屬和主要社會關系成員的檔案應轉交組織、人事部門代管。

4、檔案按姓氏或拼音字母編號等方法進行排序，并按規(guī)定的分類裝訂成冊。

5、職工死亡后，其檔案移交本單位檔案管理部門保管。對國家和單位有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案按《齊魯石化公司檔案接受征集管理辦法》（齊辦發(fā)〔1996〕66號）有關規(guī)定移交公司檔案館保管。

6、退職、退休、失蹤、逃亡、自動離職、出國不歸等人員的檔案，按《齊魯石化公司檔案接受征集管理辦法》有關規(guī)定移交檔案管理部門保管。

7、調動、解除（終止）勞動合同或被開除、除名人員的檔案，在辦理解除（終止）勞動合同手續(xù)后，由公司勞動工資部在30日內轉交新的工作單位或勞動保障行政部門。

（四）檔案的借閱與查閱

1、任何人不得查閱或借閱本人及親屬的檔案。

2、檔案除特殊情況外一般不借出查閱，如必須借閱時，須持注明借閱理由的單位介紹信，經(jīng)勞資部門負責人批準，辦理借閱手續(xù)。外單位借閱檔案時，還應出示本人工作證或身份證。借閱檔案要如期歸還。逾期不還的，檔案員必須及時追回。

3、借閱檔案時，檔案員和借閱者要當面點清材料份數(shù)和頁數(shù)，登記簽名。歸還時當面交清，雙方簽字認可。借檔人員要保證檔案安全，有遺失、缺頁、損壞等情況時，應立即追查責任。

4、查閱檔案，必須有查閱單位領導簽字。外單位查閱應持單位介紹信及本人工作證或身份證，經(jīng)勞動工資部門負責人同意后，方可查閱。未經(jīng)同意，不得摘錄、復制檔案材料。嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。

5、檔案查閱應遵守以下規(guī)定：

（1）查閱檔案應在閱檔室進行，且應2人以上，其中至少要有1名中共黨員；

（2）在查閱檔案時，嚴禁吸煙等可能污損檔案的行為；（3）查閱檔案的人員，對檔案內容應嚴格保密，不得向無關人員泄露。

（五）檔案的轉遞

1、檔案應通過公司機要部門轉遞或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶。

2、對轉出的檔案，必須按“企業(yè)職工檔案轉遞通知單”的項目登記，并密封包裝。對轉出的材料，不得扣留或分批轉出。

3、接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個月轉出單位未收到回執(zhí)應及時催問，以防丟失。

（六）處罰

有下列行為之一的，視情節(jié)輕重，由主管部門對有關責任人員給予行政處分或經(jīng)濟處罰：

1、不按規(guī)定建立檔案工作管理制度或檔案保管條件不當危及檔案安全，造成損失的；

2、發(fā)現(xiàn)檔案破損、變質、丟失或泄密等情況，未及時采取措施造成損失的；

3、不按有關規(guī)定將應歸檔的文件材料向本單位檔案機構或檔案館移交的；

4、涂改、偽造、盜竊檔案或擅自提供、抄錄、公布和損毀檔案的；

5、阻撓、拒絕檔案管理部門依法監(jiān)督檢查的或對檢舉揭發(fā)違法行為者打擊報復的；

6、檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的；

7、違反國家有關檔案法規(guī)的。

（七）檔案員守則

1、認真執(zhí)行檔案管理規(guī)定，遵守保密制度，忠于職守。

2、保護檔案的安全，不得擅自轉移、分散或銷毀檔案材料。

3、除轉正定級、黨團、調資升級、獎懲等政黨性材料可以隨時歸檔外，其它材料應隨時進行登記，經(jīng)主管領導批準后，方可歸檔。

4、需要銷毀或處理的檔案材料，必須經(jīng)登記和批準后方可處理。

5、不準無關人員進入檔案室。不向無關人員泄露檔案內容。

5、檔案材料書寫時一律用鋼筆或毛筆，字跡要端正、清楚，不準使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。

