第一篇:技巧:文秘工作者如何提高自己
淺談文秘工作者如何加強(qiáng)自身素質(zhì)建設(shè)
所謂文秘工作,就是文字秘書工作的簡稱,是機(jī)關(guān)辦公室一個(gè)不可或缺的重要崗位,其主要職責(zé)是通過辦文、辦會、辦事,為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)。但是,長期以來,人們習(xí)慣認(rèn)為機(jī)關(guān)文秘人員無非是抄抄寫寫,收收發(fā)發(fā),裝裝訂訂,不需要有多高的水平。其實(shí),這是對文秘工作的一種誤解,起碼是一種不全面的看法。下面就從現(xiàn)代行政機(jī)關(guān)文秘工作的職能、性質(zhì)、特點(diǎn)和基本要求分析入手,談?wù)剬θ绾渭訌?qiáng)機(jī)關(guān)文秘工作人員自身素質(zhì)建設(shè)的認(rèn)識。
一、行政機(jī)關(guān)文秘人員的基本職能
所謂職能,就是人、事物、機(jī)構(gòu)應(yīng)有的作用。那么,文秘人員的基本職能是什么呢?概括起來有三點(diǎn):一是參謀助手作用,二是督促檢查作用,三是協(xié)調(diào)綜合作用。而參謀助手職能是最基本的職能。因?yàn)槎酱贆z查和綜合協(xié)調(diào)實(shí)際上是文秘人員發(fā)揮參謀助手的兩個(gè)重要方面,是實(shí)現(xiàn)參謀助手職能的必然要求??偠灾瑱C(jī)關(guān)文秘實(shí)務(wù)可以歸納為以下三個(gè)方面:一是政務(wù)性工作,即文秘人員擔(dān)負(fù)的直接為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的綜合性工作,主要有信息調(diào)研、協(xié)調(diào)督查等工作。二是業(yè)務(wù)性工作,即文秘人員承擔(dān)的帶有專業(yè)性質(zhì)的工作,主要有公文處理、檔案管理、資料整理、會務(wù)組織、信訪工作、保密工作等。三是事務(wù)性工作,即文秘人員承擔(dān)的一些機(jī)關(guān)具體工作,主要有來人接待、通信工作、印信管理、領(lǐng)導(dǎo)日程安排等。
二、行政機(jī)關(guān)文秘工作的性質(zhì)
一是輔助性。在行政機(jī)關(guān)中,領(lǐng)導(dǎo)始終處于主導(dǎo)地位,領(lǐng)導(dǎo)的基本職能是決策和管理,而文秘人員的基本職能是在決策和管理中給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀和助手。文秘工作的內(nèi)容是龐雜的,但其中任何一項(xiàng)工作,都是為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)提供直接或間接服務(wù),輔助性是文秘工作特有、主要的性質(zhì)。文秘工作的輔助性要求文秘人員任何時(shí)候任何情況下不能越權(quán)行事,不能按自己的意愿自行其事,只能按照領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)和旨意去辦文、辦會、辦事。文秘人員無論是辦理常規(guī)事務(wù),還是完成領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng),都必須準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖,遇事多請示、多匯報(bào),這樣才能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。
二是政策性。文秘工作具有很強(qiáng)的政策性,文秘人員的工作大多數(shù)都關(guān)系到黨和國家的方針政策,如起草的文件內(nèi)容必須符合黨和國家的方針政策;調(diào)查研究的目的是為制定政策準(zhǔn)備或?yàn)樨瀼貓?zhí)行政策收集反饋信息;文書處理就是為貫徹政策精神服務(wù)。大部分的文件本身就是發(fā)布政策或解釋政策的,信息、督查、協(xié)調(diào)等項(xiàng)工作更是為了輔助領(lǐng)導(dǎo)制定政策和貫徹執(zhí)行政策。因此,文秘人員必須注意不斷提高自己的政治理論水平和政策水平,樹立牢固的政策觀念,在具體工作中處處注意貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策。
三是綜合性。首先,文秘工作的綜合性是由領(lǐng)導(dǎo)工作的綜合性決定的。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)工作都是綜合性的,文秘工作是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的。因此,凡是領(lǐng)導(dǎo)工作所涉及的范圍,文秘人員也必然要涉及。其次,文秘工作的綜合性是由文秘人員所在的機(jī)構(gòu)辦公室在機(jī)關(guān)中的分工決定的。因?yàn)檗k公室和各職能科室發(fā)生經(jīng)常的聯(lián)系,要綜合處理來自各科室、各方面的信息,了解各科室各方面的工作進(jìn)展情況,還要處理機(jī)關(guān)的許多行政雜務(wù)。文秘工作的綜合性又首先要求文秘人員應(yīng)該具備較廣的知識面和多方面的技能,不僅在文字處理上是專家,還應(yīng)是一個(gè)具備多種知識和技能的雜家。其次,文秘人員要善于從領(lǐng)導(dǎo)的角度觀摩和考慮問題,心中要有全局,要對整個(gè)機(jī)關(guān)的綜合情況做到心中有數(shù)。因此,文秘人員雖不必精通各職能科室的業(yè)務(wù),但應(yīng)該熟悉各職能部門的工作內(nèi)容和特點(diǎn),這樣才能更好的為領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)工作提供綜合服務(wù)。
