淺談如何做好文件收發(fā)工作

文件收發(fā)是各級(jí)機(jī)關(guān)辦公室工作中至關(guān)重要的組成部分，它承載著重要文件及信息的收集、傳遞、整理、歸檔等重要工作，是各類信息匯集的平臺(tái)、文件傳輸?shù)捏A站，其工作質(zhì)量與好壞，直接反映出辦公室的綜合服務(wù)水平，具有高度的政治性、嚴(yán)格的規(guī)范性和謹(jǐn)密的程序性。本人結(jié)合實(shí)際工作，淺談以下幾點(diǎn)：

一、文件收發(fā)工作的特點(diǎn)及規(guī)律

文件收發(fā)工作是辦公室職能運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，承擔(dān)著上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文的登記、辦理、呈送、歸檔。本級(jí)機(jī)關(guān)文件的印制、分發(fā)、存檔、保管等。做好文件收發(fā)工作，是有效落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)決策部署、保證重要信息安全、確保政令暢通的必然要求，而在財(cái)政系統(tǒng)，文件收發(fā)工作又有其特定的規(guī)律和特征，主要體現(xiàn)于以下幾點(diǎn)：

（一）“重”。

即崗位責(zé)重。文件收發(fā)工作崗位特殊，責(zé)任重大，處于辦公室職能運(yùn)轉(zhuǎn)地位最核心，聯(lián)系各方利益關(guān)切最廣泛，服務(wù)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策部署最直接，如果說(shuō)辦公室是整個(gè)局機(jī)關(guān)的“中樞”，那么文件收發(fā)工作則是辦公室的“中樞核”，牽一發(fā)而動(dòng)全身。在我們財(cái)政系統(tǒng)，看似一份小小的文件可能就事關(guān)一個(gè)重大的民生項(xiàng)目，看似一個(gè)小小的失誤也許就會(huì)影響到很多人的切身利益。因此，能否勝任本職崗位，是對(duì)我們每一名文件收發(fā)人員責(zé)任、作風(fēng)、素質(zhì)、能力最有效的檢驗(yàn)。

（二）“雜”。

即紛繁復(fù)雜。很多人認(rèn)為，文件收發(fā)工作就是“郵遞員”工作，缺少技術(shù)含量，實(shí)則不然，只有真正從事過(guò)這項(xiàng)工作的人才會(huì)體會(huì)到它的事無(wú)巨細(xì)、高標(biāo)準(zhǔn)與嚴(yán)要求，就像一鍋大雜燴，不理出頭緒，就會(huì)造成一團(tuán)亂麻導(dǎo)致雜亂無(wú)章；不沉下心思摸索其特點(diǎn)規(guī)律，就會(huì)盲人摸象分不清門道。

（三）“碎”。

即環(huán)節(jié)細(xì)碎。文件收發(fā)工作，從收文登記、傳閱督辦、清退保存整個(gè)過(guò)程所涉及到的細(xì)節(jié)較多，一份文件從傳遞前、傳遞中、傳遞后就包含了接收、擬辦、呈送、分發(fā)、回饋、歸檔、清退等一系列流程化管理，從收文、承辦再到具體落實(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)傳遞次數(shù)多、時(shí)間跨度長(zhǎng)的特點(diǎn)。如果漏掉其中任何一個(gè)不起眼的細(xì)微環(huán)節(jié)，稍有不慎，就會(huì)導(dǎo)致工作中的被動(dòng)，甚至有些失誤還會(huì)給全局性工作帶來(lái)負(fù)面影響。

（四）“廣”。

即涉及面廣。在財(cái)政系統(tǒng)，文件收發(fā)工作涉及面十分廣泛，僅…年全年，我局共辦理省市財(cái)政部門及縣委、縣政府以上黨政機(jī)關(guān)公文…份，各類資金請(qǐng)示文件…份，累計(jì)傳遞達(dá)10000多人次。其中還涵蓋了涉密、應(yīng)急、督辦等各類文件…余件，呈現(xiàn)出了應(yīng)急事項(xiàng)多、涉密風(fēng)險(xiǎn)大，傳遞范圍廣的典型特征。

二、做好文件收發(fā)工作的幾點(diǎn)體會(huì)

要做好文件收發(fā)工作，就必須結(jié)合財(cái)政工作實(shí)情，摸索出一套適合本單位實(shí)際的精細(xì)化管理路子，切實(shí)認(rèn)清做好這項(xiàng)工作的極端重要性，扎實(shí)念好“細(xì)”、“實(shí)“、“快”三字訣，追求零差錯(cuò)、零失誤、零瑕疵。確保不讓“中樞核”變成“梗阻源”。

（一）在“細(xì)”字上動(dòng)腦筋。

嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致是做好文件收發(fā)工作的先決條件。所謂“細(xì)節(jié)決定成敗”闡述的就是這個(gè)道理，要想真正做好這項(xiàng)工作，就必須要在“細(xì)”字上動(dòng)腦筋。其一要細(xì)心揣摩。文件收發(fā)人員要善于總結(jié)、分析、摸索其特定的規(guī)律，在財(cái)政系統(tǒng)，涉及最廣泛、最重要的就是各類資金請(qǐng)示文件，如不認(rèn)真仔細(xì)，往往就會(huì)貽誤時(shí)機(jī)造成被動(dòng)。細(xì)微之處見精神，粗心大意是文件收發(fā)工作中的大忌，所以我們要立足本職崗位，通過(guò)崗位實(shí)踐，鍛造成為實(shí)際工作中的“活電腦”，努力爭(zhēng)做一名

