第一篇：工作郵件兩大問題

工作郵件的兩大問題

如何寫好郵件

使用電子郵件進(jìn)行工作溝通，已經(jīng)成為職場上溝通的重要手段。正確的編寫郵件成為很多職場人的專業(yè)度的基本衡量標(biāo)準(zhǔn)。但是并不是所有事情都要用郵件溝通，有些事情是不能通過郵件溝通的，是需要通過當(dāng)面溝通確認(rèn)的。如最多三次郵件溝通，卻不能明確的事情，就不要發(fā)郵件了，當(dāng)面溝通吧。又如非常緊急的事情，電話溝通吧。

1、標(biāo)題擬定：標(biāo)題準(zhǔn)確，字少意明，不用口語，不用標(biāo)點，日期明確。

2、稱謂準(zhǔn)確：職位稱呼，外加冒號；慎用姓名，除非規(guī)定；稱兄道弟，實是大忌。

3、問候得當(dāng)：你好通用，您好慎用。

4、重點突出：幾事說清，事說重點；1234，清晰標(biāo)明，重點字少，黑字宋體，四號適中，單獨成行，特殊情況，紅色字體；詳細(xì)說明，另起一行。

5、言簡意賅：專業(yè)術(shù)詞，行業(yè)術(shù)語，書面用語，只談工作，不講私情。

6、用詞準(zhǔn)確：用詞推敲，不做猜想，陳述事實，目標(biāo)明確，人員限定，限定規(guī)范。

7、期限設(shè)定：內(nèi)容時限，溝通時限；異議限定。

8、回復(fù)期待：回復(fù)方式，回復(fù)時間。

9、感謝展現(xiàn)：感謝祝福，追隨內(nèi)容，不可亂用，免被嘲諷。

10、落款簽名：部門在先，職稱在后，姓名緊隨，加有標(biāo)語，更顯特點。

11、溝通方式：電話郵箱，一個不少。

12、其它關(guān)注：A、標(biāo)題——正文——附件——收件人。

B、格式要求，模板要求，依據(jù)公司，無要求，求簡潔。C、附加添加，注意數(shù)量，打包謹(jǐn)慎。D、工作郵件，少用私人郵箱。

E、工作郵件，不帶情感，不懷疑，不質(zhì)問，專業(yè)陳述，專業(yè)建議。

如何有效發(fā)送郵件

郵件的接收人是誰，抄送人是誰千萬別搞錯了，否則會有人和你單獨溝通的。

1、收件人（部門）：郵件接受人，不要越級。

2、抄送人（部門）：郵件告知人，了解即可。

3、密送人（部門）：郵件秘密接受人，不需要收件人和抄送人知道的另外接受人。

4、單獨發(fā)送：注意部門間協(xié)作。

5、群體發(fā)送：注意上下級協(xié)調(diào)。

第二篇：如何回復(fù)工作郵件

“在商務(wù)交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節(jié)省時間”，電子郵件禮儀的一個重要方面就是節(jié)省他人時間，只把有價值的信息提供給需要的人。

要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）

1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。（收件者：就具體某項工作而已，一般指直接處理者、需要跟進(jìn)者、需要回復(fù)者）

2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email.（抄送：指只需要知道，例如：上級、其他相關(guān)需知道的部門的同事）

3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合。

4.TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象！

5.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源

6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息

在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。

如果有需要還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。關(guān)于主題

主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。

1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的

2.標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓Outlook用?才能顯示完你的標(biāo)題

3.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”

4.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理

5.可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“*！”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

6.回復(fù)對方郵件時，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RERE一大串。關(guān)于稱呼與問候

1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL.如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dearxxx”，顯得很熟絡(luò)。

2.Email開頭結(jié)尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個“你好”；結(jié)尾常見的寫個BestRegards，中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。關(guān)于正文

1.Email正文要簡明扼要，行文通順

Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。

正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。

2.注意Email的論述語氣

根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。

尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。

電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓(xùn)！

3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。

4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開；如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6.合理提示重要信息

