第一篇：單證管理流程要點小抄

單證管理流程要點

目錄

一、概述

1、保險單證的概念及分類 1.1保險單證的概念

保險單證：主要是指保險業(yè)務活動中承保和批改時使用的印有順序編號、具有一定格式、簽發(fā)給被保險人的書面憑證 國壽業(yè)務單證管理暫行規(guī)定: 業(yè)務單證是指印有公司形象標識、名稱的各類空白業(yè)務單證。1.2保險單證的分類

業(yè)務單證=重要業(yè)務單證+普通業(yè)務單證 1.2.1普通業(yè)務單證（承保類、批改類、理賠類、宣傳咨詢類）

承保類：主要包括各類投保單、投保單附表、風險調查表等

批改類普通單證：主要包括保險合同變更申請書等。

理賠類普通單證：主要包括理賠申請書、理賠委托書等

宣傳咨詢類單證：包括宣傳單，宣傳圖片、卡片等

1.2.2重要業(yè)務單證（有價單證、重要空白單證）

有價單證：指在頁面中直接印刷有固定面額并加蓋公司印章、具有法律效力的單證，例如：各種卡折或撕票類、定額保險單等

重要空白單證：指在頁面中沒有直接印刷面額，但經本公司填寫金額或簽章后具有法律效力的空白業(yè)務單證。例如：機動車輛保險單、批單等

2、保險單證的重要性

保險單證的特有屬性：一旦簽發(fā)就具有法律效應，成為保險人和被保險人履行各自權利和義務的重要依據

抓好流程圖上各節(jié)點的管理工作，做好從申領、入庫到發(fā)放、使用的各個環(huán)節(jié)，特別是抓好單證發(fā)放后的流程跟蹤，保證單證的使用、回收，控制單證在使用過程中的流轉風險。

二、單證的日常管理

1、人員配置

各級機構（分公司、中心支公司、支公司/營銷服務部）從開業(yè)初始就應配備責任心、熟悉保險業(yè)務的專兼職單證管理員，要求做到“有機構就有單證管理員”，對于互動業(yè)務出單點及遠程出單點也需配備專兼職人員負責單證管理，并保持人員相對穩(wěn)定，半年內人員替換不得超過兩次。

2、庫房管理

業(yè)務單證應存放于合格的專用庫房，并做好防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等工作；部分機構確因場所原因將業(yè)務單證與財務或其他單證共同存放，需將有價單證單獨存放于獨立保險柜。

3、單證征訂

每月1-3日分公司向總公司申領單證，總公司在收到申領后安排印制，印刷企業(yè)會在15個工作日內發(fā)貨至分公司庫房（送貨到庫）

分公司根據總公司單證申領時間，制定中心支公司申領時間為每月25-30號。各縣支公司結合實際需求每月底制定申領數量上報《單證申領表》避免不必要浪費；但同時必須保有安全庫存量，以免因庫存不足影響業(yè)務出單，一般建議庫存量應保證兩月出單量。

目前車險、非車險單證管理已經分設，單證也分別領用。

4、單證入庫 分公司對總公司：分公司在收到實物單證后應立即清點入庫，并在兩日內在單證系統(tǒng)進行入庫登記，在“印刷入庫-印刷入庫錄入”完成登記，并提交總公司復核，待總公司復核通過后正式入庫，此時新申領的單證在系統(tǒng)、實物上都已進入分公司庫房。

支公司、營業(yè)機構對分公司（各兼職單證管理員）：分公司向中支公司發(fā)放單證、中支公司向支公司/營銷服務部發(fā)放單證，在實物單證發(fā)放后，在單證系統(tǒng)通過“有號單證管理-單證發(fā)放登記”操作，完成下級公司實物、系統(tǒng)入庫。各級機構在確認收到實物單證后應立即在“重要空白單證領用登記簿”登記入庫數量、號段，并及時在“單證使用匯總表”登記當月單證領用、發(fā)放情況。

5、單證發(fā)放

各級機構完成單證入庫后，一是下發(fā)給下級機構，二是將單證發(fā)放至人，保/批單發(fā)放至出單員。

各級單證管理人員在下級機構、出單員、業(yè)務員領用單證時，應在“重要空白單證領用登記簿”列明領用品種、數量，并有領用人簽名。同時在單證系統(tǒng)“有號單證管理-單證發(fā)放”進行系統(tǒng)操作，將單證發(fā)放至領用人。對于有價單證強調“發(fā)放到人，責任到人”，即通過單證系統(tǒng)保證實物單證發(fā)放至最終使用者，同時領用人對單證保管負有全責。

各單證管理員在發(fā)放單證時應嚴格履行登記手續(xù)；發(fā)放人員在“重要空白單證領用登記簿”中詳細記錄單證發(fā)放的相關信息，每月底及時在“重要空白單證領用登記簿”進行結存，同時應該根據單證申領情況在《單證使用匯總表》里登記下級機構申領信息。

對于發(fā)放至遠程出單點、兼業(yè)代理機構和業(yè)務員手中的定額單證，必須堅持交舊換新、先少后多的原則，落實執(zhí)行保證金制度，要求在發(fā)放定額單證時必須按規(guī)定逐級收取保證金，并將收取的保證金上交有關部門。6、6.1單證使用

單證發(fā)放至領用者后，使用后的單證在單證系統(tǒng)對應狀態(tài)變更為“已使用”，同時應當及時回收歸檔；對于領用后未使用的單證，應嚴格按照規(guī)定對于領用超過兩個月（60天）的未使用單證回收入庫并二次發(fā)放重新使用，二次發(fā)放時必須發(fā)放給新的領用人。

6.2單證使用——強制回收

單證系統(tǒng)每周一根據各種單證到期強制回收天數生成“到期單證周報表”，列明本周已到期或將要到期的單證明細。單證管理員應當根據“到期單證周報表”回收到期實物單證，并在系統(tǒng)“綜合處理-強制回收”完成系統(tǒng)回收入庫。

現(xiàn)階段由于系統(tǒng)容量原因，超期單證強制回收后二次發(fā)放系統(tǒng)無法識別是否發(fā)放給新的領用者，這是目前的管理隱患；必須做好物理回收并發(fā)放至新的領用者，堅決避免只在系統(tǒng)進行回收并再次發(fā)放給原領用者，應當切實通過強制回收做好單證循環(huán)發(fā)放使用工作。

單證強制回收作為單證管理的重中之重，下一步，總公司將加快系統(tǒng)升級，力爭實現(xiàn)二次發(fā)放系統(tǒng)識別強制回收使用者痕跡。

7、單證丟失

對于所有空白有價單證丟失，必須立即登報聲明作廢，并在單證系統(tǒng)“有號單證管理-丟失登記”進行處理；對于一次丟失五份以上有價單證需上報總公司；單證丟失具體處理辦法如下：

7.1 出現(xiàn)單證丟失，遵循“誰丟失，誰負責”的原則。

每月對庫存業(yè)務單證進行盤點，并生成 7.2 丟失單證具體的處理辦法： 《庫存單證盤點表》，及時發(fā)現(xiàn)庫存單證

7.2.1各機構發(fā)現(xiàn)單證丟失或被盜后，遺失問題。

應立即落實責任人，并通知機構單證管理每季度根據盤庫情況至少生成一次盤庫員，由丟失責任人填寫《單證丟失情況說報告，并上報分公司，分公司將機構自查、明書》，審核無誤后立即在市級以上報刊檢查情況留存?zhèn)浒?，對于檢查中出現(xiàn)的問進行刊登；登報費用由丟失責任人自理。題應及時整改。

7.2.2各機構單證管理員必須監(jiān)督丟每年至少進行一次單證盤存檢查，有條件失責任人在發(fā)現(xiàn)單證丟失或被盜后 的 的機構應當進行兩次盤存，全面清點全年三個工作日內完成登報工作，并對單證丟單證的庫存、領用、使用、作廢、遺失情失責任人按公司規(guī)定給予一定的經濟或況，并生成《單證盤點登記簿》，對于盤行政處罰。同時負責在登報后五個工作日存發(fā)現(xiàn)的問題應及時整改處理。一般建議內，將丟失單證相關材料，如情況說明書、在年底進行盤存檢查，全轄機構在統(tǒng)一時登報聲明原件整版、處理意見等，進行整點共同進行。

