第一篇：實(shí)物檔案的數(shù)字化探索(5稿)

1981-），男，陜西延安市人，延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院師范教育系辦公室主任，館員，法學(xué)碩士

實(shí)物檔案的數(shù)字化探索

摘要隨著科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展、知識(shí)經(jīng)濟(jì)的初見端倪，全球化與信息化已成為世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，數(shù)字檔案的研究和建設(shè)在逐漸在檔案案領(lǐng)域開始受到關(guān)注。數(shù)字檔案以其管理的方便快捷、較大的信息容量和高度的開放性備受人們歡迎。在某種程度上，數(shù)字檔案是檔案管理工作的一次劃時(shí)代的變革。借助數(shù)字化技術(shù)，可以將實(shí)物檔案管理的水平進(jìn)一步提升，因此，實(shí)物檔案的數(shù)字化問題亟需研究和推廣。

關(guān)鍵詞：實(shí)物檔案數(shù)字化探索 Abstract Abstract with the rapid development of science and technology, knowledge economy,globalization and informatization has become the inevitable trend of world economic development, research and construction of Digital Archives in gradually in the archivesfield and pay attention to the.Digital archives to the management convenient, largeinformation capacity and high degree of openness is popular with people.To some extent, the digital archives is an epoch-making change of archives management work.With the help of digital technology, the archives management to further enhance the le

and extension.一、實(shí)物檔案的內(nèi)涵

（一）實(shí)物檔案的界定

實(shí)物檔案”是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定有型物品，它是一個(gè)單位檔案全宗的重要組成部分。它具有檔案所具有的原始性、直觀性、確定性等特征，能真實(shí)地記載社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)，并生動(dòng)地反映出社會(huì)發(fā)展歷史。

（二）實(shí)物檔案的性質(zhì)（1）實(shí)物檔案的直觀確定性

所謂實(shí)物都是客觀存在的，可以由人直觀認(rèn)識(shí)。人們可以通過自身的感覺器官把感覺到的客觀事物在大腦中形成影象或知覺特征，也可以通過一些現(xiàn)代工具來鑒定或解析。而其他檔案卻只能通過人的眼睛辨認(rèn)或者借助文字或圖象來解析?？梢栽谝欢ǖ钠陂g內(nèi)保持不變。這是實(shí)物檔案的核心特點(diǎn)

（2）實(shí)物檔案的原始性

實(shí)物檔案中“物”都是由人們大腦對(duì)印象事物的全面判斷后，留下的直觀立體應(yīng)用，人們?cè)偻ㄟ^體力勞動(dòng)把這些立體應(yīng)用變成現(xiàn)實(shí)的物質(zhì)形態(tài)。也就是說實(shí)物都是由人們通過體力勞動(dòng)把大腦的形態(tài)創(chuàng)造出來的，這也是最原始的存在，不存在夸張或形容。

（3）實(shí)物檔案的可考察性

察性。由于歷史條件的束縛和人們主觀認(rèn)識(shí)能力局限，當(dāng)下一些無法解決的事情封鎖在實(shí)物檔案里。隨著時(shí)代的進(jìn)步，人們?cè)賹?duì)實(shí)物檔案深入解析。用人們新的思想鑒證實(shí)物的歷史發(fā)展，對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行更深入的認(rèn)識(shí)，更加完善主體設(shè)計(jì)的思想。就好象考古的研究方法，通過對(duì)古文物的研究提高人們的認(rèn)識(shí)，發(fā)掘出新成果，創(chuàng)造新理論。

（4）實(shí)物檔案的奇物珍貴性

正是因?yàn)閷?shí)物檔案的原始性和時(shí)效性也使其越來越珍貴，它的作用也越來越大。這種實(shí)物在現(xiàn)實(shí)中是非常珍貴的。許多實(shí)物檔案即時(shí)或?qū)肀囟ㄊ钦洳仄?、絕版品，是任何文字和圖片都代替不了的。

二、實(shí)物檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)

（一）提高工作效率

在查詢以及利用過程中，僅憑一個(gè)實(shí)物檔案的名字很難精準(zhǔn)的判斷該實(shí)物的外形或特征，這就需要管理人員去庫房實(shí)際查看原件，尤其是一些展覽的調(diào)查，還需周而復(fù)始的進(jìn)出庫房開盒裝盒進(jìn)行一次次的調(diào)查，不僅要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，同時(shí)也為實(shí)物檔案的磨損帶來了不必要的損失。而實(shí)物檔案的數(shù)字化正好彌補(bǔ)了這一缺陷，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案的保管與利用。

（二）延長使用價(jià)值

基于實(shí)物檔案具有形狀、大小不一等的特性，使其的利用率大大減小，但是如果以圖像或照片的形勢(shì)來表現(xiàn)實(shí)物，建立實(shí)物的檔案手冊(cè)，在利用者需要的時(shí)候?yàn)槠涮峁﹫D像版本，不僅方便而且快捷，這

樣既相對(duì)的延長了實(shí)物檔案的壽命，同時(shí)也便于利用者的閱讀，也提高了檔案的利用價(jià)值。

（三）促進(jìn)資源共享

實(shí)物檔案數(shù)字化后，可將其相關(guān)信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳送，并制定出檢索的目錄，通過多種渠道將實(shí)物呈現(xiàn)出來，便于利用者快速的找到自己想要的資料。同時(shí)，將這些實(shí)物檔案設(shè)臵成檔案電子數(shù)據(jù)頁面，以期實(shí)現(xiàn)檔案資源有效共享。

三、實(shí)物檔案的數(shù)字化

所謂實(shí)物檔案的數(shù)字化，就是運(yùn)用圖形、圖像處理技術(shù)通過計(jì)算機(jī)，將采集到的所有關(guān)于實(shí)物檔案本身的所有信息，存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中或服務(wù)器其中，以期實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案管理和利用的可操控

（一）實(shí)物重現(xiàn)

實(shí)物檔案的數(shù)字化主要以掃描和拍攝為主。掃描只是適合那些常用的標(biāo)準(zhǔn)的紙質(zhì)的實(shí)物檔案。但相對(duì)龐大的實(shí)物檔案不建議使用，而建議采用數(shù)碼平臺(tái)掃描，或者用小幅面掃描儀掃描后再進(jìn)行處理。拍攝適用于非紙質(zhì)載體的實(shí)物檔案，如一些獎(jiǎng)牌、錦旗、獎(jiǎng)杯等，需要高清拍攝，拍攝精度原則上應(yīng)高于300萬像素。

