第一篇：1 公司文件收發(fā)制度

第一節(jié) 公司文件收發(fā)管理制度

為規(guī)范收發(fā)文效率，提高收文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)集團(tuán)公司高層領(lǐng)導(dǎo)指示匯編關(guān)于文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。文件管理內(nèi)容主要包括：外部來(lái)函、電、包裹和本公司內(nèi)部上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照統(tǒng)一收發(fā)集中管理的原則，自即日起本公司各類(lèi)文件(外來(lái)和內(nèi)發(fā))統(tǒng)一由辦公室歸口管理

一、收文的管理與公文的簽收

1.公司所有文件(除董事長(zhǎng)、總經(jīng)理訂啟的外)均由辦公室收發(fā)員(暫無(wú))登記簽收、拆封(由客戶或集團(tuán)下屬企業(yè)直送的重要文件除外)。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員(暫無(wú))需注意檢查封口,對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

2.對(duì)政府部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

二、公文的編號(hào)保管

1.收發(fā)員(文書(shū))拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，作分類(lèi)登記編號(hào)、保管。

2.本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收發(fā)員(暫無(wú))進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

三、公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需由辦公室主任(或行政主管)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員(待定)分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)閱辦，重要文件或急電應(yīng)立刻呈送主管領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

2.一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)部門(mén)會(huì)辦的文件，應(yīng)同各部門(mén)聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。

四、文件的傳閱與催辦。

1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見(jiàn)”辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4.文件閱完后，應(yīng)交收發(fā)員，切忌橫傳。

5.辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。

6.按照閱文范圍，一線員工，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)相關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。

五、發(fā)文的規(guī)定

1.公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中高管辦和行政辦公室，各分公司和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)

送正式文件。

2.各下屬公司、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向高管辦、行政辦公室提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交高管辦、行政辦公室審核。高管辦、行政辦公室同意發(fā)文，方可按公司發(fā)文規(guī)定設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以密×字、政×字發(fā)文。各分公司團(tuán)體文件由高管辦批轉(zhuǎn)。

3.對(duì)公司影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

六、發(fā)文的范圍：

1.凡是以公司名義、高管辦、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。

2.高管辦、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：

(1)公布公司規(guī)章制度；

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件；

(3)公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；

(4)公布單位重大建設(shè)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

(5)發(fā)布相關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；

(6)其他相關(guān)重大事項(xiàng)；

3.高管辦、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：

(1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；

(2)同兄弟公司聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

4.日常工程、技術(shù)、管理、建設(shè)工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各科室書(shū)面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。

5.各科室如會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

七、發(fā)文程序規(guī)定：

1.各科室需要發(fā)文，應(yīng)事先向高管辦、行政辦公室提出申請(qǐng)；

2.高管辦、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦科室應(yīng)以公司目前方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；

3.草擬文稿必須從本公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)；

4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿部門(mén)與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；

5.辦公室應(yīng)根據(jù)高管辦、行政的要求和董事長(zhǎng)有關(guān)指示精神，相關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿部門(mén)重新擬稿；

6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))；

7.對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門(mén)重新整理寫(xiě)清楚；

8.需經(jīng)高管辦簽署的文稿，應(yīng)在交付打印前送高管辦處簽署；

9.文稿審核高管辦簽署后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送董事長(zhǎng)、總經(jīng)理處審定批準(zhǔn)簽發(fā)；

10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員統(tǒng)一編號(hào)送打字室打??；

11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；

12.文件打字后，由辦公室派專(zhuān)人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員分發(fā)并檢查落實(shí)情況。

八、文件的借閱和清退

各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)便條，對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。

借閱文件應(yīng)嚴(yán)格旅行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

辦公室收發(fā)員對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

文件的立卷與歸檔范圍：

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員負(fù)責(zé)歸檔：

(1)上級(jí)部門(mén)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)本部門(mén)報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；

(2)高管辦、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；

(3)高層管理會(huì)、行政辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、全體職工大會(huì)以及各種例會(huì)記錄；

