第一篇：綜合性檔案館館藏檔案數(shù)字化鑒定探討

【正文】

近年來，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，一些檔案館開始實施數(shù)字檔案館計劃，或開始對部分館藏檔案進行數(shù)字化處理，以便為今后實現(xiàn)檔案全文信息絡(luò)化查閱作準(zhǔn)備，但館藏數(shù)量較大的單位很快都遇到了一個棘手問題：挑選什么檔案進行數(shù)字化？在確定將某一全宗檔案進行數(shù)字化時，又面臨是否將所有檔案部進行數(shù)字化的難題？在對館藏檔案進行數(shù)字化時，面對著龐雜紛繁甚至“魚龍混雜”的檔案，大家不約而同地感覺到面臨一個新的課題：檔案在進行數(shù)字化前的鑒定。當(dāng)今之際，檔案數(shù)字化，雖同高科技、高投入相伴隨，但一旦形成共識，擺上日程，其經(jīng)費和設(shè)備等問題似不難解決，然數(shù)字化鑒定，卻不那么容易，它政策性強，又是勞動和知識密集型工作，至今尚缺乏明確的指導(dǎo)理念，弄得不好即成為數(shù)字化的“瓶頸”，拖了檔案數(shù)字化進程的后腿。因此，從某種意義上來說，檔案數(shù)字化鑒定能否順利開展，關(guān)系到檔案數(shù)字化的進程，并最終影響檔案信息社會化的實現(xiàn)?，F(xiàn)筆者根據(jù)近來對此問題的研究和思考。提出一些管見，與檔案界同行探討。

一、數(shù)字化鑒定的目的館藏檔案數(shù)字化，是近年來隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案界為實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理和建立數(shù)字檔案館而提出，主要在館藏檔案數(shù)量具有一定規(guī)模，其檔案利用具有較大發(fā)展空間，物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)條件又較好的省、市一級國家綜合檔案館，以及一些發(fā)達地區(qū)區(qū)、縣一級檔案館進行。這是一部分國家綜合性檔案館順應(yīng)社會信息化的發(fā)展趨勢，在實行檔案資源信息化過程中采取的一項有力措施，其意義十分深遠，它不僅能使通過計算機終端查閱檔案全文成為現(xiàn)實，也將使檔案館在不久的將來通過現(xiàn)代計算機絡(luò)向不同層次的和利用者提供遠程檔案信息查閱服務(wù)成為可能，由此根本性地改變傳統(tǒng)的檔案查閱方式，為檔案信息資源廣泛方便地為社會所用開辟一個十分廣闊的空間。由于數(shù)字化檔案從實體檔案經(jīng)過數(shù)字化處理到能夠以數(shù)字方式提供利用，特別是遠程利用，其中包含較高的制作和運營成本，因此要求提供利用的數(shù)字化檔案具有相當(dāng)?shù)摹百|(zhì)量”，也就是說被提供的數(shù)字化檔案不能停留在原始和粗框狀態(tài)。為了解決提供利用的數(shù)字化檔案的“質(zhì)量”問題，檔案在進行數(shù)字化之前需要進行鑒定的問題很自然地被提上議事日程。與此同時，公開和通過絡(luò)遠程提供利用的數(shù)字化檔案，要求其內(nèi)容必須是適合向社會公開的，因此在檔案進行數(shù)字化前進行劃控鑒定也是必然之題（已經(jīng)經(jīng)過開放鑒定的例外）。一般來說，國家綜合檔案館館藏檔案的基礎(chǔ)狀況，包括每個全宗內(nèi)檔案構(gòu)成的合理程度，每個案卷的組合質(zhì)量，參差不齊，有一部分檔案組卷質(zhì)量很高，十分精練簡潔，卷內(nèi)每份文件都具有實質(zhì)性內(nèi)容，很說明問題，如果從中剔除任何一份文件，都會感到整個案卷會產(chǎn)生缺陷，對于具有這樣質(zhì)量的檔案，除了是否適合向社會開放的因素需要考慮外，顯然對其進行數(shù)字化是無需再進行鑒定的，但實際上在館藏檔案中能夠達到這種標(biāo)準(zhǔn)的檔案很少，特別是上個世紀(jì)70年代以前形成的檔案，由于歷史的原因，這些檔案的基礎(chǔ)狀況多數(shù)很不理想，常常是“魚龍混雜”，有價值的文件和毫無價值的文件夾雜在一起，對于這樣的檔案進行數(shù)字化，必須在事前進行鑒定，通過鑒定，剔除那些無關(guān)緊要或毫無價值的文件，留下反映歷史過程本質(zhì)的材料，從而使數(shù)字化的檔案是“貨真價實”，真正具有參考和研究價值，能夠派用處的檔案，從數(shù)字化檔案主要著眼于提供“精品”檔案的要求出發(fā)，檔案在數(shù)字化之前進行的鑒定有別于傳統(tǒng)的檔案價值鑒定。也不是單純?yōu)榱私鉀Q開放而進行的開放與否的劃控鑒定，它是一種綜合性鑒定，既包含對開放鑒定做拾遺補缺的工作，更承擔(dān)著“去粗取精”、存真留實的責(zé)任，其目的就是通過鑒定，提供組合精練、內(nèi)容充實、沒有“水分”的原始檔案進行數(shù)字化，從而保證了對檔案進行數(shù)字化處理的高投入能夠得到高效率的應(yīng)用。

二、數(shù)字化鑒定的原則

為了確保能夠?qū)⑷萘棵芗⒒A(chǔ)狀況良好、組合科學(xué)的館藏檔案進行數(shù)字化，必須對館藏原始檔案進行鑒定，在此基礎(chǔ)上篩選出可以和應(yīng)該進行數(shù)字化的檔案，根據(jù)目前已經(jīng)開展的數(shù)字化鑒定的實踐，一般而言，在具體進行檔案數(shù)字化鑒定時應(yīng)該遵循以下幾個原則：