6、檔案管理應做到：認真鑒別、人檔相符、分類準確、編排有序、目錄清楚、查取迅速、裝訂規(guī)范、存放整齊、查（借）閱有手續(xù)。

第四篇：公司人事檔案管理辦法

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司

人事檔案管理辦法

2013年9月XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司

人事檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為了更好的管理員工人事檔案，有效地保護和利用檔案，更好地為公司各項工作服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和中組部人事檔案管理的有關規(guī)定，結合公司實際情況，特制定本辦法。

第二條 員工人事檔案是公司、人力資源部等部門在人員招聘、調配、任免、培訓、考核、獎懲等工作中形成的有關個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作業(yè)績以及工作變動等情況的有關材料。是客觀的、歷史地、全面地考察和了解員工的重要依據(jù)。

第三條 人事檔案必須按照相關法律、規(guī)定，做好員工人事檔案的管理工作；必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案保密、保管的制度和法規(guī)，確保人事檔案的安全與完整。

第四條 本辦法適用于XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司人事檔案管理工作。

第二章 機構和職責

第五條 員工人事檔案管理工作在人力資源部指導下，由專職或以人事檔案工作為主的兼職檔案工作人員負責日常管理，同時接受公司上級組織、人力資源部門的監(jiān)督、檢查與指導。

第六條 公司應專設檔案室進行統(tǒng)一管理。第七條 員工解除勞動合同、辭職、自動離職、除名、辭退等原因，其檔案滯留在本公司的，可由本公司檔案室暫時代為管理。

第八條 檔案管理人員工作要求和職責

（一）堅持四項基本原則，貫徹黨的路線、方針、政策，認真學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，努力提高政治思想水平。

（二）熱愛本職工作，忠于職守，熟練掌握員工人事檔案管理工作的專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務水平和工作能力。

（三）嚴格執(zhí)行保密守則，不向無關人員泄露員工人事檔案內容。

（四）貫徹執(zhí)行國家及上級主管部門檔案管理工作的方針、政策及有關條例，管理好公司員工人事檔案，接受上級的監(jiān)督、檢查與指導，參加業(yè)務培訓。

（五）負責本單位人事檔案信息的維護與管理，負責檔案材料的收集、鑒別、整理、轉遞、保管和提供查（借）閱等工作。

（六）根據(jù)員工人事檔案工作情況，制定各項規(guī)章制度及工作流程。建立健全查（借）閱、收集、鑒別歸檔、轉遞、檢查核對、保管保密、管理人員職責、送交檔案材料歸檔工作的各項制度及各項工作程序，確保員工人事檔案的安全保管，防止各類事故的發(fā)生，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高溫、防盜等項工作。

（七）辦理其他相關事宜。

第三章 人事檔案的管理內容

第九條 員工人事檔案的內容和分類：

第一類 入職手續(xù)：員工入職審批表、員工履行表、承諾書、勞動合同、個人身份證復印件、學歷復印件、員工入職體檢表、報到證（應屆大學生）等有關材料；

第二類 學籍檔案：國家教委認可的學歷、學位及學習成績、畢業(yè)生登記表、學習期間個人鑒定表、報考院校志愿表、參加學校創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文材料等，包括相關培訓結業(yè)內容以及榮譽證書復印件等有關材料；

第三類 黨組織關系材料：參加共青團、中國共產黨及民主黨派的材料，一般包括入團入黨申請書、思想?yún)R報、發(fā)展為入黨積極分子考察登記表、入黨培訓結業(yè)證書、政審材料、個人自傳、轉正申請書、入黨志愿書、黨內外群眾座談意見、具備黨員條件的公示材料、評先獎優(yōu)材料以及加入民主黨派的有關材料；

第四類 員工工作檔案：進入公司前原單位工作檔案，包括原單位入職登記表、轉正鑒定表、定崗定級表等有關材料；進入公司后的轉正鑒定表、調薪表、崗位變動審批表、工資、保險福利待遇、參加公司組織的培訓學習后形成的培訓鑒定表等有關材料；

