第一篇：秘書的職責

■初級秘書之“七種武器”

秘書并不像想象的那么輕松。所以，如果有意做秘書這行，那就必須先審視一下自己是否具備必要的素質：

（1）具有細致、周到的思考習慣，一絲不茍的工作作風；（2）辦事條理清楚、記憶準確；

（3）忠心、誠實、不喧賓奪主；（4）了解企業(yè)和公司的部門機構和人員配置，精通文秘工作的基本知識；（5）具有較高的外語水平和文字能力；（6）具有中英文打字等現代化辦公手段；（7）具有一定的公關能力，懂得一定的社交禮儀。

■中級秘書之“越老越值錢”

僅僅是具備秘書的基本素質，遠遠不夠，要想成為高級秘書，領導力、協調能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養(yǎng)和修煉。所以秘書年輕并不是資本，反而是“越老越值錢”。高級的秘書合理年齡至少在30歲以上，年齡偏大不影響達到秘書職位的頂點。只有到此時才能真正領悟秘書工作的全部內涵。

從世界范圍來看，高級的秘書并沒有幾個是從初級、中級做到現在，絕大部分曾轉行做過管理工作，因此積累了豐富的管理經驗。

然而在國內優(yōu)秀的資深秘書還未出現，因為目前從事秘書工作即使做到頂級的秘書例如總裁助理這樣的位置，月薪也只在1萬元左右，而實際上真正具備這樣素質的或者說經過鍛煉已經有這種能力的女性，完全可以從事高級經理的工作，因此她們不會繼續(xù)做秘書而是選擇更好的發(fā)展了。所以那些正在做秘書的女性，大多有雙學歷的，她們的目的不是一輩子當秘書，她們是一邊干，一邊學，等到她們積累了足夠的經驗，也就中途轉型了。

高級秘書需要有以下五方面的能力：

一、多元化才能（multi-skilled）。秘書應當懂得兩國甚至三國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計算機技能；

二、組織能力（organiser）。秘書應當是一個組織者，她要為各種會議和活動作計劃，并落實安排。同時，她還需要應付一大堆的工作日記、計劃表、文件和電子檔案；

三、溝通能力（communicator）。秘書需要和老板、同事以及客戶打交道，她要善于協調企業(yè)內外部的關系；

四、獲取新知識的能力（knowledgeable）。秘書必須通過繼續(xù)深造來不斷增長知識和提高技能，特別是在辦公技術方面，她需要跟上計算機應用的發(fā)展步伐；

五、團隊合作能力（team-player）。秘書要參加到許多實際項目中去，她需要收集信息，需要督促團隊努力工作。因此團隊合作能力也是秘書工作的一個關鍵部分。

對中國想從事秘書的年輕人，專業(yè)人士建議：“要成為一名好秘書，最關鍵的是對這份工作真正感興趣，并以此為動力抓住每個機會，不斷學習，提高自我，以適應不斷發(fā)展著的市場的需求?！?/p>

秘書人員應具備的素質

（一）、基本素質

1、身體素質：健康的身體應該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。

2、心理素質：要時刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個有著心理障礙的人，一個對社會充滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。

3、思想素質：這是更高的一項要求，作為現代社會的高級管理人員，在一個國際知名的機構里工作，應當具有愛崗敬業(yè)精神、實事求是精神和開拓創(chuàng)新精神，此外，還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。

在現代社會里，人們的工作生活的節(jié)奏加快，社會的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生，且不說每天的國內外形勢，就在我們身邊，就會經常有一些新奇事、突發(fā)事，今天你的一個親戚玩股票掙了大錢；明天你的一個朋友倒房地產虧大發(fā)了；昨天，你的哥們當了大官，前天，你的一個熟人因腐敗問題露餡，進去了…這些都會令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發(fā)財了，就想到，做人就得膽大；而一看到出問題的，馬上又一轉念，做人還是謹慎為好！

（二）、業(yè)務素質

1、理論知識：必須認識到理論學習的重要性，一方面要掌握扎實的基礎知識，包括法律、外語、經貿以及對業(yè)務工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息，關注的法學領域的新的發(fā)展動態(tài)。

2、實踐經驗：要注意總結工作中好的經驗，盡量避免走彎路，要經常進行經驗交流，要多向有經驗的人學習。

3、辦事能力：秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是辦案，辦會，還是處理日常事務，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應掌握一定的辦事方法與技巧。（詳見“四”）

（三）、文化素質

1、社會科學 學好專業(yè)知識應是起碼的要求，而懂得一點文史哲，具備一定的文化素養(yǎng)，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。相傳，在清朝某年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先后派了幾人均未能完成此任。何故？只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養(yǎng)低，寫詩做對皆不行。后皇帝派了

