行政物資采購(gòu)管理規(guī)定

第一章

總

則

第一條

為規(guī)范集團(tuán)行政采購(gòu)行為,加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)過程的管理和監(jiān)控,本著“保證質(zhì)量、節(jié)約開支、堵塞漏洞、避免損失、提高效益”的原則，特制定本辦法。

第二條

基本原則

一、遵循公開、公平、公正原則，維護(hù)公共利益，保證行政效率，最大限度地提高資金的使用效益。

二、采購(gòu)應(yīng)當(dāng)符合節(jié)能和環(huán)境保護(hù)的要求，優(yōu)先采購(gòu)低能耗低污染的貨物和工程。

三、行政部作為采購(gòu)工作的管理和執(zhí)行部門，須詳細(xì)進(jìn)行采購(gòu)物資的成本核算，有權(quán)根據(jù)各部門的具體使用情況選擇產(chǎn)品的品牌、檔次及供貨渠道，從而控制產(chǎn)品價(jià)位，降低物資成本。

四、在物資采購(gòu)過程中要做到采購(gòu)經(jīng)手人員、保管人員、審批人員分離制衡。

第三條

適用范圍

一、本辦法適用集團(tuán)及直屬全資子公司辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具及工程的采購(gòu)管理(不包括生產(chǎn)材料及生產(chǎn)設(shè)備的采購(gòu))，集團(tuán)控股公司參照?qǐng)?zhí)行。

二、集團(tuán)行政采購(gòu)實(shí)行集中采購(gòu)和分散采購(gòu)兩種形式。

符合下列條件之一的，原則上實(shí)行集中采購(gòu)：

1、單價(jià)在___萬元，批量在___萬元以上的辦公設(shè)備、辦公用品和家具;

2、合同價(jià)值___萬元以上公共工程按工程招標(biāo)、投標(biāo)辦法執(zhí)行。

3、合同價(jià)值___萬元以上的服務(wù)項(xiàng)目。

第二章

采購(gòu)方式

第四條

集中采購(gòu)原則上統(tǒng)一到集團(tuán)指定的采購(gòu)定點(diǎn)單位實(shí)施采購(gòu);如果沒有集中的采購(gòu)定點(diǎn)單位，則由各企業(yè)行政部與使用單位共同確定專人組成不少于___人的采購(gòu)小組，按采購(gòu)規(guī)定及程序?qū)嵤┎少?gòu)，分散采購(gòu)由各企業(yè)行政部根據(jù)本企業(yè)情況組織采購(gòu)。

第五條

行政采購(gòu)以競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)為主，同時(shí)，可根據(jù)實(shí)際，采取公開招標(biāo)采購(gòu)、邀請(qǐng)招標(biāo)采購(gòu)和直接采購(gòu)等方法。

一、公開招標(biāo)采購(gòu)指招標(biāo)人以公告的方式邀請(qǐng)不特定的法人或其它組織參與投標(biāo)。

二、邀請(qǐng)招標(biāo)是指招標(biāo)人以投標(biāo)邀請(qǐng)書的方式邀請(qǐng)?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標(biāo)。

三、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)是直接邀請(qǐng)三家以上的供應(yīng)商就采購(gòu)事宜進(jìn)行談判的采購(gòu)。

四、詢價(jià)采購(gòu)是對(duì)三家以上的供應(yīng)商提供的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，以確保競(jìng)爭(zhēng)性價(jià)格的采購(gòu)。

五、直接采購(gòu)是指采購(gòu)人向供應(yīng)商(廠家)直接購(gòu)買的方式。

第六條

實(shí)行競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)的項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)遵循下列基本程序：

一、確定采購(gòu)談判小組成員、談判程序、談判內(nèi)容、定標(biāo)準(zhǔn)等。

二、談判人擬定合同條款，提出邀請(qǐng)參加談判的供應(yīng)商名單。

三、參加談判的所有供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出最后報(bào)價(jià)及有關(guān)承諾，談判人據(jù)此確定中標(biāo)供應(yīng)商。