（二）實(shí)物檔案數(shù)字化操作過程（1）圖像處理

將掃描過的圖像中出現(xiàn)的類似于黑邊、不清晰等雜志進(jìn)行去污處理，盡量確保實(shí)物的真實(shí)性，以及對(duì)拍攝實(shí)物的方向，進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，使之符合正常的視線閱讀。此外，對(duì)于大型的實(shí)物拍攝，要進(jìn)行拼接

處理，同時(shí)為了節(jié)省存儲(chǔ)的空間，一般將其進(jìn)行縮小，并確保圖像無多余的邊角，維持?jǐn)?shù)字化圖像的整體性。

（2）條目錄入

將整理好的圖像按照有關(guān)規(guī)定錄入檔案信息，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，同時(shí)需嚴(yán)格控制錄入數(shù)據(jù)的差錯(cuò)率。錄入信息之前必須先將所需要的信息進(jìn)行備份，以防出現(xiàn)因停電、系統(tǒng)奔潰、病毒等其他原因造成的不必要的損失。錄入結(jié)束后，應(yīng)將所有錄入信息與錄入前信息仔細(xì)核對(duì)，無誤后方可保存。

（3）數(shù)據(jù)掛接

在數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接前，需要仔細(xì)核對(duì)實(shí)物的圖像與目錄保持一致。如果有條件的話，使用專用的服務(wù)器，將所有信息一次性導(dǎo)入相應(yīng)的服務(wù)器。經(jīng)確認(rèn)合格后，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)傳輸至相關(guān)服務(wù)器進(jìn)行匯總。

（4）信息關(guān)聯(lián)

以紙質(zhì)檔案為例，每一份紙質(zhì)檔案掃描后將產(chǎn)生一個(gè)或者多個(gè)電子圖像信息，將電子圖像信息儲(chǔ)存到對(duì)應(yīng)的盤區(qū)，同時(shí)也核對(duì)每一份電子圖像信息的名稱與檔案數(shù)據(jù)庫中的對(duì)應(yīng)編號(hào)是否相同，電子圖像信息的數(shù)量與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的對(duì)應(yīng)檔案數(shù)量是否一致等，通過單獨(dú)的電子圖像信息與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起來一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

（5）數(shù)據(jù)核驗(yàn)

以部分抽查的方式核查已經(jīng)完成的所有數(shù)據(jù)，一個(gè)全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗(yàn)收時(shí)抽檢的比率不得低于5%。驗(yàn)收“通過”的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。

（三）數(shù)字化的實(shí)物檔案管理檢索

一般來說，實(shí)物檔案具有載體形態(tài)多樣的特點(diǎn)，因此在查詢以及利用過程中，僅憑一個(gè)實(shí)物檔案的名字很難精準(zhǔn)的判斷該實(shí)物的外形或特征，這就需要管理人員去庫房實(shí)際查看原件，尤其是一些展覽的調(diào)查，還需周而復(fù)始的進(jìn)出庫房開盒裝盒進(jìn)行一次次的調(diào)查，不僅要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，同時(shí)也為實(shí)物檔案的磨損帶來了不必要的損失。而實(shí)物檔案的數(shù)字化正好彌補(bǔ)了這一缺陷，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案的保管與利用。

數(shù)字化的實(shí)物檔案可以通過計(jì)算進(jìn)行高速的信息檢索。一般檢索分為全文檢索、智能檢索、高級(jí)檢索。

全文檢索，因?yàn)橐峁┲T如題目、作者、時(shí)間、主題詞、分類號(hào)等許多檢索條件，且需同時(shí)滿足，因此查閱不是很便捷。

智能檢索，只需要用書輸入相關(guān)的關(guān)鍵詞或者關(guān)鍵時(shí)間段即可搜索出大量的相關(guān)信息，這種方式便于使用，但因?yàn)闄z索出大量不需要的信息，需要使用人費(fèi)時(shí)進(jìn)行甄別。

高級(jí)檢索，需要選擇要檢索的著錄項(xiàng)、選擇邏輯運(yùn)算符、輸入要查詢的內(nèi)容等，通過組合定義多項(xiàng)條件。這個(gè)使用有一定難度，需要一定的專業(yè)培訓(xùn)。

（四）實(shí)物檔案數(shù)字化實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)

首先，要確定實(shí)物檔案的掃描分辨率，原則上是應(yīng)高于300萬像素，掃描色彩模式需采用彩色掃描，維持圖像的真實(shí)度。其次，要確保掃描以后的圖像的排列順序與實(shí)物檔案原件保持一致，不能出現(xiàn)漏掃、錯(cuò)掃以及重掃的現(xiàn)象發(fā)生。

四、實(shí)物檔案數(shù)字化發(fā)展遠(yuǎn)景

（一）數(shù)字檔案館實(shí)物檔案管理的可視化

物聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)很好的解決了實(shí)物檔案的可視化，其被稱為繼計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)之后世界信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的第三次浪潮，推動(dòng)了世界信息的進(jìn)一步發(fā)展。將現(xiàn)有的數(shù)字檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或相關(guān)服務(wù)器內(nèi)，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議，將實(shí)物檔案進(jìn)行保管、定位、跟蹤、可提高管理效率，大大節(jié)約成本，提升檔案的利用率。

（二）數(shù)字檔案館實(shí)物檔案的可視化利用（1）與信息化的管理手段相結(jié)合

檔案館可以把實(shí)物檔案數(shù)字化成果、實(shí)物圖片收入到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，方便瀏覽和在線搜索。例如，天津檔案局在其主板的天津檔案網(wǎng)上近期推出的建國初期的公糧票資料照片中照片網(wǎng)上展，將各個(gè)種類的糧票通過照片展示在網(wǎng)頁上，同時(shí)，通過照片鏈接進(jìn)行分類解釋說明。

（2）推動(dòng)實(shí)物檔案的網(wǎng)上利用

把實(shí)物檔案通過3DMAX、JAVA、FLASH等技術(shù)制作出的三維立體影像，電腦在網(wǎng)絡(luò)上展示，這樣不但可以使人們更加直觀的接觸到大量實(shí)物檔案，而且成本低、交互度高，提高實(shí)物檔案的利用。比如，天津檔案局主辦的天津網(wǎng)檔網(wǎng)首頁上就設(shè)網(wǎng)上展廳、照片展示、檔案查閱等多個(gè)項(xiàng)目來展示館藏的音像檔案，進(jìn)入到視頻觀看區(qū)后，視頻上方顯示該檔案的檔號(hào)、資料號(hào)以及詳細(xì)介紹。并將青島這個(gè)城市的回顧歷程與展望通過連載視頻的方式呈現(xiàn)，這樣不僅讓人們?cè)诙虝r(shí)間內(nèi)對(duì)青島這座城市有了深刻的認(rèn)識(shí)，還擴(kuò)大了可利用的空間。