四是事務(wù)性。文秘工作大多是一些很具體的工作,每天都要處理大量繁重而又瑣碎的事務(wù)。如文書處理是一項(xiàng)需要專門業(yè)務(wù)知識的常規(guī)工作,而文書處理中許多程序也是非常具體的事務(wù),諸如公文的繕印、校對、用印、分發(fā)、簽收、登記、傳閱、保管,完全是一些事務(wù)性工作。信息資料的收集、篩選、輸出、儲存等基本環(huán)節(jié),也是非常具體的事務(wù)。文秘的助手作用就是通過辦理大量的具體事務(wù)來實(shí)現(xiàn)的。因?yàn)橐粋€(gè)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)決策管理活動(dòng)中必然要有大量的事務(wù)性工作,這些事務(wù)必須通過文秘人員來處理,領(lǐng)導(dǎo)才能集中精力考慮決策和指揮大事。因此,文秘工作人員要充分認(rèn)識事務(wù)性工作的意義,樂于承擔(dān)繁重的事務(wù),為領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理提供良好的條件。
三、現(xiàn)代行政機(jī)關(guān)文秘工作的特點(diǎn)
一是服務(wù)多元化。就拿我們食品藥品監(jiān)管系統(tǒng)來說,隨著食品藥品監(jiān)管事業(yè)的發(fā)展,行政管理對辦公室文秘人員產(chǎn)生了多層次、多類型的需要,各級領(lǐng)導(dǎo)對文秘工作提出了更高的服務(wù)要求,從而使文秘工作的服務(wù)對象、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式日趨多元化。多元化的服務(wù)對象要求文秘干部提供多元的服務(wù)形式。它不僅要為機(jī)關(guān)工作服務(wù),為局領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),還要為基層服務(wù)。因此各級文秘干部要從過去的文牘性、事務(wù)性服務(wù)轉(zhuǎn)變到為領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)化決策服務(wù),在更高更深的層次上發(fā)揮參謀助手作用。
二是參謀深層化。辦公室是綜合辦事機(jī)構(gòu),聯(lián)系上下,溝通左右,工作涉及面廣,信息來源廣,同時(shí),又最能了解領(lǐng)導(dǎo)的意向和活動(dòng)規(guī)律及決策過程,這就為文秘工作的參謀作用提供了有利的條件。文秘工作就是通過抓好信息調(diào)研、督促檢查、起草文稿,為行政領(lǐng)導(dǎo)決策,抓好工作落實(shí)等方面發(fā)揮積極主動(dòng)作用。一方面要在領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間,機(jī)關(guān)與基層之間起到紐帶和橋梁作用,在雙向溝通中積極發(fā)揮聯(lián)絡(luò)、聯(lián)系作用。另一方面要發(fā)揮辦公室文秘工作信息主渠道作用,加強(qiáng)對各類業(yè)務(wù)信息的搜索、綜合、分析和反饋。同時(shí),還要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)行政決策的需要開展調(diào)查研究、提供方案等等。文秘部門在參與政務(wù)過程中還要注意加強(qiáng)督查落實(shí)和情況反饋,確保領(lǐng)導(dǎo)行政決策順利實(shí)施。
三是辦公現(xiàn)代化?,F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)步給文秘工作辦公設(shè)備帶來了現(xiàn)代化,計(jì)算機(jī)、電訊傳真、信息網(wǎng)、局域網(wǎng)等無紙化辦公設(shè)備進(jìn)入文秘工作領(lǐng)域。這些現(xiàn)代化辦公設(shè)備的廣泛應(yīng)用,不僅極大地改善了文秘干部的工作條件和勞動(dòng)強(qiáng)度,也大大提高了文秘干部的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。因此,文秘人員首先必須懂得現(xiàn)代辦公設(shè)備的性能和實(shí)際應(yīng)用,充分發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在文秘工作中的作用,不斷提高工效率,改進(jìn)工作質(zhì)量,積極探索,進(jìn)一步提升系統(tǒng)內(nèi)文秘辦公的現(xiàn)代化和科學(xué)化。
四是工作文字化。無論信息調(diào)研、督查落實(shí)和決策參謀,都離不開文字工作。起草文稿是文字秘書工作的一項(xiàng)基本工作,與文字打交道是文秘人員工作的主要部分。文稿的起草過程,其實(shí)就是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參謀的過程。因?yàn)槲母宓钠鸩?,領(lǐng)導(dǎo)往往只口授一個(gè)要點(diǎn),然后由文秘人員據(jù)此去收集材料,推敲觀點(diǎn),形成文字。有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)只是出題目,而從擬定提綱、收集材料、起草文稿則都由文字秘書單獨(dú)負(fù)責(zé),最后將文稿提交討論修改。起草文稿要力求真實(shí)、全面、生動(dòng)地反映傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策、方針、意圖等,具有可行性和可操作性,并通過督辦,使之成為機(jī)關(guān)全體人員的自覺行動(dòng)。
四、行政機(jī)關(guān)文秘工作的基本要求
文秘工作的基本要求是:主動(dòng)、高效、準(zhǔn)確、保密。