(4)董事長(zhǎng)辦公會(huì)議、分公司、下屬子公司代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；

(5)有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果；

(6)參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)表言材料等；

(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；

(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；

(9)單位日志和大事記；

(10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

九、立卷要求

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、時(shí)間順序分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。

2.立卷時(shí)要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。3.要堅(jiān)

持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。

4.上年度形成的文件材料要求在下年度7月份以前整理完。

十、文件的銷(xiāo)毀

1、對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。

2、經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書(shū))和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷(xiāo)毀。

第二篇：公司文件收發(fā)管理制度

收發(fā)文件管理制度

一、總則

1、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我企業(yè)實(shí)際情況，特制定本制度。

2、文件管理內(nèi)容包括：上級(jí)政府部門(mén)函、電、來(lái)文，同級(jí)合作企業(yè)函、電、來(lái)文，本企業(yè)上報(bào)、下發(fā)的各種文件、資料。

3、本企業(yè)各類(lèi)文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

二、發(fā)文管理

1、凡以我公司名義上報(bào)或下發(fā)的文件（報(bào)告、請(qǐng)示、紀(jì)要、通知、函件等），由承辦部門(mén)擬稿，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。

2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類(lèi)編號(hào)并保留一份原件存檔。

3、發(fā)出的文件、傳真應(yīng)追蹤落實(shí)對(duì)方是否收到，對(duì)沒(méi)有收到的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)發(fā)或改用其他方式發(fā)送。

4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應(yīng)統(tǒng)一登記，并標(biāo)注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門(mén)自主發(fā)送的，由發(fā)送部門(mén)自行負(fù)責(zé)。

5、發(fā)文辦理工作程序：

（1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門(mén)負(fù)責(zé)擬稿，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清楚。

（2）核稿：核稿是指由擬稿部門(mén)經(jīng)理對(duì)擬好的文稿進(jìn)行審查、核對(duì)、修改，為簽發(fā)做好準(zhǔn)備。（3）會(huì)簽：凡公文涉及到其他部門(mén)有關(guān)事宜，需給有關(guān)部門(mén)會(huì)簽。有關(guān)部門(mén)會(huì)簽后送辦公室主任處對(duì)公文進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種、公文格式是否正確等。

（4）簽發(fā)：以公司名義報(bào)送的所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)公文時(shí)如有修改，應(yīng)在原文上圈改并簽署姓名和日期。

（5）發(fā)文登記：此時(shí)的發(fā)文登記是指對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)成文稿的內(nèi)容，并對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行編注發(fā)文字號(hào)，確定份數(shù)后印制。

（6）用?。河糜∈侵皋k公室對(duì)已印制好的公文進(jìn)行蓋章。

（7）存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后，檔案管理人員按照文書(shū)檔案的歸檔要求對(duì)所發(fā)公文進(jìn)行存檔（應(yīng)包含底稿、正文兩份，及有關(guān)電子文檔，并定期將電子檔備份到專(zhuān)門(mén)的硬盤(pán)）。沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)可以定期銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷(xiāo)，保證不丟失、不漏銷(xiāo)。

三、收文管理

1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門(mén)傳達(dá)的公文、業(yè)務(wù)往來(lái)文件等)，由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號(hào)，送總經(jīng)理閱示或送有關(guān)部門(mén)辦理，為避免文件擠壓，一般應(yīng)在當(dāng)天完成送閱。

2、接收傳真應(yīng)明確來(lái)文單位、接收人或部門(mén)，辦公室接收后負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交，并由接收人簽收。

3、外出辦公帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理上報(bào)或移交辦公室，直接上報(bào)總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級(jí)報(bào)告或指定專(zhuān)人、轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部門(mén)辦理，并由辦公室保留原件或復(fù)印件存檔。

4、辦公室收到文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)全面統(tǒng)籌，送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門(mén)閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請(qǐng)示總經(jīng)理后辦理，根據(jù)文件內(nèi)容、總經(jīng)理批示予以催辦。