21世紀(jì)是一個(gè)信息化占主導(dǎo)地位的時(shí)代，這就意味著數(shù)字化將成為各項(xiàng)工作的必然趨勢(shì)，當(dāng)然也包括檔案的數(shù)字化的發(fā)展，我們可以想象數(shù)字檔案在檔案比例中會(huì)占有越來越大的比重，因此還需要檔案工作者不斷加強(qiáng)自身的建設(shè)，逐漸提升計(jì)算機(jī)的操作水平，讓檔案資源充分發(fā)揮出前所未有的功效。

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第二篇：實(shí)物檔案講稿

實(shí)物檔案整理

實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定有型物品，它是一個(gè)單位檔案全宗的重要組成部分。它具有檔案所具有的原始性、直觀性、確定性等特征，能真實(shí)地記載社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)，并生動(dòng)地反映出社會(huì)發(fā)展歷史。

實(shí)物檔案的歸檔范圍主要包括以下幾類：

1.本單位的集體或個(gè)人在各類公務(wù)活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、錦旗、榮譽(yù)證書等

2.公務(wù)活動(dòng)中獲贈(zèng)的紀(jì)念品等； 3.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)知名人士的題詞字畫等；

4.本單位已宣布停止使用的印信（包括舊印章、印模、徽標(biāo)）

5.其它有保存價(jià)值的實(shí)物。比如權(quán)證類的法人、產(chǎn)權(quán)、土地、房產(chǎn)等

一、定義 1.歸檔實(shí)物

立檔單位在其職能活動(dòng)中直接形成、獲得、接受、贈(zèng)送或者征集的以實(shí)物為載體的，并具有長遠(yuǎn)保存利用價(jià)值的歷史記錄。

2.歸檔實(shí)物整理

將歸檔實(shí)物以件為單位進(jìn)行鑒定、分類、排列、編號(hào)、著錄、上架，使之有序化的過程。

3.件

歸檔實(shí)物的整理單位。一般以每件實(shí)物為一件。

二、收集 1.收集范圍

①本單位獲得的具有保存價(jià)值的各種證書、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌、匾等。

②本單位舉辦或承辦重大活動(dòng)形成的具有保存價(jià)值的憑證性實(shí)物，包括活動(dòng)標(biāo)志、證件、證書、獎(jiǎng)?wù)?、紀(jì)念品、紀(jì)念郵票、組織機(jī)構(gòu)印章等。

③本單位在國內(nèi)外活動(dòng)中獲贈(zèng)的具有保存價(jià)值的紀(jì)念杯、紀(jì)念章、紀(jì)念冊(cè)、紀(jì)念票證、題詞、字畫、票證、工藝品、牌匾、禮品等。

④本單位已宣布停止使用的印信（包括舊印章、印模、徽標(biāo)）。

⑤本單位在生產(chǎn)、科研活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的產(chǎn)品樣品、標(biāo)本。

⑥其它有重要保存利用價(jià)值的實(shí)物。

2、收集要求

①歸檔實(shí)物應(yīng)在形成或獲得實(shí)物一個(gè)月內(nèi)向本單位檔案部門移交，一般不應(yīng)跨。

②收集的實(shí)物沒有明確標(biāo)明主題和時(shí)間的，移交單位或 個(gè)人應(yīng)在移交時(shí)對(duì)實(shí)物的主題和時(shí)間進(jìn)行說明。（就是單位移交到檔案室的要有文字說明，標(biāo)明收到實(shí)物的事由，實(shí)物發(fā)放者、數(shù)量、領(lǐng)取時(shí)間、地點(diǎn)、人員等情況說明）

③歸檔的實(shí)物應(yīng)保持整潔、無破損。

④歸檔的實(shí)物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案管理（這里的照片管理就像鐘立），兩者之間要建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。(在參見號(hào)處注明)⑤本單位對(duì)外交往中贈(zèng)送給對(duì)方的重要實(shí)物，也應(yīng)拍照歸檔。（注明贈(zèng)送對(duì)象，時(shí)間等信息）

⑥歸檔實(shí)物的移交和征集應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定和要求。

三、整理原則

實(shí)物檔案的整理應(yīng)遵循保持實(shí)物檔案的有機(jī)聯(lián)系、便于保管和利用的原則。（保持實(shí)物檔案的有機(jī)聯(lián)系就是保持實(shí)物檔案形成的規(guī)律，比如獎(jiǎng)狀，他的整理按照實(shí)物檔案形成的規(guī)律依次進(jìn)行排序形成一套獎(jiǎng)狀檔案。）

四、整理要求

1、歸檔實(shí)物應(yīng)齊全完整。凡是本單位在公務(wù)活動(dòng)中形成、獲得、接受、贈(zèng)送或者征集的各種實(shí)物檔案均應(yīng)收集齊全、完整無損，整理歸檔。

2、每件歸檔實(shí)物均應(yīng)轉(zhuǎn)拍照片形成照片檔案進(jìn)行相應(yīng)歸檔。

五、整理方法 1.鑒定

①根據(jù)本單位的歸檔范圍，對(duì)每一件實(shí)物進(jìn)行鑒定，判斷其是否應(yīng)當(dāng)歸檔。

②對(duì)存有真?zhèn)我闪x的實(shí)物應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定。③歸檔實(shí)物的保管期限一般劃為永久保存。其它無永久保存價(jià)值的實(shí)物由立檔單位造冊(cè)保管若干年后自行處理。

2.分類 ①按分類

將歸檔實(shí)物按形成或獲得分類。采用公元紀(jì)年標(biāo)識(shí)，如“ 2006 ”。

②按類別分類

將歸檔實(shí)物按問題進(jìn)行分類。歸檔實(shí)物按問題一般分為榮譽(yù)類、紀(jì)念品（禮品）類、印信類。

榮譽(yù)類包括：證書、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌、匾等；

紀(jì)念品（禮品）類包括：紀(jì)念杯、紀(jì)念章、紀(jì)念冊(cè)、紀(jì)念票證、字畫、題詞、雕塑、產(chǎn)品樣品、花瓶等；

印信類包括：本單位已宣布停止使用的舊印章、印模、徽標(biāo)。（對(duì)于印章檔案不多的單位，可將印章按收到的先后順序編上號(hào)，編號(hào)用紙貼在印把上，將印模上刻制的名稱、編號(hào)、印章生效時(shí)間、作廢時(shí)間等信息輸入計(jì)算機(jī)，方便日后查找，印章應(yīng)裝在特制的大小格組成的盒或抽屜內(nèi)保存。）3 排列