1.精煉原則 數(shù)字化檔案從檔案的原始狀態(tài)到能夠遠程提供查閱的數(shù)碼狀態(tài)，期間要經(jīng)過數(shù)字化掃描、數(shù)據(jù)存儲整理和相應(yīng)檢索關(guān)系的建立等一系列工作，需要一定的人力物力投入和技術(shù)支撐，在此情況下，為了使這些工作更具有價值和體現(xiàn)效益，要求提供數(shù)字化的檔案必須有比較密集的容量，精煉原則即從這一目標(biāo)出發(fā)，要求鑒定人員在進行鑒定時貫徹精煉思想，剔除重復(fù)件和無價值的文件，擠掉案卷的水分，特別是對于那些原來臃腫龐雜的案卷，更要舍得下狠心，剔除那些無關(guān)緊要和可有可無的文件，使經(jīng)過鑒定后的檔案組合非常精煉，最集中地反映歷史活動的真貌。從擠掉案卷的水分來說，剔除某些正本文件的草稿、修改稿等是最為典型的例子。當(dāng)然如果從深層次的專題研究需要出發(fā)，某些利用者會認為一個文本的草稿、修改稿、打印稿和正式頒發(fā)稿雖然主體內(nèi)容相同，但在細節(jié)上存在差異，因而都具有重要的價值，因為它們從不同的側(cè)面記錄和反映了某份文件的最后形成過程。我們并不完全否認這樣的看法，但是認為在通常的檔案利用群體中，像這樣很專業(yè)的利用者畢竟是少數(shù)，如果都按照這樣的要求來進行數(shù)字化，則數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)庫容量將因此擴大幾倍，其制作和運營成本也相應(yīng)提高，而在大多數(shù)情況下，僅僅利用正本即能滿足利用者的需要，因為文件的正本反映了最基本最主要的歷史狀況。從進行數(shù)字化投入產(chǎn)出的策略考慮，我們顯然不能為了個別利用者的特別需求而作幾倍的投入，何況原始實體檔案依然存在，如果確有需要，利用者還可以專門查閱原始實體檔案，以解決其特殊的問題。由此可見，精煉原則主要是從減少數(shù)字化成本出發(fā)，同時也是從絕大多數(shù)利用者的利用需求出發(fā)，并不包括滿足個別利用者的特殊需求，2.存史原則 提出和要求貫徹精煉原則，其目的是為了使經(jīng)過數(shù)字化的檔案消除臃腫，去除水分，構(gòu)成精煉，而并非為了單純地達到精煉而將一些有價值的文件也拋棄，為此提出存史原則。這一原則的含義，可以理解為剔除文件時應(yīng)以是否違背存史作衡量，也就是說，當(dāng)如果剔除某份文件，是在剔除某種重要的歷史記錄，從而使某一重要歷史情況或細節(jié)由此消失，那么對這種剔除必須作慎重考慮。我們在數(shù)字化鑒定的實踐中遇到過這樣的情況：在鑒定某一市級機關(guān)檔案時，有人將區(qū)級機關(guān)上報的區(qū)情甚至基層情況的文件認為是“水分”，主張將其剔除，其理由一是此類文件在相應(yīng)的區(qū)級機關(guān)的檔案中會有保存，二是區(qū)情乃至基層情況不屬于市級機關(guān)檔案應(yīng)反映的重點。但是按照存史原則，上述文件恰恰十分真實地記錄和反映了當(dāng)時特定背景下基層所發(fā)生的一段生動的歷史，對于利用者直接了解這一歷史時期的相關(guān)歷史是很重要的材料，盡管此類文件在區(qū)級機關(guān)的檔案里很可能也保存著。存史原則要求在進行數(shù)字化鑒定時不能一味地為精煉而精煉，還必須謹(jǐn)慎考慮不能將那些記錄和反映生動的歷史過程和歷史真實的文件作為“水分”擠掉，從某種意義上說，存史原則也是對精煉原則的制約，貫徹存史原則能夠防止因貫徹精煉原則的過頭而把那些確實反映歷史真實的文件也精煉掉。

3.利用優(yōu)先原則 這一原則在很大程度上適用于數(shù)

字化鑒定的組織實施工作，但其核心思想也適用于數(shù)字化鑒定的具體操作。所謂“利用優(yōu)先”，即將利用者的要求和想法放在首位，用通常的話來說，就是“急利用者所急，想利用者所想”，在進行數(shù)字化鑒定時，也必須貫徹這一原則。數(shù)字化鑒定，從某種意義上說，是按照一定的原則和要求，對原始檔案進行一番篩選，利用優(yōu)先原則要求在進行這種篩選時必須從利用者出發(fā)，充分考慮利用者的需要，也就是說，應(yīng)該設(shè)身處地地從利用者角度出發(fā)。來進行這種篩選，保留對利用者切實有用的文件，剔除對利用者無用的文件，按照這樣的要求，由數(shù)字化鑒定進行的篩選，其結(jié)果既減少了投入，降低了成本，同時絲毫不會損害利用者的利益，反而因為提供了濃縮的檔案而節(jié)省了利用者的查閱時間，當(dāng)然這里所說的利用者利益，是普通的和一般的利益，并不包括個別的特殊的要求。由于檔案實現(xiàn)數(shù)字化所需要的巨大投入，決定了其考慮能夠滿足的利用者的需求只能是普遍的和一般的。

以上三項原則，可以說是三位一體，密不可分，即在貫徹精煉原則時不可不兼顧存史原則和利用優(yōu)先原則，而在貫徹存史原則時也不能舍棄精煉原則，在考慮利用優(yōu)先原則時當(dāng)然也不能違背精煉原則。在數(shù)字化鑒定的實際操作中，只有對此三項原則作通盤考慮和綜合應(yīng)用，才能確保數(shù)字化鑒定具有相當(dāng)?shù)馁|(zhì)量，達到預(yù)期的效果。反之，則可能顧此失彼，或重精煉而忽視存史，或重存史重利用優(yōu)先而達不到精煉的結(jié)果。

三、數(shù)字化鑒定工作的策劃和組織

由于館藏檔案數(shù)字化鑒定是一項新的業(yè)務(wù)，技術(shù)要求高，難度大，又缺乏實踐經(jīng)驗，除了上述鑒定原則的切實貫徹，其策劃和組織工作十分重要，在某種程度上，科學(xué)策劃和周全組織，是保證數(shù)字化鑒定能夠按照預(yù)定的目標(biāo)進行并取得成效的關(guān)鍵。

1.數(shù)字化鑒定工作的策劃 數(shù)字化鑒定工作的策劃主要包括對首選擬進行數(shù)字化檔案的考慮和確定、擬進行數(shù)字化鑒定檔案基礎(chǔ)狀況的調(diào)查、鑒定重點的把握等方面。由于檔案數(shù)字化進度按頁計算，一個綜合性檔案館在館藏檔案數(shù)字化方面要達到規(guī)模效應(yīng).哪怕是占館藏檔案的10％或20％，都需要經(jīng)歷一個復(fù)雜而漫長的過程，因此在實施館藏檔案數(shù)字化時必須在對館藏檔案進行調(diào)查的基礎(chǔ)上制訂出數(shù)字化計劃，挑選出急需進行數(shù)字化的全宗。