5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復(fù)印必須辦理文件借閱手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

6、個(gè)人或部門(mén)閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人，閱讀完后應(yīng)及時(shí)交還給檔案管理員。

7、收文辦理工作程序：

（1）簽收：簽收是指收件人在對(duì)方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公

-1-室簽收、拆封，對(duì)需納入收文辦理的，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行收文登記。

（2）收文登記：收文登記是指對(duì)收進(jìn)的公文進(jìn)行注冊(cè)、編寫(xiě)收文號(hào)等。將收到的文件先按來(lái)文機(jī)關(guān)或部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)按收文日期、收文序號(hào)、來(lái)文單位、來(lái)文字號(hào)、文件標(biāo)題、份數(shù)、等逐項(xiàng)進(jìn)行登記。

（3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關(guān)規(guī)定的，辦公室應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、緩急程度提出辦理意見(jiàn)和建議，送請(qǐng)總經(jīng)理批示后交有關(guān)部門(mén)辦理。

（4）批辦：批辦是指總經(jīng)理對(duì)收文的辦理寫(xiě)出指示性意見(jiàn)，并指定辦理部門(mén)和傳閱范圍。

（5）承辦：承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見(jiàn)，指定承辦部門(mén)及傳閱范圍。承辦部門(mén)接到需辦文件后，要認(rèn)真及時(shí)辦理，急件隨到隨辦。需兩個(gè)以上部門(mén)承辦的文件，主辦部門(mén)要主動(dòng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)協(xié)商辦理，并負(fù)責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果。

（6）催辦：催辦是指根據(jù)總經(jīng)理的批辦意見(jiàn)，由辦公室督促承辦部門(mén)盡快上報(bào)辦理結(jié)果。

（7）注結(jié)：文件辦理完畢,應(yīng)在《收文登記簿》或公文處理單上注結(jié)，注明辦理日期，并簡(jiǎn)要寫(xiě)明辦理結(jié)果。

（8）存檔：在收文辦理結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒(méi)有存檔和查存價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)，可以定期銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷(xiāo)保證不丟失、不落銷(xiāo)。

四、保密文件管理

1、嚴(yán)格遵守保密制度，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷(xiāo)毀等，并嚴(yán)格把關(guān)。

2、制發(fā)保密文件時(shí)，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍，標(biāo)明密級(jí)、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，報(bào)送總經(jīng)理審批后印發(fā)。

3、借閱、復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)，嚴(yán)禁將保密資料保密文件拿到其他營(yíng)業(yè)性場(chǎng)所復(fù)印。

4、對(duì)保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時(shí)追查，防止丟失。

五、文件的銷(xiāo)毀

1、對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)期和無(wú)保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)，按照公司有關(guān)規(guī)定，辦理銷(xiāo)毀手續(xù)報(bào)總經(jīng)理批示。

2、經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進(jìn)行銷(xiāo)毀。

六、附則

1、本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

2、本制度自發(fā)文之日起實(shí)施。

第三篇：公司文件收發(fā)管理制度

文件收發(fā)管理制度

第一條，為提高基建審計(jì)速度和辦公質(zhì)量，充分發(fā)揮工程結(jié)算資料在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)區(qū)審計(jì)局關(guān)于文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我基建審計(jì)的實(shí)際情況，特制訂本制度。第二條，文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。

條 黨政分工的原則本

文件(黨支部和行政)

由辦公室歸口管理

(二)收文的管理

條 公文的簽收

1.所有文件(除

訂啟的外)均由收發(fā)員(文書(shū))登記簽收、拆封(由

或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外)和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因

2.對(duì)口應(yīng)立即報(bào)告第五條 公文的編號(hào)保管

在簽收和拆封時(shí)收發(fā)員(文書(shū))需注意檢查封口,對(duì)開(kāi)口發(fā)來(lái)的文件要文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定一項(xiàng)不對(duì)

并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)