理后統(tǒng)一上報分公司單證管理員。

7.2.3分公司單證管理員核實經營單位上報的丟失單證材料，審核無誤后存檔備查。

8、單證作廢

作廢單證必須回收所有聯(lián)次：業(yè)務聯(lián)、財務聯(lián)、客戶聯(lián)，并在各聯(lián)上加蓋“作廢”章后方可作廢，各級機構出單點應建立《作廢登記薄》，詳細登記作廢的單證類型、作廢的時間、作廢的原因和作廢的單證號碼，與已簽發(fā)的有效保險單按號碼順序歸檔；對于未銷號的有價單證，應在單證系統(tǒng)“有號單證管理-綜合處理-作廢登記”進行處理。

9、單證銷毀

對于換版后不再使用的舊版單證，應回收至分公司統(tǒng)一銷毀；銷毀前應向地方保監(jiān)局報備，并了解當地監(jiān)管部門是否有具體規(guī)定，應在符合監(jiān)管部門要求下進行銷毀；銷毀時應至少有兩人在場并生成銷毀報告存檔備查，銷毀完成后應在單證系統(tǒng)“有號單證管理-銷毀登記”進行處理，銷毀報告必須由參與銷毀人員共同簽字。

10、單證移交

各機構單證管理人員要保持相對穩(wěn)定，人員調整要報分公司單證管理部門備案。人員調整時，必須有嚴格的移交制度，并在單證管理部門和審計監(jiān)察部門監(jiān)督下進行移交，要對單證全面清理。交接手續(xù)的具體要求：

10.1交接庫存空白單證實物單證，移交人必須預先盤點整理；接收人必須核實清點并核對臺賬與系統(tǒng)，確保賬、表、實一致； 10.2交接已領用未回銷單證，移交人對已領用未回銷單證進行清理并制作未回銷單證明細清單；接收人必須逐一核實確認，對于遇特殊情況無法即時核實的，須在清單中單獨注明；

10.3交接遺留問題單證的清理資料，移交人應當將遺留問題單證整理出一份清單并附相關資料，由單證主管部門負責人簽字確認，并向接收人詳細說明遺留問題的情況。

10.4相關臺賬、報表及原始資料的交接（包括電子版），移交人必須準確完整地提供，保證不缺失；接收人檢查資料，核實準確性與齊全性。同時要求移交人提供單證工作相關制度、文件及學習資料； 單證實物與相關資料核對清點完畢后，填具《單證移交表》，移交人和接收人雙方簽字確認，并各自留存一份，本機構單證主管部門負責人對交接過程進行監(jiān)交，確保手續(xù)完備無遺漏后簽字確認。

11、單證盤點

每月各級機構應根據本月本機構單證使用情況在月末生成“本月單證使用匯總表”，詳細匯總本月單證領用、使用、作廢及結存情況，并上報分公司。分公司收到機構月表報后，應立即生成分公司“本月單證使用匯總表”。原則上，三、四級機構“單證使用匯總表”應在下月3日前生成，分公司應在5日前生成最終報表。

第二篇：單證流程

單證流程

1． 根據外貿業(yè)務部門提供的出口產品資料，制作發(fā)票、裝箱單、合同。

2． 把合同、發(fā)票、裝箱單、《出境貨物包裝容器性能檢驗結果單》等商檢單證交于報檢員或代理報檢公司，以備報檢。

3． 到外匯管理局申領出口收匯核銷單。

4． 海運詢價，填寫托書，委托貨代訂艙。取得三聯(lián)單。

5． 把合同、發(fā)票、裝箱單、出口收匯核銷單、三聯(lián)單、產地證等報關單證交于報關員或者報關行，以備報關。

6． 等海關放行后，從貨代處取得提單、核銷單，兩份報關單證明聯(lián)。

7． 把商檢單證、海關單證各自存檔，以備事后查看。

8． 準備核銷單、報關單（核銷聯(lián)）、商業(yè)發(fā)票等核銷單證到外匯管理局核銷。

9． 準備報關單（退稅聯(lián)）、發(fā)票、結匯水單、增值稅發(fā)票等退稅單證到國稅局退稅。

商檢流程（2-3天）

1． 從單證員處取得商檢單證后，還要從車間取得廠檢單并在九城單證系統(tǒng)輸單申報。

2． 等商檢接受申報后，打印報檢單，填妥資料并簽字蓋章。

3． 到商檢大廳計費、交單。

4． 當天或者第二天接商檢老師到工廠查驗。

5． 查驗沒問題一般當天或者第二天就能出證。

6． 拿出換證憑單或者通關單后傳真給報關行或報關員報關。

報關流程（1-2天）

1． 從單證員處取得報關單證后，審核單證并在H2000系統(tǒng)上面輸單申報。

2． 等海關審單中心接受申報后，打印報關單，填妥資料并簽字蓋章。

3． 到海關現(xiàn)場大廳交單。

4． 如果查驗，要安排車子接送海關老師。

5． 查驗沒問題，卡口放行，加封。

6． 拖車到口岸轉關申報，口岸放行，結關。

7． 報關單證明聯(lián)打印申請。

我的跟單流程總結

老板要求我們每個人對自己的工作流程做一份總結，下午我把自己的工作內容總結了一下，這里貼出來，希望大家能共同討論。我也是憑自己的知識與僅有的工作經驗來寫的，有哪些不對的地方還請好心的GGJJ指出來，這里感激不盡！聲明一下，我的工作范圍都是限定在付款方式為T/T，F(xiàn)OB深圳的，其它涉及不深。

跟單業(yè)務工作流程：

一.跟單：

1.制作合同：客戶下單以后，核對產品價錢是否與以前所做的訂單或之前確認的價錢是否一致，總金額是否正確，如正確，將資料輸入外貿專家軟件里做出口合同給客戶確認，如是做T/T30%，并讓其安排打訂金，待定金到帳后，再下購貨合同給工廠進行生產，如果是做100%前T/T，則可直接安排生產。無論是在做出口合同或購貨合同，一定要特別注意產品描述，數量，價格，總金額，付款方式，交貨期與工廠方面協(xié)調好，以免以后趕不交期。下購貨合同到工廠后，要求工廠負責人簽回，存檔留底，如可以，可同時要求工廠提前算出訂單材積以準備以后安排訂艙拼柜事宜。

2.商檢：需要商檢的貨物在交貨期前一兩個星期就可以辦理商檢了。如果工廠安排商檢，則提供商檢資料給工廠，包括外銷合同，裝箱單，發(fā)票。大概兩三天后，工廠在向當地商檢局申請辦好商檢后，傳真換證憑條給你，留存以便日后安排報關。換證憑條只顯示實際報關商品的第一項商品及報關總金額，有效期一般為三個月，實際報關金額可以小于換證憑條上的金額。但一張換證憑條只能用一次，不可重復使用。3.辦理C/O或Form A：看所屬客戶是屬于哪一個國家或客戶的具體要求來辦理C/O或Form A。Form A是普惠制產地證書，目前給予我國普惠制待遇的國家共36個，可以享受減免關稅待遇。C/O是一般性原產地證書，只是證明貨物是產自中國的。一般原產地證書得到貿促會辦理，而普會制的話在商檢局辦理就可以了。在裝運期至少一個星期前辦理。不管你辦理的是一般產地證還是普惠制產地證，基本程序都是先在網上制作好資料（包括合同，發(fā)票，裝箱單等）后再發(fā)過去,待機器檢查合格后再由貿促會或者商檢局的人員再人工審單一次,合格后就可以去領取單證了。

