辦公用品管理內(nèi)控制度

一、業(yè)務(wù)目標(biāo)

1.規(guī)范公司辦公用品管理與使用，倡導(dǎo)勤儉節(jié)約、綠色環(huán)保的現(xiàn)代辦公理念。

2.明確辦公用品管理與使用權(quán)屬，確保實(shí)物與卡、財(cái)務(wù)賬表相符，保障公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常開展。

3.財(cái)務(wù)部門組織辦公用品使用部門和管理部門需定期進(jìn)行清查，編制清查報(bào)告，及時(shí)調(diào)整固定資產(chǎn)賬面價(jià)值，確保清查結(jié)果真實(shí)、可靠，在清查作業(yè)實(shí)施之前編制清查方案，經(jīng)過管理部門審核后進(jìn)行相關(guān)的清查作業(yè)。

4.辦公用品的采購(gòu)、入庫(kù)、驗(yàn)收、領(lǐng)用、報(bào)廢、轉(zhuǎn)移符合國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)，符合公司相關(guān)管理制度。

二、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

1.辦公用品管理混亂，不能滿足公司戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.辦公用品管理不當(dāng)，造成丟失、毀損，影響正常辦公秩序，給經(jīng)營(yíng)帶來影響。

3.辦公用品丟失、毀損等造成賬實(shí)不符或資產(chǎn)貶值嚴(yán)重和辦公用品處置方式不合理，可能造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失。

4.辦公用品管理、處置等各相關(guān)環(huán)節(jié)不符合國(guó)家法律、法規(guī)規(guī)定，可能造成政府相關(guān)部門的處罰，對(duì)公司造成不良影響。

三、業(yè)務(wù)范圍

辦公用品管理的主要事務(wù)包括：辦公用品需求申報(bào)、辦公用品采購(gòu)、辦公用品維護(hù)（登記入庫(kù)、分發(fā)登記、結(jié)存登記、維護(hù)保管等）、辦公用品發(fā)放、辦公用品回收等。

四、業(yè)務(wù)流程描述

1.辦公用品管理責(zé)任部門

1.1.行政主管部門：負(fù)責(zé)接收并處理各部門辦公用品需求申報(bào)、集中采購(gòu)、日常維護(hù)（登記入庫(kù)、分發(fā)登記、結(jié)存登記、維護(hù)保管等）、發(fā)放及回收處理。

1.2.各部門：以部門為單位，指派專人（管理員）承擔(dān)本部門辦公用品的需求統(tǒng)計(jì)、辦公用品領(lǐng)取、發(fā)放及回收工作。

2.辦公用品分類：分為低值易耗類和設(shè)備設(shè)施類辦公用品。

2.1.低值易耗類辦公用品指單位價(jià)值或使用期限較短的辦公用品。主要包括鉛筆、圓珠筆、鋼筆、中性筆、橡皮、打印紙、復(fù)寫紙、印刷品、墨水、膠水、膠帶、釘書針、大頭針、曲別針、夾子、名片、賬冊(cè)、卷宗、檔案袋（盒）、標(biāo)簽、水杯、文件夾、文具盒、剪刀、釘書器、印泥、直尺等；也包括硒鼓等電腦耗材。

2.2.設(shè)備設(shè)施類辦公用品指單位價(jià)值在100

元以上或使用期限較長(zhǎng)的非固定資產(chǎn)類辦公用品。主要包括低端打印機(jī)、普通傳真機(jī)、計(jì)算器、電話機(jī)、飲水機(jī)、碎紙機(jī)、電腦軟硬件及外設(shè)、掃描儀、閃存盤、移動(dòng)硬盤、錄音筆、辦公桌椅、文件柜、檔案柜、沙發(fā)、茶幾等。

3.辦公用品管理

3.1.辦公用品實(shí)施計(jì)劃管理

辦公用品由需求部門提出申請(qǐng)，行政主管部門辦公用品管理人員核對(duì)辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃與辦公用品臺(tái)賬和庫(kù)存；無(wú)庫(kù)存時(shí)，編制辦公用品購(gòu)置計(jì)劃，經(jīng)公司批準(zhǔn)后依據(jù)公司采購(gòu)管理要求，實(shí)施采購(gòu)。