第七條

實(shí)行詢價(jià)采購(gòu)的項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)遵循下列基本程序：

一、定詢價(jià)小組成員、價(jià)格構(gòu)成、定標(biāo)準(zhǔn)等。

二、詢價(jià)人擬定合同條款，提出報(bào)價(jià)供應(yīng)商名單。

三、詢價(jià)活動(dòng)必須公平進(jìn)行，詢價(jià)人應(yīng)要求供應(yīng)商書面一次報(bào)出不得更改的價(jià)格，詢價(jià)人確定的中標(biāo)人是符合采購(gòu)要求且報(bào)價(jià)最低的供應(yīng)商。

第八條

采購(gòu)員對(duì)于小額物品的采購(gòu),應(yīng)盡量去正規(guī)商場(chǎng)采購(gòu),并做到貨比三家,嚴(yán)格控制采購(gòu)物品的質(zhì)量＼價(jià)格及售后服務(wù)。

第三章

采購(gòu)程序

第九條

采購(gòu)計(jì)劃與申請(qǐng)

一、屬行政采購(gòu)項(xiàng)目，申請(qǐng)部門須擬訂本部門年度采購(gòu)計(jì)劃，并附采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、數(shù)量、估計(jì)價(jià)值、供貨時(shí)間等有關(guān)材料，報(bào)行政部審核。

二、行政部對(duì)申請(qǐng)部門上報(bào)的年度采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核后，制定公司年度采購(gòu)計(jì)劃預(yù)案。

三、公司年度采購(gòu)計(jì)劃須經(jīng)總裁批準(zhǔn)方可實(shí)施。

四、根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃制作的采購(gòu)預(yù)算表，分別需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)、總裁按權(quán)限簽批核準(zhǔn)。

五、屬于臨時(shí)采購(gòu)項(xiàng)目，申請(qǐng)部門須提供按權(quán)限簽批核準(zhǔn)的申購(gòu)單，并附采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能、供貨時(shí)間等有關(guān)資料，報(bào)行政部辦理。

第十條

采購(gòu)實(shí)施

一、采購(gòu)員收到被批復(fù)后的請(qǐng)購(gòu)單或采購(gòu)計(jì)劃，立刻開展多方詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，按照貨比三家的原則，詢價(jià)人員將三家以上候選供應(yīng)商的品種、規(guī)格型號(hào)、報(bào)價(jià)、數(shù)量、性能指標(biāo)等情況整理填寫<報(bào)價(jià)審批表>報(bào)行政負(fù)責(zé)

人，行政部負(fù)責(zé)人填寫采購(gòu)意見報(bào)財(cái)務(wù)部及主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

二、對(duì)大宗、貴重、批量性的采購(gòu)可采取公開競(jìng)價(jià)、招標(biāo)、產(chǎn)品訂貨會(huì)等方式進(jìn)行采購(gòu)。

盡量提高每次采購(gòu)批量，獲得批量折扣，降低采購(gòu)成本。

三、報(bào)價(jià)審批獲準(zhǔn)后，如需簽定合同，采購(gòu)員即與供應(yīng)商洽談買賣合同條款。

合同文本經(jīng)法律室審核后須經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)及總裁按權(quán)限簽批核準(zhǔn)。

四、采購(gòu)合同經(jīng)雙方簽章生效。

生效后的采購(gòu)合同交財(cái)務(wù)部備案，行政部留復(fù)印件。采購(gòu)員按合同付款進(jìn)度，向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)借款，支付給供應(yīng)方。

五、采購(gòu)員按合同交貨進(jìn)度，及時(shí)催促供應(yīng)方按時(shí)發(fā)貨。

六、采購(gòu)員對(duì)所有采購(gòu)單位的基本情況(包括單位名稱＼地址＼辦公電話＼傳真＼聯(lián)系人＼手機(jī)號(hào)碼＼營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件及資信情況等)應(yīng)建立一個(gè)完整的供應(yīng)商檔案,報(bào)行政部備案。