一要主動(dòng)。文秘工作是為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)服務(wù)的,但這種服務(wù)不能是被動(dòng)的,而應(yīng)是積極主動(dòng)的。文秘人員在完成政務(wù)性工作時(shí)應(yīng)具有超前意識,及時(shí)調(diào)研,提供信息,提出自己的意見和建議,供領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)參考。對于大量龐雜而又瑣碎的常規(guī)的業(yè)務(wù)性工作和事務(wù)性工作,文秘人員不能被動(dòng)應(yīng)付,而應(yīng)該把它們安排的得井井有條,忙而不亂。無論是政務(wù)工作還是業(yè)務(wù)工作、事務(wù)工作,無論是常規(guī)性的工作還是臨時(shí)性的任務(wù),都要以積極主動(dòng)的態(tài)度和強(qiáng)烈的責(zé)任感去完成。假如文秘人員缺乏主動(dòng)精神,疲疲塌塌,來電接一下,來文辦一下,像算盤珠子,不拔不動(dòng),勢必陷入被動(dòng)的局面,領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)然不會滿意。
二要高效。高效是指花費(fèi)盡量少的時(shí)間、精力和物力取得最好的工作效果。文秘工作的效率直接影響到領(lǐng)導(dǎo)工作的效率和質(zhì)量,也影響整個(gè)機(jī)關(guān)的辦事效率。文秘工作效率高低,主要體現(xiàn)在辦文、辦會、辦事的速度上,而要求文秘人員無論做什么工作,都要講究一個(gè)“快”字:凡是應(yīng)該辦的事,就要迅速辦理;今天應(yīng)該處理的事,決不拖延到明天。但強(qiáng)調(diào)“快”不等于可以忽視工作質(zhì)量。草率從事,馬虎敷衍絕不是我們講的“高效”。
三要準(zhǔn)確。準(zhǔn)確是對文秘工作質(zhì)量的要求,也是提高效率的前提。文秘許多工作同領(lǐng)導(dǎo)的決策指揮直接相關(guān),任何差錯(cuò)都可能造成非常嚴(yán)重的后果。如起草或校對文件時(shí),如果有一個(gè)提法不準(zhǔn)確,或者一個(gè)字、一個(gè)數(shù)據(jù)甚至一個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號有錯(cuò)誤,都會影響對文件精神的理解,文件一旦發(fā)出就可能造成重大政策性事故。做會議記錄,如果聽錯(cuò)、記錯(cuò)一句關(guān)鍵的話,就會留下錯(cuò)誤的原始記錄。加工處理信息,必須校對核實(shí)每一個(gè)重要數(shù)據(jù)。接聽電話必須做到準(zhǔn)確等等。
四要保密。文秘人員一般第一個(gè)先看到文件,而且保管這些文件,因而文秘人員能夠從文件中了解許多機(jī)密。文秘人員經(jīng)常作為記錄人參加領(lǐng)導(dǎo)的會議,而許多會議討論的事項(xiàng)在一定的時(shí)間范圍內(nèi)不宜對外公開,這也是機(jī)關(guān)保密的范疇??傊捎谖拿厝藛T在工作中能夠了解許多機(jī)密事項(xiàng),承擔(dān)的保密責(zé)任也就比一般人員要重得多。
五、文秘人員如何加強(qiáng)自身素質(zhì)建設(shè)
綜上所述,我認(rèn)為機(jī)關(guān)文秘人員應(yīng)從以下幾個(gè)方面切實(shí)加強(qiáng)自身素質(zhì)建設(shè):
一是業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)要抓緊。從目前我們文秘隊(duì)伍的自身素質(zhì)來看,在思想層面、思維層面上與為行政領(lǐng)導(dǎo)提供高層次、有價(jià)值的參謀服務(wù)要求相比,還存在不小的差距。要改變這種狀況,首先要求文秘人員必須加強(qiáng)自身的理論學(xué)習(xí),不斷提高自身的觀察、分析、判斷能力。文秘人員必須增強(qiáng)新的思維方式,打破舊的傳統(tǒng)的思維模式,跳出成天圍著事務(wù)打轉(zhuǎn)的老套做法,經(jīng)常站在領(lǐng)導(dǎo)的角度考慮大事、要事。其次,要經(jīng)常站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問題。既然文秘工作是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的,那么領(lǐng)導(dǎo)工作需要的知識,文秘人員也要學(xué)習(xí)和掌握;領(lǐng)導(dǎo)工作涉及的領(lǐng)域,文秘人員都應(yīng)該了解和懂得??傊?,要經(jīng)常站在領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問題,盡量使自己的想法與領(lǐng)導(dǎo)考慮的思路基本相吻合,參謀助手作用才能充分發(fā)揮出來。再就是,要勤于調(diào)查研究和積累資料。行政領(lǐng)導(dǎo)決策需要的是數(shù)據(jù)、事實(shí)、狀態(tài)分析、發(fā)展趨勢預(yù)測。這就要求文秘干部經(jīng)常深入到實(shí)際、深入到部門進(jìn)行調(diào)查研究,掌握第一手材料,為領(lǐng)導(dǎo)提供翔實(shí)可靠的事實(shí)依據(jù)。同時(shí),作為文秘人員必須做到勤于積累資料,平時(shí)準(zhǔn)備充分,隨時(shí)能拿得出,用得上,這是當(dāng)好參謀助手的基本要求。
二是工作能力要提高。文秘人員工作中的一個(gè)重要任務(wù),就是從事大量的文字工作,幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此,秘書人員必須具備扎實(shí)的文字功底,不僅要精通語法、修辭和邏輯知識,還要掌握一定的寫作規(guī)律。寫作是一種綜合能力的表現(xiàn),要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一,既要有好的表現(xiàn)形式,又要有充實(shí)的內(nèi)內(nèi)容,并不是一件輕而易舉的事。這就要求秘書人員加強(qiáng)寫作實(shí)踐,熟練掌握各類公文的特點(diǎn)、寫作要求和語言表達(dá)技巧,隨時(shí)注意積累資料,不斷提高寫作水平。要注意文風(fēng)的改革,培養(yǎng)洗煉的文字表達(dá)能力。