第二篇：館藏檔案的數(shù)字化

檔案數(shù)字化是檔案管理過程中一場深刻的革命，在石化集團公司對各單位“廣泛應(yīng)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò) 化技術(shù)，加快檔案信息化建設(shè)步伐，建設(shè)數(shù)字化檔案館”的要求下，我館作為試點單位，開始了建設(shè)數(shù)字檔案館的摸索。館藏檔案數(shù)字化是建設(shè)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)和前期工作，是組成數(shù)字檔案館的主要資源。為了實現(xiàn)數(shù)字資源的共享和統(tǒng)一利用，同時也為了保護檔案原件，將現(xiàn)有檔案進行數(shù)字化加工勢在必行。

一、目前檔案數(shù)字加工面臨的問題

1、數(shù)字化對象數(shù)量龐大、類型多樣

中原油田檔案館是油田檔案資源的管理服務(wù)中心，伴隨著油田的勘探開發(fā)和生產(chǎn)建設(shè)，形成了大量的檔案資料。目前庫藏紙質(zhì)檔案約230多萬卷，錄音錄像檔案14305盤，照片檔案56116張，底圖640087張，磁帶60512盤，光盤1329張，檔案數(shù)量以每年10多萬卷的速度遞增。如果把目前館藏檔案全部數(shù)字化，將是一項經(jīng)年累月的浩大工程。

2、檔案數(shù)字化效率問題

在數(shù)字化流程的各個環(huán)節(jié)，都需要進行質(zhì)量控制，而這就需要大量的工作時間為保障。以紙質(zhì)檔案為例，陳舊發(fā)黃的油印文件與現(xiàn)行的打印文件相比，識別率明顯要低很多，已損壞的文件還需要修復(fù)處理，甚至有些文件識別下來并不會比手工錄入快。

3、部門之間的協(xié)調(diào)問題

館藏檔案數(shù)字化工作是一項需要投入大量人力、物力和財力的工程，不僅僅是檔案信息部門的事情，還會涉及業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門、檔案保管部門等。爭取分管領(lǐng)導(dǎo)的支持與協(xié)調(diào)，才是館藏檔案數(shù)字化工作得以順利進行的保障。

二、館藏檔案數(shù)字化的實施

1、做好檔案鑒定工作，突出重點

由于我館保管的檔案數(shù)量龐大，檔案的價值也各有不同，所以不可能將全部檔案數(shù)字化，既浪費有限的資金，又會增加檔案部門的工作量。因此，要根據(jù)館藏實際情況，先進行檔案價值鑒定，篩選重要全宗，突出重點，有選擇地對館藏檔案進行數(shù)字化。第一，對檔案館中保存年代久遠已瀕臨損壞的珍貴老檔案進行數(shù)字化。第二，對具有長遠使用價值且不方便用戶反復(fù)翻閱的原件檔案進行數(shù)字化。第三，對利用率高、需求量大的開放檔案進行數(shù)字化。第四，針對主體服務(wù)對象，對具有油田特色的檔案進行數(shù)字化。

2、細分檔案數(shù)字化加工流程，嚴(yán)格控制精度

按照先公開后保密、先近期后 歷史 的原則，分步開展數(shù)字化加工工作。以紙質(zhì)檔案為例，2000年以來的公文檔案、數(shù)據(jù)庫中未有的且利用率較高的勘探開發(fā)類檔案、油田生產(chǎn)建設(shè)項目檔案、局級科研檔案進行全文錄入。

①整理拆分：從檔案管理員處填寫《檔案領(lǐng)取記錄單》，并領(lǐng)取檔案后，以件為單位拆除檔案的裝訂線，區(qū)分出需掃描的檔案材料。對檔案進行整理，將其中夾雜的紙屑以及訂書針等金屬物全部去掉，對已破損的文件進行必要的修復(fù)，對于不清楚的文件資料在征得檔案管理員的同意后進行素描，以保障掃描圖像的質(zhì)量。

在檔案整理拆分過程中，對于破損的檔案材料要做相應(yīng)登記，在征得檔案管理員的同意后，用透明膠從背面粘合。破損情況嚴(yán)重、無法粘合的，可用專用紙在背面托襯進行文件的修復(fù)；也可復(fù)印后掃描。

②檔案掃描：檔案經(jīng)過整理后，將需要掃描的案卷交給檔案掃描人員，紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案采用高速掃描方式以提高工作效率。

第三篇：2018年黃山城建檔案館館藏檔案數(shù)字化加工

2018年黃山市城建檔案館館藏檔案數(shù)字化加工

項目要求

一、具體內(nèi)容：

1、本次館藏檔案數(shù)字化加工總量為建設(shè)工程檔案約38萬頁文檔(A4、A3)，約3.6萬張圖紙(A2、A1、A0)，使用《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》同步完成條目著錄和電子文件掛接、案卷整理（組卷）。著錄內(nèi)容包括項目級、工程級、案卷級、文件級；并建立相應(yīng)目錄數(shù)據(jù)庫和電子檔案數(shù)據(jù)庫。做到紙質(zhì)和電子檔案同檔同號。本次須數(shù)字化加工檔案的數(shù)量為暫定量，投標(biāo)單位須在投標(biāo)文件中必須明確單價，最終結(jié)算按照工程結(jié)束驗收后的實際數(shù)量為準(zhǔn)。

2、工作內(nèi)容：主要包括檔案著錄、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗證、數(shù)據(jù)移交與提交、案卷整理、打印封面、打印卷內(nèi)目錄、打印備考表、打印檔案盒脊背、裝（換）盒、上架、刻盤、備份等工作。通過對館藏檔案進行數(shù)字化加工，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫。

二、基本要求

1、項目完成全部工作任務(wù)時間不超過3個半月（從進場之日起）；

2、投標(biāo)單位應(yīng)提供詳細的數(shù)字化加工工作流程和技術(shù)措施，為保障質(zhì)量和規(guī)定的時間內(nèi)完成項目的組織措施要有保障，進場除滿足工作需要的各類設(shè)備（特別是大圖掃描儀）外，還必須有充足的人員配備，及相應(yīng)的熟練員工，工作途中不得隨意更換工作人員。