第五類 專業(yè)技術職稱、職業(yè)資格、執(zhí)業(yè)資格評審材料：包括職稱（初級職稱、中級職稱、高級職稱、教授級職稱）證件的復印件和評審材料；職業(yè)資格（五級/初級技能、四級/中級技能、三級/高級技能、二級/技師、一級/高級技師）證件的復印件和評審材料；執(zhí)業(yè)資格證件的復印件及評審材料等有關材料；

第六類 入伍檔案：包括應征入伍材料、復員退伍材料、轉業(yè)等其他有關材料 第七類 獎勵和處分材料：包括科技、業(yè)務及政治等方面的獎勵材料；處分決定、查證核實報告、上級批復及個人提供的有關材料，法院刑事審判工作中形成的判決書等有關材料；

第八類 錄用、任免、聘用、升職、降職、退（離）休、辭職、各種代表會代表登記表等有關材料；

第九類 可供組織參考的材料：評殘材料、法院審判的離婚判決書，員工逝世后的有關材料，非正常死亡的調查報告及有關材料；

第十類 其他與人事檔案相關的材料。

第四章 檔案的整理

第十條 整理員工人事檔案，必須做到檔案材料認真鑒別，分類準確，材料齊全，編排有序，目錄清楚，達到每卷檔案完整、真實、條理、實用的要求。

第十一條 每卷檔案材料應根據(jù)材料內容的內在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時間排序，并在每份材料的右上角上編寫類別號和順序號，在其右下角編寫頁碼。

第十二條 檔案材料編號和目錄是查閱檔案內容的索引，要認真進行編寫，具體要求如下：

（一）每卷檔案編號采用“年份+入職次序”的形式，按照同一時間進入公司的員工姓氏升序進行排列（排名不分先后，僅用于檔案編號）。

（二）每卷檔案的內容按照檔案清單上的各項進行歸類和登記，并建立電子臺賬，以方便查詢。

（三）每卷檔案內容的歸類，詳見人事檔案管理辦法第九條，共分十類進行整理。

（一）題目與材料相符，太長的可簡化，但要反映材料的主要內容，無題目的可自行擬題目；

（二）材料形成時間一般采用材料形成的最后落款時間；

（三）檔案材料頁碼按圖書編頁法進行編頁，凡有文字頁面均為一頁，已印有頁碼的材料應如數(shù)填寫。

第十三條 檔案材料統(tǒng)一使用十六開（184X260毫米）規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、純蘭或紅色墨水及復寫紙書寫。

第五章 檔案的收集、保管和銷毀

第十四條 新員工正式入職后，15個工作日內，必須將工作檔案（包括解除合同證明）、學籍檔案等有關材料一并交公司人力資源部，并接收登記（見附件1），未按期遞交者，由員工所在部門告知因檔案未轉，造成的熟練工認定、工齡計算等相關損失，員工本人承擔主要責任。

第十五條 員工進入公司、人力資源部對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料等要及時收集，整理歸檔，保持檔案的完整。歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、準確、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)公司審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

第十六條 按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須認真履行登記手續(xù)并經(jīng)主管領導批準，方可粉碎銷毀。

第十七條 檔案卷皮、目錄和檔案盒的樣式、規(guī)格應統(tǒng)一使用中組部規(guī)定的標準。

第十八條 嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應視情節(jié)輕重，嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。

第六章 檔案的提供和利用

第十九條 因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

（一）查閱人事檔案應填寫審批表，按規(guī)定程序逐級審批，方可查閱。

（二）在查閱時必須保證兩人以上，且至少有一人是中共黨員。

（三）人事檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應事先提交報告，說明理由，經(jīng)部門負責人批準，報主管領導批準，并嚴格履行檔案查看、借閱手續(xù)（見附件2）。

（四）檔案管理人員、員工本人，任何人不準以任何借口涂改、偽造檔案材料；不準將應歸檔材料據(jù)為已有或者拒絕歸檔；不準將本辦法所列歸檔范圍之外的材料擅自歸檔；不準將虛假材料和不符合歸檔要求的材料歸入檔案；不準私自、指使或者允許他人抽取、撤換或銷毀檔案材料。