“有心人”、“明白人”。其二要精細(xì)管理。細(xì)化分類是收發(fā)文實(shí)際工作中的核心要素，是確保便捷查閱的重要手段，是提升工作質(zhì)效的關(guān)鍵所在。俗話說(shuō)“好記性不如爛筆頭”，文件收發(fā)工作必須嚴(yán)格落實(shí)“痕跡管理”，實(shí)行分類歸檔保存，確保有章可循、有據(jù)可查。切實(shí)做到登記一本賬、存檔一套冊(cè)、查找一口清。促使文件收發(fā)工作真正成為服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策的“信息庫(kù)”。其三要規(guī)范操作。不以規(guī)矩難成方圓，文件收發(fā)工作環(huán)節(jié)細(xì)碎、程序復(fù)雜、每一類文件傳遞的對(duì)象、途徑、范圍都不同，只有在每個(gè)環(huán)節(jié)處理中固化流程，堅(jiān)持規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的操作方法，形成一整套制度化、規(guī)范化的操作機(jī)制，按照領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的意見，做到一一對(duì)應(yīng)檢查、精準(zhǔn)無(wú)誤傳遞，才能避免因處理環(huán)節(jié)不當(dāng)而造成差錯(cuò)遺漏。

（二）在“實(shí)”字上下真功。

務(wù)實(shí)肯干是崗位職責(zé)所需的本職要求。所謂“小崗位連著大責(zé)任”，文件收發(fā)工作崗位平凡，但越平凡的崗位越需要毅力與耐心。要想保證工作中不出任何紕漏與閃失，就必須要在“實(shí)”字上下真功。其一要為人踏實(shí)。文件收發(fā)工作實(shí)質(zhì)就是服務(wù)保障工作，對(duì)內(nèi)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)部門，對(duì)外服務(wù)于基層單位、廣大群眾。在實(shí)際工作中，當(dāng)別人因?yàn)楣ぷ餍枰庇诓檎乙环菸募臅r(shí)候，要以誠(chéng)相待、不厭其煩、耐心面對(duì)，一份小小的文件體現(xiàn)的不僅僅是我們收發(fā)文工作人員的辦事效率，更彰顯出財(cái)政部門的精神面貌。其二要工作務(wù)實(shí)。文件收發(fā)工作人員必須要有高度負(fù)責(zé)的精神，在實(shí)際工作中，每天我們都要處理幾件甚至幾十件各類通知和文件，工作責(zé)任重、密度大、強(qiáng)度高。要切實(shí)做好上下左右的銜接，照應(yīng)到方方面面的關(guān)切，做到不遺漏、不誤事，就要堅(jiān)決克服麻痹思想，杜絕疲于應(yīng)對(duì)，真正做到入腦入心入行。其三要責(zé)任落實(shí)。一份小小的文件傳遞的是一份責(zé)任，落實(shí)的則是一種制度，文件收發(fā)工作要堅(jiān)決落實(shí)崗位責(zé)任制，收、傳、發(fā)、存必須專人負(fù)責(zé)、統(tǒng)一管理、層層把關(guān)，從而避免出現(xiàn)圖簡(jiǎn)單、省步驟、走過(guò)場(chǎng)的問(wèn)題發(fā)生。確保傳遞不延誤，量大不積壓，差錯(cuò)不發(fā)生。

（三）在“快”字上求實(shí)效。

快速高效是確保任務(wù)落實(shí)的現(xiàn)實(shí)需要。由于財(cái)政工作千頭萬(wàn)緒，財(cái)政業(yè)務(wù)點(diǎn)多面廣，這就對(duì)我們每一名文件收發(fā)人員提出了新的更高要求。其一要運(yùn)轉(zhuǎn)快。文件收發(fā)工作主要以人工傳遞為主，要提高文件傳閱辦理的速度和質(zhì)量，就要做到口勤多問(wèn)，多請(qǐng)示、多報(bào)告、多追查。腿勤多送，不怕麻煩、快速反應(yīng)、迅速落實(shí)。確保第一時(shí)間傳遞到人，傳達(dá)到位。其二要反饋快。文件收發(fā)工作不能等、不能拖、不能靠，反之就會(huì)形成惡性循環(huán)。要切實(shí)提高辦事效率，壓縮辦理周期。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)批示的重要文件，要及時(shí)準(zhǔn)確的傳送到各個(gè)部門，并及時(shí)將辦理結(jié)果及早、盡快的進(jìn)行反饋，做到急件急傳、快事快辦、案無(wú)積卷、事不過(guò)夜，確保文件不空傳、不橫傳、不誤傳，真正達(dá)到“件件有著落，辦結(jié)有回音”的良好效果。其三要督辦快。文件收發(fā)工作必須堅(jiān)持“督”為底線，才能保證最終的制度落實(shí)、任務(wù)完成，實(shí)際工作中往往會(huì)發(fā)現(xiàn)，當(dāng)我們?cè)趪?yán)格落實(shí)了各種制度的同時(shí)，還是有一少部分文件不知去向，究其原因，就是督辦落實(shí)不到位。因此，收發(fā)文工作人員一定要克服因辦理時(shí)間較長(zhǎng)而忘記督辦，因文件傳到領(lǐng)導(dǎo)處不敢督辦，因思想麻痹松懈而不愿督辦的畏難情緒，及時(shí)做好文件回收工作，切實(shí)堵塞漏洞，確保長(zhǎng)效機(jī)制落實(shí)。用我們的實(shí)際行動(dòng)，努力為領(lǐng)導(dǎo)、為單位創(chuàng)造一個(gè)優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的辦文環(huán)境。