根據(jù)職責(zé)的要求,文秘人員經(jīng)常要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各類活動(dòng),如果缺乏一些現(xiàn)代的、科學(xué)的組織管理能力,就無法把工作搞好。對此,文秘人員一方面要通曉辦事的渠道,提高辦事的效能;另一方面,平時(shí)多接觸一些具體事物,處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的,不斷增加自己的閱歷和經(jīng)驗(yàn),增強(qiáng)運(yùn)用系統(tǒng)觀點(diǎn)統(tǒng)籌安排工作的水平。
三是個(gè)人修養(yǎng)要加強(qiáng)。文秘人員要強(qiáng)化角色意識,找準(zhǔn)自己的工作坐標(biāo),保持清醒的頭腦,正確把握自己,擺正位置,淡泊明志,樂于奉獻(xiàn),不追求名利地位,不計(jì)較個(gè)人得失,不越權(quán)辦事。要嚴(yán)于律己,保持平和的心態(tài),堅(jiān)持自警、自省、自勵(lì),做到面對委屈誤解泰然處之,坦蕩為人,安心做事,甘于幕后,默默奉獻(xiàn)。另外,文秘人員在工作中待人接物一定要文明禮貌,舉止大方,談吐文雅,常帶微笑。
四是職業(yè)道德要高尚。秘書人員要做好本職工作,還要具有高尚的職業(yè)道德。首先,要忠于職守。對我們來說,忠于職守就是忠于食品藥品監(jiān)管事業(yè),忠于本職工作,對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、一絲不茍。其次,要嚴(yán)守機(jī)密。如前所述,文秘人員接觸內(nèi)部文件多,參加重要會議多,一句話,接觸機(jī)密多,因此,文秘人員要具有高度的政治責(zé)任感、嚴(yán)格的組織紀(jì)律性和牢固的保密觀念。自覺遵守國家有關(guān)保密規(guī)定,嚴(yán)守自己所知曉的秘密事項(xiàng),絕不在任何場合向任何人炫耀和泄露領(lǐng)導(dǎo)在決策和管理活動(dòng)中一些暫時(shí)不宜公布的事項(xiàng),以免給機(jī)關(guān)帶來損失,給領(lǐng)導(dǎo)帶來被動(dòng)。第三,要講求效率。文秘人員一定要注重工作效率,培養(yǎng)雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)。當(dāng)日可以處理完畢的,就不要推到明天;急辦的事就要馬上去辦??傊?,要把公文處理的時(shí)間壓縮到最低限度。第四,要善于合作。文秘人員工作頭緒多、涉及面廣,往往需要幾個(gè)科室以及辦公室全體同事的共同努力才能完成,如果單靠自己單槍匹馬,是做不好所有工作的。因此,要善于同他人合作,密切配合,步調(diào)一致,才能順利完成任務(wù)。第五,要恪守信用。文秘工作嚴(yán)謹(jǐn)縝密、責(zé)任重大。必須在工作和人際交往中恪守信用,如安`排會議、組織聯(lián)絡(luò)、收發(fā)函件、傳遞文件都要準(zhǔn)時(shí);接受任務(wù)如不能夠近期完成,必須及時(shí)匯報(bào),不能拖延或擅自改變。
第二篇:提高文秘工作者寫作能力的途徑
一個(gè)稱職的秘書,必須具有運(yùn)籌能力、辦事能力、調(diào)查研究能力、組織協(xié)調(diào)能力、交際能力、文字表達(dá)能力和操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。其中文字表達(dá)能力是最重要、最基本的,也是實(shí)現(xiàn)其它能力的基礎(chǔ)。可以這么說,文字表達(dá)能力是秘書工作人員的基本功,是“看家”的本領(lǐng)。因此,對于秘書來說,認(rèn)真學(xué)好文秘寫作,努力提高文字表達(dá)水平,是十分重要和不容體制忽視的。
那么,怎樣才能有效地提高文秘寫作的能力呢?具體說來,主要應(yīng)注意以下幾點(diǎn):
首先,要端正態(tài)度,培養(yǎng)興趣,自覺學(xué)好文秘寫作。
不管干什么事情,必須有正確的態(tài)度和濃厚的興趣,這樣才有動(dòng)力,才樂于去干,并想方設(shè)法去把工作干好。學(xué)習(xí)文秘寫作也是如此。寫作,是一種復(fù)雜、精細(xì)的精神生產(chǎn),是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅而艱苦的創(chuàng)造性腦力勞動(dòng),決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。文秘寫作是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位處理公務(wù)、實(shí)現(xiàn)指揮、組織管理和協(xié)調(diào)工作的工具,在四化建設(shè)中所的地位十分重要。我們應(yīng)該充分認(rèn)識秘書工作和文秘寫作的意義,從黨和人民的利益出發(fā),從更好地勝任秘書工作出發(fā),抱著對人民、對工作高度負(fù)責(zé)的精神去對待寫作。美國著名的未來學(xué)家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個(gè)新方向》一書中指出:“在工業(yè)社會向信息社會過渡中,有五件‘最重要’的事情應(yīng)該記住,而其中的一件就是:在這個(gè)文字密集的社會里,我們比以往任何時(shí)候都更需要具備最基本的讀寫技能。這里所說的‘讀寫技能’,首先就是足以應(yīng)付日常工作和生活所需的寫作能力,也就是應(yīng)用寫作能力?!迸c此同時(shí),我們還要培養(yǎng)學(xué)習(xí)文秘寫作的濃厚興趣,變被動(dòng)為主動(dòng),變要我學(xué)為我要學(xué)。愛因斯坦說過:熱愛是最好的老師。對寫作有強(qiáng)烈的責(zé)任感和濃厚的興趣,熱愛寫作,熱愛到“忘我”、“癡迷”的程度,“衣帶漸寬終不悔,為伊消得人憔悴”,“每有會意,便欣然忘我”,樂此不疲,如饑似渴地去鉆研,廢寢忘食地去琢磨,持之以恒,鍥而不舍,這樣就一定會學(xué)得好,學(xué)得入門,就會不斷地取得進(jìn)步。
其次,學(xué)習(xí)文秘寫作基礎(chǔ)知識,借鑒優(yōu)秀作品。