根據(jù)分類方案，每件歸檔實(shí)物在最低一級(jí)類目內(nèi)按時(shí)間先后順序排列。格式主要有如下幾種：

格式① ：全宗號(hào)一實(shí)物一件號(hào)。格式② ：全宗號(hào)一實(shí)物一一件號(hào)。格式③ ：全宗號(hào)一實(shí)物一類別一一件號(hào)。實(shí)物檔案較少的單位（每年少于30 件）可選擇格式①或② ；實(shí)物檔案較多的單位可選擇格式③。編號(hào)

根據(jù)排列方式，編制由全宗號(hào)、實(shí)物檔案代號(hào)、類別、、件號(hào)等各選項(xiàng)組成的序列號(hào)，即編制歸檔章。并在實(shí)物上粘貼項(xiàng)目完整的歸檔章（見圖1）。平面實(shí)物將歸檔章粘貼在實(shí)物正面右下方，立體實(shí)物將歸檔章粘貼在實(shí)物底座。歸檔章項(xiàng)目包括全宗號(hào)、實(shí)物檔案代號(hào)、類別、、件號(hào)、參見號(hào)。（編號(hào)應(yīng)用膠紙貼在物品右上角或背面即可，存放實(shí)物的柜架應(yīng)編上號(hào)，將每件實(shí)物對(duì)應(yīng)的編號(hào)輸入計(jì)算機(jī)中該實(shí)物檔案的錄入信息，方便提供利用查找。）①全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。如無全宗號(hào)，則用“000 ”代替。

②實(shí)物檔案代號(hào)：用第一個(gè)漢語拼音字母標(biāo)識(shí)，即“SW”。③類別：榮譽(yù)類、紀(jì)念品（禮品）類、印信類 ④：采用公元紀(jì)年標(biāo)識(shí)，如“2006 ”。

⑤件號(hào)：歸檔實(shí)物的排列順序號(hào)。在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按歸檔實(shí)物排列順序從“1 ” 開始標(biāo)注。

⑥參見號(hào)：指與本件實(shí)物有密切聯(lián)系的其它載體檔案的主要檔號(hào)。

著錄

每件實(shí)物都應(yīng)按分類方案，在相關(guān)的管理軟件上著錄各項(xiàng)目要素，并打印出歸檔目錄（見圖2）。實(shí)物檔案歸檔目錄包括件號(hào)、題名（文字說明）、材質(zhì)、型制、、類別、參見號(hào)、備注。

7

①件號(hào)：歸檔實(shí)物的排列順序號(hào)。在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按歸檔實(shí)物排列順序從“1”開始標(biāo)注。

②題名（文字說明）：綜合運(yùn)用時(shí)間、級(jí)別、內(nèi)容、授予者、接受者、實(shí)物名稱等要素書寫文字說明。

③材質(zhì)：實(shí)物的制成材料。

④型制：實(shí)物的外形，長、寬、高、直徑等外形尺寸，單位用mm。

⑤：采用公元紀(jì)年標(biāo)識(shí)，如“2006 ”。⑥類別：榮譽(yù)類、紀(jì)念品（禮品）類、印信類 ⑦參見號(hào)：指與本件實(shí)物有密切聯(lián)系的其它載體檔案的主要檔號(hào)。

⑧備注：注釋實(shí)物檔案除題名外需說明的情況。⑨實(shí)物檔案目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4 型（長x 寬＝297mm X 210mm）。

⑩目錄封面

實(shí)物檔案目錄應(yīng)編制目錄封面。封面可以視需要設(shè)置全 宗名稱、類別、、起止件號(hào)等項(xiàng)目（見圖3）。其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。上架

實(shí)物檔案應(yīng)按分類方案排列順序上架。

六、保管

1.實(shí)物檔案一般應(yīng)專柜保管，對(duì)貴重的實(shí)物檔案，要采取相應(yīng)措施確保安全，如移出檔案室必須要履行簽字手續(xù)。

2.對(duì)實(shí)物檔案應(yīng)定期清點(diǎn)，做到帳物一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查對(duì)清楚。

3.實(shí)物檔案應(yīng)保持整潔，定期除塵，避免褪色，確保實(shí) 物檔案完好無損。

4.存放錦旗、證書等易蟲蛀的櫥柜，要投放防蟲劑； 5.獎(jiǎng)狀可卷成筒狀保管，錦旗也可卷成筒狀保管或折疊后放入檔案盒保管。

七、利用

1利用實(shí)物檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)。

2利用重要實(shí)物檔案原則上只能使用實(shí)物照片，如確需使用實(shí)物檔案原件，須寫明利用目的，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能利用。

3歸還實(shí)物檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的實(shí)物檔案仔細(xì)檢查，核查無誤后方可簽字注銷。如發(fā)現(xiàn)損壞，應(yīng)立即追究責(zé)任。

第三篇：聲像和實(shí)物檔案管理辦法

聲像檔案、照片檔案、實(shí)物檔案管理辦法

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與

保護(hù)范圍》、《照片檔案管理規(guī)范》等文件的有關(guān)規(guī)定，制定本管理辦法。本管理辦法是對(duì)xx的補(bǔ)充。此辦法僅適用于廳機(jī)關(guān)各處室。

一、聲像檔案(磁性載體檔案)

(一)記錄和反映我廳及所屬部門主要職能活動(dòng)，并在活動(dòng)中直接形成的，有保存價(jià)值的，以錄音、錄像(軟磁盤)等磁性材料為載體，以聲音、影像為主要反映方式的歷史記錄。聲像檔案是對(duì)文書檔案的補(bǔ)充，是我廳檔案資源的重要組成部分。

(二)歸檔范圍

1．黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、廣電總局和省委、省政府、省人大、省政協(xié)主要負(fù)責(zé)人在本廳或廣電系統(tǒng)內(nèi)視察、檢查工作時(shí)形成的聲像材料。