1.收發(fā)員(文書(shū))拆封和簽收后應(yīng)

2.本

附上“文件傳閱單”作分類(lèi)登記編號(hào)、保管外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)送交收發(fā)員(文書(shū))登記編號(hào)保管個(gè)人保存如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用 第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)分送和承辦閱辦為

2.應(yīng)同各閱辦

文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后由收發(fā)員(文書(shū))

(或分管)閱批后分送承辦

文件或急作應(yīng)立刻呈送

應(yīng)在當(dāng)天閱簽完 文件積壓誤事性質(zhì)的函、電、單據(jù)等可由辦公室直接分轉(zhuǎn)后再分轉(zhuǎn)

如涉及幾個(gè)會(huì)辦的文件

3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)收發(fā)員(文書(shū))應(yīng)在當(dāng)天或天將文件送到和承辦如關(guān)

系到兩個(gè)應(yīng)按批示次序依次傳閱最遲超過(guò)兩天(特殊情況例外)

第七條 文件的傳閱與催辦

1.傳閱文件應(yīng)共場(chǎng)所也遵守傳閱范圍和保密規(guī)定

人閱看

將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公

向外泄露內(nèi)容 將文件轉(zhuǎn)借對(duì)尚未傳達(dá)的文件

2.閱讀文件應(yīng)抓緊當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書(shū))閱批文件

如有批示辦理

“批示”、“擬辦意見(jiàn)”辦公室應(yīng)責(zé)成事宜 超過(guò)兩天閱后應(yīng)簽名以示和人員按文件所提要求和

3.閱文時(shí)抄錄全文

任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續(xù)以防止丟失泄密

4.文件閱完后應(yīng)交收發(fā)員(文書(shū))切忌橫傳

5.辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任承辦理將文件壓放分散如需備查應(yīng)歸檔周轉(zhuǎn)

由

組織學(xué)習(xí)

文件或由辦公

接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦保密規(guī)定并征得辦公室同意后予以復(fù)印或摘抄原件應(yīng)

6.室通知到閱文范圍離、退休干部閱文

(三)發(fā)文的管理 第八條 發(fā)文的規(guī)定

1.律上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別自行向上、向下發(fā)送正式文件

團(tuán)體、需要向上反映匯報(bào)

情況或向下安排布置

工作要求發(fā)文應(yīng)

黨支部和行政辦公室各

團(tuán)體和

一

2.各分別向黨支部、行政辦公室提文申請(qǐng)并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核

分工

歸口以黨×字、政×黨支部、行政辦公室同意發(fā)文方可按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與字發(fā)文團(tuán)體文件由黨支部批轉(zhuǎn)

3.對(duì)涉及多個(gè)分管范圍的文件須經(jīng)班子決定后批準(zhǔn)簽發(fā)其余文件均由主要第九條 發(fā)文的范圍：

批準(zhǔn)簽發(fā)

1.凡以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)均屬發(fā)文范圍

2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：(1)公布(2)轉(zhuǎn)發(fā)(3)公布(4)公布(5)發(fā)布(6)規(guī)章制度； 文件或

文件精神制訂的文件；

； 體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定； 獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)； 重大；

3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：(1)對(duì)(2)同兄弟群工作等事宜

4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中部署、傳達(dá)自行通知指示等

應(yīng)按

圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排制度辦理經(jīng)分管

批準(zhǔn)后由各科室書(shū)面或口頭機(jī)關(guān)呈報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、決定；

重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨不用發(fā)文

都不應(yīng)發(fā)文不備查考可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)5.各科室如會(huì)議所作的決定議紀(jì)要

(四)發(fā)文程序與要求

第十條 發(fā)文程序規(guī)定：

1.各科室需要發(fā)文應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室

2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后主辦科室應(yīng)以

申請(qǐng)； 方針、政策和

法令

指

示或工作需要草擬文件初稿；

從本

角度

情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、3.草擬文稿文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、書(shū)寫(xiě)工整嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)；

