秘書機構主要職責介紹

1.溝通信息

當代秘書的重要作用之一就是充當領導的參謀和助手，要做一個諸葛亮式的高明參謀，除了自身的基本素質條件，還必須勤于收集信息，為輔助決策準備充足的材料和依據(jù)。溝通信息的工作周而復始，永遠沒有盡頭，是秘書機構永恒的職能。

___組織協(xié)調(diào)

無論是傳統(tǒng)的秘書機構還是現(xiàn)代秘書機構，辦文、辦會、辦事都是其最基本的任務。秘書機構在輔佐領導實施管理這一角度來說，它實際上就是辦事機構。然而秘書機構又往往不直接辦理某一具體的事務，它主要是在其中起組織和協(xié)調(diào)作用。

一個組織在活動過程中，各個單位或部門能否和諧地配合，決定著組織功能的發(fā)揮程度?，F(xiàn)代社會的各種組織系統(tǒng)結構復雜、分工細密，不協(xié)調(diào)的因素是普遍存在的，這就需要一種力量經(jīng)常性地進行協(xié)調(diào)，秘書機構處于聯(lián)系上下、左右、內(nèi)外的中介位置，便于進行協(xié)調(diào)工作，溝通各方意見，統(tǒng)一思想認識，設計最佳方案，采取有效措施，齊心協(xié)力做好工作。

秘書機構組織協(xié)調(diào)的原則是為了事業(yè)、為了團結、為了提高效率。秘書機構協(xié)調(diào)的方面很廣：領導班子之間、領導機關與下級機關之間、組織內(nèi)部各平級機構之間、領導與群眾之間都存在著協(xié)調(diào)問題。在組織內(nèi)部成員之中，由于每一個人的職位高低不同，職權范圍不同，考慮問題的角度不同，人們對同一事物持有不同態(tài)度或有意見分歧是正?，F(xiàn)象，這種現(xiàn)象的普遍存在決定了秘書機構協(xié)調(diào)工作的復雜性和經(jīng)常性。

秘書機構的咨詢職能有兩方面的含義：一是針對上級機關而言，秘書機構必須隨時準備接受上級機關的咨詢，為領導機關的決策及時提供和反饋真實可靠的信息，并提出有價值的決篆建議;而針對下級機關而言，秘書機構要本著服務的宗旨，隨時準備接受下級機關和人民群眾的各類各種咨詢，為他們耐心地解釋政策、排除疑慮、指明方向及解決問題。

秘書機構作用介紹

(一)參謀作用

秘書機構是直接為領導服務的，而領導的根本任務就是貫徹中央的方針政策，根據(jù)本單位、本地區(qū)、本部門的實際情況提出措施，部署本機關的工作，并對職權范圍內(nèi)的重大事項做出決策。領導決策前需要秘書機構通過收集情況，調(diào)查研究，提出意見方案，供領導參考;在決策過程中還需要根據(jù)情況的變化及時做出調(diào)整與補充;決策后還要由秘書機構做好檢查督促和總結工作，提出完善措施。整個過程，秘書機構始終在發(fā)揮其參謀作用，據(jù)此又有人稱秘書機構為“參謀部”，對于秘書機構的參謀作用，我們可以從三個方面來理解：一是從決策過程看，領導機關的決策部署，不只是決策者的瞬間行為，在整個決策過程中，尤其是決策前，離不開秘書機構的大量輔助性工作，包括搜集信息、調(diào)查研究、提出方案等，這些都是參謀性工作;二是從秘書機構所處的位置看，它是直接歸屬于領導機關、直接為領導機關服務的，是輔助領導者實施領導的最主要部門，盡管參謀工作非秘書部門所獨有，一些專業(yè)性決策往往要由一些職能部門提出意見方案，但秘書機構無疑是領導機關最得力的參謀;三是從秘書機構的任務看，大量的工作是辦事、召開會議、提出預案、擬制文件、采集信息、催辦查辦、協(xié)調(diào)關系、溝通各方及處理信訪等，都體現(xiàn)了秘書機構從中所起的參謀作用?？梢?，參謀作用是秘書機構在機關單位工作中所起的一項重要作用。

(二)助手作用

秘書機構起參謀作用j是新時期對其提出的新要求，是一項較高層次上的服務性工作。而助手作用，則是秘書機構在從事大量的工作中體現(xiàn)出來的，秘書機構畢竟不是一個獨立的“參謀部”，它是一個綜合辦事機構，辦事是它的基本職能。秘書機構的助手作用，從下列三個方面可以看出：一是從秘書機構的設置前提看，秘書機構就是為處理事物,服務于領導而設置的，領導在工作中，有大量的事務性工作，如文件起草，收發(fā)傳真，電話接聽，會議組織安排，來信來訪處理，大多由秘書機構來承擔，這就決定了其具有辦事的職能。所以秘書機構的助手作用首先是從辦理具體事務中體現(xiàn)出來的。如果領導忙于迎來送往，埋頭做些瑣碎事務性工作，勢必抽不出身來抓大局、管全局，騰不出更多時間來調(diào)查研究。二是從工作關系看，領導的許多事情，離不開秘書機構輔助性工作，在實施領導過程中，許多事情起初或最后都是在秘書機構的助手作用下運轉并得以完成的。所以秘書機構又有“事務部”之稱。

參謀和助手，是秘書機構的兩大作用，這兩個作用并非相互獨立、互不聯(lián)系的。輔助作用是基礎、是前提，參謀作用是升華、是深化。不辦事，不起助手作用，參謀作用無從說起;只辦事，不起參謀作用，不能適應新時期秘書工作的需要。秘書機構既要切實處理好事務，發(fā)揮其助手作用，又要注意在此基礎上更多地出謀劃策，更好地發(fā)揮參謀作用。

秘書機構特點介紹

(一)附屬性

從秘書機構所處的位置看，它具有附屬性的特點，任何秘書機構都直接隸屬于領導機關，在領導機關下設置，處于一個特殊的位置上。凡機關單位總在其領導機關下設秘書機構，圍繞領導班子開展工作，為領導從事一些輔助性工作，這就是它的附屬性。如省人民政府下設___，雖與其他職能機關屬同一層級上，但它附屬于省人民政府。

(二)綜合性

從秘書機構的活動內(nèi)容看，它具有綜合性的特點。秘書機構的主要活動是圍繞領導活動而展開的，其涉及面廣，既有收集信息、提供意見、提出方案的參謀性工作，也有協(xié)助控制、溝通協(xié)調(diào)的綜合性工作，還有起草文件、辦會辦事、整理檔案資料等事務性工作，大至大政方針的制定，小至車輛交通、接待來訪，均需秘書機構的參與和辦理。

所以，秘書機構的活動內(nèi)容，有人稱之為“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”。

(三)輔助性

從秘書機構的活動性質看，它又具有輔助性的特點。秘書機構不同于決策機構，也不同于機關內(nèi)的其他業(yè)務性機構，它既無權做出決策，也不是某方面的業(yè)務主管，其活動方式是向上輔助，而不是向下指揮或執(zhí)行監(jiān)督，基本上是圍繞領導班子的工作而從事一些輔助性活動。有人稱秘書機構為“服務行業(yè)”，大概就是據(jù)其活動性質上來說的。