2．以本廳名義召開的各種重要工作會(huì)議、表彰大會(huì)等形成的聲像材料。

3．反映各處室主要職能活動(dòng)的聲像材料。

4．本廳重要的外事接待工作中形成的聲像材料。

5．以本廳名義舉辦的干部培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)形成的聲像材料。

6．反映本廳廳容和廳貌的有保存價(jià)值的聲像材料。

7．其它有保存價(jià)值的聲像材料。

(三)不歸檔范圍

1．為豐富職工文化生活而購置的與本廳工作無參考利用價(jià)值的錄音、錄像。

2．本廳攝制或購置的與本廳工作無長期參考利用價(jià)值的聲像材料。

3．單位互贈(zèng)的無參考利用價(jià)值的聲像材料。

(四)歸檔要求

1．由形成單位負(fù)責(zé)，對(duì)需要?dú)w檔的聲像材料進(jìn)行整理、編輯，及時(shí)向廳檔案科移交。

2．一組具有有機(jī)聯(lián)系的，反映同一工作或事件的聲像材料應(yīng)為一個(gè)保管單位。

3．歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件。必須在有關(guān)設(shè)置上演示或檢測(cè)運(yùn)轉(zhuǎn)正常，無病毒、清潔、無劃傷，確保文件的完整性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

4．歸檔使用的錄音(像)帶、軟磁盤的性能質(zhì)量，應(yīng)分別符合國家有關(guān)規(guī)定，禁止使用劣質(zhì)磁盤、磁帶、錄像帶、錄音帶為載體。

5．歸檔的磁聲載體文件應(yīng)由文件形成部門編制歸檔說明。

(1)磁帶(軟磁盤)需簡要說明帶(盤)中存貯文件的內(nèi)容，運(yùn)行的軟、硬件環(huán)境、版本號(hào)、文

件的完整性和準(zhǔn)確性等。

(2)錄像帶需簡要說明該片的內(nèi)容、制式、語別、密級(jí)、規(guī)格和放映時(shí)間。

(3)錄音帶需要簡要說明講話內(nèi)容，講話人姓名、職務(wù)、錄制日期、密級(jí)等。

(五)歸檔方法

1．按——問題法分類項(xiàng)。

2．歸檔材料按保存價(jià)值分為永久、長期。按單一問題逐年排列，分別制成一個(gè)或幾個(gè)保管單位(一個(gè)保管單位指一本錄像帶或一盒錄像帶)。

(六)歸檔時(shí)間聲像檔案的歸檔一般情況是隨當(dāng)年形成的文書檔案一起于次年6月份以前移交廳檔案科保存，特殊情況或單項(xiàng)工作結(jié)束可隨時(shí)移交廳檔案科保存。

(七)管理與保護(hù)

1．為了確保聲像檔案的完整和齊全，任何部門或個(gè)人不得私自保存，銷毀和帶走應(yīng)歸檔的聲像材料。

2．遵循集中統(tǒng)一、確保安全、便于利用的原則，廳機(jī)關(guān)各處室形成的聲像檔案由廳檔案科集中統(tǒng)一管理。

3．歸檔的磁帶(軟磁盤)必須貼上標(biāo)簽。標(biāo)明編號(hào)、檔號(hào)、密級(jí)、保管期限、攝制日期等。在貯存聲像檔案的同時(shí)，應(yīng)保存有關(guān)聲像檔案的文字材料。

4．保存聲像檔案庫房要求：溫濕度的變化范圍應(yīng)在溫度15—27℃、相對(duì)濕度變化不得超過40—60%范圍內(nèi)選定一組值，一旦確定，在24小時(shí)內(nèi)溫度變化不得超過±3℃、相對(duì)濕度變化不得超過±5%，最佳環(huán)境溫度是18℃、相對(duì)濕度是40%。

5．做好庫房聲像檔案的防磁、防水、防塵、防火、防紫外線工作。

6．放置要求、磁帶(軟磁盤)應(yīng)放入磁帶(軟磁盤)盒中，垂直放置或一盤盤懸掛放置，嚴(yán)禁疊放擠壓。并根據(jù)載體不同使用不同的裝具分別排列保存。

7．為保證聲像檔案、資料的質(zhì)量，貯存的錄音帶、錄像帶，每隔一年應(yīng)重新纏繞一次如發(fā)現(xiàn)磁帶變形、斷裂、磁粉脫落等現(xiàn)象應(yīng)及時(shí)進(jìn)行技術(shù)處理。

(八)利用

1．聲像檔案嚴(yán)格執(zhí)行借閱審批手續(xù)，一般情況下不得外借，只能在檔案室中查閱。

2．借閱和歸還聲像檔案時(shí)，按規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量檢查、驗(yàn)收。

二、照片檔案

(一)照片檔案是本廳及所屬部門在主要職能活動(dòng)中直接形成的，有保存價(jià)值的，以感觀材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史記錄、它具有紀(jì)錄性、形象性、科學(xué)技術(shù)性、廣泛交流性及客觀實(shí)在性。是文書檔案無法代替的檔案材料，是我廳檔案資源重要的補(bǔ)充。

(二)歸檔范圍

1．黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、廣電總局和省委、省政府、省人大、省政協(xié)主要負(fù)責(zé)人參與本廳及 本系統(tǒng)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)、視察、考察本廳工作形成的照片檔案。

2．反映本廳主要職能活動(dòng)和工作成果的照片檔案。

3．本廳組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片檔案。

4．本廳召開的各種重要會(huì)議的照片檔案。

5．反映本廳重大事件、重要人物的照片檔案。

6．本廳及各處室組織的各種活動(dòng)及獲獎(jiǎng)作品的照片檔案。

7．反映本廳廳容和廳貌的照片檔案。

8．廳領(lǐng)導(dǎo)和各處室深入基層檢查、指導(dǎo)工作的重要照片檔案。

9．與其他載體有密切聯(lián)系的照片檔案。

10．其他有保存價(jià)值的照片。

(三)歸檔時(shí)間

1．照片沖洗加工后，由攝影者或承辦單位整理并編寫說明，及時(shí)向廳檔案科歸檔，或隨其他載體檔案一起歸檔。

2．廳檔案科應(yīng)隨時(shí)收集、征集零散的有保存價(jià)值的歷史照片。

(四)收集、歸檔要求

1．對(duì)反映同一畫面的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。

2．底片、照片、說明齊全；底片與照片影像相符；無底片的照片應(yīng)翻拍底片。

(五)歸檔的方法

1．按照片反映的——問題立項(xiàng)分類。

2．照片檔案的文字說明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝制者六個(gè)要素。

2．1 通過六個(gè)要素概括提示照片影像所反映的全部信息。

2．2 文字簡潔、語言通順，一般不超過200字、一般應(yīng)以照片的自然張為單元編寫說明，一組(若干張)聯(lián)系密切的照片應(yīng)加總說明。凡是加總說明的照片分別編寫簡要的分說明。