4.文稿擬就后擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿與擬稿人并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；

黨支部、行政的要求和

指示精神

文件規(guī)定對(duì)文稿

5.辦公室應(yīng)審查和修改對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿重新擬稿；

6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿送分管

核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量)；

7.對(duì)審核時(shí)修改較多有礙打印和存檔的文稿應(yīng)由擬搞

8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽

會(huì)簽；

重新整理寫(xiě)清楚；

9.文稿審核會(huì)簽后按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政

10.經(jīng)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書(shū))

審定批準(zhǔn)簽發(fā)； 編號(hào)送打字室打?。?/p>

11.文件打印清樣應(yīng)由擬稿人校對(duì)校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；

12.文件打字后由辦公室派專(zhuān)人按數(shù)印刷再由收發(fā)員(文書(shū))分發(fā)并檢查(五)文件的借閱和清退 第十一條 各對(duì)有密級(jí)的文件須分管第十二條 借閱文件應(yīng)工作人員因工作需要借閱

文件需經(jīng)本

任何人

將文件人簽寫(xiě)便條情況

或辦公室主任同意后方可借閱

借閱登記手續(xù)就地閱看按時(shí)歸還帶走或全文抄錄不允許拆卷和在文件上勾劃等

第十三條 辦公室收發(fā)員(文書(shū))對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦應(yīng)文件和要求限期清退的文件

文件丟失

收繳清退工作

（對(duì)事情

辦妥的本

為月底一小清季末一中

報(bào)告 清、年終一總清)如查明原因和責(zé)任者并如實(shí)向

(六)文件的立卷與歸檔

第十五條 文件的歸檔范圍：

1.凡下列文件(1)機(jī)關(guān)來(lái)文包括分別由辦公室收發(fā)員(文書(shū))

對(duì)

歸檔：

報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；

通知、、發(fā)(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、言和生產(chǎn)工作的計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、報(bào)表等；

(3)黨支部會(huì)、主任辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、職工委員會(huì)(4)支部黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等組織總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；(5)有保存價(jià)值的(6)參加(7)機(jī)關(guān)的同志來(lái)來(lái)信來(lái)訪記錄及

結(jié)果；

例會(huì)記錄； 的代表大會(huì)所的報(bào)告、會(huì)議帶回的文件、資料及本在會(huì)上匯報(bào)表言材料等；

本

向

匯

檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄報(bào)的提綱和材料；(8)反映本(9)(10)

2.生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及

工作等的音、像攝制品；

日志和大事記； 向請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的科室各

團(tuán)體日常工作中

材料 的活動(dòng)資料由各

科室、團(tuán)體立卷歸檔 第十六條 立卷要求

1.文件立卷應(yīng)內(nèi)容、名稱(chēng)、順序分門(mén)別類(lèi)地

整理歸檔

文件、材料的完

2.立卷時(shí)要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全整性

3.要材料要

4.上平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相立卷歸檔 的原則工作、會(huì)議的文件的文件材料要求在下7月份以前整理完

(七)文件的銷(xiāo)毀 第十七條 多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件辦公室應(yīng)

清理造冊(cè)并按規(guī)定辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)

第十八條 經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書(shū))和正副主任監(jiān)督下銷(xiāo)毀

分管的公司檔案管理制度 檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理。其中：一級(jí)管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各處及各部門(mén)的檔案資料管理工作。

2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負(fù)責(zé)。各處、各部門(mén)指定人員兼職檔案資料管理工作。

3、公司檔案管理員按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案；各處、各部門(mén)的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門(mén)或本單位的檔案資料。

4、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

5、公司檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。歸檔制度

1、凡是反映公司企業(yè)開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復(fù)印件。

4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由財(cái)務(wù)處保存原件；屬人事問(wèn)題的，由勞資員保存原件；屬工程項(xiàng)目的，由工程處保存原件。其他重要報(bào)告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請(qǐng)示報(bào)告由各部門(mén)自行保管。