4.驗貨訂艙：經常注意工廠訂單生產進度，在交貨期前十多天，詢問工廠是否可以按時交貨，如可以，準備向貨代訂艙同時安排驗貨人員驗貨。驗貨合格后，向貨代訂艙。如是客戶指定貨代，則直接填好訂艙單給指定貨代公司人員，訂艙單上要填好發(fā)貨人，收貨人，通知人，發(fā)貨港，目的港，柜型，箱數，產品名稱，毛重，體積等，讓其代為訂艙。兩三天后，貨代訂好艙后會傳真進倉單給你，注意進倉單上面的截柜時間，截補料時間，傳真給工廠，讓工廠按上面注明的時間內將貨物送進倉庫。如果是自己安排拖車拖柜，則需填好拖柜委托書，上面注明柜型，拖柜時間，裝貨地址，工廠聯(lián)系人，聯(lián)系電話等，與進倉單一起傳真給拖車公司讓其安排拖柜。

5.報關：訂好艙后在文件補料時間至少三天以前，填寫報關資料寄給報關行或讓貨代幫忙報關。報關資料包括：外銷合同，裝箱單，發(fā)票，報關單，核銷單（注意核銷單在寄給報關行或貨代前，必須先向商檢局備案），報檢委托書，換證憑條，C/O或Form A等。

6.拿單：貨物報好關，進入倉庫后，及時出提單補料給貨代，并與其核對提單草本。船開后兩三天內，貨代會列出費用清單來，包括文件費，AMS費用，清關費，操作費等。安排工廠付款，并將水單傳給貨代。貨代在錢到帳后，就可以向其拿正本提單了，一般貨代公司不寄提單，要公司派人去取，如公司沒有人手，也可以出一份寄單委托書給貨代讓其直接寄到公司。如果提單電放，出提單電放申請，蓋上公司章，簽名傳真給貨代，記得讓貨代傳真提單副本給你，以備公司留底存檔。

7.通知客戶：貨物開船后，發(fā)郵件通知客戶船名，開船日期等等，以便讓其及時購買保險。

8.催款寄單：拿到提單正本后，掃描復印件電郵給客戶，催其付清余款?？蛻糌浛畹綆ず?，再寄正本提單，裝箱單（數據應與提單上一致），發(fā)票給客戶，在發(fā)票裝箱單上寫明柜號，封條號及發(fā)票號，雖然不太重要，但我覺得寫上還是比較好。

9.退稅：在報關后一個月后，報關行或貨代會將報關底聯(lián)及核銷單退稅聯(lián)退還給你，拿上這些單據與銀行傳過來的核銷水單就可向外匯局辦理退稅了。

注意：

1.有些產品比較工藝比較復雜，在生產前可以要求工廠打產前樣，或為了控制質量，在出貨前要求工廠出具船前樣。

2.跟單工作是需要很細心跟耐心的，時時刻刻注意工廠的生產進度，及時安排船期，在制作各種單證時，一定要特別小心，所有單據都很重要，一定要檢查檢查再檢查才行，我就會經常出錯，不過慶幸還沒給公司造成損失，都是及時發(fā)現(xiàn)了。我覺得如果不急的單證，可以自己事先準備好，在拿出去前再仔細檢查一遍，就可以避免不少錯誤。可以每隔一段時間對自己的工作總結一下，有哪些貨要出，哪天要準備哪些文件，哪些樣品在打樣，哪些事情要回客戶等等。

二．客戶來樣工作程序：

收到客戶要求打樣的新產品時，首先拍照存檔，在樣品上做好標簽，注明幾月幾號哪個客戶寄樣，以便日后查詢。然后填好打樣單及打樣要求并將樣品寄與工廠，要求其打樣。如是比較重要的樣品，還必須要求工廠在打好樣后退還樣品。

三．寄樣工作程序：

工廠打好樣品后，根據實際情況，自己留樣一份或拍照存檔，以便日后與客戶商討。包裝樣品時特別注意包裝盒不要過大，量好外箱尺寸稱好重量自己記錄存檔（以方便后與快遞公司核對月結清單）。易碎物品在外箱上貼上易碎標志，或為防止快遞人員弄錯，可自己再用白紙打上發(fā)件人收件人聯(lián)系電話，地址貼在外箱上。自己也須做好記錄，寄給誰，寄與目的，所寄物品，快遞單號等等，以便日后查詢。樣品寄出后，寫郵件通知客人所寄物品，快遞追蹤單號等。

在這些工作細節(jié)上，老板經常說，在所有你交給別人的資料一定要自己檢查好了確定沒錯了再轉手給別人，別人沒有義務也不會有時間來給你挑錯。自己得對自己的工作得有100%的責任心。在對待工作上，應有一定的主觀能動性，不能老是等著別人來交待工作給你或干等著別人來給你答復，可以催復人家或主動地找事情做。在寫郵件給別人時，一定要一次性地將所有事情交待清楚寫詳細，不可以讓別人再來重復地問你這封郵件的內容，這樣浪費別人的時間也是在浪費自己的時間。

外貿單證操作流程

來源：考試大 2008/1/24 【考試大：中國教育考試第一門戶】 模擬考場 視頻課程

1．客戶詢盤： 一般在客戶下perchase Order之前，都會有相關的Order Inquiry給業(yè)務部，做一些細節(jié)上的了解。

2．報價： 業(yè)務部及時回復客人查詢，確定貨物品名，型號，生產廠家，數量，交貨期，付款方式，包裝規(guī)格及柜型等，peroforma Invoice 給客戶做正式報價。

3．得到訂單： 經過洽談，收到客戶正式的訂單perchase Order。

4．下生產訂單： 得到客人的訂單確認后，給工廠下訂單，安排生產計劃。

5．業(yè)務審批： 業(yè)務部收到訂單后，首先做出業(yè)務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業(yè)務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經公司總經理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進。

6．下達生產通知： 業(yè)務部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產通知, 通知工廠按時生產：

6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C后應業(yè)務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證。

6.2：如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬。

6.3：如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經理確認。7． 驗貨： 7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。

7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。

7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。

8．制備基本文件:：工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件（應由業(yè)務跟單員制作，交給單證員）。

9．商檢： 如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

10． 租船訂倉：

10.1．如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通?？腿藭付ㄟ\輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發(fā)出書面定倉通知（ING ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。10.2．如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經比較，選擇價格優(yōu)惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。

10.3．如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等內容。

10.4．向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數量，目的港等內容，以避免差錯。

11． 安排拖柜： 11.1．貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協(xié)議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數量，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯(lián)系電話等

11.2．傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯(lián)系電話。

11.3．要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。

12．委托報關： 在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。委托報關時，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車公司，柜型及數量，本公司的聯(lián)系人和電話等。13． 獲得運輸文件：

13.1． 最遲在開船后兩天內，要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

13.2． 督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本。

13.3． 及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。14． 準備其他文件：

14.1．商業(yè)發(fā)票：L/C 要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴格。發(fā)票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發(fā)票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。

14.2．FORMA原產地證書：FORM A 原產地證要在發(fā)貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，F(xiàn)ORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。

14.3．一般原產地證：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些?？稍诎l(fā)貨之后不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。

14.4．裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內，要通知客人發(fā)貨的細節(jié)，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。

14.5．裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。

15．交單：

15.1．采用L/C收匯的，應在規(guī)定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。

15.2．采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。

15.3．如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

16．業(yè)務登記： 每單出口業(yè)務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計等。

17．文件存檔： 所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

18．單證員平時應注意收集運價變動，船期，航線等信息，為業(yè)務員報價提供幫助。來源:考試大-單證員考試

外貿單證員工作流程（個人總結）

1.根據客戶的定單估算List(根據以前的出貨數據,如沒有就大概匡算)

品名,數量,數量/箱,件數,體積/箱,體積,毛重/箱,毛重,凈重/箱,凈重.2.出貨前一星期向采購要準確的包裝尺寸.3.根據工廠的準確的包裝尺寸計算準確的List.4.出貨前一星期做海運委托書并傳給代理,要求她租船訂倉.并告知是到廠裝柜

