備用金管理辦法

為加強(qiáng)公司系統(tǒng)備用金管理，強(qiáng)化資金使用效率，規(guī)范員工因公借款程序，夯實(shí)公司成本費(fèi)用核算，避免資金損失，制定本辦法。

一、適用范圍

本辦法用于公司總部、各子（分）公司。

二、開支范圍

（一）購(gòu)買辦公用品、宣傳及學(xué)習(xí)資料等支出；

（二）食堂采購(gòu)款、差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)等支出；

（三）汽車修理費(fèi)、油料費(fèi)、過路過橋費(fèi)等支出；

（四）訴訟費(fèi)、咨詢費(fèi)、事故處理費(fèi)、員工體檢費(fèi)；

（五）辦公設(shè)備、機(jī)械設(shè)備日常維修費(fèi)；

（六）確實(shí)無(wú)法通過銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算的零星支出；

（七）項(xiàng)目部辦公費(fèi)用及零星采購(gòu)支出；

（八）其他。

三、借支額度管理及簽批權(quán)限

本辦法中的備用金分為：常用備用金、專項(xiàng)備用金。

（一）常用備用金額度管理

常用備用金借支額度原則控制在2萬(wàn)元；項(xiàng)目部備用金按項(xiàng)目合同總價(jià)劃分：

1.項(xiàng)目合同總價(jià)1000萬(wàn)以下：2萬(wàn)元；

2.項(xiàng)目合同總價(jià)1000萬(wàn)-5000萬(wàn)：3萬(wàn)元；

3.項(xiàng)目合同總價(jià)5000萬(wàn)以上：5萬(wàn)元。

（二）專項(xiàng)備用金是指為從事某項(xiàng)工作所需支付的特定用途的備用金，專項(xiàng)備用金的金額以預(yù)算費(fèi)用略有余地為限，根據(jù)實(shí)際情況分次借支。

四、借支程序

備用金借支嚴(yán)格按照先預(yù)算后借支的程序執(zhí)行，備用金申請(qǐng)部門（項(xiàng)目部）需事前編制備用金預(yù)算申請(qǐng)表（附件1）經(jīng)部門（項(xiàng)目部）負(fù)責(zé)人審核后再申請(qǐng)借支備用金。

常用備用金額度在2萬(wàn)元以內(nèi)（含2萬(wàn)元），由公司分管副總簽批，超過2萬(wàn)元的，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽批，專項(xiàng)備用金、項(xiàng)目部備用金一律需要單位主要領(lǐng)導(dǎo)簽批。

借支申請(qǐng)及審批流程如下：

借支人員按照已審核的備用金預(yù)算申請(qǐng)額度填寫備用金借款審批表（附件2）→部門（項(xiàng)目部）負(fù)責(zé)人簽認(rèn)→財(cái)務(wù)部審核→單位分管領(lǐng)導(dǎo)（主要領(lǐng)導(dǎo)）審批→將預(yù)算申請(qǐng)表及借款審批表一并報(bào)單位財(cái)務(wù)部辦理備用金借支手續(xù)。

五、報(bào)銷程序

（一）在財(cái)務(wù)部審核支付備用金后，借款人應(yīng)在30日內(nèi)到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷結(jié)算，沖銷備用金；因特殊原因需延長(zhǎng)報(bào)銷時(shí)間的，需經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意；

（二）食堂采購(gòu)及駕駛員借支備用金原則上采取年初借支、年末沖銷方式進(jìn)行核算處理（項(xiàng)目部除外），期間正常開支按照費(fèi)用報(bào)銷管理辦法進(jìn)行相應(yīng)核算管理；

（三）購(gòu)買物品、貨物等實(shí)物的，必須由接收人簽字、部門負(fù)責(zé)人審核，才能憑驗(yàn)收入庫(kù)單和發(fā)票到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷；

（四）用備用金支付本辦法規(guī)定的其他開支，按正常報(bào)銷程序到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷手續(xù)；

（五）備用金借支人因故不能親自報(bào)賬,而委托他人代辦的，應(yīng)有書面的委托憑據(jù)；

（六）借款人辦理報(bào)銷手續(xù)時(shí)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)查明報(bào)銷人員原借款金額，對(duì)報(bào)銷的超支款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)支付，對(duì)報(bào)銷金額低于已借支金額的，應(yīng)讓其退回余額以結(jié)清借支賬；

（七）財(cái)務(wù)部每年12月25日前完成當(dāng)年備用金借支清理，確保備用金掛賬額度清零。

六、使用管理

（一）使用備用金的各部門應(yīng)設(shè)專人（簽訂正式勞動(dòng)合同的人員）負(fù)責(zé)辦理備用金的領(lǐng)取、支付和報(bào)銷手續(xù)，并對(duì)備用金的安全負(fù)責(zé)；

（二）財(cái)務(wù)人員應(yīng)依據(jù)備用金管理臺(tái)賬（附件3）及時(shí)清理拖欠備用金；對(duì)發(fā)現(xiàn)拖欠備用金報(bào)銷的個(gè)人，采取下達(dá)《備用金催繳通知書》（附件4）的方式催繳；

（三）人力資源部在辦理公司人員退休、調(diào)動(dòng)、離職、辭職等事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)先到該人員所在部門、財(cái)務(wù)部核實(shí)相關(guān)借款情況，對(duì)未核銷的要先歸還借款再辦理。

七、使用原則

（一）備用金使用制度要嚴(yán)格按照預(yù)算明確的用途?？顚Ｓ?，不得挪用、轉(zhuǎn)借他人或用于其他用途；

（二）非因公原因不得借支。

八、檢查與考核

(一）財(cái)務(wù)部應(yīng)按季度對(duì)單位各部門、各項(xiàng)目備用金的管理和使用情況進(jìn)行檢查；

(二）公司財(cái)務(wù)部應(yīng)不定期檢查各子（分）公司備用金管理工作：

1.檢查是否存在挪用或占用公司備用金的行為；

2.檢查是否存在超過預(yù)計(jì)還款時(shí)間尚未結(jié)清的備用金；

3.檢查是否存在用不符合財(cái)務(wù)規(guī)定的單據(jù)沖抵備用金；

4.檢查是否存在謊報(bào)用途套取備用金；

5.檢查是否存在以坐收坐支形式使用備用金。

(三）檢查各部門及個(gè)人備用金時(shí)，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)備用金超范圍轉(zhuǎn)存、挪用、私借、未繳清等，在報(bào)經(jīng)其部門分管領(lǐng)導(dǎo)及單位主要領(lǐng)導(dǎo)同意后，財(cái)務(wù)部將采取工資扣抵的形式予以追繳并向公司紀(jì)檢部門匯報(bào)相關(guān)情況，依法依規(guī)追究相關(guān)人員（部門負(fù)責(zé)人、備用金管理員）責(zé)任；

（四）紀(jì)檢監(jiān)察部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)不合規(guī)的備用金使用進(jìn)行查處，對(duì)相關(guān)責(zé)任人嚴(yán)肅追究責(zé)任。

九、本辦法由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋，自印發(fā)之日起執(zhí)行。