3.2.辦公用品申報(bào)

各部門管理員根據(jù)本部門辦公用品使用情況，每月

日?qǐng)?bào)下月辦公用品需求計(jì)劃，部門負(fù)責(zé)人審簽后報(bào)行政主管部門后勤管理處匯總。

3.3.辦公用品采購(gòu)

行政主管部門后勤匯總各部門辦公用品申報(bào)需求計(jì)劃，定期進(jìn)行統(tǒng)一采購(gòu)。

3.4.辦公用品領(lǐng)用

3.4.1.各部門根據(jù)批準(zhǔn)后的辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃集中到辦公用品管理部門領(lǐng)用。

領(lǐng)取辦公用品時(shí)，領(lǐng)取人應(yīng)在領(lǐng)用登記單上簽字，經(jīng)辦公用品管理人員復(fù)核后方可領(lǐng)用。

3.4.2.設(shè)備設(shè)施類辦公用品及硒鼓等電腦耗材自第二次領(lǐng)用起應(yīng)以舊換新，如有故障或損壞，應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)修理或以舊換新，如遺失應(yīng)由責(zé)任人按價(jià)賠償。

3.4.3.新員工到崗時(shí)，所需辦公用品由其所在部門報(bào)請(qǐng)行政主管部門審批后配備。

3.5.員工離崗時(shí)，應(yīng)由其所在部門負(fù)責(zé)人、離崗員工、行政主管部門辦公用品管理人員三方交接辦公用品。如有丟失或人為損壞應(yīng)照價(jià)賠償。

行政主管部門在接收各部門辦公用品需求申報(bào)后，于次月

號(hào)前統(tǒng)一發(fā)放給各部門辦公用品管理員，非特殊情況不再發(fā)放（新員工入職或臨時(shí)急用可在部門負(fù)責(zé)人簽批后由本部門管理員申報(bào)領(lǐng)?。?/p>

3.6.行政主管部門后勤服務(wù)體系負(fù)責(zé)辦公用品的入庫(kù)登記、分發(fā)登記，結(jié)存登記、庫(kù)房保管等工作。

筆墨紙張、打印耗材等低值易耗的辦公用品，由行政主管部門負(fù)責(zé)購(gòu)買和發(fā)放；電腦、電話、傳真、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備的配置根據(jù)實(shí)際需求和財(cái)務(wù)部、信息部的權(quán)限規(guī)定購(gòu)買配置，由行政主管部門建立相關(guān)制度實(shí)施管理維護(hù)；福利性的勞保衛(wèi)生用品，包括毛巾、肥皂、洗衣粉等，由各分（子）公司行政主管部門組織購(gòu)買和發(fā)放；車間一線生產(chǎn)人員、保安人員、食堂人員、化驗(yàn)員、服務(wù)窗口等工作崗位必須配備工作服的，按公司勞動(dòng)保護(hù)用品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

3.7.行政主管部門辦公用品管理人員要定期或不定期組織盤點(diǎn)，核對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物，保證賬實(shí)相符。

3.8.辦公用品管理人員應(yīng)防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保持辦公用品的功用和性能。

3.9.行政主管部門辦公用品管理人員應(yīng)根據(jù)辦公用品的消耗或領(lǐng)用情況，確保合理的庫(kù)存種類和數(shù)量，以減少資金占用和滿足辦公需求。

3.10.各部門領(lǐng)用的辦公用品應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)和行政主管部門溝通，由行政主管部門協(xié)調(diào)處理。

3.11.公司復(fù)印機(jī)等公共辦公用品由行政主管部門統(tǒng)一管理和維護(hù)。

3.12.員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，防止辦公用品的損壞和丟失，盡量減少辦公用品損耗，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。

3.13.各部門的辦公設(shè)備設(shè)施嚴(yán)禁私自外借，如需外借應(yīng)經(jīng)本部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并做好登記。

3.14.辦公用品回收

對(duì)于新購(gòu)買商品，如出現(xiàn)瑕疵商品根據(jù)實(shí)際情況與行政主管部門協(xié)調(diào)更換或退貨，廢舊用品由行政主管部門進(jìn)行統(tǒng)一處理，以達(dá)到綠色辦公、以舊換新等目的。

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END

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