還是送貨到倉庫。得知船期后告訴采購最終交貨日期.采購把準確包裝尺寸,箱數

給我做準確的List.如果LIST上的體積與原來的LIST相差太多或者體積超出集裝

箱的體積或不能裝滿（20FT不到25立方，40HQ不到62立方），那么上報看如何解

決。

5.出貨前一星期把出貨的清單（品名，規(guī)格，數量，箱數，每項目的采購人）

傳真給工廠，以便工廠提前安排準備出貨。

6.出貨前把裝柜的地址傳給貨代.或者是把送貨地址給采購。

7.出貨的當天把報關的單據寄給貨貸,保證船期前的2天寄到貨代手中

8.報關完之后跟貨代要報關單預錄入聯(lián)號碼(18位),號碼一定要清楚;船開之前

要求提單確認(品名,件數,體積,毛重).如有錯誤改正回傳,直到正確為止.9.船期之后一個星期之內拿到提單正本,貨到前寄給客人.10.需要認證的合同,先做好認證的資料,等拿到提單的復印件即可去貿促會做認證 ,認證時間一般為15天.11.向貨代要運費的發(fā)票,一個月之內把運費付清.12.出貨后制作客戶需要的一系列單據:形式發(fā)票,發(fā)票,箱單.等收到貨款之后把所

有的單據寄給外商.同時整理相關文件留底存檔。

13.出完貨后一個月之后向貨代要核銷單的退單.

第三篇：單證流程

1、合同

問跟單員要合同，聯(lián)系客戶，問客戶索要Documentation，如果是FOB，問客戶要貨代信息

2、聯(lián)系貨代

告之發(fā)貨意向，了解出口口岸、船期等信息，問其托書有無標準模版，若有，請其發(fā)之，若無，問其我們自己的模版可不可以，跟其確認報關所需資料。若是CFR或CIF，跟貨代咨詢運費信息

3、租船訂艙

根據原始開票通知單，在船期前14天制作托書發(fā)貨代訂艙，訂完后隔天打電話給貨代確認其是否已收到，若船期前7天還未收到進艙單，聯(lián)系貨代

4、通知出貨

進艙單收到后發(fā)給跟單員，提前一天通知出貨

5、報關

根據貨代所需報關資料要求和最終開票通知單制作報關文件（發(fā)票、箱單、報關單、商檢通關單（15位數字）、報關報檢委托書、核銷單等）商檢要提前一天做，如果是整箱，裝箱要求詢問客戶。船開當天開外銷發(fā)票（二、五聯(lián)及開票通知單交給財務）

6、提單確認

貨物出運報關后及時聯(lián)系貨代確認提單，若無問題直接確認，若有問題或客人有特殊要求，跟貨代聯(lián)系改之。

7、清關文件

聯(lián)系貨代和客戶是否需要清關文件，如需要詢問其需要哪些清關文件（發(fā)票、箱單、產地證、提單等）并將船運信息提供給客戶（船名、航次、ETD、ETA等）

8、議付資料/付款資料

L/C的根據信用證要求制作議付資料送銀行，其他的根據客戶要求制作付款資料寄銀行或客戶。

9、貨款的及時跟進

制作貨款回籠臺帳并及時跟進貨款是否已收到，如未及時收到，催客戶及時付款，如已收到，做好銷帳。

10、貨代相關費用的支付

根據貨代所寄發(fā)票認真核對無誤后找總經理簽字并交財務。

11、退稅

及時整理退稅資料（外銷發(fā)票三、四聯(lián)、場站收據、提單copy、核銷單、托書（明細單）等）并交財務。

第四篇：單證管理

單證管理

單證管理職責

一、要求建立完整的單證臺賬即電子臺賬（電子臺賬詳見附表1），詳細登記領

用與發(fā)出記錄。

二、負責對所領有價單證規(guī)范使用、妥善保管。確?？瞻讍巫C不遺失，如有遺失及時上報；作廢的單證確保單證聯(lián)次齊全，嚴格按照核銷制度銷號，并按規(guī)定裝訂存放。

三、負責按省公司有價單證管理制度要求向財務部門有價單證管理員及時回銷已使用有價單證。

四、負責定期盤點有價單證庫存量，保證有價單證賬實一致。

五、編制單證領用計劃 ：要求各機構單證崗根據近期本機構的單證使用率、回銷率等情況，提前三到五天向省公司單證崗匯報單證領用計劃。

六、領取單證：省公司單證崗根據申領單證的機構的單證回銷情況、業(yè)務量情況等決定本次單證下發(fā)數量。各機構必須根據業(yè)務情況申領，不得多領！各機構領取單證時仔細核對單證流水號是否與清單登記一致，核對無誤后簽字確認留存?。?.柜面領?。侯I取單證的機構負責人或者正式入司內勤在單證領取清單上簽字及領取日期，作為領取憑據。2．郵寄：省公司單證崗將單證及清單一同寄出，接收方收到后第一時間打開進行核對，核對無誤后在清單上簽字照片回傳省公司單證崗。）

單證的入庫、保管

一、各機構必須有專門的單證管理崗。

二、各機構領回單證后，務必當日登記單證臺帳。

三、按保險公司和單證類別分類保管。不準把各種有價單證隨意散放或相互混放；還應設有專用的單證保管設施，符合防火、防盜、防潮、防蛀的安全保管要求，時刻保證單證的清潔和安全。

單證使用規(guī)范

一、各機構使用單證時，需按照先用流水號小后用流水號大、先用舊批次再用新批次的順序，不得跳號、空號。正常使用的交強險標志或商業(yè)保險卡的流水號要寫在對應的交強險保單或商業(yè)險保單的右上角，在登記電子臺賬的時候一并填寫上去。

二、在使用中由于打印不正等造成單證作廢的，須將保單、發(fā)票所有聯(lián)完整核銷；使用過程中要細心細致，不得出現(xiàn)各個保險公司的單證混用現(xiàn)象。

單證的回銷

一、單證的回銷即系統(tǒng)自動回銷和手工回銷。對所有重要單證要求手工與系統(tǒng)同步進行回銷。

二、系統(tǒng)回銷是指單證在系統(tǒng)中的打印銷號，正常情況下，在單證被打印的同時，系統(tǒng)自動完成。若因各種原因造成系統(tǒng)沒有自動核銷或系統(tǒng)狀態(tài)與實物單證狀態(tài)不一致時，需要查明原因，進行手工調整，使系統(tǒng)狀態(tài)與單證實物狀態(tài)保持一致。

三、手工回銷是指單證使用完畢后，單證領用和使用人員完整填制《單證回銷明細表》，連同單證實物一起交單證管理員，由其核對實物、單證流水號的一致性及單證實物使用的規(guī)范性?！秵巫C回銷明細表》中必須真實反映每一份單證的實物狀態(tài)（已用、作廢、注銷、遺失等）。對非已使用狀態(tài)的單證進行核查，并注明原因。

四、各機構已使用的有價單證，每月至少辦理一次回銷，最晚在保費結算期內必須全部收回（每月5號以前必須回銷上月已使用單證，最遲不得超過8號）。對超期未回銷單證的機構停止單證發(fā)放及保費結算，至單證回銷日止。

單證的核銷

一、每家保險公司的單證都是有核銷期限的，所以要及時進行已使用單證的核銷，單證的回銷需按照相應保險公司的單證管理制度進行整理。

二、單證回銷時必須有投保單、投保提示、投保條款、浮動告知單等，這些投保資料需要客戶簽字或蓋章，除此之外，還必須附有行駛證和身份證復印件資料。

三、各家保險公司對單證的回銷都要求“三回一”（即第三次領用單證時，必須將第一次領用的單證全部回銷）。

四、各機構單證崗對其回銷的單證實物與清單進行核對，同時及時在電子臺帳上登記，更新臺帳。

五、已經使用的保單按順序整理好回銷給省公司單證崗，需要附相應的《單證回銷明細表》（詳見附表2）（一式兩份）。省公司單證崗確認無誤后在回銷清單上簽字確認，機構單證崗留存一份作為回銷憑證。