3、中標(biāo)單位在中標(biāo)后應(yīng)繳納5000元合同保證金。

4、中標(biāo)單位在中標(biāo)后5天內(nèi)簽訂合同，合同簽訂后15天內(nèi)安排人員進場進行施工，逾期視為自動放棄，采購人可重新組織本項目招標(biāo)或由第二名頂替，并沒收其履約合同保證金。

5、中標(biāo)單位在履行合同過程中不服從采購人管理或故意拖延施工日期的，采購人可終止合同執(zhí)行，其履約合同保證金不予退還上交市財政。采購人可重新組織本項目招標(biāo)。施工單位自身原因?qū)е率┕と掌诔^合同約定的，超過日期按200元∕天標(biāo)準(zhǔn)從工程款中扣除誤期賠償費。

6、投標(biāo)人須在投標(biāo)文件中按檔案數(shù)字化加工時的文檔資料（A3及以下）和圖紙（A2及以上）兩檔分別報單價，條目錄入不另報價，折算進數(shù)字化加工中，最終結(jié)算按照工程結(jié)束驗收后的實際數(shù)量為準(zhǔn)。

三、項目工作地點：

項目工作地點：工作的場地由業(yè)主方提供。工作環(huán)境布置、所需設(shè)備、所需軟件以及所需全部耗材均由中標(biāo)商自備。

四、數(shù)字化加工要求：

基本流程：檔案出庫、檔案加工、檔案著錄、檔案校驗、檔案入庫等。（1）檔案整理：按照《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（ＧＢ／Ｔ５０３２８－２０１４）并結(jié)合黃山市城建檔案要求執(zhí)行。主要是對準(zhǔn)備掃描的檔案資料進行核對、并對少部分整理未達標(biāo)的檔案資料進行規(guī)范整理后再掃描。對影響掃描質(zhì)量的裝訂物（如訂書釘、別針、其他固定器具）要先拆除，拆除原件的裝訂物時應(yīng)注意保護原件及其順序。

（2）檔案掃描：根據(jù)檔案幅面的大小(A0、A1、A2、A3、A4)選擇相應(yīng)規(guī)格的專業(yè)掃描儀進行掃描。掃描分辨率符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求，文字頁200dpi、圖紙300 dpi、照片400dpi，生成文件為JPG、TIF或PDF格式。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。以A4頁面為標(biāo)準(zhǔn)，平均每頁文檔存儲大小控制在40KB以內(nèi)或適度大小。在掃描過程中對于老舊資料及有破損的資料要進行裱糊作業(yè)。目錄數(shù)據(jù)（案卷目錄及卷內(nèi)目錄）與掃描圖像要形成100％正確一一對應(yīng)關(guān)系。每個頁幅的前后順序要與原紙質(zhì)檔案順序保持一致。

（3）圖像處理：保證掃描文件的高質(zhì)量、高清晰度，通過專業(yè)的數(shù)字圖像處理軟件對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、黑邊等要進行整體去污和局部去污處理，圖像偏斜度不超過2度，對方向不正確的圖像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。做到圖像清晰、頁面完整、不歪斜、無變形、無黑邊，色彩還原逼真，達到國家檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)要求。

（4）檔案著錄：按照《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》、《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》及招標(biāo)方要求進行著錄，著錄滿足《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》的規(guī)定差錯率不得大于0.1%。（注：對于復(fù)印件要在備注中標(biāo)注“復(fù)印件”字樣）

（5）數(shù)據(jù)遷移：要求投標(biāo)單位自行準(zhǔn)備數(shù)字化加工系統(tǒng)，且加工后的數(shù)據(jù)能夠與《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》進行對接。中標(biāo)單位負責(zé)將數(shù)據(jù)遷移到《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》中，且保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率達到100%。

（6）打印要求：打印案卷封面、備考表、案卷目錄、文件目錄、脊背要符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》和黃山市城建檔案館具體標(biāo)準(zhǔn)的格式要求。

（7）保存?zhèn)浞荩何募谱鳌⒈４娴葢?yīng)符合城建檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和要求，要便于和《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》對接。將掃描信息刻錄到光盤上，一式三份?？截惖揭苿佑脖P上一式三份（移動硬盤由我館提供）。必須包含文件信息和目錄信息。同一項目信息不跨越兩張光盤或移動硬盤。必須打印封面，封面上體現(xiàn)盤內(nèi)內(nèi)容、制作時間、編號、文件類型。在刻錄完成后，與檔案實體進行比對，以確保數(shù)字化檔案文件準(zhǔn)確無遺漏。

（8）檔案掃描后需原樣恢復(fù)，按原來順序，校對整理后返回歸檔。（9）檔案案卷移出、移進、整理、著錄、掃描等均按項目或單項工程為單位按順序逐步完成，規(guī)范實施。

（10）以上所列未盡事宜，一切參照相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。

五、項目技術(shù)要求： 嚴(yán)格遵守并達到國家標(biāo)準(zhǔn)：

《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323-2001）《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328-201４）《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2007）《城市建設(shè)檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/T158-2011）《城建電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》（CJJ/T187-2012）《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）《磁體載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T15-1995）

《電子政務(wù)業(yè)務(wù)流程設(shè)計方法通用規(guī)范》（GB/T19487-2004）《數(shù)據(jù)元和交換格式.信息交換.日期和時間的表示法》（GB/T7408-1994）《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1～2-1999）《CAD電子文件光盤存儲系統(tǒng)的一致性測試》（GB/T17679-1999）《CAD電子文件管理》（GB/T17825.1～10-1999）《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T-31-2005）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）《安徽省城建檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（DB34/T1014-2009）

六、質(zhì)量與驗收要求

1、按單體工程（每棟樓）為管理單位在《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》中完成著錄工作，著錄內(nèi)容要求準(zhǔn)確、齊全，著錄完成的數(shù)據(jù)，需要通過內(nèi)部移交的操作，進入采購人所提供的《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》進行驗證，城建檔案館將按照錯誤率不能高于0.1%標(biāo)準(zhǔn)抽驗。

2、為保證檔案電子文件的清晰，原文原貌的特性，要求在掃描進行加工時，根據(jù)原始檔案紙張紙質(zhì)、底色、薄厚程度等因素合理設(shè)置掃描分辨率。掃描圖像使用通用格式，保證原始掃描圖像無歪斜，減少后期處理可能帶來的圖像失真。

3、掃描完成后，須通過《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》著錄的目錄數(shù)據(jù)進行一一對應(yīng)掛接。確保掃描圖像與案卷目錄、文件目錄100%掛接正確。同時應(yīng)按單體工程（每棟樓）為單位及時對掃描數(shù)據(jù)進行備份。