2．3 照片檔案的日期采用八位數(shù)表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日，例：1996年2月9日寫作19960209。

(六)整理與管理

1．根據(jù)照片的分類情況，將照片、底片與說明一起固定在芯頁上，并組成案卷。

2．根據(jù)照片的規(guī)格畫面和說明的字?jǐn)?shù)確定照片的固定位置。

3．抄寫卷內(nèi)目錄。以照片的自然張或有總說明的若干張為單元填寫卷內(nèi)目錄。

3．1 照片號(hào)：案卷內(nèi)照片的順序號(hào)。

3．2 照片題名：應(yīng)簡明規(guī)范，準(zhǔn)確地反映照片的基本內(nèi)容。

3．3 參考號(hào)：與本張(組)照片有密切聯(lián)系的其他檔案的檔號(hào)。

3．4 大張照片、反轉(zhuǎn)片應(yīng)與其他照片一同組卷，單獨(dú)存放，并在卷內(nèi)目錄的備考表內(nèi)注明“大張”、“反轉(zhuǎn)片”。

4．檔號(hào)要求規(guī)范、準(zhǔn)確、清晰、不得出現(xiàn)重編、漏編及空號(hào)現(xiàn)象。整理完畢的照片檔案按照全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)的順序排列案卷，上架保存。

5．保存底片的適宜溫濕度為：溫度13—15℃、相對(duì)濕度：35%—45%。保存照片的適宜溫濕度為：溫度14—24℃，相對(duì)濕度40%—60%，庫房晝夜溫度變化不應(yīng)大于±3℃，濕度變化不能大于±5%。

6．照片入庫前要進(jìn)行檢查，對(duì)受污染的照片、底片要進(jìn)行必要的技術(shù)處理，防止受污染的照片、底片入庫。

三、實(shí)物檔案

(一)實(shí)物檔案指本廳在行使主要職能活動(dòng)時(shí)，有參考利用價(jià)值的實(shí)在物品，如獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、錦旗、題詞等。

(二)歸檔范圍

1．上級(jí)主管部門頒發(fā)給本廳的反映本廳主要職能活動(dòng)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)品(或獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)品照片)。

2．黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、廣電總局、省委、省政府、省人大、省政協(xié)主要負(fù)責(zé)人給本廳的題詞、題字。

3．重大活動(dòng)中，有影響的人士或集團(tuán)捐贈(zèng)的題詞、題字、畫及其他不易保留物品的照片。

4．平級(jí)單位給本廳獎(jiǎng)給的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、錦旗或下級(jí)單位及個(gè)人給本廳贈(zèng)送的錦旗拍攝成照片交廳檔案科保存。

5．其他有保存價(jià)值的實(shí)物

(三)不歸檔范圍

凡與上述無關(guān)的實(shí)物不需歸檔

(四)歸檔要求

1．收到實(shí)物的單位和個(gè)人，在收到實(shí)物的1個(gè)月內(nèi)，應(yīng)將實(shí)物移交廳檔案科保存?；螂S其他載體檔案一起歸檔。

2．實(shí)物檔案的歸檔工作廳領(lǐng)導(dǎo)的由廳辦公室負(fù)責(zé)收集、歸檔，各職能處室的由各處室文書處理人員負(fù)責(zé)。

3．移交廳檔案科的實(shí)物必須整潔，完整。并附有文字說明，標(biāo)明收到實(shí)物的事由，實(shí)物發(fā)放者、數(shù)量、領(lǐng)取實(shí)物的時(shí)間、地點(diǎn)、人員。

(五)實(shí)物檔案的管理，利用參見文書檔案管理辦法。

四、聲像檔案、照片檔案、實(shí)物檔案的借閱、銷毀按照云南廣播電視廳《檔案借閱制度》、《檔案鑒定銷毀制度》規(guī)定辦理。

第四篇：檔案達(dá)標(biāo)實(shí)物陳列篇

1、服務(wù)大局篇

緊緊國圍繞市委市政府中心工作，以“五個(gè)林業(yè)”為中心，以服務(wù)“兩區(qū)一市”建設(shè)為重點(diǎn)，立足實(shí)際，放眼全市，不斷深化生態(tài)興市戰(zhàn)略，大力實(shí)施生態(tài)提升工程，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。培植精品名牌，提升“鄂州制造”綜合實(shí)力；五個(gè)及時(shí)俱進(jìn)，領(lǐng)導(dǎo)掛點(diǎn)，服務(wù)全市100個(gè)重點(diǎn)項(xiàng)目；主動(dòng)招商引資，促成兩個(gè)國家級(jí)中心落戶鄂州，開展“生態(tài)林業(yè)”，服務(wù)城鄉(xiāng)一體化建設(shè)；建設(shè)金剛石工具質(zhì)量檢測(cè)中心，為特色產(chǎn)業(yè)發(fā)展提供引擎，加強(qiáng)節(jié)能監(jiān)測(cè)為心建設(shè)，為“兩型”發(fā)展改革提供技術(shù)支撐。照片

2、廉政建設(shè)篇

廉能生威，無欲則剛，全面貫徹落實(shí)中央、省、市善于加強(qiáng)廉政建設(shè)有的有關(guān)精神，終始把黨風(fēng)廉政建設(shè)落實(shí)到各個(gè)環(huán)節(jié)，各個(gè)崗位，各項(xiàng)工作中，認(rèn)真推行“十個(gè)全覆蓋”，堅(jiān)持抓班子，為干部職工當(dāng)好示范；抓制度，形成公平、公正、公開的管理機(jī)制；抓教育，構(gòu)筑牢固的思想道德防線；抓創(chuàng)新，形成服務(wù)為先、服務(wù)至上的工作理念；抓風(fēng)險(xiǎn)，建立有效防范的預(yù)警機(jī)制，增強(qiáng)工作效能。照片

3、鄂州市林業(yè)局榮譽(yù)室結(jié)束語

回首往昔，一路艱辛勇開拓；言言今朝，與時(shí)俱進(jìn)譜新篇；展望未來，志存高遠(yuǎn)創(chuàng)輝煌，記錄榮譽(yù)是為了傳承和發(fā)展，勇于進(jìn)取、甘于拼搏永遠(yuǎn)是鄂州林業(yè)人新的起跑線。