一個叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對聯來試王的文化，上聯曰： 江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯對之： 塞北一天一地一圣人。語出驚人，頓受青睞。江南秀才們進而問到，先生的學問究竟有多大？王隨口吟到：天下文章屬三江 三江文章屬吾鄉(xiāng) 吾鄉(xiāng)文章屬吾弟 吾為吾弟改文

章。由此，一句對聯，一首詩完成了招考工作。

2、自然科學：仲裁、調解案件五花八門，常常要涉及自然科學的有關知識，如機械設備，建筑工程，醫(yī)藥化學等。一方面，我們平時要注意積累；另一方面，在辦理這方面的案子過程中，也要從中學一學這方面的知識。

3、外語：我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經常涉及外國當事人，對外交往中，無論是書面的，還是口頭的，都要經常運用外語。我們要使自己成為既懂業(yè)務又懂外語的，“兩條腿走路”的人才。

（四）此外，學會一些有益的技能，如電腦、開車，琴棋書畫等，也是很有好處的。俗話說，“藝不壓身”如果你具備了一定的素養(yǎng)，掌握了某種技能，總會有你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會有你無地自容的那一刻。

但有一點要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個“重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實自己的其它知識與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務正業(yè)”。

四、秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術 工作原則：在工作中應遵循的規(guī)律并使之作為我們行為的準則。工作方法：為了達到工作目標而采取的手段和途徑。比如過河: 你可以選擇游泳，劃船，架橋等，關鍵是要選擇切實 可行的方法。工作藝術：通過運用高超的、巧妙的、具有創(chuàng)造性的工作方法, 順利地完成工作任務，同時給人以美的感覺和享受。作為現代社會的秘書人員或管理人員，我們應該學會：堅持工作原則，運用工作方法，講究

工作藝術。為此，我們要做到以下幾點：

1、要協調好各種關系：包括與本部門的領導之間，同事之間；與仲裁員/調解員之間的關系；與當事人的關系，與律師的關系；與有關部門的關系等。

在協調與本部門領導的關系時，要作到尊重領導，維護領導的威信，適應領導的工作習慣、工作方法、工作風格以及工作特點。比如，有的領導邏輯性較強，凡是愛有個前因后果，對這樣的領導就要在談工作時要講事實，擺觀點，有分析有推理；而有的領導喜歡單刀直入、開門見山，對此就要言簡意賅，直中問題的要害；而有的領導幽默風趣，你也不妨與他（她）開開玩笑。了解領導的工作風格和特點，目的是為了更好地做好工作。當然，在尊重領導的前提下，要敢于提出自己的觀點，要有維護真理的精神。那種對領導一味迎合，無原則地服從，則是不足取的。那樣，會使別人懷疑你的人格、人品，領導也不一定會欣賞這種人。對待當事人要熱情周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風，也不要沾染市儈奸猾的習氣。

