機(jī)關(guān)打電話(huà)的5點(diǎn)禁忌、接電話(huà)的4個(gè)小心

您有沒(méi)有過(guò)這樣的經(jīng)歷：夜深人靜，人們都已進(jìn)入了夢(mèng)鄉(xiāng)。突然電話(huà)鈴聲響起，拿起話(huà)筒一聽(tīng)，來(lái)電者說(shuō)他有急事。什么急事?趕緊問(wèn)。其實(shí)根本不是什么急事，就是問(wèn)您明天能不能和他一起吃頓飯，真讓人哭笑不得。這樣的電話(huà)不僅讓人煩，而且也損害了打電話(huà)者的形象。

接打電話(huà)這事兒看似尋常，實(shí)則反映出個(gè)人的知理修養(yǎng)問(wèn)題。特別是在機(jī)關(guān)里工作，咱們就更得多注意。職場(chǎng)處處皆學(xué)問(wèn)，我們一起來(lái)學(xué)習(xí)~

01???撥打電話(huà)需注意這5點(diǎn)

一、擇時(shí)擇地通話(huà)。

有的人只以自己的情況為判斷標(biāo)準(zhǔn)，選擇自己方便的時(shí)候撥打電話(huà)，這實(shí)際上是對(duì)通話(huà)對(duì)象不夠重視、尊重的表現(xiàn)。設(shè)身處地地考慮對(duì)方的情況，是選擇通話(huà)時(shí)機(jī)的基本原則。撥打電話(huà)要選擇通話(huà)效率高的時(shí)間，換句話(huà)來(lái)講，就是人家不會(huì)厭煩的時(shí)間。比如休息時(shí)間盡量不要給他人打電話(huà)，除非萬(wàn)不得已。萬(wàn)一有急事打電話(huà)，要先說(shuō)一句“抱歉，事關(guān)緊急，打攪您了!”否則的話(huà)對(duì)方很可能會(huì)厭煩。撥打電話(huà)除了要注意時(shí)間的選擇，還要注意空間的選擇。在工作場(chǎng)合，撥打私人電話(huà)應(yīng)該盡量用自己的手機(jī)。二、簡(jiǎn)短通話(huà)。電話(huà)打多長(zhǎng)好呢?在日常生活中撥打電話(huà)，有多少事就說(shuō)多長(zhǎng)時(shí)間，說(shuō)清楚為止。但是，在職場(chǎng)中，通話(huà)時(shí)間是宜短不宜長(zhǎng)，要遵守電話(huà)禮儀中的“3分鐘原則”，即每次通話(huà)的時(shí)間應(yīng)該有效地控制在3分鐘之內(nèi)。

三、通話(huà)內(nèi)容精練有序。

正確把握通話(huà)內(nèi)容的一個(gè)有效方法就是要養(yǎng)成重要電話(huà)列提綱的習(xí)慣。首先，要知道通話(huà)對(duì)方有幾個(gè)電話(huà)號(hào)碼，第一個(gè)打不通就撥第二個(gè)。接通后要先做自我介紹。其次，要列出通話(huà)的事項(xiàng)，先講重要的事情，后講次要的事情。

四、禮貌掛機(jī)。

結(jié)束通話(huà)后要禮貌地掛機(jī)。首先，要了解怎樣暗示對(duì)方終止通話(huà)。其標(biāo)準(zhǔn)化的做法就是重復(fù)要點(diǎn)，比如：“陳部長(zhǎng)，那我們這次就說(shuō)好了，請(qǐng)您下個(gè)星期一參加我們單位的專(zhuān)家論證會(huì)。如果沒(méi)有記錯(cuò)的話(huà)，我應(yīng)該讓司機(jī)于下周一早晨8點(diǎn)到您家樓下，接您過(guò)來(lái)?！边@就是重復(fù)要點(diǎn)的方法，以免對(duì)方記錯(cuò)了，或者忘記了。