提高寫作水平,到底有沒有“秘訣”?我們的回答是否定的。那么,寫作有沒有規(guī)律可循、方法可求呢?我們的回答又是肯定的。任何事物都有其內(nèi)在的必然聯(lián)系即規(guī)律性,任何物質(zhì)產(chǎn)品和精神產(chǎn)品的制作都有其特有的方法和技巧,寫作當(dāng)然也不例外。那種認(rèn)為寫作無規(guī)律可循、沒有什么理論的觀點(diǎn),是唯心主義不可知論的反映,是完全站不住腳。古人說:“寫作無秘雇作文有要道”,“定體則無,大體須有”,這種認(rèn)識是符合辯證法的。我們所學(xué)的文秘寫作教材,就是前人文秘寫作經(jīng)驗(yàn)的科學(xué)總結(jié),就是揭示文秘寫作的一般規(guī)律、引導(dǎo)人們掌握文秘寫作方法和技巧的理論。
要提高文秘寫作能力,還應(yīng)有意識地選讀一些范文,以作借鑒。魯迅說過:“凡是已有定評的大作家,他的作品,全部就說明著‘應(yīng)該怎樣寫’。只是讀者很不容易看出,也就不能領(lǐng)悟?!鞍徒鹨苍劦介喿x對寫作的密切關(guān)系時(shí)說:讀多了,讀熟了,常??梢皂樋诒吵鰜恚簿湍苈伢w會到它們的好處,也就能慢慢地摸到文章的調(diào)子和作法了。但我們也應(yīng)認(rèn)識到:讀書是讀他人之書,作文是作自己之文;借鑒只是從中汲取營養(yǎng),經(jīng)消化后成為自己的東西;而不是生搬硬套,模仿抄襲,“依葫蘆畫瓢”。
最后,要勇于實(shí)踐,堅(jiān)持多練習(xí)、多修改。
寫作是一種技能,技能的提高要靠實(shí)踐。實(shí)踐出真知。立足于多寫多練,這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫,那就會眼高手低,所學(xué)到的確良知識,將無用武之地,寫作水平也就止步不前。清人唐彪深有體會地說:“多讀乃藉人之功夫,多做乃切實(shí)求已功夫;其益相去遠(yuǎn)矣。人之不樂多做者,大抵因艱難費(fèi)力之故;不知艱難費(fèi)力者,由于手筆不熟也。若荒疏之后作文艱難,每日即一篇半篇亦無不可;漸演至熟,自然易矣。”天道酬勤,勤能補(bǔ)拙。只有勤學(xué)若練,堅(jiān)持不懈,才會熟能生巧,運(yùn)筆自如,真正學(xué)到本領(lǐng)。
作為文秘人員,多寫多練固然重要,但每次擬稿時(shí),還要進(jìn)行仔細(xì)的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫作能力的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。多改符合人們認(rèn)識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規(guī)律,也是寫文章責(zé)任心強(qiáng)的一種表現(xiàn)。文章頻改,工夫自出。事實(shí)上,多一次認(rèn)真修改,就多一份寫作的體驗(yàn),就多一項(xiàng)具體的收獲。作為稱職的秘書人員,要有高度的責(zé)任感,養(yǎng)成修改文章的良好的良好習(xí)慣,虛心聽取領(lǐng)導(dǎo)和同志們的意見,克服怕人挑“刺”的思想,對每一篇文章反復(fù)推敲,精思細(xì)改,這樣寫作能力才能迅速地提高。
第三篇:對提高文秘工作者職業(yè)素質(zhì)的思考
本文來源于:http://
對提高文秘工作者職業(yè)素質(zhì)的思考
【摘要】文秘崗位在辦公室以及整個(gè)和單位的工作中,一直占據(jù)著不可或缺的地位,其在輔助各級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行綜合管理、溝通內(nèi)外關(guān)系、處理信息交流、樹立企業(yè)形象等方面發(fā)揮著十分重要的作用。文秘工作者職業(yè)素質(zhì)的高低能夠直接影響到其自身文秘工作效率的高低以及整體工作質(zhì)量的好壞。本文中作者就提高文秘工作者職業(yè)素質(zhì)方法進(jìn)行了簡要探討。
【關(guān)鍵詞】 文秘;職業(yè)素質(zhì);提高;服務(wù);責(zé)任
文秘在一個(gè)單位中處于樞紐地位,主要以辦文、辦會、辦事來輔助領(lǐng)導(dǎo)決策并服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的人員,是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。文秘在工作中處于承上啟下、溝通內(nèi)外的地位。文秘職業(yè)素質(zhì)的提高,對于領(lǐng)導(dǎo)決策能力的提高,單位形象的提高,都有著重要影響。文秘職業(yè)素質(zhì)的提高,可以從以下幾個(gè)方面入手。
一、精準(zhǔn)自身定位,培養(yǎng)服務(wù)意識
文秘是連接領(lǐng)導(dǎo)與基層的紐帶,是各部門的潤滑劑。對上服務(wù)領(lǐng)導(dǎo),向下溝通基層。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,許多工作是通過秘書來完成的。清楚自身的角色定位,是成為一名出色文秘的前提條件。關(guān)于文秘的角色定位,我有以下思考:文秘工作具有從屬性。文秘工作是伴隨領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)開展的,在單位中,居于主導(dǎo)地位的是領(lǐng)導(dǎo),決策與管理是領(lǐng)導(dǎo)的基本職能。秘書工作只能起輔助作用,決策指揮、統(tǒng)籌全局的是領(lǐng)導(dǎo)不是秘書?,F(xiàn)實(shí)中,一些文秘的自身定位不準(zhǔn)確,出現(xiàn)越位的做法。辦事喜歡大包大攬,代替領(lǐng)導(dǎo)發(fā)號施令,下基層自詡“欽差大臣”。長此以往,容易造成被動(dòng)的工作局面,不利于自身工作的開展。只有正確定位自己的職業(yè)角色,文秘工作者才能提高自己的職業(yè)素質(zhì)。