當好秘書的絕活

秘書這個行業(yè)讓很多人羨慕,卻又讓很多人望而卻步,因為這個職業(yè)的性質決定了要和老板直接接觸,稍有不慎就可能會惹“老虎”發(fā)威.下面是幾位“先行者”對于如何做個好秘書的經驗之談,相信會給想做秘書的朋友們一點幫助！全能秘書的全部內涵 Monica 年齡：28歲 任職：4年 傳統觀念上覺得秘書是吃“青春飯”的,而我想澄清的是這是一種認識上的誤區(qū).目前外資企業(yè)越來越多,秘書是一個企業(yè)運作管理中不容忽視的環(huán)節(jié).所謂“行行出狀元”,我認為做一個真正意義上的好秘書要具備很多潛力和素質.現在不是流行復合型人才嗎？我想我們秘書這一職業(yè)有時候也需要類似的人才,甚至可以說是“全能型”秘書.首先,硬件條件是必不可少的.掌握一門外語——通常指英語,這是最基本的條件；做文秘的人工作在辦公室,文字處理的工作特別多,所以對一些現代化機器的熟練掌握也是不用多說的最基本的能力,尤其是電腦.其次,秘書的職業(yè)道德備受重視,每一行有每一行的規(guī)矩,秘書也不例外.平時工作中不可避免地會接觸到公司的一些內部的文件,保守秘密就顯得分外關鍵.另外,秘書是工作在老板身邊最親近的人,老板出差不便看郵件時,我們要處理一些文件,有時需要立即替他批復.所以一個好秘書,除了講一口流利的英語、熟練使用計算機和擬寫各種文件外,還有很重要的是應具備良好的溝通能力、組織能力、協調能力、判斷能力、預見能力、一定的決策能力以及隨機應變的能力.這些有時候需要多年的鍛煉和培養(yǎng).所以很多大公司在挑選秘書時會視其工作經歷.最后,要講究公私分明.千萬別搞老板秘書戀,真正的好秘書是不會倚仗這種手段在職場上攀升的.溝通最重要 Jessy 年齡：22歲 任職：1年 時常聽到一些對秘書的普遍性描述：聰明、細心、謹慎、考慮周到.除此之外,秘書還應該有靈氣、有悟性、有團結能力；能提出有創(chuàng)造性的建議,并且凡事懂得分出輕重.而在我看來,最為重要的是交際和溝通能力.我和領導在一間辦公室,但是客戶們一進門先瞅見我,形象當然很重要.其實不用穿得很時尚、另類,只要大方得體就行,儀表看上去舒服即可.我的工作要求我有很好的溝通能力,不僅要和客戶打交道,還要和公司內部的人員保持良好的人際關系.領導常說我可以算作是領導和下屬之間的橋梁,夾在上下兩級之間,一定要尋求到好的一個平衡點,正確傳達領導的意思表示,不能讓雙方產生不必要的誤會和矛盾.做助理、秘書這一行不僅僅等同于打雜、操辦瑣碎的事務,其實還要求人員有較廣的知識面.在我的工作中,難以避免要打電話去催客戶支付費用,說得難聽點有點“討債”的味道,但這是我工作的一部分,不得不直面.現在我也習慣了這些事務,總結了一套經驗技巧,這也是一種溝通的能力.小心那些潛在的危機艾小姐 年齡：26歲 任職：3年 我曾經在一家公司做文秘,老板是個臺灣人.工作辛苦點就算了,最怕上司是個好色的半老頭.當我發(fā)現他想占自己便宜時,深覺女秘書不好當,特別碰著這么一個上司,自己再怎么端莊嚴謹,有時候也很無奈！上司不好伺候,更不好得罪,那時我就隱隱意識到潛在的危機：萬一工作出了什么紕漏,被他抓到什么把柄,要么就受其以工作相

威脅,要么就被炒魷魚.我不會因為想保住工作而失去原則,畢竟我知道我是為了什么而工作,所以我開始暗地尋找機會跳槽.一個月后,我就遞交了辭呈.現在我的老板是女的,讓我安心許多.我的工作重心是安排一些重大的會議和活動、銜接好各種差旅日程、起草財務或者人事方面的報告、有時候幫老板做一些決定.但也有煩心之事,我這個女老板性子急起來容易沖人發(fā)脾氣,通常情況而言,往往與工作有關.我又一次意識到：萬一在老板心情不好時處理不當,要么使老板小看你,要么激化雙方的矛盾,后果都不好.然而,這還是有辦法避免的.我必須學會察言觀色,同時提高工作能力和辦事效率，享受高薪、上寵下舉的高級秘書無疑備受職場女性的青睞。隨著各類中外秘書證書蜂擁而至，很多初級秘書會認為考證是攀登高峰的唯一捷徑。然而，經驗告訴我們，理論知識固然重要，實踐經歷和敬業(yè)精神更是不可或缺的兩項法寶。要成為一位“全能型”的高級秘書，你需要具備以下的素質：

1、高效的工作能力。能將瑣碎繁忙的工作變得井然有序，能適應各種環(huán)境的變化和工作節(jié)奏的突變。做到臨危受命、忙而不亂。

2、善于人際溝通。

秘書最重要的職能是上傳下達。當老板和員工之間的溝通有了障礙，甚至影響到了團隊關系和公司的動作，秘書應該用溝能的藝術，化解上下級之間的尷尬和猜疑。

3、有外交家的平衡術。

躋身于公司各種勢力格局中，善于靈巧應對，能把握各種利害關系，找到一個最佳平衡點。

4、能擔當重要責任。

高級秘書負責各領導層的溝通和聯絡，甚至草擬文件、替上級制訂計劃。大膽謹慎地扮演好一個管理者的角色。此外，作為領導最親近的人，非常容易暴露缺點和犯錯。因此，謹言慎行、張弛有度，深入了解領導的喜好是有用的護身符。

5、有良好的社交能力。

熟悉地方政府官員、公司客戶、上級的親朋好友等與上級相關的“人脈圈”，并與他們建立良好的公共關系。這時公關技巧的運用是必不可少的。

此外，服務于不同的行業(yè)，對高級秘書的要求也會有所差異，如律師事務所需要懂得相關法律知識的秘書，而商務公司中又需要有良好的商務談判能力和協調能力，最好還能具備企業(yè)管理知識、財務知識等。作為一個重實踐的工作，需要長期經驗的累積，因此一般年齡在30-40歲左右的女性是最合適的。