從禮儀角度來(lái)說(shuō)，通話(huà)完畢應(yīng)該由地位高者先掛斷電話(huà)。如遇通話(huà)雙方地位一樣，一般是誰(shuí)先撥打誰(shuí)先掛斷。五、能面談就不打電話(huà)。工作中經(jīng)常會(huì)遇到需要和同事討論交流或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的情形。有些人有個(gè)不太好的習(xí)慣，喜歡電話(huà)匯報(bào)。匯報(bào)交流還是當(dāng)面更為妥當(dāng)。一方面，面對(duì)面交流會(huì)更詳細(xì)更具體，也更有成效；另一方面，當(dāng)面溝通也顯得更有誠(chéng)意，彰顯自己對(duì)人對(duì)事的重視程度。所以，懶得動(dòng)不可取，匯報(bào)交流這種事最好不要依賴(lài)電話(huà)哦~

02???接聽(tīng)電話(huà)需注意這4點(diǎn)一、鈴響不過(guò)3聲。接聽(tīng)電話(huà)則要遵循“鈴響不過(guò)3聲”原則，及時(shí)接聽(tīng)電話(huà)，尤其是有約在先的電話(huà)。約好通話(huà)而不接是嚴(yán)重的失禮行為。倘若電話(huà)鈴聲響到6聲以上才接，接電話(huà)的人應(yīng)該首先向?qū)Ψ街虑福骸氨福∽屇玫攘??！倍才藕侠矶行虻谋磉_(dá)。接聽(tīng)電話(huà)要首先“自報(bào)家門(mén)”，自我介紹身份，其好處就是萬(wàn)一對(duì)方撥錯(cuò)了，不至于一錯(cuò)再錯(cuò)。一般來(lái)說(shuō)，有約在先的電話(huà)，不要隨便讓別人代為接聽(tīng)。如果是代領(lǐng)導(dǎo)或同事接聽(tīng)電話(huà)，剛好領(lǐng)導(dǎo)或同事不在的話(huà)，應(yīng)該首先告訴對(duì)方要找的領(lǐng)導(dǎo)或同事不在，然后再回問(wèn)對(duì)方的身份，來(lái)電為何事，是否需要轉(zhuǎn)達(dá)等。千萬(wàn)不可先盤(pán)問(wèn)對(duì)方，再說(shuō)領(lǐng)導(dǎo)不在，以免對(duì)方誤以為是有意回避。

三、正確處理突發(fā)情況。

在日常工作中，電話(huà)中斷是經(jīng)常遇到的情況，尤其是手機(jī)，說(shuō)著說(shuō)著就斷了，可能是沒(méi)電了，也可能是掉線(xiàn)了。遇到這種情況，一定要告訴對(duì)方，自己所在的位置可能網(wǎng)絡(luò)不好，并請(qǐng)對(duì)方指定一個(gè)時(shí)間，再撥打過(guò)去。萬(wàn)一電話(huà)突然中斷，要馬上把電話(huà)打回去，打回去的時(shí)候第一句話(huà)就要道歉，并告知對(duì)方電話(huà)掉線(xiàn)了，或者說(shuō)電池用完了，這是對(duì)他人的尊重。

四、文明尊重對(duì)方。

電話(huà)機(jī)旁時(shí)刻準(zhǔn)備著紙和筆，對(duì)方講一些重點(diǎn)時(shí)，可以迅速記錄下來(lái)。如果不能及時(shí)記錄，很可能在工作中造成錯(cuò)誤和疏漏。而如果在接聽(tīng)電話(huà)的過(guò)程中要求對(duì)方稍等一下再去尋找筆和紙，有可能讓人感到不夠被尊重。

接聽(tīng)電話(huà)的時(shí)候要足夠?qū)Ｐ?，停止手上其他工作和?dòng)作，不要一邊接聽(tīng)電話(huà)一邊與身邊人說(shuō)話(huà)，這樣電話(huà)那邊的人會(huì)感到不受尊重。

接聽(tīng)電話(huà)時(shí)要坐姿端正，不要東倒西歪。因?yàn)椴煌淖怂l(fā)出的聲音有所不同，另外坐姿不正確手中的電話(huà)容易滑落。如果可以，請(qǐng)?jiān)诮勇?tīng)電話(huà)的時(shí)候面帶微笑，即使對(duì)方看不到，也能感受到您的善意。