文秘工作具有服務(wù)性。文秘工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作,一方面要為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù),另一方面要為部門溝通協(xié)調(diào)服務(wù),同時(shí)還要為群眾服務(wù)。文秘是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂,是領(lǐng)導(dǎo)的智囊參謀,為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)是文秘的重點(diǎn)服務(wù)方向。文秘是溝通上級和下級的紐帶,是各部門協(xié)調(diào)的潤滑劑,因此文秘對部門溝通服務(wù)也是十分重要的。文秘是領(lǐng)導(dǎo)面對群眾的窗口,文秘為群眾服務(wù),樹立良好的群眾形象也是文秘工作順利開展的重要保障。因此,提高文秘工作者的職業(yè)素質(zhì),必須培養(yǎng)高度的服務(wù)意識。
二、強(qiáng)化責(zé)任意識,提高辦事能力
文秘工作有政治性、服務(wù)性、從屬性、綜合性的特征。這四種也正要求文秘工作者樹立強(qiáng)烈的責(zé)任意識,對領(lǐng)導(dǎo)決策負(fù)責(zé),對部門協(xié)調(diào)負(fù)責(zé),對單位發(fā)展負(fù)責(zé)。強(qiáng)烈的責(zé)任意識是文秘工作取得成功的重要因素。
文秘三大主要工作是辦文,辦會,辦事。辦文辦事辦會看似簡單的三件事,但卻是對文秘綜合素質(zhì)的一個(gè)高標(biāo)準(zhǔn)考驗(yàn)。需要考驗(yàn)文秘的文字功底,協(xié)調(diào)能力,組織能力,執(zhí)行能力,表達(dá)能力等,因此文秘工作者要提高自身綜合素質(zhì),增強(qiáng)辦事能力。在工作中應(yīng)努力做到力求思維敏捷、頭腦靈活,善于及時(shí)準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖,同時(shí)忠于職業(yè)操守。不折不扣按領(lǐng)導(dǎo)指示辦事,同時(shí)富有主見。勤勤懇懇、吃苦耐勞,能忍受怨言、經(jīng)得起委屈和挫折。兢兢業(yè)業(yè)做好服務(wù)工作,不給領(lǐng)導(dǎo)幫倒忙。要從各方面做好對領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)工作,比如要圍繞有關(guān)工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和中心任務(wù),高效率地處理電文,適時(shí)安排有關(guān)活動(dòng),主動(dòng)收集、分析、綜合各種問題和情況,為領(lǐng)導(dǎo)決策和進(jìn)行管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。既能參與策劃、組織協(xié)調(diào)等重要工作,也能細(xì)致扎實(shí)地干好每一件具體瑣事。只有具有強(qiáng)烈的責(zé)任意識,高超的辦事能力,才能成為一個(gè)優(yōu)秀文秘。
三、加強(qiáng)自身學(xué)習(xí),改進(jìn)工作方法
時(shí)代是發(fā)展變化的時(shí)代,時(shí)代特性的變化對文秘工作提出越來越高的要求,文秘要不斷加強(qiáng)自身學(xué)習(xí),與時(shí)俱進(jìn),注意不斷改進(jìn)工作方法。在學(xué)習(xí)中改進(jìn),改進(jìn)中學(xué)習(xí),使二者相得益彰。文秘角色從一定的角度講,應(yīng)該是一個(gè)全能的人才。要成為這樣的全才,方法只有一個(gè),那就是不斷的學(xué)習(xí)。
更多精彩文章請您關(guān)注
本文來源于:http://
學(xué)習(xí)是一個(gè)堅(jiān)持不懈的過程,文秘工作比較繁瑣,要學(xué)會擠時(shí)間,每天堅(jiān)持一定時(shí)間量的學(xué)習(xí),不斷夯實(shí)基礎(chǔ),拓寬知識面。一方面要緊抓理論知識的學(xué)習(xí),包括政治理論經(jīng)濟(jì)理論的學(xué)習(xí)。以先進(jìn)的理論武裝自己的頭腦,養(yǎng)成勤于思考潛心探索的良好習(xí)慣,不斷進(jìn)取。
另一方面要加強(qiáng)工作方法的學(xué)習(xí)。對于文秘這一特殊職業(yè)來說,方法比能力更重要。文秘工作人員首先應(yīng)當(dāng)在秉承傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上精通各項(xiàng)業(yè)務(wù),扎實(shí)而有效地完成工作任務(wù)。在思想上做到與時(shí)俱進(jìn),在工作中大膽探索,努力做到繼承與創(chuàng)新的和諧統(tǒng)一。堅(jiān)持文字起草上“出新”。大到工作報(bào)告,小到會議通知,都應(yīng)加強(qiáng)行文的思想創(chuàng)新、體裁創(chuàng)新和內(nèi)容創(chuàng)新,力爭讓人感覺耳目一新;堅(jiān)持工作方式上“求新”。對所負(fù)責(zé)的工作經(jīng)常作全面性、前瞻性的思考,對具體的事務(wù)要善于出新點(diǎn)子、新辦法,特別善于靈活運(yùn)用現(xiàn)代化辦公手段,不斷提高辦事效率;堅(jiān)持在服務(wù)領(lǐng)域上“拓新”。要努力克服文秘服務(wù)的被動(dòng)局面,發(fā)揮主動(dòng)能動(dòng)性,積極拓展服務(wù)領(lǐng)域,力求先人一步、快人一拍、高人一籌。只有這樣,才能促進(jìn)文秘工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。
參考文獻(xiàn)
[1] 韋經(jīng)麟,淺談秘書的角色定位[J],《和田師范??茖W(xué)校學(xué)報(bào)》
(漢文綜合版).2005第25卷第六期
[2] 楊昱,淺談如何提高文秘工作者職業(yè)素質(zhì)[J]《.青春歲月》.2011
年6月.[3] 王亞莉,黨政機(jī)關(guān)文秘工作人員素養(yǎng)探討[J].《現(xiàn)代裝飾(理
論)》.2011年8月.更多精彩文章請您關(guān)注
第四篇:文秘工作者個(gè)人工作總結(jié)
文秘工作者個(gè)人工作總結(jié)(公司)