我們將沿著中國特色社會(huì)主義建設(shè)方向，在黨和政府的領(lǐng)導(dǎo)

下，與時(shí)俱進(jìn)，全面貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，以對(duì)黨、對(duì)人民、對(duì)林業(yè)事業(yè)高度負(fù)責(zé)的精神，以抓質(zhì)量、保安全、強(qiáng)質(zhì)監(jiān)、促發(fā)展為根本方針，全面履行神圣職責(zé)，向著更高、更遠(yuǎn)的目標(biāo)邁進(jìn)，用實(shí)際行動(dòng)樹立林業(yè)人“科學(xué)、公正、廉潔、高效”的良好形象，努力譜寫林業(yè)事業(yè)不斷發(fā)展的新篇章。

4、黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人這檔案工作題詞

檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面是一項(xiàng)崇高的事業(yè)。胡錦濤

5、鄂州市林業(yè)局榮譽(yù)篇前沿

以史為鑒，可以知興衰。

翻開鄂州林業(yè)發(fā)展史，呈現(xiàn)的是一個(gè)艱苦奮斗折創(chuàng)業(yè)史記，是一首開拓創(chuàng)新的壯麗詩篇，是一幅團(tuán)結(jié)奮進(jìn)的宏偉畫卷。發(fā)展史上，有全體林業(yè)人用青春和熱血描繪的高尚榮譽(yù)，有跌宕起伏又百折不撓的可貴精神，有艱難跋涉又昂揚(yáng)奮進(jìn)的崇高品質(zhì)，所有的一切，都升華為兩個(gè)字--榮譽(yù)。

在榮譽(yù)室里，所有的血液在這里流淌，所以有汗水在這里凝結(jié)，所有的奮斗在這里列隊(duì)，所有的變遷在這里呈現(xiàn)；一幅幅壯麗的圖畫，一句句言簡意賅的文字，記錄著鄂州林業(yè)人奮斗的光輝歷程，一個(gè)又一個(gè)榮譽(yù)，一代又一代的典范，一批又一批的先進(jìn)，讓良好形象在這里得到充分體現(xiàn)，時(shí)刻啟迪、教育、激勵(lì)著全體林業(yè)人不斷奮進(jìn)、勇力潮頭。

回顧歷史長河，是為為學(xué)習(xí)回睹前輩風(fēng)采；重溫昨日榮譽(yù)，是為了開創(chuàng)明天的輝煌。在黨和政府的領(lǐng)導(dǎo)下，鄂州林業(yè)人必將以扎實(shí)的作風(fēng)、先進(jìn)的理念、創(chuàng)新的意識(shí)、飽滿的熱情，傳承林業(yè)光榮傳統(tǒng)，開創(chuàng)新紀(jì)元，走向新征程。

6、機(jī)構(gòu)沿革篇

單位成立時(shí)間現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)照片、歷任領(lǐng)導(dǎo)照片

7、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷篇

近年以來，省林業(yè)廳、市委市政府對(duì)全市林業(yè)工作十分重視，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)多次來鄂州市林業(yè)局調(diào)研活動(dòng)，對(duì)鄂州林業(yè)工作提出了寶貴意見和建議，同時(shí)給予大力支持，在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)懷和正確領(lǐng)導(dǎo)下，鄂州林業(yè)事業(yè)不斷發(fā)展進(jìn)步。照片

領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研照片

8、機(jī)關(guān)和文化建設(shè)篇

不斷加強(qiáng)機(jī)關(guān)建設(shè)，以“六型機(jī)關(guān)”建設(shè)為載體，切實(shí)發(fā)揮機(jī)關(guān)在計(jì)劃、協(xié)調(diào)、監(jiān)督等方面作用，著力規(guī)范機(jī)構(gòu)設(shè)臵、人員編制、崗位職責(zé)和工作流程，完善財(cái)務(wù)、后勤、會(huì)務(wù)、綜治等制度辦法，促進(jìn)機(jī)關(guān)工作規(guī)范化和高效化，著力加強(qiáng)基層督促和指導(dǎo)，認(rèn)真落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)頒布基層聯(lián)系點(diǎn)制度，嚴(yán)格實(shí)行基層工作季度和目標(biāo)考核，推動(dòng)工作部署在基層的不折不扣落實(shí)，著力強(qiáng)化檢查和監(jiān)督抽查，推進(jìn)依法行政、廉潔從政。

大力實(shí)施質(zhì)監(jiān)文化建設(shè)，提煉質(zhì)監(jiān)文化建設(shè)核心理念----以質(zhì)為道、積量致遠(yuǎn)，為質(zhì)監(jiān)事業(yè)發(fā)展提供強(qiáng)大的精神動(dòng)力和智力支持。全面開展形式多樣、內(nèi)涵豐富的文化活動(dòng)，增強(qiáng)凝聚力

和戰(zhàn)斗力。照片

9、隊(duì)伍建設(shè)篇--照片

10、榮譽(yù)陳列篇--獎(jiǎng)牌縮放照片

第五篇：數(shù)字化檔案共享服務(wù)

數(shù)字化檔案共享服務(wù)工作探析

1、引言：

近年來，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的高速發(fā)展，人類社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入數(shù)字化信息時(shí)代。越來越多的城建檔案館開展了檔案數(shù)字化工作，將大量館藏紙質(zhì)檔案加工成數(shù)字化檔案進(jìn)行保管。那么，對(duì)這些數(shù)字化檔案的利用便成了數(shù)字化項(xiàng)目完成后的重要工作，而數(shù)字化檔案共享服務(wù)更是城建檔案館完成由傳統(tǒng)服務(wù)模式轉(zhuǎn)型成新型服務(wù)模式的關(guān)鍵。

2、目前我館的數(shù)字化檔案共享模式：

目前我館的數(shù)字化檔案共享服務(wù)仍然采用傳統(tǒng)的檔案查詢流程來完成。即由申請(qǐng)服務(wù)方提供介紹信、身份證原件及申請(qǐng)函，經(jīng)審核批準(zhǔn)后由檔案工作人員將數(shù)字化檔案導(dǎo)出PDF文件并刻錄到光盤中，再將光盤提供給申請(qǐng)服務(wù)方。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案利用模式，這樣的數(shù)字化檔案共享服務(wù)模式可以一次性完整提供項(xiàng)目檔案資料，而且數(shù)字化檔案也更有利于攜帶、保管。然而這樣的服務(wù)模式并不能充分開發(fā)數(shù)字化檔案的資源利用，也不能滿足大眾對(duì)獲取檔案信息的需求。