6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，主管經(jīng)理保存一份，財(cái)務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由財(cái)務(wù)處保存原件。

7、公司級(jí)的收文、發(fā)文等文書(shū)資料均由綜合處歸檔。

8、其它體系認(rèn)證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。檔案保管制度

1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫(kù)房，各處、部門(mén)應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。

2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

3、科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據(jù)分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄；根據(jù)需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4、檔案要分類(lèi)，分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

5、庫(kù)存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

2、借閱部門(mén)保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門(mén)經(jīng)辦的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；借閱非本部門(mén)經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)綜合處長(zhǎng)報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)。

5、借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損。否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門(mén)及時(shí)處理。

第四篇：公司文件收發(fā)管理制度

公司文件收發(fā)管理制度

文件管理內(nèi)容主要包括外部來(lái)函、電郵、資料和本公司內(nèi)部上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照統(tǒng)一收發(fā)集中管理的原則自即日起本公司各類(lèi)文件外來(lái)和內(nèi)發(fā)統(tǒng)一由總經(jīng)辦歸口管理

一、收文的管理與公文的簽收

1.公司所有文件(除董事長(zhǎng)、總經(jīng)理訂啟的外)均由總經(jīng)辦專(zhuān)人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時(shí)，需注意檢查封口，對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

2.對(duì)政府部門(mén)發(fā)來(lái)的文件要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門(mén)并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

二、公文的編號(hào)保管

1.文件拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”作分類(lèi)登記編號(hào)、保管。

2.本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交總經(jīng)辦進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

三、公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需由總經(jīng)辦主任或行政主管根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后由收發(fā)員分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)閱辦，重要文件或急電應(yīng)立刻呈送主管領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

2.一般性質(zhì)的函、電郵、單據(jù)等可由總經(jīng)辦直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)部門(mén)會(huì)辦的文件應(yīng)同各部門(mén)聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)如關(guān)系到兩個(gè)以上部門(mén)應(yīng)按批示次序依次傳閱最遲不得超過(guò)兩天特殊情況例外。

四、文件的傳閱與督辦。

1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員，閱批文件一般不得超過(guò)兩天閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見(jiàn)”總經(jīng)辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續(xù)以防止丟失泄密。4.文件閱完后應(yīng)交收發(fā)員切忌橫傳。

5.總經(jīng)辦對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得總經(jīng)辦同意后，予以復(fù)印或摘抄原件應(yīng)及時(shí)歸檔保存。

6.按照閱文范圍。一線員工。一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)相關(guān)文件?；蛴煽偨?jīng)辦通知到單位閱文。

五、發(fā)文的規(guī)定

1.公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中總經(jīng)辦和行政辦公室。各分公司和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

2.各下屬公司、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向總經(jīng)辦、行政辦公室提出發(fā)文申請(qǐng)并將文件底稿分別交總經(jīng)辦、行政辦公室審核。總經(jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文方可按公司發(fā)文規(guī)定設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以密×字、政×字發(fā)文。各分公司團(tuán)體文件由總經(jīng)辦批轉(zhuǎn)。

3.對(duì)公司影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

六、發(fā)文的范圍

1.凡是以公司名義、總經(jīng)辦、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。

2.總經(jīng)辦、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：(1)公布公司規(guī)章制度

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件(3)公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)

(4)公布單位重大建設(shè)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定(5)發(fā)布相關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)(6)其他相關(guān)重大事項(xiàng)

3.總經(jīng)辦、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：(1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定

(2)同兄弟公司聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

4.日常工程、技術(shù)、管理、建設(shè)工作中有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各部門(mén)書(shū)面或口頭自行通知執(zhí)行一般不用發(fā)文。

5.各部門(mén)如會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以部門(mén)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

七、發(fā)文程序規(guī)定

1.總經(jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦部門(mén)應(yīng)以公司目前方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿

2.草擬文稿必須從本公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)

3.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿部門(mén)與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)