遺失、作廢單證的處理

一、丟失申報制度

機構領取的單證如有丟失或其它特殊情況，應及時上報省公司，省公司根據具體情況作出相應的處理，如有瞞報、不報等情況發(fā)生，所有責任要求各機構自行負責。

二、丟失單證的處罰

單證領用人遵循“誰領用，誰負責”的原則，對所領用單證認真進行保管。如發(fā)生單證遺失等現(xiàn)象，應第一時間通知省公司單證崗，并在發(fā)現(xiàn)之日起十日內在省級以上報刊上刊登遺失啟事，相關登報費用自理。具體處罰措施詳見《圣源祥單證管理責任書》。

如某一機構在一個內多次出現(xiàn)丟失遺失情況，省公司將停止其領用有價單證。

單證移交規(guī)定

各級財務部門單證管理員（含兼職）應保持相對穩(wěn)定，發(fā)生變動應逐級報告上級計劃財務部。

一、單證管理員工作調動或離職，必須辦理交接手續(xù)后方可離職。

1.移交人須將已領用未回銷的有價單證全部回銷后方可進行工作移交；

2.所有關于有價單證的資料，包括對已歸類的以前有價單證電子賬簿、電子明細表、憑證、有價單證培訓資料、有價單證管理制度等必須進行交接； 3.單證業(yè)務系統(tǒng)內所有空白庫存有價單證數據清理回收給接任的有價單證管理員；

4.必須進行有價單證實物盤庫移交；

5.移交人、接任人進行核對確認，辦理交接手續(xù)，由財務部門負責人進行監(jiān)交，并把移交情況表上報給上一級有價單證管理員備案。

二、各機構必須明確指定單證管理責任人，與計劃財務部對接辦理單證領用、回銷、對賬等事宜，并對所領用單證負有保管責任。

三、有價單證領用人和使用人異動，須對所領用或保管的有價單證進行清理，分別整理已使用單證和空白單證，并在財務部門和業(yè)務管理部門聯(lián)合核實其領用數量與已使用數量和空白數量之和一致后，方能辦理交接手續(xù)。

附表1：單證電子臺賬模板

附表2：單證回銷明細表

第五篇：外貿單證流程

一、跟單

1、制作合同：客戶下單以后，核對產品價錢是否與以前所做的訂單或之前確認的價錢是否一致，總金額是否正確，如正確，將資料輸入外貿專家軟件里做出口合同給客戶確認，如是做T/T30%，并讓其安排打訂金，待定金到帳后，再下購貨合同給工廠進行生產，如果是做100%前T/T，則可直接安排生產。無論是在做出口合同或購貨合同，一定要特別注意產品描述，數量，價格，總金額，付款方式，交貨期與工廠方面協(xié)調好，以免以后趕不上交期。下購貨合同到工廠后，要求工廠負責人簽回，存檔留底，如可以，可同時要求工廠提前算出訂單材積以準備以后安排訂艙拼柜事宜。

2、商檢：需要商檢的貨物在交貨期前一兩個星期就可以辦理商檢了。如果工廠安排商檢，則提供商檢資料給工廠，包括外銷合同，裝箱單，發(fā)票。大概兩三天后，工廠在向當地商檢局申請辦好商檢后，傳真換證憑條給你，留存以便日后安排報關。換證憑條只顯示實際報關商品的第一項商品及報關總金額，有效期一般為三個月，實際報關金額可以小于換證憑條上的金額。但一張換證憑條只能用一次，不可重復使用。

3、辦理C/O或FormA：看所屬客戶是屬于哪一個國家或客戶的具體要求來辦理C/O或FormA。Form A是普惠制產地證書，目前給予我國普惠制待遇的國家共36個，可以享受減免關稅待遇。C/O是一般性原產地證書，只是證明貨物是產自中國的。一般原產地證書得到貿促會辦理，而普會制的話在商檢局辦理就可以了。在裝運期至少一個星期前辦理。不管你辦理的是一般產地證還是普惠制產地證，基本程序都是先在網上制作好資料（包括合同，發(fā)票，裝箱單等）后再發(fā)過去,待機器檢查合格后再由貿促會或者商檢局的人員再人工審單一次,合格后就可以去領取單證了。

4、驗貨訂艙：經常注意工廠訂單生產進度，在交貨期前十多天，詢問工廠是否可以按時交貨，如可以，準備向貨代訂艙同時安排驗貨人員驗貨。驗貨合格后，向貨代訂艙。如是客戶指定貨代，則直接填好訂艙單給指定貨代公司人員，訂艙單上要填好發(fā)貨人，收貨人，通知人，發(fā)貨港，目的港，柜型，箱數，產品名稱，毛重，體積等，讓其代為訂艙。兩三天后，貨代訂好艙后會傳真進倉單給你，注意進倉單上面的截柜時間，截補料時間，傳真給工廠，讓工廠按上面注明的時間內將貨物送進倉庫。如果是自己安排拖車拖柜，則需填好拖柜委托書，上面注明柜型，拖柜時間，裝貨地址，工廠聯(lián)系人，聯(lián)系電話等，與進倉單一起傳真給拖車公司讓其安排拖柜。

5、報關：訂好艙后在文件補料時間至少三天以前，填寫報關資料寄給報關行或讓貨代幫忙報關。報關資料包括：外銷合同，裝箱單，發(fā)票，報關單，核銷單（注意核銷單在寄給報關行或貨代前，必須先向商檢局備案），報檢委托書，換證憑條，C/O或Form A等。

6、拿單：貨物報好關，進入倉庫后，及時出提單補料給貨代，并與其核對提單草本。船開后兩三天內，貨代會列出費用清單來，包括文件費，AMS費用，清關費，操作費等。安排工廠付款，并將水單傳給貨代。貨代在錢到帳后，就可以向其拿正本提單了，一般貨代公司不寄提單，要公司派人去取，如公司沒有人手，也可以出一份寄單委托書給貨代讓其直接寄到公司。如果提單電放，出提單電放申請，蓋上公司章，簽名傳真給貨代，記得讓貨代傳真提單副本給你，以備公司留底存檔。

7、通知客戶：貨物開船后，發(fā)郵件通知客戶船名，開船日期等等，以便讓其及時購買保險。

8、催款寄單：拿到提單正本后，掃描復印件電郵給客戶，催其付清余款?？蛻糌浛畹綆ず?，再寄正本提單，裝箱單（數據應與提單上一致），發(fā)票給客戶，在發(fā)票裝箱單上寫明柜號，封條號及發(fā)票號，雖然不太重要，但我覺得寫上還是比較好。

9、退稅：在報關后一個月后，報關行或貨代會將報關底聯(lián)及核銷單退稅聯(lián)退還給你，拿上這些單據與銀行傳過來的核銷水單就可向外匯局辦理退稅了。注意：

1、有些產品比較工藝比較復雜，在生產前可以要求工廠打產前樣，或為了控制質量，在出貨前要求工廠出具船前樣。

2、跟單工作是需要很細心跟耐心的，時時刻刻注意工廠的生產進度，及時安排船期，在制作各種單證時，一定要特別小心，所有單據都很重要，一定要檢查檢查再檢查才行，我就會經常出錯，不過慶幸還沒給公司造成損失，都是及時發(fā)現(xiàn)了。我覺得如果不急的單證，可以自己事先準備好，在拿出去前再仔細檢查一遍，就可以避免不少錯誤?？梢悦扛粢欢螘r間對自己的工作總結一下，有哪些貨要出，哪天要準備哪些文件，哪些樣品在打樣，哪些事情要回客戶等等。

二、客戶來樣工作程序收到客戶要求打樣的新產品時，首先拍照存檔，在樣品上做好標簽，注明幾月幾號哪個客戶寄樣，以便日后查詢。然后填好打樣單及打樣要求并將樣品寄與工廠，要求其打樣。如是比較重要的樣品，還必須要求工廠在打好樣后退還樣品。