（五）查閱檔案必須嚴格遵守保密制度，對違反人事檔案材料收集歸檔工作紀律的，視其性質、情節(jié)輕重和造成的后果，對負有主要責任人員和直接責任人員進行批評教育，或給予相應處分。其中，檔案管理人員參與涂改、偽造檔案材料的，要從嚴從重處理，并不得繼續(xù)從事人事檔案工作，情節(jié)嚴重的要追究其法律責任。

（六）因工作需要從檔案中取證的，須經(jīng)檔案所在部門負責人批準后才可復制辦理。

第七章 檔案的轉遞

第二十條 員工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，工作交接并辦清所有手續(xù)后，如無特殊情況，檔案室應將其人事檔案封存好，待其持調檔函（見附件3）后轉入新單位。

第二十一條 轉遞檔案應遵守下列規(guī)定：

（一）對轉出的檔案，先與人事管理人員核實，確保轉遞檔案人員已經(jīng)辦完離職手續(xù)，已和公司解除勞動合同，無拖欠公司相關費用等，核實一切正常后，填寫員工人事檔案轉遞通知單（見附件4）。

（二）按照公司程序對轉遞人員人事檔案進行核對，用公司封條（見附件5）進行密封，并在封條上規(guī)定地方進行簽章，密封完轉遞前填寫員工人事檔案轉遞登記表（見附件6），詳細登記快寄單號，聯(lián)系電話等信息，方便隨時查詢轉遞情況。

（三）對按程序需要轉出的檔案材料，不得扣留或分批轉出。

（四）接收單位收到檔案后，應在員工人事檔案轉遞回執(zhí)單上簽收蓋章，并將回執(zhí)單盡快寄回公司，以確保員工人事檔案轉遞無誤。

第八章 附 則

第二十二條 本辦法由XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司人力資源部負責解釋。

第二十三條

本辦法自發(fā)文之日起執(zhí)行。

二○一三年九月三日

第五篇：集泓公司人事檔案管理辦法

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人事檔案管理辦法 1、0目的

為了提高員工人事檔案管理水平，將公司人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化，維護人事檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞。便于相關人事檔案材料的借閱和使用，結合本公司具體情況，特制定本辦法。

2.0適用范圍

本辦法適用于本公司人事檔案管理工作。3.0原則 3.1保密原則；

3.2保護人事檔案材料完整，防止材料損壞；

3.3及時補充入檔材料，保證檔案材料的連續(xù)性、完整性； 3.4合理有效的使用檔案，使其發(fā)揮作用。4.0機構和職責 4.1檔案管理機構

4.1.1公司設專人負責各類人事檔案的保管工作。

4.1.2職工解除勞動合同、辭職、自動離職、辭退等原因，其檔案滯留在本公司的，統(tǒng)一由本企業(yè)管理部管理。

4.2檔案管理工作職責

4.2.1人事檔案設立專人負責保管，責任到人，并齊備必要的存檔設備。4.2.2企業(yè)管理部在使用或補充各種檔案時應遵守保密制度，禁止無關人員對資料的接觸。

4.2.3除公司總經(jīng)理外，任何人無特殊原因，不得隨意查調個人檔案。4.2.4查閱檔案時由企業(yè)管理部負責人監(jiān)督，保證檔案不被破壞與丟失。4.2.5不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。5.0事檔案的管理內容 5.1人事檔案的分類

員工人事檔案分為四大類：入職檔案、培訓檔案、績效管理檔案、離職檔案。5.2人事檔案的內容 5.2.1入職檔案

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A).個人簡歷、面試人員登記表、入職員工登記表、員工信息登記表、入職試卷、面試評價表、身份證、學歷學位證書、各類資格證書復印件等入職基本信息。