第二篇：秘書職責

秘書職責

負責總經理辦公室日常管理工作，對公司機密文件進行保管，做好各高層領導者的輔助性工作及文秘檔案管理工作。

1.2.負責總經理辦公室綜合性事務工作；

3.對公司重要文件的編檔及保管工作；

4.對總經理辦公室的來訪人員的接待工作；

5.對總經理辦公室待交打印文件進行打印、復印工作； 總經理臨時交辦的其它工作。

1.負責公司員工的日常招聘工作。

2.負責執(zhí)行和規(guī)劃員工培訓工作。

3.確保有關人事規(guī)章制度規(guī)定，遵循政府相關部門的勞動法規(guī)。

4.負責起草公司人事方面的規(guī)章制度，草擬有關人事薪資等文件。

5.負責員工檔案資料的建設，辦理員工的勞動合同簽訂、職務任免、調配、解聘等手續(xù)。

6.做好員工社會保險的繳納工作。

7.完成領導臨時交辦的其他任務。

8.人力資源花名冊的建立健全。

9.新入場員工的人事手續(xù)的辦理。

10.離職員工的人事手續(xù)的辦理。

11.每月各部門員工考勤表的匯總統計及報送。

12.統計每月員工的人事變化情況并匯總上報相關領導有部門。

13.在職員工的請銷假、休假手續(xù)的辦理。

14.公司人力資源庫的收集及建檔。

15.協助員工勞動合同的簽訂及建檔。

16.做好員工人事檔案的建立與日常的管理。

17.做好員工胸卡的發(fā)放、制做與管理。

18.做好領導交辦的其它事宜。

執(zhí)行人力資源日常性事務工作，輔助行政后勤部主任完成人力資源目標規(guī)劃。組織員工的培訓工作，薪資改革、社會保險等工作。

第三篇：秘書職責

秘書職責

基本職責：

一、負責制定單位各項制度并予以實施。

二、負責起草及打印各類文件，報經上司審閱簽發(fā)后分送有關部分落實與執(zhí)行。

三、負責起草及打印各類函電，報經上司審閱簽發(fā)后進行處理。

四、負責利用各種技術手段維持單位信息暢通和信息的搜集、整理、歸檔及利用。

五、負責安排各類會議，準備資料，做會議記錄或主持會議，并且整理會議紀要，做好會議接待。

六、負責辦公室內的日常接待和函電文件的處理。

七、負責處理單位的公共關系和外聯事務。

八、負責選擇和采購辦公用品和辦公設備。

九、負責辦公室環(huán)境整潔與內部安全。

十、負責監(jiān)督單位內各部門落實各項行政制度與管理制度。

十一、協助上司處理其交辦的事務。代理職責：

一、在上司授權下，負責審核有關文件資料，并簽署意見。

二、在上司授權下，負責出具有關證明，并使用單位印信，做好登記。

三、在上司授權下，負責上司外出期間的單位內日常管理工作，并對授權范圍內的事做出自己的處置。

四、在上司外出期間，對超出授權范圍的事情及時向上司匯報，根據上司的指示進行處理。

五、在上司的授權下，審核各類合同并作出正確的處理。

六、在上司的授權下，協調與平衡單位內各部門之間的工作關系。專業(yè)職責：

一、管理自己與上司的辦公室及有關資料設備，保持辦公環(huán)境的整潔。

二、為上司接聽電話、接待客戶、處理各類函件、起草文件、減少外界和一般事務對上司的干擾。

三、安排上司日程，為上司準備好有關活動所需資料，陪同上司參見有關活動，擔任助手或參謀。

四、領會上司意圖，協助上司思考，用正確的思維方式和有效的解決方案為上司出謀劃策。

五、了解上司性格，容忍上司的缺點，采用適當的方式影響與改變上司的不良習慣。但在眾人面前，即時上司做出錯誤決定，也只能婉轉提醒，而不能公然抗命或者違反上司意志。在分清責任的前提下，有時還必須為上司承擔責任或后果。

六、熟悉上司的親朋好友和單位的重要客戶及社會關系，掌握他們與上司交往的深淺程度，根據上司的習慣安排主次和輕重緩急。對上司與他人的恩怨是非保持距離，在維護上司利益的同時，以職業(yè)性的方式處理。懂得和顏悅色地編故事打發(fā)上司不愿見的客人，必要時也為上司承擔些委屈甚至責罵。