三、寄樣工作程序

工廠打好樣品后，根據實際情況，自己留樣一份或拍照存檔，以便日后與客戶商討。包裝樣品時特別注意包裝盒不要過大，量好外箱尺寸稱好重量自己記錄存檔（以方便后與快遞公司核對月結清單）。易碎物品在外箱上貼上易碎標志，或為防止快遞人員弄錯，可自己再用白紙打上發(fā)件人收件人聯(lián)系電話，地址貼在外箱上。自己也須做好記錄，寄給誰，寄與目的，所寄物品，快遞單號等等，以便日后查詢。樣品寄出后，寫郵件通知客人所寄物品，快遞追蹤單號等。外貿公司外貿操作流程與技巧詳解外貿的流程是怎么樣的？是要從跟單做起嗎？

跟單人員跟對外貿易基礎性的專業(yè)人才，從跟單做起有什么好處呢？跟單人員本身就是已經對客戶接到的定單、落實和安排可以先從產品熟悉，對外推銷貿易首先對自己產品不熟悉的話，就很難向客戶進行推銷，因此我認為，從跟單員做起的話，個人的定單進行工廠的落實和安排，首先基礎的熟悉零售商的產品，包括產品在整個工廠生產運作當中的外貿操作流程，更有利與從事對外業(yè)務談判當中怎么向客人進行介紹，包括產品的流程，性能、特性，更有利于向客人推銷，客人跟你談判是購買你的產品的，如果你對你產品很熟悉，客人就會認為你非常懂行，懂產品的知識，這是很重要的。外貿上的發(fā)票有三種，一種叫形式發(fā)票，供外商匯款，一種是商業(yè)發(fā)票報關用的，一種是稅務所購買的。是這樣的嗎？首先一種叫形式發(fā)票，形式發(fā)票是在跟客人談判簽定合同，在合同沒有正式的被確認之前，有的國家的客戶，有的地區(qū)、有的國家的人在合同正式落實之前要你先傳真一份形式發(fā)票給他，目的是用來申請外匯，或者是申請進口許可證，還有就是用來辦理申請，先做這方面申請的用途，這種叫形式發(fā)票，因為是一種形式上的發(fā)票，所以不能作為正式發(fā)票來使用，因此這種形式發(fā)票對買賣雙方都是沒有約束力的，合同正式執(zhí)行過以后，當合同正式簽訂以后要向客戶開具一份商業(yè)發(fā)票，客戶用來報關，用來銀行結算的。應該是兩種發(fā)票。形式發(fā)票只是一種形式上的，用來對方申請外匯，或者辦理進口許可證，或者向銀行開出信用證的申請，是一種形式上的，對買賣雙方都是沒有約束力，貨物正式交出以后我們就要開出一張發(fā)票叫商業(yè)發(fā)票，主要是用來貨物結算的。

英文水平的高低是否對外貿工作有至關重要的影響？英語水平的高低當然對外貿會有至關重要的影響了，因為作為一個對外貿易的人員，是需要有一定的英語基礎的，尤其是英語口語，因為你要和客戶交流洽談，所以不光是能看得懂，關鍵是要用口號表達，本身對外貿易就是與客戶的溝通與交流，對英語口語水平的交流是有一定要求的，要能夠表達。老師您好，我剛剛涉足外貿，今年剛剛畢業(yè)，現(xiàn)在做跟單，但是我還沒有明確的目標，您可以給我一些建議嗎？我想給這位學員建議，跟單員本身是從基礎工作做起，本身是基礎性的人才，所以我就建議他首先從本人剛剛進入這個領域來說，首先要培養(yǎng)自己一種開朗、善于育人溝通的性格，因為跟單員剛剛進入這個行業(yè)，首先要了解自己的工廠，了解他的產品，對工廠的生產操作流程，先從這方面開展工作，在與人的交往當中，與各個部門的人員交往當中，要鍛煉自己與人溝通，打交道的方式，培養(yǎng)這方面的性格，另外我還建議他，跟單工作剛剛開始做的時候，一定要準備好各種資料，包括產品資料，價格單，產品各方面的性能，特性、作用等等，這是產品資料，還要建立客戶檔案資料，產品是賣給哪些國家和地區(qū)的，賣給哪些客戶的，也要做好這方面的工作。所以這方面對剛剛入行的人是比較重要的一點。能否介紹一下外貿交易過程中的合同陷阱？

在外貿交易的整個過程當中，因為合同上的詐騙有時候是很多的，我們跟對方談判的時候一定要把各種合同條款，因為合同里面主要的交易條款，我們一定要很明確具體，必須要掌握合同當中最主要的幾個交易條款，比如說品名、價格、特別是對外貿易有一個價格條款，對外報的價格用的是什么價格數必須要明確，因為剛剛涉足外貿的業(yè)務人員，往往對這一點，比如說一個商品每一打五塊美金，這五塊美金是哪一個價格條件下的美金呢，價格俗語要明確，比如說是裝運港的FOB價格，因為FOB價本身就是在我們這邊裝運港裝船，這個價格分包多，運費、保險費都是由對方辦理的，如果是CFR價，我們需要支付到目的港的運費，我就講常用的三個，在外貿當中這是最基本的還有一種我們叫CIF價，這個價格我們不僅要承擔到目的港的運費，我們還要支付保險費，首先要防止合同上面的一些詐騙，如果合同上面的東西不明確的話，很可能對方說我當時報的是FOB價，結果對方會說我要求的是CIF價，現(xiàn)在怎么是FOB呢，就會發(fā)生糾紛了，因為CIF價我們不僅承擔運費，我們還要負擔保險費，按照道理來說，我們應該是報FOB的話這兩項費用我們都不用做了，都是對方的，定價格條款的時候一定不能忘記合同的價格條款，用什么價格條款報的什么價。這一點作為新手是比較注意的。我再舉一個例子，關于合同上面的欺詐，產品采用什么包裝，包裝條款也很重要，我現(xiàn)在講的例子就是說我們在訂合同的時候，每一項條款要很明確，這里面最容易帶來合同上面的支付條款，包括用什么方式來支付等都要清晰得在合同中反應出來。國際貨物的結算用什么方法進行貨款結算，國際買賣當中用現(xiàn)金支付是很少的，都是用票據，如果你是剛剛從事外貿，而且開始談第一筆交易的時候，你堅

持要對方的支付方式是用信用證L/C，這種方式也要很明確，所以在這幾個方面我就覺得，因為合同會發(fā)生一些欺詐，在價格條款上他會詐你，在支付方式上，我們堅持用信用證，當你對對方不太了解，對對方的客戶不是很了解的情況下，堅持用信用證的結算方式比較穩(wěn)妥一點。能不能詳細介紹一下外貿的整個外貿操作流程？

（一）接到國外客戶的訂單

（二）做形式發(fā)票傳國外客戶，國外客戶回簽

（三）做生產單傳國內客戶，國內客戶回簽

（四）向國外客戶要回嘜頭、彩圖、條形碼，把嘜頭、彩圖、條形碼傳給國內客戶

（五）緊追國內客戶進行生產

（六）在離船期大約有10天左右，向國外客戶的貨代要訂艙單標準格式，按要求填好之后反傳船公司訂艙

（七）船公司傳出正式的S/O

（八）一般是自己的驗貨員去供應商廠里驗貨（如果客戶在大陸有驗貨代表一般是要求供應商把貨物拖回本公司，再讓客戶大陸驗貨代表進行驗貨）

（九）把S/O傳給拖車行（在S/O面前注明拖柜時間、地點、時間，聯(lián)系電話等前往拖柜）

（十）做出報關內容即“FAX MESSAGE”，向拖車行問清報關行地址，以方便外貿公司寄出全套單據（能夠歸類的盡量歸類，目的是減少核銷單）

（十一）在“FAXMESSAGE”上注明報關行地址，再把“FAXMESSAGE”傳給外貿公司

（外貿公司會把報關資料傳給報關行）,同時給廠家下“裝柜通知”