不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

8.不要動不動使用：）之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻

Business Email不是你的情書，所以：）之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在-：）附件

1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名

3.正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時

4.附件數(shù)目不宜

超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用

6.如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送，語言的選擇和漢字編碼

1.只在必要的時候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。

2.尊重對方的習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件

如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。

3.對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

4.選擇便于閱度的字號和字體

中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。結(jié)尾簽名

每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。

1.簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會與你聯(lián)系。

引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

2.不要只用一個簽名檔

對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在Outlook中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。

3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。回復(fù)技巧

1.及時回復(fù)Email

收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。

如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說“收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)，云云”。不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。

如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

2.進(jìn)行針對性回復(fù)

當(dāng)回件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費資源。

3.回復(fù)不得少于10個字

對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。

4.不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓

如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。

對于較為復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。

5.要區(qū)分Reply和ReplyAll（區(qū)分單獨回復(fù)和回復(fù)全體）

如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復(fù)給他一個人就行了

如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replayall，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情。

如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。

點擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！

6.主動控制郵件的來往

為避免無謂的回復(fù)，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。

正確使用發(fā)送，抄送，密送

怎么樣，經(jīng)過這一系列的討論，大家對職場電子郵件中的禮儀應(yīng)該有初步的認(rèn)識了吧！歸結(jié)到底，兩句話：只發(fā)有必要的郵件，認(rèn)真發(fā)郵件！

第三篇：怎么寫工作郵件（范文）

工作電子郵件

1.郵件標(biāo)題，收你郵件的人不一定每封郵件都讀的，尤其是老板，只看標(biāo)題，再選擇查看簡直是一定的事情。

［請批示］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，來自小鐘 ［請審閱］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，來自市場部 ［請回復(fù)］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，來自小鐘 ［請參考］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，轉(zhuǎn)自新浪科技頻道 ［請協(xié)調(diào)］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，來自市場部

清楚了吧，在你的標(biāo)題里，要告訴收你郵件的人:(1)他需要做什么(2)郵件的出處在哪

然后就是XXXXXXXX了，XXXXXXX是做什么的呢，當(dāng)然要一句話概括清楚郵件的內(nèi)容，如：關(guān)于本月校園推廣的方案計劃；新產(chǎn)品的上線計劃意見咨詢

總之，標(biāo)題需要解決的問題就是，出處＋主要內(nèi)容＋讓對方做什么

3.郵件開始，“某某您好”，郵件最后永遠(yuǎn)都要說，“謝謝”，然后署名和日期，或者設(shè)置自動簽名檔。

4.如果是報告、方案，無論給老板，還是給同事，要不給合作伙伴，記得最后說“請審閱”三個字，你一點都不會吃虧。

6.多人協(xié)作的事情，記得回復(fù)（轉(zhuǎn)發(fā)）郵件的時候，選擇帶原文回復(fù)，讓別人清楚整件事情的來龍去脈。

7.郵件如果帶附件，請記得要把附件粘貼上去，尤其是給你老板發(fā)郵件的時候，這樣的錯誤一定會犯，但不要犯三次以上。有附件的郵件，請在正文中說明，“ＸＸ在附件中，請查閱”，以告訴別人這是一封有附件的信。

8.需要老板重視或知情的事情，郵件抄送老板。信的標(biāo)題中要寫著收件人的名字，以免你的老板感覺莫名其妙。

9.發(fā)給客戶有敏感信息的郵件，暗送直接老板。發(fā)給平級的郵件，最好不要暗送上級。

10.使用郵件組，小心，小心，再小心，別發(fā)錯了。

11.節(jié)日祝福，最好不要群發(fā)，選擇你關(guān)心的人，挨個發(fā)，哪怕只改改抬頭，群發(fā)的祝福郵件，不值錢。12.需要與同時共擔(dān)責(zé)任的事情，還是要發(fā)郵件，一來正式些，二來MSNQQ不可靠。