3、在互聯(lián)網(wǎng)上提供數(shù)字化檔案共享服務(wù)：

要發(fā)揮數(shù)字化檔案的重要作用，推動(dòng)數(shù)字檔案的社會(huì)共享，就必須將數(shù)字化檔案共享服務(wù)“上網(wǎng)”，這也是我館接下來的數(shù)字化檔案共享工作的重心之一。

將數(shù)字化檔案共享服務(wù)“上網(wǎng)”加強(qiáng)了普及性。根據(jù)中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心(CNNIC)發(fā)布的第41次《中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》中顯示，截至2017年12月，我國網(wǎng)民規(guī)模達(dá)7.72億，互聯(lián)網(wǎng)普及率為55.8%。漳州市常住人口505萬人，而我館去年全年的查檔人次僅為***人次。將數(shù)字化檔案共享服務(wù)“上網(wǎng)”，可以擴(kuò)大服務(wù)對(duì)象范圍，真正讓數(shù)字化檔案利用走進(jìn)千家萬戶，走進(jìn)人民群眾的生活中。

將數(shù)字化檔案共享服務(wù)“上網(wǎng)”體現(xiàn)了便捷性。它將傳統(tǒng)的“一對(duì)一”服務(wù)轉(zhuǎn)型成“一對(duì)多”服務(wù)，用戶無需上門、排隊(duì)、等待，通過計(jì)算機(jī)、筆記本電腦甚至手機(jī)就能在任何能夠連通網(wǎng)絡(luò)的位置就能查詢到需求的檔案信息，并實(shí)時(shí)傳輸?shù)皆O(shè)備上保存、利用，體現(xiàn)出了智慧城市人們的數(shù)字化生活的便捷性。

將數(shù)字化檔案共享服務(wù)“上網(wǎng)”更有利于收集反饋、改進(jìn)服務(wù)。在離線的數(shù)字化檔案共享服務(wù)模式中檔案管理部門很難收集到檔案利用的反饋信息，在改進(jìn)服務(wù)方式、提升服務(wù)質(zhì)量方面難免有所欠缺。而將數(shù)字化檔案共享服務(wù)“上網(wǎng)”后，可以通過收集網(wǎng)站的數(shù)據(jù)以及用戶反饋信息等來確定用戶的需求方向，并針對(duì)性改進(jìn)服務(wù)、提高用戶滿意度。

4、將數(shù)字化檔案共享服務(wù)“上網(wǎng)”存在的問題：

4.1 如何確保安全保密性。由于城建檔案的特殊性，城建檔案館提供的數(shù)字化檔案并非無條件向社會(huì)大眾開放查檔，因此如何確保數(shù)字化檔案共享服務(wù)對(duì)象的授權(quán)至關(guān)重要。

4.2 如何保證數(shù)據(jù)可靠性。如何確保通過數(shù)字化檔案共享服務(wù)提供的數(shù)字化檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性是數(shù)據(jù)安全工作的重心。如果通過數(shù)字化檔案共享服務(wù)提供的數(shù)據(jù)可以被篡改、刪減，那么所提供的數(shù)字化檔案就不具備數(shù)據(jù)可靠性，也就不具備法律效力，大大削減了該服務(wù)的功能。

4.3 如何保證便捷性體驗(yàn)。如何充分挖掘數(shù)字化檔案的服務(wù)價(jià)值，如何在確保數(shù)據(jù)安全的前提下通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)揮數(shù)字化檔案共享服務(wù)的便捷性，這是數(shù)字化檔案共享服務(wù)“上網(wǎng)”的主要工作內(nèi)容，也是社會(huì)大眾接觸數(shù)字化檔案共享服務(wù)最直接的用戶體驗(yàn)。

5、對(duì)存在問題的解決建議：

5.1 要確保安全保密性必須通過人工審批申請(qǐng)。在通過技術(shù)手段確保數(shù)據(jù)安全的同時(shí)，仍必須加入人工核驗(yàn)，確保安全保密性。具體流程為：查檔申請(qǐng)人必須填寫相關(guān)的檔案利用申請(qǐng)信息并上傳有效證件的掃描件或照片，經(jīng)由數(shù)字化檔案管理人員核實(shí)后上傳給相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，獲得批準(zhǔn)后方可提供數(shù)字化檔案服務(wù)。申請(qǐng)信息在數(shù)據(jù)庫中可保存一段時(shí)間，避免同一申請(qǐng)人短時(shí)間重復(fù)審批。

5.2 要確?？煽啃钥梢酝ㄟ^在提供的數(shù)字化檔案上加蓋電子簽章，由專業(yè)的電子簽章來確保數(shù)字化檔案的可靠性、安全性。電子簽章是伴隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而出現(xiàn)的一種安全保障技術(shù)，目的就是通過技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的紙面簽字或者蓋章的功能，確保提供的數(shù)字化檔案內(nèi)容不被編輯、篡改。

5.3 要確保便捷性體驗(yàn)必須在確保數(shù)據(jù)安全的前提下不斷進(jìn)行平臺(tái)迭代升級(jí)。隨著科技發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷完善，數(shù)字化檔案服務(wù)平臺(tái)也應(yīng)隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的變化以確保數(shù)據(jù)安全、提高用戶體驗(yàn)為目的不停地迭代升級(jí)，從而不斷提高平臺(tái)安全性和用戶體驗(yàn)。

6、總結(jié)：數(shù)字化檔案共享服務(wù)是新時(shí)代下隨著網(wǎng)絡(luò)的高度發(fā)展出現(xiàn)的新型服務(wù)，其服務(wù)模式和服務(wù)理念都有別于傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)，因此，我們要牢記“全心全意為人民服務(wù)”的服務(wù)宗旨，站在網(wǎng)絡(luò)化、信息化的服務(wù)角度上，抓住傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)的核心內(nèi)容，以數(shù)據(jù)安全為底線，不斷去探索新的檔案數(shù)字化共享服務(wù)模式。通過加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案的開發(fā)利用，為解決城市發(fā)展難題、實(shí)現(xiàn)城市智慧化管理，進(jìn)而為人民提高數(shù)字化生活質(zhì)量做出更大的貢獻(xiàn)。