（十二）裝完柜之后，把柜號、封條號等資料填好，（需要熏蒸的貨物，把熏蒸格式填好）再傳給報關行，進行報關

（十三）做出FORMA，把FORM A 傳給外貿公司

（十四）做裝船通知傳給客戶

（十五）要回報關單，加上開具增值稅專用發(fā)票申請表，交給財務會計（用9.18匯率來計算）（十六）做提單補料傳給船公司（十七）外貿公司反傳正式FORM A（十八）準備裝船通知、產地證明（FORMA）、提單、發(fā)票、裝箱單、（有時有消毒熏蒸證書），一起傳給國外客戶，要求國外客戶付款（十九）把提單、DEBIT NOTE(水單)的復印件交給財務，財務付完DEBITNOTE的費用以后，船公司放行原始提單，本人再把以上原始單據直接寄給國外客戶，以便國外客戶提貨我先談外貿的交易，一筆合同的構成通常是經過四個環(huán)節(jié)。第一個是詢盤，第二是發(fā)盤，第三是還盤，最后一個環(huán)節(jié)是接受，真正是這四個環(huán)節(jié)，這四個環(huán)節(jié)當中我們講的盤，第一詢盤是詢價，第二發(fā)盤是我們根據他的詢價我們報出我們的價格，是包含整個交易的主要條件，如果對我們的發(fā)盤里面有一項不能接受，他可能會提出疑義，最后是接受，如果說對整個過程沒有疑義最后接受，接受就是表示合同的成立，第二個環(huán)節(jié)和第四個環(huán)節(jié)是我們交易必不可少的環(huán)節(jié)，一筆交易的達成必須有發(fā)盤和接受，這是我們講的交易的成立的四個環(huán)節(jié)，整個外貿的過程，外貿流程實際上包括和對方談判要做一些準備，談判前的準備，在談判中，合同的履約，最后是合同的簽訂整個交易就是上面的四個環(huán)節(jié)。我們知道全部的貿易流程應該是先進行洽談的準備，里面包含很多的內容，包括對市場的調研、客戶的調研，對貨源的準備，有關資料的準備，這個資料是你的產品資料、報價單，這是準備工作階段，然后是洽談過程當中，在洽談過程當中作為一個業(yè)務人員，要有一點的談判技巧，很重要的是你對產品對客戶的了解有助于你在洽談當中能夠得心應手，能夠掌握的很好，然后是合同的簽訂，最后是合同的履約，合同的履約同樣包含對合同貨物的安排，生產的安排，驗貨，出運最后接貨。根據你上面所說的，形式發(fā)票只是形式上的，對雙方沒有約束力，可現(xiàn)在為什么好多國外客戶一般都不用合同，而只是在形式發(fā)票上簽字就可以了呢？這樣對我們有風險嗎？謝謝你的解答？形式發(fā)票現(xiàn)在有的國家，個別地區(qū)國家的客戶，沒有合同過來，我也遇到過，他只要你發(fā)一個形式發(fā)票過去，客戶要先申請外匯，有的產品辦理產品進口許可證，有了這個形式發(fā)票以后，許可證也辦理到了，外匯也申請到了，這樣的話，只要他把信用證開出來對我們是沒有風險的，按照國家貿易規(guī)則，特別是我們國家的對外貿易就是最后交易的達成還是要有書面合同的，至于有的個人，這樣有沒有風險的話，關鍵就是說你看你用什么樣的支付方式了，如果是個人跟你要的形式發(fā)票他又不要合同，但是他憑著你的形式發(fā)票把你的信用證開到了你的公司，這樣就沒有風險，因為你最終憑著信用證安排貨物，因為信用證的開出本身就是獨立于合同以外的，本身就算有合同了，我要求對方的付款方式是信用證的話，他是獨立合同以外的另外一份履約，所以我們憑借信用證安排貨物的生產、裝運。請問信用證的結算方式風險大嗎？會存在一些什么風險？怎么樣才能避免？信用證現(xiàn)在是我們在進出口貿易當中采用的最多的一種結匯方式，因為信用證的結匯應該說是比較安全的,因為信用證有三個特點第一、銀行信用、因為信用證本身是銀行根據進口商的要求開給我們出口商一種保證付款的憑證，本身是銀行信用。開出信用證的這家銀行他承擔著第一的付款責任，信用證開出來以后，開證人在期間破產了只要我們出口方按照信用證里面的要求把貨物裝運了，按照信用證的有關條款進行了付單，銀行就會保證付款，這是銀行信用。第二、信用證是一種自足的文件，因為信用證本身是進口商根據合同里面的條款來申請開除的，但是信用證一經銀行開除以后，就是獨立于我們簽定合同以外的另外一個履約，信用證不再受到合同的約束，因此作為我們出口方收到信用證以后，就要按照信用證里面的條款要求安排貨物的生產、出運，包括制作有關單據，只要制作的對，信用證也就保證付款了，所以信用證開出來以后是獨立于合同以外另外一個履約。第三、信用證是一種單據買賣業(yè)務，銀行把信用證開出來以后，銀行最后向你付款，憑什么呢？他是審查我們出口商向銀行提交的單據是否正確，如果我們出口商向銀行提交的單據完全和信用證里面的條款內容保持一致，銀行就百分之百的保證向你付款，不會不付款，所以銀行審查的是單據，而不是去看你的貨物，至于你發(fā)的貨對不對，貨物的品質是否符合要求，銀行是不過問的，他只審查你交給他的單據完全符合要求，他就會向你付款。作為我們出口方來說，我們用信用證結匯的，就要做到嚴格按照信用證里面的條款制作單據，這樣我們就能安全的收到貨款，如果說你的單據有錯誤，沒有按照信用證里面的要求去做，銀行就會可能拒付，如果單據制錯了一點銀行就會不付款。我們制作的單據跟信用證如果沒有保持一致的話，我們就有收不到錢的風險，因為信用證的結算方式要求我們出口商一定要單證要相符，單單相符。因為出口單據有很多，有發(fā)票、裝箱單、商檢證等等很多出口單據，每一份單據之間也要完全相符。只有做到這一點了，信用證的結匯相對來說是比較安全的，是沒有風險的，但是單據不一致的情況，我們的結匯就會有風險，盡管是信用證但是銀行可以拒付。在報價的過程中，很多要涉及運費問題，如何搜集到不同地方的運費呢？我們的貨代，船公司都會提供這方面的服務的，你這批貨要到哪個國家，你準備裝哪家船運公司的船，你跟他們要這些資料，他們會無償的提供給你的?，F(xiàn)在很盛行的有關外貿資格證的考試，比如說單證員、報關員、外銷員等等，我是學英語出身的，我應該怎么把握自己的走向，參加哪一種資格考試比較好？因為外貿專業(yè)人才資格考試方面很多，通常外貿系統(tǒng)有報關員、跟單員等等，有這些專業(yè)人員，我想對于這樣，個人要根據個人的情況，我在外貿從事這么多年的工作，根據自己的感受，我想是這樣的，外銷人員作為中心骨干，如果說你具有很好的外語水平，又熟悉國際貿易方面的知識，通常來說，如果本身學的專業(yè)是國際保證之類的，外銷員各個方面的要求是比較高，而且考試也是全國性的，這個證書含金量是非常高的，不過這對外語的要求是非常高的，我想如果外語又很好，學的又是國際貿易，不妨參加外銷員的考試認證。單證員，我們在做對外貿易的業(yè)務當中，單證員本身的工作就是從事貨物交運以后，單證的制作、審查，是單證員做的，這個工作相對來說比較安逸，因為坐辦公室嘛，對于一般的女孩、性格比較內向的，因為單證人員要與人打交道，如果想工作比較安靜、安逸、不要到處跑，不要經常出差，不妨根據自己本身的喜好做單證比較安逸，相對來說也是不錯的，單證人員對英語的要求不是非常高，但必須得有一點基礎，因為要根據信用證制作單據，信用證多數的情況下還是英語比較多，你要看懂這個信用證，多看幾份，隨著年數的增長，也就差不多的，他們格式不一樣，但是條款差不多，天天看這個東西，很快就掌握了。跟單員我想是這樣的，因為跟單員最好要求的知識比較豐富，作為一個跟單員要具備各個方面的知識，他的工作面比較廣，工作的跨度也比較大，從接到定單以后到安排的整個過程是跟單員的工作，要和各種人打交道，跟單員要善于交際，要懂得與人溝通，跟單員在辦公室呆的時間很少，要經常到別的地方去，工廠、跑客戶等等，所以會經常出差，性格外向的又比較好動的，善于與人打交道的，我建議不妨做跟單，報關員我認為在外貿市場當中，現(xiàn)在主要報關的工作，現(xiàn)在國家的報關員考試通過率也比較低，聽說不到10％，但是真正從外貿公司來說，報關員外運公司，貨貸當中有一一定的需求，真正的在外貿公司我認為報關員好象需求量不是很大的，就我們南京、江蘇幾家貿易公司來說，需求不是很多的，因為報關員是向海關申報，但是現(xiàn)在海關申報都是船運公司和貨公司就可以幫你搞定，所以報關員的需求量在我看來不是很多的，根據自己的需求選擇自己的方向。我們工廠是剛開始做外貿，但是沒有進出口權，如果外商接受了我們的報價以后，我們應該如何進行具體操作，如何尋找代理外貿公司，找到以后應該如何談具體的事項，單子接成功以后如何結算？自己還沒有條件自己直接出口的一些企業(yè)，無非是兩種做法，一種是把你的產品賣斷給外貿公司，一次性，比如說該是多少價格，由外貿公司進行買斷，這是一種做法，什么都不要你的，你就從外貿公司收取人民幣，如果這批貨是20萬人民幣，你就從外貿公司拿取20萬人民幣，如果外貿公司愿意的話。第二種是通過外貿公司做代理，比如說這位同志講到的，他們的價格已經被外貿接受了，這樣的話，你就通過外貿公司，找一家外貿公司，因為自己不具備出口能力，外貿公司幫你把這批貨弄出去，價格是自己定的，這個當中你就要交給外貿公司代理費，這個代理費如何商定是根據你的貨品等等運作商定的，根據我的經驗，外貿公司的代理費通常是收取0.8％左右，如果做的金額非常大，外貿公司收取代理費會相應的降一點，如果本身很少一些，代理費相對會收得高一點，整個操作，外貿公司只是向你收取代理費，這里面不存在什么責任和風險，至于你跟客人怎么談的，你要求客人如何向你付款，是用信用證還是客人把預付款給你，還是一次性的打款給你，怎么付因為是你工廠直接和客人談的，外匯如何結帳你要跟客人談好，當然是通過外貿公司了，客人肯定是打到外貿公司的帳上，等帳到了以后，外貿公司