13.重要的事情，麻煩的事情——發(fā)郵件，追電話，或者打電話，追郵件。

第四篇：如何發(fā)工作郵件

發(fā)工作郵件注意事項

1.首先發(fā)和工作相關(guān)的電子郵件,可不比給戀人發(fā)郵件，是件非常非常嚴(yán)肅的事情。其中利害隨著工作時間的增加你自會曉得。

2.郵件標(biāo)題非常重要，收你郵件的人不一定每封郵件都讀的，尤其是老板，只看標(biāo)題，再選擇查看簡直是一定的事情。標(biāo)題該如何寫呢？先看幾個例子： ［請批示］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，來自小鐘 ［請審閱］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，來自市場部 ［請回復(fù)］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，來自小鐘 ［請參考］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，轉(zhuǎn)自新浪科技頻道 ［請協(xié)調(diào)］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，來自市場部 清楚了吧，在你的標(biāo)題里，要告訴收你郵件的人:(1)他需要做什么(2)郵件的出處在哪

然后就是XXXXXXXX了，XXXXXXX是做什么的呢，當(dāng)然要一句話概括清楚郵件的內(nèi)容，如：關(guān)于本月校園推廣的方案計劃；新產(chǎn)品的上線計劃意見咨詢 總之，標(biāo)題需要解決的問題就是，出處＋主要內(nèi)容＋讓對方做什么

3.郵件開始永遠(yuǎn)要說，“某某您好”，郵件最后永遠(yuǎn)都要說，“謝謝”，然后署名和日期，或者設(shè)置自動簽名檔。

4.如果是報告、方案，無論給老板，還是給同事，要不給合作伙伴，記得最后說“請審閱”三個字，你一點都不會吃虧。

5.不要總轉(zhuǎn)發(fā)有意思的東東給你的同事（郵件組），也許你真正的郵件會被淹沒其中，知道“狼來了”的故事吧。

6.多人協(xié)作的事情，記得回復(fù)（轉(zhuǎn)發(fā)）郵件的時候，選擇帶原文回復(fù)，讓別人清楚整件事情的來龍去脈。

7.郵件如果帶附件，請記得要把附件粘貼上去，尤其是給你老板發(fā)郵件的時候，這樣的錯誤一定會犯，但不要犯三次以上。有附件的郵件，請在正文中說明，“ＸＸ在附件中，請查閱”，以告訴別人這是一封有附件的信。

8.需要老板重視或知情的事情，郵件抄送老板。信的標(biāo)題中要寫著收件人的名字，以免你的老板感覺莫名其妙。

9.發(fā)給客戶有敏感信息的郵件，暗送直接老板。發(fā)給平級的郵件，最好不要暗送上級。10.使用郵件組，小心，小心，再小心，別發(fā)錯了。

11.節(jié)日祝福，最好不要群發(fā)，選擇你關(guān)心的人，挨個發(fā)，哪怕只改改抬頭，群發(fā)的祝福郵件，不值錢。

12.需要與同時共擔(dān)責(zé)任的事情，還是要發(fā)郵件，一來正式些，二來MSNQQ不可靠。13.重要的事情，麻煩的事情——發(fā)郵件，追電話，或者打電話，追郵件。

第五篇：工作交接郵件

供應(yīng)商：

你好！

由于近期我司對人員及工作進(jìn)行了一些調(diào)整，從本***月份**日開始，將由我的同事***(Tel.No.)，郵箱********負(fù)責(zé)我司和貴司日常業(yè)務(wù)的聯(lián)系和溝通，她|他近期會與您聯(lián)系。非常感謝一直以來貴司對我的工作給予的支持和關(guān)照，對此我心存感激。

在日后的合作中，還請繼續(xù)一如既往地支持我們的工作。

祝**********！

商祺！

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部門：

你好！

由于人員變動及工作調(diào)整，從本***月份**日開始，姓名(Tel.No.)，郵箱********將接替我的工作。非常感謝一直以來對我的的支持和關(guān)照。

祝**********！

商祺！

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