七、組織安排各類會議，做到萬無一失。

八、協調上司和部下的關系，協調部門主管之間的關系，協調單位和社會各方面的關系，使單位在良性氛圍和狀態(tài)中有效運作。

九、接受上司授權處理的有關事務，根據上司的要求，參與決策，提供意見或建議，并對自己的主張和行為承擔責任。

十、根據上司的正式授權或非正式授權，參與單位的經營或管理，在授權權限內盡職盡責，發(fā)揮作用，承擔責任。

十一、作為上司的代表和發(fā)言人，在正式或非正式場合，默契的配合上四，幫上司打圓場，為上司樹立良好形象和營造豐富有價值的人脈。

十二、作為上司的私人助理，在上司的要求下，適當的幫助上司處理一些私人事務。但必須與上司在互動中坦率地界定范圍，避免設計敏感問題而帶來不必要的麻煩。

十三、作為上司的參謀和助手，妥善處理公司與股東大會、董事會、其他上司之間的關系，創(chuàng)造和諧共存和雙贏的效果。

權限原則：

一、不能代表上司作決策，否則就是越權。

二、不能代表上司發(fā)好施令，否則遭致同事反感。

三、不能代表上司放松對自己的約束，否則會讓上司討厭。

第四篇：秘書職責

董事長秘書崗位職責

一、處理董事長總經辦日常工作事務

1、董事長辦公室文件分類整理。

2、完成董事長交辦工作的督辦、協調及落實任務。

3、注重個人素質、著裝形象，言談舉止，講話時注意場合地點。

4、手機必須保持24小時開機，因公事隨叫隨到。

5、負責及時傳達董事長的各項指示安排，起草董事長交辦的信函、演講稿、報告、文件等各類文件。

6、董事長出差期間隨行，并安排好吃、住、行的全部工作。

8、掌握好董事長的日常安排，做好接見訪客預約及登記工作。

二、正式文件的處理。

1、匯總各部門的月工作所完成的下達任務完成的準確性。

2、起草、打印、登記和存檔總經辦簽發(fā)文件。

3、收發(fā)傳真，并及時交由總經辦處理。

4、匯總各部門報銷單等相關文件定時交由董事長簽字確認。

三、組織安排及接見事項

1、協助的協調和工作任務下達的作用。

2、協助總經辦對公司運作與各職能部門進行管理、協調內部各部門關系。

3、協調部門與部門之間的矛盾，并進行臨時處理。

4、下傳董事長下達的月任務目標及上傳各部門情況、問題及意見。

5、配合董事長處理外部公共關系，必要時出席適量的宴會應酬, 做好公司來賓的接待工作，并及時做好登記。

四、相關會議工作

1、跟進落實公司董事會總經辦會議等公司會議紀要。

2、起草整理公司董事會會議材料，及開會前必要的布置準備工作。

3、做好會前準備工作。

4、根據保密守則保守公司秘密。

六、協助董事長進行部門協調

1、協助總經辦對公司運作與各職能部門進行管理、協調內部各部門關系。

2、協調部門與部門之間的矛盾，并進行臨時處理并上報。

第五篇：董事長秘書職責

董事長秘書職責

一、董事長秘書崗位主要職責：

1、負責董事長的辦公服務工作。

2、負責組織撰寫或校對以公司名義上報外發(fā)的綜合性的文字材料;負責組織起草董事長會議材料。

3、負責公司文秘業(yè)務指導。

4、負責公司辦公會的有關事宜，并辦理會議議定事項。

5、負責督促、檢查、催辦上級批件，公司領導批件及董事長辦公會議定事項的辦理工作。

6、負責辦理人大代表建議、批評、意見或政協代表提案的辦復。

7、協助主任做好工作會議的文字材料起草和會務工作，參與組織接待工作，以及綜合會議的會務工作。

8、負責紀錄、整理董事長辦公會___。記好大事記。

9、負責文書收發(fā)、運轉、檢查、指導有文檔工作的業(yè)務管理，負責保密工作。

10、負責群眾來信、來訪的接待、辦復工作。

11、完成領導交辦的其他工作。

二、董事長秘書工作內容：

1.負責起草公司工作總結報告及董事長講話稿。

2.負責起草公司股東人和董事會的會議材料。

3.負責公司其它重要會議記錄及___的整理。

4.負責公司文件的起草、打印、登記和存檔工作。

5.負責公司印章及董事長簽章的刻制和使用管理。

6.董事長秘書崗位職責也要求秘書定期編輯《公司通訊》。

7.協助辦公室主任做好公司來賓的接待工作。

8.完成董事長和辦公室主任交辦的其他工作。