4、檔案掃描完成后，要進行細致認真整理。更換封面、卷內(nèi)目錄和備考表。

七、安全及管理要求

1、本項目要求中標(biāo)單位將人員和設(shè)備全部安排到招標(biāo)方指定地點進行工作。

2、中標(biāo)單位需確保場所正常秩序和安全。不得遺失、損壞檔案，如有違法者，將追究法律責(zé)任。

3、中標(biāo)單位必須每周主動向招標(biāo)方匯報工作情況和進度。

4、中標(biāo)單位應(yīng)負責(zé)對員工的消防安全知識進行培訓(xùn)。

5、中標(biāo)單位需確保加工場所衛(wèi)生干凈，對于廢紙的處理方式因遵循只進不出的原則。

6、在加工過程中遇到問題應(yīng)及時向我館報告，不可擅自處理。

7、掃描人員嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》、《保密法》及黃山市城建檔案館的有關(guān)規(guī)定，認真做好掃描檔案的保密和保護工作。

八、其它

1、中標(biāo)單位應(yīng)為采購人代為培訓(xùn)2名人員，使其熟練掌握檔案數(shù)字化加工全部過程及操作。

2、中標(biāo)單位需提供免費售后服務(wù)，一年內(nèi)發(fā)現(xiàn)電子檔案質(zhì)量問題，負責(zé)免費上門修正錯誤，在收到我方需求后，應(yīng)在3個工作日內(nèi)響應(yīng)并解決問題。

3、本項目投標(biāo)報價應(yīng)含安裝調(diào)試、運輸費用、檢測、驗收稅費等及其他費用。投標(biāo)報價為最終報價。

二〇一八年六月十二日

第四篇：檔案館檔案數(shù)字化和信息化工作制度

檔案館檔案數(shù)字化和信息化工作制度

為確保國家秘密安全，促進檔案信息化工作健康發(fā)展，杜絕檔案數(shù)字化和檔案信息化過程中的失泄密隱患，加強檔案整理和數(shù)字化管理工作，現(xiàn)結(jié)合本館實際特制定如下制度：

第一條

標(biāo)有密級且未經(jīng)解密的涉密檔案，不得數(shù)字化和信息化。

第二條

對聘用工作人員的家庭背景情況進行審核，工作人員戶籍必須為中國大陸公民。

第三條

與數(shù)字化和信息化工作人員簽訂安全保密協(xié)議，規(guī)定其不得下載、留存、持有和使用任何檔案信息，違者承擔(dān)法律責(zé)任并予嚴(yán)厲經(jīng)濟處罰。

第四條

所有數(shù)字化和信息化工作必須在我館自備檔案數(shù)字化場地進行，所有數(shù)字化設(shè)備和軟件須進行安全保密技術(shù)檢測，有安全保密隱患的一律不得使用。數(shù)字化工作中使用的軟件必須是正版軟件。對工作中使用到的計算機的輸出接口采用物理和軟件的方式進行屏蔽處理，防止數(shù)據(jù)外拷，計算機局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)等外網(wǎng)物理隔離，加工數(shù)據(jù)由專人負責(zé)管理，其他人員未經(jīng)授權(quán)無權(quán)訪問。

第五條

數(shù)字化場地必須安裝視頻監(jiān)控設(shè)備，做到凡是有檔案實體的地方都有視頻監(jiān)控。視頻監(jiān)控錄像由專人保管，無關(guān)人員不得使用。

第六條

明確本館負責(zé)檔案數(shù)字化和信息化安全管理工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，落實責(zé)任科室和人員，責(zé)任人員定期對所有數(shù)字化設(shè)備和軟件進行保密技術(shù)檢測。建立安全值班制度，每天定時由責(zé)任人員對工作現(xiàn)場進行監(jiān)督，及時解決工作中出現(xiàn)的問題，消除安全隱患。

第七條

禁止非本項目人員進入數(shù)字化場地，如因特殊情況需向局(館)分管領(lǐng)導(dǎo)報告，獲得批準(zhǔn)后方能進入。

第八條

嚴(yán)禁在工作室進行任何形式的有線或無線互聯(lián)網(wǎng)連接，嚴(yán)禁采取手抄、拍攝、復(fù)印、打印、發(fā)短信或電子郵件等手段復(fù)制或摘錄檔案內(nèi)容外傳。

第九條

不得在工作室私自使用計算機、打印機、掃描儀、復(fù)印機、通信工具、攝錄器材等設(shè)備；禁止使用外來的磁盤、U盤、MP3或光盤等存儲載體。

第十條

工作人員上班時按規(guī)定穿工作服，禁止攜帶任何食物、流質(zhì)等進入工作間；禁止喧嘩、聊天、隨意走動等與工作無關(guān)的事情；禁止私自亂拆、亂放、亂換辦公設(shè)備，禁止私自改變計算機的硬件、軟件程序；禁止攜帶易燃、易爆、有毒、有害等物品進入工作間。

第十一條

工作人員下班后必須迅速離開，禁止將辦公物品、紙張等帶出工作間外。

第十二條

工作人員每天下班后做好數(shù)字化場地環(huán)境保潔，負責(zé)檢查燈、電腦及空調(diào)的電源關(guān)閉情況，并將門窗關(guān)好，注意防火防盜，做好安全防范工作。

第十三條

數(shù)字化整理過程中所產(chǎn)生的廢紙必須存放在指定地點，每星期集中清理一次。清理時需安排專人對廢棄紙張進行檢查，確保其中沒有夾帶任何檔案文件方能清出工作場地。

第十四條

檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，必須清除設(shè)備中的所有信息并作安全技術(shù)處理。

第五篇：檔案館數(shù)字化、數(shù)字化檔案館、數(shù)字檔案館

關(guān)于檔案館數(shù)字化建設(shè)的思考

2006-11-9 網(wǎng)友評論 0 條 點擊進入論壇

當(dāng)二十世紀(jì)的尼葛洛龐帝（Nicholas Negroponte）在《數(shù)字化生存》（Being Digital）一書中，向人們描述著數(shù)字時代對我們的生活方式、工作方式甚至思維方式帶來的各種沖擊時，人類文明已經(jīng)真實地邁進了二十一世紀(jì)，數(shù)字化信息時代的大潮朝著我們撲面而來。檔案管理和利用如何應(yīng)對及適應(yīng)數(shù)字化信息時代的需求，是我們檔案工作者要思考的。

一、傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路

2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開始對此投資建設(shè)。我們認為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程，對這個過程的各個環(huán)節(jié)進行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認識的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。

傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路由三個相互聯(lián)系的階段組成：

（一）檔案館數(shù)字化。檔案館的數(shù)字化包含著以下三層含義，其一是隨著計算機技術(shù)的引入，建立檔案館的自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案館自動化管理，完成檔案管理的數(shù)字化；其二是館藏信息數(shù)字化，數(shù)字化的館藏檔案信息能直接被計算機識別和處理，建成完備的信息數(shù)據(jù)庫；其三是構(gòu)建平滑高效的檔案信息數(shù)字化傳輸平臺，實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理和資源共享。

（二）數(shù)字化檔案館。在檔案館數(shù)字化基礎(chǔ)上，形成以數(shù)字化信息為館藏內(nèi)容，以計算機為管理手段，以網(wǎng)絡(luò)傳遞為利用方式的一種新型檔案館，是采用現(xiàn)代高新技術(shù)的數(shù)字信息資源系統(tǒng)。

（三）數(shù)字檔案館。通過國家信息基礎(chǔ)工程聯(lián)合數(shù)字化檔案館，運用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，將個體數(shù)字化檔案館聯(lián)合起來，進行擴張、伸展，組成完全意義的數(shù)字檔案館，遵循共同協(xié)議，實現(xiàn)數(shù)字化信息共享，是超大規(guī)模的、便于使用的、沒有時空限制的知識信息中心。用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)計算機終端提出需求，由數(shù)字檔案館系統(tǒng)完成查找和調(diào)閱檔案信息，完全不受時間和地理條件的限制。如果說運用虛擬技術(shù)，建立虛擬檔案館的話，那么，檔案館發(fā)展到第三個階段，才真正可以稱得上是虛擬檔案館。

二、檔案館數(shù)字化——數(shù)字化的起點

檔案館的數(shù)字化建設(shè)作為傳統(tǒng)檔案館數(shù)字之路的起點，如何走好這首要一步，就顯得至關(guān)重要。為此我們就著重于這一點來談一下我們的觀點。

計算機技術(shù)的普及，為檔案館數(shù)字化建設(shè)奠定了良好的基礎(chǔ)。檔案館數(shù)字化建設(shè)包含以下幾個方面：

（一）檔案管理的數(shù)字化。檔案管理自動化是對檔案館自身管理行為現(xiàn)代化的確定，而這種現(xiàn)代化是建立在計算機數(shù)字化管理基礎(chǔ)上的。這個特征是基礎(chǔ)性的，有普遍意義的，是開展其他數(shù)字化工作的前提條件?，F(xiàn)在許多文章在探討數(shù)字檔案館或虛擬檔案館時，較多是對檔案館美好前景的預(yù)測與憧憬，很少涉及傳統(tǒng)檔案館的現(xiàn)代化管理問題，忽視檔案管理具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的計算機數(shù)字化管理問題，如檔案自動編目和自動檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作輔助管理、計算機輔助立卷、檔案自動標(biāo)引、文檔一體化管理、檔案館辦公自動化、檔案庫房保護技術(shù)現(xiàn)代化、檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計與建立等。而這些不僅是檔案管理基本的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，也是檔案管理自動化的具體體現(xiàn)，更是檔案管理數(shù)字化全面實現(xiàn)的基礎(chǔ)。這些問題不解決，檔案館數(shù)字化建設(shè)就是“空中樓閣”，無從談起。

20世紀(jì)90年代以來，我國各級各類檔案館開始進行檔案管理數(shù)字化的實踐與探索，大致可以歸納為三方面的發(fā)展方向。

1、建立著錄檔案信息檢索系統(tǒng)。著錄檔案信息檢索系統(tǒng)，應(yīng)該說是計算機技術(shù)與檔案工作的最早結(jié)合點。由于檔案館的館藏量巨大，檔案的信息資源又是如此豐富多樣，為了方便利用者，提高查詢效率，檔案館利用計算機技術(shù)進行檔案目錄或?qū)ｎ}文件級目錄著錄，以達到快速檢索的目的，檢索工具的數(shù)字化帶來的優(yōu)勢盡顯無遺。

2、“文檔一體化”管理。1992年國家檔案局提出“文檔一體化”管理思路，許多檔案部門紛紛嘗試?yán)糜嬎銠C技術(shù)實現(xiàn)文件與檔案的一體化管理，從文件形成之時到文件辦結(jié)歸檔乃至檔案管理成為一條流水線的操作過程?！拔臋n一體化”操作管理軟件與傳統(tǒng)手工操作相比，避免應(yīng)歸檔的文件材料人為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準(zhǔn)確性，提高了文件立卷的效率，提高了檔案的質(zhì)量。但它也只是利用計算機技術(shù)來模擬傳統(tǒng)手工操作流程，不是真正意義上的文檔管理數(shù)字化。

3、檔案館數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)。我國檔案工作數(shù)字化管理起步時間較晚，目前還是以針對上述檔案信息檢索系統(tǒng)和文檔一體化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理為主，停留在檔案工作數(shù)字化管理的初級階段，數(shù)字化管理的優(yōu)勢和潛能并未充分發(fā)掘出來。檔案工作數(shù)字化管理系統(tǒng)實際上是一個可以涵蓋檔案館行政管理和業(yè)務(wù)管理、檔案信息開發(fā)利用工作等諸方面的大型的系統(tǒng)工程。檔案館數(shù)字化管理應(yīng)該以此為契入點，朝著這個方向積極發(fā)展。

（二）館藏信息的數(shù)字化。根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，綜合性檔案館作為黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)機構(gòu)，是永久集中保存檔案的基地，與國家歷史同在。綜合性檔案館通常都有數(shù)量龐大的館藏，內(nèi)容及形式也是豐富多樣的。就傳統(tǒng)的檔案載體而言，其記錄信息都是平面的，文字、圖像、聲音等不同載體的信息難以有機地結(jié)合起來。通過運用計算機技術(shù)與多媒體技術(shù)，所有的館藏信息都能以數(shù)字化的形式存儲，做到圖、文、聲并茂，檔案信息的記錄功能與顯示功能得到了極大的強化；而且更有前景的是數(shù)字化后的檔案信息能隨心所欲地從一種媒介轉(zhuǎn)換到另一種媒介，給長期以來沉悶、形式單一的檔案信息貼上吸引人的“標(biāo)簽”。館藏信息的數(shù)字化是檔案館數(shù)字化建設(shè)的核心，其數(shù)字化建設(shè)的工程量巨大，各級檔案部門應(yīng)根據(jù)自身特點采取不同的建設(shè)模式：

