淺談行政公文

“公文〞是法定的機關和組織處理公務事件的文書.行政公文“是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和標準體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具〞。

一、行政公文的種類

１．從文件的來源分可分為：外來公文〔收文〕、自制公文〔發(fā)文〕和內部公文。

２．按其行文方向可將之分為：上行文，即下級機關向所屬上級機關報送的公文，如請示、報告等；下行文，即上級機關向所屬下級機關的行文，如命令、批復等；平行文，即平級機關或不相隸屬機關之間的行文，如議案、函等。

３．按其時限要求可分為：特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。

４．按秘密程度和閱讀范圍可分為：絕密級、機密級、秘密級、內部級、公開級。

二、行政公文的格式

行政公文格式是指公文的規(guī)格、樣式，即公文的外部結構形態(tài)。

公文格式是區(qū)別公文與一般文章的標志，是公文權威性和約束力在形式上的具體表現(xiàn)，是提高公文處理質量與辦文效率的保證。公文的結構劃分為眉首、主體、版記三局部；置于公文首頁紅色反線以上的要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線〔不含〕以下至主題詞〔不含〕之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

〔一〕、眉首局部

1．公文份數(shù)序號

指將同一文稿印制假設干份時每份公文的順序編號，由2位或6位阿拉伯數(shù)字組成，如“000023”。在行政公文中，大局部公文無需編排這種號碼，只有密級較高的或需要如數(shù)回收的公文才編排份數(shù)序號.如需標識，標注在公文首頁左上角第一行。

2．秘密等級和保密期限

有些公文是保密的，指在一定期限內對其閱讀的范圍有嚴格限制。分絕密、機密、秘密三級。標注在公文首頁右上角第一行。如需同時標注秘密等級和保密期限，頂格標識在公文首頁右上角第一行，兩者用“★〞隔開。

3．緊急程度

指對公文送達和辦理的時限要求。緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急〞、“急件〞。標注在公文首頁右上角，密級下方。

4．發(fā)文機關標識

指文件所屬機關的種類名稱，又稱版頭。它由發(fā)文機關全稱或標準化簡稱后加“文件〞組成，如“××省教育委員會文件〞。它處于公文首頁上方的中心位置，字體大而醒目、整齊、莊重，并套紅印制。

5．發(fā)文字號

由發(fā)文機關代字、年份和序號組成，置于發(fā)文機關標識下方反線之上居中的位置。其根本格式為“××發(fā)〔20××〕×號〞。其中年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；序號不編虛位〔即1不編為01〕；不加“第〞字。如“西師發(fā)〔2003〕13號〞。

6．簽發(fā)人

是最后簽署意見對草擬公文表示認可，準予印發(fā)的領導人。不少機關單位的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行對稱排列于發(fā)文字號右側，即發(fā)文字號居左空1字格，“簽發(fā)人〞標識和簽發(fā)人的姓名居右空1字格。

〔二〕、主體局部

1．標題

由發(fā)文機關名稱、事由、文種三項組成，稱為標題三要素。有時發(fā)文機關名稱可以省略，大局部公文其標題的事由和文種不省略，個別文種如“公告〞、“通告〞等有時也省略事由，但文種一般不能省略。

2．主送機關

是公文的行文對象和主要受理機關。主送機關應標注于標題之下、正文之上的左邊，頂格書寫，后加冒號。上行公文一般只有一個主送機關；用確稱。下行公文除批復之外，一般不止一個主送機關，所以多用泛稱，如某市教委發(fā)文時就以“各縣〔區(qū)〕教育局，各中等專業(yè)學校，各直屬單位〞泛稱。

3．正文

正文是公文要陳述的根本內容，是公文信息的主要載體。其作用在于闡述公文內容，表達發(fā)文意圖，使受文者對公文所表述的信息獲得具體、明確的認識。正文可以分為開頭、主體、結尾三個局部。

4．附件

附件是公文正件〔主體〕的附屬材料，是對正件起補充說明、印證參考等輔助作用的書面材料或其他資料。附件不能夾在正件之中，而是附在主件之后，其名稱〔標題〕及件數(shù)標注在正文下，成文時間上的左側，且每一附件的名稱獨占一行。

5．成文時間

成文時間是公文的生效時間，一般以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。成文時間必須用將年、月、日標全，“零〞寫為“O〞，標注在正文或附件標識之后偏右處。

6．印章

公文除會議紀要外，應加蓋印章。加蓋印章是公文生效、取信的憑證。機關公章要端正、清晰地蓋在成文時間上。當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開并居中排列，兩個印章均壓成文時間，主辦機關印章在前；當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，要注意留出空行，且將成文時間標注在最后一排印章之下偏右的位置上。

7．附注

指公文需要說明的其他事項。例如：“請示〞應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名與

；密級下行文需要在附注處注明發(fā)放范圍等。附注加圓括號標識在成文時間下一行。

〔三〕、版記局部

1．主題詞

主題詞是反映公文主題概念的詞匯。標注主題詞，是文檔管理自動化的需要。

主題詞一般由3—5個詞或詞組構成。這些詞或詞組，多數(shù)為名詞性的，有時也有動詞性的。主題詞應力求簡明準確地反映公文的范圍、事由和文種。主題詞標識在抄送機關上一行，先頂格書寫“主題詞〞三字，后加冒號，再寫出從公文內容中概括出的幾個詞或詞組，詞或詞組之間空出一字格。

2．抄送機關

指除主送機關以外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關。抄送機關的位置在主題詞的左下方。

3．印發(fā)機關和印發(fā)時間

用以注明具體負責印制公文的機關和公文印制時間。這兩項在文件末頁最下端對稱排列。

版記局部應置于公文最后一頁，版記的最后一個項要置于最后一行，各項之間要用反線隔開。