一年來,在部門領(lǐng)導(dǎo)的帶動(dòng)下,在全體員工的幫助下,我從營銷崗位轉(zhuǎn)到文秘崗位后,緊緊圍繞綜合部的中心工作,充分發(fā)揮崗位職能,不斷改進(jìn)工作方法,提高工作效率,較好地完成了各項(xiàng)工作任務(wù)。
一、強(qiáng)化形象,提高自身素質(zhì)。為做好文秘工作,我堅(jiān)持嚴(yán)格要求自己,注重以身作則,以誠待人,一是愛崗敬業(yè)講奉獻(xiàn)。綜合部工作最大地規(guī)律就是“無規(guī)律”,因此,我正確認(rèn)識自身的工作和價(jià)值,正確處理苦與樂,得與失、個(gè)人利益和集體利益的關(guān)系,堅(jiān)持甘于奉獻(xiàn)、誠實(shí)敬業(yè),白天草擬文件、收發(fā)公文,晚上撰寫信息稿件,從而保證各項(xiàng)工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。二是錘煉業(yè)務(wù)講提高。經(jīng)過大半年的學(xué)習(xí)和鍛煉,自己在文字工夫上取得一定的進(jìn)步。撰寫匯報(bào)、總結(jié)5份,報(bào)送《湖北××簡報(bào)》信息6條。利用辦公室學(xué)習(xí)資料傳閱或?yàn)楦鞑块T校稿的同時(shí),細(xì)心學(xué)習(xí)他人長處,改掉自己不足,并虛心向領(lǐng)導(dǎo)、同事請教,在不斷學(xué)習(xí)和探索中使自己在文字材料上有所提高。
二、強(qiáng)化職能,做好服務(wù)工作。工作中,我注重把握根本,努力提高服務(wù)水平。一是認(rèn)真辦文。公文是傳達(dá)公司政策、意圖的載體,公文的質(zhì)量和水平直接影響司令的暢通,今年9月,我開始負(fù)責(zé)擬寫公文后,堅(jiān)持發(fā)文前請同事幫忙,多次校對,確保無誤,先后發(fā)文71份,收文718份。二是嚴(yán)格辦會,對于公司的電視電話會議、現(xiàn)場會議等,我都協(xié)調(diào)好各個(gè)部門、布置好各方面和環(huán)節(jié),有效的落實(shí)了領(lǐng)導(dǎo)的安排部署,保證了工作的順利進(jìn)行。
一年來的工作雖然取得了一定的成績,但也存在一些不足,主要是思想解放程度還不夠,服務(wù)上還不夠,和有經(jīng)驗(yàn)的同事比較還有一定差距,材料上還在基本格式上徘徊,內(nèi)容上缺少縱深挖掘的延伸,在今后工作中,我一定認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn),克服不足,努力把工作做得更好。
一是發(fā)揚(yáng)吃苦耐勞精神。面對文秘事務(wù)雜、任務(wù)重的工作性質(zhì),不怕吃苦,主動(dòng)找事干,做到“眼勤、嘴勤、手勤、腿勤”,積極適應(yīng)各種艱苦環(huán)境,在繁重的工作中磨練意志,增長才干。
二是發(fā)揚(yáng)孜孜不倦的進(jìn)取精神。加強(qiáng)學(xué)習(xí),勇于實(shí)踐,博覽群書,在向書本學(xué)習(xí)的同時(shí)注意收集各類信息,廣泛吸取各種“營養(yǎng)”;同時(shí),講究學(xué)習(xí)方法,端正學(xué)習(xí)態(tài)度,提高學(xué)習(xí)效率,努力培養(yǎng)自己具有扎實(shí)的理論功底、辯證的思維方法、正確的思想觀點(diǎn)、踏實(shí)的工作作風(fēng)。
隨著二00四年年尾工作的進(jìn)行,二00五年的工作也即將展開。新的一年是分公司實(shí)施趕超對手表,讓工作開展起來?xiàng)l理清晰、僅僅有條。
四、掌握好尺度,運(yùn)用好政策從嚴(yán)謹(jǐn)出發(fā),協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好公司公文的審核把關(guān)工作。
五、進(jìn)一步加強(qiáng)公司公文的簽收、登記、傳送、催辦、歸檔及保密等管理工作。
六、針對領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作,將以精、細(xì)、準(zhǔn)為原則同時(shí)迅速的辦理好。
第五篇:縣委辦公室文秘工作者先進(jìn)事跡
,男,中共黨員,調(diào)入縣委辦公室,現(xiàn)在綜合組從事文秘工作,任縣委辦副科級督查員。幾年來,他始終以兢兢業(yè)業(yè)做事、老老實(shí)實(shí)做人為根本,堅(jiān)持在工作上高標(biāo)準(zhǔn)、生活上嚴(yán)要求,切實(shí)遵守敬業(yè)愛崗、恪盡職守的工作原則,始終堅(jiān)持善謀實(shí)干、扎實(shí)苦干的工作作風(fēng),努力發(fā)揚(yáng)奉獻(xiàn)無私、清貧無悔的工作熱情,把自己的青春融入了黨的事業(yè),在本職崗位上取得了較
為突出的工作業(yè)績,表現(xiàn)出了十分良好的綜合素質(zhì),贏得了組織上和同事們的一致贊譽(yù)。、連續(xù)兩年在全縣崗位考評中被評為優(yōu)崗,-連續(xù)四年被評為縣委辦公室先進(jìn)個(gè)人。主要事跡如下:
一、勤于鉆研打基礎(chǔ),掌握了較為扎實(shí)的業(yè)務(wù)技能
7月,同志從縣人事局調(diào)入縣委辦公室,從事督查工作,初調(diào)整到綜合組工作。每一次工作的調(diào)動(dòng)、崗位的變換,對個(gè)人都是一次全新的考驗(yàn)。特別是從事綜合工作,對知識積累、邏輯思維、文字能力提出了更高的要求,對于他來講,無疑是面臨著一次嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。為了盡快進(jìn)入工作角色,適應(yīng)工作需要,他利用一切機(jī)會、搶抓一切時(shí)間,虛心向領(lǐng)導(dǎo)請教,向老同志取經(jīng),向基層學(xué)習(xí),切實(shí)做到了工作學(xué)習(xí)化、學(xué)習(xí)工作化。近幾年,他收集的文字資料卡片有四大本、1100多頁,所做的學(xué)習(xí)筆記有10萬余字,收集本辦歷年的電子文檔1200多篇。