才會哪一天到的帳按照我們國家的結匯牌價劃到你的帳上。扣除自己的代理費，這樣就可以了。FOB價需包含哪方面的運費，而FOB港口價應該怎樣與出廠價互相轉換，是否有一條公式可以直接換算？ FOB價本身是我們賣方負責把貨交到停在我們裝運港上的船上的價格，這價格里面本身是你的成本費加上從你的工廠，比如說你的工廠到這個港口內陸的運費，這就是FOB價格，要把這個價格加進去，F(xiàn)OB本身是一種成本價，必須把你的貨拉到碼頭，裝上船可能產生一點費用，集裝箱拉你的貨產生了我們國內的這筆費用等等，這個價就包含了這些費用，他跟工廠交貨價本身就不存在著內地運費這塊價格了，本身在工廠生產好了，這個價是工廠交貨價從我們這方面的責任來說風險是非常小的，把產品生產好了以后只要通知客戶，他怎么提，怎么裝是他的事情，F(xiàn)OB和工廠交貨價的轉換費用沒有什么公式，工廠交貨價本身就是你的產品價格不包含內陸這塊，也不包括我跟船運公司這塊可能產生一些港口費用。東西方外貿單據和操作慣例的差別很大媽？西方的單據沒有操作過，我不很清楚，那是國際上必不可少的比如說發(fā)票、裝箱單，提單東西方都是一樣的，都是必須的，一般來說按照國際的貨款支付，出去是信用證的，不管是東方還是西方都要按照信用證條款進行支付，不存在操作有差別的問題，因為信用證是國際的一個統(tǒng)一規(guī)則，你就按照這個進行操作，我在國外期間我也按照這個信用證來打單據。沒有差別很大的，都是按照國際貿易規(guī)則辦事。

我現(xiàn)在有一個進口加工的一般貿易生意，客戶現(xiàn)在寄過來的產品名稱寫的聚丙烯，我問了一下這種材料需要開一個進出口許可證才可以取，我們公司剛辦理好進出口權的申請，現(xiàn)在我需要做哪些工作？這是化工原料，是需要進口許可證的，他是搞進口加工貿易的，進出口權還沒有辦到，唯一的辦法就是通過一家外貿公司幫他搞代理。也就是請一家外貿公司先幫他把貨進進來。L/C中，我們需要掌握議付行的那些信息？把單據提交銀行，然后進行提款，通常是由開證銀行指定我們這邊一家銀行叫議付行，對于議付行不存在進行什么了解，如果對方已經指定了某一家銀行為議付行的話，你把所有的單據都要送到這家議付行，單據沒有問題，這家銀行就可以向你付款，我們這邊的通知行就可以作為我們的議付行。請問跟單業(yè)務員在中和其他相關的同事銜接中應該注意什么？比如說在FOB條件下怎么通知船務和客人？跟單員涉及的部門和人員都比較多，首先跟單人員要處理好工廠和業(yè)務人員的關系，代表你公司向工廠安排生產任務落實生產，所以你跟下面的工廠要銜接好關系，跟單人員的工作是從單子的安排到貨物的交運，都是跟單人員的工作，當貨在快生產好的時候，你要跟你的業(yè)務人員銜接好，很多公司跟單人員和業(yè)務人員是捆綁一起的，業(yè)務人員從客戶那里接到定單交給你安排，這個當中你就要跟業(yè)務人員銜接好，通知他們貨已經備好，如果本身是身兼業(yè)務人員和跟單人員的話，你就直接通知客戶，要裝船的三四天你要跟船運公司聯(lián)系，這些方面都是我們跟單人員事先要作的，在貨物預計還有三四天可以交付了，就要跟船運公司進行聯(lián)絡，安排貨柜，這當中你要做的工作也就是說，你這批貨裝什么柜？必須要計算好，是20尺的貨柜來，大小的都要計算好，作為跟單人員要到現(xiàn)場監(jiān)裝，指導貨物的裝柜一直到貨物裝上船，這票工作才告結束。原先我采取的是信用證結算方式，后來客戶提出改成電匯，這樣做對我們來說風險是加大了嗎？原來是信用證結算方式，現(xiàn)在又改成電匯了，一般來說電匯就是把現(xiàn)金用電報或者電傳的方式打到銀行，我要提醒他的是改電匯可以，但必須錢到帳才發(fā)貨，如果他是先發(fā)貨再電匯那就有風險，先電匯再安排貨物的出運。而不能先出貨再電匯，所謂電匯實際上是用電報的方式把現(xiàn)金打到帳上?，F(xiàn)在進出口權已經辦好了，接下來應該怎么做？怎么獲得進出口許可證？貨是準備進？還是已經進來了，如果準備進要到銀行開信用證，要到外經貿委去申請進口許可證。憑著他簽訂的進口合同去申請。沒有進出口經營權的企業(yè)如何選擇出口代理商？需要注意什么事項？ 沒有進出口權你想出口找代理商的話，當然找一些信譽比較好的專營外貿公司，看你是什么產品，比如說是服裝的，你找一些服裝出口比較大的外貿公司，有一定資信，有一定的經營規(guī)模的，找一些比較大的外貿公司來做這個代理比較放心一點