1、大型綜合性檔案館，它們的館藏基礎(chǔ)一般都較好，館藏信息的利用也較頻繁，在建設(shè)經(jīng)費充足的情況下，可以采取技術(shù)優(yōu)先的原則，劃出專項經(jīng)費，成立館藏信息數(shù)字化部門，專門負責(zé)檔案信息數(shù)字化工作。這種模式見效快，但投入高，需要很強的經(jīng)濟支持和技術(shù)支持。

2、中小型綜合檔案館，在建設(shè)經(jīng)費不夠充足的情況下，可以采取資源優(yōu)先的原則，購置少量的設(shè)備，對重要的檔案資源先期進行數(shù)字化處理，循序漸進逐步擴大數(shù)字化規(guī)模。這種模式見效慢，投入較少，對技術(shù)要求也不高。館藏檔案信息經(jīng)數(shù)字化后轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，以數(shù)據(jù)庫的形式存在。

目前大部分檔案館館藏檔案載體仍然是以紙質(zhì)為主，紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作方式一般有二種：第一種是通過計算機人工錄入或通過掃描儀掃描由字符識別軟件（OCR）識別，制成文本文件；第二種是將檔案文件的每一頁看成是一張圖片，不管上面具體是什么內(nèi)容，由掃描儀按頁掃入計算機制成圖形文件。第一種方式占據(jù)空間小，是一種真正意義上的全文數(shù)字化，但紙質(zhì)檔案信息的記錄方式是多種多樣的，有的是手寫體、繁體字，有的字跡褪化及非文字形式等，此時采用第一種方式就會暴露出如下致命弱點：用OCR字符識別的準(zhǔn)確率低；若采用人工錄入，不但需要大量的錄入人員，而且一時還不能馬上勝任此項工作，差錯率大且核對困難，投入大，收效慢。而第二種方式實現(xiàn)容易，一般檔案工作人員只要稍加培訓(xùn)，即可操作機器，且工作可以定量化，差錯率相對較低，即便有一些錯掃、漏掃等，也能很快被發(fā)現(xiàn)。至于圖形文件占空間大的問題，在計算機技術(shù)日新月異的今天，相信適合的軟件很快就會被開發(fā)出來，如果能采用先進的高速掃描機，那么對檔案信息數(shù)字化無疑是如虎添翼。另外，還因為圖像掃描保持了檔案原件本來面目，可以使利用者在看到文字內(nèi)容的同時，也能看到紙質(zhì)檔案的其它一些特征，如原件的紙色、墨跡、印章、圈點、批注等各種原貌，使利用者可以獲得更多的線索，開展一些更深入的研究。

（三）檔案信息傳輸平臺數(shù)字化。檔案信息只有在傳遞過程中才能體現(xiàn)出它應(yīng)有的價值，以往信息存在于一次文獻即檔案原件或經(jīng)過處理的二次文獻范疇內(nèi)，人們需要檔案信息，往往需要親臨檔案館，通過閱覽摘錄、靜電復(fù)制或拍攝等形式來獲取需要的信息。但檔案信息在完成數(shù)字化后以數(shù)字形式存在時，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺，為檔案信息的快速流動提供可能。數(shù)字化了的檔案信息在傳遞過程中可以同時進行多向傳遞，形成傳遞網(wǎng)絡(luò)，而且通過因特網(wǎng)可以方便地進行遠程傳遞，不受時間與空間的限制，利用者不必親臨檔案館，就可以在任何時間任何地點通過計算機方便地利用檔案信息。

如果把檔案館數(shù)字化建設(shè)比作一個人體的話，那么檔案管理數(shù)字化和館藏信息數(shù)字化的建設(shè)就是這個人體的骨架和血肉，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就是它的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)。檔案館信息傳輸平臺應(yīng)首先構(gòu)建的是檔案館局域網(wǎng)也可稱為內(nèi)網(wǎng)，一般的要求是在遵循統(tǒng)一的通信協(xié)議前提下，通過網(wǎng)絡(luò)連線將各個部門的計算機資源整合在一起。可根據(jù)不同的應(yīng)用設(shè)置服務(wù)器，部門的個體計算機通過網(wǎng)絡(luò)共享網(wǎng)絡(luò)信息資源，為檔案館核心數(shù)據(jù)庫提供檔案信息，也可以得到權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。其次是構(gòu)建外網(wǎng)、公眾網(wǎng)等，可使檔案信息通過數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進入信息交流的大動脈----互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案資源的共享。

三、檔案館數(shù)字化建設(shè)需要注意的幾個方面

（一）建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系?！吨腥A人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化管理條例》指出：“標(biāo)準(zhǔn)化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分，在社會主義建設(shè)中推行標(biāo)準(zhǔn)化，是國家的一項重要技術(shù)經(jīng)濟政策?！边@充分闡明了標(biāo)準(zhǔn)化的地位和作用?，F(xiàn)在各地的檔案館對數(shù)字化建設(shè)還都處在試驗和探索階段，采用的方式方法也不盡相同，因此在檔案館數(shù)字化建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系的確立就顯得尤為重要，它是檔案館數(shù)字化建設(shè)高質(zhì)量的堅實基礎(chǔ)。如浙江省檔案局指出數(shù)據(jù)庫建設(shè)要本著保證質(zhì)量、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的精神，并決定在2002年正式出臺統(tǒng)一的《浙江省綜合檔案館電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對全省各級檔案館現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫與軟件進行修改、規(guī)范，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，完善軟件功能，特別是數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口功能。在建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系方面我們應(yīng)遵循以下原則：

1、以標(biāo)準(zhǔn)化管理為主，制度管理為輔。標(biāo)準(zhǔn)化適合于技術(shù)工作領(lǐng)域的規(guī)范化管理，可操作性強，而且與管理體制的關(guān)系較為超脫，因此在不與法律相沖突的情況下，標(biāo)準(zhǔn)化管理更有利于不同部門之間的協(xié)調(diào)。制度通常以法規(guī)形式出現(xiàn)，特別是約束力強，但管理范圍有限，所以在標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)上，配合制度可以形成檔案館數(shù)字化工作所需的嚴(yán)密的規(guī)范化管理體系。