B).勞動合同、保密協(xié)議、應屆畢業(yè)生協(xié)議、實習協(xié)議等。5.2.2培訓檔案

參加培訓登記表、外派培訓總結表、培訓申請表、培訓效果評估表。5.2.3績效管理檔案

a)試用員工評核表、試用員工轉正審批表。

b)季度/考核記錄表、考核成績、考核面談記錄。c)工作記錄、調薪申請單、調薪/降薪記錄。d)各類獎勵、處罰記錄。5.2.4離職檔案

離職申請、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根、補償金協(xié)議等，其他補充協(xié)議。

6.0檔案的整理 6.1檔案的整理

整理員工人事檔案，必須做到檔案材料認真鑒別，分類準確，材料齊全，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，達到檔案完整、真實、條理、精練、實用的要求。6.2檔案目錄編寫

檔案材料目錄是查閱檔案內容索引，要認真進行編寫，具體要求如下： 6.2.1題目與材料相符，太長的可簡化，但要反映材料的主要內容，無題目的可自行擬題目。

6.2.2材料形成時間一般采用材料形成的最后落款時間。

6.2.3檔案材料頁碼按圖書編頁法進行編頁凡有文字頁面均為一頁，已印有頁碼的材料應如數(shù)填寫

6.2.4檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙不得使用圓珠筆、鉛筆純蘭或紅色墨水及復寫紙書寫

7.0檔案的收集、保管和銷毀 7.1人事檔案的收集

對員工進行考察、考核、培訓、獎勵等所形成的材料等要及時收集，整理歸檔，保持檔案的完整。

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7.2人事檔案的歸檔

7.2.1對各類人事檔案進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。7.2.2按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。7.2.3在目錄上補登材料名稱及有關內容。7.2.4將新材料放入檔案。7.3人事檔案的核查核對

7.3.1檢查和核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。

7.3.2檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看檔案存放位置是否合理，有無其他存放錯誤等。

7.3.3檢查核對一般要定期進行。若對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失，需進行核對。

7.4人事檔案的保管及銷毀

7.4.1公司設專人負責各類人事檔案的保管工作，保管人員不得對各類存檔檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴格保密，不得擴散。

7.4.2公司的內部各類人事檔案原則上永久保存，對于已辭職、辭退人員的個人檔案，自員工離職之日起3年后方可銷毀。

7.4.3需要銷毀檔案材料時，必須認真履行登記手續(xù)并經(jīng)主管領導批準，方可銷毀。

8.0 檔案的提供和利用 8.1查閱

8.1.1相關權限人員可以到辦公室進行查看，無關人員不得要求檔案查閱。辦公室要做好查閱的資 格審查及登記工作。

8.1.2查閱手續(xù)

8.1.3申請查閱者寫出查檔申請，在申請中寫明查閱的對象、目的、理由、查閱人的概況等情況。

8.1.4查閱部門負責人簽字；報企業(yè)管理部審核。企業(yè)管理部對申請報告進行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準，呈總經(jīng)理審批方可查閱。

8.2借出使用

8.2.1相關人員為完成某項人事工作任務，必須將人事檔案借出使用時采用的

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方式。

8.2.2借閱人必須履行嚴格的借閱手續(xù)，基礎時間不能超過一周，需要在“借閱登記表”上進行登記，逾期未歸還者，續(xù)辦延長借閱手續(xù)，并到期歸還。8.2.3外借手續(xù)

8.2.4借檔人員寫出借檔申請。

8.2.5借檔人員部門負責人簽字；呈總經(jīng)審批方可借閱。

8.2.6辦公室對其進行審核、批準，然后進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚并由借檔人員簽字。8.2.7歸還時，及時在外借登記上注銷。8.3出具證明材料

8.3.1公司出具證明材料為員工業(yè)績類，崗位履歷類及經(jīng)濟類三種。8.3.2有關人員(部門)提出申請，說明要求出具證明材料的理由管理部門向證明人核實情況后，報總經(jīng)理審批同意后，方可出具證明材料。

8.3.3出具的證明材料后認真核對審查后，報企業(yè)管理部行政辦審閱后，呈總經(jīng)理批準同意后，加蓋公章，然后好登記、發(fā)出。

9.0附則

1、本辦法由企業(yè)管理部制定、負責解釋。