通過刻苦鉆研,他不僅系統(tǒng)的掌握了基礎(chǔ)寫作理論,而且深入領(lǐng)會和把握了各類行政文體的行文特征和基本規(guī)律,加上近幾年的文字工作實(shí)踐,積累了較為豐富的文字經(jīng)驗(yàn)和理論功底,對各類領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告、講話、發(fā)言及各類經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、工作匯報(bào)等文章具備了較強(qiáng)的駕馭能力。為了進(jìn)一步提高自己的寫作水平,他不僅把領(lǐng)導(dǎo)交代的材料寫好,而且還自加壓力,經(jīng)常自己給自己出題目,筆耕不輟,苦練不息。近年來,他撰寫的《縣盤活中小國企資產(chǎn)的調(diào)查》、《引入工業(yè)發(fā)展理念促進(jìn)農(nóng)業(yè)提質(zhì)升級》、《強(qiáng)化群眾監(jiān)督促進(jìn)反腐倡廉》,《堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展建設(shè)生態(tài)強(qiáng)縣》等20多篇材料先后被《省委內(nèi)參》、《市委內(nèi)參》、《經(jīng)濟(jì)日報(bào)》、《農(nóng)民日報(bào)》、《常德日報(bào)》采用。該同志還廣泛涉獵政治、經(jīng)濟(jì)、法律、管理和文學(xué)等多學(xué)科、多領(lǐng)域的知識,并且報(bào)名參加了中央黨校專升本函授班,通過加強(qiáng)學(xué)習(xí)與實(shí)踐鍛煉,該同志的理論水平、政策水平、知識水平都有了較大提高,為做好業(yè)務(wù)工作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
二、忠于職守干工作,取得了較為突出的服務(wù)成效
同志是一個(gè)對工作極端負(fù)責(zé)任的人。他常說:“一個(gè)人干一行,就要愛一行,就要干好一行?!闭菓{著強(qiáng)烈的敬業(yè)精神,才使他無論從事什么工作,都能做得卓有成效,無論交辦什么任務(wù),都能出色地完成。他在從事督查工作時(shí),除了參與決策督查、民情調(diào)查、專項(xiàng)查辦等事務(wù)性工作外,還承擔(dān)全部文字材料任務(wù),工作量非常大,對此他毫無怨言,反而把壓力當(dāng)成前進(jìn)的動(dòng)力。當(dāng)年,督查工作的稿件上報(bào)任務(wù)僅用半年時(shí)間就在全市率先完成,撰寫的農(nóng)村建整扶貧、農(nóng)民負(fù)擔(dān)監(jiān)管、基層維護(hù)穩(wěn)定等調(diào)研報(bào)告得到了縣委領(lǐng)導(dǎo)和上級部門的高度評價(jià)。從事既勞神又費(fèi)力、既清貧又艱苦的文字服務(wù)工作后,他積極調(diào)整心態(tài),把這份工作當(dāng)作領(lǐng)導(dǎo)對自己的信任、考驗(yàn)和鍛煉。他堅(jiān)持深入調(diào)研,積極參政設(shè)謀,緊緊圍繞農(nóng)民增收、新農(nóng)村建設(shè)、工業(yè)經(jīng)濟(jì)等關(guān)系縣域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大事要事以及領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心、群眾關(guān)注的熱點(diǎn)難點(diǎn)問題,認(rèn)真開展調(diào)查研究,3年來形成了20余篇有情況、有分析、有建議的調(diào)研報(bào)告,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了第一手資料和有參考價(jià)值的意見建議。他起草和撰寫了大量領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告和署名文章,僅參與和獨(dú)立撰寫的會議講話和署名文章就有80余篇、近40萬字,其中在市級以上刊物發(fā)表7篇。這幾年,他和綜合組其他同志一起,盡職盡責(zé),團(tuán)結(jié)拼搏,不僅為本級和領(lǐng)導(dǎo)提供了優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù),而且在全市連續(xù)被評為先進(jìn)單位。除了做好本職工作外,他還積極做好了大量交辦工作、臨時(shí)性工作。作為機(jī)關(guān)黨支部的學(xué)習(xí)委員,他承擔(dān)組織了黨員先進(jìn)性教育活動(dòng)、創(chuàng)建學(xué)習(xí)型機(jī)關(guān)、每周學(xué)習(xí)日活動(dòng)等大量黨務(wù)和務(wù)虛工作,他基本上獨(dú)自負(fù)責(zé)了制定方案、撰寫總結(jié)、編寫簡報(bào)等所有的材料任務(wù),僅先進(jìn)性教育活動(dòng)一項(xiàng),他撰寫的各類講話稿、簡報(bào)、匯報(bào)和總結(jié)就近40余篇、15萬字,保證了辦公室先教活動(dòng)的順利開展。
三、嚴(yán)于律己作奉獻(xiàn),展示了較為過硬的工作作風(fēng)
在縣委辦公室工作四年來,同志時(shí)刻提醒自己:辦公室是一個(gè)重要崗位,工作人員的一言一行都為廣大干部群眾所關(guān)注,任何一點(diǎn)不慎都會給領(lǐng)導(dǎo)、辦公室造成不良影響,甚至?xí)o黨和政府抹黑。因此,他在工作和生活中從嚴(yán)要求自己,時(shí)時(shí)謹(jǐn)言慎行、自我約束。這幾年,他在工作上固定聯(lián)系了一名縣委常委,但他從不把這當(dāng)作炫耀的資本,從不打著領(lǐng)導(dǎo)的牌子為自己和親朋牟取私利,從不以組織的名義為基層單位添麻煩。有一次,他的表哥在經(jīng)商過程中被某部門罰款5000元,這對于并不富裕的表哥來說難以承受,于是找到了他想幫忙說說情。盡管這個(gè)部門和他工作上聯(lián)系非常緊密,也是他所聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)分管的單位,但他回絕了表哥,最后表哥借錢一