2、首先考慮采用國際標(biāo)準(zhǔn)，其次才是國家、行業(yè)及地方標(biāo)準(zhǔn)。由于檔案信息的范圍和種類處于不斷擴展和變化之中，因此即使在檔案館數(shù)字化階段也應(yīng)優(yōu)先采用適用范圍盡可能廣泛的標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到一次到位。檔案館數(shù)字化建設(shè)中確定標(biāo)準(zhǔn)的原則是：面向計算機和網(wǎng)絡(luò)及信息平臺的處理，直接采用國際和國家標(biāo)準(zhǔn)；面向綜合性信息的處理優(yōu)先采用國家標(biāo)準(zhǔn)；面向檔案信息的處理以借鑒為主進行補充，由此形成標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系。

（二）建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫。早在1992年就有學(xué)者指出檔案工作現(xiàn)代化的核心是建設(shè)高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫，這個認識到今天仍然具有指導(dǎo)意義?，F(xiàn)在我們檔案館數(shù)字化建設(shè)的核心依然是建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，并通過網(wǎng)絡(luò)平臺進行信息傳遞和信息交流。

檔案館計算機數(shù)據(jù)庫類型以檢索性數(shù)據(jù)庫和文件性數(shù)據(jù)庫兩種較為常見，檢索性數(shù)據(jù)庫主要用于揭示館藏內(nèi)容，介紹開放檔案的范圍、目錄和提供網(wǎng)上檢索途徑；文件性數(shù)據(jù)庫，主要用于完整地載入檔案文件，使人們可以通過網(wǎng)絡(luò)獲得檔案信息。檔案信息數(shù)字化后以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫，檔案信息組織形式就發(fā)生了本質(zhì)上的變化，從原先紙張上順序的、線形的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C的直接的、網(wǎng)狀的方式，索引文件、超文本技術(shù)可以使信息按本身的邏輯關(guān)系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，依賴先進的智能化信息管理技術(shù)，以人工語言或自然語言進行搜索，為用戶提供方便、高效的服務(wù)。一個高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)字信息要達到以下質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：第一、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；第二、數(shù)據(jù)項目和內(nèi)容的完整性；第三、數(shù)據(jù)的規(guī)范性；第四、數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。

（三）檔案信息安全問題。安全是檔案館數(shù)字化建設(shè)不可忽視的一個重要方面。檔案館與圖書館最根本的不同在于圖書信息基本上是面對普通公眾，而檔案信息則對安全保密有嚴(yán)格的要求，有相當(dāng)一部分檔案信息是需要控制使用的，所以檔案館數(shù)字化建設(shè)中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分為制度管理和技術(shù)保證兩類，檔案館在數(shù)字化建設(shè)中對此應(yīng)該形成一套管理制度體系，此外還需要有相應(yīng)的技術(shù)措施進行自動控制，才能做到更加嚴(yán)密。如中國第二歷史檔案館在進行民國檔案數(shù)字化建設(shè)的探索時就十分重視數(shù)據(jù)的安全問題。他們認為在黑客猖獗和網(wǎng)絡(luò)安全保護手段不健全的情況下，為了確保檔案信息的保密和安全，可以有計劃、有步驟、分階段地進行數(shù)字化民國檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。他們首先對已有的檔案信息系統(tǒng)進行改進分化，對館內(nèi)不同用戶根據(jù)權(quán)限提供全文檔案信息，使館藏信息首先在館內(nèi)達到資源共享。當(dāng)館內(nèi)數(shù)據(jù)庫接入Internet網(wǎng)時，除盡最大可能保證網(wǎng)絡(luò)安全外，將那些有機密性的、不開放的檔案不存放在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上。在當(dāng)前的技術(shù)條件下，為了解決檔案信息的安全問題，也可以使用Intranet技術(shù)，提供授權(quán)的檔案信息服務(wù)。

（四）加快相關(guān)人才的培養(yǎng)和使用。人才問題是關(guān)系到檔案館數(shù)字化建設(shè)成敗的另一關(guān)鍵。檔案館數(shù)字化建設(shè)的過程是與新知識、新技術(shù)的普及密不可分的，所以各類相關(guān)人才的引進和培養(yǎng)必須引起高度的重視。檔案館數(shù)字化建設(shè)過程中必須考慮培養(yǎng)的人員有以下幾類：系統(tǒng)開發(fā)與維護、數(shù)字化加工與管理、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、數(shù)據(jù)庫運行管理等。

目前我國的檔案專業(yè)教育，無論是高等教育，還是各種專業(yè)知識培訓(xùn)，都顯得知識陳舊，內(nèi)容更新慢，缺乏計算機技術(shù)與檔案及檔案工作關(guān)系的內(nèi)容，其結(jié)果也就使得檔案界嚴(yán)重缺乏既具有檔案專業(yè)知識又具有計算機等相關(guān)知識的復(fù)合性人才，阻礙了計算機等現(xiàn)代化技術(shù)在檔案事業(yè)上的運用。對此，檔案教育界必須引起高度重視，奮起直追，加大培訓(xùn)力度。

同時檔案館也必須重視對在職人員的培訓(xùn)工作，重視引進相關(guān)的專業(yè)人才，以適應(yīng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的需要。在相關(guān)的崗位培訓(xùn)及人才引進時應(yīng)該遵守以下原則：

1、做到有提前量，使有關(guān)人員對新技術(shù)新設(shè)備提前了解。

2、針對不同對象分層次培養(yǎng)，要求知識技能與崗位相適應(yīng)。

3、充分依靠社會支持，引進人才但不浪費人才，做到人員結(jié)構(gòu)合理。

以上是我們對檔案館數(shù)字化建設(shè)的一些淺見?，F(xiàn)在各地檔案部門都很重視這方面的信息，有些單位已將此擺上了議事日程，但相對于圖書館部門，檔案部門的動作已經(jīng)滯后。中國數(shù)字圖書館工程現(xiàn)已進入了實質(zhì)性操作階段，其在數(shù)字圖書館的總體結(jié)構(gòu)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)線路等方面已經(jīng)積累了相當(dāng)?shù)慕?jīng)驗。1999年3月成立的“國家圖書館文獻數(shù)字化中心”年生產(chǎn)規(guī)模已經(jīng)達到5000萬至6000萬頁全文影像數(shù)據(jù)，它的網(wǎng)絡(luò)可以提供1000G存儲量的網(wǎng)上信息服務(wù)。檔案館如果還不重視檔案館的數(shù)字化建設(shè)，不能在網(wǎng)絡(luò)上有效地傳遞檔案信息，就無法融入信息時代的快車道，最終將被信息社會淘汰。因此，為適應(yīng)社會發(fā)展的需要，檔案館數(shù)字化建設(shè)不僅僅是一項具有前瞻性的舉措，它還具有更深刻的戰(zhàn)略意義。