4.總經(jīng)辦應(yīng)根據(jù)董事長(zhǎng)和總經(jīng)理有關(guān)指示精神，相關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿部門(mén)重新擬稿

5.經(jīng)總經(jīng)辦審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé) 6.對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門(mén)重新整理寫(xiě)清楚 7.文稿審核總經(jīng)辦簽署后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送董事長(zhǎng)、總經(jīng)理處審定批準(zhǔn)簽發(fā) 8.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交總經(jīng)辦收發(fā)員統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印 9.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名

10.文件打字后，由總經(jīng)辦派專(zhuān)人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員分發(fā)并檢查落實(shí)情況。

八、文件的借閱和清退

各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)辦主任同意后方可借閱。

借閱文件應(yīng)嚴(yán)格旅行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

總經(jīng)辦收發(fā)員對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

文件的立卷與歸檔范圍

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由總經(jīng)辦收發(fā)員負(fù)責(zé)歸檔

(1)上級(jí)部門(mén)來(lái)文包括上級(jí)對(duì)本部門(mén)報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)(2)總經(jīng)辦、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、報(bào)表等

(3)高層會(huì)議、行政辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、全體職工大會(huì)以及各種例會(huì)記錄(4)總經(jīng)理辦公會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等(5)有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果

(6)參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)表言材料等(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料

(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品(9)單位日志和大事記

(10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

九、立卷要求

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、時(shí)間順序分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。

2.立卷時(shí)要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。

3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料要及時(shí)立卷歸檔。

4.上形成的文件材料，要求在下7月份以前整理完。

十、文件的銷(xiāo)毀

1、對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，總經(jīng)辦應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。

2、經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)在總經(jīng)辦收發(fā)員文書(shū)和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷(xiāo)毀。

第五篇：文件收發(fā)管理制度

文件收發(fā)管理制度

目的：為完善我館的行政管理機(jī)制和文件收發(fā)管理工作，特制定該管理制度。

文件管理的內(nèi)容主要包括：本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件，資料管理。收發(fā)文管理：

一：所有發(fā)至我館的公文（含傳真公文和附有領(lǐng)導(dǎo)的批示或上級(jí)部門(mén)轉(zhuǎn)我館處理的公文），由文書(shū)統(tǒng)一簽收，登記，編號(hào)，然后送我館領(lǐng)導(dǎo)批示或送有關(guān)部門(mén)和個(gè)人辦理。

二：接收文件負(fù)責(zé)人將“接收通知單”和接受文件分發(fā)給接收部門(mén)，部門(mén)負(fù)責(zé)人要在“接收通知單”上簽字。

三：傳閱的文件，交給有關(guān)人員簽字傳閱，傳閱完畢，收回存檔。四：對(duì)急辦文件，有關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)立即將文件送交領(lǐng)導(dǎo)批閱。領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容及時(shí)限要求，交相關(guān)部門(mén)或人事辦理，事后及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并做好督辦工作。

五：凡去區(qū)委、區(qū)政府、市局等部門(mén)開(kāi)會(huì)或辦事帶回的各類(lèi)文件及材料，一律由辦公室文書(shū)人員登記存檔。

六：各部門(mén)來(lái)文有限制日期要求的，辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)催辦，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)匯報(bào)。

七：對(duì)處理完的文件要及時(shí)整理，按照規(guī)范要求和時(shí)間順序歸檔，保證應(yīng)歸檔的文件材料齊全。

八：公司的文件由負(fù)責(zé)人起草和審核，并由上級(jí)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。九：文件簽發(fā)后確認(rèn)無(wú)誤方能復(fù)印，蓋章，發(fā)送。

十：文件和原稿，由負(fù)責(zé)人進(jìn)行歸檔，保存?zhèn)洳椤?/p>

十一：文件由負(fù)責(zé)人統(tǒng)一發(fā)送，送件人應(yīng)將文件內(nèi)容，報(bào)送日期，部門(mén)，接收人等有關(guān)事項(xiàng)填寫(xiě)清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。