七、采購(gòu)員要定期或不定期對(duì)市場(chǎng)辦公用品的價(jià)格行情進(jìn)行調(diào)查了解,掌握市場(chǎng)信息,善于收集相關(guān)資料,及時(shí)采購(gòu)到質(zhì)好價(jià)廉的物品,建立各類辦公用品價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù),做為核價(jià)的依據(jù)。

第十一條

驗(yàn)收與結(jié)算

一、貨到，采購(gòu)員會(huì)同使用部門進(jìn)行驗(yàn)收,清點(diǎn)貨物品種、質(zhì)量、數(shù)量或重量，相符后簽收并填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。

二、如發(fā)現(xiàn)貨物品種、數(shù)量或重量與合同不符，質(zhì)量經(jīng)檢測(cè)與合同約定標(biāo)準(zhǔn)不符，采購(gòu)員將貨物退回供應(yīng)方，并與供貨方就退貨、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償、賠償和罰款事宜進(jìn)行談判。

三、采購(gòu)員對(duì)缺貨、供貨延遲、驗(yàn)收不合格、貨款詐騙等問題，應(yīng)及時(shí)上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)處置。

四、驗(yàn)收合格的貨物及時(shí)運(yùn)抵倉(cāng)庫(kù)，辦理移交入庫(kù)手續(xù)，行政部做好固定資產(chǎn)或低值易耗品的登記＼建賬工作。

五、采購(gòu)員持請(qǐng)購(gòu)單、入庫(kù)單及有關(guān)發(fā)票到財(cái)務(wù)部銷帳;

財(cái)務(wù)部作好資產(chǎn)登記入帳工作。

六、實(shí)施大額(壹仟元或以上)物品采購(gòu)原則上以支票形式支付。

臨時(shí)采購(gòu)或以支票形式支付不便時(shí),需將情況予以說明并經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施采購(gòu)。

第四章

采購(gòu)監(jiān)督

第十二條

財(cái)務(wù)部結(jié)合采購(gòu)付款、報(bào)銷及年度盤點(diǎn)實(shí)施監(jiān)督;審計(jì)部結(jié)合財(cái)務(wù)審計(jì)或?qū)ｍ?xiàng)內(nèi)部審計(jì)實(shí)施監(jiān)督。

第十三條

被檢查的人必須如實(shí)提供檢查所必需的材料和情況，不得拒絕。

第十四條

有下列行為之一的，將根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，追究有關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任;觸犯刑律的，將移交司法機(jī)關(guān)追究法律責(zé)任。

一、采購(gòu)活動(dòng)中拒絕監(jiān)督，或招標(biāo)采取走過場(chǎng)，明招暗送，泄露標(biāo)底的;

二、與投標(biāo)者相互串通，阻撓、排擠其他投標(biāo)者公平競(jìng)爭(zhēng)或干擾招標(biāo)活動(dòng)，使招投標(biāo)不能正常進(jìn)行的;

三、與供貨單位相互溝通，高估冒算，有意多付貨款的;

四、采購(gòu)過程中，接受供貨方的吃請(qǐng)、娛樂和旅游等，私自參與供貨方組織的活動(dòng)的;

五、接受供貨方的回扣或有價(jià)證券等各種好處而不上交的;

六、揮霍浪費(fèi)或挪用、貪污、私分采購(gòu)款的;

七、不履行或不正確履行職責(zé)，購(gòu)進(jìn)的貨物為以次充好、價(jià)高貨次、假冒偽劣產(chǎn)品的;

八、利用各種理由把采購(gòu)款和采購(gòu)物品化整為零進(jìn)行采購(gòu)，逃避上述條款約束的。

第十五條

行政采購(gòu)接受各部門的監(jiān)督。任何部門和個(gè)人有權(quán)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中的違法行為進(jìn)行控告和檢舉。

第五章

附

則

第十六條

本辦法由集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。